додати матеріал


Секретар

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

      Секретар

      План

        1. Дещо з історії.
        2. Можливості секретаря-референта.
          1. Основні функції секретаря.
          2. Сучасні вимоги.
          3. Класифікація секретарів.
          4. Обов'язки.

        3. Висновок.

       

      1. Дещо з історії.

      Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси.

      А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.

    1. Можливості секретаря-референта.

    Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

    Секретар повинен бути завжди в "формі": ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., Вміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати "нюанси" справи, що дозволяє вільно виходити з важких ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди на виду і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, бере участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

    Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.

    Основні функції секретаря.

    Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

      • знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
      • знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
      • знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

    Сучасні вимоги.

    Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти такими якостями:

      1. мати професійний імідж;
      2. добре володіти мовою і письмом;
      3. володіти хорошою пам'яттю;
      4. добре орієнтуватися у часі;
      5. тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
      6. вміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;
      7. освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;
      8. бути енергійним, проявляти ініціативу;
      9. швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;
      10. підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
      11. контролювати фінанси офісу;
      12. бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

    Класифікація секретарів.

    Є декілька позицій, які займають секретарі: RECEPTIONIST - дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога - вміння триматися і акуратність. На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

    Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

    Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY - помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як російською, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, старанності. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але й ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери ... Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

    Обов'язки.

    Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

      • облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;
      • оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, тощо. ;
      • підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;
      • оформлення протоколів розсилок виписок з них;
      • аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;
      • підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;
      • прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
      • організація прийомів відвідувачів;
      • прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

    Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговування. Зокрема:

      • технічне забезпечення роботи керівника;
      • підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;
      • організація прийому працівників і відвідувачів;
      • телефонне обслуговування;
      • підготовка відряджень;
      • організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;
      • стенографування;
      • контроль за святковими і ювілейними датами;
      • обробка пошти;
      • машинописні роботи;
      • збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;
      • збір матеріалів для доповідей і мов керівника;
      • ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

    Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності і культури праці секретаря.

    Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.

  1. Висновок.

Пам'ятайте: ваші помилки - це помилки тієї посадової особи, в структурному підрозділі якого ви працюєте.

Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання: Що треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?

Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності - і все готово. Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Астрономія | Реферат | 18.7кб. | скачати

Схожі роботи:
Секретар референт Його роль в офісі
Секретар-референт Його роль в офісі
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru