Конспект лекцій (рукопис) для студентів спеціальностей 051 "Економіка", 056 "Міжнародні економічні відносини" сторінка 5

52
Рис. 5.1. Класифікація первинних бухгалтерських документів
• за місцем складання;
• за призначенням;
• за порядком складання;
• за способом оформлення операцій;
• за змістом.
За призначенням
розпорядчі виконавчі
(виправдувальні)
бухгалтерського оформлення комбіновані
За змістом
обліку грошових коштів у касі обліку розрахунків з банком обліку матеріальних запасів обліку розрахунків за заробітною платою тощо
За способом
оформлення
(кількістю
охоплених
операцій)
одноразові нагромаджувальні
За місцем
складання
внутрішні зовнішні
За порядком
складання (рівнем
узагальнення
господарських
фактів)
первинні зведені
ПЕРВИННІ
БУХГАЛТЕРСЬКІ
ДОКУМЕНТИ

53
За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні (оформлені на підприємстві) та зовнішні (отримані від ділових партнерів підприємства та інших підприємств і установ).
За призначенням бухгалтерські документи поділяють на:
• розпорядчі, які містять розпорядження на право здійснення певних господарських операцій (доручення на отримання матеріальних цінностей, платіжне доручення, вимога тощо);
• виконавчі (виправдні), що підтверджують факт здійснення господарської операції (прибутковий ордер, накладна, рахунок-фактура);
• бухгалтерського оформлення, що їх складають працівники бухгалтерії на підставі даних розпорядчих і виконавчих документів (розрахунки заробітної платні, амортизації, податків);
• комбіновані, в яких поєднані ознаки розпорядчих, виконавчих документів та документів бухгалтерського оформлення (лімітно-забірна карта, наряд тощо).
За порядком складання (рівнем узагальнення господарських операцій) бухгалтерські документи поділяють на первинні, які складають у момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення (касовий ордер, накладна) та зведені, які складають на підставі даних згрупованих однорідних первинних документів (авансовий звіт, платіжна відомість).
За способом оформлення (кількістю охоплених операцій) бухгалтерські документи поділяють на одноразові, котрі заповнюють на одну операцію, та
нагромаджувальні, в яких записують однорідні господарські операції за певний проміжок часу.
За змістом бухгалтерські документи поділяють на грошові, розрахункові, обліку основних засобів, обліку матеріальних запасів, обліку особового складу тощо.
5.2. Вимоги щодо змісту й оформлення бухгалтерських документів.
Для реєстрації господарських операцій використовують різні за формою і змістом первинні бухгалтерські документи.
Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати обов’язкові
реквізити (характеристики):
• назва документа (форми);
• дата і місце складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
• посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо.

54
У разі відсутності будь-якого реквізиту первинний документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для здійснення записів у системі рахунків бухгалтерського обліку.
До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:
• первинні документи треба складати в момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення;
• документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України (див. Додаток 4) або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами й відомствами. Документування може здійснюватися з використанням самостійно виготовлених бланків, але з неодмінним дотриманням усіх реквізитів, передбачених типовими формами.
• документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинних носіях, застосовують у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили й доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації. На вимогу інших учасників господарських операцій, правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами, підприємство, установа зобов’язані за власний рахунок зробити копії таких документів на паперових носіях;
• записи в первинних документах роблять темного кольору чорнилом, кульковою ручкою, друкарською машинкою чи принтером;
• вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
• у грошових документах (чеки, касові ордери, платіжні відомості, платіжні доручення) суми проставляють як цифрами, так і прописом. Перше слово суми записують із великої літери;
• кожен первинний документ повинен містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;
• керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл
(підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов’язаних із відпуском грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів, іншого майна. Кількість таких осіб має бути обмежена;
• у випадках, встановлених законодавством, а також інструктивними документами міністерств і відомств України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації;
• деякі первинні документи (накладні, платіжні доручення, податкові накладні, рахунки) оформляють у декількох екземплярах (через копірку);
• при складанні первинних документів можуть бути допущені помилки. У банківських (платіжне доручення, чек) і грошових (касові ордери) помилки не

55 виправляють. Якщо в таких документах допущена помилка, їх анулюють, а замість них оформляють нові. В інших первинних документах помилки можна виправляти;
• заборонено приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей. У разі виявлення таких документів, їх слід передати головному бухгалтерові;
• для упорядкованості руху та забезпечення своєчасного отримання первинних бухгалтерських документів наказом керівника підприємства, установи встановлюють графік документообігу, в якому вказують дати створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передання для оброблення та до архіву.
5.3. Бухгалтерське опрацювання первинних документів та їх збереження.
Усі первинні бухгалтерські документи з місць їх оформлення у встановлені терміни передають у бухгалтерію. Кожен первинний документ у бухгалтерії підлягає:
• перевірці;
• опрацювання;
• погашенню.
Перевірку первинних документів здійснюють за суттю (чи відповідає господарська операція чинному законодавству), формою (правильність і повнота заповнення усіх реквізитів, цифрових і текстових записів, дотримання термінів оформлення і подання документів у бухгалтерію) та арифметичним підрахунком
(перевірка цифр, підсумків).
Опрацювання первинних бухгалтерських документів охоплює їх кодування, таксування і групування.
Суть кодування полягає у тому, що показники первинного документа позначають чинною на підприємстві системою кодів.
Таксування – це визначення грошової оцінки господарської операції, яка виражена в первинному документі в натуральних або трудових вимірниках.
Групування документів – це об’єднання їх у групи за однорідними ознаками
(касові, розрахункові тощо) за певний звітний період. Документи групують для скорочення облікових записів. Отримані внаслідок групування первинних документів підсумкові дані відображають у нагромаджувальних відомостях, журналах.
Закінчується опрацювання первинних документів їх погашенням. Бухгалтерські документи підлягають оперативному й обліковому погашенню.
Оперативному погашенню підлягають усі документи, що їх додають до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документів, які стали підставою для нарахування заробітної платні та інших подібних виплат. На них проставляють кореспондуючі рахунки, штампом або ручкою ставлять написи «Одержано» або
«Оплачено» та зазначають дати погашення (числа, місяця, року).
При обліковому погашенні первинних бухгалтерських документів на них ручкою або штампом проставляють номери кореспондуючих рахунків (відповідно до змісту документа), номер реєстра, в який заносять дані з первинного документа та порядковий

56 номер запису в ньому (номер рядка), дату й підписи виконавців, які опрацювали документ.
Погашені первинні документи передають на збереження до поточного архіву, в якому їх зберігають у спеціальних шафах під замком протягом звітного періоду (до кінця року).
Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостатність відображення у них даних лягає на осіб, які склали та підписали ці документи.
Підприємство вживає усіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованого та непомітного виправлення записів у первинних документах.
Після закінчення звітного періоду всі документи передають під розписку на збереження до постійного архіву. За організацію збереження документів відповідає головний бухгалтер. Видають документи з архіву для користування іншими підрозділами підприємства тільки за дозволом головного бухгалтера.
Первинні документи з архіву можуть також видаватися за рішенням відповідних органів (органів прокуратури, слідчих органів, контрольно-ревізійної служби, державної податкової адміністрації) у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що їх вилучають. Обов’язковим при цьому є складання реєстру вилучених документів.
Термін збереження бухгалтерських документів у постійному архіві визначають типові й галузеві інструкції та лист Міністерства фінансів України № 18–4141 від 29 липня 1997 р. «Про терміни зберігання бухгалтерських документів» (див. Додаток 5).
Найчастіше цей термін становить 3 роки.
Після закінчення терміну зберігання та за умови проведення ревізії документів їх знищують, при тому складають акт на знищення документів, які не підлягають збереженню.
5.4. Інвентаризація майна і коштів підприємства.
Інвентаризація є одним з основних методичних прийомів бухгалтерського обліку.
Інвентаризація – це складання опису майна (інвентарю) підприємства, установи; періодична перевірка наявності товарно-матеріальних та грошових цінностей, що перебувають на балансі підприємства на певну дату, стану їх зберігання, правильності ведення складського господарства і реальності даних обліку.
Інвентаризація є важливим засобом контролю за зберіганням майна, дотриманням фінансово-платіжної дисципліни.
За повнотою охоплення господарських засобів, коштів і розрахунків підприємства
інвентаризація буває:
• повна, яка охоплює усе майно і розрахунки підприємства (річна
інвентаризація);
• часткова, у процесі якої здійснюють інвентаризацію окремих видів господарських засобів і розрахунків (інвентаризація каси, інвентаризація матеріальних запасів тощо).
За часом проведення виділяють такі види інвентаризації:

57
• разова, що її здійснюють одноразово (один раз у рік);
• періодична, яку проводять періодично, протягом року;
• перманентна, яку проводить постійна інвентаризаційна комісія.
За організацію проведення інвентаризації відповідає керівник підприємства. Він визначає об’єкти інвентаризації, періодичність і терміни її проведення.
Існують випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим, а саме: а) при переданні майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство; б) перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів
і зобов’язань, інвентаризація яких проводилася після 1 жовтня звітного року.
Інвентаризацію будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних фондів проводять один раз у три роки, а бібліотечних фондів – один раз у п’ять років; в) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передання справ); г) при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів); д) за приписом судово-слідчих органів; е) у випадках техногенних аварій, пожежі, стихійного лиха (на день після закінчення явищ);
є) у разі ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.
Для проведення інвентаризації згідно з наказом керівника на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію. Інвентаризаційна комісія – це колективний орган, що його формують з групи осіб, наділених певними повноваженнями щодо з’ясування фактичної наявності й стану активів та фінансових зобов’язань підприємства та щодо прийняття рішень за результатами проведеної інвентаризації. Інвентаризаційні комісії бувають внутрішніми (формуються з працівників підприємства), зовнішніми (до
їхнього складу входять лише представники зовнішніх органів контролю) та комбінованими (формуються з працівників підприємства та посадових осіб державних органів контролю). До складу внутрішньої інвентаризаційної комісії неодмінно входить головний бухгалтер або представник бухгалтерії. Склад комісії затверджують наказом.
У процесі інвентаризації визначають фактичну наявність об’єктів інвентаризації
(цінностей підприємства), дані про які записують у спеціальному документі –
інвентаризаційному описі, котрий підписують усі члени комісії. Існують типові форми
інвентаризаційних описів. Фактичну наявність об’єктів обліку під час проведення
інвентаризації визначають безпосереднім обмірюванням, зважуванням, перерахунком об’єктів інвентаризації, а також вивіренням документів. При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі прибуткові й видаткові документи стосовно обліку матеріальних цінностей здано до бухгалтерії.
На час проведення інвентаризації діяльність підрозділу припиняється. Здійснення операцій можливе тільки в особливих випадках і лише за дозволом керівника підприємства.

58
Результати інвентаризації зіставляють з обліковими даними у звірювальних
порівняльних відомостях. Унаслідок такого зіставлення встановлюють відповідність або невідповідність облікових і фактичних даних, тобто: а) фактичний і бухгалтерський записи збігаються; б) фактичний залишок менше облікового – нестача; в) фактичний залишок більше облікового – надлишок.
Нестачу або надлишок матеріальних цінностей, які виявлені в процесі
інвентаризації, називають інвентаризаційними різницями.
Інвентаризаційні різниці регулюють за таким порядком:
• основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти, інше майно, що виявилися у надлишку, підлягають оприбуткуванню (узяттю на облік) та зарахуванню відповідно до інших доходів від операційної діяльності або до інших доходів від звичайної діяльності з подальшим встановленням причин виникнення надлишку і винних у тому осіб;
• нестачу цінностей у межах затверджених норм списують за рішенням керівника підприємства на загальновиробничі витрати. Норми природного убутку
(зменшення) можна застосовувати лише в разі виявлення фактичних нестач;
• понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від їх псування відносять на винних осіб за цінами, за якими розраховують величину шкоди;
• понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, зараховують на збитки підприємства.
Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей оформляють протоколом, який затверджує керівник підприємства, та вносять до звіту підприємства.
Порядок проведення інвентаризації та регулювання розбіжностей щодо фактичної наявності й зобов’язань з даними бухгалтерського обліку визначає Міністерство фінансів України.
Висновки
Документація та інвентаризація – складові методу бухгалтерського обліку.
Документація – це процес суцільного й неперервного відображення об’єктів бухгалтерського обліку в первинних бухгалтерських документах. Первинна документація є основою бухгалтерського обліку. Для реєстрації господарських операцій використовують різні за формою і змістом первинні бухгалтерські документи. До змісту й оформлення первинних бухгалтерських документів існують певні вимоги, оскільки від того залежать точність і достовірність даних бухгалтерського обліку. Первинні документи є основними носіями облікової інформації, тому їх необхідно належно опрацьовувати і зберігати.
Для уточнення і коригування даних бухгалтерського обліку застосовують
інвентаризацію. У процесі проведення інвентаризації складають опис майна підприємства на підставі періодичної перевірки цінностей, що перебувають на його балансі, стану їх зберігання, правильності ведення обліку й оцінювання.
Література