Тема 5. Кадроведіловодство. 1. Номенклатура справ з кадрового діловодства.
2. Документаційнезабезпеченняобліку та руху кадрів. 3. Комп'ютеризація кадрового діловодства.
1. Номенклатура справ з кадрового діловодства.
Кадроведіловодство − цедіяльність, яка передбачаєстворення та організаціюроботи з документами особового складу з питаньоформленняприйняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищеннякваліфікації, стажування, пенсійногозабезпеченняпрацівників. Правильна організація кадрового діловодствамає велике значення, аджесаме у відділікадрівгромадяниукладаютьтрудові договори, ознайомлюються з правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовамипраці, побуту, відпочинку, перспективами професійногозростаннятощо. Кадроведіловодствоведеться за такими напрямами:
облікособового складу підприємства та йогопідрозділів;
оформлення та веденняособових справ працівників;
підготовка та передача на розглядвищогокерівництвадокументів з особового складу, а саме: наказів про прийом, переведення, звільненняпрацівників, об’явузаохоченняабодоганитощо;
підготовканаказів та іншихнеобхіднихдокументів для проведенняатестації персоналу;
підготовказвітів та іншихстатистичнихдовідокщодозмінчисельності та структури персоналу;
підготовказвітівщодо стану підготовки, перепідготовки, підвищеннякваліфікаціїпрацівників;
веденнядокументації про зарахуванняпрацівників до резерву на заміщеннявакантних посад;
облік та реєстраціянадходженнядокументів, щостосуютьсяособового складу підприємства, контроль за їхвикористанням;
підготовка та передача в органисоціальногозабезпеченняпенсійних справ працівників;
підготовкадокументів з кадрів для передачіїх в архів на зберігання;
механізація та автоматизаціядокументуванняінформації з особового складу.
Перелікосновнихвидівдокументів з кадрового діловодства, якіоформлюють і ведутьпрацівникивідділукадрів: створення та веденняособових справ робітників; ведення та зберіганнятрудовихкнижокпрацівників, журналівоблікутрудовихкнижок та бланківтрудовихкнижок; розроблення та ведення штатно-посадової книги (штатного формуляра); розроблення та веденняалфавітної книги; ведення книги наказів з особового складу підприємства.
Документація з особового (кадрового) складу створюється як результат роботи з персоналом. У документації з особового складу відображаєтьсядіяльністьпідприємства з питаньприйняття, переведення, звільнення,обліку,підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження та пенсійногозабезпеченняпрацівників. Службовідокументи з особового складу є підставою для наданнягромадянамдокументів, щозасвідчуютьїх особу, посаду, фах, а також основою для одержанняпільг, стипендій, пенсій та іншихсоціальнихвиплат. Найхарактернішоюрисоюкадровоїдокументації є те, що вона завждивідображаєдіяльністьконкретнихосіб, тобто є іменноюдокументацією. Комплекс документів за функціямиуправління кадрами включаєтакіосновнігрупи: особистідокументипрацівників; організаційно-розпорядчадокументація; первиннаобліковакадровадокументація.
До групиособистихдокументіввідносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та іншідокументи, якізасвідчуютьюридичнепідтвердження особи працівника. Особистими є такождокументи, яківидаютьсяпрацівникам, наприклад, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, щопідтверджуютьмісцероботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційнілисти, тощо.
Організаційно-розпорядчадокументаціязакріплюєтрудовіправовідносинигромадян з установами. До організаційнихвідносятьсястатути, положення, інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку; до розпорядчих − накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження; до довідково-інформаційних − доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти.
Первиннаобліковакадровадокументаціявиконуєфункціюоблікупрацівників. Виходячи з технологіїреєстрації та накопиченняінформації з кадрівпервиннуобліковукадровудокументаціюподіляють на двівзаємопов'язанігрупи: вихідні (початкові) обліковідокументи (особовий листок, особовакартка) та похідніобліковідокументи, якімаютьдругорядний (довідково-контрольний) характер (спеціалізованікартки персонального облікуспеціалістів, списки, журналиреєстрації, книги обліку). Типоватехнологічна схема оформленнякадровоїдокументаціїпередбачаєнаступністадії:
документуваннятрудовихправовідносинпрацівників з роботодавцем;
веденняособових справ та трудовихкнижокпрацівників;
веденнядовідково-облікової та звітноїроботи з кадрів.
До номенклатури справ відділукадрівможутьтакожвключатись:
колективнийдоговір (Копія);
колективнийдоговрівміжвласникамипідприємства, з однієїсторони, та обраними на загальнихзборхпредставникаминайманих
працівниківабоуповноважених ними органів, з другоїсторони;
положення про кадрову службу установ та функціональніобов’язкиспівробітників;
правила внутрішнього трудового розпорядку. Відповідно до статті 142 КЗпП, трудовийрозпорядок на підприємствах (в установах, організаціях) регулюється Правилами внутрішнього трудового розпорядку, якізатверджуютьсятрудовимиколективами за поданнямвласникаабоуповноваженого ним органу та профспілковогокомітету. Правила мають бути розроблені на основітипових правил і містититакірозділи: "Загальніположення", "Порядок прийняття та звільненняпрацівкиків", "Основніобов'язкипрацівника", "Обовязкиадміністрації", "Робочий час та час відпочинку", "Заохоченняпрацівників за успіхи в роботі", "Відповідальністьпрацівників за порушеннятрудовоїдисципліни".
правила протипожежноїбезпеки, правила дотримання умов санітарії та гігієни, умови бережливого ставлення до майна та обладнанняроботодавця;
списки кадрового резерву створюються для заміщення посад та просування по службі на вищі (керівні) посади. Кадровий резерв формується з двохабобільшерезервістів на посаду. Для державнихслужбовцівформування кадрового резерву є обов'язковим і регламентуєтьсяпостановоюКабінетуМіністрівУкраїни № 199 від 28 лютого 2001 р.
списки працівників-інвалідів, яківідповідно до медичнихвисновківмаютьможливістьпрацювати;
графікивідпусток. Графіквідпустокформується за пропозиціямиструктурнихпідрозділів і щороку станом на 2 січнязатверджуєтьсякерівникомпідприємства за погодженням з профспілковимкомітетом. Враховуючи як інтересивиробництва, так і особистіінтересипрацівників та можливості для їхвідпочинку, графікмаєзабезпечитирівномірну роботу підприємстващомісяцяпротягом календарного року. При йогоскладаннінеобхідновраховуватиположеннястатті 10 Закону України "Про відпустки" щодо порядку наданнявідпустокповноїтривалості до настанняшестимісячноготермінубезперервноїроботи в першійрікроботи на цьомупідприємстві.
копіїдовідок. Кадрова служба видаєпрацівникамдовідки про стаж, посаду та місцероботиіззазначенням мети їхвикористання, зокрема, для підтвердження трудового стажу, для подання до навчального закладу, дошкільної установи тощо. Кадрова служба видаєтакождовідкистосовноокремихпрацівниківвідповідно до офіційнихзапитів.
Книги та журналиобліку:
алфавітна книга працівниківміститьдані станом на 1 січня і ведетьсяпротягом календарного року;
книги вхідної та вихідної (окремо) документації стосовно
листування і видачівідповіднихдовідок з кадровихпитань;
книга обліку працівників, які пройшли перепідготовку та
підвищеннякваліфікації, здобули другу освітуабопрофесію;
журнал обліку трудового стажу працівників для заповненнялистківтимчасовоїнепрацездатності;
журнал облікулистківнепрацездатностіпрацівників та термінівхвороби;
журнал видачіпосвідчень;
журнал облікудисциплінарнихстягнень (ведеться в межах календарного) року.
Порядок, кількість та нумерація справ окремовзятоїкадровоїслужбиформуєтьсязалежновідчисельності персоналу та кількостідокументів, якіутворюються в результатіроботи.
2. Документаційнезабезпеченняобліку та руху кадрів.
Для правильного та швидкогоприйняттярішенькерівниковінеобхідноволодітиінформацією про особовий склад та рух кадрів в організації. Обліккадрівведеться в усіхорганізаціях, якімають право самостійноздійснюватиприймання та звільненняпрацівників. Облікупідлягаютьусіпрацівникинезалежновід характеру роботи та посади. Організаціяобліку персоналу безпосередньопокладається на відділкадрів, інспектора з кадрів, менеджера з кадрів, секретаря чиіншогоспівробітника, якийпризначається наказом керівникаабовласникапідприємствазалежновідкількості трудового колективу. Обліккадрівмаєзабезпечуватидостовірнівідомостіщодо:
кількостіпрацівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншимиознаками;
змін штатного складу організації з обов’язковимуточненням причин змін;
стану підготовки, перепідготовки, підвищеннякваліфікації та стажуванняпрацівників.
Можливістьодержанняінформації про особовий склад організаціїзабезпечуєтьсяведеннямвідділомкадріввідповідноїдокументації, найважливішоюсередякої є трудові договори міжпрацівниками та власникомпідприємства, трудові книжки та особовісправипрацівників.
Трудовийдоговір є угодоюміжпрацівником і власникоморганізації, згідно з якоюпрацівникзобов’язуєтьсявиконувати роботу за певноюспеціальністю, кваліфікацією, посадою, підпорядковуючисьвнутрішньомутрудовому розпорядку, а власникпідприємства − виплачуватипрацівниковізаробітну плату та забезпечуватинеобхідні для виконанняроботиумовипраці.
Трудові договори укладаються на:
невизначенийтермін;
на визначенийтермін, щовстановлюється за угодоюсторін;
на час виконанняпевноїроботи.
Строковийдоговір на визначенийтермінвідрізняєтьсявід договору, укладеного на невизначенийтермінтим, що, по-перше, адміністраціяможеприпинититрудовівідносини з працівникомпіслязакінченнятерміну договору без зазначення причин, по-друге, працівникможевідмовитисьвід права звільнення за власнимбажаннямпротягомусьоготерміну договору. Трудовийдоговір на час виконанняпевноїроботиукладається в тому разі, коли час завершенняроботиможе бути визначенийлишеприблизно.
Особливою формою трудового договору є контракт, у якомутермінйогодії, права, обов’язки та відповідальністьсторін, умовиматеріальногозабезпечення й організаціїпраціпрацівника, умовирозірвання, зокремадострокового, можутьвстановлюватись сторонами за домовленістю. Контракт укладається в письмовійформі й не менш як у двохпримірниках. За два місяці до закінчення строку дії контракту за угодоюсторінвінможе бути продовженийабоукладений на новийтермін. Влаштовуючись на роботу, людина повинна пред’явити паспорт, трудову книжку, військовий квиток, а в разінеобхідності й іншідокументи: диплом про освіту, права на керування машиною, довідку про медичнеобстеженнятощо. Працівниквважаєтьсязарахованим, якщо на нього оформлено наказ (розпорядження), у якомузазначається дата прийому на роботу, посада, величина заробітної плати, а такожможутьуказуватисьнаявністьвипробноготермінуабо дата проведення конкурсного відбору. Післяоголошення наказу про прийом на роботу працівниказнайомлять з колективним договором, правилами внутрішньоготрудового розпорядку, роботою, яку він буде виконувати, умовами та розмірами оплати праці, проводятьінструктаж з технікибезпеки. Послідовністьрозірвання трудового договору майжетака сама, як і укладання. Оформляється наказ чирозпорядження про звільненняпрацівникаіззайманої посади, у якомувказуються причини та підставизвільнення. На підставі наказу чирозпорядження робиться запис у трудовійкнижці, яка видаєтьсяпрацівниковіпідрозписку в день звільнення. Особова справа передається в архів. Законодавство про працюпередбачаєнеобхідніюридичнігарантії, якібазуються на тому, щотрудовийдоговірможе бути розірванийлише на вказаних у законіпідставах і в порядку, встановленомузаконодавством на кожну з підстав.
Трудова книжка є основним документом про трудовудіяльністьпрацівника. Вона призначається для встановленнязагального, безперервного та спеціального стажу. Порядок заповненнятрудової книжки регламентується ст. 48 КЗпПУкраїни та Інструкцією про порядок веденнятрудовихкнижок на підприємствах, в установах та організаціях. Трудові книжки заводяться на всіхпрацівниківпідприємства, якіпропрацювали на ньому 5 і більшеднів. На осіб, якіпрацюють за сумісництвом, трудові книжки ведутьсятільки за місцемосновноїроботи. Особи, яківлаштовуються на роботу, повинні подати власникупідприємства особисту трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, якіприймаються на роботу вперше, отримуютьтрудову книжку за місцемпрацевлаштування, при цьомувласникстягує з працівника суму їївартості. Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документ сувороїзвітності. Відповідальність за веденняобліку, зберігання та видачутрудовихкнижокнесекерівникпідприємстваабовповноважена ним особа (начальник відділукадрів). Якщо в трудовійкнижцізаповненовсісторінкивідповіднихрозділів, вона доповнюєтьсявкладишем. Відокремленийвкладиш не є дійсним, тому вінпідшивається до трудової книжки, у якій ставиться штамп з написом “виданийвкладиш”, а такожпозначаютьсяйого номер і серія. Особа, яка втратилатрудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язананегайноповідомити про цевласникапідприємства за місцемосновноїроботи. Не пізніше 15 днівпісляповідомлення, а в разіускладнення − в інші строки, керівникпідприємства (чивідповідальна особа) повинен видатипрацівниковііншутрудову книжку (вкладиш до неї) з написом “дублікат” у правому верхньомукутіїїпершоїсторінки.
Трудові книжки та вкладиші до них заповнюютьсяукраїнськоюаборосійськоюмовами. До трудової книжки заносяться:
ім’я, прізвище та по-батьковіпрацівника, дата народження;
відомості про прийняття на роботу (посаду), переведення на іншу роботу (посаду), звільнення з роботи (посади);
відомості про нагородженнядержавниминагородами та відзнаками Президента України, заохочення за успіхи в роботі та іншіподякивідповідно до чинного законодавстваУкраїни;
дані про відкриття, на які видано дипломи, використанівинаходи та
раціоналізаторськіпропозиції, виплачені у зв’язку з цимвинагороди.
Відомості про працівниказаписуються на першій (титульній) сторінцітрудової книжки. Прізвище, ім’я, по-батькові, дата народженнязаписуютьсяповністю. Післязазначеннядатизаповненнятрудової книжки працівниксвоїмпідписомзавіряєправильністьвнесенихвідомостей. Першу сторінкупідписує особа, яка відповідає за видачутрудовихкнижок, післячого ставиться печатка підприємства, де впершезаповнюєтьсятрудова книжка. У розділах “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження”, “Відомості про заохочення” трудової книжки (вкладиша) чітко за датами на підставінаказіввносяться записи про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення з роботи, нагородженняпрацівника, оголошеннязаохочення. Закресленняранішевнесених до трудової книжки (вкладиша) неточнихабонеправильнихзаписів не допускається. У разівиявленняпомилки вона виправляєтьсязаписом, наприклад, “запис за № таким-то є недійсним, прийнято за такою-то професією (посадою)”. У відповіднійграфівказуються номер наказу й дата. У зв’язку з тим, що з 1 січня 1996 року набувчинностіДержавнийкласифікаторпрофесій, записи до трудовихкнижок про роботу маютьвноситисявідповідно до професійнихназв, зазначених у цьому нормативному документі. Відцихназвможуть у разінеобхідностіутворюватисьпохідніназвиробіт та посад додаваннямуточнювальнихслів (наприклад, провідний, головний, молодший, зміннийтощо). Ценадаєможливістьроботодавцевівизначатипохідніназвиробіт та посад залежновідзавдань та обов’язківвиконавців. У таблиці 3 наведено приклад заповнення граф трудової книжки в розділі “Відомості про роботу”. Трудові книжки та бланки трудовихкнижок є цінними документами, тому на підприємствіведетьсяїхнійсуворийоблік у Книзіоблікубланківтрудовихкнижок і вкладишів до них та в Книзіобліку руху трудовихкнижок і вкладишів до них.
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
відомості про працівника й характеризуютьйогобіографічні, ділові та особистіякості. Особова справа посідаєосновнемісце в системі персонального облікупрацівників. На підставідокументів, щогрупуються в ній, проводятьсявивчення, добір та використаннякадрівуправління. Особовісправизаводяться на всіхпрацівниківпідприємствапісляїхньогозарахування на роботу. Спочатку до особовоїсправизаносятьсядокументи, щовідображаютьпроцесприйому на роботу, потімусіосновнідокументи, яківиникаютьпротягомтрудовоїдіяльностіпрацівника в організації. Систематизуютьсяособовісправи в алфавітному порядку або за структурнимипідрозділамизгіднозіштатнимрозписом. Справи на матеріальновідповідальнихосібзберігаютьсяокремо. Кожнійособовійсправінадається номер відповідно до номера в штатнопосадовійкнизі. Цей номер записується й в алфавітну книгу особових справ.
Особова справа складається з таких документів:
особовий листок з облікукадрів з фотографієюпрацівникарозміром 4х6 см;
автобіографія;
копіїдокументів про освіту, науковийступінь, вченезвання, підвищеннякваліфікації;
перелікнауковихпраць (для спеціалістів, якімаютьвченийступінь
та звання);
різного роду характеристики чирекомендаційнілисти;
документи, на підставіякихвидаютьсянакази про призначення, переведення, звільненняпрацівника (контракт, подання, листи про переведеннятощо);
копіїнаказів (розпоряджень) про приймання (призначення), переведення та звільненняпрацівникаабовиписки з цихнаказів; матеріалипроведенняатестації; описдокументів.
Документиособовоїсправиведутьсяпротягомусього часу роботи особи в організації. Доступ до особових справ має бути обмеженим. Вони знаходяться на особливому зберіганні на рівніізсекретними документами. Як правило, особовісправизберігаються в сейфах чиспеціальнопристосованих для цьогошафах. Відповідальність за зберіганняособових справ несе перший керівникорганізаціїабовповноважена ними особа − начальник відділукадрів, менеджер з персоналу, юрисконсульт, секретар. Видаютьсяособовісправи для службовогокористуваннялише особам, коло якихвизначенекерівникоморганізації. Не дозволяється:
видаватиособову справу працівникові, на якогоїї заведено;
виноситиособовісправи за межіпідприємства й затримуватиїх у користуваннібільшеніж на один день;
вноситивиправлення до ранішезробленихзаписів.
Під час звільненняпрацівникаособовісправипередаються в архівпідприємства. На новому місціроботи на працівника заводиться нова особова справа.
3.Комп'ютеризація кадрового діловодства.
Сучасневиробництвонеможливоуявити без новітніхтехнологій, якідаютьзмогузначнополегшитиобмінінформацією. Електроннапошта, наприклад, даєзмогувідправлятидокументи в різніорганізації і незважаючи на існуючікордонизабезпечуєшвидкий та надійнийспосібведенняпереговорів. Робота з мережею Internet відкриває доступ до значнихінформаційнихмасивів. Комп’ютеризація кадрового діловодства є однією з основних умов раціональноїорганізаціїділоводнихпроцесів в організації, засобомпідвищенняефективностідіяльностікадрових служб, фактором зростанняпродуктивності й оперативностіпраціменеджерів. Склад програмного та технічногозабезпеченнязалежитьвідконкретних умов організаціїдіяльностіпідприємства, а самевідмасштабіввиробництва, чисельності персоналу, організаційноїструктуриапаратууправління, масштабностідокументообігу, потреб в оперативній та ретроспективнійінформації, ступеняцентралізаціїробіт з документами тощо. Механізація та автоматизація кадрового діловодствамаютьздійснюватись на підставівпорядкуваннясистемидокументуванняуправлінськоїдіяльності, уніфікації й скороченнякількості форм документів, якістворюються в організації. Впроваджуватикомп’ютеризаціюнеобхідно на всіхетапахділоводства, починаючи з підготовкидокументів, їхньогокопіювання, оперативного розмноження, експедиційногооброблення, реєстрації та пошуку, швидкоготранспортування, завершуючи контролем виконання та надійнимзберіганнямдокументації. Деякіорганізаціїуспішновикористовують систему управління персоналом PersonPro, яку створено для
автоматизаціїдіяльностіслужбиуправління персоналом. Основніфункціональніможливостіцієїпрограмитакі:
розробленняорганізаційноїструктуриорганізації;
створення та редагування штатного розписуорганізації;
облік, зберігання та оперативнийпошукданих про персонал
організації;
створенняелектронноговаріантаособових справ співробітників, карток персонального облікупрацівників (типова форма № П-2);
створеннябазиданихкандидатів на вакантні посади;
формування стандартизованих типів документів (наказів з
приймання на роботу, звільнення з роботи, відрядження, наданнявідпусткитощо);
формуваннястатистичноїзвітності з персоналу та кадровоїроботи;
організаціяобліку, зберігання та швидкогопошукувнутрішніх, вхідних та вихіднихдокументів;
організаціярозсиланнядокументації за допомогоюелектронноїпошти.
Впровадженнякомп’ютернихтехнологій у кадровому діловодствідаєзмогупідвищитиефективністьдіяльностіпрацівниківкадровоїслужби, з економитивитрати часу на підготовку та пошукнеобхіднихдокументів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганнямдокументації з персоналу організації.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11