Ім'я файлу: Особливост документооб гу в орган зац (на приклад ВАТ Райффайзен
Розширення: docx
Розмір: 74кб.
Дата: 26.07.2020
скачати
Розширення: docx
Розмір: 74кб.
Дата: 26.07.2020
скачати
- графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам організації, про наявність копій і т.п.
Наприкінці опису слідом за останньою описувальною статтею робиться підсумковий запис, у якому вказується (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться по опису, перший і останній номера справ по опису, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні номери справ і пропущені номери). Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із вказівкою його посади, погоджується з керівником служби діловодства організації і затверджується керівником структурного підрозділу. При наявності в структурному підрозділі організації експертної комісії (ЕК), опис до її утвердження повинен бути розглянутий і схвалений ЕК. За вимогою відомчого архіву до опису можуть складатися окремі види науково-довідкових оправок (зміст, список скорочень, покажчики).
Опис справ структурного підрозділу організації складається в двох екземплярах, один із яких передається разом із справами у відомчих архів, а другий залишається в якості контрольного екземпляра в структурному підрозділі. Описи структурних підрозділів є основою для упорядкування річного розподілу зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на відомчий архів (особа, відповідальна за архів).
У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і по особовому складу, їхня передача робиться тільки по описам. Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження передачі у відомчий архів, як правило, не підлягають, вони зберігаються централізовано службою діловодства або в структурних підрозділах і після закінчення термінів збереження підлягають знищенню у встановленому порядку. Вони можуть передаватися в архів тільки у виняткових випадках за рішенням керівника організації. Прийом кожної справи робиться завідуючим (спеціальним співробітником) відомчого архіву (особою, відповідальною за архів) у присутності працівника структурного підрозділу.
Таким чином зберігання справ, провадження яких завершено, вимагає від організації дотримання певних вимог і принципів їх оформлення. І якщо зберігання справ всередині самого підприємства допускає вирішення певних нюансів на розсуд його керівництва, то передача справ на зберігання в архів є чітко регламентованою і порушення вимог цих нормативів унеможливлює співпрацю підприємств, установ та організацій з архівами.
1.6. Документообіг за банківськими операціями
Рух документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг банку.
Документообіг у банках — комплекс норм і правил, що визначають проходження документів за підрозділами банку, порядок їх обробки і оформлення при здійсненні банківських операцій. Правильна організація документообігу в банках забезпечує ефективність внутрішньобанківського контролю операцій, прискорення обіговості коштів у розрахунках, нормальний режим робочого дня при рівномірному навантаженні обліково-операційного апарату банку, найкоротший шлях проходження документів без повторного їх передання одному і тому ж виконавцеві.
Банківський документ — це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово-розрахункової або іншої операції банку.
Під банківською документацією розуміють сукупність документів, які є письмовим свідченням виконання операцій і підставою для відображення їх в обліку.
Усі банківські операції документально підтверджуються. Документи, які засвідчують операції, називають первинними.
Банківські документи класифікують за такими ознаками:
1)
за місцем складання — внутрішні і зовнішні;
2)
за призначенням — розпорядчі і виконавчі;
3)
за змістом — грошові, меморіальні, інші;
4)
за обсягом — прості і зведені.
Для спрощення обробки документи уніфікують: розробляють форми документів, які використовуються для різних операцій. Так, бланками платіжних доручень оформляють перекази грошових коштів і одержання лімітованих чекових книжок, оплату товару або послуг.
Обов'язковими реквізитами банківських документів є:
· назва документа (форми);
· номер і дата складання;
· місце складання документа;
· назва отримувача коштів;
· зміст операції (підстави для її здійснення);
· сума операції (цифрами і прописом);
· номери рахунків за дебетом і кредитом;
· назва банку (отримувача та платника коштів) і номер МФО;
· підписи відповідальних осіб.
Інші реквізити документа залежить від виду операції. Наприклад, при розрахункових операціях у документах вказуються назва, місцезнаходження платника і постачальника, а також банків, які їх обслуговують, номери балансових і позабалансових рахунків, за якими відображають операції, сума цифрами і літерами, коди опрацювання інформації, печатка і підписи посадових осіб клієнта, інші дані.
Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані — зліва, бухгалтерські і статистичні — справа. Таке розміщення реквізитів полегшує перенесення інформації з них в облікову систему.
Грошово-розрахункові операції, які виконуються установами банків, різні за своїм змістом. Залежно від характеру операції грошово-розрахункові документи операційного відділу (внутрішньобанківські та клієнтські) поділяють на меморіальні і касові.
Меморіальні документи використовуються для безготівкових перерахувань за рахунками. До їх складу належать: вимоги-доручення, платіжні доручення, меморіальні ордери, виправні ордери, розрахункові чеки, розпорядження кредитного відділу, акредитиви, електронні розрахункові документи, вексельні.
Касові документи:
- прибуткові касові документи — об'ява на внесення готівки, прибутковий касовий ордер, повідомлення;
- видаткові касові документи — грошовий чек, видатковий касовий ордер.
Кількість грошово-розрахункових документів, що подають у банк клієнти, і тих, що складаються у банку, має бути достатньою для відображення операцій за всіма особовими рахунками, а також для додатків до виписок з рахунків. Усі примірники документів заповнюють за допомогою технічних засобів або від руки українською мовою.
Документи, які надають клієнти банку, повинні мати підписи уповноважених відповідальних осіб клієнта та відбиток його печатки. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації. Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється банком — створювачем документа на машинозчитувальному носії, а також забезпечуються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.
У кожному банку повинен розроблятися графік документообігу, який затверджується керівником банку.
Документообіг за банківськими операціями проходить низку послідовних стадій.
- На першій стадії перевіряються форма і зміст документів, що надійшли, визначається можливість виконання операції залежно від стану рахунків.
- На другій стадії документи підписуються відповідальними виконавцями, а в окремих випадках — контролерами. За деякими операціями цієї стадії складають похідні документи.
- На третій стадії документи групуються за балансовими і позабалансовими рахунками, здійснюється механізоване й автоматизоване опрацювання документів і відображення операцій в обліку.
- На четвертій стадії документи групуються і брошуруються в папки для здавання в поточний архів.
Організація документообігу в умовах автоматизації обліку має свої особливості:
· приймання і контроль документів здійснюють обліково-операційні працівники;
· на початку дня операційні працівники перевіряють рахунки і проводять підготовчу роботу до прийому клієнтів;
· операційні працівники обслуговують клієнтів у їх присутності;
· документи проводяться за рахунками в день їх надходження;
· оплата документів можлива, якщо у клієнта вистачає коштів на рахунку;
· операційний день у банку закінчується видачею усіх вихідних форм (оборотні, сальдові відомості, щоденний баланс тощо);
· перевірка вихідних форм та формування архівних папок документів покладається на обліково-операційних працівників.
РОЗДІЛ 2. Аналіз документообігу на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».
2.1. Організаційна структура та нормативно-правова база здійснення діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».
Організаційна структура Галицької філії ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» представлена у вигляді системи розподілення функціональних обов’язків, прав і відповідальності, порядку і форм взаємодії між органами управління, які входять до її складу та працюючими в них людьми.
Елементами організаційної структури є окремі працівники (директор, заступник директора, касири, спеціалісти, програмісти) (див. Додаток Н).
Організаційна структура ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» є лінійно-функціональною. Основу такої структури складає так званий «шахтний» принцип побудови і спеціалізації управлінського процесу по функціональним підсистемам організації.
Результати роботи кожної служби апарату управління банком оцінюється показниками, що характеризують виконання ними своїх цілей і завдань.
Кожним структурним підрозділом керує свій керівник, який наділений всіма повноваженнями і здійснює всі функції управління.
При проектуванні організаційної структури підприємство ділиться на блоки, що відповідають найважливішим напрямкам діяльності, встановлюються співвідношення повноважень різних посад (що було передбачено посадовими інструкціями). В ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» існує два рівні управління. Кожний структурний підрозділ, утворення функціональної структури зводиться до групування персоналу по тих задачах, які вони виконують.
В побудові системи управління важливу роль відіграє розподіл повноважень, тобто прав на прийняття управлінських рішень структурні підрозділи підприємства можна назвати функціональними областями.
Структура банку обумовлює певні відповідальності, повноваження, права і обов’язки персоналу, та впливає на швидкість прийняття рішень. Структура є основою системи управління.
Керівником ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» є Голова Правління, який наймає директорів відділень, що відповідають за загальну організацію управління. Отже, вже можна зробити перший висновок, що влада дається директором і реалізується через повноваження. Директор є початком лінії влади в діях організації.
Наступною ланкою правління є директор відділення, який в свою чергу наймає заступника відділення та інших керівників структурних підрозділів.
Отже, директор може наймати працівників і за власним рішенням також наділяти їх владою. Директор здійснює добір та розміщення керівників структурних підрозділів та спеціалістів і затверджує їх посадові інструкції. У кожній посадовій інструкції визначено функції, обов’язки, права і відповідальність працівника, що займає певну посаду. Директору підпорядковуються начальники всіх структурних підрозділів у межах його прав, що передбачені посадовою інструкцією: головний бухгалтер, менеджери з питань економіки і планування, менеджери маркетингової діяльності, інженер з охорони праці та техніки безпеки, інспектор по кадрах тощо. Інженеру охорони праці та з техніки безпеки підпорядковуються у межах його прав, що передбачені посадовою інструкцією, існуючі в банку структурні підрозділи. Він має право зупиняти роботу інформаційних відділів у разі порушення, які становлять загрозу життю або здоров’ю працюючих. Кожний підлеглий повинен виконувати поставлені перед ним завдання і періодично звітувати за їх виконання.
Директор здійснює керівництво ВАТ «Райффайзен Банк Аваль». Він приймає рішення в усіх питаннях, пов’язаних з поточною діяльністю банку. Також директор визначає організаційну структуру банку і несе повну персональну відповідальність за виконання покладених на фірму завдань і здійснення функцій; стан та діяльність фірми; раціональне розміщення кадрів; дотримання трудової, виконавчої дисципліни, трудового законодавства; забезпечення безпечних умов праці, дотримання ЗУ «Про охорону праці» тощо.
Заступник директора – виконує нагляд і контроль за поточну діяльність банку, а також виконує обов’язки директора у разі його відсутності.
Головний бухгалтер – призначається і знімається з посади директором банку. Він є матеріально відповідальною особою і проводить свою діяльність згідно посадової інструкції.
Менеджер маркетингу – складає плани маркетингу, проводить маркетингові дослідження, налагоджує контакти з потенційними клієнтами.
Системний програміст відповідає за цілісність та несуперечливість комп’ютерних систем.
Завдання системного аналітика є проектування системи, яка повинна здійснювати обробку даних.
Програмісти працюють під керівництвом системних аналітиків. Їх основне завдання – писати програми.
Відповідальна особа за архівну справу. На неї положено досить багато завдань, таких як: забезпечення зберігання, обліку і використання документів; проведення попередньої експертизи цінності документів, які знаходяться на зберіганні тощо.
Секретар-референт – виготовляє, копіює і розмножує службові документи, веде облік і реєстрацію вхідних, вихідних, внутрішніх документів підприємства, перевіряє правильність документів, виконує бездокументне обслуговування роботи керівництва, приймає відвідувачів.
Інспектор відділу кадрів відповідає за планування та управління кадровими програмами, які включають прийом на роботу, конкурсні співбесіди, оцінку працівників та призначення їх на посади, висування та переведення на посади, складання рекомендацій по зміні статусу працівників фірми. Він єдиний спеціаліст по роботі з персоналом, і тому він виконує весь комплекс робіт відділу кадрів, а саме: здійснює документування процесу руху кадрів, оформляє та веде особові справи, особові картки, трудові книжки працівників банку, здійснює облік, зберігання кадрової документації та бере участь у розробці покладених на нього посадових обов’язків.
Інженер з охорони праці контролює виконання всіх вимог безпеки праці у структурних підрозділах банку.
Отже, згідно з посадовими інструкціями даних посадових осіб, відповідальність і обов’язки відповідають одне одному, тому що відповідальність передбачається за якість і вчасність виконання покладених на особу даною посадовою інструкцією обов’язків та за порушення правил безпеки, що є загальною вимогою для кожної посадової особи.
Нормативно-правові акти, що регулюють господарську діяльність банку:
- Господарський кодекс України.
- Цивільний Кодекс України.
- Кодекс законів про працю.
- Кодекс України про адміністративні порушення.
- Господарський процесуальний кодекс України.
- ЗУ «Про банки і банківську діяльність».
- ЗУ «Про Національний банк України».
- ЗУ «Про цінні папери і фондову біржу»
- ЗУ «Про заставу».
- ЗУ «Про іпотеку».
- ЗУ «Про фінансовий лізинг».
- ЗУ «Про оплату праці».
- ЗУ «Про Інформацію».
- ЗУ «Про Національну програму інформатизації».
- ЗУ «Про електронний цифровий підпис».
- ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг».
- ЗУ «Про національний архівний фонд та архівні установи».
- Положення про порядок видачі банкам ліцензій, письмових дозволів
дозволів та ліцензій на виконання окремих операцій, затверджене постановою Правління Національного банку України.
- Інструкція про порядок регулювання діяльності банків в Україні, затверджена Постановою Національного банку України.
- Положення про застосування Національним банком України заходів впливу за порушення банківського законодавства, затверджене постановою Правління Національного банку України.
- Положення про організацію операційної діяльності в банках України, затверджене постановою Правління Національного банку України.
- Інструкція з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України.
- Тимчасовий порядок роботи з вхідними документами, зокрема листами Національного банку України, органів державної та виконавчої влади, державних установ.
- Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» від 17.10.1997 р. № 1153.
- ДСТУ 4163 – 2003 Вимоги до оформлення документів.
- ДСТУ 2732 – 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.
- Інструкція з діловодства в АППБ “Аваль”, затвердженої 01.03.1999 р. П-9/14.
2.2. Електронний документообіг в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».
4. вах п.2.2.8. . ІнструкціїКорпоративні стандарти електронного документування.
Корпоративні стандарти електронного документування в процесі внутрішніх комунікацій в електронній формі складаються з класифікації внутрішніх електронних документів, встановлення правил службового листування засобами електронного зв’язку для працівників Банку та визначення корпоративних стандартів внутрішніх електронних поточних документів.
Класифікація внутрішніх електронних документів
За формою та цільовим призначенням внутрішні електронні документи розподіляються :
1.Управлінська діяльність:
· Постанова
· Протокол
· Наказ
2.Поточна діяльність:
· Службова записка
· Службовий лист (меморандум)
· Розпорядження
За видом діяльності та сферою комунікацій внутрішні електронні документи розподіляються :
1 2 3 4 5 6