Аутсорсинг як спосіб мінімізації витрат

1 ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ АУТСОРСИНГ

1.1 Поняття і сутність аутсорсингу в Росії

Зародження підприємництва в сучасній Росії проходило у вельми суворих умовах, коли методи конкурентної боротьби загрожували не тільки бізнесу, але життя і здоров'ю його власників. Тому найпершим завданням російського бізнесу постало завдання економічного і фізичного виживання.

З'являється новий вид діяльності, аутсорсинг - виконання окремих функцій (виробничих, сервісних, інформаційних, фінансових, управлінських та ін) зовнішньою організацією, яка має необхідними для цього ресурсами, на основі довгострокової угоди.

Аутсорсер - спеціалізована організація класу (B2B), постачальник послуг аутсорсингу. Основними ознаками аутсорсингової організації - виділення в бізнесі ключового процесу надання послуг, що є для інших організацій допоміжними.

Першовідкривачами аутсорсингу в Росії стали приватні охоронні підприємства (ПОП), що дозволили сотням підприємств захистити свій бізнес більш якісно і більш професійно, ніж кілька штатних охоронців. Перші ЧОПи з'явилися на початку 90-х років, деякі з них успішно існують до цих пір, перетворившись на досить великі багатопрофільні компанії, що спеціалізуються у сфері забезпечення фізичної охорони особи і об'єктів, комерційної безпеки та технічного захисту об'єктів ^1.

Поступово бізнес ставав більш цивілізованим, і все більшого значення набувала реклама. Фахівців з реклами катастрофічно не вистачало, що створило сприятливий грунт для утворення спеціалізованих рекламних агентств, здатних виконувати складні проекти. Витрати на залучення рекламного агентства були не менше, а в багатьох випадках більше, ніж виконання робіт силами власного відділу, але це був єдиний шлях створення якісної реклами.

До початку третього тисячоліття російський бізнес кілька оговтався від дефолту 1998 року, до Росії повернулися багато підприємців, тепер вже з дипломами MBA, і почався новий етап захоплення сучасними бізнес-технологіями. Однією з таких технологій була відмова від непрофільної для організації діяльності та концентрація зусиль на тому, що дана компанія може робити краще за всіх.

Деякі види діяльності занадто витратні або обтяжливі, якщо виконувати їх силами компанії, наприклад, якщо вони вимагають тривалого навчання або наявності певних матеріальних і нематеріальних активів, зокрема особливої ​​корпоративної культури, мотивації, високого рівня довіри покупців і постачальників. Все це можна придбати відразу, а можна тільки отримати з часом і завдяки цілеспрямованим зусиллям.

Поглинання компанії, що має необхідні можливості, представляється найбільш очевидним рішенням проблеми поповнення відсутніх ресурсів або функцій, однак це може викликати труднощі юридичного характеру, проблеми реорганізації і незворотні наслідки в разі невдачі. Вкрай рідко повний набір відсутніх ресурсів і можливостей зосереджується в одному підрозділі компанії, що поглинається, частіше вони розсіяні по всіх або декількох підрозділах; до того ж їх не можна придбати окремо від інших ресурсів. Союз чи партнерство більш ефективні в такій ситуації. Поглинання іншої компанії в умовах швидко мінливого ринку не забезпечує необхідної гнучкості, а стратегічний союз можна розірвати у разі непередбаченої зміни ситуації. Під цим союзом розуміється «аутсорсинг».

На сьогоднішній день у світі існує безліч різновидів аутсорсингу бізнес-процесів, багато з яких успішно застосовуються і на російських підприємствах. У залежності від специфіки, галузі діяльності, цілей і завдань у кожній конкретній організації процеси, які передаються стороннім компаніям, можуть істотно відрізнятися один від одного.

Серед всього пропонованого різноманітності розрізняють три основні різновиди аутсорсингу:

а) функціональний - передача функцій управління;

б) операційний - передача функцій виробництва;

в) ресурсний - відмова від власних ресурсів і придбання їх на стороні.

Галузі, в яких сьогодні найбільш поширена робота аутсорсерів:

- Бухгалтерський облік і розрахунок податків;

- Юридичне забезпечення діяльності;

- Розрахунок заробітної плати співробітників;

- Управління персоналом;

- Інформаційні системи і керування базами даних;

- Маркетингові комунікації і зв'язку з громадськістю;

- Управління проектами від розробки до реалізації;

- Питання економічної та інформаційної безпеки;

- Управління логістикою та доставкою;

- Виробництво;

- Складання та тестування;

- Прибирання та обслуговування;

- Управління транспортом, його технічне обслуговування та ремонт (повітряні та морські судна, автомобільний, залізничний транспорт)

Зі зростанням економіки країни, збільшуються обсяги виробництва і обороти компаній. Тому їм потрібно більше часу на профільну діяльність і вони починають потребувати сторонньої допомоги для виконання допоміжних, тим не менш, важливих функцій.

При аутсорсингу співробітники працюють у штаті компанії-виконавця, а надання послуг фірмі-замовником є лише частиною їх функції. Найчастіше замовник не має відношення ні до вибору тих, хто буде безпосередньо виконувати роботу, ні до організації їхньої праці.

Аутсорсинг займає все більш значні за ступенем важливості позиції, закріплюючись в діяльності підприємств будь-яких форм власності.

1.2 Аутсорсинг як спосіб зниження витрат

У нових економічних умовах експерти відзначають два основні тренди на ринку аутсорсингу. По-перше, підвищується інтерес до цього виду діяльності в рамках оптимізації витрат. По-друге, аутсорсери змушені знижувати ціни на свої послуги, що призводить до зміни рівня сервісу. Учасники ринку відзначають, що сьогодні для клієнтів важлива гнучкість аутсорсерів і можливість підлаштовуватися під скорочуються бюджети.

У кризових умовах змінюється структура попиту на аутсорсингові умови. Скорочуючи персонал, підприємства передають на аутсорсинг окремі бізнес-процеси. Втім, є й зворотний тренд: компанії, які колись передали «зовні» просування, маркетинг тощо, тепер відмовляються від послуг сторонніх компаній. Аутсорсинг як спосіб виходу на кризовий ринок. ²

Найбільшу вигоду від аутсорсингу отримують великі підприємства.

Зменшуючи ціни, аутсорсери також змушені знижувати якість сервісу або скорочувати обсяг робіт. При ціноутворенні вони відштовхуються насамперед від власних витрат. На початковому етапі аутсорсер завжди працює на збиток як мінімум півроку. Тільки після того, як всі процеси налагоджені, виконавець починає заробляти.

Зрозуміло, відносини між аутсорсером і клієнтом регулюються договорами, в яких сторони намагаються відобразити всі ризики. Однак учасники ринку погоджуються, що, якщо клієнт захотів розірвати контракт, діватися нікуди. При цьому для аутсорсера важлива репутація, тому він готовий допомогти клієнту безболісно перейти на обслуговування, нехай навіть конкурента.

Багато галузеві експерти переконані, що аутсорсинг залишається одним з найбільш ефективних і, головне, налагодженим інструментом оптимізації витрат.

Залучення організації-аутсорсера має ряд переваг:

- Оскільки організація-замовник передає аутсорсеру частину функцій, то він має можливість сконцентрувати всю увагу на основній діяльності організації. Крім того, раніше задіяні ресурси організації можна перерозподілити і інвестувати в підтримку основного бізнесу;

- Нерідко послуги організації-аутсорсера обходяться дешевше, ніж роботи своїми силами. У ринкових умовах успіх забезпечений тим організаціям, які ведуть свій бізнес найбільш ефективним способом, при цьому знижуючи витрати і зберігаючи високу якість товарів і послуг.

- Можливість скорочення штату організації;

-Більш якісне виконання окремих функцій організації спеціалізованими фірмами;

- Надійність наданих послуг аутсорсером за рахунок поєднання спеціалізації і досвіду зменшує ризики організації;

- Отримання доступу до технологій більш високого рівня;

- За відсутності власних фахівців або ресурсів організація-споживач аутсорсингу має можливість скористатися ресурсами спеціалізованих фірм;

- Можливість передачі відповідальності за виконання конкретних функцій;

Крім того, як уже зазначено, представництвам іноземних фірм, наприклад, немає необхідності наймати додатковий персонал і вникати в особливості ведення бухгалтерського обліку за російськими стандартами.

Говорячи про недоліки аутсорсингу, не можна не відзначити, що:

- Передача деяких функцій в аутсорсинг недоцільна для великих організацій, оскільки вона може призвести до втрати конфіденційності інформації, до зниження оперативності в наданні необхідних відомостей для управління організацією. Витік ж конфіденційної інформації в свою чергу може призвести до втрати конкурентоспроможності фірми;

- Психологічний фактор: не кожна фірма довірить внутрішню інформацію сторонньої організації;

- Передача на аутсорсинг, будь-яких функцій може призвести до втрати деяких видів діяльності, які в сукупності з основним видом, забезпечували організації успіх на споживчому ринку. Крім того, передавши в аутсорсинг багато функцій, в організації можуть зрости витрати. Тут варто зауважити, що надмірне захоплення аутсорсингом може повністю привести фірму-замовника в повну залежність від зовнішніх виконавців;

- Досить великий ризик збитків через низьку якість послуг, адже аутсорсинг в Російській Федерації тільки розвивається. Крім того, фірма-аутсорсер, як і будь-яка інша, зайнята підприємництвом може розоритися, у зв'язку з чим, організація-замовник змушена буде скористатися послугами нового аутсорсера, а це додаткові моральні і матеріальні витрати;

Передача в аутсорсинг частини функцій компанії стратегічно доцільна, якщо:

1. незалежні партнери виконають їх краще і дешевше;

2) цей вид діяльності не є конкурентно значимим і його передача в аутсорсинг не загрожує ключової компетенції, можливостям та ноу-хау компанії;

3) це знижує ризик, пов'язаний зі змінами технології або купівельних переваг;

4) це підвищує організаційну гнучкість і оперативність прийняття рішень, скорочує час розробки та виведення на ринок нових товарів, знижує витрати на координацію;

5) це дозволяє компанії зосередитися на основному бізнесі.

Можна освоїти або зберегти за собою ключові види діяльності і при цьому уникнути недоліків вертикальної інтеграції, якщо обрати стратегію довгострокових партнерських угод з ключовими постачальниками і отримати, таким чином, доступ до їх компетенції. Раніше багато компаній намагалися не працювати з постачальниками занадто тісно й укладали з ними, в основному, короткострокові контракти. Хоча при цьому компанії працювали з постачальниками досить довго, останні побоювалися, що співробітництво в будь-який момент може припинитися, зазвичай при укладенні контракту визначальним чинником була ціна, і компанії намагалися отримати найвигідніші умови поставки в обмін на довгострокове співробітництво. Загроза перейти до іншого постачальника була серйозною зброєю, і щоб вона діяла сильніше, компанії замість довгострокових контрактів практикували укладання короткострокових з численними постачальниками, створюючи серед останніх запеклу конкуренцію. Сьогодні спостерігається майже повсюдний відмова від цієї стратегії на користь довгострокових спілок та партнерських угод з нечисленними високоефективними постачальниками. На зміну короткостроковими контрактами, що укладаються виключно з-за вигідності ціни, приходять тривалі партнерські взаємини. ³

Передача зовнішнім партнерам функцій одного або декількох ланок ланцюжка цінності має ряд стратегічних переваг:

- Дозволяє отримати комплектуючі або послуги вище якістю і / або дешевше;

- Покращує інноваційні можливості компанії за рахунок взаємодії і партнерства з постачальниками світового рівня, що мають великий інтелектуальний потенціал і багатий інноваційний досвід;

- Забезпечує більшу гнучкість компанії у разі раптової зміни ринкової ситуації або споживчих переваг: простіше і дешевше знайти нових постачальників з необхідними можливостями і ресурсами, ніж перебудовувати внутрішню діяльність компанії, ліквідуючи одні потужності та ресурси і створюючи нові;

- Прискорює придбання ресурсів і навичок;

- Дозволяє зосередитися на тих операціях, які ефективно виконуються силами компанії, і тих, які стратегічно доцільно зберегти під її контролем.

Недоліки аутсорсингу

Компанія ризикує вивести за свої межі занадто багато видів діяльності та позбутися частини власних ресурсів і можливостей. У таких випадках компанія втратить види діяльності, які протягом тривалого часу забезпечували їй успіх на ринку. Організаціям необхідно контролювати і захищати свій унікальний виробничий досвід, розробляючи нові методи виробництва, які зобов'язані застосовувати працюють з цією організацією підрядники. Таким чином, постійно вдосконалюється виробництво. Крім того, компаніям бажано відстежувати виробничі операції своїх підрядників, і негайно вживати заходів у разі виникнення проблем.

1.3 Правові аспекти аутсорсіг-діяльності

Аутсорсингові послуги, з правової точки зору, це, перш за все договірна робота, заснована на довірі. Аутсорсинг - це не просто взаємини «замовник - виконавець», це партнерство. Важливою складовою в партнерських відносинах є довіра. Треба зрозуміти, що дасть замовнику можливість довіряти партнеру, а звідси вже вибудовувати свої бізнес-відносини. У залежності від обсягу наданої спеціалізованої організації функцій кожен вид аутсорсингу можна певним чином класифікувати:

- Договір повного аутсорсингу, за яким у розпорядження постачальнику послуг на час дії контракту віддається штат співробітників, а можливо, й активи;

- Договір часткового аутсорсингу, при якому велика частина підрозділів залишається у веденні клієнта;

- Договір спільного аутсорсингу являє собою відносини, коли обидві сторони є партнерами в комерційній діяльності;

- Договір проміжного аутсорсингу використовується у випадку, коли компанія, як правило має своїх фахівців з високим рівнем кваліфікації, передає управління своїми підрозділами третій стороні;

- Договір трансформаційного аутсорсингу, коли компанія-замовник запрошує постачальника послуг, повністю здійснює роботу підрозділу, розробляючи і створюючи новий кінцевий продукт і передаючи його згодом клієнту. Такий вид аутсорсингу відмінний від повного лише тим, що перехід співробітників і активів не остаточний: після завершення проекту клієнт знову знаходить повний контроль. Також трансформаційний аутсорсинг цікавий тим, що окремі менеджери у своїй діяльності зробили ще один крок. Майже третина компаній використовують аутсорсинг не тільки для того, щоб перебудувати процеси, але і для того, щоб серйозно поліпшити ключові можливості бізнесу. Партнерство використовує різні механізми, деякі з яких включають чистий аутсорсинг, інші - спільні підприємства, наприклад. Але і вони можуть змінити повністю все підприємство. ⁴

Для нашої держави, можуть представляти певний інтерес ще два види аутсорсингу: аутсорсинг спільного підприємства і виробничий аутсорсинг. У першому випадку пропонується створення нової компанії для розвитку майбутніх ділових можливостей. Надалі персонал і активи клієнта переводяться в спільне підприємство, а не постачальника послуг. Мета такої схеми - не тільки підвищення якості роботи переданого підрозділи, а й розробка товарів і послуг, які будуть продаватися третій стороні. Виробничий аутсорсинг застосовується в тих випадках, коли компанія-виробник вирішує передати окремий процес з виготовлення проміжного продукту зовнішньому виробникові. Крім того, можливий варіант продажу частини своїх підрозділів іншим компаніям і подальшої взаємодії з ними вже в рамках аутсорсингу. Найчастіше використовують декілька варіантів співпраці:

- Партнери надають сировину і технології, а компанія - обладнання і робочих. У цьому випадку партнери надсилають фахівця, який контролює виробничий процес;

- Партнери замовляють компанії продукцію, і компанія, використовуючи свої технології, сировину, персонал, видає свій продукт під чужою торговою маркою.

Широко розвинений аутсорсинг бізнес-процесів. Він являє собою передачу сторонній компанії окремих бізнес-процесів, які є для компанії основними, наприклад, управління персоналом, бухгалтерський облік, логістика, маркетинг, реклама. У зв'язку з різними завданнями, які ставлять перед собою замовники, передаючи на аутсорсинг окремі функції компанії, послуги, відповідно і договори на надання робіт (послуг) можуть значно відрізнятися в різних ситуаціях і моделях бізнесу.