Міністерство освіти Російської Федерації
Санкт-Петербурзький державний університет
економіки та фінансів
(Новгородський філія)
Курсова робота на тему: Автоматизація торгових і складських операцій.
Виконав: студент 2-го курсу
гр. Д 01.1
Вишневський М. А.
Перевірив: Чернов М. А.
Великий Новгород
2003 рік.

Зміст.

Вступ 3
1. Аналіз предметної області 4
1.1. Опис предметної області 4
1.2. Обмеження предметної області 4
2. Постановка завдання 5
2.1. Організаційно-економічна сутність комплексу задач 5
2.2. Опис вихідної інформації 5
2.3. Опис вхідної інформації 5
3. Розробка інформаційного забезпечення 6
3.1. Аналіз інформації та виділення інформаційних об'єктів 6
3.2. Визначення зв'язків між інформаційними об'єктами 6
4. Розробка фізичної структури бази даних 7
4.1. Створення таблиць 7
4.2. Створення форми 7
Висновок 8
Список літератури 9
Таблиця 1 жовтня
Таблиця 14 лютого
Додатка 17

Введення.

В даний час рівень технічного розвитку персональних комп'ютерів дозволяє використовувати їх як в побуті, так і на виробництві. Сучасне програмне забезпечення по введенню, обробці, зберіганню та модифікації даних дозволяє заощадити відчутну кількість праці і часу. Такі програмні продукти як, наприклад, Microsoft Access дозволяють легко оперувати з величезними масивами інформації, виконувати точний і повний аналіз даних і виводити загальні або скрупульозні звіти за підсумками роботи, проводити швидкий пошук необхідної інформації та багато іншого.
MS Access дозволяє автоматизувати багато операцій на підприємстві та спростити систему документообігу за рахунок заміни паперових документів їх електронними копіями. Зокрема, в середовищі Access за допомогою різних інструментів можна розробити автоматизовану інформаційну систему, котра підтримує і спрощує роботу складу.

1. Аналіз предметної області.

1.1. Опис предметної області.
У цій роботі предметної областю автоматизації є складські операції.
Перш за все, склад має справу з рухом матеріальних та інформаційних потоків. Перші представлені рухом товару від постачальників на склад або зі складу до покупців, а інформаційні потоки представлені документацією, необхідною для цих операцій.
Склад приймає і складує готову продукцію, яка супроводжується цехової накладної. Вона складається з двох частин: загальної (до якої входять номер цехової накладної, найменування цеху виробника і дата здачі продукції на склад) і специфікації (до неї входять найменування та кількість продукції).
Продукція зі складів направляється замовникам відповідно до укладених договорів. Відправляється продукція на підставі товарно-транспортної накладної. Товарно-транспортна накладна складається з: загальної частини (номер накладної, номер договору, дата відвантаження) і специфікації (вид і кількість продукції, що відвантажується).
Після отримання продукції замовник повинен здійснити оплату, яка оформляється платіжним дорученням, виписаним на підставі товарно-транспортної накладної. Загальна частина платіжного доручення включає номери товарно-транспортної накладної та платіжного доручення, і дату оплати. Специфікація включає вид і кількість оплачуваної продукції.
Рахунок-фактура - це документ, що видається постачальником покупцю чи надані постачальником банку для підтвердження платежу покупця, суми платежу, товарності даної господарської операції або прийняття або відмови від нього в рахунку-фактурі. Загальна частина включає реквізити постачальника і покупця, а в специфікації вказуються найменування товару, одиниці виміру, ціна і сума.
1.2. Обмеження предметної області.
При створенні проекту були виявлені наступні обмеження:
- На складі зберігатися кілька найменувань продукції;
- Кількість продукції вимірюється цілим числом;
- Кожен договір укладається з одним замовником, але з одним замовником може бути укладено декілька договорів;
- Номер договору незмінний і унікальний;
- В одному договорі можуть бути перераховані кілька найменувань товару;
- Одне і те ж виріб може бути зазначено в договорі кілька разів, але з різними термінами відвантаження;
- Товарно-транспортна накладна відноситься до одним договором і може містити кілька найменувань виробів;
- Номер товарно-транспортної накладної унікальний для підприємства;
- Номер платіжного доручення унікальний для конкретного замовника і відповідає конкретній товарно-транспортної накладної;
- Однією товарно-транспортної накладної може відповідати декілька платіжних доручень.

2. Постановка завдання.

2.1. Організаційно-економічна сутність комплексу задач.
Аналіз організаційно-економічної сутності завдань треба виконати уважно і ретельно. Не можна випускати з уваги ні одного завдання з усієї сукупності, які повинні бути вирішені системою. Якщо хоча б одне із завдань буде упущена, то цінність всієї розробленої системи впаде.
Як було сказано вище, рахунок-фактура використовується для підтвердження факту платежу, не важливо, з якого боку (підприємства або клієнта) цей платіж надходить. Залежно від напрямку руху рахунок-фактура може бути виданої або отриманої. Видана рахунок-фактура рухається від підприємства до клієнта для підтвердження факту оплати товарів відповідно до укладених договорів.
2.2. Опис вихідної інформації.
Вихідна інформація, відповідно до завдання, повинна бути представлена ​​у вигляді форми для перегляду і редагування виданого рахунки-фактури. Даний вихідний документ повинен бути сформований середовищем MS Access.
2.3. Опис вхідної інформації.
Для формування описаного в попередньому пункті документа будуть потрібні інформація, що міститься в таких первинних документах:
- Список груп товарів;
- Список договорів;
- Реєстр накладних;
- Довідник податків і зборів.
Перелік вхідних документів, необхідних для вирішення задачі представлений в таблиці 1.

3. Розробка інформаційного забезпечення.

3.1. Аналіз інформації та виділення інформаційних об'єктів.
Для виявлення інформаційних об'єктів розробляється бази даних необхідно згрупувати вхідні інформаційні елементи відповідно. Необхідно розглянути кожен реквізит на наявність взаємозв'язків з іншими реквізитами.
У результаті проведеної операції отримуємо сукупність інформаційних об'єктів, кожен з яких характеризується відповідною йому сукупністю інформаційних елементів.
З метою зниження нераціональності при зберіганні інформації і об'єму пам'яті необхідно усувати повторне зберігання інформації. Наприклад, використання довідника організацій дозволяє не вводити кілька разів інформацію про організації, що дозволяє значно заощадити час і об'єм пам'яті.
Зведені відомості за інформаційними об'єктах представлені в таблиці 2.
Перелік документів, що використовуються при безмашинному вирішенні завдань складом, був утворений в результаті тривалої роботи фахівців. Тому виділення відповідності отриманих інформаційних об'єктів і перерахованих документів необхідно, тому що є свого роду показником правильності результатів.
Відповідно до завдань необхідно серед реквізитів, що описують інформаційні об'єкти, вибрати ті, які однозначно визначають екземпляри сутності. Іншими словами, необхідно вибрати ключові реквізити.
3.2. Визначення зв'язків між інформаційними об'єктами.
На даному етапі проектування необхідно провести аналіз зв'язків між об'єктами, щоб визначити єдину інформаційну модель створюваної бази даних.
Так інформаційний об'єкт "довідник організацій" буде пов'язаний з інформаційним об'єктом "список договорів" ставленням один-до-багатьох, інформаційний об'єкт "податки і збори" пов'язаний зі "списком груп товарів" ставленням один-до-одного, інформаційний об'єкт "список груп товарів "пов'язаний з" товарами на складі "ставленням один-до-багатьох, інформаційний об'єкт" товари на складі "пов'язаний зі" списком договорів "ставленням один-до-багатьох.

4. Розробка фізичної структури бази даних.

4.1. Створення таблиць.
Для реалізації бази даних використовуємо СУБД MS Access. При цьому кожна реляційна таблиця стає таблицею бази даних, кожен стовпчик реляційної таблиці стає полем таблиці бази даних, і кожен рядок реляційної таблиці стає записом таблиці бази даних.
Також в процесі створення бази даних необхідно присвоїти імена таблиць і їхніх полів, визначити параметри полів таблиць і заповнити таблиці вихідними даними для здійснення контрольного прикладу.
Контрольний приклад необхідний для перевірки працездатності створеної бази даних.
4.2. Створення форми для перегляду, редагування та виведення рахунки-фактури на друк.
Перед тим як створювати таку форму необхідно створити запит, на основі якого буде формуватися нижня частина рахунки-фактури. Даний запит формується на основі таблиць "список договорів" звідки беруться поля: найменування товару і кількість; "список груп товарів" (поля країна походження, одиниці вимірювання і ціна), і "податки і збори" (ставка ПДВ). Даний запит є запитом на вибірку і містить кілька обчислюваних полів (Сума, У тому числі акциз, Сума ПДВ, в тому числі з ПДВ).
Потім необхідно створити форму на основі таблиці "довідник організацій", щоб сформувати верхню частину рахунку-фактури.
Після створення цієї форми, в неї вставляється підпорядкована форма на основі створеного запиту.
Після цього в заголовок форми вводиться напис "Рахунок-фактура__ від" _ "______200_г."
Далі додаються такі поля як покупець, вантажовідправник, вантажоодержувач і так далі.
Необхідно пам'ятати, що створювана рахунок-фактура є виданої. Це означає, що поле "покупець" буде підставлятися з таблиці "довідник організації" і, відповідно, поля "ІПН", "адреса" і "телефон", також підставляються з цієї таблиці.
Для полів "постачальник", "адреса", "телефон", "ІПН постачальника" можна ввести фіксоване значення, так як в цьому полі завжди буде проставлятися одне і теж значення. Тому доцільно створити замість поля простий напис.
Останнім кроком є ​​створення кнопки виводу рахунки-фактури на друк. Для цього за допомогою панелі елементів створюється кнопка. У діалоговому вікні вибирається категорія "робота з формою" і дію "друк форми".
Потім можна провести контрольну перевірку на основі введених в таблиці даних. Контрольна перевірка дозволяє перевірити правильність створеної бази даних.

Висновок.

У результаті виконаної роботи спроектована і реалізована автоматизована система, що підтримує роботу складу.
Ця система дозволяє спростити ведення складських операцій, обліку товарів на складі, відвантаження та приймання продукції.
У результаті проведеної роботи було з'ясовано, що при деякому доопрацюванні бази даних можна буде реалізувати створення різних форм, таких як форма редагування прибуткових і витратних накладних або звітів, наприклад, про діяльність складу за конкретний період.

Список літератури.

1. Економічна інформатика. Підручник (за ред. П. В. Конюховского і Д. М. Колесова), - С-Пб; Пітер, 2000 р.
2. В. М. Власова "Бухгалтерські документи. Як їх заповнювати", М; 1997
3. Є. Б. Пашерстником, Н. В. Пашерстником "Документообіг в бухгалтерському обліку", Герда; 2000
4. Навчальний підприємство, фірма 1С-М., 2001 р.

Документ	Реквізити	Тип	Довжина	Напрямок
Рахунок-фактура	Дата Номер Постачальник Адреса Телефон ІПН постачальника Вантажовідправник і його адресу Вантажоодержувач і його адреса Покупець Адреса Телефон ІПН покупця Найменування товару Країна походження № вантажної митної декларації Одиниці виміру Кількість Ціна У тому числі акциз Сума Ставка ПДВ Сума ПДВ Всього з ПДВ	Д Ч Т Т Ч Ч Т Т Т Т Ч Ч Т Т Ч Т Ч Ден. Ч Ден. Ч Ден. Ден.	8 2 60 60 15 10 60 60 60 60 15 10 15 15 6 15 9 8 2 9 2 6 9	Продавець Þ покупець
Прибутковий складської ордер	Організація Номер Структурний підрозділ Дата складання Код виду операції Склад Постачальник Страхова компанія Кореспондуючий рахунок № супровідного документа № платіжного документа Матеріальні цінності Одиниці виміру Кількість Ціна Сума Сума ПДВ Всього з ПДВ Номер паспорта Порядковий № по складу	Т Ч Т Д Ч Т Т Т Ч Ч Ч Т Т Ч Ден. Ден. Ден. Ден. Ч Ч	60 3 20 8 3 15 60 60 20 3 3 15 15 9 6 9 2 9 10 3	Постачальник Þ склад
Товарна накладна	Дата складання Код виду операції Відправник	Д Ч Т	8 3 60	Склад Þ постачальник

Таблиця 1.

Документ	Реквізити	Тип	Довжина	Напрямок
	Одержувач Структурний підрозділ Вид діяльності Кореспондуючий рахунок Облікова одиниця Матеріальні цінності Номенклатурний № Одиниці виміру Кількість Ціна Сума Порядковий № по складу	Т Т Т Ч Т Т Ч Т Ч Ден. Ден. Ч	60 15 15 20 15 15 3 15 9 6 12 3
Платіжне доручення	Дата Вид платежу Платник Банк платника Банк одержувача БИК № рахунку Одержувач № рахунку Вид оплати Код Термін платежу Призначення платежу	Д Т Т Т Т Ч Ч Т Ч Т Ч Ч Т	8 15 60 60 60 9 20 60 20 15 3 8 15	Постачальник Þ одержувач
Акт про приймання устаткування	Номер Організація Дата складання Код виду операції Структурний підрозділ Вид діяльності Кореспондуючий рахунок № супровідного документа Місце складання документа Початок приймання Закінчення прийняття Відправник Постачальник Дата відправлення обладнання Знак, марка, пломба Кількість місць Вид упаковки Найменування вантажу Одиниці виміру Маса вантажу Виявлена ​​деформація	Ч Т Д Ч Т Т Ч Ч Т Д Д Т Т Д Т Ч Т Т Т Ч Т	3 60 8 3 15 15 20 3 60 8 8 60 60 8 60 9 15 15 15 3 60	Склад Þ постачальник

Документ	Реквізити	Тип	Довжина	Напрямок
Рахунок	Номер Дата Замовник Платник Номер товару Найменування товару Одиниці виміру Кількість Ціна Сума ПДВ До оплати	Ч Д Т Т Ч Т Т Ч Ден. Ден. Ден. Ден.	3 8 60 60 3 15 15 9 6 12 2 12	Склад Þ бухгалтерія
Довідник "Список організацій"	Назва Адреса Телефон ІПН БИК	Т Т Ч Ч Ч	60 60 15 10 9
Довідник «Список договорів»	Код Номер Дата Код контракту Найменування товару	Ч Ч Д Ч Т	2 2 8 3 15
Список груп товарів	Найменування Код Одиниці виміру Кількість Ціна Сума Постачальник Термін зберігання	Т Ч Т Ч Ден. Ден. Т Д	15 3 15 9 6 12 60 2
Товари на складі	Склад Найменування товару Код товару Ціна Кількість Одиниці виміру Постачальник Дата поставки Термін зберігання Відповідальні особи Прихід Витрата Залишок	Т Т Ч Ч Ч Т Т Д Д Т Ч Ч Ч	60 15 3 6 9 15 60 8 8 60 9 9 9
Ставки податків і зборів	Найменування товару Розмір податку Тип збору Дата здачі податку Кому платити	Т Ч Т Д Т	15 2 15 8 15

Документ	Реквізити	Тип	Довжина	Напрямок
Реєстр накладних	Тип накладної Найменування організації Дата складання Рахунок Товар Кількість Одиниці виміру Ціна ПДВ Номер	Т Т Д Ч Т Ч Т Ден. Ч Ч	15 60 8 20 15 9 15 9 2 3
Книга продаж	Продавець ІПН постачальника Продажі за період Номер Дата рахунку-фактури Покупець ІПН покупця Всього продажів Сума ПДВ Ставка податку Експорт	Т Ч Ч Ч Д Т Ч Ч Ден. Ч Ч	60 10 10 3 8 60 10 9 6 2 9
Книга покупок	Покупець ІПН постачальника Покупки за період Дата і № рахунку-фактури Дата надходження рахунку-фактури Дата оприбуткування товару Найменування постачальника Всього покупок Ставка податку Сума ПДВ Покупки, які не обкладаються податком	Т Ч Д Ч Д Д Т Ч Ч Ден. Ч	60 10 16 12 8 8 60 9 2 9 9
Вимога-накладна	Номер Найменування організації Дата складання Відправник Структурний підрозділ Вид діяльності Рахунок Облікова одиниця Зажадав Дозволив Матеріальні цінності Кількість Одиниці виміру Ціна Сума без ПДВ Порядковий № по складу	Ч Т Д Т Т Т Ч Т Т Т Т Ч Т Ден. Ден. Ч	3 60 8 60 15 15 10 15 15 15 15 7 15 6 9 2

Таблиця 2.

Найменування	Реквізити				Примітка
	Ім'я	Тип	Довжина	Ключ
Таблиця "Довідник організацій"	Назва Адреса Телефон ІПН БИК	Т Т Ч Ч Ч	60 60 15 10 9	=
Таблиця "Платіжні доручення"	Найменування організації Дата Банк платник Банк одержувач № рахунку Вид оплати Код Назва платежу Номер	Т Д Т Т Ч Т Ч Т Ч	60 8 60 60 20 15 3 15 3	=
Таблиця "Реєстр накладних"	Тип накладної Найменування організації Дата складання Рахунок Товар Кількість Одиниці виміру Ціна ПДВ Сума ПДВ Номер Структурний підрозділ Порядковий номер Сума	Т Т Д Ч Т Ч Т Ден. Ч Ден. Ч Т Ч Ден.	15 60 8 20 15 9 5 9 2 9 3 15 3 9	= =	[К-ть] * [ПДВ] [К-ть] * [ціна]
Запит "Товарна накладна"	Порядковий № Відправник Дата складання Рахунок Матеріальні цінності Номінальний № Одиниці виміру Кількість Ціна Сума	Ч Т Д Ч Т Ч Т Ч Ден. Ден.	3 60 8 20 15 3 15 9 9 12	=
Запит "Вимога-накладна"	Номер Найменування організації Дата складання Матеріальні цінності Кількість Ціна Сума ПДВ Сума з ПДВ Рахунок	Ч Т Д Т Ч Ден. Ден. Ч Ден. Ч	3 60 8 15 9 9 12 2 9 20	=	[К-ть] * [ціна] [К-ть] * [ПДВ]

Найменування	Реквізити				Примітки
	Ім'я	Тип	Довжина	Ключ
Таблиця "Книга покупок"	Найменування організації № рахунку-фактури Дата рахунку-фактури Ставка податку Найменування товару Кількість Сума ПДВ	Т Ч Д Ч Т Ч Ден.	60 3 8 2 15 9 9	=	[К-ть] * [ПДВ]
Таблиця "Книга продаж"	№ рахунку Найменування організації Період Дата рахунку-фактури № рахунки фактури Ставка податку Сума ПДВ № митної декларації Кількість	Ч Т Д Д Ч Ч Ден. Ч Ч	3 60 16 8 3 2 9 6 3	=	[К-ть] * [ПДВ]
Форма "Рахунок-фактура"	Найменування організації Адреса Телефон ІПН Найменування товару Одиниці виміру Кількість Ціна Сума Ставка ПДВ Сума ПДВ	Т Т Ч Ч Т Т Ч Ден. Ден. Ч Ден.	60 60 15 10 20 15 6 9 9 2 9	=	[К-ть] * [ціна] [К-ть] * [ПДВ]
Таблиця "Список договорів"	Код Номер Дата Назва організації Назва товару	Ч Ч Д Т Т	3 3 8 15 60	= =
Запит "Рахунок"	Найменування товару Дата Найменування організації Одиниці виміру Кількість Ціна Сума ПДВ До оплати	Т Д Т Т Ч Ден. Ден. Ч Ден.	15 8 60 15 9 9 9 2 9	= =	[К-ть] * [ціна] [Сума] + [ПДВ]
Таблиця "Податки і збори"	Найменування товару Розмір податку Найменування збору Дата здачі Одержувач платежу	Т Ч Т Д Т	15 2 15 8 60	=

Найменування	Реквізити				Примітки
	Ім'я	Тип	Довжина	Ключ
Таблиця "Список груп товарів"	Найменування товару Термін зберігання Ціна Код Одиниці виміру Постачальник	Т Д Ден. Ч Т Т	15 8 9 3 15 60	=
Таблиця "Товари на складі"	Найменування товару Склад Код товару Кількість на складі Одиниці виміру Постачальник Дата поставки Прихід Витрата Залишок № акта Відповідальна особа	Т Т Ч Ч Т Т Д Ч Ч Ч Ч Т	15 60 3 9 15 60 8 9 9 9 9 60	=	[К-ть] - ([прихід] + [витрата])
Запит "Акт про приймання устаткування"	Найменування товару Найменування організації № рахунку Дата складання № накладної Кількість	Т Т Ч Д Ч Ч	60 60 10 8 2 9	=
Запит "Прибутковий складської ордер"	Склад Найменування товару Найменування організації ПДВ Сума Порядковий номер № рахунку	Т Т Т Ч Ден. Ч Ч	60 15 60 2 9 3 10	=	[К-ть] * [ПДВ]

Програми.

Схема даних.

Форма.