Документаційне забезпечення Діяльність структурних підрозділів КОМЕРЦІЙНОГО ПІДПРИЄМСТВА (НА ПРИКЛАДІ СЕКРЕТАРІАТУ ТОВ «ВІТУС») У доповіді розглядається
склад і
організація роботи в автоматизованій системі «Документум», в структурованому
довіднику, містить у собі всі основні відомості про співробітників і керівництві ІК з найменуванням їх посад, підрозділів і контрагентів з якими веде листування «ВІТУС».
Ключові слова: комерційне підприємство, ВІТУС,
секретаріат, документаційне забезпечення.
Інвестиційна компанія «ВІТУС» є активним членом Національної асоціації учасників фондового ринку (НАУФОР), НП Професійних учасників фондового ринку Уральського регіону, НП «Фондова біржа«
Санкт-Петербург »і ЗАТ« Московська міжбанківська валютна біржа ».
Різні форми управлінської діяльності в ІК забезпечуються виданнями
відповідних документів:
§
організаційна діяльність - видання організаційно-правових документів. До них відносять - Статут організації, положення про організацію, положення про структурні підрозділи, штатний
розклад, інструкції на окремі види діяльності,
посадові інструкції працівників, правила;
§ розпорядча діяльність - видання розпорядчих документів (Накази, Розпорядження). Вони містять рішення спрямовані від
керівника до співробітників
фірми і містять інформацію виконавчо-розпорядчого властивості, що випливає з функцій
управління (ввести в дію інструкцію з організації діловодства в організації; затвердити правила роботи з документами в ТОВ);
§ планова діяльність - видання планових документів (план роботи
секретаріату на рік; перспективний план роботи структурного підрозділу «Вітус»).
У діяльності «ВІТУС» створюються
організаційно - правові документи, що визначають її статус, структуру, штатну чисельність і посадовий склад,
функціональний зміст діяльності фірми, статус її підрозділів і працівників, їх права, обов'язки. До цих документів відносять: статут організації, положення про організацію, положення про структурний підрозділ (секретаріат), штатний розклад, інструкції на окремі види діяльності (
технологія управління документообігом в ІК; інструкція
секретаря по роботі з відвідувачами компанії),
посадові інструкції працівників (начальника
секретаріату , документознавців, помічника генерального директора, технічних секретарів). Основна частина організаційно - правових документів (Статут, Положення про організацію, Посадові інструкції, Положення про структурний підрозділ) мають невизначений термін дії. Це виражається в тому, що ці документи діють до їх скасування або до затвердження в ТОВ замість них нових. Ці документи складають правову основу діяльності «ВІТУС».
Види розпорядчих документів, що видаються в організації, встановлюються її установчими документами - статутом або положенням.
Сучасний стан управління відображається в оперативних документах - це група інформаційно-довідкових документів, в ІК вони представлені - довідками, доповідними і службовими записками,
протоколами, листування. Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління. Своєрідністю багатьох видів цих документів полягає в тому, що їх авторами є співробітники компанії. Вони рухаються за схемою: виконавець,
керівник структурного підрозділу, генеральний директор компанії.
Комплекс інформаційно-довідкових документів у ТОВ «ВІТУС» представлений: довідками (про розмір заробітної плати; про вартість ЦП;
інформація про виведення з брокерського рахунку іменних акцій; про
укладення договору довірчого управління; про відсутність рахунків в банках); списками (список власників акцій ; список власників надали свої ЦП для управління ІК); службовими записками (про покладання обов'язків з організації роботи; про хід заповнення
довідників у системі; про
терміни заробітної плати); заявами (про звільнення; про переведення працівника на іншу посаду); протоколами (оперативного наради; про закриття операційного періоду; за підсумками виконання планів заходів та
бюджетів за квітень 2007 року та
планування на травень 2007 року; засідання наглядової ради ВАТ АКБ «Пермінвестбанк»); комерційними
пропозиціями (про участь у виставці; про надання приміщень); листуванням ( лист-запит на надання відомостей власників ЦП; прохання про надання проекту
договору на надання послуги IP VPN;
інформаційний лист про відкриття нового операційного періоду).
Документообіг в ТОВ «ВІТУС» представлений різними документопотоками: вхідний, вихідний і внутрішній. У
документообіг Товариства входять документи, які фіксують рішення адміністративних і
організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності Товариства, його структурних підрозділів та окремих співробітників
При визначенні динаміки зміни обсягу
документообігу в ТОВ «ВІТУС» необхідно керуватися наступною таблицею:
Таблиця 1.
№ п / п
| Джерело визначення кількості документів (журнали реєстрації, папки)
| 2006р.
| 2007р.
| 2008р.
| 2009р.
|
1
| Вхідні документи
| 3789
| 4578
| 5342
| 4305
|
2
| Вихідні документи
| 3856
| 4562
| 5206
| 4028
|
3
| Внутрішні документи
| 3297
| 4325
| 5158
| 3989
|
4
| Інші документи
| 1025
| 1986
| 2300
| 1008
|
5
| Всього документів
| 11967
| 15451
| 18006
| 13330
|
Великим досягненням в організації роботи підприємства ІК стало впровадження в практику - електронної системи роботи з документами, дані
процеси всередині компанії «ВІТУС» регламентуються наступними документами: «Внутрішня інструкція по роботі з документами», «Регламент роботи з документами в автоматизованій системі діловодства та документообігу в ІК ».
Таким чином, розглянувши склад і організацію роботи в автоматизованій системі «Документум», можна зробити висновок, що вона являє собою структурований
довідник, що містить у собі всі основні відомості про співробітників і керівництві ІК з найменуванням їх посад, підрозділів і контрагентів з якими веде листування « ВІТУС ». Всі потоки документів (вхідний, вихідний, внутрішній) представлені в інформаційному сховищі, яке складається з реєстраційних форм і прикріплених до них віртуальних образів документів. У системі організовано швидкий пошук потрібного зареєстрованого документа та організація довготривалого зберігання створених документів. «Документум» дозволяє організовувати роботу з документами на новому рівні, що позитивно позначається на діяльності співробітників секретаріату і компанії в цілому. Дана система дозволяє організувати наступні види робіт:
інформаційно - довідкову роботу з мінімальними витратами часу; автоматизований
контроль за термінами
виконання документів, реєстрацію документів на декількох робочих місцях одночасно. Всі основні відомості та операції, які були проведені з тими чи іншими документами, що функціонують у
секретаріаті, знаходять своє відображення в електронних реєстраційних картках, що, безсумнівно, підвищує якість, оперативність, ефективність роботи співробітників ІК при реєстрації, пошуку та подальшої роботи з необхідними документами . Програма дозволяє зафіксувати та відслідковувати усі важливі етапи руху документів від їх створення або надходження до «ВІТУС», до знищення.