Алгорітрм дослідження систем управління

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Зміст

Скорочення. 2
Введення. 4
1. Форми організації дослідження систем управління. 5
1.1. Основні умови проведення та учасники дослідження СУ .. 5
1.2. Основні форми організації СУ та їх характеристика. 6
2. Консультування як форма організації процесу дослідження систем управління 9
2.1 Основні поняття і методологічні положення. 9
2.2. Стадії виконання управлінського консультування. 12
3. Склад стадій та етапів дослідження систем управління. 14
3.1. Загальні положення. 14
3.2. Укрупнений склад стадій і етапів. 15
4. Склад і особливості робіт на основних етапах дослідження систем управління 17
4.1. Склад робіт на основних стадіях і етапах дослідження. 17
4.2. Зміст дослідних робіт на підготовчій стадії. 24
4.3. Порядок проведення досліджень по створенню продукції на підготовчій стадії. 29
4.4. Зміст робіт на дослідницько-проектної стадії. 31
4.5. Приблизний склад і порядок проведення робіт по створенню продукції на дослідницько-проектної стадії. 38
4.6. Склад робіт на стадії реалізації (впровадження) 40
5. Джерела отримання інформації для дослідження систем управління. 41
5.1. Основні операції зі збирання інформації для проведення дослідження. 41
5.2. Перелік джерел інформації про систему управління. 43
Висновок. 46
Бібліографія: 50


Скорочення

АПС - автоматизована підсистема
АС УКП - автоматизована система управління якістю продукції
АСУ - автоматизована система управління
АСУП - автоматизована система управління виробництвом
БОТ і 3 - бюро організації праці та заробітної плати
ВВП - валовий внутрішній продукт
ГОСТ Р - державний стандарт Росії
ЗАТ - закрите акціонерне товариство
ІСУ - дослідження систем управління
ІАСУ - інформаційна автоматизована система управління
ІСО - Міжнародна організація по стандартизації
КРГ - координаційно-робоча група
МК - менеджмент якості
СУЯ - система менеджменту якості
МТС - матеріально-технічне постачання
НДДКР - науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи
НДР - науково-дослідні роботи
НМД - нормативно-методична документація
НТД - нормативно-технічна документація
НТІ - науково-технічна інформація
НТО - науково-технічна організація
НТП - науково-технічний прогрес '
ВАТ - відкрите акціонерне товариство
ТОВ - товариство з обмеженою відповідальністю
ООТ і 3 - відділ організації праці та заробітної плати
ОСУ - організаційна структура управління
Офу - загальні функції управління
ПС АСУП - підсистема автоматизованої системи управління виробництвом
ПХС - виробничо-господарська система
РД - керівний документ
РП - робочий проект
СУЯ - система менеджменту якості
СТП - стандарт підприємства (організації)
СУ - система управління
СК - система якості
ТД - технічна документація
ТЗ - технічне завдання
ТП - технічний проект
ТСУ - технічні засоби управління
ТУ - технічні умови
ТЕО - техніко-економічне обгрунтування
КК - управління якістю
УКП - управління якістю продукції
ФПГ - фінансово-промислова група
ФВА - функціонально-вартісний аналіз
ФТСА - функціональний трудоемкостно-вартісний аналіз
ХВ - господарське товариство
XT - господарське товариство
ЦПК - цільова наукова техніко-економічна програма підвищення якості

Введення

Проведення дослідження СУ вимагає відповідної організації. Термін «організація» має різне тлумачення в залежності від того, який сенс закладається в це поняття. Наприклад, організацію можна розглядати як науку, процес, властивість, функцію, систему, структуру і т.п. Відповідно поняття «організація дослідження» також тлумачать по-різному. Так, Е.М. Коротков представляє його наступним чином:
1) «порядок проведення дослідження, заснований на розподілі функцій та відповідальності, закріплених в регламентах, нормативи та інструкціях»;
2) «впорядкування дослідницької діяльності за сукупністю дій та їх розподілу по виконавцях, чинникам часу і простору, умов і обмежень (функції, обов'язки, відповідальність, нормативи та ін)»;
3) «система регламентів, нормативів, інструкцій, що визначають порядок його проведення, тобто розподілу функцій, обов'язків, відповідальності і повноважень щодо виконання дослідних робіт ».
Стосовно до певних видів, процесам в утилітарному про сенс організацію слід розуміти як доцільну людську діяльність з підготовки, влаштуванню та налагодженню чого-небудь. Такий підхід є більш продуктивним по відношенню до будь-яких видів діяльності, пов'язаних з організацією різноманітних видів робіт (наприклад, з розробки та постановці продукції на виробництво, програми керування і т.п.), в тому числі до організації досліджень СУ.
Відповідно до цього організація дослідження СУ може розглядатися як сукупність форм, методів, інструкцій, методик, регламентів та робіт з упорядкування ведення дослідницької діяльності з вивчення даної системи (елементу, підсистеми) та створенню сприятливих умов для досягнення певної мети (для прикладних досліджень). Серед робіт слід зазначити розподіл між виконавцями дослідних функцій, повноважень, відповідальності та ресурсів (у тому числі тимчасових - за термінами виконання).

1. Форми організації дослідження систем управління

1.1. Основні умови проведення та учасники дослідження СУ

У загальному випадку всі дослідницькі роботи СУ, для яких дослідження носять прикладний характер (такі дослідження складають переважну більшість всіх дослідних робіт керуючих підсистем організацій), можуть проводитися в основному в умовах:
• діючих організацій, де систему потрібно систематично вдосконалювати або перетворювати;
• формування нової організації та відповідної для неї СУ з числа вже діючих, тобто укрупнення чи розукрупнення організації;
• будівництва нової організації, коли необхідно створити абсолютно нову СУ.
Можуть бути й інші умови (наприклад, при реконструкції організації, зміні виробничого профілю і т.п.), але всі вони - окремий випадок попередніх умов.
Можливими учасниками досліджень СУ можуть бути:
• персонал досліджуваної СУ організації, що виконує професійні управлінські функції відповідно до свого Посадовим становищем і штатним розкладом;
• персонал постійного або тимчасового спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ організації;
• консультанти спеціалізованих консультаційних організацій та підрозділів інших структур;
• професійні дослідники вузів, науково-дослідних, аудиторських організацій та інших структур.
Всі учасники можуть проводити дослідження у рамках досліджуваної СУ як кожен окремо, так і комбіновано, тобто в певному поєднанні. Наприклад, дослідження функціонуючої СУ може здійснюватися при поєднанні персоналу:
• підрозділів організації спільно з дослідниками спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ цієї ж організації;
• підрозділів досліджуваної організації спільно з дослідниками постійного або тимчасового спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ цієї ж організації за участю консультантів спеціалізованої консультаційної організації;
• спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ організації та професійних дослідників вузу;
• підрозділів досліджуваної організації спільно з дослідниками спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ цієї ж організації за участю професійних дослідників вузу.
Очевидно, що можливі й інші варіанти поєднання учасників-дослідників.
По відношенню до досліджуваної СУ учасниками проведених дослідницьких робіт можуть бути перша, друга або третя сторони. До першої стороні слід відносити весь персонал або його частину і спеціалізовані дослідницькі підрозділи досліджуваної організації, до другої - дослідників сторонніх дослідних або консультаційних організацій, які проводять дослідження на замовлення першої сторони, до третьої - незалежні дослідницькі або аудиторські організації, що здійснюють дослідження або аудит СУ на замовлення зовнішніх по відношенню до досліджуваної організації структур.

1.2. Основні форми організації СУ та їх характеристика

У будь-якому випадку склад учасників - дослідників СУ визначається формою організації дослідження. При цьому вибір найбільш раціональної форми в кожному конкретному випадку безпосередньо залежить від цілей дослідження і розв'язуваних проблем управління, характеру досліджуваного предмета і об'єкта СУ.
Нижче представлені основні можливі форми організації процесу дослідження.
1. Спеціалізована форма першої сторони передбачає проведення досліджень спеціально створеним (у складі організаційної структури СУ) творчим тимчасовим або постійно функціонуючим дослідницьким підрозділом. До складу таких підрозділів повинні входити найбільш творчі висококваліфіковані працівники. У разі створення тимчасового підрозділи його співробітників на період досліджень слід звільнити від виконання основних функцій. Постійно діючому дослідному підрозділу треба також надавати консультаційні та навчально-освітні функції.
2. Загальна форма першої сторони передбачає участь у дослідженнях СУ всього персоналу в рамках своєї компетенції. Така участь має здійснюватися у відповідності з сучасною концепцією управління систематично, тому що такий підхід більшою мірою забезпечує безперервної процес покращення діяльності на кожному робочому місці і підвищує конкурентоспроможність підприємства в цілому. Дана форма організації досліджень вимагає високої кваліфікації і творчого потенціалу у всіх співробітників, а також обумовлює наявність діючої системи мотивації, координації і контролю в організації.
3. Консультаційна форма другої сторони передбачає на контрактній основі роботу консультантів з сторонніх організацій, тобто досліджувана організація робить замовлення на проведення консультацій з питань дослідження СУ. Для цього їм менеджерами вищої ланки досліджуваної СУ повинні бути надані відповідні інформаційні та організаційні ресурси.
4. Спеціалізована форма другої сторони зумовлює проведення досліджень професійними дослідниками спеціалізованих сторонніх організацій (вузів, НДІ тощо).
5. Комбінована форма першої та другої сторін передбачає спільне проведення досліджень СУ творчим колективом професіоналів-дослідників з сторонніх спеціалізованих організацій (або консультаційних структур) і співробітників досліджуваної СУ. При цьому з першої сторони можуть брати участь як співробітники спеціалізованих дослідницьких підрозділів, так і працівники тільки частини або всіх структур досліджуваної СУ. Як правило, дана форма організації досліджень найбільш результативна і ефективна.
6. Спеціалізована форма третьої сторони передбачає проведення досліджень СУ або аудиту відповідно незалежними дослідницькими або аудиторськими організаціями. Такі дослідження або аудиторські роботи можуть проводитися на замовлення як досліджуваної СУ (наприклад, при сертифікації системи управління охороною навколишнього середовища, системи менеджменту якості, необхідності аудиту на вимогу зборів акціонерів і т.п.), так і зовнішніх по відношенню до досліджуваної організації структур ( наприклад, державними органами при атестації персоналу та виробництва на небезпечних видах виробництва, аудиті фінансового стану організації і т.п.).
Очевидно, що для підвищення результативності багатьох робіт з дослідження СУ участь зовнішніх дослідників, консультантів і аудиторів управління (другий або третій сторін) у більшості випадків доцільно. Крім того, співпраця професійних дослідників і консультантів сторонніх організацій, менеджерів та інших працівників СУ необхідно для того, щоб зовнішні фахівці пов'язували себе відповідальністю за рекомендації, які вони пропонують досліджуваній системі. Така співпраця взаємно корисним. Усі управлінські зміни, як правило, в організації відкидаються, а спільна робота зі сторонніми дослідниками або консультантами дозволяє будь-які зміни реалізувати з меншими труднощами, особливо на рівні емоцій і витрат в області людських відносин у колективі.
Тому дослідникам-консультантам менеджери повинні всіляко створювати умови для роботи в організації, надавати найширшу і докладну інформації. В іншому випадку кінцевий результат може виявитися недостатньо ефективним. Крім цього, якщо не буде тісної співпраці та взаємодії, персонал організації не зможе нічого навчитися у професійних дослідників і консультантів.

2. Консультування як форма організації процесу дослідження систем управління

2.1 Основні поняття і методологічні положення

З ускладненням СУ менеджери організацій все частіше вдаються до допомоги професійних консультантів управління. Підтвердженням тому служить діяльність численних незалежних консультаційних організацій з управління в країнах з ринковим типом економіки, що є одним з ознак цивілізованих соціальних відносин.
Управлінське консультування в якості кваліфікованої допомоги з боку менеджерам організації у вирішенні проблем, виявленні та усуненні недоліків в СУ іноді умовно
відносять до методів дослідження. Однак більш обгрунтовано його слід розглядати як одну з різновидів форм організації дослідження СУ. Результатом управлінського консультування СУ виступає своєрідна форма послуги, що надається консультантами або консультантом організації.
Консультант з управління - професійний висококваліфікований фахівець, що володіє широким кругозором, знаннями та досвідом в галузі функціонування СУ, їх підсистем та елементів, уміє аналізувати управлінську діяльність і використовувати результати аналізу для надання допомоги вирішенні практичних проблем підвищення ефективності роботи конкретної організації. Таким чином, професійний консультант-керівник є фахівцем з надання допомоги менеджерам організації.
Для надання допомоги консультант повинен бути багато в чому дослідником управління. При цьому результати його роботи можуть бути представлені у вигляді: 1) типових висновків і стереотипних рішень з управління, придатних для тиражування та використання у багатьох організаціях (хоча таке тиражування вимагає стосовно певної організації практичної коригування); 2) висновків і рішень стосовно СУ конкретного замовника.
Отримання ефективних результатів консультування неможливо без проведення досить серйозних досліджень.
По відношенню до консультований організації консультанти можуть бути внутрішніми або зовнішніми.
Внутрішній консультант входить до складу консультований організації і надає допомогу менеджерам в рамках даної організації. Він залежить від цієї організації, а тому працює як її типовий співробітник зі всіма витікаючими звідси недоліками.
Зовнішній консультант не входить до складу консультований організації, а тому поради-рекомендації виходять від нього без будь-якої залежності від тих менеджерів і співробітників, яким вони призначені.
До основних принципів діяльності зовнішнього консультанта слід віднести:
• незалежність суджень і допомоги, що надається консультований організації, що забезпечується входженням консультанта в штати іншої організації;
• об'єктивність вироблюваних рекомендацій щодо поліпшення управління;
• відповідність рівня кваліфікації та професійної компетентності розв'язуються проблемам та завданням управління консультований організації;
• використання в консультаційної діяльності новітніх досягнень науки, техніки, економіки і управління;
• дотримання професійних і громадянських етичних норм поведінки під час здійснення консультаційної діяльності;
• сприяння підвищенню рівня кваліфікації та професійної компетентності управлінського персоналу консультований організації;
• комунікативне співробітництво з консультований організацією на основі довіри і партнерства;
• відповідальність консультаційної організації та організації-замовника за охорону інтелектуальної власності та збереження комерційної та іншої інформації, яка не підлягає розголошенню;
• реальна відповідальності за ефективність результатів консультаційної діяльності;
• дотримання норм права при здійсненні консультаційної діяльності.
Робота зовнішніх консультантів виявляється щодо корисною в зв'язку з тим, що консультант-спеціаліст розглядає організацію стороннім неупередженим поглядом. Це дозволяє побачити проблеми і недоліки в управлінні під таким кутом зору, під яким їх неможливо побачити з внутрішніх позицій.
Зовнішні консультанти можуть входити в основному до складу спеціалізованих консультаційних організацій, вузів і науково-дослідних організацій. При цьому одні групи можуть спеціалізуватися на вузьких проблемах управління, а інші - на комплексних. Одна з умов проведення консультаційних робіт зовнішніми консультантами - встановлення відносин з консультованих організаціями на договірній основі.
Можливі види управлінського консультування в цілому можна класифікувати за різними класифікаційними ознаками альтернативного характеру (рис. 1).
При виконанні управлінських консультаційних робіт використовується широкий спектр методів, властивих дослідженням СУ (теоретичні, емпіричні, логіко-інтуїтивні та ін.) Найбільш затребуваними бувають різні методи вивчення документів, структуризації, експертні методи, різного роду спостереження та опитування працівників організації.

Рис. 1. Класифікація видів управлінського консультування за альтернативною ознакою

2.2. Стадії виконання управлінського консультування

Весь процес управлінського консультування за досить складних проблем доцільно підрозділити на ряд стадії:
• підготовчу (проведення переговорів із замовником і визначення принципів роботи, укладання договору, комплектація груп консультантів, планування та організація консультаційної роботи);
• дослідницько-діагностичну (проведення попередньої та поточної діагностики, визначення напрямів надання допомоги);
• заключну (розробка рекомендацій з надання допомоги, планування та реалізація рекомендацій).
Кожна стадія традиційно повинна містити певні етапи, а етапи - роботи. Конкретний склад етапів і робіт залежить від широти охоплення об'єкта і тривалості консультування, специфіки управління в організації та положень договору із замовником.
Необхідно зазначити, що попередня діагностика за взаємною згодою може проводитися перед укладенням договору. Розробка планів по реалізації рекомендацій щодо поліпшення управління в організації та їх виконання також обумовлюються при укладанні договору. У ряді випадків це в роботу консультантів не включається.
Отже, відносини замовника і консультує організації залежно від цілей, особливостей замовника і консультантів, способів і широти охоплення робіт з консультування можуть бути оформлені різними договорами (залежно від обсягів і напрямків консультаційних робіт):
• періодично-триваючим договором (консультант 2 - 3 рази на місяць проводить індивідуальні або групові консультації, навчання тощо);
• договором на навчання та (або) підвищення кваліфікації менеджерів (наприклад, за інтегрованими СУ на основі державних і міжнародних стандартів);
• договором на діагностику (проводиться разова чи актуальна діагностика);
• договором на розробку проекту (наприклад, системи менеджменту якості відповідно до державних і міжнародних стандартів);
• договором на розвиток організації (діагностика, розробка стратегії розвитку, індивідуальні та (або) групові консультації, навчання);
• договором на експертизу (експертиза проекту, пропозицій тощо);
• договором на реалізацію програми робіт (за наявності програми робіт до укладення договору).
Незалежно від обраної форми організації процесу дослідження проведення дослідних робіт в СУ можна здійснювати послідовно, паралельно і послідовно-паралельно. Кожен з цих видів робіт, що проводяться має право на застосування. Однак, найбільш широко затребувана і життєздатна послідовно-паралельна організація дослідних роботу яка при проведенні складних досліджень досить ефективно може бути реалізована мережевим методом.

3. Склад стадій та етапів дослідження систем управління

3.1. Загальні положення

Весь процес дослідження СУ можна згрупувати в стадії, а стадії - у етапи. При цьому всі вони багато в чому залишаються типовими та ідентичними. Їх конкретний перелік залежить від мети та виду дослідження, характеру, змісту та специфіки об'єкта.
При підході до прикладних досліджень як до робіт, що завершуються не формулювання результатів, а впровадженням (реалізацією), всі стадії і етапи дослідження СУ можна розглядати в рамках організаційного проектування (оргпроектування) соціально-економічних систем.
Свій розвиток оргпроектування отримало від технічного проектування. Як у того, так і в іншого виду проектування поряд з багатьма загальними рисами (особливо у процедурному відношенні) є свої особливості, а в змістовній частині вони істотно відрізняються один від одного. Найважливіша відмінність полягає в тому, що оргпроектування охоплені не деталі, вузли і комплекси технічних пристроїв, а такі елементи, як управлінські та виробничі функції, виробничі і оргструктури, технологія управління, трудові процеси, методи, інформація і т.п., тобто . головне їх відмінність в об'єктах проектування.
Проектування дозволяє охопити всі сторони роботи і відносин, що забезпечує системний підхід при організації та вдосконаленні будь-якого елемента, підсистеми або системи в цілому. Результатом проектування є розробка проекту системи та комплексу заходів щодо його впровадження.
Таким чином, оргпроектування представляє собою спеціальний вид діяльності, що полягає в дослідженні, розробці та впровадженні оргпроект створення та вдосконалення елементів, підсистем і СУ в цілому на основі нових результатів з метою підвищення ефективності їх функціонування.
Для того щоб дослідити, розробити та впровадити нову або вдосконалену СУ в конкретній організації, необхідно здійснити досить складні роботи з їх оргпроектування. У цьому полягає одна з найважливіших завдань менеджменту організацій.
Організації з відносно ефективно діючої СУ мають більш грунтовну базу для їх дослідження і подальшого вдосконалення. Проте організація досліджень цих систем вимагає від менеджерів творчого і вдумливого підходу, глибоких знань і досвіду оргпроектування. СУ, впроваджені з раціонально розробленими проектами дослідницького характеру, є ефективно діючим інструментом системного менеджменту.
Оргпроектування як інструмент дослідження СУ в останні десятиліття зарекомендувало себе досить позитивно. При цьому підтверджена можливість використання системного підходу в оргпроектування як об'єктивної необхідності, яка визначається ринковими відносинами, посиленням конкуренції, зростанням обсягів виробництва, складності продукції, технології виробництва та інших елементів систем.

3.2. Укрупнений склад стадій та етапів

У процесі дослідження СУ (з урахуванням робіт з проектування і реалізації) можна виділити укрупнені послідовні стадії робіт: підготовчу, дослідницько-проектну, реалізації (впровадження) і вдосконалення, що включають ряд відповідних етапів (рис. 2).

Рис. 2. Укрупнений склад стадій і етапів прикладного дослідження систем управління
Слід зазначити, що при використанні системного виду прикладного дослідження систем управління зміст і послідовність проведення робіт заслуговують на пильну увагу. Так, на рис. 3 наведена принципова схема проведення системного прикладного дослідження підсистеми (системи) управління соціального організаційно-економічної системи підприємства.

Рис. 3. Принципова схема проведення системного прикладного дослідження підсистеми (системи) управління соціального організаційно-економічної системи підприємства

4. Склад і особливості робіт на основних етапах дослідження систем управління

4.1. Склад робіт на основних стадіях і етапах дослідження

Конкретний склад етапів робіт кожної зі стадій дослідження систем управління визначається умовами, в яких вони здійснюються. Разом з тим для загального випадку дослідження СУ доцільно передбачити виконання робіт, представлених в табл. 1.
Таблиця 1. Стадії, етапи і зразковий склад робіт прикладного дослідженні систем управління
Стадія
Етап
Склад робіт
Документація
1
2
3
4
Підготувати-
вітельно
Поперед-
рительное
обстеженню-
вання
(Діагност
ика) СУ
Проведення експрес-обгрунтування
необхідності проведення дослі-
лідження (виявлення проблем) СУ
Підготовка та видання наказу про
проведенні дослідження
Створення КРГ і робочих органів
з проведення дослідження
Розробка методики проведення
дослідження
Планування робіт з досліджень-
нію СУ
Проведення навчання персоналу
Розробка програми поперед-
ного дослідження (діагностики СУ)
Збір інформації і проведення її
попереднього аналізу, умов
і методів дослідження СУ. Фор-
стимулюванню попередніх робочих гіпотез
Визначення вимог до СУ
Довідка
Наказ
Положення
про КРГ
Методика
План-графік
Навчальні
плани
Довідка
Програма
Звіт
Протокол
узгодження
Деталний ана-
ліз СУ
Розробка програми детального
аналізу СУ
Збір НТІ (НТД, НМД, ТД і ін
матеріалів)
Програма
Банк даних
Комплектується
джерел
НТІ
Проведення детального аналізу СУ в
Відповідно до Програми, вклю-
чаю визначення стратегічного по-
дання організації на ринку
Звіт з ес-
кізного раз-
розробкою СУ
Роз-
ка ТЗ
Визначення цілей та розробка за-
дач, етапів дослідження, основних
вимог до СУ, формулювання
узагальнених робочих гіпотез, спосо-
бов реалізації результатів до-
вання, перелік підлягає роз-
лення документації, порядок роз-
гляду і приймання робіт, ТЕО,
розробка плану-графіка робіт
Проект ТЗ
Узгодження та затвердження ТЗ
ТЗ
Дослідження-
ницького-
проектна
Роз-
ка і вибір
направле-
ний іс-
прямування (раз-
работка
ТП) СУ
Збір і вивчення НТІ (НТД,
НМД, ТД та інших матеріалів)
Формулювання вихідних гіпотез (на основі робочих) з розробки
стратегічного бачення і місії
підприємства та вирішення інших
завдань СУ, обгрунтування та установ-
ня цілей, розробка стратегії
розвитку підприємства, визначенні-
ня напрямів дослідження,
способів досягнення цілей і ре-
шення поставлених у ТЗ завдань,
порівняльні дослідження, раз-
работка основних положень СУ,
уніфікація і стандартизація до-
ментів управління, розробка
методики проведення дослідницько-проектних робіт та ТЗ для
програмованих завдань управління, оцінка ефективності
Розгляд та затвердження на-
правлінь дослідження (ТП) СУ
Банк даних
і комплект
джерел
НТІ
Звіт, пояснювальна
записка,
методика,
форми до-
ментів,
ТЗ на про-
грамміро-
ванні за-
дачі (проект
ТП)
Напрямки
досліджень-
ня (ТП)
Прове-
ня іс-
слідові-
ний і
проект-
них робіт
(Роз-
ботка РП)
СУ
Розробка робочих гіпотез, по-
будову моделей СУ, проведення
теоретичних і експериментальних
вих досліджень, обробка дан-
них, зіставлення досліджень,
перевірка вихідних гіпотез, типи-
зація управлінських процесів і
документації, розробка робочої
документації для вирішення про-
граммірованних завдань, процедур
управління та інших документів СУ
Апробація, коректування моделі
СУ, проведення додаткових ис-
сліджень (при необхідності),
формулювання нових закономірний-
ностей, прогнозів і т.п., коригу-
ровка робочої документації СУ
Поясни-
тельная за-
писку, ком-
лект робо-
чий доку-
ментації
Поясніть-
льная запис-
ка, комплект
робочої до-
документації
Оцінка готовності організації до реалізації (впровадженню) робочої документації СУ
Розробка планів заходів щодо реалізації робочої документації СУ Оцінка ефективності досліджень та проектних робіт
Аналітична довідка
Проекти планів реалізації Розрахунок ефективності
Оформлення звітності, експертиза досліджень і проектних робіт (РП) СУ
Оформлення звіту про проведення досліджень і проектних робіт (проекту РП) СУ, його розгляд і затвердження. Організація і проведення експертизи досліджень і проектних робіт (РП) СУ. Коригування документації (РП) СУ за результатами експертизи
Затверджений звіт (РП)
Акти, зведення зауважень Скоригований документація (РП), протокол узгодження
Реалізації (впровадження) і вдосконалення
Виконання планів реалізації робочої документації (РП) СУ
Контроль та аналіз реалізації робочої документації СУ
Підготовка та видання наказу про введення в дію затвердженої робочої документації СУ та виконання планів заходів щодо її реалізації Організація виконання планів заходів щодо реалізації робочої документації СУ
Контроль реалізації робочої документації (РП) СУ
Коригування ходу реалізації робочої документації (РП) СУ за результатами контролю
Аналіз реалізації робочої документації (РП) СУ
Наказ
Накази, розпорядження, акти, відгуки
Акти, контрольні карти
Накази, розпорядження, доповнення, зміни і т.п.
Довідки, рекомендації
Узагальнено-
ня і
оцінка
результа-
тов ис-
слідові-
ня та
функціо-
Нерового-
ня СУ
Узагальнення результатів дослідження
ня та функціонування СУ
Оцінка повноти досягнення цілей
і рішення задач СУ. Оцінка фак-
тичної ефективності СУ
Розгляд результатів до-
вання та функціонування СУ.
Проведення приймально-здавальних робіт
Проведення робіт з Комерц-
лізації робочої документації
(ТЗ, ТП, РП) СУ
Довідка
Розрахунок
Протокол,
акт
Контракти
Вдосконалення-
шенства-
вання СУ

Аналіз функціонування та про-
ведення робіт з дослідження СУ
Коригування робочої документації-
тації та розробка нових робочих
документів (РП) СУ
Виконання заходів з раз-
витію і вдосконалення СУ
Аналітичної
ські справ-
ки, звіти
Відкоригувати-
рованная і
нова робо-
чаю доку-
ментація
Накази,
распоряже-
ня, акти

4.2. Зміст дослідних робіт на підготовчій стадії

Підготовчу стадію дослідження СУ у випадках, що передбачають впровадження його результатів, тобто включають виконання робіт з проектування систем і реалізації всіх проектних рішень, не без підстав можна називати передпроектної. Це найбільш значуща стадія створення подібних систем.
Стосовно до СУ, що використовують принципи системного управління, необхідно враховувати багато особливостей цієї стадії що вимагає вироблення відповідних методичних положень щодо її проведення. Як показує наявний досвід, в більшості випадків основними тут є етапи, пов'язані з проведенням діагностики, детального аналізу діючих на підприємстві систем та розробкою ТЗ на створення проекту такого виду систем. Це найбільш трудомістка частина всієї роботи.
Від глибини проведення аналізу, обгрунтованості висновків і правильності закладених в ТЗ рішень багато в чому спочатку залежить ефективність всього дослідницького проекту прикладного характеру.
Перед підготовкою та виданням наказу про проведення дослідження СУ доцільно провести попередні роботи, що обгрунтовують необхідність виконання таких дослідницьких робіт. Достатньою об'єктивністю на першому етапі робіт, виключно малою трудомісткістю і простотою відзначається обгрунтування, що базується на експрес-опитуванні (відповідях) менеджерського складу підприємства.
Анкетування найбільш часто використовується в практиці досліджень, так як воно дозволяє з меншими затратами праці зібрати думки та точки зору опитуваних. Дуже важливо при анкетуванні правильно, просто й однозначно, коротко і в той же час із необхідною повнотою сформулювати питання в анкетах.
Зазвичай процес розробки анкети включає:
• визначення форми і змісту звернення до опитуваному;
• вибір типу питань;
• формулювання питань;
• виклад необхідної для опитуваного інформації;
• розробку форми анкети.
Далі слід розробити шкалу діапазонів, що дозволяють на основі числа позитивних відповідей на запитання анкети однозначно давати рекомендації про необхідність проведення прикладного дослідження СУ. Об'єктивність таких рекомендацій забезпечується максимально щирими та правильними відповідями.
Методично анкетне опитування краще проводити в письмовій формі.
За результатами опитування та отриманих рекомендацій можна виявити основні проблеми та з'ясувати чи слід на даному підприємстві проводити прикладне дослідження СУ. За відповідями на запитання можна також визначити позитивні (сильні) і негативні («вузькі») місця в СУ, а також встановити деякі причини негативних сторін системи, що зумовили низький рівень управління.
Розробка та зміст програми дослідження СУ багато в чому визначається моделлю системи. Однак незалежно від моделі при складанні програми слід віддати перевагу системний підхід. Це обумовлює необхідність формування перед складанням програми перш за все цілей дослідження. Ключовим напрямом усієї програми при цьому повинні стати питання порівняй
ного аналізу досліджуваної СУ з сучасними вимогами управління. У програмі в першу чергу повинні бути передбачені питання аналізу порівняльного відповідності елементів СУ пропонованим до них вимогам. В основному метою дослідження повинні стати визначення не тільки негативних розбіжностей, а й пошук конкретних шляхів по їх ліквідації та приведення СУ у відповідність до вимог сучасних систем, цілями і завданнями, що стоять перед організацією.
При аналізі, наприклад, планованих (нормованих) показників у програмі можна передбачити використання таблиць певного виду (табл. 2).
Таблиця 2
Матриця аналізу виконання планових (нормованих) показників системи управління (варіант)
Поки
за-
тель
План
за
досліджуваний період ви-
од.
Фактично
Вико-
ня
плану,%
(100 х факт / план)

Темп

зростання,
% (100 х факт, за ви-слід.
період / факт.
за пре-
дидущій
період)
Відноси-
валий
откло-
нання, що (факт-план) / п
лан
Прим
е-
примітку
за попередній
період
за період дослід-
вання
1
2
3
4
5
6
7
8
При системному підході до програми слід також включати такі питання: порівняння якісних сторін елементів виробничої системи (продукції, економічних результатів у сфері якості, виробничих функцій, виробничої структури тощо); порівняння елементів керуючої системи (елементів входу, загальних і спеціальних функцій управління якістю , оргструктури, методів управління та ін.) Поряд із зазначеним у програмі необхідно також враховувати передовий досвід дослідних робіт аналогічних систем.
На підготовчій стадії за результатами детального аналізу складається звіт або аналітична довідка, де вказуються:
• результати зіставлення різних елементів;
• оцінка ефективності діючої системи по досягненню її цілей і можливості використання для створення більш досконалої СУ;
• пропозиції щодо вдосконалення діючої системи і перетворення її в сучасну СУ, що задовольняє сучасним вимогам управління і споживачів.
Розробку ТЗ на дослідження СУ здійснюють на основі результатів аналізу. У ньому встановлюються вимоги до СУ та порядку її створення. Тут також бажано передбачити такі розділи:
• підстава для розробки проекту систем - на підставі якого розпорядчого документа або іншого рішення проводиться дослідження;
• цілі проведення дослідних і проектних робіт системи;
• результати дослідження на підготовчій стадії - даються коротка характеристика підприємства та основні результати проведеного аналізу; звіт або аналітична довідка про аналіз виноситься в додаток до ТЗ;
• загальні вимоги до побудови СУ - формулюються принципи, правила побудови та вимоги до системи в цілому і її окремих підсистем, елементів з урахуванням доповнень з боку споживача;
терміни розробки проекту систем - із зазначенням терміну розробки проекту систем для кожного елемента і підсистеми та їх черговості із зазначенням відповідальних виконавців-підрозділів;
• вимоги (завдання) до об'єктів дослідження систем - вказуються всі необхідні конкретні розробки, зміни та доповнення до чинної СУ, в тому числі цільові програми, що забезпечують досягнення цілей проекту, а також проектні форми їх подання, причому по кожній формі вистави - проектованого документа - дається дата початку і закінчення робіт, вказується виконавець (вимоги-завдання, наприклад при системному підході, доцільно групувати узагальнено: спочатку для побудови СУ в цілому і вдосконалення елементів виробничої системи, а потім для побудови проектів кожної з підсистем, а до кожного завдання доцільно, виходячи з матеріалів аналізу та наявного досвіду у розробників ТЗ, давати пропозиції та рекомендації щодо їх виконання);
• обсяги та джерела фінансування всіх робіт;
• склад, зміст і організація робіт по впровадженню розроблених пропозицій - містить перелік етапів і склад робіт і заходів з підготовки та впровадження проектних документів, термінів виконання, виконавців, форм їх завершення;
• техніко-економічне обгрунтування пропозицій - визначається величина економічного ефекту за умовами використання за встановлений розрахунковий період часу на основі вартісних оцінок результатів і витрат на розробку і впровадження проекту;
• порядок приймання СУ - включає інформацію про порядок приймально-здавальних робіт, пред'явлення споживачам, при необхідності атестації і сертифікації систем тощо;
• нормативно-технічні та методичні джерела проектування - визначаються і перераховуються НТД і НМД та інша документація, довідкові та авторитетні літературні джерела, які можуть бути використані для розробки проекту (у переліку можуть зазначатися також проекти-аналоги подібних систем, типові проекти, монографії тощо . п.;
• перспектива продовження робіт - викладаються напрямки розвитку та вдосконалення систем;
• додатки - перелік підрозділів і посадових осіб, що погоджують основні документи систем, звіт або аналітична довідка про аналіз, обгрунтування проведення тих чи інших робіт і ін

4.3. Порядок проведення досліджень по створенню продукції на підготовчій стадії

При системному дослідженні СУ промислової організації заслуговує на увагу порядок проведення науково-дослідних робіт на підготовчій стадії створення продукції, яка є результуючим елементом виробничої підсистеми промислової організації. Номенклатура продукції, яку виготовляють на підприємствах, дуже широка і включає, як відомо, вироби і продукти. Ті й інші є речовим результатом наукової та виробничо-господарської діяльності і призначені для задоволення визначених потреб. Природно, що кожен вид продукції має свій життєвий цикл, який являє собою сукупність взаємопов'язаних послідовних процесів зміни стану продукції, починаючи від ідеї дослідження можливості створення продукції до припинення експлуатації або споживання.
У загальному випадку типової життєвий цикл продукції поділяється на ряд стадій, кожна з яких характеризується специфікою робіт і кінцевими результатами і може включати:
1) дослідження, проектування та розробку продукції;
2) виготовлення продукції;
3) звернення і реалізацію продукції на ринку;
4) використання продукції (експлуатація або споживання, включаючи утилізацію або знищення).
Основна сутність підготовчої стадії досліджень по створенню нової продукції - проведення такої НДР, яка б була початковим етапом комплексу заходів з розробки, освоєння (виготовлення) та реалізації її на ринку. Це робиться в тому випадку, коли розробку продукції неможливо або недоцільно здійснювати без відповідних досліджень.
У цьому випадку підготовчі роботи виконують з метою отримання відповідними методами наукового дослідження об'єктивних даних для складання ТЗ на нову або модернізовану продукцію та виявлення найбільш ефективних шляхів проведення дослідно-конструкторських (ДКР) і дослідно-технологічних робіт (ОТР). Крім того, ці роботи повинні служити основою створення нових речовин, матеріалів, оснащення і т.п., а також їх перевірки перед проведенням ОТР.
Таким чином, стосовно до підготовчої стадії в рамках НДР зі створення нової або модернізованої продукції слід виконувати приблизно наступні роботи:
• визначення цілей дослідження (НДР);
• перспективні маркетингові дослідження;
• фундаментальні (при необхідності) і прогнозні дослідження;
• аналіз передових досягнень вітчизняних і зарубіжних досягнень науки і техніки, результатів пошукових досліджень.
• вивчення патентної документації;
• аналіз вимог ринку і замовника;
• вибір попередніх напрямів дослідження;
• прикладні маркетингові дослідження і нормування вимог до якості продукції;
• проведення прикладних НДР;
• розробка ТЗ на проведення НДР зі створення продукції та оцінка її проектно-технічного рівня;
складання бізнес-плану розробки та виробництва нової продукції;
• залучення інвестицій.
Одним з найважливіших результатів цієї стадії робіт є розробка технічного завдання - документа, що визначає мету, зміст, порядок проведення робіт, а також намічений спосіб реалізації результатів досліджень. У загальному випадку ТЗ на НДР зі створення нової або модернізованої продукції може включати наступні розділи (якщо немає особливих вимог замовника):
1) підстава для проведення робіт;
2) мету та вихідні дані;
3) етапи роботи;
4) основні вимоги до виконання роботи;
5) спосіб реалізації результатів;
6) перелік технічної документації, пропонованої • по закінченні робіт;
7) порядок розгляду та прийняття роботи;
8) техніко-економічне обгрунтування;
9) додатки.

4.4. Зміст робіт на дослідницько-проектної стадії

Природним продовженням підготовчої стадії є роботи дослідницько-проектного характеру та роботи з реалізації проектних рішень безпосередньо на підприємстві. При цьому дослідницько-проектна стадія включає етапи робіт, спрямованих безпосередньо на створення робочих проектів СУ та її підсистем. Робочий проект кожної системи розробляється відповідно до ТЗ і являє собою комплект НТД, НМД та ін документації, необхідної для:
1) створення, проведення приймально-здавальних робіт і реалізації системи;
2) досягнення цілей дослідження системи;
3) забезпечення подальшого нормального функціонування системи.
Попередньо перед проведенням безпосередньо проектних робіт зі складання документації робочих проектів систем, у відповідності з рекомендованим в ТЗ переліком, необхідно підібрати комплект НТД, НМД та іншої літератури та документації з питань дослідження і проектування систем. Особливо корисними можуть виявитися типові проекти і зразки-аналоги подібних систем.
Серед всіх етапів дослідно-проектної стадії створення СУ основними, як правило, є ті, які пов'язані з проведенням досліджень і розробкою проектної документації спочатку технічного, а потім і робочого проектів.
Розробка ТП СУ для малих і середніх підприємств може бути обмежена визначенням і вибором основних напрямків досліджень і проектування системи.
Розробка РП (робочої проектної документації) СУ може здійснюватися в принципі в два підетапи: на першому розробляються документи по СУ в цілому, а на другому - документи безпосередньо для підсистем системи окремо відповідно до обраної для кожної з них певною моделлю системи.
Одним з вихідних документів проектування робочої документації та її взаємоув'язки можуть служити матриці розподілу функцій.
Результатом дослідження і проектування можуть стати входять до складу документації СУ цільові програми, яким має бути приділено виняткову увагу. Такі програми є взаємопов'язані за термінами, ресурсами і співвиконавцям відповідні завдання, а також комплекс реалізують їх виконання заходів, спрямованих на досягнення однієї з цілей СУ.
Необхідно відзначити, що цільові програми слід розробляти для різного рівня (від рівня підприємства до федерального включно). Раніше у вітчизняній практиці був накопичений певний досвід розробки програм «Якість» для регіонів, галузей і підприємств. Однак при цьому не тільки не враховувалися ринкові умови щодо маркетингу, але і представлявся неповний склад заходів по досягненню цілей і вирішення завдань. Зокрема, програми розроблялися в цілому для всієї системи організації, а не для якої-небудь однієї з пріоритетних цілей системи; практично були відсутні цілі та завдання соціального характеру; не забезпечувалася взаимоувязка ресурсів та їх достатність; не розкривався механізм реалізації програми. Поряд з перерахованим, як показав аналіз досвіду розробки розділів «Навчання, підготовка і підвищення кваліфікації» цільових програм «Якість», були також такі типові недоліки:
• не всі планові завдання забезпечувалися необхідними ресурсами для підготовки, навчання та підвищення кваліфікації як робітників, так економіко-управлінських працівників;
• у багатьох випадках не передбачалися заходи з підвищення кваліфікації керівних працівників;
• не планувалися підготовка фахівців-організаторів управління якістю продукції;
• заходи даного розділу слабко погоджувалися з аналогічними заходами однойменних розділів інших програм «Якість»;
• при розробці програм недостатньо обгрунтовано прогнозувалися потреби і кваліфікаційний рівень керівних та інженерно-технічних працівників;
• при оцінці якості підготовки та підвищення кваліфікації мало використовувалися кількісні показники;
• навчальні плани і програми курсів, що застосовувалися при підготовці та підвищенні кваліфікації, нерідко багато в чому були відірвані від цілей програм «Якість» і носили загальний характер;
• методичне та професійне забезпечення навчального процесу при підвищенні кваліфікації часто мало низький рівень якості;
• при розробці заходів недостатньо використовувався передовий досвід розробки програм «Якість»;
• серед всіх розділів програм «Якість» розділу з навчання, підготовки і підвищення кваліфікації з управління якістю приділялося менше всього уваги.
Для поліпшення якості цільових програм їх розробку слід здійснювати поетапно, передбачаючи: підготовку до розробки; визначення цілей, завдань та завдань; розробку заходів програми.
Програма повинна охоплювати:
• цілі та конкретні завдання з їх досягнення та вирішення, взаємопов'язані за термінами, ресурсами і виконавцями на всіх стадіях і етапах управління;
• розробку всіх необхідних заходів і процедур їх виконання, що забезпечують досягнення цілей та виконання завдань програми.
При підготовці цільової програми слід використовувати метод «дерево цілей», найважливішими положеннями побудови якого є:
1) цільова програма - одна з перших і необхідних складових документації СУ, що забезпечує розвиток підприємства;
2) кожна підцілі програми повинна бути описана не тільки словесно, а й обов'язково кількісно;
3) підцілі повинні бути «пов'язані» часом, тобто необхідно вказувати як термін їх досягнення так і проміжні контрольні точки;
4) для всіх підцілей повинні бути встановлені коефіцієнти їх важливості;
5) процес складання дерева цілей - ітераційний процес;
6) цілі з низьким коефіцієнтом важливості слід виключати.
З урахуванням накопиченого досвіду і сучасних поглядів системного управління рекомендується наступний склад розділів цільової програми.
1. Цілі і завдання програми.
2. Завдання та показники програми (на всіх стадіях життєвого циклу і рівнях управління).
3. Заходи щодо реалізації завдань програми (включаючи комплекс соціальних, організаційних та інших заходів на всіх стадіях життєвого циклу і рівнях управління, за всіма елементами керованої і керуючої підсистем).
4. Механізм реалізації програми.
5. Матеріальне та фінансове забезпечення програми.
6. Оцінка ефективності програми.
7. Організація управління реалізацією програми та контроль за ходом її виконання.
По кожній програмі доцільно видавати відповідний правовий документ: наприклад, по федеральних програм - Указ Президента РФ або Постанова Уряду РФ; за цільовими програмами підприємства - наказ директора або інший подібний акт.
На кожну програму (при необхідності) слід складати паспорт програми, що включає приблизно наступні розділи:
1) назва програми;
2) підстава для розробки програми;
3) замовник;
4) виконавці;
5) співвиконавці;
6) строки реалізації;
7) основні програмні завдання;
8) мета програми;
9) очікувані кінцеві результати реалізації програми.
10) обсяги і джерела фінансування та матеріального забезпечення;
11) контроль за виконанням програми.
Підвищення рівня якості продукції в країні в цілому може бути досягнуто прийняттям державних програм цільового характеру. Аналогічні програми були реалізовані в Японії. Іншим прикладом може служити програма якості (EQP) ЄС.
Розробка і необхідність здійснення цільових програм з підвищення рівня якості на федеральному рівні, по суті, визначена принципами їх підготовки та реалізації. При цьому необхідно передбачати:
• рішення пріоритетною найважливішого завдання;
• узгодження фінансових, матеріальних і трудових ресурсів З метою їх найбільш ефективного використання;
• комплексність та економічна безпека всіх заходів;
• узгодженість рішень федеральних і регіональних завдань;
• досягнення позитивного результату у встановлені терміни. Для впровадження кожного робочого проектного документа доцільно розробляти відповідні конкретні заходи (науч
ного, технічного, економічного, організаційно-методичного, соціально-психологічного та іншого характеру). Остаточним документом по даному етапу робіт може стати план заходів щодо реалізації (впровадженню) СУ. Зазначений план формується на основі підсумовування заходів щодо кожного розробленим проектним документом. Терміни реалізації необхідно чітко пов'язувати із зазначеними в ТЗ на систему. Всі плани заходів повинні бути у встановленому на підприємстві порядку узгоджені і затверджені.
На дослідницько-проектної стадії необхідно також здійснити комплексну оцінку ефективності всіх заходів, спрямованих на підвищення та забезпечення конкурентоспроможності. На даному етапі, по суті, уточнюються розрахунки ТЕО системи, проведені на етапі складання ТЗ, але з урахуванням більш конкретних вихідних даних.
При позитивних результатах оцінки очікуваної ефективності впровадження розроблених заходів щодо реалізації кожної з систем проводиться оформлення їх робочих проектів. При цьому до складу кожного робочого проекту системи входять відповідні документи.
1. Титульний лист робочого проекту.
2. Відомість документації робочого проекту, що представляє собою перелік нормативно-технічної, керівної та методичної документації (СТП, РД, положень, посадових інструкцій, інструкцій, методик, матриць, процедур, операційних карт, креслень, програм тощо) із зазначенням дати затвердження кожного документа, термінів їх введення та закінчення дії. У перелік повинні ввійти документи, затверджені як в період проектування, так і раніше, але необхідні для застосування. Угруповання документації слід проводити за структурно-системного ознакою (по виробничій системі, СУ в цілому і кожної її підсистемі), усередині кожної з систем або по функціональному, чи стадіям життєвого циклу, або елементному, тобто за елементами кожної системи з дотриманням ієрархії документів (першим повинен бути основний документ, що встановлює мету, призначення та основні положення загальної групи документації за відповідним елементу, а потім відповідно інші документи).
3. Зведений перелік використовуваних в документації робочого проекту НТД, НМД та інших документів. До нього включаються всі документи, на які є посилання в документації проекту. Безпосереднє зосередження всіх цих документів у проекті (наявність) можна визнати не обов'язковим. Зведений перелік доцільно групувати за ознаками, прийнятим для відомості документації робочого проекту.
4. Комплект документації робочого проекту, тобто безпосередньо добірка всієї робочої документації. Сюди включаються всі документи, що стосуються системи (затверджені в процесі розробки та затверджені раніше, але прийняті до використання без яких-небудь доопрацювань). Їх комплектація може здійснюватися за ознаками, прийнятим для відомості документації робочого проекту.
5. План заходів щодо впровадження системи.
6. Розрахунок ефективності проектних заходів по впровадженню системи.
7. Пояснювальна записка до робочого проекту, яка, як правило, повинна містити:
• підставу для розробки робочого проекту;
• цілі та завдання його розробки;
• коротку характеристику господарської діяльності підприємства;
• проектні рішення та обгрунтування їх прийняття;
• склад робочого проекту (у цьому розділі вказується місце проектних рішень у відповідних документах робочого проекту);
• джерела інформації, використані при розробці проекту (список використаної нормативної, довідкової та іншої літератури).
Після оформлення РП доцільно організувати його рецензування, а в необхідних випадках і експертизу. Результати об'єктивного рецензування або експертизи можуть істотно допомогти в удосконаленні РП та поліпшення його якості. Відомості про рецензіях (відгуках) і експертизах робочого проекту разом з прийнятими рішеннями за зауваженнями рецензентів (експертів) додаються до пояснювальної записки РП системи.

4.5. Приблизний склад і порядок проведення робіт по створенню продукції на дослідницько-проектної стадії

Для нової або модернізованої продукції на даній стадії дослідження характерні наступні види робіт (в їх основі лежать положення ТЗ):
• збір та аналіз науково-технічної літератури, НТД та НМД, експлуатаційної та іншої інформації про аналоги продукції, матеріалах і технологіях;
• вивчення ринку і уточнення вимог до продукції.
• проведення патентних досліджень;
• складання аналітичного огляду;
• розробка, формулювання, вибір і обгрунтування напрямків вирішення поставлених у ТЗ завдань та їх оцінка;
• оцінка орієнтовного ефективності (екологічної, соціальної і економічної) і ризиків створюваної продукції;
• розробка гіпотез і побудова теоретичних моделей продукції;
• розробка програми, план-графіка та методики дослідження та проектування продукції;
• складання, проміжного звіту та його розгляд (при необхідності);
• розробка технічної документації (методики і документів для проведення експерименту), підготовка експериментальних моделей (макетів, експериментальних зразків, випробувального обладнання), проведення проектних експериментальних робіт і обробка отриманих даних;
• зіставлення результатів експерименту з теоретичними дослідженнями і коректування теоретичних моделей об'єкта;
• проведення додаткових експериментів (при необхідності);
• визначення ефективності дослідження;
• складання проміжного звіту та його розгляд (при необхідності);
• узагальнення результатів попередніх робіт;
• оцінка повноти вирішення завдань;
• проведення додаткових досліджень та робіт з патентної захисту і чистоті продукції (при необхідності);
• розробка рекомендацій щодо використання результатів проведених досліджень;
• формулювання технічних вимог для технічного завдання на розробку продукції;
• виготовлення та випробування дослідного зразка або дослідної партії;
• оформлення та направлення в патентне відомство заявок на отримання патентів чи свідоцтв (при наявності рішень, що складають предмет відповідно винаходу або відкриття);
• відбір цільових ринків (проводиться паралельно з проектуванням і розробкою продукції);
• розробка комплексу маркетингових заходів щодо просування продукції на цільові ринки;
• доробка, перевірка, коректування та затвердження технічної документації (у тому числі отримання сертифікатів якості);
маркетингове та комерційне тестування продукції;
• вивчення, аналіз та використання досвіду щодо створення та експлуатації експериментальної продукції на всіх стадіях її життєвого циклу;
• коректування і (або) модифікація продукції і технічної документації;
• оцінка екологічної, соціальної та економічної ефективності (екологічної, соціальної і економічної) і ризиків створюваної продукції;
• складання звіту про проведене дослідження;
• розгляд результатів проведених досліджень та приймання роботи в цілому.
Наведений перелік в кожному конкретному випадку може бути доповнений, деякі позиції можуть бути об'єднані або в обгрунтованих випадках відсутні. При цьому слід враховувати, що комплекси маркетингових заходів щодо просування продукції на ринки збуту повинні розроблятися та реалізовуватися на кожній зі стадій її життєвого циклу.

4.6. Склад робіт на стадії реалізації (впровадження)

Заключною стадією прикладного дослідження системи є стадія реалізації (впровадження) їх результатів. Від неї багато в чому залежить ефективність дослідних робіт і досягнення цілей кожної з систем.
Слід зазначити, що аналіз впровадження РП системи повинен передбачати збір, обробку і вивчення інформації з використанням різних методів. При цьому необхідно встановлювати відповідність рівня організації та реалізації виконання робіт з впровадження цілям і вимогам СУ. Потрібно також здійснити комплексну оцінку фактичної ефективності всіх реалізованих заходів. Крім того, результати даних етапів служать первинним вихідним матеріалом для подальшого вдосконалення РП СУ. Одним з результатів функціонування системи може стати, наприклад, отримання сертифіката на систему КК і кожен з видів продукції, що випускається. Для цього в складі робіт з реалізації системи повинна була бути передбачена підготовка відповідного комплекту документації та виконано певний комплекс робіт по організації проведення сертифікаційних робіт на підприємстві.
Удосконалення СУ може здійснюватися за рахунок:
• покращення функціонування всіх елементів цієї системи;
• проектування нових елементів системи і відповідної розробки та введення в дію нових документів (з включенням їх до складу робочих проектів).
Включення нових елементів в СУ може здійснюватись у зв'язку з постановкою нових цілей і завдань системи, обумовлює зміною, наприклад, попиту, потреб, цін та ситуації на ринках збуту. Одним з найважливіших напрямків вдосконалення СУ російських підприємств в даний час виступає автоматизація процесів управління. Цей напрямок може істотно підвищити оперативність і якість управління, так необхідного при виробництві і збуті продукції в умовах ринкових відносин.
Слід зазначити, що непереоценімое значення в умовах ринкових відносин набувають питання дослідження СУ в процесі їх вдосконалення. При цьому порядок та послідовність робіт щодо вдосконалення для спрощення розуміння та реалізації слід прийняти традиційним, тобто вони повинні містити практично той же склад стадій, етапів і операцій, що і при первинному формуванні сучасних СУ. Поряд з адекватними формальними ознаками наступності проведення робіт з удосконалення та розвитку систем обумовлює необхідність реалізації тих же основоположних принципів системного управління, що і при первинній розробці систем.

5. Джерела отримання інформації для дослідження систем управління

5.1. Основні операції зі збирання інформації для проведення дослідження

Об'єктивність та обгрунтованість проведених досліджень СУ і висновків за їх результатами багато в чому залежить від рівня якості та обсягів зібраної інформації. При цьому інформація повинна бути достатньою для проведення дослідницьких робіт і досягнення цілей дослідження.
У загальному випадку збір інформації для проведення дослідження СУ передбачає наступні дії.
• Збір, отримання, ознайомлення та вивчення інформації про профіль діяльності організації, її особливості, номенклатурі продукції, що випускається і експонованих послуги, традиціях і перспективи розвитку в цілому і СУ.
• Вивчення та оцінка основних техніко-економічних показників діяльності організації (обсягу продажів, прибутку, рентабельності, собівартості, якості і т.п.). Для цього необхідно здійснити збір та вивчення відповідної інформації, що полягає в нормативно-правових актах та інших документах (статуті, документах регламентують діяльність організації в цілому та її основних напрямків, балансових звітах, звітах про фінансові результати та інших звітах про діяльність організації за останні два- три роки, законах РФ та інших підзаконних актах і документах, пов'язаних з напрямками діяльності організації та навчальної спеціалізацією практиканта). Особливу увагу необхідно звернути на цілі і стратегію діяльності, а також структуру капіталу (власного і позикового), політику організації в частині його формування. Комплексну оцінку слід проводити в динаміці, що дозволить зробити більш об'єктивні висновки.
• Збір і аналіз інформації про виробничу підсистемі організації в цілому, а також про виробничі функції, предметах і засобах праці у виробництві, виробничих кадрах, методах організації виробництва, виробничій структурі, що випускається продукції і надані послуги.
• Збір, вивчення та аналіз інформації про зовнішнє середовище організації, що характеризує роботу конкурентів на ринку, обсяги ринків, техніко-економічний рівень якості товарів та послуг на ринках, їх рівень конкурентоспроможності, канали розподілу товарів на ринках, методи маркетингу конкурентів на ринку, потреби ринку , тенденції на ринку, місце організації (місце практики) на ринку, постачальників і партнерів та ін
• Збір, вивчення та аналіз інформації про керуючу підсистемі організації (підприємства), у тому числі про функції управління, організаційну структуру управління, управлінської інформації, використовуваних технічних засобах управління, кадрах управління, технології управління, методи організації управління та управлінських рішеннях. Необхідні дані для аналізу керуючої підсистеми можна збирати з матриць розподілу управлінських функцій, штатних розкладів, схем організаційних структур управління, положень про підрозділи та інших аналогічних документів, інструкцій, наказів, особистих спостережень, бесід з працівниками організації та інших джерел.
• Вивчення та аналіз діяльності підрозділів, а також робочих місць. При цьому інформацію можна одержувати (крім бесід, опитувань, накопичення власного досвіду тощо) з положень, керівних документів, методик, стандартів організації, процедур, інструкцій та інших подібних матеріалів, які регламентують діяльність того чи іншого підрозділу і робочого.
Крім збору і аналізу наявної інформації, як правило, слід проводити спеціальні дослідження, що вимагає від дослідника розробки програми обстеження і способів його здійснення.
За результатами аналізу зібраної й отриманої в результаті спеціальних обстежень інформації необхідно робити відповідні висновки, а щодо виявлених недоліків розробляти пропозиції щодо вдосконалення СУ. Всі пропозиції слід оцінювати з точки зору їх соціальної, екологічної, економічної та інших видів ефективності.

5.2. Перелік джерел інформації про систему управління

Всю інформацію про СУ можна підрозділити на два види:
1) отримується з нормативно-правової, звітної та інформаційної документації;
2) одержувану в ході спеціальних обстежень. Основою нормативно-правової, звітної та інформаційної документації служать:
• статут, установчий договір, протоколи установчих зборів, підписні листи на акції та інші документи, що регламентують діяльність організації;
• список членів правління та їх заступників, а також ревізійної комісії;
• накази про призначення генерального директора (президента) і його заступників;
• нормативно-правові документи з основними напрямками діяльності організації та менеджменту, в тому числі закони та інші підзаконні акти;
• ОСУ організацією та її структурних одиниць;
• екологічний паспорт;
• положення про підрозділи, керівні документи, методики, стандарти, посадові інструкції, процедури, матриці розподілу управлінських функцій, штатні розклади, схеми ОСУ, накази та інші документи, що регламентують діяльність підрозділу, а також документи відображають: мети завдання організації; ступінь спеціалізації, концентрації , комбінування науково-технічних розробок і виробництва продукції; кооперацію науково-технічних і виробничих структурних одиниць; централізацію і спеціалізацію функцій забезпечення та обслуговування; маршрути матеріально-речових та інформаційних потоків; співвідносності структурних одиниць та підрозділів і їх чисельності в життєвому циклі продукції (послуг) ; склад цілей управління, функцій і завдань та їх розподілу між рівнями та ланками управління; централізацію та розподіл повноважень щодо прийняття рішень; функціональні зв'язки між рівнями та ланками управління і окремими керівними працівниками; існуючу технологію виконання функцій і завдань; кадрове забезпечення; рівень використовуваних ТСУ ; використовувані методи управління; фактори, що впливають на отримання прибутку; старанність рішень у структурних одиницях організації;
матеріали оперативного обліку та звітності (про проміжні результати роботи, простоях, дефектах, шлюб, помилки, обсязі і послідовності виконуваних операцій, про число робочих, місць тощо);
• показники активів і пасивів балансових звітів, звітів про фінансово-економічні результати та їх використання, звітів. про прибутки та збитки, інших бухгалтерських, облікових та статистичних документів;
• річні звіти організації та її структурних одиниць;
• тексти і коментарі законів, постанов, наказів, вказівок, розпоряджень та інших нормативних актів міжгалузевого,
галузевого та внутрішньофірмового характеру, протоколів перевірок, інспекційного контролю, нарад, контролю виконання і т.п.;
• дані зовнішньої бухгалтерської звітності, не є комерційною таємницею, публікацій, реклами, наукових досліджень, статистичних матеріалів;
• звіти про інноваційних, стратегічних, маркетингових та інших дослідженнях зовнішнього і внутрішнього середовища організації;
• вхідні та вихідні документи;
• інформація в періодичних виданнях, засобах масової інформації, статистичних збірниках тощо;
• дані якісного характеру нормативно-правових, звітних та інформаційних документів.
Джерелами, які базуються на спеціальних обстеженнях (спостереженнях, бесідах, інтерв'ю, опитуваннях, поширенні анкет і т.п.), можуть бути:
• співробітники організації, що характеризують її діяльність у процесі бесід, анкетування, опитувань тощо;
• експертні оцінки, опитування та анкетування споживачів, постачальників і т.п.;
• безпосередні дані спостереження та моніторингу за процесом функціонування СУ;
• дані інвентаризації СУ;
розрахункові дані і ін
Кожен із джерел інформації має певні достоїнствами і недоліками, тому жоден з них окремо не може забезпечити достатньої повноти та достовірності зібраної для дослідження інформації. Ось чому необхідно одночасно використовувати кілька джерел збору даних, постійно коригуючи їх на основі з'являються нових матеріалів. При цьому інформацію можна збирати як послідовно по всіх ієрархічних рівнях, так і паралельно.
Збирати й обробляти інформацію бажано за необхідний період залежно від цілей дослідження, наприклад за останні три, п'ять або десять років. Це дозволить провести аналіз в динаміці та зробити більш об'єктивні висновки.

Висновок

Досвід проведення досліджень дозволив визначити такі основні напрями удосконалення і розвитку систем:
• подальше вдосконалення всіх елементів системи; при цьому найважливішим засобом поліпшення їх функціонування є, як це вже було сказано, автоматизація процесів управління;
• розширення кола завдань з управління і створення на основі системного управління багатоцільових СУ виробництвом, заснованих на принципах ринкової економіки.
Удосконалення і розвиток системи безумовно вимагає відповідної переробки, зміни та покращення проекту СУ. За своїм змістом і формою покращення проекту може бути різним - залежно від причин, його викликали, та обсягів можливих при цьому робіт.
При вдосконаленні проекту доцільно пов'язувати виконувані роботи з роботами по реалізації взаємовідносин і взаємозв'язків з системами інших рівнів.
Поліпшення проекту може бути виражене:
• внесенням змін до НТД та НМД та розробкою і впровадженням нової документації;
• розробкою та виконанням закладених в удосконалений проект планів заходів з підвищення і забезпечення якості продукції, що випускається;
• системним удосконаленням.
У разі внесення, наприклад, змін до чинних на підприємстві документи (СТП, інструкції, положення, керівництва і т.п.) вдосконалення системи може здійснюватися в наступному порядку: складаються плани перегляду документації системи і визначаються необхідні зміни до них; організовується виконання цих планів ; вносяться зміни в діючі документи і коректується РП системи; виконуються заходи щодо впровадження нових положень, що вносяться до документацію системи.
При розробці, наприклад, нових СТП основними операціями вдосконалення системи є: розробка ТЗ на перегляд основного СТП (або Керівництва) та складання плану з розробки нових СТП; розробка нових СТП і перегляд основного СТП; коригування РП системи; впровадження нових СТП, інших НТД та НМД.
Системний розвиток і вдосконалення проекту СУ припускає наступні стадії:
• підготовка до вдосконалення системи;
• вдосконалення проекту системи;
• впровадження вдосконаленого проекту.
Зміст робіт на стадії підготовки до вдосконалення систем практично аналогічно підготовчої стадії при первісній підготовці системи. Однак аналіз стану справ з управління повинен бути спрямований у першу чергу на виявлення резервів для забезпечення ефективного управління, а також на підвищення результатів функціонування всієї системи організації (підприємства).
При виконанні аналітичних робіт особливу увагу слід приділяти ув'язці в рамках СУ всіх проведених на підприємстві заходів - організаційних, технічних, економічних, соціальних, а також рівню автоматизації функцій управління. Дані досліджень повинні стати основою для перегляду, уточнення функцій і завдань управління, визначення тих елементів системи, які потрібно доповнити, переробити чи розробити знову. За результатами аналізу складається, як правило, звіт і розробляється ТЗ на вдосконалення системи, яка повинна включати наступні розділи: підстава для вдосконалення; характеристика діючої системи; мета і завдання вдосконалення системи; уточнення складу та змісту функцій системи при її вдосконалення; терміни формування проекту вдосконаленої системи; основні нормативні та методичні джерела;
перспектива продовження робіт; додаткові вказівки; додатки (переліки підрозділів та осіб, з якими повинні узгоджуватися СТП та інші НТД системи).
Стадія впровадження включає також розробку плану впровадження вдосконаленого проекту та його виконання. План повинен передбачати підготовку та видання наказу про продовження дії переглянутої і скасування не увійшла в проект документації (СТП та іншої НТД), про введення нових документів системи. На цій стадії виконуються всі заходи з впровадження вдосконаленого проекту системи, здійснює контроль за їх реалізацією та дотриманням вимог НТД. Поряд з цим проводиться оцінка результатів функціонування системи, основним критерієм якої в загальному випадку служить досягнення цілей СУ і організації в цілому.
Очевидно, що прикладні дослідження СУ вимагають певних витрат. Однак світова практика показує, що всі ресурсні вкладення в СУ слід розглядати не як витрати, а як інвестиції. Це пов'язано з тим, що діяльність з управління, в тому числі щодо забезпечення якості та конкурентоспроможності продукції, в рамках СУ носить в основному підприємницький та інноваційний характер. Ось чому необхідно більш глибоко обгрунтовувати доцільність подібного роду інвестицій та їх ефективність. Методичним інструментом, яким можна конструктивно скористатися для вирішення даного завдання, є відоме в умовах ринкової економіки так зване бізнес-планування. На підготовчій стадії проведення досліджень замість ТЕО в ряді випадків слід розробляти бізнес-план дослідження СУ.
Загальне керівництво всіма роботами, пов'язаними з дослідженнями та створенням СУ, доцільно здійснювати менеджерам вищої ланки. Більш того, в наших умовах цими роботами повинен керувати безпосередньо перший керівник (генеральний директор) організації. Безумовно, роль менеджерів вищої ланки у створенні СУ дуже значима. Від них багато в чому залежить, наскільки і в якій відповідності будуть закладені в систему і виконуватися в реальності процедури, розроблені відповідно до принципів системного управління, міжнародних стандартів, інших НТД і НМД.
У розробці СУ слід передбачити участь переважної більшості підрозділів і служб підприємства. Особлива роль при цьому належить спеціалізованим підрозділам, безпосередньо здійснює в організації роботу щодо вдосконалення СУ. Поряд зі штатними підрозділами до створення цих систем слід залучати консультаційні, науково-дослідні та інші спеціалізовані зовнішні організації, а також окремих професійних працівників з системного аналізу та організованого проектування СУ.
В даний час в Росії налічується більше 300 вітчизняних менеджмент-консалтингових і близько 1300 бухгалтерсько-аудиторських організацій. Поряд з ними діють ряд малих іноземних консалтингових фірм і шістка транснаціональних консалтингових організацій («Артур Андерсен», «Ернст енд Янг» та ін.) Попит на послуги консалтингових фірм зараз у Росії досить великий і оцінюється в 60 млн дол США в рік.

Бібліографія:

1. Авер'янов О.М. Системне пізнання світу: Методологічні проблеми. - М.: Політвидав, 1985.
2. Баранчєєв В.П. Організація програмно-цільового управління НТП у машинобудуванні. - М.: МІУ, 1987.
3. Вентцель Є.С. Дослідження операцій. - М.: Радіо, 1972.
4. Вяткін В.М. Графічний інструментарій оргпроектування. - М.: Економіка, 1978.
5. Глущенко В.В., Глущенко І.І. Дослідження систем управління: Соціологічні та економічні дослідження, прогнозні та планові дослідження, експериментальні дослідження. - Московська область: Крила, 2000.
6. Ігнатьєва А.В., Максимцов М.М. Дослідження систем управління: Навчальний посібник. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.
7. Коротке Е.М. Дослідження систем управління: Підручник. - М.: ДЕКА, 2000.
8. Кравченко В.Ф. та ін Організаційний інжиніринг: Навчальний посібник - М.: Пріор, 1999.
9. Мельник М.В. Аналіз і оцінка систем управління на підприємствах. - М.: Фінанси і статистика, 1989.
10. Мішин В.М. Дослідження систем управління: Навчальний посібник. - М.: Фінстатінфрм, 1998.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Курсова
178.2кб. | скачати


Схожі роботи:
Дослідження систем управління 2
Дослідження систем управління 3
Дослідження систем управління
Дослідження систем управління РОНО
Методи дослідження систем управління 2
Дослідження систем управління якістю
Методи дослідження систем управління
Дослідження систем управління організацією
Дослідження систем автоматичного управління САУ
© Усі права захищені
написати до нас