Реферат
«Внутрішній контроль»
Зміст
1. Етапи внутрішнього контролю
2. Принципи системи внутрішнього контролю
3. Складові системи внутрішнього контролю
4. Класифікація системи внутрішнього контролю
5. Цілі і організація внутрішнього контролю
6. Внутрішній фінансовий контроль і внутрішньогосподарський розрахунок комерційних організацій (підприємств)
1. Етапи внутрішнього контролю
Організація ефективно функціонуючої системи внутрішнього контролю - це складний багатоступінчастий процес, що включає наступні етапи.
Критичний аналіз і зіставлення визначених для колишніх умов господарювання цілей функціонування організації, прийнятого раніше курсу дій, стратегії і тактики з видами діяльності, розмірами, оргструктурою, а також з її можливостями.
Розробка і документальне закріплення нової (відповідної нових умов господарювання) ділової концепції організації (що собою представляє організація, які її цілі, що вона може, в якій області має конкурентні переваги, яке бажане місце на ринку), а також комплексу заходів, здатного привести цю ділову концепцію до розвитку і вдосконалення організації, успішної реалізації еецелей, зміцненню її позицій на ринку. Такими документами повинні бути положення про фінансову, виробничо-технологічної, інноваційної, постачальницької, збутової, інвестиційної, облікової та кадровій політиці. Дані положення повинні розроблятися на основі глибокого аналізу кожного елемента політики і вибору з наявних альтернатив найбільш прийнятних для даної організації. Документальне закріплення політики організації в різних сферах її фінансово-господарської діяльності дозволить здійснювати попередній, поточний і наступний контроль всіх аспектів її функціонування.
Аналіз ефективності існуючої структури управління, її коригування. Необхідно розробити положення про організаційну структуру, в якому повинні бути описані всі організаційні ланки із зазначенням адміністративної, функціональної, методичної підпорядкованості, напрями їх діяльності, функції, які вони виконують, встановлений регламент їх взаємин, права і відповідальність, показано розподіл видів продуктів, ресурсів, функцій управління з цим ланкам. Те ж відноситься і до положень про різних структурних підрозділах (відділах, бюро, групах і т. д.), до планів організації праці їх працівників. Необхідно розробити (уточнити) план документації і документообігу, штатний розклад, посадові інструкції із зазначенням прав, обов'язків і відповідальності кожної структурної одиниці. Без такого суворого підходу неможливо здійснювати чітку координацію функціонування всіх ланок системи внутрішнього контролю організації.
Розробка формальних типових процедур контролю конкретних фінансових і господарських операцій. Це дозволить впорядкувати відносини працівників з приводу контролю фінансово-господарської діяльності, ефективно управляти ресурсами, оцінювати рівень достовірності (якості) інформації для прийняття управлінських рішень.
Організація відділу внутрішнього аудиту (або іншого спеціалізованого контрольного підрозділу).
При організації такого відділу необхідно враховувати основні вимоги до ефективності його функціонування.
Може бути і більша кількість етапів оцінки системи контролю в залежності від індивідуальних особливостей економічного суб'єкта, підданого перевірці.
Загальне знайомство з системою внутрішнього контролю включає отримання інформації про специфіку та масштаби діяльності суб'єкта, уявлення про систему його бухгалтерського обліку. Підсумки початкового знайомства дозволяють прийняти рішення про можливість використання в перевірці системи внутрішнього контролю. Якщо контролер-ревізор не може покладатися на систему внутрішнього контролю, він повинен спланувати свою перевірку, таким чином, щоб висновки його не грунтувалися на довірі до цієї системи. Низька ефективність системи внутрішнього контролю повинна бути відображена у висновку про перевірку суб'єкта.
2. Принципи системи внутрішнього контролю
Критерієм ефективності системи внутрішнього контролю є дотримання принципів внутрішнього контролю організації.
Принцип відповідальності.
Принцип збалансованості (збалансованість означає, що суб'єкту не можна наказувати контрольні функції, не забезпечені засобами для їх виконання).
Принцип підконтрольності кожного суб'єкта внутрішнього контролю, що працює в організації.
Принцип своєчасного повідомлення про відхилення.
Принцип ущемлення інтересів (необхідно створювати спеціальні умови, за яких будь-які відхилення ставлять будь-якого працівника чи підрозділ організації в невигідне становище і спонукають їх до врегулювання проблем).
Принцип інтеграції (при вирішенні завдань, пов'язаних з контролем, повинні створюватися належні умови для тісної взаємодії працівників функціональних різних напрямків).
Принцип зацікавленості адміністрації.
Принцип компетентності, сумлінності та чесності суб'єктів внутрішнього контролю. Принцип компетентності полягає в прояві контролером високого рівня знань при контролі фінансово-господарської діяльності, а також передбачає обов'язкове поповнення багажу знань через курси підвищення кваліфікації, семінари, тренінги, необхідно постійно бути в курсі всіх останніх змін в законодавстві, вивчати досвід і нові методи контролю, прагнути до підвищення професіоналізму.
Принцип відповідності (ступінь складності системи внутрішнього контролю повинна відповідати ступеню складності підконтрольної системи).
Принцип постійності (адекватне постійне функціонування системи внутрішнього контролю дозволить вчасно попереджати про можливість виникнення відхилень).
Принцип прийнятності методології внутрішнього контролю (означає доцільне розподіл контрольних функцій, доцільність програм внутрішнього контролю, а також застосовуваних методів).
Принцип безперервності розвитку та вдосконалення (з часом навіть найпрогресивніші методи управління застарівають).
Принцип пріоритетності (абсолютний контроль над звичайними незначними операціями не має сенсу і буде тільки відволікати сили від більш важливих завдань).
Принцип комплексності (не можна домогтися загальної ефективності, зосередивши контроль тільки над відносно вузьким колом об'єктів).
Принцип узгодженості пропускних здібностей різних ланок системи внутрішнього контролю.
16. Принцип оптимальної централізації (динамічність, стійкість, безперервність функціонування системи обумовлюються єдністю і оптимальним рівнем централізації оргструктури організації).
17. Принцип одиничної відповідальності (щоб уникнути безвідповідальності неприпустимо закріплення окремої функції за двома або кількома центрами відповідальності).
18. Принцип функціональних потенційних імітацій (тимчасове вибуття окремих суб'єктів внутрішнього контролю не повинно переривати контрольних процесів).
19. Принцип регламенту (ефективність функціонування системи внутрішнього контролю прямо пов'язана з тим, наскільки підпорядкована регламентом контрольна діяльність в організації).
20. Принцип поділу обов'язків.
21. Принцип дозволу і схвалення.
22. Принцип взаємодії та координації. Важливим аспектом функціонування системи внутрішнього контролю є виконання принципів цієї системи, дотримання яких підвищить довіру до неї як зовнішніх користувачів і ревізорів, так і внутрішніх користувачів даними контролю.
Контроль необхідно здійснювати на основі чіткої взаємодії всіх підрозділів і служб організації.
Сукупність зазначених принципів є підставою ефективності системи внутрішнього контролю.
3. Складові системи внутрішнього контролю
Система внутрішнього контролю складається безпосередньо з органів контролю, тобто органів, заснованих в організації з метою здійснення внутрішніх перевірок, ревізій. Це можуть бути служби внутрішнього аудиту, контрольно-ревізійний відділ, інвентаризаційна бюро або навіть стороння організація, покликана здійснювати постійний внутрішній контроль на фірмі на договірних засадах.
Об'єкти внутрішнього контролю - це предмети контролю, тобто активи і зобов'язання, джерела коштів, капітали, резерви, види проведених операцій (по заготівлі, постачання, збуту, інвестицій, виробництва і т. д.), центри відповідальності за витратами, прибутку , фінансових вкладень, доходів і т. д.
Контроль повинен здійснюватися набором засобів, в першу чергу це технічні засоби у вигляді приміщень, наборів вимірювальних, контрольних інструментів, систем обробки отриманої інформації (ЕОМ); фінансові кошти - це зарплата, до неї система штрафів і надбавок, фінансові ресурси; процедури і методи ( прийоми) контролю - це ті заходи, за допомогою яких забезпечується надійний і ефективний контроль (тести, простежування, інвентаризація, опитування, спостереження, аналіз, звірка і т. д.). Одна з важливих складових системи внутрішнього контролю - база показників, це можуть бути нормативні, статистичні, довідкові дані, планові показники, галузеві показники минулих періодів. Також повинні бути положення про службу внутрішнього контролю з описом порядку взаємодії між підрозділами та відділами суб'єкта, з обміну інформацією. Ще одна складова системи - документація. Розробляється самостійно економічним суб'єктом. Система внутрішнього контролю економічного суб'єкта повинна включати в себе:
належну систему бухгалтерського обліку;
контрольну середовище;
окремі засоби контролю.
Система внутрішнього контролю може з певним ступенем ймовірності підтвердити, що цілі, заради яких вона була створена, досягнуті. Причиною цього є наступні неминучі обмеження системи внутрішнього контролю:
природна вимога керівництвом економічного суб'єкта того, щоб витрати на здійснення контрольних заходів були меншими тих економічних вигод, які дає застосування таких заходів;
той факт, що більшість засобів контролю має на меті виявлення небажаних господарських операцій, а не тих, які є незвичайними;
властивість людини робити помилки через недбалість, через неуважність, невірних суджень або нерозуміння інструктивних матеріалів;
умисне порушення системи контролю в результаті змови співробітників економічного суб'єкта як з іншими співробітниками даного економічного суб'єкта, так і з третіми особами;
порушення системи контролю внаслідок зловживань з боку представників керівництва, відповідальних за функціонування даних аспектів контролю;
поширена практика істотної зміни умов ведення господарської діяльності, в результаті чого прийняті контрольні процедури можуть перестати виконувати свої функції.
Засоби контролю економічного суб'єкта повинні використовуватися з урахуванням наступного:
господарські операції виконуються з схвалення керівництва як в цілому, так і в конкретних випадках;
всі операції фіксуються в бухгалтерському обліку в правильних сумах, на належних рахунках бухгалтерського обліку, в правильному періоді часу;
доступ до активів можливий тільки з дозволу відповідного керівництва;
відповідність зафіксованих в бухгалтерському обліку і фактичною наявністю активів визначається керівництвом із встановленою періодичністю.
4. Класифікація системи внутрішнього контролю
Оскільки система контролю є важливою складовою управлінського контролю в цілому, для розкриття механізмів функціонування даної системи необхідно вивчити особливості її складових елементів, а для цього необхідно її класифікувати за різними ознаками.
Систему внутрішнього контролю класифікують за формою внутрішнього контролю, який залежить від особливостей організаційної та правової структури суб'єкта; видів і масштабів фінансово-господарської діяльності суб'єкта; раціональності та доцільності охоплення контролем сфер діяльності суб'єкта; ставлення керівництва організації та ведення контролю.
Також розрізняють внутрішній контроль в залежності від застосовуваних методів і прийомів контролю (загальні методи контролю - індукція, дедукція, аналіз, синтез, узагальнення та інші, самостійно розроблені методи - заміри, зважування, перерахунок, інвентаризація, спостереження, експертиза, звірка, зворотній калькуляція, логічна і економічна перевірка, тестування, анкетування, опитування і т. д., спеціальні методи - методи економічної статистики, аналізу, прогнозування, моделювання і т. д.). Одна з найбільш розвинених форм внутрішнього контролю - внутрішній аудит.
Організація внутрішнього контролю у формі внутрішнього аудиту притаманна великим і деяким середнім організаціям, для яких характерні:
ускладнена оргструктура;
численність філій, дочірніх компаній;
різноманітність видів діяльності та можливість їх кооперування;
прагнення органів управління отримувати достатньо
об'єктивну і незалежну оцінку дій менеджерів
всіх рівнів управління.
Крім завдань чисто контрольного характеру, внутрішні аудитори можуть виконувати економічну діагностику, розробляти фінансову стратегію, вести маркетингові дослідження, управлінське консультування. До інститутів внутрішнього аудиту відносять і ревізійні комісії, діяльність яких регламентована чинним законодавством.
У залежності від часу контроль поділяють на оперативний, тактичний і стратегічний.
Залежно від даних, які використовуються при контрольних заходах, розрізняють фактичний, документальний контроль і контроль показників, отриманих за допомогою обробки засобами ЕОМ.
По етапах проведення контрольних заходів розрізняють попередній, поточний і наступний контроль. Контроль може бути плановим і позаплановим, разовим, постійним і періодичним. За ступенем охоплення даних може бути суцільним і вибірковим.
У залежності від типу системи внутрішнього контролю він може здійснюватися за допомогою систем ЕОМ або вручну, або можлива часткова автоматизація окремих стадій контролю.
Неавтоматизованих внутрішній контроль здійснюється контролером-ревізором без застосування засобів ЕОМ.
Частково автоматизований внутрішній контроль здійснюється його контролерами із застосуванням засобів автоматизації в поєднанні з обробкою даних вручну. Контроль, здійснюваний за допомогою засобів автоматизації, ведеться під керівництвом контролера-ревізора, що полегшує йому роботу з великими масивами даних, економить час, дозволяє робити всебічний аналіз, задаючи параметри вибірки.
Наступний ознака класифікації - значимість суб'єктів контролю у процесі здійснення контрольних операцій.
За цією ознакою поділяють:
1) контролерів-ревізорів, які безпосередньо здійснюють контроль;
2) учасників, в обов'язки яких входять функції контролю, - це різні фахівці підприємства. Дана класифікація не вичерпна, але в ній наведені основні класифікаційні ознаки, необхідні для правильного розуміння системи внутрішнього контролю.
5. Цілі і організація внутрішнього контролю
Мета внутрішнього контролю - забезпечення дотримання всіма співробітниками підприємства своїх посадових обов'язків відповідно до цілей організації. Мета внутрішнього контролю у часі безупинна, перманентною та досягається тільки на короткий час. Внутрішній контроль організується виходячи з цілей і завдань управління підприємством. Державою регламентуються лише основні напрямки внутрішнього контролю - порядок проведення інвентаризацій, правила організації документообігу, рекомендації з організації аналітичного обліку, визначення посадових обов'язків управлінського персоналу та деякі інші. При організації та здійсненні внутрішнього контролю використовуються як грошові, так і негрошові вимірники.
Успішно застосовуються натуральні показники: штуки, метри, тонни, літри - в залежності від галузевої приналежності підприємства. Для вимірювання робочого часу застосовуються такі показники, як годинник, машино-години. При здійсненні внутрішнього контролю об'єктами організації контролю і, відповідно, об'єктами перевірки є цикли діяльності підприємства: постачання, виробництва, реалізації.
Внутрішній контроль здійснюється безперервно. Окремі контрольні заходи проводяться у міру потреби.
Керівництво підприємства самостійно встановлює склад, терміни, періодичність контрольних процедур. Головний принцип організації внутрішнього контролю - доцільність і економічність. Аудиторський висновок за результатами обов'язкової аудиторської перевірки в складі своєї першої і третьої частин (вступної і підсумкової) є відкритим документом. Кожен зацікавлений користувач бухгалтерської звітності економічного суб'єкта може ознайомитися з аудиторським висновком за даної звітності. Конфіденційною інформацією підприємства є тільки аналітична частина аудиторського висновку і письмова інформація аудитора керівництву економічного суб'єкта за результатами проведення аудиту.
При публікації бухгалтерської звітності вказуються і результати аудиторської перевірки. Всі документи внутрішнього контролю носять суто конфіденційний характер. Внутрішній контроль покликаний організовувати його структуру, а також підтримувати її в такому стані, щоб в кожний момент часу вона відповідала цілям підприємства. Якщо підприємство має тільки один вид діяльності і реалізує свою продукцію тільки за договором поставки, йому відповідає одна структура зовнішнього контролю, якщо це ж підприємство організовує реалізацію своєї продукції в роздріб через торговий павільйон, структура внутрішнього контролю повинна бути змінена. Таким чином, основною метою внутрішнього контролю є ведення діяльності відповідно до встановлених правил.
Внутрішній аудит вирішує наступні завдання:
контроль над станом активів і недопущення збитків;
підтвердження виконання внутрішньосистемних контрольних процедур;
аналіз ефективності функціонування системи внутрішнього контролю та обробки інформації;
оцінка якості інформації, що видається управлінської інформаційною системою. Таким чином, в рамках внутрішнього аудиту здійснюється
не тільки детальний контроль над політикою і якістю менеджменту.
Внутрішній аудитор виконує наступні функції:
перевірка систем контролю з метою вироблення політики компанії в рамках законодавства;
оцінка економічності та ефективності операцій компанії;
перевірка рівня досягнень програмних цілей;
підтвердження точності інформації, використовуваної керівництвом при прийнятті рішень. Відповідальність за виконання своїх обов'язків аудитор
несе тільки перед керівництвом підприємства.
6. Внутрішній фінансовий контроль і внутрішньогосподарський розрахунок комерційних організацій (підприємств)
Внутрішньогосподарський комерційний розрахунок передбачає виділення всередині структурної організації підприємства підрозділів, які покликані самостійно вирішувати свої організаційно-технічні завдання. Вони можуть взяти в оренду активи організації. Ці підрозділи умовно купують у підприємства ресурси за обліковою вартістю (за погодженням між адміністрацією та трудовим колективом підрозділу). Внутрішній контроль організується керівництвом підприємства і визначає законність здійснення господарських операцій, їх економічну доцільність.
Продукцію або послуги такі підрозділи умовно продають підприємству за обліковими цінами, віднімаючи умовну прибуток, тобто в основі внутрішньогосподарського комерційного розрахунку лежать принципи такої системи, як директ-костинг, з елементами нормативного обліку, який може, однак, і не застосовуватись.
Виходячи з функцій внутрішнього контролю виділяють такий вид контролю, як управлінський контроль.
Управлінський контроль - це процес впливу менеджерів на працівників підприємства для ефективної реалізації організаційної стратегії. При цьому його головним завданням є контроль за центрами відповідальності. Іншими словами, необхідна система відображення, обробки та контролю планової і фактичної інформації на вході і виході центру відповідальності.
Важливо організувати дієву систему управлінського контролю, що дозволить керівництву підприємства делегувати свої повноваження з управління витратами підлеглим, які можуть більш детально орієнтуватися в обстановці на місцях. Ці функції можливо здійснювати за допомогою не тільки управлінського, але і управлінсько-фінансового контролю. Внутрішній фінансовий контроль в даних умовах зводиться до вивчення господарсько-технологічних зв'язків, потоків ресурсів від підприємства до підрозділу і навпаки, відстеження оцінки цих ресурсів і продукції від підрозділу до підприємства, контролю нормативних показників, відстеження відхилень від норм із з'ясуванням причин, що впливають на ці відхилення , аналізу номенклатури витрат, яка не повинна суперечити чинному законодавству.
Фінансовому контролю піддається документообіг між підрозділами і підприємством, перевірці піддається визначення валового доходу підрозділи виходячи з вартості виробленої продукції, робіт, послуг в оцінці за обліковими цінами за вирахуванням вартості ресурсів, відрахувань до фондів, обов'язкових платежів. Залишок доходу і є госпрозрахунковий дохід, який спрямовується на виплату зарплати.
Для того щоб правильно, ретельно проконтролювати, необхідно зрозуміти специфіку підрозділу, тобто перш ніж приступити до здійснення фінансового контролю, потрібно опрацювати всю документацію, що регламентує діяльність такого підрозділу, це можуть бути рішення, розпорядження, положення, внутрішні локальні нормативні акти.
За допомогою фінансового контролю керівництво підприємства може здійснювати ефективне фінансово-господарське управління, а власники - стежити за керуючими їх капіталів, що дозволяє надати певні гарантії для залучення в економіку приватних інвестицій і власних коштів громадян. Здійснення фінансового контролю на підприємстві також пов'язано з виявленням відхилень від прийнятих стандартів та порушень принципів законності, ефективності та економії витрачання матеріальних ресурсів на можливо більш ранній стадії. Це дозволяє прийняти коригуючі заходи, притягнути винних до відповідальності, отримати компенсацію за заподіяну шкоду, здійснити заходи, спрямовані на запобігання таких порушень у майбутньому.