додати матеріал

приховати рекламу

Презентація

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

Міжнародна Академія Бізнесу та Банківської Справи

Факультет Управління і Фінансів

РЕФЕРАТ

з курсу "Техніка самоорганізації"

на тему: "Презентація: сенс, призначення, зміст"

Студента Кудерова Максима

1 курсу групи УФ-61

спеціальності 060400

фінанси і кредит

Тольятті 1996

ЗМІСТ

1. Введення ................................................. .................................................. .................................................. ..................................... 3

2. Огляд літератури за темою .............................................. .................................................. ........................................... 4

2.1 Що таке презентація, її призначення і сенс ......................................... ......................................... 5

2.2 Підготовка презентації ............................................... .................................................. .............................................. 7

2.3 Аналіз мети ............................................... .................................................. .................................................. ....................... 7

2.4 Аналіз аудиторії ............................................... .................................................. .................................................. ..... 10

2.5 Планування мови або презентації ............................................. .................................................. ............ 14

2.6 Розробка головної ідеї .............................................. .................................................. ........................................... 15

2.7 розпланування часу ............................................... .................................................. ....................................... 15

2.8 Приклади планування промови .............................................. .................................................. ...................................... 16

2.9 Прогноз довжини ............................................... .................................................. .................................................. ................... 17

2.10 Вибір стилю ............................................... .................................................. .................................................. ....................... 17

2.11 Розробка мови або презентації ............................................. .................................................. ................. 18

2.11.1 Вступ .............................................. .................................................. .................................................. .................. 18

2.11.2 Основна частина ............................................. .................................................. .................................................. ......... 19

2.11.3 Висновок (the final summary )......................................... .................................................. ................... 20

2.11.4 Період задавания і відповідей на питання (quetion-and-answer period )................................. .................................................. .................................................. .................................................. .. 21

2.11.5 Використання наочних методів і матеріалів (visual aids )...................................... .................................................. .................................................. .................................................. ... 21

2.12 Майстерність відмінною презентації .............................................. .................................................. .............. 27

2.13 Підготовка до успішної мови ............................................. .................................................. .............................. 28

2.14 Успішна мова ............................................... .................................................. .................................................. .............. 28

2.15 Відповіді на питання .............................................. .................................................. .................................................. ..... 30

3 Думка автора роботи .............................................. .................................................. .............................................. 33

4. Висновок ................................................. .................................................. .................................................. .......................... 32

5. Список використаної літератури ............................................... .................................................. .............. 34

1. ВСТУП

Головною підставою для написання цього досить об'ємного реферату є виконання штрафного роботи з курсу "Техніка самоорганізації" як одне з отримання заліку за курсом.

Соотвтственно цілями виконання цієї роботи є:

1. Виконання штрафний роботи.

2. Закріплення матеріалу з курсу інформаційної культури ("бібліотечна справа")

3. Отримання навичок написання та оформлення рефератів.

Даний реферат містить досить докладну інформацію про презентацію і особливо цінний тим, що написаний з використанням літератури англійською мовою, тому що російською мовою література найбільш відповідна темі реферату після довгих поско не була знайдена.


2. ОГЛЯД ЛІТЕРАТУРИ

Знайти літературу на цю досить просту тему, і тим більше написати по цій літературі реферат більше 30-ти сторінок виявилося складніше, ніж я припускав. Вся знайдена російською мовою література лише побіжно стосувалася необхідної теми. Були зокрема знайдені наступні книги:

1. Брошура Зеленової "Культура ділового спілкування". У розділі "Презентація" довжиною в 2 сторінки невеликого формату розглядаються лише загальні поняття презентації фірми, а також аспекти ділового етикету презентації. Інформація з цієї книги в реферат не включена.

2. Є. Берман. "Маркетинг". У цій досить значною книзі презентація також вказана як один із способів просування (promotion) продукту. Також містить цілі презентації, проте інформації знову ж таки вкрай не достатньо (1 сторінка).

3. Якщо посмореть в найбільш близьку до теми книгу Д. Карнегі (за якою більшість рефератів на цю тему і писалося) "Як виробляти впевненість у собі і впливати на людей, виступаючи публічно", то вона є найбільш відповідною зі знайдених в бібліотеках міста книг. Однак слід зазначити знову, що описувані пункти в ній досить поверхневі .. Книга, навіть судячи з її назвою, описує лише частина презентації, а саме - мова оратора.

4. Найбільш підходяща книга - "Business communication today (second edition)" яка була покладена в основу цього реферату. Вона містить повну докладну інформацію про теорію презентації.

Саме за останньою книгою і написаний даний реферат.

2.1 ЩО ТАКЕ ПРЕЗЕНТАЦІЯ, ЇЇ ПРИЗНАЧЕННЯ І СЕНС

"Презентація, від лат. praesentatio -

1. Подання, пред'явлення переказного векселя особі, зобов'язаному зробити платіж (трасату).

2. Суспільне уявлення чого-небудь нового, що недавно з'явився, створеного, наприклад: книги, журналу, кінофільму, телепрограми, організації. "*

Відзначу також, що в більшості рефератів на дану тему має місце помилка: російське слово "презентація" сталося не від англійського Presentation, а від латинського (див. вище).

Так значення слова "презентація" тлумачить Сучасний словник іншомовних слів (1993). Відразу слід зазначити, що даний реферат описує призначення, сенс і зміст презентації тільки в другому значенні цього слова.

Отже, презентація є представлення громадськості чогось нового, з певними цілями.

Презентації бувають наступних видів:

· Презентація громадської організації (фірми, акціонерного товариства, корпорації тощо). Цілями такої презентації є: створення іміджу фірми серед ділових кіл, створення або відтворення сприятливого образу фірми, реклама імені фірми. По суті своїй така презентація є частиною рекламної кампанії організації.

· Презентація товару. Мета такої презентації зрозумілі: створення знання про нову марку, товар або послугу на цільовому ринку, ознайомлення потребітей з новими можливостями товару, розкладу магазину, і т.д., досягнення переваги марці і т.п. Більш ясно мети торгової презентації та презентації фірми можна зрозуміти по таблиці 2.1.1

Презентація * Сучасний словник іншомовних слів. М: 1993.

Таблиця 2.1.1 Цілі презентації товару.

Вид цілей Цілі
Інформація · Створити знання про марку, новий товар або послугу на цільовому ринку. · Ознайомити споживачів з новим розкладом роботи магазину. · Скоротити час, що витрачається продавцями для відповідей на запитання.
Переконання · Досягти переваги марки, фірми, товару. · Збільшити відвідуваність магазинів. · Досягти прихильності марці.
Нагадування (Підтримання) · Стабілізувати збут. · Підтримувати прихильність марці, фірмі, товару. · Підтримувати впізнаваність марки, фірми, товару і образу.

· Презентація проекту. Мета цього виду презентації - інформування людей про якомусь проекті, визначення зворотної реакції до проекту, пошук зацікавлених у підтримці розробки та реалізації проекту. Цей вид презентації найбільш вимогливий до форми подачі, утримання та підготовці (див. нижче), оскільки передбачає переконання аудиторії в необхідності осущесвленія розробки або втілення проекту.

· Презентація обсягу і змісту виконаних робіт (звіт). Мета - ознайомити, надати певній вузькій групі людей результати робіт. Така презентація менш вимоглива до виконання певних правил підготовки і цілком може бувальщина спонтанної, якщо необхідні дані у вас під рукою і містяться в повному порядку.

· Презентація плану майбутніх робіт. Така презентація аналогічна попередньому виду презентацій, тільки об'єкт тут майбутні роботи організації або особистості. Цілями її можуть бути: інформування певного кола осіб про намічені роботах, опис намічених робіт з метою підвладна об'єкта презентації критичному аналізу і зміни.

Сенс і призначення презентації - передача інформації презентують у формі переконання певному колу присутніх з перерахованими цілями.

2.2 ПІДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Ця частина реферату своєю метою має передачу знань про підготовку якісної презентації вищого рівня. Для цього, у розділі описуються основні кроки з підготовки.

Кроки з підготовки презентації наступні:

1. Аналіз складу, мети, характеру і стану аудиторії.

2. Планування та розвиток вступу, основної частини і висновку для довгої формальної презентації.

3. Вибір, розробка варіантів використання демонстраційно-наочних матеріалів.

4. Безпосередньо підготовка до промови: написання тексту, плану, підготовка наочних матеріалів.

5. Підготовка до відповідей на питання з аудиторії.

Речі і презентації дуже схожі на інтерв'ю і ділові зустрічі: в процесі підготовки потрібно визначити цілі, проаналізувати аудиторію, розробити план для презентації своїх точок зору. Але промови та презентації на відміну від інтерв'ю та зустрічей події більш масового характеру, вони не орієнтовані на емоційні аспекти або на персональні проблеми.

2.3 АНАЛІЗ МЕТИ.

У процесі створення власної кар'єри людина може робити презентації або виголошувати промови з різних приводів. Наприклад, якщо він працює у відділі по роботі з персоналом, він може давати орієнтаційні відомості новим працівникам або пояснювати політику компанії. Якщо людина працює начальником відділу він може презентувати програми навчання персоналу. Якщо він консультант, він може давати аналітичні звіти. Якщо він працює бухгалтером або аудитором він може презентувати начальству звіти про фінансовий стан фірми. Як учений або інженер він може пояснювати технічні характеристики клієнтові або говорити на професійних зібраннях. Як президент він часто виступає перед зборами директорів, працівників, акціонерів або журналістів з різного роду звітами. Як людина, зацікавлена ​​у пошуку спонсора для свого проекту, він робить презентацію перед потенційними інвесторами.

Такі презентації й мови можуть бути віднесені до різного роду блоках у залежності від цілей. Мета допомагає визначити форму, зміст і стиль презентації, а також, як показує даний графік, рівень взаємодії аудиторії з презентами.

Графік залежності взаємодії аудиторії з презентом залежно від цілей останнього (графік 1) показує необхідність і важливість аналізу аудиторії якщо метою вашої презентації є переконання, проте не слід нехтувати аналізом аудиторії і при інших цілях. (Див. детальніше у наступному розділі)

Графік 1: Залежність рівня взаємодії з аудиторією від цілей презентації.

ПрезентаціяПрезентаціяПрезентація Рівень

взаємодії

з аудиторією.

Презентація


Високий

                                        

Презентація


Середній Мотивування Переконання

Презентація і розвага

Інформування

та аналіз

Низький

Презентація


Цілі презентації

· Мотивування або розвага. Коли намагаєшся когось розважити, то в основному презентація складається зі звичайної мови. Наприклад, коли ви говорите кілька слів про що минає на пенсію працівника, спочатку зробите кілька веселих коментарів про хорошу роботу пенсіонера і опишіть як він допоміг компанії. У процесі мовлення ви мотивуєте цього працівника на нові робочі подвиги. Аудиторія протягом такої промови поводиться пасивно. Якщо мета вашої презентації має такий характер, то необхідно ретельно підготувати лише саму промову і не звертати особливої ​​уваги на підготовку до запитань.

· Інформування або аналіз. Коли мета вашої мови інформування або надання аналізу, то така презентація передбачає взаємодію з аудиторією. Найчастіше така мова є збори определеной групи людей з метою прослуховування документа. Після прослуховування присутніх задають питання на розуміння та уточнення деяких даних. Презентації такого роду дуже часто використовуються у великих компаніях для моніторингу стану фінансів компанії і т. д.

· Переконання або запрошення до співпраці. Найбільше взаємодія передбачає презентація, метою якої є переконання кого-небудь взяти участь у різного роду актах або участь у співпраці зі спільного вирішення проблеми. Зазвичай презентація починається з надання інформації про обговорюваному об'єкті, щоб аудиторія зрозуміла ясніше про що йде мова, потім ви починаєте надавати аргументи на користь вашої точки зору і намагаєтеся схилити присутніх до потрібних для вас дій. Така презентація найбільш вимоглива до допоміжних об'єктів і якості мови. Крім того необхідно бути досить гнучким і прекрасно почувати ситуацію особливо в разі непередбаченого перебігу обставин. Необхідно постаратися ся до них підготуватися. Взаємодія з аудиторією настільки тут велике, що ви можете втратити контроль за ходом презентації. Тут не можна цілком покладатися на підготовлений і написаний текст, а пильно сдедіть за ситуацією і не давати їй виходити з під контролю.

Найчастіше мови і презентації використовують декілька з перерахованих цілей одночасно.

2.4 АНАЛІЗ АУДИТОРІЇ

Як тільки ви поставили цілі для вашої презентації, необхідно приступити до аналізу аудиторії. Як і навіщо це робиться?

Аудиторія - це ще один базовий елемнент вашої презентації і тому що саме для аудиторії мова і робиться, не можна не надавати аналізу ніякого значення і пропускати його, а навпаки саме аналізу аудиторії необхідно приділити особливе значення.

Ви можете домогтися кращого результату, якщо будете знати характеристики майбутньої аудиторії і використовуєте отримані дані у підготовці до промови.

Для початку треба визначити розмір аудиторії. Очевидно, що маленькі групи найбільш зручні для бурхливого обговорення і переконання. Але коли в групі більше 12 осіб нормальне обговорення стає неможливим.

Залежність розміру аудиторії від цілей пряма: чим менше мети припускають участь аудиторії у презентації, тим більше може бути розмір аудиторії і тим менше значення може надаватися якості людей, які прийшли на презентацію.

Також необхідно зіставити іншу потрібну інформацію про аудиторію. Ось деякі питання на які бажано знати відповіді перед презентацією:

1. Чи буде аудиторія в основній своїй масі дружня, байдужа або противна вашої точки зору?

2. Турбують їх теми, через які ви хочете переконати їх прийняти участь у конкретному дії який?

3. Який у аудиторії рівень розуміння, освіченість?

4. Скільки вони знають про те, що ви збираєтеся їм піднести?

5. Чи знають вони вас?

6. Чи шанують вони вас?

Відповіді на ці питання допоможуть вам вибрати кращий шлях для поведінки ефективної презентації.

А тепер кілька слів про те, як проводити аналіз аудиторії. Аналіз проводиться відповідно до пунктів в таблиці 4.2.1

Таблиця 2.4.1: Питання для аналізу аудиторії.

Основні розділи питань по характкрістіке аудиторії Конкретні питання по позначених тем.
Розмір і склад аудиторії. · Спрогнозуйте, скільки людина прийде на презентацію · Виямніте чи є у них які-небудь політичні, релігійні, професійні комплекси або упередження. · Проаналізуйте співвідношення чоловіків і жінок, вік присутніх, ставлення присутніх до певних соціальних і етнічних груп, професійні аспекти діяльності присутніх.
Аналіз можливої ​​реакції публіки Проведіть аналіз, навіщо конкретні люди прийшли на презентацію. · Визначте ставлення публіки до предмета презентації. 1. Вирішіть чи зацікавлена ​​в ньому аудиторія або байдужа. 2. Отрефлексіруйте як аудиторія реагувала на презентації такого роду в минулому. 3. Визначте які сторони предмета і в якому світлі краще показати даної аудиторії. 4. Визначте чи будуть труднощі в розумінні частин вашої презентації. · Аналізуйте настрій публіки в момент презентації: чи будуть вони вже втомленими після недавно відбулася презентації, чи будуть вони голодні і чекати швидкого обіду і т. д. · Обчисліть який спосіб підношення інформації буде найбільш ефективним , вигідним і справить найбільше враження на присутніх: надання технічної інформації, статістічекого аналізу, історичної інформації, демонстрація, подібний приклад і т. д. · Передбачити відповідь публіки: пропишіть шляху реакції на ваші дії · Смодуліруйте можливо найгіршу аудиторію і спробуйте спробувати діяти в такій ситуації. · передбачити можливі уточнення та запитання. · Проаналізуйте найгірше, що може статися на презентації.
Рівень розуміння аудиторії. · Визначте, чи знає аудиторія, що-небудь про об'єкт презентації, наприклад проаналізуйте чи є серед присутніх хто-небудь з таким же набором знань з даного питання. · Проаналізуйте чи знайома аудиторія з вашим словником. · Спрогнозуйте, чи всі здатні зрозуміти те, що ви говорите. · Визначте, яку підтримує інформацію необхідно надати аудиторії для кращого розуміння предмета. Подумайте про конкретні цифри і специфікаціях, які вас можуть попросити надати або вам потрібно буде сказати. · Проаналізуйте, чи включає в себе об'єкт презентації рутинне, тривалий надання інформації, чи знайома тема присутніх.
Відносини презентує з публікою. · Проаналізуйте як така аудиторія зазвичай реагує на виступи ораторів. · Визначте наскільки аудиторія дружня, відкрита, гостинна вашої точки зору, вашому стилю презентації. · Визначте як аудиторія налаштована по відношенню до вас. · Проаналізуйте, чого присутні від вас хочуть. Подумайте про ваших колишніх відносинах з аудиторією. · Визначте вашу роль і статус. · Визначте чи є у аудиторії схильності, які можуть працювати проти вас. · проаналізуємо можливі ставлення публіки до побудови вашої презентації. · Визначте які аспекти підтримувальної інормацією будуть виглядати для даної аудиторії найбільш надійно .

2.5 ПЛАНУВАННЯ МОВИ АБО ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Розробка стратегії розгортання виступу складніше, ніж написання документа. Якщо ви не зробите вашу презентацію легкою для розуміння, можливо аудиторія не відреагує на неї потрібним для вас чином і ви втратите потенційний вигідний контракт або інвестора у ваш проект, тому що вони можуть просто не зрозуміти або прослухати важливі пункти вашого виступу.

Для максимального ефекту і досягнення намічених цілей, після аналізу аудиторії необхідно приступити до розробки плану мови або презентації надаючи цьому нітрохи не менше значення.

2.6 РОЗРОБКА ГОЛОВНОЮ ІДЕЇ

Перший крок - це визначення головної ідеї, навколо якої і буде будуватися ваша презентація. Головна ідея повинна бути пов'язана з вашим об'єктом і повинна служити стрижнем, на який кожен присутній повинен нанизувати одержувану від вас інформацію. Це подібно рекламного девізу, який нагадує покупцеві про переваги рекламованого продкта. Ваша мета - розробити таку головну ідею, щоб зробити презентацію цікавою для аудиторії і зробити об'єкт презентації для присутніх таким же цікавим, як він цікавий вам.

Спробуйте сформулювати вашу головну ідею в одне речення.

Ось кілька прикладів:

· Попит на низькокалорійні високоякісні заморожені продукти підвищиться через соціальних та економічних змін.

· Реорганізація касового відділу призведе до поліпшення сервісу з одночасним зниженням витрат.

· Розміщення замовлення у нас має сенс тому, що ми пропонуємо швидку доставку та знижки.

· Нова програма оздоровлення спонукає робітників до більш якісної праці і зменшить пропуски через хворобу.

· Пан Сидоров був дуже потрібним працівником в нашій фірмі і ми будемо ним нудьгувати, коли він удет на пенсію.

· Після 10-ти місяців невдач, збитків і невизначеності ми можемо пишатися нашою компанією, яка пережила смугу невдач і стала одержувати прібилль.

Відзначте, що кожний приклад містить головну інформацію (summary) про конкретний предмет презентації і сприятливо діє на аудиторію.

2.7 ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ

З добре розробленою головною ідеєю вашого виступу, можете приступити до розпланування часу і структури вашого виступу. Структура, яку ви утрвердіте для виступу, повинна бути пов'язана з метою, аудиторією, предметом презентації і від відведеного для виступу часу.

Якщо у вас 10 або менше хвилин для виступу, необхідно організувати його так, щоб умістити основні пункти, отже воно буде схоже на коротку витримку з повної, розгорнутої презентації.

Почніть з невеликого плану вашої майбутньої промови, в основній частині поясніть всі аспекти предмета презентації, у висновку коротко повторіть основні частини виступу і головну думку.

Більш довгі промови та презентації мають бути організовані як звіти. Якщо ваша мета - розважити, мотивувати або інформувати, використовуйте природний порядок в залежності від об'єкта, жорсткої структури тут бути не може. Якщо ж мета - аналізувати, переконувати або схиляти до сотрднічеству організуйте презентацію навколо основних аргументів, думок. Використовуйте натуральний порядок якщо аудиторія дружньо налаштована, сприйнятлива і навпаки - підходьте до основних вашим аргументам акуратно, якщо ви відчуваєте опір аудиторії.

Як тільки слухачі втратили нитку виступу, дуже складно буде повернути їх назад, крім того, вони можуть пропустити важливі пункти вашої презентації. У них немає зручної функції перегляду того, що було сказано кілька хвилин тому, так, що через втрату уваги слухачів страждаєте перш за все ви. Навчіться планувати свою промову так, щоб рутинні блоки інформації чергувалися з цікавими фактами статистики або історичними аспектами. Так, що саме ви повинні думати як організувати передачу основних думок аудиторії.

Поясніть як ви збираєтеся організувати свій виступ і постарайтеся лімітувати кількість основних пунктів і думок вашого виступу до 3-4 навіть якщо мова або презентація досить довга. Переконайтеся, що ви вибрали найбільш корисні і цікаві дані так, що ви контролюєте увагу публіки. Пам'ятайте, що слухачі не можуть пропускати непотрібну інформацію, як під час читання, таким чином, скоротіть до мінімуму такого роду інформацію.

2.8 ПРИКЛАДИ ПЛАНУВАННЯ МОВИ

Ось приклад планування короткій промові:

Назва: "Хто володіє Ван Гогом?"

Мета: переконати начальство, що предмети мистецтва - хороший варіант інвестиції.

1. Вступ: Холодним березневого ранку на знаменитому аукціоні Крісті в Нью-Йорку знамениті "Соняшники" Ван Гога були продані за 39.9 мільйонів доларів. Покупець? Японська страхова компанія!

2. Корпорації стають основними покупцями предметів мистецтва.

А. Більше 1000 корпорацій мають власні колекції мистецтва

Б. Компанії роблять це з трьох основних причин:

1. Керівництво любить мистецтво.

2. Реклама надійності компанії та формування естетично іміджу.

3. Стабільне зростання ціни на твори мистецтва.

3. Більшість колекцій консервативні.

4. Багато колекцій зросли в ціні.

А. Компанія Пепсі Кола Inc. заплатила $ 150.000 за скульптуру Олександра Кальтера. Тепер ця скульптура коштує близько $ 1. млн. (показуються слайди)

Б. Колекція First Bank System Inc. 'S за 3 млн. доларів зросла в ціні у два рази (показуються слайди)

В. двохмільйонна колекція компанії Sterling Regal з 180-ти творів мистецтва варто зараз близько 4.5 мільйонів доларів. (Слайди)

Г. Domino Pizza інвестувала 7.5 млн. у свої колекції, які стоять зараз 12 млн. (слайди)

5. Висновок: Інвестування в предмети мистецтва дає й моральне і матеріальне збагачення.

2.9 ПРОГНОЗ ДОВЖИНИ

Довжина виступу або презентації часто суворо обмежена. Оскільки поруч із вами повинні виступати інші оратори, крім того у самих слухачів є безліч інших справ., Ви повинні навчитися урізати ваші дані таким чином, щоб залишати найголовніше, заощаджуючи при цьому свій час і час своїх слухачів.

Як тільки розпланована сама мова, можна більш акуратно спланувати необхідне для презентації час. Середній оратор говорить зі швидкістю 100-125 слів за хвилину або близько соеднего параграфа. Припустимо, що вам треба розповісти про три основних пунктах. У десятихвилинної доповіді, можна витратити 2 хвилини на поверхневе пояснення кожного пункту, зробивши вступ і висновок по хвилині довжиною. Якщо у вас годинну доповідь, вступ може зайняти 5 хвилин. Наступні 30-40 хвилин будуть містити більш детальну інформацію про кожного з пунктів вашої доповіді (по 10-14 Мінт на одну тему). Висновок може зайняти від 3 до 5-ти хвилин. Решта 10-20 хвилин будуть зарезервовані під питання з аудиторії.

Що ж краще 10-ти хвилинна промова або презентація на 1 годину?

Все залежить від об'єкта, цілей, характеру аудиторії і відпущеного часу. Для легко сприйманого об'єкта і відповідної аудиторії 10 хвилинного доповіді цілком достатньо, і якщо ваш об'єкт складний, а цілі включають в себе переконання трудновоспрінімающей публіки, то презентація повинна тривати довше.

2.10 ВИБІР СТИЛЮ

Інший важливий елемент підготовки і планування презентації - вибір відповідного стилю. Все знову ж таки залежить від цілей, характеру мови і аудиторії, бюджету, часу відпущено на підготовку. Якщо зміст промови формальне: звіт про виконану роботу або фінансовий стан фірми, то й стиль самого виступу повинен бути таким.

Загалом, якщо всі присутні вам знайомі і їх кількість невелика, то дозволяється дещо відступити від формального характеру промови для більш кращого сприйняття.

З іншого боку, якщо якщо догана з величезною аудиторією незнайомих вам людей і сама презентація дуже важлива, то ви Дольний встановити більш формальну атмосферу.

Посадіть людей до лав. Показуйте їм слайди і короткі фільми, щоб підтримати зміст вашої мови. Використовуйте докладний план виступу. Формальність досягається також встановленням дістаціі між презентують і аудиторією: як психологічної так і фізичної.

2.11 РОЗРОБКА МОВИ АБО ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Підготовка до до більшості виступів дуже схожа на написання формального звіту, правда, з одного різницею - необхідно реорганізувати текст для усної презентації. Це одночасно і трудність і нова можливість.

Можливість укладена у взаємодії між виступаючим і аудиторією. Коли говориш з групою людей, це одночасно і передача їм інформації та отримання її від аудиторії. І, як наслідок, результат цього, використання одержуваної в процесі презентації інформації, редагування мови вже в процесі виступу. Замість того, щоб просто подавати аудиторії свої ідеї, ви можете презентувати їм їхні ж ідеї або використовувати їх для взаємного компромісу. У презентує є також можливість реагувати на міміку та жести аудиторії.

Але за це ви приносите кілька жертв, найголовніша з них - втрата контролю. Спілкування з аудиторією передбачає гнучкість, і чим більше передбачається взаємодія, тим більше гнучким треба бути і тим уважніше стежити за ходом презентації.

2.11.1 ВСТУП

Багато що потрібно зрозуміти і зробити в перші хвилини вашого виступу: необхідно визначити настрій аудиторії, інтерес до вашої теми, необхідно також підготувати людей до подальших дій. Ось чому дуже важливі перші хвилини виступу.

Перше, що необхідно зробити, це привернути інтерес публіки. Ось п'ять можливостей і шляхів для залучення і збереження уваги публіки:

· Використовуйте гумор. Бізнес - річ серйозна, але це не означає, що не можна включати легкі жартівливих вставок і коментарі. Гумор допомагає розслабитися, добре налаштувати аудиторію по відношенню до себе.

· Розкажіть історію. Більшість людей зацікавлені в різного роду історіях і з задоволенням їх слухають, так що ви можете без труднощів знайти підходящу історію ілюструє потрібний вам факт.

· Будуйте виступ навколо яскравого прикладу. Психологи кажуть, що можна змусити людей пам'ятати важливі пункти вашого виступу пов'язуючи їх з конкретним чином.

· Поставте запитання. Задавання питання залучає публіку в ваш виступ.

· Наведіть цікаві статистичні дані. Люди люблять подробиці. Якщо ви надасте цікаву статистику, це допоможе розбудити публіку.

Саме так найкраще починати свою промову, щоб спочатку захопити увагу публіки.

Крім того, вступ має коротко містити основну думку презентації, ідентифікувати додаткові (supporting) дані, обумовити подальший розвиток виступу.

Як тільки ви встановили каркас виступу, заволоділи увагою аудиторії, можна приступати до основою частини:

2.11.2 ОСНОВНА ЧАСТИНА

Пам'ятайте, що основна частина повинна містити не більше 3-4 основних думок, інакше аудиторія дуже погано сприймає всю презентацію. Можна використовувати той же тип побудови основної частини як в листі, звіті, але необхідно прагнути до простоти і уникати складних, важко сприймаються словесних конструкцій, якщо ви не хочете тут же потрять завойоване у вступі увагу публіки.

Чим довше презентація, чим більше фактів і думок ви надаєте, тим складніше публіка сприймає. Поетом, якщо ви переходите від однієї важливої ​​думки до іншої, коротко повторюйте основну думку сказаної частини.

Ось деякі поради допомагають утримати увагу аудиторії:

· Співвідносите об'єкт презентації з потребами присутніх. Люди зацікавлені в речах, що стосуються їх особисто.

· Використовуйте просту мову. Люди засинають швидше, якщо оратор говорить формальним мовою, повним складних конструкцій і нагромаджень. Якщо презентація містить у собі абстрактні ідеї, постарайтеся показати як ця абстракція співвідноситься з реальним життям.

· Поясніть як ваш об'єкт співвідноситься з уже знайомими і прийнятими ідеями.

· Приводьте приклади. Це дозволяє глядачам легше зрозуміти про що ви говорите і запам'ятати.

Можна також привертати увагу змінюючи тон голосу, використовуючи жести і міміку.

2.11.3 ВИСНОВОК (THE FINAL SUMMARY)

Як тільки ви закінчили викладати основні пункти вашої презентації, приступайте до ув'язнення.

Не дозволяйте собі після важливої ​​основної частини зім'яти ув'язнення. Висновок також важливо, і навіть важливіше ніж вступ або основна частина презентації. На укладення плануйте приблизно 10% від загальної тривалості виступу.

Почніть висновок з повідомлення публіці про це. Це дозволить слухачам докласти останні зусилля щодо утримання своєї уваги. Після цього можна коротко повторити основні думки виступу. Кількох пропозицій досить, щоб нагадати людям про сказаних речах і закріпити це в їхній пам'яті.

Якщо мета презентації - переконати будь-кого, закінчіть її повтором основних аргументів. Якщо мета - мотивування - закінчите девізом.

Якщо з аудиторією досягнуто згоди, повторіть консенсус в декількох реченнях.

Закінчуйте на позитивній ноті. Останні слова повинні бути запам'ятовуються і з ентузіазмом. Альтернатива цьому - заканчіванія питанням. Покиньте аудиторію і примусьте її думати.

Пам'ятайте, що висновок повинен закінчувати презентацію. Ви повинні залишити аудиторію з задоволеним почуттям, з почуттям завершення, закінченості. Не пред'являйте нових ідей під час укладання та не намагайтеся змінити тут настрій публіки.

2.11.4 ПЕРІОД Задавання І ВІДПОВІДЕЙ НА ПИТАННЯ (QUETION-AND-ANSWER PERIOD)

На додаток до вступу, основної частини і висновку ваша презентація повинна включати в себе і час для відповідей на виниклі у аудиторії питання.

Хоча ви і повинні по ходу виступу взаємодіяти з публікою, для відповідей на питання потрібно виділити час, який залежить від мети вашого виступу. Якщо мета - мотивувати або інформувати, то дана частина може бути відсутньою і може бути практично незапланованої. Якщо мета - переконати, то до періоду питань слід ретельно підготуватися, і відвести від 20% і більше від загального часу виступу.

Крім того, якщо аудиторія маленька і досить знайома, то можна дозволити їм задавати питання по ходу презентації. Однак, краще буде якщо ви відведете окремий час для запитань. Це допоможе краще контролювати презентацію і уникнути перескакування з теми на тему. Переривання ходу надання аргументів зіпсує загальне враження і принесе ризик втрати контролю над ситуацією. Так що краще попровіть аудиторію відкласти їхні запитання на кінець презентації.

При підготовці до даної частини виступу необхідно спробувати передбачити можливі питання, спробувати дати на них відповіді, щоб питання не застав вас зненацька, і кинув у тривале обмірковування.
2.11.5 Використання наочних МЕТОДІВ І МАТЕРІАЛІВ (VISUAL AIDS).

Наочні матеріали допомагають як оратора, так і публіці запам'ятати основні пункти виступу. Більшість формальних промов та презентацій включають в себе використання наочних посібників.

Вони подобаються як і професійним ораторам оскільки допомагають переконати публіку у своїй точці зору і допомогти їй запам'ятати основні моменти, так і новачкам, оскільки відволікають увагу слухачів від фігури оратора.

Існують два основних типи наочних посібників:

· Текстові. Допомагають слухачеві стежити за ходом розгортання аргументів. Використовують зорову пам'ять аудиторії, допомагаючи при цьому у запам'ятовуванні.

· Графічні. Ілюструють головні пункти виступу. створюють образи, які впливають морально і створюють більш глибоке і грунтовне враження від презентації. Допомагають у запам'ятовуванні.

Як текстові так і графічні наочні посібники повинні бути досить прості, тому що глядачі не можуть одночасно і слухати оратора і аналізувати і сприймати складні наочні посібники.

Текстові повинні складатися не більше ніж з шести рядків, не більше, ніж з шістьма словами в рядку. Вони повинні бути наочні: написані великими літерами і з ипользованием порожнього простору між ними.

Графічні зазвичай представляють собою діаграми, графіки, малюнки, схеми. Графічні матеріали повинні бути спрощеною версією аналогічних в документах. Щоб допомогти аудиторії зрозуміти призначення матеріалу короткий його зміст повинен бути там написано. Наприклад напис під графіком: "Прибуток зріс на 15%"

Коли уявляєте наочні матеріали публіці потрібно, щоб слухачі одночасно і слухали оратора і витягували змив з матеріалів. Як зробити це? Ось кілька корисних порад з використання наочних посібників:

· Переконайтеся, що всі бачать демонстровані матеріали.

· Дайте аудиторії час, щоб прочитати і зрозуміти сенс перш, ніж їм належить продовжити слухати мову.

· Одне наочний посібник має виражати одну ідею.

· Ілюструє тільки головні пункти, а не всю презентацію.

· Не демонструйте те, що може конфліктувати з тим, що ви презентіруете.

· Не читайте те, що написано на наочному посібнику, замість цього перефразуйте і доповніть.

· Коли ви закінчили дискусію з питання, що ілюструється, приберіть матеріали з очей аудиторії.

Пам'ятайте, що наочні матеріали не головне, не увлекатесь ними, вони лише доповнюють ваші слова, а не навпаки.

Візуальна допомога для документів обмежена папером, але коли ви робите презентацію вибір засобів для візуалізації ваших ідей досить широкий і, завдяки технічному прогресу, постійно розширюється.

Ось деякі з них:

1. Тексти. Навіть під час презентації корисно надати публіці план вашого виступу, щоб вона слідкувала за ходом розгортання презентації. Тексти особливо хороші при невеликій аудиторії активно бере участь у процесі. Але вони можуть принести і негативний ефект, тому що втягують слухачів в читання матеріалів, відволікаючи їх від вашої мови і вони втрачають основну ідею виступу з усіма наслідками, що випливають звідси для вас наслідками.

2. Дошки. Коли ви адресуєте виступ невеликій групі людей і хочете намалювати головну думку, то дошки (для крейди або маркера) є тут найкращим засобом. Але це в деяких ситуаціях не досить формально і забирає час від вашого виступу.

3. Діаграми. Великі листи, прикріплені до верху дошки, дуже ілюстративні. Ви можете повісити кілька таких діаграм: по одній на кожен пункт вашого виступу. Діаграми найбільш ефективні, коли вони яскраві й прості. Як загальне правило: не пишіть більше 4-х графіків на одну діаграму.

4. Проектори. Найбільш зручний засіб, оскільки дозволяє багато ілюструвати мова. Крім того вам не треба гасити світло, таким чином ви не втрачаєте зв'язок з аудиторією. Ще одна істотна зручність цього методу - простота у підготовці матеріалів: досить лише надрукувати їх на звичайному аркуші паперу, саме тому проектори отримали широке поширення.

5. Слайди. Змістом слайдів може бути текст, діаграми, графіки, схеми, малюнки, фотографії. Якщо ви хочете створити формальну, професійну атмосферу, слайди - кращий шлях для цього. Крім того вони пропонують найширші можливості. З недоліків слід зазначити, що на час показу слайдів ви втрачаєте контакт з аудиторією, тому що світло доведеться вимкнути. Перед презентацією потренірутесь з оператором слайд-проектора і упевніться у справності апаратури.

6. Інші кошти ілюстрування мови. Аудіозаписи, короткі тематичні відеофільми, комп'ютерні презентації та інші результати технічного прогресу теж можуть використовуватися у презентації, але слід зазначити, що вони вимагають спеціального обладнання та професійної підготовки матеріалів.

Таблиця 2.11.5.1 допоможе вибрати потрібний засіб ілюстрування мови:

Таб 5.5.1. Характеристика засобів ілюстрації мови.

Тексти Дошка Проектор Слайди
Оптимальний розмір аудиторії менше 100 менше 20 близько 100 кілька сотень
Рівень формальності Неформальна обстановка Неформальна обстановка Формальна або неформальна Формальна
Вимоги до дизайну. Низькі Низькі Порівняно низькі Високі
Обладнання та вимоги до залу. Надруковані текст Дошка, крейда або маркери Текст, ксерокс, проектор, екран. слайди, слайд-проектор, екран
Час виробництва Час на набір тексту Тільки час на малювання Час на малювання Дизайн, фотографування
Вартість Невелика Невелика Порівняно невелика. Досить велика.

2.12 МАЙСТЕРНІСТЬ ВІДМІННО ПРЕЗЕНТАЦІЇ.

Коли у вас розпланована і підготовлена ​​вся мова, коли кошти її ілюстрування у вас в руках, то ви готові до тренування вашої мови. Ось кілька видів мовлення:

1. Запам'ятовування. Так як ви не актор, уникайте запам'ятовування промови цілком, особливо якщо вона довга. Таким чином ви прив'язуєтесь до текстту і не можете контролювати ситуацію, редагуючи свою мову по ходу виступу. Будь-яким питанням вас можна вибити з колії.

2. Читання. Якщо мова дуже важлива і надзвичайно формальна і не передбачає взаємодії з публікою, то цілком допускається читання тексту. Проте все одно слід потренуватися, щоб навчитися читати не втрачаючи контакту з аудиторією.

3. Йдеться з використанням нотаток. Презентація з використанням короткого плану (див. приклад вище) є найбільш ефективною і легкою в приготуванні та проведенні. Ви не втрачаєте контакту зі слухачами, стаєте більш гнучким, пристосовуєтеся до ситуації, роблячи мова водночас і більш цікавою і такою, що запам'ятовується для слухачів і роблячи найбільшу вигоду для себе.

4. Спонтанна мова. Природно краще, якщо мова буде заздалегідь підготовлена, але напевно в житті часто буває, коли можливості для цього просто немає. Наприклад, вас попросили на якому-небудь нараді сказати кілька слів про працівника. Не поспішайте, зробіть паузу, подумайте про що будете говорити і говорите, намагаючись робити це логічно, уникаючи при цьому різкого переходу з теми на тему.

Але ніколи не починайте говорити, якщо ви нічого не знаєте про об'єкт вашої мови.

2.13 ПІДГОТОВКА ДО УСПІШНОЇ МОВИ

Після ретельної підготовки і вивчення видів мовлення, потренуйтеся. Запишіть свій виступ на плівку, об'єктивно прорефлексіруте результат. Потреніруте вашу промову перед дзеркалом. Якщо можливо запишіть себе на відеоплівку і критично подивіться, як ніби ви глядач.

Якщо можливо дізнайтеся, в якому залі буде відбуватися презентація, і спробуйте там потренуватися, подивіться, як ви будете використовувати там засоби візуалізації, перевірте наявність відеопроектора, дошки, крейди, маркера, якщо потрібно.

2.14 УСПІШНА МОВА

Ось кілька корисних порад від професіоналів, як подолати страх і хвилювання ваших перших презентацій:

· Підготуйте матеріалів більше, ніж це необхідно. Зайві знання в комбінації з інтересом до теми вам допоможуть.

· Думайте позитивно про аудиторію, вас самих і про те, що ви говорите. Дивіться на себе як на досвідченого професіонала-оратора, також зробить і ваша аудиторія.

· Будьте реалістичні. Знайте, що навіть досвідчені оратори, відчувають занепокоєння і страх перед важливими презентаціями.

· Використовуйте ті кілька хвилин, коли ви готуєте засоби візуалізації, паперу, - говорите собі, що ви готові і будете мати успіх.

· Перед тим, як почати говорити, двічі глибоко вдихніть.

· Запам'ятайте ваше перше речення і тримайте його мовою.

· Якщо горло пересохло - випийте води.

· Якщо відчуваєте, що втрачаєте аудиторію під час виступу - не панікуйте. Спробуйте повернути їх, спробуйте залучити в дію.

· Використовуйте методи ілюстрації.

· Не зупиняйтеся. Зупинка і замішання тільки підсилять відчуття провалу презентації.

Найкращим шляхом для проведення найкращою презентації можливо є спроба концентрації на об'єкті обговорення і на публіці - не на самому собі.

Говоріть голосно, спокійно, ходіть повільно, стійте обличчям до аудиторії.

Якщо ви використовуєте мікрофон, зробіть так: спокійно підійдіть до нього, встаньте прямо, перевірте мікрофон (долічіть до трьох), долічіть до 3-х, досліджуйте очима аудиторію, знайдіть знайоме або дружнє особа, посміхніться йому, знову долічіть до 3-х і потім говоріть.

Таблиця дій з підготовки мови або презентації допоможе вам структурувати весь комплекс дій з підготовки відмінною презентації та її найкращого проведення.

Таб. 2.14.1 коплекс дій з підготовки презентації.

Розділ підготовки презентації Конкретні дії, які необхідно зробити по кожному розділу.
Розвиток мови або презентації. · Проаналізуйте аудиторію. · Почніть з залучення уваги. · Позначте головні пункти виступу. · Лімітіруте кількість основних думок до 3-4-х. · Поясніть все що, звідки, чому, з якою метою, як, коли і т. д. · закінчите повтором основних пунктів.
Наочні средтва для ілюстрування мови. · Використовуйте засоби ілюстрування для пояснення як речі виглядають, працюють, співвідносяться. · Використовуйте засоби ілюстрування для виділення основних думок і створення інтересу. · Виберете відповідні кошти ілюстрування: 1. Використовуйте дошки, діаграми, тексти в неформальній обстановці. 2. Використовуйте слайди, фільми для формальної презентації. · Лімітуйте кожен засіб ілюстрування до 2-3 графіків, 4-5 пунктів, фраз. · Використовуйте короткі фрази. · Використовуйте великий читабельний шрифт. · Переконайтеся, що обладнання працює.
Секрети гарного виступу, презентації. · Встановіть контакт з публікою. · Говоріть спокійно, зрозумілою мовою. · Не поспішайте, не перескакуйте з теми на теми. · Переконайтеся, що всі вас чують. · Говоріть у своєму натуральному стилі. · Стійте прямо, спокійно, ходіть повільно. · Використовуйте жести натурально і доречно. · Дозволяйте задавати питання · Контролюйте себе. · Контролюйте ситуацію.
2.15 ВІДПОВІДІ НА ЗАПИТАННЯ.

Період здавна питань дуже важливий і дозволяє вам зрозуміти чи зрозуміла аудиторія ваші ідеї.

Ось декілька порад з приводу поведінки під час відповідей на питання:

· Будьте підготовлені. Ви повинні передбачити питання, знати на нього відповідь.

· Не ігноруйте запитання. Якщо ж все-таки ви не знаєте відповіді. Запропонуйте хто питається почекати, знайдіть відповідь на питання після презентації та повідомте його згідно з обіцянкою.

· Не дозволяйте хто питається ставати оратором. Якщо ви бачите, що той, хто запитує розходиться, переривайте його. Слухачі бачать у вас лідера і ви повинні перемогти у цьому змаганні, щоб не втратити контроль над ситуацією і мати успіх.

· Не дозволяйте занадто розгорнуто відповідати на запитання. Цей період у презентації особливо небезпечний, тому що містить небезпеку втрати контролю. Відповідайте на питання коротко, ясно, чітко.

· Підготуйте кілька запитань заздалегідь. Якщо аудиторія відмовляється ставити питання. Зробіть це за них і можливо деякі слухачі до вас приєднаються.

Період відповідей на питання - фінальний у презентації, заодно і є свого роду фінальної перевіркою оратора. Але не варто його боятися, часто це найприємніша частина виступу.

3. ДУМКА АВТОРА

Я вважаю, що презентація є найбільш ефективним, а часто і єдино можливим способом переконати людей в чому б то не було. Знання теорії презентації, а особливо навички її проведення обов'язково стануть в нагоді в кар'єрі управлеенца або фінансиста і стоять на мою думку нарівні з теорією і практикою роботи з фінансовими інструментами.

Презентація є засобом для отримання цільових кредитів, різного виду інвестицій, залучення трудових ресурсів.

Для підприємців це - реклама імені фірми або подання її нового товару.

Для службовця крупної корпорації досвід у проведенні презентацій, дозволяє йому ефективніше доносити свої ідеї до начальства і, отже, швидше просуватися службовими сходами.

4. ВИСНОВОК

Наприкінці відзначу, що, хоча ця штрафна робота і є свого роду карою за мої провини за курсом техніки самоорганізації, повинен відзначити, що його написання принесло мені два основні результати:

1. Вивчення літератури з даного питання оказалость для мене корисним і принесло відповідні додаткові знання

2. Зазнавши покарання, я усвідомив всю необхідність своєчасної організації власних робіт.

3. Для написання реферату була використана література англійською мовою, таким чином, я ще й покращив рівень своєї англійської.

На закінчення зазначу, що даний реферат при незначного доопрацювання можна використовувати як навчальний посібник з курсу ораторського мистецтва, тому що аналогічної літератури російською мовою мною не було знайдено.

5. СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Дейл Карнегі. / "Як виробляти впевненість у собі і впливати на людей виступаючи публічно" / М.: "Прогрес" - "Ювеко", 1993р.

2. Courtland L. Bovee, John Thill / "Вusiness communication today" (second edition) / McGraw-Hill, Inc., 1989. - 694c.

3. Evans Berman / "Marketing" (fourth edition) / Colier McMillan Canada Inc., 1987. - 780c.


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Культура і мистецтво | Реферат | 96,2кб. | скачати

Схожі роботи:
Маркетинг-презентація ВАТ Сластьона
Презентація сенс призначення зміст
Презентація Маркетингове середовище фірми
Презентація вимоги до підготовки та проведення
Презентація автотранспортного підприємства ТОВ Караван-Автотранс
Презентація країн південно-західній Азії
Презентація одягу фірми Dress-Code Corporation
Презентація одягу фірми Dress Code Corporation 2
Презентація одягу фірми Dress Code Corporation
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru