Правила оформлення документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Контрольна робота
з дисципліни
«Діловодство»
Виконала студентка
групи 308118/08
Кахановіч Уляна Григорівна

Зміст
1. Оформлення реквізитів документів
2. Види бланків документів та оформлення окремих видів документів
3. Зразки документів: наказ, вказівка, протокол, акт, доповідна записка, службова записка

1. Оформлення реквізитів документа
Постійні реквізити бланка
Державний герб Республіки Білорусь (1). Зображення Державного герба поміщають на бланках у центрі верхнього поля. Діаметр зображення не повинен перевищувати 17 мм.
Правом вміщувати зображення Державного герба Республіки Білорусь на бланках документів згідно з Указом Президента від 28 червня 2000р. № 357 мають тільки державні органи (організації).
Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування) (2). Реквізит є умовне графічне зображення, зареєстроване у встановленому законом порядку. Як емблеми може бути використаний товарний знак.
Зображення емблеми організації державної форми власності розташовується на лівому полі бланка на рівні найменування організації, не державної форми власності - також на лівому полі бланка або на верхньому полі аналогічно Державного герба Республіки Білорусь.
При кутовому розташуванні реквізитів емблема організації поміщається на верхньому полі бланка над серединою рядка реквізиту «Найменування організації».
Автор документа (5,6,7). Автором службового документа виступає організація, її найменування дається із зазначенням підпорядкованості в реквізитах. Назва вищестоящої організації (реквізит 5), найменування організації (реквізит 6) пишуться в суворій відповідності з найменуванням, зареєстрованим в установчих документах , наприклад, у статуті. Найменування структурного підрозді лення (реквізит 7) друкується в бланку машинописним способом під назвою організації.
Поштова адреса відправника (8) включає індекс підприємства зв'язку та поштову адресу. Реквізит оформляється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку. При літерному написанні номера буква пишеться разом з цифрою. Якщо оформляється адресу установи, то номер будинку вказується цифрами без інших позначень:
пр.Партізанскій, 20
220110, м.Мінськ
Республіка Білорусь
Комунікаційні та комерційні дані (9). Комунікаційні дані: телеграфна адреса, телефакс, телетайп, телекс, телефон і т.д. Комерційні дані: номер рахунку, назва банку і т.д. адресу електронної пошти та інші відомості вказується за рішенням організації. Стандарт не містить обмежень щодо складу та обсягу відомостей, що включаються в довідкові дані про організацію.
Назва виду документа (10). Вид документа визначається його призначенням і змістом. Реквізит друкується прописними літерами без розрядки від нульового положення табулятора без відступів від межі лівого поля, наприклад ПРОТОКОЛ, АКТ, Н.
Даний вид реквізиту є одним з найважливіших і проставляється на всіх документах, крім листів.
Місце складання або видання документа (14). Вказується я на загальному бланку. Оформляється реквізит відповідно до адміністративно-територіальним поділом. Перед населеними пунктами проставляється скорочене позначення міста, селища і т.п., наприклад м. Мінськ.
Заповнюються реквізити бланка
Код організації (3). Для міністерств та інших органів управління проставляють від ОКРБ 004-2001 - «Загальнодержавний класифікатор органів державної влади і управління». Довжина коду складає п'ять цифрових десяткових знаків, наприклад 03050 - Госкомавіація. Код організації для інших організацій за винятком міністерств та інших органів управління проставляються за ОКРБ 018-2003 - «Загальнодержавний класифікатор юридичних осіб і індивідуальних підприємців. Довжина коду дорівнює дев'яти цифровим десятковим знаків, наприклад 592461323 - Іванов Іван Іванович.
Цей реквізит проставляється на верхньому полі праворуч на першій сторінці документа.
Код документа (4). Проставляється по ОКРБ 010-95 - «Уніфіковані документи». Довжина коду - десять цифрових десяткових знаків, наприклад 0225612001 - наказ про заохочення. Місце розташування - під реквізитом «Код організації».
Дата (11). Дата в тексті і в інших реквізитах оформляється тільки цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день, місяць, рік.
Реєстраційний індекс (12). Умовне цифрове, літерне або комбіноване позначення документів, що проставляється в бланку на одному рівні з датою.
Для внутрішніх документів - це звичайний порядковий номер з початку року в межах кожного виду документа протягом календарного року.
Для вихідних документів індекс складається з декількох частин, наприклад 25-05/53, де 25 - індекс структурного підрозділу, номер справи в номенклатурі, 53 - порядковий номер відправляється документа.
Реквізити «Дата» і «Реєстраційний індекс» на бланках оформляються у вигляді трафарету: __________________ № __________.
Посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа (13). Цей реквізит присутній на бланку для листів, так як передбачає відповідь на раніше надіслане лист. Цей реквізит повністю листується з ініціативного документа цифровим способом. Наприклад, на № 01-13/121 ВІД 02.03.2009г. На бланках для листів він оформляється у вигляді трафарету: на № _____________ від _______________.
Гриф обмеження доступу (15). Цей реквізит свідчить про конфіденційність інформації, що міститься в документі, і наявності обмеження доступу та ознайомлення з нею. Він проставляється на самому документі та / або на супровідній документації до нього.
Реквізит розташовується на правому верхньому куті документа на відстані 100 мм від кордону лівого поля.
При визначенні ступеня конфіденційності документів слід керуватися Положенням про комерційну таємницю, затвердженим постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 6 листопада 1992р. № 670.
Гриф обмеження доступу проставляється не тільки на самому документа, але і на всіх його частинах, здатних виступати в якості самостійної одиниці при роботі з даним документом у процесі вирішення того чи іншого питання, наприклад на додатку до документа.
Одночасно з найменуванням гриф обмеження доступу повинен містити вказівку на номер примірника даного документа, наприклад:
Комерційна таємниця
Прим. № 2
Розглянутий реквізит може бути доповнений зазначенням терміну його дії, наприклад:
Комерційна таємниця
(До 21.05.2009)
Прим. № 2
При знятті гриф закреслюється з проставленням на документі відповідної відмітки (штампа) і підпису уповноваженої посадової особи, наприклад:
Обмеження зняті
(Підпис) О.В. Яглов
20.10.2009
Адресат (16). Реквізит проставляється у правій верхній частині документа від четвертого положення табулятора.
Адресат - складний реквізит, що включає в себе наступні частини:
1. Найменування установи і структурного підрозділу (у називному відмінку);
2. Вказівка ​​посади та прізвище одержувача (в давальному відмінку);
3. Поштова адреса.
Наприклад:
Білоруський філія «Мосенергобанк»
Начальнику управління інженерно-інвестиційної
діяльності пану Давидову О.М.
вул. Лугова, 61, 220078, м. Мінськ
Склад реквізиту змінюється в залежності від адресата і виду документа. Так, у випадку внутрішнього документа вказується лише назва структурного підрозділу або посада керівника, якому адресують документ.
Якщо документ надсилається приватній особі, то спочатку наводять прізвище та ініціали одержувача, а потім поштову адресу.
На документі не повинно бути більше чотирьох адресатів, якщо їх більше, складається список на розсилку і на кожному примірнику пишеться один адресат.
Узгодження службових документів (26, 26). Узгодження є способом попередньої оцінки сутності проекту документа. воно проводиться з організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами. Розрізняють зовнішнє і внутрішнє погодження. Зовнішнє оформляється грифом узгодження або поданням протоколу обговорення проекту документа на засіданні колективного органу, внутрішнє - візою.
Гриф узгодження (25). Проставляється зліва нижче реквізиту «Підпис» безпосередньо від межі лівого службового елементи:
1. Слово ПОГОДЖЕНО, яке пишеться великими літерами без лапок і двокрапки;
2. Вказівка ​​посади, включаючи назву організації;
3. Особистий підпис;
4. Розшифровку підпису;
5. Дату.
Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Директор ВО «Нафтогаз»
(Підпис) С.С. Луговий
01.05.2009
Візи (26). Реквізит розташовується від межі лівого службового поля нижче реквізиту «Підпис» і проставляють на що залишаються в організації примірниках документів. Першим проект документа візується виконавцем, що підтверджує його відповідальність за зміст, повноту і якість документа. потім візування здійснюється в такій черговості: керівники виконавця; зацікавлені в документі посадові особи; представники громадських організацій; відповідальні особи фінансових та економічних служб; заступник керівника організації; головний бухгалтер; юристи; служба документаційного забезпечення.
За структурою цей реквізит аналогічний реквізиту «Підпис».
Візи проставляються на звороті першого примірника документа, якщо він підлягає розмноженню. Якщо документ вихідний, візуються екземпляри, що залишаються в діловодстві установи. Внутрішні документи візуються на першому примірнику. Відмовлятися від візування не допускається.
Реквізит віза використовується і при оформленні процедури ознайомлення з документом.
Віза ознайомлення починається словами «З наказом (актом, протоколом і т.д.) ознайомлений (а, и) та включають особистий підпис працівника, його розшифрування та дату.
Способи посвідчення документів (17, 23, 27). Посвідчення документів є формою вираження відповідальності за їх зміст і законність. Основні способи посвідчення документів - підписання, затвердження та проставлення печатки.
Підпис (23). Реквізит виступає обов'язковим елементом документів. До його складу входять:
1. Найменування посади особи, яка підписала документ 9печатается від нульового положення табулятора);
2. Особистий підпис;
3. Розшифровка підпису (друкується від шостого положення табулятора), причому ініціали розміщують перед прізвищем, прогалини між ініціалами і прізвищем не роблять.
Затвердження - особливий спосіб посвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на певне коло установ та посадових осіб.
Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної чинності лише з моменту його затвердження.
Затвердження має два варіанти оформлення:
- Затвердження документа керівником;
- Видання розпорядчого документа.
Гриф затвердження (17). Реквізит проставляється в правому верхньому куті першого аркуша документа від п'ятого положення табулятора.
У відповідності зі способом затвердження документа гриф має два варіанти оформлення.
У першому випадку гриф складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, вказівки посади керівника, найменування установи, особистого підпису, розшифрування підпису з ініціалами перед прізвищем і датою затвердження. У другому випадку пишеться слово ЗАТВЕРДЖЕНО, вказуються вид розпорядчого документа, його номер і дата. Слово ЗАТВЕРДЖЕНО і ЗАТВЕРДЖУЮ набираються прописними літерами без лапок і пробілів.
Для посвідчення найбільш важливих документів ставиться печатка, що свідчить про їх автентичності.
Друк (27). Проставляється таким чином, щоб її відбиток торкався частину назви посади й особистого підпису підписала документ.
Наприклад:

Директор заводу (підпис) С. А. Кисельов
Друк діляться на гербові та прості. Гербова печатка кругла, в її центрі зображено герб держави, а по колу дається повна назва організації. Крім гербової печатки в організації буває кілька простих печаток. Вони можуть мати різну форму: квадратну, прямокутну, трикутну, круглу. Місце герба займає назва організації або її структурного підрозділу. Простими печатками засвідчують розмноження примірника розпорядчих документів, копії документів, пропуск та ін
Текст (21). Текст - основний реквізит документа. його друкують через 2-3 міжрядкових інтервалу після реквізиту «Заголовок до тексту» від нульового положення табулятора.
Текст документа на бланках формату А4 друкують через один міжрядковий інтервал, на бланках формату А5 - через 14 пт. Тексти документів, що готуються до типографського видання, допускається друкувати через півтора міжрядкових інтервалу.
Абзаци в тексті друкуються від першого положення табулятора. Нормальним вважається абзац, що містить не більше 2-3 речень. Текст документа зазвичай включає дві смислові частини. У першій зазначається підстава або причина створення документа, у другій - висновки,
При підготовці тексту документа повинні дотримуватися наступні основні принципи:
1. Достовірність та об'єктивність змісту;
2. Повнота інформації;
3. Стислість викладу;
4. Уніфікація і стандартизація мови і стилю документа;
5. Нейтральність тону.
До елементу тексту відносять заголовок до тексту і відмітку про наявність додатка.
Заголовок до тексту (19). Реквізит призначений для ефективного пошуку документа, проведення його реєстрації без попереднього прочитання всього тексту, а також для контролю виконання документа.
Тема тексту друкується прапоровим способом малими літерами від нульового положення табулятора через один міжрядковий інтервал. Якщо заголовок до тексту перевищує 140 знаків, то його допускається продовжувати до межі п'ятого положення табулятора.
Відмітка про наявність додатку (22). Цей реквізит зазвичай доповнює, роз'яснює, деталізує окремі питання основного документа.
Слово «Додаток» друкують від нульового положення табулятора рядковими літерами, після нього ставиться двокрапка. Цей реквізит оформляється наступним чином:
Додаток: на 20 л. в 3 екз.
Гриф програми (24). Та нний реквізит, який вказує на зв'язок програми з основним документом, розміщують в правому верхньому куті першої сторінки додатка. Реквізит включає: слово «Додаток», порядковий номер без знака №, назва виду документа в давальному відмінку, його дату і номер. Наприклад:
Додаток 2
до наказу директора Белгисс
25.04.2004 № 11
Службові відмітки на документах
Резолюція (18). Реквізит містить вказівки керівника по виконанню документа. Він включає:
1. Прізвище, ініціали виконавця;
2. Припис дій;
3. Порядок і строки ісполненія4
4. Підпис керівника;
5. Дату накладення резолюції.
Резолюція розташовується на першому аркуші документа. вона виконується рукописним способом під реквізитом «Адресат» або під кутом до основного тексту. Поміщати резолюцію на тексті та інших реквізитах не можна.
Відмітка про контроль (20). Необхідна на документах, виконання яких перевіряється, і складається з великої літери «К» або слова КОНТРОЛЬ, які пишуть від руки або проставляють гумовим штемпелем на лівому полі документа на рівні заголовка до тексту. Зазвичай їх наносять кольоровим олівцем або чорнилом червоного кольору. Відмітка може бути доповнена контрольною датою.
Відмітка про виконання (28). Реквізит розташовується на лицьовій стороні останнього аркуша, пишеться від межі лівого поля і включає прізвище виконавця і номер його телефону.
Відмітка про завірення копії (29). Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину його.
Заверительную позначку проставляють нижче реквізиту «Підпис» і друкують від нульового положення табулятора без відступу від межі лівого поля. У неї входять: слово Вірно, найменування посади особи, що завірила копію, його особистий підпис, розшифровка підпису та дата засвідчення.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (30). Реквізит розміщується в лівому нижньому куті першої сторінки документа і включає:
1. Слово «До справи» та індекс справи за номенклатурою справ, в яке буде підшитий документ;
2. Короткі відомості про порядок вирішення питання;
3. Підпис виконавця;
4. Дата.
Відмітка про надходження (31). Реквізит оформляється на вхідних документах від руки або з допомогою штампа в правому нижньому куті першої сторінки документа. До складу реквізиту входять скорочене найменування організації, дата надходження та реєстраційний індекс документа.
Відмітка про перенесення даних на машинний носій (32). Реквізит розташовується на нижньому полі першого аркуша документа і включає в себе:
1. Запис «Інформація перенесена на машинний носій»;
2. Підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
3. Дату перенесення.
2. Види бланків документів та оформлення окремих видів документів
Бланк документа - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної.
Бланки бувають трьох видів:
- Бланк для листів;
- Загальний бланк;
- Бланк конкретного виду документів.
На загальних бланках оформляються:
- Розпорядчі документи організації (накази, постанови, розпорядження тощо);
- Організаційні (акти, протоколи, довідки тощо).
Допускається виготовлення на основі загального бланка спеціальних бланків для конкретних видів організаційно-розпорядчої документації, наприклад бланк для положення, бланк для протоколів і т.д.
Бланк для листів використовується виключно для оформлення листів незалежно від їх виду (лист-відповідь, інформаційне лист тощо).
Бланки документів виготовляються на папері формату А4 (210 * 297 мм) та А5 (148 * 210 мм). Формат А5 рекомендується з метою економії паперу і використовуються при підготовці невеликих за обсягом документів, наприклад супровідних листів.
Бланк повинен в обов'язковому порядку мати поля: ліве - 30 мм, праве - не менше 8 мм, верхнє і нижнє - 20 мм, при цьому нанесення полів або їх обмежувальних позначок на бланк необов'язково.
Гербові бланки підлягають обов'язковому обліку. З цією метою на бланках проставляються облікові порядкові номери.
Облік гербових бланків при їх надходженні в організацію ведеться окремо за видами в обліково-реєстраційній формі за наступними реквізитами:
- Найменування виду гербового бланка;
- Дата надходження, індекс і дата супровідного документа, організація - постачальник бланків;
- Кількість надійшли примірників, серія і номер гербових бланків, найменування структурного підрозділу державного органу, ініціали та прізвище посадової особи - одержувача гербових бланків, розписка в отриманні, відмітка про знищення.
Особа, відповідальна за облік, використання та зберігання гербових бланків, веде ще одну реєстраційну форму з видачі цих бланків безпосереднім виконавцям. У ній фіксуються:
- Вид бачених бланків;
- Одержувач бланків;
- Посада, П.І.Б. отримав бланки;
- Кількість примірників;
- Дата отримання;
- Розписка в отриманні;
- Номери та серії зіпсованих бланків;
- Відмітка про знищення.
Бланки з зображенням Державного герба Республіки Білорусь знищуються за актом з відміткою в журналі.
ВО «ГАРАНТ»
НАКАЗ
01.10.2005 № 35
м. Мінськ
Про вдосконалення показників
роботи
НАКАЗУЮ:
1.Організовать розробку і до 11.10.2005 надати директору на затвердження нові форми планів і звітів про госпрозрахункової діяльності цехів заводу.
2.Главному бухгалтеру В. І. Носенко розробити вказівки про облік роботи цехів, передбачаючи отримання від машинолічильних станції щоденних і щомісячних факсограм з реалізації продукції та з прибутку.
3.Контроль за виконанням покласти на заступника директора В. І. Павлова.
Директор ________________ М. К. Комаров
З наказом _______________ В. І. Павлов
ознайомлений: _______________ В. І. Носенко
Фірма «Омега»
ВКАЗІВКА
01.10.2004 № 48
Мінськ
Про графік відпусток
на 2005 рік
Для складання графіка відпусток на 2005 рік
ЗОБОВ'ЯЗУЮ:
1. Керівників структурних підрозділів надати списки співробітників із зазначенням передбачуваного чергової відпустки в 2005 році.
2. Головного спеціаліста фірми Осипова І.І. скласти зведений графік відпусток працівників фірми на 2005 рік та подати його на затвердження до дирекції фірми.
Термін подання відпусток 20.12.2004.
Заст. директора ________________ І.І. Антонов
МП «СТАРТ»
ПРОТОКОЛ
________2003 № ____
м. Мінськ
Засідання ЕК
Голова - Петров А.Д.
Секретар - Петрова М.В.
Були присутні: Сухова В.П.
Запрошені: начальник ВМТП Білий Ю.Д.
Провідний економіст Смірнов О.П.
Порядок денний:
Про розгляд номенклатури справ (НД) на 2001 рік
СЛУХАЛИ:
Петрова А.Д. - Запропонувала розгляд проекту НД на 2001 рік
ВИСТУПИЛИ:
Шах А.К. - Дала зауваження по розділу «Бухгалтерія» НД
УХВАЛИЛИ:
Доопрацювати розділ «Бухгалтерія» НД відповідно до зауважень Шах А.К. до 15.04.2001
Голова ___________________ І. Б. Прізвище
Секретар ___________________ І. Б. Прізвище
МП «СТАРТ»
АКТ
_________2003 № ____
м. Мінськ
Про переоцінку основних фондів
Підстава: наказ генерального директора «Про переоцінку основних фондів»
20.03.2003 № 12
Складено комісією:
Голова - заст. генерального директора Петров А.Д.
Члени комісії: начальник ВМТП Кашин Ю.Д.
рук. Інформаційного відділу Корінь І.В.
провідний економіст Смірнов О.П.
заст. головного бухгалтера Шах А.К.
Комісія провела переоцінку основних фондів і встановила наступне:
1.Первоначальная вартість основних фондів до переоцінки склала _______________________________________ тис. рублів
2.Остаточная вартість основних фондів до переоцінки склала _______________________________________тис. рублів.
3.Первоначальная вартість основних фондів після переоцінки склала ________________________________________тис. рублів.
4.Остаточная вартість основних фондів після переоцінки склала ________________________________________ тис. рублів.
У результаті переоцінки виявлено:
Надлишки на суму __________________________________тис. рублів
Голова _____________________ А. Д. Петров
Члени комісії: _____________________ Ю. Д. Кашин
_____________________ І. В. Корінь
_____________________ А. П. Смирнов
_____________________ А. К. Шах
Відділ автоматизованих технологій
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
28.02.2004 № 3
Мінськ Директору АТ «Нові технології»
Козлову Г.А.
Резолюція
Про порушення режиму доступу до
службове приміщення відділу
Начальник відділу _________________ О. Б. Петренко
МП «СТАРТ»
Вул. Янки Купали, 3
220075, р . Мінськ,
тел. 210 17 14, 230 34 01
р / р 3023456767400
в АКБ «МТБ», код 117
_______________ № _______
На № ____________ від _________
Про проведення виставки
Директору Мінського верстатобудівного заводу
Іванову І.І.
вул. Жовтнева, 5
200500, р . Мінськ
Дозвольте запросити Вас на міжнародну спеціалізовану виставку «Ліс. Деревообробка », яка відбудеться 23.03.2001 в Республіканському виставковому центрі по вул. Я. Коласа, 27.
У рамках виставки буде проведена конференція Білоруський інститут лісу (м. Гомель) і Білоруський технологічний університет ім. Кірова (м. Мінськ).
Пропонуємо Вашій увазі більш детальну інформацію зазначеного заходу. Є програми.
Додаток: 1. Умови участі у виставці на 2 л . в 1 прим.
2. Графік проведення виставки на 1 л . в 1 прим.
Генеральний директор С. М. Васильєв
Титов 235 46 35
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Контрольна робота
51.7кб. | скачати


Схожі роботи:
Правила оформлення документів 2
Оформлення документів
Оформлення бухгалтерських документів
Оформлення службових документів
Юридичне оформлення документів
Оформлення управлінських документів
Нотаріальне оформлення документів
Вимоги до оформлення документів
Правила складання документів 2
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru