Excel 70 работа

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Введення


Ідеальним засобом для вирішення великого класу задач автоматизації є програмні продукти, звані «електронні таблиці».

У даних методичних вказівках описані найбільш важливі елементи програми Excel 7.0, основні технічні прийоми, необхідні при роботі з електронними таблицями.

Технологія роботи з програмою Excel 7.0 викладається в стислій, іноді в алгоритмічній формі, що дозволяє легко і швидко знайти відповідь на рішення конкретної проблеми.

Методичний посібник призначений для виконання студентами лабораторних робіт денної та заочної форми навчання спеціальності 0104.


Запуск Excel 7.0


Програма установки Excel 7.0 поміщає команду виклику Excel у меню Програми.

Запуск Excel можна здійснити використовуючи меню:

Пуск - Програми - Microsoft Excel.

Зручніше запускати Excel, клацнувши по піктограмі файлу, з яким нещодавно працювали:

Пуск → Документи → клацання мишкою по піктограмі файлу, сожданного пакетомMicrosoft Excel.

Пункт Документи викликає меню, в якому накопичується імена документів, відкривати і редагувати пользоавтелем при роботі з Windows 95 (до 15 останніх файлів).


Вихід з Excel 7.0


Вихід з Excel 7.0 використовуючи основне меню здійснюється так:

Файл → Вихід

Інакше процес виходу з Excel 7.0 можна випоніть:

  1. Клацнути на кнопці закриття в верзнем правому куті вікна Excel (або натиснути комбінацію клавіш Alt + F4).

  2. Клацнути на кнопці Ні, щоб повторно не зберігати файл. При цьому повернемося на робочий стіл або в вікно іншого запущеного додатка.

  3. Клацнути на кнопці Пуск і вибрати пункт Завершення раб Оти.

  4. Якщо необхідно завершити роботу, то клацнути на кнопці Так і потім при появі відповідного повідомлення вимкнути комп'ютер.


Екран Excel 7.0


Екран Excel містить такі основні компоненти (рис. 1):

  • рядок заголовка з кнопками керування вікном програми і вікном документа;

  • рядок основного меню;

  • дві панелі інструментів Стандартна та Форматування я;

  • рядок формул і поле імені;

  • робоча область;

  • смуга прокрутки;

  • смуга перебору сторінок робочої книги;

  • рядок стану.


Всі програми, що працюють під управлінням системи Windows, мають рядок заголовка. У ній вказується ім'я програми, і тут же знаходяться деякі кнопки управління, які можна використовувати для зміни зовнішнього вигляду вікна.

Кнопки керування вікном програми і вікном документа (рис. 1):

  • згорнути в піктограму, кнопка мінімізації;

  • розгорнути на весь екран, кнопка максимізації;

  • повернути вікно в попередній стан, кнопка відновлення;

  • закрити вікно, кнопка закриття;

  • кнопка системного меню. Клацання на цій кнопці відкриє системне меню, що дозволяє маніпулювати вікном Excel.


Основне меню


Кожний з пунктів меню об'єднує набір команд, що мають загальну функціональну спрямованість (рис. 2). Клацання на будь-якому пункті меню розгортає список команд обраного пункту. Робота з меню - один з можливих способів задавати команди Excel.


Контекстне меню


На додаток до основного меню, постійно знаходиться на екрані, Excel пропонує вторинну систему контекстного меню. Контекстні меню надають можливість швидкого доступу до часто використовуваних для даного об'єкту в ситуації, що розглядається командам.

При виконанні клацання правою кнопкою миші на пінтограмме, осередку, виділеній групі осередків або на вбудованому об'єкті, біля покажчика миші відкривається меню з основними функціями, застосовуваними в даній ситуації - в контексті.

Команди, що входять в контекстне меню, завжди відносяться до активного об'єкту.

Контекстне меню можна визват також за допомогою комбінації клавіш Shift + F10.


Конфіденційність


Конфіденційність містять найбільш часто використовувані команди меню. Після установки програми на екрані присутні дві панелі інструментів: Стандартна і Форматування. Excel містить багато інших панелей інструментів, які можна винести в робоче вікно програми (додаток 1).

У панелі інструментів можна додати нові пінтограмми, як входять до програми, так і створені самим користувачем.

При русі вздовж пінтограмм цих панелей покажчиком миші, під кожною з них з'являється ім'я інструменту у вікні (знаряддя натяків).

Налаштування панелей інструментів (піктографічних меню) надає наступні можливості:

  • відображення на екрані піктографічних меню;

  • додавання окремих піктограм;

  • створення користувацького піктографічного меню;

  • створення власних піктограм користувача і прив'язка до них певних дій.

Всі операції по форматуванню піктографічних меню виконуються у вікні:

Вид → Конфіденційність

На екрані будуть відображені ті піктографічні меню, близько назви яких у вікні списку панелей інструментів варто галочка.

Конфіденційність об'єднують функціонально близькі піктограми: Стандартна - стандартні можливості системи (створення, завантаження, збереження, друк робочих папок та ін);

Форматування - оформлення елементів таблиці;

Запит та зведена - засоби роботи з базами даних таблиці;

Діаграма - інструменти побудови діаграм;

Малювання - елементи схем та ілюстрацій;

Майстер підказок - підказка, що допомагає оптимізувати робочі кроки користувача;

Елементи управління - створення стандартних керуючих елементів (меню, кнопок, смуг прокрутки ...);

Запис макросу - закінчити запис послідовності команд, які автоматично перетворять Excel у макрокоманду;

Залежності - аналіз зв'язку між осередками;

Колективна робота - спільна робота з документами;

Visual Basic - інструменти створення та налагодження програм користувача на вбудованій мові Excel - Visual Basic;

Microsoft - виклик додатків Microsoft для роботи в рамках механізму OLE.


Панель формул (рядок формул)


Панель формул використовується для введення і редагування значень або формул у клітинках або діаграмах, а також для відображення адреси поточної комірки.

Поле імені вказує ім'я або адресу активної комірки в поточній робочій книзі. Клацання на стрілці розкриє список, в якому перераховані всі пойменовані осередку і діапазони активної робочої книги.


Створення власного піктографічного меню


Для створення власного піктографічного меню необхідно:

  1. Ввести ім'я панелі в полі «Ім'я панелі інструментів».

  2. Натиснути кнопку MENU або ОК.


Додавання піктограм в одне з піктографічних меню


Технологія додавання піктограм в одне з піктографічних меню полягає в наступному:

  1. Вибрати в меню ВидКонфіденційністьНастройка.

  2. Вибрати категорію у списку категорій.

  3. Піктограму з набору Кнопки перетягнути мишкою в одне з розташованих на екрані піктографічних меню. Ця піктограма буде закріплена за тією панеллю, в яку її вставили.


Повернення панелі в початковий стан.


Щоб повернути панелі в початковий стан необхідно:
  1. Вибрати ВидПанелі інструментів.

  2. Вибрати назву панелі.

  3. Скидання.


Створення власної піктограми


Власна піктограма користувача створюється так:

  1. Перейти у вікно Налаштування панелей інструментів і перетягнути якусь піктограму з категорії Порожні кнопки на необхідну панель інструментів.

  2. Клацнути по порожній піктограмі, з'явиться діалогове вікно, що дозволяє пов'язати з цією піктограмою макрос.


Робочі таблиці.


Робочі таблиці Excel призначені для аналізу даних, представлених в рядках і стовпцях. Вони зберігаються у файлах, які називаються робочими книгами.

Таблиці в Excel складаються з рядків, стовпців і аркушів. Така структура являє собою потужний засіб для виконання фінансового аналізу. Кожна створювана робоча книга складається з 16 робочих аркушів.

Переміщення між листами:

  • перехід до певного листу - клацання по його ярлику

 - перехід до першого ярлику

  • перехід до останнього ярлику

  • перехід до попереднього / останньому ярлику


Для переміщення робочого аркуша в іншу позицію в цій же робочій книзі треба перетягнути мишкою його ярлик.

Скопіювати лист можна утримуючи клавішу CTRL натиснутою при переміщенні миші.

Excel має до 255 аркушів, кожен з яких поділений на 256 стовпців і 16384 рядків. Стовпці позначають літерами: A, B, C, ... AA, .. AZ ..., BA ... (або цифрами 1,2,3... 256). Рядки позначають завжди цифрами. У кожному стовпці може помещатся від 0 до 255 символів.

Excel дає можливість виконувати розрахунки з використанням вмісту з рядків, стовпців і різних листів, а також копіювати і переміщати дані між листами, рядками і стовпцями.

Вся інформація заноситься в клітини, адреси яких виходять з букви стовпця і номера рядка (А9, С16, D29). Поточна клітина обведена потовщеною рамкою - курсором.

Переміщення курсору по листу за допомогою клавіш:

           - переміщення на одну клітку

Pg Up, Pg Dn - екран вгору, екран вниз

Home-на першу клітку рядки

End - на останню клітку рядки

Ctrl + Home-на першу клітину таблиці

Ctrl + End-на останню заповнену клітку

Переміщення по робочому листу за допомогою меню:

Правка   Перейти   адресу клітини   перехід в потрібну клітину

Смуги прокручування призначені для переміщення по робочому листу. Поточна клітка при цьому не змінюється. Позиція бігунка в смузі прокручування вказує частина робочого аркуша, виведеного в даний момент у вікні.

Для швидкої прокрутки до іншої частини робочого аркуша потрібно протягнути бігунок.


Рядок стану


Цей рядок перебувати в нижній частині екрана (рис.1). На ній знаходиться наступна інформація:

  • поточна операція (наприклад Enter);

  • калькулятор (наприклад Sum = 0);

  • виділення / додавання (EXT);

  • режим Caps Lock (Caps);

  • режим Num Lock (Num);

  • (Фіксований десятковий формат Fix).

Калькулятор містить результат автоматичного виконання деякої операції приминительно до виділених клітинок.

Режим виділення включається клавішею F8 і відображається кодом EXT (ВДЛ). Цей режим імітує натискання клавіші Shift + F8 і позначається як ADD (ДГБ). Він дозволяє додати нові діапазони осередків до вже наявного виділення. Скасувати ці режими можна клавішею ESC.

Режими Caps Lock і Num Lock є активними, якщо горять відповідні індикатори на малій цифровій клавіатурі. Скасування цих режимів - повторне натискання відповідної клавіші.

Режим фіксованого десяткового формату включається послідовним вибором команд меню:

Сервіс  Параметри  фіксований десятковий формат під час вводу.

У цьому режимі програма сама автоматично відокремлює коми встановлену кількість останніх цифр кожного числа.

Кнопка виділення всіх комірок робочої таблиці виділяє всі клітинки активної робочої таблиці в поточному вікні.

Кнопки прокрутки ярликів листів дозволяють прокручувати ярлички листів під час перегляду.

Робоча книга може мати довільну кількість аркушів, у кожного аркуша є ім'я, яке показано на ярличку листа.

Горизонтальна смуга прокрутки дозволяє прокручувати лист по горизонталі.

Вертикальна смуга прокрутки дозволяє прокручувати аркуш по вертикалі.


Виділення елементів таблиці


Виділення клітин за допомогою миші:

  • відзначити одну клітку - клацнути по ній мишкою;

  • відзначити стовпець - клацнути на букві стовпця;

  • відзначити рядок - клацнути по цифрі рядка;

  • відзначити безперервний прямокутник:

  1. клацнути на лівій верхній клітці,

  2. показати покажчиком миші на нижню праву,

  3. Shift + клацання;

  • відзначити переривчастий блок:

  1. клацання на першій клітині,

  2. Ctrl + клік на кожній потрібної клітці

Цей же спосіб використовується для додавання клітини до обраного блоку.

  • відзначити всі рядки і стовпці - клацнути на «чистій» кнопці в лівому верхньому кутку таблиці.

Виділення клітин можна здійснювати за допомогою клавіатури:

  • виділення прямокутної області:

F8 - лівий верхній кут;

F9-правий нижній кут;

  • виділення декількох прямокутний областей:

Shift + F8 - перехід до виділення несуміжних областей, який виконується за допомогою тієї ж клавіші F8 описаним вище способом;

  • виділення колонки:

курсор знаходиться у виділеній колонці Ctrl + пробіл;

  • виділення рядки:

курсор знаходиться в виділяється рядку Shift + пробіл;

  • виділення всієї таблиці:

Ctrl + Shift + пробіл.


Типи даних.


Кожна клітинка в Excel може містити дані одного з трьох типів:

  • текст,

  • число, формула (починаючи зі знака дорівнює).

Осередок текстового типу даних може містити слова, пропозиції, довільний набір символів.

Осередок числового типу може містити числа в діапазоні - 1.67 * 10 ... 1, 67 * 10, при цьому кількість значущих цифр - на понад 15.

Excel надає можливість вводити числа в різному форматі. Можна вводити десяткові числа, грошові одиниці, відсотки і представляти числа в експоненційному вигляді.

Щоб задати або змінити формат комірки або виділених груп вічок необхідно:

Вибрати в меню Формат  Осередки  Число або натиснути Ctrl +1

У вікні форматування будуть виділені назви всіх використовуваних в Excel числових форматів.

Осередок типу формула містить вказівку Excel, які обчислення мають бути виконані. При цьому, відображається у клітинці значення буде результатом обчислень.

Формули автоматично перераховують свої значення, як тільки один з їхніх аргументів змінений.


Введення даних


Дані вводяться безпосередньо в клітину. Для введення даних у клітку необхідно:

  1. Покажчик миші помістити в клітку, в яку необхідно ввести дані. У рядку формул з'являться координати вибраної клітини.

  2. Ввести дані з клавіатури.

  3. Натиснути клавішу Enter або клацнути по будь-якій іншій клітці.


Редагування даних


Щоб відредагувати вміст клітини потрібно:

  1. Зробити редаговану клітку активною.

  2. Натиснути клавішу F2, або подвійне клацання на редагованої клітці, або клацнути на панелі формул і редагувати безпосередньо в панелі формул.

  3. Enter - закінчення редагування.

При редагуванні можна використовувати клавіші Delete і Backspace для видалення символів і клавішу Insert для управління режиму вставки \ заміни.

Для видалення вмісту клітини або декількох виділених клітин необхідно:

  • виділити удаляемую область;

  • вибрати в меню Правка  Видалити

Переміщення даних в іншу позицію виконується таким чином:

  • виділити переміщувану область;

  • встановити покажчик миші на межу виділення так, щоб він змінив свій вигляд і перетягнути блок в нову позицію.

За допомогою меню цей же процес полягає в следующем6

  • вибрати в меню - Правка  Вирізати;

  • перейти у нову позицію;

  • вибрати Правка  Вставити.

Вставка нових рядків у таблицю вимагає наступних дій:

  • встановити курсор у клітинку стовпця, перед яким потрібно вставити стовпець

  • вибрати в меню Вставка  Стовпець

Заміна даних у клітці передбачає установку курсору в клітку, вміст якої треба змінити і ввести нові дані.

При редагуванні даних формули автоматично перераховуються.

Робота з листами, рядками, колонками, використовуючи меню Excel полягає в наступному:

  1. заховати робочий лист:

  • вибрати в меню Формат  Лист  сховати;

  1. відновити захований робочий лист:

  • вибрати в мен. Формат  Лист  Показати;

  1. заховати колонку або рядок:

  • виділити рядок або стовпець;

  • вибрати в меню Формат  Рядок / Стовпець  сховати

  1. Відновити заховану рядок або стовпчик:

  • виділити дві сусідні колонки (навколо захованої) або дві сусідні рядки;

  • вибрати в меню Формат  Рядок / Стовпець  Показати

Використовуючи контекстне меню можна виконати:

  1. заховати колонку або рядок

  • виділити рядок або стовпець

  • клацнути правою клавішею по виділеній область

  • в контекстному меню вибрати сховати.

  1. відновити заховану рядок або стовпчик:

  • виділити дві сусідні колонки (навколо захованої) або дві сусідні рядки;

  • підвести курсор праворуч до захованих стовпцях або знизу в захованим рядках (покажчик миші перетвориться на знак рівності з розтяжкою);

  • зробити подвійне клацання мишей або викликати контекстне меню;

  • вибрати Перегляд.


Обчислення. Формули та функції


Формулою називається введена у клітинку послідовність символів, що починається зі знака рівності «=». У цю послідовність символів можуть входити: константи, адреси комірок, функції, оператори.

Результат обчислень відображається у клітинці, а сама формула - у рядку формул.

Функції використовуються для виконання стандартних обчислень. Excel має більше 400 вбудованих функцій, об'єднаних в 9 груп: фінансові, дата і час, математичні, статистичні, посилання і масиви, робіт м базою даних, текстові, логічні, перевірка властивостей і значень.

Крім вбудованих функцій можна використовувати в обчисленнях користувальницькі функції, які створюються за допомогою засобів Excel.

Правила роботи з формулами та функціями


Можна виділити наступні правила роботи з формулами та функціями:

  1. Формули починаються зі знака «=»

  2. Формули можуть включати звернення до однієї або до декількох функцій.

  3. Після імені кожної функції в дужках задаються аргументи. Якщо функція не використовує аргументи, то за її ім'ям слідують порожні дужки без пробілу між ними.

  4. Аргументи перераховуються через кому.

  5. В якості елемента формули і аргументу функції може виступати адреса комірки. У цьому випадку в обчисленні бере участь вміст клітинки, адреса якої заданий у формулі.

  6. У формулах неприпустимі пробіли.

  7. Функція не може мати більше 30 аргументів.

  8. У формулі можна використовувати знаки арифметичних операцій: +, -, /, *, ^ (піднесення до степеня),% (взяття відсотка) (додаток 2).

  9. Не можна вводити числа в форматах дати і часу дня безпосередньо у формули. У формули вони можуть бути введені у вигляді тексту, укладеного в подвійні лапки. При обчисленні формули Excel перетворює їх у відповідні числа.

  10. Довжина формули не повинна перевищувати 1024 елементів.


Переміщення і копіювання вмісту клітини.


Копіювання вмісту клітини (чи блоку клітин) включає наступні кроки:

  • вибрати копійовані клітку або блок клітин;

  • вибрати меню Правка  Копіювати або викликати контекстне меню і вибрати Копіювати, або натиснути Ctrl + C;

  • перейти в нове місце;

  • вибрати меню Правка  Вставка або викликати контекстне меню і вибрати Вставка, або натиснути Ctrl + V.

При копіюванні формула перенастроюється на нові адреси. Щоб при копіюванні формули адресу деякої комірки був абсолютним (не перенастроюється на нові адреси) треба після вказівки цієї адреси під час формування формули натиснути F4 або записати адресу у вигляді, наприклад $ $ $ 4.

При переміщенні формули в нове місце таблиці посилання у формулі не змінюються.


Обчислення частини формули


При пошуку помилок у відповідній формулі зручно подивитися результати обчислення якоїсь частини формули. Для цього необхідно:

  • встановити курсор в клітку, що містить формулу;

  • у рядку формул виділити частину формули, яку потрібно обчислити;

  • натиснути клавішу F9 - обчислення формули (при натисненні Enter - результат обчислень вставиться у формулу, а при натисканні Esc - здійсниться повернення формули у вихідний стан).


Спеціальне копіювання


При копіюванні не всього вмісту клітини, а тільки якоїсь складової (формату, значення) застосовується спеціальне копіювання, яку можна виконати:

  1. за допомогою меню:

  • вибрати копійовані клітку або блок клітин;

  • вибрати в меню Правка  Копіювати;

  • перейти в нове місце;

  • вибрати в меню Правка  Спеціальна вставка.

  1. за допомогою контекстного меню:

  • вибрати копійовані клітку або блок клітин;

  • викликати контекстне меню;

  • вибрати Копіювати;

  • перейти в нове місце;

  • вибрати Спеціальна вставка.

У діалоговому вікні в залежності від прапора у стовпці Вставити копіюється: всі, формули, значення, формати, примітки, без рамки.

Можна зробити копіювання з тим, що знаходиться в клітці, куди копіюємо. У залежності від прапора у колонці Операція можна:

  • просто копіювати;

  • скласти вміст клітини з копійовані значенням;

  • відняти з значення в клітці копируемое значення;

  • помножити значення в клітці на копируемое значення;

  • розділити значення в клітці на копируемое значення.

Якщо встановлені відповідні прапори, то при копіюванні можна:

  • пропустити порожні клітинки (не копіювати штрихування, бордюр, формат, шрифт осередку, якщо в них відсутні значення);

  • транспортувати;

  • вставити посилання (при встановленні зв'язку з копійованої осередком, будь-яка зміна вихідної комірки призводить до зміни результуючої осередки).


Автоматичне заповнення даних


Для автоматичного заповнення ряду чисел, дат, що перераховуються назв необхідно:

  • ввести в клітину перше значення;

  • зробити цю клітину активної;

  • встановити покажчик миші в правий нижній кут клітки (курсор прийме вигляд +);

  • перетягнути в бік або вниз (крок дорівнює 1).

Якщо необхідно задати крок, відмінний від 1, то слід виконати:

  • задати два значення у двох сусідніх клітинах;

  • ці клітини виділити;

  • встановити курсор в правий нижній кут виділених клітин так, щоб він прийняв вигляд +;

  • перетягнути курсор убік або вниз.

Якщо при автозаповнення клітина не розпізнана як перераховується, то відбувається копіювання.


Створення своєї послідовності для заповнення


Для створення своєї послідовності користувач повинен у меню вибрати:

Сервіс  Параметри  Списки  Елементи списку

У опції Списки вибрати опцію Новий список. У опції Елементи списку внести вільну послідовність, потім клацнути по клавіші Додати (введена послідовність при цьому запам'ятовується).

Якщо потрібна послідовність уже існує в робочому листі, то її досить виділити і передати в це вікно, клацнувши на кнопці Імпорт.


Майстер функцій


При введенні формули звернення до вбудованої функції можна виконати вручну або викликати Майстер функцій. Цю ж операцію можна виконати через меню Excel: вибрати в меню Вставка  Функція. Або на панелі інструментів або на панелі формул вибираємо інструмент fx. У лівому вікні вибрати категорію функції, у правому - саму функцію. Вибравши кнопку крок> виконати покрокову підстановку аргументів. Значення аргументу можна записати вручну, а можна виділити на аркуші діапазон клітин. Результат обчислень отримаємо, клацнувши на кнопці Закінчити.


Створення текстових документів


Excel надає широкі можливості для формування складних текстових документів. Для цього призначені кошти вибору шрифтів, вирівнювання, вибору рамок, штрихувань.

Всі зміни оформлення таблиці діють на поточний комірці, або, якщо виділена група клітин - на виділену групу.

Для зміни шрифтів можна скористатися піктограмами на панелі форматування: вибір шрифту і його розміру, шрифти напівжирний, похилий, і підкреслений.

А. Вибір шрифтів за допомогою меню:

  • виділити клітинку або діапазон клітин, в яких треба змінити шрифти;

  • вибрати в меню Формат  Осередки  Шрифт;

  • вибрати потрібний шрифт і клацнути по кнопці ОК.

Б. Вирівнювання вмісту осередків здійснюється за допомогою Панелі форматування, яка має чотири піктограми:

  • притиснути текст у клітці до лівого краю;

  • розташувати текст по центру клітини;

  • притиснути текст у клітці до правого краю;

  • розташувати текст по центру декількох вибраних клітинок.

Вирівнювання вмісту вічок за допомогою меню:

  • виділити в меню Формат  Осередки  Вирівнювання;

  • вибрати потрібну позицію;

  • клацнути по кнопці ОК.

Г. Обрамлення таблиць в рамки.

При друку таблиць на папері лінії сітки таблиць відсутні. Тому необхідно укладати поля таблиць в рамки.

У Excel функцію встановлення рамок для виділених клітинок виконує піктограма панелі форматування Рамки.

Якщо клацнути мишкою по стрілці, то в списку, будуть надані шаблони рамок для вибраних клітинок. Самий перший шаблон прибирає рамки.

Для обрамлення таблиць за допомогою меню необхідно:

  • виділити групу комірок, для яких необхідно встановити рамки;

  • вибрати в меню Формат  Осередки  Рамка;

  • вибрати тип рамки, тип лінії, колір лінії обрамлення;

  • клацнути по кнопці ОК.

Щоб прибрати сітку з екрана необхідно:

Вибрати в меню Сервіс  Параметри  Вид  Зняти прапор у полі Сітка.

Д. Фон осередків.

У поняття фону осередків входить шаблон штрихування, колір переднього плану, колір фону.

Використання піктограми дозволяє залити вибрані комірки кольором.

Щоб залити вибрані комірки кольором за допомогою меню треба:

  • виділити діапазон клітин, фон яких необхідно змінити;

  • вибрати в меню Формат  Осередки  Вид;

  • вибрати колір фону, зразок штрихування і колір штрихування;

  • клацнути по кнопці ОК.

Є. Стиль подання даних.

Стиль - це сукупність формату числа, типу і розміру шрифту, типу вирівнювання, виду рамки, наявності штрихування та захисту осередки. За замовчуванням всі клітинки мають стиль звичайний.


Друк в Excel.


А. Попередній перегляд.

При попередньому перегляді на екран виводиться зображення документа в тому вигляді, в якому воно получітчя при друку.

Для попереднього перегляду необхідно увійти в меню і вибрати Файл  Попередній перегляд. Увійти в режим попереднього перегляду можна лише в тому випадку, якщо в робочий лист введено хоча б один символ.

При роботі в режимі попереднього перегляду можна виконувати наступні дії:

  • перегляд наступної сторінки (попередньої сторінки);

  • висновок укрупненого зображення на екран;

  • друк;

  • налаштування параметрів сторінки;

  • показ полів на аркуші паперу, ручне коректування полецй;

  • повернення в робочу книгу;

  • довідка.


Б. Установка параметрів сторінки.

Для установки параметрів сторінки потрібно увійти в меню і вибрати Файл  Параметри сторінки або Файл  Попередній перегляд  Сторінка.

При цьому на екрані параметрів з'явиться чотири вкладки: Сторінка, Поля, Колонтитули і Ліст.

Вкладка Сторінка орієнтує сторінку по вертикалі, по горизонталі, виробляє масштабування, збільшення / зменшення роздруківки в% по відношенню до оригіналу.

Вкладка Поле дозволяє зробити відступи від краю аркуша до тексту, відстань від краю паперу, відстань від краю листа до колонтитулів, центрування, горизонтальне / вертикальне розташування. Поля відступу можна швидко змінити в режимі попереднього перегляду: Файл  Попередній перегляд  Поля.

Змінити поля відступу можна пересунути мишею відповідну обмежувальну лінію.

Колонтитули - інформація, що виводиться над / під текстом кожної друкованої сторінки.

Щоб надрукувати свої колонтитули необхідно вибрати Створити верхній колонтитул / Створити нижній колонтитул.

Колонтитули складаються з трьох секцій: лівою, правою і центральної. Наприклад, верхній колонтитул може містити назву роботи - в центрі, номер сторінки - у правій частині, поточну дату - у лівій частині.

Вкладка Лист дає можливість друкувати тільки виділену область даних, друкувати на кожному аркуші виділені рядки у вигляді заголовка, виводити на друк лінії сітки, вивести на друк текст приміток до осередків.

Щоб вивести документ на друк використовується командне меню:

Файл  Друк

З'явиться вікно друку, в якому необхідно вибрати принтер для друку, встановити ознака друку у файл або на принтер, вказати кількість копій, вказати орієнтацію сторінки.

Якщо необхідно вивести на друк не весь документ, а тільки вибрані сторінки, то треба вказати діапазон сторінок для друку.

В. Операції над документами.

Щоб записати табличний документ на диск слід виконати набір команд на меню:

Файл  Зберегти як. . .

Для перезапису на диск вже існуючого файла треба виконати:

Файл  Зберегти

Щоб викликати існуючий табличний документ на екран необхідно виконати набір команд меню:

Файл  Відкрити

Якщо з файлами недавно працювали, то виклик його здійснюється шляхом вибору імені цього файлу в нижній частині меню Файл.

Створення нового табличного документа здійснюється шляхом набору команд меню:

Файл  Створити

Перемикання між декількома одночасно завантаженими документами здійснюється командою Вікно.

Для відображення на екрані всіх відкритих документів використовують команди меню:

Вікно  Розташувати,

Потім вибирають один із варіантів розташування вікон на екрані (Поруч, Зверху вниз, Зліва направо, Каскадом).


Побудова діаграм


Excel пропонує користувачеві 9 типів плоских діаграм і 6 типів об'ємних.

Для побудови діаграм необхідно:

1.Виделіть дані, які треба включити в діаграму. Ці дані не обов'язково повинні бути розташовані поруч. Утримуючи клавішу Ctrl, можна скасувати несуміжні інтервали.

Щоб зробити напис уздовж осі X і скласти легенду, треба виділити заголовок стовпців і рядків.

  1. Клацнути на інструменті «Майстер діаграм» на Стандартної панелі інструментів. Покажчик миші зміниться на маленький хрест зі столбчатой ​​діаграмою внизу справа.

  2. Хрестоподібним покажчиком миші вказати місце розташування і розмір створюваної діаграми. Якщо необхідно помістити діаграму в таблицю відмінну від тієї, з якої були взяті дані, то треба помістити вказівник миші на ім'я потрібної таблиці в нижній частині вікна документа, клацнути по ній і пройтися по клітинах цієї таблиці. Щоб створити діаграму на новому листі необхідно виконати послідовність команд:


Вставка  Діаграма  На новому аркуші


  1. Відпустивши ліву клавішу миші, з'явиться перше вікно Майстра діаграм. У діалогове вікно необхідно ввести інтервал (інтервали) даних. Якщо дані були попередньо виділені, то адреси їх з'являться в діалоговому вікні автоматично. Клацнути на кнопці Далі.

  2. Щоб вибрати тип діаграм, треба клацнути на її образі або натиснути клавішу з підкресленою буквою в її імені. Клацнути на кнопці Далі.

Кнопка Назад дозволяє повернутися на крок назад і змінити діапазон вибраних даних.

  1. Кожен тип діаграми має декілька різних форматів за замовчуванням. Щоб вибрати новий формат на до клацнути на його зразок у діалоговому вікні. Клацнути на кнопку Далі.

  2. На екран виводиться приклад діаграми на основі реальних даних. У діалоговому вікні можна змінити перераховані раніше параметри, при цьому діаграма, показана у вікні зразок теж зміниться.

У діалоговому вікні можна змінити такі параметри:

  • вказівку рядка (рядків) для розмітки осі х. Мітками рядків і стовпців називаються заголовки рядків і стовпців. Щоб на графіку з'явилися мітки осей, треба при завданні області побудови графіка включити в неї заголовки рядків і стовпців;

  • вказівку колонки (колонок) для формування тексту легенди (про - відсутності легенди).

Легенда - прямокутна область, в якій вказується, яким кольором чи типом ліній відображуються на графіку або діаграмі дані з тієї чи іншої серії даних.

  1. У діаграму можна додати різні текстові елементи: легенду, заголовок, написи до осей. Внесені зміни відображаються на діаграмі у вікні зразок.

Клацнути на кнопці Готово або натиснути Enter.

Створена діаграма з'явиться на місці робочої таблиці в тій області, яка була відзначена спочатку.

За допомогою маркерів позначки (маленьких квадратиків на кордоні об'єкта) можна пересувати або змінювати розмір діаграми.

Зробити діаграму неактивній - клацнути на будь-якій клітці поза діаграми.

Щоб вибрати діаграму знову (для редагування, масштабування, або переміщення), необхідно клацнути на цій діаграмі.


Додаток 1. Панелі інструментів Excel.


Конфіденційність

Призначення


Залежності

Пошук помилок; відстеження зв'язків між осередками і додавання приміток до файлів.
Діаграма Створення та форматування діаграм.

Малювання дуг

Створення ліній, прямокутників, еліпсів, стрілок, а також області, всередині якої може перебувати текст.
Форматування Форматування осередків, вмісту осередків та інших об'єктів.
Форми Розробка листів, оснащених різними елементами управління.
На весь екран Збільшення розмірів вікна документа на весь екран, до рядка меню.

Microsoft

Запуск (або переключення) інших додатків Microsoft, наприклад Microsoft Word
Запит і зведення Аналіз даних Excel за допомогою зведених таблиць

Стандартна

Забезпечення доступу до основних командам, таким як створити нову робочу Кніна, відкрити вже існуючу, зберегти рабочею книгу і вивести її на друк.
Зупинка запису Припинення процесу запису макрокоманди.
Майстер підказок Висновок рекомкндацій, як краще виконати поточну операцію.
Visual Basic Вставка нового модуля мовою Visual Basic, створення меню, а також запис і налагодження макрокоманд.
Робоча група Робота з Excel в мережі.

Додаток 2. Операції в формулах.



Арифметичні операції


Позначення Операції
+ Додавання
- Віднімання
- Інверсія якщо це знак перед єдиним операндом
* Множення
/ Розподіл
% Перетворення у відсотки
^ Піднесення до степеня

Операції порівняння


Позначення Операції
= Так само

<

Менше ніж
> Більше ніж

<=

Менше або дорівнює
=> Більше або дорівнює

<>

Не дорівнює

Операції адресації


Позначення Операції
: Об'єднує дві адреси, тобто створює об'єднання несколькі' областей можливо несуміжних
: Задає інтервал суміжних клітин, вказуючи координати лівого верхнього і правого нижнього кутів

Пробіл

Визначає перетин двох областей. У перетин двох областей входять всі ті осередки, які лежать як до першої так і в другій області: (А1: С3 С3: Е5)

Текстовий оператор


Позначення Операції
& Поєднує текстові ланцюжки

Додаток 3 Призначення функціональних клавіш.


Комбінація клавіш

Призначення

Відкриває вікно довідки

Представляє контекстно-залежну довідку

Створює нову діаграму

<Alt + Shift + F1>

Вставляє новий лист

<Alt + Ctrl + F1>

Створює новий ЛСТ для дії MS Excel 4.0

Редагує активну клітинку

<Shift + F2>

Дозволяє вводити, редагувати і видаляти примітка до активної осередку

<Ctrl + F2>

Виводить вікно, в якому представлена ​​інформація про активну комірці

<Alt + F2>

Відкриває діалогове вікно Збереження документа

<Alt + Shift + F2>

Зберігає активний документ

<Alt + Ctrl + F2>

Відкриває діалогове вікно Відкриття документа

<Alt + Ctrl + Shift + F2>

Відкриває діалогове вікно Друк

Відкриває діалогове вікно Вставка імені

<Shift + F3>

Відкриває діалогове вікно Майстер функцій

<Ctrl + F3>

Відкриває діалогове вікно Присвоїти ім'я

<Ctrl + Shift + F3>

Відкриває діалогове вікно Створити імена

Повторює останню дію або змінює посилання на клітинки (абсолютна / відносна)

<Ctrl + F4>

Закриває вікно активного документа

<Alt + F4>

Закриває вікно програми

Відкриває діалогове вікно Перехід

<Shift + F5>

Відкриває діалогове вікно Знайти

<Ctrl + F5>

Відновлює попередні розміри вікна документа

Переходить на наступне шибка в роздільному вікні

<Shift + F6>

Переходить на попереднє шибка в роздільному вікні

<Ctrl + F6>

Активізує наступне відкрите вікно робочої книги

<Ctrl + Shift + F6>

Активізує попереднє вікно робочої книги

Запускає програму перевірки орфографії

<Ctrl + F7>

Преремещает поточне вікно

Розширює виділення в табліще

<Shift + F8>

Виділяє ще одну ділянку таблиці

<Ctrl + F8>

Дозволяє зміна розмірів поточного вікна за допомогою клавіш управління курсором

Перераховує всю робочу книгу

<Shift + F9>

Перераховує тільки лист поточної робочої таблиці

<Ctrl + F9>

Мінімізує поточне вікно

Активізує рядок меню

<Shift + F10>

Активізує контекстне меню

<Ctrl + F10>

Максимізує поточне вікно

Створює діаграму на новому аркуші

<Shift + F11>

Вставляє новий лист

<Ctrl + F11>

Вставляє лист дії MS Excel 4.0

Відкриває діалогове вікно Збереження документа

<Shift + F12>

Зберігає активний документ

<Ctrl + F12>

Відкриває діалогове вікно Відкриття документа

<Ctrl + Shift + F12>

Відкриває діалогове вікно Друк


Додаток 4 Повідомлення про помилки


Повідомлення про помилки виникають в комірці, якщо Excel не може вирахувати формулу або не може виконати макрокоманду. Якщо формула містить посилання на палє з помилкою, то і в поточному осередку теж буде відображено повідомлення про помилку. Повідомлення про помилки завжди починаються з символу #.

#####

Колонка занадто вузька для того, щоб відобразити обчислене вираз

# DIV \ 0!

# СПРАВ \ 0!

У формулі зроблена спроба поділу на нуль 0

# N \ A!

# H \ Д!

Значення не доступно. Це значення можна ввести в клітинку для заборони обчислень з використанням цього осередку, поки дані для неї не готові

# Name?

# ІМ'Я?

Було використано ім'я, яке Excel не розпізнала, тобто ім'я було не зазначено, видалено, невірно записано або текст був введений у формулу без лапок і розглядається як ім'я.

# NULL!

# Ім'я!

Було задано перетин двох областей, які в таблиці не перетинаються. Був застосований невірний оператор завдання області або неправильно вказана адреса.

# NUM!

# NUM!

Проблема з числом. У функції був застосований невірний аргумент, наприклад SQRT - 1, або результат формули є занадто великим або занадто маленьким для Excel

# REF!

# ПОСИЛАННЯ!

Задано некоректна посилання на полі.

# VALUE!

# Значить!

Був використаний неправильний тип аргументу або оператора, наприклад, текст стоїть там, де має бути число.


Питання для самоконтролю


  1. Способи і технологія запуску програми Excel 7.0

  2. Способи і технологія виходу з Excel 7.0

  3. Назвати основні компоненти екрану Excel.

  4. Призначення і структура:

  • рядка заголовка;

  • рядка основного меню;

  • панелі інструментів Стандартна;

  • панелі інструментів Форматування;

  • рядка формул і поля імені;

  • смуги прокрутки;

  • смуги перебору сторінок робочої книги;

  • рядка стану;

  1. Які кнопки управління вікном використовуються при роботі з ним.

  2. Склад основного меню Excel, структура і призначення кожної команди.

  3. Контекстне меню: призначення, способи виклику і команди входять в контекстне меню.

  4. Призначення, склад та структура панелі інструментів Стандартна.

  5. Панель інструментів Форматування - її призначення, структура і склад інструментів.

  6. Які можливості представляє налаштування панелі інструментів.

  7. Як створити власне піктографічне меню і додати в нього піктограму

  8. Призначення робочих таблиць і де вони зберігаються.

  9. Що ми називаємо робочою книгою

  10. Структура робочої таблиці в Excel і переміщення по ній.

  11. Способи виділення клітин і їх технологія виконання.

  12. Типи даних, в клітини в Excel.

  13. Що містить кожний тип даних.

  14. Як задати або змінити формат комірки.

  15. Процес введення даних у клітинку.

  16. Як відредагувати вміст комірки.

  17. Процес видалення вмісту комірки.

  18. Способи переміщення даних в іншу позицію.

  19. Як вставити рядок у таблицю.

  20. Заміна даних у клітці.

  21. Як заховати робочий лист і його відновити за допомогою меню Excel і контекстного меню.

  22. Як заховати колонку або рядок, а також їх відновити за допомогою меню Excel і контекстного меню.

  23. Що ми розуміємо під формулою і які символи вона може містити.

  24. Для чого призначені функції. Скільки їх на якісь групи розбиті.

  25. Перерахувати правила роботи з формулами та функціями.

  26. Процес переміщення і копіювання клітини.

  27. Що значить спеціальне копіювання та його виконання за допомогою меню Excel і контекстного меню.

  28. Як здійснити автоматичне заповнення клітини.

  29. Призначення Майстра функції.

  30. Процес звернення до вбудованої функції за допомогою Майстра функцій і через меню Excel.

  31. Як змінити шрифт в текстовому документі з допомогою меню.

  32. Способи вирівнювання вмісту клітинок.

  33. Як виконати обрамлення осередків.

  34. Видалення та відновлення сітки з екрану.

  35. Що розуміємо під фоном осередків?

  36. Як залити осередку кольором.

  37. Як розуміти «стиль представлення даних».

  38. Що розуміємо під попереднім переглядом тексту і як його виконати.

  39. Як встановити параметри сторінки.

  40. Як записати табличний документ на диск.

  41. Процес перезапису існуючого файлу на диск.

  42. Як викликати документ на екран.

  43. Створення нового табличного документа.

  44. Висновок документа на друк.

  45. Що таке діаграма і які типи діаграм існують.

  46. Технологія побудови діаграм.

  47. Висновок діаграми на друк (на новому аркуші).

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Реферат
85.6кб. | скачати


Схожі роботи:
Работа с Microsoft Оffice MS Word MS Excel
Microsoft Excel Інтерфейс головне меню Excel
Работа с одаренными детьми 2
Література - Фармакологія работа
Работа с приложениями Microsoft Office
Квитки рішення і работа по Інформатиці 20
Література - Терапія работа по кардіограф
Міжнародна класифікація хвороб 10-й перегляд неврологія работа
MS Excel
© Усі права захищені
написати до нас