1   2   3   4   5   6
Ім'я файлу: Особливост документооб гу в орган зац (на приклад ВАТ Райффайзен
Розширення: docx
Розмір: 74кб.
Дата: 26.07.2020
скачати

Підвищення ефективності контролю виконавської дисципліни сприяє чіткому розподілу праці в апараті. Правильно складені положення про підрозділи, посадові інструкції забезпечують визначення відповідного виконавця, чіткі й однозначні формулювання рішень, які фіксують у термінах виконання, встановлених в організації.

Контролю підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання, виконавці і завдання.

Дії з контролю включають:

- поставлення документа на контроль;

- своєчасне направлення документа виконавцю;

- перевірка те регулювання ходу виконання;

- облік, узагальнення та аналіз результатів контролю;

- інформування вищих інстанцій (керівника);

- підготовку матеріалів для зняття документа з контролю.

Кожен документ повинен виконуватися в терміни, зазначені безпосередньо в ньому, або терміни, визначені нормативними документами (інструкціями, положеннями).

Терміни виконання вимірюються календарним днями з часу надходження документа, його підписання чи затвердження.

Терміни діють згідно із встановленими нормами і бувають:

- типові (передбачені);

- індивідуальні (встановлюються керівництвом організації).

Окрім того, за класифікацією сучасних документів терміни за характером виконання бувають: дуже термінові, термінові та безстрокові.

Як правило, максимальний строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів. В окремих випадках виконання документів може здійснюватись з відхиленням в межах 10 днів.

Більш тривалий термін може бути встановлений для документів, складних за характером виконання.

Терміни виконання документів можуть бути продовжені, якщо виконавець з об’єктивних причин не може виконати доручення у вказаний термін. У такому випадку він зобов’язаний в день одержання документа або не пізніше як за 3-5 днів до закінчення терміну звернутися усно (письмово) з обґрунтованими пропозиціями про продовження строків до керівника, який написав контрольну резолюцію. Інакше документ вважатиметься не виконаним.

У більшості випадків для повного інформування контрольованих документів використовується обліковий документ – відомість з виконання документів, взятих на контроль.

Технічним засобами контролю за виконанням документів вважаються контрольні картки та заведення службового файлу «контроль» у персональному комп’ютері. Пошук документів на ПЕОМ може здійснюватися послідовним переглядом журналу чи різних «ключів» (автор, кореспондент, дата та ін.).

Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення конкретної роботи виконавцем (підготовки звіту, запису в контрольній картці про зняття документа з контролю після його фактичного виконання і відповідної відмітки на самому документі «знято з контролю» та запису в журналі обліку документів, взятих на контроль).

Контрольні картки зберігаються у старшого референта або завідувача канцелярії. Технічним засобами контролю, окрім того, є печатка (штамп) з написом «контроль», яка відтискається на відповідному документі.

Сучасне суспільство недарма вважають інформаційним. Оскільки на даному етапі розвитку цивілізації вчасно прийняте і виконане управлінське ріщення відіграє ключову роль в діяльності будь-якого підприємства чи організації. Даний принцип ефективної роботи може бути дотриманий тільки за умов чіткої і злагодженої роботи колективу, адже для ефективної роботи всієї установи необхідна оперативна і ефективна робота структурних підрозділів.

1.5.Складання номенклатури справ та передача справ у відомчий архів.

Номенклатура справ – це систематизований перелік справ які заводять в організації із указівкою термінів їх збереження, оформлена у встановленому порядку (див. Додаток З).

Номенклатура справ буває трьох видів:

1. Типова - передбачає індексацію справ у галузі та є нормативним документом для державних організацій.

2. Конкретна - складається на підставі типової, причому заголовки справ можуть бути конкретизовані із врахуванням специфіки даної організації.

3. Примірна - встановлює приблизний склад справ, що носить рекомендаційний характер, тобто немає конкретної фіксації у нумерації справ. Така номенклатура справ застосовується у приватних структурах. Для приблизної номенклатури рекомендується розміщати заголовки справ у певній послідовності. Наприклад:

1. Справи з організаційно-розпорядчою документацією вищестоящих органів (Постанови Верховної Ради).

2. Справи з організаційно-розпорядчою документацією підприємства (Статут, Положення і так далі).

3. Розпорядча документація по підприємству (накази, розпорядження).

4. Планово-звітні документи (річні, місячні, недільні).

5. Листування.

Кожна організація незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури повинна мати конкретну (індивідуальну). Номенклатура справ (НС) організації оформлюється на загальному бланку організації. НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості документів, що утворюються у процесі діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів. Індивідуальна НС складається з НС окремих структурних підрозділів, які розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного підрозділу установи.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються заголовки. Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності: - назва виду справи (листування, журнал і так далі) чи виду документів (протоколи, накази...); назва організації чи структурного підрозділу (автор документу); назва адресату кореспондента документа; короткий зміст документів справи; назва території, з якою пов'язаний зміст документів справи; дати (період) справи; вказівка на копії документів. У заголовках справ, що містять документи не пов'язані послідовністю діловодства застосовується термін "документи".

Індексація справ Індекс справи структурного підрозділу з індексу структурного підрозділу (за штатним розкладом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номеру в межах підрозділу. У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою. Першою - група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група ОРД установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами). Графа 3 - (кількість справ, томів) заповнюється на кінці року. Графа 4 - строк зберігання із вказівкою на перелік (типовий, відомчий). Графа 5- переліки документів із строками їх зберігання, помітки про заведення справ до знищення, про передачу справ. У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ (див. Додаток К). Підписує особа, відповідальна за діловодство.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається у 3-х примірниках на кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи. 1-й- зберігається в структурному підрозділі; 2-й- передається в канцелярію установи; 3-й- використовується для формування справ і пошуку документів. НС структурних підрозділів зводяться канцелярією в єдину (зведену) НС установи. Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний або функціональний принцип її побудови. Структурний: підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту... Функціональний - за напрямком діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції і розмішуються за ступенем важливості: планування, фінансування і так далі. До НС включають не закінчені справи, що надійшли від інших установ. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні) вносять до НС кожного року протягом терміну їх вирішення. Зведена НС погоджується з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією державного архіву, затверджується керівником установи. Зведена НС (ЗНС) складається з 5-ти примірників: 1-й- в канцелярії; 2-й- до архіву установи; 3-й- направляється до відповідної державної архівної установи; 4-й- у поточній роботі канцелярії; 5-й- структурним підрозділам для роботи. ЗНС як і НС структурного підрозділу щороку (листопад-грудень) переглядається, уточнюється, передруковується, затверджується керівництвом.

Повторному перегляду і затвердженню з архівними органами НС підлягають один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях установи. Остання графа "Примітки" служить для приміток про знищення справ чи передачі їх в архів. У кінці кожного розділу треба залишати резервні порядкові номери, що не передбачені раніше.

Документ може бути витягнутий із справи особою, що відповідає за формування справ та їх зберігання. На його місце вкладається аркуш - замінювач, в якому вказується кому, коли та на який строк виданий документ під розпис. Наприклад: "Розпорядження про інвентаризацію видано заступнику директора по господарській частині Омельчуку О.П. 10 січня 1999 року. Підлягає поверненню 15 січня 1999 року. Заступник директора Омельчук О.П. (підпис)". У випадку видачі справи цілком, робиться відмітка у "Реєстрі видачі справ".

Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справи (у невеликих установах доцільне централізоване зберігання справ у канцелярії). З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розмішують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. У виключних випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копи документа. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання їх (до 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ. Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає такі види робіт:

- експертиза цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передача справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів. [12, с. 392]

Обробка справ для збереження включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи з постійним і довгостроковим термінами збереження. У великих установах ці роботи проводяться під контролем і при методичній допомозі співробітників архіву установи.

Добір документів на збереження або знищення є результатом проведення експертизи цінності документів.

Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві.

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни збереження створюваних документів.

Другий раз експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого збереження чи здачі в архів установи.

Третій раз знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне збереження з архіву установи в державний архів.

Експертиза цінності документів у установах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), що діє постійно, а у великих установах діють центральні експертні комісії (ЦЕК), що поєднують і координують роботу ЕК структурних підрозділів.

Порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) і їх функції визначені в «Основних правилах роботи відомчих архівів». ЕК створюється наказом керівника з числа кваліфікованих працівників, що мають великий досвід роботи, завідувачів канцелярією, відомчим архівом і керівника бухгалтерії (3-5 чоловік). У невеликих фірмах до складу ЕК входять секретар і бухгалтер.

Експертиза наукової і практичної цінності документів повинна проводиться систематично. Конкретні терміни збереження документів установлюються за допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установами переліків документальних матеріалів із указівкою термінів збереження різних категорій документів.

Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).

У залежності від значимості документів терміни їх збереження встановлюються постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років). Термін обчислюється з 1 січня року, що іде за роком закінчення справи.

Виділяються 4 групи справ :

- постійного збереження, що підлягають у подальшому передачі в державний архів;

- тривалого збереження в архіві установи (понад 10 років);

- тимчасового збереження (до 10 років) (див. Додаток Л);

- які підлягають знищенню в зв'язку з закінченням термінів збереження.

Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження, а також акти про виділення справ до знищення.

Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу й утримання справ, закріплення їхньої систематизації усередині фонду й обліку справ (див. Додаток М). Одночасно описування справ є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарата до документів, що забезпечують оперативний пошук справ. Описи складаються окремо на:

- справи постійного збереження;

- справи тимчасового (понад 10 років) збереження;

- справи по особовому складу й інші однотипні справи;

- на справи, що складаються тільки із специфічних, характерних тільки для даної організації, документів (раціоналізаторські пропозиції, судові і слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.);

- службові відомчі видання.

Окремий опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) закінченої нумерації.

У діловодстві описи зазначених категорій справ складаються на справи кожного підрозділу організації і кожної громадської організації, заведені в кожному календарному році або за вибраний термін. Описи справ структурних підрозділів складаються по установленій формі і представляються у відомчий архів через рік після завершення справ у діловодстві, за винятком описів справ структурних підрозділів міністерств і відомств, що представляють у відомчий архів описи справ через 2 роки. Відповідальність за своєчасне і якісне упорядкування описів справ структурних підрозділів несуть керівники цих підрозділів. Перед внесенням заголовків справ в описі перевіряються якість формування й оформлення справ, відповідність кількості справ, внесених в опис, кількості заведених справ по номенклатурі справ організації. При перегляді справ перевіряються: відповідність заголовка справи утриманню документів у справі; правильність оформлення й угруповання документів, включених у справу; якість підшивки або плетіння справи; правильність нумерації листів справи; наявність у справі, у необхідних випадках, внутрішнього опису справи і її правильність; правильність оформлення обкладинки справи; наявність і правильність завіряючого напису справи. У випадку виявлення порушення встановлених правил формування й оформлення справ вони повинні бути усунуті. Описова стаття опису справ структурного підрозділу містить у собі наступні елементи:

- порядковий номер справи (тому, частини) по опису,

- індекс справи (тому, частини);

- заголовок справи (тому, частини), що цілком відповідає його заголовку на обкладинці справи;

- дата справи (тому, частини);

- кількість листів у справі (том, частині);

- терміни зберігання справи.

При складанні опису справ структурного підрозділу необхідно дотримуватись наступних вимог:

- кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься в опису під самостійним номером;

- систематизація справ в описі і присвоєння номера опису структурного підрозділу встановлюється відомчим архівом. Як правило, систематизація справ в описі структурного підрозділу відповідає їхній систематизації в номенклатурі справ організації, а номер опису структурного підрозділу складається з цифрового позначення структурного підрозділу по штатному розпису з додаванням прописної початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, і останніх двох цифр року, у якому заведені справи, включені в опис. Так, опис справ постійного, тимчасового збереження і по особовому складі структурного підрозділу №5, що значаться по номенклатурі і заведені в 1981 р., будуть мати номери: 5п-81, 5в-81 і 5 л/с-81;

- графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, що винесені на обкладинку справи;

- при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться цілком заголовок першої справи, а всі інші однотипні справи позначаються словами «те ж саме», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис цілком (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється цілком);

1   2   3   4   5   6

скачати

© Усі права захищені
написати до нас