Автоматизація процесу обробки інформації складського обліку

• організація оптово-роздрібної торгівлі непродовольчими товарами;

• торгово-закупівельна діяльність, маркетинг, рекламні послуги, організація ціноутворення;

• організація продажу за зразками;

• зовнішньоекономічна діяльність у встановленому законом порядку;

• забезпечення на договірних засадах реалізації товарів народного споживання трудовим колективам організацій і підприємств;

• у разі необхідності, для виконання цілей і вирішення завдань Товариства збори учасників Суспільство може прийняти рішення про здійснення інших видів не забороненої діяльності, в порядку, встановленому чинним законодавством.

Основним предметом діяльності підприємства є оптово-роздрібна торгівля непродовольчими товарами. Ефективність комерційної діяльності Товариства залежить, перш за все, від раціональної побудови процесу реалізації товарів і послуг, а особливо механізму поставок (організації інформаційних потоків).

Дана робота націлена на проведення дослідження інформаційної системи складу і розробку пропозицій щодо вдосконалення існуючої системи.

1. Аналіз існуючої інформаційної системи ТОВ «Фаворит ОПТ»

1.1 Загальна характеристика структурного підрозділу (Склад)

Для забезпечення координації та контролю над діяльністю підрозділів і працівників на даному підприємстві, створена лінійно-функціональна організаційна структура (Див. малюнок 1), яка дозволяє забезпечити кожний елемент системи чіткої, визначеної, конкретним завданням і обов'язками.

Малюнок 1 - Організаційна структура ТОВ «Фаворит ОПТ»

Аналіз існуючої інформаційної системи ТОВ «Фаворит ОПТ» виробляється на прикладі структурного підрозділу - Склад.

Однією з основних комерційних функцій підрозділу є закупівля товарів для їх подальшого продажу. Правильно організована закупівельна робота не тільки сприяє задоволенню споживчого попиту, але і дозволяє зменшити імовірність комерційного ризику, пов'язаного з відсутністю збуту товарів.

Робота зі закупівель товарів включає комплекс взаємопов'язаних комерційних операцій, до числа яких належать:

• вивчення і прогнозування купівельного попиту;

• визначення потреби в товарах;

• виявлення і вивчення джерел закупівлі, вибір постачальників і каналів просування товарів;

• встановлення господарських зв'язків з постачальниками;

• контроль виконання договорів і ходу поставки товарів.

Для організації ефективної роботи складського комплексу найважливіше значення має вибір інформаційної системи, що дозволяє перетворити процес обробки товароруху на своєрідний постійно діючий конвеєр і від якого залежить функціонування складського комплексу в цілому.

З урахуванням тенденцій розвитку інформаційних технологій та з метою забезпечення виконання поставлених перед аналізованим підрозділом завдань необхідна автоматизація цього процесу. Подібні заходи дозволять виявити «приховані» резерви бізнесу і отримати додатковий прибуток.

1.2 Взаємозв'язки Складу з іншими структурними підрозділами підприємства

Товари після приймання надходять безпосередньо на склад. Замовлення товару здійснюється у момент необхідності і вивозиться зі складу обраного постачальника. При виборі постачальників-виготовлювачів важливу роль грає не тільки те, які товари вони виробляють і продають в даний час, але і їх можливості по удосконаленню, а також випуску нових товарів.

Щоб закуповувати товари, які не виробляють місцеві підприємства, відділ постачання постійно аналізує рекламні оголошення, в тому числі і постачальників-посередників, з пропозиціями оптового продажу товарів. Пошуку постачальників товарів сприяє також відвідування виставок нових товарів, оптових ринків і ярмарків. В узагальненому вигляді всіх постачальників товарів можна розділити на дві категорії: постачальників-виробників і постачальників-посередників.

У виставковий зал товар частково поставляється зі складу; відповідно до заявки, даної товарознавцем виставкового залу. Для того щоб правильно розрахувати кількість необхідного товару, відділом маркетингу створена «історія продажів» товарів, поки що тільки за штучної групі. Заявка передається комерційному відділу по коштах телефонного зв'язку.

Також ТОВ «Фаворит ОПТ» здійснює подачу заявок безпосередньо постачальнику через торгових представників, які відвідують підприємство один або два рази на тиждень.

Підставою для завезення товарів у магазин служить заявка. Її складають менеджер з постачання або директор, орієнтуючись на купівельний попит і на наявність залишку товару в складських приміщеннях.

При прийманні товару перевіряється повнота і правильність складання всіх необхідних супровідних документів на що надійшов в магазин товар; потім здійснюється кількісна перевірка надійшла партії: зважування перевірка наповненості тарних одиниць, підрахунок штучних товарів; операції кількісної приймання товарів поєднують з операціями розвантаження транспортних засобів. Перевірка за якістю здійснюється за результатами зовнішнього огляду, органолептично. За приймання товарів за кількістю та якістю відповідає товарознавець та завідувач складом.

Після приймання товари доставляють у приміщення для зберігання. Процес зберігання товарів на складі передбачає їх правильне розміщення і укладання, створення оптимального режиму, спостереження і поточний догляд за товарами. Збереження кількості і якості товарів у процесі їх зберігання забезпечують матеріально-відповідальні особи.

Інформація передається безперервно і різними способами. Кожен з напрямків зв'язку між підрозділами супроводжується передачею величезного масиву даних. Наочно основні потоки інформації складського комплексу представлені в таблиці 1.

Таблиця 1 - Вхідні (що виходить) інформація

Оперативність процесу обробки великої безперервного потоку документації - є найважливішим завданням органів управління складського комплексу. Необхідно якісно, ​​вчасно і бажано в автоматичному режимі здійснювати цей механізм, що підвищує рівень контролю над діяльністю на складі і дозволяє в будь-який момент отримати реальну картинку про ситуацію складського комплексу (сформувати аналітичний звіт).

1.3 Організаційна структура Складу

Аналізоване структурний підрозділ має лінійну організаційну структуру, яка наведена на малюнку 2.

Малюнок 2 - Організаційна схема Складу

Всі співробітники Складу безпосередньо підпорядковані завідувачу складу, який у свою чергу підпорядковується директору підприємства.

У ТОВ «Фаворит ОПТ» система Складу побудована наступним чином:

- Завідувач складом (загальне керівництво підрозділом, робота з постачальниками (вибір постачальника, оформлення умов поставки, погодження та оформлення контрактів / договорів, формування заявок на поставку), складання плану закупівель);

- Старший оператор по роботі зі складом (прийом заявок, введення даних в комп'ютер, складання звітів із закупівель з аналітикою);

- Менеджери-операціоністи (звірення заявок зі специфікаціями на об'єкт і мережевими графіками, оформлення специфікацій до контрактів на закупівлю, звірка документів з розміщеним замовленням);

- Комірники (приймання-передача та облік первинної документації);

- Вантажники (вантажно-розвантажувальні роботи та збір рахунків / актів).

1.4 Інформаційні потоки всередині Складу. Інформаційна модель «як є»

Інформаційні потоки - це фізичне переміщення інформації від одного співробітника підприємства до іншого або від одного підрозділу до іншого. Перетворення інформації (бухгалтерська проводка) не розглядається в якості інформаційних потоків.

Система інформаційних потоків - сукупність фізичних переміщень інформації, що дає можливість здійснити будь-який процес, реалізувати будь-яке рішення. Найбільш загальна система інформаційних потоків - це сума потоків інформації, яка дозволяє вести підприємству фінансово-господарську діяльність.
Інформаційні потоки забезпечують нормальну роботу організації. Мета роботи з інформаційними потоками - оптимізація роботи підприємства.

Інформація, яка збирається в системі контролінгу для обробки та аналізу, повинна відповідати таким вимогам:

• своєчасності, тобто інформація щодо витрат, виручці, прибутку повинна чинити тоді, коли ще має сенс її аналізувати;

• достовірності;

• релевантності, тобто інформація повинна допомагати приймати рішення;

• корисності (ефект від використання інформації має перекривати витрати на її отримання);

• повноті, тобто не повинно бути упущень;

• зрозумілості, тобто інформація не повинна вимагати «розшифровки»;

• регулярності надходження.

Через розглядається структурний підрозділ щодня проходить величезний обсяг інформації. Розглянемо рух інформаційних потоків між Складом та іншими підрозділами. На малюнку 3 зображено схему руху інформаційних потоків ТОВ «Фаворит ОПТ».

Рисунок 3 - Схема руху інформаційних потоків ТОВ «Фаворит ОПТ»

Інформаційні потоки в частині збору інформації для закупівель організовані наступним чином: менеджери відділу продажів направляють у відділ постачання графік продажів і специфікації. Відділ постачання, згідно специфікацій на об'єкт і графіків продажів, здійснює моніторинг цін і можливостей поставки товарів. Також відділ постачання (у деяких випадках директор) після проведення маркетингових досліджень, контактів з постачальниками, враховуючи інформацію по залишках на складах, формує інформацію по заявках. За допомогою служби експедиторів товар від постачальників надходить на склад (за накладними), де здійснюється прийом / передача.

Для обліку товарів у складському комплексі існують окремі штатні одиниці - комірники, від яких інформація надходить до менеджерів з постачання, які в свою чергу запитують / повідомляють про потребу завідувачу складом. Комірник повідомляє начальника відділу продажів про наявність / відсутність товарів і відповідно ставить до відома про потреби начальника відділу постачання.

У міру виникнення необхідності з бухгалтерії надходить інформація про розрахунки з постачальниками і покупцями, виходячи з чого, відбувається коригування графіка закупівель.

Таким чином, можна зробити висновок про те, що зі збільшенням обсягів продажів наявність ручного складського обліку є недоліком і негативно відбивається на системі управління матеріально-товарними запасами в ТОВ «Фаворит ОПТ», а також призводить до збільшення часу на обробку інформації про наявність / відсутність товарів на складі і гальмування процесу складання прогнозів закупівель.

1.5 Характеристика використовуваних технічних засобів і програмного забезпечення

Технічне обладнання офісу полегшує і прискорює паперове діловодство та адміністративно-управлінську діяльність. Офісна техніка стала суттєвим джерелом технічних інновацій і до цих пір зазнає стрімкий розвиток.

Стандартним технічним обладнанням вважається:

- Персональний комп'ютер;

- Принтер;

- Факс;

- Сканер;

- Ксерокс;

- Модем;

- Інше.

Персональний комп'ютер (англ. personal computer), персональна ЕОМ - комп'ютер, призначений для особистого використання, ціна, розміри і можливості якого задовольняють запитам великої кількості людей. Створений як обчислювальна машина, комп'ютер, тим не менш, все частіше використовується як інструмент доступу в комп'ютерні мережі.

Програмне забезпечення - сукупність програм системи обробки інформації і програмних документів, необхідних для експлуатації цих програм (ГОСТ 19781-90). Також, це сукупність програм, процедур і правил, а також документації, що відносяться до функціонування системи обробки даних (СТ ІСО 2382/1-84). ^{Http://ru.wikipedia.org/wiki/% D0% 9F% D1% 80 % D0% BE% D0% B3% D1% 80% D0% B0% D0% BC% ​​D0% BC% ​​D0% BD% D0% BE% D0% B5_% D0% BE% D0% B1% D0% B5% D1 % 81% D0% BF% D0% B5% D1% 87% D0% B5% D0% BD% D0% B8% D0% B5 - cite_note-5}

Програмне забезпечення є одним з видів забезпечення обчислювальної системи, поряд з технічним (апаратним), математичним, інформаційним, лінгвістичним, організаційним і методичним забезпеченням. ^{Http://ru.wikipedia.org/wiki/% D0% 9F% D1% 80% D0 % BE% D0% B3% D1% 80% D0% B0% D0% BC% ​​D0% BC% ​​D0% BD% D0% BE% D0% B5_% D0% BE% D0% B1% D0% B5% D1% 81 % D0% BF% D0% B5% D1% 87% D0% B5% D0% BD% D0% B8% D0% B5 - cite_note-6}

У комп'ютерному сленгу часто використовується слово софт (від англ. Software), яке в цьому сенсі вперше застосував у статті в American Mathematical Monthly математик з Прінстонського університету Джон Тьюкі (англ. John W. Tukey) в 1958 році.

Програмне забезпечення прийнято за призначенням поділяти на системне і прикладне, а за способом розповсюдження і використання на комерційне, відкрите і вільне. Вільне програмне забезпечення може поширюватися, встановлюватися і використовуватися на будь-яких комп'ютерах будинку, в офісах, школах, вузах, а також комерційних і державних установах без обмежень.

• За способом розповсюдження (доставки, оплати, обмеження у використанні): Commercial Software, Freeware, Shareware, Abandonware, Adware, Free Software, Careware та ін

• За призначенням ПЗ поділяється на системне, прикладне та інструментальне.

У таблиці 2 наведена характеристика технічних засобів і програмного забезпечення, що використовуються на Складі.

Таблиця 2 - Характеристика технічних засобів і програмного забезпечення Складу

Для нормального функціонування встановленого програмного комплексу «Супер-Склад» пред'являються не дуже великі вимоги до ПК. Достатніми є такі вимоги: наявність операційної системи Windows будь-якого покоління; інші вимоги мінімальні (жорсткий диск 40 GB, процесор Р II і т.д.). Озброєність технічних засобів на Складі відповідає висунутим вимогам. Основне призначення програми «Супер-Склад» автоматизація обліку товарно-матеріальних цінностей і грошей. Відмітна особливість програми простата використання та відсутність бухгалтерських термінів у інтерфейсі програми. Завдяки цьому програму може використовувати будь-яка людина, навіть не має бухгалтерської освіти. Для роботи з програмою достатньо володіти комп'ютером на рівні користувача і мати загальні уявлення про складський і фінансовому обліку.

Проте ця система обліку не формує автоматизовані аналітичні звіти, що в даний час є нормою при веденні контролю над складською діяльністю.

Проаналізувавши інформаційну систему Складу можна говорити про те, що встановлена ​​програма «Супер-Склад» дозволяє фіксувати надходження / вибуття товарів на складах і формувати звіти для бухгалтерії, але не дозволяє в будь-який момент часу проаналізувати обсяг продажів у цілому та з розбивкою по товарних групах ( відсутня прозорість картинки ситуації, що складається).

2. Розробка пропозицій щодо вдосконалення інформаційної системи

2.1 Загальна характеристика пропозицій. Побудова інформаційної моделі «як повинно бути»

Основною проблемою Складського комплексу ТОВ «Фаворит ОПТ» є низька ступінь автоматизації процесу обробки інформації про товарно-матерільних запасах на складі, не дивлячись на наявність програмного забезпечення обліку «Супер-Склад». Проаналізувавши ситуацію, що склалася і враховуючи тенденції розвитку інформаційних систем, рішення заявленої проблеми можливо кількома шляхами: модернізація існуючого ПЗ, або встановлення нової більш просунутою програми, обидва варіанти тягнуть за собою певні фінансові витрати.

При цьому варто врахувати, що ТОВ «Фаворит ОПТ» - торгове підприємство зі стабільним фінансовим становищем, отже, вкладення коштів у модернізацію (автоматизацію процесу обробки інформації) програмного забезпечення складського комплексу цілком здійсненно (тобто реалізація даного проекту серйозним чином не позначиться на фінансовий стан підприємства).

Не секрет, звичайно, що існує досить велика кількість програм для обліку складу. Всі програми «склад» мають схожу функціональну основу. При надходженні товару його треба поставити на прихід, для цього є прибуткова накладна. При продажу товару треба оформити видаткову накладну, рахунок-фактуру, ТОРГ-12, товарно-транспортну накладну, для цього в усіх програмах складського обліку є видаткова накладна.

Ефективний складський облік - це грамотне і автоматизоване управління складом, оскільки за допомогою автоматизованої системи управління складом можна якісно виконувати велику кількість операцій: швидко зв'язуватися з відділом продажів, контролювати результати роботи співробітників, застосовувати мобільні термінали і т.д.

Ефективне управління - це можливість контролювати і зовнішні, і внутрішні бізнес-процеси, а також легко перебудовуватися під постійно змінюється попит.

2.2 Порівняльний аналіз можливих варіантів розв'язання проблеми

Раніше були виявлені: проблема - низька ступінь автоматизації процесу обробки інформації про товароматеріальних запасах на складі і два варіанти її вирішення (доробка існуючої програми або покупка нового інформаційного продукту). За допомогою Internet ресурсу був підібраний варіант нової програма обліку складу, яка вирішує поставлену перед нею завдання і відповідає технічним можливостям обладнання на складі ТОВ «Фаворит ОПТ». Тепер залишилося провести порівняльний аналіз варіантів і вибрати найкращий. Їх порівняльна оцінка відображена в таблиці 3.

Таблиця 3 - Порівняльна оцінка варіантів

Таким чином, враховуючи всі розглянуті параметри, доцільніше і вигідніше встановити нову Програму «Склад. Облік товарів ». Програма легко встановлюється, її впровадження вимагає мінімальних зусиль, забезпечує швидку віддачу, має доступну ціну.

Особливості даної Програми:

1) про знову роботи програми Склад: товарний облік в програмі грунтується на веденні карток складського обліку. У картках зберігається вся інформація по товару. Програма веде облік руху товару на складі з допомогою прибуткових і витратних накладних;

2) н аглядность інформації: у складській картці відображається поточний залишок товару на складі, його облікова і продажна ціна. Програма дозволяє побачити детальну історію руху товару на складі;

3) дозволяє вести облік товару на декількох складах: при постачанні в програмі заведений тільки один склад, але є можливість додати потрібну кількість складів чи магазинів. Це дозволяє програмі виробляти і відстежувати прихід і витрата товарів за окремим складу, переміщення товарів між складами;

4) ф УНКЦІЇ обліку в програмі: п про виписаним рахунках виробляється резервування товару на складі. У програмі ведеться облік розрахунків з покупцями і постачальниками. Є можливість друку цінників. Програма ідеально підходить для малих і середніх підприємств оптової та оптово-роздрібної торгівлі;

5) з Кладско документи: у програмі ведеться робота з первинними документами: прибутковими та видатковими накладними, рахунками-фактури, рахунками на оплату, внутрішніми накладними, ведеться реєстр виписаних та відвантажених накладних. По введених документів формується повний набір звітів.

Основні види звітів:

• відомості приходу-витрати;

• сальдо-оборотні відомості;

• прайс-листи;

• складська довідка;

• інвентаризаційні відомості;

Є блок аналітичних звітів:

• прогноз надходження коштів;

• обсяг реалізації;

• загальний прибуток;

• прибуток по товарах;

• прибуток за покупцям;

• звіт за мінімальними залишками;

У програму вбудований дизайнер звітів, зовнішній вигляд всіх друкованих форм настроюється. Є можливість експорту звітів в програму Excel і у вигляді HTML документів;

6) контроль залишків на складі: у програмі зберігається оперативна інформація за товарними залишками на складі. Також програмою можуть бути сформовані залишки по кожному складу або магазину на будь-яку дату;

7) розрахунок середньої ціни в складській програмі: р асчет середньої ціни проводиться автоматично при оприбуткуванні і реалізації товару. Також розрахунок середньої ціни на відповідну дату проводиться у вигляді звіту. Це забезпечує повний збіг складського і бухгалтерського обліку.

2.3 Оцінка доцільності автоматизації інформаційної системи

Економічний ефект при впровадженні програми «Склад. Облік товарів »досягається за рахунок двох основних складових:

1. Організації надійного обліку товарних і грошових цінностей на підприємстві, в тому числі складського обліку;

2. Можливості оперативного виявлення «слабких місць» в роботі підприємства і їх усунення.

Конкурентні переваги програми:

• Оперативність і надійність роботи.

• Невисокі вимоги до продуктивності використовуваних комп'ютерів.

• Простота впровадження і експлуатації.

• Одночасна робота декількох користувачів з єдиною базою даних в локальній мережі.

• Вбудований мова складання друкованих форм документів і звітів.

• Обмін даними з бухгалтерськими програмами.

Необхідні види ресурсів: фінансові (витрати на придбання програмного продукту, його доставку та установку), тимчасові (Очікування поставки програми; час на установку, освоєння ПЗ та навчання співробітників складу) і технічні (Windows 9x, процесор Pentium, 32 Mb оперативної пам'яті, 10 Mb на жорсткому диску). Підприємство володіє даними переліком ресурсів.

2.4 План впровадження

Впровадження Програми «Склад. Облік товарів »складається з наступних етапів: укладення договору на придбання Програми; п одготовка складу до впровадження Програми (Підготовка, тестування персоналу з роботою системи в реальному часі на об'єкті Замовника); запуск і введення Програми в експлуатацію (передача проекту на договірне супровід).

У таблиці 4 відображено план впровадження Програми «Склад. Облік товарів ».

Таблиця 4 - План впровадження Програми «Склад. Облік товарів »

У табл. 5 відображений мережевий графік впровадження Програми «Склад. Облік товарів ».

Таблиця 5 - Мережевий графік впровадження інформаційної моделі

Як видно з таблиці 5, весь процес впровадження нової інформаційної моделі займе приблизно півроку. Найбільш тривалими стадіями будуть:

- З апуск і введення Програми «Склад. Облік товарів »в експлуатацію - 3 місяці;

- Тестування програми - 1 місяць.

Висновок

У курсовій роботі на основі аналізу інформаційної системи Складу оптово-роздрібного торговельного підприємства ТОВ «Фаворит ОПТ» у першому розділі розкриваються основні недоліки існуючої системи складського обліку з точки зору інформаційних технологій (низький ступінь автоматизації процесу обробки інформації складського обліку).

Поки клієнтська база та номенклатура товарів відносно невеликі, керівник тримає в голові цілком адекватну картину того, що відбувається на підприємстві. Він може не замислюючись сказати, скільки замовлень і на яку суму було прийнято в поточному місяці, скільки з них вже оброблено, а скільки чекають своєї черги, хто з клієнтів уже сплатив свої замовлення, а хто просить про відстрочки, і т.д. У міру зростання бізнесу «прикинути в думці» вже не виходить, відчувається потреба в інструменті, який взяв би на себе функції обліку й управлінського аналізу.

Як показує практика, проведення регулярного аналізу продажів з розбивкою по товарах, по сезонах, по постачальниках і так далі, дозволяє виявити «приховані» резерви бізнесу і отримати додатковий прибуток.

Таким чином, у другому розділі спершу проводиться порівняльний аналіз шляхів розв'язання виявленої проблеми (1 - шляхом доопрацювання існуючої Програми «Супер-Склад» в рамках аналітичного обліку, 2 - придбання нової Програми «Склад. Облік товарів», вибраної за допомогою Internet ресурсу). Далі розкриваються основні переваги придбання нового програмного продукту, обгрунтовується доцільність вкладення коштів у придбання Програми «Склад. Облік товарів »і складається детальний план реалізації пропозиції (мережевий графік).

Список використаних літературних джерел

1. Н.В. Козлюк, С.М. Угримова Складський облік і аудит Серія: Економіка та управління. - М.: ІКЦ «МарТ», 2007.

2. Н.В. Козлюк, С.М. Угримова Складський облік на підприємствах торгівлі. - М.: «Фенікс», 2005.

3. Економіка та організація діяльності торгового підприємства: Навчальний посібник / За заг. ред. Соломатіна О.М. - М.: ИНФРА, 2009.

4. Статут ТОВ «Фаворит ОПТ»

5. Положення «про складі»

6. Положення «про відділ продажів»

7. Положення «про відділ постачання»

8. www.sklad.bonusme.ru

9. www.skladportal.ru

10. www. bizbooks.imhonet.ru