Ім'я файлу: Курсовой .docx
Розширення: docx
Розмір: 81кб.
Дата: 14.05.2022
скачати
Пов'язані файли:
4.24.стаття Жиган.doc
Руська правда Види права.docx
135056.docx
Рошен курс.docx
Розширення: docx
Розмір: 81кб.
Дата: 14.05.2022
скачати
Пов'язані файли:
4.24.стаття Жиган.doc
Руська правда Види права.docx
135056.docx
Рошен курс.docx
2.2 Порядок та особливості розмноження конфіденційних документів
Розмноження конфіденційних документів повинне проводитися тільки при дійсній службовій необхідності в їхніх додаткових примірниках.
Конфіденційні документи можуть розмножуватися в підрозділі конфіденційного діловодства або в спеціальному розмножувальному підрозділі підприємства. Розмноження (тиражування) конфіденційних документів у друкарнях методом набору і друкування тексту, як правило, не здійснюється головним чином через відсутність потреби у великому тиражі.
Призначені для розмноження документів технічні засоби (копіювально-множне устаткування, комп'ютери, друкарські машинки) повинні бути захищені від можливого перехоплення виникаючих при їхній роботі електромагнітних випромінювань.
Розмноження конфіденційних документів не повинне проводитися разом із розмноженням відкритих документів. Під час розмноження конфіденційних документів усе, що не має відношення до їх розмноження, повинне бути прибране з робочих місць, використовуваних при розмноженні, доступ сторонніх осіб у приміщення, в якому проводиться розмноження, не дозволяється.
При виникненні в процесі розмноження аркушів браку вони поміщуються у спеціальну папку.
Дозвіл на розмноження документів можуть давати за вимогою керівника підприємства керівники відповідних структурних підрозділів самостійно або разом з керівником служби безпеки (підрозділу конфіденційного діловодства) підприємства. Підписаний керівником підприємства список осіб, що мають право давати дозвіл на розмноження конфіденційних документів, повинний знаходитися в розмножувальному підрозділі.
Документи, що надійшли з інших підприємств, можуть розмножуватися тільки з письмового дозволу підприємств, що їх видали.
Розмноження документів проводиться у формі виготовлення додаткових примірників, зняття копій з документів і виробництва виписок з документів.
Дозвіл на виготовлення додаткових примірників документу оформляється на звороті останнього листа примірника, з якого повинне проводитися розмноження. Цей примірник не повинен у майбутньому направлятися на інші підприємства, він підшивається в справу або переводиться на облік документів виділеного збереження.
При неможливості оформлення дозволу на розмноження на самому документі він оформляється у формі обліку даного документа.
При розмноженні документів у спеціальному розмножувальному підрозділі їхня передача на розмноження проводиться у спеціально призначеному для розмноження конфіденційних документів особі під її підпис у формі обліку або картки видачі документа.
Підлягаючі розмноженню документи реєструються в підрозділі конфіденційного діловодства або у спеціальному розмножувальному підрозділі у журналі обліку розмноження конфіденційних документів.
На розмножених примірниках працівник підрозділу конфіденційного діловодства проставляє їх номери. При цьому якщо документ був виданий даним підприємством, то номери розмножених примірників продовжують номери раніше виготовлених примірників, якщо документ був виданий іншим підприємством, то на розмножених примірниках їхні номери проставляються дрібно: у чисельнику на всіх примірниках залишається номер, привласнений підприємством, що видало документ, а в знаменнику на кожному примірнику проставляється привласнений йому порядковий номер, починаючи з №1.
На кожному розмноженому примірнику в реквізиті «Оцінка про виконавця» проставляється тільки обліковий номер, привласнений документу при його виданні, незалежно від місця видання, прізвище, ім'я, по батькові виконавця і його робочий телефон (якщо проставлений на примірнику, що розмножується,).
На примірнику, з якого проводиться розмноження, під дозволом на розмноження працівник підрозділу конфіденційного діловодства робить запис: «Розмножене ___ прим. з №___ по № ___», що завіряється його підписом із проставленням дати.
Якщо розмножені примірники не відтворюють підпис, то вони засвідчуються печаткою підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства, що проставляється з захопленням частини слова, що позначає посаду особи, яка підписала документ.
Розмноження конфіденційних документів у формі зняття копій здійснюється у випадках, коли документи підшиті до справи і зняті з обліку по журналах (картках) обліку цих документів. Технологія виготовлення копій документів аналогічна технології виготовлення додаткових примірників, крім наступних особливостей.
Дозвіл на виготовлення копій оформляється записом: «Зняти копію в____прим.».
Копії документа привласнюється окремий обліковий номер – черговий порядковий номер за журналом обліку виданих документів, незалежно від того, за яким видом обліку (виданих документів, що надійшли,) зареєстрований документ, з якого знімається копія. Привласнений копії обліковий номер проставляється на всіх аркушах копії посередині нижнього поля з додаванням абревіатури грифа конфіденційності (на останньому листі – у реквізиті «Оцінка про виконавця»). У реквізиті «Дата і номер документа» на копії зберігаються колишні дані.
На першому листі копії над реквізитом «Гриф обмеження доступу до документа» проставляється слово КОПІЯ. Реквізит «Оцінка про виконавця» оформляється цілком, як у знову створюваних документах.
Нижче реквізиту «Підпис» на копії документа проставляється слово «Вірно», що завіряється підписом особи, яка робила зняття копії, із вказівкою її посади, ініціалів і прізвища, а також дати запевняння. Якщо копія пересилається на інші підприємства, то на ній додатково проставляється печатка підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства.
Примірники копії мають самостійну нумерацію, починаючи з №1.
На примірнику документа, з якого знімалася копія, під дозволом на зняття копії працівником підрозділу конфіденційного діловодства робиться запис «Знята копія в ___прим. за зв. № ____», що завіряється його підписом із проставленням дати.
Заповнення граф журналу обліку виданих документів при знятті копій проводиться аналогічно заповненню на знову створювані документи.
Технологія виробництва виписок з конфіденційних документів має наступні особливості.
Виписки можуть робитися з документів, як не підшитих, так і підшитих у справи, а також з документів виділеного збереження.
Випискам привласнюється окремий обліковий номер – черговий порядковий номер відповідно до журналу обліку виданих документів, незалежно від того, по якому виду обліку зареєстрований документ, з якого проводиться виписка. Проставлення облікового номера на виписці здійснюється аналогічно проставленню його на копії.
На першому листі виписки після заголовка документа проставляється слово ВИПИСКА.
Виписка має власну нумерацію аркушів іпримірників. Реквізит «Оцінка про виконавця» оформляється цілком.
Оцінки про виробництво і запевняння виписки оформляються, як і в копії, із заміною в оцінці про виробництво слів «Знята копія» на слова «Зроблена виписка».
2.3 Забезпечення схоронності документів, перевірка їх наявності
Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.
Справи з грифом «Для службового користування», видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ у той же день.
Окремі справи з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу організації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
Передача документів іншим співробітникам здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.
Забороняється виносити документи з грифом «Для службового користування» за межі службових приміщень організації.
У разі потреби керівник організації (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації документи з грифом «Для службового користування» для їх погодження, підписання, тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.
Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом «Для службового користування». Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника.
В окремих випадках з дозволу керівника організації дозволяється перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.
Перевірка наявності документів з грифом здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом керівника організації. До складу цієї комісії обов’язково входять особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.
У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів, перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п’ять років.
Про факти втрати документів або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівника організації, керівників режимно-секретного підрозділу та канцелярії.
Для розслідування факту втрати документів з грифом або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника організації призначається комісія, висновок якої затверджується керівником організації.
Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівником організації передаються до архівного підрозділу для внесення у справу фонду.
За порушення, що призвели до розголошення інформації «Для службового користування», втрати або незаконного знищення документів, а також інших вимог винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із законодавством.
ВИСНОВОК
Підводячи підсумки проведеного дослідження слід відмітити, що таємна інформація - це інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.
Відповідно до Закону України «Про державну таємницю» від 21.01.1994 р. (в редакції від 21.09.1999 р.) державна таємниця - вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки , науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані державною таємницею і підлягають охороні державою.
Комерційна таємниця — це інформація, яка є секретною в тому розумінні, що вона в цілому чи в певній формі та сукупності її складових невідома та не є легкодоступною для осіб, які звичайно мають справу з видом інформації, до якого вона належить, у зв'язку з чим має комерційну цінність та була предметом адекватних існуючим обставинам заходів щодо збереження її секретності, вжитих особою, яка законно контролює цю інформацію (ст. 505 Цивільного кодексу України).
Перелік і обсяг відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником організації. Керівник може залучити для проведення цієї роботи спеціалістів-аналітиків.
Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб, як говорять професіонали, запобігти розповсюдженню її до конкурентів. В деяких випадках вимагається захист і «чужих» комерційних секретів, які можуть бути довірені підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може залишити підприємство без вигідних партнерів, клієнтів.
Для обмеження доступу до інформації комерційної таємниці керівник видає спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, які вміщають комерційну таємницю підприємства», заходи щодо охорони цих відомостей, встановлює коло осіб, які мають доступ до цієї інформації, і правила роботи з документами, які мають гриф «Комерційної таємниці». Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитись із наказом та додатками до нього.
Документування конфіденційної інформації включає визначення складу внутрішніх і документів, що відправляються, і їх виготовлення.
Документування конфіденційної інформації є найважливішою складовою частиною конфіденційного діловодства, оскільки від кількості, складу і правильності оформлення документів залежать якість і ефективність управлінської і виробничої діяльності, вірогідність і юридична чинність документів, трудомісткість їхньої обробки і якість організації. Обсяг і характер створюваних документів впливають і на організацію роботи з їхнього захисту.
Крім того, у процесі документування створюється документальна база, що розкриває історію підприємства.
Усі документи, які вміщують конфіденційні відомості, підлягають обліку і спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф конфіденційності у правому верхньому кутку першого аркуша з вказанням номера примірника, наприклад: використання та ін. Наприклад, комерційна таємниця являється результатом сумісної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті.
У випадку відсутності грифа «Комерційна таємниця» і вказівок на конфіденційність у тексті передбачається, що автор і особи, які підписали чи затвердили документи, передбачили усі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.
На документі з грифом «Комерційна таємниця» (конфіденційно) вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них (після реквізитів «підпис» і «прізвище виконавця»).
Друкування документів з грифом «Комерційна таємниця» проводиться централізовано, у спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), яке виключає доступ сторонніх осіб.
Надруковані та підписані документи передаються для реєстрації службовій особі, яка відповідає за їх облік.
Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: «Чернетки (варіанти) знищені. Підпис. Дата.»
Усі документи, які вміщають конфіденційну інформацію, повинні реєструватись окремо від іншої документації в «Журналі реєстрації документів з грифом «комерційна таємниця»».
При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства, які вміщають гриф «Комерційна таємниця». Усі аркуші журналів, враховуючи документи комерційної таємниці, нумеруються, прошиваються і опечатуються. В кінці журналу вказується кількість аркушів (цифрами та прописом).
Документи, що мають гриф «КТ», формуються в окрему справу (або справи). На обкладинці справи у правому верхньому кутку ставиться гриф «КТ». На внутрішній сторінці обкладинки справи записують список співробітників, які мають право користуватися цією справою. Усі аркуші нумеруються олівцем у правому верхньому кутку. Спочатку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи підшивається завірений аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується службовою особою, яка відповідає за зберігання документів з грифом «КТ». Інші працівники підприємства не повинні мати доступу до цього сектору.
Рух (видача і повернення) документів з грифом «КТ» повинен своєчасно відбиватися в «Журналі обліку видачі документів з грифом «КТ».
На підприємстві повинен бути суворий порядок розмноження документів з грифом «КТ». Вони повинні розмножуватись з дозволу керівництва підприємства у спеціально відведеному приміщенні. Усі копії документів «КТ» беруть на облік у спеціальному журналі чи в «Журналі реєстрації документів з грифом «КТ». Кількість примірників документів з грифом «КТ» має бути обмежена, і кожен примірник готується для раніше визначеного адресата чи виконавця. Розмноження документів потрібно виконувати в присутності службової особи, яка відповідає за документ. Усі неякісні копії документу нею забираються і підлягають знищенню.
Архівне зберігання документів із грифом «КТ» проводиться в опечатаних коробах, в приміщеннях, які виключають несанкціонований доступ.
На документи з грифом «КТ», відібрані для знищення, складається акт, який затверджується керівником підприємства. Знищуються документи в присутності комісії за допомогою спеціальної машини чи іншим способом, який виключає можливість відтворення чи відновлення інформації яка є в них.
ЛІТЕРАТУРА
1. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. – 3-тє вид., змінене та доп. – К.: КНТ, 2009. – 304c.
2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. для уч. проф.-техн. закл. освіти. – 4.вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.
3. Діловодство: зб. інструкцій / Є.К. Пашутинський (упоряд.). – 2-ге вид., зм. – К.: КНТ, 2009. – 593 с.
4. ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. - К.: 1996.
5. ДСТУ 2395-2000 (ISO 5963-85) Інформація та документація обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів індексування. Загальна методика.
6. ДСТУ 2732-04 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. - К.: Держспоживстандарт України, 2005. - 2005. - 32 с.
7. ДСТУ 2628-94 Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. - К.: 1996.
8. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - К.: Держспоживстандарт України. - 2003. - 22 с.
9. ДСТУ 3396.0.96 Захист інформації, Технічний захист інформації. Основні положення.
10. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документів. Основні положення.
11. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до його побудови.
Інтернет-джерела:
https://yur-gazeta.com/publications/practice/sudova-praktika/osoblivosti-roboti-z-dokumentami-z-grifom-dlya-sluzhbovogo-koristuvannya.html
http://obljustif.gov.ua/kosiv/36569-2/
https://rdatf.gov.ua/info/page/1534
https://works.doklad.ru/view/4_GT7TfjC_8.html
http://ru.osvita.ua/vnz/reports/dilovodstvo/24267/
https://www.docsity.com/ru/tehnologiya-konfidenciynogo-dilovodstva/1557280/
https://knowledge.allbest.ru/audit/3c0b65635a2ad78b5c43a89421216c37_0.html
http://studies.in.ua/ru/informacionnoe-pravo-seminary/2147-vidi-nformacyi-z-obmezhenim-dostupom.html
ДОДАТОК 1
Інформація з обмеженим доступом
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження міського голови
08 листопада 2017 року № 191
(зі змінами, внесеними розпорядженням
міського голови від 06.05.2019 № 55)
Перелік відомостей, що становлять інформацію з обмеженим доступом (конфіденційну, таємну, службову) у Корюківській міській раді
1. До конфіденційної інформації належить інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб’єктів владних повноважень, та яка може поширюватися у визначеному ними порядку за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов.
Зазначена інформація може поширюватися лише за згодою осіб, які обмежили доступ до інформації, а за відсутності такої згоди – лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.
2. До таємної інформації належить інформація, розголошення якої може завдати шкоди особі, суспільству і державі. Таємною визнається інформація, яка містить державну, професійну, банківську таємницю, таємницю досудового розслідування та іншу передбачену законом таємницю.
3. До службової інформації належать:
3.1. Інформація, що міститься в документах міської ради, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, чернетки, розроблені проекти рішень, якщо вони пов’язані з розробкою напрямку діяльності, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.
3.2. Інформація стосовно cфери оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.
3.3. Документи, що надійшли на адресу міської ради і містять інформацію інших державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій з грифом «Для службового користування».
3.4. Відомості, що містяться в службовій кореспонденції, утвореній в результаті опрацювання документів, що надійшли на адресу міської ради з грифом «Для службового користування».
3.5. Розпорядження з кадрових, організаційних та внутрішніх питань.
3.6. Протоколи нарад, засідань.
3.7. Матеріали службових розслідувань стосовно посадових осіб місцевого самоврядування.
3.8. Документи діловодства (номенклатура справ, журнали обліку, книги реєстрації та реєстри відправлення кореспонденції, розносна книга для місцевої кореспонденції тощо).
3.9. Окремі відомості, зазначені в особових справах, атестаційних листах
працівників, трудові книжки, відповідні облікові реєстри.
3.10. Документи про вчинення нотаріальних дій та державної реєстрації актів цивільного стану, державної реєстрації речових прав на нерухоме майно, облікові реєстри.
3.11. Документи, пов’язані з державною реєстрацією юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, відповідні облікові реєстри.
Керуючий справами (секретар) виконкому З.Ю. Пономаренко
1 2 3 4