Робота з документами

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Введення і редагування тексту

Мета: навчитися створювати і редагувати документи. Вводити текст у вікно нового документа, виправляти орфографічні помилки за допомогою функції автоматичної перевірки правопису, видаляти, замінювати, переміщувати текст. Присвоювати ім'я файлу і зберігати його.

Хід роботи:

Створення поля: в меню файл вибрати команду «параметри сторінки». З'явиться діалогове вікно, де можна вибрати цифрові значення. Кнопкою ОК закриваємо, вводимо текст. При редагуванні тексту вносяться різні зміни, вставляється додатковий текст, віддаляється існуючий, замінюється старий текст на новий. Щоб вставити, видалити або замінити текст його потрібно виділити мишею або комбінацією клавіш CTRL + A. Щоб вирізати текст, його потрібно виділити й натиснути на панель інструментів (значок ножиці), або комбінацію клавіш CTRL + Х. Щоб копіювати текст - комбінація клавіш CTRL + C або на панелі значок копіювання. Щоб перемістити текст, потрібно виділити його і покажчиком миші перетягнути його в потрібне місце. Видалення тексту проводиться кнопками Delete або Backspace.

Щоб зберегти документ потрібно на панелі інструментів натиснути на значок зберегти (у вигляді дискети), або командою "Файл" → "Зберегти як» і значок ОК.

Скасування результатів можна зробити кнопкою скасування.

Для введення тексту досить підвести курсор до потрібного місця документа і набрати текст. У Word є 2 режими редагування: режим вставки і заміни. У режимі вставки (використовується найчастіше) усі символи праворуч від курсору зсуваються, звільняючи місце для вводиться користувачем тексту. У режимі заміни нові символи праворуч від курсору зсуваються, звільняючи місце для вводиться користувачем тексту. У режимі заміни нові символи замінюють собою існуючі. Коли цей режим включений, у рядку стану виділяється індикатор ЗАМ (OVR). Для перемикання між цими двома режимами слід натиснути клавішу Insert або зробити подвійний клік мишею на індикаторі ЗАМ.

Поєднання Shift + Enter дозволяє почати новий рядок без цього небажаного форматування.

У Word новий абзац починається після натискання клавіші Enter і кінець абзацу відзначається символом абзацу. Символ абзацу (¶) є одним з недрукованих символів, що входять в документи Word. Недруковані символи ніколи не з'являються в остаточному роздрукованому варіанті документа. На екрані вони теж звичайно не видно. Однак ви можете зробити їх видимими натисненням кнопки Недруковані символи (Show / Hide ¶) на стандартній панелі інструментів.

Рис 1. Недруковані символи

Також можна дозволити або заборонити показ конкретних недрукованих символів. Для цього слід виконати команду Параметри (Options) з меню Сервіс (Tools), вибрати вкладку Вигляд (View) і встановити відповідні прапорці в групі Недруковані символи (Nonprinting Characters).

Попередження. Уникайте випадкового видалення символів абзаців (символи видаляються незалежно від того, чи видно вони на екрані чи ні). Це приводить до злиття абзаців, поділюваних символом, при якому будь-яке форматування другого абзацу пропадає.

Вставка спеціальних символів.

При необхідності вставити в документ різноманітні символи і букви іноземних алфавітів, відсутні на клавіатурі, скористайтеся наступним способом:

  1. Помістіть курсор у місце вставки символу.

  2. Задайте команду Символ (Symbol) в меню Вставка (Insert).

  3. У діалоговому вікні Символ (Symbol) виберіть вкладку Символи (Symbols)

Рис 2. Вид діалогу вставки символу

  1. У списку Шрифт: (Font) виберіть потрібний шрифт, потім за допомогою миші виберіть потрібний символ і клацніть два рази лівою кнопкою миші. Символ з'явиться в документі там, де стоїть курсор, немов ви тільки що набрали його на клавіатурі.

  2. Після вставки потрібних символів закрийте вікно діалогу кнопкою Закрити (Close).

Для введення багатьох символів передбачені спеціальні сполучення клавіш. Ці комбінації показані на вкладці спеціальні символи вікна діалогу Символ. Сполучення клавіш застосовуються для швидкої вставки символів без відкриття вікна діалогу.

Ви можете визначити свої власні сполучення клавіш для вставки символів. Для цього спочатку слід клацнути на відповідному квадратику у вікні діалогу Символ, а потім натиснути кнопку Клавіша (Shortcut Key).

Рис 3. Вставка поточної дати і часу

Нарешті, можна вставити в текст документа поточний час і дату - для цього виконайте команду Дата і час (Date And Time) з меню Вставка і знайдіть у списку, що з'явився відповідний формат. Якщо встановити прапорець Вставити як поле (Insert As Field), то Word автоматично буде оновлювати дату та час при кожній друку документа, в іншому випадку дата і час залишаться такими, якими вони були в момент вставки.

Способи виділення тексту

Велика частина прийомів редагування Word (включаючи техніку форматування) вимагає, щоб користувач спочатку виділив фрагмент тексту, а потім виконав для нього відповідну команду. Виділення тексту розширює дію команд Word.

Щоб виділити фрагмент документа у звичайному режимі:

  1. Помістіть покажчик миші на початок або кінець фрагмента, що виділяється. Далі виконайте одну з таких дій.

  2. Натисніть ліву кнопку миші і виділіть фрагмент протягуванням вказівника в потрібному напрямку або натисніть клавішу Shift і за допомогою клавіш управління курсором розширимо виділення фрагмента в потрібному напрямку або натисніть клавішу Shift і клацніть мишею в кінці виділеної області.

При використанні клавіш управління курсором (зі стрілками вправо і вліво) відбувається посимвольної розширення виділення.

При натиснутій клавіші Ctrl розширення виділення виконується послівно.

Скасування виділення виконується клацанням миші поза зоною виділення або натисканням будь-якої з клавіш керування курсором після відпускання клавіші Shift.

Щоб виділити фрагмент документа в режимі розширеного виділення:

  1. Помістіть покажчик миші на початок або кінець фрагмента, що виділяється.

  2. Увімкніть режим розширеного виділення натисканням клавіші F 8 або подвійним клацанням мишею в полі ВДЛ (EXT) рядка стану. При цьому літери поля стають чорними.

  3. Тепер при послідовних натисканнях клавіші F 8 відбувається виділення слова, речення, абзацу, розділу та документа в цілому. Щоб зменшити область виділення (у зворотному порядку: документ, розділ, абзац і т.д.), натисніть, утримуючи клавішу Shift клавішу F 8 потрібну кількість разів.

У режимі «розширеного виділення» виділення фрагмента (скасування виділення) виконується аналогічно виділенню в звичайному режимі, тобто за допомогою миші або клавіш управління курсором, але при цьому натискувати клавішу Shift не потрібно.

Відключення режиму розширеного виділення виконується натисканням клавіші ESC або подвійним клацанням миші в полі ВДЛ (EXT) рядка стану.

Редагування виділеного тексту.

Після виділення фрагмента тексту можна користуватися командами редагування або форматування.

Перш за все, якщо встановлений прапорець Замінювати виділений фрагмент при введенні (Typing Replaces Selection) (команда Параметри в меню Сервіс, вкладка Правка), то виділений фрагмент можна замінити звичайним набором нового тексту. При введенні першої букви весь виділений фрагмент автоматично видаляється, а новий текст вставляється на його місце (якщо прапорець Замінювати виділений фрагмент при введенні скинутий, то виділений текст залишається на місці, виділення пропадає, а новий текст вставляється перед тим, що було виділено).

Щоб видалити виділений фрагмент, натисніть клавішу BACKSPACE або DELETE або виконайте команду Видалити в меню Правка.

Щоб змінити регістр букв у виділеному фрагменті, можна виконати команду Регістр (Change Case) з меню Формат (Format) і встановити відповідну опцію у вікні діалогу Регістр (рис. 3). Крім того, ви можете натиснути Shift + F 3 (при необхідності кілька разів) і вибрати відповідний варіант зміни регістру.

Рис 4. Вікно діалогу Регістр

Переміщення та копіювання тексту

Мишею можна швидко переміщати і копіювати текст, це робиться так:

  1. Виділіть текст.

  2. Помістіть покажчик миші на виділений фрагмент (вид покажчика зміниться з I на стрілку) і натисніть ліву кнопку миші.

  3. Щоб перемістити текст, просто перетягніть його на нове місце. Щоб скопіювати текст, під час перетягування притримайте клавішу Ctrl. Текст можна перетягнути в той же самий чи в інший документ Word (щоб перемістити чи скопіювати текст в інший документ, на екрані повинні бути видні вікна обох документів).

Даний спосіб працює тільки при встановленому прапорці Використовувати перетягування тексту при виправленні (Drag - And - Drop Ntxn Editing). Прапорець знаходиться на вкладці Правка (Edit) вікна діалогу, що відкривається командою Параметри з меню Сервіс.

Всього одним поєднанням клавіш можна швидко виділити і перемістити цілий абзац. Перш за все, встановіть курсор усередині абзацу. Потім, щоб підняти абзац вгору (тобто поставити його до попереднього абзацу), натисніть Shift + Alt + ñ. Щоб перемістити його вниз (тобто під наступний абзац) натисніть Shift + Alt + ò.

Текст також можна переміщати або копіювати за допомогою буфера обміну (clipboard) - особливого засобу Windows для тимчасового зберігання тексту або графіки. Це робиться так:

  1. Виділіть текст.

  2. Для переміщення виконайте команду Вирізувати (Cut) з меню Правка або натисніть Ctrl + X. Текст буде вирізаний (скопійований в буфер обміну і віддалений) - тобто пропаде з документа і виявиться перенесеним в буфер обміну.

  3. Для копіювання виконайте команду Копіювати (Copy) в меню Правка або натисніть Ctrl + C. При цьому текст залишиться в документі, а його копія буде поміщена в буфер обміну.

  4. Встановіть курсор в тій позиції, де хочете вставити вирізаний або скопійований в буфер обміну текст. Це місце може знаходитися в тому ж самому або в іншому документі.

  5. Виконайте команду Вставити (Paste) в меню Правка або натисніть Ctrl + V. Текст з буфера обміну вставляється в документ.

У Word є ще дві додаткові можливості вирізати, копіювати і вставляти текст. По-перше, можна натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів: .

По-друге, щоб вирізати або скопіювати виділений фрагмент тексту, можна клацнути на ньому правою кнопкою миші і виконати команду Вирізати або Копіювати в контекстному меню.

Аналогічно, щоб скопіювати текст з буфера, ви можете клацнути на місці вставки правою кнопкою миші і виконати в контекстному меню команду Вставити. Меню можна прибрати без виконання команди - для цього натисніть клавішу ESC або клацніть мишею в документі.

Після вставки текст не зникає з буфера обміну. таким чином, повторюючи цю операцію, можна вставити в документ кілька копій тексту. Однак вміст буфера обміну стирається, якщо у Word або в іншій програмі відбувається операція переміщення чи копіювання. Щоб зберегти текст у буфері обміну необхідно користуватися для копіювання або переміщення прийомами, в яких буфер не бере участь (наприклад, описаним вище перетягуванням миші).

Прийоми форматування тексту

У Word розрізняють форматування символів і форматування абзаців. Поняття «символ» включає в себе не тільки окремий символ, але і слово, фразу, а також фрагмент тексту, який не є абзацом. При форматуванні символів, як правило, задаються параметри шрифту: гарнітура і розмір, написання і тип підкреслення, міжбуквенні відстань, прихований текст та ін При форматуванні абзаців крім параметрів шрифту задаються параметри розташування абзацу: вирівнювання і відступи відносно полів сторінки, інтервали між абзацами і між рядками всередині абзацу, а також положення самого абзацу на сторінці.

Об'єкт форматування повинен бути попередньо виділено. Параметри форматування зберігаються в символі кінця абзацу. Якщо видалити символ кінця поточного абзацу, то абзац приймає параметри форматування абзацу, наступного за ним в документі. Новий абзац, що утворюється при натисканні клавіші ENTER, набуває параметри форматування попереднього абзацу.

У Word реалізовані два принципово відмінних способи форматування тексту - пряме (або безпосереднє) форматування і форматування з використанням стилів. При прямому форматуванні виділеному фрагменту по черзі призначаються необхідні параметри оформлення. Перевага стильового форматування полягає в тому, сто обраного об'єкта (зазвичай це абзац) призначається цілий набір параметрів форматування (стиль форматування), який формується заздалегідь і має унікальне ім'я. Стиль форматування може містити параметри шрифту, абзацу, табуляції, обрамлення та заливки, кадру, нумерації і вказівка ​​на мову, що використовується для розстановки переносів і перевірки орфографії. Стилі форматування можуть бути призначені виділеним абзацам чи абзацу, всередині якого знаходиться курсор.

Завдання параметрів шрифту

Завдання параметрів шрифту виконується за допомогою діалогового вікна Шрифт (Font), що викликається по команді Шрифт (Font) у меню Формат.

При відкритті діалогу Шрифт в ньому показані поточні атрибути формату виділеного тексту. Якщо значення будь-якого атрибуту змінюється у виділеному тексті (наприклад, деякі символи - напівжирні, а інші - ні), то поле, відповідне цього атрибуту, залишається незаповненим (або, якщо атрибут включається установкою прапорця, маркер буде сірого кольору).

У списку Шрифт наведені назви всіх шрифтів, встановлених у вашій системі. Зверніть увагу на те, як Word відзначає різні типи шрифтів. Шрифти принтера - це ті, які вбудовані у ваш поточний принтер Windows, прийнятий за умовчанням, якщо змінити його, то склад шрифтів принтера стане швидше за все іншим. Кожен такий шрифт існує для обмеженої кількості розмірів. Шрифти TrueType встановлюються на рівні системи Windows. Вони є масштабованими (тобто їх розміри можу вибиратися довільно) і дозволяють отримати високу якість практично на будь-якому екрані і принтері. Шрифти TrueType добре підходять в тих випадках, коли ви хочете використовувати символи у великому діапазоні розмірів або коли документ необхідно виводити на різних принтерах.

Рис 5. Діалогове вікно Шрифт вкладка Шрифт

Форматування абзаців

За допомогою діалогу Абзац можна встановити будь-який з перелічених у таблиці 1 атрибутів. Воно відкривається командою Абзац у меню Формат або ж клацанням правої кнопки миші в тексті і виконанням команди Абзац з контекстного меню. На рис. 6 зображена вкладка Відступи та інтервали (Indents and Spacing) вікна діалогу Абзац, а на рис. - Вкладка Положення на сторінці (Text Flow). Як і при роботі з вікном Шрифт, вибір атрибутів формату у вікні діалогу Абзац полегшується тим, що Word показує зразок тексту, відформатованого із застосуванням вибраних атрибутів.

Атрибут формату абзацу

Відступи та інтервали

Відступ (Indentation) - горизонтальне розташування тексту абзацу відносно полів документа;

Інтервал перед (Spacing Before) - додатковий вертикальний інтервал, що вставляється перед абзацом;

Інтервал після (Spacing After) - додатковий вертикальний інтервал, що вставляється після абзацу;

Міжрядковий інтервал (Line Spacing) - вертикальна відстань між рядками тексту в абзаці - наприклад, одиночний чи подвійний інтервал або його точне значення;

Вирівнювання (Alignment) - вирівнювання тексту абзацу: по лівому краю (текст вирівнюється по лівому відступу), по правому краю (текст вирівнюється по правому відступу), по центру (по центру між лівим відступом першого рядка та правим відступом), по ширині (за обом відступам)

Положення на сторінці

Заборона висячих рядків (Widow / Orphan Control)) - запобігає висновок одиночної останнього рядка абзацу на початку нової сторінки або висновок першого рядка абзацу в кінці сторінки;

Не розривати абзац (Keep Lines Together) - всі рядки абзацу повинні бути виведені на одній сторінці іншими словами, Word не виробляє розриву сторінок в абзаці;

Не відривати від наступного (Keep With Next) - не дозволяє Word вставляти розрив сторінки між даними і таким абзацом;

З нового рядка (Page Break Before) - абзац виводиться з нової сторінки;

Заборонити нумерацію рядків (Suppress Line Numbers) - якщо рядки документа нумеруються, абзац виключається з нумерації.

Лівим відступом абзацу називається відстань, на яку ліва межа тексту абзацу відстоїть від лівого поля сторінки (позитивний відступ) або на яке вона заходить у ліве поле (негативний відступ). Аналогічно, правим відступом абзацу називається відстань, на яку права межа тексту абзацу відстоїть від правого поля сторінки (позитивний відступ) або на яке вона заходить в праве поле (негативний відступ). Полями називають відстань між областю, в якій може розташовуватися текст, і краями папери; розмір полів встановлюється при настроюванні параметрів сторінки. Найпростіший спосіб освоїти різні параметри відступу - міняти їх значення і стежити за змінами у зразку тексту.

Рис 6. Вкладка Відступи та інтервали у вікні діалогу Абзац

Форматувати абзаци можна також за допомогою панелі інструментів форматування і лінійки (якщо останній немає у вікні, виконайте команду Лінійка (Ruler) в меню Вид).

Для форматування абзаців використовуються такі кнопки панелі інструментів форматування:

Для встановлення відступів абзацу можна користуватися лінійкою

Перетягніть для установки

лівого відступу першого рядка

Перетягніть для установки лівого відступу всіх рядків. Перетягніть для установки лівого відступу всіх рядків, окрім першого рядка

Висновок

У результаті виконаної роботи я навчилася створювати новий документ у текстовому редакторі, а також редагувати, форматувати, виділяти текст у ньому. Навчилася зберігати текст і присвоювати йому ім'я. Вивчила основні елементи роботи з документом, такі як: форматування абзацу, вставка певних символів або дати, завдання параметрів і розмірів шрифту.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Лабораторна робота
53.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Робота з кадровими документами
Організація і робота з документами
Робота з документами що містять комерційну таємницю
Робота з документами в підрозділах МВС Росії
Бібліотека і краєзнавство Робота бібліотек з краєзнавчими документами
Об єкти Ос Windows Робота із документами файлами папками дисками Основні об єкти в ос WIND
Технологія роботи з документами
Організація роботи з документами
Особливості роботи з розпорядчими документами
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru