Виставкова діяльність та Public Relations

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

ЗМІСТ 1. ВСТУП
1.1 ПОПЕРЕДНЯ ПІДГОТОВКА ДО ВИСТАВЦІ
1.2 ПРАВА ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ EXHIBITION TEAM
2. ЕТАПИ ПІДГОТОВКИ У ВИСТАВЦІ
2.1 ЦІЛЬОВІ УСТАНОВКИ ФІРМИ
2.2 ПІДГОТОВКА І ОФОРМЛЕННЯ ЗАЯВКИ НА УЧАСТЬ
2.3 РОБОТА З Виставкові матеріали І ДОКУМЕНТАМИ
2.4 ТРАНСПОРТНІ ПРОБЛЕМИ
2.5 ЗАМОВЛЕННЯ І ОФОРМЛЕННЯ СТЕНДА
2.6 ДРІБНИЦІ, БЕЗ ЯКИХ НЕ МОЖНА ОБІЙТИСЯ
3. ПРОВЕДЕННЯ ВИСТАВКИ
3.1 ЯК СПІЛКУВАТИСЯ З КЛІЄНТАМИ
4. АНАЛІЗ ОТРИМАНИХ РЕЗУЛЬТАТІВ
4.1 ЗБІР СТАТИСТИКИ
4.2 ЩО НЕОБХІДНО ВРАХУВАТИ
5. ВИСНОВОК
ВИСТАВКОВА ДІЯЛЬНІСТЬ І PUBLIC RELATIONS
I.
У сучасному діловому світі жоден крок не може бути зроблений без урахування наслідків, перспектив або реакції конкурентів. У всьому потрібно вміти орієнтуватися, все потрібно брати до уваги. Бізнес не прощає дрібниць і безвідповідальності. Кожна компанія прагне зайняти гідне і належне їй по праву місце в ринковій стихії, так звану "нішу".
Наука PUBLIC RELATIONS - компас в моменти прийняття ключових рішень, при виробленні політики поведінки фірми, створення її іміджу, образу, проведення рекламних компаній. Велику роль у формуванні "правильного" сприйняття фірми, її товарів чи послуг грає
ВИСТАВКОВА ДІЯЛЬНІСТЬ. Саме вона дозволяє використовувати всі можливі способи для захоплення ринку і досягнення оптимального результату. PUBLIC RELATIONS у сфері виставкового бізнесу - дуже важливе і ймовірно ключовий напрямок у створенні найбільш сприятливих для компанії умов бізнесу. Воно являє собою цілу галузь, де часом найнезначніші дрібниці можуть сильно дискредитувати ім'я компанії або навпаки, підняти його на світовий рівень.
Необхідно зауважити, що PUBLIC RELATIONS в виставкової діяльності має ряд тонких моментів, особливих умов, пріоритетів і правил. Оскільки багато менеджерів стикаються з ними в процесі підготовки до виставки, але надають мало значення, часто очікуваний від виставки результат виходить нижче (або навіть суперечить запланованому).
На перший погляд, у проведенні виставки немає нічого складного. Але насправді це прихована від очей величезна підготовча робота, збір аналітичної та статистичної інформації, підготовка необхідного обладнання тощо.
Нижче дається одна з точок зору на такий глобальний предмет як PUBLIC RELATIONS в виставкової діяльності, навіщо це потрібно, як це використовується, наводяться реальні приклади виставкових заходів та етапів підготовки до них.
Як було зазначено вище, виставкова діяльність є одним із способів реклами фірми, її продукції і послуг. Для правильного розуміння ролі етапів проведення виставкової компанії, необхідно зробити деякі пояснення: оскільки прийняття рішення про участь чи неучасть у виставці може прийняти тільки 1-е особа фірми, у нього
ЗАЗДАЛЕГІДЬ повинна бути ВСЯ необхідна інформація по ВСІХ планованим протягом року виставкам, термінів їх проведення, обьемам, територіальне розташування. Тільки маючи таку інформацію можна оцінити клас виставки, її значення для фірми і ступінь необхідності в ній брати участь. Дії щодо складання (отримання) загального плану виставок можна розглядати як перший крок на шляху підготовки до конкретної виставки.
Таким чином підготовка до конкретної виставки, по суті справи, починається задовго до неї, нехай навіть в непрямій формі. Річний план виставок звичайно містить саму загальну інформацію про майбутні події (назва, тема і терміни виставки) і не дає можливості точно сказати ЯК ці події будуть розвиватися.
Людина (або команда), що відповідає за підготовку до тієї або іншій виставці (залежно від розмірів компанії, масштабу виставки, etc) готує додатковий уточняюшій огляд виходячи з наявної інформації.
До речі згадати, є два варіанти отримання вихідної інформації про майбутні виставки: якщо фірма вже раніше брала участь в якій-небудь з виставок за профілем своєї діяльності, зазвичай організатори як-би вносять її до списків потенційних учасників і наступного разу самі надсилають рекламні проспекти (де, коли, яка виставка відбудеться, яка її мета і програма), [приклад документа "OFFICIAL INVITATION" див у ДОДАТКУ 1]; якщо фірма лише "збирається зіткнутися" з клопотами з організації експозиції на виставці, то завжди робиться запит по аналогічним пунктам. Природно, що фірма може заздалегідь замовити собі участь відразу у кількох виставках.
Наприклад широковідомі комп'ютерні фірми (IBM, DELL, Hewlett Packard, COMPAQ, etc), або виробники електронної апаратури (SONY, PANASONIC, PHILIPS, BOSCH, SIEMENS, etc), або лідери у будівництві, легкій промисловості будуть брати участь у всіх тематичних виставках: і загальних, і вузькоспеціалізованих, щоб "показати себе", "подивитися" на конкурентів, підтримати імідж і марку, дати зрозуміти що міцно стоять на ногах, контролюють ринок. [Приклад документа "ПЛАН ВИСТАВОК НА РІК" див у ДОДАТКУ 2]
Після збору необхідних даних, вони узагальнюються і потрапляють до керівника на стіл. Група підготовки до виставок (Exhibition Team) супроводжує підготовлений матеріал своїми коментарями виражають ті чи інші побажання, з урахуванням можливих "+" і "-". Наскільки досвідчена команда відповідає за підготовку і збір інформації, настільки серйозно і з максимумом уваги буде взято до уваги кожне думку і рада команди керівництвом фірми. На жаль, за наявною інформацією з ряду фірм, часто керівництво не в змозі врахувати всю специфіку методів PUBLIC RELATIONS і відсуває слушні пропозиції молодших співробітників як необгрунтовані і не підкріплені достатніми повноваженнями (хоча і доручає їм займатися їх опрацюванням).
В одній фірмі склалася ситуація, коли після двох невдалих виставок поспіль, один із співробітників проявив ініціативу, проаналізував причини провалів як би "зі сторони" і прийшов до висновку, що підготовка була зведена нанівець поруч непослідовних управлінських рішень. Звернувшись до керівництва з проханням змінити цільові установки для виходу з кризи і попереджаючи про ймовірне провалі наступної виставки, він був невимовно здивований, почувши у відповідь відповідь про неприпустимість зміни прийнятих рішень внаслідок субординації і вказівки керівництву як якісь проблеми вирішувати. У результаті "небажання" компромісу для досягнення поставленої мети з-за обмеженого кругозору керівника, третя виставка благополучно зазнала краху, а співробітник звільнився за власним бажанням.
Важливо, щоб Exhibition Team мала достатньо прав при прийнятті рішень і чітко обмежену свободу дій (ресурсів). Так як під час підготовки до виставки звичайно виникає маса локальних проблем не вартих уваги вищого керівництва, але потребують невідкладного незалежного рішення, НЕОБХІДНО збалансувати повноваження згідно відповідальних людей і пріоритету виконання.
Грамотно і ретельно опрацьована вихідна інформація - це гарант правильного рішення. Якщо "схалтурити" на початку - немає гарантії успіху в кінці. Не можна ставитися до збору інформації абияк. Недостовірна інформація обов'язково рано чи пізно вилізе назовні.
Визначене коло людей вважають, що якщо ти зайняв стенд на виставці, то до тебе відразу прийде багато потенційних покупців чи партнерів. Це не зовсім так. Точніше, це зовсім не так. Наявність стенду і кількох рядків у каталозі не є гарантом успішного бізнесу. Для гарантованого ефекту ви повинні зацікавити публіку, підкинути їй щось нове, повернути товар іншою стороною.
Слід пам'ятати, що більша кількість покупців консервативні і не схильні витрачати гроші не розібравшись. Показавши "родзинку", переконавши у значущості та необхідності вашої продукції ви завоюєте свою "нішу".
Як і в "безпрограшних" лотереях на виставці чітко працює правило 1:4. Це означає що ОДИН покупець, який зупинився біля вашого стенда - це ЧОТИРИ потенційних клієнта (його друзі, родичі, знайомі, товариші по службі не потрапили з ним на виставку). Свого роду ефект "ланцюгової реакції".
Багато факторів працюють на вас при більш ретельної підготовки: ви показуєте найкращі зразки того що у вас є, ви легко і впевнено пробуєте абсолютно нові моделі (вивчаючи реакцію на них) не боячись потрапити в халепу, ви зустрічаєтеся на "нейтральній території" і не тисніть на клієнта, примушу зробити вибір. В кінці кінців ви бачите перед собою всіх ваших конкурентів і можете на місці їх порівняти.
Барвисто (але не строкато) і якісно оформлений стенд, створять у пам'яті відвідувачів чітку асоціацію з образом вашої фірми. Коректний, привітний персонал створять невимушену обстановку і бажання мати з вами справу. Грамотне висвітлення і музика (як варіант) привернуть загальну увагу (можливо навіть телевізійників, а це шанс безкоштовної реклами) і змусять померти від заздрощів конкурентів. Ходовий товар та вміння його продати забезпечать постійну ділову активність і капіталообіг.
ПАМ'ЯТАЙТЕ! Не можна брати участь у виставці тільки тому, щоб зайняти стенд і "брати участь".
Виставковий бізнес - це величезний, яскравий, ефектний спектакль з одного боку. І важка, кропітка, щоденна робота з іншого. Прийоми PUBLIC RELATIONS поліпшують її зміст, роблять її осмисленої і значущою. Пам'ятайте, що важливу роль грає кожну дрібницю. Вам як керівникові потрібно враховувати всі чинники: ДЕ проводитиметься виставка (місце розташування критично до масштабу, показності і кількості потенційних клієнтів); КОЛИ (за термінами - виставковий пік доводиться на середину листопада і кінець січня); КИМ (чи давно організатори займаються цим бізнесом, добре Чи вони відомі).
Обов'язково задумайтеся про цільовій групі впливу (ДЛЯ КОГО ви збираєтеся брати участь у виставці). Ну і врешті-решт СКІЛЬКИ це зажадає ГРОШЕЙ (чи достатньо коштів у фірми на це серйозне і відповідальний захід у фінансовому плані, чи потрібно вам це).
Виходячи з усього сказаного - прийняття рішення складне завдання з багатьма невідомими. Результат вирішення якої до того ж може бути ще розтягнутий і за часом (після публікації в центральній газеті реклами однієї будівельної фірми, листи з проханнями про додаткову інформацію приходили на протязі 2-х з половиною місяців.)
II.
Припустимо, що Exhibition Team попрацювала на славу, вся необхідна інформація була представлена ​​повно і вчасно. Керівництво компанії, вивчивши стан ринку, прийняло рішення про участь у виставці.
Тепер, коли остаточно ясно "куди ми рухаємося", можна братися за конкретні дії. В ідеальному випадку (досить багатою і сильною компанії) для досягнення найбільшого ефекту бажано десь за місяць почати проведення рекламних заходи (на зразок радіореклами, відеороликів, оголошень у газетах) щоб зацікавити публіку, заінтригувати її, викликати бажання прийти і подивитися на виставку самому, раз всі про це говорять. (Забігаючи вперед, скажу, що рекламну кампанію потрібно продовжувати і після закінчення виставки, щоб утриматися на піку уваги та інтересу.) Єдине "НО" - такий вид реклами дуже дорогий. Оскільки рекламується "ніщо" - не фірма і не товар, а виставка - то тільки багаті компанії можуть собі дозволити викинути в ефір тисячі доларів.
Більшість фірм публікує ряд матеріалів в центральних і спеціалізованих виданнях. Як правило цього достатньо.
Процес підготовки до виставки можна розбити на кілька етапів: після визначення мети, до виставки і на період виставки складаються:
план діяльності (activity plan);
призначаються відповідальні особи (contact persons); визначається порядок організаційних заходів та програм (organization & programs);
враховуються можливі потреби в додаткових силах і матеріалах (applications & materials);
план виставки (exhibition & stand map);
базові витрати (costs згідно з поточними розцінками).
Після закінчення виставки проводиться облік і аналіз минулих подій (summary &
statistics) і робляться висновки для використання в подальшому (experience).
ACTIVITY PLAN: Під час підготовки, складання даного пункту просто необхідно. Тут вказуються всі основні деталі щодо майбутньої виставки, це свого роду кістяк подальших дій. У Activity Plan ДЕТАЛЬНО розписуються мети участі у виставці, місце, терміни і час її проведення, відповідальні особи за оформлення стенду, за організацію та ув'язку всіх дрібниць (конкретно - хто / що), за доставку матеріалів на стенд. Також дається коротка інформація про інших фірмах учасниках (дилерів / конкурентах), специфіці виставці і характеру її проведення. На закінчення вказується мінімум паперів, що вимагають узгодження та підготовки, без яких вся робота буде безглуздою - запрошення, квитки, документи на машини, прес-релізи, рекламні проспекти, листівки, візитні картки.
MATERIAL: В якості одного з додатків до Activity Plan додається докладний список речей і предметів, які будуть (повинні будуть) взяті на виставку. Наявність даного документа різко впорядковує зберігання та облік речей, гарантує своєчасне поповнення "стратегічних запасів" фірми на стенді (їжі, листівок), полегшує їх пошук, визначає відсутні предмети.
Іншим важливим документом є анкета для обліку (опитування) відвідувачів стенда. Для накопичення достовірної статистичної інформації, керівництво компанії має визначити перелік питань, що цікавлять і порядок їх проходження. Детальніше про зміст анкети див. нижче.
Крім вищевказаних допоміжних документів існує особливе запрошення. Воно розсилається безпосередньо (на фірми / особисто by direct mail) і є універсальним методом залучення можливих клієнтів. Зазвичай до листа додається запрошення. Таким листом фірма-учасник запрошує людей, зайнятих у цій галузі на виставковий стенд для більш детального ознайомлення з пропонованим нею видом продукції.
Багато комп'ютерні та будівельні фірми використовують у своїй практиці такий спосіб запрошення фахівців, відомих осіб, бізнесменів.
За певний фіксований термін, не пізніше ніж за місяць до початку виставки заповнюється і надсилається на адресу оргкомітету ЗАЯВКА НА УЧАСТЬ У ВИСТАВЦІ. У ній вказуються всі реквізити фірми (країна, адреса / телефон, номер розр. Рахунку, etc) Суть заявки - попередня реєстрація та бронювання виставкової площі. Лист-заявка підтверджує згоду фірми з положеннями даної виставки та правилами її проведення. Це у своєму роді договір між сторонами. Після отримання заявки, у відповідь надсилається підтвердження про реєстрацію фірми в каталозі учасників і виділенні необхідної кількості місця за умови оплати. Оплата участі повинна бути проведена протягом 5-10 днів. Підтвердження гарантує отримання базового набору послуг. (Приклад Заявки-Контракту див. у ДОДАТКУ 3)
Для отримання додаткових послуг, фірма вибирає те, що вважає за необхідне і вказує кількість. Так, наприклад, найбільш поширеними додатковими послугами є: робоче місце, акредитація, публікація в каталозі, виготовлення вивіски і фірмовою реклами, тиражування візиток, проспектів, послуги перекладачів та допоміжного персоналу. Безумовно, багато фірм вважають за краще виготовляти свої експозиційні матеріали "на стороні", у спеціалізованих агенцій і на виставку лише привозити їх. Це різко підвищує якість експозиції, наочно показує професіоналізм і індивідуальний підхід, але одночасно з цим і здорожує вартість стенду. (Приклад ORDER FORM на дод. Дивіться у ДОДАТКУ 4).
На щастя або жаль буквально НА ВСІ існує своя плата. З одного боку це зручно, так як ви точно знаєте скільки і за що ви платите, з іншого, ви платите за все, і це збільшує вартість участі. Звичайною платою є: оренда (до 90% від загальної суми за участь, ціна на відкриту / закриту площу різна); реєстраційні збори за фірму або за представників (якщо виставка проводитися в іншому місті); вартість публікації в каталозі; вартість монтажу / демонтажу стенду. З сплаченої суми стягується ПДВ і спецналог, а також страховий внесок.
! Практично у всіх випадках фірма-організатор СТРАХ фірм-учасників. Зверніть особливу увагу, чи включена страховка одним з пунктів договору чи ні. Якщо ні - добийтеся цього.
На сьогоднішній день не існує законодавства регламентує тарифи на ті чи інші види послуг виставкового бізнесу. Вони встановлюються фірмою-організатором виставки на свій розсуд (можуть сильно коливатися від виставки до виставки). В якості базових використовується інформація німецьких і американських компаній. Хоча сервіс у нас на порядок нижче світового.
У процесі підготовки стенду Ви повинні точно знати що вам потрібно і майже завжди як це буде зроблено. При складанні договору ретельно розписуйте кожен пункт (типу "Де будуть висіти світильники?", "Якого розміру шрифт повинен бути на фризі?"). Якщо ви забули щось вказати, як мінімум ваш стенд НЕ БУДЕ обладнаний згідно вашим вимогам що може зашкодити іміджу фірми, а як максимум фірма може взагалі не потрапити на виставку. 8-( ((((( (приклад прайс-листа на послуги див. також у ДОДАТКУ 4).
Є ще одна особливість замовлення послуг та обладнання у фірми-організатора. За участю у виставці, перед фірмою стоїть вибір: або робити ВСЕ своїми силами, або звернутися до сторонньої допомоги. Деякі фірми не влаштовує стандартний набір, але й звертатися в спеціалізовані агенції (компанії) вони не хочуть (дорого / неефективно / недоцільно). Для отримання ІНДИВІДУАЛЬНОГО стенду, оформленого відповідно до ваших вимог в більшості випадків, ваша фірма може укласти спеціальні угоди у додаток до основного договору на оренду площі. У ньому конкретно обумовлюються ВСІ нестандартні моменти експозиції, строки, ціна. Основне зручність полягає у відсутності необхідності бігати і шукати підрядників на виконання плакатів, щитів (таких яких ВАМ треба) там, а слайдів, листівок, збірних конструкцій сям. Ви отримуєте БУДЬ нестандартний стенд, самої складної конструкції і всі послуги в одному місці. Це буде дешевше для вас, якщо б ви замовляли кожен вид послуг в окремого підрядника і приблизно однаково за якістю тому допоміжні фірми спеціалізуються і живуть на цьому, маючи тісні зв'язки з фірмою-організатором виставки. (Приклад документа, що визначає основні УМОВИ УЧАСТІ У ВИСТАВЦІ див. у додатку 5).
Однією з "головних болів" менеджера, відповідального за те "щоб все було готове до зазначеного терміну найкращим чином" є доставка і розміщення експозиційних матеріалів на стенді. Вам потрібно ЗАЗДАЛЕГІДЬ вказати ЩО, КОЛИ і КУДИ ви збираєтеся ввозити. Для доставки усіх необхідних виставкових матеріалів, обладнання на стенд, складається лист-заявка з проханням про видачу перепусток на автомашини і дозволу на провезення / вивезення вантажу. Цей лист повинен бути адресований фірмі-організатору (на ім'я директора) і містити докладний список предметів, що ввозяться. На користь фірми-учасника подбати про цю дрібниці, інакше в один прекрасний (і швидше за все дуже відповідальний) момент, ви можете виявити що ваші машини не пускають на територію виставки або кількість вивезених речей небагато менше ввезеного. 8-))) Якщо у вас ЗАРАЗ немає власних відповідних транспортних засобів - договір з транспортною компанією - тимчасовий вихід з положення. Але часто ця дрібниця зовсім не береться до уваги і про неї згадують в останній момент.
Уточніть заздалегідь, протягом якого терміну ДО і ПІСЛЯ виставки вам можна ввозити / вивозити вантаж. Це дозволить вам уникнути непорозумінь і гарантує чіткий графік дій.
Далі, нехай і проблеми з доставкою благополучно вирішені. Інша сторона питання - монтаж і розташування експонатів на стенді. Наперед продумайте експозицію, виходячи з розмірів стенда. Чи правильно висвітлені фризи і плакати? Чи добре видно зразки і слайди? Чи надійно закріплені щити? Приваблива чи напис і колірна гама в цілому?
Існує кілька базових конструкцій стендів (боксів) запропонованих учасникам виставки. Зазвичай це 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 розмірні конструкції. Основний критерій оцінки для вибору підходящого стенда - ціна. І звичайно розмір експозиції. 8-) ))))) Компанія зі значним бюджетом може дозволити собі замовити кілька більший стенд ніж потрібно, однак для решти фірм варто подумати, чи потрібно їм це. Замовлений стенд може просто виявитися "дуже великим" і експозиція втратить, не зуміємо закрити собою простір. (Приклад типів стендів див ДОДАТКУ 4).
Для оформлення стенду рекомендується скористатися послугами професійного оформлювача або дизайнера для створення неповторної, єдиною атмосфери на стенді виражає дух, стиль, імідж фірми, яка є символом впевненості, солідності, якості, спокою. (Раніше ми вже говорили про це).
EXHIBITION PLAN & STAND MAP: Будучи наочним прикладом стенду на папері, дозволяє оцінити майбутню експозицію і представити місце розташування експонатів. Карта необхідна для оцінки положення стенду щодо входу / виходу, основних проходів, стендів конкурентів. Може використовуватися для порівняння витрачених коштів в залежності від виставки та займаної площі.
Згідно з наявною інформацією, деякі організатори виставок поширюють спеціальні закриті (конфіденційні) анкети виключно для експонентів. Цей крок служить обліку думки фірм-учасників "з перших рук", показує ступінь їх зацікавленості в продовженні виставкової активності, аналізує спектр послуг та можливі шляхи його розширення. Оскільки багато фірм представляють різні регіони, заповнення такого роду анкети допомагає встановити додаткову зв'язок зв'язок між ними і домогтися прогресу в досягненні загальних цілей на ринку. (Приклад CONFIDENTIAL EXHIBITOR QUESTIONNAIRE див. у ДОДАТКУ 6).
Якщо від вас нічого не залежить (ваша експозиція настоль обширна, що довелося наймати бригаду робітників для її монтажу), не думайте про те що все добре і "хлопці все зроблять без вас". Відомий випадок з однією великою відомої комп'ютерної фірмою коли під час монтажу (за кілька днів до виставки) робітники випадково розбили електронний агрегат вартістю понад 50 тис. доларів, є центральним експонатом, і взагалі-то метою участі фірми у виставці. Як ви самі бачите, назад дороги не було і відмовитися від участі у виставці було НЕМОЖЛИВО. Фірма, що потрапила під дій форс-мажорних обставин змушена була, не рахуючись з витратами, послати літак, щоб доставити аналогічну модель до початку виставки. У наших російських умовах можуть трапитися БУДЬ несподівані речі. Є також маса прикладів банальної крадіжки унікальних експонатів (усе найкраще - на виставку) звичайними робітниками, котрі мають до них доступ. Хоча навіщо питається вони їм потрібні?
Це може трапитися з кожним, в тому числі і з вами! Не будьте впевнені ні в чому, що від вас не залежить! Постійно контролюйте процес монтажу / демонтажу експонатів!
Під час підготовки до виставки найкритичніший фактор - ЧАС! Якого постійно не вистачає. Природно, мати 100% впевненість в усьому неможливо, але спроба передбачити "подвійний запас міцності" ніколи не опинялася зайвою. Як би смішно це не звучало, будьте напоготові! Погодьтеся, що мало смішного буде коли з'ясуватися, що ви забули візитки (і підвели шефа) або невірно спрямовані лампи повністю відсвічують головний плакат з девізом фірми. Про випадок, коли двоє працівників однієї фірми прогавили день тижня і запізнилися на стенд на півдня, хотілося б просто промовчати. "На всяк випадок", переконайтеся ЩЕ РАЗ, чи є їжа і рекламні проспекти в необхідній кількості на стенді, замикається чи допоміжна кімната на замок, чи підходить вилка кавника до розетки.
Коли ви все це зробите - вам не потрібно буде про це турбуватися. Ви зможете спокійно та плідно працювати, присвячуючи всю свою увагу клієнтам.
На період виставки Розпишись розпорядок кожного дня. Стенд повинен функціонувати безперебійно і ймовірність втратити потенційного партнера в потоці відвідувачів з-за відсутності (перевантаженості, неуважності) стендиста велика. Зверніть особливу увагу на одяг. Різні фірми використовують різну стратегію щоб залишити про себе гарне враження. Це може бути абсолютно однакова для всіх фірмова уніформа з символікою, кепочки, значки, ручки. Або контрастна одяг. Вирішіть заздалегідь ЩО ЩЕ цікавить вас на виставці? Чи необхідно виділити людей для відвідування семінарів чи просто сусідніх стендів для збору інформації.
З іншого боку, розуміння стендистів політики фірми не гарантує грамотного її проведення. Зверніть увагу ваших співробітників на наступні тонкощі: Існують декілька основних типів клієнтів - постійні замовники, важливі персони, студенти та стажисти, нероби і зануди, любителі "халяви" і випивки, скаржники, "шпигуни". З кожним з них необхідно проводити свою лінію поведінки. Постійні замовники і важливі персони повинні отримувати МАКСИМУМ уваги і турботи. Зав'язавши одного разу контакт, підтримуйте його на рівні. Багато бізнесменів охочіше діляться інформацією в "кулуарах", при "випадковій зустрічі старих знайомих". Студенти і стажисти в основному потребують інформації (іноді понад міру) для самовивчення. "Халявщики" і скаржники спробують залучити співробітників стенда на безплідну дискусію від якої очі вмить стануть квадратними. Відправляйте їх геть без коливань. Але чемно! ВПЕВНЕНО і ввічливі. Не показуйте їм що вони вас абсолютно не цікавлять і ви тільки й думаєте як від них позбавитися. Використовуйте гнучку, виснажливу супротивника тактику - передавайте ТАКОГО "клієнта" один одному. Нехай їм займаються всі і, одночасно з тим, ніхто. Реультат гарантований. Для іншої категорії слухачів - шпигунів - є єдиний вихід: помітивши, що у вас намагаються витягнути якомога більше цінної інформації переведіть розмову на саму серйозну ділову основу.
Відразу стане ясно хто перед вами. Шпигун, який не володіє повноваженнями вести переговори моментально втратить до вас інтерес і спробує піти. (При бажанні його звичайно можна помучити довше, не відпускаючи, але це вже інша історія).
Під час виставки вкрай доцільно фіксувати ВСІ можливі контакти і виявляти інтерес до будь-якому потенційному клієнтові (партнеру). Для цього краще всього використовувати спеціальну анкету. Вона не повинна бути величезною за обсягом і нудною за змістом. Вас цікавить тільки ОРГАНІЗАЦІЯ - звідки він, АДРЕСА - де він, ТЕЛЕФОН / ФАКС - як з ним зв'язатися, ІМ'Я / ПРІЗВИЩЕ - як його звуть, СФЕРА ДІЯЛЬНОСТІ - чим він займається (чому тут), ДОП. ІНФОРМАЦІЯ - хто з ним говорив, побажання, ступінь інтересу, пріоритет контакту.
RESULT ANALYSIS Після закінчення чергової виставки, Exhibition Team може зітхнути з полегшенням взяти дводенний тайм-аут (якщо б так ... 8-))))) і знову енергійно взятися за справу. Навіщо? - Запитаєте ви. А як же аналіз результатів проведеної роботи? Розширення контактів з потенційними клієнтами, зацікавленими експозицією, облік витрачених коштів і розданих матеріалів.
По окремо взятої виставці складається фінальний огляд SUM-UP, в якому докладно вказується кількість відвідувачів взагалі, кількість відвідувачів на стенді, кількість розданих проспектів, кількість заповнених анкет. В аналітичному документі SUM-UP дані зазвичай подаються у вигляді таблиці: (див. приклад нижче)
Статистика вартості та кількості матеріалів з кількох виставок
За півріччя або рік складається загальний огляд по всіх виставок COSTS, з урахуванням видів витрат (скільки пішло на оренду, транспортування, відрядження, виготовлення рекламних матеріалів, їжу персоналу, etc). В окрему папку складаються всі рахунки, за якими легко простежуються переказуються за послуги гроші. Це робиться на випадок, якщо буде потрібно точно дізнатися скільки коштувала перевезення (скажімо двох контейнерів) або монтажні роботи не в процентному, а грошовому обчисленні. Маючи таку інформацію на руках, легко визначити чи сильно змінилася вартість того чи іншого роду послуг від виставці до виставки.
(Приклад% відносин вартості послуг див. нижче):
Процентне відношення витрат до вартості виставки:
вартість монтажу / демонтажу - приблизно 1 / 5 частину всіх витрат.
вартість харчування 1/6-1/7 усіх витрат.
Дані представлені керівництву на стіл у вигляді таблиці, наочно показують об'єм того чи іншого заходу в грошовому вираженні (а отже масштаб і значущість), витрати на одного відвідувача по відношенню до загальної кількості, процентне співвідношення корисних контактів і ділових зустрічей.
Маючи нагромаджуваний статистику такого роду, службі PR або Exhibition Team легко прогнозувати свої дії в майбутньому, враховувати ЩО представляє для публіки найбільший інтерес і на що треба звернути особливу увагу. (Як приклад, хотілося б зауважити, безглуздість величезних витрат на рекламу, поряд зі слабкою підготовкою до роботи з відвідувачами).
EXPERIENCE: По закінченні кожної виставки складається записка, що відображає коротко всі проблеми, що виникли при підготовці, яким чином вони були вирішені і які уроки слід винести в майбутньому. Всі враховані помилки, побажання, коментарі збагатять ваш виставковий досвід і допоможуть у подальшому. Узагальнюючи результати конкретної виставки можна по гарячих слідах зафіксувати всі "+" і "-", зрозуміти свої слабкі місця, швидко адаптуватися до нових умов.
ВИСНОВОК Ну от і сталося те подія, заради якого ви напружено працювали більше місяця. Щось забудеться, щось запам'ятається, але ДОСВІД назавжди залишиться з вами. Нехай щось було недопрацьоване, не враховано, не проконтрольовано. Попереду нові перспективи, нові проблеми.
Досить складно охопити всі тонкощі такої глобальної сфери як виставкова діяльність. Використовуйте прийоми Public Relations завжди і успіх неминучий. Команда, яка ставить за мету передусім встановлення щирих доброзичливих відносин з навколишнім світом, яка б створити і завершити великий проект, доб'ється успіху неодмінно. Віра у свої сили, професійна етика, відповідальність і гнучкість - ось основи нової щаблі у розвитку бізнесу, новий рівень проведення виставок, крок у XXI століття.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Міжнародні відносини та світова економіка | Реферат
59.8кб. | скачати


Схожі роботи:
Public Relations
Public Relations в туризмі
Public Relations - принципи
Організація public relations
Public Relations як наука
Public Relations у ВАТ Мегафон
Директ-маркетинг - PR Public Relations
Основні поняття Public Relations
Громадська думка в контексті public relations
© Усі права захищені
написати до нас