1   2   3   4   5   6
Ім'я файлу: Особливост документооб гу в орган зац (на приклад ВАТ Райффайзен
Розширення: docx
Розмір: 74кб.
Дата: 26.07.2020
скачати

Основною формою внутрішніх електронних комунікацій між структурними підрозділами Банку на рівні Центрального офісу Банку, дирекцій Банку є внутрішні електронні документи, що передаються за допомогою електронної пошти. Внутрішні електронні документи складаються стисло, чітко, зрозуміло, без вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження, з визначенням відповідальних працівників та дати виконання, на одній мові, за виключенням управлінських документів, що складаються на англійській та українській мовах одночасно.

Внутрішні електронні поточні документи складаються на українській та/або англійській мовах. Рішення щодо використання мови автор документу приймає самостійно в залежності від одержувача. Обидві мови є рівноправними. В службових записках, службових листах (меморандумах), що надходять в системі Lotus Notes, обов’язково вказувати тему, тобто заповнювати поле «Тема / Subject» .

Дозволяється направляти документи тільки за дорученням безпосереднього керівника, за умови що посада безпосереднього керівника такого самого або вищого рівня, як посада одержувача, з обов’язковим посиланням у тексті службового листа (меморандуму) : «За дорученням … (вказати посаду керівника)/ On the instructions of …» та постановкою в поле «Копія / сс» системи Lotus Notes електронної адреси керівника.

Стандарт внутрішнього електронного поточного документу

Сферою дії стандарту внутрішнього електронного поточного документу в системі Lotus Notes є розпорядження, службова записка, службовий лист (меморандум).

Стандарт внутрішнього електронного поточного документу в системі Lotus Notes складається з наступних полів:

- обов’язкових до заповнення:   

- Кому / To;   

- Тема / Subject;   

- Відмітки про рівень важливості / High importance . 

- додаткових до заповнення (не обов’язкових до заповнення):   

- Копія / cc;   

- СК (скрита копія) / bcc.

- області основного тексту, що включає обов’язкові до заповнення елементи:   

- Назва документу (службова записка, розпорядження);   

- Текст службової записки, службового листа (меморандуму), розпорядження;   

- Підпис відповідальної особи .

Приклад використання стандарту внутрішнього електронного поточного документу наведений у Додатках П, Р та С.

Внутрішні електронні документи в управлінській та поточній діяльності.

Управлінська діяльність в Банку здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, до яких належать протоколи, постанови колегіальних органів (Загальних Зборів акціонерів, Спостережної Ради Банку, Правління Банку, профільних комітетів та комісій), накази, що визначають прийняті колегіальними органами або керівництвом Банку управлінські рішення та можуть поширюватись на всі структурні підрозділи Банку.

Поточна діяльність в Банку здійснюється шляхом видання службових записок, розпоряджень з поточної діяльності, що забезпечують та організують виконання управлінських рішень керівництва Банку.

Зважаючи на обсяги документообігу, територіальне розташування структурних підрозділів Банку та специфіку діяльності, діловодство в електронній формі в Банку ведеться децентралізовано.

Організація електронного документування поточної діяльності

Внутрішній електронний поточний документ складений відповідальним працівником Банку на адресу керівника, який за статусом знаходиться вище відправника цього документу, та має директивно-розпорядчий характер, попередньо складається виконавцем в електронній формі, та направляється засобами електронного зв’язку на затвердження керівнику вищим за посадою.

Організація доведення та проходження внутрішніх електронних поточних документів здійснюється засобами електронного зв’язку виконавцями цих документів. Переважна більшість внутрішніх електронних поточних документів не реєструється, за виключенням розпоряджень, що попередньо реєструються у відповідальних за діловодство / секретарів / асистентів / помічників  структурних підрозділів Банку, що надали це розпорядження.

Незареєстровані внутрішні електронні службові листи з метою їх збереження та своєчасного пошуку зберігаються відправником в електронному вигляді в архівах, відповідно до правил створених користувачем самостійно.

Контроль за виконанням внутрішніх електронних поточних документів, що надійшли засобами електронного зв’язку, покладається на відповідального за діловодство / секретаря / асистента / помічника структурного підрозділу Банку – за службовими записками, службовими листами (меморандумами) та розпорядженнями, що підписані керівниками структурних підрозділів Банку.

Порядок роботи з вхідною і вихідною електронною кореспонденцією

Всі вхідні внутрішні електронні документи, що надходять засобами електронного зв’язку, в тому числі в системі Lotus Notes, потрапляють в поштову базу.

Внутрішні електронні документи, які отримані через систему Lotus Notes можуть бути розсортовані в папки в залежності від встановлених правил. Створені відповідальними працівниками Банку відповіді на внутрішні електронні документи, які отримані в системі Lotus Notes, знаходять своє відображення у виді «Відпраути розсортовані в папки.

Максимальний розмір одного електронного документу, що надсилається через програмне забезпечення Lotus Notes, як зовнішній лист не повинен перевищувати 4 Мб. У випадку пересилання інформації більшого розміру користувач повинен розділити повідомлення на декілька повідомлень відповідного розміру. Отримані та відправлені внутрішні електронні документи переносяться до архіву відповідно до правил створених користувачем самостійно.

Користувачі програмного забезпечення Lotus Notes зобов’язані дотримуватись наступних правил :

- Встановлених термінів використання паролів ідентифікації ;

- Встановленого ліміту поштової скриньки, що складає 200 Мб ;

- Зберігати всю отриману та відправлену інформацію службового призначення, тобто не вилучати копії листів з виду «Відправлені / Sent».

Рекомендується змінювати пароль в останній робочий день у випадку необхідності роботи з WEB-інтерфейсом (URL: http://lotus.kv.aval/).

Строки виконання

Строки виконання внутрішнього електронного документу обчислюються від дати надходження (реєстрації). Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається перший наступний за ним робочий день.

Для виконання внутрішніх електронних документів, що отримані в процесі управлінської та поточної діяльності засобами електронного зв’язку, встановлюються наступні терміни :

Управлінська діяльність

- Внутрішні управлінські документи (протокол, постанова, наказ), які за своїм статусом документу знаходяться в стані :   

- ухвалення – термін узгодження та підписання Головою Правління Банку, членами Правління Банку (Заступниками Голови Правління Банку) – не пізніше п’ятого робочого дня з моменту отримання ;   

- вже ухвалені та передані на виконання керівникам структурних підрозділів Банку – термін виконання встановлюється колегіальним органом або керівництвом Банку та вказується в управлінському документі .

Поточна діяльність

- Розпорядження – термін виконання встановлюється в розпорядженні керівником структурного підрозділу Банку, яке його надало, якщо інший термін не передбачений внутрішніми нормативними документами ;

- Службові записки, службові меморандуми, які за своїм характером дії (суттю) розподіляються на :   

- Простий запит щодо надання простої в підготовці відповіді, інформації, тлумачення, роз’яснення (без взаємодії з іншими структурними підрозділами Банку) – не пізніше наступного робочого дня з моменту отримання, якщо цей запит відповідає функціям структурного підрозділу ;   

- Кросс-функційний запит, що потребує взаємодії з іншим структурним підрозділом Банку при наданні відповіді – не пізніше третього робочого дня з моменту отримання, якщо цей запит відповідає функціям структурного підрозділу;   

- Складні запити щодо розгляду проекту внутрішнього нормативного документу, банківського продукту, проекту прийняття управлінського рішення, отримання складної інформації або проведення трудомістких розрахунків – не пізніше п’ятого робочого дня з моменту отримання, якщо інший термін не передбачений в службовій записці.

Строк виконання внутрішнього електронного документу може бути змінений лише за вказівкою керівника, який його підписав та встановив або його безпосереднім куратором. Змінювати строки виконання постанов Правління Банку має тільки саме Правління або за його дорученням – Голова Правління Банку; наказів, внутрішніх електронних поточних документів – тільки той керівник, за чиїм підписом вони видавались або його безпосередній куратор.

2.3. Проблеми електронного документообігу та шляхів їх вирішення.

При безсистемному впровадженні електронного документообігу в банках, як правило, відбувається перенесення вже діючих технологій документообігу, але з використанням комп’ютерної техніки. А тому будь-які недоліки, що існували в процесі документообігу до початку впровадження бухгалтерської комп’ютерної програми, можуть проявити свою дію і в електронному документообігу. Через це підготовку до електронного документообігу слід розпочинати з чіткого планування стадій та етапів впровадження, починаючи з аналізу процесу документального оформлення фінансово-господарської діяльності за минулі періоди. Найкращим способом при цьому є аудиторська перевірка. Однак за певних умов можна обмежитися детальним обстеженням документообігу лише після усунення недоліків починати впроваджувати електронний документообіг. Хоча чітке планування процесу впровадження електронного документообігу дає можливість усунути ряд проблем ручного документообігу, але при цьому виникають нові специфічні проблеми уже самого електронного документообігу.

Проблеми електронного документообігу

Вид проблеми | Опис проблеми | Шляхи вирішення

Правильність ведення електронного

документообігу

відповідно до

застосованих

комп’ютерних технологій. | У багатьох випадках відбувається

перехід до електронного документообігу без урахування

особливостей обліку підприємства

та особливостей застосованих

комп’ютерних технологій. Це

призводить до постійних збоїв у

роботі бухгалтерської комп’ютерної системи, що може мати непередбачені наслідки. | Проведення аналізу існуючого

документообігу й розробка проекту створення та впровадження електронного документообігу, який

врахував би особливості обліку підприємства та структуру бухгалтерської комп’ютерної системи, що планується впровадити

на підприємстві. Оптичне

введення документів з

паперового носія та обробка

отриманої інформації в

графічному вигляді.

Оптичне введення

документів з

паперового носія та обробка отриманої

інформації в графічному вигляді. | Автоматизоване переведення

паперових первинних документів

можливе лише за допомогою

сканувального обладнання

(сканеру). І хоча процес сканування

є досить швидким, проте подальше

розпізнавання електронного

графічного файлу в дані, придатні

для обробки комп’ютерною

бухгалтерською програмою, займає

досить багато часу та потребує

значних затрат праці. | Доцільним є використання потужних програм з обробки відсканованих документів .

Розробка оптимальних уніфікованих форм документів, що були би

придатні для швидкої обробки після сканування.

Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електронному вигляді. Заповнення документів друкованими літерами з

метою швидкого їх розпізнавання програмою.

Відповідність

реквізитів

електронного

документа прийнятим

стандартам. | У законодавстві зазначено, що

юридичну силу електронний

документ може мати лише при

наявності обов’язкових реквізитів.

Проте законодавчо затверджений

перелік таких реквізитів відсутній. | Крім стандартних реквізитів

необхідно також використовувати

електронний підпис та позначки про зміну чи доповнення документа.

Контроль за

правами доступу. | Користувачі бухгалтерської

комп’ютерної системи можуть мати доступ до інформації, на

користування якої вони не мають

права. | Необхідно розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту.

Захист електронного

документа і його

реквізитів. | При зберіганні електронного

документа можливе його псування

чи видозміна. | Захист електронного документа необхідно забезпечувати різними

апаратними і програмними засобами.

Правильність ведення електронного документообігу у відповідності до застосованих комп’ютерних технологій. Процес впровадження електронного документообігу варто починати лише після підготовки проекту, в якому визначалися б правила ведення електронного документообігу, посадові обов’язки співробітників, розмежування повноважень та інші важливі питання.

Далі слід підготувати перелік застосовуваних первинних документів, а також визначити, коли, ким, на якій ділянці даний документ оформляється, які підрозділи він буде проходити та в які терміни. Крім того, визначається, чи буде первинний документ спочатку оформлюватися ручним способом на папері з подальшим введенням до комп’ютерної бази даних чи відразу в електронному вигляді.

Оформляти первинні документи відразу в електронному вигляді можна за допомогою звичайної клавіатури шляхом введення в комп’ютер або з використанням сучасніших засобів (планшетних комп’ютерів, сканерів, систем штрихового кодування, датчиків, лічильників та інших мікропроцесорних пристроїв).

Необхідно зауважити, що на практиці забезпечити автоматичне оформлення первинних документів в електронному вигляді майже неможливо. Це пов’язано з тим, що можуть бути не автоматизовані деякі ділянки обліку. Тому виникає проблема щодо переведення паперових первинних документів в електронну форму.

Оптичне введення документів із паперового носія й обробка одержаної інформації в графічному вигляді. Оскільки спосіб ручного введення даних із документів є трудомістким, доцільно використовувати скануюче обладнання (сканер, плотер). Так, при оптичному зчитуванні сканером документ перетворюється в електронний файл графічної форми, який, як правило, має великі розміри. Тобто текстову інформацію, що міститься в електронному графічному файлі у вигляді зображення, не можна обробити алгоритмами бухгалтерських програм.

Виділяють такі проблеми обробки графічних образів документів: недостатня пропускна здатність комп’ютерних мереж при передачі графічних файлів; великі обсяги дискової пам’яті для збереження графічних образів документів; підвищені вимоги до технічних характеристик комп’ютерів, на яких використовуються графічні образи документів; відсутність чітких стандартів на системи обробки графічної інформації великих розмірів.

Сьогодні існують комп’ютерні системи, що дозволяють обробляти великі обсяги графічної інформації за невеликий проміжок часу, наприклад ABBYY FineReader. Проте у такому випадку паперовий документ слід оформляти друкованими літерами.

При підготовці проекту комп’ютеризації документообігу необхідно враховувати, що зміни відбуваються не лише при створенні й оформленні первинних документів, але і при прийманні-передачі їх, коли змінюється організація руху документів всередині підприємства.

За всіх змін електронний документообіг має виконувати три основні функції документообігу: доставку документів за призначенням; забезпечення працівників підприємства управлінською інформацією, що міститься в документах; проведення багаторівневого контролю над виконанням документів. Усі ці функції, за умови впровадження комплексної комп’ютеризації, може виконувати комп’ютерна програма. Користувач лише слідкує за діями програми, а у разі виявлення помилок виправляє їх, якщо програма не може виправити помилку.

Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов’язкових реквізитів, наявність яких є підставою для обліку такого документа. У Законі України „Про електронні документи та електронний документообіг” зазначається, що „оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора”. Проте переліку таких реквізитів, крім електронного підпису не наведено. Якщо ж спиратися на положення Закону України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”, то там надається лише короткий перелік загальних реквізитів, що є достатніми лише для паперових документів.

Отже, переліку обов’язкових реквізитів електронного документа в жодному із згаданих Законів не наведено в повній мірі, хоча поняття обов’язкових реквізитів для юридичного підтвердження електронного документа є ключовим.

Слід виділити такі три основні групи реквізитів електронного документа:

1. Стандартні обов’язкові реквізити. Містяться в будь-якому документі незалежно від його формату (текстового чи цифрового). До таких реквізитів належать: тип документа, місце виникнення, його автор, реєстраційні номери документа, строк виконання, рівень доступу тощо.

2. Позначки про зміни та доповнення документа. Ці реквізити є дуже важливими для юридичного підтвердження електронних документів, оскільки візуально довести зміни в електронному документі набагато складніше ніж у паперовому документі. Для цього спочатку потрібно сформувати рівні доступу до документів і розподілити їх між користувачами облікової інформації.

1   2   3   4   5   6

скачати

© Усі права захищені
написати до нас