Ім'я файлу: Особливост документооб гу в орган зац (на приклад ВАТ Райффайзен
Розширення: docx
Розмір: 74кб.
Дата: 26.07.2020
скачати
Розширення: docx
Розмір: 74кб.
Дата: 26.07.2020
скачати
3. Електронний підпис. Використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Електронний цифровий підпис є визнаним і затвердженим на рівні держави, про що свідчить Закон України „Про електронний цифровий підпис”. Функціонально електронний підпис є аналогом звичайного рукописного підпису з його основними перевагами: засвідчує, що підписаний документ виходить від імені того, хто поставив підпис; не дає особі, яка підписала документ, можливості відмовитися від зобов’язань, зв’язаних з підписаним документом; гарантує цілісність підписаного документа.
Контроль за правами доступу. Крім проблеми юридичної сили електронних документів постає проблема захисту електронних документів:
По-перше, це контроль прав доступу до документів. Якщо передбачається, що на комп’ютері будуть працювати працівники банку з відповідними повноваженнями, то варто звернути увагу на питання, пов’язані з розмежуванням прав доступу користувачів до інформації.
По-друге, це захист електронного документа і його реквізитів від випадкових чи навмисних змін у документі після його формування і набрання юридичної сили, а також захист електронного документа під час його зберігання в електронному архіві.
Захист електронного документа і його реквізитів. Захист електронних документів у банку можна організувати різними способами, основні з яких наведено в Додатку П.
Програмні засоби. У програмах, якими користується широке коло працівників підприємства, можна застосовувати розмежування прав доступу з використанням індивідуальних паролів входу до програми. Таким чином, програма дозволяє працівникові працювати лише з тими документами, які входять до його компетенції.
Також при формуванні документа його виконавець може встановити пароль на редагування цього документа. Тобто користувачі документа зможуть лише ознайомитися з ним без права внесення будь-яких змін.
Апаратні засоби. Одним із видів апаратного способу захисту даних є використання спеціальних пристроїв-ключів, що являють собою пристрої різноманітної форми або звичайні предмети (ручки, посвідчення, картки тощо), в яких вмонтовано картку пам’яті з необхідною інформацією для доступу до комп’ютера чи програми.
Ще одним різновидом апаратних способів захисту даних є біометричні технології. Під терміном „біометричні технології” (biometric technologies) (БТ) слід розуміти сукупність методів і засобів, головна мета яких полягає в ідентифікації людини за ознаками, притаманними лише їй, як біологічного об’єкта . Наприклад, голос, відбитки пальців, структура сітківки очей є унікальними характеристиками особи, за якими цю особу можна розпізнати або ідентифікувати.
Для ефективного електронного документообігу розроблено «Положення про користування електронним документообігом у ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» ( див. Додаток Ф).
ВИСНОВКИ
Україна поетапно інтегрується до європейської спільноти, що впливає на динаміку розвитку внутрішньо економічного та інформаційного середовища. В таких умовах особливо важливим для розвитку фінансового сектору є використання ефективно діючих документацій них систем у всіх сферах життєдіяльності, адже інформація у сучасному світі – це основа економічної активності. У сучасному світі фактично не залишилось інформації яка б не була зафіксована на тому чи іншому матеріальному носії. Саме тому роль документа як основного носія для фіксації інформації є такою важливою.
Документ являє собою матеріальний об’єкт, що містить закріплену інформацію і призначений для її передавання та використання. Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних та підсумкових даних, складання звітності пов'язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує продуманої систематизації їхніх дій і процедур руху облікової інформації. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів, називають документообігом.
З розвитком технологій виникає потреба у швидкому русі інформації, а це можливо лише при зміні уявлення про природу документа як носія інформації.
Електронний документообіг є одним із тих інструментів, що в змозі забезпечити потреби сьогодення в швидкому інформаційному обміні. Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже, основною проблемою традиційних технологій управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу.
Дипломна робота присвячена особливостям документообігу в організації, на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль». Зокрема подається загальна характеристика документообігу, проаналізовано електронний документообіг банку та запропоновано шляхи вирішення проблем електронного документообігу.
Доведено, що документообіг складається з двох основних фаз – створення і завершення, між якими є проміжні ланки, які проходить той чи інший документ.
І основне є те, що документообіг в організації здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами їх обробки.
Отже, завдяки проведеній роботі можна зробити наступні висновки і з впевненістю сказати, що завдання які були поставлені виконані успішно, а саме:
- проаналізовано теоретичні основи документаційного та інформаційного забезпечення банку;
- проаналізовано стан правового забезпечення здійснення інформаційної діяльності банківської установи;
- розглянуто співпрацю підрозділів установи та передачу документів до архіву;
- проаналізовано документообіг та електронний документообіг за використанням програми Lotus Notes;
- розроблено шляхи вирішення проблем електронного документообігу;
- сьогодні, практично чітко сформовані основні проблеми електронного документообігу;
- оскільки банківські установи повинні чітко дотримуватися принципу своєї діяльності, то доступ до інформації в таких установах обмежений, тому що вона становить комерційну таємницю і через це в них існує система обміну інформацією тільки з центральним банком ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»;
- відсутній всякий посторонній доступ до інформації, яка несе вагоме значення, тому що від цієї інформації може залежати доля установи в подальшому;
- можливості привернути увагу клієнта і залучити його до співпраці, що дає змогу отримувати більше інформації, яка має вагоме значення для діяльності банківських установ в цілому;
- правильне ведення електронного документообігу дає змогу швидкому та безпомилковому руху інформаційного обміну;
Згідно мети, яка була поставлена на виконання дипломної роботи, можна зробити такий висновок, що для забезпечення ефективності електронного документообігу необхідно зробити слідуюче:
· Оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації в графічному вигляді.
· Використання потужних програм з обробки відсканованих документів.
· Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електронному вигляді.
· Розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту.
Позитивними ознаками електронного документообігу є: 1) можливість вміщення в документ крім тексту мультимедійних даних; 2) можливість використання заздалегідь заготовлених форм; 3) висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес; 4) економія паперу; 5) висока компактність архіву; 6) висока швидкість пошуку і одержання інформації; 7) можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.
Щоб вирішити ряд недоліків, про які йшлося вище, в даній дипломній роботі було запропоновано шляхи іх вирішення, за допомогою якох можна було б полегшити роботу працівників банку та удосконалити доступ до деяких документів.
Дана дипломна робота відповідає поставленим меті і завданням, свідченням чого є висвітлення теми в двох розділах.
В розділі 1 розглянуто аналіз теоретичних питань, що стосуються організації документообігу та руху документів. Подаються визначення інформації, інформаційної діяльності, документа та документообігу, номенклатури справ та її види, проаналізовано документообіг за банківськими операціями. Описана номенклатура справ її видів а також процес підготовки документів до зберігання.
В розділі 2 досліджується електронний документообіг в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» та запропоновані шляхи вирішення проблем щодо його ведення. Коротко охарактеризовується діяльність установи, розглядається її структура та напрямки роботи. Описано нормативно-правову базу діяльності банківської установи. Розглядається інформаційний потенціал та запропоновані деякі шляхи вдосконалення діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».
У практичній частині проаналізована ефективність електронного документообігу у ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» та розроблені правила щодо правильного його ведення. Для ефективного електронного документообігу створено «Положення про користування електронним документообігом у ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» .
Для ефективного функціонування і розвитку банківської системи ВАТ «Райффайзен Банку Аваль» необхідна подальша структуризація і спеціалізація комер-ційних банків, розвиток різних відділів банківської установи, що спри-ятиме розширенню діапазону банківських операцій і фінансових по-слуг і забезпечить вдосконалення кредитно-фінансового механізму в країні.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Алексеєнко М.Д. Капітал банку: питання теорії і практики / М.Д.Алексеєнко. – К.: КНЕУ, 2002. – 276 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Требование к документообороту фирмы / В.И. Андреева.– М., 1995. – 224 с.
3. Баласанян В. Концепція системи автоматизації вітчизняного документообігу / В. Баласанян // Відкриті системи. – 1997. - № 1. – с.10-17.
4. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви , договори, угоди / С. Бибик, Г. Сюта. – Х.: Фолио, 2005. – 491 с.
5. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А. Блощинська; М-во освіти і науки України, Інст. менедж. та економіки «Галицька академія». – К.: Центр навчальної літератури, 2005. – 319 с.
6. Боркус В. Системы документооборота: что стоит за терминологией? [Электронный ресурс] / В. Боркус. – М., 2005. – Режим доступа: http://www.intertrust.ru/analytics/articles/135
7. Боровський В.Н. Діловодство в банківських установах: навч. посіб. / В.Н. Боровський, В.П. Прадун, Р.В. Друзін; Ред. В.Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В.І. Вернадського. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 223 с.
8. Васюренко О.В. Банківські операції / О.В. Васюренко. – К.: Знання, 2004. – 324 с.
9. Волошин И.В. Оценка банковских рисков: нове подходы / И.В. Волошин. – К.: Эльга, Ника-Центр, 2004. – 216 с.
10. Гавердовський А. Концепція побудови систем автоматизації документообігу / А. Гавердовський // Відкриті системи. – 1997. - № 1. – с. 10-15.
11. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: навч. посіб. для вищ. та сер. спец. навч. закладів / С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. – 3-тє вид., перероб. і доп. – К, 2006. – 400 с.
12. Гобарева Я.Л. Банковские информационные системы и технологии / Я.Л. Гобарева. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 384 с.
13. Головач А.С. Оформлення документів / А.С. Головач. – К.: Вища школа, 1999. – 352c.
14. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: навч. посіб. / Н. Гончарова. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 259 с.
15. Денисенко М.П. Гроші та кредит у банківській справі / М.П.Денисенко. – К.: Алерта, 2004. – 478 с.
16. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163 – 2003. – [Чинний від 01.07.2004]. – К.: Держспоживстандарт України, 2003. — (Національний стандарт України).
17. Дзюблюк О. До питання про суть комерційного банку і специфіку банківського продукту / О. Дзюблюк // Вісник НБУ. – 1999. – №4. – с. 67-70.
18. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навч. посібник / А.Н. Діденко. – 5-те вид. перероб. і доп. – К.: Либідь, 2006. – 384 с.
19. Ділові папери та документи підприємницької діяльності / Упоряд. В.Л. Кулініченко – К.: Укр. центр духов. культури, 1996. – 144 с.
20. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732 – 94. – [Чинний від 01.07.1995]. – К.: Держспоживстандарт України, 1994. — (Національні стандарти України).
21. Документы и делопроизводство: справочное пособие / сост. М.Т.Лихачев. – М., 1999. – 158 с.
22. Дутов М. Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота / М. Дутов // Підприємництво, господарство і право. – 2002. - № 8 . - С. 25-28.
23. Електронне діловодство в Україні: проблеми та завдання впровадження // Пер.вісн.кн.палати. – 1999. - №1. – с.17-19.
24. Загальне і кадрове діловодство (збірник довідково-методичних матеріалів) / Під кер. Рожнова В.О. – К.: Укр. держ. центр соц. служб для молоді, 1995. – 152 с.
25. Зубенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті: навч. посіб. / Л.Г. Зубенко, В.Д.Нємцов, М.О. Чупріна. – К.: УВПК ЕксОб, 2002. – 272 с.
26. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку: історія, теорія, перспективи / С.В. Івахненков; Житомир. інженерно-технологічний інститут. – Житомир: АСА, 2001. – 414 с.
27. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення: ДСТУ 2392-94. – [Чинний від 01.01.1998]. – К.: Держспоживстандарт України, 1994. – 10 с. — (Національні стандарти України).
28. Кірочок О.Г. Документування у менеджменті: підручник / О.Г. Кірочок, В.І. Корбутяк. – К.: Центр навч. л-ри, 2003. – 216 с.
29. Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів / О.Г. Кірочок. – Рівне.: “БМ-ТУР”, 1999.- 532 с.
30. Кобелькова Л.А. Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство й електронний архів / Л.А. Кобелькова. – М., 2000. – 112с.
31. Козоріз В.П. Загальне і кадрове діловодство: навч. посіб. / В.П. Козоріз, Н.І. Лапицька. – К.: МАУП, 2002. – 168 с.
32. Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства: [Компьютер, технологии в делопроизводстве] / С. Л. Кузнецов. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.- 171 с.
33. Кулешів С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. / С.Г. Кулешів. - К.: ДАКККіМ, 2003. – 250 с.
34. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Кушнаренко. – 8-е изд., стереотип. – К.: Знання, 2008. – 460 с.
35. Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів: підручник / Н.М. Кушнаренко, В.К. Удалова. – К.: Вікар, 2003. – 328 с.
36. Лагутін В.Д. Кредитування: теорія і практика/ В.Д. Лагутін. – К.: Знання, 2004. – 215 с.
37. Ларин М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению [Электронный ресурс] / М.В. Ларин. – М., 2005. – Режим доступа: http://www.intertrust.ru/analytics/articles/58
38. Макарова Н.В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – СПб, 2002. – 416с.
39. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади: визначення термінів [Електронний ресурс] / О.Макарчук. – К., 2007. – Режим доступу: http://www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html
40. Маслова С.О. Фінансовий ринок / С.О. Маслова, О.А. Опалов. – К.: Каравела, 2004. – 344 с.
41. Михайловська І.М. Гроші та кредит / І.М. Михайловська, К.Л. Ларіонова. – Л.: Новий Світ-2000, 2006. – 432 с.
42. Молдованов М.І. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою / М.І. Молдованов, Г.М. Сидорова. – К.: Техніка, 1992. – 400 с.
43. Мороз А. М. Банківські операції: Підручник. — 2-ге вид., випр. і доп. / А. М. Мороз, М. І. Савлук, М. Ф. Пуховкіна та ін.; За ред. д-ра екон. наук, проф. А.М. Мороза. — К.: КНЕУ, 2002. — 476 с.
44. Наказ Державного комітету архівів України «Про затвердження порядку зберігання електронних документів в архівних установах» від 25.04.2005
45. Наказ Державного комітету архівів України «Про затвердження правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій» від 16.03.2001
46. Наленч Д. Міжнародні стандарти та рекомендації міжнародних інституцій щодо принципів доступу до архівних документів [Електронний ресурс] / Д. Наленч. – К., 2008. – Режим доступу: http://www.arch.ua/nal.html
47. Новак В.О. Інформаційне забезпечення менеджменту: навч. посіб. / В.О. Новак, Л.Г. Макаренко, М.Г. Луцький. – К.: Кондор, 2006. – 462 с.
48. Основи архівно-комп’ютерної форми обліку / УААН; Ін-т аграр. екон. / М.Ф. Кропивко, М.І. Козак, В.І. Похіленко, Е.П. Романова / Під ред. П.Т. Саблука. – К.: ІАЕ УААН, 2004. – 126 с.
49. Паламар Л.М. Українське ділове мовлення: навч. посіб. / Л.М. Паламар, Г.М. Кацавець. – К., 1997. – 296 с.
50. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: підручник / Ю.І. Палеха. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.
51. Пахомов В.М. Ділова українська мова: Конспект лекцій / В.М. Пахомов -Івано-Франківськ: Факел, 2001. — 358 с.
52. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби (кадри підприємства) / Є.К. Пашутинський. – К.: КНТ, 2004. – 250 с.
53. Постанова Правління Національного банку України «Про перелік документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України із зазначенням строків зберігання» від 08.12.2004
54. ??? ??????????: ????? ???????: ?? ?????? ?? 2 листопада 1992?. / ???????? ???? ???????. — ????. ???. — ?.:
55. ??? ??????????? ???????? ??????: ????? ???????: ?? ?????? ?? 22 травня 2003?. / ???????? ???? ???????. — ????. ???. — ?.:
56. ??? ??????????? ???????? ??????????????: ????? ???????: ?? ?????? ?? 4 лютого 1998?. / ???????? ???? ???????. — ????. ???. — ?.:
57. ??? ?????????? ????????? ?? ??????????? ?????????????: ????? ???????: ?? ?????? ?? 22 травня 2003?. / ???????? ???? ???????. — ????. ???. — ?., 2003 . – 13 с.
58. ??? ????? ? ?????????? ??????????: ????? ???????: ?? ?????? ?? 7 грудня 2000?. / ???????? ???? ???????. — ????. ???. — ?.:
59. ??? ???????????? ???? ???????: ????? ???????: ?? ?????? ?? 20 травня 1999?. / ???????? ???? ???????. — ????. ???. — ?., 1999 . – 32 с.
60. ??? ???????: ????? ???????: ?? ?????? ?? 2 ?????? 1992?. / ???????? ???? ???????. — ????. ???. — ?., 1992. – 26 с.
61. Рожелюк В.М. Основи документування на підприємствах / В.М. Рожелюк. – Економіка АПК. – 2005. - №9. – с. 89-100.
62. Шейко В.М. Організація та методика науково-дослідницької діяльності: підручник / В.М. Шейко, Н.М. Кушнаренко. – 3-тє вид., стер. – К.: Знання-Прес, 2003. – 295 с.
63. Шпірко А. Запровадження та ефективне використання електронного документообігу й електронного підпису в Україні: проблеми, нові можливості, шляхи розвитку / А. Шпірко // Вісник НБУ. – 2005. - №3. – с.36-41.
1 2 3 4 5 6