ЗМІСТ
Введення
1. Акт
2. Протокол
3. Доповідна записка
4. Лист
5. Довідка
6. Телеграма
Висновок
Список літератури
Програми
Введення
Документаційне забезпечення управління (діловодство) - це специфічний напрямок діяльності, що полягає у складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганню.
Можна без перебільшення сказати, що якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається вмінням відповідних посадових осіб складати і оформляти управлінські документи. По суті справи, організація роботи з документами є координуючим центром конкретного структурного підрозділу, що на практиці означає повну обізнаність про місцезнаходження осіб свого підрозділу, правильне оформлення листування, підготовку, організацію телефонних розмов і т.д. Все це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівництва певним посадовим особам закріпленого підрозділи.
Більшість документів, створюваних установами, є інформаційно-довідковими. Ці документи містять інформацію про фактичний стан справ, що служить підставою для прийняття рішень та видання розпорядчих документів.
До інформаційно-довідкових документах відносяться: довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, листи, телеграми та ін Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчої документації і не є обов'язковими для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії, але може бути тільки прийнята до відома.
Визначимо, що метою даного реферату є глибоке і всебічно вивчення довідково-інформаційних документів, що використовуються в діяльності підприємства.
Складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів або подій (акти інвентаризацій, прийому-передачі матеріальних цінностей, справ, знищення документів, акти аварій і т.д.).
Акт може містити висновки, рекомендації, пропозиції його укладачів (акти перевірок, обстежень, ревізій, випробування виробів тощо). Такі акти складають тимчасові або постійні комісії, уповноважені особами або однією посадовою особою із зазначенням документів, що підтверджують їх повноваження.
Деякі акти підлягають затвердженню (контрольно-ревізійного характеру, що містять рекомендації та пропозиції).
Акт затверджується розпорядчим документом або керівником, за вказівкою якого складено документ або до компетенції якого відноситься зміст акта.
Акт може мати гриф узгодження.
Текст акта складається з вступної та констатуючої частини.
У вступній частині вказують підставу для складання акта, перераховують осіб, що склали акт і присутніх при цьому (голова, члени комісії, присутні).
У констатуючій частині тексту дають опис виконаної роботи (сутність, характер, методи, терміни), фіксують факти (події), викладають висновки, пропозиції, висновків укладачів акту. Текст може поділятися на пункти і підпункти, може бути складений у формі таблиці.
За наявності додатків відмітку про їх присутність роблять після тексту.
У кінці тексту (під відміткою про додатку) вказують, якщо необхідно, кількість примірників акта, відповідно до нормативних правилами або практичною необхідністю, місце знаходження кожного примірника чи адресати, за якими вони спрямовані.
Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні (посади не вказують).
З актами ревізій та обстежень знайомлять всіх осіб, діяльності яких вони стосуються. При цьому проставляють погоджує відмітку (З актом ознайомлені: підпис, дата).
При наявності зауважень акт візують з позначкою: «Зауваження додаються».
Акти оформляють на загальному бланку. Внутрішні акти можуть бути оформлені не на бланку.
Реквізити відділяють один від одного 1, 5-3 інтервалами.
Зразок акту представлений у додатку 1.
Протоколи оформляють на спеціальних бланках, де назва документа заздалегідь надруковано в друкарні або на звичайних аркушах паперу формату А4.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина протоколу містить постійну та змінну інформацію.
Постійна інформація пов'язана з вживанням стійкою термінології - «Голова», «Секретар», «Були присутні». Ці слова пишуть з великої літери від початку лівого поля.
До змінної інформації ставляться ініціали та прізвища голови, секретаря та присутніх. Їх пишуть з 2-го положення табулятора (29-е поділ на лінійці друкарської машини або після 16 ударів від лівого поля на ПК)
Прізвища членів колегіального органу мають в алфавітному порядку, через кому, в рядок. Рядки розділяє 1 інтервал. Якщо членів колегіального органу більше 15 осіб, то вказують їх загальну кількість і поруч у дужках - реєстраційний лист додається.
До прізвищ запрошених додають назву посади і найменування організації, яку вони представляють. Порядок їх оформлення такої ж, як і членів колегіального органу.
Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Вираз «Порядок денний» пишеться від початку лівого поля (0-го положення табулятора). З нового рядка починають запис пунктів порядку денного. Нумерують їх арабськими цифрами. Питання мають за ступенем важливості і складності. Не допускається формулювання пункту зі словом «різне». Кожне питання має бути конкретизований.
Основна частина протоколу будується за схемою: слухали - виступили - ухвалили (вирішили), причому для кожного питання окремо. Слова - СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ) пишуть прописними літерами, від початкового (лівого) поля, без знаків сперечань (відкрита пунктуація).
Перед словом СЛУХАЛИ ставлять порядковий номер питання на порядку денному, якщо обговорюють кілька питань.
З нового рядка пишуть ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку). Ставлять тире і з великої літери викладають короткий зміст доповіді, повідомлення. Якщо текст документа представлений доповідачем або стенографував, то замість короткого викладу доповіді пишуть: «Доповідь додається».
Після слова ВИСТУПИЛИ з нового рядка пишуть ініціали Ії прізвища виступаючих у називному відмінку (у дужках можна вказати назву посади), після тирі з великої літери пишуть зміст виступу. Виступи можуть викладатися від першої особи - «я здійснюю ...», від третьої особи - «Петров сказав, що ...», безвідносно до особи мовця - «Облік і зберігання в установі поставлені добре», в безособовій формі - «Івановим було запропоновано ...» .
Якщо промовець надає текст виступу, то після тирі вказують - «Виступ додається».
Питання та відповіді фіксують розділ ВИСТУПИЛИ. Слова - питання і відповідь, не пишуть. Записують ініціали та прізвище виступаючого, тире, короткий зміст питання відповіді.
Завершальною частиною протоколу є постанова (рішення). Починають цю частину словами УХВАЛИЛИ чи ВИРІШИЛИ (від 0-го положення табулятора - ліве поле).
Постановчу частину будують за схемою: виробництво - виконавець - термін. Виконавцем може бути організація, структурний підрозділ або конкретна посадова особа. Якщо постанова містить різні питання, то його ділять на пункти, пронумеровані арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового рядка.
Протокол може фіксувати рішення про затвердження будь-якого документа. У цьому випадку протокол повинен мати посилання на дату і номер документа, а сам документ слід докласти до протоколу.
При виборах в протоколі вказують результати голосування по кожній кандидатурі.
Якщо до протоколу докладають стенограму, то про це роблять запис після першої частини протоколу - Засідання ... стенографується. Стенограма додається.
Протокол підписує голова і секретар. Секретар редагує текст, знайомить кожного виступав із записом його виступи і отримує підпис виступаючого, згідно із записом свого виступу. Протокол зборів, для ведення яких обирають президію, підписує голова та члени президії.
Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання продовжується кілька днів, то вказують дату початку і, через тире, закінчення засідання.
Номер протоколу - порядковий номер, який проставляється протягом календарного року.
Зразок протоколу представлений в додатку 2.
Залежно від змісту і призначення доповідні записки поділяються на інформаційні та звітні.
У залежності від адресата доповідні записки бувають внутрішніми (діють всередині організації) і зовнішніми (направлені у вищестоящі або інші організації).
Внутрішні записки пишуть на аркуші паперу (можна рукописним способом) формату А4 або А5. Підписує їх автор-упорядник.
Зовнішні записки оформляють на загальному бланку організації формату А4. підписує їх керівник організації.
Датою документа вважається дата її підписання.
Доповідна записка може бути складена як з ініціативи автора, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти рішення. Інформаційні доповідні записки про хід виконання робіт повинні представлятися керівництву постійно.
Текст доповідної записки поділяється на дві частини. Перша - виклад фактів, які послужили причиною її складання, друга - висновки, думки упорядника - організації або посадової особи.
Лист використовують у тому випадку, коли неможливо вирішити питання іншими засобами (особиста бесіда, телефонна розмова).
Існує багато видів листів: листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит, що потребують відповіді. Є листи, які містять повідомлення, інформацію, відмова, нагадування і не вимагають відповіді.
Листи оформляють на спеціальних бланках для листів формату А4 і А5, в залежності від обсягу листи. Якщо лист не перевищує десяти рядків, її оформляють на бланку формату А5 (заголовок не пишуть, текст можна друкувати через 1, 5 або 1 інтервал). Назва виду документа - лист - не пишуть.
Застосування бланків з поздовжнім розташуванням реквізитів для оформлення листів не рекомендується.
Листи можуть бути адресовані в організацію, її структурний підрозділ, конкретній посадовій особі, керівнику організації.
Реквізит «Адресат» оформляють з 4-го положення табулятора (32 друкованих знака від лівого поля). Якщо лист адресовано організаціям або в її структурний підрозділ, то їх назву пишуть у називному відмінку.
При направленні конкретній посадовій особі найменування організації пишуть у називному відмінку, назва посади, П.І.Б. - У давальному.
Якщо лист адресовано керівникові підприємства, то після назви посади вказують найменування підприємства.
У реквізит «Адресат» може входити і поштова адреса організації.
При відправленні листа приватній особі спочатку пишуть адресу, прізвище, ініціали (або ім'я, по батькові повністю).
Елементи реквізиту «Адресат» відділяють один від одного 1, 5-2 інтервалами.
Адресуючи лист декільком одержувачам, адреса основної організації пишуть першим, потім вказують інші. Якщо документ, направляють більш ніж у чотири організації, то складають список розсилки, на кожному примірнику вказують один адресат, якому направляється конкретний екземпляр.
Лист може бути адресовано однорідним організаціям. У цьому випадку адреса вказують узагальнено.
Текст листа повинен бути простим, лаконічним, послідовним, переконливим і коректним.
Лист висвітлює одне питання. Це спрощує роботу з документом (реєстрація, виконання, контроль). Кілька питань викладають в одному листі лише, коли вони взаємопов'язані.
Факт, події викладають об'єктивно, повно, ясно. Неточності, допущені у викладі та оформленні тексту, можуть позбавити документ юридичної сили.
Текст листа складається з вступної та основної частин.
У вступній частині вказуються причини, які послужили підставою для складання листа, наводять посилання на факти, документи і т.д.
В основній частині листа викладають мету: прохання, пропозицію, повідомлення, відмову і т.д. Лист може складатися тільки з основної частини (наприклад: просимо виділити 4 машини для обслуговування гостей фестивалю).
Всі логічні елементи листа виділяють абзацами. У тексті не повинно бути зайвих слів, утрудняють читання. Слід уникати непотрібних скорочень.
Текст, як правило, викладається: від третьої особи однини - «Організація повідомляє ...», від третьої особи множини - «Педагогічний колектив і учні школи запрошують ...», від першої особи єдиного особи - «Прошу ...», від першої особи множини числа - «Просимо ...».
Лист оформляють у двох примірниках (факс - в одному). Перший примірник готують на бланку і відправляють адресатові, другий - направляють у справу.
До тексту листа можуть додаватися документи. У цьому випадку після тексту (через 1, 5-2 інтервалу) пишуть слово Додаток (від початкового поля, з великої літери).
Текст програми пишуть стовпчиком, через 1 інтервал. Якщо додатків кілька, то їх нумерують арабськими цифрами, відокремлюючи один від одного двома інтервалами.
Вихідні листи мають бути завізовані зацікавленими посадовими особами. Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша копії листа, що залишається на підприємстві. Віза складається наступних елементів: назва посади (від поля), особистий підпис (від лівого поля), розшифровка підпису (ініціали, прізвище - 2-е положення табулятора або друкованих 16 друкованих знаків від лівого поля), дата (від лівого поля). Елементи візи відділяють один від одного 1, 5-2 інтервалами.
На вхідні листи ставлять позначку про надходження в організацію і резолюцію керівника.
Відмітка про надходження документа до організації складається з наступних елементів: дата надходження, порядковий реєстраційний номер. Проставляють відмітку в правому нижньому куті документа.
Резолюція містить у собі прізвище та ініціали виконавця, зміст доручення та термін виконання, підпис керівника і дату написання резолюції. Якщо виконавців документа декілька, їх перераховують. Відповідальним за виконання вважається те, чиє прізвище зазначене першою. Резолюцію пишуть між реквізитами «Адресат» і «Текст» або на будь-якому вільному місці лицьового боку документа.
Листи підписують керівники підприємств, структурних підрозділів. Реквізит «Підпис» має такі елементи: найменування посади, яка підписує документ, підпис, П.І.Б.
При підписанні листа кількома посадовими особами, підпис розташовують один під одним у відповідність до займаної посади.
Існує багато видів листів: листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит, що потребують відповіді. Є листи, які містять повідомлення, інформацію, відмова, нагадування і не вимагають відповіді.
Довідки бувають двох видів:
1. Довідки з описом та підтверджують факти чи події у виробничій діяльність організації.
Довідки становлять за вказівкою вищестоящої організації або керівника організації для інформації про виконання планів, завдань, доручень. Їх у встановлені терміни. Текст такої довідки складається з двох частин.
У першій частині довідки викладаються факти, які послужили приводом до написання, в другій - наводяться конкретні дані.
Висновків і пропозицій в довідці не призводять. Це відрізняє її від доповідної записки.
У довідці фіксують відомості на певному відрізку часу. Тема довідки може містити період часу або дату, на які додаються відомості, наведені в документі.
Довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного збору та перевірки відомостей. У довідках можуть наводитися таблиці.
Довідки, складені для керівника організації, підписує укладач, складені за вказівкою вищестоящої організації, підписує керівник установи. Довідки фінансового характеру підписує і головний бухгалтер установи.
Довідки, що виходять за межі установи, оформляють на загальному бланку формату А4, а внутрішні - на чистому аркуші паперу, але з тими ж реквізитами.
Датою довідки є дата її підписання.
Адресат оформляють як і на інших документах, але не вказують поштову адресу.
2. Довідки, що засвідчують юридичні факти: підтвердження місця роботи, навчання, посаду, місця проживання і т.д. їх видають за запитами зацікавленої особи або установи. Це найбільш численна і щоденна составляемая група довідок. Як правило, при складанні таких довідок застосовують уніфіковані трафаретні бланки формату А5.
Відмінною рисою трафаретного довідки і те, що адресат переміщений до другої частини тексту. Текст документа починається з вказівки прізвища, імені та по батькові (у називному відмінку) особи, про яку подають відомості. У кінці довідки вказують назву організації, куди вона уявляється.
Змінні і відсутні дані можуть бути вписані в трафаретну форму довідки від руки або на друкарській машині.
У тексті не повинно бути архаїчних зворотів, непотрібних слів: «справжня довідка», «дійсно вчиться». Текст завіряють підписом і печаткою.
Телеграми можуть бути послані з декількома текстами в один пункт, або з однаковим текстом - у різні пункти. Існують різновиди телеграми: фототелеграм, схема-телеграма, телеграма з завіреної підписом, телеграма-доручення, телеграма з оплаченою відповіддю, що посилається на спеціальному бланку, і т.д.
Телеграму будують з двох частин, розділений рисою. Першу частину (над рискою) передають по телеграфу (її оплачують), другу частину (під рискою) по телеграфу не передають і не оплачують.
Перша частина телеграми містить такі реквізити:
- Відмітку про категорію або особливому вигляді телеграми (при необхідності);
- Адресат;
- Текст;
- Прізвище посадової особи, яка підписала телеграму (скорочена або умовне, якщо вони невідомі адресату).
Друга частина телеграми містить такі реквізити:
- Найменування організації-відправника телеграми (з зазначенням адреси);
- Підпис особи, від імені якого телеграма виходить (вказівка посади);
- Друк;
- Дата.
За терміновості доставки адресату телеграми поділяють на такі категорії: урядові, термінові, міжнародні, звичайні. На звичайних телеграмах категорію не вказують.
При вказівці адреси в телеграмах, як правило, пишуть скорочений (телеграфний) адреса одержувача. Якщо раніше він не був відомий, струму в перший раз адреса вказується повністю. Може бути вказано умовне найменування адресата, зареєстроване підприємством зв'язку.
Сполучники, прийменники, займенники і розділові знаки в тексті опускають, якщо при цьому не спотворюється зміст. У разі потреби знаки пунктуації вказують словами або за допомогою абревіатури: точка (точка), зпт (кома), двтч (двокрапка), КВЧ (лапки). Тільки словами вказують знаки: тире, знак, знак питання, знаки арифметичних дій (плюс, мінус, розподіл), знак відсотка, параграф, номер (можливо скорочення - НР).
Тест відповідних телеграм (рис.27) треба починати з індексу (номера) документа, на який дається відповідь, а текст ініціативних телеграм, що вимагають відповіді, повинен закінчуватися номером ініціативної телеграми. Не рекомендується починати і закінчувати текст телеграми цифрами, так як вони можуть бути прийняті адресатом як діловодні номери.
Цифрові дані, в тому числі, дати, в тексті часто вказують словами, щоб уникнути спотворень при передачі.
Реквізит «підпис»
У другій частині телеграми (під рискою)
Обов'язково завіряються печаткою організації або спеціальної печаткою «Для телеграм».
Телеграми підписуються керівником організації або його заступниками (за належністю питання).
Дата підписання телеграми має відповідати даті її відправлення.
У спільних телеграмах, що належать кільком відправникам, печатками запевняють кожен підпис.
При відправці телеграм в рахунок внесеного авансу на ній повинна стояти спеціальна авансова друк або відмітка про номер авансового рахунку.
Телеграму друкують на чистому аркуші паперу чи на бланку в трьох примірниках на одній стороні аркуша (перший примірник передають на телеграф, другий підшивають у справу канцелярії, третій передають в бухгалтерію).
При наявності телетайпа телеграму оформляють у двох примірниках і в бухгалтерію не передають.
Верхню частину телеграми (над рискою) друкують великим шрифтів (крім знаків пунктуації), через два інтервали. Кожен реквізит (адресат, текст, підпис) починають з нового рядка без абзацу. Адресат від тексту відділяють 3-4 інтервалами. Перенесення слів і виправлення не допускаються.
Текст під рисою друкують звичайним шрифтом. Телеграма, адресується до різних пунктів призначення, має свої особливості оформлення. Відправник здає на телеграф стільки екземплярів, скільки пунктів призначення є. На кожному примірнику в реквізиті «адресат» вказують тільки один з пунктів призначення, інші вказують у тексті телеграми.
Міжнародні телеграми. Міжнародні телеграми друкують російською мовою і латинським шрифтом. Текст оформлюють аналогічно простий телеграмі. Адреса включає: відмітку про категорії, найменування адресата, назва пункту або країни призначення. Текст підписує керівник. Його підпис завіряються печаткою. Під рисою вказують: номер, дату, прізвище виконавця, номер службового телефону.
Телефонограма. Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, виділених способом передачі тексту - по телефону. Записується одержувачем. Зручна для передачі термінових розпоряджень, повідомлень та відомостей. Однак цей вид документа може існувати тільки в межах телефонного зв'язку.
Рекомендації для передачі телефонограми:
- Передавати тільки коротку і термінову інформацію;
- Перевіряти правильність запису повторним читанням;
- Не передавати складні тексти (текст повинен містити не більше 50 слів);
- Не використовувати важко вимовляти і рідкісні слова;
записувати їх в спеціальний журнал, або оформляти на друкарській машині з подальшою реєстрацією (застосовувати спеціальні бланки доцільно при значному обсязі телефонограм). Якщо телефонограму передають кільком адресатам, струму до неї додають перелік установ та адресатів і номери телефонів, за якими її передають.
Приймаючі телефонограму несуть відповідальність за правильність запису (передачі) змісту, напрями виконання.
Телефонограму складають в одному примірнику. Її підписує керівник чи виконавець.
Після прийому телефонограму негайно передають для ознайомлення керівнику або посадовій особі-виконавцю.
Секретар керівника або особа, відповідальна за документаційне забезпечення, присвоює телефонограмі реєстраційний номер. Телефонограма вважається переданою, якщо одержувачем підтверджено правильність її запису і повідомлена прізвище особи, яка прийняла її.
Управління підприємством неминуче вимагає створення багатьох видів управлінських документів, без яких неможливо вирішувати задачі планування, фінансування, кредитування, бухгалтерського обліку та звітності, оперативного управління, кадрового забезпечення діяльності підприємства і т.п.
Так, колегіальна діяльність засновників підприємства фіксується в протоколах; розпорядча діяльність директора - в наказах та розпорядженнях по основній діяльності та з особового складу; робота ревізійних комісій - в актах; виробничо-господарська діяльність - в договорах, контрактах, комерційної листуванні і т.д.
Саме документи, тобто зафіксована на матеріальному носії інформація, що має юридичну силу, служать основним доказом того чи іншого факту при вирішенні господарських спорів з партнерами по бізнесу в арбітражному суді або під час розгляду трудових конфліктів з працівниками підприємства у народному суді.
Таким чином, знання питань сучасного документування управлінської діяльності допоможе підприємцеві працювати без зовнішніх (з державними органами та партнерами) і внутрішніх (з підлеглими) конфліктів, зосередивши увагу на вирішення завдань виробничо-господарської діяльності, конкурентної боротьби, отримання максимального прибутку, розвитку підприємства.
2. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000, 187 с.
3. Бикова Т.А., Кузнєцова Т.В. Підготовка нарад і зборів (практичний посібник). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000, 76 с.
4. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачов. - М.: Економіка, 1991, 271 с.
5. Кузнєцов С.Л. Діловодство на комп'ютері. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 208 с.
6. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 818 с.
7. Кузнєцова Т.В. Документаційне забезпечення управління. Навчально-довідковий посібник. - М.: ІМПЕ, 1998, 96 с.
8. Кузнєцова Т.В. Секретарська справа. Вид. 8-е, испр. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 288 с.
9. Організація роботи з документами: Учеб. / В.А. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н. Ксандопуло та ін - Держ. Акад. упр. ім. Орджонікідзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.
10. Пшенкой А.В. Діловодство та основні нормативні вимоги до документів: Учеб. посібник. - М.: Изд-во «Юридичний коледж МДУ», 1994, 85 с.
11. СанкінаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Сучасні правила оформлення управлінських документів. - М.: Уіц при Державній податковій інспекції по м. Москві, 1998, 91с.
Найменування ЗАТВЕРДЖУЮ
організації Керівник
АКТ організації
______ № _____ Особистий Розшифрування
Москва підпис підпису
О____________ Дата
Підстава
Складено комісією:
Голова: ________________________________________________
(Посада, прізвище, ініціали)
Члени комісії:
1. ___________________________________________________________
(Посада, прізвище, ініціали)
ТЕКСТ
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Складено у _____________ примірниках:
1-й прим. - Куди, кому
2-й прим. -. . .
Третій прим. -. . .
Голова комісії підпис розшифровка підпису
Члени комісії підписи розшифровки підписів
З актом ознайомлені:
посади підписи дати розшифровки підписів
У справу 00-00
Підпис Дата
Додаток 2
Зразок протоколу
Найменування організації
ПРОТОКОЛ
№ 00
Москва виробничої наради
Голова - Єгоров А.І.
Секретар - Краснова Ю.І.
Були присутні: посади, прізвища, ініціали
Запрошені: посади, прізвища, ініціали
ПОРЯДОК ДЕННИЙ
Про підсумки роботи підприємства за I квартал 1998 р.
Доповідь заст. директора Уварова Н.П.
_____________________________________________________________
(Іванов В.А., Звягіна Л.С., Потапов Ю.П., Сазонов А.Б., Васильєв А.В.)
УХВАЛИЛИ:
1.1. Затвердити зміни. . .
1.2. Прийняти. . .
2. Про перспективному плані. . . . . . . . . . .
Доповідь _______________________________________________________
(Прізвища, ініціали виступили)
УХВАЛИЛИ:
2.1 ................................................. ..................................
2.2 ................................................. .................................
Голова підпис А.І. Єгоров
Секретар підпис Ю.І. Краснова
У справу 00-00
Підпис Дата
Введення
1. Акт
2. Протокол
3. Доповідна записка
4. Лист
5. Довідка
6. Телеграма
Висновок
Список літератури
Програми
Введення
Документаційне забезпечення управління (діловодство) - це специфічний напрямок діяльності, що полягає у складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганню.
Можна без перебільшення сказати, що якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається вмінням відповідних посадових осіб складати і оформляти управлінські документи. По суті справи, організація роботи з документами є координуючим центром конкретного структурного підрозділу, що на практиці означає повну обізнаність про місцезнаходження осіб свого підрозділу, правильне оформлення листування, підготовку, організацію телефонних розмов і т.д. Все це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівництва певним посадовим особам закріпленого підрозділи.
Більшість документів, створюваних установами, є інформаційно-довідковими. Ці документи містять інформацію про фактичний стан справ, що служить підставою для прийняття рішень та видання розпорядчих документів.
До інформаційно-довідкових документах відносяться: довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, листи, телеграми та ін Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчої документації і не є обов'язковими для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії, але може бути тільки прийнята до відома.
Визначимо, що метою даного реферату є глибоке і всебічно вивчення довідково-інформаційних документів, що використовуються в діяльності підприємства.
1. Акт
Акт - довідково-інформаційний документ.Складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів або подій (акти інвентаризацій, прийому-передачі матеріальних цінностей, справ, знищення документів, акти аварій і т.д.).
Акт може містити висновки, рекомендації, пропозиції його укладачів (акти перевірок, обстежень, ревізій, випробування виробів тощо). Такі акти складають тимчасові або постійні комісії, уповноважені особами або однією посадовою особою із зазначенням документів, що підтверджують їх повноваження.
Деякі акти підлягають затвердженню (контрольно-ревізійного характеру, що містять рекомендації та пропозиції).
Акт затверджується розпорядчим документом або керівником, за вказівкою якого складено документ або до компетенції якого відноситься зміст акта.
Акт може мати гриф узгодження.
Текст акта складається з вступної та констатуючої частини.
У вступній частині вказують підставу для складання акта, перераховують осіб, що склали акт і присутніх при цьому (голова, члени комісії, присутні).
У констатуючій частині тексту дають опис виконаної роботи (сутність, характер, методи, терміни), фіксують факти (події), викладають висновки, пропозиції, висновків укладачів акту. Текст може поділятися на пункти і підпункти, може бути складений у формі таблиці.
За наявності додатків відмітку про їх присутність роблять після тексту.
У кінці тексту (під відміткою про додатку) вказують, якщо необхідно, кількість примірників акта, відповідно до нормативних правилами або практичною необхідністю, місце знаходження кожного примірника чи адресати, за якими вони спрямовані.
Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні (посади не вказують).
З актами ревізій та обстежень знайомлять всіх осіб, діяльності яких вони стосуються. При цьому проставляють погоджує відмітку (З актом ознайомлені: підпис, дата).
При наявності зауважень акт візують з позначкою: «Зауваження додаються».
Акти оформляють на загальному бланку. Внутрішні акти можуть бути оформлені не на бланку.
Реквізити відділяють один від одного 1, 5-3 інтервалами.
Зразок акту представлений у додатку 1.
2. Протокол
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, інших формах роботи колегіальних органів.Протоколи оформляють на спеціальних бланках, де назва документа заздалегідь надруковано в друкарні або на звичайних аркушах паперу формату А4.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина протоколу містить постійну та змінну інформацію.
Постійна інформація пов'язана з вживанням стійкою термінології - «Голова», «Секретар», «Були присутні». Ці слова пишуть з великої літери від початку лівого поля.
До змінної інформації ставляться ініціали та прізвища голови, секретаря та присутніх. Їх пишуть з 2-го положення табулятора (29-е поділ на лінійці друкарської машини або після 16 ударів від лівого поля на ПК)
Прізвища членів колегіального органу мають в алфавітному порядку, через кому, в рядок. Рядки розділяє 1 інтервал. Якщо членів колегіального органу більше 15 осіб, то вказують їх загальну кількість і поруч у дужках - реєстраційний лист додається.
До прізвищ запрошених додають назву посади і найменування організації, яку вони представляють. Порядок їх оформлення такої ж, як і членів колегіального органу.
Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Вираз «Порядок денний» пишеться від початку лівого поля (0-го положення табулятора). З нового рядка починають запис пунктів порядку денного. Нумерують їх арабськими цифрами. Питання мають за ступенем важливості і складності. Не допускається формулювання пункту зі словом «різне». Кожне питання має бути конкретизований.
Основна частина протоколу будується за схемою: слухали - виступили - ухвалили (вирішили), причому для кожного питання окремо. Слова - СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ) пишуть прописними літерами, від початкового (лівого) поля, без знаків сперечань (відкрита пунктуація).
Перед словом СЛУХАЛИ ставлять порядковий номер питання на порядку денному, якщо обговорюють кілька питань.
З нового рядка пишуть ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку). Ставлять тире і з великої літери викладають короткий зміст доповіді, повідомлення. Якщо текст документа представлений доповідачем або стенографував, то замість короткого викладу доповіді пишуть: «Доповідь додається».
Після слова ВИСТУПИЛИ з нового рядка пишуть ініціали Ії прізвища виступаючих у називному відмінку (у дужках можна вказати назву посади), після тирі з великої літери пишуть зміст виступу. Виступи можуть викладатися від першої особи - «я здійснюю ...», від третьої особи - «Петров сказав, що ...», безвідносно до особи мовця - «Облік і зберігання в установі поставлені добре», в безособовій формі - «Івановим було запропоновано ...» .
Якщо промовець надає текст виступу, то після тирі вказують - «Виступ додається».
Питання та відповіді фіксують розділ ВИСТУПИЛИ. Слова - питання і відповідь, не пишуть. Записують ініціали та прізвище виступаючого, тире, короткий зміст питання відповіді.
Завершальною частиною протоколу є постанова (рішення). Починають цю частину словами УХВАЛИЛИ чи ВИРІШИЛИ (від 0-го положення табулятора - ліве поле).
Постановчу частину будують за схемою: виробництво - виконавець - термін. Виконавцем може бути організація, структурний підрозділ або конкретна посадова особа. Якщо постанова містить різні питання, то його ділять на пункти, пронумеровані арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового рядка.
Протокол може фіксувати рішення про затвердження будь-якого документа. У цьому випадку протокол повинен мати посилання на дату і номер документа, а сам документ слід докласти до протоколу.
При виборах в протоколі вказують результати голосування по кожній кандидатурі.
Якщо до протоколу докладають стенограму, то про це роблять запис після першої частини протоколу - Засідання ... стенографується. Стенограма додається.
Протокол підписує голова і секретар. Секретар редагує текст, знайомить кожного виступав із записом його виступи і отримує підпис виступаючого, згідно із записом свого виступу. Протокол зборів, для ведення яких обирають президію, підписує голова та члени президії.
Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання продовжується кілька днів, то вказують дату початку і, через тире, закінчення засідання.
Номер протоколу - порядковий номер, який проставляється протягом календарного року.
Зразок протоколу представлений в додатку 2.
3. Доповідна записка
Доповідна записка - документ інформаційно-довідкового характеру. Може містити виклад якого-небудь питання або факту, висновки і пропозиції укладача, адресована керівнику своєї організації або у вищу інстанцію.Залежно від змісту і призначення доповідні записки поділяються на інформаційні та звітні.
У залежності від адресата доповідні записки бувають внутрішніми (діють всередині організації) і зовнішніми (направлені у вищестоящі або інші організації).
Внутрішні записки пишуть на аркуші паперу (можна рукописним способом) формату А4 або А5. Підписує їх автор-упорядник.
Зовнішні записки оформляють на загальному бланку організації формату А4. підписує їх керівник організації.
Датою документа вважається дата її підписання.
Доповідна записка може бути складена як з ініціативи автора, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти рішення. Інформаційні доповідні записки про хід виконання робіт повинні представлятися керівництву постійно.
Текст доповідної записки поділяється на дві частини. Перша - виклад фактів, які послужили причиною її складання, друга - висновки, думки упорядника - організації або посадової особи.
4. Лист
Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою. Воно служить засобом спілкування установами, приватними особами, дозволяє повідомляти різні відомості, повідомляти про події.Лист використовують у тому випадку, коли неможливо вирішити питання іншими засобами (особиста бесіда, телефонна розмова).
Існує багато видів листів: листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит, що потребують відповіді. Є листи, які містять повідомлення, інформацію, відмова, нагадування і не вимагають відповіді.
Листи оформляють на спеціальних бланках для листів формату А4 і А5, в залежності від обсягу листи. Якщо лист не перевищує десяти рядків, її оформляють на бланку формату А5 (заголовок не пишуть, текст можна друкувати через 1, 5 або 1 інтервал). Назва виду документа - лист - не пишуть.
Застосування бланків з поздовжнім розташуванням реквізитів для оформлення листів не рекомендується.
Листи можуть бути адресовані в організацію, її структурний підрозділ, конкретній посадовій особі, керівнику організації.
Реквізит «Адресат» оформляють з 4-го положення табулятора (32 друкованих знака від лівого поля). Якщо лист адресовано організаціям або в її структурний підрозділ, то їх назву пишуть у називному відмінку.
При направленні конкретній посадовій особі найменування організації пишуть у називному відмінку, назва посади, П.І.Б. - У давальному.
Якщо лист адресовано керівникові підприємства, то після назви посади вказують найменування підприємства.
У реквізит «Адресат» може входити і поштова адреса організації.
При відправленні листа приватній особі спочатку пишуть адресу, прізвище, ініціали (або ім'я, по батькові повністю).
Елементи реквізиту «Адресат» відділяють один від одного 1, 5-2 інтервалами.
Адресуючи лист декільком одержувачам, адреса основної організації пишуть першим, потім вказують інші. Якщо документ, направляють більш ніж у чотири організації, то складають список розсилки, на кожному примірнику вказують один адресат, якому направляється конкретний екземпляр.
Лист може бути адресовано однорідним організаціям. У цьому випадку адреса вказують узагальнено.
Текст листа повинен бути простим, лаконічним, послідовним, переконливим і коректним.
Лист висвітлює одне питання. Це спрощує роботу з документом (реєстрація, виконання, контроль). Кілька питань викладають в одному листі лише, коли вони взаємопов'язані.
Факт, події викладають об'єктивно, повно, ясно. Неточності, допущені у викладі та оформленні тексту, можуть позбавити документ юридичної сили.
Текст листа складається з вступної та основної частин.
У вступній частині вказуються причини, які послужили підставою для складання листа, наводять посилання на факти, документи і т.д.
В основній частині листа викладають мету: прохання, пропозицію, повідомлення, відмову і т.д. Лист може складатися тільки з основної частини (наприклад: просимо виділити 4 машини для обслуговування гостей фестивалю).
Всі логічні елементи листа виділяють абзацами. У тексті не повинно бути зайвих слів, утрудняють читання. Слід уникати непотрібних скорочень.
Текст, як правило, викладається: від третьої особи однини - «Організація повідомляє ...», від третьої особи множини - «Педагогічний колектив і учні школи запрошують ...», від першої особи єдиного особи - «Прошу ...», від першої особи множини числа - «Просимо ...».
Лист оформляють у двох примірниках (факс - в одному). Перший примірник готують на бланку і відправляють адресатові, другий - направляють у справу.
До тексту листа можуть додаватися документи. У цьому випадку після тексту (через 1, 5-2 інтервалу) пишуть слово Додаток (від початкового поля, з великої літери).
Текст програми пишуть стовпчиком, через 1 інтервал. Якщо додатків кілька, то їх нумерують арабськими цифрами, відокремлюючи один від одного двома інтервалами.
Вихідні листи мають бути завізовані зацікавленими посадовими особами. Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша копії листа, що залишається на підприємстві. Віза складається наступних елементів: назва посади (від поля), особистий підпис (від лівого поля), розшифровка підпису (ініціали, прізвище - 2-е положення табулятора або друкованих 16 друкованих знаків від лівого поля), дата (від лівого поля). Елементи візи відділяють один від одного 1, 5-2 інтервалами.
На вхідні листи ставлять позначку про надходження в організацію і резолюцію керівника.
Відмітка про надходження документа до організації складається з наступних елементів: дата надходження, порядковий реєстраційний номер. Проставляють відмітку в правому нижньому куті документа.
Резолюція містить у собі прізвище та ініціали виконавця, зміст доручення та термін виконання, підпис керівника і дату написання резолюції. Якщо виконавців документа декілька, їх перераховують. Відповідальним за виконання вважається те, чиє прізвище зазначене першою. Резолюцію пишуть між реквізитами «Адресат» і «Текст» або на будь-якому вільному місці лицьового боку документа.
Листи підписують керівники підприємств, структурних підрозділів. Реквізит «Підпис» має такі елементи: найменування посади, яка підписує документ, підпис, П.І.Б.
При підписанні листа кількома посадовими особами, підпис розташовують один під одним у відповідність до займаної посади.
Існує багато видів листів: листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит, що потребують відповіді. Є листи, які містять повідомлення, інформацію, відмова, нагадування і не вимагають відповіді.
5. Довідка
Довідка - документ, що підтверджує які-небудь факти або події.Довідки бувають двох видів:
1. Довідки з описом та підтверджують факти чи події у виробничій діяльність організації.
Довідки становлять за вказівкою вищестоящої організації або керівника організації для інформації про виконання планів, завдань, доручень. Їх у встановлені терміни. Текст такої довідки складається з двох частин.
У першій частині довідки викладаються факти, які послужили приводом до написання, в другій - наводяться конкретні дані.
Висновків і пропозицій в довідці не призводять. Це відрізняє її від доповідної записки.
У довідці фіксують відомості на певному відрізку часу. Тема довідки може містити період часу або дату, на які додаються відомості, наведені в документі.
Довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного збору та перевірки відомостей. У довідках можуть наводитися таблиці.
Довідки, складені для керівника організації, підписує укладач, складені за вказівкою вищестоящої організації, підписує керівник установи. Довідки фінансового характеру підписує і головний бухгалтер установи.
Довідки, що виходять за межі установи, оформляють на загальному бланку формату А4, а внутрішні - на чистому аркуші паперу, але з тими ж реквізитами.
Датою довідки є дата її підписання.
Адресат оформляють як і на інших документах, але не вказують поштову адресу.
2. Довідки, що засвідчують юридичні факти: підтвердження місця роботи, навчання, посаду, місця проживання і т.д. їх видають за запитами зацікавленої особи або установи. Це найбільш численна і щоденна составляемая група довідок. Як правило, при складанні таких довідок застосовують уніфіковані трафаретні бланки формату А5.
Відмінною рисою трафаретного довідки і те, що адресат переміщений до другої частини тексту. Текст документа починається з вказівки прізвища, імені та по батькові (у називному відмінку) особи, про яку подають відомості. У кінці довідки вказують назву організації, куди вона уявляється.
Змінні і відсутні дані можуть бути вписані в трафаретну форму довідки від руки або на друкарській машині.
У тексті не повинно бути архаїчних зворотів, непотрібних слів: «справжня довідка», «дійсно вчиться». Текст завіряють підписом і печаткою.
6. Телеграма
Телеграма - документ, що виділяється з інших, способом передачі (телеграфом). Швидкість передачі буває необхідна, якщо інший, більш повільний спосіб сповільнить виконання.Телеграми можуть бути послані з декількома текстами в один пункт, або з однаковим текстом - у різні пункти. Існують різновиди телеграми: фототелеграм, схема-телеграма, телеграма з завіреної підписом, телеграма-доручення, телеграма з оплаченою відповіддю, що посилається на спеціальному бланку, і т.д.
Телеграму будують з двох частин, розділений рисою. Першу частину (над рискою) передають по телеграфу (її оплачують), другу частину (під рискою) по телеграфу не передають і не оплачують.
Перша частина телеграми містить такі реквізити:
- Відмітку про категорію або особливому вигляді телеграми (при необхідності);
- Адресат;
- Текст;
- Прізвище посадової особи, яка підписала телеграму (скорочена або умовне, якщо вони невідомі адресату).
Друга частина телеграми містить такі реквізити:
- Найменування організації-відправника телеграми (з зазначенням адреси);
- Підпис особи, від імені якого телеграма виходить (вказівка посади);
- Друк;
- Дата.
За терміновості доставки адресату телеграми поділяють на такі категорії: урядові, термінові, міжнародні, звичайні. На звичайних телеграмах категорію не вказують.
При вказівці адреси в телеграмах, як правило, пишуть скорочений (телеграфний) адреса одержувача. Якщо раніше він не був відомий, струму в перший раз адреса вказується повністю. Може бути вказано умовне найменування адресата, зареєстроване підприємством зв'язку.
Сполучники, прийменники, займенники і розділові знаки в тексті опускають, якщо при цьому не спотворюється зміст. У разі потреби знаки пунктуації вказують словами або за допомогою абревіатури: точка (точка), зпт (кома), двтч (двокрапка), КВЧ (лапки). Тільки словами вказують знаки: тире, знак, знак питання, знаки арифметичних дій (плюс, мінус, розподіл), знак відсотка, параграф, номер (можливо скорочення - НР).
Тест відповідних телеграм (рис.27) треба починати з індексу (номера) документа, на який дається відповідь, а текст ініціативних телеграм, що вимагають відповіді, повинен закінчуватися номером ініціативної телеграми. Не рекомендується починати і закінчувати текст телеграми цифрами, так як вони можуть бути прийняті адресатом як діловодні номери.
Цифрові дані, в тому числі, дати, в тексті часто вказують словами, щоб уникнути спотворень при передачі.
Реквізит «підпис»
У другій частині телеграми (під рискою)
Обов'язково завіряються печаткою організації або спеціальної печаткою «Для телеграм».
Телеграми підписуються керівником організації або його заступниками (за належністю питання).
Дата підписання телеграми має відповідати даті її відправлення.
У спільних телеграмах, що належать кільком відправникам, печатками запевняють кожен підпис.
При відправці телеграм в рахунок внесеного авансу на ній повинна стояти спеціальна авансова друк або відмітка про номер авансового рахунку.
Телеграму друкують на чистому аркуші паперу чи на бланку в трьох примірниках на одній стороні аркуша (перший примірник передають на телеграф, другий підшивають у справу канцелярії, третій передають в бухгалтерію).
При наявності телетайпа телеграму оформляють у двох примірниках і в бухгалтерію не передають.
Верхню частину телеграми (над рискою) друкують великим шрифтів (крім знаків пунктуації), через два інтервали. Кожен реквізит (адресат, текст, підпис) починають з нового рядка без абзацу. Адресат від тексту відділяють 3-4 інтервалами. Перенесення слів і виправлення не допускаються.
Текст під рисою друкують звичайним шрифтом. Телеграма, адресується до різних пунктів призначення, має свої особливості оформлення. Відправник здає на телеграф стільки екземплярів, скільки пунктів призначення є. На кожному примірнику в реквізиті «адресат» вказують тільки один з пунктів призначення, інші вказують у тексті телеграми.
Міжнародні телеграми. Міжнародні телеграми друкують російською мовою і латинським шрифтом. Текст оформлюють аналогічно простий телеграмі. Адреса включає: відмітку про категорії, найменування адресата, назва пункту або країни призначення. Текст підписує керівник. Його підпис завіряються печаткою. Під рисою вказують: номер, дату, прізвище виконавця, номер службового телефону.
Телефонограма. Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, виділених способом передачі тексту - по телефону. Записується одержувачем. Зручна для передачі термінових розпоряджень, повідомлень та відомостей. Однак цей вид документа може існувати тільки в межах телефонного зв'язку.
Рекомендації для передачі телефонограми:
- Передавати тільки коротку і термінову інформацію;
- Перевіряти правильність запису повторним читанням;
- Не передавати складні тексти (текст повинен містити не більше 50 слів);
- Не використовувати важко вимовляти і рідкісні слова;
записувати їх в спеціальний журнал, або оформляти на друкарській машині з подальшою реєстрацією (застосовувати спеціальні бланки доцільно при значному обсязі телефонограм). Якщо телефонограму передають кільком адресатам, струму до неї додають перелік установ та адресатів і номери телефонів, за якими її передають.
Приймаючі телефонограму несуть відповідальність за правильність запису (передачі) змісту, напрями виконання.
Телефонограму складають в одному примірнику. Її підписує керівник чи виконавець.
Після прийому телефонограму негайно передають для ознайомлення керівнику або посадовій особі-виконавцю.
Секретар керівника або особа, відповідальна за документаційне забезпечення, присвоює телефонограмі реєстраційний номер. Телефонограма вважається переданою, якщо одержувачем підтверджено правильність її запису і повідомлена прізвище особи, яка прийняла її.
Висновок
Управлінські документи складають основу документації організації. Вони мають універсальний характер, створюються органами влади, комерційними та державними організаціями.Управління підприємством неминуче вимагає створення багатьох видів управлінських документів, без яких неможливо вирішувати задачі планування, фінансування, кредитування, бухгалтерського обліку та звітності, оперативного управління, кадрового забезпечення діяльності підприємства і т.п.
Так, колегіальна діяльність засновників підприємства фіксується в протоколах; розпорядча діяльність директора - в наказах та розпорядженнях по основній діяльності та з особового складу; робота ревізійних комісій - в актах; виробничо-господарська діяльність - в договорах, контрактах, комерційної листуванні і т.д.
Саме документи, тобто зафіксована на матеріальному носії інформація, що має юридичну силу, служать основним доказом того чи іншого факту при вирішенні господарських спорів з партнерами по бізнесу в арбітражному суді або під час розгляду трудових конфліктів з працівниками підприємства у народному суді.
Таким чином, знання питань сучасного документування управлінської діяльності допоможе підприємцеві працювати без зовнішніх (з державними органами та партнерами) і внутрішніх (з підлеглими) конфліктів, зосередивши увагу на вирішення завдань виробничо-господарської діяльності, конкурентної боротьби, отримання максимального прибутку, розвитку підприємства.
Список літератури
1. Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі: Практичний посібник із зразками документів. - М.: Бізнес-школа, 2000, 224 с.2. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000, 187 с.
3. Бикова Т.А., Кузнєцова Т.В. Підготовка нарад і зборів (практичний посібник). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000, 76 с.
4. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачов. - М.: Економіка, 1991, 271 с.
5. Кузнєцов С.Л. Діловодство на комп'ютері. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 208 с.
6. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 818 с.
7. Кузнєцова Т.В. Документаційне забезпечення управління. Навчально-довідковий посібник. - М.: ІМПЕ, 1998, 96 с.
8. Кузнєцова Т.В. Секретарська справа. Вид. 8-е, испр. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 288 с.
9. Організація роботи з документами: Учеб. / В.А. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н. Ксандопуло та ін - Держ. Акад. упр. ім. Орджонікідзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.
10. Пшенкой А.В. Діловодство та основні нормативні вимоги до документів: Учеб. посібник. - М.: Изд-во «Юридичний коледж МДУ», 1994, 85 с.
11. СанкінаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Сучасні правила оформлення управлінських документів. - М.: Уіц при Державній податковій інспекції по м. Москві, 1998, 91с.
Додаток 1
Зразок актуНайменування ЗАТВЕРДЖУЮ
організації Керівник
АКТ організації
______ № _____ Особистий Розшифрування
Москва підпис підпису
О____________ Дата
Підстава
Складено комісією:
Голова: ________________________________________________
(Посада, прізвище, ініціали)
Члени комісії:
1. ___________________________________________________________
(Посада, прізвище, ініціали)
ТЕКСТ
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Складено у _____________ примірниках:
1-й прим. - Куди, кому
2-й прим. -. . .
Третій прим. -. . .
Голова комісії підпис розшифровка підпису
Члени комісії підписи розшифровки підписів
З актом ознайомлені:
посади підписи дати розшифровки підписів
У справу 00-00
Підпис Дата
Додаток 2
Зразок протоколу
Найменування організації
ПРОТОКОЛ
№ 00
Москва виробничої наради
Голова - Єгоров А.І.
Секретар - Краснова Ю.І.
Були присутні: посади, прізвища, ініціали
Запрошені: посади, прізвища, ініціали
ПОРЯДОК ДЕННИЙ
Про підсумки роботи підприємства за I квартал 1998 р.
Доповідь заст. директора Уварова Н.П.
_____________________________________________________________
(Іванов В.А., Звягіна Л.С., Потапов Ю.П., Сазонов А.Б., Васильєв А.В.)
УХВАЛИЛИ:
1.1. Затвердити зміни. . .
1.2. Прийняти. . .
2. Про перспективному плані. . . . . . . . . . .
Доповідь _______________________________________________________
(Прізвища, ініціали виступили)
УХВАЛИЛИ:
2.1 ................................................. ..................................
2.2 ................................................. .................................
Голова підпис А.І. Єгоров
Секретар підпис Ю.І. Краснова
У справу 00-00
Підпис Дата