Шпаргалка з архівознавства

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

1. Основні складові, теорії і методика архівознавства
Архівознавство-комплексна наукова дисципліна, що розробляє теоретичні, правові та методичні питання «науки про архіви»
Її складовими компанентом є слід. спеціально. дисципл.: теоія і методика архівознавець-я, істор. і організ-я арх. справи, археографія (останнім часом все частіше вкл. У архівоввед-і), архівне право, архівознавчих термінознавство, архівних. менеджмент, арх. статистика, автоматизир. Арх. технології.
Теорія і методика архівознавець-ия - одна з основних наукових дисциплін, Вхідні. в зрозумілий. архівознавець-я. Отже-архівознавство-це комплексна наукова дисципліна, що вивчає всі аспекти архівної справи, а теорія і методика архівознавства-її оновний наукова ядісціпліна, вивчає окремі аспекти «науки про архіви»
Предметом ТІМу є наступні процеси наукової роботи з документами:
1) принципи і методи відбору та організації документів, що підлягають архівному зберіганню.
2) Способи зберігання, що забезпечують повне збереження матеріалів
3) Створення системи інформації про зміст документів
4) Організація всебічного використання документної інформації
Організація всебічного використання документної інформації. До об'єктів її вивчення відносяться: текстові документи на бум. Основі, науково-техніч. і кінофотодокументи, звукозапису, мікрофільми та інші докум, що зберігаються і подлеж. Зберіганню в архівах.
Арх-ие як комплексна дисципліна не існує ізольовано. Вирішуючи свої задачі, воно тісно взаємодіє з гуменітарнимі, естественнимінаукамі, науковими дісціплінамідокум-ие, історич. наукою, історією чи-ри, мистецтва
До допоміжних історичних дисциплін належать:
Палеографія - изуч виритий письм знаків та інші зовнішні ознаки рукописів.
Дипломатики - вивчає проходження в структуру різних офіц докум. І розробок. Методику отримання про процеси суспільного розвитку
Історична хронологія - изуч. Системи літочислення, уточненіевремені і місця створення док
Історична метрологія - изуч системи заходів использ в минулому з ялиною співвіднесенні я їх з сучасними, допомагає прочитання і розуміння тексту документів
Сфрагістика - изуч приналежність печатпей, допомагає встановити справжність, авторство, час створення док.
Геральдика - изуч. Изобр на гербах. допомагає встановити справжність, авторство, час створення док.
Також мають важливе значення та інші допоміжні історичні дисципліни: епіграфіка, генеалогія, нумізматика, історична географія.
3 Становлення архівної справи початку 90х
Після розпаду СРСР країни СНД було підписано Угоду про правопріемстве щодо архівів колишнього СРСР. За цією угодою сторони, изходя з принципу неподільності фондів утворилися в результаті діяльності вищих держ. Структур і хранящ в держ архівах, які знаходяться за межами їх терито-й не претендують на право володіння цими комплексами документів
1993 р. прийнято законодавчий акт «Основи закнододательства РФ про АФ РФ і архівах» який сьогодні є головною дійовою законодат актом.
Вперше досить чітко були визначені межі компетенції РФ і її суб'єктів. В основах законодавства виділено 3 блоку повноважень з питань арх справи віднесених:
До відання РФ в особі її держ орг влади
До спільного ведення РФ, республі, обл, країв, Москви і з-петербурзькій
До самостоят рішенням вишеуказ суб'єктами РФ
В основах законодавства виділено 2 частини АФ РФ: госуд і негосуд. (Госуд-те: 4 комплекси документовфактіч і юридич обособл по держ арх, відомств арх, бібліоте і музеям, галузевим аф.Фактіч в них докум хран постійно, але в законодат предусм ТИМЧАСОВЕ і ДЕПОЗИТ хран)
Сущ в держ частини АФ РФ: постоянн (гос арх. Бібл, муз, отр фондах), депозитарно (у отрасл АФ), тимчасове (у відомств та отрасл АФ)
1998 р. уряд РФ ухвалено постанову «про затвердження положення про Федеральної архівної службу», законодавчо оформила її місце в системі держустанов РФ.
Федеральна архівна служба (Росархів) є органом виконавчої влади, який здійснює державне регулювання у галузі архівної справи і контроль за збереженням, комплектуванням, використанням документів архівного фонду РФ.
У систему Росархіву входять федеральні державні архіви, наукові та інші організації, підпорядковані безпосередньо йому, а також органи управлінні архівною справою суб'єктів РФ і підпорядковані їм установи
4 Прийняття основ законодавства РФ «про АФ РФ і архівах». Його основні ідеї і принц реалізації
1993 р. прийнято законодавчий акт «Основи закнододательства РФ про АФ РФ і архівах» який сьогодні є головною дійовою законодат актом.
Вперше досить чітко були визначені межі компетенції РФ і її суб'єктів. В основах законодавства виділено 3 блоку повноважень з питань арх справи віднесених:
До відання РФ в особі її держ орг влади
До спільного ведення РФ, республі, обл, країв, Москви і з-петербурзькій
До самостоят рішенням вишеуказ суб'єктами РФ
В основах законодавства виділено 2 частини АФ РФ: госуд і негосуд. (Госуд-те: 4 комплекси документовфактіч і юридич обособл по держ арх, відомств арх, бібліоте і музеям, галузевим аф.Фактіч в них докум хран постійно, але в законодат предусм ТИМЧАСОВЕ і ДЕПОЗИТ хран)
Сущ в держ частини АФ РФ: постоянн (гос арх. Бібл, муз, отр фондах), депозитарно (у отрасл АФ), тимчасове (у відомств та отрасл АФ)
1993 р - рік прийняття Основ законодавства Російської Федерації «Про Архівний фонд Російської Федерації і архівах». У цьому законі зазначено термін конфіденційного збереження відомостей про «особистого життя громадян ..., а також створюють загрозу для їхнього життя і безпеки житла» - 75 років з часу створення документа. Таким чином, відповідно до закону, не могли бути використовувані для широкого доступу документи, що містять зазначену в законі інформацію та датовані пізніше 1918р. Прийняття закону не вплинуло на яка складається у той час практику доступу до конфіденційної інформації.
У вітчизняному законодавстві є тільки один закон, в якому названо період конфіденційного збереження інформації, яка може нанести її суб'єкту збиток - «Про Архівний фонд Російської Федерації і архівах». Основи законодавства Російської Федерації ». Згідно зі ст. 20 названого Закону, обмеження у використанні встановлюються на 75 років з часу створення документа. Раніше цього терміну доступ до таких документів може бути дозволений самим громадянином, а після його смерті - його спадкоємцями.
Державному обліку у складі Архівного фонду РФ підлягають архівні документи, віднесені до постійного зберігання після експертизи їх цінності в порядку, встановленому Федеральної архівної служби Росії у відповідності зі ст. 5 Основ законодавства РФ про Архівному фонді РФ і архівах.
5 Положення про АФ РФ 1994. Положення про держ. арх. Службі РФ.
1994р. видано Указ президента «про end положоб АФ РФ і положення про держ. Арх службу РФ »
У положенні про АФ РФ чітко закр. Склад госуд і негос частин АФ РФ, отражела мережа фед арх, архівів суб'єктів РФ і муниц арх, вказані сроківрем і депозит храненіяв учр, орган, предпіяіятіях.
Система Державної архівної служби України.
Ведення архівної справи покладається на центральний орган виконавчої влади Російської Федерації в галузі архівної справи - Державну архівну службу Росії, її органи та установи.
У систему Державної архівної служби Росії входять:
а) державні органи управління архівною справою республік у складі Російської Федерації, країв, областей, автономної області, автономних округів, міст, районів;
б) архівні установи: федеральні державні архіви центри зберігання документації, центральні державні архіви та центри зберігання документації республік у складі Російської Федерації, державні архіви та центри зберігання документації країв, областей, автономної області, автономних округів, міст, районів;
в) науково-дослідні установи та інші організації та підприємства, що забезпечують її діяльність.
6 Положення про федер арх службі Рссии 1998р
Положення було затверджено править РФ разом покласти про держ арх сл Росії 1994р., В якому з урахуванням сучасної законодавчої бази визначено статус федер арх служби (Росархіву), її права, функції, завдання, масштаб деят-ти, внутр структ. Слід виділити що в компетеніцію Росархіву входить керівництво як архівної так і діловодної сферою в країні. Як извесно в Росії немає федер делопроізв служби, тому Росархів виступає один в 2х осіб.
Федеральна архівна служба (Росархів) є органом виконавчої влади, який здійснює державне регулювання у галузі архівної справи і контроль за збереженням, комплектуванням, використанням документів архівного фонду РФ.
У систему Росархіву входять федеральні державні архіви, наукові та інші організації, підпорядковані безпосередньо йому, а також органи управлінні архівною справою суб'єктів РФ і підпорядковані їм установи.
7 ФЗ «Про архівну справу РФ» 2004р
Цей Закон регулює відносини у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів незалежно від їх форм власності, а також відносини в сфері управління архівною справою в Російській Федерації в інтересах громадян, суспільства і держави.
У даному ФЗ розкриваються розділи:
· Основні поняття, які застосовують у даному Федеральному законі
· Повноваження Російської Федерації, суб'єктів Російської Федерації, муніципальних утворень у галузі архівної справи
· Склад Архівного фонду Російської Федерації
· Архівні документи, що належать до державної власності, муніципальної власності, приватної власності
· Особливості правового становища архівних документів
· Захист права власності на архівні документи
· Особливості цивільного обороту документів Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в приватній власності
· Управління архівною справою в Російській Федерації
· Зберігання та облік архівних документів
· Комплектування архівів архівними документами
· Доступ до архівних документів та їх використання
· Відповідальність за порушення законодавства про архівну справу в Російській Федерації
· Міжнародне співробітництво
У цьому Законі застосовуються такі основні поняття:
1) архівна справа в Російській Федерації (далі також - архівна справа) - діяльність державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій та громадян у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів;
2) архівний документ - матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і підлягає зберіганню з огляду на вагомість зазначених носія та інформації для громадян, суспільства і держави;
3) документи з особового складу - архівні документи, що відображають трудові відносини працівника з роботодавцем;
4) документ Архівного фонду Російської Федерації - архівний документ, який пройшов експертизу цінності документів, поставлений на державний облік і підлягає постійному зберіганню;
5) особливо цінний документ - документ Архівного фонду Російської Федерації, який має неминущу культурно-історичну і наукову цінність, особливу важливість для суспільства і держави і щодо якої встановлено особливий режим обліку, зберігання і використання;
6) унікальний документ - особливо цінний документ, який не має собі подібних за міститься в ньому інформації і (або) його зовнішніми ознаками, непоправної при втраті з точки зору його значення та (або) автограф;
7) архівний фонд - сукупність архівних документів, історично або логічно пов'язаних між собою;
8) Архівний фонд Російської Федерації - історично сформована і постійно поновлена ​​сукупність архівних документів, що відображають матеріальне і духовне життя суспільства, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне і культурне значення, які є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народів Російської Федерації, що відносяться до інформаційних ресурсів і підлягають постійному зберіганню;
9) архів - заклад або структурний підрозділ організації, що здійснюють зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів;
10) державний архів - федеральне державне установа, що створюється Урядом Російської Федерації (далі - федеральний державний архів), або державна установа суб'єкта Російської Федерації, створюване органом державної влади суб'єкта Російської Федерації (далі - державний архів суб'єкта Російської Федерації), які здійснюють зберігання, комплектування , облік і використання документів Архівного фонду Російської Федерації, а також інших архівних документів; 11) муніципальний архів - структурний підрозділ органу місцевого самоврядування муніципального району, міського округу або муніципальне установа, що створюється цим органом, що здійснюють зберігання, комплектування, облік і використання документів Архівного фонду Російської Федерації, а також інших архівних документів;
12) постійне зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації - зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації без визначення строку (безстрокова);
13) тимчасове зберігання архівних документів - зберігання архівних документів до їх знищення протягом строків, встановлених нормативними правовими актами;
14) тимчасове зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації - зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації до їх передачі на постійне зберігання в порядку, встановленому статтею 21 цього Закону;
15) депозитарне зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації - зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації федеральними органами виконавчої влади та організаціями (у тому числі академіями наук Російської Федерації, які мають державний статус, за винятком Російської академії наук) протягом строків і на умовах, визначених відповідними договорами між ними і спеціально уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади;
16) експертиза цінності документів - вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх для включення до складу Архівного фонду Російської Федерації;
17) упорядкування архівних документів - комплекс робіт з формування архівних документів в одиниці зберігання (справи), опису та оформлення таких одиниць зберігання (справ) відповідно до правил, встановлених спеціально уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади;
18) власник архівних документів - державний орган, орган місцевого самоврядування або юридична або фізична особа, що здійснюють володіння і користування архівними документами і реалізують повноваження щодо розпорядження ними в межах, встановлених законом або договором;
19) користувач архівними документами - державний орган, орган місцевого самоврядування або юридична або фізична особа, які звертаються на законних підставах до архівних документів для отримання і використання необхідної інформації.
їх завдання та функції
Відомчим називається архів, що знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить в систему державної архівної служби, або що є структурним підрозділом організації.) Відомчий архів здійснює зберігання документів організацій та підприємств до передачі їх на державне зберігання
Основними нормативними документами, що регламентують роботу відомчих архівів, є Основні правила роботи відомчих архівів 1986 р. і Єдина державна система діловодства (ЕГСД). Основні правила визначають головні завдання відомчого архіву, відповідно до яких визначено основні функції архівів, розширення яких залежить від категорії установи - джерела комплектування і профілю архіву.
У відомчий архів передаються справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передача відбувається тільки по описам. Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі в відомчий архів. Вони зберігаються централізовано службою документаційного забезпечення або в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню
Документи передаються до відомчого архіву відповідно до графіка, складеним завідувачем архівом, схваленим ЕК і затвердженим керівником установи. З канцелярії і структурних підрозділів справи передаються, як правило, через рік після закінчення їх діловодством (тобто справи, заведені і закінчені в 1999 р., повинні передаватися в 2001 р.). Але справи постійного зберігання державна архівна служба рекомендує передавати у відомчий архів відразу по закінченні року.
У об'єднаний відомчий архів справи можуть передаватися і через два-три роки після закінчення їх діловодством, в залежності від їх оперативної значущості та інших умов. Прийом справ відомчим архівом з інших установ проводиться також за описом, але, крім того, оформляється актом здачі матеріалів. Передача разом з документами облікового і науково-довідкового апарату (лист фонду, справа фонду, покажчики, картотеки тощо) обумовлюється в акті.
Закінчення прийому документів до архіву завершується заповненням облікових документів.
Іноді держархів приймає не всі документи постійного зберігання, що знаходяться у відомчому архіві. ГАС проводить відбір документів на державне зберігання з урахуванням матеріалів, що знаходяться в архіві в складі інших фондів.
Документи АФ РФ, що зберігаються у відомчому архіві, підлягають централізованого державному обліку, формою якого є картка фонду. Книга обліку надходжень та вибуття документів, а також список фондів ведуться в архівах, що зберігають документи двох і більше фондів. Велика частина відомчих архівів зберігає один фонд. Розглянемо облікові документи такого архіву.
Основними формами використання документів відомчого архіву є:
інформування керівництва та структурних підрозділів організації (в структурі якої функціонує архів), а також інших організацій і виконання їх запитів;
культурно-просвітницька та робота архіву;
виконання запитів соціально-правового характеру;
надання документів для вивчення в читальному залі архіву.
Комплектування державних та відомчих архівів переважно подібно; воно складається з визначення джерел комплектування, визначення складу документів, що підлягають державному зберігання, прийому документів до архіву. Робота з комплектування відомчого архіву проводиться під керівництвом державної архівної служби.
Проблема "відомчості" у вітчизняному архівній справі аналізується з точки зору відповідності укоріненою в Росії практики вимогам сучасного архівного і суміжного з ним законодавства, потребам розвитку історичної науки й у цілому формування сучасного інформаційного суспільства
9
10 Запитання відомств арх в «осн закон РФ про арх фонді РФ і арх»
Справжні Основи регулюють формування, організацію зберігання, облік, використання архівів та архівних фондів і управління ними з метою забезпечення збереженості архівних документів та їх всебічного використання в інтересах громадян, суспільства і держави.
Тимчасове зберігання документів державної частини Архівного фонду Російської Федерації здійснюють центральні органи виконавчої влади Російської Федерації, державні установи, організації та підприємства в створюваних ними відомчих архівах.
Порядок постійного і тимчасового зберігання документів державної частини Архівного фонду Російської Федерації в державних і відомчих архівах і передачі зазначених документів на постійне зберігання до державних архівів встановлюється Державною архівною службою Росії.
11 Запитання відомств арх до ФЗ «про арх справі РФ» 2004
Цей Закон регулює відносини у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів незалежно від їх форм власності, а також відносини в сфері управління архівною справою в Російській Федерації в інтересах громадян, суспільства і держави
12
13 Галузеві держ. Арх. Фонди СРСР і Депозитарні відомчі архіви збрешемо. Росії: загальне і особливе, специфіка створення, орг-правового становища і функц-я
На основі класифікаційної ознаки приналежності документів до галузей діяльності здійснюється організація (у разі необхідності) великих комплексів документів. Ця ознака використовується при створенні державних архівів, галузевих державних фондів СРСР.
14
15
16
17 Типи депозитарних архівах огр-публ, довірить, закритий
Справи та документи Архівного фонду Російської Федерації, віднесені до приватної та іншим формам власності, які перебувають на депозитарному зберіганні, враховуються в основних і допоміжних облікових документах архіву організації.
У книзі обліку надходження і вибуття документів (додаток 24) (гр.3) зазначаються номер і дата акту прийому-передачі справ (гр.4), власник документів і термін дії угоди, наприклад, "до 2005 року" (при тимчасовому зберіганні) або "депозит" (без зазначення строку зберігання) (гр.10).
У списку фондів (додаток 25) до номера фонду додається індекс "Д" ("Депозит"), який зберігається за ним у всіх облікових документах і архівних шифрах справ; у графі "Примітка" списку фондів також вказуються власник документів, дата підписання і строк дії угоди.
Якщо на зберігання надходить частина фонду, документи якого вже зберігаються в архіві і включені до складу державної частини Архівного фонду Російської Федерації, то за фондом зберігається раніше присвоєний йому номер з додаванням індексу "ДЧ" - "депозитарій частково".
Угода, укладена з власником документів, включається у справу фонду.
18 Поняття про Архівному фонді РФ, його склад і організації
Під Архівним фондом Російської Федерації розуміється сукупність документів, що відображають матеріальне і духовне життя її народів, історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне або культурне значення і є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народів Російської Федерації;
До складу Архівного фонду Російської Федерації входять знаходяться на території Російської Федерації архівні фонди та архівні документи незалежно від джерела їх утворення, виду носія, місця зберігання та форми власності. Віднесення документів до складу архівного фонду Російської Федерації виробляються на підставі експертизи їх цінності в порядку, що встановлюється Державної архівної служби Росії.
Державну частина Архівного фонду Російської Федерації складають архівні фонди та архівні документи, що є федеральною власністю, державною власністю республік у складі Російської Федерації, країв, областей, автономної області, автономних округів, міст Москви і Санкт-Петербурга і муніципальної власністю.
До федеральної власності належать архівні фонди та архівні документи федеральних державних архівів і центрів зберігання документації, архівні фонди та архівні документи, які утворилися і які утворюються в діяльності федеральних органів державної влади, Генеральної прокуратури Російської Федерації, Центрального банку Російської Федерації та інших банків, віднесених до федеральної власності , а також установ, організацій і підприємств, віднесених до федеральної власності, архівні фонди та архівні документи, отримані у встановленому порядку від громадських і релігійних об'єднань і організацій, юридичних і фізичних осіб.
Недержавну частина Архівного фонду Російської Федерації складають архівні фонди та архівні документи, що знаходяться у власності громадських об'єднань і організацій, а також з моменту відділення церкви від держави у власності релігійних об'єднань та організацій, що діють на території Російської Федерації, або в приватній власності і які становлять історичну , наукову, соціальну, економічну, політичну чи культурну цінність.
У межах архівного фонду архівні документи організуються по одиницях зберігання. Одиниці зберігання систематизуються згідно зі схемою систематизації архівних документів в архівному фонді.
Схема систематизації архівних документів в архівному фонді є підставою для внутрішньої організації одиниць зберігання архівного фонду та закріплюється описом (описами) справ, документів.
Систематизація одиниць зберігання в межах архівного фонду за розділами (підрозділами) схеми систематизації проводиться з урахуванням одного або декількох наступних ознак:
структурного (відповідно до приналежністю одиниць зберігання до структурних підрозділів);
хронологічного (за періодами або дат, до яких відносяться одиниці зберігання);
функціонального, галузевого, тематичного, предметно-питального (з урахуванням функцій організації, тим або питань, яких стосується зміст одиниць зберігання);
номінального (за діловодної формі - видам і різновидам документів);
кореспондентського (по організаціям та особам, у результаті листування з якими утворилися одиниці зберігання);
географічного (відповідно до певними територіями, населеними пунктами і іншими географічними об'єктами, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори, кореспонденти);
авторського (за назвами організацій або прізвищами осіб, які є авторами документів).
При систематизації одиниць зберігання аудіовізуальної та електронної документації додатково використовуються об'єктний і форматний ознаки.
Одиниці зберігання групуються послідовно за ознаками, застосування яких є найбільш доцільним для всіх або окремих груп архівних документів архівного фонду.
Документи по особовому складу, а також науково-технічні документи в архівних фондах науково-дослідних організацій, рукописи у видавництвах, історії хвороб у медичних організаціях, акти перевірок у фондах контрольних органів виділяються в особливі групи і систематизуються відокремлено.
Архівні документи архівного фонду сім'ї, роду систематизуються спочатку по окремим громадянам, документи кожного громадянина - по розділах схеми систематизації. В архівному фонді сім'ї на перше місце виносяться архівні документи найбільш відомого громадянина, потім - архівні документи членів родини в порядку ступеня споріднення. В архівному фонді роду архівні документи розташовуються в порядку генеалогічної послідовності, причому архівні документи, пов'язані до всього роду (генеалогічні таблиці, майново-господарські документи) поміщаються на початку.
Одиниці зберігання, включені в об'єднаний архівний фонд, розташовуються по значущості фондообразователей, за хронологією їх створення, за алфавітом назв. Для архівних фондів однотипних організацій використовується загальна схема систематизації.
У межах архівної колекції архівні документи одного виду (різновиду) групуються за авторським ознакою з розташуванням груп одиниць зберігання в алфавітному порядку назв організацій або прізвищ громадян. У межах архівної колекції, створеної за тематичним ознакою, угруповання архівних документів проводиться за темами або питань, розташованим в порядку їх значущості або
19 Класифікація документів і справ ГАФ СРСР в цілому та її основні ознаки
Класифікація документів ГАФ СРСР здійснюється -
- В межах ГАФ СРСР в цілому;
- В межах державного архіву;
- У межах архівного фонду
Класифікація документів ГАФ СРСР будується на основі таких ознак:
- Належності документів до історичних епох (епосі соціалізму або епох феодалізму і капіталізму);
- Належності документів до комплексів, які мають загальносоюзне, республіканське (для союзних і автономних республік) і місцеве значення;
- Належності документів до певних адміністративно-територіальним одиницям (краях, областях, районах);
- Належності документів до певних галузях державної і суспільної діяльності;
- Належності документів до складу документації даного фондоутворювача (див. п. 1.2.5);
- Способу і техніки закріплення інформації.
Під класифікацією документів у межах ГАФ СРСР розуміється їх наукова угруповання, відповідно до вищезазначених ознаками, що визначає організацію мережі державних архівів СРСР і їхні профілі.
Основний класифікаційної і обліковою одиницею документів ГАФ СРСР є архівний фонд, який дробленню не підлягає.
Принцип недробімості архівного фонду виключає поділ документів одного архівного фонду між кількома державними архівами.
20 Класифікація архівного фонду РФ: основні ознаки та їх значення для створення мережі державної реєстрацiї. Фондів
В архіві документи Архівного фонду Російської Федерації та інші архівні документи організуються за історично і / або логічно що совокупностям - архівних фондів. По відношенню до деяких видів архівних документів допускається їх нефондова організація нефондова організація архівних документів - організація створених у діяльності різних джерел комплектування аудіовізуальних документів (кіно-, фото-, фоно-та відеодокументів) за їх видами, одному або декільком зовнішніми ознаками (кольоровості, матеріалу носія інформації, його формату, системі запису звукової інформації та ін.)
Різновидами архівного фонду є:
архівний фонд державного органу, органу місцевого самоврядування, організації, що складається з утворених в процесі їх діяльності документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів;
об'єднаний архівний фонд, що складається з утворених в процесі діяльності двох або більше організацій, а також громадян документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що мають між собою історично і / або логічно обумовлені зв'язку;
архівний фонд особового походження (сім'ї, роду), що складається з утворених в процесі життя і діяльності окремого громадянина, сім'ї, роду архівних документів, включених до складу Архівного фонду Російської Федерації.
До архівного фонду прирівнюється сукупність окремих документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що утворилися в діяльності різних джерел комплектування архіву (фондообразователей), об'єднаних за однією або кількома ознаками (тематичного, номінальному, об'єктному, авторському, хронологічним та іншим) (далі - архівна колекція).

21 Поняття про класифікацію докум. в архівах
Докум в арх діляться на історич і логич зв'я сукупності
Классифик докум в арх-їх угруповання по фондами комплексам арх. Фондів
Дореволюц архівісти (Самоквасов, воронів) вважали правильним ділити арх масиви на арх фонди
Робота за класифікацією проводиться:
- Коли вирішували питання щодо організації на держ. Зберігання документів
- У процесі роботи з вже зберігаються в арх докум (коли виправляємо допущені раніше помилки при організ фонду, виникає необхідність у більш зручної організації докум-ів, коли перерабат і досконалостей опису)
АФ-сукупність арх докум історич або логич зв'я м-у собою
Види АФ:
АФ організацтіі
АФ особистого происх (особистих, сімейних, одов)
Об'єднаний АФ (складається з 2х або більш фондообразоват, имеющ м-у собою істор або логич зв'язку)
Архівна колекція, образ у деят-ти різних фондів (за темою, автору)
АЛЕ! Можлива організація докум не по фондам (кіно, фото докум)
22 Визначення меж АФ Особливості определ. Кордонів фондів личн происх.
Визнач кордонів аф - визначення складу докум-ів, подлеж включ в арх фонд
Структурн підрозділ імеющорганізац або оперативн обособл. / Самостоят-ть можуть бути окремими фондообразователем
Хронологічні рамки фонду ог:
-Дати у перед котор образ докум
-Дати правових актів
-Дати докум про созд / реорганізацію організ
Не завжди збігаються фактич дати і дати указ на докум => у вступі до опису / путівника розбіжність дат
Для встановлення тимчасових граніцАФ потрібно вчить фактори:
-Політичне життя хар-ра (до революц. Росії, дата ліквідації - октяб революц, дата початку фонди радянських учр - установл. Рад. Вл. Якщо учр сущ після ліквід - єдиний фонд)
-Юридич хар-ра (зміна правового статусу, масштабів деят-ти д учрежд, реорганізації учрежд-перетворення учр, яке тягне за собою докорінну зміну їх правового становища є ознакою возникнов. Нового фондоутворювача.
-Адмін хар-ра (ліквідація та возникнов. Започатковано. У рамкаходной територі => одне замінює ін - чинник спадкоємності)
На хронологічні рамки деят-ти фондоутворювача, Ю на межі фонду не впливають:
- Перейменують учр
- Нагороджений, присвоєно звань
- Передача учр з одного відомства в ін
-Зміна підпорядкованості усередині одного відомства
- Якщо змінитися местонахожднеі і структура учр-я
-Зміна і звуження кола питань
Вони не викликають ліквід Фондообразующая-ля
23 Поняття про об'єднані архівних фондах і колекціях. Методика їх створення.
Об'єднаний архівний фонд формується з архівних
документів:
організацій, однорідних за цільовим призначенням і функцій,
діючих на певній території;
керівного органу і підпорядкованих йому організацій, що діють на
певній території;
організацій, об'єднаних об'єктом діяльності;
послідовно змінювали один одного організацій, якщо функції
попередників повністю або частково передавалися і передаються їх
наступникам;
двох або більше архівних фондів особового походження, якщо
громадяни пов `язані між собою близькими родинними, професійними,
творчими, діловими відносинами.
Допускається формування об'єднаних архівних фондів з архівних
документів виборчих комісій з виборів органів місцевого
самоврядування;
Архівна колекція надходить до архіву або формується в архіві з окремих розрізнених архівних документів, що мають ознаки спільності. Історично склалася архівна колекція, що надійшла з іншого архіву, від організації або громадянина, перефондірованію не підлягає.
Архівні документи, сформовані в архівний фонд, об'єднаний архівний фонд або архівну колекцію, перефондірованію не підлягають. Перефондірованіе архівних документів допускається в іключітельних випадках, при виявленні помилок фондування, що ускладнюють пошук архівних документів.
24 Поняття та ознаки класифікації докум-в у межах арх. Фондів
Докум в арх діляться на історич і логич зв'я сукупності
Классифик докум в арх-їх угруповання по фондами комплексам арх. Фондів
Дореволюц архівісти (Самоквасов, воронів) вважали правильним ділити арх масиви на арх фонди
Робота за класифікацією проводиться:
- Коли вирішували питання щодо організації на держ. Зберігання документів
- У процесі роботи з вже зберігаються в арх докум (коли виправляємо допущені раніше помилки при організ фонду, виникає необхідність у більш зручної організації докум-ів, коли перерабат і досконалостей опису)
АФ-сукупність арх докум історич або логич зв'я м-у собою
Види АФ:
АФ організацтіі
АФ особистого происх (особистих, сімейних, одов)
Об'єднаний АФ (складається з 2х або більш фондообразоват, имеющ м-у собою істор або логич зв'язку)
Архівна колекція, образ у деят-ти різних фондів (за темою, автору)
АЛЕ! Можлива організація докум не по фондам (кіно, фото докум)
25 Класифікація документів особового походження, об'єднаних архівних фондів і колекцій
Документи створюються і накопичуються не тільки в установах, а й у людей. Вони можуть відображати виробничу, громадську, творчу діяльність особи. Науковий інтерес представляють документи великих партійних і державних діячів, вчених, організаторів виробництва, военоначальников, письменників, художників, новаторів і т.д. архівні установи ведуть також збирання документів журналістів, краєзнавців та інших осіб, чиї документи можуть допомогти вивчення історії рідного краю. Великий інтерес представляють також щоденники, спогади та листування учасників Великої Вітчизняної війни і тих, хто відновлював міста і села.
Архівних фонд особового походження - фонд, який представляє собою прийняту на державне зберігання частина документального фонду, а в ряді випадків документальний фонд імені родини або роду.
Фонди особового походження зберігаються у федеральних і місцевих державних архівах, в архівах установ Академії наук і в ряді інших відомчих архівів.
В основі комплектування архівного фонду особистого походження лежить ознака походження (фонд склався в процесі діяльності особи). Документи таких фондів діляться звичайно на кілька груп. Головні з них: особисті документи, документи, створені фондообразователем (наукові, творчі та ін), листування (ділова та особиста), можуть бути документи, зібрані цією особою (колекції).
При передачі документів особового походження складається історична довідка фондоутворювача, в якій вказують:
- ПІБ;
- Псевдонім;
- Дівоче прізвище;
- Дати життя;
- Службовий і суспільне становище;
- Почесні звання.
У необхідних випадках, особливо для політичних діячів, вказується класова приналежність, класова спрямованість діяльності.
Відомості про фондоутворювача сімейних та родових фондів наводяться або послідовно в загальній історичній довідці, або в окремій історичній довідці перед матеріалами фонду кожного члена сім'ї або роду.
Об'єднаний архівний фонд - фонд, утворений з документів двох або більше фондообразователей.
Архівна колекція - фонд, який представляє собою сукупність окремих документів, що утворилися в діяльності різних фондообразователей і об'єднаних за однією або кількома ознаками.
В основі комплектування об'єднаного архівного фонду та архівної колекції лежить ознака логічного зв'язку, тобто вони зібрані штучно.
Об'єднаний архівний фонд створюються в державному або відомчому архіві, виходячи з вимог доцільності, для полегшення користування документами і спрощення обліку, тому що при цьому зменшується кількість фондів, переважно дрібних. Наприклад: в об'єднаному відомчому архіві можуть бути створені об'єднані фони шкіл або дошкільних установ одного району, поліклінік міста. Об'єднання документів слід проводити після їх ретельного вивчення і на основі декількох об'єднують ознак. У першу чергу застосовуються ознаки спільності функцій, адміністративно-територіальної приналежності (одного району, області тощо), належність до однієї виробничої галузі. В історичній довідці об'єднаного фонду необхідно вказати час і мотиви його освіти.
Архівні колекції можуть бути зібрані будь-якою особою і вступити в такому вигляді в архів (колекція стародавніх рукописів, автографів, нотних рукописів тощо), а можуть бути створені в архіві за того ж ознакою з розрізнених документів або справ різних установ. Кожен з цих комплексів враховується як фонд і на цій підставі є класифікаційної одиницею. Історична довідка, що складається в архівних колекціях, повинна висвітлювати історію створення колекції:
- Укладач;
- Час;
- Умови створення;
комплектування.
26 Поняття і зміст комплектування арх Росії
Комплектування архіву організації - це систематичне поповнення архіву документами структурних підрозділів організації, а також інших організацій, що є джерелами комплектування архіва.осущ в порядку установл законом і рекомендації Росархіву (фед аг по арх справі) перспективними і поточними планами самих арх учр.
Завдання компл - найбільш повна концентрація документів, относящ до профілю даного архіву (допомагає организ система НСА)
Джерела компл-организ або особи передающ докум в держ чи відомств арх
Комплектування архіву включає:
визначення джерел комплектування архіву; (определ кола учр фондообазователей
визначення складу документів, які підлягають прийому до архіву;
організація передачі документів до архіву.
Розподіл по мережі гос арх
Прийом передача з відомств у держ
Основними джерелами комплектування архіву організації є:
структурні підрозділи організації;
підвідомчі організації;
фізичні особи.

27 Джерела комплектування відомчих архівів
Для відомств арх джерела компл-я:
1) структурн подразд
2) підвідомчі організ-ии (якщо це установл положенням про арх)
3) фіз особи
4) фонд ліквідується організ-й
5) заснований-попередники
ВА мож компл одним учр - 1 список
ВА мож компл неск учр (целесообр сост спіск источн компл-я)
Спіскі утв. ЦЕК (уцентр експ комм) Ці списки соглас до Держархіву і end керує орг-ии
У списки фіз осіб - источн комплвкл: ПІБ, роки життя, місце раб, должн, вчений степ, місце зберігаються його особисті арх, свед дополн про власника, відм про перед у арх
Докум перед у ВА за графіком составл. Заведи арх, end руковод, ообряет ек
Докум в арх діляться на історич і логич зв'я сукупності
У відомчий архів передаються справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передача відбувається тільки по описам. Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі в відомчий архів. Вони зберігаються централізовано службою документаційного забезпечення або в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню
Документи передаються до відомчого архіву відповідно до графіка, складеним завідувачем архівом, схваленим ЕК і затвердженим керівником установи. З канцелярії і структурних підрозділів справи передаються, як правило, через рік після закінчення їх діловодством (тобто справи, заведені і закінчені в 1999 р., повинні передаватися в 2001 р.). Але справи постійного зберігання державна архівна служба рекомендує передавати у відомчий архів відразу по закінченні року.
У об'єднаний відомчий архів справи можуть передаватися і через два-три роки після закінчення їх діловодством, в залежності від їх оперативної значущості та інших умов. Прийом справ відомчим архівом з інших установ проводиться також за описом, але, крім того, оформляється актом здачі матеріалів. Передача разом з документами облікового і науково-довідкового апарату (лист фонду, справа фонду, покажчики, картотеки тощо) обумовлюється в акті.
Закінчення прийому документів до архіву завершується заповненням облікових документів.
28 Джерела комплектування державних архівів документами сучасної епохи, критерії їх визначення
Державні органи і органи місцевого самоврядування
Державні органи і органи місцевого самоврядування включаються до списків джерел комплектування державних і муніципальних архівів в обов'язковому порядку.
Джерелами комплектування архіву виступають також організації та громадяни, в процесі діяльності яких утворюються документи Архівного фонду Російської Федерації.
Недержавні організації, а також громадяни включаються до списків джерел комплектування архіву на підставі договору.
Недержавні організації, тимчасово зберігають документи Архівного фонду Російської Федерації, пов'язані з федеральної власності, власності суб'єктів Російської Федерації чи муніципальній власності, включаються до списків джерел комплектування тих архівів, джерелами комплектування яких були їх попередники - державні та муніципальні організаціі.включаются до списків джерел комплектування державних і
Сучасне архівознавство до числа джерел комплектування відносить установи, організації та підприємства, у діяльності яких утворюються документи, що мають історичне, культурне, наукове, соціальне, економічне, політичне значення, що підлягають передачі на державне зберігання в обов'язковому порядку (для організацій і підприємств державної і муніципальної форм власності) і на підставі договору, угоди (для організацій і підприємств інших форм власності) 666. Віднесення організацій і підприємств нового типу до числа джерел комплектування здійснюється на підставі критеріїв: функціонально-цільового призначення (виду діяльності) організації чи підприємства; масштабу діяльності; виду організації або підприємства; повноти відображення інформації про діяльність організації чи підприємства нового типу в фондедругіх організації 667
Документи організацій і підприємств надходять на державне зберігання до двох формах 668: повністю і вибірково. При повному прийомі на державне зберігання надходять всі цінні документи безпосередньо від конкретної організації чи підприємства (джерел комплектування повного прийому). При вибірковому прийомі на державне зберігання надходять: всі цінні документи від окремих організацій чи підприємств певного виду (джерел комплектування групового вибіркового прийому); частина цінних документів (з числа не повторюються у фондах інших організацій) від кожної організації чи підприємства певного виду (джерел комплектування повідового вибіркового прийому). Визначення форм прийому документів від джерел комплектування державних архівів здійснюється на основі комплексного застосування вищеназваних критеріїв з урахуванням двох чинників 669: організації зберігання документів АФ РФ відповідно до існуючої мережею державних архівів; кількісним представництвом організацій чи підприємств у зоні комплектування архіву і ступеня однорідності (рівноцінності) інформації, що міститься в їхніх документах.
довгострокове практичне значення, по-друге, виділяються до знищення документи з простроченим терміном зберігання, а також чернетки, дублети, відхилені варіанти, тобто малоцінні матеріали, втратили практичне та довідкове значення.
Завдання-встановити які докум несуть ценн інф-ю і перед до Держархіву
Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів. Перший етап здійснюється на стадії діловодства:
а) при розробці номенклатури справ
б) при реєстрації вступників до установи документів
в) при направленні документа до справи
Другий етап проводиться на стадії підготовки справ для передачі до відомчого архіву після завершення їх діловодством
Третій етап - на стадії підготовки справ для передачі на державне зберігання
Важливим принципом відбору документів на зберігання є принцип історизму, який вимагає розглядати явища в їх розвитку і дає ключ до розкриття закономірностей розвитку тих чи інших явищ, відносин.
Принцип всебічності та комплексності вивчення документів передбачає оцінку документів в комплексі, так як одні документи доповнюють інші, треті повторюють перші, а четверті повністю поглинені другими.
ЕК і ЕПК - постійно діючі дорадчі органи. Рішення ЕК затверджуються керівником установи. Але з ряду питань, що входять у їхні функції, потрібно затвердження ЕПК відповідної установи державної архівної служби, від якої ЕК отримують організаційно-методичні вказівки. З цього випливає необхідність постійного контакту в їх роботі.
Експертні комісії (ЕК) створюються в усіх установах, організаціях, на підприємствах країни, в структурних підрозділах великих організацій, установ. Є ЕК також в обласних архівах та їх філіях.
самоврядування та організацій;
при вступі в архів у виняткових випадках документів в
неврегульованому стані;
у разі безповоротного вивезення архівних документів за кордон.
За результатами експертизи цінності документів, строки тимчасового
зберігання яких закінчилися, у тому числі документів з особового складу,
архів складає акт про виділення до знищення документів, не
підлягають зберіганню і в установленому порядку
вносить зміни в облікові документи архіву.
У результаті експертизи цінності документів, що надійшли в архів
в неврегульованих стані, архів складає опису справ, документів
постійного зберігання, описи справ тимчасового (понад 10 років) терміну
зберігання, описи справ з особового складу та акт про виділення до знищення
документів, що не підлягають зберіганню.
Що підлягають знищенню архівні документи передаються на
переробку (утилізацію) і знімаються з обліку в установленому порядку.
Єдність методології архівознавства та інших наук обумовлено наявністю єдиної методологічної основи (універсальні, загальнонаукові методи), єдністю наукової мови та категоріального апарату різних наук. Архівознавство активно використовує у своїх дослідженнях історичний, джерелознавчий методи (підходи), системний, інформаційний, функціональний методи, методи статистики, соціології, методи експертних оцінок, номінальний підхід, моделювання, ідеалізацію, методи класифікації, аксіоматичний метод
Принц експертизи:
1) Історизму. Позвол рассм докум як продукт опред епохи
2) всебічності. Рассматр докум з разл аспектів. Необх изуч всі факт влияющ на оцінку докум
3) комплексності. Докум оцінивши в совок з іншими (кожн не настільки знач як в компл)
З уцетом цих принц разраб сист критеріїв цінності докум
Критерій - ознаки на основі яких опред цінність докум-ту.
Критерії: універсальні-головні і спеціальні - вспомогательн
Вони перечисл в правил госарх.Прі відборі на посаду хран опред:
1) значимість учря, особи, деят котор образ докум
2) знач змісту
3) час і місце созд
4) юрид сила докум
5) справжність та копійность док
6) дублентность / повторюваність док
7) поглащения змісту докум
8) физич стан док
Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління спільно з ЦЕК (ЕК) організації під методичним керівництвом архіву.
При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули . При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.
Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. Не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.
Справи з позначкою "ЕПК" піддаються поаркушно перегляду з метою визначення і виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню.
Справи з позначкою "ЕПК", які містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються у самостійні справи.
Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації.
Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.
Архів проводить експертизу цінності документів при відборі їх на постійне зберігання під методичним керівництвом відповідного державного або муніципального архіву.
32 Система і організ-я деят-ти докум-ів та їх роль при опред. Держ і ведомствслужб
33 Система діючих переліків документів і їх роль при визначенні цінності та відборі докум для хран і знищити
Сучасне архівознавство має багаторічний досвід розробки і застосування переліків документів - систематизованих списків документів організацій, що містять нормативні вказівки про терміни зберігання документів або про склад документів, прийом яких на державне зберігання обов'язковий 714.
Переліки документів є одним з основних засобів відбору документів на державне зберігання, що дозволяє об'єктивно, науково-обгрунтовано і всебічно давати оцінку як окремих документів, так і їх комплексів, оскільки в переліках в концентрованому вигляді враховано існуючі інформаційні зв'язки між документами 715.
Переліки є основним і необхідним засобом комплектування державних архівів та експертизи цінності документів, забезпечують збереження документів, що утворюються в діяльності установ, організацій і підприємств, орієнтують у терміни їх зберігання і полегшують відбір документів у державні архіви, обмежують архівіста від односторонньої, суб'єктивної оцінки значення документів, служать засобом уніфікації в установах, організаціях, підприємствах термінів зберігання документів, однакових за призначенням і видом, впорядковують і регламентують процес експертизи документів у цілому 716. Існуючі переліки документів будуються відповідно до системно-функціональним принципом.
Оцінка документації на основі переліків документів здійснюється поетапно: у діловодстві, відомчих та державних архівах 717. У процесі утворення документів встановлюються терміни їх зберігання. Попередня оцінка документів на першому етапі (у діловодстві) передбачає детальне вивчення документування управлінських функцій і встановлення за переліками термінів зберігання документів, що уточнюють потім у процесі формування справ у структурних підрозділах.
На другому етапі здійснюється відбір документів для передачі до державного архіву на підставі аналізу всієї сукупності документів із застосуванням системи переліків. Терміни зберігання документів у статтях переліку визначаються з метою оцінки і правильного формування документів на підставі критеріїв експертизи цінності.
Третій етап експертизи - остаточний відбір документів на постійне зберігання. Важливу роль на цьому етапі відіграє проведення відбору документів з повторюється інформацією. При проведенні відбору документів з повторюється інформацією необхідно враховувати: наявність загальних закономірностей утворення управлінських документів з повторюється інформацією і специфічних закономірностей, характерних для конкретної галузевої системи; специфіку роботи з документами в конкретному закладі та галузевої системи в цілому 718. Відбір документів з повторюється інформацією в переліках знаходить відображення як в різних термінах зберігання оригіналу (дублету), так і в системі приміток, що вказують, у складі яких фондів документи підлягають відбору.
34 Облік документів як складова частина щодо забезпечення їх збереження.
Основною функцією всіх архівів є забезпечення схоронності документів, тобто "Забезпечення фізичного збереження документів та їх облік". Комплекс взаємопов'язаних робіт, що проводиться в архівах, включає: створення оптимальних умов зберігання документів, розміщення документів у сховищах і їх топографірованіе; дотримання порядку видачі справ з архівів; облік документів, перевірка їх наявності та стану; виявлення унікальних і особливо цінних документів і створення на них страхового фонду.
Облік архівних документів сприяє їх збереження, допомагає здійснювати контроль за наявністю документів і забезпечувати їх пошук. Облік документів, що зберігаються у відомчих архівах, дозволяє держархіву проводити планомірне комплектування відповідно до їхнього профілю та є основою планування роботи держархіву.
Обліку підлягають ВСІ документи, що зберігаються в архіві.
Основними одиницями обліку в архівах є: архівний фонд (або архівна колекція), одиниця зберігання. Крім основних одиниць обліку в архівах, що зберігають традиційні документи на паперовій основі, можуть враховуватися документи окремих категорій справ (особисті, слідчі тощо) і особливо цінні документи; обов'язковому обліку підлягають також усі листи справ постійного зберігання. Особливо цінні документи враховуються відповідно до правил. Облік аркушів справ постійного зберігання закріплюється листом-завірителя і зазначенням кількості аркушів в опису справ. Неописані документи враховуються за кількістю аркушів.
35 Облік документів в державних і відомчих архівах
Облік архівних документів в державному архіві, державному і муніципальному музеї, бібліотеці, організації Російської академії наук здійснюється спеціальним підрозділом
або покладається на спеціально виділеного працівника.
У архівосховищі державного архіву, організації Російської академії наук призначається працівник, відповідальний за облік архівних документів архівосховища.
Облік архівних документів, що зберігаються в джерелах комплектування архіву, здійснюється спеціальним підрозділом архіву або покладається на спеціально виділеного працівника, відповідальних за організацію комплектування архіву архівними документами.
Облік архівних документів в муніципальному архіві та архівних документів, що зберігаються в його джерелах комплектування, здійснюють завідувач муніципальним архівом та / або спеціально виділений працівник.
Записи в облікові документи вносяться тільки працівниками, відповідальними за облік. Державний облік документів організовується на основі трьох принципів: централізації, наступності облікових документів на всіх стадіях роботи, динамічності. Облік в державних архівах ведеться централізовано і в кожному архівосховищі. Для обліку використовуються форми основних облікових документів та допоміжна облікова документація. Якщо основні облікові документи визначені правилами роботи держархівів, то допоміжні документи розробляються кожним архівом самостійно, виходячи з його потреб і в залежності від організації роботи з обліку. Основними обліковими документами в державному архіві є: книга обліку надходжень книга обліку надходжень страхового фонду і фонду користування список фондів (+ список фондів, що містять особливо цінні справи) лист фонду (для фіксації змін у назві фонду, обліку складу і обсягу фонду в цілому і по кожної опису, обліку і нумерації описів цього фонду, обліку документів, що відображають зміни у складі та обсязі фонду); архівна опис (+ опис особливо цінних справ) опис страхового фонду інвентарна книга обліку справ, що мають у зовнішньому оформленні або в додатках до них матеріальні цінності Крім того, для централізованого державного обліку в архіві на кожен знову надійшов фонд один раз складається картка фонду, що надсилаються у фондовий каталог відповідної архівної органу і ЦФК Росархіву для забезпечення оперативного пошуку тієї або іншої документної інформації. На кожен фонд заводиться справа фонду. Документи АФ РФ, що зберігаються у відомчому архіві, підлягають централізованого державному обліку, формою якого є картка фонду. Книга обліку надходжень та вибуття документів, а також список фондів ведуться в архівах, що зберігають документи двох і більше фондів. Велика частина відомчих архівів зберігає один фонд. Розглянемо облікові документи такого архіву. Описи справ виконують ряд функцій, в тому числі функцію обліку справ постійного, довготривалого зберігання і з особового складу. Опис здійснює поедінічний облік справ (закріплює за кожною одиницею зберігання самостійний номер) і сумарний облік (шляхом складання підсумкової запису).
36 Забезпечення збереження документів АФ РФ
Комплекс заходів щодо створення нормативних умов, дотримання нормативних режимів та належної організації зберігання архівних документів, що виключають їх розкрадання та втрату і забезпечують підтримання їх у нормальному фізичному стані, забезпечує збереження архівних документів в архіві. Нормативні умови зберігання архівних документів забезпечуються:
будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архівів;
створенням оптимальних (нормативних) протипожежного, охоронного, температурно-вологісного, світлового і санітарно-гігієнічного режимів у приміщенні та приміщеннях архіву;
застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки та ін.) Архів розміщується у спеціально збудованому (их) або пристосованому (их) для зберігання архівних документів будівлі (ях) або окремих приміщеннях будинку, віддаленому (их) від небезпечних у пожежному відношенні об'єктів (нафтосховища, бензоколонки, автостоянки, гаражі тощо) і промислових об'єктів, що забруднюють повітря (агресивні гази, цементний пил і т.п.). Придатність місця розташування архіву визначається з урахуванням висновків служби пожежної охорони і санепідемстанції про ступінь забрудненості повітря. Будівля архіву представляє собою комплекс основних і допоміжних приміщень, призначених для виконання завдань архіву щодо зберігання, оброблення, використання архівних документів та завдань адміністративно-господарського, технічного, побутового характеру , відповідати вимогам раціонального планування приміщень. Протипожежний режим у будинку (и), де розміщується архів, і в архівосховищах регламентується відповідними нормативними правовими актами Російської Федерації в галузі пожежної безпеки. Охоронний режим архіву забезпечується комплексом заходів щодо забезпечення інженерно-технічної укріпленості, обладнання будівлі ( приміщення) архіву засобами охоронної сигналізації, організації поста (ів) охорони, опечатувати приміщень, дотримання внутрішньооб'єктового та пропускного режимів, зберігання ключів від службових приміщень. У архівосховищі архівних документів на паперовій основі, обладнаному системами кондиціонування повітря, підтримується нормативний температурно-вологісний режим: температура 17 - 19 град. C, відносна вологість повітря 50 - 55%.
У архівосховищі з нерегульованим кліматом мають здійснюватися заходи з оптимізації температурно-вологісного режиму з застосуванням оптимального опалення та провітрювання приміщень, а також механічних засобів зволоження або осушення повітря. Різкі коливання (сезонні і протягом однієї доби) температури (+ / - 5 град.C) та відносній вологості повітря (+ / - 10%) не допускаються.
Температурно-вологісний режим контролюється шляхом регулярного вимірювання температури та відносної вологості кімнатного і зовнішнього повітря в один і той же час: в кондиціонованих приміщеннях - не рідше 1 разу на тиждень; в архівосховищах з нерегульованим кліматом - 2 рази на тиждень; при порушеннях режиму - 1 раз на добу. Зберігання архівних документів здійснюється в темряві. Це забезпечується зберіганням архівних документів у палітурках, папках, коробках, шафах, на стелажах закритого типу, а також дотриманням встановленого світлового режиму. Архівосховища та інші приміщення архіву містяться в чистоті і порядку, що виключає можливість появи комах, гризунів, цвілі і пилу. Перевірка наявності та стану архівних документів проводиться з метою встановлення фактичної наявності знаходяться на зберіганні архівних документів та виявлення відсутніх архівних документів для організації їх розшуку; виявлення та усунення недоліків в обліку архівних документів; виявлення та обліку архівних документів, що вимагають реставраційної, консерваційно-профілактичної та технічної обробки.
Перевірки наявності і стану архівних документів проводяться в плановому порядку, а також одноразово (позачергові).
У державному архіві, музеї, бібліотеці, архіві Російської академії наук планова циклічна перевірка наявності та стану проводиться:
унікальних документів - щорічно;
особливо цінних документів на паперовій основі - один раз на 10 років (в державній бібліотеці - один раз на 5 років);
аудіовізуальних та електронних документів - один раз на 5 років;
кінодокументів на нітрооснове - один раз на 2 роки.
Циклічність перевірки наявності інших архівних документів визначається на підставі рішення експертно-методичної комісії (або іншого дорадчого органу) архіву в залежності від інтенсивності використання і стану обліку архівних документів, але не менше одного разу на 25 років (в державній бібліотеці - один раз на 15 років ).
2.2. За ступенем цінності документи Архівного фонду Російської Федерації поділяються на цінні, особливо цінні та унікальні.
2.2.1. Всі віднесені до складу архівного фонду Російської Федерації документи, незалежно від їх походження, виду носія, ступеня секретності, місця зберігання та форми власності, є цінними.
2.2.2. У складі Архівного фонду Російської Федерації виділяються особливо цінні документи, які мають неперебутню культурно-історичну і наукову цінність, особливу важливість для суспільства і держави і щодо яких встановлюється особливий режим обліку, зберігання і використання.
2.2.3. У складі особливо цінних документів виділяються унікальні документи, що не мають собі подібних за міститься в них інформації та (або) їх зовнішніми ознаками, непоправні при втраті з точки зору їх значення і (або) автограф (див. п. 3.7.4).
2.2.4. Архівні документи тимчасового зберігання, наявні у складі архівних фондів, у тому числі від ліквідованих організацій, або надійшли в архіви внаслідок надзвичайних обставин, виділяються до знищення в установленому порядку (див. п. 5.3.2). У документальному фонді організації можуть відкластися документи особливої ​​цінності, які зафіксували важливі історичні події, факти про видатних осіб, автографи видатних діячів партії, держави, культури: документи, що є етапними в розвитку галузі, і т.п. Ці особливо цінні справи зберігаються осторонь, в можливо кращих умовах, в місцях, зручних для евакуації (і при надзвичайних умовах підлягають їй у першу чергу). При здачі особливо цінних справ на державне зберігання разом з ними передаються три примірники опису та страховий фонд. Сукупність страхових копій складає страховий фонд. Він створюється для збереження цінної документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів документів. Одночасно зі страховим фондом створюється фонд користування, завдання якого полягає в заміні оригіналів копіями при проведенні робіт з використання документів. Страхова копія особливо цінного документа на паперовій основі - це негативний мікрофільм першого покоління на фотоплівці, а фонд користування - це позитивний мікрофільм (у двох примірниках) другого покоління, тобто виготовлений з негативного мікрофільму першого покоління, призначений для роботи з використання у відомчому, а потім у державному архіві. Якщо сама організація не може виготовити мікрофільми, їй слід звернутися до архівних або інші установи, що мають спеціальну апаратуру. Перед передачею справ на страхове копіювання вони ретельно вивчаються, перевіряється їх фізико-хімічний стан, правильність обробки, особливості оформлення. Облік страхових копій ведеться в архіві за книгою обліку надходжень і вибуття страхового фонду і фонду користування і за описами страхового фонду. За одиницю обліку страхового фонду копій особливо цінних справ приймається фізично відокремлений рулон незалежно від кількості знятих на ньому фондів, справ, документів. Опис страхового фонду складається у чотирьох примірниках три з них передаються разом з копіями страхового фонду і фондом користування на державне зберігання. Опис може складатися на мікрофільми одного або декількох фондів. Опису нумеруються у валовому порядку. Перенумерація страхових копій забороняється. Дані обліку вносяться в опис з книги надходження і вибуття.
38 Науково-довідковий апарат як частина інформації-ої сист. архіву
Для забезпечення доступу до архівних документів архів надає користувачеві довідково-пошукові засоби до них (сукупність описів архівних документів, представлених в архівних довідниках, призначених для пошуку архівних документів і що міститься в них документної інформації). Комплекс взаємопов'язаних і взаємодоповнюючих, створюваних на єдиній науково-методичній основі архівних довідників про склад і зміст архівних документів (система науково-довідкового апарату (НСА) архіву) включає обов'язкові для ведення в архіві архівні довідники (опис справ, документів; путівник; систематичний каталог) і додаткові архівні довідники (покажчик; огляд).
В архіві ведеться аналіз та облік стану системи НСА архіву на паперовому носії (журнал з обліку стану НСА, картотека) та / або в автоматизованому режимі.
39 Визначення, структура складу системи НСА до докум АФРФ
  У кожному архіві є науково-довідковий апарат (НСА) для обліку, пошуку та використання зберігаються документів. Різні типи та види НСА представляють собою систему архівних довідників. Архівний довідник - інформаційно-пошукова система, в якій пошук інформації про архівних документах проводиться вручну. Система НСА складається з комплексів науково-довідкового апарату всіх державних архівів, а також міжархівних довідників, автоматизованих інформаційно-пошукових систем (АІПС) і прийнятих в практиці архівів інформаційних документів. У СНСА входять довідники, виконують обліково-контрольну та інформаційно-пошукову функції. До першої групи належать книга обліку надходжень до архіву; список фондів архіву; лист фонду; опис справ. До другої групи належать: фондові каталоги; путівник, тематичний путівник, короткий довідник по фондах архіву (-ів); покажчик описів фонду (-ів); каталоги; опис справ; тематичний і фондовий огляди; тематичний покажчик до справ (документів); науково -популярні видання, інформаційні листи; тематичний перелік; архівні довідки (тематичного чи бібліографічного характеру). Розробка інформаційно-пошукових систем (ІПС) має проводитися з урахуванням наступності вже існуючих і діючих в апараті державного управління систем науково-технічної інформації. Склад системи НСА конкретного держархіву визначається складом і змістом його документів, інтенсивністю і характером їх використання. Звідси випливає диференційований підхід до створення системи НСА у кожному архіві, до розробки НСА кожного фонду. Система НСА будь-якого архіву повинна містити інформацію на рівнях: фонд-справа-документ. Міжархівних довідники забезпечують пошук інформації на рівні фонду, але в різних масштабах: ЦФК Росархіву РФ по країні в цілому, так само як і довідник типу путівника "Державні архіви РФ", фондові каталоги республік та інших регіонів та аналогічні довідники - відповідно по регіонах. Тематичні путівники, покажчики, огляди дають інформацію на рівнях: фонд-справа-документ. Межфондовие довідники забезпечують пошук інформації за документами одного архіву. Покажчик фондів архіву забезпечує пошук конкретного фонду і дає інформацію на рівні фонду. Путівник по фондах архіву містить характеристики або короткі відомості про фонди, розташовані у систематизованому порядку; дає інформацію про фонд і служить для ознайомлення зі складом і змістом архіву і зберігаються в ньому фондів. Короткий довідник по фондах архіву дає систематизований перелік найменувань архівних фондів з довідковими даними про них (дати існування, обсяг і крайні дати документів), виконує функції путівника, дає інформацію на рівні фонду. Склад довідників системи НСА у кожному архіві і в цілому по країні створюється для ефективного використання документів АФ РФ, пошуку необхідної інформації в можливо короткі терміни та обліку, забезпечення схоронності документів, що містять інформацію.
40 Вимоги, пред'являючи до системи НСА
Науково-довідковий апарат (НСА) - структурована сукупність елементів описів документів (вторинної документної інформації), представлених у різних видах архівних довідників, базах даних, призначених для пошуку документів і документної інформації. Система науково-довідкового апарату (СНСА) до документів архіву організації - це комплекс взаємопов'язаних і взаємодоповнюючих архівних довідників, баз даних про склад і зміст документів, що створюються на єдиній науково-методичній основі для пошуку документів і документної інформації з метою ефективного використання. Склад СНСА архівів організації визначається видом архіву, складом та змістом зберігаються в ньому документів, характером і завданнями пошуку та інтенсивністю використання документів. Елементами СНСА архіву організації є описи, каталоги, бази даних, що виконують функції цих довідників, а також покажчики, огляди документів, історичні довідки до архівних фондів організації. Архівні довідники організації діляться на типи за їх цільовим призначенням: опис, каталог, покажчик, огляд. Архівні довідники та бази даних про склад і зміст документів організації можуть бути внутріфондовимі і межфондовимі. У системі СНСА реалізується наступність обліково-довідкового апарату, створюваного в діловодстві та архівах організацій, його поєднання з СНСА державних архівів. Наступність СНСА архівів організацій грунтується на єдності вимог і принципів його побудови. Ця наступність передбачає обов'язковість складання у діловодстві та в архівах організацій описів справ, документів, каталогів, баз даних з необхідним довідковим апаратом до них.
При створенні і розвитку СНСА застосовується диференційований підхід, що полягає у виборі доцільного складу архівних довідників і баз даних, методики описів, складу та наповнення довідкового апарату до довідників, у встановленні необхідної черговості робіт. Документи фондів організацій з багатосторонньою, міжгалузевий інформацією та фондів особового походження з особливо цінними і унікальними документами підлягають першочерговому опису; опису повинні бути забезпечені покажчиками різних видів; на рівні фонду складаються індивідуальні характеристики. До найбільш інформативним фондам створюються огляди, покажчики до справ і документів. Для фондів організацій, що містять інформацію з однієї галузі або по одному напрямку діяльності, і фондів особового походження, у складі яких є особливо цінні документи, опису може бути забезпечені тільки одним покажчиком; на рівні фонду можуть складатися як індивідуальні, так і групові характеристики. До документів фондів організацій, що містять інформацію з однієї теми або має характер доповнення до вищевказаних фондів, покажчики не складаються.
41
42 Основні пробл. І шляхи оптимізації сист. НСА до док АФРФ
Архівні довідники можуть вестися в архіві в автоматизованому режимі, що забезпечує можливості оперативного і багатоаспектного пошуку і представлення документної інформації (у тому числі в режимі віддаленого доступу).
Інформаційне наповнення автоматизованого НСА становить зміст описових статтею архівних довідників на рівні архівного фонду (див. п. 5.4.1), одиниці зберігання / одиниці обліку (див. п. 5.4.2), архівного документа (див. п. 5.4.3) , а також ключові слова і рубрикатори.
Обов'язковими видами ключових слів (термінів, що характеризують в узагальненому і стислому вигляді утримання описових статтею архівних довідників) при веденні автоматизованого НСА є: "тематика", "персоналії", "географія". У разі потреби можуть створюватися інші види ключових слів.
Рубрикатори - систематичні і тематичні схеми понять з індексами для структурування та пошуку документної інформації в автоматизованому НСА 43 Поняття про опис справ. Аналітично-синтетична переробка первинної документної інформації. Об'єктом опису в опису виступає одиниця зберігання. Опис представляє собою однорівневе опис. У деяких випадках в опису можуть включатися опису на рівні групи документів, одного документа або частини документа, якщо виявлена ​​потреба у складанні анотації до заголовка одиниці зберігання. Опис містить інформацію і забезпечує пошук інформації на рівні одиниці зберігання. Будучи найважливішою частиною опису, аналітико-синтетична переробка первинної документної інформації включає послідовно два етапи: перший - інформаційний аналіз тексту документів (комплексу документів), другий - згортання документної інформації. Поки зміст текстів документів одиниці зберігання не вивчено, воно, як правило, не зрозуміле і не оцінено, тому що неможливо адекватно викласти в описах (складанні заголовка) (у вторинній інформації) зміст первинної інформації, не проаналізувавши його. Аналіз і синтез як взаємопов'язані сторони вивчення і оцінки змісту документа (ів) одиниці (одиниць) зберігання невіддільні одне від одного. Інформаційний аналіз являє собою вивчення документа (комплексу документів) за допомогою розчленування тексту на складові частини для їх роздільного вивчення і оцінки з метою відбору найбільш істотних елементів для включення їх в заголовок одиниці зберігання.
44 Опис, її определ, призначення, особливості та методика
складання Опис справ, документів (архівний довідник, призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання / одиниць обліку, закріплення їх внутріфондовой систематизації та обліку; складається з описових статей одиниць зберігання / одиниць обліку, підсумкової запису, листа-завірителя та довідкового апарату до опису.
У довідковий апарат опису справ, документів входять: титульний аркуш; зміст (зміст), передмова, список скорочень; перевідні таблиці архівних шифрів (у випадку переробки опису); покажчики.
На титульному аркуші опису справ, документів містяться: повна назва архіву, назва і номер архівного фонду, номер і назва опису, крайні дати внесених в опис архівних документів.
Передмова складається або до кожної опису справ, документів, або загальне до всіх описам архівного фонду. У передмові коротко викладаються історія фондоутворювача та архівного фонду; анотація складу та змісту архівних документів (з виділенням найбільш типових груп одиниць зберігання / одиниць обліку за їх видами і різновидам, за змістом); склад довідкового апарату до опису. При складанні окремих передмов до кожної опису архівного фонду всі загальні дані з історії фондоутворювача та історія архівного фонду вкладаються у передмові до першої опису справ, документів.
При необхідності до опису справ, документів складаються загальні та спеціальні вказівники. Архів у необхідних випадках організовує удосконалення та переробку описів справ, документів.
Удосконалення опису справ, документів - комплекс робіт з підвищення інформативності опису: уточнення заголовків одиниць зберігання / одиниць обліку (без зміни їх систематизації), складання необхідного довідкового апарату до опису.
Переробка опису справ, документів - складання нової опису замість старої, що не відповідає вимогам пошуку та обліку архівних документів. Переробка опису включає: вивчення одиниць зберігання / одиниць обліку з проведенням експертизи їх цінності, уточненням їх фондової належності; уточнення або складання заголовків одиниць зберігання / одиниць обліку; визначення або уточнення їх крайніх дат, пересістематізацію одиниць зберігання / одиниць обліку за новою схемою систематизації і складання необхідного довідкового апарату до опису. При переробці опису складається перекладна таблиця старих і нових архівних шифрів одиниць зберігання / одиниць обліку. Знищення старих описів справ, документів після їх переробки забороняється. Старі опису враховуються за новими описам на правах окремих одиниць зберігання і поміщаються в кінці нової опису за останнім номером під своїм заголовком і з відміткою "Опис пересоставлена. Див оп. N. ..".
Каталоги (межфондовие архівні довідники, в яких відомості про зміст архівних фондів, одиниць зберігання / одиниць обліку, архівних документів (або їх частин) архіву згруповані з предметів (тем, галузях), розташованим у відповідності з певною схемою класифікації документної інформації) утворюють систему каталогів архіву. Склад системи каталогів архіву визначається складом і змістом архівних документів; інтенсивністю їх використання; ступенем розробленості архівних фондів; наявністю і якістю інших типів архівних довідників. Основними в системі каталогів архіву є систематичний та іменний каталоги.
Каталоги поділяються на систематичні, тематичні та їх різновиди (каталоги з історії установ, адміністративно-територіального поділу та ін), предметні та їх різновиди (іменний, географічний, об'єктний).
Описова стаття каталогу включає: назва архіву; індекс; рубрику і підрубрику; дату події, і місце події; відомості з архівного документа, одиниці зберігання / одиниці обліку, архівного фонду (утримання); архівний шифр; мову документа і спосіб його відтворення; прізвище укладача і дату складання описової статті.
Для встановлення зв'язку між розділами каталогу або розділів каталогу з іншими архівними довідниками застосовується система відсилань. До початку 1970-х рр.. був розроблений диференційований підхід до створення
каталогів, що знайшло відображення в методичних рекомендаціях «Основи диференційованого підходу при каталогізації»
Основним у системі каталогів державного архіву довгий час був систематичний каталог, в якому документний інформація класифікується за галузями знань і практичної діяльності суспільства, розташовуючись в логічній послідовності. Він будується за схемами єдиної класифікації документної інформації в систематичних каталогах держархівів (СЕК) (М., 1978; М "1983).
Обидві схеми (СЕК) представляють собою інформаційно-пошукові мови широкого тематичного охоплення, спеціально розроблені для класифікаційного аналізу документів АФ РФ і призначені для організації систематичних каталогів усіх ланок державних та відомчих архівів. Схеми були побудовані на основі наукової класифікації подій, явищ і фактів державного і суспільного життя, мали соціально-економічну та історико-революційну спрямованість. Вищими поділами схем були галузі людської діяльності 49 Напрямки використання документів Тематичний запит державного органу або органу місцевого самоврядування, пов'язаний з виконанням ними своїх функцій, архів розглядає в першочерговому порядку у встановлені законодавством або в узгоджені з ними терміни. Виконання такого запиту здійснюється на безоплатній основі.
Виконання тематичного запиту організації або громадянина організується в порядку надання платних послуг (у тому числі на основі договору) або безоплатно. Терміни та вартість робіт з виконання зазначеного запиту в попередньому порядку узгоджуються з користувачем.
При необхідності проведення об'ємної роботи з пошуку і копіювання архівних документів архів письмово сповіщає користувача про проміжні результати роботи. Вид інформаційного документа, що готується архівом по запиту користувача, узгоджується з ним, якщо про це не вказано в запиті.
5.8.2. Генеалогічний запит користувача архів виконує в порядку надання платних послуг (у тому числі на основі договору). Вказаний запит може виконуватися як щодо заявника, так і в установленому порядку, стосовно інших осіб.
Інформація користувачеві представляється у формі родовідного древа, генеалогічної розпису, генеалогічної таблиці або архівних довідок, архівних виписок, копій архівних документів, що встановлюють родинні зв'язки. При відсутності можливостей щодо виконання генеалогічних запитів архів рекомендує користувачеві проводити самостійний пошук потрібної його інформацією генеалогічного характеру в читальному залі архіву.
5.8.3. Запит соціально-правового характеру виповнюється архівом безоплатно.
Термін виконання запиту соціально-правового характеру в архіві не повинен перевищувати 30 днів з моменту реєстрації запиту. З дозволу керівництва архіву цей термін може бути продовжений при необхідності з обов'язковим повідомленням про це користувача. Термін виконання запиту за НСА архіву - не більше 15 днів з моменту його реєстрації.
При виконанні повторного запиту соціально-правового характеру або складанні на прохання користувача архівної довідки, аналогічної раніше виданої, архів перевіряє відповідність відомостей, включених в цю довідку, тим, які є в архівних документах, і у разі виявлення додаткових відомостей включає їх у повторно видається архівну довідку.
47 Огляди документів, їх визначення, види, призн, методика сост
Огляди (архівні довідники, що включають систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів, доповнені їх источниковедческим аналізом) поділяються на огляди фондів і тематичні огляди.
Огляд фонду включає систематизовані відомості про склад і зміст архівних документів одного архівного фонду.
Тематичний огляд включає систематизовані відомості про склад і зміст архівних документів одного або групи архівних фондів одного або кількох архівів з певної теми.
У довідковий апарат огляду входять титульний лист, зміст (зміст), передмова, список скорочень, покажчики. До тематичного огляду повинні бути складені список фондів,
інформація про яких міститься в огляді, і бібліографія по темі огляду.
48 Путівники: основні види, призначення, методика составл
Путівник (архівний довідник, що містить відомості про архівні фонди архіву (архівів) у систематизованому вигляді і призначений для ознайомлення користувача з їхнім складом та змістом) складається з описових статей на рівні архівного фонду (див. п. 5.4.1) та довідкового апарату.
Видами путівника є путівник по фондах архіву (архівів); короткий довідник по фондах архіву (архівів); тематичний путівник по фондах архіву (архівів). Путівники поділяються також на архівні (внутріархівние) і міжархівних.
Вид путівника і схема побудови визначається його цільовим призначенням.
5.5.2.1. Основна частина путівника по фондах архіву (архівів) складається з описових статей архівних фондів або груп архівних фондів. До путівника по фондах архіву (архівів) повинні включатися відомості про всіх відкритих архівних фондах. Деякі архівні фонди можуть бути представлені у вигляді списку неаннотіруемих архівних фондів.
5.5.2.2. Основна частина короткого довідника по фондах архіву (архівів) складається із систематизованого переліку описових статей на архівні фонди або групи архівних фондів.
Короткі довідники поділяються на анотовані і неаннотірованние. Описова стаття в анотованої короткому довіднику складається з назви архівного фонду з усіма перейменуваннями фондоутворювача, довідкових даних про архівний фонд та короткій анотації на архівні документи цього фонду. Описова стаття в неаннотірованном короткому довіднику складається з назви архівного фонду та довідкових даних про нього.
5.5.2.3. Основна частина тематичного путівника по фондах архіву (архівів) складається із систематизованого переліку описових статей з певної теми на архівні фонди або їх частини.
5.5.2.4. У довідковий апарат путівника будь-якого виду входять титульний лист, зміст (зміст), передмова, список скорочень, додатки, покажчики. До путівника складається загальна бібліографія.
У багатотомних виданнях путівників складається довідковий апарат як для всього видання в цілому, так і для окремих томів
49
50 Цілі та основні форми використання документів відомств архіву
  Основні форми використання архівних документів (надання архівом безоплатно або за плату користувачеві інформаційних послуг та інформаційних продуктів для задоволення його інформаційних потреб):
інформаційне забезпечення користувачів відповідно до їх запитами, а також в ініціативному порядку;
надання архівних документів користувачам в читальному залі архіву;
експонування архівних документів на виставках;
використання архівних документів у засобах масової інформації;
проведення інформаційних заходів (зустрічей з громадськістю, екскурсій в архіви, презентацій, днів відкритих дверей, лекцій, доповідей, усних журналів, конференцій, уроків для студентів і школярів та ін) з використанням архівних документів;
публікація архівних документів.
51 Облік використання документів в архіві установи Використання архівних документів
- Застосування інформації архівних документів в культурних, наукових, політичних, економічних цілях і для забезпечення законних прав та інтересів громадян. Документи архівів організацій є відкритими для використання архівом і користувачами. Виняток становить документована інформація, віднесена законодавчими актами до категорії обмеженого доступу. Порядок використання документів Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться на тимчасовому зберіганні в організаціях, визначається ними на основі цих Правил. Основними формами використання документів архіву є: інформування керівництва та структурних підрозділів організації, а також інших організацій про наявність в архівах тих чи інших документів та їх утриманні; виконання запитів громадян і організацій соціально-правового характеру; використання документів у засобах масової інформації; підготовка інформаційних заходів: виставок, конференцій та ін; видача документів для роботи в читальному залі архіву; видача документів у тимчасове користування. Облік використання справ і документів архіву ведеться в наступних облікових формах:
- Книга видачі справ зі сховища (додаток 19);
- Журнал реєстрації виданих копій, виписок, довідок, технічних матеріалів (додаток 44);
- Журнал реєстрації відвідувань читального залу (додаток 45).
52 Поняття читального залу архіву, порядок роботи в читальному залі
Використання документів, що зберігаються в архіві, - одна з основних задач, в якійсь мірі виправдовує вкладення коштів його організацію. У залежності від цілей використання складу документів архіву, його технічної оснащеності вибирається і форма використання документів. Досить поширеною формою використання документів в архівах будь-якого виду є безпосереднє надання документів для їх вивчення. Залежно від виду архіву та його технічної оснащеності документи видаються для роботи в обладнаний при архіві читальний зал або в тимчасове користування. Допуск для роботи в читальний зал дає керівник організації (держархіву) на підставі письмового клопотання установи чи громадської організації, дійсного за встановленими правилами протягом року. Питання про допуск працівників до роботи з документами архіву своєї установи вирішується керівництвом. Виписки і копії, зроблені відвідувачами читального залу, можуть бути перевірені працівниками архіву на предмет їх відповідності темам дослідження і оригіналам. При відсутності читального залу, у разі виробничої необхідності, документи у складі справ можуть бути видані у тимчасове користування. При продовженні терміну має бути проведено відповідне його переоформлення Видача справ у тимчасове користування в сторонні організації оформляється встановленої Росархивом спеціальною формою AKTI про видачу справ у тимчасове користування, що скріпляється підписами керівників та печатками передавальної справи організацією і одержувача. Видача справ співробітником фіксується в архіві в картці або журналі і оформляється розпискою одержувача. На місце виданого з архівосховища справи підкладається карта-заступник із зазначенням, яка справа, коли і до якого терміну видано. Стан справ, що повертаються в архів після використання має бути перевірено в присутності осіб, які повертають документи, тому що користувачі несуть відповідальність за збереження і стан справ (одиниць зберігання), з якими вони працюють, відповідно до чинного законодавства. Результати перевірки фіксуються в заверительной запису одиниці зберігання та в документах, що оформляли видачу справ При виявленні недостачі справ, окремих листів і документів у них повинен бути оформлений акт встановленої форми і на його підставі вирішуватися питання про притягнення винних до відповідальності Для обслуговування користувачів в архівах діють читальний зал, просмотровий зал, кімната прослуховування фонодокументів зі спеціальним обладнанням для робіт з мікрокопії архівних документів, аудіовізуальними та електронними документами. За відсутності спеціально виділеного приміщення обслуговування користувачів здійснюється в робочій кімнаті архіву під контролем співробітника архіву.
У випадках викрадення або пошкодження користувачем архівних документів, технічного обладнання та майна архів звертається з відповідною заявою до органу внутрішніх справ за місцем розташування архіву, вживає інших заходів до відшкодування збитків відповідно до законодавства Російської Федерації.
На замовлення користувачів, з урахуванням технічних можливостей архіву, виготовляються копії архівних документів: ксерокопії, мікрокопії, фотовідбитки, кінокопії, відеокопії, копії фонодокументів, а також копії на електронних носіях.
Не проводиться копіювання документів Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться у незадовільному фізичному стані
53 Методика наведення довідок з док-ам, хран в арх. Арх. довідка
Текст в архівній довідці (додаток N 13) дається в хронологічній послідовності подій із зазначенням видів архівних документів і їх дат. В архівній довідці допускається цитування архівних документів.
Розбіжність окремих даних архівних документів з відомостями, викладеними у запиті, не є перешкодою для включення їх в архівну довідку за умови, якщо збіг всіх інших відомостей не викликає сумнівів у тотожності особи або фактів, про які йдеться в архівних документах. В архівній довідці ці дані відтворюються так, як вони викладені в архівних документах, а розбіжності, розбіжності і неточні назви, відсутність імені, по батькові, ініціалів або наявність одного з них обумовлюються в тексті довідки у дужках ("Так в документі", "Так у тексті оригіналу ").
Відомості про роботу, навчання в кількох організаціях, навчальних закладах включаються в одну архівну довідку.
У примітках по тексту архівної довідки обумовлюються нерозбірливо написані, виправлені автором, що не піддаються прочитанню внаслідок пошкодження тексту оригіналу місця ("Так у тексті оригіналу", "У тексті нерозбірливо").
У тексті архівної довідки не допускаються зміни, виправлення, коментарі, власні висновки виконавця з утримання архівних документів, на підставі яких складена архівна довідка.
В кінці архівної довідки наводяться архівні шифри і номери аркушів одиниць зберігання архівних документів, друковані видання, що використовувалися для складання архівної довідки. У тексті архівної довідки допускається проставлення архівних шифрів і номерів аркушів одиниць зберігання архівних документів відразу після викладу кожного факту чи події.
В архівній довідці, обсяг якої перевищує один лист, листи повинні бути прошиті, пронумеровані і скріплені печаткою архіву (для муніципального архіву, який не є юридичною особою, - печаткою органу місцевого самоврядування).
Архівна довідка, призначена для використання на території Російської Федерації, підписується керівництвом архіву, виконавцем і скріплюється печаткою архіву (для муніципального архіву, який не є юридичною особою, - печаткою органу місцевого самоврядування). Архівна довідка, призначена для спрямування за кордон, підписується керівництвом архіву та засвідчується гербовою печаткою (для муніципального архіву, який не є юридичною особою, - печаткою органу місцевого самоврядування).
При необхідності до архівній довідці додаються копії архівних документів або виписки з них, що підтверджують відомості, викладені в архівній довідці.
Архівні довідки, що направляються до держав, які підписали Гаазьку конвенцію 1961 р., відповідно до якої не потрібно консульська легалізація офіційних документів, завіряються проставленням і заповненням спеціального штампа - "апостиля". На архівних довідках проставляється і заповнюється належним чином апостиль керівництвом вищестоящого уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи. Апостиль не проставляється на архівних довідках, призначених для направлення до держави, з якими Російська Федерація уклала Договори про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, а також до держав - учасниць СНД, що підписали Угоду про принципи і форми взаємодії в області використання архівної інформації, або з якими є двосторонні угоди про співпрацю.
При відсутності в архіві архівних документів, необхідних для виконання запиту, на бланку архіву складається відповідь, що підтверджує неповноту складу архівних документів з теми запиту. При необхідності відповідь може бути завірений гербовою печаткою.
У разі документально підтверджених фактів втрати архівних документів, що містять запитувані відомості, архів видає довідку з даного питання, при необхідності завірену печаткою архіву. Архівна довідка, архівна виписка і архівна копія у разі особистого звернення громадянина або його довіреної особи в архів видаються йому під розписку при пред'явленні паспорта або іншого документа засвідчує; довіреній особі - при пред'явленні доручення, оформленої в установленому порядку. Одержувач архівної довідки та архівної виписки розписується на їхніх копіях або на звороті супровідного листа до них, вказуючи дату їх отримання. 54 Архівна копія. Архівна виписка В архівній виписці назва архівного документа, його номер і дата відтворюються повністю. Витягами з текстів архівних документів повинні бути вичерпані всі наявні дані по запиту. Початок і кінець кожного витягу, а також пропуски в тексті архівного документа окремих слів позначаються трьома крапками.
У примітках до тексту архівної виписки робляться відповідні застереження про частини тексту оригіналу, нерозбірливо написаних, виправлених автором, що не піддаються прочитанню внаслідок пошкодження тексту і т.д. Окремі слова і вирази оригіналу,
викликають сумніви у їх точності, обумовлюються словами "Так у
тексті оригіналу "," Так в документі ". Після тексту архівної виписки вказуються архівний шифр та номери аркушів одиниці зберігання архівного документа.
Автентичність виданих за запитами архівних виписок засвідчується підписом керівника архіву або уповноваженої посадової особи та печаткою архіву (для муніципального архіву, який не є юридичною особою, - печаткою органу місцевого самоврядування). На звороті кожного аркуша архівної копії проставляються архівні шифри і номери аркушів одиниць зберігання архівного документа. Усі аркуші архівної копії скріплюються і на місці скріплення завіряються печаткою архіву та підписом його керівника або уповноваженої посадової особи. Архівна копія, призначена для спрямування за кордон, завіряється гербовою печаткою і підписом керівника архіву. Архівна довідка, архівна виписка і архівна копія у разі особистого звернення громадянина або його довіреної особи в архів видаються йому під розписку при пред'явленні паспорта або іншого документа засвідчує; довіреній особі - при пред'явленні доручення, оформленої в установленому порядку. Одержувач архівної довідки та архівної виписки розписується на їхніх копіях або на звороті супровідного листа до них, вказуючи дату їх отримання.
55 Ініціативне інформування: цілі, завдання, умови
. Ініціативне інформування державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій і громадян здійснюється шляхом направлення їм інформаційних листів або інших інформаційних документів.
Архів організовує підготовку і проведення виставок архівних документів самостійно або спільно з іншими архівами та організаціями.
Для підготовки виставки архівних документів розробляються тематичний план (концепція) та тематико-експозиційний план. На основі тематичного плану проводиться виявлення і відбір архівних документів, ілюстративних та інших матеріалів. У тематико-експозиційний план включається анотований перелік відібраних для експонування архівних документів, ілюстративних та інших матеріалів, систематизованих у відповідності до розділів виставки із зазначенням їх розмірів та порядку розміщення на стендах або у вітринах. Всі відібрані для експонування архівні документи та інші матеріали аннотіруются. До іншомовним матеріалами при необхідності дається переклад або розгорнута анотація змісту.
Відповідальними за збереження архівних документів є організатори виставки. Архів, що представив архівні документи для виставки, забезпечує контроль за дотриманням вимог забезпечення схоронності документів при експонуванні.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Різне | Шпаргалка
192.8кб. | скачати


Схожі роботи:
МН Тихомиров 1893-1965 видатний історик-архівіст його праці в області архівознавства у
Шпаргалка
Шпаргалка з історії
Шпаргалка по политологии
Історія Шпаргалка
Шпаргалка з морфології
Шпаргалка з неврології
Шпаргалка з фізики
Шпаргалка з хімії
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru