додати матеріал


приховати рекламу

Технічні засоби спрощують ведення діловодства на підпр

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

Робота на тему:

«Технічні засоби, що спрощують ведення діловодства на підприємстві»

ЗМІСТ

"1-3" ВСТУП ............................................ .................................................. ............................................
1. КЛАСИФІКАЦІЯ ОФІСНОЇ ТЕХНІКИ ............................................... ............................
2. ЗАСОБИ ВИГОТОВЛЕННЯ, ЗБЕРІГАННЯ, ТРАНСПОРТУВАННЯ І
ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ ................................................ .................................................. .....
2.1 ЗАСОБИ СКЛАДАННЯ І ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ...............................
2.2 ЗАСОБИ ТРАНСПОРТУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ .............................................. ......
2.3 ЗАСОБИ ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ .............................................. .............................
3. ЗАСОБИ копіювання і розмноження документів ....................................
3.1 ЗАСОБИ КОПІЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ .............................................. .....................
3.2 засобами оперативної поліграфії .............................................. .....................
4. ЗАСОБИ АДМІНІСТРАТИВНО-УПРАВЛІНСЬКОЇ ЗВ'ЯЗКУ .....................................
5. КОМП'ЮТЕРНІ СИСТЕМИ В ОРГТЕХНІКА .............................................. .......................
5.1 СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ ................................
5.2 КОМП'ЮТЕРНІ СИСТЕМИ АДМІНІСТРАТИВНО-
УПРАВЛІНСЬКОЇ ЗВ'ЯЗКУ ................................................ .................................................
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ ................................................ .................................................. .................


ВСТУП

Офісна техніка - невід'ємна частина технічного устаткування будь-якого офісу. Слабке застосування засобів оргтехніки призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського і технічного персоналу.
До офісної техніки в широкому сенсі можна віднести будь-які технічні засоби, що полегшують роботу в офісі, починаючи з олівців і авторучок і закінчуючи комп'ютерами та їх мережами. До офісної техніки у вузькому сенсі відносять лише технічні засоби, що використовуються в паперовому діловодстві, і кошти адміністративно-управлінської зв'язку.
Мета роботи - розглянути основні засоби офісної оргтехніки та можливості їх ефективного застосування.

1. КЛАСИФІКАЦІЯ ОФІСНОЇ ТЕХНІКИ

До оргтехніки у широкому сенсі можна віднести будь-які прилади, пристрої, технічні інструменти і пристосування, машини, меблі тощо, починаючи з олівців і точілок для них і закінчуючи обчислювальними машинами і системами.
У більш вузькому сенсі слова під оргтехнікою часто розуміють лише технічні засоби, що використовуються у діловодстві для створення інформаційних паперових документів, їх копіювання, розмноження, обробки, зберігання, транспортування, і кошти адміністративно-управлінської зв'язку.
Офісні організаційна техніка (оргтехніка) - технічні засоби, що застосовуються для механізації та автоматизації управлінських та інженерно-технічних робіт.
Організаційна техніка становить матеріальну базу прогресивних систем управління. Слабке використання оргтехніки в управлінні призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського персоналу, до неприпустимих затримок при вирішенні оперативних питань, а часто і до невірних їх рішенням через відсутність необхідної інформації, і до інших негативних наслідків.
З чого починається будь-який бізнес, і великий, і малий? З чого починаються організація і діяльність будь-якої фірми, і виробничої, і комерційною? З ділових паперів! Безліч різних договорів, юридичних паперів, службових інструкцій, бухгалтерських бланків, рекламних проспектів і афіш, технічних завдань і технічної документації, не кажучи вже про візитках, етикетках і т.д. і т.п. Море паперів різного призначення. Саме паперів.
Хоча ідея безпаперового діловодства народилася вже років 20 тому і захопила уми багатьох фахівців з інформатики, діловий світ ще й сьогодні насиченою саме паперової інформацією. Опитування багатьох фірм США в 1994 р. показав, що в 40% з них 95% всієї ділової інформації зберігається в паперовому вигляді, в 55% - паперова інформація становить 50 - 95% і лише 5% всіх обстежених компаній змогли перевести понад 50% інформації в електронний формат. У цілому в цих фірмах 92% інформації зберігається на папері, 5% - на мікрофільмах, 2% - на магнітній стрічці і 1% - на дисках. При цьому, за оцінкою експертів, співробітники ділових фірм втрачають до 15% документації і витрачають до 30% робочого часу на пошуки потрібного документа.
У зв'язку з вищесказаним правомірний висновок: актуальність традиційної, орієнтованої на "паперову інформатику" техніки залишається вельми високою.
Засоби оргтехніки для офісу солідної фірми можуть включати до свого складу, наприклад, такі пристрої й устаткування: персональний комп'ютер, організаційний автомат, друкарські машинки, телефонні і радіотелефонні апарати, міні-АТС, директорський комутатор, гучномовний телефонне переговорний пристрій, пейджинговую систему, телетайп, факсимільний апарат, копіювальний апарат, різограф, диктофони, проекційну апаратуру, адресувальні машину, маркувальних машин, ламінатор, штемпелевальний апарат, машину для знищення документів, конвертовскривающую машину, сшиватели документів, картотечні устаткування, стелажі і шафи для зберігання документів, сейф, візок, пневмопошти та ін
Нижче розглянуті технічні засоби механізації діловодства і засоби і дміністратівно-управлінської зв'язку, що складають основне ядро ​​коштів офісної оргтехніки.

2. ЗАСОБИ ВИГОТОВЛЕННЯ, ЗБЕРІГАННЯ, ТРАНСПОРТУВАННЯ І ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ

2.1 ЗАСОБИ СКЛАДАННЯ І ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Друкарські машинки
Цей нещодавно ще незамінний вид конторського обладнання все більш витісняється персональними комп'ютерами, оснащеними принтерами. Однак вони ще широко застосовуються для виготовлення документів через істотно меншою вартості в порівнянні з комп'ютерами
Друкарські машинки повинні забезпечувати:
· Високу продуктивність праці при мінімальних витратах;
· Високу якість друку;
· Простоту управління;
· Максимальна кількість одночасно одержуваних копій;
· Надійність роботи.
Механічні друкарські машинки самі прості і дешеві, але і самі не зручні в роботі.
Електричні друкарські машинки вимагають від друкарки мінімальних зусиль при натисканні клавіш, забезпечують в той же час велика кількість копій (до 12) Стомлюваність друкарки на електричній друкарській машинці знижується, а продуктивність праці значно збільшується.
Електронні друкарські машинки, володіючи всіма достоїнствами електричних, мають ще й пам'ять (наприклад, Роботрон С6130 має пам'ять ємністю 6500 зн., Евмолпа - 402000 зн.), Що наближає їх по ефективності до організаційних автоматів. Пам'ять електронних друкарських машинок може бути як внутрішня (електронна, магнітна), так і зовнішня (магнітні картки, стрічки, дискети). У цій пам'яті зберігається різноманітна інформація: стандартні тексти-шаблони, адреси, форматні документи. Друкується інформація також може записуватися у пам'ять для подальшого аналізу і використання. Природно, видобуту з пам'яті інформацію можна безпосередньо при друці редагувати: змінювати адреси, прізвища та будь-які інші фрагменти текстів. Електронні друкарські машинки можуть мати дисплей для попереднього висновку на екран і редагування друкованої інформації; можуть бути підключені до комп'ютера для введення-виведення необхідної інформації та редагування текстів за допомогою більш досконалих комп'ютерних редакторів.
Канцелярські друкарські машинки настільні, труднопереносима; серед них є і механічні, і електричні, і електронні.
Портативні або дорожні друкарські машинки найчастіше бувають механічними.
До спеціалізованих пишуть машинкам в залежності від призначення належать: друкарські машинки з шрифтом для сліпих, наборнопішущіе машини і автомати (Верітайпер, Джексорайтер) для підготовки форм для подальшого тиражування, стенографічні машини (стінок) і приставки для формування стенографічних звітів про наради, плоскопечатающіе друкарські машинки для вдруковування текстів у паспорти і бланки (Еріка 70) і нанесення написів на креслення (МПК1, Ротрінг) і ін
Крім того, друкарські машинки розрізняються по конструкції друкувальних механізмів і шрифтоносителя. Наприклад: шрифтоносителями у них можуть бути: літерні гарчали, сферичні (кульові) головки, літерні диски ("ромашки"). Важільні машинки дуже інерційні, швидкість друку у них не перевищує 1015 зн, / с. "Кулі" і "ромашки" забезпечують швидкість до 40 зн. / С, у них простіше зміна шрифтів, вони більш безшумні.
Організаційні автомати
Це агрегований комплекс електромеханічних і електронних пристроїв, призначених для автоматизації процесу складання, редагування та виготовлення текстових і табличних документів. Оргавтомати включають в себе швидкодіючі друкуючі пристрої, різні пристрої, що запам'ятовують, мікропроцесори або інші пристрої керування, дисплеї та ін
Функціональні можливості оргавтоматов ширше, ніж у електронних друкарських машинок:
· Великі обсяги оперативної пам'яті (до 1000 сторінок тексту);
· Ємна зовнішня пам'ять (мегабайти);
· Більш зручне редагування, що наближається до можливостей компьююрних редакторів.
· Широко використовуються такі оргавтомати: Оргтекст Д, Оптіма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 і 2301.
Диктофонний техніка
Слід особливо відзначити доцільність застосування диктофонного техніки як проміжної ланки реєстрації інформації при створенні машинописних документів. Статистика показує, що витрати праці на складання документа з проміжною задіктовкой тексту на диктофон і наступним друком з диктофона в 2 3 рази менше, ніж при рукописної підготовки і подальшого друку з чернетки. При великих обсягах регулярних машинописних робіт в організаціях доцільно створювати диктофони-машинописні бюро.

2.2 ЗАСОБИ ТРАНСПОРТУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Транспортування документів між службовими приміщеннями фірми, банку, бібліотеки або іншої організації може здійснюватися за допомогою візків, конвеєрів, ліфтів, пневмопошти та ін
Візки універсальне, але не завжди зручний засіб транспортування. В умовах регулярного переміщення великих обсягів документації, книг, журналів тощо використовуються автоматизовані транспортні засоби: конвеєри, ліфти, пневмопошта.
Чаші інших використовуються тросові і стрічкові конвеєри.
Грейферні транспортери тросові конвеєри, найбільш прості по пристрою; перевозяться вантажі кріпляться до троса кліпсові затискачами або поміщаються в спеціальні патрони, закріплені на тросі.
Стрічкові транспортери можуть досягати великої протяжності (до 500 м), мати швидкість руху до 1 м / с, найбільший підйом 20 °. Просторові стрічкові конвеєри здатні здійснювати переміщення документів з усіх напрямків в горизонтальній і похилій площині, з автоматичним виконанням складного маршруту. Так само, як і в тросових, у стрічкових конвеєрів існують два різновиди організації транспортування: документ без використання додаткових контейнерів закріплюється на стрічці (наприклад, магнітом); документ міститься в транспортний контейнер: касету, коробку, теку і т. д. Заслуговують уваги стрічкові конвеєри з вузькою вертикально розташованої стрічкою, до якої кріпляться документоносітелі кишені з програматором, автоматично скидальним кишені в місці призначення.
Ліфтові транспортери (або підйомники) застосовуються для вертикального переміщення документів. За принципом дії вони можуть бути дискретні і безперервні. Якщо ліфти мають безперервне переміщення, тоді на їх платформах (піддонах) використовуються програмовані пристрої автоматичного вивантаження і захоплення вантажу.
Пневматична пошта забезпечує переміщення документів з пневмотрубопроводу з великою швидкістю і на великі відстані. Багато пневмопошти забезпечують передачу вантажів у різних напрямках з автоматичної маршрутизацією за заданою програмою; пневмопошта "аеропорти", наприклад, має 18 модифікацій.
Приклад. Пневмопошта "Дуплекс" передає по пневмотрубопроводу патрон діаметром 45 мм і довжиною 320 мм на відстань 250 м зі швидкістю 8 м / с; "Транз1П", "Магістраль" такі ж патрони на відстань 400 м. Пневмопочта "Аеротранс" пересилає вантажі до 500 г .

2.3 ЗАСОБИ ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ

Адресувальні машини широко використовуються для вдруковування в документи локальних фрагментів текстів, найчастіше стандартних: адрес клієнтів, заголовків рахунків, заяв, повідомлень, платіжних документів. Адресувальні машина копіює на документи або на етикетки для подальшої наклейки фрагмент тексту, оперативно обираний з великого числа текстів, що зберігаються або в пам'яті машини, або у вигляді друкованих форм в картотеці штемпелів-шаблонів, часто вставлених для зручності ручного вибору в різнокольорові стандартні рамки. У адресувальні машинах використовуються спеціальні форми для плоскої, а іноді і високого друку. Тексти для роздруківки можуть бути також отримані з комп'ютера.
Маркувальні машини (франкувальних машини) замість марок на конвертах друкують поштові штампи із зазначенням дати поштового відправлення та суми оплати. При друкуванні на лічильнику франкувальних машини накопичуються суми платежів, що підлягають виконанню. Такий поштовий штамп може містити короткий рекламне оголошення, найменування організації, її адреса, телефони.
Штемпелевальние пристрої (нумератори) служать для друкування на документах коротких цифрових повідомлень: номерів, індексів, дати і т. п.
Ламінатори - машини для захисту документів від вологи, пилу, масла та від недбалого зберігання шляхом нанесення на поверхню документа захисного покриття. Документ вставляється в машину, де він піддається термообробці, в результаті якої на документ наноситься з двох сторін захисна плівка, або на поверхню документа просто приклеюється липка прозора плівка. Ламінувати доцільно цінні папери, оголошення, обкладинки книг і звітів, меню і багато інших документів.
Фальцювальні машини пристрої для виконання різних видів фальцювання (згинання) паперів за заданим форматом і акуратного складання їх. Фальцювальні машини виконують всі стандартні види фальцювання: одинарного, типу письма, зигзаг, подвійного паралельного та ін Розміри полів встановлюються оператором за заданою схемою. Продуктивність фальцювальної машини FKS FG 3500 до 20000 аркушів на годину.
Брошурувальні машини пристрої для автоматичної фальцювання і скріплення брошур за допомогою металевих скріпок. Випускаються і більш прості ручні і електрифіковані сшиватели паперів.
Приклад. Брошурувальні машини DC Mini HF скріплює двічі внакидку блоки формату АЕА4, брошур до 100 сторінок формату А4А5. продуктивність до 1500 брошур в годину має інтерфейс з Листопідбірники; машина DC Mini SR скріплює підібрані блоки зліва вгорі і може пробивати бічні отвори підлогу швидкозшивач.
Листоподборочні машини (коллатори) автомати для добірки (сортування) віддрукованих листів в блоки, наприклад для подальшого виготовлення книг, брошур, тощо. Комплекс апаратури дозволяє підбирати тиражі будь-якого обсягу і при цьому автоматично обробляти готові блоки і отримувати на виході готову до використання підібрану, сфальцованную і скріплену продукцію.
· Лістоукладочние машини вібраційні машини, що вирівнюють пачки паперів.
· Пачковязальяие машини служать для обв'язки пачок шпагатом або стрічкою зварюється, липкою і ін
· Палітурні машини виконують: скріплення блоку паперів пластмасовими або металевими пружинами, пластиковими пластинами; переплетення блоку паперів за допомогою термообложек клейовим способом.
· Устаткування що ріже папір (різаки) призначено для різання рулонної або іншого паперу на листи споживчих форматів (формати в міліметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) і обрізання (вирівнювання) країв готових книг і брошур. Номенклатура різаків дуже велика: від ручних різаків настільних (наприклад, фірми IDEAL 1034, 1071, 2035), підлогових (1080, 1110), підлогових гільйотин (3905, 4700) до автоматичних програмованих гільйотин (3915, 4810, 6550, 7228), що мають довжину розрізу від 340 до 1100 мм і розрізають одночасно від 20 до 200 аркушів.
· Машини для знищення секретних і конфіденційних документів шляхом їх найдрібнішого розрізання та мікроізмельченія забезпечені автоматичним приводом і контейнерами для знищуваних документів і відходів у вигляді паперового пилу (машина МК2 "Таємниця") або брикетів (Destroyer). Види знищувачів: офісні (поздовжня різка), промислові (перехресна різка), секретні (різка в паперовий пил), спеціальні (подрібнюють папір разом з металевим кріпленням, упаковують відходи у вологі паперові брикети).
· Конвертовскривающіе машини обрізають край конверта заздалегідь встановленої міліметрової ширини.
· Конвертозаклеівающіе машини наносять клей на клапан конверта і заклеюють його.

3. ЗАСОБИ копіювання і розмноження документів

Операції копіювання і розмноження документів (статей, оголошень, рекламних проспектів та ін) дуже поширені в діловому бізнесі та інших областях трудової та громадської діяльності. Для цілей копіювання і розмноження документів використовуються спеціальні технічні засоби. Дня отримання невеликої кількості копій (до 25 екз.) Доцільно користуватися засобами копіювання документації (репрографії), при великому тиражуванні (більше 25 екз.) - Засобами розмноження документів (оперативної або малої поліграфії).
Принципова відмінність коштів копіювання від засобів малої поліграфії полягає в тому, що при копіюванні копія знімається безпосередньо з документа-оригіналу, а при розмноженні - з проміжною друкованої форми, виготовленої з документа-оригіналу.

3.1 ЗАСОБИ КОПІЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Електрографічне копіювання. Електрографічне (електрофотографічні, ксерографічного) копіювання є в даний час найбільш поширеним способом копіювання. Понад 70% світового парку копіювального обладнання складають електрографічні копіювальні апарати (ЕГКА), за допомогою яких виготовляється понад 50% всіх копій, одержуваних у світі.
Основні переваги електрографічне копіювання:
· Високі оперативність, продуктивність і якість копіювання;
· Можливість масштабування та редагування документа при копіюванні;
· Отримання копій з листових і зброшурованих документів;
· Отримання копій з різних штрихових, півтонових, одно-і багатоколірних оригіналів;
· Отримання копій на звичайному папері, кальці, пластиковій плівці, алюмінієвої фольги і ін;
· Порівняно невисока вартість апаратів і витратних матеріалів, легкість обслуговування.
Електрографічне копіювання включає в себе наступні процедури:
1) светоекспозіція: проектування документа на поверхню попередньо убраного фотополупроводнікового покриття барабана або пластини, що викликає стікання заряду з освітлених ділянок напівпровідникового (на світлі проводить) покриття і формування невидимого електростатичного зображення документа;
2) прояв зображення: перетворення прихованого електростатичного зображення у видиме в процесі налипання фарбувального порошку (тонера) на заряджені ділянки;
3) друк: перенесення фарбувального порошку з барабана або пластини на папір або іншу основу копії;
4) закріплення: розчинення фарбувального порошку на копії в парах ацетону.
Приклад 7.5. Вітчизняні ЕГКА: ЕРА. РЕМ, ЕФКА, ЕР-11, ЕР-12. Кращі зарубіжні зразки: Xerox 5380, Ricon FT-4220, MiB DC-1755, Konica 112, Sharp SF-7800, Canon NP-6020 та ін
Вітчизняні ЕГКА істотно поступаються за якістю копіювання закордонним. Якщо для вітчизняних ЕГКА справедливий образний висновок: текст на копії добре розбірливий, то для зарубіжних: копії краще оригіналів, малюнки об'ємні, кольори яскраві за умови використання фірмової паперу.
Вибір ЕГКА в основному залежить від типу і форматів копійованих документів і від кількості копій, яке планується виготовляти.
Термографічне копіювання. Це найбільш оперативний спосіб копіювання (десятки метрів на хвилину), що дозволяє отримувати копію на спеціальній досить дорогою термореактивною папері або на звичайному папері, але через Термокопіровальний папір. Недоліки термокопірованія: невисока якість, невеликий термін зберігання копій (темніють), дорогий папір. Використовуються апарати: Блискавка, ПЕК-1, ПЕК-2, ТР-4, ПЕК-13 і ін
Фотографічне копіювання. Цей спосіб копіювання - найдавніший. Він забезпечує найвищу якість, але вимагає дорогих витратних матеріалів і тривалого процесу (експозиція, прояв, промивання, сушіння) отримання копії. Важлива, дуже розповсюджений різновид фотографічного копіювання - мікрофотокопірованіе, засноване на мікрофільмування документів. Використовуються особливо контрастні фотопапір та плівки, звичайні фотографічні апарати, апарати для контактного (рефлексного) фотографування та друку. Моделі: комплект ОРК, апарати КП-10, КРН, ДокуфоБФ-101 та ін
Електронно-графічне копіювання. Воно засноване на оптичному зчитуванні документів (фотодіоди перетворять проектоване на них зображення документа в електричні сигнали) і електроіскровий реєстрації інформації на спеціальний носій копії. Копії найчастіше отримують на електрофотопленке і на термореактивною папері, Копії на електрофотопленке служать основою для подальшого тиражування документів засобами трафаретного друку, і в аспекті підготовки високоякісних трафаретних друкарських форм електронно-графічне копіювання вельми ефективно і широко використовується. Поширені апарати: Іскра, Еліка З-11, Rex-Rotary, BE-I02, Electrocop-18, Gestetner.
Діазографнческое копіювання. Діазографіческое светокопирования - діазографія, сінькографія. Застосовується переважно для копіювання большеформатной креслярсько-технічної документації. Оригінал повинен бути виконаний на світлопроникні папері, кальці. Процес полягає в експонуванні оригіналу контактним способом на світлочутливу Діазобумага і відбілюванні папери яскравим світлом у місцях, де немає зображення. Зображення проявляється в парах розчинника (аміаку) у витяжних шафах, Якість діазотіпного светокопирования середнє. Використовуються апарати: СКА-1. СКА-2, СКН-2, ВА-140, ВА-102, КВС-100 та інших

3.2 засобами оперативної поліграфії

Оперативна поліграфія забезпечує швидке отримання якісної поліграфічної продукції в значних тиражах в умовах звичайного установи, офісу. Оперативну поліграфію можна віднести до найбільш істотним досягненням другої половини XX ст., Бо вона є наймогутнішим засобом впливу на суспільство: це найважливіший інструмент реклами, пропаганди, важливий фактор розвитку національної культури та освіти. Існує багато різних способів друку в поліграфії: висока, глибока, трафаретний, Гектографическая, офсетний та ін Висока і глибокий друк найдосконаліші способи друку для масового тиражування книг, брошур; в них використовуються об'ємні друковані форми, опуклі при високого друку і поглиблені при глибокій . В оперативній поліграфії застосовуються, як правило, плоскі друковані форми.
Гектографическая друк. Принцип її заснований на виготовленні друкованої форми з великим запасом фарби, яка поступово розчиняється спиртом (звідси поширене її назва - спиртова друк) і витрачається, переносячи на копії.
Друкована форма виготовляється на крейдованому папері шляхом перенесення на неї за допомогою спеціальної копіювального паперу дзеркального зображення документа. Друк виконується на гектограф шляхом зволоження паперу спиртом і контактного перенесення тонкого шару фарби з друкованої форми на цей папір. З одного друкованої форми можна отримати 100 - 200 відбитків. Гектографическая друк застосовується при невеликому тиражуванні 25 - 250 екз.
Переваги цієї печатки: можливість кольорового друку, низька вартість витратних матеріалів, недоліки: низька якість копій та їх вицвітання з часом.
Гектографическая друк застосовується для дешевого швидкого тиражування матеріалів невисокої якості.
Приклади гектограф: Янтар, ГС-А4, Grammaprint, Drester та ін
Офсетний друк. В основі офсетного друку лежить принцип незмішуваності масла і води. Друк виконується з плоскої поверхні (форми), обробленої таким чином, щоб ділянки, відповідні наносимому зображенню, утримували фарбу на масляній основі і відштовхували воду, а інша поверхня утримувала воду і відштовхувала фарбу.
Друкована форма виготовляється на металевій (фольга) або гідрофільній паперової пластині шляхом друкування на друкарській машинці (принтері) або електрографічним або термографічні копіюванням документа, але з обов'язковим використанням жирового барвника. При друку на ротапринті на пластину накочується фарба, налипають на жирні місця, а потім контактним способом через проміжне еластичне ланка (офсетний барабан) фарба переноситься на папір для отримання копії.
Переваги:
· Високу якість друку;
· Можливість великого тиражування - 5 тис, відбитків з металевої форми н 400 - 1500 з паперової;
· Простота редагування друкованої форми (спеціальної офсетного гумкою або знежирюючим засобом);
· Можливість повторного використання (до 5-7 разів) пластини з фольги;
· Можливість кольорового друку. Недоліки:
· Складність виготовлення друкованої форми та процесу копіювання;
· Висока вартість обладнання.
Ротапринті: ПОЛ-35, КРЦ-3, РЦ-2-А4, офсет 11, Гека, ftominor, Gestetner. Plate-master та ін
Трафаретний друк. Друкована форма - трафарет, виготовляється на аркуші воскової, желатинової або колоїдної папери або на плівці шляхом пробивання в ній мікроотворів на спеціальних друкарських машинках або методом електронно-графічного копіювання. Процес друку полягає в продавлюванні фарби через трафарет на машинах, званих ротаторами
Переваги:
· Хороша якість друку;
· Тиражування - 400 - 1500 відбитків з однієї форми;
· Простота виготовлення друкованих форм.
Недоліки:
· Неможливість редагування друкованих форм;
· Необхідність кількох трафаретів при кольорового друку,
Приклади ротаторов: РС-А4 (ДАР-50), Ціклос МХП, Прогрес 1011, Gestetner 480, Rex Rotary 4500.
Електронно-трафаретний друк. Особливої ​​уваги заслуговує, безумовно, самий ефективний і перспективний варіант оперативної поліграфії на різографах, використовує останні досягнення цифрової електроніки і істотно поліпшує все характерно гики трафаретного друку. Різографи - порівняно новий тип копіювально-розмножувальної техніки; вони поєднують традиційну трафаретний друк з сучасними цифровими методами виготовлення та обробки електронних документів. Підключивши різограф до комп'ютера через паралельний порт, його можна використовувати для оперативного створення, редагування і розмноження будь-яких поліграфічних видань.
Різограф був винайдений і створений в 1980 р, у Японії, а вже до початку 1995 р. понад 70% японських шкіл були оснащені різографа; в Росії перші різографи з'явилися l; 1992 р., в 1995 р. їх кількість у нас перевищило 3000. а загальні потреби російського ринку становлять, за оцінкою фахівців, 200 тис. шт.
Процес копіювання складається з двох етапів:
· Підготовка робочої матриці (займає 15 - 20 с);
· Копіювання по матриці (за 10 - 20 хв можна отримати кілька тисяч якісних відбитків).
При підготовці матриці тиражований оригінал документа поміщають на вбудований сканер. Сканер зчитує інформацію, кодує її і створює відповідний цифровий файл. Після обробки спеціальної багатошарової майстер-плівки термоголовкою, керованої цим цифровим файлом, створюється робоча матриця, що містить копируемое зображення або текст у вигляді мікроотворів в зовнішньому шарі плівки. Потім робоча матриця просочується спеціальним барвником, поглинається внутрішнім шаром плівки, і використовується як трафарет для тиражування документа. З одного робочої матриці можна отримати не менше 4000 відбитків хорошої якості. Всі названі процедури виконуються автоматично.
Переваги різографа;
· Використання для копіювання папери будь-якого типу і якості;
· Висока продуктивність: перша копія виходить через 20 - 30 с, подальший процес копіювання йде зі швидкістю 60 - 130 відтиснень в хвилину;
· Висока якість копіювання: у текстовому режимі дозвіл до 16 точок / мм, у фоторежимі відображення 256 відтінків і градацій яскравості;
· Можливість копіювання кольорових документів за кілька прогонів;
· Можливість збільшення або зменшення копій в 2 рази;
· Висока економічність при великому тиражуванні: якщо вартість отримання 10 копій, наприклад, на різографі і ксероксі приблизно однакова, то виготовлення 500 відбитків на різографі обходиться в 6 - 8 разів дешевше;
· Можливість спільної роботи з ПК і, зокрема, використання ПК для створення і редагування документів;
· Автоматизація всіх процесів, зручність управління, наявність дисплея.
Різографи випускаються в двох конфігураціях:
1) роликової (різографи RA 4050, 4200, 4300, 4900, OR 1700, 1750);
2) планшетній (різографи RA 5900, 6300, GR 2710. 2750, 3750, SR 7200).
Планшетні різографи дозволяють копіювати як листові, так і зброшуровані матеріали. Але вони зазвичай без автоматичної подачі оригіналу. Різографи забезпечуються дизайнерським планшетом для оформлювальних робіт. З допомогою цього планшета who без ножиць і клею макетировать оригінал і оформити копії краще, ніж оригінал. В оригіналі, вміщеному на планшет, можна спеціальним олівцем відзначити поля, які слід змінити, і для кожного поля вказати вид обробки. Розмітка оригіналу везеться в діалоговому режимі, при цьому асі поля відображаються на дисплеї планшета.
Види обробки полів:
· Кольорове виділення;
· Фонова зафарбування;
· Інверсне зображення;
· Контурний шрифт,
· Видалення поля;
· Текстовий або фоторежим відображення поля.
4. ЗАСОБИ АДМІНІСТРАТИВНО-УПРАВЛІНСЬКОЇ ЗВ'ЯЗКУ
У системах адміністративного управління інформація передається як шляхом перенесення (перевезення) інформаційних документів кур'єром (або поштою), так і з використанням систем автоматизованої передачі інформації по каналах зв'язку.
Ручна та механічна перевезення документів - дуже поширений спосіб передачі інформації в установах. Цей спосіб при мінімальних капітальних витратах повністю забезпечує достовірність передачі інформації, попередньо зафіксованої на документах та проконтрольовано безпосередньо в пунктах її реєстрації Оперативність (швидкість) передачі дуже низька і може задовольнити лише дуже невибагливого користувача. Для оперативної передачі інформації використовують системи автоматизованої передачі інформації - системи адміністративно-управлінської зв'язку.
Сукупність усіх коштів, що служать для передачі інформації, будемо називав системою передачі інформації (СП).
Джерело і споживач інформації є абонентами системи передачі. Ліцентамі можуть бути ЕОМ, системи зберігання інформації, різного роду датчики та виконавчі пристрої, а також люди. У складі структури СП можна виділити: кану передачі (канал зв'язку), передавач інформації, приймач інформації.
Передавач служить для перетворення надходить від абонента повідомлення в сигнал, що передається по каналу зв'язку; приймач - для зворотного перетворення сигналу в повідомлення, яке надходить абоненту.
В ідеальному випадку при передачі має бути однозначна відповідність між переданим і одержуваним повідомленнями. Однак під впливом перешкод, що виникають в каналі зв'язку, в приймачі і передавачі, це відповідність може бути порушено, і тоді говорять про недостовірну передачі інформації.
Основними якісними показниками системи передачі інформації є:
· Пропускна здатність,
· Достовірність,
· Надійність роботи.
Пропускна здатність системи передачі інформації - найбільше теоретично досяжне кількість інформації, яке може бути передано у системі за одиницю часу. Пропускна здатність системи обумовлюється швидкістю перетворення інформації в передавачі і приймачі та допустимою швидкістю передачі інформації по каналу зв'язку, яка визначається фізичними властивостями каналу зв'язку та сигналу,
Вірогідність передачі інформації - передача інформації без її спотворення.
Надійність каналу зв'язку - повне і правильне виконання системою всіх своїх функцій.
Швидкість передачі дискретної інформації по каналу зв'язку вимірюється в бодах. Один бод - це така швидкість, коли передається один біт в секунду (1 бод = 1 біт / с, 1 Кбод = 10 березня бет / с; 1Мбод = 10 6 біт / с).
Канали зв'язку
Канали зв'язку (КС) є спільним ланкою будь-якої системи передачі інформації. За фізичну природу канали зв'язку діляться наступним чином:
- Механічні - використовуються для передачі матеріальних носіїв інформації;
- Акустичні-передають звуковий сигнал;
- Оптичні - передають світловий сигнал;
- Електричні - передають електричний сигнал.
Електричні канали зв'язку можуть бути провідні та безпровідні (або радіоканали).
За формою подання переданої інформації канали зв'язку поділяються на аналогові і дискретні. За аналоговим каналам передається інформація, представлена ​​в безперервній формі, тобто у вигляді безперервного ряду значень будь-якої фізичної величини. За дискретним каналам передається інформація, представлена ​​у вигляді дискретних (цифрових, імпульсних) сигналів тієї чи іншої фізичної природи.
У системах адміністративно-управлінської зв'язку найчастіше використовуються електричні провідні канали зв'язку. За пропускної здатності їх можна класифікувати на види:
- Низькошвидкісні, швидкість передачі інформації в яких від 50 до 200 бод; це дискретні (телеграфні) канали зв'язку, як комутовані (абонентський телеграф), так і некомутовані;
- Середньошвидкісні, що використовують аналогові (телефонні) лінії зв'язку; швидкість передачі в них від 300 до 9600 бод, а в нових стандартах МККТТ до 33600 бод (стандарт V.34 bis);
- Високошвидкісні (широкополосні), що забезпечують швидкість передачі інформації вище 36000 бод; по цих каналах зв'язку можна передавати і дискретну, і аналогову інформацію.
Фізичної середовищем передачі інформації в низькошвидкісних і середньошвидкісних. До звичайно є групи або паралельних проводів, або скручених дротів, званих вита пара (скручування проводів зменшує вплив зовнішніх перешкод).
У широкосмугових КС використовуються коаксіальні кабелі, оптоволоконні кабелі радіохвилеводи. До широкосмуговим відносяться і бездротові радіоканали зв'язку. Можливості широкосмугових каналів зв'язку величезні. Наприклад, по одному каналу-радіволноводу для міліметрових хвиль можна одночасно організувати кілька тисяч телефонних каналів, кілька тисяч відеотелефонії та близько тисячі телевізійних, при цьому швидкість передачі може складати кілька мільйонів бод. Не менше можливості і у волоконно-оптичних каналів.
Телефонні канали зв'язку є найбільш розгалуженими й широко використовуваними. За телефонним КС здійснюється передача звукових (тональних) та факсимільних повідомлень, вони є основою побудови інформаційно-довідкових систем, систем електронної пошти та обчислювальних мереж (у тому числі таких глобальних, як Internet, FidoNet, UseNet, Relcom).

5. КОМП'ЮТЕРНІ СИСТЕМИ В ОРГТЕХНІКА

5.1 СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Система управління електронними документами - це набір пристроїв і програм, що дозволяють ефективно організовувати процедури створення, зберігання, маніпулювання та пересилання електронних документів.
Створення електронних документів. Створення простих текстових документів може виконуватися на друкарських машинках різного виду з подальшим введенням тексту з паперового документа в ПК за допомогою сканера. Але, безумовно, ефективніше навіть прості документи створювати безпосередньо на ПК з використанням широкого арсеналу програмних засобів, які забезпечують зручний і високоефективний сервіс. Тим паче цей сервіс важливий при створенні складних високохудожніх документів, призначених для подальшого тиражування. Складання таких складних документів вимагає виконання процедур набору тексту, редагування, коректури, підготовки ілюстрацій, макетування та верстки сторінок, друку.
Часто безпосередніми джерелами матеріалів для документів служать системи) сканування зображень, факси, електронна пошта, електронні таблиці, графіки, креслення і т.п.
Всі процедури створення документа можна ефективно виконати на ПК, оснащеної сканером і набором проблемно-орієнтованих ППП, в першу чергу програм текстового редагування або настільної видавничої системи. Сканер може використовуватися для введення в документ окремо підготовлених фрагментів: малюнків, фотографій, схем, печаток, підписів і ін
Приклад 7.23. У системах управління електронними документами можна використовувати; текстові редактори: Лексикон, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; художні редактори: Page Maker, Water Mark Professional; видавничі системи; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; редактори зображень, одержуваних від сканерів : Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop, і багато інших програмних продукти.
Зберігання електронних документів. Система зберігання електронних документів повинна забезпечити ефективне збереження та актуалізацію документів у зовнішній пам'яті ЕОМ, а також їх ефективний пошук і конфіденційний доступ до них. Сховищем спеціальним чином організованої інформації, в тому числі й електронних документів, у зовнішній пам'яті ЕОМ є бази даних. Для створення і обслуговування баз даних призначені системи управління базами даних, які детально розглянуті в гл.15.
Маніпулювання електронними документами. Основними функціями цієї підсистеми є: організація роботи з електронними документами, контроль виконання документів, їх електронне поширення, роздруківка та тиражування.
Вітчизняна система "Справа 1" (АТ "Електронні офісні системи") забезпечує зручну організацію роботи з документами і повний контроль за їх переміщенням і виконанням у будь-якій організації, що має локальну обчислювальну мережу. Зокрема, система надає наступні можливості:
· Реєстрацію електронних документів, на які заводяться електронні картки;
· Пересилання електронних документів і їх електронних карток на робочі місця виконавців;
· Накопичення документів у поштових скриньках виконавців;
· Контроль переміщення й виконання документів з оперативним отриманням відповідної нформации;
· Ведення списків; користувачів, класифікаторів документів, видів їх доставки, файлів, які у документообігу.
Система підтримує роботу з текстовими, рукописними, графічними документами, факсами, телефонограмами, телевізійними зображеннями та ін
Існують інтегровані програмні системи (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), що дозволяють працювати з документами різного формату.
Широко відома система Microsoft Office for Windows, що включає в себе СУБД Access 2.0, табличний процесор Excel 5.0, текстовий редактор Word 6.0, електронну пошту Mail і її розширення Form Designer, програми обслуговування факс-модемів At Work PC Fax і техніки для презентацій Power Point і багато іншого.
Використовуючи програмні засоби Microsoft Office, можна забезпечити:
· Обробку вхідної та вихідної інформації;
· Створення і редагування електронних документів;
· Збір та аналіз даних (наприклад, звітності) з наочним представленням результатів у вигляді графіків, діаграм тощо;
· Зберігання електронних документів в базах даних із зручним пошуком і доступом;
· Маршрутизацію і розсилання електронних документів по електронній пошті та факсимільного зв'язку;
· Функції диспетчеризації проходження документів та електронного секретаря;
· Зручне форматування і роздруківку електронних документів та ін
Інтегрована система Team Office - повна офісні відкрита інформаційна система, що забезпечує користувачам доступ до електронних документів, оперативний зв'язок між собою і зручну робочу середу. Вона підтримує роботу з багатьма актуальними текстовими процесорами, системами ділової графіки, табличними процесорами, системами управління базами даних; має програми, що організують свою велику бібліотеку (Team Library), електронну пошту (Team Mail), систему телеконференцій і дошку оголошень (Team Forum), де можна тиражувати інформацію, електронний тижневик (Team Calendar) для планування різних заходів, електронний координатор ділових процедур і маршрутизатор інформації між користувачами (Team Flow) і багато чого іншого.
Всі ці програми входять до найбільш інтенсивно розвивається область програмного забезпечення, орієнтованого на робочі групи - так звані groupware-продукти (groupware - програмне забезпечення для реалізації спільної роботи з електронними документами багатьох користувачів).

5.2 КОМП'ЮТЕРНІ СИСТЕМИ АДМІНІСТРАТИВНО-УПРАВЛІНСЬКОЇ ЗВ'ЯЗКУ

Як випливає з вищесказаного, комп'ютер з потужного обчислювача перетворюється на потужний засіб управління електронними документами і потужне комунікаційний засіб. Дійсно, з різноманітних інформаційно-обчислювальним мереж можна відправляти (і отримувати) повідомлення в найвіддаленіші пункти усього світу, обмінюватися даними і програмами з сотнями і тисячами абонентів, отримувати будь-яку довідкову інформацію з систем оперативних послуг.
Комп'ютер може бути підключений до абонентської телефонної мережі та отримати доступ до інших абонентам цієї мережі, до електронної пошти, до телетайп і телефаксу, що працюють з цією мережею (подібні сервісні мережі вже є: мережі "Роснет", RJEX 400 та ін),
Для підключення до всіх цих мереж необхідний модем. Модем встановлюється в слот (роз'єм) материнської плати ПК або автономно підключається до її послідовному) порту. Комп'ютерний модем часто має два зовнішніх роз'єми: один використовується для включення у телефонну мережу, другий - для підключення паралельно модему телефонного апарату. Для комп'ютерів слід використовувати високошвидкісні модеми (14400, 28800 і 33600 бод), бо вони, крім усього іншого, істотно заощадять витрати на оренду каналів зв'язку: передача 1 Мбайта даних зі швидкістю 300 бод займає близько 3 год, а зі швидкістю 28800 бод - менше 2 хв.
Комп'ютер з факс-модемом працює набагато надійніше (не "зажовувати" папір) і стійкіше телефаксу, забезпечує багато додаткових сервісних послуг: істотно більш зручна і ефективна автоматизація підготовки текстів факсу із використанням усього арсеналу комп'ютерних засобів, інтеграція з електронною поштою, телексом і базою даних комп'ютера, наявність більше об'ємної електронної довідкової книги, яка містить найрізноманітнішу корисну інформацію, розмежування права доступу співробітників і зовнішніх абонентів до факсу, контроль проходження кореспонденції, докладна статистика роботи з факсом і т. п. (так чому ж не замінити факсимільний апарат на персональний комп'ютер з модемом, сканером та принтером, тим більше що ПК н так є на столі у секретаря будь-якої поважаючої себе фірми?).
Вже випускаються клавіатури комп'ютерів, з яких можна безпосередньо набирати номер телефону абонента (клавіатура Compu Phone 2000), вже з'явилися комп'ютери, обладнані відеокамерою і мікрофоном (фірми AT & T), дозволяють не тільки обмінюватися факсами з партнером, а й бачити його, і розмовляти з ним .
Очікується поява багатофункціональної консолі, що об'єднує в собі мініатюрний комп'ютер, телефон, факс і відеофон і виконаної у вигляді наручних годин (зараз є подібна конструкція у вигляді нарукавної пов'язки). Воістину вже не можна буде розраховувати на необізнаного бізнесмена: всі рішення будуть прийматися на основі електронної інформації.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Алфьоров О.В., Матлин Є.М. Засоби складання і розмноження документації. -М.: Зв'язок, 1989.
2. Обчислювальні машини, системи та мережі: Підручник / За ред. А.П. Пятібратова. - М.: Фінанси і статистика, .. 1996.
3. Куликівський Л.Ф., Морозов В.К. Основи Інформаційної техніки: Підручник. - М.: Вища школа, 1997.
4. Ложе І. Інформаційні системи. Методи і засоби. - М.: Світ, 1987.
5. Мілютіна І.А. Технічні засоби комп'ютерних інформаційних технологій. - М: АТ "Московські підручники і Картометография", 1997.
6. Саямов Е.А. Засоби відтворення відображення інформації: Навчальний посібник. М.: Вища школа, 1990.
7. Підручник / Г. А. Титоренко, Н.Г. Черняк, Л.В. Ерешін та ін; під редакцією В. П. Косарєва, О.Ю. Корольова. - М.: Фінанси і статистика, 1998.
8. Фігурне В.Е. IBM PC для користувача. Ізд.7-е, перероб. і доп .- М: ИНФРА-М, 1997.
9. Харрісон Дж. Організація роботи секретаря установи: Пер. з англ. - М.: Економіка, 1999.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Різне | Реферат | 92.1кб. | скачати

Схожі роботи:
Технічні засоби спрощують ведення діловодства на підприємстві
Порядок ведення діловодства у міському суді міста Жовтнева Самарської області
Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем для раціонального ведення діловодства
Технічні засоби підприємства
Апаратно-технічні засоби ПК
Технічні засоби пожежегасіння
Технічні засоби обробки даних
Технічні засоби інформаційних технологій
Технічні засоби світлофорного регулювання
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru