Word 9x

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Введення.

Текстовий процесор Word 97 представляє сьогодні одне з найбільш потужних засобів роботи з текстовими документами. За довгі роки свого розвитку програма пройшла шлях від програми операційної системи MS-DOS до додатка Windows 3.1 (Word 6.0) і далі до Windows 95 (Word 95 і Word 97). Сьогодні Word 97 представляє собою центральне ядро ​​потужного пакета офісних додатків MS Office 97. Поряд з іншими достоїнствами цієї програми неодмінно розглядається її можливість спільної роботи з іншими додатками цього пакету, такими як система управління базами даних Access 9х, електронними таблицями Excel 9х та іншими.

Розвиваючись від версії до версії, текстовий процесор поступово набуває все нові і нові можливості по автоматизації роботи з документами: використання стилів оформлення абзаців та застосування шаблонів документів; перевірку граматики та орфографії; створення комплексних документів і документів злиття на основі табличних даних.

Наявність розвинених засобів управління вставкою в текстовий документ об'єктів, підготовлених в інших додатках (креслень, малюнків, діаграм, таблиць і т. п.), кілька виводить Word 97 за рамки звичайного текстового процесора. Незважаючи на те, що ця програма жодною мірою не є системою електронної верстки поліграфічних видань, тим не менш відомі успішні приклади, коли великі видавництва використовують її саме в цій якості. Виграш, що виходить за рахунок того, що всі учасники видавничої діяльності (автори, редактори літературні, наукові і художні, а також оператори комп'ютерної верстки) працюють в єдиному середовищі з єдиними настройками, іноді буває настільки великий, що переважує всі технічні міркування.

Документи Word 97.

Вікно Word 97 схоже на вікна інших програм Windows. Проте вікно документа, що знаходиться всередині вікна програми, містить горизонтальну лінійку, використовувану для встановлення позицій табуляції та розміру смуги набору. Зліва від горизонтальної смуги прокрутки знаходяться кнопки режимів перегляду, а знизу від вертикальної смуги прокрутки - кнопки переміщення по об'єктах. Кнопки переміщення Наступна сторінка і Попередня сторінка в Word 97 отримали більш широкі можливості, ніж у попередніх версіях. Нижче показано елементи вікна Word, що відрізняють його від інших додатків.

Смуги прокручування для переміщення по документу використовуються в програмі Word так само, як і в інших додатках. При переміщенні повзунка смуги прокрутки з'являється спливаюча підказка, відображає номер поточної сторінки. Тут же відображається назва глави, якщо воно є.

Word 97 має й інші засоби, що полегшують переходи: новий спосіб перегляду використовує кнопки переміщення знизу від вертикальної смуги прокручування. Вони називаються: Попередня сторінка, Наступна сторінка та Вибір об'єкта переходу. Клацніть на кнопці Вибір об'єкта переходу - відкриється меню. Виберіть об'єкт, який хочете побачити.

Об'єкти - це файли або документи, створені в іншому додатку і вставлені в поточний документ. Це можуть бути растрові малюнки, векторна графіка або електронні таблиці Excel. Word 97 вільно використовує термін «об'єкт», застосовуючи його для таких елементів, як Поля, Кінцеві виноски, Виноски, Примітки, Розділи, Сторінки, Виправлення, Заголовки, Малюнки та таблиці. Можна також використовувати команди Перейти і Знайти. В обох випадках відкривається діалогове вікно із запитом, куди треба перейти або що знайти. Виберіть потрібний об'єкт і скористайтеся кнопками переміщення для переходу до чергового об'єкту даного типу. Якщо тип об'єкта не Сторінки, кнопки попереднього і наступного об'єктів забарвлюються в синій колір, нагадуючи про це. Для повернення в режим перегляду сторінок клацніть на кнопці Вибір об'єкта переходу і виберіть Сторінки.

Word 97 надає кілька режимів перегляду документа. При виборі режиму враховують структуру документа і ступінь його готовності: чернетка, рукопис, текст для друку або тільки для читання. Зліва від горизонтальної смуги прокручування розташовуються кнопки. Вони мають таке призначення.

• Звичайний режим використовується для введення, редагування та форматування тексту. Стилі, колонтитули, малюнки і колонки в цьому режимі не видно.

• Режим електронного документа корисний при роботі з документом в локальній мережі. У цьому режимі відкривається панель, звана Схема документа. Вона дозволяє переміщатися по документу, вибираючи заголовки. У цьому режимі кнопки режимів перегляду не відображаються, і для переходу в інший режим треба вибрати його в меню Вид.

• Режим розмітки. Цей режим дозволяє працювати з документом у тому вигляді, як він виглядає при друку.

• Режим структури корисний для роботи з планом або змістом документа на етапі створення або перегляду структури документа.

Програма Word 97 налаштована дружньо по відношенню до користувача і намагається полегшити його роботу. Вона стежить за її ходом і намагається запропонувати допомогу. У фоновому режимі працюють такі засоби Word.

• Програма Помічник оцінює хід роботи і робить пропозиції щодо поліпшення її ефективності.

• Засіб Автозаміна автоматично виправляє помилки в словах, що є в словнику.

• Засіб перевірки орфографії та граматики (Правопис), переглядає текст, виявляючи орфографічні та граматичні помилки.

Введення тексту в процесорі Word здійснюють у вікні документа. Введений текст з'являється там, де знаходиться курсор. У міру введення символів курсор переміщається. Щоб замінити текст, увімкніть режим Заміна. Для перемикання між режимом вставки і режимом заміни натисніть клавішу INSERT або двічі клацніть на індикаторі ЗАМ у рядку стану. У режимі заміни напис ЗАМ виділена темним кольором. Після досягнення правого поля текст автоматично переходить на новий рядок абзацу. Натиснення клавіші ENTER закінчує поточний абзац і створює новий (порожній рядок) - це жорсткий повернення каретки.

У звичайному режимі у лівого краю рядка розташовується чорна горизонтальна позначка. Цей маркер визначає кінець документа. Перевести курсор, вставити текст або об'єкт нижче цього маркера можна, але змістити маркер вниз можна, розширивши доступне простір введенням нового тексту або натисканням клавіші ENTER.

Для виправлення помилок введення служать клавіші BACKSPACE або DELETE. Можна також клацнути на кнопці Скасувати на панелі інструментів Стандартна. Цілі слова видаляють комбінаціями клавіш. CTRL + BACKSPACE і CTRL + DELETE.

Редагування документа.

Текст можна вибрати простяганням миші, але Word надає і інші засоби. Доступні вони завжди, але деякі зручніше в певних ситуаціях. Якщо, наприклад, вибирати текст кількох сторінок простяганням, можна випадково відпустити кнопку миші завчасно. Інший метод вибору, наприклад з використанням клавіші, дозволить вибрати текст більш чітко.

Текст можна копіювати і переміщати на короткі відстані методом перетягування. Це зручно, коли у вікні видно і джерело (місце розташування вихідного тексту), і місце призначення, куди треба перемістити або скопіювати текст. Маючи справу з великими документами, корисно розділити вікно документа для одночасного перегляду різних сторінок.

Для поділу вікна встановіть покажчик на інструменті Зміна розміру у верхній частині вертикальної смуги прокручування. Коли покажчик перетвориться двосторонню стрілку, протягніть його вниз для створення другої області. Можна також дати команду Вікно ► Розділити і встановити лінію розділу в потрібному місці.

Тепер виберіть текст, який треба перемістити або скопіювати, натисніть праву кнопку миші і перетягнете покажчик туди, де потрібно помістити текст. При відпусканні кнопки відкриється меню з командами переміщення і копіювання. Для переміщення фрагмента тексту виберіть пункт Перемістити. У цьому ж меню є також команди зв'язування тексту, створення ярлика або гіперпосилання. Для відновлення єдиного вікна простягніть інструмент Зміна розміру у верхню частину вікна або дайте команду Вікно ► Видалити розділення.

Ці ж прийоми застосовують при копіюванні тексту усередині документа і між документами. Відкривши кілька документів, дайте команду Вікно ► Упорядкувати все - на екрані з'являться всі відкриті документи. Клацніть на кнопці розвертає в рядку заголовка вікна документа для роботи тільки з ним.

Для переміщення і копіювання тексту використовують і ліву кнопку миші. У цьому випадку переміщення не вимагає додаткових дій. Для копіювання тексту під час перетягування утримуйте клавішу CTRL. Цей метод не дуже зручний, тому краще виконувати перетягування за допомогою правої кнопки. Всі ці методи перетягування працюють у більшості програм Windows і в Провіднику.

Шрифтове оформлення тексту.

Шрифти, використовувані додатками Windows, знаходяться під управлінням операційної системи і тому доступні у всіх додатках. Тут ми зупинимося на можливостях застосування шрифтів, характерних для Word 97.

Якщо не потрібно рідкісне оформлення тексту (наприклад, подвійне підкреслення), зазвичай користуються панеллю інструментів Форматування. Ця панель містить кнопки і меню, що розкриваються для вибору шрифту, його розміру, накреслення (напівжирний, курсив і підкреслення) і кольору. Параметри, які відсутні на панелі, налаштовують командою Формат ► Шрифт. При цьому відкривається діалогове вікно Шрифт.

У діалоговому вікні Шрифт три вкладки: Шрифт, Інтервал, Анімація. На вкладці Шрифт вибирають атрибути шрифту. Вид шрифту при різних настройках оформлення (Накреслення, Розмір, Підкреслення, Колір і Ефекти) контролюють в області попереднього перегляду Зразок.

Word 97 пропонує дев'ять варіантів підкреслення у відповідному списку: Одинарне, Подвійне, Тільки слова, Пунктирне, Толстой лінією, Штрихове, Штрих - пунктирне, Штрих-подвійне пунктирне і Хвилястою лінією.

У діалоговому вікні Шрифт доступні також одинадцять прапорців для спеціальних ефектів. Для внесення запропонованих поправок до офіційних документів зазвичай використовують ефекти Закреслений і Подвійне закреслення. Для розміщення спеціальних символів у формулах і засланнях використовуйте Нижній індекс і Верхній індекс. Для перетворення тексту за допомогою ефектів З тінню, Контур, Піднесений і Утоплений.

Ефекти Малі прописні і Всі прописні зазвичай використовують для оформлення заголовків і візитних карток. Ефект Малі прописні перетворює малі літери на зменшену версію прописних. Щоб застосувати ефект Малі прописні введіть текст малими буквами і включіть даний ефект.

Прихований текст не видається на друк. Він видно лише при знятті прапорця Прихований. У ранніх версіях Word цей ефект використовували для приміток з-за відсутності більш ефективних способів (типу Коментар) включення в документ приміток, недоступних для друку.

Для зміни відстані між символами використовується розрядка. Наприклад, можна розтягнути заголовок «Оголошення» на всю сторінку, не додаючи два або три пробіли між літерами. Ця настройка проводиться на вкладці Интервал діалогового вікна Шрифт.

Анімація - це нова можливість Word 97, призначена для документів, що читаються на екрані. Шість видів анімації змушують текст блимати, виблискувати або мерехтіти: Миготливий фон, Неонова реклама, Чорні мурахи, Червоні мурахи. Мерехтіння і Феєрверк. Для застосування анімації виберіть аніміруемий текст, а потім виберіть один із видів оформлення на вкладці Анімація діалогового вікна Шрифт. Для відключення анімації знову виберіть текст і виберіть пункт Немає. Зауважимо, що застосовувати анімацію слід продумано, не використовуючи її в часто редагованому документі. Привабливість анімації нерідко переоцінюють, а документи з анімацією вимагають занадто багато комп'ютерних ресурсів і уповільнюють роботу системи.

Щоб привернути увагу до частини тексту, її можна виділити кольором. Це як би комп'ютерний еквівалент використання на папері маркирующего фломастера. При використанні кольорового принтера текст виділяється кольором під час друку. Виберіть «розфарбовують» текст і клацніть на розкривала стрілкою біля кнопки Виділення кольором. Колір вибирають з розкрилася палітри. Кнопка «запам'ятовує» останній вибраний колір, тому для його повторного застосування клацніть відразу на кнопці Виділення кольором. Для відключення кольору виділіть розфарбований текст і виберіть у палітрі кнопки Виділення кольором пункт Ні. Можна також вибрати колір для розфарбовування, не виділяючи текст. Після цього простягніть покажчик-перо по його виділяє тексту. Перо залишиться активним до повторного клацання на кнопці Виділення кольором.

Вирівнювання і формат абзацу.

Крім оформлення тексту і символів користувачі Word повинні вміти форматувати рядки та абзаци. Для управління розміщенням тексту на сторінці можна використовувати відступи і табуляцію.

Процесор Word 97 надає чотири типи вирівнювання: по лівому краю, по правому краю, по центру і по ширині.

Для вирівнювання тексту розташуйте курсор де-небудь в абзаці і клацніть на одній з кнопок вирівнювання на панелі інструментів Форматування.

Word 97 являє три засоби для завдання абзацного відступу: панель інструментів, лінійку і діалогове вікно Абзац.

Найпростіший спосіб зміни відступу полягає у використанні панелі інструментів Форматування. Клацніть на абзаці, для якого необхідно змінити відступ або виберіть декілька абзаців. Потім клацніть на кнопці Зменшити відступ для зменшення лівого відступу на 0,5 дюйма. Клацніть на кнопці Збільшити відступ, щоб збільшити відступ на 0,5 дюйми.

Другий спосіб створення відступів - за допомогою лінійки. Він вимагає певних зусиль, зате дуже наочний. За допомогою лінійки можна в Режимі розмітки задавати як відступи, так і позиції табуляції, а також величину лівого і правого полів сторінки.

На лінійці є чотири маркери.

• Відступ першого рядка еквівалентний натискання клавіші TAB.

• «Виступ» розміщує наступні рядки абзацу правіше початку першого рядка, якщо цей маркер знаходиться правіше маркера відступу першого рядка.

• Відступ зліва виділяє абзац в тексті, відсуваючи початок всіх рядків від лівого поля.

• Відступ справа відсуває текст від правого поля і звичайно застосовується разом з відступом зліва для створення подвійного відступу. Найчастіше використовується для цитат.

Для зміни відступів в існуючому тексті виділіть абзац або абзаци і протягніть маркер відступу по лінійці в нове положення. Пересування маркера відступу першого рядка для кожного абзацу задає відступ або виступ першого рядка. Маркери відступів зліва чи справа впливають на всі рядки абзацу. Використовувати лінійку для встановлення відступів можна і до введення тексту. Розташуйте вказівник там, де буде вводитися новий текст. Відступи будуть впливати на весь текст, що вводиться, поки ви не зміните їх налаштування. Щоб згадати призначення маркера, затримайте над ним покажчик - з'явиться спливаюча підказка.

Якщо виділити абзаци з різною настроюванням відступів, деякі або всі маркери відступу на лінійці будуть пригашене. Якщо клацнути на такому маркері, то для всіх абзаців встановляться єдині відступи.

Третій спосіб встановлення відступів пов'язаний з використанням діалогового вікна Абзац. Щоб відкрити його, дайте команду формат ► Абзац або клацніть правою кнопкою миші і виберіть у контекстному меню пункт Абзац.

Величина відступів задається на вкладці Відступи та інтервали діалогового вікна Абзац. Можна клацати на стрілках лічильників зліва і праворуч або вводити числа у поля лічильників. У списку, перший рядок можна вибрати відступ або виступ першого рядка абзацу, які за замовчуванням становлять 0,5 дюйма. Для зміни цього розміру введіть потрібну величину відступу.

Word 97 пропонує шість можливостей установки міжрядкового інтервалу, тобто відстані між рядками тексту.

• Одинарний - інтервал, достатній для зображення найбільших символів в рядку.

• Полуторний - дорівнює півтора одинарним інтервалом.

• Подвійний - у два рази більше одинарного інтервалу.

• Мінімум - встановлює мінімальну відстань між рядками.

• Точно - встановлює відстань між рядками відповідно до розміру шрифту або зображення, що міститься в цьому рядку.

• Множник - використовується для введення міжрядкових інтервалів, відмінних від одинарного, полуторного або подвійного.

Для зміни міжрядкового інтервалу виберіть абзац. Давши команду Формат ► Абзац або вибравши в контекстному меню пункт Абзац, відкрийте діалогове вікно Абзац і з розкривного списку виберіть міжрядковий інтервал.

Інтервали Мінімум і Точно вимагають запровадження розміру шрифту в полі значення. Інтервал Множник вимагає введення величини множника. Наприклад; для потроєння міжрядкового інтервалу виділеного абзацу виберіть

Множник і введіть у полі значення число 3.

Для перегляду параметрів форматування абзацу дайте команду? ► Що це таке? І клацніть на абзаці покажчиком, прийняв вид знаку питання. У ньому відображається інформація про параметри шрифту та абзацу форматі. Для виключення цього вікна повторно дайте команду? ► Що це таке?.

Позиції табуляції - це маркери, які розставлені за умовчанням по всій ширині документа через 0,5 дюйма. Натискання клавіші TAB переміщує курсор до наступної позиції табуляції. Табуляцію часто використовують для створення відступу першого рядка абзацу.

Табуляцію також застосовують для створення паралельних стовпців або вертикального вирівнювання тексту в документі. Положення позицій табуляції змінюють за допомогою лінійки або діалогового вікна Табуляція. Для кожної позиції табуляції вибирається тип вирівнювання та місце розташування. Існують чотири основних типи табуляції.

• По лівому краю: цей тип табуляції заданий за умовчанням. Текст відображається праворуч від позиції табуляції.

• По центру: текст розташовується зліва і праворуч від позиції табуляції, так що позиція табуляції знаходиться в центрі тексту.

• По правому краю: текст розташовується зліва від позиції табуляції.

• За разделителю: використовується для числових записів. Текст вирівнюється по десятковому роздільника.

На лівому кінці лінійки розташовується кнопка вибору типу табуляції. За замовчуванням задається табуляція По лівому краю. Клацанням на цій кнопці вибирають будь-який з чотирьох типів.

Після вибору типу табуляції клацніть на лінійці там, де повинна знаходитися позиція табуляції. Маркер позиції табуляції з'явиться на лінійці, а задані за замовчуванням позиції табуляції зліва від маркера будуть видалені. Для переміщення маркера перетягніть його в нове положення на лінійці.

Виберіть фрагмент тексту, щоб маркер впливав тільки на обраний абзац або абзаци. Маркер застосовується тільки до обраного абзацу, якщо не обраний весь документ або останній абзац. Поставити позиції табуляції можна і в порожньому документі до введення тексту: в цьому випадку вони будуть єдиними для всього тексту. Для скасування позиції табуляції перетягніть маркер за межі лінійки. Поставити позиції табуляції можна і за допомогою діалогового вікна Табуляція. Помістіть курсор туди, де повинні додаватися позиції табуляції. Дайте команду Формат ► Табуляція - відкриється діалогове вікно Табуляція.

У полі Позиції табуляції введіть положення нової позиції табуляції у вигляді числа. На панелі Вирівнювання виберіть тип табуляції. Можна вибрати заповнювач, щоб не залишати пусте простір ліворуч від позиції табуляції.

Коли позиція, тип або заповнювач табуляції встановлено, клацніть на кнопці Встановити. У список наявних позицій табуляції буде додана нова. Повторіть цей процес для інших позицій табуляції.

Для зміни позицій табуляції можна використовувати той же діалогове вікно. Виберіть потрібну позицію табуляції зі списку. Змініть тип табуляції і заповнювач, після чого клацніть на кнопці Встановити. Для видалення існуючої позиції виберіть її зі списку і клацніть на кнопці Видалити. Для видалення всіх заданих позицій табуляції і повернення до установок, заданими за замовчуванням, клацніть на кнопці Видалити у с е. Щоб закрити діалогове вікно Табуляція після налаштування, клацніть на кнопці OK.

Щоб побачити символи табуляції в тексті, клацніть на кнопці Недруковані символи на панелі інструментів. Положення символу табуляції вказує стрілка, спрямована вправо.

Нумеровані і маркіровані списки.

Якщо почати абзац з числа (наприклад, «1.»), Word пронумерує і наступні абзаци після натискання клавіші ENTER. Якщо почати абзац зі зірочки, Word помістить в цьому і наступних абзацах маркери. Після закінчення списку натисніть двічі клавішу ENTER для відключення автоматичної нумерації або маркування.

Для нумерації готового тексту виберіть абзац і клацніть на кнопці Нумерація на панелі інструментів Форматування. Для позначки тексту маркерами скористайтеся кнопкою Маркери.

Поставити нумерації перед початком введення абзацу також можна, клацнувши на кнопці Нумерація. Якщо елементи списку повинні позначатися буквами, наберіть замість цифри «1» літеру «А» і почніть вводити текст. Word пронумерує наступні абзаци літерами «В», «С», «В» і так далі. Якщо помітити перший абзац буквою «1», Word застосує нумерацію римськими цифрами.

Коли включена нумерація або маркування, Word використовує стандартні маркери і зберігає заданий за замовчуванням інтервал між маркером або числом і текстом, наступним за ним. Можна вибрати символ маркера, формат нумерації і розмір інтервалів до введення списку, а також змінити форму вже існуючого списку. Якщо маркований або нумерований списки вже введені, виберіть абзаци, які слід змінити. Дайте команду Формат ► Список - відкриється діалогове вікно Список.

Відкрийте вкладку Маркірований або Нумерований. Ви побачите вісім стилів маркування або нумерації тексту. Виберіть будь-який з представлених стилів. Вибір не обмежений лише цими вісьмома типами, представленими в діалоговому вікні. Клацніть на кнопці Змінити - відкриється діалогове вікно Зміна маркірованого списку або Зміна нумерованого списку. Кнопка Змінити буде пригашена, якщо обраний тип Ні.

У цьому вікні можна змінити шрифт маркера (номери), клацнувши на кнопці Шрифт. При цьому відкриється діалогове вікно Шрифт. У діалоговому вікні Зміна маркірованого списку можна замінити символ маркера і створити своєрідний список. Клацніть на символі маркера, який хочете замінити, а потім на кнопці Маркер - відкриється діалогове вікно Символ. Список, що розкривається Шрифт містить набори символів або шрифтів. Виберіть зі списку шрифт або набір символів - відповідні символи з'являться під списком у таблиці символів. Усі символи, представлені тут, можна використовувати як маркери. Клацніть на будь-якому символі, а потім на кнопці OK, для заміни раніше зазначеного символу обраним. На панелі Символ маркера з'явиться новий символ маркера.

Панель Положення маркера дозволяє змінити положення маркера щодо лівого поля. Положення тексту щодо маркера встановлюється на панелі Положення тексту. Зміна положення маркера або тексту відображається на панелі Зразок.

Прийоми роботи в діалоговому вікні Зміна нумерованого списку, приблизно ті ж, що і в діалоговому вікні Зміна маркірованого списку, але є кілька важливих відмінностей. Тут можна ввести будь-який формат списку, наприклад Глава 1, Розділ 1 або навіть 1, щоб читач міг відзначити пункти списку. Виберіть стиль зі списку, що нумерація. Введіть початковий номер, якщо він різниться від «1». Для зміни положення номера перед текстом клацніть на спадному списку Положення номера та виберіть один з пунктів По лівому краю, По центру або За правим краєм. Збережіть зміни і поверніться в документ клацанням на кнопці OK.

Для видалення нумерації або маркування виберіть нумерований або маркірований список і клацніть на кнопці Маркери або Нумерація на панелі Форматування.

Існує багато знаків, використовуваних в ділових документах, але відсутніх на клавішах стандартної клавіатури. Часто їх замінюють комбінацією символів, наприклад використовують (с) для значка авторського права (Copyright). Word 97 дозволяє вводити спеціальні символи або комбінацією клавіш, або за допомогою команди Вставка ► Символ.

Дайте команду Вставка ► Символ - відкриється таблиця символів. Виберіть потрібний символ із символів шрифту або з набору спеціальних символів і клацніть на кнопці Вставити. Якщо символ застосовується неодноразово, скопіюйте та вставте в інші місця. Для введення спеціальних символів і значків типу ©, ™ і  можна застосовувати і метод автозаміни. Для внесення символу в список автозаміни виберіть його і клацніть на кнопці Автозаміна або дайте команду Сервіс ► Автозаміна. Введіть рядок, яка буде автоматично замінюватися потрібним символом, наприклад, рядок (р) для символу ¶. Переконайтеся, що цей рядок не використовується в інших ситуаціях, тому що вона завжди буде замінюватися при введенні спеціальним символом.

Word 97 надає 17 форматів, які можна використовувати при вставці в документ поточної дати і часу, тому швидше за все серед них знайдеться відповідний. Дайте команду Вставка ► Дата і час - відкриється діалогове вікно Дата і час. Виберіть формат зі списку. Для автоматичного оновлення поля поточної дати і часу при відкритті документа встановіть прапорець Оновлювати автоматично. При цьому дата і час вставляються як поле, а не як текст. Поле являє собою шаблон для розміщення поточної дати. Не використовуйте цю можливість, якщо дата на документі використовується як характеристика самого документа. Поле Дата і час найбільш корисно, коли документ являє собою чернетку. Воно в цьому випадку містить дату останнього редагування. Цю можливість корисно використовувати і в розсилаються поштою нагадуваннях, які завжди повинні бути забезпечені поточною датою. Поле Дата і час оновлюється під час друку документа або при натисканні на поле правою кнопкою миші і виборі з контекстного меню пункту Оновити поле. Змінені дата і час відображаються і оновлюються і при переході в Режим розмітки.

Перевірка і заміна тексту.

При створенні документа в Word іноді потрібно використовувати текст іншого документа або виправити однотипні повторювані помилки. У програмі Word 97 є кілька можливостей перевірки і заміни тексту, в тому числі перевірки граматики. Засіб Тезаурус допоможе знайти найбільш підходящий варіант слова чи фрази.

Засіб Автотекст - це своєрідна риса програми Word, яка дозволяє зберігати відформатований текст і графіку аж до декількох абзаців завдовжки і вставляти їх натисканням декількох клавіш.

Для створення запису автотексту виділіть текст, який буде збережений таким чином. Щоб запам'ятати і шрифтове оформлення тексту, клацніть на кнопці Недруковані символи і переконайтеся, що вибраний фрагмент включає і їх. Дайте команду Вставка ► Автотекст ► Створити. Вкажіть ім'я запису, коротке і зрозуміле. Для вставки автотексту в документ введіть ім'я запису і натисніть клавішу Fз.

Word пропонує кілька готових варіантів автотексту, які можна застосовувати через команду Вставка ► Автотекст. Виберіть потрібну категорію і в ній запис, яку треба підставити в документ. Для частої роботи з автотексту відкрийте панель Автотекст командою Вид ► Конфіденційність ► Автотекст. Спадне меню Усі елементи збігається з тим, що з'являється у випадку команди Вставка ► Автотекст.

Внести повторювані зміни у великі документи найпростіше за допомогою команд Знайти та Замінити. Команда Знайти знаходить текстовий рядок, а команда Замінити підставляє замість неї новий текст.

Для пошуку слова чи фрази клацніть на кнопці Вибір об'єкта переходу і виберіть пункт Пошук. У діалоговому вікні Знайти і замінити клацніть на кнопці Більше, щоб побачити всі доступні параметри діалогового вікна.

Введіть у полі Знайти текст, який треба знайти. Здійснювати пошук можна по всьому документу (Скрізь). Для прискорення пошуку задайте його напрям (Назад або Вперед). Пошук за словами можна вести з урахуванням регістру. Для цього скористайтесь прапорцем Враховувати регістр.

При пошуку програма Word шукає всі входження рядка тексту, а не тільки цілі слова. Наприклад, при пошуку рядка стіл, виявляться слова столиця, Столипін, застілля і столітній, якщо не встановлено прапорець Тільки слово цілком. Символи символи замінюють собою інші символи. Якщо ввести в поле пошуку ц ​​*, то виявляться всі слова, які починаються на «ц», поєднання * ость представить всі слова, що закінчуються на «ость». Параметри тексту, форматованого певним чином, можна задати за допомогою меню, що відкривається при клацанні на кнопці Формат. Для пошуку особливих кодів, наприклад символів кінця абзацу або розриву колонки, застосовують кнопку Спеціальний.

Після вказівки параметрів пошуку клацніть на кнопці Знайти далі, щоб визначити перше входження рядка. Тепер діалогове вікно можна закрити і використовувати для перекладу до попереднього або наступного входження рядка пошуку сині стрілки у нижній частині вертикальної смуги прокручування.

Для заміни тексту відкрийте діалогове вікно Знайти і замінити, а в ньому - вкладку Замінити. У полі Знайти введіть шуканий текст, а в полі Замінити на - замінює його текст. Для вибіркової заміни клацніть на кнопці Знайти далі, а потім на кнопці Замінити. Кнопка Заменить все служить для суцільної заміни по всьому документу. Після закінчення операції відкриється діалогове вікно з повідомленням про кількість замін.

У діалоговому вікні Знайти і замінити є вкладка Перейти для пошуку особливих видів тексту або таких об'єктів, як станиця, виноска або малюнок. Відкрийте вкладку Перейти, виберіть тип тексту або об'єкта переходу і введіть його номер. Вкладка Перейти особливо зручна у великих документах, коли необхідно переглянути всі входження певного типу тексту.

Програмне забезпечення для перевірки орфографії відомо давно, але в Word 97 така перевірка особливо зручна. Слова, що здаються програмі некоректними, підкреслюються червоною хвилястою лінією. Якщо клацнути на такому слові правою кнопкою миші, відкриється список варіантів написання. Можна клацнути на правильному слові або виправити помилку вручну. Додати нове правильне слово в словник можна клацанням на пункті Додати.

При перевірці граматики проводиться аналіз природної мови та структури пропозицій. Word 97 легко знаходить можливі сильно пропонує варіанти зміни тексту, які зроблять його граматично правильним.

Для перевірки граматики клацніть правою кнопкою миші на слові або фразі, підкресленою зеленою хвилястою лінією. З'явиться меню з декількома пунктами.

• Пропоновані виправлення.

• Ігнорування помилки.

• Відкриття діалогового вікна Граматика.

Спочатку відкрийте діалогове вікно Граматика, щоб з'ясувати, чому відзначено даний текст. Для отримання інформації про проблему клацніть на кнопці Помічник у лівому нижньому кутку діалогового вікна.

Якщо переважно відкласти перевірку орфографії та граматики до закінчення введення і редагування тексту, автоматичну перевірку можна відключити. Для цього дайте команду Сервіс ► Параметри ► Правопис і відключіть прапорці Автоматично перевіряти орфографію і Автоматично перевіряти граматику.

Для перевірки документа клацніть на кнопці Правопис. Word перегляне весь документ і зупиниться на неправильно написаних словах. Можна прийняти правку або ігнорувати поради. Для відновлення процесу клацніть на кнопці Наступне. Прийняти всі запропоновані виправлення чи ігнорувати їх можна клацанням на кнопці Замінити всі або Пропустити все. Для перевірки тільки орфографії вимкніть прапорець Граматика.

У рядку стану є індикатор Стан перевірки правопису. Хрестик на значку означає, що в документі є граматично сумнівні місця. Галочка означає, що документ перевірений і вважається грамотним. Подвійний клацання на знаку з червоним хрестиком дозволяє переглянути зазначені помилки, хоча простіше використовувати для цього кнопку Правопис.

Тезаурус пропонує допомогу в підборі більш змістовних або більш точних синонімів для надання тексту образності. Клацніть на слові, синонім якого шукаєте, і дайте команду Сервіс ► Мова ► Тезаурус - відкриється діалогове вікно 1езаурус. Двічі клацніть на терміні, для якого потрібен синонім.

Клацніть на слові у списку Значення, яке найкраще підійде за змістом як синонім. Подвійний клацання викличе список слів, що мають те ж або схоже значення. Введіть у поле Заміна синонімом нове слово для пошуку синоніма до нього. Для вибору слів, для яких вже проводився пошук синонімів, відкрийте список Синоніми для.

Друк документів.

Режим попереднього перегляду документа перед друком дає можливість побачити розбиття тексту на сторінки і виявити проблеми розмітки, через які документ виглядає невдало. Для відкриття вікна попереднього перегляду клацніть на кнопці Попередній перегляд або дайте команду Файл ► Попередній перегляд.

Word автоматично розбиває документ на сторінки. Коли текст досягає кінця сторінки, Word переходить на наступну сторінку, вставляючи м'який розрив сторінки. Іноді потрібен розрив сторінки після титульної сторінки або на початку нового розділу. Для вставки примусового розриву сторінки використовують комбінацію клавіш CTRL + ENTER.

Якщо документ виглядає краще в альбомній (горизонтальної) орієнтації, ніж в книжковій (вертикальної), змініть орієнтацію сторінки в діалоговому вікні Параметри сторінки. Дайте команду Файл ► Параметри сторінки або клацніть двічі на сірій частини лінійки - відкриється діалогове вікно Параметри сторінки. Виберіть вкладку Розмір паперу.

Для зміни розміру паперу відкрийте розкривається Розмір паперу і задайте потрібний розмір. Можна вибрати стандартний розмір паперу або довільний розмір для нестандартного бланка. У цьому випадку треба задати висоту і ширину сторінки за допомогою лічильників Ширина і Висота. Якщо розмір сторінок змінюється тільки для частини документа, установіть курсор на першу сторінку іншого розміру, відкрийте діалогове вікно Параметри сторінки і, встановивши новий розмір, виберіть в списку Застосувати пункт кінця документа. Для збереження таких установок тільки для однієї сторінки встановіть курсор після неї, відновіть вихідний розмір сторінки і виберіть в списку Застосувати пункт кінця документа.

Після установки орієнтації сторінки та розміру паперу може знадобитися створити титульну сторінку документа. Один з найпростіших способів - ввести текст, який треба розмістити на титульній сторінці, а потім відцентрувати його по вертикалі між верхнім і нижнім полями. Для цього розташуйте курсор на титульній сторінці. Дайте команду Файл ► Параметри сторінки відкрийте вкладку Макет. На панелі Вертикальне вирівнювання є список, що розкривається з трьох пунктів.

• Установка По верхньому краю задається за замовчуванням. Рядки починаються від верхнього поля.

• При установці По центру текст на сторінці розташовується посередині між верхнім і нижнім полем.

• При установці По висоті міжрядковий інтервал змінюється так, що верхня рядок розташовується у верхнього поля, а нижня рядок - у нижнього.

За замовчуванням у Word 97 поля (порожній простір між текстом і краєм паперу) рівні 1 дюйму зверху і знизу і 1,25 дюйма з лівого і правого боку сторінки. Для зміни величини полів скористайтеся вкладкою Поля діалогового вікна Параметри сторінки.

Для установки розмірів полів використовуйте лічильники Верхнє, Нижнє, Ліве, Праве. Мінімальний крок зміни полів при установці за допомогою лічильника, становить 0,1 дюйми. Щоб задати більш високу точність, необхідно ввести потрібне значення в полі лічильника. Зміни полів відображаються на панелі попереднього перегляду Зразок.

Поле Обкладинка дозволяє додати вільний простір в документ. Якщо палітурка чи зшивка віднімає півдюйма, установка значення 0,5 дюйма в лічильнику Обкладинка збільшить поле на боці документа, що використовується при брошурування.

Дзеркальні поля форматуються так, щоб при друку на двох сторонах листа зовнішні та внутрішні поля сторінок, що утворюють розворот, мали однакову ширину. У цьому випадку поле Зовні впливає на ліве поле лівих сторінок і праве поле правих сторінок. Поля, що знаходяться Всередині, - це праве поле на лівій сторінці і ліве поле на правій сторінці.

За замовчуванням у полі Застосувати встановлено значення До всього документа. Однак можна змінити розміри полів від курсора до кінця документа, якщо в списку Застосувати вибрати значення До кінця документа.

У режимі перегляду і режимі розмітки можна змінити розміри полів за допомогою горизонтальної і вертикальної лінійок. Встановіть курсор на лінію поля на лінійці, і він набуде форми двобічної стрілки. Якщо натиснути кнопку миші, через документ пройде пунктирна лінія, що показує положення поля. Протягнувши цю лінію в потрібному напрямку, установці необхідний розмір.

Якщо клацнути на кнопці Друк, розташованої на панелі інструментів, Word скористається поточними установками принтера. На принтер відправляється одна копія документа. Для зміни установок принтера дайте команду Файл ► Друк - відкриється діалогове вікно Друк.

У діалоговому вікні Друк доступні наступні функції.

• Вибрати інший принтер.

• Роздрукувати певні сторінки документа: поточну сторінку, діапазон сторінок, виділений текст.

• Роздрукувати відомості про документ (хто і коли його створив, скільки в ньому слів, символів і так далі) або іншу інформацію, наприклад елементи автотексту.

• Вивести на друк: тільки парні сторінки, тільки непарні або і ті й інші.

• Поставити кількість екземплярів і розкладку копій по сторінках (послідовно друкуються або копії цілком, або всі примірники кожної сторінки).

• Здійснити друк у файл для подальшого роздруку документа на іншому принтері.

Встановивши параметри друку, клацніть на кнопці OK, щоб відправити документ на друк.

Друк конвертів і поштових наклейок полегшує підготовку документів для поштової розсилки.

При написанні листа введіть в адресну частину ім'я та адресу, які необхідно розмістити на конверті. Дайте команду Сервіс ► Конверти і наклейки і відкрийте вкладку Конверти.

Введені ім'я та адреса повинні з'явитися на панелі Адреса одержувача. Якщо цього не сталося, скопіюйте ім'я та адресу в буфер обміну, знову відкрийте діалогове вікно Конверти і наклейки і вставте адресу за допомогою комбінації клавіш CTRL + V або SHIFT + INSERT. Вкажіть, чи потрібно друкувати зворотну адресу.

Клацніть на кнопці Параметри - відкриється діалогове вікно Параметри конверта. На вкладці Параметри конверта встановіть розмір конверта, місце розташування адреси і вживаний шрифт. На вкладці Параметри друку виберіть спосіб друку (як і звідки подаються конверти). Для відправки конверта на друк клацніть на кнопці OK. Кнопка Додати дозволяє додати сторінку-конверт у документ.

Вкладка Наклейки дозволяє надрукувати окрему наклейку або цілу сторінку наклейок. Детальніше про створення наклейок для різних адресатів буде розказано пізніше. Відкрийте вкладку Наклейки діалогового вікна Конверти і наклейки (Сервіс ► Конверти і наклейки).

Виберіть друк повної сторінки однакових наклейок або окремої наклейки Можна також зазначити рядок і стовпець друку, щоб скористатися частково витраченим листом наклейок. Щоб надрукувати сторінку наклейок зі зворотною адресою, встановіть прапорець Зворотний адресу. За умовчанням пропонується наклейка стандарту «Avery 2160 Mini". Клацнувши на кнопці Параметри, можна вибрати інший формат наклейки.

У списках Сорт та Тип вибирається використовуваний тип наклейок. Клацніть на кнопці Налаштування, щоб побачити реальний розмір і розмітку обраної наклейки. Клацнувши на кнопці Створити, можна створити особливий формат наклейки на основі обраного в списку Тип. Клацаннями на кнопках OK поверніться до діалогового вікна Конверти і наклейки.

Тепер наклейки можна роздрукувати. Якщо створюються наклейки для зворотної адреси або ж наліпки, які треба зберегти, клацніть на кнопці Створити - наклейки будуть вставлені в новий документ. Збережіть документ, перш ніж друкувати наклейки. У майбутньому для друку тихий ж наклейок можна просто відкрити і роздрукувати збережений документ.

Формат сторінки.

Нумерація сторінок полегшує роботу з довгими документами. Програма Word 97 може провести автоматичну нумерацію сторінок і підставити колонтитули, в тому числі різні на парних і непарних сторінках. Можна також налаштувати переноси слів і параметри перетікання тексту, щоб документ виглядав якомога краще.

В Word 97 форматування документів організовано по розділах. Розділ - це частина документа, що має певне число колонок і використовує однакові значення полів, однакову орієнтацію сторінок, однакові колонтитули та послідовну нумерацію сторінок. Word автоматично вставляє кінець розділу, коли:

• відбувається налаштування колонок;

• змінюються параметри сторінки, що діють до кінця документа.

Кінці розділів розставляються вручну при використанні сторінок різного розміру або різних колонтитулів у документі. Наприклад, якщо необхідний свій колонтитул в кожному розділі, до створення колонтитулів вставте кінці розділів між главами. Для вставки кінця розділу встановіть курсор в потрібне місце і дайте команду Вставка ► Розрив. Вкажіть у діалоговому вікні Розрив, звідки почнеться новий розділ: з наступного сторінки, з такою парної сторінки, з наступного непарної сторінки або ж прямо з поточної сторінки.

Кінець розділу можна побачити у звичайному режимі або в режимі структури. Він являє собою пунктирну лінію зі словами «Розрив розділу». Для видалення кінця розділу перейдіть у звичайний режим або режим структури, виберіть лінію розриву, помістивши курсор зліва від неї, і натисніть клавішу DELETE.

Незалежно від того, чи вставлені кінці розділів, документ може містити нумерацію сторінок. Дайте команду Вставка ► Номери сторінок - відкриється діалогове вікно Номери сторінок. У цьому вікні настроюються чотири параметри.

• Положення вказує місце друку номерів - Вгорі сторінки або Внизу сторінки.

• Список Вирівнювання задає вирівнювання номерів Зліва, Справа, Від центру, Усередині, Зовні. Типи вирівнювання «Всередині» і «Назовні» використовуються, коли в діалоговому вікні Параметри сторінки встановлений прапорець Дзеркальні поля.

• Прапорець Номер на першій сторінці вказує, чи потрібен номер на першій сторінці.

• Кнопка Формат дозволяє відкрити діалогове вікно Формат номера сторінки.

Діалогове вікно Формат номера сторінки дозволяє вибрати формат номерів сторінок, наприклад «А, В, С» або «1,2,3», і зв'язати, якщо необхідно, з номерами сторінок номери розділів. Якщо встановити прапорець Включити номер глави - ​​номер розділу буде додано до номера сторінки, наприклад 1-1. Якщо треба почати нумерацію сторінок не з одиниці, введіть потрібний номер в лічильник Почати з. Після установки параметрів клацніть на кнопці OK для повернення в діалогове вікно Номери сторінок. Для вставки нумерації сторінок клацніть на кнопці OK ще раз. Побачити номери сторінок можна в режимі попереднього перегляду або в режимі розмітки.

Якщо документ містить кілька розділів, можна для кожної з них поставити свою нумерацію. Помістіть курсор на першу сторінку документа (на початок першого розділу) і додайте нумерацію сторінок. Потім натисніть курсор на першу сторінку другого розділу і знову дайте команду Вставка ► Номери сторінок. Клацніть на кнопці Формат і задайте потрібний тип нумерації сторінок. Щоб продовжити нумерацію сторінок, встановіть відповідний перемикач в діалоговому вікні Формат номера сторінки. Повторіть ці дії для всіх глав. Для видалення нумерації сторінок відредагуйте колонтитул, який містить номер сторінки.

Окрім номерів сторінок, на кожній сторінці може знадобитися інша стала інформація, така як назва глави, вказівка ​​автора або організації, в якій створено документ. Для розміщення такої інформації використовуються верхній і нижній колонтитули, які містяться у верхньому або нижньому полі сторінки. Для виставки колонтитула дайте команду Вид ► Колонтитули. Текст документа «прігаснет», а у верхній частині документа включиться область колонтитула. Відкриється і панель інструментів Колонтитули.

Введіть текст у колонтитул. При створенні та редагуванні колонтитулів користуйтеся кнопками панелі Колонтитули.

Порядок дій при створенні будь-якого колонтитула один і той же. Перейдіть в область колонтитула, який треба додати або відредагувати. Для переміщення між колонтитулами в розділі документа користуйтеся кнопками Верхній / нижній колонтитул і Перехід до попереднього / до наступного.

Щоб відключити колонтитули на першій сторінці або розмістити різні колонтитули на парних і непарних сторінках, клацніть на кнопці Параметри сторінки на панелі Колонтитули і виберіть потрібну установку на вкладці Макет.

Для створення різних колонтитулів на першій і наступних сторінках встановіть прапорець Розрізняти колонтитули першої сторінки. Word розташує на першій сторінці інший колонтитул. Залиште його порожнім. Якщо ж потрібні різні колонтитули для парних і непарних сторінок, встановіть відповідний прапорець в діалоговому вікні Параметри сторінки. Введіть текст в перший колонтитул і клацніть на кнопці Перехід до наступного на панелі Колонтитули, після чого введіть текст колонтитула протилежної сторінки.

Для перегляду колонтитулів можна використовувати режим попереднього перегляду або режим розмітки.

Перед печаткою остаточної версії документа необхідно звільнитися від «відірваних» слів, неакуратних рядків і розривів сторінок, а також зайвих пробілів, які погіршують зовнішній вигляд документа. Існує три способи усунення подібних дефектів.

• Якщо рядок закінчується занадто рано, через те що довге слово перейшло на наступний рядок, використовуйте перенесення слів.

• Якщо в документі слова, які повинні стояти поруч, потрапили на різні рядки, використовуйте нерозривний пробіл.

• Якщо абзаци або рядка абзацу, які повинні розташовуватися поруч, потрапили на різні сторінки, скористайтеся забороною розриву сторінки між абзацами або всередині абзацу.

Word 97 допускає автоматичне і ручне розстановку переносів у тексті. Для автоматичного розміщення дайте команду Сервіс ► Мова ► Розстановка переносів і в діалоговому вікні Розстановка переносів встановіть прапорець Автоматична розстановка переносів.

Можна заборонити переноси в словах з прописних літер. Можна задати розмір ширини зони перенесення слів, тобто ширини смуги (від правого поля), в якій виконується розстановка переносів. При збільшенні зони число переносів у тексті зростає, при зменшенні - знижується.

Для ручного управління розстановкою переносів у документі клацніть на кнопці Примусово у діалоговому вікні Розстановка переносів. Word перегляне документ і виявить слова-кандидати на розстановку переносів. Знайшовши перше таке слово, програма відкриє діалогове вікно Розстановка переносів.

Word покаже пропоновані переноси, але перенесення можна ввести в будь-яке місце, поставивши туди курсор і клацнувши на кнопці Так. Щоб пропустити слово і перейти до наступного, клацніть на кнопці Немає. Word може залишити дві букви в кінці рядка або вибрати інший незграбний перенесення. Покладіться на свій здоровий глузд або зверніться до словника або довідника з перенесення слів.

Щоб фрагмент тексту (наприклад, ініціали та прізвище) не був розділений кінцем рядка, застосовують нерозривні пробіли. Текст, пов'язаний такими пробілами, перейде на наступний рядок цілком. Для вставки нерозривного пробілу служить комбінація клавіш CTRL + SHIFT + ПРОБІЛ.

Word 97 пропонує кілька способів розбиття на сторінки. Зокрема, за замовчуванням не допускається залишення першого рядка абзацу в кінці сторінки й перенесення решти рядків на іншу сторінку, а також перенесення останнього рядка абзацу на нову сторінку. Від застосування даного режиму можна відмовитися. Для цього командою Формат ► Абзац відкрийте діалогове вікно Абзац, і на вкладці Розташування на сторінці зніміть прапорець Заборона висячих рядків.

Для розміщення будь-то рядків абзацу разом виберіть і відкрийте діалогове вікно Абзац. Встановіть прапорець не розривати абзац, що заборонить закінчувати сторінку всередині даного абзацу. Установка прапорця не відривати від наступного вкаже, що даний і наступний абзац повинні розташовуватися на одній сторінці. Цей прапорець використовується, наприклад, для зв'язку заголовка з першим абзацом. Перед обраним абзацом можна вставити примусовий розрив сторінки. Для цього встановіть прапорець З нової сторінки. Однак простіше скористатися комбінацією клавіш CTRL + ENTER.

Колонки.

Іноді інформацію зручно представити у таблиці або в газетних колонках. У таблиці текст розміщується в паралельних стовпцях (як у телефонному довіднику). При використанні газетних колонок текст переходить з нижньої частини однієї колонки в початок наступної. Огляди новин, звіти, оголошення та багато інших видів публікацій зручно читати у вигляді газетних колонок.

Робота з газетними колонками вимагає оформлювальних навичок. Простіше за все ввести текст в одну колонку, а потім перетворити його в кілька колонок. Так як між колонками є проміжок, на сторінці в одній колонці міститься більше тексту, ніж в декількох. У результаті, може знадобитися правка тексту, який повинен зайняти задану кількість сторінок. У першу чергу важливо зміст тексту і тільки потім художнє оформлення.

Для роботи з колонками перейдіть в режим розмітки - так буде видно колонки та їх розташування на сторінці.

Виберіть текст, який необхідно розташувати в колонках, і клацніть на кнопці Колонки на панелі інструментів, після чого вкажіть число колонок. Обраний текст буде розбитий на колонки, а на горизонтальній лінійці з'являться маркери колонок.

Щоб створити колонки рівної висоти, розташуйте курсор у кінці тексту і дайте команду Вставка ► Розрив, після чого встановіть перемикач Новий розділ на Поточною сторінці.

Тема, що відноситься до обох колонок, введіть у початок першої колонки. Виберіть цей заголовок клацніть на кнопці Колонки та у показуйте в палітрі, що, що потрібна «1 колонка». Між заголовком і сусідніми колонками буде автоматично створено «розрив розділу на поточній сторінці».

Щоб змінити число колонок у документі, установіть курсор на одній з них, клацніть на кнопці Колонки та задайте потрібне число колонок. Для повернення до однієї колонці виберіть у палітрі цей варіант. Можна також перейти в звичайний режим або режим розмітки і видалити розриви сторінок.

За допомогою кнопки Колонки створюються колонки однакової ширини. Для зміни ширини колонок перетягніть маркер Перемістити стовпець на горизонтальній лінійці. Для зміни інтервалу між колонками перетягніть маркери лівого і правого поля стовпців.

Для установки параметрів колонок користуються діалоговим вікном Колонки. Це вікно можна відкрити командою Формат ► Колонки. Задайте число колонок, і автоматично буде встановлений прапорець колонки однакової ширини. За допомогою лічильника Число колонок можна задати не більше 12 колонок. Якщо необхідні установки, відмінні від заданих але замовчуванням, введіть ширину колонок і інтервал між ними. Для розміщення між колонками розділової лінії встановіть прапорець Роздільник.

Засоби управління розбивкою тексту - нерозривні прогалини, нерозривні перенесення і параметри форматування - діють і для колонок. Діалогове вікно Колонки забезпечує й інші засоби для керування розбивкою тексту на колонки. Встановіть курсор на початку тексту, який треба перемістити в наступну колонку, і дайте команду Формат ► Колонки - відкриється діалогове вікно Колонки. У списку Застосувати виберіть пункт До кінця документа і встановіть прапорець Нова колонка - буде вставлено маркер Розрив розділу, і текст переміститься на наступну колонку.

Таблиці.

Представити інформацію в паралельних стол6цах можна за допомогою табуляції. Однак набагато простіше використовувати таблиці, за допомогою яких фрагмент тексту можна відформатувати, відредагувати, перемістити і видалити без впливу на інший текст. Таблиці - це один з найбільш гнучких інструментів Word 97.

Три засоби створення таблиць в Word 97 - це кнопка Додати таблицю, діалогове вікно Вставка таблиці і кнопка Намалювати таблицю.

Якщо клацнути на кнопці Додати таблицю, то в палітрі, що розкрилася можна протяжкою миші виділити необхідну кількість рядків і стовпців. Після відпускання кнопки миші в документі з'явиться порожня таблиця. Кнопка Додати таблицю змінить вигляд - тепер з її допомогою можна вставляти в таблицю додаткові рядки.

Щоб відкрити діалогове вікно Вставка таблиці, дайте команду Таблиця ► Вставити таблицю. Вкажіть число рядків і стовпців, а також задайте ширину стовпців. Бажано знати потрібне число стовпців до створення таблиці. Додати стовпці можна і пізніше, але вони можуть мати іншу ширину, ніж створені раніше. Додавання рядків виконується натисканням клавіші TAB у кінці останнього рядка. Щоб ширина таблиці відповідала ширині сторінки, залиште в лічильнику Ширина стовпця установку Авто. Після визначення настройок клацніть на кнопці OK, і таблиця буде створена.

Можна також намалювати саме ту таблицю, яка необхідна. Клацніть на кнопці Таблиці та межі на панелі інструментів Стандартна, і покажчик миші перетвориться на олівець. Створіть протяжкою миші прямокутник, в якому розміститься таблиця. Відпустіть кнопку миші, і в документі з'явиться зовнішня межа таблиці.

Коли таблиця створена, у неї вводять текст, клацнувши на будь-якій комірці. Для переходу до наступної комірки користуйтеся клавішею TAB або клавішею ВПРАВО. За допомогою комбінації клавіш SHIFT + TAB або клавіші ВЛІВО можна перейти до осередку, розташованої ліворуч. Для переміщення в клітинку вище або нижче поточної служать клавіші. ВГОРУ та ВНИЗ.

Якщо таблиця вже намальована, клацніть на кнопці Намалювати таблицю на панелі інструментів Таблиці і межі або закрийте: ату панель - покажчик миші прийме свій звичайний вигляд. Тепер можна вводити текст.

Будь-яка комірка таблиці може форматуватися окремо. Можна вирівняти текст по центру в першому стовпці, по лівому краю - в другому і по правому краю - в третьому. Можна виділити рядок заголовка з іменами стовпців напівжирним шрифтом, а інші рядки - курсивом. Елементи форматування тексту абзацу доступні і всередині комірки. Для використання різних шрифтів, варіантів накреслення, типів вирівнювання, маркування і нумерації, а також відступів і текстових інтервалів скористайтеся панеллю Форматування або меню Формат.

Панель Таблиці і межі містить також додаткові засоби форматування таблиць. Для вирівнювання тексту по верхньому краю комірки клацніть на кнопці Вирівняти по верхньому краю, для вирівнювання по центру осередки - на кнопці Центрувати по вертикалі, а для вирівнювання по нижньому краю - на кнопці Вирівняти по нижньому краю.

Щоб привернути увагу до тексту, його можна розгорнути на сторінці нетрадиційним чином. В Word 97 текст в таблиці може йти по вертикалі, зверху вниз чи знизу вгору. Виберіть клітинку або групу комірок, що містять що повертається текст, і клацніть на кнопці Змінити напрямок тексту, розташованої на панелі Таблиці і межі.

Зображення на цій кнопці показує, як зміниться напрямок тексту при клацанні. Після першого клацання текст піде зверху вниз, після другого - знизу вгору, а після третього повернеться у вихідне положення.

При повороті тексту кнопки на панелі Таблиці і межі змінюють свій вигляд. Кнопки вирівнювання, нумерації, маркування та орієнтації сторінки змінюються відповідно до поворотом тексту. Повертається навіть курсор, що може доставляти деякі незручності при редагуванні, хоча насправді особливої ​​різниці немає. Треба тільки пам'ятати, але вибір тексту тепер вимагає протягання миші по вертикалі.

Таблиці легко видозмінювати. Додавати чи видаляти рядки та стовпці, змінювати їх ширину, об'єднувати і розбивати комірки можна, не змінюючи решти таблиці.

Щоб додати рядок у кінець таблиці перейдіть в останню клітинку таблиці і натисніть клавішу TAB. Word додасть новий рядок, відформатовану так само, як попередня. Щоб вставити рядки в середину таблиці, виберіть потрібне число рядків і дайте команду Таблиця ► Додати рядки. Можна також клацнути правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати пункт Додати рядки. Word вставляє рядки перед першою вибраної.

Для видалення рядків виберіть їх. Дайте команду Таблиця ► Видалити рядки або клацніть правою кнопкою миші на обраній Троки і виберіть у контекстному меню пункт Видалити рядки. Якщо вибрана окрема клітинка, в меню Таблиця з'явиться команда Видалити комірки. Ця команда відкриває діалогове вікно Видалення клітинок.

Залишаються осередки можуть бути зрушені вгору або вліво. Щоб видалити цілий рядок або стовпець, виберіть команду Видалити весь рядок або Видалити весь стовпець.

Вставка стовпців проводиться так само, як вставка рядків. Нові рядки і стовпці будуть мати ту ж ширину, що і створені раніше, тому ширину нових стовпців слід відрегулювати, якщо таблиця тепер не вписується в сторінку по ширині.

Найпростіший спосіб змінити ширину стовпця або висоту рядка полягає в тому, щоб встановити курсор на кордоні між рядками або стовпцями. Курсор набуде вигляду двобічної стрілки для пересування межі.

Якщо перетягувати межу виділення клітинки, ширина змінюється тільки в неї. Для надійності перед перетягуванням можна виділити потрібні рядки або стовпці.

Щоб стовпці мали одну і ту ж ширину, а рядки - одну й ту ж висоту, виберіть потрібні стовпці або рядку і дайте команду Таблиця ► Вирівняти ширину стовпців або Таблиця ► Вирівняти висоту рядків. Панель Таблиці і межі також має кнопки для вирівнювання розмірів рядків і стовпців.

Інший швидкий метод вирівнювання можна використовувати після завершення введення таблиці. Виберіть стовпці для вирівнювання, дайте команду Таблиця ► Висота і ширина осередку. Відкрийте вкладку Стовпець і клацніть на кнопці Автодобір - ширина стовпців буде автоматично встановлена ​​по самій широкій запису.

У цьому діалоговому вікні можна ввести і точне значення ширини стовпців і висоти рядків. Крім того, на вкладці Рядок можна задати і інші параметри. Щоб висота рядка відповідала найвищому комірці рядка, виберіть в списку пункт Авто. Пункт Мінімум задає мінімальну висоту осередків. Для завдання фіксованого точної висоти осередків використовуйте пункт Точно.

Немає необхідності мати в усіх рядках або стовпцях однакове число осередків. Наприклад, комірка може містити заголовок, що відноситься до всієї верхньої частини таблиці. На малюнку показаний приклад об'єднання осередків у формі. Якщо треба створити одну клітинку з декількох, об'єднайте їх. Розбиття осередку ділить її на кілька осередків.

Для об'єднання осередків виберіть їх і дайте команду Об'єднати клітинки. Можна також клацнути на кнопці Об'єднати клітинки на панелі Таблиці і межі.

Для візуального представлення можна скористатися інструментом Ластик, який знаходиться на панелі Таблиці і межі. З його допомогою видаляють кордону між об'єднуються осередками. Протягнете Гумка по горизонталі, щоб об'єднати рядки, і по вертикалі, щоб об'єднати стовпці.

Щоб додати межу, виберіть на панелі Таблиці і межі «олівець» і намалюйте їм кордон у потрібному місці. Можна також дати команду Таблиця ► Розбити комірки або клацнути на кнопці Розділити клітинки на панелі інструментів Таблиці і межі.

Для введення числа стовпців і рядків, на які необхідно розбити виділену клітинку, скористайтеся лічильниками діалогового вікна Розбиття осередків.

Перед друкуванням може знадобитися: виконати кілька завершальних операцій, які додадуть таблиць бездоганний професійний вигляд. В Word 97 можна виконати як автоматичне, так і ручне форматування таблиці. Можна додавати або видаляти рамки, змінювати їх вигляд, використовувати різні кольори і заливку.

Засіб Автоформат дозволяє використовувати готові формати, які вибираються одним клацанням миші. Клацніть на таблиці і дайте команду Таблиця ► Автоформат або клацніть на таблиці правою кнопкою миші і в контекстному меню виберіть пункт Автоформат - відкриється діалогове вікно Автоформат таблиці.

Автоформат надає засоби використання рамок, заливки, шрифтів і кольору. Більшість форматів забезпечують спеціальне форматування рядка заголовка, останнього рядка, першого і останнього стовпчиків, так як саме ці стовпці та рядки часто містять заголовки і підсумкову інформацію. Установіть або зніміть прапорці, залежно від того, які параметри форматування треба застосувати. Обраний формат відображається на панелі попереднього перегляду Зразок. Для застосування обраного формату клацніть на кнопці OK. Якщо результат не подобається, клацніть на кнопці Скасувати або знову виберіть пункт Автоформат і змініть формат.

Не обов'язково користуватися готовими варіантами діалогового вікна Автоформат таблиці. Для довільного форматування зручно застосовувати панель Таблиці і кордони. Рамки осередків створюються за допомогою кнопок Тип лінії, Товщина лінії Колір кордону. Клацніть на розкривають стрілках у кнопок Тип лінії, Товщина лінії і виберіть потрібний варіант.

Клацніть на кнопці Колір кордону (Авто) - відкриється палітра. Виберіть потрібний колір і проведіть «олівцем» по лініях, колір яких треба змінити. Переконайтеся, що накреслена лінія повністю, інакше колір застосований не буде. Три описані вище кнопки є динамічними, тобто містять останній зроблений вибір, який легко застосувати повторно.

Для зміни типу ліній виділіть комірки, межі яких треба перетворити, виберіть потрібні установки і клацніть на розкривала кнопці Межі. Вид рамки вибирається з 10 можливих варіантів. Внутрішні рамки виникають, якщо вибрано декілька осередків. Зовнішні рамки задають кордон навколо осередки або групи осередків. Зазвичай зовнішню рамку заїдають для всієї таблиці.

Клацніть на розкривала стрілкою у кнопки Колір заливки - відкриється палітра кольорів заливки, що включає і відтінки сірого. Якщо роздрукована таблиця буде ксерокопіювали, пам'ятайте, що деякі кольори при копіюванні передаються погано. Якщо використовуються різноманітні лінії і кольору заливки, перетягніть ці палітри і розташуйте їх як окремі панелі інструментів. Тепер для вибору меж і кольору заливки не треба щоразу відкривати меню

Якщо в таблиці відрегульована ширина стовпців, то її не можна розтягнути по ширині сторінки, не порушивши формат, але можна відцентрувати таблицю між лівим і правим полем. Для цього виділіть таблицю і клацніть на кнопці По центру на панелі Форматування.

У таблицях Word допустимі прості обчислення. Якщо лише зрідка потрібно підрахунок підсумків, можна проводити обчислення прямо в Word, а Excel залишити для більш складних завдань.

Для обчислень без допомоги Автосума дайте команду Таблиця ► Формула - відкриється діалогове вікно Формула. Word автоматично запропонує формулу, виходячи оточення поточної комірки. Якщо формула не годиться, введіть іншу. Для цього клацніть на полі Формула і видаліть формулу (крім знака «=»). Для введення нової формули використовуйте адреси осередків.

На додаток до звичайних операцій, таких як додавання і віднімання, можна вибрати із списку функції, наприклад Average (), Minimum (), Maximum () і Count (). Для використання функції введіть у текстове поле Формула знак «=», а потім виберіть 'потрібну функцію зі списку, що Вставити функцію. Формат результату можна вибрати із списку Формат числа.

Після введення формули у комірку її не можна редагувати безпосередньо. Змінити можна тільки форматування клітинки, але не її зміст. При зміні будь-якого числа, на якому заснована формула, треба заново обчислювати результат. Для цього, вибравши клітинку, треба натиснути клавішу F9.

Засоби автоматизації роботи.

Одне із призначень комп'ютера полягає в тому, щоб позбавити користувача від повторення одноманітних дій. Програма Word пропонує для цієї мети можливість використання стилів і шаблонів.

Стилі в Word 97 дозволяють зберігати існуючі формати і застосовувати їх до інших текстів. Стиль може визначати шрифт, його розмір, накреслення, тип вирівнювання, відстань між символами, абзацний відступ, маркери і нумерацію, рамки і будь-який інший вид форматування. Щоб застосувати створений стиль досить вибрати його зі списку. Головна перевага стилів полягає в тому, що при зміні стилю автоматично змінюється і оформлений з його допомогою текст. Це набагато простіше, ніж міняти розмір шрифту в численних заголовках.

При створенні нового документа Word список стилів задається за замовчуванням. Для використання стилю клацніть на розкривала кнопці на панелі Форматування поруч із назвою стилю «Звичайний», і виберіть застосовуваний стиль. Стиль можна вибрати до введення тексту або застосувати до вибраного тексту. Зверніть увагу, що написи в списку стилів виконані у відповідному стилі. Через це список відкривається досить повільно.

Стилів, заданих за замовчуванням, звичайно недостатньо, але, на щастя, можна створити й нові стилі. Зробити це просто. Відформатуйте абзац так, як подобається, клацніть на полі стилів, введіть назву стилю і натисніть клавішу ENTER. Для зміни стилю виділіть абзац, оформлений з його допомогою, і внесіть необхідні зміни. Поки абзац виділено, клацніть на полі стилів на панелі Форматування і, не набираючи назви стилю, натисніть клавішу ENTER. Відкриється діалогове вікно, що дозволяє перевизначити поточний стиль, використовуючи виділений фрагмент як зразок, або перевизначити формат виділеного фрагмента, використовуючи поточний стиль.

У діалоговому вікні Перевизначення стилю можна включити автоматичне оновлення стилів надалі. Але краще не встановлювати цей прапорець, тому що в противному випадку при внесенні змін не видається попередження.

Деякі стилі містять інтервали до і після абзацу. Щоб змінити величину інтервалу між абзацами в даному стилі, виділіть абзац, дайте команду Формат ► Абзац і на вкладці Відступи та інтервали встановіть розмір інтервалу перед і після. Після таких змін перевизначите стиль.

Якщо стиль надалі буде застосовуватися в інших документах, додайте його до шаблону

Звичайний, що відкривається за замовчуванням при створенні документа. Для цього дайте команду Формат ► Стиль, виберіть зі списку потрібний стиль і клацніть на кнопці Змінити. Встановіть прапорець Додати до шаблона. Тепер новий стиль буде завжди доступний при створенні документа.

Для видалення стилю з шаблону Звичайний виберіть його у списку стилів і клацніть на кнопці Організатор - відкриється діалогове вікно Організатор. Виберіть один чи кілька стилів у списку B Normal.dot і клацніть на кнопці Видалити. Потім клацніть на кнопці Так. Щоб видалити кілька стилів, клацніть на кнопці Так для всіх. Для виходу з діалогового вікна Організатор клацніть на кнопці Закрити. Всі документи, використовують віддалені стилі, будуть переформатовані, так що не слід видаляти стилі, застосовувані в існуючих документах.

Основою кожного документа є шаблон. Шаблон - це набір параметрів форматування, який доступний при створенні нового документа. Звичайний (стандартний) шаблон також містить елементи автотексту, макроси, панелі інструментів, меню та операції, присвоєні сполученням клавіш. Для полегшення роботи Word 97 містить додаткові шаблони попереднього форматування документів, а також майстри шаблонів, які допоможуть пройти етапи попереднього форматування.

За командою Файл ► Створити з Word 97 або Створити документ Microsoft OfficeГоловного меню Windows 9х) користувачеві надається набір шаблонів. Список шаблонів визначається при установці програми Word, але туди додаються й нові шаблони, створені на комп'ютері. Шаблони з розширенням. Wiz відповідають майстрам. Виберіть шаблон, щоб побачити його у вікні попереднього перегляду. Для шаблонів, створених іншими користувачами, попередній перегляд часто неможливий. Після вибору шаблону клацніть на кнопці OK.

Шаблони містять символи символи там, де можна вставити свій текст.

При збереженні документа, створеного за допомогою шаблону, йому присвоюють ім'я, як і будь-якому іншому документу. Щоб використовувати документ як шаблон для майбутніх документів або якщо документ з самого початку створюється як шаблон, клацніть на розкривала кнопці Тип файлу в діалоговому вікні Збереження документа та виберіть пункт Шаблон документа (*. dot).

Вибравши пункт Шаблон документа ('. Dot), відкрийте папку Шаблони. Можна вибрати категорію папки для зберігання шаблону. Введіть описову назву шаблону в полі Ім'я файлу і збережіть шаблон. Тепер шаблон з'явиться в діалоговому вікні Файл ► Створити в якийсь з категорій або на вкладці Загальні.

У сучасному світі дуже важлива можливість відправити факс, не залишаючи дому. Телефонні лінії на роботі можуть бути аналоговими і цифровими, але на цифрових лініях використовувати факс-модем не можна. Якщо комп'ютер пов'язаний з усім світом за допомогою факс-модему, відправити факс з допомогою Майстра факсів не складніше, ніж надрукувати документ. Для виклику Майстра факсів дайте команду Файл ► Створити, відкрийте вкладку Листи і факси і двічі клацніть на значку Майстер факсів. Якщо документ, що відправляється по факсу, вже, створений, можна відкрити Майстра факсів командою Файл ► Надіслати ► Факс. Робота майстра включає шість кроків, необхідних для відправлення факсу. Для переходу від одного кроку до іншого користуйтеся кнопкою Далі. Програма Microsoft Fax входить в пакет Microsoft Office 97. Для відправки факсів можна використовувати й інші програми, встановлені на комп'ютері. Переконайтеся, що введено правильний номер телефону і міжнародний або міжміський код. Після закінчення останнього етапу майстер закінчує роботу і відкриває титульну сторінку факсу, на яку можна ввести необхідну інформацію.

Коли факс готовий до відправки, клацніть на кнопці Надіслати факс зараз на спеціальній панелі управління. Якщо модем не працює або при відправленні сталася помилка, перевірте факс-модем та відповідне програмне забезпечення.

Схема документа.

Для багатьох план - це та жахлива річ, яку вчитель вимагає обов'язково представити при написанні твору в школі. В Word 97 все набагато простіше. Використання стилів заголовків дозволяє легко побачити тематику основних розділів документа, не гортаючи сторінку за сторінкою. Можна легко змінювати відображається рівень глибини заголовків і схему документа, щоб використовувати її в якості реферату.

Схему документа Word 97, тобто необхідні заголовки, створюють у режимі структури. Введення тексту здійснюють пізніше в звичайному режимі або в режимі розмітки. При створенні документа клацніть на кнопці Режим структури а горизонтальній смузі прокрутки. Під панеллю Форматування з'явиться панель Структура.

Стиль, заданий за замовчуванням - Тема 1. Введіть перший заголовок і натисніть клавішу ENTER. Можна спочатку ввести всі заголовки першого рівня, а потім заголовки нижчого рівня або вводите заголовки різних рівнів у природному порядку. Стиль Тема 1 відповідає не першому заголовку, а заголовку першого рівня. У документі може бути кілька заголовків першого рівня. Для переходу до Заголовок другого рівня, наприклад Заголовок 2, натисніть клавішу TAB. Існує дев'ять рівнів заголовків. Щоб перейти до заголовка більш високого рівня, натисніть комбінацію клавіш SHIFT + TAB.

Щоб змінити рівень заголовка, виділіть його так само, як звичайну рядок. Встановіть покажчик на символ структури (значок «плюс», «мінус» або «квадратик»), розташований перед заголовком. Коли з'явиться покажчик зі стрілками, клацніть на символі структури. Знак «плюс» перед заголовком означає, що в розділі є підзаголовки. Перетягніть виділений текст вправо: або вліво для підвищення (відповідно, зниження) рівня заголовка. Можна також клацнути на кнопках Підвищити рівень або Знизити рівень, розташованих на панелі Структура. Знизити рівень до звичайного тексту можна клацанням на кнопці Знизити до звичайного тексту.

Після створення структури документа можна відобразити будь-які необхідні рівні. Клацніть на одній з семи кнопок Показати заголовки на панелі Структура. Насправді всі заголовки більш низьких рівнів опиняються то заголовки четвертого і наступних рівнів, а також звичайний текст не відображаються.

Якщо якісь рівні не відображаються, зубчаста лінія підкреслення вказує на наявність критих рівнів. Для повного розкриття структури та показу всіх рівнів клацніть на кнопці Всі заголовки.

Щоб зосередити увагу на окремому пункті, поверніть все більш низькі рівні і розгорніть тільки потрібний розділ. Клацніть на кнопці Показати заголовок 1 - згорнуться всі заголовки нижчого рівня. Перемістіть покажчик миші на ліве поле і виділіть потрібний заголовок. Для розгортання вкладених рівнів клацніть на кнопці Розгорнути або двічі клацніть на значку «+» перед заголовком. Для згортання рівня клацніть на кнопці Згорнути або знову-таки двічі клацніть на значку «+» перед заголовком.

Дуже корисна можливість роздруківки структури або її частини. Поверніть або розгорніть структуру так, для відображення тільки ті пункти, які треба роздрукувати, і клацніть на кнопці Друк. У режимі попереднього перегляду відображається весь документ, проте роздруковані будуть тільки розгорнуті розділи і заголовки.

Після створення структури перейдіть до звичайного режиму або в режим розмітки і введіть під заголовками звичайний тексту. Для цього клацніть на правому краю заголовка, натисніть клавішу ENTER і набирайте текст. Якщо план виявився невдалим, в будь-який момент можна перейти в режим структури і внести зміни.

Word 97 містить засіб, зване схема документа. Воно дозволяє відносно просто працювати з довгими документами в будь-якому режимі перегляду. Дайте команду Вигляд ► Схема документа - відкриється вікно, що містить всі заголовки. Для переходу до будь-якого розділу достатньо натиснути кнопку миші на його заголовку. На відміну від режиму структури схема документа не впливає друк, і її не можна використовувати для друку частини документа.

Структуру документа можна використовувати для виділення розділів документа та їх переміщення в інше місце документа. У режимі структури клацніть на значку «+» перед заголовком і перетягніть його в нове положення. Горизонтальна лінія покаже нове положення розділу.

Можна також користуватися кнопками Перемістити вгору або Перемістити вниз, розташованими на панелі Структура. Клацніть на будь кнопці потрібну кількість разів, щоб розділ перемістився в задане місце. Таким чином дуже легко спотворити документ, тому має сенс перед грандіозними перестановками його зберегти.

Управління даними.

Програма Word - це більше ніж текстовий процесор, це інструмент для управління інформацією. За його допомогою можна вводити, сортувати та шукати дані: імена, адреси і всілякі об'єкти. Можна об'єднувати списки даних з іншими документами Word, друкувати поштові наклейки, конверти та бланки листів, Здатність зберігати списки, наприклад ленів групи або клубу, і каталоги відеофільмів, компакт-дисків і книг, відкриває безмежні можливості. За допомогою Word можна використовувати дані:

• з файла, створеного за допомогою Word;

• з файла, створеного за допомогою інших додатків Microsoft Office;

• із зовнішнього файлу, створеного іншими додатками.

Файл, який містить інформацію про перелік, називається джерелом даних. Можна легко відсортувати інформацію з джерела даних або використовувати його для створення поштових наклейок або конвертів. Створіть основний документ, що пов'язаний з інформацією з джерела даних.

Тепер можна об'єднати основний документ з джерелом даних при створенні листів, поштових наклейок або інших документів.

Майстер злиття дозволяє створювати джерела даних і виконувати злиття документів. Для створення нового джерела даних за допомогою Майстра злиття дайте команду Сервіс ► Злиття - відкриється діалогове вікно Злиття. Клацніть на кнопці Створити і виберіть тип створюваного основного документа злиття. Хоча Word запропонує вибрати тип документа, вибір на цьому етапі не завадить надалі визначити інший тип.

Після вибору типу основного документа Word запросить, чи використовувати для цього активне вікно або новий документ.

Якщо відкритий документ є бланком або якщо для злиття відкритий збережений раніше документ, клацніть на кнопці Активне вікно, якщо ж відкритий інший документ, клацніть на кнопці Створити основний документ.

Клацніть на кнопці Отримати дані і виберіть зі списку пункт Створити джерело даних. Відкриється діалогове вікно Створення джерела даних. У ньому наведено список імен полів (категорій даних), використовуваних в документах злиття. Знайдіть у списку імена полів, які будуть використовуватися.

Імена полів повинні задовольняти нижченаведеними умовами.

• Ім'я поля по довжині не повинно перевищувати 40 символів, при цьому, чим воно коротше, тим простіше на нього посилатися.

• Кожне ім'я поля має бути унікальним. У джерелі даних не повинно бути двох полів, що мають одне і те ж ім'я.

• Імена полів не можуть містити пробілів і повинні починатися з літери, а не з цифри. Можна використовувати символ підкреслення для розділення слів, але краще відмовитися від прогалин і символів підкреслення і починати слова з великої букви, наприклад НазваніеУліци або деньнародженнєвий.

• Імена полів не повинні містити спеціальних символів: точки, коми, крапки з комою, косою риси і зворотної косої межі.

Давайте подумаємо, як буде використовуватися джерело даних. Якщо для імені та прізвища використовується тільки поле "Ім'я", почати лист зі слів «Шановний Олександр» не вдасться. При використанні полів Ім'я та Прізвище з'явиться можливість вставити в документ тільки ім'я. Якщо ж необхідно формальний лист зі зверненням Шановний пане Синцов, включіть в полі Звернення виразу «пан, пані, містер» і так далі.

Адреси необхідно розділяти на НазваніеУліци, Місто, Область, ПочтовийІндекс. Тоді при друку поштових наклейок можна буде провести сортування за поштовим індексом або роздрукувати листи тільки для клієнтів з Оренбурга.

Джерело даних може використовуватися неодноразово. Об'єднання полів в одне займає зовсім небагато часу. Поле завжди можна знову розділити на кілька полів, якщо це буде потрібно в іншої задачі.

За замовчуванням всі імена полів зі списку включаються до джерела даних. Для видалення поля зі списку, виберіть його і клацніть на кнопці Видалити полі. Щоб додати поле до списку, введіть його ім'я в полі Поле і клацніть на кнопці Додати поле. Якщо ім'я полі невірно (наприклад, при наявності прогалин чи при збігу з уже існуючим ім'ям), кнопка Додати поле виявляється пригашена, що сигналізує про неправильний введенні імені.

Для зміни порядку полів користуйтеся кнопками зі стрілками. Якщо запис вводиться з бланка або списку, розставте імена полів у джерелах даних в тому ж порядку, що і в бланку або списку. Дані вводяться швидше, якщо їх не доводиться розшукувати по всій сторінці. З цієї ж точки зору краще додати кілька коротких непотрібних полів, ніж запам'ятовувати, що при введенні даних треба щось пропустити.

Після введення або переміщення імен полів клацніть на кнопці OK. Тепер треба зберегти файл джерела даних. Потім Word нагадає, що у файлі немає записів і запитає, чи повинен редагуватися джерело даних або основний документ. Тепер можна вводити інформацію в файл джерела даних, клацнувши на кнопці Правка джерела даних.

Клацніть на кнопці Правка джерела даних - відкриється діалогове вікно Форма даних. Введіть інформацію для кожного поля першого запису. Використовуйте клавішу TAB для переходу до наступного поля і клавішу ENTER для закінчення введення запису.

Перед введенням другої запису клацніть на кнопці Додати. Додавати записи можна в будь-який час, тому не обов'язково відразу ж вводити всю інформацію про тисячі співробітників підприємства. Можна переглянути записи, клацнувши на кнопці Джерело. Word надає документ у вигляді таблиці.

Коли відкритий файл джерела даних, Word автоматично відображає панель База даних. На цій панелі доступні інструменти управлінні джерелом даних. Можна вводити нові записи, редагувати або видаляти їх.

Щоб додати новий запис у кінець джерела клацніть на кнопці Додати запис на панелі База даних. Для видалення запису встановіть курсор на удаляемой запису і клацніть на кнопці Видалити запис на панелі База даних. Будьте обережні, щоб не видалити перший рядок з іменами полів. Якщо таке станеться, доведеться створити її заново. Для збереження записів збережіть файл джерела даних.

Щоб додати, видалити або перейменувати поля у джерелі даних, клацніть на кнопці Управління полями - відкриється діалогове вікно Керування полями. Якщо краще вводити або переглядати записи з допомогою форми даних, відкрийте діалогове вікно Форма даних.

Можна впорядкувати джерело даних, провівши сортування по будь-якому полю: прізвища, поштовим індексом або іншими полями. Записи сортують за зростанням (від А до Я від 0 до 9) або за спаданням (від Я до А і від 9 до О). Для сортування записи в джерелі даних встановіть курсор у потрібний стовпець. Клацніть на кнопці Сортування за зростанням або Сортування за спаданням. Ці кнопки знаходяться на панелі База даних.

У текстовому процесорі Word можна відсортувати будь-які списки, а не тільки записи в джерелі даних. Наприклад, можна сортувати таблиці, марковані списки і навіть звичайні абзаци. Спочатку виділіть об'єкт сортування. Дайте команду Таблиця ► Сортування - відкриється діалогове вікно Сортування тексту.

Якщо виділена таблиця або джерело даних, у списку Сортувати відображається список імен полів, заснований на першому рядку таблиці. Якщо вибраний маркірований список або абзаци тексту, у списку Сортувати показані пункти Абзаци і Поле 1. Виберіть пункт Абзаци для сортування по першому слову в кожному абзаці або Поле 1 - для сортування по першому полю або стовпцю таблиці. Вкажіть, чи є сортовані дані текстом, числами або датами і виберіть порядок сортування за зростанням або спаданням. Якщо сортуються дані в таблиці або джерелі даних, можна задати до трьох рівнів сортування. Необхідно також перевірити, чи є в таблиці рядок заголовків. Ввівши всі умови сортування, клацніть на кнопці OK для її виконання.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Реферат
159.5кб. | скачати


Схожі роботи:
Запуск Word Вихід з Word Налаштування інтерфейсу Відкриття та збереження документу
Запуск Word Вихід з Word Налаштування інтерфейсу Відкрито
Меню ПРАВКА редактора Word Опис усіх пунктів меню Правка редактора Word
Word
Word 2
Word 2 2
Word 97
Таблиці у Word
Процесор MS Word
© Усі права захищені
написати до нас