2.3. Документування операцій з обліку розрахунків з оплати праці
У наш час методи й засоби обліку робочого часу досить різноманітні — це і жетонна система, і записи в спеціальних картках чи журналах, і використання індивідуальних лічильників часу або штам-часу, і електронні засоби фіксації (датчики) чи спостереження.
Для обліку робочого часу працівників підприємств застосовується Табель обліку використання робочого часу (Додаток 15), який є основним джерелом інформації з цього питання. Типову форму Табеля обліку використання робочого часу № П-5 затверджено наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489.
Табель - це поіменний список усіх працівників відділу, служби чи іншого структурного підрозділу або установи в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду. Кожному працівникові надається табельний номер, який зазначається в усіх документах з обліку праці та оплати.
У разі звільнення працівника або переведення в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не можна присвоювати іншому працівникові протягом трьох років.
Табель ведеться на обліковий склад працівників усіх категорій, прийнятих на постійну, тимчасову, сезонну роботу, а також учнів, прийнятих на період виробничої практики або канікул з оплатою праці. Вносити до Табеля заново прийнятих працівників і вилучати з нього звільнених треба лише на підставі первинних документів з обліку руху персоналу установи.
Табель складається в одному примірнику за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі Табеля за минулий місяць.
Типова форма № П-5 складається з двох частин.
Перша частина — Табель обліку використання робочого часу. У ньому наведено умовні позначення елементів робочого часу з визначеними літерними та цифровими кодами.
Другач астина — Табель обліку робочого часу, в якому кожному працівникові відводиться рядок, поділений на дві частини:
- уверхню щодня вносять відомості про відпрацьовані години або неявки на роботу;
- унижнійчастині умовними позначеннями відзначають характеристики відпрацьованих годин (надурочні, нічні, години роботи у вихідні та святкові дні тощо) та причини нез’явлень на роботу — види відпусток, тимчасова непрацездатність, прогули, простої, страйки, переведення на неповний робочий день, інше. Наприклад: нічні години роботи — РН; години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) — РС; основна щорічна відпустка — В; простої — П; масові невиходи на роботу (страйки) — С; тимчасова непрацездатність — ТН тощо.
Якщо працівника направлено у відрядження, в табелі за ці дні не проставляють кількість відпрацьованих годин, а проставляють відповідний код — ВД. Оплачується виконана робота під час відрядження відповідно до частини третьої ст. 121 КЗпП України.
Бухгалтер складає та підписує Відомість на виплату грошей (Додаток 16). Бухгалтер перевіряє цю відомість на предмет правильності та повноти заповнення реквізитів, після чого передає її на підпис керівнику та головному бухгалтеру для проставляння дозвільного напису про видачу готівки. На титульному листі форми вказується загальна сума виданої і депонованої заробітної плати. При необхідності в колонці «Примітка» вказується номер пред’явленого документа.
При заповненні платіжної відомості після останнього запису необхідно зробити підсумковий рядок для загальної суми по відомості.
У відомості вказуються табельні номери, прізвища, ім'я та по-батькові працівників та суми, які будуть виплачені їм на руки.
На платіжних відомостях повинен бути дозволяючий надпис про виплату грошових засобів, підписаний керівником підприємства і головним бухгалтером із вказанням суми та терміну виплати (як правило, на протязі трьох робочих днів, включаючи день одержання грошей в банку).
Для узгодження порядку здійснення нарахувань на заробітну плату даний Звідний для відрахувань (Додаток 17).
2.4. Документування операцій з обліку розрахунків та звітність за соціальним страхуванням
Відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» страхові внески до системи пенсійного забезпечення роботодавці нараховують на суми фактичних витрат на оплату праці (грошового забезпечення) працівників, що включають витрати на виплату основної і додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, виплату винагород фізичним особам за виконання робіт (послуг) за угодами цивільно-правового характеру.
Страхувальники перераховують нараховані внески до пенсійного фонду одночасно з отриманням коштів у банку на видачу заробітної плати, але не пізніше, ніж через 20 днів після закінчення базового періоду незалежно від виплати заробітної плати (доходу) на суми яких нараховуються страхові внески. Базовим періодом для страхувальників-підприємств є місяць
У разі смерті потерпілого внаслідок нещасного випадку на виробництві працівника розмір одноразової допомоги його сім’ї повинен бути не меншим за однорічний заробіток потерпілого на кожну особу, яка перебувала на його утриманні, а також на його дитину, яка народилася на протязі не більш як десятимісячного строку після смерті потерпілого.
З виплат працівнику, що пов’язані з втратою заробітку робляться такі ж відрахування, як і на зарплату, а інші виплати сум відшкодувань не оподатковуються. Втрати заробітку розраховуються виходячи з заробітку за 6 останніх місяців роботи, або менший час і не обмежується розміром. Кошти для здійснення страхувальником виплати допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю потерпілого, доплати до середнього заробітку, який потерпілий мав до ушкодження здоров'я, при тимчасовому переведенні його на легшу роботу, а також на поховання та пов'язані з цим ритуальні послуги виділяються Фондом на підставі заяви-розрахунку за формою згідно з Додатком 18. Заява-розрахунок складається страхувальником у двох примірниках, один з яких зберігається у страхувальника, а другий - в робочому органі виконавчої дирекції Фонду за місцезнаходженням страхувальника. У разі виявлення помилок у розрахунку суми робочим органом виконавчої дирекції Фонду заява-розрахунок повертається страхувальнику із зазначенням строку їх виправлення. При повторному надходженні від страхувальника заяви-розрахунку робочий орган виконавчої дирекції Фонду протягом трьох днів перевіряє виправлені страхувальником помилки та здійснює перерахування коштів страхувальнику. Для здійснення страхувальником виплати допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю потерпілого страхувальник разом із заявою-розрахунком до робочого органу виконавчої дирекції Фонду подає:
- копія листка непрацездатності (завірена страхувальником або працівником робочого органу виконавчої дирекції Фонду на підставі оригіналу);
- акт про нещасний випадок, пов'язаний з виробництвом, за формою Н-1 (якщо стався нещасний випадок);
- акт (спеціального) розслідування нещасного випадку (аварії), що стався (сталася), за формою Н-5 (якщо такий складався);
- акт розслідування хронічного професійного захворювання за формою П-4 (якщо таке встановлено);
- довідка про середню заробітну плату (доход);
- витяг з табеля обліку робочого часу потерпілого, завірений страхувальником.
Звіти за формами Ф4-ФСС з ТВП (Додаток 19) та Ф14-ФСС з ТВП подаються до органів Фонду в повному обсязі страхувальником або відповідальною особою страхувальника за місцем взяття його на облік в органі Фонду або за місцем обліку, зазначеним у Державному реєстрі (для зареєстрованих після 01.01.2011 р.) Звіти подаються на вибір страхувальника одним із способів:
в електронній формі;
на паперових носіях;
надсилаються поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення.
У разі надсилання звітів поштою страхувальник зобов'язаний здійснити таке відправлення на адресу органу Фонду не пізніше ніж за десять днів до закінчення строку подання звітів, визначеного цим Порядком.
Страхувальник протягом п'яти робочих днів з дня отримання повідомлення про втрату або зіпсування поштового відправлення зобов'язаний надіслати поштою або надати особисто (на його вибір) органу Фонду другий примірник звіту. Звіти на паперових носіях завіряються підписами керівника, головного бухгалтера (за наявності такої посади у страхувальника) та скріплюються печаткою (за наявності). Паперові звіти подаються в друкованому вигляді або заповнюються українською мовою друкованими літерами без помарок та виправлень кульковою ручкою з синім або чорним чорнилом. У разі незаповнення того чи іншого рядка в звітах через відсутність операції цей рядок прокреслюється.
Звіти формуються у двох примірниках. Один примірник звіту з відміткою органу Фонду про його прийняття зберігається у страхувальника, другий - в органі Фонду. Електронна форма звітів повинна відповідати звітам на паперових носіях.Звіти страхувальника повинні подаватися в повному обсязі. У разі недотримання правил формування та подання звітів, затверджених цим Порядком, звіти не приймаються. У разі ліквідації страхувальника звіти до органу Фонду можуть подаватися правонаступником, якщо правонаступництво підтверджено установчими документами. Якщо останній день строку подання звітів припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, то цим днем строку вважається перший після нього робочий день.
Страхувальники зобов'язані формувати та подавати до органів Фонду звітність щодо коштів загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, не пізніше 20 числа наступного за звітним періодом місяця. Базовим звітним періодом для них є квартал.
Звіти подаються за формами Ф4-ФСС з ТВП та Ф14-ФСС з ТВП. Відповідальна особа органу Фонду, яка приймає звіт від страхувальника, зазначає дату прийняття звіту та обов'язково засвідчує його власним підписом із зазначенням прізвища та ініціалів.
Звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП не подається у разі:
- відсутності у страхувальника зобов'язання перед Фондом по субрахунку 652 на початок кожного звітного кварталу та оборотів по субрахунку у звітному кварталі; наявності зобов'язання Фонду перед страхувальником на початок року та відсутності оборотів по субрахунку 652 у звітному кварталі. Звіт за формою Ф14-ФСС з ТВП не подається, якщо у звітному кварталі страхувальник не отримував від Фонду та не видавав найманим працівникам путівок на санаторно-курортне лікування, придбаних за рахунок коштів Фонду;
- у разі якщо страхувальник у звітному періоді змінює місцезнаходження або місце проживання (для фізичних осіб) (за межами територіального обслуговування органу Фонду, в якому він перебував на обліку), звіти за цей звітний період подаються до органу Фонду за новим місцем взяття на облік;
- у разі неподання за даний звітний період страхувальником звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП до зведеного звіту включається звіт цього страхувальника за попередній звітний період (при звіті за I квартал - залишки коштів цього страхувальника на початок звітного року).
За несвоєчасне подання або неподання встановленої звітності по коштах Фонду, подання недостовірної звітності щодо використання страхових коштів на посадових осіб підприємств, установ, організацій, фізичних осіб, які використовують найману працю, накладається штраф в розмірі та порядку, передбаченими чинним законодавством.
Формування звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП:
- Звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП складається наростаючим підсумком з початку року.
- Звіт складається із головної частини та двох таблиць.
- У головній частині звіту зазначаються: період, за який складено звіт, найменування страхувальника (прізвище та ініціали фізичної особи - страхувальника), реєстраційний номер страхувальника в органі Фонду або його номер у Державному реєстрі (для зареєстрованих після 01.01.2011 р.), код ЄДРПОУ - для юридичних осіб, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті), банківські реквізити (МФО, номер поточного рахунку страхувальника, найменування банку), місцезнаходження та телефон.
- У звіті проставляються дані за всіма передбаченими звітом показниками за звітний квартал та наростаючим підсумком з початку звітного року.
- Таблиця "Розрахунки по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування" заповнюється у гривнях з копійками.
У рядку 1 "Зобов'язання страхувальника на початок року" відображається сума зобов'язання страхувальника перед Фондом, яка відповідає сумі зобов'язання страхувальника на кінець звітного періоду, відображеній у звіті за минулий рік. Протягом поточного року дані в рядку 1 залишаються без змін.
Рядок 2 "Зобов'язання страхувальника згідно з актами приймання-передавання" заповнюється у разі, якщо страхувальник змінив місцезнаходження (фізична особа - місце проживання) та має зобов'язання за попереднім місцем обліку.
У рядку 3 "Виправлення помилок минулих років" відображаються суми самостійно донарахованих або зменшених страхувальником (за період до 01.01.2011) страхових внесків та суми зайво нарахованих допомог.
У рядку 4 "Підлягає перерахуванню за результатами перевірок" відображаються суми донарахованих страхових внесків за період діяльності страхувальника до 01.01.2011, пені та штрафів, нарахованих спеціалістами органу Фонду за результатами перевірки страхувальника, за винятком адміністративних стягнень, застосованих до страхувальника відповідно до чинного законодавства, а також суми неправомірно витрачених страхових коштів.
У рядку 5 "Отримано від часткової сплати за путівки" вказується сума, яка була отримана як часткова сплата вартості путівок у звітному періоді (з початку року) в касу страхувальника за основним місцем роботи застрахованої особи.
У рядку 6 "Отримано від Фонду з початку року, у т. ч.:" відображається загальна сума коштів, отриманих від Фонду з початку року.
У рядку 7 "для погашення заборгованості за Фондом станом на 01.01.2011" відображається сума коштів, отриманих від Фонду для погашення заборгованості за Фондом, що мала місце на 01.01.2011.
У рядку 8 "Списано згідно із законодавством" відображаються зобов'язання страхувальника перед Фондом, списані органами Фонду згідно з чинним законодавством, та суми внесків, штрафів, пені та неправомірно витрачених страхових коштів за скасованими у встановленому порядку рішеннями органів Фонду.
У рядку 9 "ВСЬОГО (р. 1 + … + р. 7 - р. 8)" відображається сума даних рядків 1 - 7 за мінусом даних рядка 8.
У рядку 10"Зобов'язання Фонду на кінець звітного періоду (р. 12 + р. 13 + р. 21 - р. 6), у т. ч.:" наводяться дані про загальну суму зобов'язань по страхових коштах, яка не перерахована Фондом на кінець звітного періоду.
У рядку 11 "непогашена частина заборгованості, що мала місце станом на 01.01.2011" наводяться дані про непогашену на кінець звітного періоду частину заборгованості, яка виникла до 01.01.2011.
У рядку 12 "Зобов'язання Фонду на початок року" відображається сума зобов'язання Фонду перед страхувальником, яка відповідає сумі зобов'язання Фонду на кінець звітного періоду, відображеній у звіті за минулий рік. Протягом поточного року дані в рядку 12 залишаються без змін.
Рядок 13 "Зобов'язання Фонду згідно з актами приймання-передавання" заповнюється у разі, якщо страхувальник змінив місцезнаходження (фізична особа - місце проживання) та залишаються невідшкодовані зобов'язання за Фондом.
У рядку 14 "Перераховано з початку року, у т. ч.:" відображається загальна сума перерахованих на рахунок органу Фонду страхових коштів з початку року з розшифровкою, наведеною у рядках 15 - 20 звіту.
Сума даних рядків 15 - 20 може не відповідати загальній сумі перерахованих коштів на суму повернутих страхувальником невикористаних страхових коштів.
У рядку 15 "заборгованість минулих років та донараховані внески" відображаються суми перерахованих страхових внесків, донараховані страхувальником самостійно (за період до 01.01.2011) та за результатами перевірок, а також сума заборгованості, яка мала місце на початок року.
У рядку 16 "суми помилок минулих років" відображаються перераховані суми помилок, які самостійно виявлені страхувальником як переплата на допомогу у минулих роках (після 01.01.2011).
У рядку 17 "пені" відображаються суми перерахованої пені, нарахованої спеціалістами органу Фонду за результатами перевірки та нарахованої страхувальником самостійно за період до 01.01.2011.
У рядку 18 "штрафів" відображаються суми перерахованих штрафів, нарахованих спеціалістами органу Фонду за результатами перевірки страхувальника.
У рядку 19 "неправомірно витрачених коштів" відображається перерахована сума неправомірно витрачених страхувальником коштів, виявлених спеціалістами органу Фонду за результатами перевірки.
У рядку 20 "часткову сплату за путівки" відображається перерахована сума часткової сплати за путівки.
У рядку 21 "Витрати з початку року" відображається загальна сума нарахованих страхувальником у звітному періоді витрат за рахунок коштів Фонду на матеріальне забезпечення та часткове фінансування оздоровлення дітей у дитячих закладах оздоровлення.
Розшифровка даних рядка 21 таблиці I за видами витрат надається у таблиці II "Розшифровка витрат за рахунок страхових коштів Фонду".
Показник рядка 21 таблиці I має дорівнювати показнику рядка 8 таблиці II звіту.
У рядку 22 "ВСЬОГО (р. 12 + р. 13 + р. 14 + р. 21)" відображається загальна сума даних рядків 12, 13, 14 та 21 звіту.
У рядку 23 "Зобов'язання страхувальника на кінець звітного періоду (р. 1 + … + р. 5 - р. 8 - р. 14), у т. ч.:" наводяться дані про загальну суму зобов'язань по страхових коштах, яка не перерахована страхувальником на кінець звітного періоду.
У рядку 24 "непогашена частина заборгованості, що мала місце станом на 01.01.2011" наводяться дані про непогашену на кінець звітного періоду частину заборгованості, яка виникла до 01.01.2011.
У таблиці II "Розшифровка витрат за рахунок страхових коштів" наводиться інформація про витрати, проведені страхувальником на матеріальне забезпечення за їх видами.
Інформація у цій таблиці заповнюється у гривнях з копійками.
Рядок 1 "По тимчасовій непрацездатності (за винятком допомоги по догляду за хворою дитиною або хворим членом сім'ї)"
Вносяться дані про кількість робочих днів, втрачених працівниками внаслідок тимчасової непрацездатності (колонка 3), за винятком днів тимчасової непрацездатності, оплачених за рахунок коштів підприємства, установи, організації або фізичної особи - страхувальника, та сума нарахованої допомоги за рахунок коштів Фонду (тобто нарахована, починаючи з шостого календарного дня непрацездатності) у звітному періоді (колонка 4).
Рядок 2 "По тимчасовій непрацездатності по догляду за хворою дитиною або хворим членом сім'ї"
Проставляються дані про кількість робочих днів, втрачених працівниками внаслідок необхідності догляду за хворою дитиною або хворим членом сім'ї (колонка 3), та сума нарахованої допомоги за рахунок коштів Фонду (колонка 4). Рядок 3 "По вагітності та пологах"
Проставляються дані щодо кількості календарних днів відпустки по вагітності та пологах відповідно до листка непрацездатності (колонка 3) та сума нарахованої допомоги по вагітності та пологах, що надається за рахунок коштів Фонду (колонка 4).
У колонках 5 та 6 таблиці "У тому числі пільги по допомогах постраждалим внаслідок Чорнобильської катастрофи" вказуються кількість днів, допомога за які виплачена на пільгових умовах відповідно до статей 35, 37, частини першої статті 38 Закону, пункту 16 частини першої статті 20 та пункту 2 частини першої статті 30 Закону України "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи" (далі - Закон N 796), та суми цих витрат.
Проставляються дані про суми виплаченої допомоги на поховання.
У колонці 3 - дані про кількість виплат, в колонці 4 - дані про загальну суму виплат з початку року. Сума повинна відповідати розмірам, встановленим правлінням Фонду, з урахуванням кількості виплат.
Рядок 5 "ВСЬОГО (р. 1 + р. 2 + р. 3 + р. 4)"
Проставляються підсумовані дані про суми нарахованої суми допомоги за рахунок коштів Фонду: в колонці 4 - сума всього, в колонці 6 - суми допомоги, наданої постраждалим внаслідок Чорнобильської катастрофи, понад встановлену законодавством межу для виплат на загальних підставах, в колонці 7 - суми заборгованості з виплати допомоги (які виникли до 01.01.2011 р.) на кінець звітного періоду.
Рядок 6 "Часткове фінансування оздоровлення дітей у дитячих закладах оздоровлення (кількість путівок, сума)"
У цьому рядку наводяться дані про витрати на часткове фінансування оздоровлення дітей у дитячих закладах оздоровлення. У колонці 3 проставляються дані про кількість придбаних путівок, у колонці 4 - сума витрат на вказані цілі.
Рядок 7 "Інші витрати (якщо є - додати пояснювальну записку)"
Заповнюється у разі зміни законодавчих актів або при проведенні витрат страхувальником, пов'язаних із соціальним страхуванням, на підставі рішень правління Фонду.
У рядку 8 "РАЗОМ ВИТРАТ (р. 5 + р. 6 + р. 7) (р. 21 табл. I)" проставляється загальна сума витрат страхувальника за рахунок коштів Фонду, проведених у звітному періоді (з початку року).
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10