Склад і структура автоматизованої інформаційної системи
Виробничі та господарські підприємства, фірми, корпорації, банки, органи територіального управління, являють собою складні системи. Вони складаються з великої кількості елементів, що реалізують виробничі та управлінські функції. Такі економічні об'єкти мають багаторівневу структуру, а також великі зовнішні та внутрішні інформаційні зв'язки. Для забезпечення нормального функціонування складних систем, де взаємодіють різноманітні матеріальні, виробничі ресурси і великі колективи людей, здійснюється управління як окремими елементами, так і системами в цілому.
Будучи найважливішою функцією, управління орієнтоване на досягнення поставлених перед кожною системою цілей, на створення умов їх виконання. Це можуть бути забезпечення стійкості певної структури, її ефективного функціонування, підтримання встановленого режиму діяльності, збереження або формування у системи тих чи інших якісних особливостей, виконання заданих програм роботи.
Управління як сукупність цілеспрямованих дій реалізується відповідно до мети функціонування економічного об'єкта, принципами прийняття рішень у конкретних ситуаціях. Але поведінка реальних соціально-економічних систем, як правило, визначається не однією, а кількома цілями, які упорядковуються по їх важливості і враховуються відповідно до заданого пріоритетом.
Керуючі впливи формуються на основі накопиченої і функціонує в системі управління інформації, а також надходять по каналах прямого і зворотного зв'язку відомостей із зовнішнього середовища. Таким чином, найважливіша функція будь-якої системи управління - отримання інформації, виконання процедур з її обробки за допомогою заданих алгоритмів і програм, формування на основі отриманих відомостей управлінських рішень, що визначають подальшу поведінку системи.
Оскільки інформація фіксується і передається на матеріальних носіях, необхідні дії людини і робота технічних засобів за сприйняттям, збору інформації, її запису, передачі, перетворення, обробці, зберіганню, пошуку та видачі. Ці дії забезпечують нормальне протікання інформаційного процесу і входять у технологію управління. Вони реалізуються технологічними процесами обробки даних з використанням електронних обчислювальних машин та інших технічних засобів.
Застосування технічних засобів для отримання інформації в ході спостереження за діяльністю об'єкта, збору даних, їх реєстрації, передачі по каналах зв'язку зажадало подальшого поглибленого вивчення інформаційних процесів. Інформатика встановлює закони перетворення інформації в умовах функціонування автоматизованих систем, розробляє методи її алгоритмізації, формування мовних засобів спілкування людини і ЕОМ.
45
Для вироблення в складних економічних системах ефективних управляючих впливів потрібно поряд зі створенням відповідних алгоритмів керування переробити значні обсяги різноманітної інформації. Саме цим викликана необхідність розробки АІС управління в економіці.Автоматизація в загальному вигляді являє собою комплекс дій та заходів технічного, організаційного та економічного характеру, який дозволяє знизити ступінь участі або повністю виключити безпосередню участь людини у здійсненні тієї чи іншої функції виробничого процесу, процесу управління. Таким чином, АІС можна розглядати як людино-машинну систему з автоматизованою технологією одержання результатної інформації, необхідної для інформаційного обслуговування фахівців та оптимізації процесу управління в різних сферах людської діяльності.
За допомогою АІС забезпечується багатоваріантність розрахунків, приймаються раціональні управлінські рішення, в тому числі в режимі реального часу, організується комплексний облік і економічний аналіз, досягаються достовірність та оперативність одержуваної і використовуються в управлінні інформації і т.д. Цьому сприяє повсюдна автоматизація конторського праці, створення своїх автоматизованих систем управління. Використання в управлінні комп'ютерної техніки стає невід'ємним елементом організаційних структур економічних об'єктів.
Використовуючи технологічний аспект розгляду, в АІС виділяють апарат управління, а також техніко-економічну інформацію, методи і засоби її технологічної обробки. Виділивши апарат управління, що залишилися елементи, технологічно тісно взаємопов'язані, за умови єдиного системного використання економіко-математичних методів і технічних засобів управління утворюють автоматизовану інформаційну технологію даних (RTA).
Будучи людино-машинної системою, в рамках якої реалізується інформаційна модель, що формалізують процеси обробки даних в умовах нової технології, АІТ замикає через себе прямі і зворотні інформаційні зв'язки між об'єктом управління (ОУ) і апаратом управління (АУ), а також вводить у систему і виводить з неї потоки зовнішніх інформаційних зв'язків.
Функції АІТ визначають її структуру, яка включає наступні процедури: збір і реєстрацію даних; підготовку інформаційних масивів; обробку, накопичення і зберігання даних; формування результатної інформації; передачу даних джерел виникнення до місця обробки, а результату (розрахунків) - до споживачів інформації для прийняття управлінських рішень.
Як правило, економічна інформація піддається всім процедурам перетворення, але в ряді випадків деякі процедури можуть бути відсутні. Послідовність їх виконання також буває різною, при цьому деякі процедури можуть повторюватися. Склад процедур перетворення та особливості їх виконання багато в чому залежать від економічного об'єкта, провідного автоматизовану обробку інформації.
Автоматизовані банки даних
Технологія баз і банків даних є провідним напрямком організації внутримашинного інформаційного забезпечення. Розвиток технологій баз і банків даних визначається рядом факторів: зростанням інформаційних потреб користувачів, вимогами ефективного доступу до інформації, появою нових видів масової пам'яті, збільшенням її обсягів, новими засобами та можливостями в області комунікації і багатьом іншим.
На відміну від локально організованих інформаційних масивів, орієнтованих на вирішення окремих завдань, база даних є інтегрованою системою інформації, що задовольняє ряду вимог:
скорочення надмірності в зберіганні даних;
усунення суперечливості в них;
спільному використанню для вирішення великого кола завдань, у тому числі і нових;
зручності доступу до даних;
безпеки зберігання даних в базі, захисту даних;
незалежності даних від змінюються зовнішніх умов у результаті розвитку інформаційного забезпечення;
зниження витрат не тільки на створення і зберігання даних, але і на підтримку їх в актуальному стані;
• наявності гнучких організаційних форм експлуатації.
Реалізація зазначених вимог дає високу продуктивність і ефективність роботи з даними для користувачів в їхніх обсягах.
База даних - це динамічний об'єкт, який змінює значення при зміні стану відбиваної предметної області (зовнішніх умов по відношенню до бази). Під предметною областю розуміється частина реального світу (об'єктів, процесів), яка повинна бути адекватно, в повному інформаційному обсязі представлена в базі даних. Дані в базі організовуються в єдину цілісну систему, що забезпечує більш продуктивну роботу користувачів з великими обсягами даних.
Крім найважливіших складових БД і СУБД банк даних включає і ряд інших складових.
Мовні засоби включають мови програмування, мови запитів і відповідей, мови опису даних.
Методичні засоби - це інструкції та рекомендації щодо створення та функціонування БнД, вибору СУБД.
Технічною основою БнД є ЕОМ, що задовольняє певним вимогам за своїми технічними характеристиками.
Обслуговуючий персонал включає програмістів, інженерів з технічного обслуговування ЕОМ, адміністративний апарат, в тому числі адміністратора БД. Їх завдання - контроль за рабою БнД, забезпечення сумісності та взаємодії всіх складових, а також управління функціонуванням БнД, контроль за якістю інформації та задоволення інформаційних потреб. У мінімальному варіанті всі ці функції для користувача можуть забезпечуватися однією особою або виконуватися організацією, що поставляє програмні засоби і виконує їх підтримку та супровід.
Особливу роль відіграє адміністратор бази або банку даних (АБД). Адміністратор управляє даними, персоналом, який обслуговує БнД. Важливим завданням адміністратора БД є захист даних від руйнування, несанкціонованого і некомпетентного доступу. Адміністратор надає користувачам більші чи менші повноваження на доступ до всієї або частини бази. Для виконання функцій адміністратора в СУБД передбачено різні службові програми. Адміністрування базою даних передбачає виконання функцій забезпечення надійної ефективної роботи БД, задоволення інформаційних потреб користувачів, відображення в базі даних динами предметної області.
Головними користувачами баз і банків даних є кінцеві користувачі, тобто фахівці, що ведуть різні ділянки
економічної роботи. Їх склад неоднорідний, вони розрізняються
за кваліфікацією, ступеня професіоналізму, рівню в системі
управління: головний бухгалтер, бухгалтер, операціоніст, начальник кредитного відділу і т.д. Задоволення їх інформаційних
потреб - це вирішення великого числа проблем в організації внутримашинного інформаційного забезпечення.
Спеціальну групу користувачів БнД утворюють прикладні програмісти. Зазвичай вони грають роль посередників між БД і кінцевими користувачами, тому що створюють зручні для користувача програми на мовах СУБД. Централізований характер управління даними викликає необхідність адміністрування такої складної системи, як банк даних. Переваги роботи з БнД для користувача окупають витрати і витрати на його створення, так як:
• підвищується продуктивність роботи користувачів, досягається ефективне задоволення їх інформаційних потреб;
централізоване керування даними звільняє прикладних програмістів від організації даних, забезпечує незалежність прикладних програм від даних;
розвинена організація БД дозволяє виконувати різноманітні нерегламентовані запити, нові додатки;
знижуються витрати не лише на створення і зберігання даних, але і на їх підтримку в актуальному і динамічному стані; зменшуються потоки даних, що циркулюють у системі, скорочується їх надмірність і дублювання.
Як банк даних, так і база даних можуть бути зосереджені на одному комп'ютері або розподілені між декількома комп'ютерами. Для того щоб дані одного виконавця були доступні іншим і навпаки, ці комп'ютери повинні бути з'єднані в єдину обчислювальну систему за допомогою обчислювальних мереж.
Банк і база даних, розташовані на одному комп'ютері, називаються локальними, а на декількох з'єднаних мережами ПЕОМ називаються розподіленими. Розподілені банки і бази даних більш гнучкі й адаптивні, менш чутливі до виходу з ладу обладнання.
Призначення локальних баз і банків даних в організації більш простого і дешевого способу інформаційного обслуговування користувачів при роботі з невеликими об'ємами даних і вирішенні нескладних завдань.
Локальні бази даних ефективні при роботі одного або декількох користувачів, коли є можливість узгодження їх діяльності адміністративним шляхом. Такі системи прості і надійні за рахунок своєї локальності та організаційної незалежності.
Призначення розподілених баз і банків даних полягає в наданні більш гнучких форм обслуговування безлічі віддалених користувачів при роботі зі значними обсягами інформації в умовах географічної чи структурної роз'єднаності. Розподілені системи баз і банків даних забезпечують широкі можливості по управлінню складних багаторівневих і багатоланкових об'єктів і процесів.
Розподілена обробка даних дозволяє розмістити ба даних (або декілька баз) в різних вузлах комп'ютерної сіл »Таким чином, кожен компонент бази даних розташовується за місцем наявності техніки і її обробки. Наприклад, при організації мережі філій будь-якої організаційної структури зручно обробляти дані в місці розташування філії. Розподіл даних здійснюється за різних комп'ютерів в умовах реалізації вертикальних і горизонтальних зв'язків для організацій зі складною структурою.
Об'єктивна необхідність розподіленої форми організації даних зумовлена вимогами, що пред'являються кінцевими користувачами:
централізоване управління розосередженими інформаційними ресурсами;
підвищення ефективності управління базами і банками даних і зменшення часу доступу до інформації;
підтримка цілісності, несуперечності та захисту даних;
забезпечення прийнятного рівня в співвідношенні «ціна-продуктивність - надійність».
Розподілена система баз даних (або частин бази) дозволяє в широких можливостях варіювати і підтримувати інформаційні ресурси, уникаючи вузьких місць, стримуючих продуктивність користувача, і домагатися максимальної ефективності використання інформаційних ресурсів.
У розподілених системах баз і банків даних виникає необхідність організації ефективного обміну інформацією між базами. Вимога оперативності інформування користувачів про події, що відбуваються і зміни керованих бізнес-процесів диктує паралельне виконання і синхронізацію у часі окремих видів робіт з інформацією.
Процеси обміну, зміни даних організуються у вигляді окремих користувача завдань (додатків) на одній або різних базах даних. Для реалізації використовується спеціальний механізм оповіщення всіх зацікавлених осіб і процесів.
Механізм повідомлення або оперативної зміни інформації в розподілених базах даних є технологічним засобом дозволяє економити час і трудовитрати, робить більш доступним широкий вибір віддалених інформаційних ресурсів.
У розподілених системах баз і банків даних, які є засобом автоматизації великих організацій, з'являються нові проблеми. Збільшення числа користувачів, розширення географічних розмірів системи, збільшення фізичних вузлів мережі ускладнює адміністрування. Створюється загроза неузгодженості даних, що зберігаються в різних частинах системи. Виникає проблема цілісності і безпеки даних, яка вирішується сукупністю засобів, методів і заходів.
Одним із засобів управління розподіленими базами і банками даних є тиражування даних. Тиражування являє собою перенесення змін об'єктів вихідної бази даних в бази даних (або її частини), що знаходяться в різних вузлах розподіленої системи. При внесенні змін може і не вимагатися одночасний доступ до всіх вузлів, які порушує цими змінами / Дані змінюються на одному сайті, а потім переносяться на інші. Тиражування може проводитися після завершення певного числа операцій з даними, у тому числі і після кожної операції, через рівні проміжки часу або до певного моменту часу. Процес тиражування може контролюватися адміністратором системи, користувачем або користувача програмою. Сучасні інструментальні програмні засоби підтримують ті чи інші механізми тиражування даних.
Практична частина
Завдання 1: Створити шаблон електронної форми «Особова картка видачі спецодягу». Заповнити особові картки, зберегти їх як документ.
ЛИЦЬОВА КАРТКА № _____
ОБЛІКУ СПЕЦОДЯГУ, СПЕЦВЗУТТЯ
Та запобіжних пристроїв
Прізвище ____________ Пол ________
Ім'я _________ По батькові _______________ Зростання _________
Табельний номер _____ Розмір одягу 44 Розмір взуття __36
Цех (відділ) 1 Ділянка 1 Розмір голови 54
Посада токар Дата вступу на роботу _______________
Передбачено за затвердженими нормами
Найменування спецодягу, спецвзуття, запобіжних пристроїв
Параграф
Од. ізм.
Кількість
Термін служби
Ватник
№ 12
шт.
1
24
Комбінезон
№ 12
шт.
2
12
Рукавиці
№ 12
шт.
4
6
Гумові чоботи
№ 12
шт.
1
18
Начальник ОТБ ______________________
Бухгалтер ____________________
Інженер з охорони праці та техніки безпеки __________________
Начальник цеху _____________________
Послідовність дій:
Створила шаблон електронної форми за допомогою команди меню Файл - Створити, вказавши вид створюваного документа - Шаблон
Ввела постійну інформацію електронної форми.
За допомогою команди меню Вигляд - Панелі інструментів викликала панель інструментів Форми.
Додала текстові поля: Номер навпочіпки, Прізвище, Ім'я, По батькові, Зростання, Табельний номер, Дата вступу на роботу, Кількість.
Задала властивості полів форми:
виділила полі;
виконала команду контекстного меню властивості;
вказала тип і формат даних поля, макроси, що виконуються при вході і виході з поля, ім'я закладки для поля, заборона на зміну елемента, довідку для пояснення роботи з полем.
Додала поля зі списками:
в шапку документа: Пол, Розмір одягу, Розмір взуття, Цех, Ділянка, Розмір голови, Посада;
в осередки першого рядка таблиці: Найменування спецодягу, Параграф, Одиниця вимірювання, термін служби.
Для кожного поля зі списками:
виділила поле зі списком;
виконала команду контекстного меню Властивості;
задала значення елементів списку, макроси, ім'я закладки поля зі списком, заборону зміни елемента.
Виділила осередку першого рядка таблиці. Виконала їх копіювання за допомогою команди Правка - Копіювати.
Виділила порожні рядки таблиці, в які здійснюється вставка копії осередків.
Виконала команду меню Правка - Вставити осередки.
Встановила захист для форми за допомогою команди меню Сервіс - Встановити захист: вибрала прапорець Заборонити будь-які зміни, крім введення даних у поля форми; - ввела пароль.
Закрила файл форми зі збереженням за допомогою команди меню Файл - Закрити, вказала папку з шаблонами, ввела ім'я шаблону - Форма. Dot.
Створила на основі шаблону електронної форми новий документ за допомогою команди меню Файл - Создать, вибрати шаблон Форма. Dot.
Заповнила поля картки, вибір елементів полів зі списком виконала за допомогою клавіші F 4.
Зберегла новий документ за допомогою команди меню Файл - Зберегти як, вказала тип файлу - Microsoft Word.
Завдання 2. Створити типовий документ накладна для оформлення руху товарно - матеріальних цінностей.
Організація __________________ Типова форма № 19
Підприємство __________________ Затверджена Міністерством
торгівлі РФ
Шифр | «_____» _______________ 200 _ р. |
Грузополу-кач | Постачальника | Складу (Секції) | Виду операції | |