Служба документаційного забезпечення управління

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Зміст
Ведення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
ГЛАВАІ. Служба документаційного забезпечення управління (ДОП) сучасного підприємства, її призначення, завдання, структура і склад ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
1.1. Служба документаційного забезпечення управління (ДОП) сучасного підприємства, її призначення, завдання ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
1.2. Примірний перелік нормативних документів, що регламентують організацію документаційного забезпечення управління підприємства ... ...
1.3. Повсякденна діяльність служби ДОП регламентується ... ... ... ... ...
1.4. Організаційна структура і чисельний склад служби ... ... ... ... ... ... ..
1.5. Кваліфікаційний склад ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
РОЗДІЛ ІІ. Організаційно - розпорядча документація служби ДОП ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.1.Штатное розклад підприємства ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.2. Положення про службу ДОП. Положення про структурний підрозділ підприємства (організації, установи) ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.3. Інструкція з документаційного забезпечення управління ... ... ... ...
2.4. Інструкції по видах (напрямками) діяльності служби ДОП ... ....
2.5. Інструкція з організації робочих місць персоналу служби ДОП ... ...
2.6. Норми часу на виконання робіт з ДОП ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.7. Документи планування та звітності служби ДОП ... ... ... ... ... ... ... ..
2.8. Документи щодо вдосконалення діяльності служби ДОП ... ... ....
2.9. Посадові інструкції персоналу служби ДОП ... ... ... ... ... ... ... ... ..
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Список використаної літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Додаток ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Введення
Інформація, зафіксована в документах, є відображенням діяльності організації і становить основу будь-якого бізнесу.
За підрахунками фахівців, на складання документів та роботу з ними в середньому йде до 60% робочого часу управлінського персоналу. Сучасний бізнес-це в значній мірі безперервний процес складання і переміщення документів. Укладаються і розриваються угоди, відбувається купівля-продаж цінних паперів, нерухомості та інших активів підприємства, оформляються взаємини роботодавців і персоналу, відбувається передача інформації між підприємствами та громадянами - за всім цим стоять документи.
Документаційне забезпечення управління (діловодство) - це специфічний напрямок діяльності, що полягає у складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганні. Від того, наскільки правильно складені і оформлені документи, організована робота з ними, багато в чому залежить своєчасність та правильність прийняття управлінського рішення. Грамотно складений, що має юридичну силу документ є головним аргументом у спірних ситуаціях і гарантом успішної угоди.
Тема моєї курсової роботи: організація служби ДОП в умовах функціонування сучасного підприємства.
Мета - розгляд усіх аспектів в організації служби ДОП.

ГЛАВАІ. Служба документаційного забезпечення управління (ДОП) сучасного підприємства, її призначення, завдання, структура і склад
1.1. Служба документаційного забезпечення управління (ДОП) сучасного підприємства, її призначення, завдання
«Відповідно до вимог Державної системи документаційного забезпечення управління (далі - ДОП) документаційне забезпечення управління на сучасних підприємствах має здійснюється спеціальною службою - службою документаційного забезпечення управління (далі - службою ДОП). Така служба функціонує на підприємстві в якості самостійного структурного підрозділу, очолюваного керівником служби і підлеглого безпосередньо керівнику підприємства. На підприємствах з чисельністю персоналу до 100 співробітників і відносно невеликим обсягом документообігу допускається покладання обов'язків з ДОП на одного зі штатних співробітників ». [26, с.213]
Призначення служби ДОП полягає в організації, веденні та вдосконаленні системи документаційного забезпечення управління підприємства на основі єдиної технічної політики та застосування сучасних технічних засобів у роботі з документами. При цьому основними завданнями служби ДОП є:
• впровадження на підприємстві єдиного порядку роботи з документами відповідно до ГСДОУ та іншими нормативно-методичними та організаційно-розпорядчими документами;
здійснення методичного керівництва організацією роботи з документами в структурних підрозділах підприємства;
• забезпечення дієвого контролю над дотриманням встановленого порядку роботи з документами;
• вдосконалення форм і методів роботи посадових осіб підприємства з документами.
1.2. Примірний перелік нормативних документів, що регламентують організацію документаційного забезпечення управління підприємства
Конституція Російської Федерації.
• Цивільний кодекс Російської Федерації (частини I і II).
• Федеральний закон від 28.08.1995 р. № 154-ФЗ «Про загальні принципи місцевого самоврядування в Російської Федерації »(з наступними змінами).
• Федеральний закон РФ від 25.01.1995 р. «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації».
• Федеральний конституційний закон РФ від 25.12.2000 р. № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації».
• Федеральний закон РФ від 10.01.2002 р. «Про електронний цифровий підпис».
• Федеральний закон РФ від 27.12.2002 р. № 184-ФЗ «Про технічне регулювання».
• Закон Російської Федерації від 25.10.1991 р. № 1807-1 «Про мови народів Російської Федерації» (в ред. Федерального закону від 24.07.1998 р. № 126-ФЗ).
• Основні вимоги до концепції та розробки проектів федеральних законів (затверджені Постановою Уряду РФ від 02.08.2001 р. № 576).
• Указ Президента Російської Федерації від 02.05.1996 р. № 638 «Про порядок підготовки проектів указів, розпоряджень Президента Російської Федерації, що передбачають прийняття постанов, розпоряджень Уряду Російської Федерації».
• Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації (затверджені Постановою Уряду Російської Федерації від 13.08.1997 р. № 1009 (із наступними змінами)).
• Розпорядження Уряду Російської Федерації від 31.10.2000 р. № 1547-р «Про вдосконалення діловодства у федеральних органах виконавчої влади і посилення виконавської дисципліни».
• ГОСГ Р51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення »(затверджений Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 р. № 28).
• ГОСТ Р6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документації »(затверджений Постановою Держстандарту РФ від 03.03.2003 р. № 65-ст).
Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення (схвалена колегією Головархіву СРСР 27.04.1988 р. Введено в дію Наказом Головархіву СРСР від 25.05.1988 р. № 33).
• Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затверджена Наказом Росархіву від 27.11.2000 р. № 68).
• Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців службовців (затверджений Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 р. № 37).
• Класифікація управлінської документації ОК 011 -93 (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 30.12.1993 р. № 299).
• Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений Росархивом 06.10.2000г.).
• Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002 р.).
• Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої влади (затверджені Постановою Мінпраці і соціального розвитку РФ від 26.03.2002 р. № 23).
1.3. Повсякденна діяльність служби ДОП регламентується:
• положення про службу ДОП;
• положеннями про структурні підрозділи (при наявності останніх у складі служби ДОП);
• інструкцією з ДОП;
• інструкціями по окремих видах (напрямками) діяльності служби;
• інструкцією з організації робочих місць персоналу служби;
• нормами часу на виконання робіт з ДОП;
• документами планування та звітності;
• посадовими інструкціями персоналу служби.
У необхідних випадках службою ДОП розробляються та інші документи -
Зокрема, документи щодо вдосконалення діяльності служби ДОП.
1.4. Організаційна структура і чисельний склад служби
Організаційна структура і чисельний склад служби ДОП визначаться у відповідності зі штатним розкладом.
Для визначення оптимальної організаційної структури служби ДОП, в найбільшою мірою відповідає потребам конкретного підприємства в документованої інформації, представляється доцільним звернутися до відповідних положень ГСДОУ. Даним документом передбачені нижченаведені типові варіанти організаційної структури служби ДОУ:
«На державних підприємствах (об'єднаннях) - відділ документаційного забезпечення управління або канцелярія. До їх складу, як правило, включаються:
а) підрозділу з обліку та реєстрації, контролю, покращання роботи з документами та впровадження технічних засобів;
б) розгляду листів (скарг);
в) секретаріат;
г) експедиція;
д) машинописне бюро;
е) копіювально-розмножувальне бюро;
ж) архів.
В асоціаціях та концернах склад і структура служби ДОП визначається керівництвом організації. У спільних підприємствах (організаціях) - правлінням. В акціонерних товариствах - установчої конференції. У кооперативах - склад і структура служби ДОП визначається загальними зборами членів кооперативу. В органах місцевого самоврядування і в апараті, управліннях громадських організацій - загальний відділ. До складу загального відділу включаються:
а) секретаріат;
б) канцелярія;
в) група контролю;
г) протокольна група;
д) група вдосконалення роботи з документами;
е) група листів (скарг);
ж) машинописне бюро;
з) копіювально-розмножувальне бюро;
і) архів.
В організаціях, які мають служби документаційного забезпечення управління, у структурних підрозділах роботи з документами виконує секретар керівника (інспектор) або іншу спеціально призначена особа ». [23, c.134]
Варіант 1. Забезпечення потреб у документованої інформації міністерств (відомств) РФ і суб'єктів федерації, інших аналогічних організацій і установ пропонується покладати на управління справами (рис. 1), у складі яких перебувають:
• секретаріат, до складу якого приймальню, секретаріат міністра (керівника відомства, організації, установи), секретаріати заступників міністра (керівника), секретаріат колегії, протокольне бюро;
• інспекція при міністрі (керівника відомства, організації, установи), що включає канцелярію (бюро листування), бюро обліку та реєстрації документів, експедицію, машинописне бюро, копіювально-множни-вування бюро, телетайпную;
• відділ листів (скарг), тобто відділ по роботі зі зверненнями, які надходять на адресу міністерства (відомства, організації, установи);
• відділ вдосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів (ТЗ) (засобів автоматизації та механізації) діловодних процесів;
• центральний архів (архів).
Рис.1. Примірна організаційна структура управління справами
Варіант 2. Забезпечення потреб у документованої інформації державних підприємств, науково-дослідних, проектних, конструкторських організацій і обчислювальних центрів, вищих навчальних закладів та інших аналогічних організацій пропонується покладати на відділи (служби) документаційного забезпечення управління (канцелярії) (рис. 2), в складі яких перебувають:
• група (відділ) обліку і реєстрації;
• група (відділ) контролю;
• група (відділ) вдосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів (засобів автоматизації та механізації);
• група (відділ) розгляду звернень, що надходять на адресу підприємства (організації);
• секретаріат; експедиція; машинописне бюро; копіювально-розмножувальне бюро; архів.
Варіант 3. Забезпечення потреб у документованої інформації недержавних підприємств (організацій), у тому числі асоціацій, концернів, акціонерних товариств (включаючи спільні), кооперативів та ін, пропонується покладати на служби ДОП, структура якої (іншого аналогічного підрозділу) визначається органами керівництва підприємства (організації) (рис. 3).

Рис.2 Примірна організаційна структура відділу (служби) ДОП (канцелярії) недержавного підприємства

Рис.3 Примірна організаційна структура служби ДОП недержавного підприємства (організації)
Варіант 4. Забезпечення потреб у документованої інформації органів місцевого управління (влади) і апаратів (правлінь) громадських організацій пропонується покладати на велику кількість відділи (Рис. 4), у складі яких перебувають:
• секретаріат;
• канцелярія (група діловодства);
• група контролю;
• протокольна група;
• група вдосконалення роботи з документами (впровадження технічних засобів);
• група розгляду листів (скарг);
• машинописне бюро;
• копіювально-розмножувальне бюро;
• архів.
Рис. 4. Зразкова організаційна структура загального відділу
Визначення чисельного складу служби ДОП - по структурних підрозділах і в цілому - рекомендується проводити на основі відповідних розрахунків. Виконання таких розрахунків потрібно робити на основі даних про нормативні витрати часу на виконання тих чи інших видів робіт (дій), а також виходячи з реальних потреб підприємства в документованої інформації, що враховують:
• обсяг документообігу;
• основні види управлінських документів;
періодичність їх застосування з метою забезпечення повсякденної діяльності підприємства і т. п.). Методика розрахунків представлена ​​в укрупнених міжгалузевих нормативах часу на роботи з ДОП.
Приклад розрахунку представлений у табл. 1. (Див. Додаток)
1.5. Кваліфікаційний склад
Визначення кваліфікаційного складу служби ДОП проводиться виходячи з сукупних потреб підприємства у видах робіт з ДОП, виконання яких передбачає наявність у співробітників відповідної кваліфікації. Кваліфікаційні вимоги до основних категорій співробітників служби ДОП представлені у додатку 2 до цього посібника.
Остаточні результати розрахунків після ретельної перевірки на предмет достовірності беруться за основу при підготовці проектів документів, що визначають кваліфікаційний і чисельний склад служби ДОП (найважливішим з них є штатний розклад, див. далі). Приблизний кваліфікаційний і чисельний склад служби ДОП підприємства з чисельністю працівників до 1000 осіб представлений в табл. 2. (Див. Додаток)

РОЗДІЛ ІІ. Організаційно - розпорядча документація служби ДОП
2.1.Штатное розклад підприємства
Штатний розклад - це організаційний документ, що встановлює кількісний і якісний склад працівників підприємства (організації, установи) в цілому і по кожному з його структурних підрозділів. Штатний розклад служби ДОП складається за встановленою формою.
Зазначена форма - форма № Т-3 «Штатний розклад» (див. шаблон форми на прикладеному до книги компакт-диску) - призначена для документального оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності і щорічно затверджується за станом на 1 січня наказом керівника підприємства. Зміни до штатного розпису, в тому числі і зумовлені формуванням на підприємстві нових структурних підрозділів (наприклад, служби ДОП), вносяться відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства або уповноваженою ним особою. Зразок такого наказу представлений на компакт-диску.
Загальний порядок підготовки штатного розкладу визначений «Інструкцією по застосуванню і заповненню форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».
«Штатний розклад оформляється уповноваженою посадовою особою підприємства (як правило, уповноваженим співробітником відділу кадрів), підписується розробником і затверджується керівником підприємства. У штатному розкладі вказуються:
• найменування підприємства;
• його код за ЄДРПОУ;
• дата введення в дію штатного розпису;
• дата і номер документа;
• дата і номер наказу, відповідно до якого затверджено штатний розклад;
• чисельність штату в одиницях;
• розмір фонду заробітної плати (у гривнях);
• найменування структурного підрозділу;
назва професії (посади) працівника;
• кількість штатних одиниць;
• розмір місячного фонду заробітної плати по кожній посаді (професії) ». [1, с.9]
2.2. Положення про службу ДОП. Положення про структурний підрозділ підприємства (організації, установи)
При підготовці тексту положення про службу ДОП представляється доцільним використовувати в якості основи зразкову положення про службу ДОП, представлене у додатку 12 до ГСДОУ. Текст положення про службу ДОП наводиться в додатку 3 до цього посібника.
Положення про структурний підрозділ підприємства (організації, установи)
При підготовці тексту положення про структурний підрозділ у складі служби ДОП представляється доцільним використовувати в якості основи відповідні зразкові положення. Зокрема, приблизний положення про архівний відділ, що функціонує на правах структурного підрозділу в складі служби ДОП, розміщене в додатку 4 до цього посібника. (Примірне положення про архів підприємства (організації, установи), який функціонує в якості самостійного структурного підрозділу (поза складом служби ДОП) затверджено Постановою Росархіву від 18.08.1992 р. № 176.)

2.3. Інструкція з документаційного забезпечення управління
При підготовці тексту інструкції з документаційного забезпечення управління також рекомендується використовувати в якості основи відповідні типові документи, - наприклад, Інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади.
(Затверджена, Наказом Росархіву від 27.11.2000 р. № 68.)
При цьому повинні бути в необхідній мірі прийняті до уваги відповідні положення інших документів, що регламентують ті чи інші напрямки ДОП. Крім ГСДОУ, це, зокрема, ГОСТ Р6.30-2003. На їх основі складається текст інструкції з документаційного забезпечення управління підприємства (організації, установи).
2.4. Інструкції по видах (напрямками) діяльності служби ДОП
Інструкція по виду діяльності - нормативний документ, в якому викладається порядок здійснення будь-якої діяльності (порядок застосування положень інших нормативно-правових актів для здійснення такої діяльності) посадовими особами (структурними підрозділами) підприємств (організацій, установ). Загальний порядок та правила оформлення інструкції по виду діяльності визначені пунктом 4.2 Типової інструкції з діловодства.
Інструкція по виду діяльності підписується начальником відповідного структурного підрозділу, відповідального за розробку документа, і затверджується керівником підприємства. Затвердження документа повинно оформлятися у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про їх затвердження.
Інструкція по виду діяльності повинна оформлятися на загальному бланку підприємства. Текст документа повинен викладатися відповідно до вимог Методичних рекомендацій ВНИИДАД ФАС РФ (1998) і з урахуванням специфіки виду діяльності підприємства (структурного підрозділу), регламентованої відповідною інструкцією.
Зміст інструкції по виду діяльності слід викладати від 3-ї особи однини (множинного) числа. Заголовок до тексту документа повинен формулюватися у місцевому відмінку, наприклад: «Інструкція про порядок ведення службового листування в ... (Вказати найменування підприємства) ».
Основний текст інструкції по виду діяльності зазвичай ділиться на глави, пункти і підпункти. Глави документа повинні мати назви і нумеруються римськими цифрами.
Нумерація пунктів і підпунктів документа повинна проводитися арабськими цифрами.
2.5. Інструкція з організації робочих місць персоналу служби ДОП
Інструкція з організації робочих місць - нормативний документ, в якому викладається порядок організації робочих місць персоналу структурного підрозділу підприємства (персоналу певної кваліфікаційної або професійно-посадовий категорії). При підготовці подібних інструкцій слід керуватися вищевикладеними вимогами, що регламентують порядок підготовки інструкцій, а також положеннями документів, що встановлюють конкретні вимоги до організації робочих місць в тій чи іншій галузі діяльності.
Інструкція підписується начальником відповідного структурного підрозділу, відповідального за розробку документа, і затверджується керівником підприємства.
Затвердження документа повинно оформлятися у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про його затвердження.
Інструкція повинна оформлятися на загальному бланку підприємства. Текст документа повинен викладатися відповідно до вимог Методичних рекомендацій ВНИИДАД ФАС РФ (1998) і з урахуванням специфіки виду діяльності підприємства (структурного підрозділу), регламентованої відповідною інструкцією.
Зміст інструкції по виду діяльності слід викладати від третьої особи однини (множинного) числа. Заголовок до тексту документа повинен формулюватися у місцевому відмінку. Основний текст інструкції по виду діяльності зазвичай ділиться на глави, пункти і підпункти. Глави документа повинні мати назви і нумеруються римськими цифрами.
Нумерація пунктів і підпунктів документа повинна проводитися арабськими цифрами.
2.6. Норми часу на виконання робіт з ДОП
Нормування часу на виконання робіт з ДОП, як правило, здійснюється на основі відповідних документів - нормативів часу і норм часу, розроблених органами по нормуванню витрат часу на виконання тих чи інших видів робіт. Так, з метою належного нормування часу на виконання робіт з ДОП на підприємствах (в організаціях, установах) застосовуються Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з ДОП, затверджені Постановою Мінпраці РФ від 25.11.1994 р. № 72, а в управлінських структурах федеральних органів виконавчої влади - норми часу на роботи з документаційного забезпечення, затверджені Постановою Мінпраці і соціального розвитку від 26.03.2002 р. № 23. На основі нормативів (норм) часу:
• визначається і обгрунтовується чисельність працівників служб ДОП;
• установлюються посадові обов'язки працівників;
• розподіляються роботи між працівниками (категорії «технічний виконавець»).
У необхідних випадках на основі зазначених документів підприємствами (організаціями, установами) розробляються уточнені норми часу. У таких нормах, як правило, фіксуються:
• тимчасові витрати на виконання окремих видів робіт, не передбачених укрупненими нормативами (нормами);
• тимчасові витрати на виконання окремих видів робіт - у разі, якщо у зв'язку зі специфікою ДОП в умовах конкретного підприємства (організації, установи) фактичні витрати часу на їх виконання істотно відрізняються від встановлених укрупненими нормативами (нормами).
«Розрахунок уточнених норм, як правило, проводиться методом технічного нормування, заснованого на фіксації (хронометрирование з наступним записом) витрат робочого часу на виконання відповідних видів робіт. При цьому повинні, крім того, прийматися до уваги витрати часу на організаційно-технічне обслуговування робочих місць, відпочинок і особисті потреби працівників.
Значення норм часу встановлюються в годинах (частках години) на одиницю виміру кожного конкретного виду роботи - наприклад, лист, коробка, папка, справа.
Норми часу на виконання найбільш поширених операцій з ДОП представлені в додатку 5 до цього посібника ». [13, С.213]
2.7. Документи планування та звітності служби ДОП
«Забезпечення планування та звітності, а також своєчасної і правильної підготовки відповідних документів - планів, звітів - є однією з основних обов'язків керівника служби ДОП підприємства. У загальному випадку план роботи - це документ, що визначає склад і зміст основних заходів (завдань), виконання яких покладається на працівника (кероване ним структурний підрозділ, підприємство), строки, місця і відповідальних за їх проведення в межах певного періоду часу (протягом дня , тижня, місяця, кварталу і т. д.) ». [23, С.139]
Вихідними даними для планування діяльності служби ДОП на майбутній календарний рік є:
• показники фінансового і економічного розвитку підприємства на планований період;
• основні підсумки діяльності служби ДОП за минулий період;
• цілі і завдання служби ДОП, що випливають зі змісту відповідних розділів документів довгострокового і середньострокового планування (у тому числі бізнес-планів, програм організаційного розвитку підприємства і т. п.).
На основі показників плану роботи служби ДОП уточнюються і затверджуються в остаточному вигляді плани роботи структурних підрозділів служби ДОП.
Індивідуальне планування роботи співробітниками служби ДОП здійснюється на основі планів відповідних структурних підрозділів і з урахуванням вказівок своїх безпосередніх начальників. Основним документом планування індивідуальної роботи співробітника є особистий план роботи.
Звіт - це документ, в розгорнутій формі відображає підсумкові результати обробки (систематизації, підрахунку та звірення) та аналізу статистичних даних, що характеризують виконання будь-якого виду робіт (будь-якої діяльності) за тривалий період часу (місяць, квартал і більш). Звітність з питань діяльності служби ДОП здійснюється в порядку, встановленому положеннями відповідних нормативно-методичних та організаційно-розпорядчих документів, а також вказівками керівника підприємства.
Форми планують і звітних документів з питань діяльності служби ДОП затверджуються керівником підприємства на підставі відповідного подання керівника служби ДОП. Приклад плану роботи начальника служби ДОП представлений на компакт-диску, а приклад звіту про роботу з письмовими зверненнями громадян - у додатку 6 до цього посібника.
2.8. Документи щодо вдосконалення діяльності служби ДОП
Особливу групу в складі організаційно-розпорядчого документації служби ДОП утворюють документи щодо вдосконалення її діяльності. Удосконалення діяльності служби ДОП передбачає планомірне здійснення комплексу заходів, спрямованих на досягнення більш високих показників функціонування всіх структурних підрозділів (ділянок роботи) у складі служби ДОП та служби в цілому. Змістів заходів визначається в залежності від того, на якому напрямку концентруються управлінські зусилля керівництва служби ДОП. Однак на практиці проведення подібних заходів найчастіше пов'язане з впровадженням у повсякденну діяльність служби нових нормативно-методичних (організаційно-розпорядчих) документів з тих чи інших питань документаційного забезпечення управління. [3, С.12]
Як зазначалося, здійснення комплексу заходів щодо вдосконалення діяльності служби ДОП повинно носити планомірний характер. З цією метою керівництво служби розробляє проект плану (при необхідності - у взаємодії з іншими посадовими особами (структурними підрозділами) підприємства). Такий план може передбачати проведення заходів, що стосуються:
• розробки нових (уточнення діючих) нормативно-методичних (організаційно-розпорядчих) документів підприємства з питань ДОП;
• зміни існуючого документообігу підприємства з урахуванням нових вимог до його організації;
навчання персоналу служби ДОП і, якщо потрібно, інших посадових осіб підприємства, допущених до роботи з управлінською документацією;
• забезпечення відповідною документацією структурних підрозділів підприємства.
Реалізація заходів, передбачених планом, відображається в акті. Шаблони плану заходів щодо вдосконалення діяльності служби ДОП підприємства та відповідного акту представлені на прикладеному до книги компакт-диску.
2.9. Посадові інструкції персоналу служби ДОП
«Посадова інструкція - нормативний документ, що регламентує діяльність конкретної посадової особи (категорії працівників - керівного складу, фахівців, виконавців тощо) підприємства (організації, установи) та встановлює порядок застосування зазначеними особами положень інших нормативно-правових актів. Загальний порядок та правила оформлення посадової інструкції регламентуються пунктом 4.2 Типової інструкції з діловодства ». [23, С.141]
Посадова інструкція повинна підписуватися відповідальним за її розробку і затверджуватися керівником підприємства - у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про затвердження. Заголовок до тексту посадової інструкції формулюється в давальному відмінку, наприклад: «Інструкція головного метролога».
Текст інструкції друкується на загальному бланку підприємства і викладається від третьої особи однини чи множини. Текст інструкції може ділитися на глави, пункти і підпункти. Глави повинні мати назви і нумеруються римськими цифрами. Нумерація пунктів і підпунктів проводиться арабськими цифрами.
Вимоги до посадових інструкцій окремих категорій працівників регламентуються відповідними відомчими нормативно-правовими актами та організаційно-розпорядчими документами. Так, згідно з додатком 2 до додатка 12 ГСДОУ в розділі посадової інструкції «Загальні положення» встановлюються:
• завдання працівника (наприклад, для діловода - прийом, реєстрація вхідних і відправка вихідних документів);
• порядок заміщення посади, тобто, ким призначається і звільняється з посади даний працівник;
професійні вимоги і працівникові (рівень освіти, стаж роботи тощо);
• основні документи і матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.
У розділі посадової інструкції «Функції працівника" визначаються:
• предмет відання або ділянку роботи, закріплений за працівником;
• перелік видів робіт, з яких складається виконання покладених функцій (наприклад, реєстрація документів може включати заповнення карток, ведення картотеки, видачу довідок і т. д.).
У розділі посадової інструкції «Обов'язки працівника» вказуються особливості діяльності:
• пов'язані з підготовкою документів, отриманням, обробкою і видачею інформації;
• передбачають обов'язкове використання певних форм і методів роботи (наприклад, періодичний контроль над формуванням справ у структурних підрозділах, проведення інструктажів і т. д.);
• потребують дотримання термінів виконання конкретних дій;
• що стосуються порядку виконання доручень;
• зачіпають етичні норми, яких необхідно дотримуватися в колективі.
У розділі посадової інструкції «Права працівника» визначаються права працівника для реалізації доручених йому функцій і виконання обов'язків. У розділі посадової інструкції «Взаємовідносини» вказуються підрозділи і працівники, від яких виконавець отримує і яким передає інформацію, її структуру та терміни передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються і т. д.
У розділі посадової інструкції «Оцінка роботи» перераховуються критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання працівником своїх функцій і обов'язків використання прав і т. д.

Висновок
Досліджуючи науковий і практичний матеріал з даної теми можна зробити наступні висновки:
Відповідно до вимог Державної системи документаційного забезпечення управління (далі - ДОП) документаційне забезпечення управління на сучасних підприємствах має здійснюється спеціальною службою - службою документаційного забезпечення управління (далі - службою ДОП). Така служба функціонує на підприємстві в якості самостійного структурного підрозділу, очолюваного керівником служби і підлеглого безпосередньо керівнику підприємства.
Основними завданнями служби ДОП є:
• впровадження на підприємстві єдиного порядку роботи з документами відповідно до ГСДОУ та іншими нормативно-методичними та організаційно-розпорядчими документами;
• здійснення методичного керівництва організацією роботи з документами в структурних підрозділах підприємства;
• забезпечення дієвого контролю над дотриманням встановленого порядку роботи з документами;
• вдосконалення форм і методів роботи посадових осіб підприємства з документами.
Документаційне забезпечення управління - діяльність, що охоплює організацію документування та управління документацією у процесі реалізації функцій установи, організації та підприємства.
Документаційне забезпечення управління в організаціях, установах і на підприємствах здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підпорядкованого безпосередньо керівнику організації.
Список використаної літератури:
Нормативні акти
1. Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».
2. ГОСТ Р6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Изд-во стандартів, 2003.
3. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа: Терміни та визначення. - М: Изд-во стандартів, 1998.
4. ДР-191-98. Уніфікація текстів управлінських документів. Методичні рекомендації ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНІКДАД, 1998.
5. Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004г. № 1.
6. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затв. наказом Федеральної архівної служби Росії від 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.
7. Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 20.02.1995 № 24-ФЗ.
Навчальна література
8. Андрєєва В.І. Діловодство. - М.: Інтел-Синтез, 2002
9. Бєлов О.М. Діловодство та документообіг: Учеб. Посібник .- М.: Ексмо, 2007
10. Басаков М.І. Діловодство та кореспонденція у питаннях і відповідях: Навч посібник .- Ростов н / Д.: Фенікс, 2004
11. Басаков М.І., Замицкова О.І. Діловодство. - Ростов-на Дону: Фенікс, 2004
12. Васильєва Л.М., Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документознавство. - Челябінськ.: Кн. Вид - во, 2000
13. Галахов В.В. Діловодство: Зразки, ДОКУМЕНТИ, організація і технологія роботи. - М.: ТОВ «ТК Велбі», 2005
14. Дьомін Ю.М. Діловодство: Підготовка службових документів. - СПб.: Пітер, 2004
15. Зінов'єва Н.Б. Документознавство: Навчально-методичний посібник. - М.: Профиздат, 2003
16. Колесник О.М. Введення в управлінське документознавство. Навчальний посібник. - М.: ИНФРА-М, 2003
17. Крайская З.В., Челліні Е.В. Архівознавство: Підручник для середніх спеціальних навчальних закладів. - М.: Видавництво НОРМА, 1996
18. Крилова І.Ю. Документування управлінської діяльності: Учеб. посібник. - СПб.: Бізнес-преса, 2004
19. Кузнєцова Т.В. Діловодство: Організація і технології до-кументаціонного забезпечення управління. - М.: Юніті-Дана, 2003
20. Кушнаренко Н.М. Документознавство. Підручник. - Київ: Знання, 2000
21. Лисенко Н.А., Сербиновского Б.Ю. Документування управлінської діяльності на підприємстві: діловодство і кореспонденція. - Ростов-на-Дону: МарТ ІЦ, 2002
22. Мисливців А.В., Булавіна О.А. Документознавство і діловодство: Основи документознавства; Види, функції документів; Технології діловодства: Навчальний посібник для вузів .- М: ІКЦ МарТ, 2004
23. Рогожин М.Ю. Довідник з діловодства .- СПб.: Пмтер, 2006
24. Співак В.А. Діловодство. - СПб., 2003
25. Співак В.А. Документування управлінської діяльності: Діловодство - СПб.: Питер, 2005
26. Стенюков М.В. Діловодство: Конспект лекцій. - М.: Пріор, 2005

Додаток
Таблиця 1
Приклад розрахунку для визначення сукупних витрат часу (СЗВ)
по виду робіт з ДОП
№ п / п
Найменування виду роботи
№ норми
Од. ізм.
Обсяг за рік
Значення норми, год
Витрати, люд.-год
1
Обробка вхідних документів
3.1.2.1
10 док.
10000
0,65
650
2
Обробка вихідних документів
3.1.2.5
10 док.
10000
0,80
800
3
Контроль виконання документів
3.1.3.1
10 док.
8000
0,80
640
4
Розробка норм.-мет. посібників
3.2.1.1
1 ред. л
10
72,5
725
5
Виконання тематич. запитів
3.2.4.1
1 запр.
400
24,1
9640
6
Проведення перевірки організації роботи в підрозділах
3.2.6.1
1 пров.
10
19,6
196
РАЗОМ люд.-год:
12651
Примітки.
СЗВ з урахуванням витрат часу на організаційно-технічне обслуговування робочих місць і відпочинок персоналу складають: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чол.-год, де Ку - обліковий коефіцієнт зі значенням 1,1.
Орієнтовна чисельність фахівців (з урахуванням кваліфікаційних вимог, що пред'являються змістом робіт), виходячи із значення показника корисного фонду робочого часу одного працівника (ФПВ) складе: СЗВп: ФПВ = 13916: 2006 = 7 од.

Таблиця 2.
Приблизний кваліфікаційний і чисельний склад служби ДОП підприємства з чисельністю працівників до 1000 осіб
№ п / п
Найменування професії (спеціальності)
Штатна категорія
Кількість штатних од.
Примітка
I
Адміністративна група - управління служби ДОП
1
Начальник служби
Керівник
1
2
Заступник начальника служби
Керівник
1
Може не вводитися
3
Інспектор з контролю виконання доручень
Спеціаліст
1
4
Документознавець
Спеціаліст
1
5
Секретар-друкарка
Техн. Адмін.
1
Може не вводитися
№ п / п
Найменування професії (спеціальності)
Штатна категорія
Кількість штатних од.
Примітка
II
Група технічної підготовки та тиражування документів
1
Начальник групи
Керівник
1
Може не вводитися
2
Старша друкарка - оператор ПК
Техн. Адмін.
1
3
Друкарка - оператор ПК
Техн. Адмін.
2-5 і більше
Залежить від обсягу роботи
III
Група діловодства
1,
Начальник групи
Керівник
1
Може не вводитися
2
Ст. діловод
Техн. Адмін.
1
3
Діловод
Техн. Адмін.
2-5 і більше
Залежить від обсягу роботи
IV
Група зберігання документів
1
Начальник групи
Керівник
1
Може не вводитися
2
Старший архіваріус
Техн. Адмін.
1
3
Архіваріус
Техн. Адмін.
2-5 і більше
Залежить від обсягу роботи
V
Група забезпечення
1
Начальник групи
Керівник
1
Може не вводитися
2
Секретар-стенографіст
Техн. Адмін.
1-2
3
Експедитор-кур'єр
Техн. Адмін.
1-2
РАЗОМ:
У цілому по службі ДОП
За категоріями
Керівник
Спеціаліст
Техн. Адмін.
15-26
1-6
2
12-20 і більше
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Курсова
138.6кб. | скачати


Схожі роботи:
Служба документаційного управління на підприємстві
Організаційне забезпечення діяльності відділу документаційного забезпечення управління Костромської
Основи документаційного забезпечення управління
Організація і технологія документаційного забезпечення управління
Автоматизована система документаційного забезпечення управління
Структура і функції служб документаційного забезпечення управління
Завдання та функції служби документаційного забезпечення управління
Сучасна організація і технологія документаційного забезпечення управління
Правова відповідальність за порушення у сфері документаційного забезпечення управління
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru