3. Організація оптової закупівлі товарів
Основою звичайної операційної діяльності підприємств оптової торгівлі є оптова закупівля товарів. Для забезпечення безперебійного та якісного обслуговування покупців слід здійснювати закупівлю товарів у визначеному обсязі, асортименті та якості. Завдяки цьому формується необхідний торговельний асортимент товарів, доводяться до товаровиробників вимоги споживачів щодо поліпшення якості й асортименту продукції.
Оптова закупівля забезпечує реалізацію різноманітних цілей оптового підприємства, склад яких унаочнює рис. 3.
Рис. 3. Цілі закупівельної діяльності
Таким чином, керування формуванням асортименту, установкою цін і розробкою збутової політики необхідно здійснювати, з огляду на зв'язку між ними. Приймаючи в увагу постійно мінливу кон'юнктуру ринку, і асортимент, і ціни, і збут, необхідно регулярно переглядати й оцінювати результат від введення тих або інших змін. Для здійснення регулярного аналізу необхідно витрачати і час і кошти. Але це дозволить досягти конкурентних переваг.
В даний час лише деякі гуртові торговельні фірми відносяться до формування асортиментної, цінової і збутової політики так серйозно, як це написано в більшості видань. Це дає їм певні переваги - знати ринок, з найбільшою імовірністю пророкувати поведінку попиту, завойовувати покупців і ін. Здобуваючи, таким чином, фінансову міць такі підприємства є серйозною перешкодою на шляху розвитку дрібних оптових фірм. У результаті чого дрібні фірми, що працюють у близькому сегменті, змушені знаходити обхідні шляхи.
Таким чином, застосовуючи на практиці теоретичні знання, викладені в даній роботі, можна одержувати високі економічні результати.
Комерційна діяльність з оптової закупівлі передбачає комплекс взаємопов’язаних операцій, виконуваних у певній послідовності:
вивчення й прогнозування попиту з метою обґрунтування комерційних рішень щодо оптових закупівель товарів;
виявлення й вивчення джерел надходження та постачальників товару;
визначення конкретних обсягів закупівлі окремих товарів та необхідних для цього коштів;
встановлення й оформлення комерційних зв’язків із постачальниками, узгодження й укладання контрактів купівлі-продажу, договорів поставки;
контроль над виконанням укладених угод, організація закупівлі, завезення та приймання товарів [5, 34].
Оптову закупівлю можна здійснювати безпосередньо у підприємств-товаровиробників, у оптово-торговельних підприємств, а також через оптових посередників: товарні біржі, аукціони тощо.
За умов емерджентного ринку України оптова закупівля має здійснюватися за принципами сучасного маркетингу. За допомогою методів маркетингу оптовики отримують необхідну інформацію стосовно прихильності споживачів до певних виробників або товарів, найприйнятнішого для покупців рівня цін, попиту на відповідний товар на регіональних ринках.
Вивчення й прогнозування попиту споживачів - обов’язкова маркетингова умова проведення ефективної діяльності із закупівлі товарів. Маркетингова наука виробила значний арсенал засобів і методів вивчення й прогнозування попиту, якими слід користуватися під час організації оптової закупівлі. Оптово-торгівельні підприємства регіонального рівня вивчають попит на конкретні товарні групи, а в окремих випадках - асортиментну структуру попиту. Особливу увагу приділяють оперативному обліку реалізації за минулі періоди та руху товарних запасів.
На підставі розрахунків прогнозованого обсягу попиту окремих груп товарів і даних про рух товарних запасів визначають необхідний загальний обсяг закупівлі товару на прогнозований період у натуральному та вартісному обчисленні.
Для виконання операцій з оптової закупівлі товарів оптово-торговельні підприємства мають вести постійний пошук і вивчення джерел закупівлі та постачальників товарів. Оптове підприємство зацікавлене в закупівлі товару за якомога нижчими цінами, тому при виборі постачальника виходить із пропонованої ним вартості продукції. Відповідно, під час планування закупівлі слід уважно вивчати пропозиції постачальників, розглядати різні альтернативні рішення з метою визначення найвигідніших джерел придбання товару.
Комерційні працівники оптових підприємств мають відвідувати товаровиробників для ознайомлення з їхніми виробничими можливостями, отримання інформації стосовно обсягів, асортименту та якості продукції, умов та обсягів реалізації товарів. Їм доцільно брати участь у виробничих нарадах із працівниками промисловості, виставках-оглядах нових зразків товарів. Маркетинг визначає низку конкретних вимог до постачальників, на які слід зважати, обираючи останніх ( рис. 4).
Рис. 4. Маркетингові вимоги до постачальників
Тісна співпраця з товаровиробниками вможливлює доведення до них вимог покупців щодо якості й асортименту товарів, а також закупівель товарів, які цілком відповідають цим вимогам. Вивчення постачальників здійснюють також з метою оцінювання надійності та стабільності їх. Адже найкращий товар не принесе значного прибутку, якщо не забезпечити своєчасного та повного надходження його до оптовика.
На рішення оптовика щодо закупівлі товару впливає не тільки оголошена відпускна ціна постачальника, а й інші чинники: відстань і тип перевезень, транспортні тарифи, умови поставки, загальний рівень обслуговування тощо. Встановлення стабільних цін на товари впродовж максимально тривалого часу позитивно впливає на планування й фінансування закупівлі, сприяє встановленню більш тісних і довірливих відносин між постачальником та підприємством оптової торгівлі.
Для закупівлі товарів оптовик формує замовлення на поставку їх конкретним товаровиробникам. При цьому на підставі даних щодо стану товарних запасів визначають строки наступного надходження товару та оптимальний розмір замовлюваної партії поставки. Важливо врахувати всі витрати на закупівлю й доставку товару, його розвантаження та розміщення за місцями збереження. Обсяг окремої партії закупівлі впливає також на ціну одиниці товару. Чим більшою є партія закупівлі товару, тим нижчою буде вартість одиниці продукції. Для кожного найменування товару встановлюють мінімальний і максимальний обсяги закупівель.
Закупівля мінімальних партій товару забезпечує оптовикові найвищу економічну вигоду. Закупівля товару в обсягах, менших за мінімальну партію, до підвищення ціни одиниці продукції та втрати прибутку.
На рішення про максимальний обсяг закупівлі впливають ті самі чинники, до того ж зважають на можливі відхилення в обсягах і строках поставки, обмеження в наявності вільних складських площ для збереження, у трудових і матеріальних ресурсах.
Рішення стосовно обсягів закупівель відображають у спеціальних картках, відкритих на кожного постачальника. В них вказують поштові, розрахункові та відвантажувальні реквізити, прізвище й телефон відповідальних за виконання замовлень осіб, дані про виробничі потужності, обсяг та асортимент вироблюваної продукції, про можливості виробництва інших товарів, умови поставки товарів, інша інформація, необхідна оптовику. В карточці фіксують обсяги закупівель товару, всі відхилення від узгоджених умов поставки.
При плануванні оптових закупівель на кожну товарну позицію заводять картку обліку товару. В картці вказують назву та шифр (номенклатурний номер) товару, його технічні характеристики, ціну за одиницю, інформацію про граничні межі товарних запасів, мінімальний та максимальний обсяги замовлення, обсяг і термін наступного надходження товару, а також фіксують рух товару на оптовому підприємстві. Картотека формується в послідовності, визначеній за чинною системою класифікації Державного класифікатора продукції та послуг (ДК 016-17). Цю інформацію використовують під час підготовки й оформлення замовлення на наступну закупівлю товару [11, 139].
Замовлення на закупівлю товару оформлюють в довільній формі. Але, зважаючи на вимоги господарського (комерційного) кодексу, в ньому вказують назву та адресу замовника, його розрахункові та відвантажувальні реквізити, термін замовлення, метод транспортування, умови розрахунків, обсяг поставки за кожною товарною позицією, технічні характеристики продукції, одиниці виміру, ціну за одиницю товару, загальну вартість замовлення та інші умови. Оформлене замовлення підписує особа, відповідальна за здійснення закупівельної діяльності. Оригінал замовлення та його копію направляють постачальникові, який упродовж 10 днів підписує його або відмовляється від виконання. Підписане постачальником замовлення оптовика становить письмовий контракт. Якщо в замовленні були відсутні суттєві умови, які, на думку постачальника, там варто зафіксувати, то останній складає проект контракту купівлі-продажу (поставки), який передають оптовику для оформлення. Підписанням цих документів завершується процес оформлення комерційних зв’язків між оптовиком та постачальником.
Важливою частиною роботи з оптової закупівлі товарів є організація обліку та контролю за виконанням постачальниками договорів (контрактів). Облік виконання договірних зобов’язань постачальниками здійснюється в спеціальних картках постачальника, де фіксуються всі дані про фактичне надходження товарів та виявляються випадки порушення постачальниками договірних зобов’язань. Це потрібно для обґрунтування та своєчасного висування претензій постачальникам.
Товари, що надійшли від постачальників, розвантажують, перевіряють і транспортують до місць збереження.
Першочерговим завданням особи, відповідальної за приймання товару, є перевірка його належності даному оптово-торговельному підприємству. Належність вантажу встановлюють згідно з накладною, яку перевізник передає матеріально-відповідальній особі. Тільки після цього дозволяється розвантажувати транспортний засіб. Якщо вантаж доставлений автотранспортом, то водій зобов’язаний бути присутнім під час виконання цієї операції. Завершується розвантаження підписанням накладної, отриманої від перевізника. Це означає, що вантаж прийнято в належному стані, а його фактична кількість відповідає обсягу, зазначеному в накладній.
У разі надходження товару залізничним транспортом приймання його починається з ретельного зовнішнього огляду транспортного засобу (вагона, цистерни тощо). Особа, відповідальна за приймання товару, перевіряє цілість транспортного засобу, дверних замків, пломб. Після цього транспортний засіб оглядають зсередини. У разі виявлення пошкоджень транспортного засобу, відсутності пломб, порушень упаковки товарів представник торговельного підприємства має право вимагати від залізниці перевірки фактичної наявності товарів. Виявлені розбіжності оформлюють актом, що слугує підставою для висування претензії залізниці щодо відшкодування збитків. Акт має підписати представник залізниці.
Доставлені товари приймають за кількістю та якістю.
4.Оптовий продаж товарів
Завершальною стадією комерційної діяльності оптових торговельних підприємств є продаж товарів. Вона визначає ефективність їхньої роботи, а від її організації залежить своєчасність та безперервність забезпечення клієнтів товарами.
Реалізація товарів, як і купівля їх, здійснюється на підставі укладених договорів поставки, купівлі-продажу тощо, з оформленням супровідних документів (накладна, товарно-транспортна накладна, залізнична накладна, рахунок-фактура, рахунок тощо).
Підприємства оптової торгівлі, як правило, реалізують товари з оптових баз, товарних складів, складів-холодильників, складів-магазинів.
Однак у практичній діяльності постачальники можуть відвантажувати товари покупцям, минаючи склади і бази оптово-торгівельного підприємства. Такий вид продажу називають реалізацією товарів транзитом за участю оптового підприємства в розрахунках за товари як з постачальниками, так і з покупцями. Реалізація транзитом значно прискорює просування товарів до споживачів і знижує витрати оптовика, пов’язані з придбанням (транспортні, вантажно-розвантажувальні, витрати на складування, зберігання тощо) і продажем.
Визначаючи форми оптового продажу, підприємства оптової торгівлі мають спиратися на результати маркетингових досліджень стосовно можливостей покупців купувати великі партії товару, їхніх фінансових ресурсів, здатності до зберігання великої кількості товару та швидкого використання його.
Маркетингова діяльність стає провідною темою для сучасних підприємств оптової торгівлі. Головною метою їх є надання допомоги постачальникам і клієнтам у розробленні ефективних маркетингових програм.
Оптовик, зорієнтований на надання маркетингових послуг, розробляє й реалізує маркетингові рішення, які вможливлюють підвищення ефективності маркетингової діяльності всіх суб’єктів товарного ринку. Маркетингові рішення оптових підприємств передусім стосуються вибору цільового ринку, формування товарного асортименту та комплексу послуг, ціноутворення, стимулювання збуту і вибору місця розташування підприємства.
Оптовому підприємству доцільно визначити свій цільовий ринок замість намагань обслужити одразу всіх можливих клієнтів. Обравши свій цільовий ринок, оптовик дістає змогу вивчати особливості клієнтів і відповідно до цього організувати обслуговування. Для визначення цільового ринку використовують різноманітні ознаки, наприклад: характер споживання товарів; розмір магазинів; асортиментний профіль, професійних споживачів певних асортиментних груп тощо.
У межах цільової групи оптовик може визначити найвигідніших для себе клієнтів, розробляти для них привабливі пропозиції й встановити з ними більш тісні та довірчі відносини. Він може запропонувати таким клієнтам систему автоматизованої видачі повторних замовлень, організувати курси для навчання персоналу й консультаційну службу. Для менш вигідних для нього клієнтів оптовик може встановлювати жорсткіші умови, підвищені обсяги мінімальних замовлень або надбавки до ціни за замовлення невеликого обсягу.
Важливим є рішення оптового підприємства щодо товарного асортименту й комплексу послуг, які запропонуватимуться клієнтам. Це рішення, з одного боку, має забезпечити максимально повний асортимент товарів і постійно підтримувати достатній товарний запас для негайної поставки їх, а з іншого - одержання максимального прибутку. З урахуванням конкретних умов оптовик приймає рішення щодо кількості й переліку асортиментних груп, які йому економічно вигідно продавати, та стосовно доцільного рівня товарних запасів. Водночас оптовик вирішує, який комплекс послуг буде найпривабливішим для клієнтів, а від яких послуг варто відмовитися. Головне - сформувати такий комплекс послуг, який суттєво збільшить споживчу цінність товару й задовільнить індивідуальні потреби кожного клієнта [9, 59].
Суттєвий вплив на процес продажу справляє цінова політика оптовика. Для покриття своїх витрат підприємство оптової торгівлі встановлює торгівельну націнку до первинної вартості товару. Вона включає також і прибуток оптовика. Тому оптові підприємства мають використовувати нові підходи до ціноутворення. Диверсифікація послуг, оптимальне поєднання товару та послуги сприяють скороченню витрат та раціоналізації процесів торгівлі й створюють умови для зниження цін та підвищення рівня обслуговування. Перспективним стає ціноутворення, здійснюване на засадах розрахунків собівартості за видами діяльності, коли клієнт платить за товар і кожну надану послугу, що збільшує його цінність, виходячи з грошового еквівалента виконуваної функції. Це вможливить перехід від простого продажу товару до задоволення потреб клієнта із оптимальним поєднанням товару та послуги, тобто так званим інтегрованим товаром.
Більшості підприємствам оптової торгівлі доводиться вирішувати питання стимулювання продажу товарів. Адже, незважаючи на формування ринкових відносин і появу конкурентів, використання ними реклами на сферу торгівлі, стимулювання продажу, пропаганди й методів особистого продажу й досі мають випадковий характер. Практично не використовується техніка особистого продажу, оскільки оптовики розглядають продажу як переговори одного постачальника з одним клієнтом, а не як колективні зусилля із забезпечення продаж основним клієнтам, зміцнення відносин із цими клієнтами й забезпечення їхніх потреб у товарах та послугах.
Суттєвим маркетинговим рішенням оптових підприємств є застосування нових методів і засобів діяльності з приймання замовлень від покупців та організації товароруху. Одним із таких напрямів є використання персональних комп’ютерів для приймання й оброблення замовлень та управління операціями продажу.
Таким чином, оптовий продаж товарів є однією з провідних комерційних функцій оптових підприємств. Зміст роботи з оптового продажу товарів охоплює виконання таких операцій:
встановлення комерційних зв’язків із покупцями товарів;
організація та технологія оптового продажу товарів;
надання різноманітних послуг клієнтам;
організація обліку та виконання договорів із покупцями;
рекламно-інформаційна діяльність.
Найліпшою формою організації комерційних зв’язків оптового підприємства з покупцями є договори поставки, купівлі-продажу. Вони укладаються, як правило, з постійними клієнтами в разі доволі великих обсягів продажу. Ініціатива встановлення комерційних зв’язків належить оптовому підприємству, яке направляє своїм постійним клієнтам комерційну пропозицію (оферту), в якій вказано асортимент товарів в укрупненій номенклатурі, діапазон цін, загальні умови поставки, видовий склад супутніх послуг, умови розрахунків тощо. Комерційна пропозиція є підставою для підписання угоди або оформлення замовлення на поставку товарів покупцем.
У договорі поставки вказують: назву сторін, предмет договору: асортимент, строки й кількість поставки товарів, ціна за одиницю та вартість товару, порядок поставки, якість та комплектність товарів, майнову відповідальність сторін. У договорах передбачається порядок і терміни виконання замовлень на поточне завезення товарів, відповідальність як оптового підприємства за кожен випадок порушення договірних зобов’язань, так і покупця за неподання або несвоєчасне подання замовлення на відпуск товару.
Договір може містити зобов’язання оптовика з надання транспортно-експедиторських послуг, порядок та умови відпуску товарів, надання додаткових послуг, розрахунків тощо.
Оптове торговельне підприємство здійснює продаж товарів своїм клієнтам на підставі їхніх замовлень. Покупцями товарів, які пропонує оптовик, є підприємства роздрібної торгівлі, промислові підприємства, громадські організації та установи, інші підприємства оптової торгівлі. Замовлення на поставку товару містить розгорнутий (специфікований) асортимент товарів, ціну, кількість, якість та конкретні терміни поставки. Після підготовки замовлення на поставку товарів, покупець залишає у себе копію, а оригінал направляє на адресу підприємства оптової торгівлі. Спосіб передання замовлення залежить від терміновості його виконання та вимог, що їх висуває замовник стосовно виконання замовлення.
Після отримання замовлення покупця оптове підприємство приймає його до виконання, намагаючись максимально повно задовольнити потреби замовника.
У процесі узгодження замовлення клієнт може попросити в оптового підприємства кредит під товар. Оптовик оцінює платоспроможність клієнта на підставі інформації, отриманої від власної бухгалтерії та місцевих фінансових установ. Оцінка платоспроможності впливає на рішення щодо можливої величини кредиту. Строк кредиту визначають у замовленні, він може коливатися від кількох днів до одногодвох місяців з моменту оформлення рахунку. У вітчизняній практиці цей кредит має форму відтермінування оплати купленого товару. У разі прийняття до виконання кожного нового замовлення клієнта необхідно обов’язково перевірити всі розрахункові та бухгалтерські документи. Така форма перевірки дає змогу правильно оцінити умови кредитування покупця, сприяє поліпшенню фінансового становища оптового підприємства, запобігає виникненню безнадійних боргів.
Після перевірки замовлення відповідальними працівниками оптового підприємства його передають на склад для виконання. Виконання замовлення передбачає: комплектування його товарами із відповідним фасуванням, підсортуванням тощо; упакування, доставку.
Методами продажу товарів зі складів оптового підприємства є:
особисте відбирання товарів покупцем;
продаж за письмовими й телефонними замовленнями;
шляхом посилкових операцій.
Сутність методу продажу шляхом особистого відбирання полягає в тому, що покупець самостійно відбирає необхідні товари на складі оптового підприємства і формує партію продажу.
Такий метод застосовують, головним чином, у разі продажу товарів складного асортименту, а також нових та маловідомих товарів. Він дає змогу покупцеві ознайомиться з наявними на складі товарами за всіма асортиментними позиціями.
Система особистого відбирання товарів робить взаємини між працівниками оптового підприємства та покупцями більш оперативними й конкретними.
Перевагою цього методу є й те, що він уможливлює визначення ставлення покупця до асортименту товарів, їхньої якості, зовнішнього оформлення, а також тенденцій у змінах попиту, врахування побажань і зауважень клієнта при оформленні замовлення.
Разом із тим цей метод продажу вимагає чіткого й уважного обслуговування покупців персоналом оптового підприємства. Продавець має глибоко знати характеристики товару та кваліфіковано відповідати на запитання клієнта стосовно технічних й експлуатаційних особливостей товару, його якості, гарантій безпеки та надійності, умов поставки тощо і максимально повно задовольнити його інтерес.
Оптові торговельні підприємства, які мають постійних покупців, домовляються з ними про здійснення попередніх замовлень на наступну продажу по телефону. Завчасне приймання замовлень по телефону заощаджує час клієнтів і сприяє більш якісному, своєчасному та ефективному виконанню замовлень.
Деякі оптовики вдосконалили цей метод і самі в чітко визначені дні телефонують до своїх постійних клієнтів, і передусім до тих, хто перебуває поблизу основних маршрутів обслуговування. Такий зв’язок із постійними клієнтами значною мірою сприяє оптимізації комерційної роботи з оптового продажу товарів.
Безпосередню передачу замовлення з рук до рук здійснюють багато покупців через власних працівників, методом кур’єрського зв’язку. Вона свідчить про терміновість замовлення та впевненість замовника щодо можливості оптовика виконати всі умови клієнта. За надійної організації технологічного процесу виконання таких замовлень здійснюють у присутності представника замовника, обов’язковою вимогою є наявність у нього відповідно оформленого доручення. Таку форму найчастіше застосовують під час продажу товарів виробничо-технічного призначення, коли вимогою є поставка в найстисліший термін.
Поштово-посилкову форму оптового продажу застосовують лише для покупців, які перебувають на значних відстанях від складів оптовика, а оптовий продаж ведуть дрібнооптовими партіями товарів. Ця форма оптового продажу дістала поширення в торгівлі дорогоцінними металами, коштовностями тощо.
Незалежно від форми оптового продажу актуальною залишається організація регулярного і чіткого обліку торговельних операцій за кожною товарною позицією та замовником. Важливим тут є застосування сучасної комп’ютерної техніки, що забезпечує безперервний облік продажу товарів в асортименті за кожним покупцем. Одночасно відстежується зміна товарних запасів на складах оптовика в асортиментному розрізі, що сприяє чіткому та повному виконанню замовлень [7, 159].
Успішний оптовий продаж товарів неможливий без широкого і повного інформування покупців стосовно асортименту товарів, появи нових товарів, без реклами й стимулювання продажу.
Найзручнішими й доступнішими для ознайомлення й відбирання товарів є демонстраційні зали або асортиментні кабінети, створювані на підприємствах оптової торгівлі.
У демонстраційних залах проводять випробування нових товарів, демонструють їх роботу. Вони слугують місцем проведення торговельних переговорів та укладання комерційних угод. Для роботи в демонстраційних залах запрошують представників товаровиробників, які не лише ознайомлюють клієнтів зі зразками своєї продукції, а й проводять навчання торговельних працівників оптового підприємства.
Однією з головних вимог до організації демонстраційних залів та асортиментних кабінетів є правильне розташування товарів у виставковому залі. На найвидніших і найдоступніших місцях розміщують зразки нових товарів та виробів, які освоює промисловість.
Діяльність демонстраційних залів та асортиментних кабінетів забезпечують торговельні працівники оптового підприємства. Вони розміщують зразки товарів, консультують покупців з питань якості й асортименту товарів, оформлюють замовлення на поставку продукції, беруть участь у підготовці пропозицій щодо розширення асортименту товарів та поліпшення якості їх.
Організація демонстраційних залів та асортиментних кабінетів є ефективним засобом реклами не тільки нових товарів, а й самого оптового підприємства, його можливостей з обслуговування клієнтів.
Іншим важливим засобом ознайомлення замовників із можливостями оптового підприємства й асортиментом пропонованих товарів є використання каталогів товарів і різноманітних проспектів, прайсів.
До каталогів товарів включають також товари, що не підлягають збереженню на складі оптового підприємства, але можуть бути поставлені на вимогу покупця. Каталоги широко використовують торговельні працівники в процесі формування замовлень споживачів і здійснення торговельних операцій. Для деяких підприємств оптової торгівлі каталог є єдиним засобом пропозиції товару.
Проспекти містять інформацію про властивості, технічні характеристики, конструктивні особливості, призначення, гарантійне обслуговування товару, способи його використання та догляду за ним.
В останні роки поширеним засобом інформування потенційних покупців стало - розміщення реклами оптових підприємств в електронних засобах масової інформації, зокрема на ВЕБ-сторінках інформаційної мережі Інтернет.
Широке інформування споживачів стосовно споживчих властивостей, якісних особливостей, умов використання й утилізації, гарантій безпеки та надійності, інших характеристик товару має надзвичайно велике значення для розширення кола клієнтів та швидкої реалізації товарних запасів. Ефективна реклама товарів сприяє розширенню ринку продаж та збільшенню обсягу їх. Вона дає змогу включати в обіг взаємозамінні товари, переключати попит з одних товарів на інші, що сприяє оптимізації товарних запасів у системі «оптове підприємство - покупець».
1 2 3 4