додати матеріал


Технічні засоби секретаря комп`ютерна мережа Інтернет електрон

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати


ПЛАН
1. Введення
2. Історична довідка
3. Комп'ютерна мережа
4. Інтернет
5. Електронна пошта
6. Копіювальні пристрої
7. Висновок
8. Список використаної літератури

 


2

ВСТУП

 

Я вибрала тему «Технічні засоби секретаря:

комп'ютерна мережа, Інтернет, електронна пошта, копі-

ровальние пристрої »для свого реферату тому, що вважаю, що комерційний успіх підприємства багато в чому залежить від рівня його технічного оснащення та ефективності автоматизації процесів управління. Те-технічно засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер (ПК), те-

лефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уні-чтоженія паперів і копіювальний апарат.

Секретар повинен знати, вміти і максимально вико-

використовувати наявні засоби для підвищення оперативних

тенсивністю та ефективності своєї праці.

Застосування нових інформаційних технологій в області документаційного управління дозволяє відно-
сіться до діловодства не як до жорсткого консерва-тивному механізму, а як до ефективного та гнучкого інструменту реалізації різного роду інновацій у цій галузі.
1. Мережеві системи автоматизації діловодства
ства та документообігу дозволяють вирішити ключове по-
прос діловодства. Вони дозволяють реалізувати лю-бую ступінь децентралізації управління при одночасно-ном забезпеченні централізованого обліку та контролю,
аж до того, що кожен фахівець може самосто-нювач реєструвати документи і керувати їх
3
подальшими пригодами, перебуваючи при цьому під повним контролем відповідних керівників. Таким обра-
му, організація може динамічно перебудовувати свою управлінську структуру без втрати керованості. Для вітчизняних підприємств це найбільш реальний шлях переходу до більш ефективної децентралізації управ-ня.
2. Створюються передумови до реалізації більш ефек-тивних схем документаційного управління. Наприклад, в традиційній вітчизняній практиці документи в під-поділі організації, будь то локальні або видалений-ні, направляються по ланцюжку від керівника до керівників водії, «спускаючись» потім аж до конкретних використан нітелей (і назад). Це дозволяє кожному руковдітелю контролювати діяльність своїх співробітників, однак довгі, і, як правило, надлишкові ланцюжка різко сни-жають ефективність управління. Правильно побудована автоматизована система дозволяє направляти доку- цію безпосередньо особам, які будуть використан-няти доручення, керівники ж при цьому зберігають по-повний контроль, як за пригодою самого доручення, так і за його виконанням.
3.Появляются передумови для організації елект-ронного документообігу в тому обсязі, до якого го-
това сама організація. Правильно побудована автомат-ізірованная система повинна працювати як з даними про проходження та виконання документів (незалежно від
4
того, паперові чи електронні), так і самим елект-роннимі документами, яким ці дані відносяться. Включення електронних документів у діловодстві-ний цикл дозволяє досягти якісно нового рівня ефективності роботи з електронними документами (реда-ктування, переміщення, тиражування та ін) принципових більш ефективні.
4. Знижується частину проблем, пов'язаних з терито-риальной віддаленістю підрозділів організації або індивідуальних робочих місць (у тому числі мобільних) її співробітників. САДД (системи автоматизації діловодства-ства і документообігу) дозволяє організувати норма-льну роботу з документами всіх співробітників, неза-мо від місцезнаходження їх офісів і навіть окремих робо-чих місць, аж мобільних (звичайно, за наявності ліній зв'язку).
5. САДД дозволяє забезпечити впровадження сучасних-них систем управління ресурсами підприємства (т.зв. ERP-системи). Системи управління ресурсами зазвичай містять лише дані про бізнес-процеси і не зберігають документів як таких, у той час як діловодна сис-тема бере на себе функції документаційного контуру управління, у тому числі пов'язаного з бізнес-процесами.
6. САДД створює основу для інтеграції всіх доку-ментаціонних технологій в єдиний комплекс, включаючи
5
засоби сканування документів і розпізнавання тек-стів, засоби обробки та пересилання електронних
документів, прийому та передачі факсимільного інформації, друку і тиражування документів, і т.д.

6
ІСТОРІЯ СТВОРЕННЯ ІНТЕРНЕТ
     Прообраз мережі Інтернет був створений в кінці 60-х років на замовлення Міністерства оборони США. У той час існувало не дуже багато потужних комп'ютерів, і для проведення наукових досліджень виникла потреба забезпечити доступ численних вчених до цих ком-п'ютер. При цьому Міністерство оборони поставило ус-ловие, щоб мережа продовжувала працювати при знищенні її частини, тому підвищена надійність Інтернет б-ла закладена при його створенні. Днем народження Інтернет можна назвати 2 січня 1968 року. У цей день Управ-ня перспективних досліджень (ARPA - Advanced Research Projects Agency), що є одним з подра-зделеній Міністерства оборони США, почало роботу над проектом зв'язку комп'ютерів оборонних організацій. У результаті досліджень була створена мережа ARPANET, в основі роботи якої лежали принципи, на яких по-зже був заснований Интенет. Наступним кроком у розвитку Інтернет було створення мережі Національного наукового фонду (NSF). Мережа, названа NSFNET, об'єднала науч-ні центри Сполучених Штатів. При цьому основою мережі стали п'ять суперкомп'ютерів, пов'язаних між собою високошвидкісними лініями зв'язку. Всі інші поль-зователя підключалися до мережі і могли використовувати по-зможності, що надаються цими комп'ютерами.

7
Мережа NSFNET швидко зайняла місце ARPANET, і пос-льодовий була ліквідована в 1990 році. Розвиток мережі зажадало її реорганізації, і в 1987 році був ство-дан NSFNET Backbon - базова частина або хребет мережі. Хребет складався з тридцяти центрів, з'єднаних один з одним високошвидкісними лініями зв'язку. Центри рас-покладалися в різних частинах США. Таким чином, появи-лась мережу Інтернет в США. Одночасно були створені національні мережі в інших країнах. Комп'ютерні мережі різних країн стали, об'єднаються, і в дев'яностих роках з'явився Інтернет в його сьогоднішньому вигляді. Зараз Ін-тернет об'єднує тисячі різних мереж, розташованих по всьому світу. До Інтернету мають доступ десятки милий-Ліон користувачів. Ріст і розвиток Інтернет продо-лжается, і на початку наступного століття очікується значи-вування збільшення ролі Інтернет у всіх інформаційних-них технологіях. У Росії Інтернет з'явився зовсім недавно. Переважна більшість користувачів могло лише отримувати електронні листи, але не могло подклю-читься до Інтернет і використовувати всі його можливості. Бурхливе зростання користувачів Інтернет у Росії почався в 1996 році. Сьогодні в нашій країні Інтернет перетворив-ся з дивини в повсякденний інструмент.


8
КОМП'ЮТЕРНА МЕРЕЖА

 

Комп'ютерна мережа створюється для ефективного використання декількох комп'ютерів, що виконують про-робітку однотипної документації. Комп'ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені до її складу: бази даних, периферійні пристрої (диско- ші пристрої великої ємності, сканери, принтери і т.д.) У мережі один комп'ютер великий проізводітельнос-ти виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних і поділом периферійних вуст-ройств. Інші комп'ютери є робочими місця-ми комп'ютерної мережі. Сервер здійснює збір і пе-редача інформації до центральної бази даних, охоплення-вающих не тільки управлінську, але й кадрову, бух-бухгалтерському документацію. Це дозволить керівникові підприємства звертатися до документів секретаря-референта, бухгалтера, інших фахівців підприєм-буття, виводити їх на екран, проводити обробку доку-ментів, зведень, таблиць, обмінюватися документами і повідомленнями зі співробітниками підприємства і з партнера-ми-контрагентами (при наявності в комп'ютерній мережі спеціальних пристроїв - модемів або факс-модемів).


9
ІНТЕРНЕТ
Інтернет - глобальна мережа незліченної множес-тва різноманітних мереж, яка охоплює всю нашу планету. Персональний комп'ютер, локальна та глоболь-ва комп'ютерні мережі можуть бути частиною мережі Інтер-нет, використовуючи для спілкування єдиний мережевий мова.
Суть створення такої мережі - швидкий пошук та отримання необхідної інформації, а також поширеною-ня відомостей про себе практично у світовому масштабі.
Мережа складається з величезної кількості серверів, підключених до мережі, тобто комп'ютерів, на яких зберігається та надається користувачам інформація. Інформація зберігається у вигляді графічних документів, так званих «інтернетівських сторінок» (Web-site). Інтернет-сервер може відкривати будь-яка фірма або годину-ве обличчя, розташувавши інформацію про себе чи своєї де-ності. Цей сервер має своє конкретне ім'я, наприклад, сервер компанії Microsoft-www.Microsoft. com. Користувач Інтернет може "подорожувати" від одного сервера до іншого або від однієї Web-сторінки до іншої.
В Інтернет можна користуватися такими послугами, як електронна пошта, робота з інформаційними спра-ний службами, з Всесвітньої інформаційної мережею
(WWW), вести переговори з мережевої телефонного зв'язку та ін

10
Електронна пошта Інтернет - найбільш популярна і часто використовувана послуга Інтернет. Кожен корис-тель мережі Інтернет отримує при реєстрації свій
поштову адресу. Остання версія популярного офісного пакету «Microsoft Office 2000» включає в себе множе-ства варіантів доступу в Інтернет.
Зручним засобом роботи з інформацією, що має постій доступ в Інтернет є настільний інформації ційний менеджер Microsoft Outlook. Це програмне засіб допомагає працювати з повідомленнями, контактні-ми особами, переглядати спільні документи, а так-же дозволяє планувати зустрічі, поїздки та організовує-вать виконання завдань, відстежувати діяльність свою і співробітників. Основна панель Outlook містить такі розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки.
Вхідні - підтримує кілька систем електронної пошти (у тому числі internet Mail, Microsoft Mail, Exchange Server і Microsoft Network), дає можли-ність здійснювати та отримувати повідомлення, запрошення на збори та отримувати запит на виконання завдань.
Календар - контролює розклад і планує зустрічі з іншими людьми. Можна подивитися звіти, огляди за день, тиждень, місяць, крім того, нові фун-кції (автодата) дозволяє вводити дату на розмовній мові (наприклад, в наступну середу) і отримувати преоб-разования - 7 липня 2001 Outlook може нагадати про
11
майбутній зустрічі звуковим сигналом. При організа-ції збори, наради «Планувальник зборів» ви-бере найбільш вдале для всіх час і повідомить у потрібний момент про цей захід.
Контакти - зберігає і постійно оновлює відомості про ділові контакти. Ця папка є потужною базою даних контактів. Ці відомості можна знаходити і сор-тувати будь-яким способом. Можна відразу перейти на стра-ніцу Web будь-якого партнера, можна зв'язатися з адресатом по модему, надіслати електронну пошту.
Завдання - містить список справ, які необхідно ви-конати. Їх можна розставляти по пріоритетах і пору-чать іншим виконавцям. Тут можна не тільки сфор-муліровать завдання, але й послати вказівку по елект-оборонної поштою виконавцю. При прийомі такого доручення папка «Завдання» кожного виконавця оновлюється автом-атіческі.
Щоденник - Веде облік важливих подій, дій і контро-ролірует їх виконання. Колонка часу показує, коли виконувалося конкретну дію. Можна задати, що б Щоденник показував, коли проводилася робота з
документами і як довго. Ця функція незамінна для контролю виконання документів.
Нотатки - електронний замінник блокнота з відривним-ми листками, куди заносяться оперативні питання, цінні думки, нагадування, вказівки та багато іншого.
12
ЕЛЕКТРОННА ПОШТА
Електронна пошта (e-mail) Зародилася ще до появи Інтернет як засіб посилки текстових з-спілкувань через мережі великої протяжності. Цілком ес-тественно, що до них належить Інтернет. Багато хто вважає практичну значимість електронної пошти в секретарському справі навіть більшою, ніж у роботи з Web-сторінками в Інтернет.
Електронна пошта призначена для пересилання повідомлень з комп'ютера на комп'ютер на електронну адресу, включений в комп'ютерну мережу. Доступ у кому-терні мережа забезпечує зв'язка комп'ютер - модем - телефонна мережа - модем - комп'ютер.
Електронна пошта надає користувачам наступні можливості:
- Відправляти документи адресатам, що входять до автома-
тизированной інформаційну систему;
- Отримувати підтвердження доставки документів з приз-наченням;
- Виводити на екран дисплея отримані документи;
- Змінювати і редагувати документи, зберігати їх у пам'яті ПК і пересилати іншій особі;
- Роздруковувати отримані документи у необхідній кількості примірників;
- Відправляти документи одному користувачу або груп-пе користувачів системи за списком;
13
- Розставляти пріоритети, щоб починати роботу з
найбільш важливою отриманої кореспонденцією;
- Складати і «прикріплювати» до документів резолюції, інші службові позначки про необхідність тих чи інших дій і терміни виконання.
- Повідомлення, лист або замовлена ​​інформація можуть бути
доставлені в електронну поштову скриньку співробітника-
ми;
- Електронний документ, як і традиційний повинен
мати необхідні реквізити: найменування орган-
ізації, дату, реєстраційний номер, заголовок,
посаду та прізвище особи яка підписала документ;
- Подивитися прийшла кореспонденцію можна сидячи в
офісі за своїм комп'ютером, зі своєї квартири за допомогою домашнього комп'ютера, з будь-якого іншого місця або іншого комп'ютера з модемом через теле-
фонную мережу. Потрібну інформацію можна за-
вити в пам'яті комп'ютера, перенести на дискету, роздрукувати за необхідності на принтері. Електронна пошта - це один із найбільш оперативних і відносно дешевих видів передачі документів.
14
КОПІЮВАЛЬНИЙ ПРИСТРОЇ
Для копіювання документів найчастіше застосовують-ся апарати фірми «XEROX», добре зарекомендували себе, тому більшість копіювальних засобів звичайні-но називають ксероксами.
Робота на ксероксі не викликає особливих складною навіть нений. Якщо апарат не включений, увімкніть його і дайте час на його прогрівання. У залежності від марки апарату воно може від 20 секунд до 1-2 хвилин. Потім необхідно
- Підняти кришку, покласти оригінал копируемого до-кумента лицьовою стороною на скло. Оригінал фор-мату А4 ставиться як правило, у лівий верхній кут скла;
- Перевірити розмір копії. Якщо копія потрібна без розумі-ня або збільшення розмір встановлюється 1:1 або 100%;
- Переконайтеся, що в апараті є папір для копій;
- Натисніть зелену кнопку <ç>;
- Візьміть готову копію з вихідного лотка і не за-будьте взяти оригінал.
Копіювання можна перервати у будь-який момент натис-ством червоної кнопки «СТОП».
Майже всі ксерокси дозволяють виготовити копію збільшеного чи зменшеного розміру. Збільшення і зменшення задається двома способами: вибором однієї з фіксованих величин збільшення (зменшення),
15
наприклад, А5-А4, або безпосереднім завданням вели-чини масштабування у відсотках. Що б використовувати один з фіксованих коефіцієнтів масштабування, виберіть його, натиснувши на кнопку, розташовану під поруч цих коефіцієнтів. Можна поставити потрібну вам ступінь збільшення / зменшення і натисканням кнопок «вниз» і «нагору», розташованим під індикатором масштабірова-ня.
При виготовленні збільшених (або зменшених) копій оригінал і аркуш паперу, що подаються в апарат, обов'язково повинні бути орієнтовані однаково. Якщо ви хочете на аркуші формату А4 зробити копію з листа формату А3, ви повинні використовувати обхідний ло-ток і розташувати лист для копії горизонтально.
Все ширше використовуються ксерокси, які можуть робити кольорові копії. Недоліки таких копірів яв-ся не завжди задовільний суміщення колір-них зображень.
У сфері малого бізнесу використовується портативні копіювальні апарати фірми «CANON», які відрізняються-ются високою якістю і надійністю.

 
 
17
C писок використаної літератури
1. Дьяков В.П. Internet. Настільна книга користувача-М.: СОЛОН-Р, 2001.
2. Стенюков М.В. Довідник секретаря-М.: Видавництво ПРІОР, 1999.
3. Секретарська справа - журнал № 1,2,3 за 2002р.


16
ВИСНОВОК
 
     Підводячи підсумок, можна сказати, що застосування тих-технічних засобів у діловодстві багато в чому полегшує роботу секретаря, тим самим, підвищуючи виробниц-мон всієї організації в цілому. Так використання персонального комп'ютера дозволяє швидко і ефективно обробляти документацію, за допомогою таких програмних додатків як Microsoft Word, де є безліч різних функцій по створенню й обробці документів. Наявність мережі в організації представляє великі мож-можності для процедури прийому-передачі документів. Якщо ще недавно для цього використовувалися пошта і фельд'єгерська зв'язок, то сьогодні документ може бути відправлений по будь-якому адресату, у якого є факс-мильна з
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Різне | Реферат
39.8кб. | скачати


Схожі роботи:
Технічні засоби секретаря комп`ютерна мережа Інтернет електронна пошта копіювальні
Інтернет глобальна комп`ютерна мережа
Глобальна міжнародна комп`ютерна мережа Інтернет
Розробка приватної методики викладання теми Комп`ютерна мережа Інтернет 3
Розробка приватної методики викладання теми Комп`ютерна мережа Інтернет 2
Розробка приватної методики викладання теми Комп`ютерна мережа Інтернет
Технічні засоби для комп`ютерної графіки
Комп`ютерна злочинність і комп`ютерна безпека
Комп ютерна технологія графогеометричного моделювання Взаємозвязок 2D 3D комп ютерної графіки
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru