Інформаційні системи в бухгалтерському обліку

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ

Державна освітня установа

Вищої професійної освіти

РОСІЙСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТОГОВОГО-ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Краснодарський ФІЛІЯ

(Краснодарський філія ДОЗ ВПО "РГТЕУ)

Обліково-фінансовий факультет

Контрольна робота

З дисципліни "ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ В ЕКОНОМІЦІ"

Виконав студент 5 курсу,

Групи 5Б заочної форми навчання

Спеціальність Бухгалтерський облік, аналіз і аудит

Саркисова Є.Є.

Керівник: ст. пр. Золотарьов Р.І.

Краснодар, 2010 р.

Зміст

1. Співвідношення інформаційної системи та інформаційної технології

Як співвідносяться інформаційна технологія та інформаційна система?

Етапи розвитку інформаційних систем

Співвідношення між ІС та ІТ

2. Загальні прийоми роботи з довідниками, документами і журналами документів системи 1С: Підприємство

Документи

Комп'ютерний аналіз торгових операцій

Використана література

1. Співвідношення інформаційної системи та інформаційної технології

Як співвідносяться інформаційна технологія та інформаційна система?

Інформаційна технологія тісно пов'язана з інформаційними системами, які є для неї основним середовищем. При цьому інформаційна технологія є процесом, що складається з чітко регламентованих правил виконання операцій, дій, етапів різного ступеня складності над даними, що зберігаються в комп'ютерах. Основна мета інформаційної технології - в результаті цілеспрямованих дій з переробки первинної інформації отримати необхідну для користувача інформацію.

Інформаційна система є середовищем, складовими елементами якої є комп'ютери, комп'ютерні мережі, програмні продукти, бази даних, люди, різного роду технічні й програмні засоби зв'язку і т.д. Основна мета інформаційної системи - організація зберігання і передачі інформації. Інформаційна система являє собою людино-комп'ютерну систему обробки інформації.

Реалізація функцій інформаційної системи неможлива без знання орієнтованої на неї інформаційної технології. Інформаційна технологія може існувати і поза сфери інформаційної системи.

Приклад 2.2 Інформаційна технологія роботи у середовищі текстового процесора Word 6.0, який не є інформаційною системою. Інформаційна технологія мультимедіа, де за допомогою телекомунікаційного зв'язку здійснюються передача і обробка на комп'ютері зображення і звуку.

Таким чином, інформаційна технологія є більш ємним поняттям, що відбиває сучасне уявлення про процеси перетворення інформації в інформаційному суспільстві. У вмілому поєднанні двох інформаційних технологій - управлінської та комп'ютерної - запорука успішної роботи інформаційної системи.

Узагальнюючи все вищесказане, пропонуємо кілька більш вузькі, ніж введені раніше, визначення інформаційної системи і технології, реалізованих засобами комп'ютерної техніки.

Інформаційна технологія - сукупність чітко визначених цілеспрямованих дій персоналу по переробці інформації на комп'ютері.

Інформаційна система - людино-комп'ютерна система для підтримки прийняття рішень та виробництва інформаційних продуктів, що використовує комп'ютерну інформаційну технологію.

Всі об'єкти являють собою так звану систему. Їх поведінка, характеристики розглядаються в системному об'єкті.

Система - це утворює єдине ціле сукупність матеріальних і нематеріальних об'єктів, об'єднаних деякими загальними ознаками, призначеннями, властивостями, умовами існування, життєдіяльності, функціонування і т.д.

Функціонування системи - процес переробки вхідної інформації у вихідну, що носить послідовний характер в часі.

Підсистема - частина будь-якої системи.

Властивості системи (у т. ч. ІС):

складність - система залежить від безлічі що в неї входять, їх структурного взаємодії, а так само складності внутрішніх і зовнішніх зв'язків;

подільність - система складається з ряду підсистем або елементів, виділених за певними ознаками і відповідають конкретним цілям і завданням;

цілісність системи - означає те, що всі елементи системи функціонують як єдине ціле;

різноманіття елементів системи і відмінність їх природи - властивість пов'язана з функціонуванням елементів, їх специфікою і автономністю;

структурність - визначає наявність встановлених зв'язків і відносин між елементами всередині системи, розподіл елементів системи за рівнями і ієрархій;

адаптивність системи - означає пристосованість системи до умов конкретної предметної області;

інтегровність - означає можливість взаємодії системи з знову підключаються компонентами або підсистемами.

Системи значно відрізняються між собою як по складу, так і по головних цілям. Наведемо кілька систем, що складаються з різних елементів і спрямованих на реалізацію різних цілей (табл. 1.1).

Табл. 1.1 - Приклади різних систем

Інформаційна система - це взаємопов'язана сукупність інформаційних, технічних, програмних, математичних, організаційних, правових, ергономічних, лінгвістичних, технологічних та інших засобів, а також персоналу, призначена для збору, обробки, зберігання та видачі економічної інформації і прийняття управлінських рішень.

Властивості інформаційних систем:

будь-яка ІВ може бути піддана аналізу, побудована і керована на основі загальних принципів побудови складних систем;

при побудові ІС необхідно використовувати системний підхід;

ІС є динамічною і розвивається системою;

ІС слід сприймати як систему обробки інформації, що складається з комп'ютерних і телекомунікаційних пристроїв, реалізовану на базі сучасних технологій;

вихідний продукцією ІВ є інформація, на основі якої приймаються рішення або виробляються автоматичне виконання рутинних операцій;

участь людини залежить від складності системи, типів і наборів даних, ступеня формалізації вирішуваних завдань.

Процеси в інформаційній системі:

введення інформації з зовнішніх і внутрішніх джерел;

обробка вхідної інформації;

зберігання інформації для подальшого її використання;

вивід інформації в зручному для користувача вигляді;

зворотній зв'язок, тобто подання інформації, переробленої в даній організації, для коригування вхідної інформації.

З урахуванням сфери застосування виділяють: технічні ІС, економічні ІС, ІС в гуманітарних галузях і т.д.

Економічна інформаційна система (ЕІС) являє собою систему, функціонування якої в часі полягає в зборі, зберіганні, обробці та розповсюдженні інформації про діяльність якогось економічного об'єкта реального світу. ЕІС призначені для вирішення задач обробки даних, автоматизації конторських робіт, виконання пошуку інформації та окремих завдань, заснованих на методах штучного інтелекту.

У залежності від сфери застосування ЕІС класифікуються:

ІС фондового ринку;

страхові ІС;

статистичні ІС;

ІС в податковій сфері;

ІС в митній діяльності;

фінансові ІС;

банківські ІС (БІС);

ІС промислових підприємств та організацій (у цей контур входять бухгалтерські ІС - БуІС).

Етапи розвитку інформаційних систем

Перші ІС з'явилися в 50-х рр.. У ці роки вони були призначені для обробки рахунків і розрахунку зарплати, а реалізовувалися на електромеханічних бухгалтерських рахункових машинах. Це призводило до деякого скорочення витрат і часу на підготовку паперових документів.

60-і рр.. знаменуються зміною ставлення до ІС. Інформація, отримана з них, стала застосовуватися для періодичної звітності за багатьма параметрами. Для цього організаціям потрібно комп'ютерне обладнання широкого призначення, здатний обслуговувати безліч функцій, а не тільки обробляти рахунку і вважати з / пл.

У 70-х - початку 80-х ІС починають широко використовуватися як засіб управлінського контролю, підтримує і прискорює процес прийняття рішень.

До кінця 80-х рр.. концепція використання ІС знову змінюється. Вони стають стратегічним джерелом інформації і використовуються на всіх рівнях організації будь-якого профілю. ІС цього періоду, надаючи вчасно потрібну інформацію, допомагають організації досягти успіху у своїй діяльності, створювати нові товари та послуги, знаходити нові ринки збуту, забезпечувати собі гідних партнерів, організовувати випуск продукції за низькою ціною і багато іншого.

Співвідношення між ІС та ІТ

Інформаційна технологія - процес різних операцій і дій над даними. Всі процеси перетворення інформації в інформаційній системі здійснюються за допомогою інформаційних технологій.

Інформаційна система - середовище, складовими елементами якої є комп'ютери, комп'ютерні мережі, програмні продукти, бази даних, люди, різного роду технологічні та програмні засоби і т.д.

Таким чином, інформаційна технологія є більш ємним поняттям, ніж інформаційна система. Реалізація функцій інформаційної системи неможлива без знань орієнтованої на неї інформаційної технології. Інформаційна технологія може існувати і поза сфери інформаційної системи.

2. Загальні прийоми роботи з довідниками, документами і журналами документів системи 1С: Підприємство

Документи

Об'єкти прикладного рішення Документ дозволяють зберігати в прикладному рішенні інформацію про здійснені господарські операції або про події, що відбулися в "життя" підприємства взагалі. Це можуть бути, наприклад, прибуткові накладні, накази про прийом на роботу, рахунки, платіжні доручення і т.ін.

Структура документа.

Кожен документ характеризується номером, датою і часом. Система підтримує режим автоматичної нумерації документів, при якому вона самостійно може генерувати номер для нового документа. Крім цього система дозволяє здійснювати контроль унікальності номерів документів, не дозволяючи створювати документи з однаковими номерами:

Система автоматично підтримує режим, при якому унікальність номерів і автоматична нумерація можуть виконуватися в межах певного періоду (день, місяць, квартал, рік). Наприклад, якщо періодичність встановлена ​​рік, то з нового року система знову почне нумерацію зазначених документів з 1.

Важливими характеристиками документа є дата та час. Вони дозволяють встановити сувору тимчасову послідовність здійснення операцій. Таким чином, документи можуть відрізнятися один від одного не тільки номером, але і своїм становищем на тимчасовій осі. У результаті завжди можна сказати, яка з двох операцій була здійснена раніше.

Крім номера, дати і часу, кожен документ, як правило, містить деяку додаткову інформацію, яка детально описує цей документ. Наприклад, для прибуткової накладної це може бути інформація про постачальника товарів, складі, на який оприбутковуються товари і т.п. Набір такої інформації є однаковим для всіх документів конкретного виду, і для її зберігання служать реквізити документа:

Крім цього, кожен документ може містити деякий набір інформації, яка однакова за своєю структурою, але різна за кількістю, для різних документів. Наприклад, для прибуткової накладної це може бути інформація про товари, що надійшли на підприємство (найменування, кількість, ціна і т.д.). Для зберігання подібних даних служать табличні частини документа:

Проведення документа.

Важливою властивістю документа є можливість його проведення. Якщо документ проводиться, то він може змінити стан тих чи інших врахованих даних. Якщо ж документ не є "проводяться" це значить, що подія, яку він відображає, не впливає на стан обліку, який ведеться в даному прикладному рішенні.

Наприклад, документ ПоступленіеТоваров при своєму проведенні може вносити зміни в стан взаєморозрахунків з контрагентами компанії, в облік залишків товарів, в стан замовлень покупців і інші облікові дані:

Для документа Довіреність навпаки, проведення може бути заборонено, тому що цей документ використовується лише для оформлення доручень на одержання товарів і ніяк не впливає на стан обліку:

Алгоритм, на підставі якого документ вносить ті чи інші зміни в стан облікових даних при своєму проведенні, описується засобами вбудованої мови на етапі розробки прикладного рішення. Система містить спеціальний конструктор, який допомагає розробнику створювати алгоритми проведення документа.

Послідовності.

Послідовності документів призначені для забезпечення контролю правильності змін, внесених документами в облікові дані. Крім цього послідовності, в разі необхідності, дозволяють відновлювати правильну картину змін.

Алгоритм проведення документа, як правило, відображає в обліку дані, що містяться в самому документі. Однак у деяких випадках алгоритм проведення документа аналізує також і поточні підсумки, використовуючи їх при проведенні. Наприклад, якщо документ списує товари або матеріали за середньої собівартості, то для визначення суми списання алгоритм проведення буде аналізувати залишки товарів у кількісному і сумовому вираженні на момент списання.

Припустимо, прибуткової накладної було оприбутковано 10 одиниць товару за 26 рублів. Тоді залишок товару на підприємстві в сумовому вираженні буде дорівнює 260 рублів. Після цього весь товар був відправлений клієнтові. При проведенні видаткової накладної були проаналізовані залишки цього товару і розраховано, що середня собівартість одиниці товару дорівнює 26 рублям. У результаті цих дій залишок товару на підприємстві як в сумовому, так і в кількісному вираженні дорівнює нулю:

Через кілька днів після цього була виявлена ​​помилка в прибутковій накладній: виявляється, собівартість одиниці товару дорівнює не 26, а 20 рублям. У прибуткову накладну були внесені відповідні зміни, і вона була заново проведена. У результаті виявилося, що дані в системі обліку не вірні, оскільки всі наступні документи, як і раніше вносять зміни, виходячи зі старої собівартості товару, і "не знають" про те, що вона змінилася:

Для того щоб не виникало такої ситуації, ці два документи можна об'єднати в одну послідовність. Тоді, у разі зміни прибуткової накладної, система автоматично визначить, що послідовність документів порушена і зможе перепровести всі наступні документи, які можуть залежати від результатів проведення прибуткової накладної. Іншими словами, видаткова накладна буде проведена наново і, при аналізі залишків товару, буде отримана нова собівартість (20 рублів) за якою і буде списаний товар.

Завдання 2. Практична частина. Пояснювальна записка студента Саркисова Є.Є. з моделювання господарської діяльності малого підприємства в середовищі інформаційної системи 1С: Підприємство.

В результаті виконання практичних робіт з моделювання господарської діяльності малого підприємства, основний профіль якого торгівля хлібо-булочними виробами (варіант 8), мною було проведено.

Встановлено конфігурація 1С: Підприємство (7.70.017).

Здійснені початкові налаштування програми:

задані необхідні значення констант;

встановлені актуальності підсумків;

Введені відомості про організацію - Фірми "Навчальна - Саркисова", облік господарської діяльності якої я моделювала в період з 01.03.10 по 31.03.10 (Додаток 1).

Внесена загальна і внутріфірмова інформація в наступні стандартні довідники програми: Посади (Додаток 2), Співробітники (Додаток 3), Місця зберігання (Додаток 4), Одиниці виміру (Додаток 5), Контрагенти (Додаток 6), Номенклатура (додаток 7).

Зокрема, в довіднику Контрагенти були створені дві групи: постачальн ки і Покупці. У кожній з цих груп, у свою чергу, клієнти були розділені на групи Юридичні та Фізичні особи. В останні і була внесена конкретна довідкова інформація про постійних клієнтів фірми.

Фірма спеціалізується на торгівлі кондитерськими виробами. У довіднику Номенклатура створена група товарів Випічка вироби, що складається з двох груп: Торти і Тістечка. У кожну з останніх, внесена необхідна інформація по кожній товарній позиції.

Введено вхідні залишки - товари, які знаходилися на складі до початку комп'ютерного моделювання (Додаток 8). З цього документа, зокрема, випливає, що на складі знаходилося 320 штук різних тістечок на сумму3180 рублів і 220 штук тортів на суму 42300 рублів.

У розглянутий період фірма закупила 4 партії товару - Прибуткові накладні 1, 2, 3,4 (див. Реєстр документів (Додаток 15) Зокрема, Приходная накладна 1 - ІП "Васильєв В.В." поставив 6 найменувань на суму 26925 рублів ( ПДВ 4487,49 р) (Додаток 9), з каси виплачено 15000 р., РКО (Додаток 10); по Прибутковим накладними 2 і 3 і 4 надійшло ще 305 штук хлібо-булочних виробів. Весь прихід товару склала 605 шт. товару на суму 71525 рублів.

У розглянутий період фірма здійснила 5 операцій з продажу товару - див Реєстр документів (Додаток 15). Перед оформленням документів з продажу постійним клієнтам були визначені знижки від 3 до 10% на різні асортиментні групи - див. Довідник Знижки (Додаток 11). Приклад оформлення видаткової накладної за 5 найменувань товару на суму 39600 рублів представлений в (Додаток 12). На підставі цієї накладної сформований Прибутковий касовий ордер. (Додаток 13), по якій прийнято від Петрової Марії Іванівни в касу 39600 рублів. Передбачалося, що Петрова М.І. Здійснить виплати через банк, тому був підготовлений документ Рахунок (Додаток 14).

Комп'ютерний аналіз торгових операцій

Після проведення зазначених вище операцій був виявлений залишок товару за головного складу - Звіт Залишок товарів - (Додаток 16). Звіт Залишок товарів на 07.03.10 показав, що всього на складі повинно знаходитися 195 шт. хлібо-булочних виробів на суму 16667.67 рубля. У звіті показані кількість і вартість як за товарними групами, так і по кожній позиції.

Рух товару (надходження, видаток) по товарній групі Здоба, а також по кожній товарній позиції з цієї групи наведено у звіті Рух товарів з 01.03.10 по 07.03.10 (Додаток 17). Зокрема Прихід склав 575 шт. на суму 58038,34 грн., а Витрата - 475 шт. на суму 42205,01 рублів.

Звіт Прихід товарів з 01.03.10 по 07.03.10 (додаток 18) по постачальнику ІП Васильєв В.В. свідчить про те, що за аналізований період від постачальника надійшло 6 найменувань кондитерських виробів всього 300 штук, що в точності відповідає Приходний накладної 1.

Звіт Продажі товарів з 01.03.10 по 07.03.10 (Додаток 19) сформований в одному з можливих розрізах, а саме, з точки зору''відвантаження''. Із звіту випливає, що відвантажено 950 шт.6-ти найменувань товару на суму 43547,51 грн. (Без урахування ПДВ).

Звіт по знижках з 01.07.04 по 05.08.04 по клієнту ТОВ "Людмила" (Додаток 20). З Довідника Знижки (Додаток 11) випливає, що на Монітори та Процесори даного клієнта були призначені знижки на 3,5%. Тому у звіті представлено, зокрема, Сума по документу = 52096,32, Сума по прайсу = 54041,67. Таким чином, сума знижки = 52096,32 рубля.

Оборотна відомість з 01.03.10 по 07.03.10 по товару: Хліб дріжджовий, по постачальнику ІП Васильєв В.В. (Додаток 21). Із звіту, зокрема, випливає, що рентабельність за товарною позицією "Дарницький" склала 45,45% (відношення різниці до суми закупівлі в%). Максимальна рентабельність 55,56% - тістечко "Бородінський".

Звіт Взаєморозрахунки з 01.03.10 по 07.03.10 (Додаток 22). Із звіту видно, що фірма не виплатила у розглянутий період борги на поставлені товари 4-м постачальникам (ТОВ "Магазин № 1" -24000 крб., ІП Петров О.О. в - 800 руб., ТОВ "Райдуга" -19800 руб ., ІП Васильєв В.В. - 11925 руб). Загальний борг клієнтів = 35755рублей.

Програми

Додаток 1. Довідник''Фірми''