Ім'я файлу: urmng598.doc
Розширення: doc
Розмір: 420кб.
Дата: 01.06.2021
скачати
Пов'язані файли:
urmar139.doc
Розширення: doc
Розмір: 420кб.
Дата: 01.06.2021
скачати
Пов'язані файли:
urmar139.doc
6. Удосконалення між особових комунікацій.
Розробляючи свою класифікацію ролей керівника Г.Мінцберг поставив на перше місце ролі міжособистого спілкування. Така класифікація управлінських ролей свідчить про те, що міжособистісні комунікації перебувають у центрі діяльності будь-якого менеджера. За даними досліджень, менеджери проводять більше половини свого робочого часу в спілкуванні з іншими людьми. У менеджерів вищої ланки відсоток робочого часу, зайнятий спілкуванням, доходить до 80%. Ясно, що за таких умов відсутність навичок міжособистісних комунікацій різко знижує ефективність професійної діяльності менеджера.
Будь-яке спілкування починається з того, що в одного з учасників комунікації з'являється бажання виразити певну думку. Так виникає зміст повідомлення, що посилає одна людина іншій, причому вербальна інформація може бути цілком конкретною, але існує безліч способів передати її, користуючись різноманітними видами невербального спілкування. Ефективність комунікацій зменшується, або виникають труднощі при спілкуванні у людей, які мають різний рівень знань, тобто бракує компетенції в обговорюваній області. Виявляється, людина майже ніколи не може абсолютно точно виразити свою думку або почуття — цьому перешкоджають “комунікативні шуми”. Термін «шум» використовується в теорії комунікацій майже в тому ж значенні, що, наприклад, в електроніці - це все, що приводить до “перекручування” вихідного. сигналу (у нашому випадку - змісту повідомлення). Джерела комунікативних шумів різноманітні. Особливо слід зазначити культурологічний шум. Процес спілкування має виражене забарвлення як національної, так і професійної культури. Незнання певних правил спілкування (наприклад, невірне використання жесту) може привести до повного перекручування змісту повідомлення. Погане знання мови також може призвести до “перекручування” змісту повідомлення
Людина, яка бажає поліпшення навичок комунікацій, повинна опановувати мистецтвом керування своїми невербальними сигналами та мистецтвом читання “сигналів” співрозмовника. Дослідження показують, що невербальні елементи становлять більше половини всіх елементів при міжособистісному спілкуванні. Кожній людині необхідно пам'ятати, що в процесі спілкування у неї працюють певні “ментальні фільтри” (заздалегідь сформовані установки та переконання). Наприклад, якщо колега попередить вас, що у вас мають бути переговори з дуже розумним і жорстким партнером, то ви, мабуть, під час переговорів будете проявляти особливу обережність, підозрюючи підступ навіть там, де його насправді немає - це і є дія ментального фільтра. Аналогічну роль грають емоційні фільтри, тобто ті емоції, які вами володіли безпосередньо перед актом комунікації. Так, негативні емоції змушують нас дивитися на все, що відбувається через “темні окуляри”, а позитивні емоції - через “рожеві” окуляри. Таким чином, під впливом всієї сукупності комунікативних шумів зміст повідомлення, яке передається, може істотно спотворюватися. Потім повідомлення сприймається адресатом (іншою стороною) і на цьому етапі можуть додатися нові шуми (згадайте хоча б тріск у слухавці).
Але нехай повідомлення в тій або іншій формі все-таки дійшло до адресата, який має сприйняти його зміст. При сприйнятті повідомлення адресат буде виходити із власного життєвого та професійного досвіду, який може суттєво відрізнятися від досвіду відправника повідомлення. Це означає, що додадуться додаткові шуми, тепер уже пов'язані з людиною, яка приймає повідомлення. Джерела шумів практично не відрізняються від тих, що були перераховані при описі процесу передачі повідомлення. Розглянемо приклад, який демонструє виникнення інформаційного шуму. Демонстрація проводиться у вигляді гри: троє добровольців виходять з аудиторії. Членам групи, які залишилися, зачитується спеціально написана розповідь. Читати її треба повільно, з коментарями; можна пояснити слухачам основну думку цієї розповіді. Потім запрошують першого учасника експерименту і при ньому розповідь зачитують ще раз, але вже швидко, скоромовкою, не підкреслюючи основної думки. Особливо важливо, щоб спочатку випробуваний не розумів, навіщо та що читають. Після завершення читання випробуваного просять запросити другого учасника експерименту і переказати йому почуте, потім запрошують третього учасника і другий учасник вправи переказує третьому учаснику почуту інформацію. Слухачі спостерігають, як наростає інформаційний шум. По закінченні гри (коли третій випробуваний розповість, що він почув) розповідь зачитується знову, і група обговорює динаміку та причини наростання інформаційних шумів.
Кожна людина має певні комунікаційні навички: слухання, читання, мовні навички, навички письма. На ефективність комунікацій впливають вербальні і невербальні чинники. До вербальних ми відносимо такі види комунікацій як телефонна розмова, голосовий зв’язок, нарада, переговори, доповідь, презентація, лист, звіт. До невербальних комунікацій можна віднести жест, вираз обличчя, позу, інтонацію, гучність голосу.
Серед факторів, що впливають на ефективність спілкування, першими виділяються навички вербальних комунікацій. На якість вербальних комунікацій досить сильно впливає також тип особистості людини. Визначення типу особистості є широко розповсюдженою технікою. На практиці використовуються різні класифікації наприклад з 1980р. на теренах пострадянського простору відома «модель А», яку розробила А. Аугустінавічюте. Вона, як і інші класифікації базується на типології особистості швейцарського психолога К.Г. Юнга. На його думку кожна людина унікальна, але в поведінці різних людей є спільні риси. В своїй роботі «Психологічні типи» К. Юнг пропонує такі виміри: екстраверсія-інтроверсія (поновлення енергії): екстраверт здобуває енергію із зовнішнього світу, інтроверт поповнює енергію із свого внутрішнього світу; мислення-почуття (прийняття рішень): людина логічного типу приймає рішення спираючись на логіку, об’єктивні міркування, людина почуттів приймає рішення “серцем”, спираючись на суб’єктивні цінності; відчуття-інтуїція (збір інформації): людина відчуттів збирає інформацію за допомогою п’яти органів відчуттів, спираючись на реалії, людина інтуїтивного типу отримує інформацію переважно за допомогою “шостого відчуття” і віддає перевагу можливостям; раціональність-іраціональність (спосіб життя): людина раціонального типу веде “розпланований”, впорядкований спосіб життя, людина іраціонального типу віддає перевагу гнучкому довільному способу життя. Ось деякі рекомендації щодо спілкування із представниками деяких типів особистості
Спілкуючись з людиною, яка відноситься до сенсорного типу, рекомендують бути точним у викладенні фактів, спиратися на минулий досвід, треба достеменно знати свою справу, підтверджувати свою думку за допомогою документів. Спілкуючись з людиною, яка відноситься до інтуітивного типу, рекомендують зосереджуватися на ситуації в цілому, використовувати уявлення цієї людини, будувати свою поведінку на реакції співрозмовника. Спілкуючись з людиною, яка відноситься до логічного типу, рекомендують під час дискусії використовувати логічні висновки, зберігати спокій, аналізувати різні варіанти з всіма “за” та “проти”. Спілкуючись з людиною, яка відноситься до етичного типу (людина почуттів), рекомендують з самого початку спілкування намагатися встановити дружні стосунки, демонструвати інтерес до того, про що говорить ваш співрозмовник , налаштовуватися на пошук компромісів. К.Юнг стверджує, немає поганих типів, ми всі різні. Ефективне спілкування збільшує взаємопорозуміння між партнерами, якщо воно максимально вільне від перекручування. Знання типу особистості партнера по спілкуванню допоможе в процесі спілкування і досягнення порозуміння. Ця техніка не є абсолютною гарантією успіху, але вона дає вам ще одну можливість його домогтися. Вмінням визначати тип особистості повинен володіти кожний керівник, щоб мати можливість ефективно здійснювати комунікації із своїми підлеглими, колегами, партнерами, тощо.
7. Удосконалення організаційних комунікацій.
Люди постійно обмінюються інформацією незалежно від того, чи знаходяться вони в організації, чи ні. Тому в загальному випадку процес комунікації стосується взаємодії поміж людьми взагалі. Для характеристики процесов комунікації між двома або більше особами застосовують термін “міжособові комунікації”.
Усередені організації її співробітники грають певні ролі, діють в умовах ієрархії влади. Все це зрештою вносить суттєві зміни в характер комунікації, ускладнює їх. Тому для позначення процесів комунікації в межах організації використовують поняття “організаційні комунікації”.
Виділяють такі основні методи міжособових комунікацій:
1) усна комунікація;
2) письмова комунікація;
3) невербальна комунікація.
Усна комунікація – найпоширений метод обміну інформацією між людьми. До популярних форм усної комунікації відносяться:
- промови;
- групові дискусії;
- розмови по телефону;
- розповсюдження чуток тощо.
Перевагами усної комунікації є:
1) швидкість обміну інформацією;
2) гарний зворотній зв`язок завдяки безпосередньому контакту (можливість поставити запитання, уточнити повідомлення, виявити згоду чи незгоду тощо);
3) простота здійснення комунікації.
До недоліків усної комунікації слід віднести:
1) використання для повідомлення недостатньо точних, неадекватних, не підходящих слів;
2) можливість пропустити у повідомлені суттєві деталі;
3) велика ймовірність забування почутої слухачем інформації;
4) викривлення повідомлення при його передаванні другой, третій і т.і. особі.
Письмова комунікація також широко використовується на практиці. Формами письмової комунікації виступають: накази; розпорядження, листи, звіти і багато інших засобів комунікації, які використовують письмові символи.
Переваги письмової комунікації:
1) письмова інформація є незмінною впродовж тривалого часу,є такою що може зберігатися;
2) письмова інформація є відчутною (на дотик), помітною;
3) письмова інформація піддається перевірці;
4) письмова інформація , як правило, ретельно сформульована, глибоко обміркована, є логічною і точною.
Письмові комунікації використовують перш за все у випадках, коли потрібно щонайточніше передати зміст складної та об`ємної інформації.
Невербальна комунікація – це такий обмін інформацією, який здійснюється без використання слів (натомість застосовуються різні символи). Функціями невербальної комунікації є: доповнення і заміна мови; відображення емоційного стану партнерів по комунікаційному процесу.
Класифікація невербальних засобів комунікації представлена в табл.8.1.
Таблиця 8.1.
Класифікація невербальних засобів комунікації
| Основні системи невербальних засобів комунікації | Елементи системи |
| 1. Рухи частин тіла (“мова тіла”) | Жести, міміка, вираз обличчя, посмішки, доторкання, пози |
| 2. Мова | Інтонації голосу, його діапазон, прискорення або сповільнення мовлення |
| 3. Простір | Просторові форми організації спілкування: наближеність до співробітника, розстановка меблів, розміри і місцезнаходження офісу фірми тощо |
| 4. Час | Завчасний прихід, точний початок комунікації, запізнення |
| 5. Рух очей | Погляди, частота поглядів, їх тривалість, зміна статики та динаміки, уникнення погляду |
В залежності від статусу комунікації (санкціоновані, чи несанкціоновані вищим керівництвом) розрізняють формальні та неформальні комунікації.
Формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікацій, необхідних для виконання певної роботи в організації.
Неформальні комунікації виникають спонтанно, несанкціоновано менеджментом. Вони підтримують формальні комунікації, заповнюють розриви, що існують у формальних комунікаціях і переслідують такі цілі:
– надають можливість робітникам організації задовольнити потреби в соціальній взаємодії;
– здатні попрощити результати діяльності організації, створюючи альтернативні, часто більш швидкі та ефективні проти формальних, канали обміну інформацією.
За характером спрямованості розрізняють такі типи організаційних комунікацій:
- міжрівневі комунікації;
- горизонтальні або бокові комунікації;
- діагональні комунікації.
В рамках міжрівневих комунікацій виділяють: нисхідні і висхідні.
Нисхідні комунікації – це передавання інформації з вищіх рівнів управління на нижчі. Вони використовуються для спрямування, координації і оцінки діяльності підлеглих. За допомогою нисхідних комунікацій підлеглим передається інформація про поточні завдання, прореколмендовані процедури,прийняття рішень тощо.
Висхідні комунікації – це передавання інформації з нижчих рівнів управління на вищі. За допомогою таких комунікацій керівники отримують інформацію про стан справ на нижчих рівнях управління, а саме: про поточні проблеми робітників; про хід виконання поставлених задач; про те, що може сприяти вдосконаленню діяльності організації тощо. Обмін інформацією по висхідній здійснюється у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок тощо. Висхідні комунікації мають тенденцію до більшого викревлення інформації проти нисхідних .
Горизонтальні комунікації мають місце між членами однієї групи або співробітниками рівного рангу. Вони необхідні для того, щоб прискорити і полегшити обмін інформацією в організації, координувати і інтегрувати різні функції в організації. Горизонтальні комунікації можуть бути як формальними, так і неформальними.
Діагональні комунікації – це комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.
Вертикальні, горизонтальні та діагональні комунікації можуть мати різну конфігурацію. Способи поєднання окремих елементів, з яких вони складаються, конфігурацію цих елементів прийнято називати комунікаційними мережами. В теорії управління виділені п`ять базових (первинних) типів комунікаційних мереж:
1) ланцюгова мережа;
2) Y- мережа;
3) розкладена мережа;
4) кільцева мережа;
5) мережа повного взаємозв´язку (багатоканальна).
Вибір типу комунікаційної мережі залежить від цілей, які ставить перед собою менеджер.
Рис.8.2. Базові типи комунікаційних мереж і критерії їх ефективності.
На рис.8.2. охарактеризовані особливості відповідних типів комунікаційних мереж залежно від необхідної швидкості передавання повідомлення, необхідної точності повідомлення, ймовірності наявності лідера, морального стану підлеглих.
Мережа неформальних комунікацій отримала назву “виноградної лози”. По такій мережі розповсюджується неточна, неповна, не завжди перевірена інформація, яку прийнято називати “чутками”. Чутки є невід’ємним елементом системи комунікацій будь-якої організації. Інформація по мережі неформальних комунікацій розповсюджується набагато швидше, ніж по каналам формального зв’язку. Неформальні комунікаційні мережі мають практичний інтерес для менеджера, оскільки через них розповсюджується інформація, яку підлеглі вважають:
а) важливою;
б) такою, що викликає стурбованість.
Знаючи зміст чуток, менеджер може вчасно виправити ситуацію, як через канали формальних комунікацій, так і звикористанням неформальних комунікаційних мереж.
8. Висновки та актуальність теми.
Отже, підсумовуючи все вищесказане, можна зробити такі висновки:
Комунікація – це процес передавання інформації від однієї особи до іншої (інших). Комунікаціями (спілкуванням) пронизана вся система управління організацією. Метою комунікації є розуміння, осмислення переданої інформації.
Комунікаційним називають процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються і осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї. Отже, елементами комунікаційного процесу в першу чергу є особи, що обмінюються інформацією – відправник та отримувач.
Комунікації є невід'ємним атрибутом процесу управління. Вони зв'язують окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо; з'єднують її із зовнішнім середовищем – дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку. Отже, організаційні комунікації мають відбуватися у різних напрямках – всередину організації і назовні, в межах одного управлінського рівня (горизонтальні) і між рівнями (вертикальні), здійснюватися по діагоналі, якщо у обговорення шляхів усунення проблеми включаються суміжні підрозділи, а також бути вільними від усяких обмежень і відбуватися неформальним чином (через поширення чуток). Різке ускладнення системи виробництва і збуту (по наявних підрахунках, складність господарських зв’язків зросла за останні 30 років у 150-200 разів), інформаційний вибух (кількість інформації, необхідної для вирішення об’єктивно виникаючих завдань, зростає по експоненті з періодом подвоєння біля 5 років), — вимагають вирішення проблеми переходу до нових технологій управління, буз яких неможливо забезпечити реалізацію іноваційних процесів, підвищення конкурентоздатності.
Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту існують такі головні типи інформаційних систем: 1) операційно-виконавчі; 2) офісні автоматизовані, 3) управлінські інформаційні системи; 4) системи підтримки рішення; 5) системи підтримки виконання рішень; 6) Інтернет-мережі.
Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту існують такі головні типи інформаційних систем: 1) операційно-виконавчі; 2) офісні автоматизовані, 3) управлінські інформаційні системи; 4) системи підтримки рішення; 5) системи підтримки виконання рішень; 6) Інтернет-мережі.
Операційно-виконавча система – це комп'ютерна інформаційна система, що виконує рутинні поточні операції, потрібні для розвитку бізнесу і забезпечує пряму підтримку організації на операційному рівні. Ця система — головне джерело інформації, яка використовується іншими типами комп'ютерних систем організацій. Прикладом такої системи є автоматичні сканери у торговельних мережах фірми, які дають інформацію про обсяги і асортимент проданої продукції.
Офісна автоматизована система має завданням полегшити зв'язок і підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників завдяки вдосконаленню документообігу і передаючих процесів. Ця система, крім селекторної передачі інформації, може також включати електронний календар, телеконференцію, графіки та інше.
Управлінська інформаційна система — це комп'ютерна інформаційна система, що постачає повсякденну інформацію менеджерам середнього і нижчого рівнів. Вона збирає дані, систематизує їх у формі, зручній для роботи менеджерів відповідних функціональних відділів і забезпечує їх нею. Система орієнтована на поточні, операційні напрямки діяльності і особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, контролюванні. Як правило, система підсумовує інформацію з операційно-виконавчих систем для підготовки поточних звітів, що використовуються менеджерами для оперативного керування процесами. Наприклад, працівник служби маркетингу може з цієї системи довідатись про підготовку для клієнта замовлення та дату його відвантаження, операційний менеджер може відстежувати використання матеріальних ресурсів у процесі виготовлення продукції та її кількість тощо.
Система підтримки рішень (СПР) — комп'ютерна інформаційна система, яка підтримує процес прийняття управлінських рішень в ситуаціях, які не досить добре структуровані. Такі системи загалом не вказують, які рішення є оптимальними. Проте вони роблять спробу спрямувати процес прийняття рішень у правильне русло з допомогою спеціальних прийомів, які допомагають менеджерам більш детально аналізувати ситуацію. Зокрема, якщо менеджера цікавить, які наслідки для фірми матиме збільшення ціни на її продукцію, він може це перевірити за допомогою СПР, оскільки у ній уже закладені відповідні тенденції, а також закономірності зміни ринкових цін під впливом дій конкурентів, інфляційних процесів, сезонних коливань тощо. СПР дозволяє підрахувати обсяги продажу і прибутки на кожен рівень можливого підвищення цін, на основі чого менеджер може прийняти рішення. Спеціалізованим типом інформаційної системи підтримки рішень, який знаходить все більше використання, є експертна система. Це комп'ютерна система, яка використовує реальні знання експерта для вирішення спеціальних проблем. Такі системи інколи називають інтенсивно-науковими системами, тому що вони намагаються об'єднати знання великої групи експертів для вирішення проблем в їх сфері досвіду.
Системи підтримки виконання рішень – це комп'ютерні інформаційні системи, що підтримують виконання рішень і ефективне функціонування організацій на вищих рівнях. Такі системи, головним чином, розроблені недавно і їх інколи називають виконавчо-інформаційними системами.
Інтернет-мережі – це локальні комунікаційні мережі, які діють у межах однієї фірми. Вони дають змогу кожній структурній одиниці фірми накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для своїх працівників, а при потребі і обмінюватися інформацією з іншими функціональними відділами. Використання електронних засобів збереження інформації дозволяє, за досвідом Bank of America, скоротити споживання паперу на 25 процентів, а системне застосування цих засобів підвищує ефективність управлінської праці у 3 рази.
9. Література.
Веснін В.Р. Основи менеджменту. - М., - 1997.
Галькевич Р.С. Набоков В.І. Основи менеджменту. - М., - 1998.
Герчикова І.Н. Менеджмент. - М., ЮНІТІ "Банки і біржі", 1994.
Кохно П.А., Мікрюков В.А., Коморов С.Е. Менеджмент. - М., Фінанси і статистика, 1993.
Ленд П.Е. Менеджмент - мистецтво управляти. - М., - 1995.
1 2 3 4 5 6