додати матеріал

приховати рекламу

Рішення практичних завдань в СУБД Access

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

Федеральне агентство з освіти

Державна освітня установа вищої професійної освіти

Тульський державний педагогічний університет

імені Л.М. Толстого

Факультету математики, фізики та інформатики

Кафедра інформатики і ВТ

Курсова робота

на тему:

Рішення практичних завдань в СУБД Access

Виконав:

студент 2 курсу групи "A"

Чмель К.В.

Науковий керівник:

асистент кафедри «Інформатика і ВТ»

Даниленко С.В.

Тула-2008



Зміст

Введення

1. Загальні положення

2. Об'єкти Microsoft Access

2.1 Таблиці

2.2 Запити та фільтри

2.2.1 Простий запит

2.2.2 Конструктор запитів

2.2.3 Будівник виразів

2.2.4 Створення обчислюваних полів

2.2.5 Фільтри

2.2.6 Параметричні запити

2.2.7 Запити на оновлення

2.2.8 Редагування запитів

2.3 Форми

2.3.1 Автоформи

2.3.2 Майстер форм

2.3.3 Диспетчер кнопкових форм

2.3.4 Редагування форми

2.4 Звіти

2.4.1 Автоотчети32

2.4.2 Конструктор звітів

2.4.3 Майстер звітів

Заключеніе36

Список літератури



Введення

Основою для обліку, контролю і планування служать всілякі картотеки, реєстраційні журнали, списки і т.д. Вони поступово накопичуються і оновлюються. При великому обсязі інформації пошук і узагальнення необхідних відомостей, здійснюваних вручну, являють собою досить трудомісткий процес.

З появою ЕОМ і використанням їх для обробки інформації з'явилася можливість автоматизувати рішення багатьох інформаційно-довідкових і розрахункових завдань.

Спочатку для накопичення і зберігання інформації на ЕОМ застосовувалися локальні масиви (або файли), при цьому для кожної з розв'язуваних функціональних завдань створювалися власні файли вихідної і результатної інформації. Це призводило до значного дублювання даних, ускладнювало їх оновлення, ускладнювало рішення взаємопов'язаних проблемних завдань.

Поступово з розвитком програмного забезпечення ЕОМ з'явилися ідеї створення управляючих систем, які дозволяли б накопичувати, зберігати і оновлювати взаємопов'язані дані з цілого комплексу розв'язуваних завдань, наприклад при автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві. Ці ідеї знайшли своє втілення в системах управління базами даних (СКБД). СУБД взаємодіють не з локальними, а з взаємопов'язаними за інформацією масивами, званими базами даних. З появою персональних комп'ютерів СУБД стають найбільш популярним засобом обробки табличної інформації. Вони є інструментальним засобом проектування банків даних при обробці великих обсягів інформації.

Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на персональних комп'ютерах вже досить давно. На жаль, ці програми або були елементарними диспетчерами зберігання даних і не мали засобів розробки додатків, або були настільки складні і важкі, що навіть добре розбираються в комп'ютерах люди уникали працювати з ними до тих пір, поки не отримували повних, орієнтованих на користувача додатків.

Microsoft Access - це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні кошти для визначення і обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації. Що стосується легкості використання, то Microsoft Access зробив тут справжній переворот, і багато для створення своїх власних баз даних і додатків звертаються саме до нього.

Система управління базами даних надає вам можливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними і організацію колективного користування цією інформацією. СУБД також істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих обсягів зберігається в численних таблицях інформації. СУБД включає в себе три основних типи функцій: визначення даних (завдання структури і опис), обробка даних і керування даними. Всі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access. У практиці, як правило, необхідно вирішувати і завдання з використанням електронних таблиць та текстових процесорів. Наприклад, після підрахунку або аналізу даних необхідно їх представити у вигляді певної форми або шаблону. У підсумку, користувачеві доводиться комбінувати програмні продукти для отримання необхідного результату. У цьому сенсі все істотно спростять можливості, що надаються Microsoft Access.

У цій роботі рішення практичних завдань в СУБД Access буде розглянуто на прикладі створення БД, що містить основні дані про студентів університету.



1. Загальні положення

Microsoft Access - це система управління базами даних (СКБД), призначена для створення і обслуговування баз даних, забезпечення доступу до даних та їх обробки.

База даних (БД) представляє собою організовану структуру, що використовується для зберігання даних, тобто будь-яких відомостей про явища, процеси, діях і т.д. Дані несуть у собі інформацію про події, що відбуваються в матеріальному світі, і, по суті, є зареєстрованими сигналами, що виникли в результаті цих подій. Дані стають інформацією, якщо користувач обробить їх і осмислить, застосувавши при цьому адекватні цими даними методи. Сьогодні більшість СУБД розміщують в своїх структурах не лише дані, але і методи (програмні коди), тому можна стверджувати, що Microsoft Access - це СУБД, що пропонує широкий діапазон засобів для зберігання інформації та ефективного управління цією інформацією.

Бази даних містять різні об'єкти, основними з яких є таблиці. Структура найпростішої бази даних відповідає структурі її двомірної таблиці, яка містить стовпці і рядки. Їх аналогами в структурі найпростішої бази даних є поля і запису.

2. Об'єкти Microsoft Access

СУБД Microsoft Access орієнтована на роботу з об'єктами семи різних типів: таблицями, запитами, формами, звітами, сторінками, макросами, модулями.

Таблиці - це основний об'єкт бази даних, в якому зберігаються всі дані, які є в базі, а також структура бази (поля, їх типи, властивості).

Запити - дозволяють вибирати дані з однієї або декількох пов'язаних таблиць. Результатом виконання запиту є результуюча таблиця, яка поряд з іншими таблицями може бути використана при обробці даних. За допомогою запитів можна також оновлювати, видаляти або додавати дані в таблиці.

Форми - служать для введення і перегляду даних в зручному для користувача вигляді, який відповідає звичному для нього документа. При виведенні даних за допомогою форм можна застосовувати спеціальні засоби оформлення.

Звіти - призначені для формування вихідних документів і виведення їх на друк. За своїми властивостями та структурі звіти багато в чому подібні формам. Основна їх відмінність полягає в тому, що у звіті відображаються всі дані і в них передбачена можливість групувати дані за різними критеріями. Звіти на відміну від форм можуть містити спеціальні елементи оформлення, характерні для друку документів: колонтитули, номери сторінок і т.д.

Сторінки - це спеціальні об'єкти баз даних, реалізовані вперше в Access 2000. У більш ранніх версіях Access такі сторінки доступу до даних відсутні. Ці сторінки є діалоговими Web-сторінками, тобто здійснюють інтерфейс між клієнтом, сервером і базою даних, розміщеної на сервері.

Макроси - призначені для автоматизації повторюваних операцій при роботі з СУБД. Макрос є програмою, яка містить опис послідовності конкретних дій користувача. Кожному дії відповідає певна макрокоманда. Формуються макроси в діалоговому режимі шляхом вибору потрібних макрокоманд.

Модулі - створюються користувачем шляхом застосування інтегрованого середовища об'єктно-орієнтованого програмування Visual Basic for Applications (VBA). Основною ідеєю об'єктно-орієнтованого програмування є об'єднання даних і оперують ними функцій в один об'єкт. Дані в VBA розглядаються як сукупність об'єктів (таблиць, форм, звітів і т. д.), що мають властивості і методи, що реалізують заздалегідь певні дії над об'єктами.

2.1 Таблиці

Створення таблиць, як і інших об'єктів БД, починається з активізації вікна бази даних. У цьому вікні вибирається елемент управління Таблиці, після чого на правій панелі вікна буде представлений список таблиць, що вже входять до складу БД. Якщо в базі немає таблиць, то на праву панель вікна виводиться тільки три елементи управління для створення нової таблиці: Створення таблиці в режимі конструктора, Створення таблиці за допомогою майстра і Створення таблиці шляхом введення даних.

Таблиця БД створюється в два етапи. На першому етапі визначається її структура: склад полів, їх імена, тип кожного поля, його розмір та інші властивості полів. На другому етапі таблиця заповнюється даними, тобто формуються записи.

Для створення нової таблиці необхідно у вікні бази даних виконати клацання на значку будь-якого з трьох елементів управління (для створення нової таблиці) або натиснути на кнопку «Створити», розташованої на верхній панелі вікна. У вікні, вибирається один з режимів створення таблиць: «Конструктор», «Майстер таблиць», «Імпорт таблиць», «Режим таблиці».

Основним є режим створення таблиць за допомогою «Конструктора». У цьому режимі користувач сам може встановлювати параметри всіх елементів структури таблиці.

Майстер таблиць автоматично формує таблицю по одному з шаблонів. Кожна таблиця шаблону містить відповідний набір полів, з якого можна вибрати потрібні поля для включення їх в створювану таблицю.

Режим «Імпорт таблиць» дозволяє переносити таблиці, створені в інших додатках Windows, в бази даних Access. При імпорті таблиць слід пам'ятати, що імпортовані таблиці, наприклад, електронні таблиці, створені в Excel, повинні мати стандартний формат баз даних, коли кожен рядок являє собою окремий запис, а стовпці є полями.

У «Режимі таблиці» користувач може створити нову таблицю, не визначаючи попередньо її структуру. При виборі цього режиму відкривається порожня таблиця, в яку можна вводити дані. Будь-яке поле цієї таблиці можна перейменувати відповідно до вимог користувача. Цей спосіб доцільно застосовувати для створення невеликих таблиць, структура яких буде налаштовуватися пізніше.

Після вибору «Створення таблиці в режимі конструктора» на екран виводиться вікно конструктора таблиць. Воно розділене на дві частини. Верхня частина складається з трьох колонок. У першу колонку вводяться імена створюваних полів, в другій переглянути типи даних, третя колонка «Опис» може містити коротку інформацію щодо поля таблиці. У нижній частині вікна відображаються властивості поточного поля. Деякі з властивостей вже задані за умовчанням. Ці властивості можна змінювати за бажанням користувача.

Ім'я поля є комбінацією з букв, цифр, пробілів та спеціальних символів, за винятком символів «. »,«! »,« `», «[», «]». Ім'я не може починатися з пробілу, його максимальна довжина складає 64 символи.

Тип даних показує, яка інформація може бути внесена в полі, і визначає правила обробки цієї інформації. Тип для кожного поля вибирається із списку, за допомогою кнопки вибору даних із списку. Вона відображається тільки після клацання на відповідній комірці. За замовчуванням Access пропонує текстовий тип даних.

Також допускається використання таких даних:

  • текстовий - тип даних, який використовується для зберігання простого неформатованого тексту, кількість символів в якому не повинно перевищувати 255;

  • полі MEMO - спеціальний тип даних, який застосовується для зберігання великих обсягів тексту (до 65 535 символів);

  • числовий - тип даних для зберігання чисел;

  • дата / час - тип даних для зберігання значень дати і часу;

  • грошовий - тип даних для зберігання грошових значень (довжина поля 8 байт);

  • лічильник - спеціальний тип даних, який використовується для автоматичної нумерації записів;

  • логічний - для зберігання логічних даних, які можуть мати одне з двох можливих значень «Так» або «Ні»;

  • поле об'єкта OLE - спеціальний тип даних, призначений для зберігання об'єктів OLE (електронних таблиць Microsoft Excel, документів Microsoft Word, звукозаписів тощо);

  • гіперпосилання - спеціальне поле для зберігання адрес URL Web-об'єктів;

  • майстер підстановок - тип даних, що запускає майстер підстановок, що дозволяє вибирати дані з розкривного списку, а не вводити їх у поле вручну.

Визначивши ім'я поля і вибравши його тип, користувач при необхідності може задати його властивості. Деякі з властивостей вже визначені за умовчанням. За бажанням користувача їх можна змінити.

«Розмір поля» - властивість, що визначає максимальний розмір даних, які зберігаються в полі. Рекомендується задавати мінімально допустимі розміри поля.

«Формат поля» - властивість, що дозволяє визначати, в якому вигляді будуть представлені виводяться дані. У Access визначені вбудовані стандартні форми відображення для полів із типом даних «Числовий», «Дата / час», «Грошовий», «Логічний».

Властивість «Число десяткових знаків» задає для числового і грошового типів даних число знаків після коми.

Властивість поля «Маска введення» дозволяє задавати шаблон, який контролює правильність введення даних. Символ «0» в шаблоні означає введення цифр від 0 до 9 (введення обов'язкове), символ «9» - введення цифри або пропуску (введення не обов'язковий), символ «L» - введення букв від A до Z або від А до Я ( введення обов'язкове), символ «? »- Уведення букв від A до Z або від А до Я (введення не обов'язкове).

«Підпис» - властивість, що задає заголовок поля (стовпця), який відображається в режимі таблиці. Підпис може як збігатися з іменем поля, так і відрізнятися від нього. Якщо підпис поля не задана, то Access за замовчуванням використовує в цій якості назву поля.

«Значення за умовчанням» - це властивість поля, визначальне значення, яке Access вставить в таблицю автоматично.

Властивість «Умова на значення» дозволяє здійснювати контроль введення, задає обмеження на вводяться значення. При порушенні заданої умови введення буде заборонений і Access виведе текст, заданий властивістю «Повідомлення про помилку».

Щоб при введенні даних випадково не пропустити (тобто не заповнити) деяке поле, воно оголошується обов'язковою. Для цього треба встановити курсор в рядок властивості «Обов'язкове поле», клацнути на кнопці вибору даних із списку і вибрати значення «Так».

Поле може бути індексовані. З цією метою в рядку властивості «Індексоване поле» вказується варіант «Так» (збіги не допускаються). Це дозволить скоротити час, необхідний для пошуку запису по вмісту індексованого поля.

Таким чином, формування структури таблиці може вважатися завершеним, якщо будуть задані імена всіх полів, визначено їх типи і задані необхідні властивості полів. При створенні таблиці доцільно задати ключове поле. Для цього виконується клацання правою кнопкою миші на імені поля і в контекстному меню вибирається пункт «Ключове поле». При створенні найпростішої бази даних, що складається з однієї таблиці, завдання ключового поля не обов'язково.

Закінчивши створення структури таблиці, користувач закриває вікно конструктора таблиць. При цьому Access видає запит на збереження таблиці, і користувач може задати ім'я таблиці, після чого на екрані з'являється вікно бази даних.

Після визначення структури таблиці можна приступати до другого етапу створення таблиці - введенню в неї даних. Безпосередньо введення даних здійснюється в режимі таблиці. Перехід в цей режим здійснюється з вікна бази даних клацанням на кнопці «Відкрити» при виділеному імені таблиці або подвійним клацанням безпосередньо на значку таблиці.

Нова таблиця не має записів, а містить тільки найменування стовпців (полів). Для заповнення таблиці даними курсор встановлюється в необхідну комірку покажчиком миші. Перехід до наступної комірки можна виконати за допомогою клавіші [Tab], а в попереднє поле можна потрапити за допомогою комбінації клавіш [Shift + Tab]. Після заповнення останньої комірки і натиснення клавіші [Tab] курсор переміститься в першу клітинку наступного рядка і Access автоматично збереже тільки що введену запис. Таким чином, після заповнення таблиці даними зберігати їх не треба - Access всі введені дані зберігає автоматично. Однак якщо при роботі з таблицею відбувається зміна її структури (наприклад, мінялася ширина стовпців), то Access попросить підтвердити ці зміни. Для збільшення або зменшення ширини стовпців в таблиці (у режимі введення даних) необхідно покажчик миші встановити в рядок заголовка стовпців, на межу між стовпцями, і перетягнути мишу вправо або вліво

При відкритті вже заповненої таблиці користувач може додати до неї записи, видалити або виправити їх. Для видалення записів їх попередньо необхідно промаркувати за допомогою селекторного колонки, а потім натиснути на клавішу [Delete] або виконати команду «Правка ® Удалить". Дані, занесені в таблицю, можна копіювати в буфер обміну, сортувати за зростанням або спаданням, перевіряти орфографію всіх текстових значень полів таблиці і т.д. Ці операції можна виконати, використовуючи кнопки інструментальної панелі «Таблиця» в режимі таблиці.

Для зміни структури таблиці (додавання нового поля, його видалення, зміни послідовності полів, а також зміни типу даних, розміру поля й інших його властивостей) необхідно відкрити таблицю в режимі «Конструктор». З цією метою маркірують таблицю у вікні бази даних і виконують клацання на кнопці «Конструктор», що призводить до появи на екрані вікна конструктора таблиць

Щоб вставити в таблицю нове поле, необхідно заздалегідь виділити рядок (з ім'ям поля), вище якої буде додана нова порожній рядок, і виконати команду «Вставка ® Рядки». У що з'явилася порожню рядок вводять ім'я нового поля і його тип. Виділення рядків з іменами полів відбувається за допомогою селекторного колонки, розташованої ліворуч від стовпця з переліком імен полів.

Для видалення полів необхідно промаркувати рядки з іменами цих полів і натиснути клавішу [Delete] або виконати команду «Правка ® Удалить".

Наявність зв'язків між таблицями дозволяє включати дані з декількох таблиць в запити, форми і звіти. Таблиці зв'язуються між собою через ключові поля.

Створення межтаблічних зв'язків починається у вікні бази даних з виконання команди «Сервіс ® Схема даних» або з клацання на кнопці «Схема даних» на панелі інструментів, що викликає появу на екрані вікна «Схема даних». Одночасно з відкриттям цього вікна відкривається діалогове вікно «Додавання таблиці». Якщо це вікно не з'являється, то його можна викликати на екран клацанням правої клавіші миші у вікні «Схема даних» і вибором з контекстного меню команди «Додати таблицю». На вкладці «Таблиці» вікна «Додавання таблиці» можна вибрати таблиці, між якими створюються зв'язку. Ці таблиці вибираються клацанням на кнопці «Додати», після чого у вікні «Схема даних» відкриваються списки полів таблиць і на екрані з'являється вікно «Зміна зв'язків».

Після клацання на кнопці «Создать» вікна «Зміна зв'язків» у вікні «Схема даних» встановлена ​​між таблицями зв'язок відобразиться у вигляді лінії. Межтаблічную зв'язок можна видалити або змінити, якщо її виділити у вікні «Схема даних», натиснути на праву клавішу миші і вибрати з контекстного меню відповідну команду.

У нашому випадку, для створення бази даних про студентів університету будуть створені дві таблиці. Перша - «Список студентів» буде містити наступні поля:

  • «ПІБ» - це поле має текстовий тип даних і призначене для зберігання прізвища, імені та по батькові студентів. Дане поле ми відзначимо як ключове.

  • "Факультет" - для даного поля, з метою підвищення ефективності роботи з базою, (назви факультету не вводиться вручну, а вибирається із списку, в якому записані назви всіх наявних факультетів), був вибраний тип даних «майстер підстановок»; дане поле призначено для зберігання назви факультету, на якому навчається студент.

  • «Спеціальність» - це поле має текстовий тип даних і призначене для зберігання назви спеціальності студента.

  • «Форма навчання» - це поле має текстовий тип даних і призначене для запису форми навчання студента.

  • «Курс» - це поле має числовий тип даних і призначене для зберігання даних про номер курсу, на якому навчається студент.

  • «Група» - це поле має текстовий тип даних і призначене для зберігання даних про групу, в якій навчається студент.

Друга таблиця - «Дані студентів» буде містити наступні поля:

  • «ПІБ» - це поле має текстовий тип даних і призначене для зберігання прізвища, імені та по батькові студентів. Дане поле ми відзначимо як ключове.

  • «Адреса» - це поле має текстовий тип даних і призначене для зберігання адреси проживання студентів.

  • «Телефон» - це поле має текстовий тип даних і призначене для зберігання телефонів студентів. Для зручності введення даних до цього поля була використана «Маска вводу», що представляє собою запис у відповідному рядку маски «00 \ -00 \ -00».

Створимо межтаблічние зв'язку між таблицями «Список студентів» та «Дані студентів». Для цього в панелі вікна «Схема даних» створимо зв'язок «один-до-одного» між ключовими рядками даних таблиць (а саме рядками «ПІБ»). У вікні «Зміна зв'язків» можна встановити прапорець параметрами «Забезпечення цілісності даних», «Каскадне оновлення пов'язаних полів» і «Каскадне видалення пов'язаних полів».

2.2 Запити та фільтри

2.2.1 Простий запит

За допомогою запитів можна переглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць. Вони також використовуються як джерела даних для форм і звітів.

Найбільш часто використовується запит на вибірку. При його виконанні дані, що задовольняють умовам відбору, вибираються з однієї або декількох таблиць і виводяться в певному порядку.

Запити можна створювати за допомогою майстра або самостійно. У другому випадку слід в режимі конструктора вибрати таблиці або запити, що містять потрібні дані, і заповнити бланк запиту.

Часто запити в Microsoft Access створюються автоматично, і користувачеві не доводиться самостійно їх створювати.

Для створення запиту, який є основою форми або звіту, раціонально використовувати майстер форм або майстер звітів. Вони служать для створення форм і звітів. Якщо звіт чи форма засновані на декількох таблицях, то за допомогою майстра також створюються їхні базові інструкції SQL. При бажанні інструкції SQL можна зберегти в якості запиту.

Щоб спростити створення запитів, які можна виконати незалежно, або використовувати як базові для декількох форм або звітів, використовують майстер запитів. Майстер запитів автоматично виконує основні дії в залежності від відповідей користувача на поставлені питання. Якщо було створено декілька запитів, майстер можна також використовувати для швидкого створення структури запиту. Для його наладки необхідно перемикатися в режим конструктора.

Для створення запитів на основі звичайного фільтра, фільтра по виділеному фрагменту або фільтра для поля, фільтр зберігається як запит.

Якщо жоден з перерахованих методів не задовольняє вимогам, можна створити самостійно запит в режимі конструктора.

Майстер простого запиту на вибірку використовується для створення запитів для відновлення даних з полів, визначених в одній або кількох таблицях чи запитах. За допомогою майстра можна також підсумовувати, перераховувати, обчислювати середні значення для всіх записів або певних груп записів, а також знаходити максимальне і мінімальне значення в полі. Відновлювані запису можна обмежити, встановивши умову відбору.

2.2.2 Конструктор запитів

«Конструктор» використовується для зміни макета обраного запиту.

Режим конструктора запиту використовується для графічного зміни структури запиту. У верхній половині вікна виводяться списки полів всіх таблиць, наявних в активному запит, і лінії зв'язків між таблицями. У бланку запиту в нижній частині вікна кожному полю, включеному до запиту, приділяється окремий стовпець, що дозволяє, наприклад, відображати поля в результатах запиту, сортувати поля або визначати умови відбору.

Для того щоб змінити макет запиту потрібно натиснути кнопку «Конструктор», в результаті чого з'явиться діалогове вікно «<Ім'я> запит: запит на вибірку». Розглянемо докладніше елементи цього вікна.

«Список полів» - використовується для додавання полів в активний запит або фільтра. Для цього слід перенести поле за допомогою миші зі списку полів в стовпець у бланку запиту.

Рядок «Поле» - додає поле в результати активного запиту або фільтра. Щоб додати поля в запит виберіть клітинку в цьому рядку в бланку запиту та виберіть поле в розкривному списку.

Рядок «Ім'я таблиці» - вказує таблицю, в якій знаходиться дане поле. Це зручно при визначенні приналежності полів тим чи іншим таблиць в багатотабличних запиті або фільтрі. Щоб вивести на екран або приховати рядок Ім'я таблиці, установіть або зніміть прапорець «Імена таблиць» у меню «Вид».

Рядок «Сортування» - задається порядок сортування значень керуючого запиту або фільтра: за зростанням (від 0 до 9, від A до Z, від А до Я), за спаданням (від 9 до 0, від Z до A, від Я до А ) або відсутність сортування. Щоб вказати сортування поля, виберіть клітинку в рядку Сортування і вкажіть порядок сортування.

Прапорець "Вивід на екран» - відображає на екрані або приховує стовпець при виконанні запиту або фільтра. Якщо стовпець приховано, він все одно може бути використаний для визначення умов відбору.

Рядки «Умова відбору» і «Або» - задають одне або декілька умов відбору, що визначають набір записів, що відбираються в запиті або фільтрі. При необхідності ввести додаткові умови, введіть значення або вираз у осередки під осередком «Або».

У нашій базі даних «Студенти» були створені чотири запиту, для пошуку студентів по одному з наступних критеріїв, а саме «Факультет», «Спеціальність», «Форма навчання» і «Курс». Для цього у вікні бази даних потрібно вибрати об'єкт «Запити» і двічі клацнути на значку «Створення запиту» в режимі конструктора (або клацнути на кнопці «Создать», а потім вибрати команду «Конструктор»). Ці дії викличуть відкриття вікна «Запит на вибірку», найчастіше це вікно називається бланком запиту за зразком.

Одночасно з бланком запиту за зразком відкривається діалогове вікно «Додавання таблиці», в якому в якості джерела даних для запиту вибирається таблиця «Список студентів», а потім виконується клацання на кнопці «Додати». Ім'я таблиці з переліком містяться в ній полів з'явиться у верхній частині бланка запиту. Вибравши джерело даних, потрібно клацнути на кнопці «Закрити», і вікно «Додавання таблиці» закриється.

Нижня частина бланка запиту розбита на стовпчики, причому кожному стовпцю відповідає певне поле майбутньої результуючої таблиці. Для створення результуючої таблиці необхідно «перенести» імена полів таблиці (або таблиць) з верхньої частини бланка запиту в його нижню частину (до рядка «Поле»), тим самим здійснивши вибір полів, які включаються в результуючу таблицю. Це можна зробити декількома способами:

  • в нижній частині бланка запиту в рядку «Поле» клацнути на порожній клітинці, а потім зі списку полів, розкриваного клацанням на кнопці вибору даних із списку, вибрати потрібну;

  • у верхній частині бланка запиту здійснити подвійне клацання на імені поля необхідної таблиці;

  • у верхній частині запиту виділити одне або кілька полів таблиці (при клавіші Ctrl, які потім перетягнути до рядка «Поле» нижньої частини бланка;

  • для включення в запит всі поля таблиці останні виділити подвійним клацанням на рядку заголовка таблиці, а потім перетягнути до рядка «Поле».

У нижній частині бланка запиту є також рядок «Сортування». При необхідності впорядкування даних в результуючій таблиці з якого-небудь полю необхідно клацнути на комірці цього поля, що знаходиться в рядку «Сортировка», потім клацнути на що з'явилася в цьому осередку кнопці вибору даних із списку і вибрати метод сортування - за зростанням або спаданням. Для багаторівневої сортування, здійснюваної відразу по декількох полях, заздалегідь потрібно розташувати поля в нижній частині бланка запиту в певному порядку. Дані сортуються спочатку по полю, розташованому лівіше в бланку запиту, потім по іншому полю, для якого включена сортування, і так далі зліва направо. Переміщати поля можна звичайним перетягуванням, попередньо виділивши необхідний стовпець клацанням над коміркою з найменуванням поля (покажчик миші при цьому повинен прийняти форму стрілки, спрямованої вниз).

У кожній клітинці рядка «Висновок на екран» проставлений прапорець, тобто за замовчуванням опція «Виведення на екран» активна для всіх полів. При цьому передбачається, що всі поля, включені в запит, повинні виводитися на екран.

При закритті діалогового вікна «Запит на вибірку» необхідно задати ім'я запиту, з яким він буде збережений. Запит можна зберегти і до закриття діалогового вікна за допомогою команди "Файл ® Зберегти».

Для перегляду результуючої таблиці збереженого запиту його ім'я маркують у вікні бази даних і клацають на кнопці «Відкрити». Запит також відкривається подвійним клацанням на його значку, відображеному у вікні бази даних.

2.2.3 Будівник виразів

Будівник виразів може бути викликаний у тих випадках, коли користувач повинен ввести вираз, наприклад, у вікні властивостей, у полі "Умова відбору» в бланку запиту, у вікні макросу або у вікні модуля.

Запуск будівника виразів з вікна властивостей або з нижньої половини вікна макросу:

1. Необхідно вибрати комірку властивості або аргументу, в яку потрібно ввести вираз.

2. Натиснути кнопку "Побудувати», яка знаходиться поруч з осередком властивості або аргументу.

Якщо для даної властивості можна використовувати кілька розбудовників, відкривається вікно діалогу «Будівник» після чого необхідно вибрати «Висловлювання» і натиснути кнопку «OK».

Запуск будівника виразів з бланка запиту, стовпця умов у вікні макросу або з вікна модуля (допускається виклик будівника виразів з полів «Умова відбору» і «Поле» в бланку запиту, з комірки стовпця умов у вікні макросу або з вікна модуля):

1. Необхідно установити покажчик в позицію, в яку потрібно ввести вираз, і натиснути праву кнопку миші.

2. У контекстному меню вибрати команду «Побудувати».

Створення вираження за допомогою будівника виразів:

1. Запустити будівник виразів.

2. У лівому нижньому полі будівника вибрати папку, яка містить потрібний елемент.

3. У нижньому середньому поле двічі клацнути елемент, щоб вставити його в поле вираження, або вибрати тип елементів.

4. Якщо вибраний тип в нижньому лівому полі, то значення будуть відображатися в нижньому лівому полі. Двічі клацнути на значенні, щоб вставити його в поле вираження.

5. Вставити необхідні оператори у вираз. Для цього необхідно помістити покажчик миші в певну позицію поля вираження і вибрати одну з кнопок зі знаками операцій, розташованих в середині вікна будівника.

6. Закінчивши створення вираження, натиснути кнопку «OK».

Microsoft Access скопіює створене вираження в ту позицію, з якої був викликаний будівник виразів. Якщо в даній позиції вже міститься значення або якщо будівник виразів був викликаний з вікна модуля, в якому є виділений текст, то початкове значення або виділений текст буде замінено на новий вираз.

2.2.4 Створення обчислюваних полів

Існує можливість створити нове поле, що відображає результати обчислень, заданих за допомогою виразу. Для цього необхідно в режимі конструктора запиту виконати одну з таких дій:

- Запровадити вираз в порожню клітинку рядка «Поле». Якщо вираз містить ім'я поля, необхідно укласти це ім'я в квадратні дужки.

- Для того щоб отримати допомогу при створенні вираження, можна скористатися построителем виразів. Для відкриття будівника виразів потрібно встановити покажчик миші в те місце рядка «Поле», куди потрібно додати обчислюване поле, натиснути праву кнопку миші і вибрати команду «Побудувати».

- Після натискання клавіші «Enter» або переходу до іншої клітинки Microsoft Access вводить стандартне ім'я "ВираженіеN", де N є цілим числом, що збільшується на одиницю для кожного наступного поля в запиті, що містить вираз. Ім'я поміщається перед вираженням і закінчується знаком двокрапки. У режимі таблиці це ім'я є заголовком стовпця.

Якщо вираз включає статистичні функції (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev або Var), та бланк запиту містить інші поля, використовувані для групування, потрібно натиснути на панелі інструментів кнопку «Групова операція» (якщо рядок «Групова операція» не виводиться на екран). У клітинці «Групова операція» для поля угруповання залишити значення "Угруповання», а в обчислюваному полі замінити слово «Угрупування» словом «Вираз».

Примітки:

- Для того щоб відкрити або переглянути всі вираз цілком без прокрутки необхідно натиснути клавіші «SHIFT» + «F2». Відкривається вікно діалогу «Область введення».

При необхідності, можна внести до запиту такі доповнення:

- Запровадити умова, що визначає дані, що використовуються в обчисленнях.

- Визначити сортування результатів.

- Поставити значення властивостей полів, таких як «Формат поля» (оскільки поле не успадковує властивості базової таблиці).

2.2.5 Фільтри

Умови відбору - це інструкції, які дозволяють повідомити Microsoft Access, з якими записами належить працювати. Умови відбору для одного або декількох полів вводяться в бланку запиту або у вікні розширеного фільтра.

- У режимі конструктора запиту або у вікні розширеного фільтра таблиці, запиту або форми необхідно вибрати комірку рядка «Умова відбору» у стовпці поля, для якого задається умова відбору.

- Запровадити вираз з клавіатури або за допомогою будівника виразів. Для того щоб відкрити вікно будівника виразів, встановіть покажчик на клітинку умови відбору, натисніть праву кнопку миші і виберіть команду «Побудувати».

- Для того щоб ввести інший вираз для цього поля або для іншого поля, перемістити покажчик у відповідну клітинку та ввести вираз.

Разом з таблицею, запитом або формою можна зберегти тільки один фільтр. Однак існує можливість використовувати створені раніше запити в якості додаткових фільтрів. Запит, вживається як фільтр, повинен відповідати певним вимогам.

Стосовно до нашої бази даних, для здійснення вибору

2.2.6 Параметричні запити

Запити, як правило, служать для виконання певної операції. При зміні будь-якого критерію пошуку доводиться створювати новий запит. Наприклад, в одному запиті критерієм пошуку є значення поля «Факультет», а в іншому запиті - значення «Спеціальність». Проте ці критерії можна використовувати в одному так званому параметричному запиті, в якому вони задаються не при формуванні запиту, а при його виконанні.

Параметричний запит формується аналогічно запиту на вибірку. Відмінність полягає лише в тому, що в рядку «Условие відбору» вказується не конкретне значення поля, за яким ведеться відбір даних, а вводиться в квадратних дужках повідомлення користувачу про необхідність завдання критерію пошуку. При виконанні запиту це повідомлення видається користувачеві в діалоговому вікні.

Стосовно до нашої бази даних критерії запиту задаються в рядку «Условие отбора». Для виведення в результуючій таблиці списку студентів певного факультету необхідно в клітинку рядка «Умова відбору» поля «Факультет» ввести в квадратних дужках умова відбору, в нашому випадку, це пропозиція ввести умову відбору безпосередньо самому користувачеві (аналогічно для інших полів).

Дані можна відбирати не тільки за значеннями текстових полів, але і за значеннями полів інших типів. Наприклад, для виведення списку студентів, які навчаються вище першого курсу, необхідно ввести в клітинку поля «Умова відбору» графи «Курс» вираз «> 1»

2.2.7 Запити на оновлення

Крім запитів на вибірку, за допомогою яких здійснюється тільки відбір необхідних даних, Access надає можливість модифікувати дані за допомогою запитів на оновлення. При виконанні такого запиту результуюча таблиця не формується, оскільки його завданням є зміна даних в таблиці, обраної як джерела даних під час формування запиту. Тому бланк запиту може містити лише поля, значення яких потрібно оновити, і поля, за значеннями яких відбираються записи для зміни у них даних.

Після включення до бланку запиту полів вибраної таблиці виконується команда «Запит ® Оновлення», після чого в нижній частині бланка рядок «Сортування» замінюється рядком «Оновлення». У цей рядок у клітинку поля, значення якого необхідно змінити, вводиться вираз. Найменування полів, значення яких будуть використані при обчисленні введеного вирази, повинні бути укладені в квадратні дужки.

За допомогою запиту на оновлення можна змінювати дані не всіх записів, а вибірково. Для цього в бланк запиту включаються поля, по значенням яких буде вестися відбір записів.

Іноді буває важко вводити з клавіатури імена полів, використовуваних у виразах, особливо якщо ці імена довгі. У цьому випадку доцільно скопіювати їх в буфер обміну, попередньо виділивши імена цих полів у рядку «Поле» бланка запиту.

При запуску запиту на оновлення (клацання на кнопці «Запуск») або його відкритті у вікні бази даних Access попередить, що будуть оновлені значення такого-то кількості записів.

Для перегляду результатів розрахунку після виконання запиту необхідно у вікні бази даних натиснути на значку об'єкта «Таблиці», виділити ім'я таблиці і відкрити її клацанням на кнопці «Відкрити».

2.2.8 Редагування запитів

Для внесення необхідних змін до запиту будь-якого виду його ім'я слід маркувати у вікні бази даних і клацнути на кнопці «Конструктор». На екрані з'являється бланк запиту, в який можна вносити зміни: вставити, видалити або перейменувати поля, змінити умови відбору, тип сортування та ін

Щоб видалити поле, необхідно клацнути на будь-якій комірці цього поля, а потім виконати команду «Правка ® Удалить".

Для переміщення поля його виділяють клацанням над його заголовком і перетягують у відповідне місце бланка запиту.

Додавання нового поля здійснюється таким же чином, як вставка поля при формуванні запиту.

2.3 Форми

Access надає можливість вводити дані або безпосередньо в таблицю, як було розглянуто раніше, або за допомогою форм. Форми рекомендується використовувати, якщо дані часто змінюються або база постійно поповнюється новими записами. Якщо дані вводяться безпосередньо з бланків, то графічними засобами форму можна представити так, щоб вона повторювала оформлення бланка, що помітно полегшує роботу користувача.

За допомогою форм дані можна не тільки вводити, але й відображати в зручному для користувача вигляді.

Форми можна створювати в режимі «Конструктор» або за допомогою «Майстра форм», або використовувати автоформи. На відміну від таблиць і запитів, які рекомендується формувати за допомогою конструктора, форми зручніше створювати, використовуючи автоформи або «Майстер форм», а конструктор застосовувати при редагуванні і форматуванні форм.

2.3.1 Автоформи

Автоформи бувають трьох видів: «в стовпець», «стрічкові» і «табличні». Табличні форми мають вигляд таблиць, автоформа «в стовпець» може відображати тільки один запис.

Для створення автоформи у вікні бази даних треба клацнути на значку елемента «Форми» і потім клацніть на кнопці «Создать». У діалоговому вікні «Нова форма» вибирається вид автоформи і джерело даних - таблиця або запит. Після клацання на кнопці «OK» автоформа виводиться на екран.

Автоформа створює форму, в якій відображаються всі поля та записи вибраної таблиці або запиту. Кожне поле розташоване на окремому рядку, з лівої сторони від якої з'являється напис до даного полю.

2.3.2 Майстер форм

Користувач має можливість створити форму самостійно або скористатися майстром. Майстер форм прискорює процес створення форми, так як автоматично виконує всю основну роботу. При використанні майстра Microsoft Access видає запрошення на введення даних, на основі яких створюється форма. У створених формах майстер можна використовувати для швидкого створення елементів керування у формі.

Створення форми за допомогою майстра:

  1. У вікні бази даних виберіть вкладку «Форми».

  2. Натисніть кнопку «Створити».

  3. У діалоговому вікні «Нова форма» виберіть потрібного майстра. Опис майстра з'являється в лівій частині діалогового вікна.

  4. Виберіть ім'я таблиці або запиту, які містять дані, на основі яких буде створена форма.

  5. Натисніть кнопку «OK».

  6. Якщо на кроці 3 були обрані «Майстер форм», «Діаграма» або «Зведена таблиця», то при створенні форми дотримуйтесь вказівок, які видає в діалогових вікнах відповідного майстра. При виборі елементів «Автоформа: у стовпець», «Автоформа: стрічкова» або «Автоформа: таблична форма» створюється автоматично.

Змінити створену форму можна в режимі конструктора.

Використання «Майстра форм» дозволяє відображати у формі не всі поля джерела даних, а вибірково, за бажанням користувача, це також найбільш простий і швидкий спосіб створення форми, яка містить дані з декількох таблиць. Майстер форм прискорює процес створення форм, виконуючи автоматично всю основну роботу.

У першому вікні майстра форм можна вибрати поля, які повинні бути включені у форму. Це можуть бути поля з однієї або декількох таблиць. Для вибору поля у вікні «Доступні поля» маркується ім'я необхідного поля, а потім виконується клацання на кнопці переносу. Для перенесення всіх полів джерела даних у вікно «Вибрані поля» використовується кнопка>>. При використанні майстра форм для створення форми на основі кількох таблиць створюється інструкція SQL. Ця інструкція містить відомості про те, які таблиці і поля потрібно використовувати.

За допомогою майстра можна створити звичайну або ієрархічну форму, що відображає дані з декількох таблиць. Ієрархічної є форма, яка містить одну або кілька підлеглих форм. Підлеглі форми використовуються для показу даних з таблиць з відношенням "один-до-багатьох».

Є можливість подання даних в ієрархічному вигляді без використання підпорядкованої форми. Наприклад, якщо у формі багато елементів управління, для підлеглої форми може не залишитися місця. У цьому випадку можна використовувати майстер форм для створення синхронізованих форм. При натисканні кнопки у формі відкривається інша форма, синхронізована із записом у першій формі.

У нашій базі даних за допомогою майстра форм були створені дві форми «Список студентів» та «Дані студентів» на основі існуючих таблиць. Для створення даних форм використовувався «Майстер форм», так як він істотно спростив процес розробки цих форм, і так як дані форми не припускали наявність будь-яких конструктивних відмінностей від існуючих в майстрі форм шаблонів. Дані форми включають в себе всі поля з таблиць-джерел, зовнішній вигляд форм був обраний «Табличний», стиль оформлення «Офіційний».

2.3.3 Диспетчер кнопкових форм

При створенні бази даних за допомогою майстра автоматично створюється кнопкова форма, яка допомагає переміщатися по базі даних. На кнопкову панель поміщаються кнопки, при натисканні яких відкриваються форми або звіти (або відкриваються інші кнопкові форми, за допомогою яких відкриваються інші форми або звіти), здійснюється вихід з Microsoft Access або змінюється сама кнопкова форма. Диспетчер кнопкових форм дозволяє створювати кнопкові форми, подібні до тих, що створює майстер баз даних.

При створенні бази даних за допомогою майстра автоматично створюється кнопкова форма, що дозволяє легко переміщатися по форм і звітів бази даних. Користувач має можливість створювати кнопкову форму самостійно за допомогою диспетчера кнопкових форм.

Створення форми за допомогою майстра:

  1. Виберіть у меню «Сервис» команду «Надбудови» і підкомандами «Диспетчер кнопкових форм».

  2. Якщо виводиться запрошення підтвердити створення кнопкової форми, натисніть кнопку «Так».

  3. У діалоговому вікні «Диспетчер кнопкових форм» натисніть кнопку «Змінити».

  4. У діалоговому вікні «Зміна сторінки кнопкової форми» введіть ім'я в полі «Назва кнопкової форми» і натисніть кнопку «Створити».

  5. У діалоговому вікні «Зміна сторінки кнопкової форми» введіть текст підпису для першої кнопки і виберіть команду в полі зі списком «Команда».

  6. Для більшості вибраних команд під полем «Команда» відкривається нове поле зі списком. При необхідності, виберіть потрібний елемент у цьому полі. Наприклад, якщо вибрана одна з команд роботи з формами, то в полі зі списком «Форма» слід вибрати ім'я відкривається форми.

  7. Повторіть кроки з 5 по 6 для створення всіх потрібних кнопок кнопкової форми. Щоб змінити або видалити будь-кого з створених кнопок, виберіть ім'я цієї кнопки в списку «Елементи» даної кнопкової форми та натисніть кнопку «Змінити» або «Видалити». При необхідності змінити порядок кнопок у списку виберіть елемент і натисніть кнопку «Вгору» або «Вниз».

  8. Закінчивши створення кнопкової форми, натисніть кнопку «Закрити».

Диспетчер кнопкових форм дозволяє створювати кнопкову форму, кнопки якої відкривають інші кнопкові форми. За допомогою описаних вище дій можуть бути створені декілька кнопкових форм. Для того щоб зробити кнопкову форму стартовою кнопкової формою, яка відкривається за умовчанням при запуску бази даних, виберіть ім'я кнопкової форми в діалоговому вікні «Диспетчер кнопкових форм» і натисніть кнопку "По умолчанию". Для того щоб відкрити з кнопкової форми іншу кнопкову форму, виберіть на кроці 5 команду «Перехід до кнопкової форми» і вкажіть ім'я кнопкової форми, на яку потрібно перейти.

2.3.4 Редагування форми

Під редагуванням форми розуміються такі зміни, як видалення поля і додавання нового, додавання нових текстових записів і зміна існуючих і т. п. Для відображення структури форми на екрані необхідно у вікні бази даних виділити ім'я необхідної форми і клацнути на кнопці «Конструктор». Структура форми, містить три основні розділи: область заголовка, область даних і область приміток.

Розміри розділів можна змінювати, перетягуючи по вертикалі лінії, що розділяють ці зони. Розділи заголовка і приміток містять в основному такі елементи оформлення форми, як текстові написи і малюнки. Основними елементами області даних є поля, за допомогою яких виконується відображення даних або їх введення.

Елементи керування представлені на Панелі елементів викликається командою «Вид ® Панель елементів» або клацанням на відповідній кнопці панелі інструментів. Вибір елемента керування здійснюється клацанням на його значку в панелі елементів, після чого вказівник встановлюється в те місце структури форми, куди повинен бути вставлений елемент, і миша протягують в необхідному напрямку.

Найбільш часто при редагуванні форм або створення форм в режимі Конструктор використовуються елементи управління «Напис», «Поле», «Малюнок», «Зведена рамка об'єкта». Малюнок вибирається з графічного файлу і вставляється в об'єкт. Елемент «Зведена рамка об'єкта» може бути представлений не тільки у вигляді малюнка, створеного, в будь-якому графічному редакторі, але і у вигляді іншого об'єкта, наприклад мультимедійного.

Разом з елементом «Поле» автоматично вставляється його приєднана напис. За замовчуванням цей напис стандартна: «Поле 1», «Поле 2» і т.д. Якщо нове поле не містить даних, то в ньому відображається слово «Вільний». Поле можна зробити обчислюваним. У цьому випадку в приєднаний напис вводиться що пояснює повідомлення. За допомогою такого поля можна підводити підсумки, якщо воно буде вставлено в область приміток форми.

Вираження у полі можна не тільки вводити з клавіатури, але і форматувати його автоматично. З цією метою виділяється поле, куди буде введено вираз, а з контекстного меню (викликається клацанням правої клавіші миші) вибирається команда «Властивість». Потім у діалоговому вікні «Поле курсор» необхідно перевести в рядок «Дані» і клацнути на кнопці з трьома крапками; на екрані з'явиться діалогове вікно «Будівник вираження». У цьому вікні клацанням на відповідній кнопці вставляється знак рівності (=), подвійним клацанням розкривається папка «Функції», потім клацанням розкривається папка «Вбудовані функції».

Під форматуванням елементів керування форми розуміється їх переміщення, зміна розміру, зміна шрифту тексту і т.п. Ці операції можна виконати за допомогою кнопок панелі форматування або за допомогою команд меню «Формат». Для цієї мети можна також використовувати команди контекстного меню, такі як «Властивості», «Вирівняти».

До форм пред'являються підвищені вимоги по дизайну. Тому всі елементи форми повинні бути вирівняні. Для цього елементи виділяються протягуванням миші по вертикальній лінійці, а потім виконується команда «Формат ® Вирівняти» (або команда «Вирівняти» з контекстного меню) або по лівому краю, або по верхньому і т. д.

При переміщенні елемента за допомогою миші необхідно покажчик миші встановити на маркер верхнього лівого кута виділеного елемента, щоб покажчик прийняв форму вказівного пальця. Якщо покажчик має форму долоні, то поле перетягується одночасно з приєднаною написом або одночасно розміщуються всі виділені елементи.

У розробленій програмі за допомогою конструктора форм була створена результуюча форма «Підсумкова форма». Вона була створена в режимі «Конструктор», оскільки передбачала відміну від існуючих у «Майстрі форм» шаблонів, і для її створення застосовувалися настроюються елементи з «Панелі елементів». Дана форма поєднує в собі дані з двох попередніх форм. Основним елементом на ній є елемент «Вкладка», в наборі вкладок якого позначені чотири вкладки, а саме «Список студентів», «Дані студента», «Пошук» і «Звіт». На перших двох вкладках відповідно розташовуються елементи з форм «Список студентів» та «Дані студента». На вкладці «Пошук» розташовуються кнопки «Пошук по факультету», «Пошук по спеціальності», «Пошук по формі навчання» і «Пошук по курсу». Дані кнопки реалізують функції відповідних пошуків студентів використовуючи фільтри і запити описані в попередньому розділі. На четвертій вкладці «Звіт» знаходиться кнопка генерації звіту на основі даних з таблиці «Список студентів» (процес створення і формування звіту буде описаний у наступному розділі).

Дана форма є результуючої формою, що включає в себе дані та функції з інших елементів бази даних (таблиці, запити, звіти), тому вона вказана як стартова форма, що відкривається за умовчанням при запуску бази даних.

2.4 Звіти

2.4.1 Автоотчети

Звіт - це гнучкий і ефективний засіб для організації даних при виведенні на друк. За допомогою звіту є можливість вивести необхідні відомості в тому вигляді, в якому вимагається. Основне призначення звітів - це виведення даних у вигляді вихідного друкованого документа. Звіти, так само як і форми, можна створювати за допомогою конструктора або майстра звітів. Використовується також автоматичне створення звітів.

Найбільше відомостей у звіті береться з базової таблиці, запиту або інструкції SQL, що є джерелами даних для звіту. Інші відомості вводяться при розробці звіту. Для створення зв'язку між звітом і його вихідними даними застосовуються елементи управління. Ними можуть бути поля, що містять імена або числа, написи для заголовків, декоративні лінії для графічного оформлення звіту.

Автоотчет є засобом створення звіту, в якому виводяться всі поля та записи з базової таблиці або запиту.

  1. У вікні бази даних виберіть вкладку «Звіти».

  2. Натисніть кнопку «Створити».

  3. У діалоговому вікні «Новий звіт» виберіть одного з наступних майстрів:

  • «Автоотчет: у стовпець» - кожне поле утворює окремий рядок із заголовком зліва.

  • «Автоотчет: стрічковий» - поля кожного запису утворюють окремий рядок. Заголовки друкуються зверху на кожній сторінці.

  1. Виберіть таблицю або запит, що містять дані, що виводяться у звіті.

  2. Натисніть кнопку «OK».

Microsoft Access застосовує останній автоформат, використаний для створення звіту. Якщо ви раніше не створювали звіт за допомогою майстра або не використали команду «Автоформат» з меню «Формат», буде застосований стандартний автоформат.

Також можна створити звіт з полями, розміщеними в один стовпець, базовим джерелом даних якого є таблиця або запит, вибрані у вікні бази даних. Для цього необхідно вибрати команду «Автоотчет» у меню «Вставка» або натисніть кнопку розкриття списку поруч із кнопкою «Новий об'єкт» на панелі інструментів і виберіть команду «Автоотчет». Звіти, створені таким чином, містять тільки самі записи (у них немає верхнього та нижнього колонтитулів).

2.4.2 Конструктор звітів

Конструктор звітів являє собою вікно, в якому створюється макет звіту.

Для того щоб відкрити звіт у режимі конструктора, слід перейти в вікно бази даних, вибрати вкладку "Звіти", вибрати звіт і натиснути кнопку «Конструктор».

Якщо звіт уже відкрито, то для переходу в режим конструктора слід натиснути кнопку «Вид» на панелі інструментів.

2.4.3 Майстер звітів

Користувач має можливість розробити звіт самостійно або створити звіт за допомогою майстра. Майстер з розробки звітів Microsoft Access виконує всю рутинну роботу і дозволяє швидко розробити звіт. Після виклику майстра виводяться діалогові вікна з запрошенням ввести необхідні дані, і звіт створюється на підставі відповідей користувача. Майстер виявиться корисним навіть для досвідчених користувачів, так як дозволяє швидко розробити макет, службовець основою створюваного звіту. Після цього можна перейти в режим конструктора і внести зміни в стандартний макет.

Послідовність дій при формуванні звіту за допомогою Майстра така ж, як і при створенні форми. Додатковими є два кроки: додавання рівня угруповань і завдання необхідного порядку сортування. Додавання рівня угруповання дозволяє виводити записи, об'єднані у певні полях. Access автоматично сортує дані по групують полях, а всередині групи можна також задати сортування по будь-якому з полів, що входять в групу.

По кожній з груп при необхідності можна підводити підсумки. Для отримання підсумкових значень за числовим полям необхідно після додавання рівня угруповання в діалоговому вікні «Створення звітів» клацнути на кнопці «Підсумки», після чого для відповідного числового поля вибрати необхідні функції. Програма передбачає висновок як даних (записів) і підсумків, так і тільки підсумків.

З режиму перегляду користувач може скопіювати звіт у вигляді окремого файлу текстового редактора Word або електронної таблиці Excel. Для цього необхідно клацнути на кнопці «Зв'язки з Office», розташованої на панелі інструментів «Попередній перегляд».

Для розробляється БД за допомогою майстра звітів був створений звіт «Список студентів», даний звіт генерує дані з таблиці «Список студентів» для їх більш зручного перегляду і, в разі необхідності, виведення на друк. Використання «Майстра звітів» в даному випадку істотно спрощує розробку видаються звітів.

Створення звіту:

  1. У вікні бази даних вибираємо вкладку «Звіти».

  2. Натискаємо кнопку «Створити».

  3. У діалоговому вікні «Новий звіт» вибираємо потрібного майстра. Опис дій, виконуваних майстром, виводиться у лівій половині діалогового вікна.

  4. Вибираємо ім'я таблиці або запиту, які містять дані, за якими будується звіт. Microsoft Access за замовчуванням використовує цю таблицю або запит як базовий джерело даних для звіту. Проте майстер дозволяє змінити джерело даних, а також вибрати поля з інших таблиць або запитів.

  5. Натискаємо кнопку «Далі».

  6. Вибираємо макет і стиль оформлення (макет для даного звіту був обраний «Табличний», орієнтація «Книжкова», стиль оформлення «Діловий»).

  7. Натискаємо кнопку «OK».

Якщо на кроці «3» обраний майстер звітів, майстер діаграм або майстер наклейок, то необхідно виконувати інструкції майстра, що виводяться в діалоговому вікні. Якщо обрано один з майстрів автоотчетов, звіт створюється автоматично.

Якщо створений майстром звіт вимагає внесення змін, можна зробити це в режимі конструктора звіту.

Структура звіту відрізняється від структури форми лише великою кількістю розділів. Крім розділів заголовка, примітки і даних, звіт може містити розділи верхнього та нижнього колонтитулів, які необхідні для друку службової інформації, наприклад, номерів сторінок.

Для вставки в область верхнього або нижнього колонтитула номера сторінки виконується команда «Вставка ® Номери сторінок».



Висновок

Виконана робота по курсовій роботі дозволяє зробити наступні висновки:

  • Щоб зробити будь-яку базу даних Microsoft Access необхідно вивчити предметну область і скласти таблиці, в яких буде відображатися це предметна область.

  • Після складання таблиць йде їх зв'язування.

  • За пов'язаних таблиць складаються запити, форми, звіти.

Отриманий досвід по курсовій роботі дозволяє мені в будь-якій організації, ознайомившись з її роботою, створити прототип бази даних для того, щоб збільшити ефективність і продуктивність при роботі з великими обсягами інформації.



Список літератури

  1. Бакаревіч Ю.Б., Пушкіна Н.В. Самовчитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 720 с.

  2. Microsoft Access 2000. Крок за кроком: Практичний посібник / Пер. з англ. - М.: ЕКОМ, 2000. - 352 с.

  3. К. Дейт. Введення в системи баз даних - СПБ.: БХВ-Петербург, 2000. - 340 с.

  4. Вінтер Р. Microsoft Access 2000: Довідник. - СПб, 2001. - 416 с.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Курсова | 151,4кб. | скачати

Схожі роботи:
Аналіз даних у середовищі СУБД Access
Створення табличних зв`язків у СУБД ACCESS
Можливості пакету Mathcad СУБД Microsoft Access
Розробка автоматизованого обліку та руху товарів на складах засобами СУБД Microsoft Access
Звіт про виконання практичних завдань
Збірник практичних завдань з предмету Вітчизняна історія
Методи рішення завдань на побудову
Приклади рішення економетричних завдань
Методи рішення логістичних завдань
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru