Введення
Для вирішення проблем обробки економічної інформації використовуються сучасні комп'ютери з відповідним програмним забезпеченням, системами управліннями базами даних (СКБД). Провідне місце серед СУБД в даний момент по праву займає Microsoft Access.
У своїй контрольній роботі я знайомлюся з основними поняттями інформаційних баз даних.
У першій частині контрольної роботи я розглядаю такі поняття як: БД; РБД; поле таблиці; запис таблиці; ключове поле (ключ) таблиці, головна і підпорядкована таблиця; різні зв'язки між таблицями, а також управління базами даних.
Для закріплення отриманих знань, та отримання практичних навичок у другій частині своєї контрольної я спробую створити базу даних, і провести низку операцій за допомогою СУБД Access. Я розглядаю такі операції, як визначення зв'язків між таблицями, сортування даних за допомогою «розширеного фільтра», створення однотаблічного запиту на вибірку, створення багатотабличних запиту на вибірку, сортування даних за кількома ключами, створення багатотабличних запиту з параметром, створення в режимі «конструктор» запиту на оновлення і т.д.
Частина I
Під час розв'язування наочних задач доводиться реалізовувати алгоритми обробки масивів даних, які є не одноманітними масивами (множинами) числових значень або текстів, а важливими структурними відносинами між елементами даних. Найпростіше структура - це вектор елементів. У загальному вигляді це можуть бути двох - або N-просторові масиви.
Дані - це факти та ідеї, подані у формалізованому вигляді для обробки за допомогою певного процесу (алгоритму) або для передачі.
Структура даних - сукупність правил і обмежень, які відображають зв'язки, що існують між окремими частинами даних. Визначається користувачем і залежить від конкретного завдання.
База даних - сукупність взаємозв'язаних даних (файлів), призначених для загального застосування.
Система управління базами даних - комплекс програм, які забезпечують взаємодію користувача з базою даних.
За допомогою СУБД забезпечується вирішення таких основних завдань:
Створення бази даних;
Занесення, коригування та вилучення даних;
Впорядкування даних;
Вибір сукупності даних, що відповідають заданим критеріям;
Оформлення вихідних даних і т.д.
Сукупність СУБД і бази даних - це банк даних. До достоїнств підходу, який грунтується на концепції банку даних, належить:
Задоволення інформаційних потреб різних типів користувачів;
Достовірність і непротиворечие інформації, що зберігається;
Санкціонований доступ до даних;
Адаптаційної моделі до змін предметної області;
Видача інформації у формі встановленої користувачем;
Одноразове введення даних і багаторазове їх використання;
Можливість виключення надмірності даних, що зберігаються, і т.д.
Реляційна модель даних
Кожна база даних містить інформацію про певний класі об'єктів. Сукупність таких об'єктів називається предметною областю бази даних (наприклад, сукупність даних про працівників фірми, зведення про вироби на складі, про транспортні засоби авто підприємства тощо) інформація про об'єкти предметної області, подана в різних документах, утворює модель предметної області (картки обліку кадрів, картки складського обліку, накладні, журнали обліку транспортних засобів та інших) опис цих документів (назви документів; колонки, в яких вони знаходяться; зв'язки між ними) називається схемою відносин.
Представлення інформації у вигляді таблиці, що складається із заданих колонок, які розташовуються в певному порядку зліва направо, називається відношенням. Звідси і назва моделі - реляційна (relation - відношення). Структура таблиці визначається сукупністю її шпальт. У кожному рядку таблиці містяться Дані про один об'єкт бази даних, якими можуть бути, наприклад, виріб на складі, працівник фірми, транспортний засіб тощо.
У базі даних кожна таблиця визначається сукупністю її сто стовпців і рядків. У кожному рядку таблиці міститься тільки по одному значенню з шпальти.
Стовпець відповідає певному елементу даних - атрибуту, який є найпростіше структурою даних і відображає властивість суті. Наприклад, прізвище, ім'я, по батькові студента, номер залікової книжки, оцінки є атрибутами суті "студент". Кожен стовпець повинен мати ім'я відповідного елемента даних (атрибута). Один або декілька атрибутів, значення яких однозначно ідентифікують рядок таблиці, є ключем таблиці.
Дані кожного поля можуть бути одним з типів: символ, рядок, числа різних форматів, дата, час, вибір з деякого набору даних і т.д.
Кінцеве безліч атрибутів, що визначають суть, є схемою відносин.
Ставлення - кінцеве безліч записів, складених з допустимих значень атрибутів схеми відносин.
Важливою вимогою до відносин реляційної моделі є нормалізація даних, поданих у табличній формі. Первинно нормалізована таблиця містить рядки, в яких для кожного атрибута бути тільки одне з можливих значень.
Сукупність нормалізованих відносин, логічно взаємозалежних і таких, що відображають деяку предметну область, утворює реляційну базу даних.
Основу такої моделі складають двовимірні таблиці, які мають такі властивості:
Кожна клітинка таблиці є елементом даних;
Кожен стовпець таблиці має унікальне ім'я;
Всі стовпчики в таблиці однорідні, тобто їх елементи однотипні. Це можуть бути числа, тексти, дати, логічні значення, графічні об'єкти тощо;
У таблиці не повинно бути однакових рядків;
Рядки повинні мати однакову довжину, їх поля різнорідні і взаємопов'язані;
Порядок проходження рядків і стовпців довільний.
Система управління базами даних, реляційного типу, як правило, підтримує чотири типи зв'язків між таблицями:
«Один-до-одного» - це такий зв'язок, коли одного запису однієї таблиці відповідає не більш як один запис іншої таблиці.
«Один-К-багатьох» - це такий зв'язок, коли одного запису головної таблиці відповідають кілька записів підпорядкованої таблиці.
«Багато-до-одного» - це такий зв'язок, коли багатьом записам головної таблиці відповідають кілька записів підлеглої.
«Багато-до-багатьох» - це такий зв'язок, коли одного запису однієї таблиці відповідають кілька записів іншої таблиці.
Частина II
1.Запускаем програму СУБД Access, і створюємо в режимі «конструктор» структури чотирьох таблиць БД «Оптовий магазин» («постачальники», «покупці», «товари», «Замовлення») самостійно визначимо в кожній з них тип даних і особливості кожного поля, і ключове поле.
Постачальники
Покупці
Товари
Замовлення
2. На наступному етапі встановлюємо зв'язок між таблицями. Для цього відкриваємо в команді Сервіс → Схема даних, а потім Зв'язки → Додати таблицю.
3. Вводимо дані в таблиці «Постачальники» та «Товари». Примітно, що спочатку ми заповнюємо таблицю головну «Постачальники», а тільки потім залежну «Товари».
4. Далі ми проведемо сортування даних таблиці «Постачальники» за одним ключем сортування (Вулиця - за алфавітом) з використанням «розширеної фільтра».
Для цього відкриваємо таблицю «Постачальники» в режимі таблиці, і виконуємо команду Записи → Фільтр → Розширений фільтр.
На бланку фільтра виконуємо буксирування поля "вулиця" зі списку полів таблиці "Постачальники" в першу порожню комірку рядка "поле", у ряді "сортування" встановити "по зростанню" і виконати завдання Фільтр → Застосувати фільтр
5. Тепер проведемо сортування за допомогою двох ключів ("країна" - за алфавітом, "вулиця" - в зворотному алфавітному порядку) за допомогою «розширеного фільтра».
Проводимо сортування в такому ж порядку, додаючи ще один критерій сортування.
6. На наступному етапі своєї контрольної я створюю в режимі «конструктор» однотаблічний запит «запрос6» на вибірку. Для цього, у вікні БД «оптовий магазин» із списку об'єктів вибираємо «Запити», «Створення запиту в режимі конструктора». У діалоговому вікні «Додавання таблиці» виділяємо назву «Замовлення», натискаємо кнопку «Додати» і закриваємо вікно.
На бланку запиту виконуємо буксирування поля «Код замовлення» зі списку полів таблиці «Замовлення» в першу порожню комірку ряду «Поле». Потім виконаємо перетягування поля «Дата замовлення» в іншу клітинку ряду «Поле», а у ряді «Умова відбору» вводимо наступні критерії:
> = # 01.11.04 # And <= # 31.12.04 #
(Дата з обох сторін виділяється символом "#"). Далі виконуємо перетягування поля «Кількість» у третю клітинку ряду «Поле» і у ряді «Умова відбору» ввести критерій відбору: <30
7. Тепер створимо в режимі «Конструктор» багатотабличних запит «Запит 7» на вибірку.
З пов'язаних таблиць «Постачальники» та «Товари» виберемо записи, в яких назва постачальника закінчується на букву «а» або ціна товару менше 2р.
Створюємо запит за тією ж схемою, тільки, у діалоговому вікні «Додавання таблиці» виділяємо дві назви: «Постачальники», «Товари».
На бланку запиту виконуємо буксирування полів «Код товару», «Товар» та «Ціна» зі списку полів таблиці «Товари» у перші три осередки ряду «Поле». У четверту вільну комірку переносимо «Постачальник» з таблиці «Постачальники»
Вводимо критерії відбору.
Виконуємо команду Запит → Запуск
8. Створюємо в режимі «Конструктор» запиту «Запит 8» з полем, що обчислюється: визначити ціну товарів в умовних одиницях ($) за поточним курсом валют.
Для виконання цього завдання створюємо запит в режимі конструктора, в діалоговому вікні «Додавання таблиці» додаємо «Товари».
На бланку запиту виконуємо буксирування полів «Код товару», «Товар», «Ціна» зі списку полів таблиці «Товари» у перші три осередки ряду «Поле». Після, встановлюємо курсор в четвертій (першої порожній) осередку ряду «Поле» і натискаємо кнопку "Побудувати" на панелі інструментів.
У діалоговому вікні «Будівник виразів» за допомогою кнопок арифметичних і логічних операцій, кнопок логічних відносин, а так само значків об'єктів БД набираємо необхідну вираз:
Ціна в $: [Товари]! [Ціна] / 5,3
(Ім'я поля, яке обчислюється, відокремлюється від розрахункової формули символом ":"; назви таблиці та її поля у формулі беруться в квадратні дужки і відділяються символом "!") І натиснути кнопку ОК.
Потім на бланку запиту клацнути правою кнопкою мишки по введеної формулою і в контекстному меню вибрати пункт «Властивості». У діалоговому вікні «Властивості поля» зі списку «Формат поля» вибрати «Фіксований» і закрити це вікно.
Далі виконуємо вже знайому нам операцію: Запит → Запуск.
9. Проведемо сортування результатів запиту «Запит 8» за двома ключами («Ціна» - за зростанням, «Товар» - за алфавітом).
Сортування за двома ключами в даній ситуації має резон, тому що, в першому ключі сортування («Ціна») є дані, які повторюються.
У вікні БД «Оптовий магазин» виділяємо значок запиту «Запит 8» і натискаємо кнопку «Конструктор».
У нижній частині бланка запиту встановлюємо курсор в стовпчику, який відповідає полю «Товар» і виконати команду Правка → Видалити стовпці. Потім виконаємо перетягування поля «Товар» в третю клітинку ряду «Поле» - в результаті вираз для поля, яке обчислюється, зміститься у четверту клітинку ряду «Поле». Далі у другій і третій клітинці ряду «Сортування» (під назвою «Ціна» і «Товар») встановити «за зростанням»
виконуємо команду Запит → Запуск.
10. Створення в режимі «Конструктор» багатотабличних запиту «Запит 10» з параметром.
Наприклад, з пов'язаних таблиць «Товари», «Замовлення» та «Покупці» вибираємо записи, в яких кількість замовлених товарів лежить в діапазоні від 20 до 30, для цього створюємо запит в режимі конструктора. У діалоговому вікні «Додавання таблиці» виділяємо назву «Покупці», «Замовлення», «Товари».
На бланку запиту виконуємо буксирування поля «Код замовлення» з таблиці «Замовлення», поля «Товар» зі списку таблиці «Товари», поля «Покупець» зі списку полів таблиці «Покупці» в третю клітинку і поля «Кількість» з таблиці «Замовлення ». У четвертій осередку ряду «Умова відбору» під назвою поля «Кількість», вводимо критерії відбору:> = 20 And <= 30.
Виконуємо команду Запит → Запуск і в двох діалогових вікнах «Введіть значення параметра» ввести ті значення мінімального і максимальної кількості, які мене цікавлять. Зберігаємо запит під назвою «Запит 10».
11.Созданіе в режимі «Конструктор» на основі запиту «Запрос8» запиту «Запрос11» на створення таблиці «Т11».
У вікні БД «Оптовий магазин» клацнути правою кнопкою мишки на значку запиту «Запрос8» і в контекстному меню вибрати пункт «Копировать». Потім у вільному місці цього ж вікна клацнути правою кнопкою мишки, в контекстному меню вибрати пункт «Вставить», в діалоговому вікні «Вставка» вводимо ім'я «Запрос11» і натискаємо кнопку «Конструктор».
Щоб зробити з запиту на вибірку запит на створення таблиці, виконуємо команду Запит → Створення таблиці, в діалоговому вікні «Створення таблиці» ввести ім'я нової таблиці (Т11), встановити перемикач «в поточній базі даних» і натиснути кнопку ОК. Запит → Запуск.
І ось, наша таблиця з'являється серед інших таблиць нашої бази даних.
12. Тепер створимо в режимі «Конструктор» запит «Запрос12» на оновлення записів таблиці «Т12».
Наприклад, у таблиці «Т12» в усіх товарах, які закінчуються на літери «О» або «Д», знизимо ціну на 20%.
У вікні БД клацнути правою кнопкою мишки на значку таблиці «Т11» і в контекстному меню вибрати пункт «Вставить», в діалоговому вікні «Вставка таблиці» ввести ім'я «Т12», встановити перемикач «структура і дані», натискаємо ОК.
У вікні БД зі списку об'єктів БД вибрати «Запити», а потім двічі клацнути на значку «створення запиту в режимі конструктора». У діалоговому вікні «Додавання таблиці» виділяємо назву «Т12», натискаємо кнопку «додати».
На бланку запиту виконуємо перетягування поля «Товар» зі списку полів таблиці «Т12» в першу клітинку ряду «Поле», а під ним вводимо критерій вибірки "* о" у рядок «Умови відбору» і критерій "* д" в рядок «або ».
Щоб зробити з запиту на вибірку, запит на оновлення записів, виконуємо команду Запит → Оновлення.
13. Створення в режимі «Конструктор» запиту «Запрос13» на додавання записів до таблиці «Т12».
Ну, наприклад, з таблиці «Т12» додамо до таблиці «Т11» записи, в яких товари які закінчуються на букви "о" або "д".
Для цього, проводимо вже знайому нам операцію: у вікні БД зі списку об'єктів БД вибираємо «Запити», а потім двічі клацаєте на значку «Створення запиту в режимі конструктора». У діалоговому вікні «Додавання таблиці» виділяємо назву «Т12», натискаємо кнопку «Додати» і закриваємо вікно.
На бланку запиту виконуємо перетягування полів «Товар», «Ціна», «Ціна в $» зі списку полів таблиці «Т12» у перші три ряди «Поле». Під назвою поля «Товар» вводимо критерії відбору "* про" або "* д".
Щоб зробити з запиту на вибірку запит на додавання записів, виконаємо команду Запит → Додавання. Далі у вікні «Додавання» вкажемо ім'я таблиці, до якої додамо запису (Т11), встановимо перемикач «в поточній базі даних» і натискаємо ОК.
14. Тепер створимо в режимі «Конструктор» запит «Запрос14» на видалення записів з таблиці «Т12».
З таблиці «Т12» видалимо всі записи, в яких товар який містить в назві літеру «т» або ціна дорівнює 0,45.
Знову ж таки, створюємо «Запит у режимі конструктора». Додаємо назва таблиці «Т12».
На бланку запиту виконаємо буксирування полів «Товар», «Ціна» зі списку полів таблиці «Т12» у перші два осередки ряду «Поле». У першій клітинці ряду «Умова відбору» (під назвою поля «Товар») введемо критерії відбору: * т *, а в іншому осередку ряду «або» (під назвою поля «Ціна») - критерій відбору: 22.
Щоб із запиту на вибірку зробити запит на видалення записів, виконаємо команду Запит → Видалення, ну і вже знайому нам команду Запит → Запуск.
Зберігаємо запит під назвою «Запрос14».
15.теперь перейдемо до створення автоформи «Автоформа1» ("у стовпчик") для таблиці «Покупці».
Для цього, у вікні БД «Оптовий магазин» із списку об'єктів БД вибираємо «Форми» і натискаємо кнопку «Створити». Потім у діалоговому вікні «Нова форма» виділимо «Автоформа: у стовпець», зі списку «виберіть у якості джерела ..." вибрати таблицю «Покупці» і натиснути ОК.
Зберігаємо форму під назвою «Автоформа1».
16.Теперь створимо за допомогою «Майстра форм» багатотабличних форму, надав головний формі ім'я «Головна», а підлеглою - «Підпорядкована».
На базі пов'язаних таблиць «Постачальники» та «Товари» створити таку багатотабличних форму, щоб вона відображала один запис головної таблиці і всі пов'язані з нею запису підлеглої таблиці.
У вікні БД «Оптовий магазин» із списку об'єктів БД вибираємо «Форми», а потім двічі клацаємо на значку «Створення форми за допомогою майстра».
На першому етапі роботи майстра в діалоговому вікні «Створення форм» зі списку «Таблиці та запити» вибрати «Таблиця: Постачальники» і перенести до списку «Вибрані поля» назви полів майбутньої головної форми. Потім зі списку «Таблиці та запити» вибрати «Таблиця: Товари» і перенести до списку «Вибрані поля» назви полів майбутньої підпорядкованої форми.
На другому етапі - у списку «виберіть вид представлення даних» виділяємо ім'я головної таблиці «Постачальники» і встановлюємо перемикач «Підлеглі форми».
на третьому етапі - вибираємо якою буде мати вигляд підлегла форма, встановлюємо потрібний нам перемикач.
На четвертому етапі - вибираємо стиль оформлення форми.
На п'ятому - вводимо ім'я головної («Головна») і підпорядкованої («Підпорядкована») форма, встановлюємо перемикач «Відкрити форму для перегляду і введення даних», і натиснути кнопку «Готово».
17.Перейдем до створення автоотчет «Автоотчет2» для таблиці «Т12».
У вікні БД «Оптовий магазин» із списку об'єктів БД вибираємо «Звіти» і натискаємо кнопку «Створити».
Потім у діалоговому вікні «Новий звіт» виділяємо «Автоотчет: стрічковий», зі списку «Виберіть в якості джерела ...» вибираємо таблицю «Т12» і натискаємо кнопку ОК. зберігаємо звіт під назвою «Автоотчет2».
18. Ну і на останок створимо за допомогою «Майстра звітів» багатотабличних звіт «багатотабличних».
Наприклад, на базі пов'язаних таблиць «Товари» та «Замовлення» створимо багатотабличних звіт, передбачав сгрупіровку за полем «Товар», сортування за зростанням поля «Дата замовлення» і альбомну орієнтацію сторінок звіту.
У вікні БД «Оптовий магазин» із списку об'єктів БД вибираємо «Звіти», а потім двічі клацаємо на значку «Створення звіту за допомогою майстра».
На першому етапі роботи майстра в діалоговому вікні «Створення звітів» зі списку «Таблиці та запити» вибрати «Таблиця: Товари» і перенести до списку «Вибрані поля» назви полів майбутнього звіту. Потім зі списку «Таблиці та запити» вибрати «Таблиця: Замовлення» і також перенести до списку «Вибрані поля» назви полів майбутнього звіту.
На другому етапі - у списку «Виберіть вид представлення даних» виділимо ім'я головної таблиці «Товари».
На третьому етапі - з лівого списку перенести вправо полі «Товар», позначивши його як поле, за яким відбудеться угруповання.
На четвертому - зі списку «1» вибрати поле сортування «Дата замовлення».
На п'ятому етапі - виберемо макет звіту та орієнтацію.
На шостому - виберемо зовнішній вигляд звіту.
На сьомому етапі - вводимо ім'я звіту «багатотабличних», встановлюємо перемикач
«Переглянути звіт» і натискаємо кнопку «Готово».
Висновок
Розглянувши свою контрольну роботу на практичному прикладі, я розумію, що СУБД Microsoft Access корисна, потрібна і цікава програма. Графічний багатовіконний інтерфейс, який дає можливість мені в діалоговому режимі створювати таблиці, форми, запити, звіти, макроси. Спеціальні пристрої, які автоматизують роботу під час створення та ведення бази даних (Майстри та Конструктори, Асистенти тощо) помітно спрощують весь процес і роблять програму доступною у вивченні кожному. Також грає роль можливість працювати в локальному режимі або в режимі клієнта на робочій станції в комп'ютерній системі, можливість використовувати об'єктну технологію для впровадження в базу даних об'єктів різного походження (текстів, ЕТ, діаграм, малюнків і т.д.).
Я рада, що знайшла час розібратися і виконати роботу самостійно, так як вважаю, що в моїй професії такі навички мені з часом дуже знадобляться.
Список використаних джерел
Інформатика: комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології. Пособности. / Під ред. А.І. Пушкаря. - К.: вид. ц. «Академія», 2002 .- 704с.
Пушкар О.І. Система управління базами даних Microsoft Access і її застосування в економіці. Навчальний посібник / А.І. Пушкар, І.П. Коврижних, А.М. Мокринська. - Харків: Вид. ХГЕУ, 2002. - 112с.
А. Левін. Самовчитель роботи на комп'ютері. Microsoft Office 2000. СПб.: Пітер, 2002. - 655с.
Для вирішення проблем обробки економічної інформації використовуються сучасні комп'ютери з відповідним програмним забезпеченням, системами управліннями базами даних (СКБД). Провідне місце серед СУБД в даний момент по праву займає Microsoft Access.
У своїй контрольній роботі я знайомлюся з основними поняттями інформаційних баз даних.
У першій частині контрольної роботи я розглядаю такі поняття як: БД; РБД; поле таблиці; запис таблиці; ключове поле (ключ) таблиці, головна і підпорядкована таблиця; різні зв'язки між таблицями, а також управління базами даних.
Для закріплення отриманих знань, та отримання практичних навичок у другій частині своєї контрольної я спробую створити базу даних, і провести низку операцій за допомогою СУБД Access. Я розглядаю такі операції, як визначення зв'язків між таблицями, сортування даних за допомогою «розширеного фільтра», створення однотаблічного запиту на вибірку, створення багатотабличних запиту на вибірку, сортування даних за кількома ключами, створення багатотабличних запиту з параметром, створення в режимі «конструктор» запиту на оновлення і т.д.
Частина I
Під час розв'язування наочних задач доводиться реалізовувати алгоритми обробки масивів даних, які є не одноманітними масивами (множинами) числових значень або текстів, а важливими структурними відносинами між елементами даних. Найпростіше структура - це вектор елементів. У загальному вигляді це можуть бути двох - або N-просторові масиви.
Дані - це факти та ідеї, подані у формалізованому вигляді для обробки за допомогою певного процесу (алгоритму) або для передачі.
Структура даних - сукупність правил і обмежень, які відображають зв'язки, що існують між окремими частинами даних. Визначається користувачем і залежить від конкретного завдання.
База даних - сукупність взаємозв'язаних даних (файлів), призначених для загального застосування.
Система управління базами даних - комплекс програм, які забезпечують взаємодію користувача з базою даних.
За допомогою СУБД забезпечується вирішення таких основних завдань:
Створення бази даних;
Занесення, коригування та вилучення даних;
Впорядкування даних;
Вибір сукупності даних, що відповідають заданим критеріям;
Оформлення вихідних даних і т.д.
Сукупність СУБД і бази даних - це банк даних. До достоїнств підходу, який грунтується на концепції банку даних, належить:
Задоволення інформаційних потреб різних типів користувачів;
Достовірність і непротиворечие інформації, що зберігається;
Санкціонований доступ до даних;
Адаптаційної моделі до змін предметної області;
Видача інформації у формі встановленої користувачем;
Одноразове введення даних і багаторазове їх використання;
Можливість виключення надмірності даних, що зберігаються, і т.д.
Реляційна модель даних
Кожна база даних містить інформацію про певний класі об'єктів. Сукупність таких об'єктів називається предметною областю бази даних (наприклад, сукупність даних про працівників фірми, зведення про вироби на складі, про транспортні засоби авто підприємства тощо) інформація про об'єкти предметної області, подана в різних документах, утворює модель предметної області (картки обліку кадрів, картки складського обліку, накладні, журнали обліку транспортних засобів та інших) опис цих документів (назви документів; колонки, в яких вони знаходяться; зв'язки між ними) називається схемою відносин.
Представлення інформації у вигляді таблиці, що складається із заданих колонок, які розташовуються в певному порядку зліва направо, називається відношенням. Звідси і назва моделі - реляційна (relation - відношення). Структура таблиці визначається сукупністю її шпальт. У кожному рядку таблиці містяться Дані про один об'єкт бази даних, якими можуть бути, наприклад, виріб на складі, працівник фірми, транспортний засіб тощо.
У базі даних кожна таблиця визначається сукупністю її сто стовпців і рядків. У кожному рядку таблиці міститься тільки по одному значенню з шпальти.
Стовпець відповідає певному елементу даних - атрибуту, який є найпростіше структурою даних і відображає властивість суті. Наприклад, прізвище, ім'я, по батькові студента, номер залікової книжки, оцінки є атрибутами суті "студент". Кожен стовпець повинен мати ім'я відповідного елемента даних (атрибута). Один або декілька атрибутів, значення яких однозначно ідентифікують рядок таблиці, є ключем таблиці.
Дані кожного поля можуть бути одним з типів: символ, рядок, числа різних форматів, дата, час, вибір з деякого набору даних і т.д.
Кінцеве безліч атрибутів, що визначають суть, є схемою відносин.
Ставлення - кінцеве безліч записів, складених з допустимих значень атрибутів схеми відносин.
Важливою вимогою до відносин реляційної моделі є нормалізація даних, поданих у табличній формі. Первинно нормалізована таблиця містить рядки, в яких для кожного атрибута бути тільки одне з можливих значень.
Сукупність нормалізованих відносин, логічно взаємозалежних і таких, що відображають деяку предметну область, утворює реляційну базу даних.
Основу такої моделі складають двовимірні таблиці, які мають такі властивості:
Кожна клітинка таблиці є елементом даних;
Кожен стовпець таблиці має унікальне ім'я;
Всі стовпчики в таблиці однорідні, тобто їх елементи однотипні. Це можуть бути числа, тексти, дати, логічні значення, графічні об'єкти тощо;
У таблиці не повинно бути однакових рядків;
Рядки повинні мати однакову довжину, їх поля різнорідні і взаємопов'язані;
Порядок проходження рядків і стовпців довільний.
Система управління базами даних, реляційного типу, як правило, підтримує чотири типи зв'язків між таблицями:
«Один-до-одного» - це такий зв'язок, коли одного запису однієї таблиці відповідає не більш як один запис іншої таблиці.
«Один-К-багатьох» - це такий зв'язок, коли одного запису головної таблиці відповідають кілька записів підпорядкованої таблиці.
«Багато-до-одного» - це такий зв'язок, коли багатьом записам головної таблиці відповідають кілька записів підлеглої.
«Багато-до-багатьох» - це такий зв'язок, коли одного запису однієї таблиці відповідають кілька записів іншої таблиці.
Частина II
1.Запускаем програму СУБД Access, і створюємо в режимі «конструктор» структури чотирьох таблиць БД «Оптовий магазин» («постачальники», «покупці», «товари», «Замовлення») самостійно визначимо в кожній з них тип даних і особливості кожного поля, і ключове поле.
Постачальники
| Код постачальника | Постачальник | Країна | Місто | Адреса | Телефон |
| Код покупця | Покупець | Країна | Місто | Адреса | Телефон |
| Код товару | Товар | Одиниця виміру | Ціна | Код сел. | Залишок. |
| Код замовлення | Код товару | Код покупця | Дата замовлення | Кількість |
3. Вводимо дані в таблиці «Постачальники» та «Товари». Примітно, що спочатку ми заповнюємо таблицю головну «Постачальники», а тільки потім залежну «Товари».
4. Далі ми проведемо сортування даних таблиці «Постачальники» за одним ключем сортування (Вулиця - за алфавітом) з використанням «розширеної фільтра».
Для цього відкриваємо таблицю «Постачальники» в режимі таблиці, і виконуємо команду Записи → Фільтр → Розширений фільтр.
На бланку фільтра виконуємо буксирування поля "вулиця" зі списку полів таблиці "Постачальники" в першу порожню комірку рядка "поле", у ряді "сортування" встановити "по зростанню" і виконати завдання Фільтр → Застосувати фільтр
5. Тепер проведемо сортування за допомогою двох ключів ("країна" - за алфавітом, "вулиця" - в зворотному алфавітному порядку) за допомогою «розширеного фільтра».
Проводимо сортування в такому ж порядку, додаючи ще один критерій сортування.
6. На наступному етапі своєї контрольної я створюю в режимі «конструктор» однотаблічний запит «запрос6» на вибірку. Для цього, у вікні БД «оптовий магазин» із списку об'єктів вибираємо «Запити», «Створення запиту в режимі конструктора». У діалоговому вікні «Додавання таблиці» виділяємо назву «Замовлення», натискаємо кнопку «Додати» і закриваємо вікно.
На бланку запиту виконуємо буксирування поля «Код замовлення» зі списку полів таблиці «Замовлення» в першу порожню комірку ряду «Поле». Потім виконаємо перетягування поля «Дата замовлення» в іншу клітинку ряду «Поле», а у ряді «Умова відбору» вводимо наступні критерії:
> = # 01.11.04 # And <= # 31.12.04 #
(Дата з обох сторін виділяється символом "#"). Далі виконуємо перетягування поля «Кількість» у третю клітинку ряду «Поле» і у ряді «Умова відбору» ввести критерій відбору: <30
7. Тепер створимо в режимі «Конструктор» багатотабличних запит «Запит 7» на вибірку.
З пов'язаних таблиць «Постачальники» та «Товари» виберемо записи, в яких назва постачальника закінчується на букву «а» або ціна товару менше 2р.
Створюємо запит за тією ж схемою, тільки, у діалоговому вікні «Додавання таблиці» виділяємо дві назви: «Постачальники», «Товари».
На бланку запиту виконуємо буксирування полів «Код товару», «Товар» та «Ціна» зі списку полів таблиці «Товари» у перші три осередки ряду «Поле». У четверту вільну комірку переносимо «Постачальник» з таблиці «Постачальники»
Вводимо критерії відбору.
Виконуємо команду Запит → Запуск
8. Створюємо в режимі «Конструктор» запиту «Запит 8» з полем, що обчислюється: визначити ціну товарів в умовних одиницях ($) за поточним курсом валют.
Для виконання цього завдання створюємо запит в режимі конструктора, в діалоговому вікні «Додавання таблиці» додаємо «Товари».
На бланку запиту виконуємо буксирування полів «Код товару», «Товар», «Ціна» зі списку полів таблиці «Товари» у перші три осередки ряду «Поле». Після, встановлюємо курсор в четвертій (першої порожній) осередку ряду «Поле» і натискаємо кнопку "Побудувати" на панелі інструментів.
У діалоговому вікні «Будівник виразів» за допомогою кнопок арифметичних і логічних операцій, кнопок логічних відносин, а так само значків об'єктів БД набираємо необхідну вираз:
Ціна в $: [Товари]! [Ціна] / 5,3
(Ім'я поля, яке обчислюється, відокремлюється від розрахункової формули символом ":"; назви таблиці та її поля у формулі беруться в квадратні дужки і відділяються символом "!") І натиснути кнопку ОК.
Потім на бланку запиту клацнути правою кнопкою мишки по введеної формулою і в контекстному меню вибрати пункт «Властивості». У діалоговому вікні «Властивості поля» зі списку «Формат поля» вибрати «Фіксований» і закрити це вікно.
Далі виконуємо вже знайому нам операцію: Запит → Запуск.
9. Проведемо сортування результатів запиту «Запит 8» за двома ключами («Ціна» - за зростанням, «Товар» - за алфавітом).
Сортування за двома ключами в даній ситуації має резон, тому що, в першому ключі сортування («Ціна») є дані, які повторюються.
У вікні БД «Оптовий магазин» виділяємо значок запиту «Запит 8» і натискаємо кнопку «Конструктор».
У нижній частині бланка запиту встановлюємо курсор в стовпчику, який відповідає полю «Товар» і виконати команду Правка → Видалити стовпці. Потім виконаємо перетягування поля «Товар» в третю клітинку ряду «Поле» - в результаті вираз для поля, яке обчислюється, зміститься у четверту клітинку ряду «Поле». Далі у другій і третій клітинці ряду «Сортування» (під назвою «Ціна» і «Товар») встановити «за зростанням»
виконуємо команду Запит → Запуск.
10. Створення в режимі «Конструктор» багатотабличних запиту «Запит 10» з параметром.
Наприклад, з пов'язаних таблиць «Товари», «Замовлення» та «Покупці» вибираємо записи, в яких кількість замовлених товарів лежить в діапазоні від 20 до 30, для цього створюємо запит в режимі конструктора. У діалоговому вікні «Додавання таблиці» виділяємо назву «Покупці», «Замовлення», «Товари».
На бланку запиту виконуємо буксирування поля «Код замовлення» з таблиці «Замовлення», поля «Товар» зі списку таблиці «Товари», поля «Покупець» зі списку полів таблиці «Покупці» в третю клітинку і поля «Кількість» з таблиці «Замовлення ». У четвертій осередку ряду «Умова відбору» під назвою поля «Кількість», вводимо критерії відбору:> = 20 And <= 30.
Виконуємо команду Запит → Запуск і в двох діалогових вікнах «Введіть значення параметра» ввести ті значення мінімального і максимальної кількості, які мене цікавлять. Зберігаємо запит під назвою «Запит 10».
11.Созданіе в режимі «Конструктор» на основі запиту «Запрос8» запиту «Запрос11» на створення таблиці «Т11».
У вікні БД «Оптовий магазин» клацнути правою кнопкою мишки на значку запиту «Запрос8» і в контекстному меню вибрати пункт «Копировать». Потім у вільному місці цього ж вікна клацнути правою кнопкою мишки, в контекстному меню вибрати пункт «Вставить», в діалоговому вікні «Вставка» вводимо ім'я «Запрос11» і натискаємо кнопку «Конструктор».
Щоб зробити з запиту на вибірку запит на створення таблиці, виконуємо команду Запит → Створення таблиці, в діалоговому вікні «Створення таблиці» ввести ім'я нової таблиці (Т11), встановити перемикач «в поточній базі даних» і натиснути кнопку ОК. Запит → Запуск.
І ось, наша таблиця з'являється серед інших таблиць нашої бази даних.
12. Тепер створимо в режимі «Конструктор» запит «Запрос12» на оновлення записів таблиці «Т12».
Наприклад, у таблиці «Т12» в усіх товарах, які закінчуються на літери «О» або «Д», знизимо ціну на 20%.
У вікні БД клацнути правою кнопкою мишки на значку таблиці «Т11» і в контекстному меню вибрати пункт «Вставить», в діалоговому вікні «Вставка таблиці» ввести ім'я «Т12», встановити перемикач «структура і дані», натискаємо ОК.
У вікні БД зі списку об'єктів БД вибрати «Запити», а потім двічі клацнути на значку «створення запиту в режимі конструктора». У діалоговому вікні «Додавання таблиці» виділяємо назву «Т12», натискаємо кнопку «додати».
На бланку запиту виконуємо перетягування поля «Товар» зі списку полів таблиці «Т12» в першу клітинку ряду «Поле», а під ним вводимо критерій вибірки "* о" у рядок «Умови відбору» і критерій "* д" в рядок «або ».
Щоб зробити з запиту на вибірку, запит на оновлення записів, виконуємо команду Запит → Оновлення.
13. Створення в режимі «Конструктор» запиту «Запрос13» на додавання записів до таблиці «Т12».
Ну, наприклад, з таблиці «Т12» додамо до таблиці «Т11» записи, в яких товари які закінчуються на букви "о" або "д".
Для цього, проводимо вже знайому нам операцію: у вікні БД зі списку об'єктів БД вибираємо «Запити», а потім двічі клацаєте на значку «Створення запиту в режимі конструктора». У діалоговому вікні «Додавання таблиці» виділяємо назву «Т12», натискаємо кнопку «Додати» і закриваємо вікно.
На бланку запиту виконуємо перетягування полів «Товар», «Ціна», «Ціна в $» зі списку полів таблиці «Т12» у перші три ряди «Поле». Під назвою поля «Товар» вводимо критерії відбору "* про" або "* д".
Щоб зробити з запиту на вибірку запит на додавання записів, виконаємо команду Запит → Додавання. Далі у вікні «Додавання» вкажемо ім'я таблиці, до якої додамо запису (Т11), встановимо перемикач «в поточній базі даних» і натискаємо ОК.
14. Тепер створимо в режимі «Конструктор» запит «Запрос14» на видалення записів з таблиці «Т12».
З таблиці «Т12» видалимо всі записи, в яких товар який містить в назві літеру «т» або ціна дорівнює 0,45.
Знову ж таки, створюємо «Запит у режимі конструктора». Додаємо назва таблиці «Т12».
На бланку запиту виконаємо буксирування полів «Товар», «Ціна» зі списку полів таблиці «Т12» у перші два осередки ряду «Поле». У першій клітинці ряду «Умова відбору» (під назвою поля «Товар») введемо критерії відбору: * т *, а в іншому осередку ряду «або» (під назвою поля «Ціна») - критерій відбору: 22.
Щоб із запиту на вибірку зробити запит на видалення записів, виконаємо команду Запит → Видалення, ну і вже знайому нам команду Запит → Запуск.
Зберігаємо запит під назвою «Запрос14».
15.теперь перейдемо до створення автоформи «Автоформа1» ("у стовпчик") для таблиці «Покупці».
Для цього, у вікні БД «Оптовий магазин» із списку об'єктів БД вибираємо «Форми» і натискаємо кнопку «Створити». Потім у діалоговому вікні «Нова форма» виділимо «Автоформа: у стовпець», зі списку «виберіть у якості джерела ..." вибрати таблицю «Покупці» і натиснути ОК.
Зберігаємо форму під назвою «Автоформа1».
16.Теперь створимо за допомогою «Майстра форм» багатотабличних форму, надав головний формі ім'я «Головна», а підлеглою - «Підпорядкована».
На базі пов'язаних таблиць «Постачальники» та «Товари» створити таку багатотабличних форму, щоб вона відображала один запис головної таблиці і всі пов'язані з нею запису підлеглої таблиці.
У вікні БД «Оптовий магазин» із списку об'єктів БД вибираємо «Форми», а потім двічі клацаємо на значку «Створення форми за допомогою майстра».
На першому етапі роботи майстра в діалоговому вікні «Створення форм» зі списку «Таблиці та запити» вибрати «Таблиця: Постачальники» і перенести до списку «Вибрані поля» назви полів майбутньої головної форми. Потім зі списку «Таблиці та запити» вибрати «Таблиця: Товари» і перенести до списку «Вибрані поля» назви полів майбутньої підпорядкованої форми.
На другому етапі - у списку «виберіть вид представлення даних» виділяємо ім'я головної таблиці «Постачальники» і встановлюємо перемикач «Підлеглі форми».
на третьому етапі - вибираємо якою буде мати вигляд підлегла форма, встановлюємо потрібний нам перемикач.
На четвертому етапі - вибираємо стиль оформлення форми.
На п'ятому - вводимо ім'я головної («Головна») і підпорядкованої («Підпорядкована») форма, встановлюємо перемикач «Відкрити форму для перегляду і введення даних», і натиснути кнопку «Готово».
17.Перейдем до створення автоотчет «Автоотчет2» для таблиці «Т12».
У вікні БД «Оптовий магазин» із списку об'єктів БД вибираємо «Звіти» і натискаємо кнопку «Створити».
Потім у діалоговому вікні «Новий звіт» виділяємо «Автоотчет: стрічковий», зі списку «Виберіть в якості джерела ...» вибираємо таблицю «Т12» і натискаємо кнопку ОК. зберігаємо звіт під назвою «Автоотчет2».
18. Ну і на останок створимо за допомогою «Майстра звітів» багатотабличних звіт «багатотабличних».
Наприклад, на базі пов'язаних таблиць «Товари» та «Замовлення» створимо багатотабличних звіт, передбачав сгрупіровку за полем «Товар», сортування за зростанням поля «Дата замовлення» і альбомну орієнтацію сторінок звіту.
У вікні БД «Оптовий магазин» із списку об'єктів БД вибираємо «Звіти», а потім двічі клацаємо на значку «Створення звіту за допомогою майстра».
На першому етапі роботи майстра в діалоговому вікні «Створення звітів» зі списку «Таблиці та запити» вибрати «Таблиця: Товари» і перенести до списку «Вибрані поля» назви полів майбутнього звіту. Потім зі списку «Таблиці та запити» вибрати «Таблиця: Замовлення» і також перенести до списку «Вибрані поля» назви полів майбутнього звіту.
На другому етапі - у списку «Виберіть вид представлення даних» виділимо ім'я головної таблиці «Товари».
На третьому етапі - з лівого списку перенести вправо полі «Товар», позначивши його як поле, за яким відбудеться угруповання.
На четвертому - зі списку «1» вибрати поле сортування «Дата замовлення».
На п'ятому етапі - виберемо макет звіту та орієнтацію.
На шостому - виберемо зовнішній вигляд звіту.
На сьомому етапі - вводимо ім'я звіту «багатотабличних», встановлюємо перемикач
«Переглянути звіт» і натискаємо кнопку «Готово».
Висновок
Розглянувши свою контрольну роботу на практичному прикладі, я розумію, що СУБД Microsoft Access корисна, потрібна і цікава програма. Графічний багатовіконний інтерфейс, який дає можливість мені в діалоговому режимі створювати таблиці, форми, запити, звіти, макроси. Спеціальні пристрої, які автоматизують роботу під час створення та ведення бази даних (Майстри та Конструктори, Асистенти тощо) помітно спрощують весь процес і роблять програму доступною у вивченні кожному. Також грає роль можливість працювати в локальному режимі або в режимі клієнта на робочій станції в комп'ютерній системі, можливість використовувати об'єктну технологію для впровадження в базу даних об'єктів різного походження (текстів, ЕТ, діаграм, малюнків і т.д.).
Я рада, що знайшла час розібратися і виконати роботу самостійно, так як вважаю, що в моїй професії такі навички мені з часом дуже знадобляться.
Список використаних джерел
Інформатика: комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології. Пособности. / Під ред. А.І. Пушкаря. - К.: вид. ц. «Академія», 2002 .- 704с.
Пушкар О.І. Система управління базами даних Microsoft Access і її застосування в економіці. Навчальний посібник / А.І. Пушкар, І.П. Коврижних, А.М. Мокринська. - Харків: Вид. ХГЕУ, 2002. - 112с.
А. Левін. Самовчитель роботи на комп'ютері. Microsoft Office 2000. СПб.: Пітер, 2002. - 655с.