Інструкція з діловодства в Міністерстві юстиції Російської Федерації

Інструкція з діловодства

в Міністерстві юстиції Російської Федерації

I. Загальні положення

1.1 Інструкція з діловодства в Міністерстві юстиції Російської Федерації ¹ встановлює єдині вимоги до підготовки, обробці, зберіганню, використанню які виникають у діяльності Мін'юсту Росії, його територіальних органів документів і порядок документообігу (крім секретного діловодства), обов'язкові для всіх федеральних державних цивільних службовців центрального апарату Мін'юсту Росії, його територіальних органів ² і розроблена з метою удосконалення діловодства та підвищення його ефективності.

1.2 Правовою основою Інструкції є Конституція Російської Федерації, Федеральний конституційний закон від 25.12.2000 № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації» (Відомості Верховної Ради України, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780 ; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417), федеральні закони від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис» (Відомості Верховної Ради України, 2002, № 2, ст. 127 ; 2007, № 46, ст. 5554); від 27.12.2002 № 184-ФЗ «Про технічне регулювання» (Відомості Верховної Ради України, 2002, № 52, ст. 5140, 2005, № 19, ст. 1752; 2007, № 19, ст. 2293, № 49, ст. 6070; 2008, № 30, ст. 3616; 2009, № 29, ст. 3626, № 48, ст. 5711; 2010, № 1, ст. 5, ст. 6, № 40, ст. 4969); від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (Відомості Верховної Ради України, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253); від 01.06.2005 № 53-ФЗ «Про державну мову Російської Федерації» (Відомості Верховної Ради України, 2005, № 23, ст. 2199); від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» (Відомості Верховної Ради України, 2006, № 31, ст. 3448); від 27.07.2006 № 152-ФЗ «Про персональних даних» (Відомості законодавства Російської Федерації, 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716, № 52, ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407, № 31, ст. 4173); від 09.02.2009 № 8-ФЗ «Про забезпечення доступу до інформації про діяльність державних органів та органів місцевого самоврядування» (Відомості Верховної Ради України, 2009, № 7, ст. 776); Укази Президента Російської Федерації від 23.05.1996 № 763 «Про порядок опублікування і набрання чинності актами Президента Російської Федерації, Уряду Російської Федерації і нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади »(Відомості Верховної Ради України, 1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст . 3967, 2005, № 28, ст. 2865); від 06.03.1997 № 188 «Про затвердження Переліку відомостей конфіденційного характеру» (Відомості Верховної Ради України, 1997, № 10, ст. 1127, 2005, № 39, ст. 3925 ); від 13.10.2004 № 1313 «Питання Міністерства юстиції Російської Федерації» (Відомості Верховної Ради України, 2004, № 42, ст. 4108, 2005, № 44, ст. 4535, № 52 ст. 5690; 2006, № 12, ст. 1284, № 19, ст. 2070, № 23, ст. 2452, № 38, ст. 3975; 2007, № 13, ст. 1530, № 20, ст. 239; 2008, № 10, ст. 909, № 29, ст. 3473, № 43, ст. 4921; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300); від 27.12.1995 № 1268 «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації »(Відомості Верховної Ради України, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52, ст. 5587); від 13.08.1997 № 1009« Про затвердження Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації ^»3 (Відомості Верховної Ради України, 1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8 , ст. 1026; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602); від 01.06. 2004 № 260 «Про Регламент Уряду Російської Федерації та Положення про Апарат Уряду Російської Федерації» ⁴ (Відомості Верховної Ради України, 2004, № 23, ст. 2313; 2006, № 23, ст. 2514, № 29, ст. 3251; 2007 , № 32, ст. 4150; 2008, № 14, ст. 1413, № 21, ст. 2459, № 49, ст. 5833; 2009, № 11, ст. 1302, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 36, ст. 4358, № 49, ст. 5970, ст. 5971, № 52, ст. 6609; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602); від 19.01.2005 № 30 «Про Типове регламенті взаємодії федеральних органів виконавчої влади» (Відомості Верховної Ради України, 2005, № 4, ст. 305, № 47, ст. 4933; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст.1413; 2009, № 12, ст. 1429, № 25, ст. 3060, № 41, ст. 4790, № 49, ст. 5970; 2010, № 22, ст. 2776, № 40 , ст. 5072); від 28.07.2005 № 452 «Про Типове регламенті внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади» (Відомості Верховної Ради України, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст.1413, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 47, ст. 5675, № 49, ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072); від 17.11.2007 № 781 «Про затвердження Положення про забезпечення безпеки персональних даних при їх обробці в інформаційних системах персональних даних »(Відомості Верховної Ради України, 2007, № 48, ст. 6001); від 15.06.2009 № 477« Про затвердження Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади »(Відомості Верховної Ради України, 2009, № 25, ст . 3060); від 22.09.2009 № 754 «Про затвердження Положення про систему міжвідомчого електронного документообігу» (Відомості Верховної Ради України, 2009, № 39, ст. 4614); Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджені наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76 (не потребують державної реєстрації, лист Мін'юсту Росії від 26.04.2010 № 01/6756-ДК), ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(не потребує державної реєстрації, лист Мін'юсту Росії від 04.04.2003 № 07/3276-ЮД) (Видавництво стандартів, 2003), накази Мін'юсту Росії від 27.01.2010 № 8« Про затвердження Регламенту Міністерства юстиції Російської Федерації »(зареєстровано в Мін'юсті Росії 28.01.2010, реєстраційний № 16096), інші нормативні правові акти, що регулюють питання діловодства.

1 .. 3 Положення Інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, в тому числі з електронними документами, включаючи підготовку, обробку, зберігання і використання документів, здійснювані за допомогою інформаційних технологій.

Системи електронного документообігу (системи автоматизованої обробки документів) ^5, застосовувані в Мін'юсті Росії та його територіальних органах, повинні забезпечувати виконання вимог Інструкції. Використання СЕД, що не забезпечують виконання вимог цієї Інструкції, не допускається.

1.4 Положення Інструкції не поширюються на організацію роботи з документами, що містять відомості, що становлять державну таємницю.

Робота з секретними документами, шифротелеграма, обробка секретної інформації в Мін'юсті Росії та його територіальних органах здійснюється відповідно до Закону Російської Федерації від 21.07.1993 № 5485-1 «Про державну таємницю» (Відомості Верховної Ради України, 1997, № 41, стор 8220-8235, ст. 4673, 2003, № 27, ст. 2700, № 46, ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055, ст . 6079; 2009, № 29, ст. 3617) і спеціальним нормативно-правовим актом Уряду Російської Федерації.

1.5 Порядок роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію обмеженого поширення, регламентується постановою Уряду Російської Федерації від 03.11.1994 № 1233 «Про затвердження положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення у федеральних органах виконавчої влади» (Відомості Верховної Ради України, 2005, № 30, ст. 3165) та наказом Мін'юсту України від 07.10.2010 № 250 «Про впорядкування обігу із службовою інформацією обмеженого поширення в Мін'юсті Росії та його територіальних органах» (зареєстровано в Мін'юсті Росії 01.11.2010, реєстраційний № 18870).

1.6 Робота із зверненнями громадян проводиться відповідно до Федеральним законом від 02.05.2006 № 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації» (Відомості Верховної Ради України, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410) та наказом Мін'юсту України від 30.06.2009 № 199 «Про затвердження Адміністративного регламенту Міністерства юстиції Російської Федерації з організації прийому громадян, забезпечення своєчасного та в повному обсязі розгляду їх усних і письмових звернень з повідомленням громадян про прийняття рішення у встановлений законодавством Російської Федерації термін »(зареєстровано в Мін'юсті Росії 26.08.2009, реєстраційний № 14615).

1.7 Положення Інструкції застосовуються до роботи з бухгалтерською, науково-технічної та іншої спеціальної документацією в частині загальних принципів роботи з документами, а також підготовки документів до передачі на архівне зберігання.

1.8 Організацію та вдосконалення діловодства на основі єдиної політики, використання сучасних інформаційних технологій в роботі з документами, методичне керівництво та загальний контроль за дотриманням встановленого Інструкцією порядку роботи з документами в Мін'юсті Росії та його територіальних органах здійснює Департамент організації та контролю.

1.9 Ведення діловодства здійснюються:

в Мін'юсті Росії - Департаментом організації та контролю, а також цивільними службовцями, призначеними наказом Мін'юсту Росії відповідальними за ведення діловодства у структурних підрозділах Мін'юсту Росії і поєднують виконання діловодних обов'язків з функціональними обов'язками;

в територіальному органі Мін'юсту Росії ⁶ - цивільними службовцями, призначеними наказом територіального органу відповідальними за ведення діловодства у відповідному територіальному органі та совмещающим виконання діловодних обов'язків з функціональними обов'язками ^7.

1.10 Керівники структурних підрозділів Мін'юсту Росії та начальники територіальних органів, особи, що виконують їх обов'язки ^8, які зобов'язані у ввіреному їм структурному підрозділі Мін'юсту Росії (територіальному органі):

- Забезпечувати і контролювати виконання вимог Інструкції, в тому числі здійснювати контроль за роботою відповідальних за діловодство;

- Вживати заходів щодо скорочення службового листування з питань, які можуть бути вирішені шляхом особистого спілкування або переговорів із використанням технічних засобів зв'язку та інформаційних систем, за винятком випадків, коли нормативними правовими актами Російської Федерації і (або) Мін'юсту Росії передбачено обов'язкове складання письмового документа;

- Забезпечувати ознайомлення з Інструкцією під розпис знову надійшли на федеральну державну цивільну службу цивільних службовців.

1.11 Функції, завдання, повноваження Департаменту організації та контролю, в тому числі з організації та ведення діловодства, регламентуються положенням про нього, що затверджується наказом Мін'юсту Росії, а також цією Інструкцією.

Посадові обов'язки цивільних службовців Департаменту організації та контролю і відповідальних за діловодство встановлюються їх посадовими регламентами та Інструкцією.

Перед затвердженням посадові регламенти відповідальних за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії попередньо узгоджуються Департаментом організації та контролю.

Примірний перелік посадових обов'язків відповідальних за діловодство в територіальному органі, що підлягає включенню в посадовій регламент відповідального за діловодство в територіальному органі, розробляється Департаментом організації та контролю.

1.12 Цивільні службовці зобов'язані:

- Знати і виконувати вимоги цієї Інструкції;

- Не розголошувати зміст документів, не допускати їх втрати, а також припиняти дії (бездіяльність) інших осіб, що можуть призвести до таких наслідків;

- Знайомити з вмістом документів інших цивільних службовців тільки з дозволу свого керівника (начальника);

- Передавати документи, їх копії, проекти стороннім організаціям в Мін'юсті Росії тільки з дозволу Міністра юстиції Російської Федерації або особи, яка виконує його обов'язки ^9, а в територіальному органі - тільки з дозволу начальника територіального органу;

- При звільненні чи переведенні в інший структурний підрозділ Мін'юсту Росії (територіальний орган) передати всі числяться за ними документи за актом (додаток № 1) відповідального за діловодство;

- При виході у відпустку, виїзді у відрядження, на час хвороби (якщо це дозволяє стан здоров'я), у разі відсторонення від замещаемой посади федеральної державної цивільної служби передати за реєстрами встановленої форми (додаток № 2) всі знаходяться у них документи відповідальному за діловодство або іншій цивільній службовцю за вказівкою керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії (начальника територіального органу) з внесенням відомостей про рух в реєстраційно-контрольні картки цих документів в СЕД.

1.13 При перекладі або звільнення керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії (начальника територіального органу) наявність і стан документів, що знаходяться в діловодстві відповідного структурного підрозділу (територіального органу), відображається в акті прийому-передачі справ і посади.

1.14 Про втрату або невиправному пошкодженні документа, у випадках порушення встановлених Інструкцією правил роботи з документами, втраті ключів від приміщень, сховищ, сейфів, у яких зберігаються документи, печаток і штампів, а також про факти виявлення необлікованих документів цивільні службовці зобов'язані негайно письмово повідомляти:

- У Мін'юсті Росії - керівнику структурного підрозділу Мін'юсту Росії і до Департаменту організації та контролю;

- В територіальному органі - начальнику територіального органу.

1.15 Для спільної опрацювання проектів документів і розсилки інформаційних матеріалів в Мін'юсті Росії та його територіальних органах використовується внутрішня електронна пошта.

1.16 Текст Інструкції розміщується Департаментом організації та контролю на загальнодоступному ресурсі сервера інформаційної мережі Мін'юсту Росії та підтримується в актуальному стані.

1.17 Цивільні службовці несуть дисциплінарну та іншу встановлену законодавством Російської Федерації відповідальність за недотримання вимог Інструкції.

II. Основні поняття

документування - фіксація інформації на матеріальних носіях у встановленому порядку;

діловодство - діяльність, яка забезпечує створення офіційних документів та організацію роботи з ними у федеральних органах виконавчої влади;

документ - офіційний документ, створений державним органом, органом місцевого самоврядування, юридичною або фізичною особою, оформлений в установленому порядку і включений в документообіг федерального органу виконавчої влади;

електронний документ - документ, в якому інформація представлена ​​в електронно-цифровій формі;

автор документа - фізична або юридична особа, яка створила документ;

вид документа - приналежність документа до певної групи документів за ознаками змісту і цільового призначення;

оформлення документа - проставлення необхідних реквізитів, встановлених правилами документування;

електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису, що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі;

реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення документа;

бланк документа - набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа;

оригінал документа - перший або єдиний примірник документа;

копія документа - документ, що повністю відтворює інформацію оригіналу документа і його зовнішні ознаки, що не має юридичної сили;

завірена копія - копія документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, які надають їй юридичну силу;

звернення громадянина - спрямовані в державний орган, орган місцевого самоврядування або посадовій особі письмові пропозицію, заяву або скаргу, а також усне звернення громадянина до державного органу, орган місцевого самоврядування;

юридична сила документа - властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення;

уніфікована форма документа - сукупність реквізитів і типових фрагментів тексту документа, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих у певному порядку на носії інформації;

шаблон бланка (уніфікованої форми документа) - бланк документа (уніфікована форма документа), поданий в електронній формі;

документообіг - рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання, приміщення у справу і (або) відправлення;

обсяг документообігу - кількість документів, що надійшли в організацію та створених нею за певний період;

реєстрація документа - присвоєння документу реєстраційного номера і запис в установленому порядку відомостей про документ;

номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що формуються у федеральному органі виконавчої влади, із зазначенням термінів їх зберігання;

експертиза цінності документів - вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх для включення до складу Архівного фонду Російської Федерації;

справа - сукупність документів або окремий документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності федерального органу виконавчої влади;

формування справи - угруповання виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ.

III. Створення документів у Мін'юсті Росії та його територіальних органах

3.1 Бланки документів

3.1.1 Документи, що створюються в Мін'юсті Росії та його територіальних органах, оформлюються на бланках, на стандартних аркушах паперу формату A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) або у вигляді електронних документів і повинні мати встановлений склад реквізитів.

Розміри службових полів на документі повинні бути не менше: 20 мм - лівий; 20 мм - верхнє; 20 мм - нижнє, 10 мм - праве.

3.1.2 Види бланків, що використовуються в Мін'юсті Росії та його територіальних органах, склад їх реквізитів розробляються Департаментом організації та контролю і затверджуються наказом Мін'юсту Росії.

Бланки виготовляються на стандартних аркушах паперу формату А4.

3.1.3 У Мін'юсті Росії використовуються такі види бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації ^10:

бланк наказу Мін'юсту Росії (додаток № 3);

бланк розпорядження Мін'юсту Росії (додаток № 4);

загальний бланк листа Мін'юсту Росії (додатки № 5);

бланк листа Міністра (додаток № 6);

бланк листа першого заступника Міністра (додаток № 7);

бланк листа статс-секретаря - заступника Міністра (додаток № 8);

бланк листа заступника Міністра (додаток № 9);

бланк листа Уповноваженого Російської Федерації при Європейському Суді з прав людини - заступника Міністра (додаток № 10);

бланк листа Уповноваженого Російської Федерації при Європейському Суді з прав людини (додаток № 11);

загальний бланк Мін'юсту Росії (додаток № 12);

загальний бланк листа структурного підрозділу Мін'юсту Росії (додаток № 13);

3.1.4 У територіальному органі використовуються наступні види бланків:

бланк наказу територіального органу (додаток 14);

бланк розпорядження територіального органу (додаток № 15);

бланк листа територіального органу (додаток № 16);

загальний бланк територіального органу (додаток № 17).

3.1.5 Бланки виготовляються поліграфічними підприємствами, що мають сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для виготовлення зазначеного виду продукції на належному якісному рівні.

Організація роботи з виготовлення, отримання з друкарні та обліку бланків покладається:

в Мін'юсті Росії - на Департамент управління справами;

в територіальному органі - структурний підрозділ, що здійснює забезпечення фінансово-господарської діяльності.

3.1.6 Департамент управління справами (структурний підрозділ територіального органу, що здійснює забезпечення фінансово-господарської діяльності):

отримує від Департаменту організації та контролю (відповідального за діловодство в територіальному органі) заявки на виготовлення бланків, а також, при необхідності, їх зразки (макети);

оформляє замовлення на виготовлення бланків у друкарні;

здійснює отримання, облік надходження бланків у журналі обліку бланків документів (додаток № 18) та видачу виготовлених бланків документів Департаменту організації та контролю (відповідального за діловодство в територіальному органі).

Для ведення обліку видачі бланків вони нумеруються друкарським способом або нумератором у Департаменті організації та контролю (відповідальним за діловодство в територіальному органі). Порядковий номер проставляється в нижній частині зворотного боку бланка. Облік бланків ведеться окремо за видами бланків у журналі обліку видачі бланків документів (додаток № 19).

3.1.7 Використання бланків здійснюється з дотриманням таких правил:

бланки видаються Департаментом організації та контролю (відповідальним за діловодство) цивільним службовцям під розпис у журналі обліку видачі бланків;

бланки використовуються строго за призначенням і зберігаються в надійно замикаються шафах (сейфах);

передача бланків іншим організаціям та особам не допускається;

відповідальність за забезпечення схоронності бланків та правильність їх використання несуть відповідальні за діловодство та керівники структурних підрозділів Мін'юсту Росії (начальники територіальних органів Мін'юсту Росії);

зіпсовані і незатребувані бланки повертаються через Департамент організації та контролю (відповідального за діловодство) до Департаменту управління справами (структурний підрозділ територіального органу, що здійснює забезпечення фінансово-господарської діяльності).

3.1.8 Бланки наказу, розпорядження, листи Уповноваженого Російської Федерації при Європейському Суді з прав людини, розробляються на основі поздовжнього варіанти розташування реквізитів; інші бланки - на основі кутового варіанту розташування реквізитів.

Реквізити бланка містяться у верхньому лівому куті аркуша при кутовому варіанті їх розташування, а при поздовжньому - по середині аркуша вздовж верхнього поля.

3.1.9 Реквізити бланків, в тому числі відтворення Державного герба Російської Федерації, виконуються в одноколірному варіанті:

на бланках листів Міністра та його заступників, загальному бланку і загальному бланку листа Мін'юсту Росії - Державний герб Російської Федерації - червоним кольором, інші реквізити - чорним кольором;

на бланку листа структурного підрозділу Мін'юсту Росії, бланку листа територіального органу та загальному бланку територіального органу - всі реквізити, в тому числі відтворення Державного герба Російської Федерації, синім кольором;

на інших бланках - всі реквізити, в тому числі відтворення Державного герба Російської Федерації, чорним кольором.

3.1.10 Для бланків встановлюється наступний склад реквізитів:

1) для бланка наказу (розпорядження) Мін'юсту Росії:

Державний герб Російської Федерації;

найменування федерального органу виконавчої влади: «Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії)»;

вид документа;

місце складання (видання) документа;

позначки для проставлення дати і реєстраційного номера наказу (розпорядження);

2) для загального бланка листа Мін'юсту Росії:

Державний герб Російської Федерації;

найменування федерального органу виконавчої влади: «Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії)»;

довідкові дані про Мін'юст Росії (поштова адреса, номера телефону, телефону-факсу, адреса електронної пошти);

позначки для проставлення дати і реєстраційного номера;

позначки для посилання на номер і дату вихідного документа адресанта;

3) для бланка листа посадової особи (Міністра, заступників Міністра):

Державний герб Російської Федерації;

найменування федерального органу виконавчої влади: «Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії)»;

посада особи, яка підписала документ;

довідкові дані про Мін'юст Росії (поштова адреса, номера телефону, телефону-факсу, адреса електронної пошти);

позначки для проставлення дати і реєстраційного номера;

позначки для посилання на номер і дату вихідного документа адресанта;

4) для бланка листа Уповноваженого Російської Федерації при Європейському Суді з прав людини:

Державний герб Російської Федерації;

посада особи, яка підписала документ, російською, англійською та французькою мовами: «Уповноважений Російської Федерації при Європейському Суді з прав людини»; «Representative of the Russian Federation at the European Court of Human Rights»; «Representant de la Federation de Russie aupres de la Cour Europeenne des Droits de I Homme »;

довідкові дані про Мін'юст Росії на англійській мові (поштова адреса, номера телефону, телефону-факсу);

позначки для проставлення дати і реєстраційного номера;

позначки для посилання на номер і дату вихідного документа адресанта;

5) для загального бланка Мін'юсту Росії:

Державний герб Російської Федерації;

найменування федерального органу виконавчої влади: «Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії)»;

позначки для проставлення дати і реєстраційного номера;

місце складання (видання) документа;

6) для загального бланку листа структурного підрозділу Мін'юсту Росії:

Державний герб Російської Федерації;

найменування федерального органу виконавчої влади: «Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії)»;

довідкові дані про Мін'юст Росії (поштова адреса, номера телефону, телефону-факсу, адреса електронної пошти);

позначки для проставлення дати і реєстраційного номера;

позначки для посилання на номер і дату вихідного документа адресанта.

7) для бланка наказу (розпорядження) територіального органу:

Державний герб Російської Федерації;

найменування федерального органу виконавчої влади: «Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії)»;

найменування територіального органу;

вид документа;

місце складання (видання) документа;

позначки для проставлення дати і реєстраційного номера наказу (розпорядження).

8) для бланка листа територіального органу:

Державний герб Російської Федерації;

найменування федерального органу виконавчої влади: «Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії)»;

найменування територіального органу;

довідкові дані про територіальному органі (поштова адреса, номера телефону, телефону-факсу, адреса електронної пошти);

позначки для проставлення дати і реєстраційного номера;

позначки для посилання на номер і дату вихідного документа адресанта;

9) для загального бланка територіального органу:

Державний герб Російської Федерації;

найменування федерального органу виконавчої влади: «Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії)»;

найменування територіального органу;

місце складання (видання) документа;

позначки для проставлення дати і реєстраційного номера.

3.2 Оформлення реквізитів документів

3.2.1 При підготовці документів слід застосовувати текстовий редактор Word for Windows версії 6.0 або інший, сумісний з ним, з використанням шрифтів Times New Roman № 13-15 (№ 12 для оформлення табличних матеріалів) через 1-1,5 міжрядкових інтервалу.

В окремих випадках розмір шрифту і міжрядкові інтервали можуть бути змінені. Для виділення частини тексту документа, найменування, заголовка, примітки можуть використовуватися напівжирний шрифт, курсив, підкреслення або зсув щодо меж основного тексту.

При оформленні тексту документа на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумеруються. Порядкові номери сторінок проставляються посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без слова «сторінка» (стор.) і знаків пунктуації.

3.2.2 При листуванні між структурними підрозділами Мін'юсту Росії та територіальних органів Мін'юсту Росії бланки не використовуються.

3.2.3 Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженими постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 р. № 477 (Офіційний вісник України, 2009, № 25, ст. 3060), встановлено наступний склад реквізитів документів:

а) Державний герб Російської Федерації;

б) найменування федерального органу виконавчої влади;

в) посада особи, яка підписала документ;

г) підпис посадової особи;

д) вид документа;

е) місце складання (видання) документа;

ж) довідкові дані про федеральному органі виконавчої влади;

з) адресат;

і) дата документа;

к) реєстраційний номер документа;

л) найменування документа;

м) текст документа;

н) посилання на вихідний номер і дату документа;

о) відмітка про наявність додатків;

п) гриф погодження;

р) гриф затвердження;

з) віза;

т) відбиток печатки;

у) відмітка про завірення копії;

ф) відмітка про виконавця;

х) вказівки по виконанню документа;

ц) відмітка про контроль документа;

ч) відмітка про виконання документа;

ш) відмітка про конфіденційність.

Склад реквізитів конкретного документа визначається його видом і призначенням.

Крім перерахованих реквізитів, при підготовці документів і в процесі роботи з документами можуть використовуватися інші реквізити. Наприклад, відмітка про надходження документа до Мін'юсту Росії або його територіальний орган; позначки «Копія», «Контроль Мін'юсту Росії», «Відповідь за підписом Міністра юстиції Російської Федерації», «Терміново», «Оперативно», «Підлягає поверненню» та ін

3.2.4 Правила оформлення реквізитів документів

1) Державний герб Російської Федерації.

Зображення Державного герба Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до Федеральним конституційним законом від 25 грудня 2000 р. № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації» (Відомості Верховної Ради України, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780, 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).

На бланках Державний герб Російської Федерації зображується в одноколірному варіанті на геральдичному щиті і міститься на верхньому полі бланка документа по середині зони, зайнятої реквізитом "Найменування федерального органу виконавчої влади».

2) Найменування федерального органу виконавчої влади.

Найменування Мін'юсту Росії, повна і скорочена, що поміщається на бланках документів, повинно відповідати найменуванню, встановленому Положенням про Міністерство юстиції Російської Федерації, затвердженого Указом Президента Російської Федерації від 13 жовтня 2004 р. № 1313 «Питання Міністерства юстиції Російської Федерації» (Відомості Верховної Ради України , 2004, № 42, ст. 4108, 2005, № 44, ст. 4535, № 52 ст. 5690; 2006, № 12, ст. 1284, № 19, ст. 2070, № 23, ст. 2452, № 38 , ст. 3975; 2007, № 13, ст. 1530, № 20, ст. 239; 2008, № 10, ст. 909, № 29, ст. 3473, № 43, ст. 4921; 2010, № 4, ст . 368, № 19, ст. 2300), а саме: повне найменування - Міністерство юстиції Російської Федерації, скорочене найменування - Мін'юст Росії.

Скорочене найменування поміщається в дужках під повним найменуванням.

Найменування територіального органу вказується відповідно до наказів Мін'юсту України від 21.05.2009 № 146 «Про затвердження Положення про Головне управління Міністерства юстиції Російської Федерації по суб'єкту (суб'єктам) Російської Федерації та Переліку головних управлінь Міністерства юстиції Російської Федерації по суб'єктах Російської Федерації» (зареєстровано в Мін'юсті Росії 22.05.2009, реєстраційний № 13985) із змінами, внесеними наказами Мін'юсту Росії від 01.04.2010 № 76 (зареєстрований в Мін'юсті Росії 08.04.2010, реєстраційний № 16826); від 15.04.2010 № 91 (зареєстрований в Мін'юсті Росії 21.04. 2010, реєстраційний № 16948); від 27.09.2010 № 237 (зареєстрований в Мін'юсті Росії 19.10.2010, реєстраційний № 18756) та № 147 «Про затвердження Положення про Управління Міністерства юстиції Російської Федерації по суб'єкту (суб'єктам) Російської Федерації та Переліку управлінь Міністерства юстиції Російської Федерації по суб'єктах Російської Федерації »(зареєстровано в Мін'юсті Росії 22.05.2009, реєстраційний № 13984) із змінами, внесеними наказами Мін'юсту Росії від 01.04.2010 № 76 (зареєстрований в Мін'юсті Росії 08.04.2010, реєстраційний № 16826); від 15.04 .2010 № 91 (зареєстрований в Мін'юсті Росії 21.04.2010, реєстраційний № 16948); від 27.09.2010 № 237 (зареєстрований в Мін'юсті Росії 19.10.2010, реєстраційний № 18756).

Наприклад, для Москви: «Головне управління Міністерства юстиції Російської Федерації по Москві»; для Московської області: «Управління Міністерства юстиції Російської Федерації по Московській області».

3) найменування посади особи, яка підписала документ.

Найменування посади особи, яка підписала документ, вказується на бланках листів Міністра та його заступників, бланку листа Уповноваженого Російської Федерації при Європейському Суді з прав людини.

Найменування посади особи вказується під найменуванням (повним, скороченим) Мін'юсту Росії.

4) Довідкові дані про Мін'юст Росії (територіальному органі).

Довідкові дані вказуються на бланках листів і включають в себе: поштова адреса, номера телефону, телефону-факсу, адреса електронної пошти Мін'юсту Росії (територіального органу).

5) Вид документа.

Найменування виду видаваного документа (наказ, розпорядження) включається до бланку відповідного виду документа.

Найменування виду документа не вказується в листах.

6) Місце складання (видання) документа.

Місце складання або видання документа (наприклад: «Москва», «Санкт-Петербург», «Єкатеринбург») вказується в бланках документів, за винятком бланків листів.

7) Дата документа.

Датою документа є дата його підписання (накази, розпорядження, листи, доповідні, службові, аналітичні, пояснювальні записки, акти та ін), затвердження (план, звіт, номенклатура справ та ін), події, зафіксованого в документі (протоколи).

Дата документа проставляється цивільним службовцям, підписує або затверджує документ, або Департаментом організації та контролю (відповідальним за діловодство) при реєстрації документа, або безпосередньо упорядником при підготовці документа (доповідна, службова, аналітична, пояснювальна записка, заяву та ін.)

Датою документа, що видається спільно двома або більше федеральними органами виконавчої влади, іншими органами (організаціями), структурними підрозділами Мін'юсту Росії і т.п. є дата більш пізньої підпису. Спільно видані накази (розпорядження) повинні мати одну (єдину) дату.

Дату документа оформляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами, наприклад: «18.01.2010».

Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: «18 січня 2010 р.».

Місце проставлення дати на документі залежить від виду бланка та виду документа.

8) Реєстраційний номер документа.

Реєстраційний номер документа проставляється у відповідності з системою реєстрації, прийнятої в Мін'юсті Росії (територіальному органі).

Реєстраційний номер присвоюється документу після його підписання (затвердження).

Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера в межах масиву документів, який доповнюється індексом справи за номенклатурою справ. Індекс справи не проставляється у реєстраційних номерах наказів (розпоряджень), протоколів, актів.

До реєстраційного номера документа, що містить конфіденційну інформацію обмеженого поширення, додається позначка «дсп», наприклад: «1-0000234/10-0-0-дсп».

Порядкові номери в межах кожного виду документа присвоюються з початку календарного року.

Місце проставлення реєстраційного номера залежить від виду бланка та виду документа.

Реєстраційний номер документа, виданого спільно, складається з розділених косою рисою реєстраційних номерів, присвоєних федеральними органами виконавчої влади, іншими органами (організаціями) - авторами документа, і розташованих у послідовності, що відповідає позначенню їх найменувань в заголовній частині документа.

9) Посилання на вихідний номер і дату документа.

Посилання на вихідний номер і дату документа використовується тільки в тих видах документів, які є відповідями на запит (листи, доповідні і службові записки тощо), і містить реєстраційний номер і дату документа, на який дається відповідь.

Наявність цього реквізиту виключає необхідність згадки номера і дати документа, що поступив в тексті листа, що звільняє текст від допоміжної довідкової інформації.

Посилання на реєстраційний номер і дату документа обов'язково проставляється виконавцем при підготовці листа-відповіді на вхідний документ.

10) Адресат.

Документи адресують до органів державної влади, інші органи (організації), структурним підрозділам органів державної влади, посадовим особам, громадянам.

При адресуванні документа в органи державної влади, інші органи (організації), структурним підрозділам органів державної влади (без вказівки посадової особи) їх найменування пишуться в називному відмінку. Наприклад:

Уряд

Російської Федерації

Департамент

управління справами

або:

Міністерство внутрішніх справ

Російської Федерації

При адресуванні документа керівнику державного органу, іншого органу (організації) його найменування входить до складу найменування посади адресата, найменування посади вказується в давальному відмінку. Наприклад:

Заступнику керівника

Федеральної митної служби

І.І. Іванову

При адресуванні документа конкретній посадовій особі найменування державного органу, іншого органу (організації) та структурного підрозділу вказуються в називному відмінку, а посада і прізвище - у давальному. Наприклад:

Міністерство освіти і науки

Російської Федерації

Департамент управління справами

Начальнику відділу

П.П. Петрову

При адресуванні документів посадовим особам державних органів, у яких передбачена військова або правоохоронна служба після посади вказують військове або спеціальне звання. Наприклад:

Міністерство внутрішніх справ Російської Федерації

Начальнику Департаменту забезпечення правопорядку на транспорті

генерал-майору міліції

С.С. Сидорову

При адресуванні документа в кілька однорідних організацій або в кілька структурних підрозділів одного і того ж органу державної влади їх вказують узагальнено. Наприклад:

Керівникам

структурних підрозділів

Мін'юсту Росії

Начальникам

територіальних органів Мін'юсту Росії

У цьому випадку складається покажчик розсилки (додаток № 20).

Якщо документ містить не більше чотирьох адресатів, друкується чотири примірники (оригіналу) документа (кожен примірник оформляється на окремому бланку), слово "Копія» перед другим, третім, четвертим адресатами не вказується.

Всі екземпляри документа повинні бути підписані.

У реквізиті «Адресат» допускається використовувати офіційно прийняті скорочені найменування органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших органів (організацій).

До складу реквізиту «Адресат» при необхідності може входити поштова адреса. Елементи поштової адреси вказують у послідовності, встановленій Правилами надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 15.04.2005 № 221 (Офіційний вісник України, 2005, № 17, ст. 1556).

Поштова адреса не проставляється на документах, що направляються до вищих органів державної влади, федеральні органи виконавчої влади, постійним кореспондентам, територіальним органам та федеральним державним установам Мін'юсту Росії ^11, федеральним службам.

При адресуванні листа в організацію вказують її найменування та поштову адресу. Наприклад:

Державне

установа Всеросійський науково-

дослідний інститут

документознавства та архівної справи

вул. Профспілкова, д.82,

Москва, 117393

При адресуванні фізичній особі вказують ініціали та прізвище одержувача та поштову адресу. Наприклад:

І.П. Калініну

вул. Садова, д. 5, кв. 12,

р. Липки, Киреевский район,

Тульська область, 301264

Рядки реквізиту «Адресат» центруються щодо самої довжини рядка або вирівнюються по правому краю.

11) Найменування документа.

Найменування документа - короткий зміст (заголовок до тексту) документа - складається до всіх документів, за винятком документів, що мають текст невеликого обсягу (до 4 - 5 рядків).

Заголовок до тексту документа повинен бути коротким, точно передавати зміст документа. Заголовок до тексту узгоджується з найменуванням виду документа.

Наприклад:

наказ (про що?) Про затвердження Положення про захист персональних даних державних службовців та працівників Мін'юсту Росії;

лист (про що?) Про надання консультативної допомоги;

правила (чого?) внутрішнього трудового розпорядку.

Заголовок містить дві основні частини: тему (предмет, питання) і дію, що виробляється або повинно бути зроблено, наприклад: «Про підготовку проекту договору».

Тема складається виконавцем, який готує проект документа.

Заголовок до тексту оформляється під реквізитами бланка. Заголовок до тексту може займати 4 - 5 рядків по 28 - 30 знаків у рядку, наприклад:

«Про результати розгляду

проекту листа в Росархів ».

У проектах законодавчих, інших нормативно-правових актів заголовок до тексту оформляється по ширині сторінки над текстом центрованим способом.

12) Текст документа.

У Мін'юсті Росії та його територіальних органах документи складаються російською мовою як державною мовою Російської Федерації. Виняток складають документи, що направляються зарубіжним адресатам: вони можуть складатися на мові країни, в якій розміщується кореспондент, або англійською мовою. Текст документа викладається російською літературною мовою з урахуванням особливостей офіційно-ділового стилю, виду документа і його призначення в управлінській діяльності. Зміст документа має бути викладено коротко, логічно, точно і ясно.

Тексти документів викладаються від:

1-го особи однини: «наказую покласти контроль ...; прошу розглянути питання про ...»;

3-ї особи однини: «... Уряд Російської Федерації постановляє ...;... колегія вирішила ...; Мін'юст Росії не вважає можливим ...»;

1-ї особи множини: «просимо надати дані про ...; представляємо на розгляд і затвердження ...; в протоколах: слухали ...; виступили ...; вирішили (ухвалили)».

У спільних документах текст викладають від 1-ї особи множини: «наказуємо ..., вирішили ...».

У текстах законодавчих і нормативних правових актів використовуються дієслова у формі теперішнього часу, які надають тексту розпорядчий характер. Наприклад:

«Віза включає в себе найменування посади Міністра або його заступника та особистий підпис візує, розшифровку підпису та дату»

або

«Нормативні приписи оформляються у вигляді пунктів, які нумеруються арабськими цифрами з крапкою і заголовків не мають».

У тексті документа, підготовленого на підставі законодавчих, інших нормативних правових актів Російської Федерації вказують вид документа, найменування органу, який видав документ, дату документа, його реєстраційний номер, а також заголовок документа, укладений в лапки. Наприклад:

«Відповідно до постанови Уряду Російської Федерації від 13 серпня 1997 р. № 1009« Про затвердження Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх ... »

або

«Відповідно до Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженим наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76 ...».

Якщо текст містить кілька доручень, рішень, висновків тощо, в тексті виділяються розділи, підрозділи, пункти, підпункти.

У текст документа можуть включатися фрагменти, оформлені у вигляді таблиці або анкети.

Листи документа нумеруються арабськими цифрами по середині верхнього поля.

Текст документа несе основне смислове зміст документа: управлінську дію, рішення і т.д.

Текст документа повинен містити аргументовану й достовірну інформацію.

Зміст тексту ув'язується з раніше виданими з цього питання документами.

Текст документа оформляється у вигляді зв'язного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих структур.

Суцільний зв'язний текст документа повинен містити граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії, рішення і застосовується при підготовці статутів, положень, правил, інструкцій, наказів, розпоряджень, протоколів, актів, договорів, контрактів, угод, доповідних записок, листів, довідок і т . д.

Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій, констатуючій частині, вказуються причини, мети, підстави створення документа. У цій частині при необхідності повинна бути встановлена ​​взаємозв'язок з раніше виданими актами або іншими документами з даного питання. У тексті документа, підготовленого на підставі або у розвиток документів федеральних органів виконавчої влади, інших органів (організацій) або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити: вид документа, найменування організації-автора документа, дата, реєстраційний номер і заголовок до тексту документа.

У другій (заключній) частині викладаються рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації.

Якщо зміст документа не потребує пояснення або обгрунтуванні, то текст може містити лише заключну частину. Наприклад: накази - розпорядчу частину без констатуючої (як правило, накази по особовому складу), листи - прохання без пояснення.

Текст документа, що регулює діяльність Мін'юсту Росії, його територіальних органів, підвідомчими Мін'юсту Росії федеральних служб ^12, установ Мін'юсту Росії, права та обов'язки посадових осіб (положення, посадовий регламент і т.д.), складається з розділів, пунктів і підпунктів. Кожен розділ повинен мати номер і заголовок.

Зв'язний текст допускається поділяти на розділи, підрозділи, пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами, розділеними крапками.

Розділи і підрозділи можуть мати заголовки (підзаголовки), що пишуться з великої літери. Крапка в кінці заголовків і підзаголовків не проставляється. Пункти і підпункти нумеруються арабськими цифрами, розділеними крапками. Текст пунктів і підпунктів пишеться з великої літери і закінчується крапкою або крапкою з комою.

При підготовці документів з однотипним ситуацій (наказів (розпоряджень) з особового складу тощо) слід використовувати уніфіковані тексти.

У тексті документа не допускається використання скорочень без їх роз'яснення в тексті, крім офіційних або загальноприйнятих.

У тексті документа повинні вживатися тільки офіційні найменування федеральних органів виконавчої влади, інших органів (організацій), територіальних органів, структурних підрозділів Мін'юсту Росії, установ Мін'юсту Росії і т.д.

При вживанні скорочених найменувань федеральних органів виконавчої влади необхідно керуватися Переліком повних та скорочених найменувань федеральних органів виконавчої влади, затвердженим розпорядженням Адміністрації Президента Російської Федерації, Апарату Уряду Російської Федерації від 16.07.2008 № 943, № 788 (Російська газета, 2008, № 163, № 195, № 223; 2009, № 15, № 39, № 40; 2010, № 219).

У розпорядчих документах (накази, розпорядження), а також у внутрішніх документах, адресованих Міністру (заступнику Міністра, начальникові територіального органу) текст викладається від першої особи однини («наказую», «зобов'язую», «пропоную», «прошу»).

Особливості складання та оформлення наказів (розпоряджень), положень, правил, інструкцій визначені цією Інструкцією.

У розпорядчих документах колегіальних органів (протокол, рішення і т.д.) використовується форма викладення тексту від третьої особи однини («постановляє», «вирішив»).

У спільних документах (наказах (розпорядженнях), рішеннях та ін) Мін'юсту Росії і федеральних органів виконавчої влади, інших органів (організацій) текст викладається від першої особи множини («наказуємо», «вирішили», «пропонуємо»).

У протоколах використовується форма викладення тексту від першої особи множини («слухали», «виступили», «вирішили»). Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

У листах використовують такі форми викладу:

від третьої особи однини («Мін'юст Росії не заперечує», «Міністерство юстиції Російської Федерації вважає можливим», «Управління Міністерства юстиції Російської Федерації по Московській області вважає за доцільне ...»);

від першої особи множини («просимо направити», «відповідно до запиту направляємо» і т.д.);

від першої особи однини («вважаю за необхідне», «прошу направити»).

У документах, що регулюють діяльність Мін'юсту Росії, його структурних підрозділів та територіальних органів, а також містять опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовується форма викладення тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад: «комісія встановила», « відділ здійснює наступні повноваження ».

У випадку, якщо в тексті документа потрібно охарактеризувати який-небудь об'єкт за низкою ознак, використовується форма анкети. Вона застосовується при викладі цифрової або словесної інформації в організаційно-розпорядчих, фінансових та інших документах.

При складанні тексту у формі анкети, найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу («маєте», «володієте», «були», «перебували» і т. п.). Характеристики, виражені словесно, мають бути узгоджені з найменуваннями признаков.

Таблиця - форма подання тексту документа, в якому характеризуються кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти застосовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих (структура і штатна чисельність, штатний розклад, план роботи, перелік) і ін документах.

Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується понад однієї сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.

13) Відмітка про наявність додатків.

Відмітка про наявність додатків використовується при оформленні супровідних листів і додатків до наказів, розпоряджень, планів, програм, звітів, договорами, положеннями, правилами, інструкціями та ін документів.

Додатки до даного документу можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію відповідними організаційно-розпорядчими документами;

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами, що направляються супровідним листом.

Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу формату А4 і повинні мати всі необхідні для документа реквізити (найменування, заголовок і т.д.).

У супровідних листах відмітка про наявність додатків оформляється під текстом листа від межі лівого поля. Якщо додаток названо в тексті листа, у відмітці про наявність додатків зазначається кількість аркушів та кількість примірників додатка, наприклад:

Додаток: на 3 л. в 1 прим.

За наявності декількох додатків у відмітці про додатку вони нумеруються, зазначаються найменування кожного додатка, кількість аркушів та кількість примірників, наприклад:

Якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не вказується.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином, наприклад:

Додаток: на 3 л. в 1 прим., тільки в перший адресу.

Якщо додатками до супровідного листа є документи, що містять інформацію конфіденційного характеру, наприклад, відмітка про додаток оформляється наступним чином, наприклад:

У цьому випадку сам документ також буде мати позначку «Для службового користування».

При великій кількості додатків на них складається окремий опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 5 л.

Якщо програма, у свою чергу, також має додатки, то відмітка про їх наявність оформляється наступним чином:

При направленні копій документів, що додаються про це зазначається у додатку. Наприклад:

Додаток до листа є самостійним документом і має самостійну нумерацію.

Наявність додатків в наказі, розпорядженні, положенні, правила, інструкції вказується тільки в тексті.

На додатках до наказів, розпоряджень, правил, інструкцій, положень, планів, програм, договорів та ін документами відмітка про додаток проставляється на першому аркуші додатка в правому верхньому куті. Якщо додатків кілька, вони нумеруються, наприклад: (Додаток № 1, Додаток № 2).

Якщо додаток одне, воно не нумерується. У відмітці про наявність додатків зазначається найменування виду основного документа, його дата і номер, наприклад:

ДОДАТОК № 1

до наказу Мін'юсту Росії

від 15.03.2009 № 35

Якщо додатком до документа (наприклад, до наказу) є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція, регламент тощо), у верхньому правому куті проставляється відмітка про наявність додатків, нижче - гриф затвердження документа. Наприклад:

ДОДАТОК № 2

ЗАТВЕРДЖЕНА

наказом Мін'юсту Росії

від 12.11.2009 № 125

Особливості оформлення додатків до наказів, положень, правил, інструкцій визначаються цією Інструкцією.

14) Узгодження документа.

Узгодження проекту документа проводиться при необхідності оцінки обгрунтованості створення документа, відповідності його нормативно-правовим актам Російської Федерації, а також в інших випадках передбачених Інструкцією.

Узгодження проекту документа оформляється грифом узгодження (зовнішнє погодження) або візою на документі (внутрішнє погодження).

а) Гриф узгодження.

Узгодження проекту документа з іншими державними органами влади та іншими органами (організаціями) оформляються грифом узгодження. Проект документа може бути узгоджений безпосередньо посадовою особою, протоколом колегіального органу або службовим листом, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра фінансів

Російської Федерації

Підпис А.А. Кузьмін

Дата

або

ПОГОДЖЕНО

лист Мінкультури Росії

від 26.07.2010 № 01-18/115

Гриф узгодження оформляється на лицьовій стороні основного документа під реквізитом «Підпис» ближче до нижнього поля документа.

Якщо документ має два грифи узгодження, то вони розташовуються на одному рівні, при великій кількості їх розміщують, як правило, двома вертикальними рядами або вони можуть розташовуватися на окремому аркуші погодження. На основному документі у місці, передбаченому для розташування грифів погодження, робиться відмітка «Лист узгодження додається».

Узгодження документа здійснюється з:

вищестоящими державними органами у випадках, передбачених законодавством Російської Федерації;

федеральними органами виконавчої влади, інтереси яких зачіпає зміст документа;

органами влади, які здійснюють державний контроль (нагляд) у певній галузі (екологічний, пожежний та т.п.);

підвідомчими Мін'юсту Росії федеральними службами, установами Мін'юсту Росії (при необхідності);

з громадськими організаціями (при необхідності).

б) Віза.

Узгодження проекту документу з посадовими особами та іншими цивільними службовцями Мін'юсту Росії (територіального органу) оформляється візою.

Представлений на підпис документ візується виконавцем документа з обов'язковим зазначенням прізвища та номера телефону і керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії (територіального органу), які підготували проект документа.

Віза включає в себе особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище) і дату узгодження (арабськими цифрами), наприклад:

Підпис Іванов І.В.

Дата

При необхідності вказується найменування посади особи, що візує документ, наприклад:

Директор Департаменту

управління справами

Підпис Бреймаер І.В.

Дата

На проектах законодавчих актів, актів Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації візи проставляються відповідно до правил розділу III Інструкції.

На документах, оригінали яких зберігаються у справи Мін'юсту Росії (територіального органу), візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша документа (накази, розпорядження та ін.)

У службових листах візи проставляються на лицьовому боці останнього аркуша копії документа, що поміщається в справу Мін'юсту Росії (територіального органу), або на зворотному боці останнього аркуша оригіналу, якщо лист пересилається адресатові по факсимільному зв'язку (електронною поштою) без досилання оригіналу поштою.

На внутрішніх інформаційно-довідкових документах (доповідних, службових, аналітичних записках, довідках та ін) візи проставляються на лицьовому боці останнього аркуша документа під підписом, ближче до нижнього поля.

Доповідна записка (службова, аналітична записка, довідка тощо), підготовлена ​​за підписом керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії (територіального органу) і яка містить доручення іншим структурним підрозділам Мін'юсту Росії (територіального органу), перед поданням Міністру (заступнику Міністра, начальникові територіального органу) повинна бути завізована керівниками зазначених структурних підрозділів.

Доповідна записка (службова, аналітична записка, довідка тощо), підготовлена ​​за підписом заступника Міністра і містить доручення структурним підрозділам Мін'юсту Росії, що куруються іншими заступниками Міністра, перед поданням Міністру повинна бути завізована цими заступниками Міністра.

Допускається поаркушно візування документа і його застосувань.

При наявності зауважень, особливих думок, доповнень до проекту документа віза доповнюється відповідною вказівкою, наприклад:

Є зауваження (згоден з урахуванням зауважень і ін)

Директор Департаменту

управління справами

Підпис Бреймаер І.В.

Дата

Зауваження, думки про проект документа оформляються на окремому аркуші і передаються виконавцю.

15) Підпис посадової особи.

Реквізит «Підпис» розташовується під текстом документа або відміткою про наявність додатків.

До складу реквізиту «Підпис» входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку, і скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище).

При оформленні документа на бланку посадової особи Мін'юсту Росії найменування посади не вказується. У цьому випадку підпис оформляється наступним чином:

Не допускається підписувати документи з прийменником «За» або проставленням косої риски перед найменуванням посади. Якщо посадова особа, підпис якого оформлена на проекті документа, відсутня, документ підписує його заступник, який має право підписувати документи за відсутнє посадова особа, або інша посадова особа, яка має право підпису відповідно до розподілу обов'язків, при цьому вказується фактична посада особи, яка підписала документ , його прізвище та ініціали. Незначні виправлення в підготовлений документ можуть бути внесені від руки особою, підписує документ.

При підписанні документа особою, відповідно до наказу Мін'юсту Росії (наказом територіального органу) виконуючим обов'язки тимчасово відсутнього цивільного службовця (відпустка, хвороба, відрядження), підпис оформляється наступним чином:

В.о. директора Департаменту

організації та контролю Підпис В.Н. Медведєв

або:

Виконуючий обов'язки

керівника Головного управління

Міністерства юстиції

Російської Федерації

по Москві Підпис І.І. Іванов

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає ієрархії посад. Наприклад:

Керівник Управління

Міністерства юстиції

Російської Федерації з

Республіці Саха (Якутія) Підпис П.П. Петров

Головний бухгалтер Підпис С.С. Сидоров

При підписанні документа кількома особами, рівними за посадою, але представляють різні органи, підписи розташовують на одному рівні.

При оформленні документа на стандартних аркушах паперу формату А4 (без використання бланків) в реквізиті «підпис» вказується повне найменування посади особи, яка підписала документ, наприклад:

Заступник Міністра юстиції

Російської Федерації Підпис А.Д. Алханов

Документи колегіальних органів (колегії, комісії тощо) підписуються головою даного органу і його секретарем. На документах, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки у складі комісії відповідно до розподілу, наприклад:

16) Гриф затвердження.

Гриф затвердження проставляється у верхньому правому куті документа, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр юстиції

Російської Федерації

Підпис А.В. Коновалов

Дата

При затвердженні документа наказом Мін'юсту Росії гриф затвердження складається зі слів ЗАТВЕРДЖЕНО, погодженого в роді і числі з видом затверджується документа, найменування виду документа в орудному відмінку, скороченого найменування Мін'юсту Росії, дати і номера документа, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Мін'юсту Росії

від 15.04.2009 № 65

При затвердженні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовуються на одному рівні, при великій кількості їх розміщують, як правило, двома вертикальними рядами.

17) Відбиток печатки.

Відбиток печатки є способом підтвердження справжності підпису посадової особи на документі. Відбиток печатки ставиться на документах у випадках, передбачених законодавчими або іншими нормативними правовими актами. Відбиток печатки ставиться на вільному від тексту місці, не захоплюючи особистого підпису посадової особи. Відбиток печатки може захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала документ.

У документах, підготовлених на основі уніфікованих форм, відбиток печатки ставиться в місці, позначеному відміткою «МП» або іншим чином.

На документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з витрачанням фінансових коштів, підписи Міністра (заступника Міністра) та цивільних службовців Мін'юсту Росії (територіального органу), повноваження, яких закріплені в актах Мін'юсту Росії (територіального органу), завіряються печаткою із зображенням Державного герба Російської Федерації.

Відбиток простих круглих печаток (без зображення Державного герба Російської Федерації) ставиться на копіях документів для посвідчення їх відповідності подлинникам і завірення підписів посадових осіб Мін'юсту Росії (територіального органу).

18) Відмітка про завірення копії.

Для засвідчення вірності копії (витяги з документа) оригіналу документа на останньому аркуші копії (витяги з документа), на вільному місці під текстом оформляється реквізит «Відмітка про завірення копії»: слово «Вірно», найменування посади особи, що завірила копію; особистий підпис, розшифровка підпису, дата запевнення; відбиток печатки, наприклад:

ВЕРНО

старший спеціаліст 1 розряду

відділу документаційного

забезпечення Департаменту

організації та контролю підпис З.В. Андрєєва

Дата Відбиток печатки

Листи багатосторінкових копій (виписок з документа) нумеруються, відмітка про завірення копії доповнюється зазначенням кількості аркушів копії (витяги з документа), наприклад: «Всього в копії 12 л.».

Допускається завіряти відміткою «Вірно» кожен лист багатосторінкової копії документа.

Копії нормативних правових актів Мін'юсту Росії завіряються відбитком круглої печатки «Департамент організації та контролю».

19) Відмітка про виконавця.

Відмітка про виконавця документа друкується шрифтом Times New Roman № 10 і проставляється в лівому нижньому куті лицьового боку останнього аркуша документа.

Відмітка включає слова «Виконавець» або «Вик.» Ініціали, прізвище виконавця і номер його телефону із зазначенням коду міста, наприклад:

Ісп. Д.В. Лобанов

(495) 955-59-25

У документах, що мають гриф конфіденційності, відмітка про виконавця проставляється на звороті останнього аркуша кожного примірника документа і додатково включає в себе: зазначення кількості віддрукованих примірників, дату друкування документа, наприклад:

Ісп. П.П. Петров

(495) 111-22-33

Отп. 5 ЗКЗ.

11.01.2010

Відмітка про виконавця може доповнюватися зазначенням посади виконавця із зазначенням структурного підрозділу, наприклад:

Ісп. А.І. Дроздов

Начальник відділу контролю діяльності

територіальних органів Департаменту

організації та контролю Мін'юсту Росії

(495) 777-23-23

20) Вказівки щодо виконання документа ^13.

Доручення щодо виконання документа пишуться на бланку резолюції або на документі відповідними посадовими особами і містять прийняті ними рішення.

Вказівки по виконанню включають: прізвища, ініціали виконавців, зміст доручення (при необхідності), термін виконання, підпис автора доручення і дату, наприклад:

Садовщікову М.А.

Бабкова М.Ю.

Прошу підготувати проект відповіді до Апарату Уряду Російської Федерації до 05.12.2009.

Підпис Дата

За наявності декількох виконавців відповідальним за виконання є виконавець, зазначений в дорученні першим, якщо не обумовлено інше. Наприклад, навпроти прізвища виконавця зазначено слово «відповідальний», «отв.», «Скликання», «звід» і т.п.

Відповідальному виконавцю надається право скликання співвиконавців та координації їх роботи.

На документах, що не вимагають доручень по виконанню і мають типові терміни виконання, вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Письмові доручення по виконанню документа можуть оформлятися на окремому аркуші (відповідному бланку) із зазначенням реєстраційного номера і дати документа, до якого належить доручення, і підшиваються в справу разом з документом (додаток № 21).

Допускається написання доручень з виконання документа на вільному від тексту місці документа, як правило, в заголовної частини.

21) Відмітка про контроль документа.

Відмітку про контроль в Мін'юсті Росії проставляють на документах, поставлених на контроль, відбитком червоного кольору штампа «Мін'юст Росії. Контроль »або« Відповідь за підписом Міністра юстиції Російської Федерації »на верхньому полі документа праворуч.

У територіальному органі можуть використовуватися інші відмітки, що свідчать про постановку документа на контроль.

22) Відмітка про виконання документа.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи складається зі слів «Виконано. У справу », вказівки індексу справи, в яку поміщається документ, підписи Міністра (заступника, помічника, радника Міністра, керівника (його заступника, начальника відділу) структурного підрозділу Мін'юсту Росії (територіального органу) і дати.

Відмітка про виконання може доповнюватися інформацією про особливості виконання документа, а також містити посилання на дату і номер документа, що свідчить про виконання доручення, що міститься в резолюції, або, за відсутності такого документа, слово «доповісти» і короткі відомості про виконання.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа чи керівником (його заступником) структурного підрозділу Мін'юсту Росії (територіального органу), у якому виконаний документ. Наприклад:

Роз'яснено по телефону (номер телефону,

прізвище, ініціали абонента, посаду (при необхідності).

Письмової відповіді не потрібно.

У справу № 02-34.

Особиста подпісьА.А. Іванов

01.03.2010

або:

Видано наказ Мін'юсту Росії

від 21.11.2009 № 193

«Про призначення матеріально

відповідальних осіб ... »

У справу № 03-156.

Особиста подпісьА.А. Іванов

23.11.2009

23) Відмітка про надходження документа.

Відмітка про надходження документа до Мін'юсту Росії (територіальний орган) містить черговий порядковий (вхідний) номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини).

Допускається відмітку про наявність документа проставляти у вигляді штампа або наносити на документ у вигляді штрих-коду.

24) Відмітка про конфіденційність

Відмітка про конфіденційність проставляється на документах, що містять інформацію, що відноситься до службової таємниці або до іншого виду конфіденційної інформації відповідно до Переліку відомостей конфіденційного характеру, затвердженим Указом Президента Російської Федерації від 6.03.1997 № 188 (Офіційний вісник України, 1997, № 10, ст. 1127, 2005, № 39, ст. 3925).

Відповідно до Положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення у федеральних органах виконавчої влади, затвердженим постановою Уряду Російської Федерації від 3.11.1994 № 1233 (Офіційний вісник України, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165) відмітка про конфіденційність на документах, що містять інформацію, що відноситься до службової таємниці, має вигляд «Для службового користування».

Відмітка проставляється у верхньому правому куті першого аркуша документа і повинна доповнюватися зазначенням номера примірника документа.

Номер примірника проставляється нижче за позначку про конфіденційність, відокремлюється полуторним міжрядковим інтервалом і центруется по відношенню до неї.

3.3 Підготовка та оформлення проектів законодавчих та інших нормативних правових актів

3.3.1 Порядок підготовки проектів законодавчих актів, актів Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації

1) Мін'юст Росії у встановленій сфері діяльності розробляє проекти федеральних конституційних законів і федеральних законів, указів і розпоряджень Президента Російської Федерації, постанов і розпоряджень Уряду Російської Федерації ¹⁴ на виконання актів законодавства Російської Федерації, планів законопроектної діяльності Уряду Російської Федерації та відповідних доручень, а також в ініціативному порядку.

2) Організація підготовки проектів актів покладається на керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії відповідно до їх компетенції.

Контроль за зазначеною діяльністю здійснюється заступником Міністра, який курирує відповідний структурний підрозділ Мін'юсту Росії, і Департаментом організації та контролю.

3) Якщо проекти актів містять доручення, в них має бути вказаний термін їх виконання.

У разі згадки в проекті акта будь-якої організації (за винятком органів державної влади та органів місцевого самоврядування) в Уряд Російської Федерації разом з проектом акта та іншими документами, передбаченими Регламентом Уряду Російської Федерації, подаються також завірені нотаріально або органом виконавчої влади, що вносить проект акта, копії установчих документів цієї організації.

Проекти актів, підготовлені на виконання рішення Урядової комісії з проведення адміністративної реформи, вносяться в Уряд Російської Федерації в порядку і строки, які встановлені рішенням зазначеної Комісії.

4) Проекти актів з предметів спільного ведення Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації, а також з питань, що стосуються повноважень, здійснюваних органами державної влади суб'єктів Російської Федерації з предметів ведення Російської Федерації за рахунок субвенцій з федерального бюджету, готуються в структурних підрозділах Мін'юсту Росії, візуються їх керівниками і направляються заступниками Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) до органів державної влади суб'єктів Російської Федерації до їх внесення в Уряд Російської Федерації. Надійшли до Мін'юсту України пропозиції органів державної влади суб'єктів Російської Федерації за відповідними проектами направляються на розгляд до Уряду Російської Федерації разом з проектом акта.

5) Проекти актів (за винятком проектів розпоряджень Уряду Російської Федерації про скасування або про призупинення дії нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади) до їх внесення в Уряд Російської Федерації підлягають обов'язковому узгодженню в порядку, встановленому Регламентом Уряду Російської Федерації:

з федеральними міністрами (їх заступниками) - з питань, віднесених до сфер діяльності відповідних міністерств та до сфер діяльності знаходяться в їхньому віданні інших федеральних органів виконавчої влади;

з керівниками інших федеральних органів виконавчої влади (їх заступниками), керівництво діяльністю яких здійснює Президент України або Уряд, - з питань, віднесених до сфер діяльності цих органів;

при необхідності - з іншими державними органами та іншими організаціями. Склад органів та організацій, з якими вимагаються додаткові узгодження, визначається Міністром (заступником Міністра), а також Головою Уряду та заступниками Голови Уряду.

Напрямок проектів актів на обов'язкове узгодження здійснюється супровідним листом, який підписується Міністром (заступником Міністра).

Перед направленням проектів актів на обов'язкове узгодження до органів державної влади та організації проекти актів повинні бути попередньо завізовані керівниками структурних підрозділів Мін'юсту Росії, до компетенції яких віднесені питання, що регулюються проектом акта.

Проект акта та необхідні матеріали до нього візуються заступниками Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) на перших примірниках, при необхідності керівниками відповідних структурних підрозділів Мін'юсту Росії, іншими посадовими особами, визначеними Міністром (заступником Міністра), на других примірниках.

У разі, якщо після проведення обов'язкового узгодження в проект акта були внесені істотні зміни, він підлягає повторному візуванню керівниками структурних підрозділів Мін'юсту Росії, до компетенції яких віднесені питання, що регулюються проектом акта.

Заступники Міністра та керівники структурних підрозділів Мін'юсту Росії забезпечують узгодження проекту акта, у тому числі шляхом проведення узгоджувальних нарад.

Підготовлений проект акта проходить антикорупційну експертизу відповідно до затверджених Урядом Російської Федерації правилами проведення антикорупційної експертизи нормативних правових актів та проектів нормативних правових актів.

6) Проекти актів, що впливають на доходи або витрати федерального бюджету, бюджетів суб'єктів Російської Федерації, місцевих бюджетів та бюджетів державних позабюджетних фондів, направляються з додатком протоколів погоджувальних нарад (при їх наявності) та зауважень на укладення до Міністерства фінансів Російської Федерації.

Проекти актів, що регулюють відносини суб'єктів підприємницької діяльності або їх відносини з державою, а також надають вплив на макроекономічні показники розвитку країни, прямують з додатком протоколів погоджувальних нарад (при їх наявності) та зауважень на висновок в Міністерство економічного розвитку Російської Федерації.

Проекти актів, що регулюють відносини у сфері організації і здійснення державного контролю (нагляду), в області встановлення, застосування та виконання обов'язкових вимог до продукції або пов'язаних з ними процесів проектування (включаючи вишукування), виробництва, будівництва, монтажу, налагодження, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації та утилізації, в області оцінки відповідності та в галузі безпеки процесів виробництва, направляються на висновок про оцінку регулюючого впливу до Міністерства економічного розвитку Російської Федерації.

Узгодження Міністерством економічного розвитку Російської Федерації проектів актів, за якими дано висновок про оцінку регулюючого впливу, не потрібно.

7) Проекти актів вносяться в Уряд Російської Федерації з додатком у залежності від виду акту наступних документів:

пояснювальної записки, а також концепції та проекту технічного завдання на проекти федеральних конституційних законів і федеральних законів ¹⁵ (у разі необхідності);

фінансово-економічного обгрунтування (подається при необхідності, а також у разі внесення законопроекту, передбаченого частиною 3 статті 104 Конституції Російської Федерації);

переліку актів федерального законодавства, підлягають у зв'язку з даним законопроектом визнання такими, що втратили силу, призупинення, зміни або прийняття, в тому числі актів Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, необхідних для забезпечення дії норм законопроекту;

проекту розпорядження Уряду Російської Федерації про внесення законопроекту в Державну Думу Федеральних Зборів Російської Федерації і призначення офіційного представника Уряду Російської Федерації при розгляді законопроекту палатами Федеральних Зборів Російської Федерації;

протоколів погоджувальних нарад і оригіналів зауважень, підписаних відповідними керівниками або за вказівкою керівників їх заступниками, що мають розбіжності; у разі неотримання протоколу погоджувальної наради, підписаного керівниками (заступниками керівників) погоджувальних органів, у 5-денний термін з дати надходження до узгоджувальний орган зазначеного протоколу проект акта може бути внесений до Уряду Російської Федерації з протоколом погоджувальної наради без підписів керівників (заступників керівників) погоджувальних органів;

висновків, передбачених пунктом 60 Регламенту Уряду Російської Федерації;

висновків за результатами незалежної антикорупційної експертизи (при їх наявності).

У випадку, якщо законопроектом передбачається покладання на Президента Російської Федерації або Уряд Російської Федерації регулювання правовідносин, до законопроекту додається виклад передбачуваних норм, зміст яких також охоплюється вказаними висновками.

Якщо обсяг тексту законопроекту перевищує 5 аркушів, то текст законопроекту, підготовлений у текстовому редакторі WinWord, додатково подається у вигляді електронної копії на магнітному носії.

Внесення проектів актів Уряду Російської Федерації здійснюється супровідним листом. Супровідний лист підписується Міністром, який також візує проект акта.

Візи проставляються на першому примірнику в нижній частині лицьового боку останнього аркуша проекту акта та додатків до нього. Додаються висновки і протоколи не візуються.

3.3.2 Порядок оформлення законопроектів.

1) Законопроекти, які розробляються для внесення в Уряд Російської Федерації, друкуються шрифтом Times New Roman № 15 на стандартних аркушах паперу формату A4.

На першій сторінці законопроекту в межах верхньої і правої меж текстового поля проставляється позначка: «Вноситься Урядом Російської Федерації». Позначка друкується через 1 інтервал і вирівнюється по лівій межі.

На відстані міжрядкового інтервалу 24 пт ¹⁶ від позначки біля правої межі текстового поля друкується слово «Проект».

2) Законопроект має такі реквізити:

Найменування виду акту - ФЕДЕРАЛЬНИЙ КОНСТИТУЦІЙНИЙ ЗАКОН або ЗАКОН - відокремлюється від слова «Проект» міжрядковим інтервалом 42 пт, друкується прописними літерами розміром шрифту № 22 і може бути виділено напівжирним шрифтом. Вирівнюється по центру.

Тема відділяється від попереднього реквізиту міжрядковим інтервалом 38 пт і друкується через 1 інтервал, виділяється напівжирним шрифтом і вирівнюється по центру. Пишеться з великої букви і відповідає на питання: «Про що?» Видано закон або в ньому наводиться назва кодексу (наприклад: Арбітражний процесуальний кодекс Російської Федерації). Крапка в кінці заголовка не ставиться.

У заголовку законопроекту про внесення змін до чинних законів необхідно називати причини внесення змін або конкретну норму, в яку вносяться зміни, а в разі неодноразового зміни однієї й тієї самої норми - додатково вказувати, в якій саме частині вона змінюється.

Наприклад:

Про внесення змін до законодавчих актів

Російської Федерації про адміністративні правопорушення

у зв'язку з прийняттям Земельного кодексу Російської Федерації

або

Про внесення змін до пункту 2 статті 855

Цивільного кодексу Російської Федерації в частині платежів

до бюджету і в позабюджетні фонди

Текст відділяється від заголовка міжстроковими інтервалами 36 - 48 пт і друкується через міжрядковий інтервал 24 пт

Текстова частина законопроекту може підрозділятися на преамбулу і основну частину.

Основна частина тексту законопроекту може підрозділятися на частини, розділи, підрозділи, глави, параграфи, статті.

Заголовки частин і розділів друкуються великими літерами напівжирним шрифтом з вирівнюванням по центру. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Номери проставляються римськими цифрами.

Наприклад:

РОЗДІЛ I

ПРАВО ВЛАСНОСТІ ТА ІНШІ РЕЧОВІ ПРАВА

Підрозділ має порядковий номер, позначений римськими цифрами, і найменування. Позначення підрозділу друкується з великої літери з абзацного відступу. Найменування підрозділу друкується напівжирним шрифтом.

Наприклад:

Підрозділ I. Загальні положення про зобов'язання

Глави нумеруються арабськими цифрами і мають заголовки. Позначення глави друкується з великої літери, з абзацного відступу. Тема глави друкується напівжирним шрифтом в один рядок з позначенням номера, після якого ставиться крапка.

Наприклад:

Глава 5. Права, обов'язки і відповідальність

Параграф позначається знаком §, має порядковий номер, позначений арабськими цифрами, і заголовок. Тема параграфа пишеться з великої літери напівжирним шрифтом в один рядок з позначенням номера параграфа, після якого ставиться крапка.

Наприклад:

§ 1. Господарські товариства і суспільства

Статті мають наскрізну нумерацію. Порядковий номер статті позначається арабськими цифрами. Позначення статті друкується з великої літери з абзацного відступу. Заголовок статті друкується з великої літери напівжирним шрифтом в один рядок з позначенням номера, після якого ставиться крапка.

Наприклад:

Стаття 33. Сертифікація

У виняткових випадках стаття може не мати заголовка. При його відсутності слово «стаття» і номер виділяють напівжирним шрифтом.

Залежно від змісту стаття може підрозділятися на частини, пункти, підпункти, абзаци. Частини позначаються арабськими цифрами з крапкою. Нумерація пунктів здійснюється арабськими цифрами з закриває круглої дужкою. Підпункти позначаються літерами російського алфавіту з закриває круглої дужкою.

Підпис відокремлюється від тексту міжрядковим інтервалом 36 пт і складається зі слів «Президент Російської Федерації». Слова «Президент» і «Російської Федерації» друкуються в 2 рядки через один міжрядковий інтервал. Слова «Російської Федерації» друкуються від лівої межі текстового поля, а слово «Президент» вирівнюється по центру щодо цих слів.

Ініціал імені та прізвище Президента Російської Федерації вказуються при оформленні прийнятого закону в Державній Думі Федеральних Зборів Російської Федерації.

Візи проставляються на лицьовому боці останнього аркуша законопроекту в нижній його частині.

4) Оформлення пояснювальної записки до законопроекту. Пояснювальна записка до законопроекту друкується шрифтом Times New Roman № 14 на стандартних аркушах паперу формату A4 і має такі реквізити.

Найменування виду документа - друкується прописними літерами нижче межі верхнього поля сторінки на 24 пт, виділяється напівжирним шрифтом і вирівнюється по центру.

Тема відділяється від попереднього реквізиту міжрядковим інтервалом 24 пт, друкується малими літерами через 1 інтервал, виділяється напівжирним шрифтом і вирівнюється по центру. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

У заголовку до тексту вказується повна назва законопроекту, до якого підготовлена ​​пояснювальна записка.

Наприклад:

До проекту Федерального закону «Про внесення змін до статті 1 Закону Російської Федерації« Про прибутковий податок з фізичних осіб »

Текст відділяється від заголовка міжрядковим інтервалом 24 - 36 пт і друкується через інтервал 18 пт на відстані 1,25 см від лівої межі текстового поля.

Текст повинен містити обгрунтування необхідності прийняття законопроекту, що включає розгорнуту характеристику законопроекту, його цілей, основних положень, місця в системі чинного законодавства, а також прогноз соціально-економічних та інших наслідків його прийняття.

Зразок наведено у додатку № 22.

3.3.3 Порядок оформлення проектів актів Президента Російської Федерації.

1) Підготовка та оформлення проектів актів (указів та розпоряджень) Президента Російської Федерації здійснюється федеральними органами виконавчої влади відповідно до порядку, встановленого Президентом Російської Федерації, Адміністрацією Президента Російської Федерації, Урядом Російської Федерації.

2) Проекти актів Президента Російської Федерації і додатки до них друкуються на стандартних аркушах паперу A4 шрифтом Times New Roman № 15. Верхнє поле документа встановлюється межами бланка. Ліве поле 2,75 см, праве - 2,25 см і нижнє - не менше 2 см. При оформленні проекту акта на двох і більше сторінках верхнє поле другої і наступних сторінок становить не менше 2,5 см.

3) Проекти актів Президента Російської Федерації мають такі реквізити: найменування виду акта (Указ Президента Російської Федерації або розпорядження Президента Російської Федерації), заголовок і текст.

Тема друкується на відстані не менше 9 см від верхнього краю аркуша, пишеться з великої літери, виділяється напівжирним шрифтом. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Тема, що складається з двох і більше рядків, друкується через 1 міжрядковий інтервал.

Початок і кінець кожного рядка заголовка центруються щодо слів «Президент Російської Федерації». В окремих розпорядженнях Президента Російської Федерації заголовок може бути відсутнім.

Текст відділяється від заголовка додатковим інтервалом 24 пт і друкується через інтервал 18 пт ^17.

Текст друкується від лівої межі текстового поля і вирівнюється по лівій і правій кордонів текстового поля. Перший рядок абзацу починається на відстані 1,25 см від лівої межі текстового поля.

Текстова частина може підрозділятися на констатуючу частину преамбулу і постановляє частина (у розпорядженні - розпорядчу частину).

Преамбула в указах Президента Російської Федерації завершується словом «постановляю», яке друкується в розрядку.

Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою і заголовків не мають.

Пункти можуть поділятися на підпункти, які можуть нумеруватися арабськими цифрами або малими літерами з закриває круглої дужкою.

Всі зміни та доповнення, що вносяться до раніше прийнятий указ (розпорядження), повинні відповідати структурі основного акту.

За наявності додатків до указу (розпорядженням) Президента Російської Федерації в тексті на них обов'язково робиться посилання.

Допускається друкувати прописними літерами і виділяти шрифтом інший насиченості прізвища при підготовці проектів указів (розпоряджень) Президента Російської Федерації з питань нагородження державними нагородами, присвоєння почесних, військових та спеціальних звань Російської Федерації (в інших випадках не рекомендується).

Підпис відокремлюється від тексту додатковим інтервалом 32 пт і складається зі слів «Президент Російської Федерації», ініціал імені і прізвища Президента Російської Федерації.

Слова «Президент» і «Російської Федерації» друкуються у два рядки через 1 міжрядковий інтервал. Від кордону лівого поля друкуються слова «Російської Федерації», а слово «Президент» центрується щодо цих слів. Ініціал імені та прізвище Президента Російської Федерації друкуються біля правої межі текстового поля.

Місце видання відокремлюється від підпису, як правило, додатковим інтервалом 48 пт міжстроковими інтервалами і друкується від межі лівого поля: Москва, Кремль.

На розпорядженнях місце видання не друкується.

Дата проставляється після підписання документа, оформляється словесно-цифровим способом і відокремлюється від реквізиту «Місце видання» міжрядковим інтервалом 18 пт Друкується від лівої межі текстового поля.

Номер проставляється після підписання, друкується від лівої межі текстового поля і відділяється від реквізиту «Дата» міжрядковим інтервалом 18 пт

До порядкового номера розпорядження Президента Російської Федерації через дефіс додаються малі літери «рп».

Додатки до проектів указів і розпоряджень Президента Російської Федерації оформляються на окремих аркушах паперу.

Розміри полів, шрифти та міжрядкові інтервали при друкуванні додатків ідентичні розмірам, застосовуваним при друкуванні текстів указів (розпоряджень).

Додатками є положення, регламенти, переліки, списки, графіки, таблиці, зразки документів та ін Програми візуються Міністром.

Якщо в тексті дається посилання «згідно з додатком», то на першій сторінці додатка у правому верхньому кутку пишеться слово ДОДАТОК, нижче через міжрядковий інтервал 18 пт дається посилання на указ чи розпорядження Президента Російської Федерації. Усі складові частини реквізити центру щодо самої довжини рядка і друкуються через 1 міжрядковий інтервал. За наявності декількох додатків вони нумеруються, наприклад:

ДОДАТОК № 1

до Указу Президента

Російської Федерації

від №

Програми закінчуються рисою, розташованої по центру тексту на відстані приблизно 3 міжрядкових інтервалів. Довжина лінії складає 2 - 3 см.

За наявності в тексті акта формулювання «Затвердити» (додається стан, склад комісії, перелік заходів і ін) на самому додатку в правому верхньому куті розташовується слово ЗАТВЕРДЖЕНО або ЗАТВЕРДЖЕНИЙ з посиланням на нормативний акт, його дату, номер, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Указом Президента

Російської Федерації

від №

Слова ЗАТВЕРДЖЕНО і ЗАТВЕРДЖЕНИЙ в додатках узгоджуються в роді і числі з видом затверджується документа: положення - ЗАТВЕРДЖЕНО, програма - ЗАТВЕРДЖЕНА, заходу - ЗАТВЕРДЖЕНІ.

Заголовок до тексту програми друкується центрованим способом. Найменування виду документа - додатки (перше слово заголовка програми) виділяється великими літерами, напівжирним шрифтом і може бути надруковано в розрядку (ПОЛОЖЕННЯ, ПЕРЕЛІК, СПИСОК та ін.) Міжрядковий інтервал між першим рядком заголовка і наступними рядками може бути збільшений на 6 пт.

Тема програми відокремлюється від дати і номера акта додатковим інтервалом 70 пт, інтервалами від тексту програми - додатковим інтервалом 24 пт

За наявності в тексті додатка декількох розділів їх заголовки друкуються центрованим способом (щодо меж тексту). Крапка в кінці заголовка не ставиться. Допускається виділяти заголовки розділів напівжирним шрифтом.

Текст програми може бути оформлений у вигляді таблиці. Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків граматично повинні бути узгоджені з заголовками.

Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, заголовна частина таблиці (найменування граф) повторюється на кожній сторінці.

Листи додатка нумеруються самостійно починаючи з другого аркуша.

За наявності в тексті додатків посилання на виноску вона оформляється зірочкою або цифрою з дужкою. Текст виноски друкується через 1 міжрядковий інтервал у кінці кожної сторінки або після програми в цілому під рискою. Після символу виноски її текст друкується з великої літери. У кінці тексту виноски ставиться крапка.

На одній сторінці не повинно проставлятися більше трьох виносок.

У положеннях, програмах, статутах та інших подібних документах розділи і глави нумеруються, як правило, римськими цифрами, а пункти і підпункти так само, як і в тексті указу (розпорядження) Президента Російської Федерації. У зазначених документах їх складові частини (розділи, підрозділи, пункти, підпункти) можна також нумерувати арабськими цифрами. Підрозділи нумерують у межах розділу. Номер підрозділу повинен складатися з номера розділу і номера підрозділу, розділених крапкою (наприклад, 1.2). Номер пункту повинен складатися з номера розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками (наприклад, 2.3.1). Пункти за необхідності можуть підрозділятися на підпункти, які повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного пункту (наприклад, 1.2.2.1).

Візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша проекту указу (розпорядження) в нижній його частині.

4) Проекти актів Президента Російської Федерації представляються в Уряд Російської Федерації з супровідним листом, в якому вказується підстава внесення проекту акта, а також містяться відомості про зміст і погодження проекту акта або відсутності погодження (із зазначенням причин).

Зразки оформлення проектів актів Президента Російської Федерації (указу і розпорядження) наведені у додатку № 23.

3.3.4.Подготовка та оформлення проектів актів Уряду Російської Федерації.

Проект постанови або розпорядження Уряду Російської Федерації друкується на стандартному аркуші паперу формату A4 шрифтом Times New Roman № 14. Проект акта має такі реквізити:

1) найменування виду акту - постанова Уряду Російської Федерації або розпорядження Уряду Російської Федерації;

2) дата акту відокремлюється від найменування виду акта, як правило, міжрядковим інтервалом 24 пт, оформляється словесно-цифровим способом, друкується центрованим способом, проставляється при підписанні акту;

3) номер друкується відразу після дати арабськими цифрами і складається зі знаку № і порядкового номера, що присвоюється документу після його підписання, наприклад, № 143.

До порядкового номера розпорядження через дефіс додається літера «р», наприклад, № 153-р;

4) місце видання - відокремлюється від реквізитів «Дата» і «Номер» міжрядковим інтервалом 24 пт і оформляється центрованим способом;

5) заголовок друкується на відстані не менше 10 см від верхнього краю аркуша з великої літери, через один міжрядковий інтервал і виділяється напівжирним шрифтом. Тема, як правило, відповідає на питання: про що (про кого) видано документ. Крапка в кінці заголовка не ставиться;

6) текст відділяється від заголовка міжрядковим інтервалом 24 - 36 пт і друкується з інтервалом 18 пт

Текст друкується від лівої межі текстового поля і вирівнюється по лівій і правій кордонів текстового поля. Перший рядок абзацу починається на відстані 1,25 см від лівої межі поля.

Текст може поділятися на констатуючу частину (преамбулу) і постановляє частина (в розпорядженнях - розпорядчу).

Преамбула в проектах постанов Уряду Російської Федерації завершується словами «Уряд Російської Федерації постановляє», останнє слово друкується напівжирним шрифтом у розрядку.

Преамбула може бути відсутнім, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення.

Постановляюча (розпорядча) частина проектів постанов (розпоряджень) Уряду Російської Федерації, як правило, поділяється на пункти.

Пункти нумеруються арабськими цифрами з крапкою і заголовків не мають.

За наявності додатків до постанови (розпорядженням) Уряду Російської Федерації в тексті на них обов'язково робиться посилання;

7) підпис відділяється від тексту міжрядковим інтервалом 36 пт і складається зі слів «Голова Уряду Російської Федерації», ініціал імені і прізвища Голови Уряду Російської Федерації. Слова «Голова Уряду» і «Російської Федерації» друкуються у два рядки через 1 міжрядковий інтервал. Слова «Голова Уряду» друкуються від лівої межі текстового поля, а слова «Російської Федерації» центруються щодо першого рядка реквізиту. Ініціал імені та прізвище Голови Уряду Російської Федерації друкуються біля правої межі текстового поля;

8) додатки до проектів актів (постанов і розпоряджень) Уряду Російської Федерації друкуються на окремих аркушах паперу і візуються.

Розміри полів, шрифти та міжрядкові інтервали при друкуванні тексту ідентичні розмірам, застосовуваним при оформленні текстів постанов (розпоряджень).

Порядок оформлення додатків до проекту постанови (розпорядження) Уряду Російської Федерації аналогічний оформлення додатків до проектів указів (розпоряджень) Президента Російської Федерації.

9) візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника (оригіналу) проекту постанови (розпорядження) в нижній його частині.

10) якщо в тексті проекту акта Уряду Російської Федерації згадуються раніше прийняті акти Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, то робиться посилання на відповідний офіційний джерело їх опублікування, наприклад: «(Відомості Верховної Ради України, 2005, № 3, ст. 6) ».

Якщо підготовлюваний акт Уряду Російської Федерації тягне за собою внесення змін або доповнень в інші акти Уряду Російської Федерації, ці зміни або доповнення включаються до проекту підготовлюваного акта або представляються у вигляді самостійного акту одночасно з ним.

Проект акта Уряду Російської Федерації щодо організації виконання законодавчого акту або акта Президента Російської Федерації повинен містити посилання на відповідний законодавчий акт або акт Президента Російської Федерації.

У проектах постанов Уряду Російської Федерації вживаються повні офіційні найменування органів та організацій, у проектах розпоряджень - їх скорочені офіційні найменування.

Документи (програми, положення, регламенти, плани, норми та інших), які пропонується затвердити підготовлюється проектом акта Уряду Російської Федерації, в обов'язковому порядку додаються до даного проекту акта.

Проекти актів Уряду Російської Федерації представляються в Уряд Російської Федерації з супровідним листом, в якому вказується підстава внесення проекту акта, а також містяться відомості про зміст і погодження проекту акта або відсутності погодження (із зазначенням причин).

3.3.5 Підготовка проектів нормативних правових актів Мін'юсту Росії

1) Нормативні правові акти Мін'юсту Росії видаються на основі та на виконання законодавчих актів, актів Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, а також за ініціативою Мін'юсту Росії в межах встановленої компетенції ^18.

Нормативні правові акти видаються Мін'юстом Росії у вигляді наказів або в іншому встановленому законодавством Російської Федерації вигляді відповідно до Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації.

Оформлення нормативних правових актів у вигляді листів і телеграм не допускається.

Структурні підрозділи Мін'юсту Росії та його територіальні органи не мають права видавати нормативні правові акти.

2) Рішення про необхідність і (або) доцільності розробки проекту нормативного правового акту Мін'юсту Росії приймається Міністром і оформляється чи письмовим дорученням (у тому числі у формі резолюції, протоколу проведеного у Міністра наради) або усним зазначенням заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів Мін'юсту Росії.

У випадку, якщо ініціатива розробки проекту нормативного правового акту виходить від заступника Міністра або керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії, зазначені посадові особи готують на ім'я Міністра доповідну записку, у якій з посиланням на статті, частини, пункти, підпункти і т.п. законодавчих актів, актів Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, актів Мін'юсту Росії обгрунтовують перед Міністром необхідність і (або) доцільність розробки нормативного правового акту.

Перед доповіддю Міністра доповідна записка візується усіма керівниками структурних підрозділів Мін'юсту Росії, чия компетенція зачіпається пропонованим до розробки проектом нормативного правового акту, або курирують ці структурні підрозділи заступниками Міністра.

3) Відповідальним за підготовку та узгодження проекту нормативного правового акта є структурний підрозділ Мін'юсту Росії, яка визначена як головного виконавця (вказане в дорученні першим або позначене словом «скликання» («відповідальний»), яке при необхідності має право залучати в установленому порядку до підготовки проекту нормативного правового акту фахівців наукових та інших організацій.

Для виконання доручення Міністра про розробку проекту нормативно-правового акта керівником (його заступником, начальником відділу) структурного підрозділу Мін'юсту Росії - головного виконавця призначається виконавець доручення з числа цивільних службовців Мін'юсту Росії. При цьому керівник (його заступник, начальник відділу) структурного підрозділу Мін'юсту Росії зобов'язаний сформулювати виконавцю чітке і конкретне завдання, а також визначити термін подання проекту нормативного правового акту.

Термін підготовки проекту нормативного правового акту Мін'юсту Росії не повинен перевищувати одного місяця, за винятком випадків, коли законодавчим актом, актом Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, дорученням Міністра встановлений інший термін.

Для підготовки найбільш складних проектів нормативних правових актів Мін'юсту Росії можуть створюватися робочі групи з числа цивільних службовців Мін'юсту Росії.

З метою підготовки проектів спільних нормативних правових актів за погодженням із зацікавленими федеральними органами виконавчої влади можуть створюватися міжвідомчі робочі групи.

4) Проект нормативного правового акта повинен містити достовірну і аргументовану інформацію, за формою та змістом відповідати чинним законодавчим, іншим нормативним правовим актам, компетенції Мін'юсту Росії, складатися з лаконічних речень-приписів з прямим порядком слів, не допускати різних тлумачень, бути ретельно відредагованим, конкретним і реальним. Вміщені в проекті доручення повинні враховувати положення раніше виданих з даного питання наказів (розпоряджень) Мін'юсту Росії.

До проекту нормативного правового акта повинна додаватися пояснювальна записка, у якій з посиланням на статті, частини, пункти, підпункти і т.п. законодавчих актів, актів Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, актів Мін'юсту Росії обгрунтовується необхідність і (або) доцільність розробки нормативного правового акту.

Якщо при підготовці проекту нормативного правового акта виявлено необхідність внесення суттєвих змін в раніше видані акти або наявність по одному і тому ж питанню декількох актів, а також якщо у нормативний правовий акт неодноразово вносилися зміни, які ускладнюють його читання і застосування, то з метою впорядкування розробляється новий єдиний документ. У проект такого нормативного правового акта включаються нові, а також містяться у раніше виданих актах приписи.

5) У завершенні етапу розробки проект нормативного правового акта Мін'юсту Росії піддається обов'язковому редагування у Департаменті організації та контролю.

Проект нормативного правового акта подається на редагування до Департаменту організації та контролю лише повноважним обговорювати і вносити поправки в текст виконавцем з його візою. Редактор олівцем відзначає похибки в тексті проекту нормативно-правового акту і має право вимагати від виконавця виправлення орфографічних, пунктуаційних та стилістичних помилок, усунення порушень правил оформлення реквізитів, невідповідності положенням нормативних правових актів у сфері управління та діловодства.

Після усунення всіх виявлених недоліків на зворотному боці кожного аркуша (у нижньому правому куті) відредагованого проекту нормативного правового акта (включаючи додатки) поміщаються відбиток штампа редактора «Редактор-коректор, прізвище, ініціали» і його підпис.

Не допускається подання на підпис Міністрові проектів нормативних правових актів без штампу та підпису редактора.

6) Відредагований у Департаменті організації та контролю проект нормативного правового акта узгоджується такими посадовими особами:

а) керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії, відповідального за оформлення та узгодження проекту нормативного правового акту;

б) керівниками структурних підрозділів Мін'юсту Росії, діяльність яких він стосується або яким у проекті нормативного правового акта даються доручення;

в) директором Департаменту реєстрації відомчих нормативних правових актів;

г) всіма заступниками Міністра.

д) директором Департаменту організації та контролю.

7) Погодження проекту нормативного правового акта у структурних підрозділах Мін'юсту Росії здійснюється в строк до 10 днів з дня його надходження і оформляється візами керівників цих структурних підрозділів.

При цьому Міністром і (або) його заступниками можуть бути встановлені інші строки узгодження проекту нормативного правового акту.

У разі, якщо проект нормативно-правового акту не завізований керівником согласующего структурного підрозділу Мін'юсту Росії у встановлений строк і при цьому відсутня письмову відповідь цього структурного підрозділу, в якому роз'яснюються причини відмови від візування, проект нормативного правового акта вважається узгодженим цим структурним підрозділом Мін'юсту Росії без зауважень .

Узгодження проектів нормативних правових актів заступниками Міністра також оформляється візами.

8) При внесенні на стадії узгодження в проект нормативного правового акта змін принципового характеру він підлягає переоформленню і повторному узгодженню.

9) Заступники Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) і керівники структурних підрозділів Мін'юсту Росії забезпечують узгодження проектів нормативних правових актів, у тому числі шляхом проведення узгоджувальних нарад.

Для розгляду неврегульовані розбіжності до проекту нормативного правового акту, врахування думок зацікавлених сторін і досягнення компромісу структурний підрозділ Мін'юсту Росії, відповідальне за узгодження, організовує нараду, рішення якого оформляється протоколом, який додається разом з неврахованими зауваженнями до проекту нормативного правового акта при його подання на підпис Міністру , який приймає остаточне рішення щодо врегулювання розбіжностей, підписує нормативний правовий акт.

10) У разі якщо проект нормативного правового акта містить положення міжгалузевого значення або передбачає спільну діяльність федеральних органів виконавчої влади, він підлягає узгодженню з федеральними органами виконавчої влади, що здійснюють нормативно-правове регулювання у відповідній сфері діяльності, або видається спільний акт.

11) При наявності неврегульованих розбіжностей щодо проектів нормативних правових актів заступник Міністра (відповідно до розподілу обов'язків), або керівник структурного підрозділу Мін'юсту Росії, відповідального за його підготовку та узгодження, доповідає про них Міністру і діє відповідно до його вказівок.

12) До розробки проекту нормативного правового акта у сфері діяльності федеральних служб можуть залучатися фахівці цих служб (за погодженням з директорами федеральних служб).

Розроблений проект нормативного правового акта направляється у федеральні служби на укладення структурним підрозділом Мін'юсту Росії, відповідальним за підготовку та узгодження проекту нормативного правового акту.

13) Висновки на проекти нормативних правових актів Мін'юсту Росії, пов'язані з сфер діяльності федеральних служб, підписують директора (заступники директорів) федеральних служб і подають до структурний підрозділ Мін'юсту Росії, відповідальне за підготовку та узгодження проекту нормативного правового акту, Департамент нормативно-правового регулювання, аналізу і контролю в сфері виконання покарань або Департамент з питань правової допомоги і взаємодії з судовою системою, як правило, в 5-денний строк з дати надходження проектів. За письмовою домовленістю між відповідними керівниками може бути встановлений інший термін підготовки висновків, який для найбільш об'ємних і складних проектів не може перевищувати 30 днів.

14) У разі подання федеральною службою зауважень і негативного висновку по проекту нормативного правового акту Міністр або заступник Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) проводить нараду за участю директора федеральної служби та приймає рішення, яке оформляється протоколом.

15) За підсумками аналізу надійшов укладення Міністр підписує нормативний правовий акт або дає доручення про його доопрацювання.

16) Проекти нормативних правових актів, підготовлені федеральними службами, підлягають узгодженню з Мін'юстом Росії у встановленому порядку.

17) Обов'язкові реквізити нормативних правових актів Мін'юсту Росії:

Державний герб Російської Федерації;

найменування федерального органу виконавчої влади;

вид документа;

дата;

реєстраційний номер;

місце складання (видання) нормативного правового акту;

найменування нормативного правового акта (заголовок до тексту);

підпис посадової особи;

візи.

а) Державний герб Російської Федерації, найменування федерального органу виконавчої влади (Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії), вид документа (наказ).

Спільні нормативні правові акти Мін'юсту Росії та інших федеральних органів виконавчої влади друкуються на стандартних аркушах паперу формату A4.

При оформленні спільного нормативного правового акта:

найменування федеральних органів виконавчої влади розташовуються на одному рівні;

найменування виду документа - наказ - розташовується центрованим чином;

б) дата нормативного правового акту, як правило, збігається з датою підписання і оформляється Департаментом організації та контролю при реєстрації. Нормативні правові акти, видані спільно з іншими федеральними органами виконавчої влади, реєструються з одного (єдиної) датою останньої реєстрації (підписання) нормативного правового акту.

Дата нормативного правового акту оформляється словесно-цифровим способом, наприклад: 14 липня 2010

У заголовках, текстах та додатках нормативних правових актів дата оформляється арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад: 14.07.2010.

У заголовках, текстах та додатках нормативних правових актів застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати.

У тексті не допускається розрив дати при її перенесення на інший рядок;

в) реєстраційний номер нормативного правового акта складається із знака «№» та його порядкового номера.

У тексті не допускається розрив реєстраційних номерів при їх перенесення на інший рядок.

Реєстраційний номер спільного з іншими федеральними органами виконавчої влади нормативно-правового акта складається з реєстраційних номерів кожного органу, розташованих в порядку їх перерахування послідовно через косу риску;

г) місце складання (видання) нормативного правового акту Мін'юсту Росії або за участю Мін'юсту Росії - місто Москва;

д) найменування нормативного правового акта (заголовок до тексту) відповідає на питання «про що?» («про кого?"), включає його короткий зміст і повинен строго відповідати переліку дій, що пропонуються об'єкту управління в розпорядчої частини тексту.

Шрифт заголовка - напівжирний Times New Roman № 14. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Тема, що складається з двох і більше рядків, друкується через один міжрядковий інтервал і вирівнюється по центру тексту, наприклад:

Про затвердження Регламенту Міністерства юстиції

Російської Федерації

е) до складу реквізиту «підпис посадової особи» входять скорочене найменування посади - Міністр, особистий підпис і його розшифрування (ініціали та прізвище). Найменування посади друкується від лівої межі текстового поля через один міжрядковий інтервал і вирівнюється за лівим краєм.

Розшифровка підпису розташовується на рівні останнього рядка найменування посади з пропуском між ініціалами і прізвищем. Остання буква в розшифровці обмежується правим полем, наприклад:

Міністр Підпис А.В. Коновалов

Якщо Міністр відсутній, то нормативний правовий акт підписує заступник Міністра, виконуючий його обов'язки на підставі відповідного наказу Мін'юсту Росії.

При цьому до посади Міністра додається скорочення «В.о.» (виконуючий обов'язки), а в розшифровці підпису зазначаються ініціали та прізвище заступника Міністра, який підписав наказ (розпорядження), наприклад:

В.о. Міністра Підпис А.В. Федоров

При підписанні спільного з іншими федеральними органами виконавчої влади нормативно-правового акта кількома міністрами їхні підписи розташовують на одному рівні або одну під іншою в послідовності, передбаченої структурою федеральних органів виконавчої влади, затвердженої указом Президента Російської Федерації, наприклад:

Міністр внутрішніх справ Міністр юстиції

Російської Федерації Російської Федерації

Підпис Р.Г. Нургалієв Підпис А.В. Коновалов

Не допускаються підпису з прийменником «за» або косою рисою перед найменуванням посади.

Внесення змін до нормативно-правового акта після його підписання допускається тільки шляхом видання нового нормативного правового акта, що передбачає внесення відповідних змін;

ж) віза внутрішнього погодження проекту нормативно-правового акта поміщається на зворотному боці останнього аркуша першого примірника у верхній частині аркуша і включає особистий підпис согласующего, прізвище та ініціали, дату узгодження арабськими цифрами. У разі збігу в одній особі громадянського службовця, візує нормативний правовий акт, і виконавця його підпис ставиться один раз. Візи посадових осіб розташовуються відповідно до ієрархії посад зверху вниз, одна під одною, а рівнозначні посади - за алфавітом, наприклад:

Зауваження, особливі думки й доповнення до проекту нормативного правового акта оформляються на окремому аркуші. При цьому реквізит «віза» доповнюється словами «з доданими зауваженнями», що містяться перед особистим підписом візує.

Оформлення віз спільного з іншими федеральними органами виконавчої влади проекту нормативного правового акта здійснюється на окремому для кожного органу листі узгодження.

Віза зовнішнього узгодження (з іншими органами) додатки до нормативного правового акту оформляється грифом «ПОГОДЖЕНО» із зазначенням посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування органу), особистим підписом, її розшифровкою (прізвище, ініціали) і датою узгодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра економічного

розвитку і торгівлі Російської Федерації

Підпис Петров П.П.

01.11.2010

Узгодження, що оформляється листом, протоколом або іншим документом, здійснюється наступним чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання робочої групи

від 10.01.2007 № 15

Гриф узгодження розташовується нижче реквізиту «підпис» у лівому нижньому полі документа;

18) текст нормативного правового акта друкується шрифтом Times New Roman № 14 без помарок і виправлень на бланках встановленої форми і на стандартних аркушах паперу формату А4. Якість друку має забезпечувати нормальне читання тексту і можливість його відтворення засобами копіювально-розмножувальної техніки.

Текст нормативного правового акту відділяється від заголовка двома, трьома міжстроковими інтервалами, друкується через півтора інтервали і вирівнюється по лівій і правій кордонів текстового поля. Перший рядок абзацу починається на відстані 1,25 см від лівої межі тексту.

Текст, як правило, складається з двох частин: констатуючої (преамбули) та розпорядчої, юридично пов'язаної з додатками.

У констатуючій частині тексту викладаються цілі, завдання, факти і події, проблеми, доручення та інші обставини, що послужили підставою для видання документа, розкриваються цілі, механізм реалізації та очікуваний результат управлінських рішень. Констатуюча частина починається стійкими формулюваннями: «У зв'язку», «У відповідність», «На виконання», «На підставі», «З метою» і т.п.

Не допускається заміна змістовної констатуючій частині короткими формулами-відписками: «У зв'язку з виробничою необхідністю"; «З метою вдосконалення діяльності» і т.п.

У констатуючій частині нормативного правового акта, що видається на підставі іншого документа, вказується його найменування в родовому відмінку, дата, номер і заголовок.

Констатуюча частина нормативних правових актів завершується розпорядчими словами: «наказую:», які друкуються вразрядку малими літерами. Після цих слів ставиться двокрапка. Приписи у пунктах наказу повинні узгоджуватися в відмінку з розпорядчим словом «наказую:» - кому? (Давальний відмінок). У спільному з іншими федеральними органами виконавчої влади нормативно-правового акта розпорядницьке слово викладається від першої особи множини: «наказуємо:».

При неможливості юридичної узгодження розпорядчого слова з приписами пунктів нормативного правового акту допускається виключення розпорядчого слова з тексту. У цьому випадку констатуюча частина нормативного правового акта закінчується двокрапкою, а розпорядження кожного пункту викладаються від першої особи однини, наприклад, замість конструкції тексту:

«... Відповідно до перерахованими дорученнями наказую:

1. Затвердити Правила ... »(правила не затверджуються, а дається доручення комусь їх затвердити)

може використовуватися конструкція:

«... Відповідно до перерахованими дорученнями:

1. Стверджую Правила ...».

В окремих нормативних правових актах констатуюча частина може бути виключена при відсутності необхідності в обгрунтуванні та роз'ясненні. У цьому випадку розпорядчі слова виключаються.

У розпорядчій частині тексту обов'язково вказуються адресати приписів у давальному або родовому відмінку - структурні підрозділи, територіальні органи, установи Мін'юсту Росії, федеральні служби, або їх керівники (прізвище, ініціали вказуються в дужках у називному відмінку чи без дужок - в давальному або родовому відмінку, коли припис адресоване конкретній керівнику), потім наказують дії (дієслово наказового способу) і можуть встановлюватися строки виконання. Не допускається розрив прізвищ та ініціалів керівників - адресатів приписів при їх перенесення на інший рядок тексту.

Розпорядча частина за кількістю розпоряджень (їх адресатів) ділиться на пункти, нумеровані тільки арабськими цифрами з крапкою. Одне припис, адресований кільком виконавцям, а також кілька приписів, адресованих одному виконавцю, поміщаються в одному пункті. Пункти можуть поділятися на абзаци.

Не допускається розміщення в розпорядчій частині тексту нормативного правового акту таблиць, списків комісій, робочих груп, інших перерахувань більше чотирьох суб'єктів, інструкцій, правил, порядків, положень, схем, емблем, малюнків, що пояснюють слів (пропозицій), визначень, неофіційних скорочень назв, посилань та іншої інформації, що не володіє імперативним стилем владних приписів. Зазначені частини тексту поміщаються у тематично розділені додатки до нормативного правового акту, юридично пов'язані з розпорядчої частиною тексту.

В останньому пункті як правило, вказуються посада, прізвище та ініціали посадової особи, на яку покладається контроль за виконанням наказу (розпорядження), яке повинно мати достатні владними повноваженнями щодо адресатів приписів нормативного правового акта у відповідній сфері діяльності Мін'юсту Росії і не може бути одним з цих адресатів.

У конкретних випадках контроль за виконанням нормативного правового акта може покладатися на Міністра з наступним формулюванням останнього пункту: «Контроль за виконанням наказу залишаю за собою».

У текст нормативного правового акту не слід включати пункт «Наказ довести до відома ...». Структурні підрозділи Мін'юсту Росії (посадові особи), до відома яких доводиться нормативний правовий акт, перераховуються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом з проектом нормативного правового акту.

У нормативному правовому акті, виданому з метою зміни або скасування чинних нормативних правових актів, в тому числі і їх додатків, повинні бути зазначені дата, номер, заголовок змінює чи скасовує нормативного правового акту, номер і дата державної реєстрації нормативно-правового акту в Мін'юсті Росії та (або) номера окремих пунктів (абзаців, сторінок) розпорядчої частини тексту або додатки до нормативного правового акту.

Тема нормативного правового акту, виданого з метою зміни або скасування чинних нормативних правових актів, включає в себе тільки номер і дату скасовує чи змінює акту, наприклад:

«Про внесення змін до наказу Мін'юсту України від 27 січня 2010 року № 8».

У випадку, якщо відміняються або змінюваних нормативних правових актів декілька, заголовок може бути сформульований узагальнено:

«Про внесення змін до деяких наказів Мін'юсту Росії»

Скасування нормативного правового акта або окремих пунктів розпорядчої частини тексту або додатки до нормативного правового акту позначається формулюванням «Визнати таким, що втратив силу ...».

Нормативний правовий акт може застосовуватися з його дати, якщо в тексті документа не вказаний інший термін;

і) додатки в нормативному правовому акті допускаються тільки пов'язані приписами розпорядчої частини тексту. Наприклад: «Затвердити Регламент Міністерства юстиції Російської Федерації»; «Внести зміни до наказу Мін'юсту Росії від 25 травня 2006 р. № 543« Про затвердження Плану законопроектної діяльності Мін'юсту Росії »згідно з додатком». Кілька додатків нумеруються із зазначенням знака «№», наприклад:

«1. Затвердити:

категорії посадових осіб Мін'юсту Росії та його територіальних органів, уповноважених відносити службову інформацію до розряду обмеженого поширення (додаток № 1);

порядок передачі службової інформації обмеженого поширення іншим органам та організаціям (додаток № 2);

порядок зняття позначки «Для службового користування» з носіїв інформації обмеженого поширення (додаток № 3) ».

На лицьовій частині першого аркуша додатка в правому верхньому куті поміщаються: написане прописними літерами слово «ДОДАТКИ» зі знаком «№» (за наявності кількох додатків), потім найменування розпорядчого документа, скорочене найменування Мін'юсту Росії, дата нормативного правового акта і його реєстраційний номер. Вказаний текст центрується щодо самої довжини рядка, наприклад:

ДОДАТОК № 1

до наказу Мін'юсту Росії

від 14.07.2010. № 132

При затвердженні нормативно-правовим актом тільки однієї програми слово «ДОДАТКИ» може бути замінено на слово «ЗАТВЕРДЖЕНО» (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНІ або ЗАТВЕРДЖЕНИЙ, в залежності від роду і числа, з видом затверджується додатка), наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Мін'юсту Росії

від 14.07.2010 № 132

Програми візує керівник структурного підрозділу Мін'юсту Росії, який підготував проект нормативного правового акта. Віза ставиться на звороті останнього аркуша додатка.

При оформленні додатків до проекту нормативного правового акту на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки додатки повинні бути пронумеровані. За наявності декількох додатків сторінки в кожному з них нумеруються окремо;

к) виконавець вказує своє прізвище, ініціали, номер телефону та ставить особистий підпис внизу зворотного боку останнього аркуша нормативного правового акту;

л) напис, що засвідчує копію нормативного правового акту, здійснюється в наступному вигляді:

Вірно

Старший спеціаліст 1 розряду

відділу документаційного

забезпечення Підпис З.В. Андрєєва

01.11.2010Оттіск друку

19) Для вирішення питання про необхідність державної реєстрації нормативно-правового акта структурний підрозділ Мін'юсту Росії, відповідальна за його підготовку та узгодження, до підписання проекту нормативного правового акту Міністром надсилає оригінал і копію проекту нормативного правового акта на розгляд до Департаменту реєстрації відомчих нормативних правових актів.

Копії проектів нормативних правових актів повинні бути чіткими для прочитання, текст повинен розташовуватися на аркуші без обороту і без зменшення масштабу.

У разі якщо Департамент реєстрації відомчих нормативних правових актів за підсумками розгляду дійде висновку, що акт після підписання (затвердження) необхідно визнати не потребують державної реєстрації в порядку, встановленому Правилами підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації, він у письмовій формі інформує про свою позицію структурний підрозділ Мін'юсту Росії, відповідальне за підготовку та узгодження проекту нормативного правового акту, і Департамент організації та контролю.

Після візування проекту нормативного правового акту директором Департаменту реєстрації відомчих нормативних правових актів кожен аркуш проекту (включаючи додатки) проштамповує штампом «Підлягає держреєстрації» (якщо проект нормативного правового акта потребує державної реєстрації в Мін'юсті Росії) чи штампом «Не потребує держреєстрації». На кожен відбиток штампа міститься підпис директора Департаменту реєстрації відомчих нормативних правових актів і дата постановки штампа.

20) Після візування проекту нормативного правового акту в Департаменті реєстрації відомчих нормативних правових актів, але до початку візування заступниками Міністра, проект нормативного правового акта передається на розгляд до Департаменту організації та контролю, де розглядається правовим відділом.

При відсутності зауважень кожен аркуш проекту (включаючи додатки) проштамповує штампом «Департамент організації та контролю». На кожен відбиток штампа міститься підпис начальника правового відділу Департаменту організації та контролю і дата постановки штампа.

Після цього проект нормативного правового акта повертається до структурного підрозділу Мін'юсту Росії, відповідальна за його підготовку та узгодження, для проведення візування у заступників Міністра.

21) Після закінчення візування проекту нормативного правового акту заступниками Міністра проекти нормативних правових актів Мін'юсту Росії, які зачіпають права, свободи та обов'язки людини і громадянина, встановлюють правовий статус організацій, що мають міжвідомчий характер передаються до Департаменту конституційного законодавства для проведення антикорупційної експертизи відповідно до затверджених Урядом Російської Федерації правилами проведення антикорупційної експертизи нормативних правових актів та проектів нормативних правових актів.

22) Перед поданням проекту нормативного правового акту на підпис Міністру він з додатком укладення антикорупційної експертизи (у разі, якщо її проведення було обов'язковим) направляється до Департаменту організації та контролю для розміщення на офіційному сайті Мін'юсту Росії з метою забезпечення умов для проведення незалежної антикорупційної експертизи.

У супровідному листі вказується термін перебування проекту на сайті та адресу електронної пошти структурного підрозділу Мін'юсту Росії, який розробив проект нормативного правового акта.

До супровідного листа додається доповідна записка керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії, який розробив проект нормативного правового акту, на ім'я Міністра, з проханням дозволити розміщення на офіційному сайті Мін'юсту Росії відповідний проект нормативного правового акту, що містить позитивну резолюцію Міністра.

Електронна версія проекту нормативного правового акту, який необхідно розмістити на офіційному сайті Мін'юсту Росії, направляється на адресу внутрішньої електронної пошти Департаменту організації та контролю.

23) Підписані Міністром нормативні правові акти Мін'юсту Росії, що зачіпають права, свободи та обов'язки людини і громадянина, встановлюють правовий статус організацій або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації, опублікуванню у встановленому порядку, крім актів або окремих їх положень, що містять відомості, що становлять державну таємницю, або відомості конфіденційного характеру.

Подання на державну реєстрацію нормативно-правового акта здійснюється Департаментом організації та контролю з додатком підписаної директором Департаменту організації та контролю довідки про терміни розміщення його на офіційному сайті Мін'юсту Росії з метою проведення незалежної антикорупційної експертизи, а також укладення антикорупційної експертизи, проведеної Департаментом конституційного законодавства.

Подання на державну реєстрацію міжвідомчого нормативного правового акта здійснюється Департаментом організації та контролю, якщо Мін'юст Росії зазначений першим у числі органів, що підписали (затвердили) акт.

У разі визнання в установленому порядку акта Мін'юсту Росії не потребують державної реєстрації Департамент реєстрації відомчих нормативних правових актів направляє відповідний висновок до Департаменту організації та контролю, який забезпечує опублікування зазначеного акту в Бюлетені Міністерства юстиції Російської Федерації з одночасним розміщенням його на офіційному сайті Мін'юсту Росії в мережі Інтернет в спеціальному розділі «Накази та розпорядження Мін'юсту Росії по основній діяльності, визнані не потребують державної реєстрації».

24) Підданий державної реєстрації нормативно-правового акта Мін'юсту Росії повертається Департаментом реєстрації відомчих нормативних правових актів до Департаменту організації та контролю для тиражування та розсилання.

25) Нормативний правовий акт Мін'юсту Росії діє до його скасування або втрати чинності в установленому порядку. При необхідності може бути зазначено, на який період видається акт.

3.3.6 Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів

3.3.6.1 Склад документів Мін'юсту Росії та його територіальних органів

У діяльності Мін'юсту Росії та його територіальних органів створюється комплекс організаційно-розпорядчих документів: накази, положення, правила, інструкції, регламенти, рішення колегії Мін'юсту Росії, протоколи засідань (дорадчих, координаційних, експертних та інших органів), акти, аналітичні довідки, доповідні та службові записки, договори (контракти, угоди), ділова (службова) листування та інших

Колегіально обговорювані питання і прийняті по них рішення фіксуються у протоколах колегії Мін'юсту Росії, координаційних і дорадчих органів, інших засідань і нарад.

Взаємні зобов'язання Мін'юсту Росії, його територіальних органів з їх контрагентами та їх регулювання оформляються у вигляді договорів, угод, контрактів, протоколів та інших документів.

Залежно від конкретних завдань управління у діяльності Мін'юсту Росії та його територіальних органів створюються інші види документів: плани, прогнози, програми, звіти та ін

У встановлених законодавством України випадках можуть видаватися акти спільно з іншими органами влади з питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції обох сторін. Такі акти оформляються і публікуються як єдиний документ (наказ, протокол, положення та ін).

3.3.6.2 Наказ (розпорядження)

1) Рішення Мін'юсту Росії, які носять нормативний правовий характер, оформлюються наказами Мін'юсту Росії в порядку, встановленому цією Інструкцією для нормативних правових актів Мін'юсту Росії.

Оперативні, організаційні, кадрові та інші питання діяльності Мін'юсту Росії та його територіальних органів оформлюються наказами та розпорядженнями.

Накази (розпорядження) Мін'юсту Росії (територіального органу), не є нормативними правовими актами можуть бути з основної діяльності і з особового складу.

Не допускається поєднання в одному документі наказу (розпорядження) з основної діяльності до наказу по особовому складу.

2) Накази (розпорядження) Мін'юсту Росії, не є нормативними правовими актами, готуються, оформляються, узгоджуються, подаються на підпис, доводяться до виконавців, у тому ж порядку, що і нормативні правові акти Мін'юсту Росії, за винятком таких особливостей:

а) якщо наказ (розпорядження) скасовує раніше виданий акт або окремі його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на відміняються акт (пункт акта) із зазначенням його дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами «Отменить ....».

б) проекти наказів з особового складу (про прийняття, звільнення, переміщення, заохочення, застосування дисциплінарного стягнення, відпустках цивільних службовців та ін) оформляються тільки Департаментом державної служби і кадрів за поданнями структурних підрозділів Мін'юсту Росії, федеральних служб і узгоджуються з наступними посадовими особами :

1) директором Департаменту державної служби і кадрів;

2) директором Департаменту управління справами (проекти наказів (розпоряджень), пов'язані з використанням фінансових і матеріально-технічних засобів);

3) керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії, який підготував подання;

4) з курирує Департамент державної служби і кадрів заступником Міністра (для наказів (розпоряджень) з підписом Міністра).

Проекти наказів (розпоряджень) з особового складу представляються на підпис Міністру (заступнику Міністра відповідно до розподілу обов'язків) директором Департаменту державної служби і кадрів;

в) проекти наказів Мін'юсту Росії про відрядження державних службовців за межі території Російської Федерації оформляються тільки Департаментом міжнародного права та співробітництва та узгоджуються з наступними посадовими особами:

1) директором Департаменту міжнародного права і співробітництва;

2) директором Департаменту управління справами;

3) директором Департаменту організації та контролю;

4) з курирує Департамент міжнародного права та співробітництва заступником Міністра.

Проекти наказів про відрядження державних службовців за межі території Російської Федерації представляються на підпис Міністру директором Департаменту міжнародного права і співробітництва;

г) проекти розпоряджень про відрядження державних службовців Мін'юсту Росії на території Російської Федерації і посвідчення про відрядження оформляються Департаментом державної служби і кадрів у наступному порядку:

при плановому відрядження (відповідно до затвердженого плану відряджень на відповідний рік) - відповідно до резолюцій Міністра (заступника Міністра, який курирує Департамент державної служби і кадрів) на підставі службових записок заступників Міністра (керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії), завізованих директором Департаменту управління справами ;

при позаплановому відрядження - відповідно до резолюцій Міністра на адресованих йому службових записках заступників Міністра (керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії), завізованих директором Департаменту управління справами.

Проекти розпоряджень про відрядження представляються на підпис Міністру (заступнику Міністра, який курирує Департамент державної служби і кадрів) директором Департаменту державної служби і кадрів залежно від посад, які заміщаються цивільними службовцями в Мін'юсті Росії.

Не допускається наказ (розпорядження) по основній діяльності про проведення перевірок територіальних органів та установ Мін'юсту Росії, а також федеральних служб поєднувати в одному документі з розпорядженням по особовому складу про відрядження державних службовців, включених до складу перевіряє комісії;

д) проекти розпоряджень Мін'юсту Росії про небажаність перебування (проживання) в Російській Федерації іноземного громадянина або особи без громадянства, що підлягає звільненню з місць позбавлення волі, перед поданням на підпис заступнику Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) візуються керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії, який підготував проект розпорядження, і директором Департаменту організації та контролю.

Проекти розпоряджень подаються на підпис заступнику Міністра відповідно до розподілу обов'язків керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії, який підготував проекти;

е) проекти розпоряджень Мін'юсту Росії, що готуються з питань діяльності некомерційних організацій (про державну реєстрацію символіки, про відмову в державній реєстрації символіки тощо) перед поданням на підпис заступнику Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) візуються директорами Департаменту у справах некомерційних організацій та Департаменту організації та контролю.

Проекти розпоряджень подаються на підпис заступнику Міністра відповідно до розподілу обов'язків директором Департаменту у справах некомерційних організацій;

ж) проекти розпоряджень Мін'юсту Росії про акредитацію як незалежних експертів юридичних і фізичних осіб перед поданням на підпис заступнику Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) візуються директорами Департаменту конституційного законодавства та Департаменту організації та контролю.

Проекти розпоряджень подаються на підпис заступнику Міністра відповідно до розподілу обов'язків директором Департаменту конституційного законодавства.

з) проекти наказів Мін'юсту Росії про надання цивільним службовцям одноразової субсидії на придбання житлового приміщення перед подання на підпис Міністру візуються директорами Департаменту управління справами, Департаменту організації та контролю, заступниками Міністра, курирують зазначені департаменти;

і) пропозиції (подання) з підготовки проектів наказів (розпоряджень) з основної діяльності та особовому складу, підготовлені федеральними службами, направляються до Мін'юсту Росії з супровідними листами з підписами директорів відповідних федеральних служб і додатком текстів пропозицій (подань) в електронному вигляді. Потім до доручення Міністра (заступника Міністра) зазначені пропозиції передаються на розгляд до Департаменту нормативно-правового регулювання, аналізу і контролю в сфері виконання покарань або Департамент з питань правової допомоги і взаємодії з судовою системою відповідно до їх компетенції. Пропозиції за наказами (розпорядженням) по особовому складу направляються до Департаменту державної служби і кадрів.

Департамент нормативно-правового регулювання, аналізу і контролю в сфері виконання покарань, Департамент з питань правової допомоги і взаємодії з судовою системою, Департамент державної служби і кадрів, за участю фахівців федеральних служб розглядають їх пропозиції, визначають виконавців проектів наказів (розпоряджень), оформляють і здійснюють погодження наказів (розпоряджень) у порядку, передбаченому цією Інструкцією.

Накази (розпорядження), ініційовані федеральними службами узгоджуються з їх директорами чи заступниками, виконуючими обов'язки директорів, потім подаються на підпис:

1) Міністру:

накази (розпорядження) з основної діяльності - заступниками Міністра, курирують Департамент нормативно-правового регулювання, аналізу і контролю в сфері виконання покарань та Департамент з питань правової допомоги і взаємодії з судовою системою;

накази (розпорядження) з особового складу - директором Департаменту державної служби і кадрів;

2) заступникам Міністра відповідно до розподілу обов'язків:

накази (розпорядження) з основної діяльності - керівниками структурних підрозділів Мін'юсту Росії відповідно до їх компетенції;

накази (розпорядження) з особового складу - директором Департаменту державної служби і кадрів.

к) підписаний наказ (розпорядження) по основній діяльності, а також накази про відрядження державних службовців за межі території Російської Федерації надходять для реєстрації, тиражування та розсилання виконавцям до Департаменту організації та контролю, а наказ (розпорядження) з особового складу - до Департаменту державної служби і кадрів;

л) накази (розпорядження) з основної діяльності і з особового складу нумеруються окремо. При цьому реєстрація наказів (розпоряджень) з особового складу здійснюється з додаванням до реєстраційного номера наказу літерного індексу, наприклад:

«№ 690-к».

3.3.6.3 Грифом твердження без видання наказу (розпорядження) може надаватися юридична сила таких документів:

1) плани, графіки роботи, порядку засідань колегії, комісій, робочих груп, нарад, семінарів, рад, методичні рекомендації за напрямками діяльності (затверджуються Міністром, його заступником відповідно до розподілу обов'язків, начальником територіального органу);

2) посадові регламенти цивільних службовців (затверджуються представником наймача (Міністром) або особою, яка в установленому порядку наділено повноваженнями представника наймача (заступник Міністра відповідно до розподілу обов'язків, начальник територіального органу);

3) фінансово-господарські документи: кошторису, рахунки, відомості, баланси, звіти, альбоми облікової документації, акти передачі грошових

засобів, будівель, приміщень, транспортних засобів, оргтехніки та іншого майна, акти списання майна, акти ревізій, перевірок, інвентаризації (затверджуються Міністром, заступником Міністра, який курирує Департамент управління справами, в межах повноважень - начальником територіального органу);

4) архівні документи: описи справ постійного, довготривалого терміну зберігання та з особового складу, акти передачі архівних справ на постійне зберігання, прийому-передачі справ, акти знищення документів з простроченим терміном зберігання та ін (затверджуються заступником Міністра, який очолює Центральну експертну комісію Мін'юсту Росії);

5) плани роботи структурних підрозділів Мін'юсту Росії (затверджуються заступниками Міністра, курирують відповідні структурні підрозділи); ​​плани роботи структурних підрозділів територіального органу - начальником територіального органу);

6) положення про відділи у складі структурного підрозділу Мін'юсту Росії (затверджуються керівником цього підрозділу); положення про структурні підрозділи територіального органу - начальником територіального органу);

7) розподіл обов'язків між заступниками керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії (начальника територіального органу) (затверджується керівником цього підрозділу (начальником територіального органу);

8) інші документи, підготовлені за погодженням з Департаментом організації та контролю (затверджуються Міністром, його заступниками).

Документи, яким юридична сила надається грифом твердження без видання наказу, оформляються на загальному бланку Мін'юсту Росії (загальному бланку територіального органу) (крім встановлених форм фінансових, кадрових і архівних документів і документів з альбомним розташуванням тексту).

Гриф затвердження оформляється за правилами, передбаченими пунктом 16 підрозділу 3.2.4 цієї Інструкції, у правому верхньому кутку загального бланка.

Особистий підпис посадової особи Мін'юсту Росії або його територіального органу у грифі затвердження (при необхідності) засвідчується в відбитком мастичної печатки з відтворенням Державного герба Російської Федерації за правилами, встановленим у пункті 17 підрозділу 3.2.4 Інструкції.

При затвердженні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовуються на одному рівні.

Фінансові, кадрові та архівні документи оформляються за формами, встановленими відповідними нормативними правовими актами.

Перший лист документа з альбомним і іншим нестандартним розташуванням тексту оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4, у верхньому лівому куті якого міститься відбиток кутового мастичного штампа Мін'юсту Росії (територіального органу).

Документи, яким юридична сила надається без видання наказу грифом затвердження Міністра, редагуються у Департаменті організації та контролю і узгоджуються в тому ж порядку, що і накази (візи узгодження поміщаються на звороті останнього аркуша документа), реєструються у відповідному структурному підрозділі Мін'юсту Росії (крім нерегістріруемих спеціальних форм фінансово-господарських та архівних документів) в окремому журналі з проставленням у кутовому штампі дати та реєстраційного номера.

Зареєстровані документи, за винятком методичних рекомендацій за напрямками діяльності, розміщуються у відповідні номенклатурні справи структурних підрозділів Мін'юсту Росії - виконавців документів. Оригінали методичних рекомендацій за напрямками діяльності, передаються на зберігання до Департаменту організації та контролю.

3.3.6.4 Протокол засідання (наради)

1) Протоколами оформляються рішення, прийняті на колегіях Мін'юсту Росії, нарадах у Міністра, заступників Міністра, керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії, начальників територіальних органів, інших нарадах в Мін'юсті Росії та його територіальних органах (далі - наради).

2) Протокол складається на підставі записів, зроблених під час засідання (наради), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень та інших матеріалів.

3) Протоколи можуть видаватися у повній або короткій формі, при якій опускається хід обговорення питання і фіксується тільки прийняте по ньому рішення.

4) Текст повного протоколу, як правило, складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказуються ініціали, прізвища голови (головуючого), секретаря, присутніх на засіданні і, при необхідності, осіб, запрошених на засідання (нараду). Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, у вступній частині протоколу робиться посилання на список, який є невід'ємною частиною протоколу, наприклад:

«Були присутні: 25 чол. (Список додається) ».

Якщо в засіданні (нараді) беруть участь представники різних органів влади та організацій, вказується місце роботи і посада кожної особи. Багаторядкові найменування посад присутніх друкуються через один міжрядковий інтервал.

Вступна частина протоколу закінчується порядком денним, що містить перелік питань, що розглядаються, перерахованих в порядку їх значимості із зазначенням доповідача з кожного розглянутого питання. Питання порядку денного формулюються з прийменником «О» («Про»), друкуються від межі лівого поля і нумеруються арабськими цифрами.

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ: (або ВИРІШИЛИ:).

Основний зміст доповідей і виступів включається в текст протоколу або додається до нього у вигляді окремих матеріалів, у останньому випадку в тексті протоколу робиться відмітка "Текст виступу додається». Постанова (рішення) до тексту протоколу вноситься повністю в тому формулюванні, яка була прийнята на засіданні; при необхідності наводяться підсумки голосування: «За -..., проти -..., утрималося -...».

Зміст окремої думки, висловленої під час обговорення, записується в тексті протоколу після відповідної постанови (рішення).

5) Текст короткого протоколу також складається з двох частин. У вступній частині вказуються ініціали та прізвища головуючого (голови), секретаря, а також ініціали та прізвища присутніх осіб.

Слово «Були присутні» друкується від межі лівого поля, підкреслюється, після слова ставиться двокрапка. Нижче друкуються найменування посад присутніх, а праворуч від найменування посад - їх ініціали і прізвища, наприклад:

Були присутні:

Заступник Міністра юстиції

Російської Федерації Ю.С. Любимов

Заступник директора Департаменту

організації та контролю С.В. Бєлоусов

Найменування посад можуть зазначатися узагальнено.

Список відокремлюється від основної частини протоколу суцільний рисою.

В основній частині протоколу зазначається номер питання відповідно до порядку денного, зміст питання і прийняті рішення.

Найменування питання нумерується римською цифрою і починається з приводу «О» («Про»), друкується центрованим шрифтом Times New Roman № 15 і підкреслюється однією рисою нижче останнього рядка на відстані не більше одного інтервалу. Під рисою вказуються прізвища посадових осіб, які виступили під час обговорення даного питання. Прізвища друкуються через 1 міжрядковий інтервал.

Потім вказується прийняте з питання рішення.

6) Протокол наради оформляє секретар наради (відповідальний за проведення наради цивільний службовець (працівник)) на стандартних аркушах паперу формату А4 шрифтом Times New Roman № 14 у триденний строк з дня проведення наради.

Протоколи друкуються на стандартному аркуші паперу формату A4 і мають такі реквізити:

найменування федерального органу виконавчої влади («Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії)»;

найменування територіального органу (якщо протокол складається в територіальному органі);

вид документа - ПРОТОКОЛ (якщо протокол оформляється на загальному бланку або стандартному аркуші паперу, слово ПРОТОКОЛ друкується прописними літерами в розрядку, напівжирним шрифтом Times New Roman № 17 і вирівнюється по центру);

вид засідання, наради - відокремлюється від попереднього реквізиту двома міжстроковими інтервалами, друкується напівжирним шрифтом через один інтервал і вирівнюється по центру;

місце проведення засідання, наради - вказується (при необхідності), у кого проводиться нарада або в якому місці; друкується через два міжрядкових інтервалу після реквізиту «вид засідання, наради», відокремлюється від нього суцільною лінією і вирівнюється по центру;

дата і номер протоколу. Дата оформляється словесно-цифровим способом і друкується через два міжрядкових інтервалу нижче попереднього реквізиту; номер протоколу позначається арабськими цифрами, може включати літерні індекси.

Основна частина протоколу друкується через 1,5 міжрядкових інтервалу.

Підпис відділяється від тексту трьома міжстроковими інтервалами і включає найменування посади особи, головуючого на засіданні (нараді), його особистого підпису, розшифрування підпису (ініціали та прізвище).

Найменування посади друкується від лівої межі текстового поля через один міжрядковий інтервал і центрується щодо самої довжини рядка.

Розшифровка підпису розташовується на рівні останнього рядка найменування посади з пропуском між ініціалами і прізвищем. Остання буква в розшифровці обмежується правим полем.

7) Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем. Датою протоколу є дата засідання (наради).

8) Протоколів присвоюються порядкові номери в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань колегії, протоколи координаційних, експертних рад і інших органів. Протоколи спільних засідань мають складові номери, що включають порядкові номери протоколів організацій, що брали участь у засіданні.

Номери постанов (рішень), прийнятих на засіданнях (нарадах), складаються з номера протоколу, номери розглянутого питання на порядку денному і порядкового номера постанови (рішення) в межах питання.

До номерами протоколів і постанов (рішень) можуть додаватися літерні коди згідно з пошуковою системою, прийнятою в Мін'юсті Росії або його територіальному органі.

9) Копії протоколів при необхідності розсилаються зацікавленим організаціям та посадовим особам відповідно до покажчиком розсилки, який в установленому порядку підписує відповідальний виконавець структурного підрозділу Мін'юсту Росії (територіального органу), який готував розгляд питання. Копії протоколів завіряються печаткою Департаменту організації та контролю (територіального органу).

3.3.6.5 Службове листування

1) Службову листування становлять різні види офіційних документів інформаційно-довідкового характеру, що використовуються Мін'юстом Росії (територіальним органом) для обміну інформацією про діяльність з іншими органами влади, організаціями та громадянами.

Інформаційний обмін за допомогою листування слід використовувати тільки в тому випадку, коли важко або взагалі неможливо інший спосіб обміну думками (телефонна розмова, особиста зустріч і ін.)

У документообігу присутні в залежності від способів передачі ділової інформації (по каналах поштового зв'язку, за допомогою фельд'єгерського пошти або електрозв'язку) такі види документів ділового листування:

службовий лист;

телеграма;

факсограма (факс);

телефонограма;

електронний лист (електронне повідомлення).

2) Службовими листами оформляються:

доповіді Президентові Російської Федерації та Уряду Російської Федерації про виконання їх актів і доручень;

інформація до Адміністрації Президента Російської Федерації, Апарат Уряду Російської Федерації про розгляд звернень громадян, спрямованих даними органами до Мін'юсту Росії;

відгуки, поправки і експертні висновки на проекти законодавчих та інших нормативних правових актів;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити організацій;

ініціативні документи з питань компетенції Мін'юсту Росії, в тому числі методичні рекомендації та інформаційні повідомлення для територіальних органів та установ Мін'юсту Росії;

інші документи за погодженням з Департаментом організації та контролю.

3) Реквізити службових листів:

а) Державний герб Російської Федерації, найменування федерального органу виконавчої влади (Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії), найменування територіального органу, посада особи, яка підписала документ, довідкові дані про Мін'юст Росії (територіальному органі) використовуються при оформленні службових листів на бланках листа ( перший лист примірника, що направляється адресату) і на стандартних аркушах паперу формату А4 (другий і наступні аркуші примірника, що направляється адресату, а також візовий екземпляр). Для цього використовується шрифт Times New Roman № 14 без помарок і виправлень.

Спільне з іншими органами державної влади, організаціями службовий лист оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4. У цьому випадку дані про найменування федерального органу виконавчої влади (Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії), найменування територіального органу, посади особи, яка підписала документ, що підготували лист, включаються в найменування посади в реквізиті «підпис».

б) реквізит адресат службового листа оформлюється в порядку, передбаченому пунктом 10 підрозділу 3.2.4 Інструкції, і друкується в межах від центру текстового поля до його правої межі. Перший рядок реквізиту друкується на рівні першого рядка повного найменування - «Міністерство юстиції Російської Федерації», що міститься в реквізитах бланку листа.

Складові частини реквізити центру щодо самої довжини рядка, яка обмежується правим полем документа або вирівнюються по лівому краю. Службові листи адресують організаціям, їх структурним підрозділам, керівникам або конкретним посадовим особам, а також громадянам при відповіді на їхні звернення.

Найменування організації, структурного підрозділу організації, а також найменування посади одержувача друкуються через один міжрядковий інтервал.

Ініціали та прізвище відокремлюються від найменування посади полуторним міжрядковим інтервалом.

Кожному адресату надсилається адресований йому підписаний екземпляр службового листа. При направленні службового листа більш ніж у чотири адреси адресат вказується узагальнено, складається покажчик розсилки, який візується виконавцем документа, підписується керівником (його заступником) структурного підрозділу Мін'юсту Росії (територіального органу) і затверджується директором Департаменту організації та контролю (начальником територіального органу);

б) дата службового листа оформляється при його підписанні адресантом (уповноваженою посадовою особою Мін'юсту Росії (територіального органу) - автором листа), арабськими цифрами і проставляється в певному місці бланка листа. При поданні виконавцем службового листа до Департаменту організації та контролю (відповідального за діловодство) для відправки без оформлення дати посадовою особою, що підписали його, реквізит «дата» оформляється Департаментом організації та контролю (відповідальним за діловодство);

в) реєстраційний номер службового листа оформляється після його підписання.

Службові листи в Мін'юсті Росії підлягають реєстрації з присвоєнням вихідного реєстраційного номера в єдиній реєстраційній базі вихідних документів СЕД. Реєстраційний вихідний номер службового листа формується автоматично СЕД при завершенні заповнення та збереженні реєстраційної картки службового листа відповідальним за діловодство структурного підрозділу Мін'юсту Росії. Реєстраційний вихідний номер остаточно закріплюється за службовим листом Департаментом організації та контролю після перевірки повноти оформлення реквізитів листа, репрезентованої виконавцем (відповідальним за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії) для відправлення адресату.

Реєстраційний вихідний номер службового листа за підписом Міністра або його заступника після його підписання оформляється Департаментом організації та контролю одночасно з датою і складається із знака «№», індексу структурного підрозділу Мін'юсту Росії, порядкового номера документа, перших літер імені та прізвища Міністра або його заступника, підписала службовий лист, наприклад:

№ 01/10568-АК,

де:

01 - індекс структурного підрозділу Мін'юсту Росії, яким підготовлено службовий лист;

10568 - порядковий реєстраційний номер у СЕД;

АК - перші літери імені та прізвища Міністра, який підписав службовий лист.

Реєстраційний вихідний номер службового листа з підписом керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії (його заступника) складається з двох частин:

індексу структурного підрозділу;

порядкового номера.

Наприклад:

13.10.2010 № 05-1067,

де:

05 - індекс департаменту;

1067 - порядковий номер, присвоєний службового листа структурним підрозділом Мін'юсту Росії.

Вихідний реєстраційний номер відповіді на звернення громадян присвоюється структурним підрозділом Мін'юсту Росії.

Наприклад:

№ 06-16-4203/2010,

де:

06-16 - індекс номенклатурного справи в структурному підрозділі Мін'юсту Росії;

4203/2010 - номер, присвоєний обігу при централізованій реєстрації в СЕД.

При реєстрації вихідного документа з підписом посадових осіб двох і більше державних органів реєстраційні номери кожного з них містяться після відповідного підпису.

г) посилання на дату і реєстраційний номер документа, на який дається відповідь або на підставі якого підготовлено службовий лист, включає в себе його дату, реєстраційний номер і вказується виконавцем документа у спеціально відведеному на бланку місці, а також у вступній частині тексту листа;

д) найменування документа (заголовок до тесту) у службовому листі грає роль короткій анотації тексту, суворо відповідної його змістом і необхідної для оперативної реєстрації та пошуку. Він відповідає на питання «про що?» («Про кого?"). При обсязі тексту до 4-5 рядків заголовок до службового листа може не оформлятися.

Заголовок міститься на бланку службового листа двома-трьома міжстроковими інтервалами нижче реквізитів бланка і друкується від лівої межі текстового поля маленькими літерами (за винятком першої) через один міжрядковий інтервал. Рядок заголовка не повинна перевищувати 28-30 друкованих знаків. Заголовки до тексту не повинні перевищувати обсяг 140 друкованих знаків (5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка 28 друкованих знаків). Крапка в кінці заголовка не ставиться, наприклад:

Про підготовку святкування

Дня юриста

Про розгляд скарги

Борискіна

е) текст службового листа відділяється від заголовка двома-трьома міжстроковими інтервалами.

Виконавці службових листів зобов'язані формулювати текст у відповідності з наступними критеріями: офіційність, діловитість, суворе дотримання субординації; конкретність адресата, однозначність, доцільність і лаконічність формулювань і термінів, що виключають їх подвійне тлумачення і невиправдане застосування; використання загальноприйнятих словосполучень, що мають певний сенс; логічне та композиційне єдність окремих частин тексту, обумовлене тематичної конкретністю службового листування; емоційно-нейтральний тон викладу.

Всі тексти службових листів, що подаються на підпис Міністру, заступникам Міністра (тільки службові листи у вищі державні органи, а також тексти службових листів, що підлягають масової розсилці (більше одного адресата), підлягають обов'язковому редагування у Департаменті організації та контролю у порядку, передбаченому пунктом 5 підрозділу 3.3.5 Інструкції.

Текст службового листа, як правило, складається з наступних структурних частин:

офіційне звернення до адресата (словосполучення, що виражає повагу до адресата), відділяється від інших частин тексту знаком оклику.

Звернення повинні відповідати звичаям офіційного етикету, які передбачають складне звернення до адресата, що складається з власної назви (імені та по батькові) і прикметника, найбільш відповідного нагоди звернення, наприклад:

«Шановний Матвій Сергійович!»;

«Шановна Антоніна Петрівна!»;.

«Шановні Павло Михайлович і Тетяна Василівна!».

При зверненні до декільком адресатам допустимо звернення:

«Шановні колеги!»;

«Шановні панове!»;

«Вельмишановні депутати!».

При відсутності відомостей про ім'я та по батькові адресата або з інших

причин використовуються наступні формулювання звернення:

«Шановний громадянин Хохлов!»;

«Шановна пані Михайлова!».

При зверненні до посадових осіб можливе звернення із зазначенням лише посади чи професії:

«Шановний пане голово!»;

«Шановний пане директор!»;

«Шановний пане секретар!».

У листуванні з громадянами допускається нейтральний тон звернення

без прикметника, що виражає повагу:

«Григорій Іванович!»;

«Громадянин Петров!»;

«Громадяни!»;

«Колеги!»;

«Панове!».

Звернення до адресата розташовується на два-три міжрядкових інтервалу нижче реквізиту "заголовок".

В окремих випадках звернення може бути пов'язане з вступної фразою тексту, при цьому замість знаку оклику в кінці ставиться кома, після якої міститься вступна фраза, наприклад:

«Шановний Микола Сергійович, інформуємо Вас про ...»;

«Шановні депутати, дозвольте привітати Вас з ...»;

Службові листи, що мають декількох адресатів, оформляються

без звернень; вступна фраза (пропозиція, що включає подяку адресату, а також пояснення мотивів, цілей і прохань службового листа), в якій використовуються фразеологічні формули підтвердження, обгрунтування дії, пропозиції, подяки й інші, наприклад:

підтвердження:

«Ваш лист від ... № ... отримано »;

«У Мін'юсті Росії розглянуто Ваш лист від ... № ...»;

"На підтвердження (попередньої домовленості, телефонної розмови тощо)»;

обгрунтування дії:

«Відповідно до положень Трудового кодексу Російської Федерації ...»;

«У зв'язку з ... (Перенесенням термінів виконання, проведенням спільних заходів та ін )...»;

«На підставі (підписаного договору, затвердженого протоколу та ін )...»;

«У порядку надання (сприяння, допомоги та ін )...»;

«У цілях (вдосконалення контролю, використання повноважень та ін )...»;

подяка:

«Міністерство юстиції Російської Федерації дякує Вам за своєчасний відповідь на запит від (дата) ... № ...»;

«Ми вдячні Вам за сприяння в організації професійного навчання працівників»;

«Заздалегідь дякуємо за можливу допомогу»;

«Ми були б Вам вдячні за підтримку нашої ініціативи»;

прохання:

«Просимо (надіслати, виключити, надання сприяння та ін )...»;

«Переконливо просимо (надати можливість ..., провести експертизу ..., дати висновок ..., дати згоду ... і ін )...»;

«Просимо (оформити, організувати виконання, повідомити відомості та ін )...»;

супровід:

«Направляємо копію службового контракту ...»;

«Висилаємо (методичні посібники, інструкцію, технічну документацію, проект наказу та ін )...»;

нагадування:

«Нагадуємо, що відповідно до попередньої домовленості Вам необхідно подати такі відомості ...»;

«Нагадуємо Вам, що термін виконання контрольного документа закінчується 21.02.2008»;

пропозиція:

«Пропонуємо розглянути можливість призначення П.І. Сергєєва на посаду начальника протокольного відділу »;

«Рекомендуємо виключити цей абзац з тексту проекту»;

«Ми можемо запропонувати Вам різні варіанти вирішення названої проблеми»;

основна частина тексту (кілька логічно і стилістично пов'язаних пропозицій), в якій формулюється істота питань, а також поміщаються пропозиції, прохання і т. д. При оформленні службових листів, що підлягають масової розсилки в територіальні органи Мін'юсту Росії, що містять доручення про подання з використанням інформаційних систем загального користування оперативної інформації, що не вимагає документованого підтвердження, у кінці тексту слід вказувати яким структурним підрозділом Мін'юсту Росії буде узагальнюватися зазначена інформація, його електронну адресу, а також, що напрямок документа на паперовому носії не потрібно; заключна формула ввічливості (словосполучення, що підкреслює особливо шанобливе ставлення до адресата) використовується на розсуд підписує службовий лист посадової особи Мін'юсту Росії.

Заключна формула ввічливості передує підпису, розташовується на один міжрядковий інтервал нижче тексту листа і може виконуватися власноруч підписує його посадовою особою Мін'юсту Росії, наприклад:

«З повагою ,...»;

«З незмінною повагою ,...»;

«З глибокою повагою ,...»;

«З вдячністю і повагою ,...»;

«З повагою та побажаннями успіхів у роботі ,...».

Текст службового листа, як правило, викладається від імені колективного адресанта колективному адресату, наприклад:

«Мін'юст Росії розглянув», «колегія вирішила», «інформуємо ...»,« повідомляємо ...», «просимо направити ...»,« пропонуємо розглянути ...», «вважаємо доцільним» і т.п.

На бланку Міністра текст може викладатися від першої особи однини («прошу ...»,« направляю ...», «вважаю за необхідне ...» і т.п.);

ж) відмітка про наявність додатків відокремлюється від тексту службового листа одним-двома додатковими міжстроковими інтервалами. Слово «Додаток» друкується від межі лівого поля, після нього ставиться двокрапка. Текст інформацію про програму, друкується через один міжрядковий інтервал.

Додаток, назване в тексті службового листа, оформлюється в порядку, встановленому пунктом 13 підрозділу 3.2.4 Інструкції.

з) візування службового листа в структурних підрозділах Мін'юсту Росії, до компетенції яких воно належить, і курирують заступниками Міністра (службових листів за підписом Міністра) забезпечується виконавцем і проводиться в порядку, встановленому підпунктом «б» пункту 14 підрозділу 3.2.4 Інструкції.

л) реквізит «підпис» оформляється в порядку, встановленому пунктом 15 підрозділу 3.2.4 Інструкції, і відокремлюється від реквізиту «відмітка про наявність додатків» трьома міжстроковими інтервалами.

Розшифровки підписів поміщаються під найменуваннями посад через півтора міжрядкових інтервалу.

Службові листи, що направляються Президенту Російської Федерації, Уряду Російської Федерації, Адміністрації Президента Російської Федерації, Апарату Уряду Російської Федерації, депутатів Державної Думи, членам Ради Федерації Федеральних Зборів Російської Федерації, федеральним органам виконавчої влади, іншим федеральним органам державної влади, а також органам державної влади суб'єктів Російської Федерації, підписують Міністр або його заступники, які курирують відповідні напрями діяльності.

Службові листи, що підлягають масової розсилки в територіальні органи, підписуються лише Міністром або його заступниками.

Інші службові листи, що направляються в територіальні органи та установи Мін'юсту Росії, підписують Міністр, його заступники, керівники структурних підрозділів Мін'юсту Росії, начальник відділу по роботі із зверненнями громадян Департаменту організації та контролю (тільки по первинних звернень громадян).

Службові листи на бланку Міністра підписує тільки Міністр. Заступники Міністра, в тому числі при виконанні ними обов'язків Міністра, підписують службові листи на відповідних бланках заступників Міністра, інші посадові особи Мін'юсту Росії підписують службові листи на загальному бланку листа Мін'юсту Росії.

к) реквізит «позначка про виконавця» оформляється в порядку, встановленому пунктом 19 підрозділу 3.2.4 Інструкції.

Листи фінансового характеру, а також листи, що містять зобов'язання, завіряються печаткою із зображенням Державного герба Російської Федерації, а в листах, що містять інформацію обмеженого поширення, проставляється реквізит «Відмітка про конфіденційність» в порядку, передбаченому в пунктах 17 і 24 підрозділу 3.2.4 Інструкції відповідно.

Терміни підготовки у відповідь листів встановлюються нормативними правовими актами або резолюцією Міністра (його заступника, начальника територіального органу), терміни підготовки ініціативних листів визначаються керівниками структурних підрозділів Мін'юсту Росії (начальниками територіальних органів). Тексти відповідних листів повинні точно відповідати даним доручень, що надійшли запитам, резолюціям керівництва.

4) Телеграма.

Телеграфні повідомлення в Мін'юсті Росії використовуються для передачі тільки строкової текстової інформації.

Телеграма оформляється на стандартних аркушах паперу формату А4 у 2 примірниках (оригінал і візова копія) у наступному порядку:

а) категорія телеграми вказується у правому верхньому кутку першого аркуша, наприклад: «Урядова» («Термінова»). У разі направлення простий телеграми категорія не вказується;

б) перед текстом центрованим друкується, як правило, напівжирним шрифтом Times New Roman № 14 реквізит «найменування документа» - «ТЕЛЕГРАМА»;

в) після найменування через один міжрядковий інтервал від лівої межі текстового поля поміщається реквізит «адресат» з обов'язковим зазначенням найменування організації (прізвища та ініціалів фізичної особи), вулиці, номера будинку (і квартири), назви населеного пункту (село, селище, місто) , району, області (краю, республіки, держави), поштового індексу. Телеграми однакового змісту, що направляються декільком адресатам, оформляються окремо для кожного адресата;

г) текст телеграми викладається стисло, без союзів і прийменників (якщо при цьому не спотворюється його зміст), без знаків пунктуації (або з їх скороченим позначенням), без переносу слів, абзаців, виправлень, друкується через 1,5 міжрядкових інтервалу прописними літерами. Текст відділяється від попереднього реквізиту трьома міжстроковими інтервалами. Текст телеграми не повинен перевищувати 300 слів. Якщо телеграма складається більш ніж з 300 слів, вона підлягає поділу оператором зв'язку на частини, об'єм яких не перевищує 300 слів, що передаються як окремі телеграми. У текст телеграми, що спрямовується у відповідь на що надійшов документ, включається посилання на його реєстраційний номер і дату;

д) підпис відділяється від тексту телеграми 3 міжстроковими інтервалами і оформляється з вказівкою повного найменування посади, прізвища та ініціалів посадової особи, яка підписала телеграму, в порядку, передбаченому пунктом 15 підрозділу 3.2.4 Інструкції.

Телеграми підписують Міністр або його заступники. Телеграми категорії «урядова» відповідно до постанови Уряду Російської Федерації від 06.02.2006 № 74 «Про затвердження переліку посадових осіб, за підписом яких телеграми категорій« Президент Російської Федерації »,« Голова уряду Російської Федерації »,« вища урядова »і« урядова »передаються в пріоритетному порядку» (Відомості Верховної Ради України, 2006, № 7, ст. 785, № 30, ст. 3398; 2007, № 42, ст. 5052; 2008, № 14, ст. 1413, № 23, ст . 2715, № 48, ст. 5604; 2009, № 20, ст. 2469; 2010, № 2, ст. 233, № 12, ст. 1355, № 26, ст. 3363) підписує Міністр;

ж) дата та реєстраційний номер телеграми оформляються після її підписання посадовою особою Мін'юсту Росії (адресантом) двома міжстроковими інтервалами нижче попереднього реквізиту. Дата оформляється словесно-цифровим способом від лівої межі текстового поля. Реєстраційний номер телеграми проставляється під датою без додаткових міжрядкових інтервалів також від лівої межі текстового поля і включає розділені дефісом буквений індекс «НР» (номер), індекс підрозділу, який підготував телеграму, порядковий номер телеграми з єдиної нумерації з початку року, наприклад:

29 березня 2010

НР-02-23,

де: 02 - індекс Департаменту державної служби і кадрів, 23 - порядковий номер телеграми.

Через 1 додатковий міжрядковий інтервал нижче номера телеграми проводиться суцільна риса від лівої межі текстового поля до правої. Під рисою від лівої межі текстового поля вказуються повна адреса Мін'юсту Росії і дата передачі телеграми до Департаменту організації та контролю для надсилання адресату;

з) візи посадових осіб, до яких у разі необхідності узгоджується телеграма, поміщаються на лицьовій частині останнього аркуша її візової копії в порядку, передбаченому підпунктом "б" пункту 14 підрозділу 3.2.4 Інструкції;

і) відмітка про виконавця поміщається на лицьовій стороні останнього аркуша обох примірників телеграми в порядку, передбаченому «б» пункту 19 підрозділу 3.2.4 Інструкції;

к) підпис посадової особи Мін'юсту Росії (адресанта) у телеграмі засвідчується мастичної печаткою з відтворенням Державного герба Російської Федерації в порядку, передбаченому пунктом 17 підрозділу 3.2.4 Інструкції;

л) обидва екземпляри оформленої телеграми передаються відповідальним за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії до Департаменту організації та контролю для відправки. Перший примірник телеграми цивільним службовцям Департаменту організації та контролю передається у відділення телеграфного зв'язку, копія телеграми з відміткою відділення телеграфного зв'язку про відправку повертається відповідальному за діловодство для приміщення в номенклатурне справу.

5) Факсограма

Факсимільні повідомлення використовуються для передачі адресату терміново вимагається йому інформації у вигляді копії документа на паперовому носії (письмового, графічного, образотворчого), що не вимагає підтвердження її юридичної сили. Передана і приймається по факсимільному зв'язку службова інформація не може бути використана в якості офіційного документа.

Для обміну факсограмами в Мін'юсті Росії та його територіальних органах використовуються факсимільні апарати, встановлені в прийомних Міністра, заступників Міністра, керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії (начальників територіальних органів) і в структурних підрозділах Мін'юсту Росії (територіальних органів).

Забороняється передача по факсимільному зв'язку документів, що містять службову інформацію обмеженого поширення, у тому числі з позначками «Для службового користування», а також містять відомості про персональні дані громадян, у тому числі державних службовців.

Відповідальність за відповідність переданого по факсимільному зв'язку документа оригіналу покладається на його виконавця і керівника відповідного структурного підрозділу Мін'юсту Росії (територіального органу).

Вимоги до оформлення переданого оригіналу документа визначаються його видом (наказ, розпорядження, договір, акт, протокол, службовий лист тощо). Документи - оригінали, що підлягають передачі по факсимільному зв'язку, повинні бути надруковані чітким, контрастним шрифтом. На лицьовій стороні оригіналу не допускається зморшок, вигинів, плям, рельєфів від написів на зворотному боці. Підписаний документ реєструється (проставляються вихідний номер і дата). На переданій документі у верхньому правому куті проставляється відмітка «Факс з досилання» або «Факс без досилання».

Після цього документ надходить для передачі по каналах факсимільного зв'язку.

Документи, призначені для передачі, підлягають обов'язковому обліку в окремому журналі. Після передачі інформації оригінали документів повертаються виконавцю з відміткою про час відправлення. Дана позначка проставляється на зворотному боці останнього аркуша оригіналу документа, якщо він залишається у справі, або візовий примірнику документа.

Документи, що надійшли на факсимільні апарати структурних підрозділів Мін'юсту Росії, адресовані Міністру або його заступникам, негайно передаються для обліку відповідальними за діловодство в Департамент організації та контролю.

6) Телефонограма

Телефонограми в Мін'юсті Росії використовуються, як правило, для оперативної передачі по телефонному зв'язку інформаційних повідомлень службового характеру (повідомлення, запрошення, екстрені повідомлення і т.п.) між структурними підрозділами Мін'юсту Росії, територіальними органами у випадках, коли передавані повідомлення вимагають документального оформлення.

Телефонограмами передаються невеликі за обсягом тексти, як правило, не більше 50 слів.

У тексті телефонограм слід уникати труднопроизносимих слів, словосполучень і складних мовних зворотів.

Телефонограми оформляються на стандартних аркушах паперу формату А4 в одному примірнику в такому порядку:

найменування організації від верхньої межі текстового поля і вирівнюється по лівій межі, наприклад:

Головне управління Міністерства юстиції

Російської Федерації по Москві

найменування виду документа «телефонограма» вказується через 1 додатковий міжрядковий інтервал нижче попереднього реквізиту прописними літерами напівжирним шрифтом Times New Roman № 14 від лівої межі текстового поля;

дата і реєстраційний номер телефонограми вказуються через

1 додатковий міжрядковий інтервал нижче найменування виду документа від лівої межі текстового поля в один рядок, наприклад:

06.04.2010 № 55.

Датою телефонограми є дата її передачі. Реєстраційний номер телефонограмі присвоюється в порядку проходження номерів у відповідному підрозділі СЕД після підпису автором;

час передачі-приймання телефонограми вказується під датою без додаткових міжрядкових інтервалів від лівої межі текстового поля після її передачі, наприклад:

16.30 - відповідає часу 16 години 30 хвилин за місцевим часом;

посилання на реєстраційний номер і дату документа вказується при необхідності через 1 додатковий міжрядковий інтервал нижче попереднього реквізиту від лівої межі текстового поля;

адресат вказується на рівні найменування документа, в межах від центру текстового поля до його правої межі в порядку, передбаченому пунктом 10 підрозділу 3.2.4 Інструкції;

текст телефонограми відокремлюється від попередніх реквізитів 2-3 додатковими міжстроковими інтервалами;

підпис автора телефонограми відокремлюється від тексту 3 додатковими міжстроковими інтервалами й оформлюється в порядку, передбаченому пунктом 15 підрозділу 3.2.4 Інструкції;

відмітка про виконавця проставляється в лівому нижньому кутку телефонограми на лицьовій стороні в порядку, передбаченому пунктом 19 підрозділу 3.2.4 Інструкції;

посади, прізвища та номери телефонів передав і прийняв телефонограму вказуються в нижній частині телефонограми від лівої межі текстового поля нижче підпису, наприклад:

Передав головний спеціаліст-експерт відділу

документаційного забезпечення Департаменту

організації та контролю І.І. Іванов (495) 620 34 35

Прийняв консультант Сергєєва (499) 360 04 03.

Прийняті телефонограми записуються на стандартних аркушах паперу формату А4 і після прийому можуть бути надруковані. Цивільний службовець, що передає телефонограму, зобов'язаний запропонувати перевірити правильність запису телефонограми в кінці передачі шляхом її прочитання приймаючою стороною.

Вхідна телефонограма має ті самі реквізити, що і вихідна, за винятком особистого підпису автора.

Після розгляду телефонограми керівництвом і винесення резолюції телефонограма передається на виконання.

Після виконання телефонограма з відміткою про виконання, оформленої за правилами, передбаченими пунктом 22 підрозділу 3.2.4 Інструкції, поміщається в справу за питально принципом відповідно до номенклатури справ.

7) Електронний лист (електронне повідомлення)

Електронними повідомленнями по каналах інформаційних систем загального користування та мереж міжнародного інформаційного обміну можуть передаватися будь-які за формою подання дані (текстові повідомлення і документи, графічні зображення та ін), за винятком містять інформацію обмеженого доступу, в тому числі з поміткою «Для службового користування» , а також містять персональні дані, в тому числі державних службовців. Електронні повідомлення, в тому числі конфіденційного характеру, можуть передаватися за допомогою мультисервісної телекомунікаційної мережі Мін'юсту Росії (після її побудови) при дотриманні вимог законодавчих та інших нормативних правових актів щодо захисту інформації.

Для здійснення обміну електронними повідомленнями структурним

підрозділам Мін'юсту Росії (територіальним органам) та їх структурним підрозділам правовим актом Мін'юсту Росії присвоюються офіційні унікальні електронні адреси електронної пошти, підготовка та узгодження проекту якого покладається на Департамент управління справами.

Для забезпечення юридичної значимості електронних повідомлень застосовується електронний цифровий підпис в порядку, передбаченому Федеральним законом від 10.01.2001 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис».

Електронне повідомлення складається з тексту повідомлення та реквізитів, до складу яких входять:

адресу одержувача в форматі електронної пошти;

адреса, за якою надсилається копія повідомлення у форматі електронної пошти;

заголовок повідомлення (Тема), який у лаконічній формі визначає зміст повідомлення;

службовий заголовок електронного повідомлення містить кілька полів, які автоматично додаються програмою поштового клієнта (відмітка про проходження через комп'ютер; дата і час відправлення електронного повідомлення, а ім'я відправника і зворотний електронну адресу та ін.)

Для створення електронного повідомлення адресант з використанням меню обраної програми поштового клієнта формує команду на створення повідомлення, з виконання якої на моніторі комп'ютера відкривається вікно із заготівлею (шаблоном) електронного листа, що містить поля, що підлягають заповненню.

Поля електронного повідомлення заповнюються в наступному порядку:

в полі «Кому» вказується електронну адресу одержувача інформації;

поля «Копія» і «СК (Прихована копія)» при направленні повідомлення на одну адресу не заповнюються. При передачі повідомлення декільком адресатам у полі «Кому» вказується електронну адресу одного одержувача, а електронні адреси інших вказуються у полях «Копія» або «СК (Прихована копія)»;

в полі «Тема» дається короткий опис повідомлення: зазначаються прізвище та ініціали одержувача, на адресу якого направляється повідомлення, а також заголовок повідомлення або ключова фраза повідомлення, якщо воно направляється у відповідь на доручення;

після завдання одержувача та тему повідомлення в полі «Тіло повідомлення» набирається текст повідомлення, в якому вказується: вид направляється документа і найменування органу (структурного підрозділу), яким він створений, дата і реєстраційний номер документа; вид документа, що став основою для направлення повідомлення, та найменування органу (структурного підрозділу), яким він створений, а також його дата і реєстраційний номер; заголовок документа; ініціали та прізвище виконавця документа, його контактний телефон. У текст повідомлення також можуть включатися короткі пояснення або вказівки до переданому документу. Загальний обсяг тексту повідомлення не повинен бути великим, також не слід розглядати в одному повідомленні більше одного питання чи проблеми.

Електронне повідомлення крім власне тексту повідомлення може мати вкладення - файли з довільним змістом (тексти в різних форматах зберігання, виконувані коди, графічна інформація, аудіо-та відеозаписи та ін.) Вкладення (прикріплення) файлів в електронне повідомлення здійснюється з використанням меню «Вставка» обраної програми поштового клієнта. При передачі в електронному повідомленні документа прикріплений файл повинен містити електронну версію цього документа або його електронну копію, отриману в результаті сканування документа, оформленого на паперовому носії.

Прикріплення файлів до електронного повідомлення здійснюється з дотриманням таких правил: у текст повідомлення обов'язково включається інформація (короткий опис) прикріплених файлів; значні за об'ємом файли (більше 500 Кбайт) або файли у кількості більше п'яти компресуючі за допомогою програм архівування, а в тексті повідомлення вказується ім'я застосованої програми компресії або формат архіву (наприклад: ZIP, RAR і т.п.).

3.3.6.6 Записка (службова, пояснювальна, доповідна, аналітична)

1) Для реалізації відносин субординації структурних підрозділів Мін'юсту Росії, територіального органу, цивільних службовців з керівництвом Мін'юсту Росії (територіального органу), координації діяльності структурних підрозділів служить внутрішній документ - записка (службова, пояснювальна, доповідна, аналітична).

2) У записках в довільній формі машинописним або рукописним

способами викладаються відомості, звіти, пояснення, зауваження, пропозиції, висновків (думки) і інша довідкова та управлінська інформація з питань, віднесених до компетенції Мін'юсту Росії.

3) Службова записка

У службових записках в довільній формі викладається оперативна, довідкова та управлінська інформація, пов'язана з виконанням повноважень конкретних структурних підрозділів та посадових осіб, адресована керівництву Мін'юсту Росії (територіального органу), або керівнику структурного підрозділу - головного виконавця доручення.

Службова записка оформляється на стандартних аркушах паперу формату А4 шрифтом Times New Roman № 14 і адресується конкретній посадовій особі.

Реквізитами службової записки є адресат; найменування c труктурного підрозділу, посаду службовця, який підготував записку; найменування виду документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту, підпис. Реквізити службової записки оформляються в наступному порядку:

адресат вказується у правому верхньому кутку першого аркуша службової записки в порядку, передбаченому в пункті 10 підрозділу 3.2.4 Інструкції;

найменування структурного підрозділу вказується через 3-4 додаткових міжрядкових інтервалу нижче попереднього реквізиту від лівої межі текстового поля до його середини в один рядок (при необхідності в кілька рядків);

найменування виду документа «СЛУЖБОВА ЗАПИСКА» вказується через 1 додатковий міжрядковий інтервал нижче попереднього реквізиту прописними літерами від лівої межі текстового поля;

дата і реєстраційний номер вказуються через 1 додатковий міжрядковий інтервал нижче найменування виду документа від лівої межі текстового поля в один рядок. Датою службової записки є дата її складання і підписання;

заголовок у службовій записці грає роль короткій анотації тексту, суворо відповідної його змісту. Заголовок міститься через 2-3 додаткових міжрядкових інтервалу нижче попереднього реквізиту і друкується від лівої межі текстового поля через один міжрядковий інтервал.

Обсяг заголовка не повинен перевищувати 140 друкованих знаків, а довжина рядка заголовка - 28-30 друкованих знаків;

текст службової записки складається з обгрунтування (викладу причин)

складання та пропозиції (прохання, заявки і т.п.). Текст службової записки складається з дотриманням правил, передбачених у пункті 12 підрозділу 3.2.4 Інструкції, і починається з офіційного звернення до адресата (словосполучення, що виражає повагу до адресата), відокремлюється від іншої частини тексту знаком оклику;

підпис оформляється відповідно до порядку, передбаченого пунктом 15 підрозділу 3.2.4 Інструкції.

4) Пояснювальна записка

У пояснювальних записках цивільні службовці в довільній формі машинописним або рукописним способами пояснюють причини будь-які дії, факту, події, в тому числі порушень службової дисципліни, невиконання доручень і т.п.

Пояснювальна записка оформляється на стандартних аркушах паперу формату А4 шрифтом Times New Roman № 14 або рукописним способом, підписується її упорядником і адресується конкретній посадовій особі (Міністру, його заступникам, керівнику структурного підрозділу Мін'юсту Росії, начальнику територіального органу).

Реквізитами пояснювальної записки є адресат, найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, заголовок до тексту, підпис, дата. Реквізити пояснювальної записки оформляються в порядку, аналогічному передбаченому для службової записки, за винятком:

реквізит дата вказується від лівої межі текстового поля під реквізитом підпис без додаткового міжрядкового інтервалу. Датою пояснювальної записки є дата її складання і підписання;

заголовок до тексту може не вказуватися.

Текст пояснювальної записки складається з двох частин: перша частина містить факти, що послужили приводом для її написання, друга - причини, що пояснюють ситуацію, що склалася.

5) Доповідна записка

У доповідних записках у довільній формі дається грунтовний виклад інформації про події, факти, що склалися ситуаціях з висновками і пропозиціями укладача з метою інформування керівництва Мін'юсту Росії (територіального органу Мін'юсту Росії) про питання, що вимагають прийняття управлінських рішень.

Доповідна записка оформляється на стандартних аркушах паперу формату А4 шрифтом Times New Roman № 14 і адресується конкретній посадовій особі.

Реквізитами доповідної записки є адресат, найменування структурного підрозділу (посади цивільного службовця), який підготував записку, найменування виду документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту, підпис. Реквізити доповідної записки оформляються в порядку, передбаченому для службової записки.

Текст доповідної записки може складатися з двох або трьох смислових частин:

в першій частині викладаються причини, факти або події, що послужили приводом для її написання;

у другій частині аналізується ситуація, що склалася і розглядаються можливі варіанти вирішення проблемних питань;

третя частина містить висновки та пропозиції про конкретні дії, які, на думку укладача, необхідно вжити.

Друга частина в доповідній записці може бути відсутнім. У цьому випадку текст доповідної записки містить обгрунтування її складання, висновки і пропозиції укладача.

6) Аналітична записка

В аналітичних записках на основі офіційної статистики та іншої інформаційно-довідкової документації дається грунтовний виклад результатів аналізу істоти цікавить проблеми і тенденцій її розвитку, викладаються висновки, що випливають з аналізу та розкривають причини виникнення проблеми, а також пропозиції про вжиття заходів по її вирішенню.

Також, як і доповідна записка, аналітична записка має на меті інформування керівництва Мін'юсту Росії (територіального органу) про проблеми, що вимагають прийняття управлінських рішень.

Аналітична записка оформляється на стандартних аркушах паперу формату А4 шрифтом Times New Roman № 14 і адресується конкретній посадовій особі.

Реквізитами аналітичної записки є адресат, найменування

структурного підрозділу (посада цивільного службовця), який підготував записку, найменування виду документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту, підпис. Реквізити доповідної записки оформляються в порядку, передбаченому для службової записки.

Текст аналітичної записки складається з трьох смислових частин:

в першій частині дається характеристика проблеми;

у другій частині наводиться короткий аналіз суті проблеми з виявленням причин, що породили її, розглядаються можливі варіанти вирішення;

третя частина містить висновки та пропозиції про конкретні дії, які, на думку укладача, необхідно вжити.

8) Візи посадових осіб, до яких у разі необхідності узгоджується записка, відмітка про виконавця оформляються в порядку, передбаченому підпунктом "б" пункту 14 і пунктом 19 підрозділу 3.2.4 Інструкції відповідно.

У випадку, якщо в записці пропонується дати доручення структурним підрозділам Мін'юсту Росії (територіального органу), вона повинна бути завізована всіма керівниками структурних підрозділів, яким планується дати доручення, чи курирують ці структурні підрозділи заступниками Міністра.

3.3.6.7 Договори (угоди), контракти

1) Договори (угоди), контракти ¹⁹ із зарубіжними організаціями, федеральними органами виконавчої влади, іншими державними органами Російської Федерації, інші публічно-правові договори оформляються в кількості примірників, відповідному числу сторін, за правилами і зразкам, встановленим нормативними правовими актами для конкретних видів договорів, потім візуються виконавцями, керівниками зацікавлених структурних підрозділів Мін'юсту Росії (територіального органу), заступниками Міністра відповідно до розподілу обов'язків, редагуються у Департаменті організації та контролю і представляються на підпис Міністру або його заступнику відповідно до розподілу обов'язків директором Департаменту управління справами.

Договори, підготовлені іншими федеральними органами виконавчої влади, передаються на експертизу до структурних підрозділів Мін'юсту Росії (територіального органу) відповідно до їх компетенції фінансово-господарські договори в Мін'юсті Росії передаються до Департаменту управління справами), потім оформляються, візуються і підписуються в аналогічному порядку.

2) Фінансово-господарські та інші цивільно-правові договори (державні контракти) оформляються Департаментом управління справами (структурним підрозділом територіального органу, який здійснює забезпечення фінансово-господарської діяльності) у кількості примірників, відповідному числу сторін, за правилами і зразкам, встановленим нормативними правовими актами для конкретних видів договорів, потім візуються виконавцем, директором Департаменту управління справами (керівником структурного підрозділу територіального органу, що здійснює забезпечення фінансово-господарської діяльності) і подаються на підпис заступнику Міністра, який курирує фінансово-господарську діяльність (начальнику територіального органу), або уповноваженому цивільному службовцю.

3) Службові контракти (трудові договори) оформляються Департаментом державної служби і кадрів у двох примірниках за правилами і зразкам, встановленим Федеральним законом від 27.07.2004 № 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації» (Відомості Верховної Ради України, 2004, № 31, ст. 3215), Трудовим кодексом Російської Федерації (Відомості Верховної Ради України, 2002, № 1 (ч. 1), ст. 3), Указом Президента Російської Федерації від 16.02.2005 № 159 «Про приблизною формі службового контракту про проходження державної цивільної служби Російської Федерації та заміщення посади державної цивільної служби Російської Федерації »(Відомості Верховної Ради України, 2005, № 8, ст. 629) та іншими нормативними правовими актами, потім підписуються цивільним службовцям та представником наймача, після чого завіряються в Департаменті організації та контролю відбитком мастичної печатки з відтворенням Державного герба Російської Федерації.

Один примірник службового контракту (трудового договору) передається цивільному службовцю (працівникові), другий поміщається в його особиста справа відповідно до номенклатури справ Мін'юсту Росії.

4) Договори (угоди) оформляються на стандартних аркушах паперу формату А4. Обов'язкові реквізити договорів (угод) оформлюються за правилами, передбаченими підрозділом 3.2.4 Інструкції.

3.3.6.8 Стенограма

Стенограма - дослівна запис доповідей і інших виступів на засіданнях колегії, нарадах, здійснена методом стенографії або аудіозапису. Стенограма ведеться в тому випадку, коли на обговорення засідань (нарад) виносяться важливі і найбільш складні питання, які можуть викликати суперечки. У стенограмі повинно бути вказано час (в годинах і хвилинах) початку та закінчення засідання або наради і час початку та закінчення виступу кожного, хто прийняв участь в обговоренні питань порядку денного.

Текст стенограми може складатися з двох частин: вступної та основної.

Остаточний текст стенограми складається на підставі зроблених на засіданні (нараді) стенографічних, звукових записів і представлених матеріалів (доповідей, довідок та ін), друкується на стандартних аркушах паперу формату А4 з заповненням всіх необхідних реквізитів.

Стенограма може фіксувати рішення про затвердження, схвалення і прийняття того чи іншого документа. У цьому випадку затверджений або прийнятий документ повинен додаватися до стенограми, мати посилання на орган, який затвердив або прийняв його, і дату рішення.

У стенограму включаються дослівно всі доповіді, промови, виступи, запитання.

Ініціали та прізвище доповідача (виступив) необхідно друкувати в називному відмінку з нового абзацу від лівої межі текстового поля.

Після прізвища ставиться тире і друкується дослівний текст доповіді (виступу).

Кожен виступив на засіданні (нараді) може переглянути і, якщо це необхідно, виправити, а потім завізувати стенограму свого виступу.

Розшифрована стенограма підписується головою та секретарем засідання (наради). Дата, проставлена ​​на стенограмі, повинна відповідати даті проведення засідання (наради). Стенограма засідання (наради) зберігається разом з іншими документами засідання (наради).

Якщо засідання записувалося на магнітну стрічку, розшифровувалося і був складений протокол, то магнітна стрічка зберігається у відповідному структурному підрозділі Мін'юсту Росії (територіального органу) до відпадання потреби.

Оформляється стенограма за правилами, передбаченими цією Інструкцією для оформлення протоколу.

3.3.6.9 Акт

1) Акт складається кількома цивільними службовцями та підтверджує встановлені факти або події, дії (акти перевірок, обстежень, ревізій і т.п.).

Підставою для складання акту може бути вказівка ​​Міністра (заступника Міністра, начальника територіального органу) або керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії (територіального органу).

2) Акти складаються колегіально (не менш ніж двома цивільними службовцями), а також комісіями, як постійно діючими, так і спеціально створюються за вказівкою Міністра (заступника Міністра). Склад таких комісій затверджується наказами (розпорядженнями) Мін'юсту Росії (територіального органу).

3) Акти реєструються у структурному підрозділі Мін'юсту Росії (територіального органу), який становив акт. Актів присвоюються порядкові номери в межах календарного року.

3.3.6.10 Довіреність

Довіреність підтверджує наявність у представника прав діяти від імені Мін'юсту Росії, а також визначає умови та межі реалізації цих прав. Довіреність оформляється на загальному бланку Мін'юсту Росії.

Оформлення довіреностей у Мін'юсті Росії здійснюється відповідно до статей 185 - 187 Цивільного кодексу Російської Федерації (Відомості Верховної Ради України, 1994, № 32, ст. 33), згідно з якими доручення незначна, якщо в ній не вказана дата її видачі. Термін дії довіреності не може перевищувати трьох років.

У тексті доручення вказуються такі відомості:

повне найменування Мін'юсту Росії;

прізвище, ім'я, по батькові, номер і серія паспорта, ким і коли виданий паспорт, адреса місця проживання, посада довіреної особи;

дані про підстави, що підтверджують повноваження Міністра;

зміст повноважень довіреної особи;

термін дії доручення.

Довіреність підписує Міністр або заступник Міністра, виконуючий його обов'язки. Вона реєструється і завіряється у Департаменті організації та контролю відбитком мастичної печатки з відтворенням Державного герба Російської Федерації.

3.3.6.11 Довідка

1) Довідки - це документи, що містять текстову та (або) табличну узагальнену інформацію з якого-небудь певного питання, про стан справ, характерні показники, опис і підтвердження фактів та подій.

2) Довідки бувають двох видів: довідки, що містять інформацію про факти та події службового характеру (інформаційні), та довідки, що видаються зацікавленим громадянам і установам для посвідчення юридичного факту (про підтвердження замещаемой посади, заробітної плати).

3) Інформаційна довідка готується цивільним службовцям за дорученням керівництва Мін'юсту Росії (територіального органу) або в порядку особистої ініціативи, оформляється на стандартних аркушах формату А4 і має реквізити: адресат, заголовок, текст, підпис і дату.

Оформлення реквізитів здійснюється відповідно до вимог, викладених у підрозділі 3.2.4 Інструкції.

IV. Організація документообігу

4.1 Основні принципи організації документообігу в Мін'юсті Росії та його територіальних органах

4.1.1 При організації документообігу в Мін'юсті Росії (територіальному органі) реалізується принцип централізації операцій з прийому та відправлення документів.

4.1.2 З метою маршрутизації руху кореспонденції (документів) в документообігу виділяються наступні документопотоки:

1) надходить документація (що входить);

2) відправляється документація (що виходить);

3) внутрішня документація (листування між структурними підрозділами Мін'юсту Росії (територіального органу).

З урахуванням технологічних особливостей обробки в складі основних документопотоков виділяються:

4.1.2.1 У складі вхідної та вихідної документації:

доручення Президента Російської Федерації, Уряду Російської Федерації (в тому числі що містяться в їхніх актах), доручення, що містяться в листах Адміністрації Президента Російської Федерації, Апарату Уряду Російської Федерації, парламентські та депутатські запити Державної Думи Федеральних Зборів Російської Федерації, звернення членів Ради Федерації; документи за підписом керівників федеральних органів виконавчої влади, Генеральної прокуратури Російської Федерації, Верховного Суду Російської Федерації, Вищого Арбітражного Суду Російської Федерації; документи з інших органів державної влади, органів місцевого самоврядування; документи з територіальних органів Мін'юсту Росії; документи з урядових і неурядових організацій зарубіжних країн ; повідомлення про злочини; звернення членів Громадської палати Російської Федерації, Уповноваженого з прав людини в Російській Федерації;

звернення керівників суб'єктів Російської Федерації; звернення громадян та організацій (їх представників), включаючи скарги на дії (бездіяльність) посадових осіб Мін'юсту Росії, його територіальних органів, федеральних служб; інші групи документів.

4.1.2.2 У складі внутрішніх документів:

організаційно-розпорядчі документи (накази, розпорядження, плани тощо);

документи колегіальних, дорадчих та консультативних органів Мін'юсту Росії та його територіальних органів (протоколи, рішення, матеріали до питань порядку денного колегії, наради тощо);

інші документи, що використовуються в процесі організації управління

та прийняття управлінських рішень (службові, пояснювальні, доповідні, аналітичні записки та ін.)

4.1.3 Узгодження проектів документів, що створюються в Мін'юсті Росії (територіальному органі), здійснюється в порядку, передбаченому в розділі III Інструкції.

4.1.4 У Мін'юсті Росії (територіальному органі) доставка і відправка документів здійснюється засобами поштового зв'язку, фельд'єгерського зв'язку, електрозв'язку, у виняткових випадках - кур'єром.

Поштовим зв'язком доставляються (відправляються) листи, посилки, бандеролі, друковані видання; фельд'єгерського зв'язком - термінова кореспонденція державних органів; електрозв'язком - факсимільні повідомлення, телеграми, телефонограми, електронні повідомлення.

4.2 Прийом і первинна обробка документів, що надійшли

4.2.1 Прийом кореспонденції, що надходить до Мін'юсту Росії (територіальний орган) у робочий час здійснюється відділом документаційного забезпечення Департаменту організації та контролю ²⁰ (відповідальним за діловодство територіального органу), за винятком звернень громадян, доставлених ними особисто або їх представниками:

4.2.1.1 Кореспонденція, доставлена ​​поштовим зв'язком, приймається з виконанням таких операцій:

1) кількість конвертів простий пошти звіряється з кількістю, зазначеним підрозділом поштового зв'язку в накладній;

2) наявність реєстрованих поштових відправлень перевіряється за записами поштових реєстрів;

3) факт прийому кореспонденції оформляється записом про прийом, завіряється підписом відповідального за діловодство і печаткою «Для документів» в накладній. У разі виявлення невідповідності відомостей накладної та поштових реєстрів з фактичною наявністю кореспонденції в обох екземплярах накладної оформляється відповідний запис.

4.2.1.3 Кореспонденція, доставлена ​​фельд'єгерем Державної фельд'єгерської служби Російської Федерації, приймається за описом кореспонденції, спрямованої фельд'єгерем, під розпис у ній, при доставці одиничних пакетів - під розпис у відривному талоні до пакету. Підпис про прийом засвідчується печаткою «Для документів».

4.2.1.4 Кореспонденція організації, доставлена ​​її представником, приймається з перевіркою повноважень представника (наявність довіреності, оформленої встановленим порядком, та документа, що посвідчує особу представника).

4.2.2 Кореспонденція, що надійшла у вечірній час (після 18 год. 00 хв. З понеділка по четвер, після 17 год. 00 хв. - У п'ятницю і в передсвяткові дні), ранковий час (до 09 год. 00 хв.) Робочих днів, у вихідні та святкові неробочі дні, приймається черговим у приймальні Міністра (черговим територіального органу) і в робочий час (з 09 год. 30 хв. до 10 год. 30 хв.) і, по можливості оперативно, передаються їм до Департаменту організації та контролю (відповідального за діловодство територіального органу) для реєстрації.

Про документи з позначками «Терміново», «Оперативно», що надійшли в неробочий час, черговий по засобам зв'язку інформує керівництво Мін'юсту Росії (територіального органу) і надалі діє відповідно до отриманих вказівок.

4.2.3 Документи, доставлені кур'єром безпосередньо в структурні підрозділи і посадовим особам Мін'юсту Росії (територіального органу), також у межах робочого часу дня отримання або на наступний робочий день (з 09 год. 30 хв. До 10 год. 30 хв.) Передаються ними до Департаменту організації та контролю (відповідального за діловодство територіального органу) для реєстрації.

4.2.4 Звернення громадянина (фізичної особи), доставлене ним особисто, приймається відділом по роботі із зверненнями громадян Департаменту організації та контролю ²¹ (відповідальним за діловодство територіального органу) з перевіркою документа, що посвідчує особу громадянина. Звернення громадянина, доставлене його представником, приймається з перевіркою повноважень представника (наявність довіреності, оформленої встановленим порядком, та документа, що посвідчує особу представника).

4.2.5 При відсутності документів, що підтверджують повноваження представника громадянина або організації, йому пропонується опустити документи в передбачений на цей випадок скриньку для кореспонденції, встановлений на вході в службове приміщення Мін'юсту Росії (територіального органу).

4.2.6 Кореспонденція, що надходить до Мін'юсту Росії (територіальний орган) у робочий час проходить первинну обробку і передається на реєстрацію в день надходження, при надходженні в неробочий час - на наступний робочий день.

Первинна обробка кореспонденції, що надходить до Мін'юсту Росії (територіальний орган) здійснюються з виконанням таких операцій:

4.2.6.1 Перед розкриттям конвертів (упаковки) перевіряється відсутність на них ушкоджень і пошкоджень вкладень, а також правильність доставки і наявність на конвертах (упаковці) грифа обмеження доступу до документа («Таємно», «Для службового користування», «Заявка на участь у відкритому конкурсі, аукціоні ... (найменування конкурсу, аукціону). Конверт не розкривати до ... (... годину .... хв.) »,« Особисто »та ін) або позначки« Терміново »(« Оперативно »та ін.)

4.2.6.2 Конверти (бандеролі, посилки) з грифом «Секретно» у фельд'єгеря, або у чергового в приймальні Міністра (чергового територіального органу) відповідальним за діловодство не приймаються, при виявленні подібних в числі прийнятих - без розтину негайно передаються по реєстру в відділ по захист державної таємниці Департаменту організації та контролю ²² (відповідального за ведення секретного діловодства в територіальному органі Мін'юсту Росії).

4.2.6.3 Конверти із заявками на участь у відкритих конкурсах, аукціонах без розтину за реєстром передаються до Департаменту управління справами (підрозділ територіального органу, що здійснює забезпечення фінансово-господарської діяльності).

4.2.6.4 Конверти з позначкою «Особисто» без розтину за реєстром передаються адресату.

4.2.6.5 Конверти, що надійшли з органів державної влади, з позначкою «Терміново» («Оперативно») розкриваються негайно. Документи, вкладені в них, передаються на реєстрацію позачергово і протягом години після реєстрації направляються для доповіді Міністру (його заступникам).

4.2.6.6 Помилково доставлена ​​поштовим зв'язком кореспонденція повертається підрозділу поштового зв'язку з позначкою «повернення» в накладній на передачу поштових відправлень або пересилається належному адресату, якщо відомий його адресу.

Кореспонденція, помилково доставлена ​​фельд'єгерем, не приймається.

В описі кореспонденції, спрямованої фельд'єгерем, в цьому випадку оформляється відповідний запис, заверяемая печаткою «Для документів».

4.2.6.7 Після вилучення конвертів з грифом обмеження доступу та помітками, зазначеними в підпунктах 4.2.6.2, 4.2.6.3, 4.2.6.4 та 4.2.6.5 пункту 4.2.6 Інструкції, а також конвертів із зверненнями громадян і помилково доставленої кореспонденції викриваються все залишилися конверти (пакети, упаковка).

Звернення громадян у Мін'юсті Росії передаються за реєстром до відділу по роботі із зверненнями громадян Департаменту організації та контролю без розкриття конвертів.

4.2.6.8 При розкритті конвертів (пакетів, упаковки) за відомостями, зазначеним на них або в опису вкладення перевіряється наявність документів з відповідними номерами і всіх названих у документах додатків, а також виробляється сортування документів на підлеглі і не підлягають реєстрації, виділення документів, адресованих безпосередньо в структурні підрозділи Мін'юсту Росії (територіального органу).

Не підлягає реєстрації наступна вхідна кореспонденція (фіксується тільки дата її надходження):

копії документів, у тому числі отримані з використанням електрозв'язку;

довідкова інформація, надіслана до відома;

вітальні листи та телеграми;

запрошення;

друковані видання (книги, журнали, бюлетені тощо);

надійшли без супровідного листа: бухгалтерські документи (рахунки на оплату товарів і послуг, платіжні доручення, накладні, касові чеки тощо);

заяви громадян про прийом на роботу, заяви цивільних службовців про звільнення (про переведення, надання відпустки і за іншими кадрових питань) - передаються за реєстром відповідальному за діловодство в Департаменті державної служби і кадрів (кадрового підрозділу територіального органу);

форми статистичної звітності.

4.2.6.9 При відсутності у конверті документа або додатків до нього, розбіжності реєстраційних номерів, а також при невиправному пошкодженні документів складається акт:

при відсутності документа (окремих аркушів документа) або при його невиправному пошкодженні - у двох примірниках: перший - з конвертом (з конвертом і неповним документом або з невиправно пошкодженим документом) долучається до накладної (реєстру) на документи, що поступили і поміщається у відповідне номенклатурне справу Департаменту організації та контролю (територіального органу), другий - з копією конверта (з копіями конверта і неповного документа або невиправно пошкодженого документа) направляється відправнику документа;

при відсутності додатка до документа - в трьох примірниках: перший - з копією документа долучається до накладної (реєстру) на документи, що поступили і поміщається у відповідне номенклатурне справу Департаменту організації та контролю (територіального органу), другий - разом з некомплектним документом направляється адресату в порядку інформації без реєстрації, третій - з копією некомплектного документа направляється відправнику документа.

В акті обов'язково вказуються посада, прізвище та ініціали особи, виявило конверт, дата, години та хвилини розтину, відомі реквізити (реєстраційний вихідний номер, дата і заголовок) відсутнього або невиправно пошкодженого документа. У Мін'юсті Росії акт стверджує директор Департаменту організації та контролю (заступник директора, виконуючий його обов'язки), підписують начальник відділу документаційного забезпечення і цивільний службовець, який відкрив конверт.

4.2.6.10 Конверти вхідних документів, як правило, знищуються

по закінченню тижневого терміну, за винятком випадків, коли лише з конверта може бути встановлений адресу відправника і дата відправлення документа. У зазначених випадках конверти зберігаються і додаються до документів.

4.3 Попередній розгляд документів

4.3.1 З метою виділення з усього масиву кореспонденцію, що надійшла документів, що вимагають обов'язкового розгляду Міністром та його заступниками (начальником територіального органу), Департаментом організації та контролю (відповідальним за діловодство територіального органу) перед реєстрацією документів проводиться їх попередній розгляд (за зверненнями громадян - відділом листів та прийому громадян).

4.3.2 Прийняття рішення в ході попереднього розгляду про направлення документа, що поступив на винесення резолюції (доручення) Міністру або його заступникам відповідно до розподілу обов'язків грунтується на змісті документа, а не на адресуванні документа відповідній посадовій особі.

4.3.3 Для направлення керівництву Мін'юсту Росії виділяються такі надійшли документи:

4.3.3.1 Міністру: доручення Президента Російської Федерації, Уряду Російської Федерації (в тому числі що містяться в їхніх актах), доручення, що містяться в листах Адміністрації Президента Російської Федерації, Апарату Уряду Російської Федерації, парламентські та депутатські запити Державної Думи Федеральних Зборів Російської Федерації, звернення членів Ради

Федерації, а також документи за підписом керівників федеральних органів виконавчої влади, Генеральної прокуратури Російської Федерації, Верховного Суду Російської Федерації, Вищого Арбітражного Суду Російської Федерації, звернення членів Громадської палати Російської Федерації, Уповноваженого з прав людини в Російській Федерації, звернення керівників суб'єктів Російської Федерації, відносяться до діяльності Мін'юсту Росії надійшли до Мін'юсту Росії федеральні конституційні закони, федеральні закони, укази та розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Уряду Російської Федерації, постанови Державної Думи та Ради Федерації Федеральних Зборів Російської Федерації, а також кореспонденція, що містить інформацію про злочини, і скарги, подані в порядку підлеглості, на дії (бездіяльність) заступників Міністра, директорів федеральних служб, начальників територіальних органів та установ Мін'юсту Росії, інші документи, за якими потрібно прийняття рішення Міністерством у відповідності із законодавчими та іншими нормативно-правовими актами.

4.3.3.2 Заступникам Міністра: документи, адресовані їм особисто, документи за підписом заступників керівників федеральних органів виконавчої влади та керівників їх структурних підрозділів, інші документи, адресовані керівництву Мін'юсту Росії, не зазначені у підпункті 4.3.3.1 пункту 4.3.3 Інструкції, а також кореспонденція, яка містить інформацію про злочини (заступнику Міністра, який курирує Департамент державної служби і кадрів), і скарги, подані в порядку підлеглості, на дії (бездіяльність) начальників територіальних органів Мін'юсту Росії, відповідно до розподілу обов'язків між Міністром і його заступниками.

4.3.4 У структурні підрозділи Мін'юсту Росії (територіального органу) направляються надійшли документи з питань, віднесених до їх відання, не підлягають розгляду керівництвом Мін'юсту Росії (територіального органу), а також документи, адресовані безпосередньо цим структурним підрозділам.

4.3.5 Попередній розгляд документів, що надійшли з електрозв'язку, здійснюється з такими особливостями:

надійшли телефонограм, телеграм і факсограм - за їхніми версіями, відтвореним на папері;

електронних повідомлень - як правило, на їхню електронним образам, відтворюваним на екрані монітора персонального комп'ютера оператора електронної пошти, у виняткових випадках - за їхніми версіями, відтвореним на папері.

4.4 Реєстрація документів, що надходять

4.4.1 надійшли до Мін'юсту Росії (територіальний орган) документи (за виключенням за змістом не відносяться до компетенції Мін'юсту Росії, особистого листування і документів, що не підлягають реєстрації, зазначених у підпункті 4.2.6.8 пункту 4.2.6 Інструкції), після їх попереднього розгляду незалежно від способу доставки передаються на реєстрацію.

4.4.2 Реєстрація документів, що надійшли провадиться в такі строки:

документів вищих органів державної влади з відмітками «Терміново», «Оперативно», документів з термінами виконання доручень в поточний або наступний день, а також документів організацій та звернень громадян, що містять інформацію про вчинені або підготовлювані злочини - негайно (не більше 1 години з моменту надходження);

звернень громадян, за винятком містять інформацію про вчинені або підготовлювані злочини - протягом трьох днів;

скарг, поданих у порядку підлеглості - не пізніше наступного дня з моменту надходження;

інших документів: надійшли в робочий час - у день надходження,

надійшли в неробочий час - на наступний робочий день.

4.4.3 Реєстрація документів, що надійшли провадиться в межах

документопотоков в СЕД шляхом створення електронних реєстраційних карток:

за зверненнями громадян - відділом по роботі із зверненнями громадян;

за документами органів державної влади, документам територіальних органів, документів організацій та ін - відділом документаційного забезпечення.

4.4.4 Перелік відомостей про документ, що використовуються з метою обліку та пошуку документів в СЕД і підлягають занесенню до електронну реєстраційну картку документа включає:

адресант (повне офіційне та скорочене найменування організації або прізвище, ініціали особи - відправника документа (на підставі бланка документа або у відповідності з даними, зазначеними у зверненні громадянина);

адресат (повне офіційне та скорочене найменування організації або прізвище, ініціали особи - одержувача документа (відповідно до реквізитом «Адресат» (пункт 10 підрозділу 3.2.4 Інструкції);

посаду, прізвище та ініціали особи, яка підписала документ (відповідно до реквізитом «Підпис» (пункт 15 підрозділу 3.2.4 Інструкції);

вид документа (відповідно із зазначенням виду документа на бланку документа або на підставі оцінки змісту документа);

дата документа (відповідно до дати, зазначеної в документі автором або на підставі поштового штемпеля на конверті, якщо в документі дата відсутня);

номер документа (у відповідності з номером, присвоєним документу автором);

дата надходження документа (дата, зазначена у позначці про надходження (вхідний штампі);

реєстраційний номер вхідного документа;

посилання на вихідний реєстраційний номер і дату документа (відповідно з відомостями, зазначеними у відповідному реквізиті);

найменування тексту (короткий зміст документа (заголовок до тексту);

індекс справи (індекс справи за номенклатурою справ, що вказує на місце зберігання документа);

відомості про переадресацію документа (на підставі резолюції на документі (реквізит «Вказівки щодо виконання»);

кількість аркушів основного документа;

кількість додатків;

загальна кількість аркушів додатків;

вказівки по виконанню документа (резолюція або доручення керівника, що визначає характер виконання документа і термін виконання);

посаду, прізвище та ініціали виконавця;

відмітка про конфіденційність (відповідно до реквізитом «Гриф обмеження доступу до документа» («Для службового користування», «Конфіденційно», «Комерційна таємниця» та ін.)

У залежності від виду документа перелік відомостей про документ може змінюватися як у бік його розширення, так і у бік скорочення шляхом установки електронної реєстраційної картки за видами документів.

4.4.5 З метою оптимізації процесу реєстрації надійшли до Мін'юсту Росії документів Департаментом організації та контролю спільно з Департаментом управління справами і з залученням інших структурних підрозділів Мін'юсту Росії розробляються і в міру необхідності коректуються класифікатори (довідники), що використовуються в СЕД:

видів документів;

структурних підрозділів;

посадових осіб;

виконавців;

кореспондентів;

предметно-тематичний (питань діяльності);

резолюцій (вказівок з виконання);

результатів виконання документів та ін

4.4.6 При реєстрації документів, що надходять, незалежно від способу їх доставки, на кожний реєстрований документ в СЕД створюється електронна реєстраційна картка, в якій поряд з іншими відомостями про документі вказується дата його надходження і формується вхідний реєстраційний номер документа, службовці унікальним ідентифікатором документа в СЕД.

Після створення та збереження електронної реєстраційної картки

документ включається в систему електронного документообігу шляхом приєднання до електронної реєстраційної картки із використанням технологій СЕД електронного образу документа, що надійшов на паперовому носії, чи надходження електронного документа.

4.4.7 Структура реєстраційного номера документа, що поступив включає:

4.4.7.1 При реєстрації звернення громадянина - порядковий номер документа у межах календарного року відповідно до черговості надходження документів даного виду та реєстрації їх у розділі «Звернення громадян» СЕД, який доповнюється через косу риску двома останніми цифрами позначення поточного року. Якщо від громадянина протягом року надходить кілька звернень з одного й того ж питання, але з новими доказами, то за ними зберігається реєстраційний номер першого звернення, що доповнюється щоразу черговим номером звернення даного громадянина в поточному році, зазначеним у круглих дужках, наприклад: 1038 / 10 (2) - для другого звернення. Для виявлення повторності звернень громадян використовується класифікатор кореспондентів розділу «Звернення громадян» СЕД.

4.4.7.2 При реєстрації інших документів, за винятком звернень громадян - порядковий номер документа у межах календарного року відповідно до черговості надходження документів та реєстрації їх у розділі «Вхідні» СЕД, який для окремих видів документів доповнюється через дефіс індексом справи за номенклатурою справ ( грифом обмеження доступу до документа, кодом за класифікаторами кореспондентів, видів документів тощо).

4.4.8 На документах, які надійшли на паперовому носії інформації та підлягають реєстрації, після створення і збереження електронної реєстраційної картки в нижньому правому куті першого аркуша документа друкується відмітка про надходження із зазначенням дати надходження і вхідного реєстраційного номера документа, службовців унікальними ідентифікаторами документа, або проставляється рукописно у відтиску штампа встановленого зразка.

4.4.9 Електронний образ документа, що надійшов на паперовому носії та зареєстрованого в СЕД, створюється відділом документаційного забезпечення, виконанням операції сканування документа в графічному форматі.

Перед скануванням документа на першому його аркуші, у правому верхньому куті друкується, або наноситься іншим способом унікальний штрих-код, що дозволяє ідентифікувати документ і використовується в СЕД для приєднання електронного образу документа, що надійшов на паперовому носії, до електронної реєстраційної картки даного документа з використанням технологій СЕД.

Не створюється і не приєднується до електронної реєстраційної картки електронний образ документа, що містить відомості конфіденційного характеру.

4.4.10 надійшов електронний документ (електронний образ документа) приєднується до його електронної реєстраційної картки із використанням технологій СЕД.

При необхідності, користувачем СЕД може створюватися копія електронного документа на паперовому носії. На першому аркуші створеної

таким чином копії документа відтворюються передбачені пунктами 4.4.8, 4.4.9 Інструкції, відмітка про надходження та штрих-код, службовці ідентифікаторами документа.

4.5. Порядок розгляду документів, що надійшли керівництвом Мін'юсту Росії та доведення документів, що надійшли до виконавців

4.5.1 Документи, що надійшли передаються на розгляд Міністру, цивільним службовцям тільки після реєстрації. У виняткових випадках, коли документ надійшов безпосередньо Міністру (його заступнику) та розглянуто їм до реєстрації, документ секретарем Міністра (секретарем його заступника) передається до Департаменту організації та контролю для реєстрації та організації його руху відповідно до доручення по виконанню документа.

4.5.2 Зареєстровані надійшли документи передаються Департаментом організації та контролю:

секретарю Міністра для доповіді Міністру - протягом дня, але не пізніше 15 год. 00 хв. або іншого часу, встановленого Міністром;

референтам заступників Міністра через секретарів заступників Міністра для доповіді заступникам Міністра - протягом дня, але не пізніше 16 час.00 хв.;

відповідальним за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії для доповіді керівникам структурних підрозділів - протягом робочого часу.

Термінова кореспонденція передається протягом однієї години з моменту надходження.

4.5.3 Час щоденної доповіді документів референтами заступників Міністра та відповідальними за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії встановлюється відповідно заступниками Міністра та керівниками відповідних структурних підрозділів Мін'юсту Росії.

4.5.4 Документи, що надійшли на паперовому носії, передаються цивільними службовцями Департаменту організації та контролю секретарю Міністра, секретарям заступників Міністра, а також відповідальним за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії за реєстрами встановленої форми.

Секретарі заступників Міністра у свою чергу передають документи референтам заступників Міністра за реєстрами встановленої форми.

Електронні реєстраційні картки з прикріпленими електронними образами зазначених документів за допомогою технологій СЕД направляються Департаментом організації та контролю на робочі станції секретаря Міністра, секретарів і референтів заступників Міністра, відповідальних за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії, а також на робочі станції Міністра, заступників Міністра, керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії відповідно до здійсненого раніше розподілом.

4.5.5 Документи, що надійшли в електронному вигляді, разом з їх електронними реєстраційними картками за допомогою технологій СЕД направляються Департаментом організації та контролю на робочі станції секретаря Міністра, секретарів і референтів заступників Міністра, відповідальних за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії, а також на робочі станції Міністра, заступників Міністра, керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії відповідно до здійсненого раніше розподілом.

При необхідності секретарем Міністра, секретарями та референтами заступників Міністра може створюватися копія електронного документа на паперовому носії, на першому аркуші якої відтворюється відмітка про наявність документа в порядку, передбаченому пунктом 4.4.8 Інструкції.

4.5.6 Вивчення документів, що надійшли і введення у відповідному діалоговому вікні електронної реєстраційної картки документа проектів доручень з виконання документа проводиться:

для документів, переданих на доповідь Міністру - Департаментом організації та контролю;

для документів, переданих на доповідь заступникам Міністра - референтами заступників Міністра або за дорученням заступників Міністра, їх секретарями;

для документів, переданих на доповідь керівникам структурних підрозділів Мін'юсту Росії - відповідальними за діловодство у відповідних структурних підрозділах.

До документів, що надійшли на паперовому носії, додатково додаються проекти вказівок з виконання документів, оформлені на окремих аркушах паперу:

для Міністра - Департаментом організації та контролю;

для заступників Міністра - референтами (секретарями) заступників Міністра;

для керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії - відповідальними за діловодство у відповідних структурних підрозділах.

У проект доручення по виконанню документа включаються: прізвища та ініціали посадових осіб, яким даються доручення, зміст доручення, а також, при необхідності, термін виконання доручення. Проект вказівки по виконанню документа, оформлений на аркуші паперу, додатково повинен містити реєстраційний номер документа, що поступив, ініціали та прізвище Міністра (заступника Міністра, керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії), дату доручення.

4.5.7 Після розгляду документів, що надійшли Міністр (заступник Міністра) передає секретарю документи, оформлені на паперовому носії, із підписаними вказівками щодо їх виконання, а також, при необхідності, доручає йому внести зміни в електронні реєстраційні картки документів, як надійшли на паперовому носії, так і надійшли в електронному вигляді, в частині, що стосується уточнення доручення щодо виконання документа.

В аналогічному порядку керівники структурних підрозділів Мін'юсту Росії передають документи після розгляду відповідальним за діловодство у відповідних структурних підрозділах.

Міністр, заступники Міністра, керівники структурних підрозділів Мін'юсту Росії має право особисто внести зміни в електронні реєстраційні картки розглянутих ними документів у частині, що стосується уточнення доручень щодо їх виконання.

4.5.8 Секретар Міністра, секретарі заступників Міністра, а також відповідальні за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії, відповідно до доручень Міністра, заступників Міністра, керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії відповідно вносять, при необхідності, зміни в електронні реєстраційні картки розглянутих зазначеними посадовими особами документів і передають документи відповідно до доручень щодо їх виконання:

4.5.8.1 Секретар Міністра, секретарі заступників Міністра документи, виконані на паперовому носії, заступнику Міністра з дорученням Міністра, а також структурному підрозділу Мін'юсту Росії до доручення Міністра або заступника Міністра - до Департаменту організації та контролю для подальшої передачі головному виконавцю.

4.5.8.2 Відповідальні за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії відповідно до доручень керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії документи, виконані на паперовому носії, - цивільним службовцям - головним виконавцям.

4.5.8.3 Одночасно головному виконавцю з використанням технологій СЕД пересилаються електронні реєстраційні картки переданих документів з прикріпленими до них електронними образами документів.

Співвиконавцям направляються електронні реєстраційні картки зазначених документів з прикріпленими до них електронними образами документів.

При необхідності співвиконавцями може самостійно створюватися копія електронного документа на паперовому носії, на першому аркуші якої відтворюється відмітка про наявність документа в порядку, передбаченому пунктом 4.4.8 Інструкції.

У разі, якщо електронний образ документа не створювався, Департамент організації та контролю забезпечує передачу співвиконавцям копії документа на паперовому носії. У цьому випадку тиражування здійснюється з дотриманням вимог нормативних правових актів Російської Федерації, що регулюють порядок поводження з документами, що містять відомості, що становить державну таємницю, та інформацію обмеженого поширення.

4.5.8.4 Документи, що надійшли в електронному вигляді, направляються головним виконавцям і співвиконавцям разом з електронними реєстраційними картками без перенесення на паперовий носій. Якщо для доповіді Міністру (заступникам Міністра, керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії) електронний документ переносився на паперовий носій у порядку, передбаченому пунктом 4.5.5 Інструкції, то копія документа на паперовому носії направляється головному виконавцю в порядку, передбаченому підпунктами 4.5.8.1 і 4.5. 8.2 пункту 4.5.8 Інструкції.

4.5.8.5 Документи, що містять інформацію про злочини незалежно від способу їх доставки, до доручень Міністра, а також заступника Міністра, який курирує Департамент державної служби і кадрів, передаються до Департаменту державної служби і кадрів (при необхідності і в інші структурні підрозділи Мін'юсту Росії) у порядку, передбаченому підпунктом 4.5.8.1 Інструкції, негайно.

4.5.8.6 надійшли до Мін'юсту Росії проекти актів (їх копії) та інші документи, що надійшли до Мін'юсту Росії на узгодження, передаються на розгляд та розглядаються у порядку, встановленому пунктами 6.6 - 6.9 Регламенту Міністерства юстиції Російської Федерації, затвердженого наказом Мін'юсту Росії 27.01.2010 № 8 (зареєстрований в Мін'юсті Росії 28.01.2010, реєстраційний № 16096).

4.5.9 Документ, що надійшов для виконання, передається з одного структурного підрозділу Мін'юсту Росії в інше не пізніше однієї доби з моменту його надходження:

4.5.9.1 Якщо діяльність структурних підрозділів курується різними заступниками Міністра - на підставі рішення Міністра, зафіксованого в дорученні у виконанні документа, прийнятого за вмотивованим усного або письмового доповіді заступника Міністра, який курирує структурний підрозділ, ініціювати передачу документа.

4.5.9.2 Якщо діяльність структурних підрозділів курирує один заступник Міністра - на підставі рішення заступника Міністра, зафіксованого в дорученні у виконанні документа, прийнятого за вмотивованим доповіді керівника структурного підрозділу, який ініціював передачу документа.

4.5.10 Документи, що надійшли на паперовому носії, передаються для виконання в інший структурний підрозділ Мін'юсту Росії тільки через Департамент організації та контролю.

4.5.11 Відповідальний за діловодство в структурному підрозділі, який ініціював передачу документа на виконання в інший структурний підрозділ Мін'юсту Росії, повідомляє про прийняте рішення Департамент організації та контролю щодо документів, виконання яких перебуває на контролі Міністра:

за зверненнями громадян - відділ по роботі із зверненнями громадян;

по іншим документам - відділ документаційного забезпечення.

4.5.12 На підставі доручення Міністра або заступника Міністра про передачу документа на виконання в інший структурний підрозділ Мін'юсту Росії цивільні службовці відділу по роботі із зверненнями громадян або відділу документаційного забезпечення вносять в електронну реєстраційну картку документа відомості про зміну в русі документа.

Внесення відомостей у електронну реєстраційну картку документа про зміну в русі документа іншим цивільним службовцям забороняється.

4.6 Організація роботи з відправляються документами

4.6.1 За складання та оформлення вихідного документа відповідно до правил, передбачених розділом III Інструкції, своєчасне подання проекту документа, при необхідності, в редакторську групу відділу документаційного забезпечення, за внутрішнє узгодження проекту документа, а, при необхідності, і зовнішнє узгодження з іншими державними органами (організаціями) відповідає виконавець, а також керівник структурного підрозділу Мін'юсту Росії - виконавця документа.

4.6.2 Проекти вихідних документів Мін'юсту Росії готуються на бланках встановленої форми. Для відправки документів, що не мають адресної частини, готуються супровідні листи.

4.6.3 Проект вихідного документа візується виконавцем, керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії - виконавця документа, при необхідності іншими посадовими особами Мін'юсту Росії. Візи оформляються у відповідності з правилами, передбаченими у підпункті «б» пункту 14 підрозділу 3.2.4 та пункті 3 підрозділи 3.3.6.5 Інструкції.

4.6.4 Виконавець до подання проекту вихідного документа на підпис перевіряє правильність оформлення документа і його адресування, наявність необхідних віз, додатків, при необхідності - відмітки редактора, довідок або пояснювальних записок, які роз'яснюють зміст підготовленого документа, покажчика розсилки документа.

4.6.5 На підпис уповноваженій посадовій особі Мін'юсту Росії представляється перший примірник вихідного документа, оформлений з використанням бланка, і другий - візовий примірник документа, оформлений на стандартних аркушах паперу формату А4, з додатком, при необхідності, пояснюючих довідкових матеріалів або документів. У випадку, коли документ підлягає направленню декільком адресатам (від двох до чотирьох включно) кількість примірників вихідного документа, оформлених з використанням бланка, має відповідати кількості адресатів.

4.6.6 Виконавець передає проект вихідного документа для підпису:

Міністром - секретарю Міністра;

заступниками Міністра - референтам заступників Міністра через секретарів заступників Міністра.

У зазначених випадках передача документів здійснюється виконавцем за реєстром встановленої форми.

За погодженням з Міністром проект вихідного документа може бути повідомлений йому для підпису особисто заступником Міністра, який курирує структурний підрозділ Мін'юсту Росії, яка виконала проект документа, або керівником зазначеного структурного підрозділу.

За погодженням із заступником Міністра проект вихідного документа може бути повідомлений йому для підпису особисто керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії, який виконав проект документа.

4.6.7 Проект вихідного документа видається для підпису керівнику структурного підрозділу Мін'юсту Росії (начальнику територіального органу) через відповідального за діловодство в структурному підрозділі (територіальному органі) або в іншому порядку, визначеному керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії (начальником територіального органу).

4.6.8 Проект документа, підписаний Міністром (заступником Міністра, керівником структурного підрозділу, начальником територіального органу), передається через секретаря (через відповідального за діловодство в структурному підрозділі (територіальному органі) виконавцю для підготовки до реєстрації.

Не підписаний проект документа із зауваженнями повертається виконавцю в аналогічному порядку для доопрацювання.

4.6.9 Виконавець перевіряє комплектність підписаного проекту вихідного документа (наявність листів основного тексту і зазначених додатків), додає до неї вхідний документ, що послужив підставою для його підготовки, а також, при необхідності, покажчик розсилки документа і передає проект документа відповідальному за діловодство в структурному підрозділі (територіальному органі), для реєстрації.

4.7 Реєстрація відправляються документів

4.7.1 Реєстрація відправляються документів ведеться у відповідності з виділеними документопотоками і здійснюється в день їх підписання (затвердження) або на наступний робочий день не пізніше 11 год. 00 хв.

4.7.2 Відправляються документи реєструються в групі «Вихідні документи» («Вихідні на звернення громадян») єдиної бази даних СЕД:

відділом документаційного забезпечення - документів, підписаних Міністром, заступниками Міністра, цивільними службовцями Департаменту організації та контролю;

відповідальними за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії - цивільними службовцями відповідних структурних підрозділів Мін'юсту Росії.

При реєстрації відправляється документа в СЕД створюється електронна реєстраційна картка документа, в яку заносяться з урахуванням вимог пункту 4.4.4 Інструкції відомості про реєстроване документі, використовуються для обліку, пошуку, зберігання і використання документів.

У випадку, якщо в пересилають документі дається відповідь або якщо відправляється документ підготовлений на підставі іншого документа, внесення в електронну реєстраційну карту відправляється документа посилання на дату і реєстраційний номер документа, на підставі яких підготовлено відправляється документ, є обов'язковою.

4.7.3 Після заповнення та зберігання електронної реєстраційної картки відправляється документа цивільні службовці відділу документаційного забезпечення і відповідальні за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії, проставляють на оригіналі документа, виконаного на паперовому носії, в реквізитах бланку і на його візовий примірнику (для електронного документа - в шаблоні бланка) реєстраційний номер документа і дату реєстрації, а також включають зареєстрований відправляється документ у систему електронного документообігу шляхом приєднання до електронної реєстраційної картки із використанням технологій СЕД електронного образу відправляється документа, виконаного на паперовому носії, або електронного документа в порядку, аналогічному передбаченому в пункті 4.4.9 Інструкції.

При цьому електронний образ документа, що відправляється на паперовому носії та зареєстрованого в СЕД, створюється у Департаменті організації та контролю та інших структурних підрозділах Мін'юсту Росії виконанням операції сканування документа.

Перед скануванням документа на першому його аркуші, у правому верхньому куті друкується, або наноситься іншим способом унікальний штрих-код, що дозволяє ідентифікувати документ і використовується в СЕД для приєднання електронного образу документа, що надійшов на паперовому носії, до електронної реєстраційної картки даного документа з використанням технологій СЕД:

- Документів, підписаних Міністром, заступниками Міністра, цивільними службовцями Департаменту організації та контролю - відділом документаційного забезпечення;

- Документів, підписаних цивільними службовцями структурних підрозділів Мін'юсту Росії, - відповідальними за діловодство у відповідних структурних підрозділах Мін'юсту Росії.

Не створюється і не приєднується до електронної реєстраційної картки електронний образ документа, що містить відомості конфіденційного характеру.

4.7.4 Структура реєстраційного номера відправляється документа визначена у підпункті 3 пункту 3.3.6.5 Інструкції. При його формуванні можуть бути використані класифікатори СЕД, зазначені в пункті 4.4.5 Інструкції.

4.7.5 Доручення на право здійснення дій від імені Мін'юсту Росії, представлення її інтересів у державних, громадських і судових органах, в організаціях, оформлені відповідно до пункту 3.3.6.10 Інструкції, реєструються відділом документаційного забезпечення в СЕД.

Реєстраційний номер довіреності складається з індексу Мін'юсту Росії, літерного літера «Д», індексу структурного підрозділу Мін'юсту Росії, який підготував проект доручення, порядкового номера довіреності в СЕД в групі документів «Доручення», літерного літера, складеного з перших букв імені і прізвища Міністра. Складові частини реєстраційного номера поділяються косою рисою або дефісом, наприклад, 12/Д-08-27-АК, де:

12 - індекс Мін'юсту Росії;

Д - ознака групи документів «Доручення»;

05 - індекс структурного підрозділу Мін'юсту Росії, який підготував проект довіреності (у прикладі відповідає Департаменту організації та контролю);

27 - порядковий номер документа в єдиній електронній базі даних з реєстрації довіреностей в СЕД;

АК - літерний літер, доданий під час реєстрації довіреності, підписаної Міністром, складений з перших літер його імені та прізвища (А. Коновалов).

4.7.6 Зареєстровані відправляються документи, оформлені на паперовому носії, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії передаються до відділу документаційного забезпечення для перевірки правильності оформлення і реєстрації документа, комплектності документа та відповідності кількості примірників документа вказівником розсилки.

Неправильно оформлені документи повертаються відповідальній за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії для доопрацювання, правильно оформлені документи передаються до групи експедиції для підготовки до відправки адресатам.

Візові екземпляри відправляються документів після перевірки повертаються відповідальним за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії для приміщення у справи відповідно до номенклатури справ.

Зареєстрований оригінал довіреності видається під розпис представнику (довіреній особі), а його завізована копія міститься

в номенклатурне справу у відділі документаційного забезпечення.

Зареєстровані оговтується документи, підготовлені в електронному вигляді, направляються до відділу документаційного забезпечення для перевірки разом з електронною реєстраційною карткою. Про результати перевірки цивільні службовці відділу документаційного забезпечення повідомляють відповідального за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії.

4.8 Відправлення документів

4.8.1 Відправлення вихідних документів випускає група експедиції відділу документаційного забезпечення ^23.

Документи, що підлягають відправці, виконані на паперовому носії, передаються в експедицію для відправки відповідальним за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії за реєстрами встановленого зразка. Документи, оформлені в електронному вигляді, - з використанням технологій СЕД або на знімному носії інформації.

4.8.2 Документи підлягають відправці в день їх реєстрації або на наступний робочий день. Термінова кореспонденція відправляється в першу чергу.

4.8.3 Експедиція виробляє сортування документів за способом відправлення (проста пошта, реєстровані відправлення з повідомленням і без нього, документи, що підлягають відправці фельд'єгерською поштою, міжнародна пошта):

4.8.3.1 Документи, підписані Міністром або заступниками Міністра, направляються до Адміністрації Президента Російської Федерації, Уряд Російської Федерації, Апарат Уряду Російської Федерації, Рада Федерації і Державної Думи Федеральних Зборів Російської Федерації, Рада Безпеки Російської Федерації, Рахункову палату Російської Федерації ^24; в інші федеральні органи державної влади; службові листи і організаційно-розпорядчі документи, що направляються в територіальні органи; документи, що мають позначку про конфіденційність «Для службового користування» відправляються фельд'єгерського зв'язком.

4.8.3.2 Документи, призначені для відправлення дипломатичною поштою, передаються до відділу по захисту державної таємниці Департаменту організації та контролю.

4.8.3.3 Документи, не передбачені підпунктами 4.8.3.1 і 4.8.3.2 пункту 4.8.3 Інструкції, відправляються поштового і телеграфним зв'язком.

Обробка документів для відправлення поштової зв'язком здійснюється експедицією у відповідності з Правилами надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 15.04.2005 № 221 (Офіційний вісник України, 2005, № 17, ст. 1556), документів, призначених для відправки телеграфної зв'язком - відповідно до Правил надання послуг телеграфного зв'язку, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 15.04.2005 № 222 (Офіційний вісник України, 2005, № 17 ст. 1557).

4.8.3.4 Реєстровані поштові відправлення, у тому числі з повідомленням про вручення адресату направляються за рішенням уповноважених посадових осіб Мін'юсту Росії.

4.8.4 Документи, що відправляються фельд'єгерського або поштовим зв'язком, проходять упаковку (документи, що направляються на одну адресу поштового (фельд'єгерського) зв'язком, викладаються в один конверт), адресування (при направленні документа більш ніж в 4 адреси - відповідно до покажчиком розсилки документа) , проставлення вартості поштових послуг та передачу на відправку фельд'єгеря або у відділення поштового зв'язку. При адресуванні на конвертах вказуються адресат, його поштову адресу та індекс.

4.8.5 Прості поштові відправлення передаються в поштове відділення за накладними, що фіксує кількість відправлених конвертів. Реєстровані поштові відправлення з повідомленням про вручення адресату і без нього передаються до поштового відділення за реєстрами встановленого зразка (форма 103), в яких відображаються відомості про адресата, реєстраційні номери відправляються документів, дата відправлення.

Документи, що відправляються фельд'єгерського зв'язком, передаються фельд'єгеря за реєстром встановленого зразка, в якому також відображаються відомості про адресата, реєстраційні номери відправляються документів, дата відправлення.

Реєстраційні номери відправляються документів також вказуються на конвертах, в які вони вкладені.

Накладні та реєстри на відправлення кореспонденції оформляються у двох примірниках, один з яких після відправки кореспонденції повертається в експедицію з відміткою оператора відділення поштового зв'язку, фельд'єгеря або іншої особи, що забезпечує відправку кореспонденції, і зберігається в номенклатурному справі Департаменту організації та контролю.

4.8.6 Документи, оформлені з порушенням вимог Інструкції, і кореспонденція неслужбового характеру експедицією до відправки не приймаються і повертаються відповідальній за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії.

4.8.7 Передача телеграм, факсограм, телефонограм та електронних повідомлень, переданих по системі міжвідомчого і відомчого електронного документообігу, здійснюється за допомогою засобів електрозв'язку.

4.8.8 Рішення про необхідність досилання адресату оригіналу документа на паперовому носії у випадку надсилання документа по факсимільному зв'язку або електронною поштою приймається структурним підрозділом Мін'юсту Росії - виконавцем документа за узгодженням з Департаментом організації та контролю.

4.9 Реєстрація та проходження внутрішніх документів

4.9.1 Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати порядку проходження відправляються документів, а на етапі виконання - документів, що надходять. Підготовлювані в Мін'юсті Росії проекти документів до моменту повного оформлення встановлених для них реквізитів та їх реєстрації є внутрішніми документами.

4.9.2 Після підписання керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії внутрішній документ, підготовлений на паперовому носії, або підготовлений в електронному вигляді за правилами, передбаченими підпунктом 7 пункту 3.3.6.5 Інструкції, передається відповідальному за діловодство в цьому структурному підрозділі, який виробляє його реєстрацію в розділі СЕД «Внутрішні документи» за видами документів. При реєстрації в електронну реєстраційну картку вносяться відомості про основні реквізити документа (відповідно до пункту 4.4.4 розділу 4.4 Інструкції), формується його реєстраційний номер, а також фіксується його проходження.

4.9.3 Зареєстрований внутрішній документ включається відповідальним за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії в систему електронного документообігу шляхом приєднання до електронної реєстраційної картки із використанням технологій СЕД електронного образу внутрішнього документа, виконаного на паперовому носії, або електронного документа в порядку, аналогічному передбаченому в пунктах 4.4 .9 і 4.4.10 розділу 4.4 Інструкції.

4.9.4 Реєстрація, облік і рух внутрішніх документів, оформлених у порядку, передбаченому розділом III Інструкції, здійснюється відповідальними за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії, а також цивільними службовцями відділу документаційного забезпечення та відділу по роботі зі зверненнями громадян.

Перший примірник внутрішнього документа на паперовому носії міститься в номенклатурне справу структурного підрозділу Мін'юсту Росії, в якому підготовлений документ.

Напрямок адресатам Мін'юсту Росії внутрішніх документів, за винятком наказів (розпоряджень), здійснюється структурним підрозділом - виконавцем документа з використанням технологій СЕД в безпаперовому варіанті без дублювання на паперовому носії.

У разі, якщо приєднати до електронної реєстраційної картки документа, виконаного на паперовому носії, його електронний образ з використанням технологій СЕД не представляється можливим у силу заборони, встановленого нормативним правовим актом Російської Федерації (наприклад, документи, що містять відомості, що становлять державну таємницю, або відомості конфіденційного характеру) такі документи відповідальним за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії передаються в інші структурні підрозділи Мін'юсту Росії за реєстром тільки через відділ документаційного забезпечення.

4.9.5 Накази (розпорядження) представляються виконавцями для реєстрації разом з оформленими покажчиками розсилки документа:

1) накази (розпорядження) по основній діяльності, а також накази про відрядження за межі території Російської Федерації і - до відділу документаційного забезпечення.

2) накази (розпорядження) з особового складу, в тому числі розпорядження про відрядження цивільних службовців на території Російської Федерації - у Департамент державної служби і кадрів.

4.9.6 Оригінали наказів (розпоряджень) з основної діяльності, а також накази про відрядження за межі території Російської Федерації, копії наказів (розпоряджень) з особового складу поміщаються в номенклатурні справи, які у Департаменті організації та контролю, справжні екземпляри наказів (розпоряджень) з особового складу - в номенклатурні справи Департаменту державної служби і кадрів.

4.9.7 Копії наказів (розпоряджень) з засвідчують написами, оформленими відповідно до розділу III Інструкції, завіреними печаткою Департаменту організації та контролю (Департаменту державної служби і кадрів), направляються адресатам відповідно з покажчиком розсилки. Покажчик розсилки поміщається в номенклатурне справу разом з копією наказу (розпорядження).

4.9.8 Договори (угоди) про організацію взаємодії та співпраці реєструються відділом документаційного забезпечення. Реєстрація договорів (угод) про організацію взаємодії і співробітництва здійснюється порядковою нумерацією в межах календарного року. При реєстрації на договорі вказуються номер та дата реєстрації, які вносяться в електронну реєстраційну картку. Підпис Міністра (заступника Міністра) на договорі (угоді) засвідчується відбитком мастичної печатки з відтворенням Державного герба Російської Федерації Департаментом організації та контролю.

4.9.9 Один примірник договору (угоди) поміщається в номенклатурне справу Департаменту організації та контролю відділом документаційного забезпечення, інші примірники направляються сторонам договору (угоди).

Копії договору (угоди) з засвідчує написом і печаткою Департаменту організації та контролю направляються адресатам відповідно з покажчиком розсилки. Покажчик розсилки поміщається в номенклатурне справу разом з відповідним договором (угодою).

4.9.10 Фінансово-господарські, інші цивільно-правові договори, після підписання реєструються і завіряються в Департаменті управління справами мастичної печаткою з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Один примірник договору Департаментом управління справами поміщається в номенклатурне справу, інші примірники через відділ документаційного забезпечення направляються сторонам договору.

4.9.11 Постанови колегіальних органів, протоколи дорадчих та консультативних органів Мін'юсту Росії оформляються секретарями зазначених органів і після підпису головуючим реєструються в СЕД.

Постанови колегіальних органів Мін'юсту Росії оголошуються наказом Мін'юсту Росії, протоколи дорадчих та консультативних органів Мін'юсту Росії доводяться виконавцям через єдину інформаційну мережу Мін'юсту Росії.

4.9.12 Методичні рекомендації реєструються в СЕД уповноваженим цивільним службовцям відділу документаційного забезпечення і після реєстрації скануються. Отриманий електронний образ прикріплюється до електронної реєстраційної картки, перший примірник методичних рекомендацій залишається на зберіганні у відділі документаційного забезпечення, а другий і наступні розсилаються відповідно до покажчиком розсилки з використанням СЕД.

4.9.13 Службові листи (доручення), підписані Міністром або його заступником, записки (службові, пояснювальні, доповідні, аналітичні), адресовані Міністру або його заступнику реєструються відділом документаційного забезпечення в розділі СЕД «Внутрішні документи» (рубрика «Службова записка»).

При реєстрації в електронну реєстраційну картку вносяться відомості про основні реквізити документа (відповідно до пункту 4.4.4 Інструкції), формується його реєстраційний номер, а також фіксується проходження документа. Реєстраційний номер складається з двох груп цифр і буквеного літера «вн», розділених дефісом: у першій групі цифр вказується індекс структурного підрозділу Мін'юсту Росії, який підготував проект внутрішнього документа, друга група цифр є порядковим номером документа, який формується при його реєстрації в СЕД єдиним лічильником документів рубрики «Службова записка».

Після реєстрації документ та додатки до нього скануються. Отриманий електронний образ прикріплюється до електронної реєстраційної картки, перший примірник документа залишається на зберіганні у відділі документаційного забезпечення і поміщається в номенклатурне справу, а другий і наступні розсилаються відповідно до покажчиком розсилки з використанням електронних розрахунків у структурні підрозділи Мін'юсту Росії в електронному вигляді без дублювання на паперовому носії.

4.9.14 Завершені в діловодстві внутрішні документи, виконані на паперовому носії, поміщаються в номенклатурні справи структурних підрозділів Мін'юсту Росії, виконані в електронному вигляді - в електронний архів.

4.9.15 Реєстрація та проходження внутрішніх документів в територіальному органі здійснюється аналогічно порядку реєстрації та проходження внутрішніх документів в Мін'юсті Росії.

4.10 Порядок обробки та обліку іноземної кореспонденції

4.10.1 Кореспонденція, що надходить в рамках надання міжнародної правової допомоги, а також у сфері міжнародного співробітництва з питань передачі засуджених при попередньому розгляді відділом документаційного забезпечення виділяється в групу документів, переданих на розгляд до Департаменту міжнародного права та співробітництва.

Інша іноземна кореспонденція при попередньому розгляді Департаментом організації та контролю виділяється в групу документів, що подаються на доповідь Міністру.

Організація підготовки перекладу та анотації на документи, що поступили здійснюється Департаментом міжнародного права та співробітництва. Переклад і анотація документа реєструється за тим же номером, що і що надійшов документ.

При необхідності залучення для підготовки перекладу спеціалізованих організацій оформлення замовлення і оплату виконаної роботи здійснює в установленому порядку Департамент управління справами.

4.10.2 надходить іноземна кореспонденція реєструються:

яка надається на доповідь Міністру - відділом документаційного забезпечення в порядку, передбаченому підрозділом 4.4 Інструкції;

передана на розгляд до Департаменту міжнародного права та співпраці - відповідальними за діловодство в Департаменті міжнародного права і співробітництва з дотриманням вимог, передбачених пунктами 4.4.2, 4.4.4, 4.4.6, підпункту 4.4.7.2 пункту 4.4.7, пунктів 4.4.8 , 4.4.9, 4.4.10 підрозділі 4.4 Інструкції.

Іноземна кореспонденція, що передається на реєстрацію і подальший розгляд до Департаменту міжнародного права і співробітництва вручається відділом документаційного забезпечення відповідального за діловодство в Департаменті міжнародного права та співробітництва за реєстром.

4.10.3 Після розгляду Міністром надходить іноземна кореспонденція до його доручення передається у структурні підрозділи Мін'юсту Росії - головні виконавці для розгляду і підготовки, при необхідності, проекту відповіді.

4.10.4 Відповіді, направляються адресатам, які перебувають в країнах Співдружності Незалежних Держав, оформляються російською мовою, в інших державах - як правило, англійською (візовий примірник відповіді оформляється на двох мовах: російською та англійською).

4.10.5 Документи, що надсилаються закордонним кореспондентам, готуються, подаються у встановленому порядку на доповідь Міністру або його заступникам, реєструються, а потім передаються для відправлення в порядку, встановленому для вихідних документів (підрозділ 4.7 Інструкції).

4.10.6 Відправлення міжнародної кореспонденції здійснюється в наступному порядку:

доставка службових відправлень до адресатів, розташованих в столицях держав - учасниць Співдружності Незалежних Держав, здійснюється Державною фельд'єгерською службою Російської Федерації з діючих маршрутів Міжурядової фельд'єгерського зв'язку;

доставка міжнародної кореспонденції в інші іноземні держави здійснюється Департаментом дипломатично-кур'єрського зв'язку Міністерства закордонних справ Російської Федерації (далі - ДДКС) згідно щомісячному графіком прийому та відправки дипломатичної пошти.

При цьому підготовлена ​​до відправки міжнародна кореспонденція повинна відповідати наступним вимогам ДДКС:

дипломатична пошта відправляється в подвійних конвертах;

адресу одержувача і відправника кореспонденції (друкується російською та англійською мовами), номер документа, гриф секретності (засвідчується печаткою підрозділу та підписом конвертовавшего з розшифровкою прізвища), номер бланка відправки ДДКС МЗС Росії (за попереднім погодженням з Департаментом організації та контролю) друкуються на аркуші папери, що приклеюється на конверт, або друкуються на конверті.

4.10.7 Рішення про направлення документів з позначкою «Для службового користування» в рамках міжнародного листування приймається Міністром або заступником Міністра, який курирує Департамент міжнародного права та співробітництва.

4.10.8 Документи, пов'язані з листуванні Мін'юсту Росії з закордонними кореспондентами, формуються у відповідне номенклатурне справу і зберігаються в Департаменті міжнародного права та співробітництва.

4.11 Особливості роботи з електронними документами

4.11.1 Електронні документи, за винятком, що містять конфіденційну інформацію, створюються, обробляються і зберігаються в СЕД Мін'юсту Росії (територіального органу). Електронні документи, що містять конфіденційну інформацію, можуть оброблятися і зберігатися в СЕД тільки в зашифрованій формі.

4.11.2 Документи, що надходять до Мін'юсту Росії (територіальний орган) і створювані в Мін'юсті Росії (територіальному органі) на паперовому носії, включаються в систему електронного документообігу після сканування та створення електронних образів документів. Включення електронного образу документа в СЕД можливо тільки після його верифікації ^25.

Процедура включення електронного образу документа в СЕД здійснюється в три етапи:

4.11.2.1 На першому етапі після завершення реєстрації документа та зберігання відповідної йому електронної реєстраційної картки на етикетці, виготовленої з термочувствительной папери, друкується з використанням принтера штрих-кодів унікальний ідентифікаційний штрих-код зареєстрованого документа. Етикетка з надрукованим на ній штрих-кодом наклеюється на перший лист документа.

4.11.2.2 На другому етапі здійснюється підготовка документа до сканування та сканування документа. Документ поміщається в лоток подачі паперу скануючого пристрою так, щоб перший лист документа

з приєднаним штрих-кодом надходив у скануючий пристрій першим.

У пачці підготовлених для сканування документів їх листи розташовуються в аналогічному порядку.

Після цього включається програма сканування. У процесі сканування створюється електронний образ документа, розпізнається і аналізується штрих-код документа, відповідно до зазначеної в ньому інформацією отримані електронні образи документів автоматично прикріплюються до відповідних електронних реєстраційних карток документів, що зберігаються в базі даних СЕД.

4.11.2.3 На третьому етапі проводиться процедура верифікації. Перевірка відповідності електронного образу оригіналу документа, виконаного на паперовому носії, цивільним службовцям відділу документаційного забезпечення (за зверненнями громадян та відповідей на звернення громадян - відділу по роботі із зверненнями громадян). При наявності у цивільного службовця, який здійснює процедуру верифікації, електронного цифрового підпису електронний образ документа засвідчується з її використанням.

4.11.3 Прийом електронних документів з органів державної влади та організацій, а також відправлення на їхню адресу електронних документів

здійснюються відділом документаційного забезпечення за допомогою електронних систем загального доступу, а також системи міжвідомчого електронного документообігу (далі - МЕДО).

Прийом звернень громадян, що надійшли за електронними інформаційним системам загального доступу, а також напрямок їм відповідей в електронному вигляді здійснюється відділом по роботі із зверненнями громадян.

Прийом електронних документів від некомерційних організацій, а також відправлення на їхню адресу електронних документів здійснюється Департаментом у справах некомерційних організацій.

4.11.4 Електронні повідомлення, що надходять по системі МЕДО, проходять реєстрацію в СЕД, в порядку, передбаченому підрозділом 4.4 Інструкції.

СЕД повинна передбачати можливість реєстрації та включення до електронного документообіг електронних повідомлень, що відправляються і надходять по системі МЕДО.

При завантаженні електронного повідомлення в СЕД реквізити, що містяться у відповідному XML-файлі електронного повідомлення, можуть використовуватися для заповнення полів електронної реєстраційної картки документа, що поступив в електронній формі.

4.11.5 Складання, оформлення та узгодження проектів електронних документів здійснюється за загальними правилами діловодства, встановленим Інструкцією щодо аналогічних документів, що оформляються на паперовому носії. Електронний документ повинен мати реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії, за винятком відбитка печатки.

4.11.6 Для підтвердження достовірності електронних документів використовуються сертифіковані ФСБ Росії засоби електронного цифрового підпису.

При отриманні електронних документів від інших органів влади чи організацій перевірку справжності електронного цифрового підпису здійснює Департамент організації та контролю, а при отриманні електронних документів від некомерційних організацій - Департамент у справах некомерційних організацій.

4.11.7 При розгляді та узгодженні електронних документів, а також при підписанні внутрішніх інформаційно-довідкових документів (доповідних, службових записок, довідок, зведень та ін), що створюються в електронній формі, в СЕД електронний цифровий підпис для підтвердження дій з електронними документами може не використовуватися.

4.11.8 Рух надійшли електронних документів, зареєстрованих в СЕД, від Департаменту організації та контролю керівництву Мін'юсту Росії, від керівництва Мін'юсту Росії керівникам структурних підрозділів, від керівників структурних підрозділів виконавцям, а також підготовлених у Мін'юсті Росії електронних документів, зареєстрованих в СЕД, від виконавця у зворотному порядку здійснюється шляхом направлення в електронні кабінети цивільних службовців електронних реєстраційних карток документів з прикріпленими до них електронними образами документів.

4.11.9 Для розгляду електронних документів керівництвом Мін'юсту Росії та керівниками структурних підрозділів секретарем Міністра або його заступника (референтом заступника Міністра) або відповідальним за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії, може створюватися з використанням електронного образу документа його копія на паперовому носії.

4.11.10 Після того як Міністром (заступником Міністра) дано доручення щодо виконання документа, його секретар (секретар заступника Міністра) здійснює процедуру верифікації підписаного Міністром доручення, прикладеного до документа на паперовому носії, та проекту доручення, внесеного відділом документаційного забезпечення (секретарем, референтом заступника Міністра) в електронну реєстраційну картку документа.

4.11.11 Документи, за якими у дорученнях Міністра встановлений термін виконання, разом з електронними реєстраційними картками направляються до відділу контролю Департаменту організації та контролю ²⁶ для постановки на контроль.

Інші документи ставляться на контроль відділом контролю за дорученням директора Департаменту організації та контролю.

4.11.12 Електронна реєстраційна картка документа, призначеного для розгляду і виконання у структурному підрозділі Мін'юсту Росії, прямує в персональний кабінет відповідного структурного підрозділу Мін'юсту Росії в СЕД.

Відповідальний за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії доповідає про надходження документів керівнику відповідного структурного підрозділу.

Керівник структурного підрозділу Мін'юсту Росії має можливість ознайомитися з електронним чином надходження документа в СЕД і особисто внести відповідне доручення по виконанню документа в його електронну реєстраційну картку.

Введення в електронну реєстраційну картку доручення по виконанню документа, винесеного керівником структурного підрозділу, може доручатися відповідальному за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії.

4.11.13 При направленні електронного документа для розгляду кільком структурним підрозділам Мін'юсту Росії в електронній реєстраційній картці головний виконавець додатково виділяється встановленим в СЕД символом (жирним шрифтом). У цьому випадку в журналі обліку руху документа СЕД наголошується, що головному виконавцю спрямований оригінал документа, а співвиконавцям - копії.

4.11.14 У відділах, що входять до складу структурних підрозділів Мін'юсту Росії, встановлюються не менше двох робочих станцій з доступом до СЕД (станції начальника, заступника начальника відділу).

Електронні реєстраційні картки документів з приєднаними електронними образами документів, призначені для виконання у відповідному відділі, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії, направляються в персональний кабінет відділу в СЕД і в період виконання зберігаються в ньому.

4.11.15 Підготовлений структурним підрозділом Мін'юсту Росії документ (за винятком документів, підписаних Міністром або його заступниками), призначений для відправки зовнішньому або внутрішньому адресату, реєструється відповідальним за діловодство в СЕД (за винятком нерегістріруемих документів). Після завершення процедури реєстрації внутрішнього (вихідного) документа та зберігання відповідної йому електронної реєстраційної картки відповідальним за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії для документів, виконаних на паперовому носії, друкується з використанням принтера штрих-кодів на етикетці, виготовленої з термочувствительной папери, унікальний ідентифікаційний штрих -код зареєстрованого документа.

Етикетка з надрукованим на ній штрих-кодом наклеюється:

на внутрішньому документі - на вільне місце на першому аркуші в його верхній правій частині;

на вихідному документі - на вільне місце на першому аркуші в його верхній правій частині першого і візового примірників документа.

4.11.16 Електронна реєстраційна картка зареєстрованого вихідного документа, підготовленого на виконання вхідного документа, приєднується в СЕД у вигляді зв'язки до електронної реєстраційної картки вхідного документа, що став основою для підготовки відповіді (вихідного документа).

Після цього електронна реєстраційна картка вихідного документа направляється в електронний кабінет відділу документаційного забезпечення в СЕД для відправки (електронна реєстраційна картка відповідей на звернення громадян - в електронний кабінет відділу по роботі із зверненнями громадян).

Одночасно з направленням електронних реєстраційних карток на вихідні документи відповідальним за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії передаються до відділу документаційного забезпечення за реєстром відповідні вихідні документи, оформлені на паперовому носії.

4.11.17 Після відправлення електронного документа, завіреного електронним підписом уповноваженої посадової особи, досилання адресату його копії на паперовому носії, як правило, не потрібна, за винятком відповідей на звернення громадян, що надійшли з інформаційно-телекомунікаційних каналах, на які заявнику дається письмова відповідь, направляється за поштовою адресою, вказаною в зверненні.

4.11.18 Одиницею обліку електронного документа є електронний документ, зареєстрований в СЕД. Електронний документ, що має додатки, реєструється як один документ.

4.11.19 Виконані електронні документи систематизуються у справи відповідно до номенклатури справ Мін'юсту Росії.

При складанні номенклатури справ в заголовок справи включається вказівку «Електронні документи», наприклад:

Листування про адміністративно-господарському обслуговуванні. Електронні документи.

Терміни зберігання електронних документів відповідають термінам зберігання документів, встановлених законодавчими та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, типовими або відомчими переліками для аналогічних документів на паперовому носії.

4.11.20 Місце зберігання електронних документів до їх передачі в архів, вид носіїв, на яких вони зберігаються, а також формати їх постійного і тривалого строків зберігання визначаються з урахуванням функціонують в Мін'юсті Росії програмно-технічних засобів і нормативних та методичних документів Росархіву.

4.11.21 Експертиза цінності електронних документів здійснюється в загальному порядку, встановленому у відношенні документів на паперовому носії. Після закінчення терміну, встановленого для зберігання електронних справ (електронних документів), на підставі акту про виділення їх до знищення, що затверджується керівником федерального органу виконавчої влади, зазначені електронні справи (електронні документи) підлягають знищенню.

4.11.22 З структурних підрозділів Мін'юсту Росії до архіву електронні документи передаються по описам з оформленням акту прийому-передачі електронних документів на зберігання.

4.11.23 Робота з електронними документами в територіальному органі здійснюється в порядку, аналогічному описаному в підрозділі 4.11 цієї Інструкції.

4.12 Обробка документів у структурних підрозділах

4.12.1 Функція обробки документів у структурних підрозділах Мін'юсту Росії закріплюється положеннями про ці структурних підрозділах, а також посадовими регламентами цивільних службовців.

4.12.2 Організація роботи з документами у структурних підрозділах Мін'юсту Росії проводиться за правилами, встановленими в пунктах 4.1 - 4.8 Регламенту Міністерства юстиції Російської Федерації, затвердженого наказом Мін'юсту України від 27.01.2010 № 8 (зареєстрований в Мін'юсті Росії 28.01.2010, реєстраційний № 16096 ).

4.12.3 Документи, що надійшли до структурного підрозділу Мін'юсту Росії передаються виконавцям тільки після їх розгляду керівником структурного підрозділу.

4.12.4 При обробці документів у структурних підрозділах Мін'юсту Росії відповідальними за діловодство здійснюються наступні процедури:

4.12.4.1 З періодичністю не рідше 1 разу протягом години робочого часу перевіряється надходження в електронний кабінет структурного підрозділу Мін'юсту Росії електронних реєстраційних карток документів і виходять у відділі документаційного забезпечення під розпис у реєстрі вхідні, організаційно-розпорядчі та інші внутрішні документи, адресовані до структурного підрозділ, і оформлені на паперовому носії.

4.12.4.2 Документи, що надійшли за допомогою СЕД або на паперовому носії після попереднього розгляду з проектами резолюцій подаються відповідальним за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії керівнику даного структурного підрозділу.

4.12.4.3 Документи до доручень керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії по їхньому виконанню своєчасно з СЕД доводяться до відома державних службовців - виконавців.

4.12.4.4 Ведеться облік в СЕД руху документів у структурному підрозділі Мін'юсту Росії відповідно до резолюції (дорученням) керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії.

4.12.4.5 Контролюється виконання документів та доручень керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії.

4.12.4.6. У встановленому Інструкцією порядку відправляються за допомогою СЕД адресатам документи, виконані у структурному підрозділі Мін'юсту Росії, у тому числі документи, виконані на паперовому носії - через відділ документаційного забезпечення.

4.12.4.7 Складається і ведеться розділ структурного підрозділу Мін'юсту Росії у зведеній номенклатурі справ Мін'юсту Росії.

4.12.4.8 Оформляються номенклатурні справи, завершені у діловодстві.

4.12.5 Обробка документів у структурних підрозділах територіального органу здійснюється в порядку, аналогічному порядку обробки документів у структурних підрозділах Мін'юсту Росії.

4.13 Робота виконавця з документами

4.13.1 Цивільні службовці структурних підрозділів Мін'юсту Росії в процесі виконання документа здійснюють:

- Збір і обробку необхідної інформації;

- Підготовку проекту документа і всіх необхідних додатків з дотриманням правил документування, встановлених цією Інструкцією;

- Узгодження проекту із зацікавленими посадовими особами;

- Підготовку зведення відзивів (з коментарем «Прийнято», «Відхилено» із зазначенням причин, «Прийнято частково» з відповідним поясненням);

- Подання у випадках і в порядку, передбаченому Інструкцією, проекту документа в редакторську групу відділу документаційного забезпечення;

- Доопрацювання проекту документа за зауваженнями, отриманими в ході узгодження (у разі внесення в проект документа змін принципового характеру проводиться його переоформлення та повторне узгодження);

- Підготовку покажчика розсилки документа (при необхідності);

- Представлення проекту документа на підпис (затвердження) керівництву Мін'юсту Росії (керівнику структурного підрозділу Мін'юсту Росії);

- Визначення місця зберігання документа (візового примірника документа) з проставленням в електронній реєстраційній картці документа, а також на першому аркуші візового примірника документа позначки з вказівкою індексу справи за номенклатурою справ, в яку повинен бути поміщений документ (візовий примірник документа).

4.13.2 Якщо виконання документа доручено декільком цивільним службовцям, то з їх числа керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії визначається головний виконавець з наданням йому права скликати співвиконавців для вироблення спільного рішення і покладанням на нього відповідальності за організацію підготовки проекту документа.

В електронній реєстраційній картці головний виконавець у структурному підрозділі Мін'юсту Росії виділяється встановленим в СЕД символом (жирним шрифтом).

Якщо для виконання проекту документа залучаються цивільні службовці кількох структурних підрозділів Мін'юсту Росії, то для роботи над ним рішенням Міністра або його заступника може створюватися робоча група. Склад робочої групи, терміни її роботи можуть визначатися актом Мін'юсту Росії.

4.13.3 Цивільні службовці структурних підрозділів Мін'юсту Росії, що є співвиконавцями доручення протягом першої половини терміну, відведеного на виконання доручення, представляє головному виконавцю свої пропозиції і відповідають за якість опрацювання та своєчасність подання пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцем головний виконавець інформує про це керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії, який дав доручення.

4.13.4 Допускається внесення виконавцем керівництву обгрунтованих пропозицій щодо порядку організації та термінами виконання документа. Якщо відсутні реальні умови виконання завдання у встановлені терміни, виконавець може робити позначки на полях документа про час його надходження, про дати проміжного виконання (телефонних і письмових запитах), про дату та результат остаточного виконання.

4.13.5 Не допускається розголошення виконавцем змісту надійшли до нього документів та підготовлених проектів службових документів, що містять інформацію обмеженого поширення. З зазначеними документами (проектами документів) можуть бути в установленому порядку ознайомлені тільки особи, що мають відношення до їх виконання.

4.13.6 Проекти документів, які направляються за підписом Міністра, передаються для доповіді Міністру не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання доручення, а направляються за підписом заступників Міністра - не пізніше ніж за один день до закінчення терміну виконання доручення.

4.13.7 Робота виконавців з документами в територіальному органі здійснюється в порядку, аналогічному встановленому цією Інструкцією для цивільних службовців Мін'юсту Росії.

4.14 Облік і аналіз обсягів документообігу

4.14.1 Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли до Мін'юсту Росії та створених ним за певний період часу (місяць, рік).

Облік обсягів документообігу ведеться з метою вдосконалення організації роботи з документами та розрахунку оптимальної чисельності цивільних службовців, зайнятих у діловодстві.

Аналіз обсягів документообігу, структури документопотоков та змісту документів, що надходять до Мін'юсту Росії та створюваних ним, ведеться з метою раціонального розподілу документопотоков, підвищення виконавської дисципліни, якості та ефективності прийнятих рішень.

4.14.2 Облік кількості документів проводиться за реєстраційними даними в СЕД відділом документаційного забезпечення:

4.14.2.1 За одиницю обліку кількості документів приймається примірник документа (оригінал або копія, якщо це єдиний екземпляр документа).

4.14.2.2 При обліку вихідних документів супровідний лист і додані до нього документи розглядаються як один документ.

4.14.2.3 Примірники документа, одержувані в результаті копіювання або тиражування документа, в обсязі документообігу не враховуються.

4.14.3 Облік копійованих і тиражованих документів ведеться окремо за обліковими даними відділу документаційного забезпечення для визначення завантаження технічних засобів, розрахунку потреби в новому обладнанні, нормування праці державних службовців, що виконують копіювально-розмножувальні роботи, і визначення їх оптимальної чисельності.

4.14.4 Департамент організації та контролю щомісяця до 10-го числа наступного місяця та щороку до 15-го січня на підставі даних СЕД підраховує обсяг документообігу структурних підрозділів Мін'юсту Росії і в цілому за Мін'юст Росії і подає довідку про документообіг заступнику Міністра, який курирує Департамент організації і контролю, а також направляє її для відомості керівникам структурних підрозділів Мін'юсту Росії.

У територіальному органі підрахунок обсягу документообігу структурних підрозділів, і загалом за територіальний орган проводиться відповідальним за діловодство до 10-го числа наступного місяця та щороку до 15-го січня.

V. Контроль виконання документів

5.1 Контроль виконання документів ²⁷ складається з здійснюваних Департаментом організації та контролю та іншими структурними підрозділами Мін'юсту Росії процедур з обліку, аналізу, строків та якості виконання резолюцій (доручень) по вхідних і внутрішніх документів з метою зміцнення виконавської дисципліни та підвищення ефективності діяльності Мін'юсту Росії.

5.2 До зазначених процедур відносяться:

1) постановка документа на контроль;

2) попередній контроль;

3) попереджувальний контроль;

4) зняття документа з централізованого автоматизованого контролю;

5) аналітичний контроль.

5.3 Централізоване автоматизоване контролю, здійснюваному Департаментом організації та контролю, підлягає виконання:

1) доручень Мін'юсту Росії, що містяться в федеральних конституційних законах і федеральних законах, указах та розпорядженнях Президента Російської Федерації, постановах і розпорядженнях Уряду Російської Федерації;

2) письмових доручень Президента Російської Федерації, доручень, що містяться протоколах засідань Уряду Російської Федерації, координаційних і дорадчих органів Уряду Російської Федерації, очолюваних Головою Уряду Російської Федерації, заступниками Голови Уряду Російської Федерації, а також доручень Голови Уряду Російської Федерації та заступників Голови Уряду Російської Федерації , що містяться в протоколах проведених ними нарад і резолюціях;

3) парламентських і депутатських запитів членів Ради Федерації і депутатів Державної Думи Федеральних Зборів Російської Федерації;

4) запитів, листів і звернень, по яких дано доручення Міністра (за документами з конкретними термінами виконання і документів, про виконання яких необхідно проінформувати кореспондента);

5) документів, за якими встановлені терміни виконання доручень Міністра;

6) інших документів за дорученням директора Департаменту організації та контролю.

Контроль виконання документів відповідно до доручень керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії здійснюють відповідальні за діловодство в цих структурних підрозділах.

Відповідальні за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії здійснюють контроль за виконанням документів відповідно до їх компетенції та у взаємодії з Департаментом організації та контролю.

5.4 Постановку документів на централізований автоматизований контроль здійснює відділ документаційного забезпечення (за зверненнями громадян - відділ по роботі із зверненнями громадян) після їх попереднього розгляду, при заповненні електронних реєстраційних карток на документи, що поступили, що підлягають контролю, зазначенням у них контрольного терміну виконання документа і введенням ознаки контрольного документа «К».

Постановка документів на централізований автоматизований контроль також може здійснюватися відділом контролю за дорученням директора Департаменту організації та контролю.

На документі, який надійшов на паперовому носії, у правому верхньому кутку його першого аркуша червоним кольором проставляється штамп «Мін'юст Росії. Контроль »(на зверненнях громадян -« Особливий контроль »).

5.5 Після розгляду Міністром і верифікації його доручення по виконанню документа електронна реєстраційна картка контрольного документа направляється в електронні кабінети в СЕД відділу контролю та головного виконавця доручення (структурного підрозділу Мін'юсту Росії - виконавця).

Якщо документ до винесення Міністром рішення щодо його виконання не був поставлений на контроль, то процедуру взяття його на централізований автоматизований контроль здійснює відділ контролю (за зверненнями громадян - відділ по роботі із зверненнями громадян) в порядку, передбаченому в пункті 5.4 Інструкції.

Контрольні документи, що надійшли на паперовому носії, передаються відповідальному за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії - головному виконавця за реєстром через відділ документаційного забезпечення.

5.6 Відділ контролю за документами, що підлягають централізованого автоматизованого контролю виконання, систематизує електронні реєстраційні картки за групами документів, за виконавцями, за строками виконання і здійснює по зазначеній групі документів попередній, попереджувальний, аналітичний контроль і зняття документів з централізованого автоматизованого контролю:

5.6.1 Попередній контроль полягає у перевірці відділом контролю своєчасності доведення доручення до виконавця (головного виконавця) шляхом перегляду в СЕД руху електронної реєстраційної картки документа відповідно до доручення щодо його виконання.

Інформація про доведення доручення виконавцю, при необхідності, уточнюється з відповідальними за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії по телефону.

5.6.2 Попереджувальний контроль полягає у формуванні цивільними службовцями відділу контролю в СЕД переліку контрольних документів, термін виконання яких закінчується протягом заданого періоду, та направлення його не рідше одного разу на тиждень в електронному вигляді структурним підрозділам Мін'юсту Росії - головним виконавцям і курирує їх заступникам Міністра.

Перелік контрольних документів містить відомості про контрольні документах (вихідні дата і номер; вхідний реєстраційний номер та дата реєстрації; найменування структурного підрозділу Мін'юсту Росії - головного виконавця; короткий зміст документа; встановлений термін виконання; коротка інформація про хід виконання контрольного документа).

Відповідно до зазначеним переліком відділ контролю за телефоном отримує від відповідального за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії інформацію про виконавця контрольного документа (прізвище, ім'я, по батькові, телефон), поточний стан виконання доручення, продовження терміну виконання документа за рішенням Міністра (його заступників) , а також нагадує про дату закінчення терміну виконання.

5.6.3 Зняття документів з централізованого автоматизованого контролю здійснюється відділом контролю в СЕД на підставі офіційної інформації структурного підрозділу Мін'юсту Росії - головного виконавця, зазначеної ним при заповненні звіту про виконання документа і проставленні дати фактичного виконання доручення в електронній реєстраційній картці документа з урахуванням вимог пунктів 4.24 , 4.25 Регламенту Міністерства юстиції Російської Федерації, затвердженого наказом Мін'юсту України від 27.01.2010 № 8 (зареєстрований в Мін'юсті Росії 28.01.2010, реєстраційний № 16096).

5.6.4 Аналітичний контроль полягає у щотижневому аналізі стану роботи з контрольними документами в структурних підрозділах Мін'юсту Росії відділом контролю.

Аналітична інформація про виконання контрольних документів оформляється у вигляді довідки.

У аналітичну довідку включається таблична форма, формована СЕД, що містить інформацію:

- Про загальну кількість контрольних документів, що надійшли до Мін'юсту Росії з початку року (наростаючим підсумком), в тому числі:

виконаних у строк;

виконаних з порушенням терміну;

невиконаних;

термін виконання яких не настав;

- Кількості контрольних документів у кожному із структурних підрозділів Мін'юсту Росії (наростаючим підсумком), в тому числі:

виконаних у строк;

виконаних з порушенням терміну;

невиконаних;

термін виконання яких не настав;

- Переліку контрольних документів, виконаних з порушенням встановленого терміну виконання і (або) не виконаних у встановлений термін (вихідні дата і номер; вхідний реєстраційний номер та дата реєстрації; найменування структурного підрозділу Мін'юсту Росії - головного виконавця; короткий зміст документа; встановлений термін виконання; коротка інформація про хід виконання контрольного документа і причини несвоєчасного виконання (невиконання); прізвище, ініціали, посади цивільних службовців, що були виконавцями контрольних документів, їх начальників відділів і курують заступників керівників структурних підрозділів Мін'юсту Росії).

Аналітична довідка підписується директором Департаменту організації та контролю і представляється Міністру щотижня по п'ятницях (або в останній робочий день тижня) до 15-ї години.

Копії довідки направляються по внутрішній електронній пошті заступникам Міністра та керівникам структурних підрозділів Мін'юсту Росії - головним виконавцям.

5.7 Відповідальність за невиконання, несвоєчасне або неналежне виконання контрольних документів несуть цивільні службовці - заступники Міністра, керівники структурних підрозділів, інші посадові особи - виконавці), яким адресовано доручення.

5.8 У порядку, аналогічному викладеному в пунктах 5.4 - 5.7 Інструкції, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії, здійснюють контроль за виконанням документів, поставлених на контроль керівниками структурних підрозділів Мін'юсту Росії, що не підлягають централізованого автоматизованого контролю.

Зняття з контролю виконання зазначених документів здійснюється відповідальними за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії в СЕД на підставі інформації виконавця доручення, зазначеної ним при заповненні звіту про виконання документа і проставленні дати фактичного виконання доручення не пізніше ніж за один день до закінчення терміну виконання.

5.9 Призупиняти виконання документів, поставлених на централізований автоматизований контроль, продовжувати термін їх виконання, а також скасовувати доручення про виконання має право тільки Міністр (за всіма дорученнями) та заступники Міністра (за дорученнями, які дані заступниками Міністра).

5.10 Про всі випадки санкціонованого зміни термінів виконання контрольних документів виконавець зобов'язаний негайно інформувати відділ контролю, який вносить необхідні зміни в електронні реєстраційні картки.

5.11 Контроль виконання документів у територіальному органі організується і здійснюється в порядку, аналогічному встановленому цією Інструкцією для контролю виконання документів структурними підрозділами Мін'юсту Росії.

VI. Документальний фонд Мін'юсту Росії (територіального органу)

6.1 Розробка та ведення номенклатури справ

6.1.1 Номенклатура справ - систематизований перелік заголовків (найменувань) справ, що заводяться в Мін'юсті Росії (територіальному органі), із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

6.1.2 Номенклатура справ використовується для групування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання і пошуку документів. Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ є основою формування документального фонду Мін'юсту Росії (територіального органу).

6.1.3 Документальний фонд Мін'юсту Росії (територіального органу) - сукупність документів, що утворюються в процесі його діяльності.

6.1.4 Відповідальність за складання номенклатури справ, порядок формування та оформлення справ, забезпечення їх обліку та збереження, організація передачі справ до архіву Мін'юсту Росії покладається на відділ документаційного забезпечення та відповідальних за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії.

У територіальному органі зазначена робота здійснюється відповідальними за діловодство в територіальному органі в порядку, аналогічному встановленому Інструкцією для Мін'юсту Росії.

6.1.5 Номенклатура справ структурного підрозділу Мін'юсту Росії.

6.1.5.1 Номенклатура справ структурного підрозділу на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається відповідальним за діловодство структурного підрозділу на основі вивчення складу та змісту документів, що утворюються в діяльності структурного підрозділу, положення про структурний підрозділ і положень про відділи, номенклатури справ структурного підрозділу за минулий рік, описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років ) зберігання.

6.1.5.2 Номенклатура справ структурного підрозділу підписується керівником цього структурного підрозділу і направляється до Департаменту організації та контролю для формування зведеної номенклатури справ Мін'юсту Росії.

Форма номенклатури справ структурного підрозділу представлена ​​у додатку № 24.

6.1.5.3 Після затвердження зведеної номенклатури справ Мін'юсту Росії наказом Мін'юсту Росії структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

6.1.5.4 Новостворене структурний підрозділ Мін'юсту Росії в місячний строк розробляє номенклатуру справ і представляє її до Департаменту організації та контролю.

6.1.5.5 Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з встановленого в Мін'юсті Росії цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ у межах структурного підрозділу. Індекси справ позначаються арабськими цифрами. Наприклад: 02-01-03, де 02 - індекс структурного підрозділу, 01 - індекс відділу, 03 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою справ.

У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин).

Порядок розташування заголовків справ усередині розділів і підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів, що становлять справи, і їх взаємозв'язком.

Спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. При цьому заголовки справ, що містять нормативні правові акти Російської Федерації, розташовуються перед заголовками справ з нормативних правових актів Мін'юсту Росії. Далі розташовуються заголовки справ, що містять планові і звітні документи.

Заголовки справ, заведених за географічним і по кореспондентському ознаками, вносяться в номенклатуру справ за алфавітом географічних назв або кореспондентів.

Заголовок справи повинен чітко і в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовку справи неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальна листування» тощо), а також вступних слів і складних синтаксичних оборотів.

Заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ.

Склад елементів заголовка справи, які розташовані у прийнятій послідовності, визначається характером документів справи.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, як вид справи використовується термін «документи», а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути у справі.

Приклад: «Документи про проведення наукових конференцій і симпозіумів (плани, списки, доповіді)».

Термін «документи» застосовується також у заголовках справ, що містять документи - додатки до якого-небудь документа.

Приклад: «Документи до протоколів засідань колегії Мін'юсту Росії».

Заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є «перехідними» та вносяться в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом.

Якщо справа буде складатися з декількох томів чи частин, то складається загальний заголовок справи, а потім при необхідності складаються заголовки кожного тому (частини), уточнюючі зміст заголовка справи.

У графі 3 номенклатури справ вказується кількість томів, частин. Вона заповнюється після закінчення календарного року.

У графі 4 зазначаються термін зберігання справи, номери статей за типовими переліками або примірної номенклатури справ.

При включенні в номенклатуру справ заголовків, документів, термін зберігання яких не передбачений типовими або відомчим переліками документів, термін їх зберігання встановлюється експертно-перевірочною комісією (далі - ЕПК) відповідної архівної установи за поданням архіву та центральної експертної комісії Мін'юсту Росії (далі - ЦЕК Мін'юсту Росії).

У графі 5 «Примітка» протягом усього терміну дії номенклатури проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в інший структурний підрозділ Мін'юсту Росії для продовження та ін

У разі, якщо окремі номенклатурні справи ведуться цивільними службовцями відділів структурного підрозділу Мін'юсту Росії, в графі «Примітки» навпроти відповідної справи робиться запис про відповідальне за його ведення з підписом цього відповідального.

У випадку, якщо в результаті організаційно-штатних заходів справи були прийняті протягом року з іншого структурного підрозділу Мін'юсту Росії, в графі «Примітки» робиться запис про прийом даних справ із зазначенням номера та дати акта прийому-передачі.

6.1.5.6 Після закінчення діловодного року в графі 3 номенклатури справ структурного підрозділу Мін'юсту Росії проставляється кількість томів (частин) справ, у графі 5 робляться відмітки про незаведенних протягом року справах, про перехідні на майбутній рік справах. В кінці номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (томів) (додаток № 24), окремо постійного і тимчасового зберігання.

Відомості, що містяться у підсумковій запису номенклатури справ структурних підрозділів Мін'юсту Росії, в обов'язковому порядку письмово повідомляються до Департаменту організації та контролю, про що в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади особи, яка зробила позначку, і розшифровки його підпису.

6.1.6 Зведена номенклатура справ Мін'юсту Росії.

6.1.6.1 Зведена номенклатура справ Мін'юсту Росії складається Департаментом організації та контролю за встановленою формою (додаток № 25) на підставі номенклатур справ структурних підрозділів Мін'юсту Росії.

6.1.6.2 У зведеній номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відображають всі документовані ділянки і питання діяльності Мін'юсту Росії.

У зведену номенклатуру справ Мін'юсту Росії можуть включатися справи тимчасово діючих органів, документи яких служать правовою підставою для підтвердження повноважень Мін'юсту Росії або припинення його діяльності (наприклад, справи ліквідаційної комісії організації включаються у номенклатуру справ ліквідованої організації).

6.1.6.3 Основою для визначення структури зведеної номенклатури справ є структура Мін'юсту Росії. Розділами, підрозділами зведеної номенклатури справ є назви структурних підрозділів Мін'юсту Росії і входять в їх структуру відділів.

6.1.6.4 Графи зведеної номенклатури справ заповнюються аналогічно вимогам підпункті 6.1.5.5 пункту 6.1.5 Інструкції.

У графі 5 у зведеній номенклатурі справ Мін'юсту Росії робляться записи про особливості термінів зберігання документів справи, про місцезнаходження оригіналів (індекс справи, в якому зберігаються оригінали), про перехідні справах; вносяться відомості про прийом-передачу справ структурних підрозділів із зазначенням номера та дати відповідного акта про знищення справ, про внесення відомостей про справи в опису постійного і тимчасового зберігання, про акт відповідального зберігання справ з постійним строком зберігання у структурних підрозділах Мін'юсту Росії.

6.1.6.5 Зведена номенклатура справ Мін'юсту Росії готується у трьох примірниках: 1-й примірник як документ постійного строку зберігання поміщається в справу Департаменту організації та контролю, 2-й використовується у відділі документаційного забезпечення як робочий примірник, 3-й передається до Державного архіву Російської Федерації (далі - ГАРФ), з яким вона погоджувалася.

Зведена номенклатура справ може вестися Департаментом організації та контролю в електронному вигляді.

6.1.6.6 Зведена номенклатура справ Мін'юсту Росії візується начальником відділу документаційного забезпечення, підписується директором Департаменту організації та контролю і після схвалення ЦЕК Мін'юсту Росії направляється на погодження з ЕПК ГАРФ, після чого затверджується наказом Мін'юсту Росії.

Зведена номенклатура справ погоджується з ГАРФ не рідше одного разу на 5 років.

6.1.6.7 Узгоджена з ГАРФ та затверджена наказом Мін'юсту Росії зведена номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

6.1.6.8 У разі зміни функцій і структури Мін'юсту Росії зведена номенклатура справ підлягає переробці та погодженням з ЕПК ГАРФ.

6.1.6.9 Після закінчення діловодного року на основі даних номенклатур справ структурних підрозділів Мін'юсту Росії із заповненою графою 3 та підсумкових записів до них проставляються дані в графі 3 зведеної номенклатури Мін'юсту Росії (проставляється кількість томів (частин) справ), а в графу 5 переносяться відмітки про не заведених протягом року справах, про перехідні на майбутній рік справах. В кінці зведеної номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (томів) (додаток № 25), окремо на справи постійного і тимчасового зберігання.

6.2 Формування справ та їх поточне зберігання

6.2.1 Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи.

6.2.2 У справу поміщаються документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи, при цьому забороняється групувати у справи чорнові та дублетні примірники документів (за винятком особливо цінних), а також документи, що підлягають поверненню.

6.2.3 Справи формуються структурними підрозділами Мін'юсту Росії.

Формування справ ведеться під методичним керівництвом Департаменту організації та контролю, а при необхідності - додатково ГАРФ.

6.2.4 При формуванні справ необхідно дотримуватися наступні основні вимоги:

- Документи постійного і тимчасового зберігання необхідно групувати в окремі справи;

- Включати в справу по одному примірнику кожного документа;

- Групувати у справу документи одного календарного року;

- Виключення становлять: перехідні справи; справи фінансових розслідувань; особисті справи, які формуються протягом всього періоду служби цивільного службовця в Мін'юсті Росії. Справа повинна містити не більше 250 листів при товщині справи не більше 4 см.

6.2.5 Всередині справи документи повинні бути розташовані так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання. При цьому документи розташовуються в хронологічному порядку (вхідні - по датах надходження, вихідні - за датами відправлення) або за алфавітом авторів і кореспондентів (в документах по особовому складу).

Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднуються до документів, до яких вони відносяться.

Програми обсягом понад 250 аркушів складають окремий том, про що в документі робиться відмітка.

6.2.6 Розпорядчі документи групуються у справи за видами і хронології з відносяться до них додатками.

Положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Якщо ж вони затверджені як самостійний документ, то їх групують в окремі справи.

Накази (розпорядження) з основної діяльності групуються окремо від наказів (розпоряджень) з особового складу.

Накази (розпорядження) з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання (формуються накази про прийом на роботу, звільнення і переміщення окремо від наказів щодо відрядження, накладення стягнень і т.д.). Доцільно при великих обсягах документів накази (розпорядження) з особового складу, що стосуються різних сторін діяльності Мін'юсту Росії (прийом на роботу, звільнення і переміщення; присвоєння класних чинів і т.д.), групувати в окремі справи.

Доручення вищих органів прокуратури та документи щодо їх виконання групуються у справи Мін'юсту Росії (при необхідності за напрямами діяльності).

Затверджені плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки та інші документи групуються окремо від їх проектів.

Документи в особових справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження.

Особові рахунки державних службовців і працівників Мін'юсту Росії по заробітній платі групуються в окремі справи і розташовуються в них за алфавітом прізвищ.

Пропозиції, заяви і скарги громадян з питань діяльності Мін'юсту Росії і всі документи щодо їх розгляду і виконання групуються окремо від звернень громадян з особистих питань.

Листування групується, як правило, за календарний рік і систематизується в хронологічній послідовності (за датою документа-запиту), документ-відповідь поміщається за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються до справи поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.

У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається не проводити систематизацію документів у справі, листи справи не нумерувати. У випадках, коли в справу сформовані документи, що містять інформацію обмеженого поширення, аркуші нумеруються, складаються внутрішній опис (додаток № 26), і заверительная запис в аркуші - завірителя (додаток № 27) та на титульному аркуші закритого томи (частини) справи (додаток № 28) вказується кількість аркушів справи.

З моменту заклади й до передачі в архів Мін'юсту Росії справи зберігаються за місцем їх формування у структурних підрозділах Мін'юсту Росії.

Керівники структурних підрозділів Мін'юсту Росії і відповідальні за діловодство в зазначених структурних підрозділах зобов'язані забезпечувати збереження документів і справ.

З метою підвищення оперативного пошуку документів справи розташовуються в шафах вертикально, корінцями назовні відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ вказують індекси за номенклатурою справ, рік (и) формування справ. Номенклатура справ або виписка з неї поміщається на внутрішній стороні шафи.

Завершені справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування і не раніше ніж через рік і не пізніше ніж через 3 роки передаються в архів Мін'юсту Росії.

6.2.7 Справи документального фонду Мін'юсту Росії, що знаходяться на поточному зберіганні, підлягають обліку. Періодично, як правило, перед передачею до архіву Мін'юсту України, проводиться перевірка наявності та стану документів і справ з метою встановлення фактичної наявності справ і відповідності їх кількості, що значиться за номенклатурою справ.

Перевірка наявності та стану документів і справ проводиться при переміщенні справ, при поверненні справ, при зміні керівника структурного підрозділу Мін'юсту Росії, відповідального за діловодство в структурному підрозділі Мін'юсту Росії, при реорганізації та ліквідації Мін'юсту Росії або його структурного підрозділу.

Перевірка наявності проводиться шляхом звірки статей номенклатури справ з описом справ на обкладинці, а фактичний стан справ визначається шляхом їх візуального перегляду. Всі виявлені недоліки фіксуються в акті перевірки наявності та стану справ (додаток № 29).

У разі втрати документів і справ у встановленому порядку проводиться службова перевірка.

При проведенні організаційно-штатних заходів реорганізуються структурні підрозділи Мін'юсту Росії оформляють і закривають номенклатурні справи, передають їх за актом прийому-передачі в новостворені структурні підрозділи Мін'юсту Росії відповідно до їх повноважень.

Скасовані структурні підрозділи Мін'юсту Росії оформляють і закривають справи, передають їх за описом справ тимчасового зберігання в архів Мін'юсту Росії. В архіві справи зберігаються до закінчення терміну зберігання, після чого документи підлягають експертизі цінності в установленому порядку.

6.2.8 Видача справ іншим структурним підрозділам Мін'юсту Росії виробляється:

що зберігаються в архіві Мінюсту Росії - з дозволу директора Департаменту організації та контролю;

що зберігаються в структурних підрозділах Мін'юсту Росії - з дозволу керівника відповідного структурного підрозділу.

Видача справ та копій документів з архіву Мін'юсту Росії структурним підрозділам Мін'юсту Росії виробляється за заявками (вимогам).

Видача справ тимчасового зберігання з архіву Мін'юсту Росії цивільним службовцям структурних підрозділів Мін'юсту Росії для роботи здійснюється під розписку в журналі видачі справ (додаток № 30). На видану справу заводиться карта-заступник (додаток № 31). У ній вказується структурний підрозділ, індекс справи, дата його видачі, кому справу видано, дата його повернення, передбачаються графи для розписок в одержанні і прийомі справи.

Справи видаються в тимчасове користування цивільним службовцям структурних підрозділів на термін не більше одного місяця. Після закінчення зазначеного терміну справа має бути повернуто на місце його зберігання.

Вилучення документів із справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках і здійснюється з дозволу Міністра з залишенням у справі завіреної копії документа та акта про причини видачі оригіналу.

Видача документів зі справ структурних підрозділів Мін'юсту Росії здійснюється на підставі службових записок на ім'я керівника структурного підрозділу, де зберігається даний документ. На місце виданого документа вкладається аркуш-заступник (додаток № 32). У внутрішній опису справи в графі «Примітці» робиться відмітка про вилучення документа.

6.3 Підготовка документів і справ до передачі на архівне зберігання

6.3.1 Оформлення справ проводиться відповідальними за діловодство в структурних підрозділах Мін'юсту Росії в обов'язки яких входить заклад і формування справ, за методичної допомоги Департаменту організації та контролю.

6.3.2 Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

Повне оформлення справ передбачає:

- Підшивку чи палітурку справи;

- Нумерацію аркушів справи;

- Складання листа-завірителя;

- Складання внутрішнього опису документів;

- Внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви структурного підрозділу Мін'юсту Росії, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).

6.3.3 Документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і вказівок з виконання документів. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.

6.3.4 Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів або неформатних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в коробках.

6.3.5 При наявності в справі незатребуваних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. При наявності великої кількості таких документів останні вилучаються із справ і на них складається окремий опис.

6.3.6 В кінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя (додаток № 27), а на початку справи - бланк внутрішнього опису документів справи (додаток № 26).

6.3.7 З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші цієї справи (крім листа-завірителя і внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті аркуша простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

6.3.8 Листи справ, що складаються з декількох томів чи частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо.

6.3.9 Фотографії, схеми, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці, на верхньому полі аркуша.

6.3.10 Складений лист (формату А3, А2) розгортається та нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один аркуш.

6.3.11 Лист з наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту, переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо.

6.3.12 Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються; при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті.

6.3.13 Підшиті у справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі.

6.3.14 У випадках виявлення великої кількості помилок у нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація. При перенумерації аркушів старі номери закреслюються і поруч ставиться новий номер аркуша; в кінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається у справі.

При наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах при підготовці їх архівом Мін'юсту Росії до передачі на державне зберігання допускається за погодженням з ГАРФ вживання літерних номерів аркушів.

6.3.15 Лист-засвідчувач складається у справі на окремому аркуші, в книгах - на зворотному боці останнього аркуша, у картотеках - на окремому аркуші формату картки.

Лист-засвідчувач справи складається за встановленою формою (додаток № 27), в якій вказуються цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів), а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації у справі.

Лист-засвідчувач справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни в складі і стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в листі-завірителя з посиланням на відповідний акт.

Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа підшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.

6.3.16 Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, для справ, що містять документи обмеженого поширення, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років) зберігання, сформованих по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документа.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою (додаток № 26), в якій містяться відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якій вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис підписується її упорядником. Якщо справа переплетено або підшито без бланка внутрішнього опису документів, то складена за встановленою формою опис підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (вилучення, включення документів, заміна їх копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» з посиланнями на відповідні акти. При необхідності складається нова підсумковий запис до внутрішнього опису і заверительная напис справи.

6.3.17 Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу складається і оформляється за встановленою формою (додаток № 28), в якій зазначаються повне найменування Мін'юсту Росії, його структурного підрозділу, індекс справи, архівний шифр справи, номер справи (тому, частини) по річному розділу зведеного опису справ, заголовок справи.

На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву (ГАРФ), позначення кодів державного архіву та Мін'юсту Росії.

При зміні найменування Мін'юсту Росії (його структурного підрозділу) протягом періоду, охоплюваного документами справи, або при передачі справи в інший федеральний орган виконавчої влади (в інший структурний підрозділ Мін'юсту Росії) на обкладинці справи зазначається нове найменування цього органу (структурного підрозділу Мін'юсту Росії) , а колишнє найменування органу (структурного підрозділу Мін'юсту Росії) полягає в дужки.

Заголовок справи на обкладинці справ переноситься з номенклатури справ Мін'юсту Росії, узгодженої ЕПК ГАРФ. У необхідних випадках в заголовок вносяться уточнення (номери наказів, протоколів тощо).

У тих випадках, коли справа складається з декількох томів (частин), на обкладинку кожного тома (частини) виноситься загальний заголовок справи і заголовок кожного тома (частини).

У заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копійность. Наприклад: «Накази Мін'юсту Росії, пов'язані .... Копії. ». Достовірність документів справи в заголовку не обмовляється.

На обкладинці справи вказуються арабськими цифрами крайні дати справи - рік (и) початку і закінчення справи.

Якщо у справу включені документи (додатки і т.п.), дати яких виходять за крайні дати справи, то під датами справи з нового рядка робиться про це запис: «в справі є документи за ... рік (и) ». Дати справи можуть не вказуватися на обкладинці справ, що містять річні плани та звіти, так як вони відбиваються в заголовках справ.

Крайніми датами справ, що містять організаційно-розпорядчу, творчу та іншу документацію (протоколи, стенограми, листи, доповіді тощо), для яких точна датування має важливе значення, а також справ, що складаються з декількох томів (частин), проставляються крайні дати документів справи, тобто дати реєстрації (упорядкування) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу.

Якщо справою є журнал реєстрації наказів і т.п., то датою справи будуть точні календарні дати першої і останньої записи в журналі.

Крайніми датами справи, яка містить протоколи засідань, є дати затвердження (для документів, які затверджуються) або складання першого та останнього протоколів, що складають справу.

Крайніми датами особової справи є дати підписання наказу про прийом і звільнення особи, на яку це справа заведена.

Обов'язковими реквізитами обкладинки справи є кількість аркушів у справі, яке проставляється на підставі заверительной написи справи, і терміни зберігання справи (на справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постійно»).

6.3.18 Експертиза цінності документів

6.3.18.1 Експертиза цінності документів - вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх для включення до складу Архівного фонду Російської Федерації.

6.3.18.2 Експертиза цінності документів у Мін'юсті Росії на стадії діловодства проводиться: при складанні номенклатури справ; в процесі формування справ і перевірці правильності віднесення документів до справ; при підготовки справ до передачі в архів Мін'юсту Росії.

6.3.18.3 Для організації та проведення експертизи цінності документів в Мін'юсті Росії створюється постійно діюча центральна експертна комісія та, при необхідності, експертні комісії (далі - ЕК) в структурних підрозділах.

6.3.18.4 Функції, права складу ЦЕК Мін'юсту Росії (ЕК), а також організація їх роботи визначаються положеннями, які затверджуються наказами Мін'юсту Росії. Положення про ЦЕК до його затвердження підлягає погодженню з Росархивом.

6.3.18.5 Експертиза цінності документів постійного і тимчасового зберігання здійснюється щорічно в структурних підрозділах інюста Росії відповідальними за ведення діловодства спільно з ЦЕК (ЕК), під безпосереднім методичним керівництвом архівно-облікового відділу.

6.3.18.6 При проведенні експертизи цінності документів здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів Мін'юсту Росії; відбір справ з тимчасовими термінами зберігання і з позначкою «До відпадання потреби», що підлягають подальшому зберіганню в структурних підрозділах Мін'юсту Росії ; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.

6.3.18.7 Відбір документів для постійного зберігання проводиться на підставі типових переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання та зведеної номенклатури справ Мін'юсту Росії шляхом полистного перегляду справ. У справах постійного зберігання підлягають вилученню дублетні примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів і не відносяться до питання документи з тимчасовими термінами зберігання. Остаточне рішення за результатами експертизи цінності документів приймає ЦЕК Мін'юсту Росії.

6.3.18.8 Документи Мін'юсту Росії є федеральною власністю, і після проведення експертизи цінності в порядку, встановленому Федеральним архівним агентством, підлягають обов'язковій передачі на зберігання в ГАРФ, як частина Архівного фонду Російської Федерації.

6.3.19 Складання описів

6.3.19.1 Для забезпечення комплектування архіву Мін'юсту Росії на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.

6.3.19.2 Архівна опис (далі - опис) - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду Мін'юсту Росії, призначений для їх обліку і розкриття змісту.

Описи складаються окремо: на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи з особового складу Мін'юсту Росії та ін

6.3.19.3 Описи структурних підрозділів.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення.

Окрема опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) закінченої нумерації.

Описи складаються окремо на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи з особового складу; на справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.

У Мін'юсті Росії в кожному структурному підрозділі описи на справи постійного зберігання складаються щорічно відповідальними за діловодство в цих структурних підрозділах Мін'юсту Росії. За даними описам документи здаються в архів Мін'юсту Росії.

Описи справ структурних підрозділів Мін'юсту Росії складаються за встановленою формою (додаток № 33) та представляються до Департаменту організації та контролю не пізніше ніж через три роки після завершення справ у діловодстві.

При складанні опису справ структурного підрозділу Мін'юсту Росії дотримуються наступні вимоги:

- Описова стаття опису справ структурного підрозділу має такі елементи: порядковий номер справи (тому, частини) за описом; індекс справи (тому, частини); заголовок справи (тому, частини); дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі (томі, частини);

- Термін зберігання справи;

- Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

- Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів чи частин, то кожний том або частину вносяться до опису під самостійним номером);

- Порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років; порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів Мін'юсту Росії встановлюється за погодженням з архівом Мін'юсту Росії;

- Графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;

- При внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «Те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис цілком (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- Графа опису «Примітки» використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам Мін'юсту Росії з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.

У кінці опису слідом за останньою описової статті заповнюється підсумковий запис, в якій зазначаються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних та пропущених номерів).

Опис справ структурного підрозділу Мін'юсту Росії підписується укладачем із зазначенням його посади, узгоджується з начальником відділу документаційного забезпечення і затверджується керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії.

На вимогу відділу документаційного забезпечення до опису може складатися зміст, список скорочень, покажчики.

Описи справ, підготовлені структурними підрозділами Мін'юсту Росії, служать основою для підготовки зведеного опису справ Мін'юсту Росії, яку готує відділ документаційного забезпечення та по якій він передає справи на державне зберігання до ГАРФ.

Опис справ структурного підрозділу Мін'юсту Росії складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архів Мін'юсту Росії, а другий залишається в якості контрольного екземпляра в структурному підрозділі.

Справи і описи на здаються документи доставляються до архіву Мін'юст Росії цивільними службовцями структурних підрозділів зі службовою запискою, в якій вказується кількість справ та описів, переданих до архіву. Відповідальність за збереження документів при транспортуванні та здачу їх до архіву несе структурний підрозділ Мін'юсту Росії, яка передає документи.

6.3.20 Відбір документів за відповідний період до знищення та складання акту про виділення їх до знищення (додаток № 34) проводиться після складання зведених описів справ постійного зберігання за цей же період. Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні ЦЕК Мін'юсту Росії одночасно. Узгоджені ЦЕК Мін'юсту Росії акти затверджуються Міністром тільки після затвердження ЕПК ГАРФ, описів справ постійного зберігання; після цього Мінюст Росії має право знищити справи, включені в ці акти відповідно до встановленого порядку.

6.3.21 Акти про виділення документів до знищення складаються аналогічно описам в структурному підрозділі Мін'юсту Росії, а на їх основі складається зведений акт на справи Мін'юсту Росії. Якщо в акті вказані справи кількох структурних підрозділів, то назва кожного структурного підрозділу Мін'юсту Росії вводиться перед групою заголовків справ цього підрозділу.

6.4 Передача справ на архівне зберігання

6.4.1 До архіву Мін'юсту Росії передаються справи з виконаними документами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передача здійснюється тільки за описами справ.

6.4.2 Справи з виконаними документами постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються в архів Мін'юсту Росії не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві.

6.4.3 Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі в архів Мін'юсту Росії, як правило, не підлягають. Вони зберігаються в структурних підрозділах Мін'юсту Росії і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.

6.4.4 Передача справ до архіву Мін'юсту Росії здійснюється за графіком, підготовленому Департаментом організації та контролю, і затвердженому актом Мін'юсту Росії.

6.4.5 У період підготовки справ структурним підрозділом Мін'юсту Росії до передачі в архів Мін'юсту Росії цивільними службовцями відділу документаційного забезпечення попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ Мін'юсту Росії. Усі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ цивільні службовці структурного підрозділу Мін'юсту Росії зобов'язані усунути.

6.4.6 Прийом кожної справи в архів Мін'юсту Росії виробляється в присутності відповідального за діловодство в цьому структурному підрозділі. При цьому на обох примірниках опису на проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. У кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, дата прийому-передачі справ, а також проставляються підписи начальника відділу документаційного забезпечення та особи, що передала справи.

Разом зі справами до архіву Мін'юсту Росії передаються реєстраційні картотеки на документи і (або) програмні засоби, а також бази даних, що містять інформацію про реєстрацію та виконанні переданих документів. Заголовок кожної картотеки або бази даних включається в опис.

6.4.7 У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу Мін'юсту Росії відповідальний за діловодство даного структурного підрозділу, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі наявні документи у справи, оформляє і передає їх в архів Мін'юсту Росії, незалежно від термінів зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурі справ.

VII. Виготовлення, облік, використання та зберігання печаток,

штампів та бланків документів

7.1 Облік печаток і штампів

7.1.1 Друк - пристрій, що містить кліше друку для нанесення відбитків на папір.

Штамп - пристрій прямокутної форми для проставлення відміток довідкового характеру про отримання, реєстрації, проходження, виконання документів та ін

7.1.2 Мін'юст Росії (територіальний орган) відповідно до Федеральним конституційним законом від 25 грудня 2000 р. № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації» (Відомості Верховної Ради України, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780, 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417) застосовує друку з відтворенням Державного герба Російської Федерації (далі - гербова печатка).

Виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації визначено постановою Уряду Російської Федерації від 27 грудня 1995 р. № 1268 «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації» ( Відомості Верховної Ради України, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461, 2006, № 52, ст. 5587).

Форма, розміри і технічні вимоги до гербовим печаток регламентуються ГОСТ Р 51511-2001. Виготовлення гербових печаток здійснюється тільки штемпельно-граверних підприємств, що мають відповідні ліцензії на цей вид діяльності та сертифікат наявності технічних можливостей для якісного виготовлення даного виду продукції.

Заявка на виготовлення гербової печатки та її ескіз оформляються структурними підрозділами Мін'юсту Росії (територіальними органами) - ініціаторами, візується директором Департаменту організації та контролю і передається до Департаменту управління справами, який розміщує замовлення на поліграфічному підприємстві.

У Мін'юсті Росії використовуються дві однакові гербові печатки, одна з яких закріплюється за Департаментом організації та контролю; інша - за Департаментом управління справами.

За Департаментом державної служби і кадрів закріплюється мала гербова вижимні металева печатка, яка використовується для службових посвідчень і спеціальних перепусток.

У територіальному органі використовується одна гербова печатка, яка зберігатися у начальника територіального органу.

У Мін'юсті Росії (територіальному органі) гербовою печаткою завіряються підписи Міністра, заступників Міністра, керівників структурних підрозділів, начальників територіальних органів, а також інших цивільних службовців, яким довіреністю або актом Мін'юсту Росії надано відповідні повноваження.

Гербовий мастичної печаткою засвідчуються:

- Всі види договорів та угод, що укладаються Мін'юстом Росії (територіальним органом) з іншими організаціями в межах компетенції;

- Фінансові документи і звіти, що подаються до Мінфіну Росії, Федеральне казначейство, податкові та статистичні органи, фонди;

- Документи по касових і кредитних операціях, розрахункові чеки, прибуткові ордери, платіжні доручення, довідки про заробітну плату;

- Документи з матеріально-технічного забезпечення і постачання Мін'юсту Росії (територіального органу);

- Акти про виконані роботи і надані послуги;

- Акти експертиз, ревізій, інвентаризацій, прийому-передачі товарно-матеріальних цінностей;

- Гарантійні листи;

- Довіреності;

- Характеристики цивільних службовців (працівників);

- Представлення до нагород, заохочень, класним чинам і почесних звань, почесні грамоти, подяки, посвідчення нагород;

- Свідоцтва, довідки про проходження державної служби, архівні, пільгові та інші;

- Інші документи та їх копії, що вимагають спеціального посвідчення їх автентичності.

7.1.3 Крім печатки із зображенням Державного герба Російської Федерації в Мін'юсті Росії (територіальному органі) використовуються друку структурних підрозділів («Департамент державної служби і кадрів», «Департамент організації та контролю» та ін), печатки для окремих категорій документів («Для копій »,« Для довідок »та ін.) Для опечатування пакетів, бандеролей виготовляються круглі мастичні друку «Для пакетів» і т.д. У залежності від потреб вони можуть бути номерними.

Печатки виготовляються в строго обмеженій кількості і виключно в службових цілях.

Заявка на виготовлення печатки без зображення Державного герба Російської Федерації та її ескіз оформляються у відповідних структурних підрозділах Мін'юсту Росії (його територіального органу), узгоджується з Департаментом організації та контролю (відповідальним за діловодство територіального органу) і передається до Департаменту управління справами (структурний підрозділ територіального органу , здійснення фінансове та матеріально-технічне забезпечення), яка в установленому порядку розміщує замовлення на поліграфічному підприємстві.

7.1.4 Облік наявних у Мін'юсті Росії (територіальному органі) печаток і штампів ведеться Департаментом організації та контролю (відповідальним за діловодство територіального органу) в журналі (додаток № 35) з проставленням їх відбитків (листи журналу обліку печаток і штампів нумеруються, прошнуровуються та опечатуються ).

7.1.5 Видача печаток і штампів посадовим особам, відповідальним за їх використання і зберігання, здійснюється Департаментом організації та контролю (відповідальним за діловодство територіального органу) під розпис у журналі обліку печаток і штампів. Печатки і штампи повинні зберігатися в надійно замикаються шафах. Передача печаток стороннім особам і винесення їх приміщень, займаних Мін'юстом Росії (територіальним органом), не допускається.

У структурних підрозділах Мін'юсту Росії печатки і штампи враховуються у своєму журналі обліку печаток і штампів та видаються під розпис цивільному службовцю, який відповідає за їх використання і зберігання.

7.1.6 Відповідальність за законність використання та надійність зберігання печаток із зображенням Державного герба Російської Федерації в Мін'юсті Росії покладається на Міністра, в територіальному органі - на начальника територіального органу.

Відповідальність за надійність зберігання, законність використання інших печаток покладається на керівників відповідних структурних підрозділів Мін'юсту Росії (його територіального органу).

7.1.7 Печатки та штампи, що прийшли в непридатність і втратили значення, підлягають поверненню Департамент управління справами (структурний підрозділ територіального органу, здійснення фінансове та матеріально-технічне забезпечення), де вони знищуються за актом з відповідною відміткою в журналі обліку.

7.1.8 Порядок зберігання печаток і штампів, правильність їх використання в структурних підрозділах Мін'юсту Росії перевіряється Департаментом організації та контролю (відповідальним за діловодство територіального органу).

VI II. Централізоване тиражування документів

8.1 Централізоване тиражування документів, що відносяться до діяльності Мін'юсту Росії, проводиться відділом документаційного забезпечення.

8.2 Копіювально-розмножувальні роботи виконуються тільки при пред'явленні виконавцем бланка-замовлення встановленої форми, підписаної керівником структурного підрозділу Мін'юсту Росії, а також директором Департаменту організації та контролю (його заступником, який займається відділ документаційного забезпечення), які мають право скоротити тираж у разі відсутності достатнього обгрунтування кількість екземплярів або відмовити в тиражуванні у випадках невідповідності замовлення вимогам Інструкції.

Відповідальність за обгрунтування розміру тиражу, їх відповідність розрахунками розсилки документів несуть керівники структурних підрозділів Мін'юсту Росії.

8.3 Тиражування документів в залежності від обсягу та складності роботи виробляється в терміни від одного до п'яти робочих днів у порядку надходження документів та у відповідності з графіком роботи відділу документаційного забезпечення.

Терміново (у присутності замовника) тиражуються документи, що надходять від Міністра і його заступників. Терміновість визначається позначкою «терміново» на бланку-замовленні директора Департаменту організації та контролю (його заступника, що займається відділ документаційного забезпечення).

8.4 Документи обсягом більше п'яти листів інформаційного, довідкового та методичного характеру копіюються, як правило, на обох сторонах листа із зменшенням тексту або у вигляді брошур (обсяг брошур не повинен перевищувати 45 - 50 сторінок формату А4).

8.5 Якість друку надходять на розмноження документів має забезпечувати технічну можливість отримання копій; розмір формату паперу не більше А4; скоби та інші елементи палітурки брошур і скріплення документів видаляються виконавцем, який представив бланк-замовлення.

Не проводиться тиражування книг, довідників, кодексів, газет і газетних вирізок, нечітких ксеро-та факсимільних копій, а також рукописів (крім звернень громадян), з вклейки, забруднених, з складним для текстом і дрібним шрифтом.

Не підлягають тиражуванню бланки Мін'юсту Росії.

Документи, спрямовані на тиражування з порушенням зазначених вимог, копіювання не підлягають і повертаються без виконання.

8.6 Відділ документаційного забезпечення веде облік виконаних робіт з тиражування документів, використання витратних матеріалів та комплектуючих до оргтехніки.

Замовлення на виконання копіювальних робіт реєструються в спеціальному журналі. Виготовлені копії разом з оригіналом документа видаються виконавцю, який представив бланк-замовлення під розпис у журналі.

Бланки-замовлення на проведені роботи зберігаються у відділі документаційного забезпечення протягом року.