приховати рекламу

Підготовка звітів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

1. Вибір виду ділового звіту.

Якими мають бути бізнес-звіти?

Звіти у бізнесі можливі будь-яких форм і будь-якого обсягу:

Письмові та усні

Офіційні та неформальні

Традиційні та оригінальні

Односторінкові і багатотомні

Зроблені своїми силами або із залученням зовнішніх консультантів.

Основні принципи складання письмових звітів однакові для всіх типів документів. Деякі організації використовують стандартизовані формати для різних рутинних звітів (наприклад, «обсяг продажів за останній тиждень»). Багато звіти призначені для обміну інформацією всередині організації, тому що пишуть їх співробітники часто використовують звіт у формі службової записки.

Про особливості різних форм ділових звітів ми докладно розповімо у відповідних розділах даної глави. Не тільки вибір форми звіту, а й інші особливості його написання залежать насамперед від того, з якою метою готується звіт. Ніколи не торкайтеся до паперу або клавіатурі комп'ютера, не знаючи простого і точної відповіді на питання: навіщо Ви це пишете?

Крім здаються очевидними цілей, існує безліч причин, по яких поява даного звіту необхідно. Звіт рідко призначений тільки для запису інформації. Як правило, він повинен:

Інформувати та / або пояснювати;

Рекомендувати;

Мотивувати;

Запитувати або бути частиною дебатів;

Переконувати;

Посилювати (попереднє обговорення / повідомлення);

Інструктувати.

Зрозуміло, всі ці цілі не виключають один одного. Можна ставити декілька цілей, але всі вони повинні бути ясні, і мати свої пріоритети. Цілі визначають не тільки те, що Ви хочете сказати, але і те, чого Ви хочете досягти сказаним; вони є бажаними результатами. Вони повинні допомогти вибрати точніше довжину, стиль, зміст тексту і т.д. для правильного викладу звіту.

Пам'ятайте, що мета повинна бути конкретною, вимірної, досяжною, реалістичною і певної в часі.

Написання хорошого звіту-дуже тонкий процес. Кажучи іншими словами, занадто легко розмити точний сенс того, до чого Ви прагнете. Одне речення, фраза або навіть неправильно підібране слово може зменшити ясність і / або силу впливу написаного. І навпаки, незначні нюанси можуть поліпшити якість звіту. Одна особливо вдало обрана фраза здатна перетворити цілий розділ або параграф у щось вражаюче або запам'ятовується.

Якість документа, природно, залежить від комбінації різних чинників. Якщо його тема не вивчена, а сам він написаний в поспіху, погано перевірений, позбавлений структури, наповнений жаргоном і порожніми пихатими офіційними словами, позбавлений стилю, викладений неправильним мовою і занадто довгий-він може зробити руйнівний ефект.

Чому ж хороший документ-явище рідкісне? Причини можуть бути різними: вони пишуться в поспіху, моделюються за застарілою формою, занадто стандартизовані. Крім того, в них часто зустрічаються помилки, свідомо ускладнюють читання. У них відсутня структура і логіка. У них десять слів використовується для того, що можна висловити трьома. Такі документи важко зрозуміти, вони можуть дезінформувати читача і тому не виконують свого призначення.

Всі бізнес-звіти, як короткі, так і довгі, можуть бути класифіковані за ступенем внеску, який вони вносять у процес прийняття рішень. Інформаційний звіт, який представляє дані без будь-якого їх пояснення, є дуже важливим документом і використовується постійно. Однак він рідко застосовується в процесі прийняття рішень. Прикладом такого звіту є звіт про неявку на роботу з неповажної причини, в якому лише констатується, хто був відсутній, коли, а також загальна кількість відсутніх на певну дату.

Щаблем вище інформаційного звіту варто інтерпретаційний звіт, в якому окрім даних міститься тлумачення того, що вони означають. Дані, що містяться в інформаційному звіті, вже перевірені кимось, а висновки зроблені. Якщо б у звіт про неявку на роботу без поважної причини був доданий аналіз ситуації, що містить, наприклад, опис цього явища в тимчасових, грошових і натуральних показниках, виявлення відділів і підрозділів, в яких ці показники вище, а також причин неявок на роботу і т.д., тоді інформаційний звіт перетворився б на інтерпретаційний.

Третьою сходинкою звітів, що найчастіше використовуються при прийнятті рішень, є проект вирішення проблеми. У такому звіті не тільки представлені дані і роз'яснена їх суть, але також зроблений аналіз проблеми, розглянуті альтернативи та наслідки, зроблені висновки та рекомендації, тому такий звіт часто називають аналітичним. Якщо наведений раніше в якості прикладу звіт буде містити, скажімо, рекомендацію начальникам проінтерв'ювати двох робітників з метою з'ясування причин їх частих прогулів, то тоді він переходить у категорію аналітичних чи проблемно-орієнтованих звітів.

Аналітичний звіт є найбільш складним, і написати його найважче. По суті, він містить у собі два інших типи звітів. Той, хто зможе написати гарний звіт про вирішення проблеми, напевно може впоратися і з іншими типами звітів.

Коли Ви в останній раз читали чий-небудь звіт? Чи сподобався він Вам або, принаймні, чи легко було його читати? Яке враження справили на Вас його тема і автор? Закликав він Вас до згоди з чим-то або до яких-небудь дій? Можливо, немає. Занадто часто звіти написані погано. Поганий звіт у кращому випадку викликає роздратування, а в гіршому-ворожі почуття.

Здатність писати не є вродженою, а придбана техніка і навички письма не є незмінними. Тренування, відвідування курсів, вивчення книг і застосування нових підходів досить швидко дають позитивні результати. Роздуми над процесом письма дозволяє досить швидко придбати різноманітні корисні звички.

Звичка в даному випадку дуже істотна. Багато чого пишеться «на автопілоті»; прийоми і стиль, що знижують якість написаного, продовжують діяти, коли ми припиняємо думати про те, що робимо.

2. Звіти у формі службової записки.

Яка різниця між звітом у формі службової записки та службовою запискою?

Звіти у формі службової записки призначені для обміну інформацією всередині організації. Для того щоб підготувати грамотний звіт у формі службової записки, необхідно розуміти різницю між службовою запискою і звітом у формі службової записки. Звіт у формі службової записки, як правило, більш структурований. Він повинен мати чітко виражене вступ, основну частину, висновок, що зовсім не обов'язково для службової записки. При цьому функції звіту у формі службової записки та службової записки дуже близькі.

У число документів, які часто оформляються як звіт у формі службової записки, входять проміжні звіти, періодичні звіти, пояснювальні звіти. У найзагальнішому вигляді можна сказати, що метою всіх видів звітів є надання інформації, необхідної для успішного функціонування організації.

Які основні особливості проміжних звітів?

Проміжні звіти містять різного роду інформацію і широко використовуються в різноманітних організаціях. У залежності від роду діяльності організації і теми звіту, проміжний звіт може бути або одиничним, або входити в серію звітів. Якщо передбачається написання серії проміжних звітів, то слід дотримувати однаковості в оформленні всієї серії для того, щоб звіти було зручно читати.

Проміжні звіти зазвичай прямують вищестоящому керівництву і дають менеджерам інформацію про:

Рівні відповідності темпів здійснення проекту (плану) наміченим графіком;

Плани на наступний період і прогнозах щодо завершення проекту.

Чим більш конкретно представлена ​​інформація, тим більш корисним буде проміжний звіт. Приклад проміжного звіту наведено в додатку.

Що характерно для періодичних звітів?

У будь-якій організації існують види звітів, які повинні складатися регулярно. Це можуть бути щоденні, щотижневі або щомісячні звіти, звані періодичними, основна мета яких-тримати інших в курсі щодо будь-якого аспекту діяльності. Бо, як правило, зазвичай вони направляються одному і тій же особі (особам), то автор звіту може припускати, що читає обізнаний про предмет звіту. Тому автор може не постачати звіт великою кількістю вступної інформації (див. приклад у додатку).

Як скласти пояснювальний звіт?

Якщо Вам необхідно написати звіт з метою пояснити що-небудь (наприклад, зміна правил виконання процедури, причини збільшення бюджету і т.п.), то, незалежно від причини, такий звіт буде пояснювальним. Пояснювальний звіт є однією зі звичайних різновидів звіту у формі службової записки.

Наведемо приклад. Припустимо, що Ірина Іванова хоче пояснити керівництву необхідність змін у виробничому процесі. Для цього вона звертається безпосередньо до директора по роботі з персоналом. Вона склала свій звіт таким чином:

1. Пропозиція.

2. Опис існуючого виробничого процесу.

3. Переваги нововведення на противагу тому, у що вона обійдеться організації.

Так як її звіт направляється вищестоящому начальству, Ірина починає його з нагадування суті проблеми (див. приклад у додатку). Подальший текст присвячений пропозицією методу вирішення проблеми і опису вигоди, яку можна отримати з впровадження цього методу.

Якби Ірина чекала сильного протидії запропонованому нею планом, вона могла б віддати перевагу звернутися не до директора по роботі з персоналом, а до якого-небудь іншому вищестоящому менеджеру. Якби одержувач звіту мав репутацію людини, противився змін, Ірина довелося б бути менш прямолінійною. Універсального підходу, на жаль, не існує. Пишучий повинен вивчити ситуацію і потім вирішити, до кого і як слід звернутися.

3. Звіти у формі листа.

Які основні правила підготовки звіту у формі листа?

Багато звіти, призначені для обміну інформацією з іншими організаціями, оформляються у формі звіту-листи. Як це характерно для коротких звітів, звіт-лист, зазвичай менш формальний, ніж великі звіти.

Як і в будь-якому листі, суть повідомлення і характер очікуваної відповіді визначають послідовність дій. Якщо людина, яка буде читати звіт-лист, швидше за все, схвалить повідомлення, Ви можете використовувати прямий підхід, як це описано у Розділі 3. Починайте лист з основних моментів, на яких Вам хотілося б акцентувати увагу, тому що читач вже з Вами згоден; у цілому ж лист може бути оформлено як лист з хорошими новинами або нейтральне лист.

ЯКЩО той, хто буде читати звіт-лист, буде, швидше за все, з Вами не згоден, то слід скористатися листом-відмовою, послідовність складання якого наведена у Розділі 3. Не слід викладати свою точку зору на початку листа, більш доцільно почати з підготовки читача. У таких листах викладу суті передує вступна інформація, а також аргументи і докази.

Як грамотно оформити звіт-лист?

Звіт-лист нагадує по вигляду звичайний лист. Оскільки зазвичай звіт-лист призначений для відправки за межі організації, то воно друкується на фірмовому бланку організації. Звіту-листа притаманні багато рис звичайного листа: дата, адреса, привітання, основна частина та підпис. Деякі вставляють між привітанням і основною частиною рядок з темою звіту-листи.

Основна частина звіту-листи, також як і основна частина ділового листа, складається з трьох компонентів:

1. Введення. Тут позначаються мети звіту. Якщо у звіті йдеться про будь-яку проблему, то у введенні може бути викладена суть проблеми. У більш довгих звітах в цій частині наводиться план звіту, однак це не є необхідністю для більшої частини звітів-листів.

2. Змістовна частина. Ця частина є головною в будь-якому звіті. Тут увагу читача слід звернути на висновки та висновки. Якщо звіт досить складний, то його можна розділити на частини, кожна з яких має заголовком, щоб допомогти читачеві зорієнтуватися в потоці інформації.

3. Висновок. У більшості звітів ця частина потрібна для пропозиції додаткової допомоги читачеві, якщо він цього бажає. Заключний абзац відводиться швидше для обміну люб'язностями між автором звіту та його читачем, ніж власне для звіту. Якщо звіт-лист призначений для обміну інформацією всередині організації, то укладання необов'язково.

4. Інші форми коротких звітів.

Навіщо потрібні короткі звіти?

Короткі звіти виконують у бізнесі масу завдань. Перелічити всі численні види коротких звітів було б складним завданням. Більшість організацій не відчуває нестачі в коротких звітах. Ці звіти дуже функціональні, а тому широко використовуються. Прикладами таких звітів можуть бути звіти про кредитні операції, звіти про зустрічі, щомісячні звіти про випуск продукції та деякі види звітів, що подаються акціонерам. Багато компаній розміщують бланки звітів на своєму сервері; користувач відкриває його, заповнює і відправляє електронним шляхом. Як правило, кожен з коротких звітів має цілком певну мету і вносить відчутний внесок у забезпечення нормального функціонування організації.

Які види коротких звітів використовуються найбільш часто? Чи можна їх уніфікувати?

Найбільш часто використовувані види коротких звітів в більшості організацій-це інформаційні звіти, що подаються регулярно. Наприклад, в кінці кожного тижня всі торгові представники великих компаній, як правило, повинні представити менеджеру з продажу звіт про контакти з покупцями. Оскільки цей стандартний звіт представляється дуже часто і великою кількістю торгових представників, багато компаній готують для цієї мети готовий бланк, який потрібно заповнити. У бланку точно вказано, яку саме інформацію потрібно представити, і ясно зазначено, кому повинен бути спрямований заповнений бланк.

Приклад такого бланка наведено нижче:

ЗВІТ ПРО контакти з Клієнтом

Заносите дані про зустрічі з клієнтами та потенційними клієнтами протягом кожного тижня. Вказуйте час свого прибуття і відбуття і тему розмови з клієнтом. Відзначайте, якщо Ви що-небудь продали, або ж якщо Ви дізналися про які-небудь проблеми з обслуговуванням. Напишіть про те, що Ви збираєтесь робити у зв'язку з цим.

Час

Ім'я клієнта або назва організації

Тема розмови

Продаж

Проблеми в обслуговуванні

Передбачувані дії

Понеділок

Прибув

Відбув

Прибув

Відбув

Вівторок

Прибув

Відбув

Прибув

Відбув

Середа

Прибув

Відбув

Прибув

Відбув

Четвер

Прибув

Відбув

Прибув

Відбув

П'ятниця

Прибув

Відбув

Прибув

Відбув

Підпис торгового представника

ПРИМІТКА: Заповнюйте цей бланк в кінці кожного тижня і відразу направляйте менеджеру з продажу.

З точки зору компанії використання бланка гарантує, що надається інформація буде однакової, а, отже, зручною для обробки. З точки зору автора це спрощує процес складання звіту, тому що в бланку чітко вказано, яку інформацію потрібно уявити. Хоча деякі службовці часто скаржаться на велику кількість бланків, які доводиться заповнювати, бланки допомагають заощадити масу часу. Якби службовцям доводилося розробляти і оформляти індивідуальні звіти замість того, щоб використовувати готові бланки, то скарг напевно було б більше.

Звіти, що подаються на бланках, становлять значну частину загальної кількості коротких звітів, вони грають важливу роль у забезпеченні нормального функціонування будь-якої комерційної організації. Не будь їх, звичайний обмін інформацією став би складним завданням. Для складання таких звітів, як правило, не потрібно якихось особливих навичок.

5. З чого почати підготовку великої звіту.

Які основні характеристики звітів?

Характеристики закінченого звіту є результатом рішень, які приймаються у процесі його планування. Вони включають в себе:

Ступінь дотримання формальних вимог. Деякі звіти, наприклад, призначені для урядових організацій або менеджерів вищої ланки, повинні бути дуже строго витримані за формою та стилем викладу.

Обсяг. Звіти можуть складатися як з декількох сторінок, так і з кількох сотень сторінок, в залежності від теми та цілей.

Періодичність. Звіти можуть бути як періодичними (наприклад, фінансові), так і разовими (наприклад, звіт про проведеному опитуванні).

Призначення. Кому призначений звіт: Вашим підлеглим, Вашим начальникам, чи є звіт внутрішнім або він направляється за межі організації (наприклад, місцевій владі)?

Вид проведених досліджень. Стилі подачі інформації різняться в залежності від характеру дослідження, результати якого викладені у звіті.

Наміри, цілі. Чи є метою звіту пояснення будь-яких дій, визначення ступеня прогресу в досягненні мети або пропозицію провести зміни?

Кількість авторів. Звіти, над якими працювала група авторів, часто відрізняються за стилем від індивідуально підготовлених. Крім того, колективно підготовлені звіти можуть містити розділи, написані окремими авторами, або команда може працювати спільно над написанням і редагуванням кожного рядка документа.

Ступінь внеску в процес прийняття рішень. Звіти можуть відрізнятися один від одного, тому що можуть містити в собі не тільки констатацію фактів, але і найвищою мірою структурований аналіз, що включає надання рекомендацій та обговорення висновків.

З чого почати планування звіту?

Першим кроком у процесі планування є визначення мети. Мета великого звіту часто формулюється на його початку для того, щоб читач міг передбачити напрямок викладу думок. Наступним кроком процесу планування є врахування особливостей аудиторії-досвіду, інтересів, думок, службового становища.

Одні звіти можна написати на основі того, що вже відомо, інші вимагають додаткового дослідження. Важливо мати всі факти, необхідні для написання звіту, перш ніж починати що-небудь записувати. Можна добитися більшого успіху, якщо в процесі роботи робити паузи для збору нової інформації. Ви, принаймні, позбудетеся від сумнівів у тому, що у звіті пропущена дуже важлива інформація.

Часом потрібні рутинні дослідження: перегляд файлів, бесіди з колегами або читання старих документів. Іноді для цього достатньо кількох хвилин-короткого телефонного дзвінка чи розмови з колегою на сходах. В інших випадках необхідне більш широке дослідження, звернення до внутрішніх і зовнішніх джерел інформації: бібліотекам тощо Провести дослідження для написання звіту означає знайти відповідь на два питання:

1. Що мені потрібно?

2. Де я можу це отримати?

Завжди з'ясовуйте, що саме допоможе Вам написати гарний звіт, але при цьому пам'ятайте про дотримання певного балансу. Нескінченне дослідження невиправдано збільшить розміри і час виконання завдання, а недостатнє дослідження зробить мети недосяжними. Правильно проведене дослідження завжди зменшує час, необхідний для написання звіту. Помилково думати, що коротке дослідження економить час; часто буває зовсім навпаки.

Які ще джерела інформації можна використовувати при підготовці звіту?

При проведенні дослідження для підготовки звіту не варто концентруватися на книгах і ігнорувати періодику або навпаки.

Для пошуку літератури за назвою, прізвищем автора або темою використовуйте алфавітні чи систематизовані каталоги.

Не забувайте про комп'ютерних базах даних, а також про пошукових системах, які можуть швидко здійснити пошук статей з ключовими словами.

Якщо Ви знайшли книжку по Вашій темі, використовуйте для пошуку інформації як розділ «Зміст», так і алфавітний покажчик, каталог імен та / або термінів. Перегляньте їх до кінця, тому що Ви не можете заздалегідь знати, який термінологією користується автор по Вас цікавить.

Звертайте увагу на виноски в знайдених Вами книгах і статтях, які відсилають Вас до інших джерел за що Вас цікавить.

Використовуйте джерела, в яких здійснюється огляд Вашої теми. Такого роду книги іноді носять назви Довідник з ..., Посібник з ..., Аналіз .... У таких джерелах часто міститься огляд теми, може бути наведена її історія, і часто зустрічаються корисні виноски.

Перегляд джерела, що містять бібліографії. Найчастіше цілі книги представляють собою бібліографії, і вони можуть виявитися надзвичайно корисними.

Якщо Ви знайшли інформацію, яка, як Ви думаєте, може Вам знадобитися, занесіть її у свою картку (або в комп'ютерну базу даних).

Якщо Ви не можете обмежитися вторинними джерелами інформації, то Вам доведеться провести первинне дослідження. Джерелами первинної інформації можуть бути анкети, експерименти, інтерв'ю, особисті спостереження і архіви організацій.

Припустимо, цілі ясні, є чітке уявлення про потенційного читача, проведено належне дослідження. Чи можна починати писати звіт?

Ще ні. Необхідно не просто «подумати, перш ніж писати», важливо заздалегідь визначити, що повинен і чого не повинен містити звіт. Викладені далі практичні рекомендації застосовні до складання звіту будь-якої довжини або складності і будь-якого призначення. Існує шість етапів роботи.

Етап 1. Лістинг. Забудьте про послідовність, структурі і впорядкування, зосередьтеся на списку (у вигляді короткої записи чи ключового слова) всіх важливих пунктів, які можуть бути корисні в звіті. Візьміть великий аркуш паперу і зафіксуйте всі пункти в довільному порядку в міру того, як вони приходять Вам в голову. Ви виявите, що цей процес добре стимулює мислення, дозволяє створити картину взаємозв'язку думок і позбавляє від необхідності робити перерви, щоб з'єднати пункти або визначити їх послідовність. Потім (для деяких звітів це вимагає дуже мало часу) можна переходити до наступного етапу.

Етап 2. Сортування. Тепер подивіться, що Ви записали, і починайте приводити запис в порядок, визначаючи:

Що йде першим, другим і т.д.;

Що і як логічно пов'язано;

Що є підтвердженням, прикладом або ілюстрацією.

У цей час можна додати нові пункти або заново обміркувати і видалити деякі із записаних раніше. При цьому необхідно враховувати прийнятну довжину звіту. Даний етап можна завершити за допомогою нотаток та поправок до документа першого етапу. Це швидко і легко зробити, наносячи на вихідних нотатках лінії, стрілки і інші знаки іншим кольором.

Етап 3. Упорядкування. В кінці етапу 2 у Вас можуть вийти нотатки, які досить зрозумілі для подальшої роботи з ними. В іншому випадку корисно переписати все у вигляді чіткого списку. Це дозволить провести остаточну перевірку. Ви повинні відчувати, що вийшов список відображає зміст, відповідні акценти, необхідний ступінь подробиці і т.д. На даному етапі краще приділити увагу порядку викладу, а не шукати новий зміст або додаткові пункти. На цьому етапі результатом Вашої роботи повинен стати підготовлений план звіту. Використовуйте загальноприйняту систему нумерації пунктів. Основне правило складання плану полягає в тому, що кожен рівень повинен містити, щонайменше, два заголовки. Таким чином, якщо є пункт 1, то повинен бути і пункт 2; якщо є А, то повинен бути і Б і т.д.

Етап 4. Перевірка. Добре продумана робота на попередніх етапах може зробити даний етап необов'язковим. Однак при складних та / або особливо важливих звітах корисна остаточна перевірка записів. Адже дуже легко переконати себе, що знаходишся вже близько до мети, і не побачити лісу за деревами. Зробіть остаточні додавання до списку і використовуйте його як «маршрутну карту» для запису.

Етап 5. Запис. Тепер приступаємо до запису, друкування або диктування. Саме в цьому і полягає основна робота, а попередня підготовка тільки полегшує і спрощує її. Поради:

По можливості вибирайте відповідний момент. Процесу записи можуть перешкодити непотрібні перерви, змушують починати все заново. Вибір правильного часу і зручною обстановки, в якій Вас не переривають, сприяє успіху.

Не завершуйте листи. Не робіть пауз, страждаючи над фразою, заголовком або якоюсь деталлю. До них можна повернутися пізніше і написати їх з меншими зусиллями. Не перериваючи листа, ви дотримуєтеся послідовний хід думки від початку звіту до його завершення. Повністю закінчивши його, можна повернутися і уточнити всі подробиці.

Етап 6. Редагування. Є три правила редагування: редагуй, редагуй і редагуй. Дуже небагато-якщо тільки вони не брешуть-можуть написати що-то з першого разу так, що до цього взагалі нема чого додати. Тому не слід вважати, що Ви помилилися, якщо виявиться, що написане Вами потребує редакції. Майстерність приходить з досвідом. Чим більше Ви пишете, тим краще виходить, і тим меншим стає потреба у редагуванні та додатках. Редагування націлене на поліпшення стилю та змісту тексту. Візьміть до уваги наступні поради:

Відкладіть написаний текст на якийсь час, щоб повернутися до нього пізніше.

Попросіть колегу прочитати те, що Ви написали. Свіжий погляд може викликати нові думки і дасть змогу внести зміни, які без цього не можна було б зробити.

Перевіряйте текст досконально. Уважно стежте за деталями. Це не означає, що треба шукати неіснуючі дрібниці, але слід домогтися, щоб кожна деталь виробляла певне враження і мала точний акцент. Поділ довгого пропозиції на два коротких або заміна пари слів може дати значний ефект. Важливий процес у цілому, і його не можна скорочувати. Це відноситься до кожного етапу, і особливо до редагування.

6. Форма і структура звіту.

Яка роль структури звіту?

Хороші розповіді завжди мають початок, середину і закінчення. Звіти теж повинні мати чітку структуру. Вона потрібна з двох причин: звіт легше і швидше скласти, а читачеві легше слідувати за ходом думки автора, і, значить, більше ймовірності, що він прочитає звіт до кінця.

Структура вимагає логіки, а логіка-ясних цілей. Не забувайте про цілі при розгляді і визначенні структури. Буває, що крім початку, середини і закінчення може знадобитися більш складне структурне ділення, але часом досить і цих трьох елементів.

Як розмістити частини звіту?

Є три варіанти розташування вступу, основної частини та висновків:

Варіант 1

Варіант 2

Варіант 3

Введення

Основна частина

Висновки

Введення

Висновки

Основна частина

Висновки

Введення

Основна частина

У варіанті 1 Ви приберігає висновки (які можуть включати в себе підсумкову інформацію і рекомендації) під кінець. Використовувати таку схему рекомендується в тому випадку, якщо передбачається, що одержувач звіту не згоден з Вашими висновками або не зможе їх зрозуміти, поки не прочитає весь звіт. Проте більшість людей відразу читає висновки, незалежно від того, де вони розташовані.

Варіанти 2 і 3 являють собою приклади прямого порядку розташування частин звіту. Знаходяться висновки в першому чи в другому пункті-не має значення. Будь-який варіант прийнятний, якщо:

У звіті містяться тільки хороші новини;

Одержувач звіту досить обізнаний для того, щоб зрозуміти висновки без попереднього прочитання решти звіту;

Висновки представляють собою основну інформацію, яка більш детально розкривається в основній частині;

Читаючому потрібно спершу прочитати висновки.

У якому порядку слід писати текст звіту?

Якщо Ви ретельно склали план звіту, то написати текст буде нескладно, хоча це й може відняти багато часу. Незалежно від того, в якому порядку Ви вирішили розташувати вступ, основну частину і висновок (висновки) у Вашому звіті, висновки слід писати в останню чергу. У процесі написання звіту Вам вперше доводиться продумувати матеріал звіту в деталях, і Ваші висновки можуть змінитися.

Основну частину найчастіше пишуть в першу чергу. Введення, незалежно від того, коли воно пишеться, має закінчуватися переходом до основної частини звіту. Як щодо розташування, так і за ступенем важливості, основна частина займає центральне становище в звіті. Обсяг основної частини повинен складати 75% від всього тексту звіту, а решта 25% тексту повинні бути розподілені між введенням і висновком.

При викладі основної частини перехід від теми до теми повинен чітко простежуватися і бути логічним. Використовуйте різноманітні сполучні слова і вирази (такі, як потім, отже, по-четверте, з іншого боку, подібним чином і пр.), які могли б послужити своєрідними покажчиками для читача. Періодично підводите підсумки, робіть висновки, наприклад, в кінці кожного важливого розділу, щоб нагадати читачеві, в якій частині оповідання він знаходиться, і що буде викладено далі. Основні характеристики грамотно складеного інформаційного повідомлення, наведені у Главі 2, також можуть бути застосовані до великих звітів як до одного з видів письмових повідомлень.

Як і коли при оформленні звіту використовуються посилання і виноски?

При написанні бізнес-звіту необхідно робити посилання на джерела інформації, які Ви використовували в процесі дослідження, а не змушувати читача губитися у здогадах з приводу того, де Ви взяли цю інформацію. В офіційних звітах посилання на джерело інформації обов'язково розташовується у виносках, розташованих або в кінці сторінки, або в кінці тексту. У менш офіційних звітах джерело може згадуватися безпосередньо в тексті, наприклад: «Дослідження ринку послуг з доставки продуктів харчування, проведене журналом« Експерт »в 2001 році, показало, що ...». Зазвичай посилання на джерело прямо в тексті використовується в тому випадку, коли згадується невелика кількість джерел.

При оформленні посилання у вигляді виноски в кінці цитати, яку Ви наводите в тексті, поміщається цифра. Ця цифра знаходиться трохи вище рядки і називається верхнім індексом. Перша цитата нумерується цифрою 1, наступна-цифрою 2 і т.д. по зростаючій. При використанні матеріалу, отриманого під час інтерв'ю, як очного, так і проведеного по телефону, на нього посилаються як на публікацію, автором якої є інтерв'юйований.

Якщо в тексті звіту Ви ставите надрядкові індекси для позначення виноски, то Ви повинні залишати місце в кінці сторінки для власне виносок. Якщо в тексті на сторінці 7 міститься чотири надрядкових індексу, то в кінці сторінки повинно бути чотири виноски.

Виноски, згруповані в кінці звіту, називають прикінцевими посиланнями. Крім їх розташування, кінцеві виноски нічим не відрізняються від звичайних виносок. Якщо в кінці звіту поміщена бібліографія, то посилання в тексті можуть даватися безпосередньо на відповідний номер джерела в бібліографічному списку.

Що має бути у введенні до звіту?

Зазвичай у введенні роз'яснюється важливість теми, якій присвячено звіт. У вступі може бути дана історична довідка або описана структура основної частини звіту. Можуть бути параграфи, присвячені актуальності звіту, констатації існуючої проблеми, наявних можливостей її рішення і цілям звіту. Таким чином, у вступі, як правило:

Визначається місце дії (зв'язок з будь-якими обговореннями, терміни, посилання тощо);

Ясно визначається тема;

Визначаються цілі і завдання;

Представляється зручна і приваблива для читача структура звіту;

Починається процес ознайомлення з темою і намічається нитка, якою може слідувати читач.

Пам'ятайте, що початок завжди певним чином характеризує автора. Якщо початок вдале і створює враження чогось корисного і ретельно продуманого, у читача може відразу скластися позитивне враження про автора.

Яким повинен бути висновок звіту?

У розділі «Висновок» не повинно бути представлено ніякої нової інформації. У цьому розділі проводиться узагальнення сказаного вище, в основній частині звіту, і підведення підсумків. Основна перевага ув'язнення в тому, що в цьому розділі звертається увага читача на найбільш важливу інформацію, і робляться необхідні акценти; читачеві дають зрозуміти, які думки є основними в звіті.

Підвести підсумок переконливо й ефективно не так-то просто. Якщо підсумок підведений вміло, він вражає і реально допомагає привернути увагу, якого заслуговує звіт. Відомо, що, перш ніж приступити до читання, багато людей заглядають в кінець тексту. Висновок, вдало відбиває зміст, спонукає до уважного читання всього тексту. Будьте готові витратити чимало часу на редагування і перевірку ув'язнення. Дуже легко кинути всі сили на складання довгого звіту, а потім зіпсувати справу, не приділивши належної уваги цій винятково важливою його частини.

Які ще розділи можуть бути в звіті?

До звіту можуть бути також включені додаткові розділи, до числа яких відносяться кінцеві виноски, додатки, бібліографія та алфавітний покажчик. Кінцеві виноски-це виноски, згруповані в кінці тексту. У додатку міститься матеріал, який може бути цікавий читаючому звіт, але якщо його помістити в основну частину звіту, то це може уповільнити читання. В офіційному звіті кожен додаток забезпечується титульним аркушем, на якому наведено позначення та назва програми. Бібліографія представляє собою перелік джерел інформації, які використовувалися при підготовці звіту, незалежно від того, цитувалися чи уривки з них у звіті. Алфавітний покажчик використовується тільки у великих звітах і являє собою перелік основних понять і тим, наведених в алфавітному порядку. У переліку міститься номер сторінки, на якому згадувалося те чи інше поняття.

Крім того, до звіту можуть бути включені попередні частини, до числа яких відносяться форзац, титульний лист, документ, що підтверджує повноваження, супровідний лист, зміст, перелік таблиць і малюнків, анотація. Чим більше складових, тим більш офіційним є звіт.

Форзац використовується виключно в офіційних звітах, містить тільки заголовок звіту. Більшість звітів мають титульний лист, в якому міститься, щонайменше, заголовок звіту, ім'я (і посада) людини, якій подається звіт, ім'я (і посаду) автора звіту, дата.

Якщо Вас уповноважили написати звіт, то до нього можна додати копію листа або службової записки, що підтверджує це. Такий документ зазвичай буває в офіційних звітах, його уявлення додасть Вашій роботі більше значимості.

Супровідний документ-це може бути лист або службова записка-додається для супроводу звіту. Одержувач звіту швидше за все є автором документа, що представляє повноваження. Супровідний документ містить супроводжуючу інформацію; огляд звіту; вираз подяки людям, які допомогли Вам при підготовці звіту; ввічливе висновок, в якому можуть бути описані подальші дії, а також включено пропозицію обговорити інформацію більш докладно.

Зміст є необхідною частиною будь-якого більш-менш офіційного бізнес-звіту. У ньому перераховані всі частини, що входять до звіту (наприклад, перелік таблиць, додатки, бібліографія та ін), за винятком тих, які передують змісту, а також заголовки першого та другого рівнів, що зустрічаються в тексті із зазначенням номерів сторінок, на яких їх можна знайти.

Якщо у звіті містяться таблиці, то необхідний перелік таблиць, що містить номери, назви таблиць і номери сторінок, де вони знаходяться. Перелік малюнків оформляється аналогічно або об'єднується з переліком таблиць під загальною назвою «Перелік ілюстрацій».

В анотації читачеві видається виклад змісту звіту в короткій формі. Анотацію можна назвати звітом у мініатюрі, але в ній містяться не тільки висновки. Анотація за обсягом зазвичай не перевищує одну сторінку.

Як правильно скомпонувати звіт?

В офіційному звіті повинні міститися такі частини, наведені в порядку їх слідування:

Попередні частини

Основна частина (текст)

Додаткові частини

Форзац

Титульний лист

Документ, який представляє повноваження

Супровідний документ

Зміст

Перелік таблиць

Перелік малюнків

Анотація

Введення

Основна частина

Висновок

Кінцеві виноски

Програми

Бібліографія

Алфавітний покажчик

Чим більш офіційним є звіт, тим більша кількість частин він повинен утримувати.

7. Що хочуть бачити в звіті його читачі.

Що потрібно враховувати при написанні звіту в першу чергу?

Головне, про що необхідно пам'ятати при написанні будь-якого звіту-це його читачі. Про читачів слід подбати ще на етапі постановки цілей. В іншому випадку написання звіту буде схоже на стрільбу з лука в темряві. Може виявитися, що різні групи людей, яким призначено одне й те саме повідомлення, потребують різної його трактуванні. Тому завжди беріть до уваги:

Кому призначений звіт;

Чи складають його майбутні читачі однорідну групу (якщо ні, то які в ній існують підгрупи);

Навіщо їм потрібен звіт;

Що необхідно включити в підготовлений для них звіт і з яким ступенем подробиці;

Чого підготовлений для них звіт містити не повинен.

Потрібно також заздалегідь подумати про результати, яких люди можуть очікувати від читання звіту. Наприклад, вони можуть розраховувати домовитися про прийняття якогось обгрунтованого рішення.

Інформація про потенційних читачів дуже важлива. Чим більше Ви знаєте про те, що це за люди (молоді, старі, досвідчені, недосвідчені і пр.), про їх кваліфікації та знаннях щодо теми звіту, їх можливих установках і реакціях (чи буде звіт цікавим, важливим або новим для них ), тим краще. Звичайно, що б Ви не писали, це буде краще сприйнято, якщо призначено конкретним людям і враховує їх становище, статус і сферу інтересів. У даному випадку «краще сприйнято» означає більш високу вірогідність того, що вони зроблять очікувані Вами дії.

Як утримати увагу читачів звіту?

Уявіть собі, що Вам потрібно швидко вирішити будь-яку проблему, пов'язану з роботою Вашого комп'ютера. Не знаючи, як це зробити, Ви берете технічне керівництво. Найчастіше перший погляд на нього викликає думка: «Це буде важко читати». У таких випадках часто говорять, що читання документа вимагає великих розумових затрат: він написаний стисло, з використанням спеціальної термінології і труднощі його читання очевидні.

Добре написані звіти повинні володіти абсолютно протилежним якістю. З першого погляду повинно бути видно, що їх легко читати, тому вирішальне значення має хороший, доступний стиль викладу. Читачі, як правило, мимоволі подумки задають собі такі питання: «Чи буде мені легко читати? Скільки часу зажадає читання? Зрозумію я сенс? Іспитаю я розчарування? »І т.д. Якщо ж, почавши читати, людина швидко виявляє, що звіт справді легко читається, Ви досягли багато чого.

У процесі роботи над звітом намагайтеся не забувати про ситуації, коли Ви були читачем, а не письменником.

Написаний текст повинен бути:

Коротким, принаймні настільки, наскільки дозволяє зміст і ціль;

Ясним і зрозумілим;

Точним, що виражає саме те, що потрібно сказати (без стороннього матеріалу, що не має прямого відношення до теми);

Викладено мовою читача (на прийнятному технічному рівні);

Простим, а не складним і заплутаним;

Логічним за структурою;

Описовим в належній мірі.

Читачі повинні відчувати, що документ написаний на прийнятному для них мовою, тому що їм подобається, коли враховуються їх точка зору і інтереси. Наприклад, іноді потрібно написати два варіанти документа для технічно підготовлених і для непідготовлених людей. Кожна з груп повинна відчувати, що документ призначений саме для них.

У результаті Ваші звіти будуть не тільки виглядати легкими для читання, але їх дійсно буде легко читати, а нагородою для Вас послужить те, що їх взагалі прочитають.

А що зазвичай не подобається читачам звітів?

Читачі сподіваються, що звіт не буде:

Інтроспективного (тобто більш орієнтованим на його автора, ніж на читача). У більшості ділових документів слово «Я» (»ми», «компанія», «відділ» і т.п.) вживається частіше слова «Ви». Проте фраза «Ви скоро отримаєте більше інформації» може бути доречніше і сприйнята краще, ніж «Я скоро повідомлю більш детальну інформацію».

Поблажливим. Читачам не подобається, коли їх не сприймають всерйоз. Якщо автор тим чи іншим чином підкреслює свою перевагу, то, як правило, нічого крім роздратування це не викликає.

Упередженим. Нав'язування читачам своєї особистої думки також, як правило, викликає роздратування читачів.

Некоректним. Є тонкощі, які не можна ігнорувати або недооцінювати. Необхідно виявляти певну винахідливість і ретельно підбирати слова. Треба подбати про те, щоб підготовлений Вами документ не викликав почуття ніяковості і не змушував читача йти на хитрощі, щоб трактувати його належним чином.

Так яким же хочуть бачити звіт його читачі? Читачі хочуть, щоб звіт був зрозумілим, читабельним, простим і природним.

Здається очевидним, що текст звіту (та й будь-якого іншого ділового документа) повинен бути ясний читачеві. Однак часто-густо в повсякденному житті ми зустрічаємося з абсолютно неясними виразами. Ясність сприйняття залежить від безлічі елементів, але особливу увагу необхідно звернути на наступні:

Використання правильних слів. Читачеві має бути ясно, про що Ви пишете: про рекомендації або про можливі варіанти рішення, про цілях (бажаних результатах) або стратегіях (шляхи досягнення цілей), про завдання або наміри тощо

Використання правильних фраз. Що значить «24-годинні послуги»? Чи означає це, що послуги надаються протягом 24 годин після звернення або в будь-який час доби? Що значить «особисті послуги»? Чи означає це, що обслуговуванням займаються люди? Тоді це очевидне твердження. Бути може, варто було б пояснити користь і суть конкретних послуг?

Вибір і розстановка слів для забезпечення ясності змісту. Наприклад, вираз «На даному етапі угоди такі, що ...» передбачає, що пізніше буде щось ще (новий етап), в той час як у автора такого наміру зовсім немає. Вираз «близько 11,27%» також неясно. Що означає «біля»? Фраза «Після роботи до глибокої ночі звіт буде у Вас на столі сьогодні після обіду» означає, що допізна працював звіт, а не його автор.

Читабельність важко визначити теоретично, але ми всі знайомі з нею за досвідом. Написане Вами має бути подібно течією. Одна думка повинна вести до іншої, може бути обраний правильний тон, і весь документ повинен мати ясну логічну структуру.

Простота викладу істотно полегшує сприйняття тексту. Простота означає, що потрібно вживати прості слова, прості словосполучення, короткі речення (але не перестарайтеся, чергуйте короткі речення з довгими, інакше читання тексту стане схожим на кулеметну чергу!) І короткі параграфи.

Природність сприйняття тексту залежить від стилю письма. Про це більш детально буде розказано в наступному розділі

8. Роль мови і стилю при написанні звіту.

Від чого залежить стиль письма при написанні звіту?

Стиль Вашого звіту повинен перш за все залежатиме від очікувань Ваших потенційних читачів, від того, що вони хочуть прочитати, а іноді від того, до чого вони підготовлені. Чесно кажучи, читання деяких ділових документів-нецікаве, важке і неприємне заняття, навіть якщо частина з них Ви написали самі.

Ваша манера письма залежить від смаку, стилю і звички. Дуже багато хто при необхідності написати свій перший звіт просять поради у колег і чують у відповідь «Приблизно так ...». Якщо стиль Вашого колеги далекий від досконалості, то, на жаль, ситуація буде аналогічна тій, в якій сліпий веде сліпого. У результаті формується надформальний бюрократичний стиль, що псує безліч документів.

При виборі стилю слід враховувати мету підготовки звіту. Якщо звіт призначено виключно для передачі інформації (такі документи іноді називають «корисними»), то доцільно застосування найпростіших конструкцій і стилів для передачі основних фактів. Якщо Ваш звіт повинен зробити який-небудь вплив на читача (тобто є «документом, розрахованим на ефект»), то він повинен бути написаний більш яскраво і емоційно.

Виберіть «золоту середину» між цими двома типами стилю. Зрозумівши, де саме між двома екстремальними точками Ви знаходитесь, Ви зможете швидко вибрати відповідні слова, тон і лексику.

Більшість людей мають або виробляють зручний для себе стиль письма. Світ виглядав би дивно, якби всі робили все однаково. Немає нічого страшного, якщо Ви використовуєте щось лише тому, що це Вам подобається. Варіації, що надають документу оригінальність, можуть бути дуже ефективні.

Яка роль мови при написанні звіту?

Саме повідомлення-це одне, а спосіб його вираження-зовсім інше. Вся справа в мові, який може ускладнити або полегшити розуміння. Мова документа повинен бути ясним і точним. Одне недоречне слово може зіпсувати все враження; один параграф, написаний бундючним канцелярським стилем, може підірвати довіру до всього документа. Увага до деталей мови та турбота про них важливі завжди.

Розглянемо як приклад фразу «Спосіб застосування мови впливає на сприйняття тексту». Додамо до нього одне слово: «... дуже впливає ...». Відчуваєте різницю?

Тепер подивимося, що станеться, якщо замінити це слово іншим. Дещо по-іншому звучить пропозиція: «Спосіб застосування мови має великий вплив на сприйняття тексту». Існує безліч інших варіантів заміни: «сильне», «значне», «особливе» та ін Безсумнівно, Ви можете продовжити цей список.

Пам'ятайте, що в кінцевому підсумку справа не в тому, як Ви застосовуєте мову, а в тому, чого Ви досягаєте, застосовуючи його.

Що означає «природність» стосовно до тексту звіту?

Про деяких людей говорять, що в них «телефонний» голос. Точно так само можна сказати, що деякі пишуть неприродним старомодним або бюрократичним стилем. Причиною такого стилю може бути висока зарозумілість пише або спроба представити тему більш важливою, ніж вона є насправді. Тон документа можна змінити лише кількома словами.

Звіту необхідна деяка ступінь формальності, але завжди пам'ятайте, що він є лише одним із способів розмови з людьми. Він повинен бути настільки близький до природної мови, наскільки це можливо. Це не означає, що звіт слід перетворити на запис легкої балаканини, але якщо Ви запишіть думки так, як висловили б їх усно, а потім зробите запис компактнішою, то результат буде краще, ніж тоді, коли Ви поставите за мету написати «формальний діловий документ ».

Щоб текст сприймався природно, намагайтеся писати:

Коротко: читачі хочуть, щоб документ був коротким.

Стисло: довжина тексту повинна бути нерозривно пов'язана з його змістом. Якщо тут і є якесь правило, то воно полягає в наступному: запишіть суть і зупиніться.

По суті: це вимога пов'язана з першими двома. Текст не повинен бути занадто довгим, він повинен відображати суть справи, в ньому не повинно бути розлогих відступів.

Точно: пишіть саме те, що Ви маєте на увазі, намагайтеся правильно викладати необхідні подробиці. Не застосовуйте слів і фраз «біля», «я думаю», «можливо», коли потрібно висловитися більш конкретно.

На «відповідному» мовою: це важливо з багатьох причин. Пишіть текст на належному рівні складності або технічності

Чи повинна в звіті присутні авторська позиція?

Подобається Вам це чи ні, але всі Ваші звіти щось говорять про Вас. Від сприйняття оточуючими підготовлених Вами ділових паперів залежить, якою мірою люди будуть довіряти Вам, як вони оцінять Вашу кваліфікацію і чи погодяться працювати з Вами. Написаний Вами звіт неминуче вплине на ставлення до Вас інших людей, в тому числі Вашого боса, Ваших ділових партнерів і клієнтів.

Потрібно добре обміркувати свій особистий стиль і врахувати, як може сприйматися оточуючими написаний Вами документ. Почніть з обмірковування того, яке враження Ви хочете зробити. Припустимо, Ви хочете виглядати знавцем своєї справи. Стиль документа виразно говорить щось про Вашу кваліфікації. Якщо документ добре складений, містить все, що хоче читач, і в ньому виражене все, що обіцяно, у читача виникне сприятливе враження про професіоналізм автора.

Пам'ятайте, що образ не створюється одним словом. Щоб справити враження чесної людини, недостатньо написати: «Дозвольте мені бути абсолютно чесним ...» (ця фраза, навпаки, може насторожити читача). Бажаний образ формується не тільки підбором конкретних слів, а й загальним методом використання мови. У будь-якому випадку, займаючись підготовкою звіту, пам'ятайте, що у Вас з'явилася сприятлива можливість справити враження, якої Ви можете свідомо скористатися.

Чи може звіт бути яскравим і незабутнім?

У повсякденному діловому житті дуже часто доводиться мати справу з документами, в яких майже зовсім немає прикметників. У той же час одне з основних призначень мови-опис. Текст добре сприймається, якщо його сенс зрозумілий без особливих зусиль. Якщо ж в ньому присутня деяка ступінь описовості, що полегшує розуміння, читач буде задоволений подвійно. Ясна опис може зажадати від автора додаткової роботи, але зусилля при цьому окупаються сповна.

Дуже добре, якщо текст Вашого звіту буде не тільки в достатній мірі описовим, але і незабутнім. Використання несподіваних порівнянь, незвичайних епітетів не тільки запам'ятовується, а й певним чином характеризує особистість автора. Не бійтеся час від часу виявляти свої емоції. Мертвий, пасивний стиль відрізняється від емоційного. Обидва стилю можуть бути доречні в конкретній ситуації, але другий часто ігнорується саме тоді, коли він міг би значно посилити вплив звіту на читача.

Зізнайтеся чесно, як часто при підборі правильної фрази Ви відкидаєте вираз як недостатньо формальне. Дуже часто люди бувають готові написати щось запам'ятовується чи вражаюча, але зупиняють себе і підбирають інші вирази. Вони можуть бути адекватними, але не справляють на читачів сильного враження. Так упускається сприятлива можливість.

9. Правила оформлення звіту.

Чи існують загальні правила оформлення звітів?

Не існує магічної формули або єдиного стандарту оформлення, які б беззастережно підвищували якість звіту, розставляли правильні акценти і створювали правильний образ. Однак існують різноманітні методи, різні комбінації яких дозволяють додати до звіту потрібну форму. До їх числа відносяться формат і структура складових частин, оформлення сторінок, застосування графічних засобів (графіків, малюнків, таблиць та ін), спільним «пакетування» звіту.

Підготувати документ, який виглядає високопрофесійно, можна навіть з середніми навичками і без новітніх технічних засобів. Лазерні принтери, комп'ютери та інше обладнання дозволяють поліпшити оформлення звіту. Однак технічними засобами не слід зловживати. Занадто велика кількість квітів і графіки або різноманітність шрифтів може зіграти негативну роль. Мета гарного оформлення-впливати на сприйняття звіту так, щоб його прочитали, щоб він читався легко і повністю відповідав своєму призначенню.

Як вибрати формат звіту?

Правильний формат залежить від ряду чинників: довжини і складності звіту, особливостей його читачів і навіть від переважаючого стилю і культури організації, в якій він створюється. Важливо знайти правильний баланс. Занадто формальний звіт може справити враження, що горіхи розколюють кувалдою, а надто неформальний може бути сприйнятий як легка балачки на серйозну тему.

Ви самі повинні вирішити чи потрібно і як саме потрібно застосовувати:

Титульну сторінку. Кожному звіту необхідно чітке назву, яка в деяких випадках має бути винесено на окрему сторінку. На ній можна також вказати дату, ім'я автора й навіть список розсилки звіту (при цьому слід пам'ятати, що титульну сторінку не можна перевантажувати текстом).

Сторінку змісту. Зазвичай по довжині і складності звіту легко визначити, чи потрібна така сторінка. Дуже важливо, щоб читачі могли легко знаходити потрібні місця звіту при його читанні і обговоренні (наприклад, «Повернемося до розділу« Терміни »на стор 12). Виклад змісту може варіюватися від перерахування коротких заголовків до більш докладного опису матеріалу різних розділів.

Заголовки, підзаголовки і виноски. Ці види форматування, по суті, є покажчиками (індексами). Чим складніше звіт, тим більше необхідність використання індексів. Вони повинні бути складені дуже ретельно і легко приводити читача до того, що він шукає в тексті.

Програми. Програми призначені для відділення технічних подробиць від основного матеріалу звіту, що полегшує роботу з ним.

Додаток-дуже корисний засіб, але воно повинно бути складено не гірше основної частини звіту. У технічних звітах воно забезпечує два рівні викладу матеріалу: короткий виклад в основному тексті і більш детальне у додатку. Часто в додатки містяться вихідні матеріали, які аналізуються та узагальнюються у звіті (результати випробувань, заповнені анкети тощо).

Програми зазвичай розміщуються в кінці звіту, тому основний текст повинен відбивати те, що винесено в додаток, показувати, що воно пов'язане з головним змістом, а також включати точні посторінкові посилання, що дозволяють читачеві знайти необхідні подробиці.

Іноді програми можуть містити матеріал, викладений в іншому стилі. У них можна включати технічну літературу, прес-релізи, заповнені анкети тощо, але стиль викладу не повинен суперечити стандарту звіту в цілому.

Як правильно оформляти сторінки в звітах?

Для оформлення сторінок існують різні засоби:

Прогалини. Щільний текст важко читати. У залежності від того, як використовується звіт-супроводжується нотатками, передається від одного читача до іншого або обговорюється на нараді-наявність вільного місця на сторінках має бути зручним для читачів. Не зменшуйте поля, залишайте достатні інтервали між параграфами, ретельно вибирайте інтервал (одинарний, подвійний або полуторний) і дотримуйтесь баланс між довжиною сторінок і загальною структурою звіту.

Розміщення тексту на сторінці. Різноманітні засоби сучасних текстових редакторів ставлять нас перед необхідністю правильного вибору. Приміром, набирати чи заголовки дуже великим шрифтом або розміщувати їх по центру сторінки? З величезної безлічі різних варіантів найкращі ті, які особливо зручні для читача.

Тип і розмір шрифту. Не застосовуйте одночасно занадто багато типів шрифту, і вибирайте той, який найбільш підходить для читання. Тут необхідно врахувати стандарти політики і практики своєї компанії. Більш дрібний шрифт можна використовувати, наприклад, для посторінкових виносок.

Виділення. Виділення повинні відповідати загальному оформленню сторінки. Крім курсиву можна застосовувати:

ВЕЛИКІ БУКВИ;

Жирний шрифт;

Підкреслення;

Спеціальні знаки;

Висновок тексту в рамку.

Всі ці кошти можна комбінувати.

Поділ на сторінки. Перехід від сторінки до сторінки-це реальний розрив тексту, і нова сторінка акцентує увагу читача на будь-якому заголовку, з якого вона починається. Розташувати текст на сторінці можна по-різному, наприклад, навмисне закінчити сторінку на середині речення, щоб змусити читача перейти до наступної сторінки.

Нумерація і вибір заголовків. Номери сторінок-зручний спосіб пошуку потрібного місця в тексті, тому сторінки завжди повинні бути пронумеровані. Крім того, необхідна чітка система нумерації заголовків і підзаголовків. Всі рівні заголовків повинні бути точно позначені цифрами або буквами і виділені відповідними типами шрифту, наприклад:

1. Головний заголовок

А) Підзаголовок

При виборі типу заголовків Ви можете керуватися такими основними принципами:

центрований заголовок більш важливий, ніж заголовок, вирівняний по лівому краю;

заголовок, вирівняний по лівому краю, більш важливий, ніж заголовок з відступом;

заголовок, цілком написаний великими літерами, більш важливий, ніж заголовок, написаний з великої літери;

підкреслений заголовок більш важливий, ніж заголовок без підкреслення;

заголовок, що стоїть відокремлено, більш важливий, ніж заголовок, за яким відразу йде текст.

Можна пронумерувати і параграфи (така нумерація надає тексту дуже формальний вигляд): 1, 1.2, 1.3 і т.д.

(1 - головний заголовок параграфа, 1.1-такими підпунктами і т.д.)

У результаті виходить дуже точна система посилань, яку можна використовувати під час обговорення звіту. При нумерації слід керуватися ступенем складності всього тексту.

Які правила використання таблиць і малюнків в тексті звіту?

Згідно старій приказці, краще один раз побачити, ніж сто разів почути. У деяких випадках набагато краще пояснювати зміст не словами, а наочними засобами. Як таблиці, так і малюнки незамінні при узагальненні великої кількості інформації і подання її в стислому вигляді.

При використанні наочних засобів дуже важлива простота зображень. Два прості графіки можуть бути ефективніше одного складного, причому їх легше і швидше побудувати. Завжди думайте про те, що потрібно читачеві, а не про те. Що можна намалювати. Ви даремно витратите час, становлячи складний, але має лише локальне значення графік, на який читач погляне тільки мигцем. Намагайтеся, щоб читачеві було зрозуміло зміст таблиць і малюнків без додаткового читання тексту.

Сучасна техніка дозволяє включати до звіту безліч графічних зображень, але це не означає, що їх потрібно застосовувати всі відразу й у всіх випадках. Нижче наведені деякі правила використання таблиць і малюнків в тексті бізнес-звіту:

Якщо таблиця чи малюнок мають розмір, більший, ніж половина сторінки, то вони поміщаються на окремій сторінці. Таблиця або малюнок меншого розміру можуть бути обрамлені текстом.

Таблиця або малюнок можуть розглядатися окремо від тексту. Це означає, що будь-яка людина, що переглядає звіт, повинен мати можливість поглянути на таблицю або малюнок і швидко зрозуміти його зміст. Для розуміння таблиці або рисунка необов'язково читати пояснювальний текст.

Для систематизації таблиць використовується наскрізна нумерація (1, 2, 3 і т.д.) або нумерація по розділам (1.1, 1.2, 2.1 і т.д.). Малюнки, як правило, нумеруються по розділах. Номер і назва таблиці поміщаються над таблицею. Номер і назва малюнка поміщаються під малюнком.

Іноді виникають сумніви з приводу того, чи повинні таблиця чи малюнок бути поміщені в тексті або ж вони можуть бути приведені у додатку, у кінці звіту. Вони повинні поміщатися в тексті, якщо читає повинен їх переглянути для того, щоб зрозуміти зміст звіту. Якщо ж така інформація може бути корисна, але не є необхідною, вона звичайно міститься у додатку. У тому випадку, якщо обсяг інформації досить великий (кілька або багато сторінок), то таблиця або малюнок також звичайно містяться у додатку.

Якщо у Вашому звіті Ви використовуєте таблиці або малюнки, ким-небудь де-небудь вже публікувалися, дайте посилання на джерело.

У тексті повинні бути посилання на всі таблиці й малюнки. Потім таблиця чи малюнок наводяться в кінці абзацу або на наступній сторінці (у випадку, якщо вони повинні бути поміщені на окремій сторінці). В останньому випадку сторінка, на якій проводилося згадка таблиці або рисунка, доповнюється текстом.

Якщо таблиця така, що її треба розміщувати на горизонтально орієнтованому аркуші, розміщуйте заголовок з боку внутрішніх полів або корінця таким чином, щоб таблиця проглядалася з боку зовнішніх полів звіту.

Як у таблицях, так і в малюнках (графіках) час (роки, місяці і т.д.), як правило, відкладається по горизонтальній осі.

Чи існують які-небудь правила брошурування звітів?

Звичайно, свої функції є й розрізнених аркушів паперу, але більшість звітів вимагає брошурування. Короткі документи для тимчасового внутрішнього використання досить скріпити степлером. В інших випадках можна застосувати інші засоби брошурування. Особливо зручні ті, які дозволяють не згинати перегортаємо сторінку. Іноді більш корисна друкована обкладинка, а іноді-прозора пластикова, що дозволяє бачити титульну сторінку. Можливо, у Вашій організації є спеціальні обкладинки для всіх видів звітів. Використання обкладинки може зробити звіти єдиних, зовні привабливими, і, крім того, обкладинка захищає сторінки звіту від зовнішніх пошкоджень.

Для поліпшення загального вигляду звіту та підвищення його привабливості можна застосовувати різні технічні засоби, наприклад:

Колір обкладинки звіту, відповідний друкованому бланку організації або автора;

Кріплення обкладинки, що дозволяє приєднувати до звіту брошури або друковані матеріали меншого розміру;

Засіб кріплення візиток і карток.

Вибір засобів брошурування залежить від смаку автора і практичних міркувань, але при цьому, як завжди, найвищим критерієм є читач і Вашу думку про те, що для нього зручно.

У канцелярських коштів різна вартість, але ж шкода псувати всю човен, заощадивши на рубль смоли. Звіт може бути таким важливим, що різниця в ціні обкладинки не буде мати значення. Зрозуміло, і тут потрібно дотримуватися балансу. Наприклад, для довгого і широко розповсюджуваного звіту краще зробити якісну обкладинку і трохи заощадити, надрукувавши текст з двох сторін кожного аркушу.

Варто обдумати і спосіб розсилки звіту, особливо якщо він прямує за межі Вашої організації. Яким би способом не відправлявся звіт: без конверта, в жорсткому або м'якому конверті-він має надійти адресату таким же привабливим, яким було надіслано.

Технічні засоби пересилання, звичайно, дуже ефективні, але можуть знизити враження від звіту. Наприклад, електронна пошта забезпечує високу швидкість доставки, але не дозволяє оформити звіт у вигляді значного документа.

Пам'ятайте, що не слід ігнорувати жоден фактор, ні одну деталь зовнішнього оформлення, підсилюють враження від звіту.

Корисні поради

ЗАВЖДИ ПОЧИНАЙТЕ РОБОТУ НАД БУДЬ ЗВІТОМ З ПОСТАНОВКИ ЦІЛЕЙ

ЗМІСТ ОСНОВНОЇ ЧАСТИНИ ЗВІТУ повинні відповідати поставленим МЕТИ

ПРИ НАПИСАННІ ЗАГОЛОВКИ дотримуватись відповідних правил І Будьте послідовні

Забезпечити ТЕКСТ СООТВЕТСТВУЮЩІЕМІ Таблиці та малюнки

ЗРОБІТЬ НЕОБХІДНІ ПОСИЛАННЯ НА ДЖЕРЕЛА ІНФОРМАЦІЇ

УВІМКНІТЬ У ЗВІТ НЕОБХІДНІ ПОПЕРЕДНІ І ДОДАТКОВІ ЧАСТИНИ

ДОТРИМУВАТИСЬ належному рівні ОФІЦІЙНЕ

Дотримується одноманітність В ОФОРМЛЕННІ ОКРЕМИХ СТОРІНОК ЗВІТУ

НЕ ЗАБУВАЙТЕ про читача-постаратися виправдати їх очікування

ПАМ'ЯТАЙТЕ, ЩО ВИ МОЖЕТЕ НАПИСАТИ ХОРОШИЙ ЗВІТ-ВАРТО ТІЛЬКИ ЗАХОТІТИ І ПРЕДСТАВТЕ ДО ЦЬОГО ТРОХИ ЗУСИЛЬ!

10. Типові помилки при написанні звітів.

Ситуація: «У мене постійно виникають проблеми при підготовці звітів. Я насилу підбираю слова. А те, що виходить в результаті-на жаль! - Далеко від досконалості. Може бути, я даремно намагаюся, і в мене просто немає відповідних здібностей? »

Помилка: Працюючи над звітом, пам'ятайте, що Ви, безумовно, можете написати хороший документ. У даному випадку мова йде про навички письма і знаннях, які можна постійно набувати й удосконалювати. Навіть для того, щоб позбутися від деяких старих звичок, потрібен час і усвідомлені зусилля. Будь-яка людина може поліпшити свій стиль письма. Для цього необхідно тільки трохи потрудитися і вміти сприймати критику. Ваші зусилля будуть винагороджені сторицею, і Ви будете легко і швидко писати звіти.

Ситуація: «Колеги часто скаржаться, що мої звіти неможливо читати, що вже після першої сторінки вони нічого, крім роздратування, не відчувають. Я не можу зрозуміти, в чому справа ... »

Помилка: Швидше за все, Ваш стиль відрізняється недбалістю, і Ви допускаєте помилки, дратівливі читачів. Неуважність-постійна пастка для людини, що пише. Він потрапляє в неї не тому, що помиляється при виборі, а тому, що пише автоматично, не приділяючи увагу деталям. Задумайтеся, наприклад, що означають вирази: досить хороший (або поганий), досить дорогий, дуже унікальний? Всі вони не справляють ніякого враження і викликають хіба що подив.

Бути може, Ви використовуєте занадто багато формальних виразів, що ускладнює сприйняття і створює відчуття старомодності стилю. Вираз «в тому випадку, коли ...» виглядає набагато більш громіздким, ніж звичайне «якщо ...». Подивіться також, чи не занадто Ви захоплюєтеся вживанням побитих виразів і «улюблених» фраз.

Читача зазвичай дратує часте вживання кліше (тобто загальновідомих фраз і виразів). Дуже важливі також граматика, синтаксис і пунктуація. Проте варто пам'ятати, що деякі правила створені для того, щоб їх порушувати, а старі правила деколи втрачають свою силу. Читача можуть дратувати наступні помилки: занадто велике або занадто маленька кількість знаків пунктуації; тавтологія (зайве повторення, коли сенс вже розкрито), парадоксальне поєднання слів, що виглядає безглуздим. Однак у ділових документах можуть порушуватися деякі діючі правила мови, і такі порушення бувають корисні. Наприклад, можна починати пропозиції зі слів «і», «але», «тому», «або», що дозволяє уникнути занадто довгих речень.

Ситуація: «Як радять знаючі люди, після завершення роботи над звітом я перечитую його, щоб знайти помилки і недопрацювання. Однак я не розумію, на що саме слід звертати увагу ... »

Помилка: Для того, щоб оцінити якість отриманого документа, Ви повинні налаштуватися на рішення задач певного типу. Намагайтеся не просто перечитувати документ, а відповісти на наступні питання:

Чи ясна структура звіту?

Чи відповідає структура звіту поставленим Вами цілям та завданням?

Складено чи він логічно й послідовно?

Чи правильно підібрані заголовки?

Вивірено чи звіт «з голови до хвоста» з точки зору змісту, перехресних посилань і т.п.

Чи всі фрази і пропозиції зрозумілі і легкі для сприйняття?

Спробуйте поглянути на звіт не з позиції автора, а очима читача. Відкладіть написаний текст на деякий час. Найчастіше він виглядає зовсім по-іншому після перерви або заняття іншою справою.

Ситуація: «Мені часто кажуть, що моя основна проблема в тому, що я не вмію писати висновку, і саме це псує все враження від моїх звітів, але ніхто не говорить, що саме я роблю неправильно ...»

Помилка: Закінчення звіту може здаватися легким: закінчив і зупинись. Проте все не так просто. Деякі звіти не мають закінчення, що призводить до порушення структури основної частини звіту, що викликає у читачів роздратування. Тому уникайте наступного:

Помилкові закінчення. Чи не доводилося Вам бачити звіти, в останніх параграфах яких по кілька разів зустрічаються слова «І, нарешті ,...»? Якщо Ви уважно подивитеся свої звіти, то, не виключено, виявите те ж саме!

Невиправдане розширення структури. Блукання поза межами останнього заголовка без реального переходу до останнього розділу призводить до того, що збільшується кількість сторінок, що містять повтори і недоречні відхилення від теми.

У висновку три конкретні цілі:

1. Отримати та подати висновки, що відповідають типу документа і природі його аргументації.

2. Об'єднати зміст і підвести його підсумок.

3. Закінчити звіт позитивно, на «високій ноті». Оскільки багато звіти пов'язані з рутинними, а не видатними справами, закінчення має висловлювати певну силу і авторитет, а не бути простим «хвостом» звіту.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.dist-cons.ru/


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Міжнародні відносини та світова економіка | Курсова
127.4кб. | скачати


Схожі роботи:
Значення звітів бібліотеки Види звітів
Системи і засоби формування звітів
Види звітів про грошові потоки
Основні види і зміст консультаційних звітів
Складання та подання фінансових звітів банку
Складання та подання фінансових звітів банку
Склад річного та періодичного бухгалтерських звітів на російських підприємствах
Бази даних Створення форм і звітів на прикладі ACCESS
Створення автоматизованої інформаційної системи Звід звітів для УВО при ГУВС Пермського краю

Нажми чтобы узнать.
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru