Зміст
| Введення | 3 |
| 1. Створення бази даних, таблиць і форм | 4 |
| 2. Створення звітів і запитів | 9 |
| Висновок | 13 |
| Література | 14 |
ВСТУП
Перш за все, Access це система управління базами даних (СКБД). Як і інші продукти цієї категорії Access призначена для зберігання та завантаження даних подання їх у зручному вигляді та автоматизації часто виконуваних операція. Використовуючи Access можна не тільки розробляти зручні форми введення даних, але й обробляти дані, а також складати всілякі складні звіти. З іншого боку Access є потужним додатком Windows. Вперше продуктивність СУБД відповідає можливостям такій розвиненій операційною системою як Microsoft Windows. Оскільки і Windows Access - дітища фірми Microsoft, вони дуже добре взаємодіють одна з іншою. Система Access працює під управлінням Windows; таким чином, всі переваги Windows доступні в Access. Це означає, що ви можете вирізати копіювати і вставляти дані з будь-якої програми Windows у додаток Access і навпаки.
У той же час Access це реляційна СУБД. Це означає, що за допомогою Access можна отримати доступ до будь-якими даними будь-якого типу і використовувати одночасно кілька таблиць бази даних. Використання реляційної СУБД дозволяти спростити структуру даних і, таким чином, полегшити виконання роботи.
У Microsoft Access можна створити базу даних двома способами: за допомогою Майстра бази даних і самостійно. На створення бази даних за допомогою майстра затратити мінімум часу, але вона не буде містити будь-то потрібних для вас полів, форм або таблиць, зате в ній будуть елементи не потрібні для вашої бази даних. Для створення своєї бази даних (не використовуючи Майстра) ви витратите значну частину часу, а також це вимагає певних знань Access. Кінцевий результат буде очевидний: база даних буде містити ті елементи, які вам необхідні для роботи.
1. Створення бази даних, таблиць і форм
Створення бази даних - одна з найпростіших операцій в Access. При запуску Access відкривається діалогове вікно (рис. 1), в якому пропонується створити нову базу даних або відкрити існуючу. Вибираємо параметр "Нова база даних", а потім натиснемо кнопку .
Рис. 1. Початкове вікно діалогу.
На екрані з'явитися вікно діалогу "Файл нової бази даних". Тут необхідно визначити ім'я для нового файлу і вказати його місце розташування на диску. Задамо назва бази даних "Складський облік". Access виконає необхідні дії, і через кілька секунд на екрані з'явиться чисте вікно бази даних (рис. 2), з яким ми і будемо працювати.
Рис. 2. Робоче вікно бази даних.
Тепер для того щоб використовувати створену базу даних потрібно ввести дані, необхідні для роботи складу. У першу чергу це має бути список постачальників і клієнтів.
Створимо таблицю, яка містить дані постачальників і клієнтів за допомогою конструктора. Для цього спочатку виберемо вкладку "Таблиці", а потім у вікні бази даних зробимо подвійний клік мишею по листку з підписом "Створення таблиці в режимі конструктора". На екрані з'явитися вікно зображене на рис. 3.
У першу вільну комірку стовпця "Ім'я поля" введемо "КодПоставщіка", а в стовпці "Тип даних" виберемо "Лічильник". Поле лічильника дуже зручно, тому що буде автоматично нумерувати запису, тому використовується для полів, значення яких має бути унікальним для кожного запису. Після видалення запису з певним номером, віддалений номер більше не буде присвоюватися нових записів.
У чотири наступні осередку введемо "НазваніеПоставщіка", "ОбращатьсяК", "АдресПоставщіка", "Місто" та "НомерТелефона". У другому стовпці навпроти кожної введеної записи виставимо "Текстовий".
Р
ис. 3 Вікно конструктора для створення Таблиці.
Для того щоб легше було вводити номер телефону в поле "Маска введення" на панелі "Властивості поля" поставимо курсор і натиснемо на інформацію, що з'явилася зліва кнопку . У вікні "Створення масок вводу" виберемо "Середній формат дати" і клацнемо на "Далі". У наступному вікні напроти "Маска введення" видалимо поточну запис і введемо «00-00-00». Нуль означає - тільки цифри від 0 до 9, обов'язково; а знак дефіса буде використовуватися безпосередньо як маска. Тепер натиснемо кнопку "Готово".
Тепер закриємо таблицю і при збереженні задамо назву "Постачальники".
Для спрощення введення даних створимо форму для таблиці "Постачальники" за допомогою Майстра створення форм. Для цього перейдемо на вкладку "Форми" і виберемо "Створення форм за допомогою майстра". У вікні "Створення форм" виберемо таблицю "Постачальники" і клацнемо по кнопці . Таким чином, ми перенесемо всі дані в праву частину вікна. Потім, натискаючи кнопку
, Виберемо зовнішній вигляд форми (в один стовпець), стиль форми (дифузний) і задамо ім'я форми "Постачальники" і натиснемо на кнопку
. У формі введемо дані постачальників складу.
Аналогічним чином створимо таблицю і форму "Клієнти".
Наступним кроком буде створення таблиці в режимі конструктора, в якій будуть міститися відомості безпосередньо про складі. Ім'я полів і типи даних, які потрібно ввести показані на рис. 4. При збереженні задамо назву таблиці "Склад".
Рис. 4. Створення таблиці "Склад" в режимі конструктора.
Для таблиці "Склад" створимо форму таким же способом, яким ми створювали форму для таблиць "Постачальники" і "Клієнти".
Для того щоб враховувати рух товару на складі створимо дві аналогічні таблиці (і відповідно форми до них), які назвемо "Прихід" і "Замовлення". У режимі конструктора таблиць введемо такі дані (відповідно для двох таблиць), показані на рис. 5.
Р
ис. 5. Створення таблиць "Прихід" і "Замовлення" в режимі конструктора.
Для «Ім'я поля» "КодПоставщіка" і "КодКліента" виставимо спочатку значення «Числовий», а потім виберемо пункт "Майстер підстановок ...". У вікні "Створення підстановки" виберемо пункт «Об'єкт" стовпець підстановки "буде використовувати значення з таблиці або запиту», потім виділимо потрібну таблицю (відповідно "Постачальники" і "Клієнти") і виберемо "КодКліента" і "НазваніеКомпаніі" ("КодПоставщіка" і "НазваніеПоставщіка"). У наступному вікні знімемо прапорець «сховати ключовою стовпець" і натиснемо .
Тепер заповнюючи таблицю або форму, для того щоб не ввести неіснуючого клієнта або постачальника можна натисканням бічної стрілки вибрати зі списку те, що потрібно, а щоб заощадити місце в таблиці нам буде видно тільки код постачальника. Ту ж саму операцію зробимо для рядка "КодТовара".
Для "ДатиЗаказа" в полі «Властивості» визначимо маску введення як «Короткий формат часу».
Тепер введемо дані нашого складу в створені таблиці, використовуючи для зручності створені на базі таблиць форми.
2. Створення звітів і запитів
Кінцевим продуктом більшості додатків баз даних є звіт. У Access звіт являє собою спеціальний тип неперервних форм, призначених для друку. Для створення звіту, який можна роздрукувати і розподілити між споживачами, Access комбінує дані в таблицях, запитах і навіть формах. Роздрукована версія форми може служити звітом.
В основному звіти найпростіше побудувати за допомогою Майстра звітів. Майстер звітів намагається створити оптимальний варіант остаточного звіту з першої спроби. Зазвичай, майстер достатньою мірою наближається до закінченого варіанту, так що витрачатися набагато менше часу на редагування базового звіту майстра, ніж пішло б на створення звіту з незаповненого шаблону.
Інформація в готовому звіті (у вікні попереднього перегляду) залежить від змісту таблиці (форми або запиту) на справжній момент. Створений одного разу, звіт завжди виводить поточний зміст таблиці. Новий макет звіту створюється тільки в тому випадку, якщо потрібно змінити зміст, вид або оформлення звіту. У правому нижньому кутку звіту Access автоматично виставить поточну дату (зафіксовану комп'ютером), а в лівому нижньому кутку Access напише загальна кількість аркушів і номер поточного.
Створимо звіт, використовуючи майстра звітів і табличний варіант даних. Для цього перейдемо на вкладку звіти і подвійним клацанням миші виберемо «Створення звіту за допомогою майстра».
У вікні «Створення звітів» виберемо «Таблиця: Постачальники», перенесемо дані в праву частину вікна натисканням кнопки і натиснемо кнопку
. У наступному вікні подвійним клацанням виберемо пункт "НазваніеПоставщіка" для того щоб звіт про даному клієнті починався саме з назви фірми постачальника. У порядку сортування виберемо один пункт «КодПоставщіка», виберемо макет сторінки, стиль і задамо ім'я звіту "Постачальники".
Таким же способом створимо звіт для таблиці "Клієнти". Створені звіти наведені у додатку 1 і 2.
Решта звіти будуть створюватися на базі запитів.
Запити є важливим інструментом в будь-яких системах управління базами даних. Вони використовуються для виділення, оновлення і додавання нових записів в таблиці. Найчастіше запити використовуються для виділення специфічних груп записів, щоб задовольнити певним критерієм. Крім того, їх можна використовувати для отримання даних з різних таблиць, забезпечуючи єдине уявлення пов'язаних елементів даних.
Результатом запиту є спеціальна таблиця, яка називається вибіркою або динамічним набором даних, так як між вибіркою і таблицею, на основі якої вона будується, створюється динамічна зв'язок. Як би це не називалося, результатом буде набір потрібних полів, що містять дані, котрі відповідають встановленим умовам. У будь-якому випадку це частина таблиці, і будь-які зміни, внесені, наприклад, у форму, потраплять і в таблицю.
Для створення запитів теж існує кілька способів. В даній контрольній запити будуть створюватися за допомогою майстра запитів.
Створимо два аналогічних запиту. Один запит буде містити інформацію про поставку товару на склад, а другий - інформацію про замовлення.
Покроковий опис створення запиту "Інформація про поставку":
перейти на вкладку "Запити";
подвійним клацанням вибрати «Створення запиту за допомогою майстра»;
з таблиці "Постачальники" вибрати "НазваніеПоставщіка";
з таблиці "Прихід" вибрати "ДатаПріхода";
з таблиці "Склад" вибрати "НаіменованіеТовара", "ВідУпаковкі" і "ЦенаПріхода";
з таблиці "Прихід" вибрати "КолічествоПріхода";
двічі натиснути кнопку
;
задати ім'я запиту як - «Інформація про поставку»;
натиснути кнопку
;
у вікні виставити сортування за зростанням за датою;
на вкладці "Запити" виділити створений запит «Інформація про постачання» і клацнути
на панелі інструментів вікна бази даних;
в першому вільному полі конструктора запиту написати: Сума: [ЦенаПріхода] * [КолічествоПріхода].
Тепер створимо звіт на базі створеного запиту «Інформація про поставку» за допомогою майстра створення звітів. У вікні "Створення звітів" виставимо прапорець для додавання суми. Створений звіт наведений у додатку 3.
Покроковий опис створення запиту "Інформація про замовлення":
перейти на вкладку "Запити";
подвійним клацанням вибрати «Створення запиту за допомогою майстра»;
з таблиці "Клієнти" вибрати "НазваніеКомпаніі";
з таблиці "Замовлення" вибрати "ДатаЗаказа";
з таблиці "Склад" вибрати "НаіменованіеТовара", "ВідУпаковкі" і "ЦенаРасхода";
з таблиці "Замовлення" вибрати "КолічествоЗаказа";
двічі натиснути кнопку
задати ім'я запиту як - «Інформація про замовлення»;
натиснути кнопку
у вікні виставити сортування за зростанням за датою;
на вкладці "Запити" виділити створений запит «Інформація про замовлення» і клацнути
в першому вільному полі конструктора запиту написати: Сума: [ЦенаРасхода] * [КолічествоЗаказа].
Тепер створимо звіт аналогічний до звіту "Інформація про поставку". Звіт "Інформація про замовлення" наведений у додатку 4.
Тепер створимо два запити, які фіксують загальний прихід і витрата товарів складу. Обидва запиту створюються аналогічно, тому наведемо покрокове створення запиту та звіту тільки для поставок.
перейти на вкладку "Запити";
подвійним клацанням вибрати «Створення запиту за допомогою майстра»;
з таблиці "Склад" вибрати "НаіменованіеТовара" "ВідУпаковкі";
з таблиці "Прихід" вибрати "КолічествоПріхода";
натиснути кнопку
вибрати підсумковий звіт і виставити прапорець на сумі "КолічествоПріхода";
натиснути кнопку
задати ім'я запиту як: "Сума приходу товару на склад";
натиснути кнопку
створити звіт на базі запиту "Сума приходу товару на склад".
Створений звіт наведений у додатку 5. Створений аналогічно звіт "Сума замовлення товару зі складу" на базі запиту "Сума замовлення товару зі складу" наведено в додатку 6.
ВИСНОВОК
В даній контрольній був описаний алгоритм створення бази даних для використання на складі (в даному випадку продуктовому).
У результаті вищеописаних дій база даних складського обліку містить:
Таблиці:
постачальники;
клієнти;
склад;
прихід;
замовлення;
Форми:
постачальники;
клієнти;
склад;
прихід;
замовлення;
Запити:
інформація про поставку;
інформація про замовлення;
сума приходу товару на склад;
сума замовлення товару зі складу;
Звіти (наведені в додатку):
постачальники;
клієнти;
інформація про поставку;
інформація про замовлення;
сума приходу товару на склад;
сума замовлення товару зі складу.
ЛІТЕРАТУРА
Гетц К. Access 2000. - Київ, 2000 - 1257 с.
Каратагін С.А. Access 2000. Керівництво користувача з прикладами. - М.: Лабораторія Базових Знань, 2000 - 376 с.: Іл.
Нейбауер А. Access 97 для зайнятих - СПб.: Пітер, 1997. - 368 с.: Іл.
Пасько В. Access 2000: Русифікована версія. - Київ: Ірина, 1998 - 383 с.: Іл.
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Карагандинський Державний УНІВЕРСИТЕТ
ІМ. Є. О. букетна
КАФЕДРА "БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ ТА АУДИТУ"
Контрольна робота
З дисципліни: "Проектування та експлуатація економічних інформаційних систем"
На тему: "Алгоритми створення бази даних складського обліку"
Виконала ст. гр. ІСЕ-2-21с
Муравська Н. С.
Перевірив викладач
Габдулін Е. К.
Караганди 2003