Автоматизація управління персоналом

ЗМІСТ

Введення

1 розділу систем для управління персоналом

2 Що дає автоматизація управління персоналом

3 Необхідні функції HR-систем

4 Рішення від західних розробників

5 Російські HR-системи

6 Українські HR-системи

7 Реальність автоматизація обліку персоналу

8 ОфісМонітор 2.0: облік персоналу і корпоративна культура

Висновки

Література

Введення

Тема контрольної роботи «Автоматизація управління персоналом».

Головне завдання управління персоналом полягає у визначенні кількісного та якісного складу працівників, необхідних для виконання поставлених цілей у встановлені терміни. Це завдання щоденно вирішує керівництво підприємства, а служба управління персоналом або відділ кадрів, співробітників яких з радянських часів називають кадровиками, повинні готувати рекомендації та надавати необхідну інформацію для прийняття своєчасних і компетентних рішень. Важлива роль в оптимізації управління співробітниками підприємства належить автоматизованих системах управління персоналом, які дістали на Заході назву HR-систем (Human Resource Systems).

Завдання, які вирішуються відділом кадрів, можна розбити на дві великі групи. Перша група пов'язана з безпосередньою роботою з людьми, а друга - з інформацією про них. Щоб безпосередня робота з людьми була більш плідною і на неї залишалося більше часу у співробітників відділу кадрів, друга група завдань повинна бути максимально автоматизована.

В першу чергу слід автоматизувати завдання підбору та найму, а також поточного обліку кадрів. До задачі підбору і найму кадрів відносяться аналіз резюме, співбесіда та відбір претендентів на вакантні робочі місця. У коло завдань поточного кадрового управління входять облік персонального складу, переміщення персоналу, його навчання і перенавчання, просування по службі, трудова дисципліна, складання посадових інструкцій, формування звітності.

Крім того, вимагають автоматизації робота зі штатним розкладом і планом підприємства, оперативний облік робочого часу і розрахунок зарплати, хоча це належить до компетенції інших підрозділів підприємства. Але дуже часто завдання табелювання (обліку відпрацьованого часу) покладається на відділ кадрів.

1 розділу систем для управління персоналом

З появою перших коштів автоматизації були розроблені і перші програми обліку і управління персоналом. Вони були реалізовані на різних апаратних платформах, починаючи від великих ЕОМ і закінчуючи ПК. Сучасні автоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи в першу чергу керівництва і персоналу кадрових служб підприємств і відіграють велику роль у підвищенні продуктивності їх праці. Існуючі в даний час на ринку автоматизовані системи управління персоналом за їх функціональної спрямованості можна розділити на наступні основні групи:

- Багатофункціональні експертні системи, що дозволяють проводити профорієнтацію, відбір, атестацію співробітників підприємства;

- Експертні системи для аналізу персоналу, виявлення тенденцій розвитку відділів і підприємства в цілому;

- Програми розрахунку зарплати;

- Комплексні системи управління персоналом, що дозволяють формувати і вести штатний розклад, зберігати повну інформацію про співробітників, відображати рух кадрів всередині фірми, розраховувати зарплату.

За допомогою експертних систем зіставляються особистісні, професійні та психофізіологічні якості кандидата на зайняття вакансії з аналогічними параметрами кращих фахівців підприємства. З формальної точки зору такі програми дозволяють досить ефективно відбирати перспективних фахівців. Ці системи не дозволяють автоматизувати повсякденні рутинні операції персоналу кадрових служб.

Комплексні системи управління персоналом використовуються для автоматизації кадрової роботи на будь-якому підприємстві. У першу чергу такі системи необхідні керівництву для отримання оперативної інформації з будь-якого питання, пов'язаного зі структурою підприємства, штатним розкладом, вакансіями та інформацією про співробітників. Оперативно прийняти правильне рішення зможе лише керівник, здатний швидко оцінити ситуацію, що склалася на основі аналізу актуальної інформації про стан справ на підприємстві. Тому важливим фактором умов використання HR-систем є також можливість інтеграції системи кадрового обліку з системами бухгалтерського обліку та управління підприємством.

Що дає автоматизація управління персоналом

Зараз важливість якісної роботи з персоналом зростає як ніколи. Так, наприклад, прийом на роботу некомпетентного співробітника або необгрунтований переклад службовця з однієї посади на іншу може призвести до прямих фінансових втрат, не кажучи про непрямий збиток (погіршенні психологічного клімату), який проявляється не відразу і майже не піддається обліку.

Незаперечним фактом є те, що процес управління персоналом вимагає серйозної інформаційної підтримки. Справа ускладнюється тим, що все, пов'язане з відносинами між людьми, слабко піддається формалізації. Якщо розглядати проблему масштабно, то персоналу, хоча для вітчизняних підприємств саме з цього починається впровадження комп'ютерних систем управління людськими ресурсами.

Використовуючи програмне забезпечення для управління персоналом, менеджери по кадрах скорочують до мінімуму рутинні операції і значно підвищують частку інтелектуальної праці у своїй роботі. Вони переходять на нові технології та методи роботи, абсолютно неможливі при «паперовому» діловодстві. За допомогою аналітичних звітів вони можуть виробляти рекомендації з переміщення, підготовці та перепідготовці персоналу, з кадрового резерву, з прийому на роботу кандидатів і т. д.

Керівництво підприємства може не тільки оперативно отримувати від служби управління персоналом необхідну інформацію, але також мати можливість безпосереднього доступу до бази даних зі своїми співробітниками. Це дозволяє конфіденційно готувати і проводити деякі кадрові рішення, отримувати оперативний доступ до особистих справ співробітників та іншої інформації. Крім того, оперативне отримання аналітичної звітності по персоналу полегшує прийняття правильних управлінських рішень.

Прийнято вважати, що ефект від впровадження систем управління персоналом спостерігається при чисельності персоналу підприємства більше 100 чоловік, а при чисельності до 100 ефективність облікових завдань має місце лише при великій плинності кадрів. Відчутний ефект спостерігається при автоматизації управління персоналом, чисельність якого перевищує понад 1000 осіб. Впровадження автоматизованих систем управління персоналом дозволить підприємству отримати організаційні, економічні та соціальні ефекти.

Організаційні ефекти дозволяють:

- Скоротити час прийняття рішень на всіх рівнях управління підприємством;

- Підвищити якість кадрових рішень;

- Оперативно готувати різні звітні документи.

Економічні ефекти дозволяють:

- Знизити витрати на управління персоналом;

- Підвищити продуктивність праці персоналу;

- Оптимально використовувати професійні якості конкретного співробітника підприємства.

Соціальний ефект полягає в:

- Персональному обліку пенсійних накопичень співробітників підприємства;

- Веденні повної індивідуальної трудової історії персоналу підприємства;

- Підготовці керівного резерву та просуванні по службі найбільш перспективних співробітників підприємства.

У цілому, автоматизація процесів управління персоналом призводить до збільшення загальної культури роботи з співробітниками підприємства і збільшення достовірності даних і оперативності їх обробки.

Необхідні функції HR-систем

HR-програми повинні забезпечувати ведення баз даних, в яких зберігається інформація про співробітників та їх властивості, в тому числі наказах і кар'єрі, організаціях та їх властивості, а також різна часто використовувана інформація довідкового характеру. При цьому важливо, щоб в одній базі даних можна було вести облік по декількох філіям корпорації і мати консолідований облік.

Ця найважливіша частина кадрового діловодства повинна забезпечуватися HR-системою, причому вона повинна бути легко налаштовується під будь-яку організаційну структуру, так як саме з нею пов'язані кадри підприємства. Необхідно забезпечувати не тільки можливість формування дерева штатного розкладу будь-якої складності, але й відображати займані співробітниками позиції. Зі штатним розкладом пов'язані різні види звітності: вакансії, плинність кадрів, штатно-посадова книга, алфавітна книга і ін

Так як в базі даних зберігаються величезні масиви відомостей про співробітників та їх властивості, наказах, посадах, організаціях, то в HR-системі повинні підтримуватися хороші пошукові механізми. Для швидкого отримання аналітичних даних повинні бути передбачені засоби, що дозволяють отримувати дані по контексту «на льоту».

У діяльності кадрової служби використовується безліч документів: документи по співробітниках (накази, контракти, посадові інструкції, довідки, виписки) і звіти (встановлених форм і довільні списки). Ці документи необхідно отримувати як в електронному вигляді, так і друк на принтері, щоб зберігати паперові копії. Тому генерування та друк документів і звітів є важливою функцією кадрової програми.

Інструменти і засоби для налаштування модулів HR-програми необхідні для обслуговування як створюваних баз даних, їх резервного копіювання і відновлення, так і для попередніх налаштувань параметрів.

Хоча табельний облік є необхідним компонентом (функціональністю) систем розрахунку заробітної плати, тому що забезпечує облік відпрацьованого часу, тим не менше, все більше число розробників включає цей модуль в свої HR-системи. Це обумовлено тим, що табельний облік стає функція деяких відділів кадрів.

Рішення від західних розробників

Більшість автоматизованих систем управління підприємством, створених західними розробниками, побудовані за модульним принципом і мають у своєму складі модуль управління персоналом, який реалізує облік і управління кадрами, а також розрахунки з персоналом.

Незважаючи на те, що західні розробники вклали в створення модулів управління персоналом величезні кошти і накопичили величезний досвід впровадження в тисячах організацій розвинених країн, тим не менш, на вітчизняних підприємствах вони зустрічаються дуже рідко. Як правило, вони впроваджуються тоді, коли власниками підприємства є західні інвестори, а впроваджувана система прийнята в якості корпоративного стандарту.

Серед основних «обмежують» чинників для поширення цих модулів на українських підприємствах слід зазначити наступне:

- Висока ціна.

Крім вартості програмного забезпечення в кілька десятків тисяч доларів, до цих сум необхідно додати вартість передпроектних робіт, навчання та супроводження. Так, за приблизними підрахунками спочатку вкладення в західну систему управління персоналом, навіть з модулем розрахунку заробітної плати, може скласти $ 30-50 тисяч;

- Орієнтація тільки на великі підприємства.

У силу охоплення великої кількості функцій з управління персоналом і високої вартості програмних рішень західні HR-системи можуть використовуватися тільки на великих підприємствах. Власне кажучи, ці системи так позиціонуються і самими розробниками;

- Недостатня повнота локалізації.

Іноді це має місце, що викликає явне роздратування вітчизняних кадровиків;

- «Сторонні» моделі.

В основі західних модулів лежать моделі західної бізнес-культури та ментальності, не дуже зрозумілої і сприйманої вітчизняними користувачами;

- Функціональна надмірність.

Західні модулі включають функції, поки незатребувані на українських підприємствах. Це, наприклад, індивідуальне планування кар'єрного зростання працівника, відображення довгострокових тенденцій в потенціалі співробітника, облік зниження (або підвищення) його кваліфікації, планування заходів щодо підвищення кваліфікації персоналу, мотиваційні компоненти та ін;

- Недостатня швидкість адаптації до українського законодавства.

Через те, що в України немає достатнього числа продажів західних HR-систем, то їх розробники не витрачають гроші на утримання українських програмістів, які могли б оперативно вносити необхідні зміни в локалізовану версію програмного продукту.

Незважаючи на серйозні перешкоди впровадженню західних HR-систем на вітчизняних підприємствах, коротко розглянемо деякі з цих систем, доступні в Україні.

Серед найбільш поширених західних HR-систем можна виділити модулі відомих ERP-рішень:

- SAP Human Resources Management System (www.sap.com)

- Oracle Human Resources Analyzer (www.oracle.com)

- IRenaissance Human Resources / Payroll (www.rossinc.com)

- Rodertson & Blums Payroll 3.1 (www.robertsonblums.com)

- Scala HR (www.scala.ru)

- Axapta HR Management (www.navision.ru)

Російські HR-системи

В даний час російські розробники HR-систем за загальною кількістю створених рішень, напевно, займають перше місце в усьому світі. Серед них як модулі комплексних систем, так і автономні програми:

- Пакет «БОСС-Кадровик» компанії АйТі (www.it.ru);

- Програмний комплекс «АіТДУправленіе персоналом» (рис. 1) від компанії Софт АІТ (www.aitsoft.ru);

- Система «Фараон» (рис. 2) від Центру Кадрових Технологій (www.hrsott.ru);

- Програма «Orakl-Кадри» ((рис. 3) від Інфо-Центру (infocentre.spb.ru);

- Програма «Парус-Кадри» від компанії Парус (www.parus.ru);

- Кадровий модуль системи «Акорд» від компанії Атлант-Інформ (www, atla nt - і nform. Ru);

- Автоматизоване робоче місце «Управління персоналом» системи Флагман від компанії Інфософт (www.flagman.com.ru);

- Модуль «Управління персоналом» системи управління підприємством компанії Галактика (www.galaktika.ru);

- Модуль «Управління персоналом» системи електронного документообігу N. System від ComputerLand / St. Petersburg;

- АСУ «Кадри», розроблена в ВНИПИ АСУ Газпрому і апараті управління НВО «Союзавтоматіка»;

- Програма «ІНЕК-Персонал» від компанії ІНЕК (www.inec.ru);

- Програма «1С: Зарплата і Кадри» компанії 1С (www.lc.ru);

- Програма «TRIM-Персонал» компанії АСК;

- Програмний комплекс «Персонал-2000» від Центру інформаційних технологій Телеком-Сервіс.

Рис. 1. Картка співробітника містить повні відомості про працівника

Рис. 2. Картка співробітника виконана у вигляді стандартної друкарської форми

Рис. 3. До функціональності програми кадрового обліку часто

додається електронний табель робочого часу

6 Українські HR-системи

Внесок українських розробників в створення ПЗ для управління персоналом набагато скромніше російських програмістів. Серед вітчизняних систем можна виділити:

- Програми «PersonPro 2.0 Базова» і «PersonPro 2.0 SQL» (рис. 4) від компанії АМІ-Україна (personpro.ami.ua);

Рис. 4. З Початковою панелі PersonPro 2.0 виконуються всі завдання, і

діловодства кадрового обліку

- Інформаційно-пошукова система «Персонал» компанії Протока (www.protoka.kiev.ua);

- Додаток «Відділ кадрів» пакету X - DOOR 5 від компанії Soft - Taxi (www.softtaxi.com.ua);

- «І n ТЕАМ: Структура» та «і n ТЕАМ: Кадри» від компанії ПУЛ (pool.kiev.ual;

- Модуль «Облік кадрів» системи Звід компанії Компас-України (www.svod.com.ua):

- «Кадри-Старт» 1.2 і «Кадри-Підприємство» 1.2 від НЕТКОМ Текно-лоджи (www.nct.kiev.ua);

- Модуль «Кадри» системи FinExpert від ЮМ (www.finexpert.com);

- Програма «Система: КАДРИ» 1.0 (www.hrm.com.ua).

7 Реальність автоматизація обліку персоналу

Чи вирішить автоматизація всі проблеми кадровика?

Програмне забезпечення (ПЗ) всього лише автоматизує існуючі технології роботи. Не можна автоматизувати безлад або хаос: вийде автоматизований безлад і хаос. Якщо завдання управління персоналом добре продумані, то програмні засоби автоматизації прискорять процес обліку.

Завдяки збільшенню швидкодії HR-системи, можна вирішувати більше число завдань, причому робити це можна з високою ефективністю. Якщо проблема полягає в тому, що роботи виконуються не вчасно (наприклад, звіти формуються з запізненням), то автоматизація допоможе усунути це відставання.

Наскільки складна HR-система?

У порівнянні з бухгалтерськими програмами автоматизована система управління персоналом нескладне і недорогі ПЗ. Головна особливість автоматизованої системи управління персоналом полягає в обробці безлічі даних про працюючих та кандидатів, наказах, посади, стажу та ін Тим не менш, зберігання подібної інформації, створення звітів та виконання низки тривіальних обчислень не представляє якої-небудь складності.

Скільки часу займає впровадження HR-системи?

Для малих і середніх підприємств автоматизація (використання коробкових програмних продуктів) може бути виконана за дуже короткий проміжок часу. Після установки програми основне завдання полягає в тому, щоб ввести необхідні відомості про співробітників і структурі підприємства. Якщо на підприємстві є налагоджена система обліку, то впровадження ПЗ - це лише питання введення цієї інформації і наступного її використання.

Скільки часу потрібно на підготовку до роботи з HR-системою?

Добре спроектована і розроблене ПЗ спирається на існуючі методики роботи відділу кадрів чи служби управління персоналом. Зрозуміло, користувачам доведеться зрозуміти, яким чином автоматизована система реалізує те, що зазвичай вони робили вручну. Легкість освоєння увазі зручність застосування. Як правило, ПЗ поставляється з Керівництвом користувача, яке потрібно уважно вивчити, або прослухати курс навчання. Якщо протягом якогось часу користувачі не можуть освоїти принципи роботи з програмою, то, очевидно, справа в поганій програмі, а не в самих користувачів.

Потрібна або настройка HR-системи та скільки це коштує?

Консультування та налаштування автоматизованої системи управління персоналом з урахуванням побажань користувачів - це, як правило, дуже дорога послуга. Необхідно пам'ятати про те, що будь-яке ПЗ вимагає налаштування, оскільки тільки в цьому випадку воно буде максимально відповідати пропонованим до нього вимогам. Тому при виборі ПЗ необхідно, щоб у ньому була передбачена можливість конструювання і налаштування. Це дозволить, в крайньому разі, користувачеві самостійно виконати необхідну підстроювання системи під свої потреби. Таким чином, всього за кілька годин, можна істотно налаштувати функціональні характеристики системи.

Вкрай важливо, щоб програмний продукт, який користувач збирається придбати, найбільш повно відповідав його побажанням. Не варто купувати автоматизовану систему управління персоналом, призначену для вирішення одних завдання, а потім намагатися використовувати її для вирішення інших. Тому потрібно ретельно вивчити ринок програмних продуктів, щоб вибрати саме те, що потрібно.

Чи потребує HR-система постійної уваги з боку системного адміністратора?

Можливо, деякі автоматизовані системи обліку персоналу і вимагають постійної уваги системного адміністратора, але це абсолютно не прийнятно для добре розроблених і правильно впроваджених рішень. Важливе значення має і той факт, що користувачі повинні мати певний рівень комп'ютерної грамотності, а не бігти з усякого приводу до системного адміністратора. Власне кажучи, друга частина цієї книги і покликана підвищити рівень користувача в плані роботи з комп'ютером, зробивши його повноцінним учасником інформаційної системи підприємства.

ОфісМонітор 2.0: облік персоналу і корпоративна культура

Пропоноване на ринку кадрове ПО призначено для зберігання, обробки та надання інформації про персонал підприємства, залишаючи без уваги корпоративну культуру. Саме цей «пробіл» вирішила усунути російська компанія UNI (www.uni.ru), випустивши спеціальний Інтернет-продукт. Її система 4П. ОфісМонітор 2.0 (Рис. 5) дозволяє автоматизувати обидві ці аспекти кадрової діяльності. З її допомогою можна оперативно отримувати відомості про структуру підприємства, інформацію про співробітників. Крім того, вона дозволяє повністю автоматизувати процес збору і обробки статистики щодо використання робочого часу та доступу на підприємство.

Рис. 5

4П: ОфісМонітор 2.0 запускається у звичайному Інтернет-браузері і об'єднує в собі:

- Внутрішньокорпоративний інформаційний портал;

- Систему управління персоналом;

- Систему безпеки (контроль фізичного доступу на підприємство і його офіси).

В якості внутрішньокорпоративного Інтранет-порталу система 4П: ОфісМонітор виконує дві основні функції:

- Виступає в якості джерела актуальної інформації для співробітників організації;

- Є інтерактивним середовищем взаємодії співробітників і засобом зворотного зв'язку між персоналом і керівництвом підприємства.

Постійна доступність цієї інформації спрощує взаємодію між співробітниками в процесі щоденної роботи і полегшує адаптацію нових співробітників до вже існуючих корпоративними правилами. Вбудована система публікацій дозволяє фахівцям HR-підрозділів змінювати сторінки корпоративного Інтранет-порталу та актуалізувати інформацію по мірі необхідності, не маючи при цьому навіть мінімальними навичками програмування.

В якості інтерактивної середовища взаємодії система 4П: ОфісМонітор надає такі засоби забезпечення спільної роботи, як форуми, голосування або опитування громадської думки, розміщення приватних оголошень співробітників, ведення власного журналу реєстрації, формування вибіркових списків співробітників, оповіщення про факт появи колеги в офісі.

Система 4П: ОфісМонітор 2.0 дає можливість кожному співробітникові персоніфікувати робочі сторінки, вести та аналізувати персональний журнал обліку робочого часу, використовувати систему планування подій, управляти формою візуалізації персональної інформації для інших співробітників і змінювати персональний пароль доступу до системи.

Як кадрова система, 4П: ОфісМонітор дозволяє структурувати і зберігати персональну інформацію про співробітників (ПІБ, малюнок, дата і місце народження, номер паспорта, номер водійських прав, ІПН, домашню адресу і телефон, дані про сім'ю, дати прийому на роботу, відомості про медичну страховку, графік роботи та ін.) З її допомогою можна виконувати збір, обробку, облік і аналіз статистики по використанню робочого часу, формувати різні звіти як персональні, так і по відділах підприємства.

4П: ОфісМонітор 2.0, як система контролю фізичного доступу, володіє можливістю автоматичного фіксування часу приходу-відходу співробітника на роботу (досягається за рахунок інтеграції з системою контролю фізичного доступу).

Висновки

У процесі виконання контрольної роботи ми змогли коротко ознайомиться з ПЗ автоматизації управління персоналом різних розробників і виробників.

Література

1. Антонов А.В. Системний аналіз. Методологія. Побудова моделі: Учеб. посібник. - Обнінс: ІАТЕ, 2001. - 272 с.

2. Богданов А.А. Тетологія: У 3 т. - М., 1905-1924.

3. Венда В.Ф. Системи гібридного інтелекту: еволюція, психологія, інформатика. - М.: Машинобудування, 1990. - 448 с.

4. Волова В.М. Основи теорії систем і системного аналізу / В.Н. Волова, А.А. Денисов. - СПб.: СПБДТУ, 1997. - 510 с.

5. Волова В.М. Методи формалізованого представлення систем / В.М. Волова, А.А. Денисов, Ф.Є. Темнігов. - СПб.:

СПБДТУ, 1993. - 108 с.

6. Гасаров Д.В. Інтеллетальние інформаційні системи. - М.: Вищ. ш., 2003. - 431 с.

7. Гелшов В.М. Введення в АСУ. - Київ: Техніка, 1974.

8. Дегтярьов Ю.І. Системний аналіз і дослідження операцій. - М.: Вищ. ш., 1996. - 335 с.

9. Корячіться В.П. Теоретічес основи САПР: Учеб. для взов /

В.П. Корячіться, В.М. Крейчі, І.П. Норен. - М.: Вища школа, 1987. - 400 с.

10. Маміонов А.Г. Основи побудови АСУ: Учеб. для взов. -

М.: Вищ. ш., 1981. - 248 с.

11. Меньов А.В. Теоретічес основи автоматизованого управління: Учеб. посібник. - М.: МГУП, 2002. - 176 с.

12. Острейовскій В.А. Автоматизовані інформаційні системи в економіці: Учеб. посібник. - Ср т: СрГУ,

2000. - 165 с.

13. Острейовскій В.А. Сучасні інформаційні техно-

логії економістам: Учеб. посібник. Ч. 1. Введення в авто-

тизированной інформаційні технології. - Ср т: СрГУ, 2000. - 72 с.

14. Автоматизовані інформаційні технології в економіці /

Під ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: Комп'ютер, ЮНИТИ,

1998 .- 400 с.

15. Автоматизовані інформаційні технології в банківській діяльності / Під ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: Финстатинформ, 1997.

16. АСУ на промисловому підприємстві: Методи створення: спра-

вочнік / С.Б. Міхальов, Р.С. Седень, А.С. Грінбері та ін -

М.: Вища школа, 1989. - 400 с.

17. Комплесах загальногалузевих керівних методичних матеріалів зі створення АСУ та САПР. - М.: Статистика, 1980.

18. Малин А.С. Дослідження систем управління: Учеб. для вузів / А.С. Малин, В.І. Мхін. - М.: ГУ ВШЕ, 2002. - 400 с.