Інромаціонние технології управління проектами

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

ЗМІСТ
1. Структура бази даних системи управління проектами (БД СУП). 3
2. Інтерфейс користувача (види представлень інформації про проект, панелі інструментів). 4
2.1. Види представлень інформації про проект. 4
2.2. Створення нових уявлень. 8
2.3. Створення нового подання на основі існуючого. 9
3. Налаштування інтерфейсу (таблиць, форм, полів БД). 10
3.1. Налаштування таблиць. 10
3.2. Налаштування діаграм. 10
3.3. Налаштування форм. 13
3.4. Перегляд і налаштування існуючих уявлень. 15
3.5. Збереження налаштувань уявлень та їх складових. 18
3.6. Видалення і переміщення уявлень та їх складових (Організатор). 19
4. Склад компонентів, призначення шаблонів проектів Micrisoft Progect. 20
ЛІТЕРАТУРА. 23
ДОДАТОК. 24

1. Структура бази даних системи управління проектами (БД СУП).

База даних, в загальному випадку, здійснює інтеграцію даних, створюючи динамічно (в реальному масштабі часу) оновлювану модель предметної області (проекту) у вигляді єдиного для всіх завдань блоку даних. Спрощено кажучи, структура БД - це містилися в БД таблиці та їх зв'язки. Структура БД дозволяє підтримувати логіку кожної конкретної задачі, виконуваної над збереженими даними і підтримує можливість організації даних з точки зору подання користувача.
Структура БД СУП є ключовим робочим продуктом, необхідним при роботі з проектом. Вона являє собою ієрархічний перелік робочих дій, необхідних для створення проекту та роботи з ним. Структура утворює свого роду каркас, на основі якого проектується всі компоненти проекту.
Таким чином, БД СУП призначена для створення ієрархічних зв'язків між елементами проекту та робочими діями (елементами процесу) і містить такі елементи (типова структура):
1. Вихідні дані, базові процеси і граничні умови проекту: ресурси (об'єкти, які необхідні в процесної діяльності (персонал, обладнання тощо); призначення (зв'язок певного завдання і ресурсів, необхідних для її виконання. Вона дозволяє розрахувати обсяг часу, витрачений призначеним на проект, його вартість для проекту, виробляти динамічний перерозподіл ресурсів); час, вартість, обсяг робіт; завдання (робота, що здійснюється в рамках проекту для досягнення певного результату, яка повинна бути завершена протягом деякого періоду часу); фази (збори пов'язаних завдань, в процесі виконання яких реалізується виробництво певного продукту. Якщо для досягнення результатів завдання потрібно виконати тільки її, то для досягнення результату фази потрібно виконати групу інших завдань. Фази також служать для зручності контролю робіт);
2. Встановлення зв'язків між даними, обмежень, фільтрів і дозволяють структурувати і спільно використовувати дані для опису процесів - формування (планування) проектів різного масштабу (проектів, мультипроектам, підпроектів). Створення плану проекту полягає в описі його ключових характеристик (тривалість, робочий час, методика планування); завдань проекту та зв'язків між ними (в MS Project підтримується 4 типи зв'язків: закінчення-початок, початок-початок, закінчення-закінчення, початок-закінчення) ; доступних ресурсів і визначення взаємозв'язку між ними за допомогою призначень: обмежень (прив'язка завдань до певних дат); крайніх термінів (гранична дата виконання завдання); вартості; сумарною завдання проекту об'єднує всі проектні активності).
До типових наборів властивостей завдання проекту відносяться: тривалість завдання; трудовитрати; призначені ресурси; обмеження; крайні терміни; пріоритет (важливість її виконання для проекту).
До типових наборів властивостей ресурсів проекту відносяться: вартість; завантаження; доступність; призначення; пріоритет.
Для роботи з БД СУП в MS Project використовуються інтерфейс та шаблони.

2. Інтерфейс користувача (види представлень інформації про проект, панелі інструментів).

2.1. Види представлень інформації про проект.

Уявлення - це спосіб відображення проектних даних для перегляду і редагування. [1] Micrisoft Progect містить наступні види представлень інформації про проекти (складових подання): таблиці (листи), діаграми і форми. Файл проекту містить величезну кількість даних, і переглядати їх одночасно неможливо. У поданні на екрані відображається обмежений набір потрібної інформації про проект, що полегшує її перегляд та редагування. Подання має гнучку структуру і може складатися як з окремої таблиці, діаграми або форми, так і з їх комбінації.
Подання може бути про Помилка! Неприпустимий об'єкт гіперпосилання. Менеджмент процесу (що розуміється як послідовність кроків, тобто ряду дій і операцій, спрямованого на досягнення певної мети) починається з проектного (організаційного) підходу. Зовнішній інтерфейс процесу охоплює всю інформацію, яка може використовуватися для його визначення. Для склалася організації при цьому забезпечується уявлення основ знань попереднього проекту, методів вимірювання продукту та ін параметрів. Для нової організації або організації, яка є "новою" в рамках процесу, інтерфейс являє області, які треба "відвідати" з метою збору інформації і даних, необхідних для запуску проекту. [2]
Таблиці - це одне з основних засобів подання проектних даних в MS PROJECT.
Типи таблиць MS Project
У проектному файлі всі дані зберігаються у вигляді двох таблиць, одна з яких! тримає інформацію про завдання, а друга - про ресурси проекту, тобто задіяних у виконанні завдань людях і матеріальних цінностях. Ці дві "внутрішні" таблиці складають основу файлу проекту і складаються з безлічі полів, більшість з яких створено "про запас" і звичайно не використовуються. Деякі з них можуть бути задіяні при програмуванні, у тонких налаштуваннях, функціях аналізу проекту і т.д., але не потрібні при стандартному використанні MS PROJECT. Під час роботи над проектом, як правило, потрібні цілком певні зрізи інформації. Наприклад, дані про вартість проекту, завантаженості чи інших ресурсів, терміни закінчення робіт з поточним завданням і т.п. Тобто в кожен конкретний момент часу потрібно мати перед очима то необхідну інформацію. Це дозволяє сконцентруватися на ній і ефективно працювати.
Файл проекту складається з двох великих "внутрішніх" таблиць з безліччю стовпців, з яких тільки деякі відображаються в таблицях, включених до подання. Робота в MS Project, відбувається в основному тільки з маленькими "зовнішніми" таблицями. У MS Project закладений набір визначених таблиць, призначений для роботи з невеликим обсягом проектної інформації (табл. 1 і 2 Додатка) з цих таблиць містить лише кілька полів однієї з "внутрішніх" таблиць проектного файлу. Відповідно, "зовнішні" таблиці (як і "внутрішні) містять інформацію або про завдання, або про ресурси.
Таким чином, "всередині" MS Project є таблиця ресурсів і таблиця завдань, а "зовні", в інтерфейсі, є ряд таблиць, які є набором полів або з однієї, або з іншої "внутрішньої" таблиці.
Діаграми.
Діаграма є графічним засобом відображення міститься в проектному файлі інформації. З діаграми можна отримати візуальне уявлення про послідовність завдань, їх відносної тривалості, про тривалість проекту в цілому. У MS PROJECT діаграми є не тільки засобом перегляду проектної інформації, але з їх допомогою можна вводити нові дані та редагувати існуючі.
Діаграма Ганта представляє собою засіб для представлення тривалості і послідовності завдань у проекті. Так, всі елементи діаграми Ганта - основного засобу візуалізації плану проекту (час - завдання) в програмі є налаштованим відрізками, кожен з яких може складатися з 3 елементів: точки початку, точки закінчення і проміжної частини (при цьому будь-який з елементів може бути відсутнім). При стандартній налаштування відрізки, що позначають фази, складаються з усіх трьох елементів. Відрізки, що позначають завдання, складаються тільки з третьої частини, а завершальні завдання - тільки з початкової точки.
На діаграмі Ганта поруч з відрізками може відображатися додаткова інформація (наприклад, на малюнку поруч із завданнями, відображаються назви задіяних у них ресурсів та їх завантаження при виконанні завдання). Склад цієї інформації визначається налаштуваннями діаграми, в MS PROJECT входить кілька попередньо налаштованих версій діаграми Ганта, на яких поряд з відрізками відображається різна інформація (Табл. 3 Додатка).
MS PROJECT, крім діаграми Ганта, містить 3 мережевих графіка (або блок-схеми): власне Network Digram (мережевий графік), Discriptiv Network Digram (мережевий графік з описом), і Relationship Digram (схема даних або діаграма залежностей). Відмінність мережевого графіка з описом від стандартного мережевого графіка полягає тільки в підвищеній інформативності блоків У них обох можна відразу переглядати інформацію про все плані проекту, а на схемі даних - тільки про одне завдання цього плану; вона призначається для аналізу взаємозв'язків між завданнями.
Одна з основних діаграм при роботі з MS PROJECT - Calendar (Календар), за допомогою якого представляється план робіт у вигляді традиційного календаря. Діаграма Календар відображає інформацію про план проекту у вигляді таблиці з сімома або п'ятьма колонками, відповідними днях тижня, і безліччю рядів, відповідних тижнях. Завдання на календарі позначаються відрізками, які починаються в день початку робіт над завданням і закінчуються в день їх закінчення.
Діаграма Resourse Graph (Графік ресурсів) містить інформацію про різні аспекти участі ресурсів у проекті: виконуваній роботі, відсотковому завантаженні, можливості виконувати інші завдання крім тих, на які вони вже виділені, і вартості. За допомогою цієї діаграми можна порівнювати участь у проекті декількох ресурсів або ресурсу та групи ресурсів, що робить її потужним аналітичним інструментом. Група ресурсів відбирається шляхом фільтрації, за умовчанням як групи виступають всі ресурси проекту. Змінивши умова фільтрації, можна змінити і склад групи. Дані можна переглядати як для групи в цілому, так і для будь-якого окремого ресурсу всередині групи.
Діаграми використання завдань і ресурсів у більшою мірою, ніж інші, застосовуються для введення почасових даних у файл проекту.
Діаграма Task Usage (Використання завдань) призначена для аналізу участі ресурсів у проектних роботах. Сама діаграма являє собою таблицю, в рядках якої розміщена інформація про фази, завданнях і ресурсах. Усередині рядка дані розміщені в осередках відповідно з датами, до яких вони відносяться. Таким чином діаграма дозволяє отримати різноманітні дані про роботу (обсяг роботи, вартість, завантаження ресурсів тощо) за довільний часовий період для проекту в цілому, будь-який з його фаз, завдань або задіяного у виконанні завдань ресурсу. Діаграма Resource Usage (Використання ресурсів) призначена для аналізу за будь-який період часу як загальної завантаження ресурсу в проектних роботах, так і з яких завдань вона складається.
Форми.
Форма - Це засіб відображення і редагування проектних даних в Project, яке може бути включене до складу уявлення. За допомогою форм можна переглядати інформацію тільки про один об'єкт (ресурс або завдання), але при цьому можна редагувати майже всі його властивості.
У MS PROJECT входять п'ять форм. За допомогою перших двох можна переглядати і редагувати інформацію про ресурси, а трьох наступних - про завдання: Resoure Form (Форма ресурсів); Resoure Name Form (Форма назв ресурсів); Task Form (Форма завдань); Task Name Form (Форма назв завдань) ; Task Details Form (Форма відомостей про завдання).

2.2. Створення нових уявлень.

Щоб створити нове подання, в діалоговому вікні зі списком уявлень потрібно клацнути по кнопці New (Створити). У вікні, визначається тип створюваного подання: Single view (Одиночне подання) або Combination view (Комбіноване подання). Після вибору типу нового подання відкривається діалогове вікно визначення його властивостей. У залежності від того, яке уявлення створюється, буде відкрито діалогове вікно визначення властивостей одиночного або комбінованого подання.
У діалоговому вікні визначення властивостей одиночного подання, в полі Name (Ім'я) вказується назва нового подання. Ця назва потім з'явиться в списку всіх уявлень і в меню, якщо встановити прапорець Show in menu (Показувати в меню). Список, що розкривається Screen (Екран) дозволяє вибрати діаграму або форму, яка ляже в основу вистави. Перелік доступних варіантів обмежується розглянутими діаграмами і формами. Від пункту, обраного в списку Screen (Екран), залежить, які параметри буде налаштувати для створюваного подання. Список Table (Таблиця) доступний тільки у випадку, якщо обраний екран містить таблицю. У цьому списку можна вибрати таблицю, яка буде відображатися при завантаженні подання. Список Group (Група) також доступний тільки в тому випадку, якщо діаграма допускає угруповання даних. Тоді можна вибрати в списку групу, яка буде використовуватися при угруповання. Умови фільтрації даних можна визначити для будь-якої діаграми за допомогою списку Filter (Фільтр), в якому перераховані існуючі фільтри, призначені для відбору відображаються в поданні даних. Для того щоб використовувати фільтрацію в режимі виділення, призначений прапорець Highlight filter (Виділяти результати фільтра). Якщо цей прапорець встановлений, будь-які фільтри, які в подальшому будуть застосовуватися до даного подання, також будуть працювати тільки в режимі виділення.
Діалогове вікно визначення властивостей комбінованого подання, влаштовано простіше аналогічного вікна для одиночного подання. У полі Name (Ім'я) слід ввести назву нового подання, а для того, щоб показати його в меню і на панелі уявлень, потрібно встановити прапорець Show in menu (Показувати в меню). У списках Тор (угорі) і Bottom (внизу) вибираються подання, які будуть відображатися у верхній і нижній частинах нового подання. При цьому список доступних уявлень полягає не тільки зі стандартних діаграм (як у діалоговому вікні створення одиночного подання), а з набору існуючих одиночних уявлень, у тому числі й налаштованих користувачем.
Після того, як створення уявлення завершене, воно з'являється у списку доступних уявлень і його можна викликати або зі списку, або (якщо встановлено відповідний прапорець) з меню або панелі уявлень.

2.3. Створення нового подання на основі існуючого.

Часто зручніше створювати нове уявлення не "з нуля", а на базі вже існуючого. Для цього клацанням по кнопці Сміттю (Копіювати) в діалоговому вікні зі списком уявлень виконується копіювання виділеного в списку вистави. Після клацання по кнопці Сміттю (Копіювати) відкривається діалогове вікно, схоже на вікно створення подання. У цьому вікні до назви початкового представлення додається Copy of (Копія), а на місці списку Screen (Екран) розташовується інформаційне поле, що не дає можливості змінити діаграму або форму, що є базовою для скопійованого подання. Після клацання по кнопці ОК подання з новою назвою зберігається.

3. Налаштування інтерфейсу (таблиць, форм, полів БД).

3.1. Налаштування таблиць.

Таблиці відображаються в уявленнях, причому є подання, в яких таблиці суміщені з діаграмою, наприклад Gantt Chart (Діаграма Гангу), а це уявлення, що складаються з однієї таблиці, наприклад Resource Sheet (Аркуш ресурсів).
У налаштуваннях подання визначено, яка таблиця відкривається за умовчанням при його завантаженні. При цьому в будь-який момент можна вивести на екран іншу таблицю такого ж типу. Наприклад, у поданні Gantt Chart (Діаграма Ганта) при відкритті відображається таблиця Entry (Введення даних), а в представленні Task Usage (Використання завдань) - таблиця Usage (Використання). Проте можна відобразити таблицю Entry (Введення даних) у виставі Task Usage користування завдань) або таблицю Task Usage (Використання завдань) у виставі Gantt Chart (Діаграма Ганта).
Таким чином чином, хоча в поданні закладено обмеження на тип відображуваних таблиць (таблиці з даними про завдання чи ресурсів), переглядати в ньому можна будь-які таблиці цього типу. Переключення між таблицями здійснюється за допомогою команди View> Table (Вигляд> Таблиця).
При налаштуванні таблиць можна додати (Insert> Column (Вставити> Стовпець), видалити і форматувати колонки таблиці, якщо набір стовпців за замовчуванням включених до таблиці не підходить до задачі. У списку Field name (Ім'я поля) перераховані поля, які можна додати в таблицю (поля з "внутрішньої" таблиці того ж типу, що і настроюється).

3.2. Налаштування діаграм.

Для налаштування діаграм використовуються засоби форматування. Вони дозволяють: 1) змінювати форму і колір складових діаграму відрізків; 2) визначати, яка проектна інформація відображається на діаграмі поряд з відрізками, 3) відображати додаткову графічну інформацію (відхилення від базового плану тощо); 4) форматувати шкалу часу (тим самим зменшуючи або збільшуючи масштаб відображення проекту.
Налаштування відбувається за допомогою діалогового вікна форматування (Format> Format Bar).
У тому випадку, коли потрібно форматувати зовнішній вигляд відразу всіх завдань плану або завдань певного типу (наприклад, завершальних), використовується групове форматування елементів діаграми (Format> Bar Styles (Формат> Стилі відрізків). Воно дозволяє повністю налаштовувати вигляд діаграми, визначаючи, яка саме інформація з проектного файлу і яким чином відображається на діаграмі. Для цього в діалоговому вікні визначаються типи (або стилі) відрізків. Кожен стиль співвідноситься з певним типом завдань і має свої параметри подання на діаграмі. Відбір завдань відбувається на підставі полів типу Flag (Прапор ) з використанням списку.
Для одного і того ж типу завдань на діаграмі може відображатися кілька відрізків, наприклад, Task (Завдання) і Progress (Хід виконання) відносяться до типу завдань Normal (звичайна) і тому нашаровуються один на одного (один відрізок поверх іншого). Для того, щоб відображалися один під одним, слід скористатися стовпцем Row (Рядок) у вікні форматування.
Початкові і кінцеві точки відрізків вибираються з дат, що зберігаються у внутрішній таблиці. Щоб завдання відображалися на діаграмі у зручному масштабі, в діалоговому вікні форматування шкали часу (у діалоговому вікні - шкала Format> Timescale (Шкала часу)).
Шкала часу в діаграмі Ганта складається з 3 рівнів (показують порядок відображення на діаграмі - вгорі, посередині, внизу) - верхнього, середнього і нижнього; обов'язковий тільки середній. Кожен рівень містить одиниці вимірювання, при цьому одиниці рівня, розташованого нижче, повинні бути не більше одиниць більш високого рівня. Наприклад, якщо верхній рівень розділений на квартали, то нижній може містити місяці, (тижня, дні і т.д.), але не на роки.
У деяких випадках при плануванні проекту потрібно відносити витрати до фінансового, а не календарному року. Для переходу до нього в MS Project слід встановить прапорець Use Fiscal Year (використовувати фінансовий рік)
Для налаштування діаграм також використовуються перемикач Drow (Показувати) - визначення способу відображення неробочих проміжків на діаграмі, при стандартній налаштування воно приховано за відрізками діаграми; діалогове вікно Zoom (Масштаб) - форматування шкали часу, зміна одиниць вимірювання діаграми в залежності від того, скільки днів з плану проекту повинні розміститися у вікні MS PROJECT та ін Для зручності перегляду великих діаграм використовуються допоміжні лінії (Gantt Rows - Горизонтальні лінії на діаграмі, відповідні лініях між назвами завдань у супутньої діаграмі таблиці; Current date - Вертикальна лінія, відповідна поточної дати; Top Tier - Вертикальні лінії, відповідні кордонів між одиницями вимірювання на верхньому рівні шкали часу і ін), що дозволяють співвідносити відрізок зі шкалою часу. Їх настройка проводиться за допомогою діалогового вікна Gridlines (Сітка) (в меню Format (Формат)).
Налаштування параметрів діаграми не обмежується визначенням параметрів відображення на ній. Діалогове вікно Layout (Макет) меню Format (Формат) дозволяє визначити її додаткові властивості, загальні для всіх розміщених на ній відрізків. У розділі Link (Зв'язки) діалогового вікна визначається, як на діаграмі повинні відображатися зв'язку між завданнями або скасовується відображення зв'язків.
У MS Project є можливість відображати зведену інформацію про завдання, включених у фазу на самому відрізку фази. У цьому режимі всі відрізки завдань поєднуються в єдиний відрізок фази (установка прапорця Always roll Gant bars (Завжди виконувати зведення діаграми Ганта)). Переглядати зведену інформацію про всі завдання фази зручно, коли на діаграмі відображаються тільки відрізки фаз, а відрізки завдань приховані. Коли ж на діаграмі видно завдання, складові фазу, то потреба у зведеній інформації відпадає і її можна прибрати за допомогою прапорця Hide rollup bars when summery expended (Приховувати зведені відрізки при розгортанні сумарних задач). При невеликих одиницях виміру за шкалою часу відрізки (наприклад, 1,5 дня) округлюються до найближчого цілого за допомогою прапорця Round bars to whole days (округляється відрізки до цілих днів). При цьому реальна тривалість завдання не змінюється, подовжується лише відрізок на діаграмі). Вид показу на діаграмі завдань з перериванням визначається за допомогою прапорця Show bar sptits (Показувати переривання відрізків).
Для швидкого налаштування численних параметрів діаграми в MS PROJECT є спеціальний компонент - майстер діаграм Ганта (GanttChartWizard - Майстер діаграм Ганта в меню Format (Форматування)). Робота майстра виконується за кілька кроків, на яких треба послідовно визначити основні параметри настроюваної діаграми.
Діаграма Ганта дає можливість не тільки переглядати проектну інформацію в зручному форматі, але й редагувати її (за допомогою миші): зміни дат початку і закінчення завдань; задати відсоток виконання завдання; зробити зв'язування завдань; перервати завдання (наприклад, при хворобі виконавця).

3.3. Налаштування форм.

Форми викликаються за допомогою вікна зі списком уявлень, в якому представлені всі доступні форми. Відрізнити їх можна за назвою, яке завжди містить слово Form (Форма), наприклад Resource Form (Форма ресурсів). Крім того, при розбитті вікна командою Window "Split (Вікно> Розділити) до саме форма завантажується в нижню частину комбінованого подання.
З-за зручності редагування і незручності перегляду загальної проектної інформації форми зазвичай включаються в нижню частину комбінованого подання. У такому разі у верхньому поданні можна аналізувати план проекту і вибирати потрібну завдання, а в нижній частині подання редагувати її властивості у формі.
Всі форми мають однакову структуру: у верхній частині розташовується заголовок, під ним - інформаційний блок. Тема містить елементи редагування властивостей завдання або ресурсу. Число елементів залежить від типу форми, наприклад, у заголовку форми назв ресурсів присутній тільки поле Name (Назва).
Поряд з елементами редагування властивостей розташовуються кнопки Previous (Попередній / Попередня - залежно від того, до ресурсу або завдання належить форма) і Next (Наступний / Наступна), які служать для переміщення за списком завдань або ресурсів. Якщо дані у формі були відредаговані, ці кнопки змінюють назви на ОК і Cancel (Скасувати) для прийняття скасування зроблених змін.
В інформаційному блоці відображається додаткова інформація про ресурс або завдання, наприклад, список задіяних ресурсів, вартість робіт кожного з них, зв'язані об'єкти, нотатки та ін Наприклад, форма може містити список задіяних в задачі ресурсів і список попередніх завдань.
Для вибору типу відображуваної інформації можна скористатися командами підменю Details (Подробиці) контекстного меню форми або меню Format (Формат). Склад команд для форм з інформацією про ресурси і для форм з інформацією про завдання різниться, але в обох випадках у ньому є команди Notes (Нотатки) і Objects (Об'єкти), призначені для перегляду і редагування пов'язаних із завданням або ресурсом об'єктів (наприклад, файлів ) і заміток.
На формі ресурсів можна переглядати і редагувати дані про календарний план (Shedule), витратах (Cost) і трудовитратах (Work) ресурсу. При виборі цих команд в інформаційному блоці відобразиться таблиця зі списком завдань, в яких використовується цей ресурс, і дані, що відповідають обраної команді меню: дати участі в задачі і її тривалість, вартість участі ресурсу в роботах або трудовитрати ресурсу в рамках виконання завдань. У заголовку форми назв можна редагувати лише назва ресурсу.
Форми з інформацією про завдання за допомогою команд підменю Details (Подробиці) меню Format (Формат) можна переглядати і редагувати інформацію як про задіяні в задачі ресурсах, так і про зв'язки завдання з іншими завданнями проекту.
Команда Resources & Predecessors (Ресурси і попередники) відобразить дві таблиці, в одній з яких буде міститися інформація про задіяні в задачі ресурсах, а в іншій перераховані завдання, попередні вибраної. Команда Resources & Successors (Ресурси і послідовники) діє   аналогічно, відображаючи в другій таблиці інформацію не про попередні, а про подальші завдання. А команда Predecessors & Succesors (Попередники і послідовники) об'єднає таблиці з даними про попередніх і наступних завданнях в інформаційному блоці форми.
На формі опису завдання можна також переглядати дані про участь ресурсів у вибраній завданню, грунтуючись на календарному плані ресурсів (Resourse Shedule), витратах на ресурси (Resource Cost) і трудовитратах ресурсу (Resource Work). При виборі будь-якої з цих команд в інформаційному блоці відображається таблиця зі списком беруть участь в задачі ресурсів, а також дані, що відповідають обраної команді.
Якщо діаграми призначені в першу чергу для перегляду, то   форми - для їхнього введення і редагування, тому форми та діаграми зручно застосовувати разом. Якщо підвести мишу до нижньої стрілкою вертикальної смуги прокрутки вікна відкритої діаграми і потягти смужку, розташовану під нею, то на екрані з'явитися форма, що поєднується з відкритою діаграмою.

3.4. Перегляд і налаштування існуючих уявлень.

Представлення (View) - це основний засіб відображення проектних даних і редагування, яке може поєднувати в собі таблиці, діаграми і форми. Подання має гнучку структуру, що дозволяє змінювати його в залежності від потреб користувача.
Перегляд інформації за допомогою уявлень і створення комбінованого подання.
При створенні файлу проекту для перегляду даних відкривається уявлення, задане за замовчуванням, а при відкритті файлу - подання, в якому переглядали проектну інформацію перед закриттям файлу. Перемикатися між уявленнями можна за допомогою панелі View Bar (панелі кончини) або меню View (Вид). На панелі і в меню перераховані не вистави - ​​повний список уявлень, (файл 1.mрр), викликається за допомогою команди View> More Views (Вигляд> Інші уявлення). При завантаженні цього діалогового вікна відкрите уявлення виявляється в списку виділеним. Щоб відкрити інше уявлення, потрібно виділити звання в списку і клацнути по кнопці Apply (Застосувати).
За замовчуванням список складається тільки з поодиноких уявлень (single view), тобто уявлень, що містять одну діаграму або таблицю. Але часто буває зручно переглядати інформацію про ресурси або завданнях на двох діаграмах одночасно, тобто в комбінованому поданні (combir view). Наприклад, переглядати одночасно діаграму Ганта для аналізу плану проекту та діаграму використання задач для аналізу участі ресурсів у виконанні обраної задачі.
Комбіноване уявлення створюється за допомогою команди Window (Вікно> Розділити), що розділяє вікно з поточним поданням на два вікна. Після цього, встановивши курсор в потрібну частину вікна, можна вибрати відповідне подання з допомогою панелі уявлень. Для повернення до одиночного увазі потрібно скористатися командою Window> Remove Split (Вікно> Зняти розділення). Одиночне уявлення, відкрите в нижній частині комбінованого, пов'язане з поданням, відкритим у верхній частині. Так, якщо обидва подання містять шкалу часу, то вона синхронізується, і прокрутка уздовж шкали однієї частини вікна призводить до автоматичної прокрутці інший. Наприклад, при одночасному перегляді діаграми Ганта та діаграми використання задач, завдяки цій особливості комбінованих уявлень дані про роботу відображаються на діаграмі використання задач точно під відрізком, відповідним цьому завданні на діаграмі Ганта дані відображаються у нижньому поданні, також пов'язані з даними верхнього подання. У розглянутому прикладі, в нижньому поданні відображається інформація тільки про завдання, обраної у верхньому поданні, а не всі дані, які зазвичай відображаються на діаграмі використання задач. І якщо виділити два завдання на діаграмі Ганта, то в нижньому поданні з'явиться про обидві завдання, а не про одну. Завдяки такому зв'язку складових комбінованого подання з його допомогою можна переглядати дані в різноманітних зрізах. Наприклад, діаграма Ганта може бути поєднана з графіком ресурсів. На графіку ресурсів можна переглядати інформацію про роботу будь-якого з ресурсів, задіяних у виділених на діаграмі Ганта завдання, причому робота над виділеними завданнями відображається особливим кольором. Світлі стовпці позначають роботу ресурсу над виділеної завданням, темні - роботу над усіма іншими. При цьому стовпці графіка ресурсів розташовані під відповідними відрізками діаграми Ганта
Для того щоб зберегти вдало дібрані налаштування, варто створити уявлення і сконфігурувати його відповідно до них. Це гарантує, що установки можна буде використовувати надалі під час перегляду інформації як поточного проекту, так і інших.
Використання вікон.
MS Project дозволяє відкривати кілька вікон з різними уявленнями проектного файлу. Тобто можна відкрити нове вікно і переглядати в нього інше уявлення вже відкритого файлу. Перемикання між відкритими в різних вікнах уявленнями відбувається або за допомогою меню Window (Вікно), або за допомогою панелі завдань, якщо включений режим відображення вікон подань на цій панелі.
Переключення між поданнями за допомогою панелі уявлень не дуже зручно при редагуванні даних, оскільки при переході в нове подання курсор виявляється в тол ж рядку таблиці, в якій він був у попередньому і його треба переміщати в потрібний рядок. Якщо ж подання відкриті в різних вікнах, то при перемиканнях між ними зберігаються колишні положення курсору в таблиці, виділення і пр.
Крім того, в нижній частині комбінованого подання відображаються тільки пов'язані з верхнім поданням дані. Але часто потрібно переглядати в нижній частині комбінованого подання проектні дані у форматі іншого подання. І в цьому випадку робота з вікнами зручніше: відкривши два або більше вистав у різних вікнах, можна поєднати їх в одному вікні MS Project і працювати з ними. Крім того, в кожному з вікон може бути відображено комбіноване уявлення.
Щоб відкрити нове вікно з даними поточного проекту, потрібно вибрати в меню команду Window> New Window (Вікно> Нове вікно). У списку Projects (Проекти) діалогового вікна вибирається назва проекту, a в списку, що Vtew (Представлення) - назва вистави. Після клацання по кнопці OK MS Project відкриє нове вікно із зазначеним проектом. Перше вікно з відкритим проектом буде перейменовано: до його заголовку додатися номер. Наприклад, якщо до відкриття нового вікна воно мало заголовок (Проект1), то після відкриття його заголовок буде перейменований в (Проект1: 1), а в нового вікна буде заголовок Projectl: 2 (Проект1: 2). Поєднати вікна з відкритими уявленнями можна за допомогою кс упорядкування вікон Window> Arrange All (Вікно> Впорядкувати все). Вікна упорядковуються по горизонталі або по вертикалі. Якщо вікон стає занадто багато, їх можна прибрати з екрану, не закриваючи відкритий файл проекту (Window> Hide (Вікно> сховати)), і потім знову відобразити (Window> Unhide (Вікно> Показати)) з появою на екрані діалогового вікна зі списком всіх прихованих вікон, в якому слід виділити і клацнути по кнопці ОК.
Налаштування існуючого уявлення.
Налаштування одиночного подання може здійснюватися прямо під час його перегляду. Наприклад, якщо у поданні змінити відображувану таблицю, то вона автоматично стане відображається за умовчанням для даного подання. Те ж стосується параметрів угруповання і фільтрації.
Деякі параметри одиночного подання (назва, можливість відображення в меню) не можна змінити в процесі його перегляду. Крім того, при перегляді не можна змінювати параметри комбінованого подання.
Повністю налаштувати уявлення можна за допомогою відповідного діалогового вікна, що викликається клацанням по кнопці Edit (Змінити) у діалоговому вікні зі списком уявлень.
Діалогові вікна редагування повністю аналогічні діалоговим вікнам створення уявлень (будуть розглянуті в п. 2.3.), За винятком того, що у одиночного подання в процесі редагування замість розкривного списку Screen (Екран) є інформаційне поле, що не дозволяє змінити діаграму або форму, на підставі якої створено уявлення.
Подання можна переміщати між проектними файлами.

3.5. Збереження налаштувань уявлень та їх складових.

MS Project по-різному зберігає дані про налаштування різних об'єктів інтерфейсу.
Діаграми "перебувають" всередині уявлень, і їх налаштування зберігаються "всередині" нього. Наприклад, якщо діаграма Ганта включена до 2 подання і в кожному налаштована по-різному, то при відкритті кожного з уявлень вона буде з'являтися з різними настройками.
Установки таблиць відносяться до конкретних таблиць, а не до використовують їх уявленням. Наприклад, якщо в таблицю Enter (Введення) додати стовпець, то він буде відображатися у всіх поданнях, що використовують цю таблицю. Установки таблиць не переносяться разом з уявленнями в інші файли, таблиці потрібно копіювати окремо.
MS PROJECT автоматично зберігає налаштування уявлень, запам'ятовуючи, яка таблиця відкрита в поданні, який фільтр і угрупування застосовані. Ці збережені параметри переносяться разом з уявленнями в інший файл при копіюванні, причому це стосується як одиночного, так і комбінованого подання.
При поділі вікна під час роботи з одиночними уявленнями MS PROJECT не зберігає налаштування створеного комбінованого подання. Це пов'язано з тим, що програма вміє автоматично зберігати налаштування існуючих об'єктів, але не може створювати нові об'єкти. А оскільки в подібних випадках створюється новий комбінований подання, то воно не зберігається.

3.6. Видалення і переміщення уявлень та їх складових

(Організатор).

Для видалення уявлень та їх складових призначений спеціальний Організатор (Organizer), який можна викликати за допомогою однойменної кнопки з діалогового вікна зі списком уявлень, таблиць, фільтрів і груп або за допомогою команди Tools> Organizer (Сервіс> Організатор). Слід зазначити, що на початку роботи MS Project завжди завантажує глобальний шаблон GlobaLMPT, на основі якого створюються нові проекти. Якщо в MS Project відкритий лише один файл, то за допомогою Організатора можна обмінюватися об'єктами з глобальним шаблоном. За допомогою Організатора можна працювати не тільки з уявленнями та їх складовими, але і з іншими об'єктами MS PROJECT, наприклад з макросами. Принцип роботи організатора не залежить від об'єкта.
Вікно організатора складається з вкладок, відповідних типів об'єктів в MSР. З допомогою кожної вкладки здійснюються операції над об'єктами певного типу у відповідності з її назвою. Наприклад, за допомогою вкладки Views (Уявлення) можна копіювати, видаляти і перейменовувати подання, а з ForMS (Форми) - здійснювати аналогічні дії з формами. Всі вкладки мають однакову структуру, тому на прикладі однієї з них можна зрозуміти як працюють всі інші. Розглянемо роботу з уявленнями та їх складовими на прикладі вкладки Views (Уявлення).
На вкладці знаходяться два списки, в яких перераховані назви об'єктів відповідного типу, розміщені у файлах, відкритих на цей момент в MS PROJECT. Ім'я файлу можна вибрати в списку, розташованому під списком файлів. За допомогою що знаходиться між списками кнопки Copy (Копіювати) можна копіювати елементи одного списку в інший. Кнопка Rename (Перейменувати) дозволяє змінити назву елемента (крім деяких стандартних, наприклад, не можна перейменувати діаграму Ганта). Кнопка Delete (Видалити) видаляє об'єкт, а кнопка Close (Закрити) закриває діалогове вікно.
Якщо в процесі роботи було створено зручне представлення (його елемент), то для того, щоб скористатися ним у подальшому, його потрібно скопіювати в файл Global.MPT. Після цього воно стане доступним для всіх знову створюваних проектів. Щоб перенести подання або інший елемент інтерфейсу MS PROJECT в існуючий файл, потрібно відкрити його одночасно з тим файлом, де зберігатися копійований об'єкт, і скопіювати, використовуючи кнопку Copy (Копіювати).
Часто робота з планом проекту можлива лише за певних налаштуваннях інтерфейсу. Наприклад, в деяких випадках відрізки діаграми Ганта повинні бути відформатовані особливим чином, а поруч з ними має відображатися вміст певних полів.

4. Склад компонентів, призначення шаблонів проектів Micrisoft Progect.

Шаблони призначені для стандартизації файлів проектів. У MS Project є 2 типи шаблонів: глобальний шаблон (файл Global.mpt) і шаблони проектів. У файлі глобального шаблону зберігаються основні параметри, які застосовуються до всіх його нових проектів. Шаблони проектів - це типові проекти, які зберігаються для подальшого використання з метою стандартизації.
Глобальний шаблон.
Помилка! Неприпустимий об'єкт гіперпосилання. - Набір використовуваних за замовчуванням параметрів налаштування Помилка! Неприпустимий об'єкт гіперпосилання., Помилка! Неприпустимий об'єкт гіперпосилання. Та Помилка! Неприпустимий об'єкт гіперпосилання., Які застосовуються до всіх проектів в організації. Ці параметри налаштування знаходяться у спеціальному проекті на сервері Microsoft Office Project Server 2003 і використовуються у всіх проектах організації. Глобальний корпоративний шаблон забезпечує відповідність всіх проектів організації загальним стандартам, що підтримує спільне використання уявлень, таблиць і полів. Стандартизація є обов'язковою вимогою при роботі з проектами на рівні організації. Вона полегшує обмін інформацією між керівниками проектів. Така стандартизація забезпечується використанням уявлень, календарів, а також полів проекту, ресурсів і завдань з глобальної корпоративного шаблону. Глобальний шаблон не можна відкрити для редагування як звичайний проект - зміни до нього вносяться за допомогою Організатора (Organizer). Зміни та параметри глобального шаблону вносяться після клацання на кнопці Set as Default (За замовчуванням) діалогового вікна Options (Параметри). На диску зберігаються 2 копії файлу глобального шаблону - один у настановної папці MS Progect (установчий файл шаблону), а другий - в робочій папці користувача (копія, що включає всі зроблені під час роботи з програмою налаштування). Останній файл і використовує при роботі програма. Якщо видалити файл глобального шаблону з робочої папки користувача, то при запуску MS Project автоматично помістить в неї файл з установчої папки. Тому для повернення глобального шаблону до початкових установок можна просто видалити файл шаблону з робочої папки.
Створення шаблону проекту.
Шаблони проектів створюються користувачем шляхом збереження планів проектів у форматі MPT. У шаблоні може бути збережена будь-яка інформація: дані про завдання, ресурсах і призначення, параметри уявлень, макроси і т.д. У той же час при збереженні шаблона в нього може потрапити і непотрібна інформація з поточного плану (наприклад, дані про фактичні трудовитратах, які точно не знадобляться при створенні нових проектів). Тому при збереженні файлу у форматі шаблону з'являється діалогове вікно (Save as Template), в якому вказується, які дані з поточного плану не повинні потрапити в шаблон. Воно містить прапорці, встановлюючи які, ми визначаємо типи даних, які не включаються до шаблону. Прапорець Values ​​of all baseline (Значення всіх базових планів) видалить з майбутнього шаблону дані про базові плани проекту. Встановивши прапорець Actual Values ​​(Фактичні значення), ми вилучимо з шаблону поточні фактичні значення з зберігається плану. Прапорець Resource Rates (Ставки ресурсів) визначає, чи будуть збережені в шаблоні дані про ставки ресурсів. Дані про фіксовану вартість завдань можна видалити, встановивши прапорець Fixed Costs (Фіксовані витрати), а встановивши прапорець Whether tasks have been published to Microsoft Project Server (Дані про публікацію завдань на сервері Microsoft Project Server) призведе до виключення з шаблону даних про публікацію завдань на сервері. Зазвичай в шаблон включаються дані про ставки ресурсів (ResourceRates), якщо в проектах, які будуть плануватися за шаблоном, будуть використовуватися ті ж ресурси. Крім того, іноді корисно переносити дані про фіксованих витратах на виконання завдань, оскільки часто фіксовані витрати на одні й ті ж завдання в однотипних проектах збігаються.
Створення файлу на основі шаблону.
Для створення файлу на основі шаблону потрібно скористатися командою File> New (Файл> Створити), а потім в області завдань на панелі New Progect (Створення проекту) у розділі New from template (Створення за допомогою шаблону) вибрати шаблон, на підставі якого буде створюватися план проекту. Крім того, в списку шаблонів є пункт General Templates (Загальні шаблони), вибравши який, потрапляємо в діалогове вікно з повним списком шаблонів, доступних для використання при створенні нового файлу. Діалогове вікно з писком шаблонів розділене на дві вкладки. На вкладці General (Загальні) міститься список шаблонів, створеного користувачем, а також порожнього проекту. На вкладці Progect Templates (Шаблони проекту) представлені шаблони, що входять в комплект поставки MS PROJECT. Двічі клацнувши на значку будь-якого з них, можна створити новий проект на його основі.

ЛІТЕРАТУРА.

1. Богданов В.В. Управління проектами в Microsoft Propject 2003: Навч. курс (+ CD). - СПб.: Пітер, 2006. - 604 с.
2. Шафер Д.Ф., Фатрелл Р.Т., Шафер Л.І. Управління програмними проектами: досягнення оптимального якості при мінімумі витрат.: Пер. з англ. - М.: Видавничий будинок "Вільямс", 2003. - 1136 с.

ДОДАТОК

Таблиця 1.
Попереднє визначення таблиці з інформацією про завдання
Таблиця
Зміст
Baseline (Початковий план)
Дані з базового плану проекту
Constraint Dates (Дати обмежень)
Обмеження завдань (дати обмежень і типи)
Cost (Витрати)
Вартість завдань та проекту
Delay (Затримка)
Інформація для зрівнювання завантаження ресурсів
Earned Value (Освоєний обсяг)
Загальна таблиця для порівняння запланованого і фактичного обсягів робіт, запланованої та фактичної вартості
Earned Value Schedule Indicators (Індикатори календарного плану освоєної роботи)
Порівняння запланованого і фактичного графіків виконання проекту
Earned Value Cost Indicators (Показники витрат для освоєного обсягу)
Порівняння запланованого і фактичного расходиванія проектного бюджету
Entry (Введення)
Таблиця для введення загальної інформації про завдання)
Export (Експорт)
Інформація для експорту даних у зовнішній файл, більше 80 стовпців
Hyperlink (Гіперпосилання)
Пов'язані з завданням прямі посилання на зовнішні сайти та файли в інтранеті
PA-Expected Case (очікуваний сценарій)
Три таблиці для аналізу плану проекту за методикою PERT. Ідентичні за структурою і містять дані про очікуваний (Exepted), оптимістичному (Optimistic) і песимістичному (Pessimistic) планах проекту
PA-Optimistic Case (Оптимістичний сценарій)
PA-Pessimistic Case (Песимістичний сценарій)
PA_PERT Entry Sheet (Введення даних для аналізу PERT)
Таблиця для введення даних, що використовуються при проведенні аналізу за методикою PERT
Rullup Table (Зведені завдання)
Служить для оптимізації відображення зведених завдань
Schedulle (Календарний план)
Опис початку і закінчення виконання завдань, інтервали між завданнями
Summary (Сумарні)
Загальна інформація про завдання проекту
Tracking (Відстеження)
Актуальна проектна інформація
Usage (Використання)
Завдання проекту, обсяг робіт, тривалість, дата початку і закінчення
Variance (Розходження)
Дані про відхилення від плану при виконанні робіт
Work (Трудовитрати)
Інформація про обсяг робіт за проектом

Таблиця 2.
Попереднє визначення таблиці з інформацією про ресурси
Таблиця
Зміст
Cost (Вартість)
Вартість ресурсів проекту
Earned Value (Придбана вартість)
Порівняння запланованої та фактичної вартостей ресурсу в проекті
Entry (Введення)
Таблиця для введення загальної інформації про ресурс
Entry - Material Resources (Введення матеріального ресурсу)
Таблиця для введення загальної інформації про матеріальне ресурсі
Entry - Work Resources (Введення нематеріального ресурсу)
Таблиця для введення загальної інформації про нематеріальну ресурсі
Еxport (Експорт)
Інформація для експорту даних про ресурси у зовнішній файл
Hyperlink (Гіперпосилання)
Зміни, пов'язані з ресурсом прямі посилання на зовнішні сайти та файли в інтранеті
Summary (Зведена)
Загальна інформація про ресурси проекту
Usage (Використання)
Інформація про роботу, на яку виділені ресурси
Work (Робота)
Інформація про обсяг роботи, на яку виділені ресурси

Таблиця 3.
Діаграми MS Project, похідні від діаграми Ганта
Назва діаграми
Опис
Detail Gantt (Детальна діаграма Ганта)
Діаграма використовується при оптимізації плану проекту, коли потрібно рівномірно розподілити ресурси між проектами. На ній відображаються можливі періоди часу, на які виконання завдання можна відкласти, не зрушуючи терміну закінчення проекту
Leveling Gantt (Діаграма Ганта з вирівнюємо)
Діаграма використовується для вирівнювання навантаження ресурсів (resourse leveling). На ній відображаються всі зміни, здійснювані в процесі вирівнювання
Tracking Gantt (Діаграма Ганта з відстеженням)
Діаграма використовується для порівняння запланованих термінів виконання проекту і реальних. Для кожного завдання і фази на діаграмі відображаються запланований і реальний терміни виконання
Multiple Baselines Gantt (Діаграма Ганта з декількома планами)
Діагарамма використовується для порівняння перших трьох базових планів проекту
PA_Expected Gantt Діаграма Ганта з очікуваним планом проекту)
Діаграма призначається для аналізу плану робіт за методом PERT
PA_Optimistic Gantt Діаграма Ганта з оптимістичним планом проекту)
Оскільки метод полягає в побудові 3 планів (реалістичного, оптимістичного, песимістичного) та їх подальшому аналізі, то для роботи з ним використовуються 3 діаграми
PA_Pessiomistic Gantt Діаграма Ганта з песимістичним планом проекту)




[1] Богданов В.В. Управління проектами в Microsoft Propject 2003. - СПб., 2006. - С. 48.
[2] Шафер Д.Ф., Фатрелл Р.Т., Шафер Л.І. Управління програмними проектами: досягнення оптимального якості при мінімумі витрат. - М., 2003. - С. 43-44.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Контрольна робота
114кб. | скачати


Схожі роботи:
Управління проектами та системи управління проектами
Управління проектами 2
Управління проектами
Управління проектами на підприємстві
Управління інноваційними проектами
Управління організаційними проектами
Процеси управління проектами
Управління проектами фінансування
Бізнес план і управління проектами
© Усі права захищені
написати до нас