Бази даних (БД) і системи управління базами даних (СКБД)
Організація даних у внутримашинной сфері характеризується на двох рівнях - логічному і фізичному.
Фізична організація даних визначає спосіб розміщення даних безпосередньо на машинному носії. Цей рівень забезпечується автоматично прикладними програмами, без втручання користувача.
Користувач в прикладних програмах оперує уявленнями логічної організації даних.
Логічна організація даних
Для розміщення однієї і тієї ж інформації а ЕОМ можуть бути використані різні структури і моделі даних.
Модель даних - це сукупність взаємопов'язаних структур даних та операцій над цими структурами. Вибір моделі даних і структури даних покладається на користувача і залежить від технічного і програмного забезпечення, визначається складністю завдань і обсягом інформації.
Існують три основні моделі даних
Файлова
Мережева і ієрархічна
Реляційна
Файлова модель.
Інформаційна база являє собою сукупність не пов'язаних між собою файлів з однотипних записів з лінійною структурою.
Основні типи структур даних файлової моделі - поле, запис, файл.
Запис є основною структурною одиницею обробки даних і одиницею обміну між оперативною і зовнішньою пам'яттю.
Поле - це елементарна одиниця логічного організації даних яка відповідає окремій, неподільної одиниці інформації - реквізиту.
Запис - це сукупність полів, що відповідають логічно пов'язаним реквізитами. Структура запису визначається складом і послідовністю що входять до неї полів, кожне з яких містить елементарне дане.
Файл - це безліч однакових за структурою записів зі значеннями в окремих полях, причому поля мають єдине значення.
Кожен екземпляр записи однозначно ідентифікується унікальним ключем запису.
Ключі бувають 2х типів: первинний і вторинний.
Первинний ключ (ПК) - це одне або кілька полів, однозначно ідентифікують запис. Якщо первинний ключ складається з одного поля, він називається простим, якщо з декількох полів - складеним ключем.
Вторинний ключ (ВК) - на відміну від первинного, це таке поле, значення якого може повторюватися в декількох записах файла, тобто він не є унікальним.
Якщо за значенням первинного ключа може бути знайдений один єдиний екземпляр запису, то по вторинному - декілька.
Засобом ефективного доступу по ключу до запису файлу є індексування. При індексуванні створюється додатковий файл, який містить в упорядкованому вигляді всі значення ключа файлу даних. Для кожного ключа в індексному файлі міститься покажчик на відповідний запис файлу даних.
За допомогою покажчика на запис у файлі даних здійснюється прямий доступ до цього запису.
Опис логічної організації даних файлової моделі
При описі логічної організації даних кожному файлу присвоюється унікальне ім'я, і дається опис структури його записів. Опис структури записів включає перелік вхідних в неї полів і їх порядок усередині запису.
Для кожного поля задається скорочене позначення - ім'я поля, формат поля - тип зберігається даного, довжина поля і точність числових даних.
Структуру файлу можна представити у вигляді таблиці.
Мережеві і ієрархічні моделі даних
Мережева або ієрархічна модель даних представляє відповідний метод логічної організації бази даних в СУБД. Така модель є сукупністю взаємопов'язаних об'єктів. Зв'язок двох об'єктів відображає їх підпорядкованість.
Структури даних в моделях
До типових структурам даних відносяться елемент даних, агрегат даних, запис, база даних і т.д.
Елемент даних - це мінімальна іменована структурна одиниця даних (аналог поля у файлових системах).
Агрегат даних - це іменоване підмножина елементів даних або інших агрегатах усередині запису. У агрегатах допускається множинний елемент, який містить кілька значень елемента в одному примірнику агрегату.
Запис - складовою агрегат, який не входить до складу інших агрегатів.
Тип запису - все безліч примірників запису однакової структури.
Запис конкретного типу є об'єктом в моделі даних.
Особливості моделей
В ієрархічних моделях безпосередній доступ по ключу, як правило, можливий тільки до об'єкта самого високого рівня, який не підпорядкований іншим об'єктам.
У мережевих моделях безпосередній доступ по ключу може забезпечуватися до будь-якого об'єкту незалежно від рівня, на якому він знаходиться в моделі (структура об'єкта найчастіше лінійна).
Мережеві моделі даних у порівнянні з ієрархічними є більш універсальними.
Мережеві моделі дозволяють відображати також ієрархічні зв'язку даних. У них відсутня дублювання даних і технологія роботи з мережевими моделями зручні для користувача, тому що доступ до даних не має обмежень. Допустимі різноманітні запити.
Реляційна модель даних
Реляційна модель має просту структуру даних, зручний для користувача табличне представлення даних і зручний доступ до даних. Реляційна модель даних є сукупністю найпростіших двовимірних таблиць-відношень. Зв'язки між двома логічно пов'язаними таблицями в реляційній моделі встановлюються за рівністю значень однакових атрибутів таблиць-відношень.
Операції обробки реляційної моделі засновані на використанні універсального апарату алгебри відносин і реляційного числення.
Структура даних реляційної моделі.
Таблиця є основним типом структури даних реляційної моделі. Структура таблиці визначається сукупністю стовпців. У кожному рядку таблиці містяться по одному значенню у відповідному стовпці. У таблиці не може бути двох однакових рядків. Загальна кількість рядків не обмежена. Стовпець - це атрибут (елемент даних). Кожен стовпець має ім'я. Один або декілька атрибутів, значення яких однозначно ідентифікують рядок таблиці, є ключем таблиці. У реляційному підході до побудови баз даних використовується термінологія теорії відносин. Найпростіша двовимірна таблиця визначається як відношення. Стовпець таблиці зі значеннями відповідного атрибуту називається доменом, а рядка із значенням різних атрибутів - кортежем.
R (Відношення)
A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7} імена атрибутів (стовпців)
K1 d11 d12 d13 d14 d15 d16 d17 R = {К1, К2, К3, К4}
K2 d21 d22 d23 d24 d25 d26 d27 К2 = {d21, d22, d23, d24, d25, d26, d27}
K3 ... ... ... ... ... ... ... .. d35 ... ... .... D5 = {d15, d25, d35, d45}
K4 ... ... ... ... ... ... ... .. d45 ... ... ....
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7
Ki - кортеж
Di - домен
Ai - атрибут
Ri - таблиця-відношення
Ключ таблиці - стосунки.
Оскільки кортежі не повинні повторюватися всередині таблиці - відносини, відповідно вони мають унікальний первинний ключ (тобто один з атрибутів таблиці буде ключем).
Для логічного зв'язку таблиці-відносини R1 з іншою таблицею-ставленням R2 перша таблиця-ставлення повинна містити зовнішній ключ. Зовнішнім ключем підпорядкованої таблиці є вторинний ключ цього відношення, який в той же час виконує роль первинного ключа в головній таблиці.
Розглянемо приклад зв'язування кількох таблиць відносин
Переваги та недоліки реляційної моделі.
Переваги:
Простота представлення даних завдяки табличній формі, мінімальна надлишковість даних при нормалізації відносин.
У реляційних моделях забезпечується:
незалежність додатків користувача від даних
зміна атрибутного складу відносин.
На відміну від ієрархічних і мережевих, реляційні бази даних не вимагають опису схеми даних і його генерації.
Недоліки:
нормалізація даних реляційної моделі приводить до значної фрагментації даних, в той час як у більшості завдань необхідне об'єднання фрагментованих даних.
База даних ACCESS
У СУБД Access підтримується реляційна модель даних.
СУБД Microsoft Access входить до пакету Microsoft Office. Ми будемо розглядати версію MS Access 2000.
Структура БД
Навіть якщо в базі немає ніяких даних (порожня база), то це все одно повноцінна база даних, тому що вона має певну структуру. Структура визначає методи занесення даних і зберігання їх в базі.
Оскільки структура двовимірної таблиці утворюють стовпці і рядки, їх аналогами в структурі найпростішої бази даних є поля і запису. Значить якщо записів в таблиці немає, то структура утворена тільки набором полів.
Змінюючи склад полів базової таблиці (або їх властивості), ми змінюємо структуру бази даних і отримуємо нову базу даних.
Властивості полів БД Access.
Ім'я поля - як потрібно звертатися до даних.
Тип поля - визначає тип даних.
Розмір поля - визначає граничну довжину даних.
Формат поля - спосіб формування даних в осередках.
Маска вводу - форма введення даних у полі (засоби автоматизації даних).
Підпис - заголовок стовпця таблиці (за замовчуванням - ім'я поля).
Значення за замовчуванням - (введення автоматично).
Умова на значення - обмеження, для перевірки правильності введення (числовий, грошовий або тип дати).
Повідомлення про помилку - якщо вводяться помилкові дані.
Обов'язкове поле - дані обов'язкового заповнення.
Індексоване полі - швидка обробка (папок і сортування).
Типи даних
Текстовий - неформатований текст (до 255 знаків).
Поле меню - (до 65535 символів).
Числовий - дійсні числа.
Дата і час - календарні дати і поточний час.
Грошовий - грошові суми (округлення).
Лічильник - порядкова нумерація записів (неповторювані).
Логічний - приймає значення ТАК чи НІ.
Поле об'єкту OLE - покажчик на об'єкт OLE.
Гіперпосилання - зберігання адрес URL WEB об'єктів Інтернету.
Майстер підстановок - це об'єкт для настрающего автоматичного введення даних (тобто можна вибирати, а не вводити в ручну).
Об'єкти БД.
Об'єктами БД є:
Таблиці.
Запити.
Форми.
Звіти.
Сторінки.
Макроси та модулі.
Таблиці - основний об'єкт БД (дані і структура).
Запити - потрібні для отримання даних з таблиць.
Наприклад в банку:
Одні мають доступ до таблиці даних про клієнтів, інші - до їх розрахункових рахунках, треті - до таблиць активів банку.
Запит черпає дані з базових таблиць і на їх основі створює тимчасову таблицю (віртуальну). Самої таблиці фізично немає на жорсткому диску. Це програма.
Форми - це засоби для введення даних, хоча з їх допомогою можна переглядати дані (зручно вводити дані якщо ви їх вносите з заповнених бланків).
Звіти - призначені тільки для виводу даних на принтер: у них існують заходи для групування даних, що виводяться, а також номери сторінки, верхній і нижній колонтитули, час створення звіту.
Сторінки - особливий об'єкт, виконаний в коді HTML розміщується на WEB сторінках. Сторінки здійснюють інтерфейс між клієнтом, сервером і базою даних, розміщеної на сервері. Ці сторінки дозволяють так само зв'язуватися з базами даних Microsoft SQL Server.
Модулі та макроси - програми написані на зовнішньому мовою програмування Visual Basic for Application. Макроси - послідовність внутрішніх команд СУБД - автоматизація роботи з базою.
Перед тим як приступити до створення БД необхідно розробити схему даних.
Схема даних - це структура бази, а, саме, структура або структури основних таблиць. Для створення бази даних виконується наступна робота.
складається повний список полів.
визначається найбільш підходящі типи даних для кожного поля.
розподіляються поля повного списку з базових таблиць.
в кожній з таблиць намічають ключове поле або використовують додаткове поле типу лічильник.
схематично, на папері розкреслюють зв'язку між таблицями (це схема даних).
Існує кілька типів зв'язків між таблицями.
Найбільш поширені:
- «Один»-ко-«багатьох».
- «Один»-к-«одного».
Зв'язок між двома таблицями організується на основі загального поля, воно повинне бути присутнім в обох таблицях, причому в одній таблиці воно має бути первинним ключем, тобто на боці «один» - первинний ключ, на боці «багатьох» - вторинний ключ.
СУБД MS Access 2000 представляє декілька засобів створення кожного з основних об'єктів бази.
ручні (обробка об'єктів в режимі конструктор).
Автоматизовані (розробка за допомогою програм-майстрів).
Автоматичні - кошти прискореної розробки найпростіших об'єктів.
Для розробки навчальних об'єктів і запитів рекомендується використовувати ручні засоби, тобто режим конструктор.
Створення таблиць.
При створенні таблиці в ВІКНІ БД вибирається (з лівого боку) елемент «таблиці». Далі щоб створити таблицю в ручну, використовують елемент управління (у правій частині вікна) «створення таблиці в режимі конструктора».
Вікно «конструктора таблиць» схоже на бланк для створення і редагування структури таблиці.
У верху в лівому стовпчику вводять імена полів, далі - тип даних цього поля (його вибирають із запропонованого списку).
Нижня частина бланка - список властивостей поля, виділеного типу поля у верхній частині вікна. Властивості поля можна і не чіпати.
Далі доцільно задати ключове поле (для створення зв'язків між таблицями) (користуйтеся контекстним меню).
Закінчивши створення структур таблиці, бланк закривають (зберігають), дають таблиці ім'я.
Таблиця з'являється у вікні БД.
Створену таблицю відкривають подвійним клацанням миші. Таблиця не має записів, тільки імена полів (заповнення як в Excel).
Якщо необхідно змінити склад полів або їх властивості, потрібно відкрити таблицю в режимі КОНСТРУКТОРА.
Створення межтаблічних зв'язків.
Якщо БД продумала заздалегідь і зв'язку намічені, то створення реляційних відносин між таблицями здійснюється просто.
Для цього вибираємо: «сервіс» - «схема даних».
У вікні, за допомогою миші з'єднуються необхідні поля. При цьому одна таблиця вважається головною інша пов'язаної.
Головна це та таблиця, у якої в зв'язку бере участь ключове поле. (Назва цієї таблиці на схемі даних відображається напівжирним шрифтом).
Далі необхідно налаштувати властивості зв'язку. Для цього мишею виділяють в схемі даних потрібну зв'язок, відкривають контекстне меню зв'язку, а далі вибирають команду «змінити зв'язок». У вікні, встановлюють прапорець «забезпечення цілісності даних» (тоді видаляти в ключовому полі дані не можна). Якщо в місці з ним включити прапорці: «каскадне оновлення пов'язаних полів» і «каскадне видалення пов'язаних записів», то можна, редагуючи головну таблицю, автоматично редагувати і пов'язану таблицю.
Робота із запитами
Для створення запитів зазвичай користуються режимом «конструктора». У вікні Бази даних є спеціальний значок «створення запиту в режимі конструктора». Він відкриває спеціальний бланк, званий «бланк запиту за зразком». Більшість операцій тут можна робити за допомогою перетягування полів в потрібне місце в бланку. Насправді запити пишуться на спеціальній мові програмування SQL.
Бланк запиту складається з двох областей.
У верхній частині бланка відображається структури таблиці або декількох таблиць, до яких адресовано запит у нижній частині - порожня таблиця, майбутнього запиту куди необхідно буде перенести назву полів.
Приклад простого запиту на вибірку.
Досить по черзі клацнути двічі на потрібному полі таблиці БД і в таблиці-запиті з'явиться це поле.
Сформувавши запит його закривають, дають ім'я і надалі запускають подвійним клацанням на значку у вікні БД.
Дані в запиті можна впорядковувати за зростанням або спаданням (по якому або полю). Якщо необхідно по декількох полях одночасно, то сортування буде відбуватися по стовпцях зліва на право. Тобто необхідно складати запит з урахуванням майбутніх дій з сортування. Якщо запит був сформований раніше і вас не влаштовує послідовність полів у запиті, вам необхідно перетягнути потрібне поле на потрібне місце.
Висновок полів запиту на екран
За замовчуванням всі поля запиту виводяться на екран але в бланку запиту можна зняти прапорець «висновок на екран» і ви не побачите стовпець на екрані.
Використання умов відбору
У бланку для кожного поля можна задати індивідуальні умови відбору. У рядку «умови відбору» ви задаєте умова, наприклад,> 40, = "A *",> 80 або <150 і отримуєте тільки відібрані записи по одному з цих умов. Так само існують такі запити:
Запит з параметром (сам користувач задає критерій відбору)
Підсумкові запити (виробляються математичні обчислення)
Запити на зміни (автоматизоване заповнення логічно пов'язаних таблиць)
Перехресні запити (на подобу зведених таблиць)
Специфічні запити SQL
Форми
Форми необхідні для введення даних у таблиці БД. У Access можна користуватися готовими автоформа або самостійно розробляти дизайн форми за допомогою майстра. Автоформи бувають: «в стовпець», стрічкові, табличні.
Для створення автоформи необхідно відкрити панель ФОРМИ у вікні БД і скористатися кнопкою «створити». У вікні, вибирають тип автоформи і таблицю (або запит) на який вона грунтується. Натискаєте ОК автоформа формується автоматично і готова до роботи.
Звіти
Служать для форматованого виведення даних на друк.
Так само існують засоби автоматичного, автоматизованого і ручного проектування звітів.
Автоотчет в стовпець
Майстер звітів
Конструктор
Організація даних у внутримашинной сфері характеризується на двох рівнях - логічному і фізичному.
Фізична організація даних визначає спосіб розміщення даних безпосередньо на машинному носії. Цей рівень забезпечується автоматично прикладними програмами, без втручання користувача.
Користувач в прикладних програмах оперує уявленнями логічної організації даних.
Логічна організація даних
Для розміщення однієї і тієї ж інформації а ЕОМ можуть бути використані різні структури і моделі даних.
Модель даних - це сукупність взаємопов'язаних структур даних та операцій над цими структурами. Вибір моделі даних і структури даних покладається на користувача і залежить від технічного і програмного забезпечення, визначається складністю завдань і обсягом інформації.
Існують три основні моделі даних
Файлова
Мережева і ієрархічна
Реляційна
Файлова модель.
Інформаційна база являє собою сукупність не пов'язаних між собою файлів з однотипних записів з лінійною структурою.
Основні типи структур даних файлової моделі - поле, запис, файл.
Запис є основною структурною одиницею обробки даних і одиницею обміну між оперативною і зовнішньою пам'яттю.
Поле - це елементарна одиниця логічного організації даних яка відповідає окремій, неподільної одиниці інформації - реквізиту.
Запис - це сукупність полів, що відповідають логічно пов'язаним реквізитами. Структура запису визначається складом і послідовністю що входять до неї полів, кожне з яких містить елементарне дане.
Файл - це безліч однакових за структурою записів зі значеннями в окремих полях, причому поля мають єдине значення.
Кожен екземпляр записи однозначно ідентифікується унікальним ключем запису.
Ключі бувають 2х типів: первинний і вторинний.
Первинний ключ (ПК) - це одне або кілька полів, однозначно ідентифікують запис. Якщо первинний ключ складається з одного поля, він називається простим, якщо з декількох полів - складеним ключем.
Вторинний ключ (ВК) - на відміну від первинного, це таке поле, значення якого може повторюватися в декількох записах файла, тобто він не є унікальним.
Якщо за значенням первинного ключа може бути знайдений один єдиний екземпляр запису, то по вторинному - декілька.
Засобом ефективного доступу по ключу до запису файлу є індексування. При індексуванні створюється додатковий файл, який містить в упорядкованому вигляді всі значення ключа файлу даних. Для кожного ключа в індексному файлі міститься покажчик на відповідний запис файлу даних.
За допомогою покажчика на запис у файлі даних здійснюється прямий доступ до цього запису.
Опис логічної організації даних файлової моделі
При описі логічної організації даних кожному файлу присвоюється унікальне ім'я, і дається опис структури його записів. Опис структури записів включає перелік вхідних в неї полів і їх порядок усередині запису.
Для кожного поля задається скорочене позначення - ім'я поля, формат поля - тип зберігається даного, довжина поля і точність числових даних.
Структуру файлу можна представити у вигляді таблиці.
Мережеві і ієрархічні моделі даних
Мережева або ієрархічна модель даних представляє відповідний метод логічної організації бази даних в СУБД. Така модель є сукупністю взаємопов'язаних об'єктів. Зв'язок двох об'єктів відображає їх підпорядкованість.
Структури даних в моделях
До типових структурам даних відносяться елемент даних, агрегат даних, запис, база даних і т.д.
Елемент даних - це мінімальна іменована структурна одиниця даних (аналог поля у файлових системах).
Агрегат даних - це іменоване підмножина елементів даних або інших агрегатах усередині запису. У агрегатах допускається множинний елемент, який містить кілька значень елемента в одному примірнику агрегату.
Запис - складовою агрегат, який не входить до складу інших агрегатів.
Тип запису - все безліч примірників запису однакової структури.
Запис конкретного типу є об'єктом в моделі даних.
Особливості моделей
В ієрархічних моделях безпосередній доступ по ключу, як правило, можливий тільки до об'єкта самого високого рівня, який не підпорядкований іншим об'єктам.
У мережевих моделях безпосередній доступ по ключу може забезпечуватися до будь-якого об'єкту незалежно від рівня, на якому він знаходиться в моделі (структура об'єкта найчастіше лінійна).
Мережеві моделі даних у порівнянні з ієрархічними є більш універсальними.
Мережеві моделі дозволяють відображати також ієрархічні зв'язку даних. У них відсутня дублювання даних і технологія роботи з мережевими моделями зручні для користувача, тому що доступ до даних не має обмежень. Допустимі різноманітні запити.
Реляційна модель даних
Реляційна модель має просту структуру даних, зручний для користувача табличне представлення даних і зручний доступ до даних. Реляційна модель даних є сукупністю найпростіших двовимірних таблиць-відношень. Зв'язки між двома логічно пов'язаними таблицями в реляційній моделі встановлюються за рівністю значень однакових атрибутів таблиць-відношень.
Операції обробки реляційної моделі засновані на використанні універсального апарату алгебри відносин і реляційного числення.
Структура даних реляційної моделі.
Таблиця є основним типом структури даних реляційної моделі. Структура таблиці визначається сукупністю стовпців. У кожному рядку таблиці містяться по одному значенню у відповідному стовпці. У таблиці не може бути двох однакових рядків. Загальна кількість рядків не обмежена. Стовпець - це атрибут (елемент даних). Кожен стовпець має ім'я. Один або декілька атрибутів, значення яких однозначно ідентифікують рядок таблиці, є ключем таблиці. У реляційному підході до побудови баз даних використовується термінологія теорії відносин. Найпростіша двовимірна таблиця визначається як відношення. Стовпець таблиці зі значеннями відповідного атрибуту називається доменом, а рядка із значенням різних атрибутів - кортежем.
R (Відношення)
A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7} імена атрибутів (стовпців)
K1 d11 d12 d13 d14 d15 d16 d17 R = {К1, К2, К3, К4}
K2 d21 d22 d23 d24 d25 d26 d27 К2 = {d21, d22, d23, d24, d25, d26, d27}
K3 ... ... ... ... ... ... ... .. d35 ... ... .... D5 = {d15, d25, d35, d45}
K4 ... ... ... ... ... ... ... .. d45 ... ... ....
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7
Ki - кортеж
Di - домен
Ai - атрибут
Ri - таблиця-відношення
Ключ таблиці - стосунки.
Оскільки кортежі не повинні повторюватися всередині таблиці - відносини, відповідно вони мають унікальний первинний ключ (тобто один з атрибутів таблиці буде ключем).
Для логічного зв'язку таблиці-відносини R1 з іншою таблицею-ставленням R2 перша таблиця-ставлення повинна містити зовнішній ключ. Зовнішнім ключем підпорядкованої таблиці є вторинний ключ цього відношення, який в той же час виконує роль первинного ключа в головній таблиці.
Розглянемо приклад зв'язування кількох таблиць відносин
| № Договору | КодЗаказчіка |
| Д0001 | ЗАК А |
| Д0002 | ЗАК Б |
| Д0003 | ЗАК У |
| Д0004 | ЗАК А |
| № п / п | № Договору | КодІзделія | Кількість |
| 1 | Д0001 | І0001 | К11 |
| 2 | Д0001 | І0005 | К15 |
| 3 | Д0002 | І0001 | К21 |
| 4 | Д0003 | І0001 | К31 |
| 5 | Д0003 | І0002 | К32 |
| 6 | Д0003 | І0005 | К35 |
Переваги:
Простота представлення даних завдяки табличній формі, мінімальна надлишковість даних при нормалізації відносин.
У реляційних моделях забезпечується:
незалежність додатків користувача від даних
зміна атрибутного складу відносин.
На відміну від ієрархічних і мережевих, реляційні бази даних не вимагають опису схеми даних і його генерації.
Недоліки:
нормалізація даних реляційної моделі приводить до значної фрагментації даних, в той час як у більшості завдань необхідне об'єднання фрагментованих даних.
База даних ACCESS
У СУБД Access підтримується реляційна модель даних.
СУБД Microsoft Access входить до пакету Microsoft Office. Ми будемо розглядати версію MS Access 2000.
Структура БД
Навіть якщо в базі немає ніяких даних (порожня база), то це все одно повноцінна база даних, тому що вона має певну структуру. Структура визначає методи занесення даних і зберігання їх в базі.
Оскільки структура двовимірної таблиці утворюють стовпці і рядки, їх аналогами в структурі найпростішої бази даних є поля і запису. Значить якщо записів в таблиці немає, то структура утворена тільки набором полів.
Змінюючи склад полів базової таблиці (або їх властивості), ми змінюємо структуру бази даних і отримуємо нову базу даних.
Властивості полів БД Access.
Ім'я поля - як потрібно звертатися до даних.
Тип поля - визначає тип даних.
Розмір поля - визначає граничну довжину даних.
Формат поля - спосіб формування даних в осередках.
Маска вводу - форма введення даних у полі (засоби автоматизації даних).
Підпис - заголовок стовпця таблиці (за замовчуванням - ім'я поля).
Значення за замовчуванням - (введення автоматично).
Умова на значення - обмеження, для перевірки правильності введення (числовий, грошовий або тип дати).
Повідомлення про помилку - якщо вводяться помилкові дані.
Обов'язкове поле - дані обов'язкового заповнення.
Індексоване полі - швидка обробка (папок і сортування).
Типи даних
Текстовий - неформатований текст (до 255 знаків).
Поле меню - (до 65535 символів).
Числовий - дійсні числа.
Дата і час - календарні дати і поточний час.
Грошовий - грошові суми (округлення).
Лічильник - порядкова нумерація записів (неповторювані).
Логічний - приймає значення ТАК чи НІ.
Поле об'єкту OLE - покажчик на об'єкт OLE.
Гіперпосилання - зберігання адрес URL WEB об'єктів Інтернету.
Майстер підстановок - це об'єкт для настрающего автоматичного введення даних (тобто можна вибирати, а не вводити в ручну).
Об'єкти БД.
Об'єктами БД є:
Таблиці.
Запити.
Форми.
Звіти.
Сторінки.
Макроси та модулі.
Таблиці - основний об'єкт БД (дані і структура).
Запити - потрібні для отримання даних з таблиць.
Наприклад в банку:
Одні мають доступ до таблиці даних про клієнтів, інші - до їх розрахункових рахунках, треті - до таблиць активів банку.
Запит черпає дані з базових таблиць і на їх основі створює тимчасову таблицю (віртуальну). Самої таблиці фізично немає на жорсткому диску. Це програма.
Форми - це засоби для введення даних, хоча з їх допомогою можна переглядати дані (зручно вводити дані якщо ви їх вносите з заповнених бланків).
Звіти - призначені тільки для виводу даних на принтер: у них існують заходи для групування даних, що виводяться, а також номери сторінки, верхній і нижній колонтитули, час створення звіту.
Сторінки - особливий об'єкт, виконаний в коді HTML розміщується на WEB сторінках. Сторінки здійснюють інтерфейс між клієнтом, сервером і базою даних, розміщеної на сервері. Ці сторінки дозволяють так само зв'язуватися з базами даних Microsoft SQL Server.
Модулі та макроси - програми написані на зовнішньому мовою програмування Visual Basic for Application. Макроси - послідовність внутрішніх команд СУБД - автоматизація роботи з базою.
Перед тим як приступити до створення БД необхідно розробити схему даних.
Схема даних - це структура бази, а, саме, структура або структури основних таблиць. Для створення бази даних виконується наступна робота.
складається повний список полів.
визначається найбільш підходящі типи даних для кожного поля.
розподіляються поля повного списку з базових таблиць.
в кожній з таблиць намічають ключове поле або використовують додаткове поле типу лічильник.
схематично, на папері розкреслюють зв'язку між таблицями (це схема даних).
Існує кілька типів зв'язків між таблицями.
Найбільш поширені:
- «Один»-ко-«багатьох».
- «Один»-к-«одного».
Зв'язок між двома таблицями організується на основі загального поля, воно повинне бути присутнім в обох таблицях, причому в одній таблиці воно має бути первинним ключем, тобто на боці «один» - первинний ключ, на боці «багатьох» - вторинний ключ.
СУБД MS Access 2000 представляє декілька засобів створення кожного з основних об'єктів бази.
ручні (обробка об'єктів в режимі конструктор).
Автоматизовані (розробка за допомогою програм-майстрів).
Автоматичні - кошти прискореної розробки найпростіших об'єктів.
Для розробки навчальних об'єктів і запитів рекомендується використовувати ручні засоби, тобто режим конструктор.
Створення таблиць.
При створенні таблиці в ВІКНІ БД вибирається (з лівого боку) елемент «таблиці». Далі щоб створити таблицю в ручну, використовують елемент управління (у правій частині вікна) «створення таблиці в режимі конструктора».
Вікно «конструктора таблиць» схоже на бланк для створення і редагування структури таблиці.
У верху в лівому стовпчику вводять імена полів, далі - тип даних цього поля (його вибирають із запропонованого списку).
Нижня частина бланка - список властивостей поля, виділеного типу поля у верхній частині вікна. Властивості поля можна і не чіпати.
Далі доцільно задати ключове поле (для створення зв'язків між таблицями) (користуйтеся контекстним меню).
Закінчивши створення структур таблиці, бланк закривають (зберігають), дають таблиці ім'я.
Таблиця з'являється у вікні БД.
Створену таблицю відкривають подвійним клацанням миші. Таблиця не має записів, тільки імена полів (заповнення як в Excel).
Якщо необхідно змінити склад полів або їх властивості, потрібно відкрити таблицю в режимі КОНСТРУКТОРА.
Створення межтаблічних зв'язків.
Якщо БД продумала заздалегідь і зв'язку намічені, то створення реляційних відносин між таблицями здійснюється просто.
Для цього вибираємо: «сервіс» - «схема даних».
У вікні, за допомогою миші з'єднуються необхідні поля. При цьому одна таблиця вважається головною інша пов'язаної.
Головна це та таблиця, у якої в зв'язку бере участь ключове поле. (Назва цієї таблиці на схемі даних відображається напівжирним шрифтом).
Далі необхідно налаштувати властивості зв'язку. Для цього мишею виділяють в схемі даних потрібну зв'язок, відкривають контекстне меню зв'язку, а далі вибирають команду «змінити зв'язок». У вікні, встановлюють прапорець «забезпечення цілісності даних» (тоді видаляти в ключовому полі дані не можна). Якщо в місці з ним включити прапорці: «каскадне оновлення пов'язаних полів» і «каскадне видалення пов'язаних записів», то можна, редагуючи головну таблицю, автоматично редагувати і пов'язану таблицю.
Робота із запитами
Для створення запитів зазвичай користуються режимом «конструктора». У вікні Бази даних є спеціальний значок «створення запиту в режимі конструктора». Він відкриває спеціальний бланк, званий «бланк запиту за зразком». Більшість операцій тут можна робити за допомогою перетягування полів в потрібне місце в бланку. Насправді запити пишуться на спеціальній мові програмування SQL.
Бланк запиту складається з двох областей.
У верхній частині бланка відображається структури таблиці або декількох таблиць, до яких адресовано запит у нижній частині - порожня таблиця, майбутнього запиту куди необхідно буде перенести назву полів.
Приклад простого запиту на вибірку.
Досить по черзі клацнути двічі на потрібному полі таблиці БД і в таблиці-запиті з'явиться це поле.
Сформувавши запит його закривають, дають ім'я і надалі запускають подвійним клацанням на значку у вікні БД.
Дані в запиті можна впорядковувати за зростанням або спаданням (по якому або полю). Якщо необхідно по декількох полях одночасно, то сортування буде відбуватися по стовпцях зліва на право. Тобто необхідно складати запит з урахуванням майбутніх дій з сортування. Якщо запит був сформований раніше і вас не влаштовує послідовність полів у запиті, вам необхідно перетягнути потрібне поле на потрібне місце.
Висновок полів запиту на екран
За замовчуванням всі поля запиту виводяться на екран але в бланку запиту можна зняти прапорець «висновок на екран» і ви не побачите стовпець на екрані.
Використання умов відбору
У бланку для кожного поля можна задати індивідуальні умови відбору. У рядку «умови відбору» ви задаєте умова, наприклад,> 40, = "A *",> 80 або <150 і отримуєте тільки відібрані записи по одному з цих умов. Так само існують такі запити:
Запит з параметром (сам користувач задає критерій відбору)
Підсумкові запити (виробляються математичні обчислення)
Запити на зміни (автоматизоване заповнення логічно пов'язаних таблиць)
Перехресні запити (на подобу зведених таблиць)
Специфічні запити SQL
Форми
Форми необхідні для введення даних у таблиці БД. У Access можна користуватися готовими автоформа або самостійно розробляти дизайн форми за допомогою майстра. Автоформи бувають: «в стовпець», стрічкові, табличні.
Для створення автоформи необхідно відкрити панель ФОРМИ у вікні БД і скористатися кнопкою «створити». У вікні, вибирають тип автоформи і таблицю (або запит) на який вона грунтується. Натискаєте ОК автоформа формується автоматично і готова до роботи.
Звіти
Служать для форматованого виведення даних на друк.
Так само існують засоби автоматичного, автоматизованого і ручного проектування звітів.
Автоотчет в стовпець
Майстер звітів
Конструктор