5 способів представити інформацію іншим
Мистецтво презентації є зовнішньою і загальнодоступною частиною роботи з інформацією. Тому, хто не опанував мистецтвом подачі інформації на публіці, досить складно доводити свій професіоналізм. Як зробити складне доступним, якщо у вашому розпорядженні лише 10 хвилин доповіді на корпоративній нараді? Ми вибрали п'ять найбільш ефективних правил.
Правило № 1. Всі люди оцінюють нову інформацію, зіставляючи її з уже наявними у них знаннями. Спробуйте зрозуміти, якого зросту чоловік, глянувши на його фотографію в журналі. Ви не зможете. Єдиний спосіб хоча б приблизно оцінити його зростання - це порівняти його із зростанням знайомого вам людини чи відомого предмета. Це правило застосовується до оцінки більшості речей і явищ людського життя: будь-яка шкала повинна грунтуватися на тих показниках, які ми знаємо.
Правило № 2. Ви можете організувати вашу інформацію, використовуючи всього п'ять критеріїв: алфавітний порядок, географічне положення, хранологія, категорія або ієрархія. Ви повинні зробити найбільш логічний вибір. Міста, річки, країни та дороги найзручніше групувати по розташуванню. Книги, статті та довідники - за алфавітом. Документи, пов'язані з плануванням, - за хронологією. Складську інформацію - за категорією, а будь-які фізичні об'єкти - за категорією (найсильніший - слабший, начальник - підлеглий і т.п.). Нерідко до об'єктом можна застосувати відразу два критерії організації. Проте в ході усного виступу, як правило, схему краще спростити і обмежитися одним, найбільш важливим.
Правило № 3. Не прикрашайте, а спрощуйте. Згадайте правило рекламного дизайну: велика кількість яскравих квітів і тексту лише заступає собою цільове повідомлення. Будь-який дизайнер здатний додати в картину мільйони квітів, зробити малюнок тривимірним, підняти його в просторі і відкинути його тінь на землю. Але хороший дизайнер знає, що все це лише відволікає від реклами продукту. Те ж саме - в організації даних. Якщо Вам потрібно представити статистику, будьте обережні з круговими діаграмами. Вони більш ефектні, ніж лінійні, але вони не створюють сприятливого враження про пропорції. Може бути, варто органічний таблицею, в якій найважливіші дані будуть виділені червоним шрифтом? Якщо вам потрібно представити принцип взаємодії компаній або персон, будьте обережні - не перетворюйте вашу візуалізацію у схему битви при Бородіно своїми многочісленнниі стрілками і пунктирними лініями. Можливо, досить опублікувати дворівневу схему в Microsoft Chart?
Правило № 4. Щоб вибрати, на чому зупинитися під час доповіді, подумайте: що цікаво саме вам. Журналісти знають: краща стаття - це робота, натхненна бажанням автора дізнатися те, чого він не знав і не розумів раніше. Те ж і з хорошою презентацією. Спочатку вона цікава автору, а потім - усім іншим.
Правило № 5. Сміливо відмовляйтеся від непотрібної інформації. Навіть якщо це 90% доповіді. Інформаційна перевантаження не має відношення до стомлення. Це емоційна проблема. Кращий спосіб її уникнути - зосередитися на самому важливим і найцікавішому (одночасно). Краща доповідь - це спалаху цікавої інформації, непомітно пов'язані між собою. Крім того, слід пам'ятати: якщо ви не змогли укласти свою презентацію в 10 хвилин виступу, значить ви не дуже добре підготувалися. А якщо ви не змогли розмістити потрібну інформацію на 10 сторінках Power Point'a, значить ви погано розібралися в проблемі і потрібно починати заново!