Excel і Access

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

ВСТУП


Вперше Windows була випущена в світ в 1985 році фірмою Microsoft. Протягом 1987-1989 рр.. з'явилася велика кількість потужних і зручних програм, що працюють у середовищі Windows, наприклад, Microsoft Word для Windows, Excel, Aldus PageMaker і т.д., що зумовило все зростаючу популярність Windows у користувачів. А починаючи з версії 3.0, створеної в 1990 р. і надала додаткові зручності користувачам, Windows початку свій переможний хід, ставши фактично стандартом для IBM PC - сумісних комп'ютерів.

Windows - це графічна оболонка, яка відкриває нові можливості у використанні персонального комп'ютера. Windows являє собою інтегроване середовище, що дозволяє створити зручне оточення для запуску програм, забезпечивши при цьому одночасну роботу відразу декільком додаткам.

Кожна програма в Windows має хоча б одне вікно, яке призначене для зв'язку користувача з даною програмою. Екран монітора представляється у Windows як робочий стіл, на якому розташовуються вікна працюють в даний момент програм. Програма також може бути представлена ​​у вигляді невеликого зображення - іконки. Відповідно, будь-яке вікно (програма) може бути стисло до ікони і відновлено в нормальних розмірах. Це істотно підвищує інформаційну ємність екрану при роботі з Windows. Все це об'єднується зручним управлінням, розрахованим, в основному, на застосування миші.

Крім великого набору програм, характерних для інтегрованого середовища, текстового і графічного редактора, бази даних тощо, - Windows підтримує великий програмний інтерфейс, що дозволяє створювати свої власні програми для роботи в середовищі Windows. Вивчення цього програмного інтерфейсу важливо вже й тому, що цей інтерфейс став


стандартом і підтримується багатьма виробниками обчислювальної техніки і програмного забезпечення.

Нижче ми розглянемо один з найбільш поширених і популярних серед користувачів персональних комп'ютерів програмний пакет Microsoft Office і покажемо деякі можливості однієї з його програм управління даними Access, призначену головним чином для програмістів і поставляється тільки в складі професійного видання пакету Office.


1. Microsoft Office

Більшість звичайних користувачів комп'ютерів зіштовхуються з різними проблемами. Наприклад, ви використовуєте текстовий редактор однієї фірми, програму для роботи з електронними таблицями - інший, програму ділової графіки - третьою, а продуктивність вашого електронного помічника в підсумку виявляється невисокою. У чому справа? Та просто ці програми не призначені для спільної роботи.

На щастя, рішення у цієї проблеми є: пакет Microsoft Office, який містить велику частину необхідного програмного забезпечення.

Елементи інтерфейсу входять в неї програм оформлені однаково і "спілкуються" один з одним на одному і тому ж мовою.

Пакет Office - це щось більше, ніж просто набір програм в одній коробці. Уже його назва підказує, що він повинен містити потужні прикладні програми для комерційного застосування, які легко і невимушено працюють з текстами, числами і зображеннями.

Але найпривабливіше в пакеті Office те, що пов'язує ці програми, воєдино, - всі ці програми мають загальне меню та набори кнопок, які виглядають дуже схоже. Навчившись працювати з одним з додатків, ви тим самим значною мірою просунетеся у вивченні інших. До того ж у пакеті є простий у використанні керуючий центр - Диспетчер Microsoft Office, що дозволяє запускати окремі програми і виходити з них, або отримувати докладні вказівки і оперативну допомогу простим натисканням кнопки миші.

До складу пакету Office входять:

1.1. Великі прикладні програми

  1. WORD - потужний текстовий редактор, що дозволяє швидко створити документ будь-якої складності з розрізнених заміток і довести до досконалості інформаційний бюлетень або брошуру.


Це вже загальновизнано - редактор Word фірми Microsoft є сьогодні найпопулярнішою в світі програмою. Word начинений "швидкими" командами і найсучаснішими засобами такими, як вбудована програма перевірки правопису і словник синонімів, які допомагають грамотно складати документи, і готовими шаблонами, що дозволяють зводити воєдино замітки, листи, рахунки й брошури без великих зусиль.

  1. EXCEL - виробляє з числами те ж, що Word з іменниками й дієсловами. Кожен, хто працює з цифрами, відчує себе в середовищі Excel як риба у воді. Програму Excel використовують для складання бюджетів і фінансових звітів, для перетворення цифр у наочні діаграми і графіки, для проведення аналізу типу «А що буде, якщо?», А також для сортування довжелезних списків за лічені секунди.

За допомогою електронних таблиць Excel можна вдруковувати числа рядок за рядком і стовпець за стовпцем, будучи цілком впевненим у тому, що Excel правильно складе, відніме, помножить, розділить і взагалі обійдеться з ними як слід.

  1. PowerPoint - дозволить професійно підготувати презентацію, вигідно відрізняється помітною графікою й ефектно оформленими тезами. Але що саме чудове, можна перетворити документ, підготовлений в редакторі Word, в презентацію всього лише одним клацанням миші. Якщо робота полягає в тому, щоб рекламувати вироби, ідеї або проекти, то PowerPoint буде просто необхідний.

  2. ACCESS - представляє собою потужну програму управління даними, призначену головним чином для програмістів. Access поставляється тільки в складі професійного видання пакету Office.

1.2. Програми - помічники:

  • Програма Graph, дозволяє ввести декілька чисел і швидко перетворити їх у графік.

  • Програма Organization Chart допоможе створити штатний розклад фірми.

  • Програма Equation Editor здається досить складною, якщо немає базової освіти з математики.

  • Програма WordArt допоможе змінити майже до невпізнання форму букв або цифр, щоб використовувати їх при створенні привабливих логотипів або заголовків.

  • Програма ClipArt Gallery може переглянути кілька сотень малюнків у пошуках найкращої ілюстрації для інформаційного бюлетеня або презентації.

1.3. Система оперативної допомоги:

  • Пакет Office і його додатки рясніють корисними підказками і покроковими вказівками того, як виконувати ту чи іншу операцію.


  • Талановиті Майстри (Wizards) проведуть крок за кроком до вирішення складних завдань.

  • Картки - шпаргалки (Cue Cards) запропонують докладні вказівки, які

постійно будуть перед очима під час роботи.

  • Функція Перегляд (Preview) і Приклади (Demos) продемонструють виконання складних завдань.

1.4. Мен т чер Microsoft Office (MOM):

МОМ дозволяє запустити будь-яку програму Office. Його можна навіть використовувати для управління всією роботи ПК.


2. Microsoft Access


2.1. Основні відомості

Додаток Microsoft Access 97/2000 (далі Access) є потужною і високопродуктивної 32-розрядної системою управління реляційною базою даних (далі СКБД).

База даних - це сукупність структурованих і взаємозалежних даних і методів, що забезпечують додавання вибірку і відображення даних.

Реляційна база даних. Практично всі СУБД дозволяють додавати нові дані в таблиці. З цієї точки зору СУБД не відрізняються від програм електронних таблиць (Excel), які можуть емулювати деякі функції баз даних.

Існує три принципові відмінності між СУБД та програмами електронних таблиць:

  1. СУБД розробляються з метою забезпечення ефективної обробки великих обсягів інформації, набагато більших, ніж ті, з якими справляються електронні таблиці.

  2. СУБД може легко пов'язувати дві таблиці так, що для користувача вони будуть представлятися однією таблицею. Реалізувати таку можливість в електронних таблицях практично неможливо.

  3. СУБД мінімізують загальний обсяг бази даних. Для цього таблиці, що містять повторювані дані, розбиваються на декілька пов'язаних таблиць.

Access - потужна програма Windows. При цьому продуктивність СУБД органічно поєднуються з усіма зручностями та перевагами Windows.


Як реляційна СУБД Access забезпечує доступ до всіх типів даних і дозволяє одночасно використовувати декілька таблиць бази даних. Можна використовувати таблиці, створені в середовищі Paradox або dBase.

Працюючи в середовищі Microsoft Office, користувач одержує у своє розпорядження повністю сумісні з Access текстові документи (Word), електронні таблиці (Excel), презентації (PowerPoint). За допомогою нових розширень для Internet можна безпосередньо взаємодіяти з даними World Wide Web і транслювати подання даних на мові HTML, забезпечуючи роботу з такими програмами як Internet Explorer і Netscape Navigator.

Access спеціально спроектований для створення багатокористувацьких додатків, де файли бази даних є розділяютьсяресурсами в мережі. У Access реалізована надійна система захисту від несанкціонованого доступу до файлів.

База даних зберігатися в одному файлі, але професійні користувачі вважають за краще розділяти базу даних на два файли: в одному зберігаються об'єкти даних (таблиці, запити), в іншому об'єкти докладання (форми, звіти, макроси, модулі).

В останніх версіях Access представлений новий формат файлу (MDE)-бібліотеки, за допомогою якого можна створювати додатки, не включаючи VBA-код.

Незважаючи на те, що Access є потужною й складною системою, його використання не складно для непрофесійних користувачів.

2.2. Системні вимоги

  1. 80486DX33 чи потужнішою

  2. Windows 95/98/2000 або Windows NT (версія не нижче 3.51)

  3. Не менш 12 Мб оперативної пам'яті (для спільної роботи з іншими додатками не менше 24 Мб)

  4. Близько 100 Мб дискового простору (тільки для Access і нових баз даних).

2.3. Основні функції

  1. Організація даних. Створення таблиць і керування ними.

  2. Зв'язування таблиць і забезпечення доступу до даних. Access дозволяє пов'язувати таблиці по співпадаючим значенням полів, з метою подальшого з'єднання декількох таблиць в одну.

  3. Додавання та зміна даних. Ця функція вимагає розробки та реалізації представлених даних, відмінних від табличних (форми).

  4. Подання даних. Access дозволяє створювати різні звіти на основі даних таблиць та інших об'єктів бази даних.

  5. Макроси. Використання макросів дозволяє автоматизувати повторювані операції. В останніх версіях Access макроси використовують для сумісності.


  1. Модулі. Модулі являють собою процедуру або функцію, написані на Access VBA (діалект Visual Basic Application). Ці процедури можна використовувати для складних обчислень. Процедури на Access VBA перевищують можливості стандартних макросів.

  2. Захист бази даних. Ці засоби дозволяють організувати роботу програми в багатокористувацької середовищі і запобігти несанкціонований доступ до баз даних.

  3. Засоби друку. За допомогою цієї функції Access дозволяє роздрукувати практично все, що можна побачити в базі даних.

Access так само дозволяє створювати дистрибутивні диски для розповсюдження готового додатку (за допомогою Office Developer Edition Tools). Поширення увазі постачання всіх необхідних файлів на будь-якому носії.

Пакет ODE Tools включає майстер установки, що автоматизує створення засобів розповсюдження і програми установки. Він так само дозволяє виконання програми на комп'ютерах, на яких не встановлено Access.

2.4. Елементи бази даних

  1. Таблиці. У базі даних інформація зберігається у вигляді двовимірних таблиць. Можна так само імпортувати і зв'язувати таблиці з інших СУБД або систем управління електронними таблицями. Одночасно можуть бути відкриті 1024 таблиці.

  2. Запити. За допомогою запитів можна здійснити вибірку даних з якого-небудь критерію з різних таблиць. У запит можна включати до 255 полів.

  3. Форми. Форми дозволяють відображати дані з таблиць і запитів у більш зручному для сприйняття вигляді. За допомогою форм можна додавати і змінювати дані, що містяться в таблицях. У форми дозволяють включати модулі.

  4. Звіти. Звіти призначені для друку даних, що містяться в таблицях і запитах, в гарно оформленому вигляді. Звіти так само дозволяють включати модулі.

  5. Макроси (див. вище)

  6. Модулі. Модулі містять VBA-код, що використовується для написання процедур обробки подій таких, як, наприклад, натискання кнопки у формі або звіті, для створення функцій налаштування, для автоматичного виконання операцій над об'єктами бази даних та програмного управління операціями, тобто додавання VBA-коду дозволяє створити повну базу даних з налаштованим меню, панелями інструментів та іншими можливостями. Модулі знімають з користувача програми на необхідності пам'ятати послідовність


вибору об'єктів бази даних для виконання тієї або іншої дії і підвищують ефективність роботи.

База даних може містити до 32768 об'єктів.

До складу Access входить безліч майстрів, розбудовників і надбудов, які дозволяють спростити процес створення об'єктів бази даних.

2.5. Таблиці

  1. Створення таблиці в режимі Майстра таблиць

Процес створення об'єкта бази даних за допомогою майстра ділиться на кілька кроків, на кожному з яких можна встановити необхідні характеристики створюваного об'єкта. Майстер таблиць дозволяє створити нову таблицю на основі 33 зразків таблиць ділового застосування і 20 зразків таблиць особистого застосування (для англійської версії Access відповідно 77 і 44). Багато таблиці бази даних Борей створені на основі зразків Майстра таблиць.

Використання Майстра таблиць служить відмінним прикладом, що дозволяє зрозуміти загальну процедуру роботи з майстрами Access. Створення таблиць на основі зразків Майстра таблиць має обмежені можливості у справжніх додатках. У більшості випадків для створення таблиць використовується імпорт або зв'язування даних з іншими базами даних або електронними таблицями.

  1. Створення таблиці в режимі Конструктора таблиць

Якщо імпортувати або зв'язати дані не можна, то найчастіше таблиці створюються в режимі конструктора, який дозволяє визначити необхідну структуру таблиці. У режимі конструктора таблиць можна побачити назви, типи даних, опису призначення, а також деякі додаткові властивості полів таблиці. Те, що з'являється у верхній частині вікна таблиці, відкритої в режимі конструктора, називається бланком структури таблиці або просто бланком таблиці. У нижній частині вікна таблиці, відкритої в режимі конструктора, виводяться властивості полів таблиці, а також короткий опис активного властивості таблиці.

  1. Створення таблиці безпосередньо в режимі таблиці

Access дає можливість створення таблиць безпосередньо в режимі таблиці. При цьому Access створює пусту таблицю на основі таблиці, використовуваної за замовчуванням, зі структурою, що має 20 полів і 30 порожніх записів. Після цього можна вводити дані прямо в таблицю. При її збереженні Access аналізує дані і вибирає той тип для кожного поля, який найбільше відповідає введених даних. Створення таблиць в режимі таблиці має обмежене застосування. Поля таблиці не мають змістовних імен, так що майже завжди потрібно буде редагувати структуру, щоб перейменувати поля.


Крім того, з прикладу Access не завжди може правильно визначити тип даних. Таблиці, які створені в режимі таблиці, не можуть включати об'єкти OLE і мемо-поля. Якщо є бажання мати такі поля, вам потрібно змінити структуру таблиці. При створенні таблиці в режимі таблиці не відбувається економії часу в порівнянні з традиційним способом визначення полів та встановлення їх властивостей у структурі порожній таблиці.

При розробці структури таблиці необхідно вказати, яку інформацію вона повинна містити. Після того як визначена інформація, яка повинна бути включена в таблицю, її варто розбити по полях. Цей процес включає в себе вибір імені поля, яке в таблиці повинне бути унікальним. Необхідно включати в ім'я поля як можна більше інформації про його вміст, але в той же час намагатися уникати довгих імен. Зазвичай при розробці баз даних у різних таблицях могли бути поля з однаковими іменами (найчастіше таблиці зв'язувалися по цих полях). Access також дозволяє використовувати однакові імена полів у різних таблицях, але через те, що Access використовує імена полів при визначенні умов цілісності даних, краще не допускати повторення імен полів.

Перед початком заповнення таблиці потрібно визначити зв'язки цієї таблиці з іншими таблицями бази даних, визначити ключове поле й створити індекси.

Зв'язок між таблицями встановлює стосунки між співпадаючими значеннями в ключових полях - звичайно між полями різних таблиць. У більшості випадків пов'язують ключове поле однієї таблиці з відповідним йому полем (часто мають те ж ім'я), яке називають полем зовнішнього ключа в другій таблиці. Таблиця, що містить ключове поле, називається головної, а таблиця, що містить зовнішній ключ - пов'язаної. Існує чотири види відносин:

  • Один до одного. При використанні відносини "один до одного" запис в таблиці "А" (головній таблиці) може мати не більше однієї пов'язаної запису в таблиці "В" (пов'язаної таблиці) і навпаки. Цей тип зв'язку використовують не дуже часто, оскільки такі дані можуть бути поміщені в одну таблицю. Зв'язок з відношенням "один до одного" використовують для розділення дуже широких таблиць або для відділення частини таблиці з міркувань захисту. У таблицях пов'язаних відношенням "один до одного" ключові поля повинні бути унікальними.

  • Один до багатьох. Зв'язок з відношенням "один до багатьох" є найбільш часто використовуваним типом зв'язку між таблицями. В такому зв'язку кожного запису в таблиці "А" можуть відповідати кілька записів у таблиці "В", а запис у таблиці "В" не може мати більше однієї


  • відповідної їй запису в таблиці "А". У таблиці "А" ключове поле повинно бути унікальним. Зв'язок з відношенням "один до багатьох" таблиць "А" і "В" можна розглядати як зв'язок з відношенням "багато до одного" таблиць "В" і "А".

  • Багато до одного. При використанні відносини "багато до одного" одного запису в таблиці "А" може відповідати один запис у таблиці "B", а запис у таблиці "В" може мати більше однієї відповідної їй запису в таблиці "А". У таблиці "А" ключове поле повинно бути унікальним. Зв'язок з відношенням "один до багатьох" таблиць "А" і "В" можна розглядати як зв'язок з відношенням "багато до одного" таблиць "В" і "А".

  • Багато до багатьох. При використанні відносини "багато до багатьох" одного запису в таблиці "А" можуть відповідати кілька записів у таблиці "В", а одного запису в таблиці "В" кілька записів у таблиці "А". У цьому випадку не потрібно унікальності ключових полів таблиць "А" і "В". Цей вид відносини використовується для зв'язування таблиць, що мають тільки зовнішні ключі.

Пов'язані поля не обов'язково повинні мати однакові імена, однак, вони повинні мати однакові типи даних. Крім того, що зв'язуються поля типу "Числовий" повинні мати однакові значення властивості "Розмір поля". Винятками з цього правила є поля лічильника з послідовною нумерацією, які можуть зв'язуватися з числовими полями розміру "Довге ціле". Існує можливість створити зв'язок між текстовими полями різної довжини, але це може викликати складності при створенні запитів.

Автоматичне забезпечення посилальної цілісності даних є важливою особливістю Access. Якщо на зв'язок між таблицями накладені умови посилальної цілісності, то Access не дозволяє додавати в пов'язану таблицю запису, для яких немає відповідних записів у головній таблиці, та змінювати записи в головній таблиці таким чином, що після цього у зв'язаній таблиці з'являться записи, що не мають головних записів; а також видаляти записи в головній таблиці, для яких є підлеглі записи в пов'язаної таблиці. Умови цілісності даних визначають систему правил, які використовуються в Access для підтримки зв'язків між записами у зв'язаних таблицях. Ці правила роблять неможливим випадкове видалення або зміна пов'язаних даних. Після накладення умов цілісності даних на операції з пов'язаними таблицями накладаються обмеження. Неможливо ввести в поле зовнішнього ключа зв'язаної таблиці значення, що не міститься в ключовому полі головної таблиці.

Необхідно також визначити первинний ключ. Якщо таблиця ніколи не буде використовуватися в якості головної, то ключ для неї визначати не


потрібно. У головних таблицях зазвичай міститься інформація про реальні об'єкти, причому з кожним об'єктом асоціюється тільки один запис. Визначення ключа таблиці є найпростішим способом запобігання появи в таблиці однакових записів. У головній таблиці зв'язку повинен бути визначений первинний ключ. Access вважає таблиці, у яких такий ключ не визначений, підозрілими. При відкритті таких таблиць в режимі конструктора з'являється діалогове вікно, що повідомляє про те, що ключ таблиці не визначений. Ключ можна визначити і в зв'язаних таблицях, що допоможе уникнути появи повторюваних даних. Ключ таблиці можна задати за значенням декількох полів. Access автоматично індексує таблицю за значенням ключа, але може знадобитися створити додаткові індекси за значеннями інших полів. Індекси дозволяють прискорити пошук даних в тих полях таблиці, за якими вона проіндексована. Кожна таблиця Access може мати до 32 індексів, 5 з яких можуть бути складними (в складовою індекс може входити не більше 10 полів). Тим не менш, не варто захоплюватися створенням індексів для кожного поля таблиці і всіх їх комбінацій, оскільки це може істотно уповільнити процес заповнення таблиці (у разі зміни або додаванні запису автоматично оновлюються всі індекси).

Одним з основних принципів розробки реляційних баз даних є те, що всі дані, що містяться в полі таблиці, повинні мати один і той же тип. Для кожного поля таблиці необхідно задати тип даних. За замовчуванням використовується тип даних «Текстовий». При завданні типу даних поля можна також вказати розмір, формат і інші параметри, що впливають на відображення значення поля і точність числових даних.

Основні типи даних:

  1. Текстовий. Текст або числа, не потребують проведення розрахунків.

  2. МЕМО. Поле цього типу призначено для зберігання невеликих текстових даних (до 64000 символів). Поле цього типу не може бути ключовим або проіндексованим.

  3. Числовий. Цей тип даних містить безліч підтипів. Від вибору підтипу (розміру) залежить точність обчислень.

  4. Лічильник. Унікальні, послідовно зростаючі числа, автоматично вводяться при додаванні нового запису в таблицю.

  5. Логічний. Логічні значення, а так само поля, які можуть містити одне з двох можливих значень.

  6. Грошовий. Грошові значення і числові дані, які використовуються в математичних обчисленнях.

  7. Дата / час. Дата і час зберігаються в спеціальному фіксованому форматі.


  1. Поле об'єкту OLE. Включає звукозапис, малюнок і інші типи даних. Поле цього типу не може бути ключовим або проіндексованим.

  2. Гіперзв'язок. Містить адреси Web-сторінок.

2.6. Запити

Запити є важливим інструментом в будь-яких системах управління базами даних. Вони використовуються для виділення, оновлення і додавання нових записів в таблиці. Найчастіше запити використовуються для виділення специфічних груп записів, щоб задовольнити певним критерієм. Крім того, їх можна використовувати для отримання даних з різних таблиць, забезпечуючи єдине уявлення пов'язаних елементів даних.

У Access існує чотири типи запитів для різних цілей

  • Запити на вибірку відображають дані з однієї або декількох таблиць у вигляді таблиці.

  • Перехресні запити збирають дані з однієї або декількох таблиць в форматі, схожому на формат електронної таблиці. Ці запити використовуються для аналізу даних і створення діаграм, заснованих на сумарних значеннях числових величин з деякого безлічі записів.

  • Запити на зміну використовуються для створення нових таблиць з результатів запиту і для внесення змін в дані існуючих таблиць. З їх допомогою можна додавати або видаляти записи з таблиці та змінювати записи відповідно до виражень, що задається в режимі конструктора запиту.

  • Запити з параметрами - це такі запити, властивості яких змінюються користувачем при кожному запуску. При запуску запиту з параметром з'являється діалогове вікно, в якому потрібно ввести умову відбору. Цей тип запиту не є відокремленим, тобто параметр можна додати до запиту будь-якого типу.

2.7. Форми

Форми Access дозволяють створювати користувальницький інтерфейс для таблиць бази даних. Хоча для виконання тих же самих функцій можна використовувати режим таблиці, форми надають переваги для представлення даних в упорядкованому і привабливому вигляді. Форми дозволяють також створювати списки значень для полів, в яких для подання безлічі допустимих значень використовуються коди. Правильно розроблена форма прискорює процес введення даних і мінімізує помилки.

Форми створюються з набору окремих елементів управління: текстові поля для введення і редагування даних, кнопки, прапорці, перемикачі, списки, мітки полів, а також рамки Елементи для показу графіки і


об'єктів OLE. Форма складається з вікна, в якому розміщуються два типи елементів керування: динамічні (відображають дані з таблиць), і статичні (відображають статичні дані, такі, як мітки і логотипи).

Форми Access є багатофункціональними, вони дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють проводити перевірку коректності даних, що містяться в таблиці. Access дозволяє створювати форми, які включають інші форми (форма всередині форми називається підпорядкованої). Форми дозволяють обчислювати значення і виводити на екран результат.

Програми для роботи з базами даних можна розділити на три основні категорії:

  • Управління транзакціями. Ці форми, працюють безпосередньо з таблицями, за умови, що активна тільки одна таблиця. Якщо для додавання і редагування інформації в більш ніж однієї таблиці використовується єдина форма, то можна створити запит на оновлення, що включає всі потрібні поля, а потім створити форму на основі цього запиту. Головна форма також може використовувати єдину таблицю як джерело даних, але, крім того, включати підлеглі форми, в якості джерела даних яких використовуються інші таблиці. Підпорядкована форма, яка з'являється нижче текстових полів головної форми, використовується для перегляду та додавання даних в таблицю, пов'язану з підлеглою формою.

  • Доступ до даних. Такі форми призначені тільки для перегляду інформації. Форми, призначені тільки для доступу до даних, можна розробляти як з метою перспективного планування дій, так і для прийняття негайного вирішення. Екстрене рішення призводить до єдиного дії, такому, наприклад, як надання великого кредиту клієнту, або посилка представника з продажу для визначення причини відмови клієнта від товару. Програми Access дозволяють використовувати три рівня вкладеності форм: головна, підпорядкована і підлегла форма, зазначена у попередню підлеглу форму. Форми, призначені тільки для доступу до даних, в якості джерела даних часто використовують запити, які підсумовують дані по тимчасових проміжків.

  • Адміністрування баз даних. Програми цієї категорії виконують адміністративні функції такі, як створення баз даних або таблиць, розмежування прав доступу користувачів до об'єктів баз даних, забезпечення безпеки за допомогою шифрування, періодичне ущільнення бази даних, а також операції резервного копіювання.


Програми для адміністрування баз даних вимагають наявності повного доступу до всіх об'єктів, які містяться у базі даних.

Найпростіший шлях створення основної і підпорядкованої форм - використання Майстра форм, який дозволяє створювати форми (з підлеглими або без), що містять поля з однієї або більше таблиць або запитів. Майстер форм створює базовий зовнішній вигляд форми і додає текстові поля для відображення і редагування значень полів таблиць. Незалежно від того, чи є ви професійним розробником додатків або починаючим користувачем, використання Майстра форм помітно спрощує і прискорює процес створення простих форм, які потім можна вдосконалити в режимі конструктора.

2.8. Звіти

Кінцевим продуктом більшості додатків баз даних є звіт. У Access звіт являє собою спеціальний тип неперервних форм, призначених для друку. Для створення звіту, який можна роздрукувати і розподілити між споживачами, Access комбінує дані в таблицях, запитах і навіть формах. Роздрукована версія форми може служити звітом.

Створювані Access звіти діляться на шість основних типів:

  1. Звіти в одну колонку являють собою один довгий стовпець тексту, що містить значення всіх полів кожного запису таблиці чи запиту. Напис вказує ім'я, а праворуч від неї вказується значення поля. Новий засіб Access Автоотчет дозволяє створити звіт в одну колонку клацанням по кнопці панелі інструментів Автоотчет. Звіти в одну колонку використовуються рідко, оскільки такий формат представлення даних приводить до зайвої трати паперу.

  2. У стрічкових звітах для кожного поля таблиці або запиту виділяється стовпець, а значення всіх полів кожного запису виводяться по рядках, кожне в своєму стовпці. Якщо в записі більше полів, ніж може поміститися на сторінці, то додаткові сторінки будуть друкуватися до тих пір, поки не будуть виведені всі дані; потім починається друк наступної групи записів.

  3. Многоколоночной звіти створюються зі звітів в одну колонку при використанні колонок "газетного" типу або колонок "змійкою", як це робиться в настільних видавничих системах і текстових процесорах. Інформація, яка не поміщається в першому стовпці, переноситься в початок другого стовпця, і так далі. Формат многоколоночной таблиць дозволяє заощадити частину паперу, але можна застосувати не у всіх випадках, оскільки вирівнювання стовпців навряд чи відповідає очікуванням користувача.

В основному звіти найпростіше побудувати за допомогою Майстра звітів. Майстер звітів намагається створити оптимальний варіант остаточного звіту з першої спроби. Зазвичай, майстер достатньою мірою наближається до


закінченому варіанту, так що витрачатися набагато менше часу на редагування базового звіту майстра, ніж пішло б на створення звіту з незаповненого шаблону.

2.9. Макроси

При роботі з базою даних часто доводиться знову і знову виконувати одні й ті ж завдання. Щоб не повторювати одні й ті ж дії, можна використовувати макроси. База даних неухильно розростається в міру того, як туди вносяться нові записи у форми, створюються запити і роздруковуються нові звіти. При цьому розробляються і зберігаються для подальшого використання нові об'єкти. Доводиться регулярно виконувати деякі завдання. Для виконання таких регулярних завдань зручно використовувати макроси Access. Після створення цих невеликих програм можна запускати їх автоматично при певних діях користувача (наприклад, при натисканні на кнопці або при відкритті певної форми). Для автоматичного запуску макросів в Access використовуються так звані події. Макроси Access дозволяють автоматично повторювати різні дії і тим самим рятують від написання складних програм і підпрограм. Виконання прикладної задачі можна представити як результат послідовного виконання дій, кожна з яких може бути записано відповідною командою на мовах Visual Basic і VBA. Крім того, за допомогою макросу можна імітувати вибір команди меню або переміщення миші. Макроси Access зазвичай не дублюють окремих натисків клавіш або переміщень миші, виконуючи особливі, задані користувачем завдання, наприклад відкриття форми або запуск звіту. Використовуючи макроси для виконання рутинних операцій, в істотно заощаджує час і сили. Крім того, оскільки щоразу при запуску макросу буде здійснюватися одна і та ж послідовність дій, макрос зробить роботу з базою даних більш ефективної і акуратною.

Призначати макроси, що залежать від подій, можна за допомогою вікна властивостей форм та звітів. Що стосується таблиць і запитів, вони властивостями подій не володіють. Крім того, при роботі з формами можна запускати макроси за допомогою наявних у Access панелей інструментів, командних кнопок і меню. Використання цих особливостей дозволяє дуже легко і ефективно використовувати макроси, пов'язані з подіями.

Макроси можна запускати і на рівні окремих елементів управління, використовуючи для цього відповідні події. Наприклад, можна перевірити правильність введення складних даних безпосередньо на рівні поля (а не після виходу цього запису), використовуючи для цього властивість даного поля, а не властивості на рівні всієї форми.

Будь-який макрос може складатися з однієї або декількох макрокоманд. Можна ввести послідовність виконуваних макрокоманд в стовпець


Макрокоманда, а навпроти кожної команди в стовпці Примітка дати опис відповідної команди. Примітки не мають впливу на виконання макросу. У нижній частині вікна знаходиться область Аргументи дії. У цій області можна задати необхідні аргументи (властивості, параметри) для відповідних макрокоманд. Багато дії вимагають введення додаткової інформації, наприклад про те, над яким об'єктом слід виконувати зазначену дію.

Після створення макросів можна об'єднати декілька взаємопов'язаних макросів в один.

2.10. Панелі і меню

До цих пір доводилося мати справу з окремими об'єктами Access. І з кожним з них треба працювати в інтерактивному режимі, відкриваючи у вікні бази даних вкладку потрібного об'єкта.

Але можна зв'язати об'єкти в єдине додаток. При цьому вам не потрібно вміння створювати складні програми. Завдяки використанню кнопкових форм, діалогових вікон і меню роботу з додатком можна автоматизувати і спростити, приховуючи від користувача непотрібні в даний момент об'єкти Access.

Кнопкова форма являє собою створену користувачем форму з кнопками. З їх допомогою можна, наприклад, запускати макроси відкриття форм і друку звітів. За допомогою кнопкової форми виконати декілька дій можна, клацнувши на одній кнопці. Використовуючи кнопкову форму та інші об'єкти можна об'єднувати створені раніше об'єкти бази даних в одному додатку (при цьому додаток може мати вигляд, відмінний від зовнішнього вигляду Access). В основному кнопкова форма використовується в якості головного меню додатка. Оскільки кнопкова форма виконує тільки роль меню програми, в ній слід використовувати мінімальну кількість елементів управління. Тому звичайно в кнопкову форму включають тільки кнопки, написи, рамки об'єктів, лінії і прямокутники. Інші типи елементів керування, такі як текстові поля (пов'язані з полями бази даних), списки, поля зі списком, діаграми і підлеглі форми, зазвичай в цій формі не використовуються. Створюючи кнопкову форму, в ній слід розмістити написи, а також лінії, прямокутники або малюнки, щоб зробити її естетично привабливішою. Кнопка є найпростішим елементом керування форми і використовується для запуску макросу. У Access завдяки макросам, запускаються за допомогою кнопок, можна виконувати найрізноманітніші завдання.

Крім кнопкової форми Access дозволяє створити спеціальне меню, за допомогою якого можна розширити можливості системи, що розробляється. У це меню можна додати часто використовувані команди, а також


команди, які вже задані для кнопок форми. Створене меню замінить стандартне меню Access. Спеціальне меню пов'язано з формою. Можна створити одне меню і використовувати його в декількох формах.

У Access можна створити три типи меню:

  1. Menu Bar. Звичайне меню, яке може розташовуватися вгорі форми і мати випадають підміню.

  2. Tool Bars. Групи піктограм, зазвичай розташовані під меню.

  3. Shortcut Bar. Меню, спливаючі після клацання правої кнопки миші.

2.11. Visual Basic for Application

У Access користувач може керувати виконанням додатку, наприклад, змінити інформацію в таблиці або клацнути на командній кнопці. Використовуючи в додатку макроси і процедури, можна реалізувати реакцію користувача на ці дії. Для цього в Access передбачені характеристики подій для кожного елемента керування, який поміщається у форму. Підключаючи макрос або процедуру до певної події елемента керування, можна не піклуватися про послідовність дій, що виконуються у формі. Обробка подій є програмний код, що виконується при виникненні цієї події. Код безпосередньо приєднується до форми або звіту, який містить оброблюваний подія.

У попередніх версіях Access мала власну мову Basic, званий Access Basic. В останніх версіях Access він замінений мовою Visual Basic for Applications (VBA) компанії Microsoft. Незважаючи на деяку схожість, між цими мовами є істотні відмінності. VBA стає спільною мовою для всіх додатків Microsoft Office. VBA є сучасною мовою структурного програмування. Перебуваючи у вікні модулів, можна створювати і редагувати код VBA і процедури.Visual Basic для додатків грає важливу роль при розробці баз даних Access. За допомогою VBA можна налаштувати форми та звіти, запустити макроси, а також відобразити об'єкт Access в інших програмах або витягти дані. Використовуючи Visual Basic для додатків, можна вивести форми та звіти, виконати методи об'єктів, а також створити та змінити елементи. Крім того, є можливість працювати з інформацією безпосередньо: можна створити набори даних, задати їх параметри і змінити інформацію в них.


2.12 Що таке фільтр?

На наш погляд, при вивченні БД центральним поняттям повинен бути запит (точніше, запит на вибірку). Адже основне призначення БД - відповідати на запити. Проте запит - досить складне поняття. На щастя, є поняття близьке до запиту, але більш просте. Це - фільтр. По суті справи фільтр - це запит для однієї таблиці. Тому перш, ніж приступати до вивчення запит, доречно розглянути фільтр.

Що ж йдеться про фільтр в "користувальницьких" підручниках, що розглядають Access? У посібнику С. Симоновича та ін [10] фільтр, на жаль, не розглядається. У підручнику під редакцією проф. Н. Макарової про фільтр говориться наступне. "У створеній базі даних можна групувати записи різними способами, тобто відбирати записи за умовою. Для цього необхідно натиснути кнопку Змінити фільтр, у вікні вказати у вибраних полях умови відбору, після чого після чого натиснути кнопку Застосувати фільтр (рис. ...). Після застосування фільтра у вікні бази даних ми побачимо тільки ті записи, які задовольняють умові відбору (рис. ...). До речі, умова відбору може вводитися як для одного, так і для декількох полів. "([7], стор 240) Крім цього тексту, у підручнику проф. Н. Макарової до фільтру відносяться ще дві ілюстрації.

На наш погляд, цей текст має один суттєвий вадою. Автори пояснюють, які кнопки і в якій послідовності натискати, а ось для чого це робити, що вийде в результаті - не ясно. Що означають слова "групувати ..., тобто відбирати записи за умовою "? Що, угруповання і відбір - це синоніми? І потім, за яким умові відбирати? Спочатку говориться, що у фільтрі задається декілька умов відбору, а потім - що в результаті відбираються записи, які задовольняють одній умові. Що це за умови, як з умов, виходить одне, автори не роз'яснюють.

Звичайно, якщо школяр прийшов на урок інформатики, щоб пограти на комп'ютері, або подивитися "прикольні" картинки, якщо "базікання" вчителя він звик пропускати повз вуха, то йому і так зійде. Ну, а якщо він задумається над словами вчителя? Що він зрозуміє з такого пояснення?

Ю. Шафрін визначає фільтр так. "Сукупність умов (логічний вираз) яку вказує користувач для виділення деякого підмножини рядків таблиці в реляційній базі даних. Окремий випадок запиту "(стор. 671).

Як ми бачимо, і тут спостерігається певна колізія єдиного і множинного числа. З одного боку - багато умов, а з іншого - одне логічне вираження. Знову неясно, як з багатьох умов виходить одне логічне вираження.

Звернемося до "фірмовим" джерел. Треба сказати, що фірма Microsoft дуже не любить вирішувати користувачам копатися в "підводної частини айсберга". Вона докладно пояснює, як з даним поняттям працювати, але неохоче і вкрай невиразно пояснює, що ж це поняття означає.

Help визначає фільтр так. "Набір умов, які застосовуються для відбору підмножини записів або для сортування записів. У Microsoft Access існують фільтри чотирьох типів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр, розширений фільтр і фільтр по вводу. "У свою чергу, умова відбору визначається як" набір обмежувальних умов, наприклад, = "Росія" (що означає, що потрібно строкове значення "Росія ") або> 30000, використовуваних для висновку визначеного набору записів при створенні запиту або фільтра."

Отже, фільтр - це набір (або навіть набір наборів) умов виду = "Росія" або> 30000. І що це таке? Ну, досвідчений читач (або користувач) може здогадатися, що насправді мова йде про умови виду Х = "Росія" або У> 30000, де Х і У - це, швидше за все, атрибути. Але що означає "набір"? Просто сукупність таких умов? Ні, скаже вдумливий учень, тут щось не так. Це все одно, що сказати, що будинок - це сукупність цеглин. Але ж вся справа в тому, як ці цеглини (або умови) зв'язані! Скажімо, Х = "Росія" AND У> 30000 - це одне, а Х = "Росія" OR У> 30000 - зовсім інше.

Приблизно на такому ж рівні визначається фільтр і в "дорослій" літературі.

У довіднику [2] на стор 191 говориться: "Фільтр - це набір умов, які можна застосувати до даних. Застосування іншого фільтру до результату попереднього додатково урізує результуючий набір даних. "У тому ж довіднику на стор 395 фільтр визначається так. "Режим, що дозволяє відображати тільки деякі записи таблиці. У програмі Access за допомогою фільтра можна також відсортувати інформацію. На відміну від запитів, фільтри не є об'єктами, і не з'являються у вікні бази даних. "

Так що ж таке фільтр: режим або набір умов? Ні те, ні інше. Виявляється це - щось!

"Фільтр - щось, що відсіває певні елементи, - одне або декілька умов, яким повинна задовольняти запис, щоб потрапити на екран." ([8], стор 72)

Насправді фільтр - це просто логічне вираження. Фільтрація таблиці - це відбір тих кортежів, для яких відповідне вираження істинне.

Тут ми згодні з Ю. Шафрін, визначальним фільтр як логічне вираження. Потрібно тільки пояснити, як воно будується з горезвісних "умов". Але перш нам доведеться згадати, що таке арифметичне вираз.

Арифметичні і логічні вираження

Help визначає вираз так. "Будь-яка комбінація операторів, констант, значень текстових констант, функцій, імен полів, елементів керування або властивостей, результатом якої є конкретне значення."

Нас таке визначення не влаштовує. Воно не конструктивно. Ми хотіли б, щоб з вигляду тексту можна було б дізнатися, чи є воно вираженням. А як дізнатися, чи є результатом даної комбінації "конкретне значення"?

Спробуємо знайти більш конструктивне визначення. Щоб не захаращувати виклад непринциповими деталями, ми обмежимося випадком, коли в таблиці всі атрибути - числові (тобто в клітках таблиці можуть стояти тільки числа).

Як арифметичні, так і логічні вираження будуються з деяких "цеглин" за допомогою певного набору операцій. У випадку арифметичних виразів "цеглинами" служать числа й атрибути (інших "цеглин" ми для простоти не розглядаємо), а з'єднують їхні звичайні арифметичні операції. Формально арифметичні вираження визначаються так.

  1. Будь-яке число чи атрибут є арифметичне вираз.

  2. Якщо А і В - арифметичні вираження, то вираження (А + В), (А-В), (А * В), (А / В) і (А ** В) теж є арифметичними.

Символи +, -, *, / і ** інтерпретуються, відповідно, як операції додавання, віднімання, множення, ділення і піднесення до степеня.

Ось приклади арифметичних виразів: 7, х, 2 +2, 2 * (х +3).

Маючи формальне визначення, ми можемо довести, що, скажімо, вираз 2 * (х +3) є арифметичним. Дійсно, згідно з правилом 1, вираження х і 3 є арифметичними. Звідси, за правилом 2, випливає, що вираз (х +3) теж є арифметичним. За правилом 1, вираз 2 - арифметичне. Значить, за правилом 2, і вираз 2 * (х +3) - арифметичне. У цьому сенсі наведене визначення конструктивно.

Переходимо до визначення логічних виражень. Ми будемо вважати, що "цеглини" логічних висловів мають вигляд х  Т, де х - атрибут, Т - арифметичне вираження, а  - один із символів порівняння: = (дорівнює), <> (не дорівнює), <(менше) або> (більше). З'єднуються вони за допомогою логічних операцій AND, OR і NOT.

Як і для арифметичних виразів, ми хочемо дати формальне визначення. Спочатку визначимо найпростіші логічні вираження, чи атоми.

Визначення 1. Нехай х - атрибут, Т - арифметичне вираження. Тоді вираження х = Т, х <> Т, х <Т і х> Т є атомами.

Тепер можна формально визначити логічні вираження. Ми будемо позначати їх великими латинськими буквами.

Визначення 2.

  1. Всякий атом є логічне вираження.

  2. Якщо Х і У - логічні вираження, то вираження (Х AND У), (Х OR У) і (NOT Х) теж є логічними.

Ось приклади арифметичних виразів: (NOT х = 7), (х = 2 +2, AND у> 2 * (х +3)).

Зауваження 1. На практиці при записі формул можна в багатьох випадках опускати дужки, що ми і будемо робити без особливих застережень.

Тепер переходимо до значень виражень. Значеннями арифметичних виразів є числа, а значеннями логічних виразів - Істина і Брехня.

Якщо ми знаємо значення всіх атрибутів, що входять у вираз, то ми можемо обчислити і значення самого виразу. Скажімо, якщо значення х и у є, відповідно, 7 і 8, то значенням вираження (х +2 * у) є 23. Значенням атома х = (х +2 * у) буде Брехня, тому що насправді 7 не дорівнює 23.

Ну, а як обчислювати значень логічних виразів, які не є атомами?

Для цього служать так називані таблиці істинності. Вони дозволяють обчислити значення логічного вираження, якщо відомі значення його подвираженія. Ось наприклад таблиця істинності для операції AND.

Х

У

Х AND У

Істина

Істина

Істина

Істина

Брехня

Брехня

Брехня

Істина

Брехня

Брехня

Брехня

Брехня

Вона показує, як, знаючи значення виразів Х і У, обчислити значення виразу (Х AND У).

А ось таблиці істинності для OR і NOT:

Х

У

Х OR У

Істина

Істина

Істина

Істина

Брехня

Істина

Брехня

Істина

Істина

Брехня

Брехня

Брехня


Х

NOT Х

Істина

Брехня

Брехня

Істина

Знаючи значення атомів, ви можете за допомогою цих таблиць обчислити значення будь-якого вираження, побудувавши для нього свою таблицю істинності. Як приклад побудуємо таку таблицю для вираження NOT (Х OR У)

Х

У

Х OR У

NOT (Х OR У)

Істина

Істина

Істина

Брехня

Істина

Брехня

Істина

Брехня

Брехня

Істина

Істина

Брехня

Брехня

Брехня

Брехня

Істина

Зауваження 2. З подібними конструкціями ми зустрічаємося в природних мовах, наприклад в російській. Там аналогами логічних виражень є розповідні речення, аналогами атомів - прості розповідні речення, а аналогами логічних операцій - слова І, АБО, НІ і ін Звичайно, аналогія тут далеко не повна, але все ж вона дозволяє зрозуміти основні ідеї алгебри логіки.

У самому справі, коли істинно пропозиція "На вулиці стемніло АБО у мене утомилися ока"? Коли істинно хоча б одне з пропозицій "На вулиці стемніло" або "у мене утомилися ока". Таким чином, в даному випадку АБО діє аналогічно операції OR (правда, в інших фразах АБО може вживатися в іншому сенсі). Точно так само союз І можна вважати аналогом операції AND. Наприклад, фраза "Раптом заграла музика І в зал увійшла вона" щира якщо і тільки правдиві обидві її складові частини: "раптом заграла музика" і "у зал увійшла вона". НЕ чи НІ часто виступає аналогом операції NOT. Скажімо пропозиція "я НЕ знаю цієї людини" істинно в точності в тих випадках, коли помилкова фраза "я знаю цієї людини". Взагалі, мова алгебри логіки можна розглядати як спробу формалізувати природну мову.

Зауваження 3. Вище ми говорили про класичну, двозначній логіці, коли є всього два значення істинності ТАК і НІ (вживаються ще й інші позначення, скажемо ІСТИНА і НЕПРАВДА або TRUE і FALSE). Крім двозначної логіки в принципі можна розглядати й інші логіки, наприклад тризначну, в якій крім ТАК і НІ є ще й третє значення - НЕВІДОМО (у Access воно позначається як Null). Насправді в Access реалізована деяка мішанина з двозначної і тризначної логіки. Обмовимося відразу, що ми не рекомендуємо вчителю виходити за рамки класичної логіки. Тим не менш, для повного розуміння роботи Access нам доведеться торкнутися і тризначної логіки.

Наявність у Access тризначної логіки пов'язано з тим, що в таблицях Access допускаються порожні клітки (так звані Null-значення). Наприклад, таблиця Знайомі може виглядати так:

Прізвище

Ім'я

По батькові

Іванов

Петро


(По батькові Іванова ми не знаємо.)

Питається, як повинна така БД відповідати на запит "Чи правда, що у Петра Іванова по батькові - Сергійовичу?" Ясно, що ні ТАК, ні НЕМАЄ отут не підходить. Необхідно ввести третє значення.

Треба сказати, що спроби ввести в БД Null-значення та тризначну логіку багатьом авторам представляються недоречними. Ось що каже з цього приводу відомий фахівець в області БД К. Дейт у своїй останній монографії. "Автор даної книги поділяє думку багатьох інших авторів про те, що null-значення та тризначна логіка є помилковими поняттями і їм немає місця в число формальних системах, подібних реляційної моделі. "([4], стор 544).

На наш погляд, забивати школяреві голову тризначної логікою і Null-значеннями при вивченні Access не варто. Дай Бог йому розібратися зі звичайною, двозначною логікою.

Ми рекомендуємо обмежитися випадком, коли таблиці не мають порожніх клітин. Можна навіть встановити значення ТАК параметра Властивості поля / Обов'язкове поле. У цьому випадку Access буде сам стежити, щоб всі клітки були заповнені. Тоді користувач гарантований від усіх неприємностей, пов'язаних з Null-значеннями.


Зауваження 4. Зазвичай логіку визначають як науку про правильні міркуваннях ([1, 3, 5, 9]). На наш погляд, це не зовсім вірно. В обчислювальній науці і, особливо, у теорії баз даних на перший план виходить інший аспект. Тут логіка використовується як формальна модель природної мови. На це, звичайно, можна заперечити, що мова і мислення тісно пов'язані. Але ж мислення аж ніяк не зводиться до дедуктивним (тобто заснованим на доказах) методам.

Нехай логічне вираження Х не містить атрибутів, крім х1, х2, ..., хк. Надавши цим атрибутам деякі значення, ми, тим самим, надаємо числові значення всім арифметичним виразам, що входять в Х. Виконавши відповідні порівняння, ми дізнаємося значення всіх атомів, що входять до Х. Далі, за допомогою таблиць істинності, ми можемо обчислити і значення виразу Х .

Тепер нехай у нас є кортеж К з атрибутами х1, х2, ..., хк. Він зіставляє кожному з цих атрибутів деяке число. Отже, він звертає вираз Х або в ІСТИНУ, або в БРЕХНЯ.

Отже, ми довели наступне твердження.

Теорема 1. Нехай Х логічне вираження, що не містить атрибутів, крім х1, х2, ..., хк, а К - кортеж з атрибутами х1, х2, ..., хк. Тоді вираз Х або істинно, або хибно.

У першому випадку ми говоримо, що вираз Х ІСТИННО на кортежі К, а в другому - що воно ЛОЖНО.

Таким чином, логічний вираз можна трактувати як функцію, переробну кортеж в одне з двох значень ІСТИНА або FALSE.

Т
еорема 1 дозволяє використовувати логічні вираження в якості фільтрів. Кожне таке вираз буде вибирати з таблиці ті кортежі, на яких воно істинне.



Як задати фільтр?

Тепер переходимо до процедурної частини. Щоб подивитися фільтр (якщо він є), потрібно відкрити відповідну таблицю в режимі конструктора і виконати команду "Властивості" меню Вид або контекстного меню. Відкриється вікно "Властивості таблиці", в якому є рядок "Фільтр".



Встановивши курсор у полі Фільтр, ви можете розкрити його за допомогою комбінації Shift + F2.

Е
сли фільтра ще немає, то ви можете створити його прямо в цьому вікні. Там же можна і коригувати його.

Однак, це не єдиний спосіб завдання фільтра. Ви можете скористатися також спеціальним вікном "Фільтр", що викликається командою Записи  Фільтр  Розширений фільтр.





У вікні "Фільтр" знаходиться бланк QBE.



Вікно фільтра складається з двох частин. У верхній частині знаходиться схема відносини (прямокутник, який містить ім'я таблиці та перелік атрибутів). У нижній частині знаходиться бланк запиту QBE. Він містить рядок ПОЛЕ, в якій вказуються атрибути, за якими йде фільтрація, або сортування. Нижче розташовується рядок СОРТУВАННЯ, в якій для деяких атрибутів вказується порядок сортування (за спаданням, або за зростанням). Ще нижче розташовується рядок УМОВА ВІДБОРУ і рядки АБО (з них зазвичай видно тільки одна).

На наш погляд, сортування варто пояснювати окремо, і ми поки не будемо її розглядати. Відзначимо також, що сортування дещо виходить за рамки класичної реляційної моделі, оскільки там ставлення мислиться як безліч (тобто невпорядкований набір) кортежів. Втім, той, хто ретельно вивчав інформатику, знає, що будь-яка хороша модель простіше, ніж відповідна реальність.

Цей бланк зручно застосовувати, якщо фільтр має деякий спеціальний вид, про який ми зараз поговоримо. Це так звана діз'юнктівная нормальна форма (скорочено - ДНФ). Вона заслуговує на увагу не тільки у зв'язку з вивченням Access, і поетом ми приділимо їй особливу увагу.

Ось приклади виразів у ДНФ (ми будемо для стислості називати їх ДНФ-виразами).

(Вага = 2 AND NOT (Висота> 3) AND Ширина <4) OR (Вага = 3 AND Висота> 5 AND NOT (Ширина <7)) OR (Вага> 4 AND Висота> 6 AND Ширина <8)

(Вік> 80 AND NOT (Зарплата <100)) OR (NOT (Вік> 80) AND Зарплата <100)

А ось приклади виразів не в ДНФ.

NOT ((Вік> 80 AND NOT (Зарплата <100)) OR (NOT (Вік> 80) AND Зарплата <100))

(Вік> 80 OR NOT (Зарплата <100)) AND (NOT (Вік> 80) AND Зарплата <100)

Формально ДНФ-вирази визначаються так.

Визначення 3. AND-вираженням назвемо всяке логічне вираз виду (Х1 AND Х2 AND ... AND Хк), де Х1, Х2, ..., Хк - або атоми, або їх заперечення. ДНФ-вираженням назвемо всяку диз'юнкцію AND-виразів.

Нагадаємо, що у нас всі атоми мають вигляд х  Т, де де х - атрибут, Т - арифметичне вираження, а  - один із символів порівняння. Тому всяке ДНФ-вираз має вигляд

( 11 х1  11 Т11 AND  12 х2  12 Т12 AND ...) OR

( 21 х1  21 Т21 AND  22 х2  22 Т22 AND ...) OR ...

де де хi - атрибути, Тij - арифметичні вираження, а  ij - символи порівняння.

На бланку QBE цей фільтр буде виглядати так.

Поле

х1

х2

...

Умова відбору

 11  11 Т11

 12  12 Т12

...

Або

 21  21 Т21

 22  22 Т22

...

... ... ...

Наприклад, фільтр

(Вага = 2 AND NOT (Висота> 3) AND Ширина <4) OR (Вага = 3 AND Висота> 5 AND NOT (Ширина <7)) OR (Вага> 4 AND Висота> 6 AND Ширина <8)

на бланку QBE буде виглядати так.

Поле

Вага

Висота

Ширина

Умова відбору

= 2

NOT> 3

<4

Або

= 3

> 5

NOT <7


> 4

> 6

<8

До речі, відзначимо, що знак рівності на бланку QBE можна опускати.

Звичайно, наведене вище опис запису фільтра на бланку QBE дещо громіздко, і, можливо, буде зрозуміло не кожному школяреві. Але все ж, ми вважаємо, що його треба привести. Ми вважаємо, що кожен школяр (а тим більше - вчитель) має право знати точне визначення, тому воно повинне бути присутнім у підручнику.

Для порівняння можна навести виклад того ж матеріалу в підручнику Шафрін. Говорячи про запити, він так пояснює бланк QBE. "Умовні вирази, набрані в різних стовпцях рядки Умова відбору ... за замовчуванням з'єднуються між собою знаком AND. Наприклад, якщо сусідні стовпці мають імена Бал та Код, і ви набираєте в них = 5 і  18, то тим самим ви сформулювали логічне вираження  Бал  = 5 AND  Код   18.

Умовні вирази, набрані в сусідніх рядках одного і того ж стовпця, з'єднуються між собою знаком OR. Наприклад, якщо стовпець має ім'я Балл та набрали в рядку Умова відбору: = 8, а в рядку Або: = 12, то тим самим ви сформулювали логічне вираження  Бал  = 5 OR Бал  = 12. "( Ш , стор 614).

Це, звичайно, вірно. Але звідси не можна зрозуміти, як записати на бланку, скажімо, вираз  Бал  = 5 OR  Код   18. Ми вважаємо, що приклади повинні не замінювати точних визначень, а доповнювати їх. (Правда, ще раз підкреслимо, що ми не претендуємо на формалізацію Access в повному обсязі. Ми пропонуємо формально описати лише певний його фрагмент).

Отже, бланк QBE орієнтований на запис ДНФ-виразів. Але ж фільтри можуть задаватися будь-якими логічними виразами, в тому числі і які не є ДНФ-виразами! І тут у допитливого учня може виникнути питання: а чому так зроблено? Як бути, якщо фільтр не є ДНФ-висловом? Це що, недогляд розробників, або тут є якийсь резон?

На жаль, "призначена для користувача" інформатика (мабуть слідом за розробниками програмного продукту), дуже не любить відповідати на подібні питання. А даремно. Ми вважаємо, що шкільна інформатика повинна не тільки відповідати на ці питання, але і стимулювати їх поява в учнів.

Виявляється, резон є. Справа в тому, що всяке логічне вираження еквівалентно деякого ДНФ-виразу. І ми це зараз доведемо. А заодно дамо і алгоритм відомості довільного логічного виразу до ДНФ-виражену.

Зведення довільного логічного виразу до ДНФ-виражену.


Визначення 4. Нехай Х та У - логічні вираження з однаковими наборами атомів. Скажімо, що Х і У рівносильні, якщо вони приймають однакові значення для будь-якого набору значень вхідних в них атомів.

Символічно еквівалентність виразів Х і У позначається як Х  У.

Лемма 1. Нехай Х та У - довільні логічні вирази. Тоді NOT (Х OR У)  (NOT Х) AND (NOT У)

Доказ. Ми тільки що побудували таблицю істинності для NOT (Х OR У). Побудуйте таку ж таблицю для  (NOT Х) AND (NOT У) і порівняйте обидві таблиці.


Лемма 2. Нехай Х та У - довільні логічні вирази. Тоді NOT (Х AND У)  (NOT Х) OR (NOT У).

Доказ: аналогічно доведенню леми 1.

Лемма 3. Нехай Х, У і Z-довільні логічні вирази. Тоді Х AND (У OR Z)  (Х AND У) OR (Х AND Z).

Доказ: побудуйте таблиці істинності для обох виразів.

Теорема 2. Всяке логічне вираження еквівалентно деякого ДНФ-виразу.

Ескіз докази. Ідея докази дуже проста. Спочатку ми з допомогою лем 1 і 2 заганяємо все NOT всередину AND і OR, а потім, за допомогою леми 3 - всі AND всередину OR. Формальний опис цієї процедури досить громіздке, і тому ми обмежимося прикладом. Нехай Х, У і Z-довільні атоми. Тоді Х AND NOT (У AND Z)  Х AND (NOT У OR NOT Z)  (Х AND NOT У) OR (Х AND NOT Z).

Висновок.

Отже, ми переконалися, що фільтр - це просто логічне вираження, а фільтрування - вибір кортежів, на яких це вираз істинний. Фільтр записується на бланку QBE. Цей бланк пристосований для запису ДНФ-виразів. Такий вибір не випадковий: будь-яке логічне вираження еквівалентно деякого ДНФ-виразу. Такі, на наш погляд, основні ідеї, що лежать в основі реалізації фільтра в Access.

Відзначимо, до речі, що в Access існують ще й інші конструкції, ідейно дуже близькі до фільтру, але оформлені, часом, зовсім по-іншому. Зокрема, це ЗАПИТИ НА ВИДАЛЕННЯ (див. [6]), а також УМОВИ НА ЗНАЧЕННЯ, що задаються або в ВЛАСТИВОСТІ ТАБЛИЦІ, або в ВЛАСТИВОСТІ ПОЛЯ. Співвідношення фільтра, умови на значення і ЗАПИТУ НА ВИДАЛЕННЯ можна пояснити так. Кожне з них задається логічним вираженням, яке ми будемо називати "законом". ФІЛЬТР дозволяє приховати всі "незаконні" кортежі, УМОВИ НА ЗНАЧЕННЯ - не допустити появи в таблиці "незаконних" кортежів, а ЗАПИТ НА ВИДАЛЕННЯ - видалити всі "незаконні" кортежі з таблиці.


.

Загальні відомості

Microsoft Excel - табличний процесор, програма для створення й обробки електронних таблиць (Електронна таблиця - таблиця, що використовується для розміщення в осередках даних для подальшої обробки за допомогою формул, що описують залежності між значеннями цих осередків).

Microsoft Excel дозволяє працювати з таблицями в двох режимах:
- Звичайний - найбільш зручний для виконання більшості операцій.
- Розмітка сторінок - зручний для остаточного форматування таблиці перед друкуванням. Межі поміж сторінками у цьому режимі відображаються синіми пунктирними лініями. Межі таблиці - суцільною синьою лінією, пересуваючи яку можна змінювати розмір таблиці.
Для переходу між режимами Загальний і Разметка страниц використовуються відповідні пункти у меню Вид.


Робоча книга, осередки

Файл Microsoft Excel називається робочою книгою. Робоча книга складається з робочих аркушів, імена яких (Лист1, Лист2, ...) виведені на ярликах у нижній частині вікна робочої книги (мал.2). Натискаючи по ярликах, можна переходити від аркуша до аркуша всередині робочої книги. Для прокручування ярликів використовуються кнопки ліворуч від горизонтальної координатної лінійки:

Робочий аркуш являє собою таблицю, що складається з 256 стовпців і 65536 рядків. Стовпці позначаються латинськими літерами, а рядки - цифрами.

Кожна комірка (Осередок - мінімальний елемент електронної таблиці, над яким можна виконувати ті чи інші операції.) Таблиці має адресу, що складається з імені рядку й імені стовпця. Наприклад, якщо вічко знаходиться в стовпці F і рядку 7, то воно має адресу F7. Діапазон клітинок - дві або більше клітинок аркуша. Осередки діапазону можуть бути як суміжними, так і несуміжними.

Форматування рядків, стовпців і комірок

Для зміни ширини стовпця переміщайте праву межу заголовка стовпця до тих пір, поки його ширина не досягне необхідного розміру. Видима ширина стовпця говорить про середню числі символів 0-9 стандартного шрифту, що поміститься в осередку.
Щоб змінити ширину стовпця вручну, виділіть стовпець, виберіть команду Стовпець у меню Формат, потім - команду Ширина та введіть необхідну ширину.
Щоб стовпці мали однакову ширину, виділіть клітинку в одному з стовпців, натисніть кнопку Копіювати на панелі інструментів Стандартна і потім виділіть стовпець, ширина якого змінюється. У меню Правка виберіть команду Спеціальна вставка, а потім виберіть Ширини стовпців.

Д

Щоб змінити висоти рядка переміщайте за допомогою миші нижню межу заголовка рядка до тих пір, поки висота рядка не досягне необхідного розміру.
Щоб підібрати висоту рядка відповідно до вмісту, помістіть вказівник на нижню межу заголовка і двічі натисніть кнопку миші.
Щоб змінити висоту кількох рядків, виділіть рядки, які необхідно змінити, а потім перемістіть нижню межу заголовка рядка. Щоб змінити висоту всіх рядків на аркуші, натисніть кнопку Виділити все, а потім перемістіть нижню межу заголовка будь-якого рядка.


Керування відображенням рядків і стовпців


Щоб приховати рядки або стовпці виконайте наступні дії:

  • виберіть рядки або стовпці, які потрібно приховати;

  • в меню Формат установіть вказівник на пункт Рядок або Стовпець і виберіть команду Приховати.


Для відображення прихованих рядків виділіть клітинки в рядках над і під прихованими рядками. Щоб вивести на екран приховані стовпці, виділіть клітинки у стовпцях ліворуч і праворуч від прихованих стовпців. У меню Формат установіть вказівник на пункт Рядок або Стовпець, а потім виберіть команду Показати.
Якщо перший рядок або стовпець аркуша є прихованими, виберіть команду Перейти в меню Правка. У полі Посилання введіть A 1 і натисніть кнопку OK. Встановіть покажчик на пункт Рядок або Стовпець у меню Формат і виберіть команду Показати.


Формати клітинок

Щоб змінити формат комірки або діапазону комірок виділіть їх, потім натисніть праву кнопку миші, в меню, виберіть пункт "Формат ячеек". Існує безліч форматів клітинок, також можна створювати свої, використовуючи вбудований в Excel мова форматів клітинок.

Для копіювання форматів одних осередків на інші виконайте наступні дії:

  • виділіть клітинку або діапазон комірок, формат яких потрібно скопіювати;

  • на панелі інструментів Стандартна натисніть кнопку Формат за зразком;

  • виділіть клітинку або діапазон комірок, в який необхідно скопіювати формат.

Форматування комірок

Для відображення кількох рядків тексту всередині клітинки виконайте наступні дії:

  • виділіть клітинки, формат яких потрібно змінити;

  • в меню Формат виберіть команду Клітинки, а потім відкрийте вкладку Вирівнювання;

  • в полі Відображення встановіть прапорець переносити по словах.

Для початку нового рядка тексту з певного місця на панелі формул (рис1) (або в комірці, якщо редагування проводиться у клітинці) виберіть місце, де рядок повинен перерватися, а потім натисніть клавіші ALT + ENTER.

Для використання рамок в осередках виконайте наступні дії:

  • виділіть комірки, в які необхідно додати рамку;

  • щоб використати останній вибраний колір, натисніть кнопку Межі на панелі інструментів Форматування;

  • для використання іншого типу рамки натисніть стрілку поруч із кнопкою Межі та виберіть потрібний тип рамки.

Для затінення фону осередків кольором виконайте наступні дії:

  • виділіть комірки, які необхідно затінити;

  • щоб використати останній вибраний колір, виберіть мишею елемент Колір заливки на панелі інструментів Форматування;

  • для використання іншого кольору натисніть стрілку поруч із кнопкою Колір заливки, а потім виберіть потрібний колір.


Для затінення осередків візерунком виконайте наступні дії:

  • виділіть комірки, які необхідно затінити;

  • в меню Формат виберіть команду Клітинки, а потім перейдіть до вкладки Вид;

  • для використання кольору фону з візерунком виберіть потрібний колір у полі Заливка клітинок;

  • натисніть стрілку поруч з полем Візерунок, а потім виберіть потрібний візерунок і колір.

Для видалення меж виконайте наступні дії:

  • виділіть комірки, межі яких потрібно видалити;

  • на панелі інструментів Форматування клацніть стрілку поруч із кнопкою Межі та натисніть на панелі, кнопку.


Для видалення затінення виконайте наступні дії:

  • виділіть клітинки, для яких необхідно видалити затінення;

  • на панелі інструментів Форматування, клацніть стрілку поруч із кнопкою Колір заливки, і виберіть Немає заливки.

Об'єднання клітинок

В об'єднану клітинку Microsoft Excel поміщає лише дані верхнього лівого кута з виділеного діапазону. Для включення в об'єднану клітинку всіх даних діапазону скопіювати всі дані у верхню ліву клітинку усередині діапазону.
Виконайте наступні дії:

  • виділіть комірки, які необхідно об'єднати;

  • для об'єднання осередків і вирівнювання по центру вмісту осередків натисніть кнопку Об'єднати та розмістити в центрі на панелі інструментів Форматування;

  • щоб об'єднати всі виділені клітинки в рядку або стовпці, в меню Формат виберіть команду Клітинки, потім перейдіть до вкладки Вирівнювання та встановіть прапорець об'єднання осередків.

Для розбивки об'єднаної клітинки на кілька осередків проробіть слеующие дії:

  • виберіть об'єднану клітинку;

  • в меню Формат виберіть команду Клітинки, а потім відкрийте вкладку Вирівнювання;

  • зніміть прапорець об'єднання осередків.

В осередках, в яких за умовчанням встановлено загальний формат, текст вирівняний по лівому краю, а числа, дати, час - по правому. При зміні вирівнювання тип даних не змінюється. Для центрування даних або вирівнювання по лівому або правому краю виконайте наступні дії:

  • виділіть клітинки, формат яких потрібно змінити;

  • натисніть відповідну кнопку на панелі інструментів Форматування (По лівому краю, По центру, По правому краю).

Для центрування тексту, що займає декілька стовпців, наприклад, назви стовпців, в рядку виділені комірки можна об'єднати, і центрувати текст в отриманій об'їдені осередку.
Для відновлення вирівнювання, встановленого за замовчуванням, виділіть клітинки, в меню Формат виберіть команду Клітинки, а потім перейдіть до вкладки Вирівнювання. У полі Горизонтальне встановіть прапорець Звичайний.

Для зсуву тексту від лівого краю осередку виконайте наступні дії:

  • виділіть клітинки, що містять текст, який необхідно зрушити;

  • на панелі інструментів Форматування виберіть кнопку Збільшити відступ;

  • для зменшення зсуву або його скасування натисніть кнопку Зменшити відступ.

Для обертання тексту у клітинці виконайте наступні дії:

  • виділіть клітинки, усередині яких необхідно перевернути текст;

  • в меню Формат виберіть команду Клітинки, а потім перейдіть до вкладки Вирівнювання;

  • в полі Орієнтація виберіть градус повороту або перемістіть індикатор на необхідний кут;

  • для відображення тексту вертикально зверху вниз у полі Орієнтація виберіть поле з вертикальним Текстом.

Для вирівнювання даних нагорі, в центрі і внизу клітинки виконайте наступні дії:

  • виділіть клітинки, формат яких потрібно змінити;

  • в меню Формат виберіть команду Клітинки, а потім перейдіть до вкладки Вирівнювання;

  • в полі Вертикальне виберіть необхідний параметр.


В об'єднаній клітинці текст можна вирівняти за допомогою кнопок По лівому краю, По центру або За правим краєм на панелі інструментів Форматування. Для внесення інших змін до форматування тексту, включаючи вирівнювання по вертикалі, використовуйте параметри вкладки Вирівнювання (команда Клітинки в меню Формат).

Виділення елементів таблиці

Одна з комірок таблиці завжди є активною. Активне вічко виділяється рамкою. Щоб зробити вічко активним, потрібно клавішами керування курсором підвести рамку до цього вічка або натиснути на ньому мишею.

Для виділення декількох суміжних вічок необхідно установити покажчик миші на одному з вічок, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, розтягнути виділення на всю область. Для виділення декількох несуміжних груп вічок слід виділити одну групу, натиснути клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, виділити інші комірки.

Щоб виділити цілий стовпець або рядок таблиці, необхідно натиснути мишею на його імені. Для виділення декількох стовпців або рядків слід натиснути на імені першого стовпця або рядку і розтягнути виділення на всю область.

Для виділення декількох аркушів необхідно натиснути клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, натискати на ярликах аркушів.


Рис.1


Заповнення клітинок

Для введення даних у комірку необхідно зробити її активною і ввести дані з клавіатури. Дані з'являться у комірці та у рядку редагування (мал.8). Для завершення введення слід натиснути Enter або одну з клавіш керування курсором. Процес введення даних закінчиться й активною стане сусідня комірка.

Щоб відредагувати дані у клітинці, необхідно:

  • зробити вічко активним і натиснути клавішу F2 або двічі клацнути у комірці мишею;

  • в комірці з'явиться текстовий курсор, який можна пересувати клавішами управління курсором;

  • відредагувати дані;

  • вийти з режиму редагування клавішею Enter.

Перед виконанням будь-якої команди Microsoft Excel слід завершити роботу з вічком, тобто вийти з режиму введення або редагування.


Формули в Excel, формат клітинок.


Можливість використання формул (Формула - cовокупность значень, посилань на інші клітинки, іменованих об'єктів, функцій і операторів, яка дає змогу отримати нове значення. Формули в Excel завжди починаються зі знака рівності (=).) і функцій є одним з найважливіших властивостей програми обробки електронних таблиць . Це, зокрема, дозволяє проводити статистичний аналіз числових значень у таблиці.

Текст формули, яка вводиться в клітинку таблиці, має починатися зі знака рівності (=), щоб програма Excel могла відрізнити формулу від тексту. Після знака рівності в клітинку записується математичне вираз, що містить аргументи, арифметичні операції і функції.

У якості аргументів у формулі зазвичай використовуються числа і адреси осередків. Для позначення арифметичних операцій можуть використовуватися такі символи: + (додавання); - (віднімання); * (множення); / (ділення).


Формула може містити посилання на клітинки, які розташовані на іншому робочому аркуші або навіть у таблиці іншого файлу. Якось введена формула може бути в будь-який час модифікована. Вбудований Менеджер формул допомагає користувачеві знайти помилку або неправильне заслання у великій таблиці.

Крім цього, програма Excel дозволяє працювати зі складними формулами, що містять кілька операцій. Для наочності можна включити текстовий режим, тоді програма Excel буде виводити в осередок не результат обчислення формули, а власне формулу.


Введення формул.

Програма Excel інтерпретує дані, що вводяться або як текст (вирівнюється по лівому краю), або як числове значення (вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно ввести алгебраїчний вираз, якому повинен передувати знак рівності (=).

Припустимо, що в комірці А1 таблиці знаходиться число 100, а в комірці В1 - число 20. Щоб розділити перше число на друге і результат помістити в комірку С1, в клітинку С1 слід ввести відповідну формулу (= А1/В1) і натиснути [Enter].

Введення формул можна істотно спростити, використовуючи маленький трюк. Після введення знаку рівності слід просто клацнути мишею по першій клітинці, потім ввести операцію ділення і клацнути по другій клітинці.


Складні формули.

Складна формула - це та, яка містить 2 і більше дій (см приклад Прайс1. Xls.)


Редагування формул.

Щоб почати редагувати вміст комірки, потрібно спочатку промаркувати цей осередок. На наступному кроці необхідно включити режим редагування, натиснувши клавішу [F2] або виконавши подвійне клацання мишею. У режимі редагування у верхній частині екрану (під рядком піктографічного меню) активізується набірна рядок, у якій видно сама формула, а не результат її обчислення.


Оператори


Усі математичні функції описуються в програмах за допомогою спеціальних символів, званих операторами. Повний список операторів дано в таблиці.


Оператор Функція Приклад


Арифметичні оператори


- 10 -


+ Складання = A1 +1


- Віднімання = 4-С4


* Множення = A3 * X123


/ Поділ = D3/Q6


% Відсоток = 10%


Оператори зв'язку


: Діапазон = СУММ (A1: C10)


; Об'єднання = СУММ (A1; A2; A6)


Текстовий оператор з'єднання


& З'єднання текстів


Текстовий оператор з'єднання преднозначен для того, щоб при створенні зразка документа не вносити, наприклад, кожен раз вручну, дати - програма сама звертатиметься до комірки, у якій проставили дату.


Абсолютна і відносна адресація

Кожна комірка має унікальне ім'я (ідентифікатор), яке складається з номерів стовпця і рядка, на перетині яких розташовується осередок. Нумерація стовпців зазвичай здійснюється за допомогою латинських літер (оскільки їх всього 26, а стовпців значно більше, то далі йде така нумерація - AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а рядків - з допомогою десяткових чисел, починаючи з одиниці. Таким чином, можливі імена (або адреси) осередків B 2, C 265, AD 11 і т.д.

У формулах при зверненні до осередків використовується два способи адресації - абсолютна (Абсолютне посилання - частина формули, яка є адресою комірки, і посилається на дану клітинку незалежно від місця розташування клітинки з формулою. Прикладами абсолютних посилань на комірки є: $ A $ 1, $ B $ 1. Можливі й змішані посилання на клітинки. Абсолютні посилання на рядки задаються як A $ 1, B $ 1. Абсолютні посилання на стовпці задаються як $ A 1, $ B 1. На відміну від відносних посилань абсолютні посилання не оновлюються автоматично при копіюванні формул в інші рядки і стовпці.) та относітельнаяадресаціі.
При використанні відносної адресації (Відносне посилання - Посилання на клітинку у формулі, наприклад A 1, яка оновлюється автоматично при копіюванні формули в іншу клітинку або діапазон комірок. Після копіювання і вставки формули взаємне розташування посилаємося осередку та формули зберігається незмінним. Наприклад, якщо у клітинці A 3 записана формула «= A 1 + A 2», після копіювання її в комірку B 3, ця формула набуде вигляду «= B 1 + B 2».) копіювання, переміщення формули, вставка або видалення рядка (стовпця) зі зміною місця розташування формули призводять до перестроювання формули щодо її нового місця розташування. У силу цього зберігається правильність розрахунків за будь-яких зазначених вище діями над осередками з формулами.
У деяких же випадках необхідно, щоб при зміні місця розташування формули адреса комірки (або осередків), використовуваної у формулі, не змінювався. У таких випадках використовується абсолютна адресація.


Приклади

Приклад відносної адресації: якщо у клітинці I 3 записана формула «= СУММ (H 3; H 4; I 4)», після копіювання її в комірку N4, ця формула набуде вигляду «= СУММ (M 4; M 5; N 5) ».

Приклади абсолютної адресаціїMicrosoft Excel): $ A $ 10; $ B $ 5: $ D $ 12; $ M 10; K $ 12 (у передостанньому прикладі фіксований тільки стовпець, а рядок може змінюватися, в останньому - фіксована рядок, стовпець може змінюватися).


Застосування формул, роботу з осередками, використання різних форматів клітинок на практиці, також продемонструємо на прикладі.

Приклад на дискеті: приклад Прайс 1. Xls

У стовпці З наведеної таблиці вказано час (в годинах), витрачений на виконання роботи, у стовпці D - вартість однієї години роботи, а в стовпці Е - проміжна сума, яку треба заплатити за цю роботу.

Помножте час / год на ціну за годину, щоб отримати проміжні суми за

1) Настройку клавіатури.

2) Обслуговування машин.

3) Настройку формулярів.

Додайте її до осередку

1) E2: C2 * D2 (формат комірки D2 - грошовий, C2 - власний # "ч")

2) E3: C3 * D3 (формат комірки D3 - грошовий, C3 - власний # "ч")

3) E4: C4 * D4 (формат клітинки D4 - грошовий, C4 - власний # "ч")

відповідно.

У клітинці Е8 (формат клітинки - грошовий) потрібно обчислити загальну вартість всіх робіт, не враховуючи ПДВ. Для цього туди треба записати наступну формулу: = Е2 + Е3 + Е4. Отриману суму помножте на ПДВ (комірка D9, формат клітинки - процентний), щоб обчислити податок на додану вартість, а потім додайте до отриманого добутку загальну суму без ПДВ, щоб обчислити суму з ПДВ, помістіть результат в клітинку E9: D9 * E8 + E8 . Рядки, стовпці, клітинки відформатовані у відповідності з главою - Форматування рядків, стовпців і комірок. Стовпець F і рядок 10 - приховані.



ВИСНОВОК

Сучасне життя представити без сучасної техніки просто неможливо.

Жодна фірма не обходиться без допомоги комп'ютерів. Зберігання даних, написання документів, складання графіків, таблиць, розкладів, створення презентацій у всьому в цьому нам допомагає комп'ютер, і допомагає успішно.

Ми коротко розглянули програмний пакет Microsoft Office, за допомогою якого можна досягти всього вищепереліченого, зокрема одні з його програм: Excel і Access.

Від того, наскільки професійно буде виконана ваша робота, буде залежати успіх вашої фірми.

























Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Реферат
157.8кб. | скачати


Схожі роботи:
Бази даних в Excel Access з викликом на VBA
Access і Visual basic for Application Excel VBA прийоми програмування
Microsoft Excel і Microsoft Access
Microsoft Excel Інтерфейс головне меню Excel
MS Access
Уроки з Access
Звіти у Access
Контрольна з Access
Практика Access
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru