Альтернативні програми редагування електронних таблиць

Реферат на тему:

"Альтернативні програми редагування електронних таблиць"

Програма Excel - знайомство. Книга і лист Excel

Електронна таблиця - основний засіб, що використовується для обробки та аналізу цифрової інформації засобами обчислювальної техніки. Хоча електронні таблиці в основному пов'язані з числовими або фінансовими операціями, вони також можуть використовуватися для різних завдань аналізу даних, надаючи користувачеві великі можливості по автоматизації обробки даних.

Microsoft Excel - програма для роботи з електронними таблицями, дуже потужний засіб створення і ведення різних електронних документів. Вона надає можливості економіко-статистичних розрахунків, графічні інструменти і, за винятком Excel 2008. Microsoft Excel входить до складу Microsoft Office і на сьогоднішній день Excel є одним з найбільш популярних програм у світі.

Excel дозволяє виконувати складні розрахунки, в яких можуть використовуватися дані, розташовані в різних областях електронної таблиці і пов'язані між собою певною залежністю. Для виконання таких розрахунків в Excel існує можливість вводити різні формули в комірки таблиці. Excel виконує обчислення і відображає результат у клітинці з формулою. Доступний діапазон формул - від простого додавання і віднімання до фінансових і статистичних обчислень.

Важливою особливістю використання електронної таблиці є автоматичний перерахунок результатів при зміні значень клітинок. Наприклад, можна використовувати Excel для виконання фінансових розрахунків, обліку та контролю кадрового складу організації і т.д. Excel також може будувати та оновлювати графіки, засновані на введених числах.

В Інтернеті зустрічаються ще такі назви: exel, excell, exsel, Ексель, Ексель.

Інтерфейс програми дуже схожий з Microsoft Word. Після запуску програми екран Excel містить п'ять областей (по порядку зверху вниз):

• рядок меню;

• панелі інструментів;

• рядок формул;

• вікно книги;

• рядок стану.

Основною відмінністю від Word є присутність замість вікна документа, так званого вікна книги, іншими словами електронної таблиці. Книга є гарним організаційним засобом. Наприклад, можна в одній книзі зібрати всі документи (робочі листи), пов'язані з певного проекту (завдання), або всі документи, які ведуться одним виконавцем.

Книга Excel розбита на кілька аркушів (таблиць). Листи можна видаляти або додавати нові. Як і всяка таблиця, лист Excel складається з рядків і стовпців, перетинання яких утворюють комірки.

У нижній частині вікна книги знаходиться кілька кнопок, за допомогою яких можна переходити від одного аркуша до іншого. Якщо видно не всі ярлички листів, то для перегляду змісту книги можна використовувати чотири кнопки, розташовані в нижньому лівому кутку вікна.

При вході в програму відкривається вікно Excel і на екран виводиться порожня робоча книга з ім'ям Книга При відкритті раніше створеного файлу у вікні Excel з'являється книга з введеними даними.

Робоча книга в Excel - це файл, в якому зберігаються і аналізуються дані. Файл робочої книги складається з декількох робочих листів, які можуть містити таблиці, тексти, діаграми або малюнки. Кожен робочий лист ідентифікується іменем, яке з'являється на ярличку листа.

Вікно Excel

Рядок стану містить інформацію про активний документ, вибрану команду меню, індикаторах режимів клавіатури. У ній користувач отримує повідомлення про те, як виконати почату команду до кінця і переглянути проміжні результати деяких обчислень.

Рядок формул показує формулу (якщо вона присутня у клітинці) або дані, що містяться в активній клітинці. У рядку формул можна вводити і редагувати текст, числа і формули.

В активну клітинку можна вводити і редагувати дані безпосередньо в осередку або в рядку формул.

Посилання на клітинку - адреса точки перетину її стовпця і рядка.

Наприклад, посилання на саму ліву верхню комірку на робочому аркуші Excel - А1.

Посилання на активну клітинку буде з'являтися в полі імені.

Ярлики використовуються для ідентифікації листа в робочій книзі, За замовчуванням аркуші нумеруються Лист 1, Лист 2 і т.д.

Кнопки прокрутки ліворуч внизу вікна використовуються для перегляду ярликів листів і для переміщення між листами в робочій книзі, що містить велику кількість листів.

Клавіші та клавіатурні поєднання переміщення активного осередку

Щоб перейти до будь-якій комірці в робочій книзі, можна використовувати посилання на клітинку

Формати і інтерфейси Office - старі і нові, достоїнства і недоліки

Головний аргумент на користь застосування Office 2007 - це, крім неперевершених можливостей, формати файлів та інтерфейси. За замовчуванням файли Office 2007 зберігаються в нових XML-форматах, які навряд чи прочитає яка-небудь з відомих у світі офісних програм. Однак формати, які використовуються за замовчуванням, легко замінити на формати, сумісні з Office версій від 97 до 2003, які читаються майже будь-якими прикладними програмами. Звикнути до нового інтерфейсу «Fluent» (він же «Ribbon») основних програм Office 2007 вдається не відразу, але тепер, попрацювавши з ним якийсь час, я дивуюся, як можна було протягом довгих років терпіти перевантажений інтерфейс колишніх версій Office та інших пакетів , в яких імітується старий, незручний інтерфейс Office. Врахуйте, що я досвідчений користувач і мені відомі всі ефективні прийоми роботи зі старими версіями. Менш досвідчені користувачі навіть швидше звикнуть до нового інтерфейсу, більш зрозумілому на інтуїтивному рівні.

Але в той же час формати і інтерфейс можуть бути в числі основних причин небажання переходити на новий комплекс. Файли, що створюються в Office 2007 за замовчуванням, не можуть бути прочитані більшістю інших програм, і якщо явно не налаштувати Office на збереження файлів у форматі, сумісному з версією 2003, то область сумісності файлів виявиться менш широкої, ніж у документів, підготовлених в альтернативних комплексах .

Крім того, деякі урядові установи та компанії відмовляються від фірмових форматів Microsoft на користь відкритого формату Open Document Format (ODF), і число таких організацій зростає. Файли ODF не можна записувати з MS Office без безкоштовного модуля розширення незалежного постачальника. Крім того, користувачам доведеться освоїти новий інтерфейс Ribbon, щоб серйозно працювати з Office 2007.

І це не все. У Microsoft Word завжди було важко створювати складні документи для друку на папері чи виводу в PDF-файли - іншими словами, будь-які документи з сторінкової організацією. У PDF-файлах використовуються сторінки фіксованої довжини, як і в паперових документах; на відміну від них, HTML-файли можуть бути як завгодно довгими, без розривів через кожні кілька дюймів.

Excel також є малозрозумілі для новачків особливості, такі, як «заморожені області» у верхній і лівій частинах електронної таблиці (звичайно, новачки можуть зіткнутися з ними тільки в таблицях, складених кимось іншим, так як спочатку в електронній таблиці немає заморожених областей) . Крім того, може викликати здивування мініатюрний зелений значок, який з'являється в кутку клітинки, якщо програма передбачає, що користувач зробив помилку; потрібен час, щоб зрозуміти, яким чином в Excel приймається рішення про зміну адресних посилань у формулах, що копіюються між осередками або стовпцями. Проте, завдяки участі армії випробувачів, залученої Microsoft, Excel відрізняється неперевершеною комбінацією потужності і простоти використання серед самих передових програм. Але якщо ви віддаєте перевагу метафору з багатою графікою і вільною формою, як в електронній таблиці Numbers компанії Apple (частина комплексу iWork), то єдиною розумною альтернативою буде або безкоштовний продукт, наприклад OpenOffice.org, або програма, що поставляється разом з текстовим процесором, більш зручним , ніж Word, така, як Quattro Pro з комплексу Corel WordPerfect Office.

Альтернативи для настільних ПК

Коли-небудь редагувати документи через оперативні служби можна буде так само швидко і ефективно, як і за допомогою настільного комплексу, але цей день ще не настав. Користувачі, які цінують швидкість і вважають за краще зберігати документи на власному комп'ютері, будуть працювати в основному з настільними програмами. Панування компанії Microsoft на ринку настільних продуктів майже абсолютно, і будь-який альтернативний комплекс повинен мати суттєву перевагу, щоб зацікавити споживачів. Воно є в OpenOffice.org і Lotus Symphony Beta: ці продукти абсолютно безкоштовні. Corel WordPerfect Office приваблює іншим: несхожістю на Microsoft Office, що позбавляє користувача від його недоліків, але замість цього доводиться миритися з вадами WordPerfect.

Жодну з альтернативних настільних електронних таблиць не можна порівняти з Microsoft Excel за глибиною функціональності. Однак OpenOffice.org за своїми можливостями близький до Excel, а в Corel є записувані дії, тому не потрібно вивчати програмування, щоб автоматизувати процес. Що стосується презентацій, то тут поза конкуренцією графічні ефекти PowerPoint (принаймні, на платформі Windows), але інструментарій OpenOffice.org і Corel достатній, щоб підготувати гарну, цікаву презентацію, хоча оживити нудне виступ не вдасться.

У користувачів Macintosh інший набір альтернатив. Мені сподобалася сліпуча графіка і новаторська електронна таблиця з вільними формами в комплексі Apple iWork. Але, принаймні для мене, текстовий процесор Apple недостатньо функціональний і гнучкий, щоб витіснити Microsoft Office з платформи Mac. Незабаром вийде повністю перероблена версія Microsoft Office для Mac, і тоді й без того вражаючі переваги комплексу стануть ще більш переконливими. Існує і версія OpenOffice.org для Mac, але навіть те гідність продукту, що він розповсюджується безкоштовно, не може компенсувати його недоліків.

Альтернативи в Web

У Web починають відбуватися цікаві події, і майбутнє непередбачуване. Завдяки новим Web-технологій та розповсюдженню широкосмугових з'єднань, оперативні служби стали, нарешті, прийнятними альтернативами для багатьох настільних прикладних програм.

Не поспішайте видаляти Office або WordPerfect (доступ в Інтернет поки є не всюди і не завжди), але спробуйте попрацювати зі службами Google Docs, ThinkFree Office та Zoho. Вони поступаються Word і Excel за своїми можливостями, але мають деякі унікальні перевагами, які компенсують їхні недоліки.

Як і слід було очікувати, за допомогою всіх цих служб дуже зручно публікувати документи, з тим щоб їх могли переглядати в оперативному режимі обрані колеги (які автоматично отримають пароль по електронній пошті, як тільки їх імена будуть внесені до списку співробітників) або кожен, у кого є Web-адресу та пароль документа. Користувачі деяких служб можуть навіть публікувати інформацію з єдиною комірки електронної таблиці, вставивши посилання на неї в Web-вузол або блог.

Ці служби поступаються Excel щодо глибини функціональності, але вони підходять для простих і помірно складних електронних таблиць. (Орієнтована виключно на електронні таблиці служба EditGrid.com найбільш близька до Excel за своїми можливостями, але навіть вона не має в своєму розпорядженні повним інструментарієм Excel.) Жодна служба не порівняти з настільними програмами презентацій через незручностей, пов'язаних з пересиланням та завантаженням з Мережі графічних компонентів більшості сучасних презентацій. Тим не менше всі ці служби справили на мене досить хороше враження, і я зберіг активними свої безкоштовні облікові записи

Отже, Microsoft не контролює свій офісний комплекс в тій мірі, в якій хотілося б її керівникам, особливо тепер, коли документи частково перемістилися в Мережу. Навіть власники тисяч файлів у форматі Office зможуть знайти в альтернативних комплексах і службах нові можливості, відсутні в продуктах Microsoft. А значить, прийшов час пошукати корисні офісні інструменти за межами Office.

Кілька цифр

• 57% домашніх користувачів встановили комплекс Microsoft Office; в 2004 р. ця цифра становила 61%.

• 11% домашніх користувачів встановили WordPerfect Office; в 2004 р. цей показник дорівнював 15%.

• 24% домашніх користувачів не мають офісного комплексу; у 2004 р. таких було 16%.

• 4% домашніх користувачів, що не мають настільного офісного комплексу, працюють з Web-службою; це більше, ніж у 2004 р., коли цей показник склав менше 1%.

Порівняльний аналіз технологій, що використовуються для збору форм

Проводити стандартне порівняння за функціональними особливостями різних технологій і програмних продуктів в області збору форм (є / немає) безглуздо: всі вони передбачають різні підходи до вирішення поставленого завдання. Тому для порівняння взяті не функціональні особливості технологій, а характеристики їх застосування. За кожен з характеристик дано опис, як певна проблема вирішується в кожній з технологій, наведені плюси і мінуси використовуваних підходів.

1. Ключевиe особливості програми Form Server Використовує тільки ПЗ з відкритим вихідним кодом

2. Ефективно вирішує проблеми використання зовнішніх довідників при заповненні форм в режимі off-line

3. Дозволяє реалізувати систему багатоступеневого збору форм

4. Дозволяє комбінувати засоби збору. Наприклад, для масового збору простих форм можна використовувати формат Acroforms, а для збору більш складних форм з обмеженої кількості респондентів - xForms

5. Ефективно вирішує проблему подання форми в електронному та паперовому вигляді за рахунок використання найбільш адекватних міжнародних стандартів в обох випадках: XHTML / ODF.

Історія

На початку свого шляху Excel став причиною позову про товарний знак від іншої компанії, вже продавала пакет програм під назвою «Excel». В результаті суперечки Microsoft був зобов'язана використовувати назву «Microsoft Excel» у всіх своїх офіційних прес-релізах і юридичних документах. Однак з часом ця практика була забута, і Microsoft остаточно усунула проблему, придбавши товарний знак іншої програми. Microsoft також вирішила використовувати літери XL як скорочена назва програми: іконка Windows-програми складається з стилізованого зображення цих двох літер, а розширення файлів за умовчанням в Excel -. Xls. У порівнянні з першими табличними процесорами Excel презентує безліч нових функцій для користувача інтерфейсу, але суть залишається незмінною: як і в програмі-родоначальнику, VisiCalc, осередки розставляються в рядки і стовпчики і можуть містити дані або формули з відносними чи абсолютними посиланнями на інші клітини.

Excel був першим табличним процесором, що дозволяв користувачеві змінювати зовнішній вигляд таблиці (шрифти, символи і зовнішній вигляд осередків). Він також першим представив метод розумного перерахунку осередків, коли оновлюються тільки ті осередки, які залежать від змінених осередків (раніше табличні процесори або постійно перераховували всі комірки або чекали команди користувача).

Будучи вперше об'єднаними в Microsoft Office в 1993 році, Microsoft Word і Microsoft PowerPoint отримали новий графічний інтерфейс для відповідності Excel, головного стимулу модернізації ПК в той час.

Починаючи з 1993 року, до складу Excel входить Visual Basic для додатків (VBA), мова програмування, заснований на Visual Basic, що дозволяє автоматизувати завдання Excel. VBA є потужним доповненням до додатка і в більш пізніх версіях Excel доступна повнофункціональна інтегрована середовище розробки. Можна створити VBA-код, що повторює дії користувача і таким чином автоматизувати прості завдання. VBA дозволяє створювати форми для спілкування з користувачем. Мова підтримує використання (але не створення) DLL від ActiveX; більш пізні версії дозволяють використовувати елементи об'єктно-орієнтованого програмування.

• повністю вимкнути макроси

• включити макроси під час відкриття документа

• довіряти всім макросам, підписаним з використанням надійних сертифікатів.

Версії

Версії для Windows і Windows NT

• 1988 рік - Excel 2.0 для Windows

• 1990 рік - Excel 3.0

• 1992 рік - Excel 4.0

• 1993 рік - Excel 5.0 (Office 4.2 та 4.3, також є 32-бітна версія тільки для Windows NT)

• 1995 рік - Excel 7 для Windows 95 (включений в пакет Microsoft Office 95)

• 1997 рік - Excel 97 (включений в пакет Microsoft Office 97)

• 1999 рік - Excel 2000 (9) - Microsoft Office 2000

• 2001 рік - Excel 2002 (10) - Microsoft Office XP

• 2003 рік - Excel 2003 (11) - Microsoft Office 2003

• 2007 рік - Excel 2007 (12) - Microsoft Office 2007

• Зауваження: Версія 1.0 не використовувалася, щоб уникнути плутанини з продуктами Apple

• Зауваження: Excel 6.0 не існує, тому що версія Windows 95 поставлялася з Word 7. Всі програми Office 95 і Office 4.x використовували OLE 2.0 (автоматична передача даних між різними програмами), і Excel 7 повинен був показувати, що він відповідає Word 7.

Версії для Macintosh

• 1985 рік - Excel 1.0

• 1988 рік - Excel 1.5

• 1989 рік - Excel 2.2

• 1990 рік - Excel 3.0

• 1992 рік - Excel 4.0

• 1993 рік - Excel 5.0

• 1998 рік - Excel 8.0 (Office '98)

• 2000 рік - Excel 9.0 (Office 2001)

• 2001 рік - Excel 10.0 (Office v. X)

• 2004 рік - Excel 11.0 (Office 2004)

• 2008 рік - Excel 12.0 (Office 2008)

Формати файлів

У Microsoft Excel аж до 2003 версії включно, використовувався свій власний бінарний формат файлів (BIFF) в якості основного. Excel 2007 використовує Microsoft Office Open XML в якості свого основного формату.

Незважаючи на те, що Excel 2007 підтримує і спрямований на використання нових XML-форматів в якості основних, він як і раніше сумісний з традиційними бінарними форматами. Крім того, більшість версій Microsoft Excel можуть читати CSV, DBF, SYLK, DIF і інші формати.

Office Open XML

Microsoft Excel 2007, поряд з іншими продуктами Microsoft Office 2007, вводить безліч нових форматів файлів. Вони є частиною Office Open XML (OOXML) специфікації.

Список використаної літератури

1. Інформаційний WEB-сайт www.km.ru

2. Ресурси пошукового сервера www.rambler.ru

3. Ресурси пошукового сервера www.yandex.ru

4. WEB-сайт рефератів www.referats.ru

5. WEB-сайт рефератів www.bankreferatov.ru