Сучасна організація і технологія документаційного забезпечення управління

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати


РЕФЕРАТ

з дисципліни «Діловодство»

на тему: «Сучасна організація та технологія документаційного забезпечення управління»

1. Документаційне забезпечення - основа технології управління

Сучасне діловодство включає:

  • забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);

  • організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).

Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління. Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем. Терміни «діловодство» та «ДОП» є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності.

На сьогоднішній день в управлінській практиці перетворює способом документування є машинописна або комп'ютерна друк. Проте, ряд документів, таких, наприклад, як заяву, пояснювальні записки, створюються зазвичай рукописним способом.

У багатьох випадках документування є обов'язковим, воно наказує законами та актами державного управління. Так, федеральний закон про інформацію, інформації та захисту інформації (ст.5) вказує: «Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси. Документування інформації здійснюється у порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку Російської Федерації ».

Процес діловодства визначається нормативно-методичною базою на основі:

  • законів

  • нормативних правових актів

  • методичних документів.

Нормативно-методична база діловодства включає в себе:

  • Законодавчі акти РФ у сфері інформації та документації;

  • Укази і розпорядження Президента РФ, постанови і розпорядження уряду РФ, що регламентують питання документаційного забезпечення на федеральному рівні;

  • Правові акти федеральних органів виконавчої влади суб'єктів РФ (міністерств, комітетів, служб та ін) як общеролевого, так і відомчого характеру;

  • Правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій, підприємств;

  • Державні стандарти на документацію;

  • Уніфікаційний системи документації;

  • Загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

  • технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації;

  • роботу служби діловодства (її структуру, функцію, штамп, технічні забезпечення тощо).

У Росії існує державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ). Основні вимоги до документів і службам ДОП наведені в нормативних документах з організації:

  • управлінської праці і охорони праці;

  • архівного зберігання документів.

У результаті документування діяльності організації створюється документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, за якими можна її ідентифікувати. Всі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції.

Загальні функції офіційних документів:

  • інформаційна (документ створюють для збереження інформації);

  • соціальна (документ є соціально значущим об'єктом, тому що пов'язаний з певною соціальною потребою);

  • комунікативна (документ виступає засобом зв'язку між організаціями та іншими громадськими структурами);

  • культурна (документ закріплює і передає культурні традиції, зокрема, рівень наукового і технічного розвитку суспільства).

Спеціальні функції офіційних документів:

  • управлінська (документ є інструментом управління, оскільки спеціально створений для цієї мети; прикладом можуть служити планові, звітні, організаційно-розпорядчі та інші документи);

  • правова (документ є засобом закріплення і зміни правових норм і правовідносин у суспільстві; прикладом є законодавчі та нормативно-правові акти, документи, які отримують на час правову функцію);

  • історична (документ - це джерело історичних відомостей про розвиток суспільства після виконання своїх оперативних функцій, чому допомагає його надходження на зберігання в архів).

Офіційні документи поділяють на:

  • управлінські;

  • наукові;

  • технічні;

  • технологічні;

  • виробничі та інших

Управлінські документи складають основу документації організації та є об'єктом діловодства. До складу управлінської документації входять наступні:

  • організаційна;

  • розпорядча;

  • організаційна;

  • інформаційно-довідкова;

  • з особового складу;

  • планова.

Склад документів в організації залежить від:

  • порядку прийняття рішень (єдиноначальність або колегіальність);

  • обсягу та характеру взаємозв'язків в організації;

  • характеру відносин з іншими організаціями та державними органами.

Створення та впровадження системи автоматизації діловодства і документообігу (САДД) переслідує досягнення наступних цілей:

1) в області обробки документів:

  • забезпечення підвищення оперативності та якості роботи з документами, упорядкування документообігу, забезпечення контролю виконання;

  • створення умов для переходу від традиційного паперового документообігу до електронної безпаперової технології;

  • створення необхідних умов для підвищення частки інтелектуального продуктивної праці по змістовній і смисловий роботі з документами і зниження трудовитрат на рутинні операції;

  • забезпечення підвищення якості документів, що створюються в організації;

  • виключення дублювання роботи з введення інформації про документ на різних ділянках роботи з ним;

2) у галузі контролю за виконавською дисципліною:

  • забезпечення автоматизованого контролю за проходженням документів у підрозділах організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання відправки або оформлення у справу, своєчасне інформування співробітників і керівництва про надійшли і створюваних документах, виключення втрат документів;

  • забезпечення автоматизованого попереджувального контролю за своєчасним виконанням документів, доручень вищих органів державної влади та управління, доручень і вказівок керівництва організації, оперативне отримання інформації про стан виконання і місце знаходження будь-якого документа;

  • скорочення термінів проходження і виконання документів;

3) в області організації доступу до інформації:

  • забезпечення централізованого зберігання текстів документів, підготовлених в електронній формі, і їх графічних образів, а також всіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супровідних документів) з можливістю організації логічного зв'язування документів, що відносяться до одного питання, і оперативного пошуку (збірки) документів за тематичним набору реквізитів.

2. Організація служби ДОП

Документаційне забезпечення управління організації виконує спеціальний структурний підрозділ.

Можливі назви спеціального структурного підрозділу ДОУ:

  • управління справами;

  • загальний відділ;

  • канцелярія;

  • секретаріат.

В організаціях, де обсяг документів невеликий, роботу з документами виконує секретар. Структура служби ДОП і завдання відповідають технологічному ланцюжку операції, що проводяться з документами (від прийому до здачі документів в архів організації).

Цілі служби ДОУ:

  • організація роботи;

  • керівництво документаційних потоків;

  • координація видів робіт з документами;

  • контроль за послідовністю роботи з документами;

  • організація робіт з документаційного забезпечення управління.

Завдання служби ДОУ:

  • вдосконалення форм і методів роботи з документами;

  • забезпечення єдиного порядку документування;

  • забезпечення єдиного порядку роботи з документами;

  • контроль за виконанням документів;

  • зберігання документів;

  • уніфікація форм документів;

  • скорочення, по можливості, документообігу;

  • методична робота з удосконалення документаційного забезпечення в організації;

  • впровадження прогресивних технологій на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки.

Функції служби ДОУ:

  • розробка, впровадження альбому уніфікованих форм документів організації, внесення до них змін;

  • обробка, реєстрація документів, обліково-довідкова робота;

  • доповідь керівництву про документи, контроль правильності оформлення документів, представлених на підпис керівництву;

  • контроль за проходженням, виконанням та оформленням документів в намічені терміни;

  • виготовлення та розмноження документів;

  • розробка номенклатури справ, зберігання справ;

  • контроль за роботою з документами в структурних підрозділах;

  • організація роботи архіву;

  • підвищення кваліфікації працівників служби ДОП.

Практика виробила три форми організації роботи з документами в будь-якому управлінському апараті:

  1. Централізована форма.

Пропонує зосередження всіх технологічних операцій по роботі з документами у віданні одного спеціалізованого структурного підрозділу (канцелярії, загального відділу) або одного співробітника (секретаря). У цьому підрозділі виконується повний цикл технологічних операцій з обробки документів від моменту їх отримання або створення до здачі в архів: прийом і обробка документів, що надходять, їх регулювання, контроль за поповненням, довідково-інформаційна робота, систематизація та зберігання документів, відправка документів, обробка документів для їх передачі в архів - тобто відбувається повний цикл обробки документів.

Повна централізація роботи з документами можлива тільки в невеликих організаціях з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік.

  1. Децентралізована форма організації документаційного обслуговування представляє собою повну протилежність централізованої служби. Кожен структурний підрозділ однієї організації створює свою власну службу для роботи з документами, в якій автономно виконується весь цикл операцій по створенню, зберіганню, систематизації документів даного структурного підрозділу.

  2. Змішана форма організації робіт з документами.

Частина операцій зосереджується в центральній службі діловодства, а в кожному структурному підрозділі виконуються операції по створенню документів, їх систематизації, зберігання справ, їх предархивную обробці. Найчастіше в структурних підрозділах реєструють внутрішні документи - за місцем їх створення. Наприклад, у бухгалтерії - бухгалтерські документи, у відділі кадрів - документи по особовому складу і т.д.

Функції структурних підрозділів служби діловодства.

  1. Секретаріат - структурний підрозділ, що створюється для обслуговування керівництва організації. У його складі працюють помічник керівника, секретар-референт, технічні секретарі.

  2. Секретар виконує функції:

    • попередній розгляд та підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;

    • підготовки за вказівкою керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організацій;

    • організація та документаційне обслуговування нарад, які проводить керівник.

Документування діяльності колегіальних органів управління (складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до засідання:)

    • бездокументарній обслуговування керівників (організаційно-технічне забезпечення, підготовка відряджень, телефонне обслуговування, прийом відвідувачів, організація роботи приймальної і т.д.).

  1. Протокольна група створюється в органах місцевого самоврядування у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган.

Виконує наступні функції:

    • підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів для керівництва органу місцевого управління, листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;

    • аналіз довідок і документів структурних підрозділів, підготовка висновків щодо них;

    • організація і проведення засідань органу управління, документування їх діяльності;

    • прийом, реєстрація, організація зберігання та довідково-інформаційної роботи, розсилка прийнятих документів і їх доведення до керованих об'єктів.

  1. Відділ раціоналізації діловодства (центр вдосконалення документації (ДОП), бюро НОТ або ноут, методичний сектор тощо):

    • розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства;

    • розробка документів;

    • організація і проведення заходів щодо вдосконалення кваліфікації працівників служби діловодства і фахівців апарату управління.

  2. Експедиція - спеціалізована ділянка, здійснює прийом і відправку надходять поштою і кур'єрського зв'язку документації та кореспонденції.

  3. Підрозділ з обліку та реєстрації документів виконує:

    • реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів;

    • формування та ведення довідково-інформаційного матеріалу;

    • контроль за оформленням та складання вихідних внутрішніх документів.

  4. Група контролю (бюро, відділ, інструкція) виконує:

    • контроль за строками виконання документів та за термінами виконання усних розпоряджень керівника;

    • аналіз виконавчої дисципліни;

    • інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.

  5. Група листів (бюро скарг, відділ звернень населення) веде прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян, аналіз та узагальнення результатів розгляду документів в організації й причин звернення і здійснює організацію прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.

  6. Машинописне бюро виконує:

    • передрук документів з чернеток;

    • очищення і правку текстів документів;

    • облік виконуваної роботи.

  7. Копіювально-розмножувальне бюро виконує:

    • передрук документів з чернеток;

    • тиражування документів;

    • підготовку рекламної продукції, буклетів, брошур і т.д.

  8. Архів здійснює:

    • прийом від структурних підрозділів оброблених та підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги;

    • облік, систематизацію, зберігання та організацію використання документів;

    • підготовку справ до передачі на державне зберігання.

Таким чином, служба діловодства бере на себе весь комплекс роботи з інформаційно-документаційного обслуговування управлінської діяльності.

В даний час основним нормативним документом, що регламентує найменування посад працівників служби діловодства, є загальний класифікатор професій робітників, посад керівників, фахівців і службовців. Ці ж найменування включені в Кваліфікаційний довідник.

Згідно цим нормативним документам за характером праці працівники служби діловодства діляться на три категорії: керівники, фахівці і технічні виконавці.

У регламентації діяльності діловодної служби значну роль відіграє Статут організації - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Положення про службу діловодства створюється з тією ж метою, що і положення інших структурних підрозділів. Вони розробляється на основі типових положень, які містять максимальний набір функцій служби.

3. Організація документообігу

Рух документа з моменту їх отримання або створення до завершення виконання рішень по них, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг організації.

Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, які розробляються службою документаційного забезпечення і затверджується керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.

Організація документообігу - це правила, відповідно, з якими відбувається рух документів в установі.

Організація документообігу передбачає раціональне рух документів, що включає як операції з документами, так і всі їх переміщення в апараті управління, тобто їх отримання, розгляд, передачу на виконання, організацію виконання, посвідчення, оформлення і відправлення.

Головне правило документообігу - оперативне рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу та праці.

В основні положення ГСДОУ включені правила прийому і обробки вступників та відправляються документів, їх передачі та обліку. Напрямки руху документів і інстанції закріплюються в схемах проходження документопоков або окремих категорій документів, які включають всі пункти обробки документів. Схеми розробляються службою діловодства і затверджуються керівництвом організації. Ці схеми можуть існувати як додаток та інструкції по роботі з документами або у вигляді наказу керівника.

При організації руху документів необхідно виконання наступних правил:

  • максимальне скорочення інстанцій проходження документів (за рахунок виключення технологічних операцій і обробці документів і управлінських ланок, не обумовлених ділової необхідністю;

  • виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування і узгодження і т.д.;

  • максимальне однаковість в порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.

Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - спеціалізацію, можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій, ефективного використання засобів оргтехніки і персоналу.

Служба діловодства періодично (щокварталу, щорічно) складає зведення даних про обсяг документообігу, де крім кількісних даних наводиться аналіз обсягу документообігу. Такі відомості дозволяють встановити певні закономірності росту і стану документообігу, його змін. Встановлено, що щільність істотно змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня. На початку цих часових відрізків різко зростає кількість документів, що надходять, в кінці відправляються.

Облік документообігу дозволяє:

  • визначити завантаження організації в цілому, її структурних підрозділів і окремих виконавців;

  • визначити відповідність маршрутів руху тих чи інших документів завдань і функцій структурних підрозділів або посадових осіб;

  • розробити заходи з удосконалення процесів обробки документів в цілому або їх окремих операцій;

  • встановити оптимальну кількість інформації, необхідної і достатньої для функціонування апарату управління;

  • розрахувати чисельність служби діловодства.

4. Реєстрація документів та організація довідково-інформаційного обслуговування

Документи, що надходять в організацію, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям.

На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп. Документи з грифом «особисто» або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються по призначенню.

Попередньо розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на не потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи та відповідальними виконавцями.

Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребують рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою ДОП направляються виконавцям. Документи, рішення по яких виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються особою, організуючим виконання.

При необхідності невідкладного рішення по надійшов документом допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Облік повинен здійснюватися в комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами. Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (по структурних підрозділах або групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний.

Результати обліку документів узагальнюється службою документаційного забезпечення, і представляються керівництву організації для вироблення заходів щодо вдосконалення роботи з документами.

Відповідно до ГОСТ Р.6.30-97 обліку підлягають поліграфічно виконані бланки документів з відтворенням Державного герба РФ і гербів суб'єктів РФ. На гербових бланках друкарським способом або нумератором проставляють порядкові номери. Облік бланків ведеться окремо по всіх видах (у картці або журналі).

Контроль за виготовленням та використанням гербових бланків покладається на службу документаційного забезпечення управління. Реєстраційно-облікові форми містять у номенклатуру справ організації.

Допускається тиражування документів на бланках для розсилки, за умови запевнення кожної копії печаткою організації.

5. Контроль за термінами виконання документів

Контроль за документами здійснюють:

  • служба ДОП (слідкує за часом виконання документа, відповідністю примірників, підписів);

  • керівники всіх рангів (відповідають за зміст документа);

  • виконавці документів (працюють над структурою тексту, формою бланків).

Документи класифікують на підлягають контролю за виконанням і на ті, контроль яких необов'язковий. Керівництво організації, виходячи із специфіки і досвіду роботи, складає та затверджує перелік документів, які підлягають контролю і методику його організації. До документів, що підлягають обов'язковому контролю, відносяться:

  • документи вищих органів;

  • розпорядчі документи цієї організації;

  • важливі специфічні документи, властиві цій системі управління, з конкретними термінами виконання.

Зняття документів з контролю складається з наступних етапів:

  • прийняття керівником рішення про зняття документа з контролю і передача розпорядження про це службу ДОП;

  • постановки відмітки про виконання в РКК (реєстраційно-контрольній картці) і на документі інформування контрольної служби організації про виконання документа, що знаходиться на централізованому контролі;

  • перестановка РКК з контрольної картотеки (розділу) в довідкову картку (розділ);

  • підшивка документа, що має позначку про виконання, в справу.

Документи вважають виконаними і знімаються з контролю після виконання запропонованих завдань, доручень. Зняти документ з контролю може посадова особа, яка поставила його на контроль.

Терміни виконання документів бувають типовими і індивідуальними.

Типові терміни встановлюють за допомогою законів РФ та інших країн, указами Президента, урядовими нормативними актами. Це стосується розгляду скарг, заяв і пропозицій громадян, депутатських запитів. Сюди відносяться підписані документи, що чекають остаточного введення в силу через заздалегідь обумовлений термін, а також документи, підготовлені до переходу в архів і т.п. Деякі терміни виконання документів зафіксовані в Державній системі документного забезпечення управління (ГСДОУ).

Індивідуальні строки виконання вказуються в тексті документа чи в резолюції. Термін виконання може бути продовжено тільки організацією або посадовою особою, які його встановили. Для цього потрібно відразу після одержання документа або не менше ніж за 2-3 дні до закінчення терміну виконання оформити новий термін. Продовження терміну має бути мотивоване серйозними обставинами.

Довідковий апарат являє собою картотеку, яка використовується для контролю за виконанням документів.

Контрольна картотека ділиться на 33 клітинки. З них 31 осередок відповідає кількості днів у місяці, 32 осередок призначена для документа, строки виконання якого наступають в наступному місяці, а в 33 розташовують картки на невиконані в строк документи. По осередках картотеки розташовують РКК відповідно до встановлених датами закінчення виконання документів. Усередині осередків РКК можуть розміщуватися по структурним підрозділам або за прізвищами фахівців, відповідальних за виконання.

6. Організація діловодства за зверненнями громадян

Всі надійшли письмові звернення громадян реєструються в день їх надходження.

У правому нижньому куті першої сторінки звернення або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки ставиться реєстраційний штамп, у якому зазначаються дата реєстрації та реєстраційний індекс.

Кожному зверненню присвоюється реєстраційний індекс, який складається з номера за номенклатурою справ, початкової літери прізвища автора та порядкового номера надійшов звернення, який може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію і збереження звернень.

Реєстрація звернень громадян проводиться на реєстраційно-контрольних картках звернень громадян.

Якщо надійшло звернення супроводжується листом чи дорученням, то в реєстраційно-контрольну картку вносяться його реквізити.

Звернення громадян передаються на розгляд керівництву в день їх надходження та реєстрації.

Листування за зверненнями громадян обліковується і зберігається у відділі по роботі із зверненнями громадян, з ​​дотриманням режиму секретності та контролю, відповідній службі підвідомчої організації, окремо від інших документів. Звернення громадян, відповіді на них та інші документи, пов'язані з їх розглядом, формуються у справи.

Документи у справах розміщуються у хронологічному порядку і підшиваються в послідовності вирішення питання, тобто документ-відповідь повинен бути підшитий за документом-запитом. Кожне звернення і всі документи, пов'язані з його розгляду і вирішення, становлять у справі самостійну групу. У разі отримання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

При формуванні справ перевіряється правильність оформлення документів у справі. Забороняється формування і зберігання справ у виконавців після закінчення провадження по них.

Відповіді заявнику дають керівники або інші уповноважені на те посадові особи із зазначенням вжитих за зверненням заходів або доводів відхилення звернення. Відповідь може бути дана в усній або письмовій формі. У разі усної відповіді в реєстраційно-контрольній картці робиться відповідний запис.

Прийом усних звернень громадян:

Прийом усних звернень може бути здійснений по телефону. Звернення від громадян, що надійшли в диспетчерські служби, реєструються в журналі і передаються протягом дня для виконання у відповідні служби за належністю.

Порядок прийому громадян:

У випадку відсутності з поважної причини посадових осіб, які проводять прийом громадян, прийом здійснюють особи, що виконують їх обов'язки.

У разі якщо звернення заявника не може бути вирішено безпосередньо під час прийому, воно викладається ним у письмовій формі. Подальший його облік, реєстрація та розгляд ведуться в установленому порядку, визначеному для письмових звернень. На таких зверненнях робиться позначка: «З особистого прийому».

Громадяни приймаються в призначений для прийому день у порядку черговості. При здійсненні прийому громадян для забезпечення кваліфікованого розв'язання поставлених відвідувачем питань можуть залучатися до їх розгляду працівників відповідних підрозділів.

Особа, що проводить прийом громадян, керуючись нормативними правовими актами, в межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:

  • дати усне роз'яснення;

  • задовольнити прохання, повідомивши відвідувачеві порядок і строк виконання прийнятого рішення;

  • відмовити в задоволенні прохання, роз'яснивши мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення;

  • прийняти письмову заяву, якщо поставлені відвідувачем питання потребують додаткового вивчення чи перевірки, роз'яснивши йому причини, за якими прохання не може бути розв'язана в процесі прийому, порядок і термін її розгляду.

У журналі обліку прийому громадян робиться відмітка про результати розгляду, дозволу або руху поводження з подальшим контролем його виконання.

Якщо вирішення питання, з яким звернувся відвідувач, не входить до компетенції організації, то посадова особа, що веде прийом, роз'яснює йому, в яку організацію слід звернутися, і по можливості сприяє в цьому.

7. Формування і зберігання справ у діловодстві

Справа - сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку. (ГОСТ Р51141-98 - діловодство та архівна справа).

Виконані документи відповідно до номенклатури групують у справу.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Номенклатура містить у собі п'ять граф:

  1. індекс справи;

  2. заголовок справи (тому, частини);

  3. кількість справ (томів, частин);

  4. термін зберігання справи (тому, частини) і номери статей за «Переліком»;

  5. примітка.

Справи можна формувати в організації централізовано, тобто тільки в службі документаційного забезпечення, і децентралізовано - у документаційною службі і в структурних підрозділах. При формуванні справ необхідно дотримуватися таких правил:

  • поміщати в справу документи, оформлені відповідно до державних стандартів; забороняється залишати в справах чорнові і дублетні примірники документів;

  • поміщати в справу тільки виконані документи;

  • включати у справу по одному примірнику кожного документа;

  • групувати в окремі справи документи постійного і тимчасового зберігання;

  • групувати у справи документи одного календарного року, за винятком перехідних справ, які формують протягом ряду років або будь-якого періоду з питань, вирішення яких відбувається протягом ряду років (наприклад; особисті справи, які формують протягом всього періоду роботи співробітників організації; судові справи, історії хвороб тощо);

  • додатки до документів, незалежно від дат їх підписання або затвердження, приєднують до документів, до яких вони належать; об'ємні програми можуть складати окремий том даної справи;

  • якщо статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них, то їх групують разом, якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують як самостійні справи;

  • самостійними справами є затверджені плани, звіти, кошториси тощо; їх групують окремо від їх проектів; додатки до них, якщо вони мають достатній обсяг, складають окремий том;

  • пропозиції, заяви і скарги громадян, що стосуються роботи організації, формують окремо від заяв з особистих питань;

  • листування формується в межах кожного року, навчального року, терміну скликання тощо; при цьому документ-відповідь поміщається за документом-запитом;

  • формувати справи за принципом: «Вхідні листи», «Вихідні листи» не рекомендується.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів при товщині не більше 4 см, що є найбільш оптимальним умовою, як при оформленні, так і при використанні та зберіганні справ. Всередині справи документи розташовують у хронологічному порядку. Накази з основної діяльності групують окремо від наказів з особового складу.

Документи в особових справах розташовують у хронологічній послідовності по мірі їх надходження, починаючи із заяви про застосування на роботу і закінчуючи заявою про звільнення, переведення в іншу організацію.

Особисті картки групують на звільнилися в даному році в порядку алфавіту за прізвищами.

Особові рахунки із заробітної плати робітників і службовців розташовують у справі в порядку алфавіту за прізвищами працюючих.

Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів організації. У невеликій формі справи зберігаються секретарем.

Справи повинні розміщуватися в шафах, що замикаються сейфах, що забезпечує їх збереження і захист від пилу і світла.

Справи розташовуються на полицях вертикально в послідовності, яка відповідає послідовності їх розташування в номенклатурі. Номенклатура справ прикріплюється на внутрішній дверцятах шафи.

Для швидкого пошуку документа спочатку знаходять потрібний номер справи за номенклатурою, а потім за номером справи, потрібну папку з документами.

Для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається внутрішній опис.

Внутрішній опис справи - ​​це обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів.

Внутрішній опис складається для справ, що містять особливо цінні документи, документи обмеженого доступу, для особистих справ, а також справ, сформовані за видами документів і складних за змістом. Необхідність її складання визначається інструкцією з діловодства установи.

Документи, вже включені в справу, можуть протягом року знадобитися працівникові організації. У цьому випадку вони можуть бути вийняті із справи тільки відповідальним за формування і зберігання справ. На їх місце закладається лист-заступник, в якому вказується, коли, кому і який термін виданий документ.

Після завершення діловодного року видача окремих документів зі справи не допускається. При необхідності у тимчасове користування може бути видано справу цілком. Якщо потрібно видати цілком вся справа, заповнюється карта-заступник, в якій вказується номер виданого справи, дата видачі, кому видано справа, на який термін, розписи в отриманні і прийомі після повернення документів.

Карта-заступник поміщається на місці виданого справи. Дозвіл на видачу справ в інші організації може бути дано тільки керівником підприємства. Вилучення документів зі справ на вимогу компетентних органів (наприклад, прокуратури) може здійснюватися тільки на підставі письмового розпорядження цих органів, з дозволу керівництва. У цьому випадку обов'язково складається акт про вилучення оригіналу документа, а на його місце у справу підшивається завірена копія.

8. Підготовка і передача справ в архів організації

Завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до зберігання і використання. Основна мета впорядкування та зберігання виконаних документів - створення умов для їх використання в довідковій роботі установ та поповнення Державного архівного фонду РФ.

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання включає:

експертизу (оцінку) наукової та практичної цінності документів;

оформлення справ;

опис документів постійного і довготривалого зберігання;

забезпечення їх збереження;

передачу справ до архіву установи, тобто у відомчий архів.

Оформлення справи - ​​це комплекс робіт з його переобліку, нумерації аркушів, складання заверительной написи, внутрішнього опису документів; починається воно з моменту запевнення справи в діловодстві і завершується в процесі підготовки його до передачі у відомчий архів після закінчення календарного року, протягом якого справа була заведено. Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства. У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, їх допускається зберігати у швидкозшивачах, без внутрішньої пересістематізаціі документів, без нумерації аркушів, а також без складання заверительной написи.

При оформленні обкладинок справ постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні зазначатися такі реквізити: найменування установи та її безпосередня підпорядкованість; найменування структурного підрозділу, індекс справи; анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи ); дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи. Крім того, на обкладинках справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву та установи.

З моменту заклади й до здачі в відомчий архів справи зберігаються в робочих кімнатах або у спеціально відведених для цієї мети приміщеннях. Справи поміщають в закриваються шафи, які повинні забезпечувати збереження документів, і ставлять корінцями назовні.

Вилучати і видавати документи зі справ постійного зберігання можна лише у виняткових випадках (наприклад на вимогу судово-слідчих органів) з дозволу керівника установи. При цьому у справу обов'язково вкладають точну завірену копію документа і акт про причини вилучення оригіналу. Копії та виписки з документів для використання в роботі установи або в інтересах окремих громадян роблять з дозволу керівництва або посадових осіб, яким таке право надано відповідними відомчими інструкціями.

Протягом діловодного року зі справи дозволяється видавати документи для роботи співробітникам установи. При видачі документа на його місце поміщають лист-заступник, на якому вказують, який документ, кому і на який час виданий. Після завершення діловодного року документи зі справ не видаються. При необхідності видають справу, в якому знаходиться документ. На видану справу заповнюють картку-заступник, і ній вказують структурний підрозділ, у який видано справу, номер справи, дату видачі та повернення, прізвище і посада особи, яка отримала справу, а також передбачаються графи для розписок в одержанні і прийомі справи.

9. Напрями вдосконалення ДОП

Впровадження комп'ютерних технологій відкриває нові перспективи для високопродуктивної документаційного забезпечення в сфері управління.

Можливості комп'ютерних технологій:

  • допомога у створенні документа;

  • передача документа на відстані;

  • реєстрація документа;

  • контроль за виконанням документа;

  • збереження документа за допомогою електронного архіву.

Впровадження ПК не змінює завдання і принципи діловодства, а тільки знижує трудомісткість роботи і підвищує ефективність роботи з документами. За допомогою ПК відбувається зосередження інформації у формі, зручною не тільки для роботи діловода, але для володіння їй і аналізу керівництвом. У будь-який момент керівник організації може отримати за ПК будь-яку ділову інформацію, що стосується документаційного забезпечення управління.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Реферат
109.4кб. | скачати


Схожі роботи:
Організація і технологія документаційного забезпечення управління
Сучасна організація і технологія документаційного забезпече
Організаційне забезпечення діяльності відділу документаційного забезпечення управління Костромської
Організація документаційного забезпечення установи
Основи документаційного забезпечення управління
Служба документаційного забезпечення управління
Організація документаційного забезпечення підприємств сфери туризму
Автоматизована система документаційного забезпечення управління
Завдання та функції служби документаційного забезпечення управління
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru