Ім'я файлу: Особливост документооб гу в орган зац (на приклад ВАТ Райффайзен
Розширення: docx
Розмір: 74кб.
Дата: 26.07.2020
скачати
Розширення: docx
Розмір: 74кб.
Дата: 26.07.2020
скачати
У більшості випадків види оперативної роботи з документами тісно пов’язані між собою і є тими проміжним ланками, на яких перебувають документи між двома фазами (створення та завершення) в процесі документообігу.
Розрізняють типові недоліки в організації руху документів:
Ш Відсутність регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів і направленої діяльності;
Ш Нараховано багато інстанцій на шляху проходження документів в апараті управління;
Ш Не однократні повернення руху документа (в процесі реєстрації, редагування і друге);
Ш Відсутність правил передачі документів, їх доставки, кур'єрного зв'язку.
Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.
Розробка основних положень ГСДОУ не принесли значних змін в концепцію руху документів. Проте в 1980-х роках в цілому світі починає активно обговорюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документації. Ця інтеграція передбачала:
Ш Об'єднання різних джерел документної інформації в єдину систему;
Ш Організацію документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи;
Ш Вилучено дублікування інформаційних і документаційних потоків; Уніфікацію прийомів роботи з документами.
В основні положення ГСДОУ включені правила прийняття і обробки вхідних і вихідних документів, їх передачі і врахування. Направленя руху документів і інстанції закріплюючих в схемах проходження документопотоків або окремих категорій документів.
Документообіг організації представляє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблеми технології докуметаційних процесів, тому посідає місце вузлового кута любої системи виробництва.
1.2. Рух вхідних, вихідних і внутрішніх документів
В організаціях, де організована діяльність канцелярії 1-2 категорій, вхідні та вихідні документи проходять різні етапи обробки.
Проходження і порядок виконання вхідних документів
№
з/п | Назва операції | Зміст операції
1. | Приймання документів | 1. Приймаються канцелярією або секретарем.
2. | Первинна обробка | 2. Перевірка правильності надходження (звірка вмісту за адресою на конверті). Неправильно адресована документація пересилається за призначенням або відправнику.
3. Перевірка цілісності вкладень. Конверти розкривають, перевіряють наявність самого документа, додатків, кількість сторінок і примірників. Конверти з поміткою «особисто» не відкриваються, а передаються адресату. Якщо в конверті з поміткою «особисто» знаходиться службовий документ, то після прочитання його адресатом він підлягає реєстрації.
4. Конверти, як правило, знищують. Підшивають їх у тих випадках, коли:
- дату відправлення можна визначити за датою поштового штемпеля;
- адресу відправника можна встановити тільки за конвертом;
- конверти зі службовими помітками («таємно», «рекомендований», «з повідомленням про вручення» тощо);
- документ особистого характеру, а на конверті відсутня позначка «особисто».
5. Документи скріплюються між собою, додатки прикріплюють до основного документа.
6. Проставлення реєстраційного штампа, який фіксує факт і дату одержання документа (день надходження). Індекс документа в штампі проставляється в день реєстрації.
3. | Попередній розгляд | 7. Сортування документів на ті, що реєструються, ті, що не реєструються та вхідні згідно з переліком останніх. Не реєструються документи помічені «особисто» і ті, які надійшли на адресу громадських організацій.
8. Реєстрація документів (проставлення індексу).
9. Передача документів, в залежності від важливості інформації, керівнику установи або керівникам структурних підрозділів. Документи, адресовані посадовим особам, передаються безпосередньо їм у руки.
Керівнику направляється документація державних органів влади, вищестоящих інстанцій та періодична преса і колективні листи. Документи повинні передаватися керівнику або виконавцю в день їх надходження.
4. | Розгляд документів керівником або керівникам структурних підрозділів. | 10. Секретар особисто відповідає, попередньо підібравши необхідні матеріали, які можуть знадобитися керівнику під час розгляду документації. Залишає керівнику папку з документами (без доповіді).
11. Результати розгляду документів керівником відображаються в резолюції.
12. Перенесення резолюції на реєстраційну картку і передача інформації контрольній службі (контроль за документами).
13. Передача документів виконавцю.
5. | Робота виконавця з документами | 14. Виконавець обробляє документи (працює з ними), згідно з своїми службовими функціями, інструкціями з діловодства.
15. Коли робота над документами завершена, вони направляються в справу.
Головним критеріями для подання документів у структурні підрозділи або керівнику організації вважаються: графіки, креслення, таблиці, заявки, звіти, спеціальні вказівки (циркулярні листи та ін.).
При оцінці важливості документа враховуються:
1. Зміст (його інформаційне текстове навантаження).
2. Складність і новизна питання, проблеми.
3. Авторство (становище службової особи).
4. Терміновість виконання.
5. Вид документа та його призначення.
Проходження і порядок виконання вихідних документів
№
з/п | Назва операції | Зміст операції
1. | Складання проекту документу | Проект документа складає виконавець.
2. | Оформлення документа | Рукописний варіант корегується і друкується
3. | Погодження документа | Копії проектів направляються всім, хто бере участь в обговоренні і узгодженні документа. В процесі роботи над проектом можуть бути внесені зміни і доповнення.
4. | Перевірка правильності оформлення | При цьому перевіряються візи, резолюції, правильність оформлення документа відносно стилістики й інформатики.
5. | Підписання | Проект документа підписує керівник або його заступник чи відповідальний виконавець.
6. | Реєстрація документа | Документ реєструється в канцелярії чи у секретаря.
7. | Відправлення документа | Відправлення включає в себе етапи:
- перевірку правильності оформлення, наявності додатків;
- повернення неправильно оформлених документів на доопрацювання;
- сортування за адресами і видами техніки відправлень;
- складання документа і вкладання його в конверт;
- заклеювання конверта;
- визначення і проставлення вартості кореспонденції, складання списку на замовлення відправлення поштою.
Документи, передані в канцелярію на обробку, повинні бути відправлені в день передачі.
Особлива робота з документам в процесі документообігу вхідних і вихідних документів здійснюється на двох етапах:
- розгляд керівником;
- виконання документа.
Розгляд керівником здійснюється в день отримання вхідного документа або в день створення проекту вихідного документа. Керівникам рекомендується не затримувати документи на розгляді більше 2-х днів. При необхідності продовження терміну розгляду документ розмножують (копіюють). Результати розгляду документів керівником знаходять відображення в резолюціях.
Виконання документів означає проведення з ними повної обробки – від прочитання і ознайомлення до підготовки відповіді. З моменту отримання документа і до завершення роботи з ним документ знаходиться в робочій папці. [ 9, с. 134]
Для внутрішніх документів схема проходження в установі більш проста, ніж для вхідних та вихідних.
Проходження і порядок виконання внутрішніх документів
№
з/п | Назва операції | Зміст операції
1. | Створення документа | Вказівка на створення документа.
Проект документа складає виконавець.
Розгляд документа.
Доопрацювання (редагування та внесення коректив).
2. | Оформлення документа вимогами | Документ обробляється та друкується у відповідності із встановленими вимогами.
3. | Погодження | Документ погоджується в структурних підрозділах або співробітниками, які в межах своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, висвітлених в документі, реєстрація.
4. | Розмноження документа | Створення відповідної кількості копій.
5. | Виконання документа | В структурних підрозділах документ належним чином виконується. Контроль за його виконанням.
6. | Зберігання документа | Документ (при необхідності) передається на зберігання в архів.
Всі потоки (вхідні, вихідні та внутрішні) обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року називається документальним масивом або обсягом документів організації за визначений період часу.
Обсяг документів організації в установах 1-2 категорії підраховується за видами в структурних підрозділах і адресатами.
Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного процесу, вибору технічних засобів для механізації діловодних процесів, діяльності установи в цілому.
Окремо підраховують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них – примірники та копії, виготовлення шляхом оперативного розмноження.
Враховуються всі документи, оскільки на виготовлення копій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час.
Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник – кількість основних документів (вхідні, вихідні, внутрішні), а знаменник – кількість копій.
Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періоди протягом календарного року: підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, що півроку, а вже потім за рік. Це зробить роботу в структурних підрозділах набагато простішою. Документальний вираз підрахунку чисельності документів – складання відомості даних про обсяг документа.
Отже, можна зробити висновок, що процес проходження документів організацією являє собою певний процес, який складається з чітко визначених етапів. Недотримання обов’язкових складових в здійсненні цього процесу спричинить збій усієї системи документообігу, що матиме для організації вкрай негативні наслідки і потребуватиме багато часу для виправлення ситуації.
1.3. Реєстрація, індексація та систематизація документів
Реєстрація документів – це запис необхідних даних про документи з подальшим проставленням на них діловодного індексу, а також дати реєстрації.
Метою реєстрації є зазначення обліку, контролю та пошуку документів. Основним принципом реєстрації є разовість. Кожен документ повинен реєструватися в даній установі тільки один раз. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні – в день їх підписання.
Реєстрація документів проводиться централізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах 1-2 категорій, в територіально відокремлених структурних підрозділах, а також в необхідних випадках, викликаних специфікою діяльності установи.
Обов’язковій реєстрації підлягають документи, які надходять з вищестоящих інстанцій або направляються на їх адресу. Найважливіші внутрішні документи (накази з основної діяльності, з особового складу, протоколи, доповідні записки та ін.), а також пропозиції, заяви та скарги громадян реєструються обов’язково.
В кожній організації є перелік документів, які не підлягають реєстрації. Цей список затверджується керівником установи.
Для реєстрації документів в організації використовується єдина реєстраційна картка типового зразка (Додаток Г) або журнал реєстрації.
Практика показує, що реєстраційні журнали зручніші для використання, оскільки всі дані про документи в них подаються в певній хронологічній послідовності. До того ж реєстраційні картки можуть губитися і перекладатися в процесі роботи з ними.
В реєстраційний журнал або реєстраційну картку записуються назва документа, дата його одержання (створення), інколи під час реєстрації і вихідний номер документа.
В деяких організаціях, де документообіг становить великий документальний масив, реєстраційний журнал заводиться окремо для вихідних (див. Додаток Д), вхідних (див. Додаток Е) та внутрішніх документів (див. Додаток Ж).
Записи в журналі робляться тільки чорнилом, розбірливим та чітким почерком.
Більшу частину документів реєструють у канцелярії, а решту – згідно зі специфічним призначенням самих документів – у підрозділах: відділ кадрів, бухгалтерія, юридичному відділі, плановому відділі та ін.
Службові листи реєструють за принципом: «запит – відповідь». У державних організаціях при реєстрації документів використовують класифікатор документів.
При цьому слід пам’ятати, що бухгалтерські статистичні документи не реєструються. Не реєструються також вітальні листи, проспекти, каталоги, порядок денний, оголошення, заявки, повідомлення, особиста кореспонденція.
Індексацією документів називається умовне позначення, що вказує на місце складання чи зберігання документів або, інакше кажучи, індексація – це проставлення при реєстрації документа порядкового номера, який вказує на місце виконання чи зберігання документа.
Правила індексації:
- умовні позначки мають вигляд арабських чисел у певній комбінації;
- розташування складових частин індексу повинно бути постійним;
- система індексів повинна залишатися незмінною;
- документ отримує тільки один індекс.
Основою для індексації документів є загальна або зведена номенклатура справ організації.
Реєстраційний індекс складається з:
- індексу справи по номенклатурі;
- власного порядкового номера самого документа.
Наприклад: наказ № 05-12, де 05 – номер справи за номенклатурою, а 12 – порядковий номер самого документа.
Реєстраційний індекс може мати і більш складний набір позначень, особливо для кореспондентських документів, оскільки до вихідного може додаватися номер вхідного документа.
Наприклад: (для вихідного листа) № 08-12/345, де 08 – номер справи за номенклатурою, 12 – структурний підрозділ, а 345 – порядковий номер документа.
У процесі діловодства важливою умовою чіткої роботи документообігу є систематизація документів організації.
Систематизація – це комплектування документів у групи – документальні масиви за певними ознаками.
Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карток або журналів. Систематизація за допомогою карток передбачає створення довідкової картотеки. Картки групуються за ознаками:
- алфавітна (в порядку зростання від «А» до «Я». Наприклад: анкети, акти, акредитиви та ін.);
- географічна (за географічними пунктами: держава, область, місто, район та ін.);
- предметно-питальна (принцип «запитання – відповідь»);
- кореспондентська (за кількістю адресатів, куди направляється документація: фірма, керівник, посадова особа);
- структурна (підрозділи, з якими найбільше відбувається обмін документацією);
- хронологічна (за роками, місяцями – в порядку зростання);
- номінальна (за власною назвою документа: акти, накази, протоколи та ін.).
У нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні і так далі). [12, с.249]
Щоб не було плутанини, вибирається тільки одна ознака, яка найбільш відповідає потребам організації та специфіці її діяльності.
Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з двох ознак – хронологічну чи номінальну.
Деякі організації можуть фіксувати факт обліку документів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях.
Розвиток суспільства призвів до того, що обсяг інформації, яка використовується в процесі його діяльності теж зросла в геометричній прогресії. Оскільки документування інформації сьогодні має надзвичайно великі масштаби, то питання певного упорядкування документальних масивів і потоків є безперечно важливим. Саме тому принципам правильної реєстрації, систематизації та індексації документів слід приділяти так багато уваги. Ігнорування цього факту може призвести до своєрідного «документального хаосу».
1.4. Контроль за виконанням документів та їх термінами
Контроль за виконанням документів і прийняття рішень – невід’ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і складова частина діловодного процесу. [10, с. 211]
Основна мета контролю – забезпечення своєчасного і якісного виконання документів, отримання оперативної інформації.
Стосовно контролю розрізняють дві групи операцій:
- першу групу контрольних операцій виконують самі керівники всіх рангів;
- другу – діловодні служби організації.
Основні завдання контрольної служби – контроль за термінами виконання вхідних, вихідних та внутрішніх документів і вказівок керівництва; вироблення пропозицій щодо прискорення і вдосконалення документообігу; зміцнення виконавської дисципліни.
Важливою вимогою ефективності контролю є його централізація. Контрольні операції вимагають зосередження інформації в одному структурному підрозділі або в одного виконавця. Контрольні операції повинні бути викладені в інструкції з діловодства, обов’язки, права та відповідальність осіб, пов’язаних з контрольною діяльністю, - в посадових інструкціях.
Інформація про результати контролю повинна надходити до тих керівників, які встановили необхідність контролю документів і терміни їх виконання. Цю вимогу необхідно виконувати незалежно від місця контрольної інстанції в структурі організації.
1 2 3 4 5 6