Вплив зовнішнього і внутрішнього середовища на діяльність організації

Таких факторів багато, ще більше їх різних поєднань, тому виділимо і перерахуємо найбільш часто зустрічаються при проведенні аналізу зовнішнього середовища:
· Розстановка політичних сил, відносини між діловими колами та урядом;
· Патентне законодавство;
· Федеральні вибори;
· Законодавство про охорону навколишнього середовища;
· Урядові витрати;
· Антимонопольне законодавство;
· Державне регулювання;
· Зміни в податковому законодавстві;
· Грошово-кредитна політика;
· Політичні умови в іноземних державах; розміри державних бюджетів;
· Відносини уряду з іноземними державами [16].
Деякі з цих чинників впливають на всі комерційні організації, наприклад, зміни в податковому законодавстві [17]. Інші - істотні, перш за все, для політичних організацій, наприклад, розстановка політичних сил або результати виборів до Державної Думи. Треті - лише на невелику кількість фірм, що діють на ринку, наприклад, антимонопольне законодавство. Проте в тій чи іншій мірі, прямо або опосередковано, політичні та правові чинники впливають на всі організації. Наприклад, на виробника іграшок будуть впливати стандарти безпеки іграшок, зміни в правила імпорту та експорту сировини, устаткування, технологій і готової продукції, зміни в податковій політиці держави і т.п.
Технологічні фактори. Революційні технологічні зміни й відкриття останніх десятиліть, наприклад, виробництво з допомогою роботів, проникнення в повсякденне життя людини комп'ютерів, нові види зв'язку, транспорту, зброї та багато іншого, представляють великі можливості і серйозні загрози, вплив яких менеджери повинні усвідомлювати й оцінювати. Деякі відкриття можуть створювати нові галузі промисловості і закривати старі. Хороший приклад - винахід аудіодисків. Гігантські заводи, що випускали вінілові грамплатівки, подібні підмосковному Апрелівський, закрилися або перепрофілювалися, а їх ринкову нішу поділили між собою безліч невеликих виробництв аудіодисків. Їх вплив на організації часто настільки очевидно, що їх вважають основним двигуном виробничого - і ширше - соціального прогресу.
Вплив технологічних факторів можна оцінювати як процес творення нового і руйнування старого. Прискорюються технологічні зміни вкорочують середню тривалість життєвого циклу продукту, тому організації повинні передбачати, які зміни несуть із собою нові технології. Ці зміни можуть впливати не тільки на виробництво, але і на інші функціональні області, наприклад, на кадри (підбір та підготовка персоналу для роботи з новими технологіями або проблема звільнення надлишкової робочої сили, що вивільняється внаслідок впровадження нових, більш продуктивних технологічних процесів) або, наприклад , на маркетингові служби, перед якими ставиться завдання розробки методів продажу нових видів продукції [18].
1.3. Аналіз невизначеності організаційного середовища
Організації намагаються отримати уявлення про невизначених умовах за допомогою аналізу, намагаючись звести численні фактори обстановки до моделі, яка буде зрозумілою і відповідно до якої можна діяти.
Обстановка, з якою стикаються організації, не однакова. Цією обстановці відповідають різні рівні невизначеності. Вони можуть бути класифіковані на основі аналізу двох характеристик:
· Ступеня простоти чи складності обстановки;
· Ступеня стабільності або нестабільності (динамічності) подій.
Вимірювання невизначеності зовнішнього середовища за принципом «проста-складна» має відношення до кількості і несхожості зовнішніх елементів, пов'язаних з діяльністю організації: в складній зовнішньому середовищі взаємодіє безліч різних зовнішніх елементів, що впливають на організацію [19].
Невизначеність зовнішньої обстановки зростає із збільшенням динамічності або ж з ускладненням її умов. Ступінь динамічності зовнішнього середовища визначається темпом і частотою змін.
Складність може виникати з відмінностей в елементах зовнішнього середовища, з якими стикається організація (наприклад, міжнародна організація, яка працює в багатьох країнах), а також бути результатом суми знань, необхідних для того, щоб впоратися з впливом обстановки (наприклад, вимога до аерокосмічної компанії) .
Наведемо приклади організацій, які діють в простій середовищі. Це може бути продовольчий магазин або курси навчання іноземної мови. У даних випадках єдиними дійсно важливими зовнішніми елементами є кілька конкурентів, постачальники і споживачі. Державне регулювання мінімальне, зміни в культурі мають незначний вплив.
У складному середовищі діють університети або районні управи. В університетах перетинається цілий спектр наук. Вони є місцевими центрами культурного обміну та обміну науковими цінностями. Університети вступають у взаємодію з урядом і фондовими установами, професійними та науковими асоціаціями, випускниками, корпораціями. Це формує більшу кількість зовнішніх елементів і складну зовнішню обстановку. Районні управи виконують різноманітні господарські і соціально-політичні функції, спрямовані, перш за все, на задоволення потреб населення та організацій, що діють на території району. Їх робота визначається постановами префекта та мерії, запитами та скаргами населення, необхідністю забезпечення успішної роботи в районі міських служб та багатьма іншими факторами [20].
Вимірювання невизначеності зовнішнього середовища за принципом «стабільна-нестабільна». Ця характеристика має відношення до темпів зміни зовнішнього середовища. Організації можуть діяти гам, де зміни одного чи багатьох чинників відбуваються повільно або дуже швидко. Наприклад, компанії з виробництва електронно-обчислювальної техніки діють в дуже нестабільних або динамічних зовнішніх умовах, в той час як багато муніципальні установи (наприклад, загальноосвітні школи або служби з прибирання території) працюють в стабільній обстановці [21].
Стан «проста-нестабільна». У такій зовнішній обстановці відбувається подальше зростання рівня невизначеності. Хоча в організації може бути всього кілька зовнішніх факторів впливу, їх зміни труднопредськазуємих і вони несподівано реагують на ініціативи організації. Прикладами організацій, що діють в такому типі зовнішнього середовища, є виробники модного одягу, персональних ЕОМ, шоу-бізнес. Діючі в цьому секторі організації стикаються з постійно мінливими пропозицією і попитом [22].
Стан «складна-стабільна зовнішнє середовище» представляє в деякій мірі більш високий рівень невизначеності. При зовнішньому аудиті необхідно врахувати велику кількість факторів, проаналізувати і оцінити їх вплив на ефективність організації. Однак у подібному середовищі зовнішні чинники не змінюються швидко або несподівано. Діяльність університетів, компаній з виробництва електрообладнання, страхових компаній здійснюється саме в такій складній стабільної середовищі. Існує велика кількість зовнішніх елементів, але, хоча вони і змінюються, зміни щодо поступові і передбачені.
Стан «складна-нестабільна». Найбільш високий рівень невизначеності виникає в складній-нестабільній обстановці. На організацію впливає велика кількість зовнішніх факторів, вони часто змінюються і різко реагують на ініціативи організації. Коли одночасно змінюються кілька факторів, зовнішнє середовище стає «вируючою», або, як її називають, турбулентної. З таким середовищем стикаються, наприклад, електронні фірми та авіакомпанії. Так, у випадку з авіакомпаніями: протягом всього лише декількох останніх років їм довелося протистояти зростанню числа регіональних авіакомпаній, розрегулювання, війні цін, зльоту цін на паливо, тісноті в аеропортах, зміни попиту споживачів і т.д. З подібними ситуаціями стикаються аерокосмічні корпорації, компанії зв'язку, фармацевтичні фірми і багато інших.
Показники складності і нестабільності зовнішнього середовища по-різному впливає на організаційну поведінку окремих функціональних підрозділів організації. Розглянемо як приклад вплив цих показників на кадрову службу організації.
Проста і стабільна середовище - найпростіша для роботи відділу кадрів. Прогнозування потреби в персоналі відносно нескладно, оскільки воно може грунтуватися на минулих тенденціях. Необхідність зміни методів стимулювання праці і мотивації незначні у зв'язку з низькими рівнями конкуренції. Доходи від продажу і рівні прибутку, швидше за все, будуть залишатися постійними, тому фонд заробітної плати не змінюється. Застосовуються рутинні процедури для пошуку і відбору персоналу. Оцінити інформацію про зовнішнє середовище відносно легко, тому що кількість включених елементів невелика.
Складна і стабільна середовище. З точки зору перспектив управління персоналом, цей випадок також не представляє серйозних проблем. Прогнозування потреби в додатковій робочій силі відносно нескладно у зв'язку з високим рівнем стабільності і досить значним постійністю ринку праці. Оцінка інформації набагато складніше через значне кількості залучених елементів. Однак немає серйозної необхідності для зміни політики щодо роботи з персоналом, оскільки використовувані методи роботи досить ефективні [23].
Проста і нестабільна середовище. Цей випадок являє більш значні проблеми. У зв'язку з високим рівнем динамічності ситуації на ринку прогнозування результатів роботи ускладнено. Проблеми оцінки менш значні внаслідок невеликої кількості діючих елементів. Однак, можливо, доведеться переглядати й удосконалювати методи відбору персоналу, систему преміювання, мотивації.
Складна і нестабільна середовище. Це найменш сприятливий стан зовнішнього середовища для діяльності служби персоналу. Воно робить процес кадрового планування надзвичайно важким. Прогнозувати кадрові зміни складно з-за високого рівня комплексності проблем, труднощів зі збором інформації та неможливості грунтуватися на минулих тенденціях. Управління персоналом, його планування надзвичайно ускладнене через циклічних змін потреби в персоналі через нестабільність ринку. Оцінити інформацію дуже важко внаслідок великої кількості включених змінних. Ймовірно, доведеться більш широко використовувати послуги кадрових агентств [24].

Глава 2. Вплив внутрішнього середовища на діяльність організації
2.1. Елементи внутрішнього середовища організації і ступінь їх впливу на організацію
При розгляді внутрішньої середовища потрібно враховувати, що організації представляють собою системи, які створені людьми. Тому внутрішнє середовище, що існує в організації, в цілому є результатом управлінських рішень. Це, однак, зовсім не означає, що всі внутрішні фактори повністю контролюються керівництвом. Часто внутрішній фактор є щось «дане». Саме це керівництво повинно перебороти у своїй роботі.
Основним елементом внутрішнього середовища в організації є наявність мети, оскільки жодна з організацій (як формальна комерційна структура, так і неформальне громадське об'єднання) не зможе сформуватися і тим більше існувати, якщо не буде визначена її мета - те, заради чого організація формується, і буде діяти надалі.
Організація - це, принаймні, двоє людей з усвідомленими загальними цілями [25].
Визначення мети може бути дано двояким чином - для зовнішніх спостерігачів, учасників, користувачів продукцією організації, і для її власних учасників, співробітників, включених в процес функціонування.
Другим елементом у поданій схемі є поняття технології. Дуже часто основною характеристикою організації, що визначає її специфіку, є використовувана технологія, тобто спосіб перетворення сировини в шукані продукти і послуги. Цей елемент організації нерідко сприймається співробітниками як якийсь механізм роботи організації по перетворенню вихідних предметів праці в підсумкові результати, що перегукуються з цілями діяльності організації.
Технологія як фактор внутрішнього середовища має набагато більше значення, ніж багато хто думає. Більшість людей розглядають технологію як щось, пов'язане з винаходами і машинами, наприклад, з напівпровідниками і комп'ютерами. Проте соціолог Чарльз Перроу, який багато писав про вплив технології на організацію та суспільство, описує технологію як засіб перетворення сировини - будь то люди, інформація чи фізичні матеріали - у шукані продукти і послуги.
Наступним елементом внутрішнього середовища організації є структура організації, без якої не може існувати жодна організація. Структуру можна визначити як форму організації системи, вона відображає найбільш суттєві, стійкі зв'язки між елементами системи та їх групами, які забезпечують основні властивості системи.
Структура управління організацією дає уявлення про її підрозділах, службах і окремих посадових осіб, їх спеціалізації, співпідпорядкованості та взаємозв'язку (по вертикалі і горизонталі).
Т.Д. Пітерс, Р.Х. Уотермен і ж.р. Філіпс запропонували схему «7-С». Дана схема дозволяє зробити наступні висновки:
· Всі виділені змінні взаємопов'язані, тому не можна досягти значного зміни в одній підсистемі без певного просування в інших областях;
· Не можна зводити всі зміни в рамках організації до зміни тільки який-небудь однієї підсистеми;
· Існує, принаймні, сім факторів, які впливають на здатність організації до зміни;
· У схемі не існує ієрархії підсистем, заздалегідь невідомо яка з них зіграє вирішальну роль в передбачуваному зміні.
Таким чином, підтверджується сказане вище: структура - лише одна зі складових, але її роль, тим не менш, значна [26].
Наступний елемент середовища організації - фінанси. Під фінансами як елементом організації найчастіше розуміються не тільки грошові, а й інші ресурси, якими володіє або які може залучити організація для здійснення власної діяльності.
Іншим важливим елементом у даній схемі є поняття «управління».
Необхідно приділити увагу тому, як відбувається процес управління, розглядаючи внутрішнє середовище організації як систему з безліччю елементів. Сучасне поняття «управління» означає процес координації різних діяльностей з урахуванням їх цілей, умов виконання, етапів реалізації [27].