Правила ведення переговорів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Зміст
Введення
1. Підготовка та проведення переговорів
2. Проведення переговорів
3. Недоліки при веденні переговорів
4. Національні особливості ведення переговорів
Висновок
Список використаної літератури

Введення
Норми моральності, що склалися між людьми як у суспільному, так і в сімейному житті, є результатом багатовікового процесу становлення взаємин. Без дотримання цих норм неможливі політичні, економічні, культурні та сімейні відносини, інакше ми не можемо існувати, не рахуватися один з одним, не накладаючи на себе певних обмежень. І тут дуже важлива роль належить етикету.
Етикетом називається складова частина зовнішньої культури людини і суспільства. У нього входять ті вимоги, які набувають характеру більш-менш суворо регламентованого церемоніалу і в дотриманні яких особливе значення має певна форма поведінки.
Переговори стають частиною нашого повсякденного життя. Цього вимагають такі з'явилися в нашому житті реалії, як багатопартійність політиці і ринкові відносини в економіці. На сьогоднішній день вже більшість рішень досягається шляхом переговорів, на які покладаються певні надії, полога, що вони приведуть до розумного угодою.
Сучасні засоби зв'язку дозволяють вирішувати багато ділові питання, не зустрічаючись зі своїми партнерами. Але вони ефективні тільки тоді, коли вже досягнуто взаєморозуміння та погоджено основні умови співпраці. У вирішенні принципових питань головну роль відіграють особисті контакти.
Вони можуть здійснюватися у різноманітних формах: від неофіційних зустрічей до офіційних переговорів із заздалегідь підготовленої порядком денним. Успіх особистих контактів залежить від того, чи вдалося досягти порозуміння, а це вимагає ретельної підготовки будь-якої зустрічі, навіть якщо вона носить неофіційний характер.
Хоча з діловими партнерами переговори проходять досить часто, проводити їх належним чином нелегко.
Стандартна переговорна стратегія дуже часто залишає у людей почуття незадоволеності, виснаження або відчуження, а нерідко і всього разом.

1. Підготовка та проведення переговорів
Підготовка до переговорів зазвичай ділиться на три етапи: на першому етапі слід зібрати всю необхідну інформацію, розібратися в що стоять перед учасниками завдання, визначити шляхи вирішення. На другому етапі слід обміркувати різні варіанти ведення переговорів і вибрати прийнятний. На третьому етапі необхідно виявити відмінності в підходах до обговорюваних проблем і спробувати в них розібратися.
Практика показує, що при плануванні переговорів важливо представляти можливу реакцію партнера на Ваші пропозиції і враховувати його власні очікування від цих переговорів. Тому план повинен бути досить гнучким, але передбачає отримання відповіді на всі Ваші питання. Відомо, що непередбачена ситуація може призвести до зриву переговорів. Уникнути цього можна тільки завчасною підготовкою альтернативних пропозицій.
Будь-які переговори повинні бути обмежені за часом. Вкрай несприятливе враження залишають нелімітовані за тривалістю переговори. Вони свідчать про непідготовленість і формальне ставлення до них ініціатора переговорів, про його професійну непідготовленість і нездатність приймати відповідальні рішення, про неповагу до свого партнера.
Одним з не прийнятних умов контактів з представником інших організацій (фірм) є попередня домовленість про час і місце зустрічі. Переговори не завжди проводяться в службових приміщеннях. Зустрічі з діловими партнерами, що носить неофіційний характер, можливі в театрі, кафе, на спортивному захід, на пікніку і т.д. Переговори в неофіційній обстановці вимагають особливо ретельної підготовки. Бажано не мати при собі ні плану переговорів, ні документів підкріплюють ваші аргументи. Не виключено що свідками можуть виявитися представники конкуруючих фірм.
План переговорів повинен містити:
-Місце, дату і час зустрічі;
-Склад учасників;
-Питання для обговорення;
-Альтернативи на випадок контрпропозицій;
-Відповідального за підготовку довідкових матеріалів (зразки товарів, каталогів, реклами);
-Відповідального за зустріч проводи представників;
-Відповідального за організацію частування в ході переговорів;
При підготовці переговорів найважливіше значення має правильний вибір мови спілкування. Якщо ділові партнери вільно володіють однією і тією ж мовою, то проблем не виникне. Якщо мовне середовище різна, то як правило, переговори ведуться мовою приймаючої сторони за участю перекладача. Багато навмисно приховують знання мови, для того щоб інша сторона думаюча що їх не розуміють, може вимовити фразу чи репліку яка може дати корисну інформацію або вплинути на хід розв'язання.
2. Проведення переговорів
Переговори слід проводити в окремому приміщенні. Учасники переговорів від приймаючої сторони повинні зайняти місце в кімнаті переговорів до приходу туди представників іншої сторони.
Приймаючий повинен представити своїх колег по прізвищам і займаним посадам, включаючи і запрошених на переговори представників інших організацій. Потім представляє своїх колег керівник іншого боку. Якщо учасники переговорів не дуже добре знають один одного або зустрічаються вперше, то слід попередньо обмінятися візитними картками. Поклавши картки перед собою в той порядку, в якому сидять партнери по переговорах, легко вести бесіду, звертатися один до одного по імені і при цьому добре уявляючи собі рівень повноважень і компетентності співрозмовників.
Традиційно гості займають місця обличчям до вікна, спиною до дверей. У неофіційній обстановки розсадження учасників зустрічі краща змішана, так як це полегшує відвертий обмін думками. Керівники сторін зазвичай сідають поруч, інші учасники зустрічі - за симпатіями чи за принципом субординації. Після того, як всі позиці свої місця за столом переговорів, доступ до кімнати зустрічі повинен бути припинений, за винятком додатково запрошених, що вкрай небажано. Слід особливо підкреслити, що присутність на переговорах анонімних свідків сприймається з упередженням, викликає тривожне занепокоєння, не сприяє відвертому діловому розмови.
Незалежно від важливості переговорів, починатися вони повинні з неофіційних фраз, що підкреслюють увагу приймає до співрозмовників, його особисту доброзичливу зацікавленість в них. Ефективності бесіди залежать від стилю її проведення, змісту питань, черговості та правильності їх постановки. Хоча в переговорах з обох сторін можуть брати участі кілька людей, як правило, розмова має вестися між керівниками. Неприпустимо, якщо під час переговорів провідного перебивають його колеги. Звичайно, він може надати слово одному з них, особливо за специфічними проблем, але в більшості випадків весь тягар бесіди з усього кола обговорюваних проблем ведучий повинен брати на себе.
Починати переговори слід з найбільш важливих питань порядку денного, намагаючись поступово досягти згоди з принципових питань. Потім обговорюються проблеми, з якими можна домовитися порівняно легко і без особливих витрат часу, і тільки після цього переходити до ключових питань, що вимагають докладного розбору.
Є тактика ведення переговорів перевірена часом:
-Дохідливо поясніть свою пропозицію;
-Не обіцяйте нічого неможливого;
-Вчіться відхиляти не здійсненні вимоги;
-Записуйте все, з чим ви погоджуєтесь і що ви обіцяєте;
-Не вірте причини відмови, якщо вона переконливо не обгрунтована;
-Не йдіть на пряму конфронтацію;
-Важкі питання обговорюйте в самому кінці.
Метод принципових переговорів.
Цей метод передбачає прагнення знайти взаємну вигоду скрізь, де це можливо, а там, де інтереси не збігаються, варто наполягати на такому результаті, який бал би обгрунтований якимось справедливими нормами незалежно від волі кожної з сторін. Він включає в себе чотири елементи:
1. Люди. Розмежовуйте учасників і предмет переговорів. Якщо не прямо, то опосередковано учасники переговорів повинні прийти до розуміння того, що їм необхідно працювати пліч-о-пліч і розбиратися з проблемою, а не один з одним.
2. Інтереси. Зосередьтеся на інтересах, не на позиціях. Мета переговорів полягає не у відсутності висловлених позицій, а в задоволенні прихованих інтересів. Прийнята на переговорах позиція часто приховує те, чого ви насправді хочете, і заважає досягненню ваших справжніх інтересів.
3. Варіанти. Перш ніж вирішити, що робити, виділіть коло можливостей. Успіху переговорів часто заважають дефіцит часу і прагнення відшукати єдино правильне рішення. Тому важливо знайти час для обдумування широкого кола можливих рішень, які враховували б загальні інтереси і творчо примиряли інтереси неспівпадаючі.
4. Критерії. Наполягайте на тому, щоб результат грунтувався на якійсь об'єктивній нормі. Коли інтересам учасника переговорів щось прямо протиставляє, він може досягти сприятливого результату, просто проявивши впертість. Однак можна протистояти такому натиску, наполягаючи на тому, що непоступливість не є достатнім аргументом і що угода повинна відображати якісь справедливі норми, а не залежати від «залізно» волі кожної з сторін.
Ці норми, прийняті усіма договірними сторонами, грають роль фундаменту, на якому будується взаємоприйнятне угоду. Такими нормами, або об'єктивними критеріями, можуть бути спільні підходи, загальні цінності, звичаї, правила, інструкції, закони, експертні оцінки, аналогічні приклади і пр.
Ці чотири елементи принципових переговорів можуть враховуватися вами, як тільки ви почнете обмірковувати переговори і аж до моменту, коли угода вже приймається, або ви вирішуєте відмовитися від подальших зусиль. Цей період можна розділити на три окремі стадії:
- Аналіз (збір інформації, осмислення її, постановка діагнозу ситуації);
- Планування (складання плану дій, послідовності висловлення пропозицій, аргументів, контрдоводов);
- Дискусія.
3. Недоліки при веденні переговорів
Партнер вступає в переговори, не обміркувавши попередньо недостатньою мірою їх необхідність і мету, складність та можливі наслідки. У такому випадку за ним лише «у відповідь хід», тобто він буде реагувати, а не діяти, не від нього буде виходити ініціатива.
Відсутність програми. У партнера немає чіткого плану дій у межах максимальних та мінімальних вимог. Легше вести переговори, маючи на голові або на папері різні варіанти дій.
Партнер настільки випинає власні інтереси, що не залишає вам ніяких переваг. Подібне розбіжність інтересів, найчастіше викликається егоїстичними міркуваннями, блокує співрозмовника, відбиває в нього бажання вести переговори взагалі.
Недостатня підготовка переговорів. Ефективність переговорів знижується, коли партнер не має чіткого уявлення про власні конкретних пропозиціях та аргументах, детальних вимогах і критеріях оцінки предмета переговорів, позиції й очікуваної реакції супротивної сторони.
Неправильна поведінка одного з партнерів негативно позначається на атмосфері переговорів, заважає досягненню їх мети.
Партнер розучився слухати або ніколи не володів цим мистецтвом. А це є умовою ефективності будь-яких переговорів. Учасник переговорів у відповідь на стягнення партнера:
-Веде себе не по-діловому, емоційно, нестримано;
-Не аргументує, а норовливо відстоює свою позицію;
-Не наводить нові факти, не висуває нові пропозиції, а викладає вже відомі позиції, які заважають вирішенню проблеми;
-Учасник переговорів не керується загальними інтересами, спільної відповідальністю за спільну справу, не виділяє цей аспект. За допомогою аналізу реального стану справ виявляється розбіжність інтересів що у переговорах сторін, що і веде до заперечень, зустрічними вимогами, відмов і т.д.
Недооцінюється значення психологічних моментів. Наприклад, готовності учасника переговорів піти назустріч партнерові. У багатьох керівників ці здібності розвинені недостатньо.
4. Національні особливості ведення переговорів
Труднощі на переговорах часто обумовлюються відмінностями національних культур. Прийнято розрізняти культури, в яких вимовлені слова сприймаються практично без урахування можливого прихованого сенсу. Це так звані культури з низьким рівнем контексту. До них відносяться американська і німецька. В інших культурах, зокрема перської, французької, японської, значення контексту дуже велике. Часом прихований у словах сенс здатний змінювати сказане на прямо протилежне.
Досить поширеною є думка, що легше вести переговори представникам однієї раси і тим більше однієї національності. Тим часом це не завжди так. Вчені прийшли до висновку, що чим ближче народи один до одного етнічно, тим більше істотними представляються їм відмінності в поглядах на ту чи іншу проблему. Зате чим більше різняться народи в етнічному плані, тим більш значущими для їх представників будуть збіги в думках. При цьому слід зазначити, що при збігу інтересів сторін національні відмінності не помічають, але варто виникнути конфлікту, як вони починають грати важливу роль.
Треба враховувати, де учасник переговорів народився, здобув освіту, живе і працює в наш час. Так, японець, що проживає в США і ведучий переговори від імені американської компанії, певною мірою може зберегти риси, властиві японському національному характеру, і це буде впливати на його поведінку на переговорах. Проте в цілому його стиль ведення переговорів буде швидше американським, оскільки на формування його особистості великий вплив справила те середовище, в якій він був вихований.
Американці при вирішенні проблеми прагнуть обговорити не тільки загальні підходи, але й деталі, пов'язані з реалізацією домовленостей. Вони цінують в людях відкритість і чесність, швидко переходять до суті справи, не витрачаючи часу на формальності.
Англійці не приділяють особливої ​​уваги ретельній підготовці переговорного процесу. Підходять до будь-якої проблеми з неабиякою часткою прагматизму, полога, що в залежності від позиції партнера безпосередньо в ході переговорів можна буде знайти оптимальне рішення.
Араби намагаються встановити на переговорах атмосферу взаємної довіри. При першому знайомстві обов'язково виявлять партнеру гостинність і люб'язність. Вони воліють торг за столом переговорів всім іншим формам взаємодії з діловими партнером.
Ірландці вважаються найважчими переговірниками у всій Західній Європі. В силу певних історичних причин у них виробилося особлива модель проведення по відношенню до іноземців - робити так, щоб вдруге не зверталися.
Іспанці щирі, сердечні, відкриті, мають почуття гумору і здатність працювати в команді. Переговори з іспанськими підприємцями зазвичай протікають менш динамічно, ніж з американськими або корейськими.
Китайці під час ділових зустрічей дуже уважні до двох речей: збору інформації, що стосується предмету переговорів, та створення "духу дружби». По суті це просто хороші особисті стосунки партнерів по переговорах.
Корейці високо цінують особисті контакти, безпосереднє спілкування, тому без них в Кореї неможливо вирішити жодної серйозної проблеми. Зав'язати з ними контакт у письмовій формі просто не можливо.
Німці вважають за краще починати переговори, якщо вони твердо впевнені в тому, що прийдуть до якоїсь угоди з партнером Дуже цінують пунктуальність, відомі своїм педантизмом, тому, ведучи з ними переговори, необхідно суворо дотримуватися протоколу.
Французи на відміну від американців, намагаються уникати офіційних обговорень будь-яких питань один на один. Люблять досконально вивчати всі аспекти і наслідки вступників пропозицій, тому переговори з ними проходять в значно більш повільному темпі.
Шведи акуратні, пунктуальні, порядні та надійні в усіх відношеннях. Як правило, володіють кількома європейськими мовами. Люблять планувати справи заздалегідь, тому про ділові зустрічі краще домовлятися завчасно.
Японці працелюбні, віддані традиціям, дисципліновані, ввічливі й акуратні. Японські підприємці звикли судити про партнера перш за все за його приналежності до тієї чи іншої групи або угрупування.
Починаючи переговори з будь-якими представниками Заходу або Сходу і намагаючись змінити на свою користь їх хід, ніколи не слід вдаватися до прийому, яку інколи дозволяють собі росіяни: вони говорять, що дехто пропонує їм більш вигідні умови угоди. Серед солідних людей це вважається шантажем і безтактністю. Там прийнято вважати, що кожен може вибирати собі самого вигідного партнера, але повинен робити це гідно, не ображаючи інших.

Висновок
Підготовка нової угоди може займати скільки завгодно часу, але саме рішення має прийматися швидко і негайно реалізовуватися. До речі один з постулатів японського бізнесу говорить: реагувати миттєво, діяти блискавично. Тягар відповідальності при цьому дуже великий - адже в разі невдачі або банкрутства нема кого звинувачувати, крім самого себе, тому планування переговорів - найважливіший етап їх підготовки. План повинен з максимальною повнотою охоплювати цікавлять вас проблеми. Він не може бути обмежений лише визначенням дати, часу і місця переговорів. У ньому в загальному вигляді намічаються основні проблеми, що підлягають розгляду, і склад учасників. Наявність плану вселяє в виконавців впевненість в успіху будь-якої справи.
Успіх переговорів не в останню чергу залежить від принципових відносин співрозмовників до переговорів взагалі і від їх поведінки в конкретній ситуації. Виходите з того, що переговори необхідні і корисні для вирішення поставлених перед вами завдань.
Протягом багаторічної практики вироблені певні правила ведення переговорів, нехтувати якими не в діловому, ані в дипломатії не прийнято.

Список використаної літератури
1. Сучасний етикет та діловий протокол. - 2-е вид. / Е.Я. Соловйов - М.: Видавництво «Ось-89», 1999.
2. Основи бізнес-планування: Навчальний посібник / С.Р. Дем'яненко - М.: Радянський спорт, 2002.
3. Ділове спілкування. Діловий етикет: Навчальний посібник / І.М. Кузнєцов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Етика і естетика | Реферат
37.1кб. | скачати


Схожі роботи:
Стратегії ведення переговорів
Техніка ведення ділових переговорів
Психологія ведення ділових переговорів
Культура і тактика ведення ділових переговорів
Переговори в ситуації конфлікту Моделі ведення переговорів
Правила та порядок ведення касових операцій
Паспорт на адміністративний ділянку правила ведення
Основні принципи та правила ведення бухгалтерського обліку
Психологічні особливості переговорів Основні аспекти проведення переговорів
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru