додати матеріал


Порівняльний аналіз Основних правил роботи відомчих архівів та Основних правил роботи

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

Реферат з дисципліни «Архівознавство»

За темою Порівняльний аналіз «Основних правил роботи відомчих архівів» і «Основних правил роботи архівів організацій»

Завдання, функції, права, відповідальність архівів.

Характеристики

Відомчий архівів

Архів організації

Завдання

  1. Комплектування архіву документами, склад яких передбачено положенням про архів;

Використання зберігаються в архіві документів;


    1. здійснення методичного керівництва та перевірок стану організації документів у діловодстві організації, а також архівної справи та організації документів у діловодних підвідомчих організаціях;


1 створення науково-довідкового апарату до документів архіву;

2 організацій, що здійснюють тимчасове депозитарне зберігання документів АФ РФ, основні завдання архіву визначаються відповідно до угод і договорів, укладених ними з установами Федеральної архівної служби РФ.

3. здійснюють прийом електронних документів, забезпечують збереження, облік, відбір і використання, а також підготовку і передачу на державне зберігання

Функції

  1. ведуть списки організацій (структурних підрозділів для архівів організацій) - джерел комплектування архівів;

  2. приймають впорядковані документи організацій

(Структурних підрозділів для архівів організацій) - джерел комплектування архівів;

  1. враховують, забезпечують збереження прийнятих в архів документів;

  2. створюють, підтримують в актуальному стані НСА до документів архіву;

  3. проводять експертизу цінності та здійснює комплекс організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання;

  4. беруть участь у розробці нормативних та методичних

документів з архівної справи та ДОП;

  1. беруть участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архіву та служби ДОП, в тому числі в організаціях - джерелах комплектування архіву;

  2. здійснюють перевірку правильності формування та оформлення справ у структурних підрозділах організації та інших організаціях-джерелах комплектування;

  3. здійснюють використання документів на запити організації та приватних осіб, в тому числі соціально-правовим запитам громадян, веде облік та аналіз використання;


1. здійснює фондування прийнятих в архів і документів;

2. здійснює і організовує щорічне складання та подання річних розділів зведених описів справ постійного зберігання на розгляд ЦЕК організації та ЕПК відповідної архівної установи;

3. здійснює за погодженням з відповідним державним архівом виявлення та облік особливо цінних документів, організовує створення і зберігання страхового фонду копій цих документів, веде облік даних копій;

4. представляє щорічно у відповідний державний архів відомості про склад і обсяг фондів, що зберігаються в архіві.

5. Центральний архів бере участь в організації та здійсненні відомчого контролю за роботою архівів та організацією документів у діловодстві організацій галузі, вносить пропозиції керівництву міністерства про досконалість архівної справи і діловодства;

1. організовує інформаційне обслуговування керівників і структурних підрозділів.

Права

1.Запрашівать від структурних підрозділів організації та від архівів відповідних підвідомчих організацій відомості, необхідні для роботи архіву.


1. Давати в установленому порядку вказівки структурним підрозділам організації та архівів відповідних підвідомчих організацій з питань, що входять до компетенції архіву;

1. вимагати від структурних підрозділів своєчасної передачі в архів документів в упорядкованому стані;

2. контролювати правила роботи з документами в структурних підрозділах і організаціях - джерелах комплектування архіву;

3. брати участь у заходах, що проводяться Федеральної архівної служби Росії, органами управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації, федеральними архівами Російської Федерації, з питань архівної справи і документаційного забезпечення управління

Відповідальність

У нормативному акті не зазначено

1. недотримання умов забезпечення збереження документів;

2. втрату та несанкціоноване знищення документів;

3. необгрунтовані відмови у прийомі на зберігання документів постійного зберігання та з особового складу підвідомчих організацій, при ліквідації організації або зміну форми власності;

4. порушення правил використання документів і доступу користувачів до документів, встановлених законодавством

Організація документів в архіві

Характеристики

Відомчий архів

Архів організації

Класифікація документів у межах архіву

1.Разновідностямі архівного фонду є:

архівний фонд організації, що складається з документів, що утворилися в процесі її діяльності;

об'єднаний архівний фонд, що складається з документів, що утворилися в процесі діяльності двох або більше організацій-фондообразователей, що мали між собою історично і / або логічно обумовлені зв'язку: однорідність і наступність діяльності, підпорядкованість, єдність об'єкта і часу діяльності, місцезнаходження та ін;

архівний фонд особового походження, що складається з документів, що утворилися в процесі життя і діяльності окремої особи, сім'ї, роду і прийнятих на зберігання в архів організації;

колекція називається сукупність окремих документів різного походження, об'єднаних за однією або кількома ознаками (тематичного, номінальному, об'єктному, авторському, хронологічним та ін.)

Організація документів у межах архівного фонду

1.Распределеніе справ усередині фонду по всіх розподілам схеми систематизації проводиться з урахуванням наступних класифікаційних ознак:

- Структурного (у відповідності зі структурними підрозділами);

- Хронологічного (за періодами або дат, до яких належать документи);

- Функціонального, галузевого, тематичного, предметно - питального;

- Номінального (за їхніми справ, видам і різновидам документів);

- Кореспондентського (по організаціям та особам, у результаті листування з якими утворилися документи);

- Географічного;

- Авторського (за назвами організацій або прізвищами осіб, які є авторами документів).

2. Поєднання структурного і хронологічного ознак дає такі варіанти схеми систематизації архівного фонду: хронологічно - структурний та структурно - хронологічний.

3.Хронологіческі-функціональна або функціонально-хронологічна схеми систематизації застосовуються по відношенню до фондів організацій з часто змінювалася структурою.

4. Хронологічно-тематична або тематично-хронологічна схеми систематизації застосовуються по відношенню до невеликих за обсягом фондів, а також окремим архівним колекціям.

5. Документи, що увійшли в об'єднаний архівний фонд, розташовуються по значущості фондообразователей, за хронологією їх створення, за алфавітом назв і т.д. У межах кожного фонду, що увійшов в об'єднаний архівний фонд, застосовуються різні схеми систематизації, вибір яких визначається характером діяльності конкретних організацій, складом і обсягом їх документів. Для фондів однорідних організацій використовується загальна схема систематизації.

6. Систематизація документів колекцій визначається тематикою і складом документів. У межах колекції документів одного виду (різновиду) можливе групування по авторському ознакою з розташуванням груп у алфавітному порядку назв організацій або прізвищ авторів. У межах колекції документів, створеної за тематичним ознакою, можуть бути утворені групи з більш загальним тем чи питань, розташовані в порядку їх значущості або хронології. Всередині тематичних підгруп документи можуть бути об'єднані за різними ознаками, виходячи з обсягу і складу документації.

7. Документи по особовому складу, як правило, виділяються в особливу групу, систематизуються відособлено і включаються до окремого опису

8. При розподілі справ за схемами систематизації необхідно мати на увазі наступне:

- Справи належать до того року, в якому вони розпочаті діловодством або в якому надійшли до даної організації (структурний підрозділ) для продовження діловодством;

- Плани, звіти, кошториси та документи до них відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від часу їх складання, перспективні плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

- Справи, розпочаті діловодством в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони були закінчені діловодством;

- В межах року або хронологічного періоду справи структурних підрозділів розташовуються по значимості цих підрозділів

В «Основних правилах організації роботи відомчих архівів» інформація про

визначенні хронологічних меж фонду розкрита найбільш повно, так як приділено увагу визначенню хронологічних меж фонду організації у зв'язку з введенням або зміною адміністративно-територіального поділу, визначення хронологічних меж фонду у зв'язку з реорганізацією організації - фондоутворювача.

Облік документів в архіві

Характеристики

Відомчий архів

Архів організації

Загальні вимоги

1.Учету підлягають усі зберігаються в архіві організації документи, в тому числі неописані і непрофільні для даного архіву, а також страхові копії документів, копії фонду користування (за наявності) та опису справ і документів

2. Основними одиницями обліку документів незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації є:

архівний фонд, архівна колекція;

одиниця зберігання.

3. Усі облікові документи централізованого обліку у відомчому архіві повинні бути зосереджені в особи, відповідальної за ведення цього обліку, а облікові документи сховищ - відповідно у осіб, які несуть відповідальність за облік документів у сховищах. Облікові документи зберігаються у сховищі (або спеціально виділеному приміщенні) у сейфах або металевих шафах.

Облікові документи

1. Основними обліковими документами у відомчому архіві є:

- Книга обліку надходження та вибуття документів для обліку в архіві кожного надходження і вибуття документів;

- Список фондів - для сумарного та індивідуального обліку фондів і колекцій і присвоєння їм номерів;

- Лист фонду - для фіксації змін у назві фонду, обліку і нумерації описів справ фонду, обліку документів, що відображають зміни у складі та обсязі фонду;

- Опису справ - для поедінічного та сумарного обліку справ;

- Опис особливо цінних справ - для поедінічного та сумарного обліку особливо цінних де

- Опису страхового фонду документів - для поедінічного обліку одиниць зберігання страхових копій особливо цінних документів

- Лист-засвідчувач справи - ​​для обліку кількості аркушів у справі

- Книга обліку надходження та вибуття страхового фонду і фонду користування (для обліку в архіві кожного надходження і вибуття страхового фонду і фонду користування (ведеться в архівах організацій, що здійснюють страхове копіювання документів


1. Основними обліковими документами у відомчому архіві є:

- Затверджені ЦСУ СРСР форми звіту про склад і обсяг фондів, що зберігаються в архіві.

- У справах щодо особового складу складаються внутрішні описи документів. На кожен фонд ведеться справа фонду.


1. Основними обліковими документами в архіві організації є:

список фондів (для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів і архівних колекцій, присвоєння їм номерів, обліку кількості та складу архівних фондів і архівних колекцій, що знаходяться на зберіганні і вибули);

реєстр описів - для реєстрації описів справ і документів, обліку їх кількості і складу;

паспорт архівосховища (довільної форми) - для сумарного обліку фондів і документів кожного архівосховища архіву організації;

книга обліку надходження і справа фонду - комплекс документів з історії фондоутворювача і фонду, ведеться на кожний архівний фонд та архівну колекцію;

Для централізованого державного обліку документів Архівного фонду Російської Федерації в архіві організації складаються такі документи:

паспорт архіву організації, що зберігає управлінську документацію на 1 грудня .... р.;

паспорт організації, що зберігає документи галузевого фонду на 1 грудня .... р.

2. Допоміжними обліковими документами є: книги та картки обліку вибуття справ, книги обліку справ з особового складу, паспорти фондів, внутрішні опису справ і т.д.

3. Відомості про кожну одиницю обліку ЕД вводяться в облікову БД ЕД або в облікову картку ЕД

ЕД враховуються у складі архівного фонду організації-фондоутворювача за описом, одиницям обліку і одиницям зберігання. Інформаційний обсяг ЕД вказується в мегабайтах (Мбайт).

Надходження ЕД на архівне зберігання враховуються в загальній книзі надходження і вибуття документів В якості допоміжних облікових документів можуть створюватися і використовуватися журнал обліку надходження і вибуття ЕД і журнал обліку міграцій і перезаписів ЕД.

У даному підрозділі в «Основних правилах роботи архівів організації» вводяться визначення облік документів, архівний шифр, обліковий документ, одиниця зберігання.

Окремими пунктами в правилах розташовуються вимоги до заповнення облікових документів: справа фонду, реєстр справ, описи справ, лист фонду, список фондів, книга обліку надходження та вибуття документів.

В «Основних правилах роботи архівів організації» розкривається інформація про облік справ і документів, що знаходяться на депозитарному зберіганні, веденні облікових баз даних.

Вимоги до складання номенклатур справ та формування справ

Номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Характеристики

Відомчий архів

Архів організації

Призначення

Номенклатура справ складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві організації. Вона намічає угруповання виконаних документів у справи, систематизацію справ, індексацію і терміни зберігання справ, є основою для складання описів справ постійного і тимчасового зберігання та основним обліковим документом у діловодстві, а відомчому архіві та архіві організації використовується для обліку справ тимчасового зберігання.

Види номенклатур справ

  1. типова;

  2. приблизна;

індивідуальна.

Графи номенклатури справ

  1. у першій графі проставляються індекси справ. Індекси проставляються арабськими цифрами. Індекс складається із встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ у межах структурного підрозділу;

  2. у графі № 2 вказуються заголовки справ;

  3. в 3 графі заповнюється кількість томів чи частин, з яких складається справа;

  4. у графі 4 зазначаються термін зберігання справи, номери статей за переліком, а при його відсутності-за типовою або зразковою номенклатурою;

у графі № 5 «Примітка» протягом усього терміну дії номенклатури проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін

Заголовки справ

1.Заголовкі справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є «перехідними» та вносяться в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом;

2. спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. При цьому заголовки справ, що містять постанови і розпорядження вищих організацій, розташовуються перед заголовками справ з наказами керівника організації. Далі розташовуються заголовки, що містять планові та звітні документи;

3. заголовок справи повинен чітко і в узагальненій формі відображати

основний зміст і склад документів справи;

4.не допускається вживання в заголовку справи неконкретних формулювань, а також вступних і складних синтаксичних зворотів;

5.заголовкі справ можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ;

6. в заголовках справ. Містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, як вид справи використовується термін «документи», а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути у справі;

7.лі справа буде складатися з декількох томів і частин, то складається загальний заголовок справи, а потім при необхідності складаються заголовки кожного тому, уточнюючі зміст заголовка справи.

8. заголовок справи складається з елементів, розташованих у наступні послідовності: назва справи, назву організації або структурного підрозділу, назва організації, якій будуть адресовані або від якої будуть отримані документи, короткий зміст документів справи, дати, до яких належать документи справи, вказівку на копійность документів справи;

9.В заголовках судових, слідчих, особистих, арбітражних та інших справ, що містять документи, пов'язані послідовністю діловодства по одному конкретному питанню, як вид справи вживається термін «справа»

10.у заголовках справ, призначених для групування документів одного різновиду, вказується цей різновид документів у множині;

Порядок формування справ

1. Формуванням справ називається групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

2. У справу поміщаються документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи, при цьому забороняється групувати у справи чорнові та дублетні примірники документів (за винятком особливо цінних), а також документи, що підлягають поверненню.

3. Справи формуються в організаціях при централізованому веденні діловодства - службою ДОП організації, при децентралізованому - як структурними підрозділами (особами, відповідальними за ДОП), так і службою ДОП організації.

4. При формуванні справ необхідно дотримуватися наступні основні вимоги:

документи постійного і тимчасового зберігання необхідно групувати в окремі справи;

включати у справу по одному примірнику кожного документа;

групувати у справу документи одного календарного року; виключення становлять: перехідні справи, судові справи; особисті справи, які формуються протягом всього періоду роботи даної особи в організації; документи виборних органів та їх постійних комісій, депутатських груп, які групуються за період їх скликання; документи навчальних закладів, які формуються за навчальний рік; документи театрів, що характеризують сценічну діяльність за театральний сезон; справи фільмів, рукописів, історії хвороб і ін;

справа має містити не більше 250 аркушів, при товщині не більше 4 см.

5. Всередині справи документи повинні бути розташовані так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання. При цьому документи розташовуються в хронологічному порядку (вхідні - по датах надходження, вихідні - за датами відправлення) або за алфавітом авторів і кореспондентів.

6. Розпорядчі документи групуються у справи за видами і хронології з відносяться до них додатками.

7. Положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Якщо ж вони затверджені як самостійний документ, то їх групують у самостійні справи.

8. Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів з особового складу.

9. Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання.

10. Доручення вищих організацій та документи щодо їх виконання групуються у справи за напрямками діяльності організації

11. Затверджені плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки та інші документи групуються окремо від їх проектів

12. Документи в особових справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження.

13. Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в них у порядку алфавіту за прізвищами.

14. Пропозиції, заяви і скарги громадян з питань роботи організацій та всі документи щодо їх розгляду і виконання групуються окремо від заяв громадян з особистих питань.

15. Листування групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності; документ - відповідь поміщається за документом - запитом

Експертиза цінності документів

Експертизою цінності документів називається вивчення документів на основі принципів та критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх для зберігання.

Характеристики

Відомчий архів

Архів організації

Принципи проведення експертизи цінності

Експертиза цінності документів проводиться на основі принципів партійності, історизму, комплексності та всебічності оцінки документів і відповідно до комплексно застосовуваними критеріями походження, змісту, зовнішніх особливостей документів. До критеріїв походження відносяться: роль і місце організації (особи) у системі державного управління або конкретної галузі, значимість виконуваних нею функцій, час і місце освіти документів. До критеріїв змісту належать: значимість події (явища, предмета), відображеного в документах; значення міститься в документі інформації, її повторення в інших документах, цільове призначення, вид і різновид документа. До критеріїв зовнішніх особливостей документа відносяться: юридична достовірність документа (наявність підписів, дат, печаток), наявність резолюцій, послід; особливості передачі тексту; особливості матеріальної основи документа; особливості фізичного стану документа.

Віднесення документів до складу архівного фонду Російської Федерації здійснюється за результатами експертизи цінності на підставі принципів історизму, системності та цілісності шляхом комплексного застосування критеріїв походження, змісту, зовнішніх особливостей документів.

До критеріїв походження відносяться: роль і місце організації в системі державного управління або конкретної галузі, значимість виконуваних нею функцій, значення фізичної особи в житті суспільства, час і місце освіти документа. До критеріїв змісту належать: значимість події (явища), відображеного в документі, значення наявної в документі інформації, повторення інформації документа в інших документах, вид документа, справжність документа. До критеріїв зовнішніх особливостей відносяться: форма фіксації та передачі змісту, посвідчення, оформлення документа, його фізичний стан.

Нормативна база

Експертиза цінності документів проводиться відповідно до нормативно - методичними документами, затвердженими Головархівом СРСР та іншими установами державної архівної служби СРСР. Склад документів, що включаються до складу ГАФ СРСР і підлягають передачі на державне зберігання, а також строки зберігання документів визначаються переліками документів, що підлягають передачі на державне зберігання, із зазначенням термінів їх зберігання.

У цих цілях складаються типові та відомчі (галузеві) переліки.

Типові переліки документів, що підлягають передачі на державне зберігання, і типові переліки документів із зазначенням термінів зберігання складаються і затверджуються Головархівом СРСР. На основі цих переліків союзні, союзно-республіканські і республіканські (при відсутності союзних) міністерства і відомства розробляють відомчі переліки документів із зазначенням термінів зберігання і затверджують їх спільно з Головархівом СРСР або Головархівом відповідної союзної республіки.

Експертиза цінності документів проводиться на основі: чинного законодавства і правових актів Російської Федерації з архівної справи і документаційного забезпечення управління; типових і відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових і примірних номенклатур справ; нормативно-методичних документів Федеральної архівної служби Росії та органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи.


Завдання експертної комісії

організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і в процесі формування справ;

організація і проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до передачі в архів організації;

організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на постійне зберігання до державного або муніципальний архів.

Функції експертної комісії

  1. організація щорічного відбору документів для зберігання;

  2. розгляд річних розділів описів справ постійного зберігання, описів справ тимчасового зберігання (понад 10 років), в тому числі і з особового складу, актів про виділення до знищення документів і справ, не підлягають подальшому зберіганню;

  3. підготовка і винесення на розгляд ЕПК архівної установи пропозицій про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, встановлених переліками, та про визначення строків зберігання документів, не передбачених переліками;

  1. розгляд актів про невиправному пошкодженні документів постійного зберігання та актів про невиявлення справ, що підлягають передачі на державне зберігання;

  2. розгляд питань про прийом на відомче зберігання документів особового походження;

  3. участь у підготовці та розгляді проектів нормативних документів та методичних посібників з питань організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів та відбору їх на державне зберігання (переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, номенклатур справ, інструкцій з діловодства тощо);

розгляд переліків особливо цінних справ описів особливо цінних справ;


1. методичне керівництво і контроль за діяльністю ЕК структурних підрозділів і ЕК підвідомчих організацій


Організація роботи ЕК

  1. Експертна комісія створюється наказом керівника організації (структурного підрозділу) з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб. До складу експертної комісії організації в обов'язковому порядку включається завідувач відомчим архівом (особа, відповідальна за архів)

  2. ЦЕК (ЕК) проводить засідання відповідно до плану роботи та в міру необхідності. Засідання ЦЕК (ЕК) протоколюються. Протоколи підписуються головою і секретарем комісії.

  3. Рішення ЦЕК (ЕК) вступають в силу після затвердження керівником організації.

  4. Протоколи ЦЕК (ЕК), містять рішення про схвалення проектів типових і примірних номенклатур справ, про зміну термінів зберігання документів, встановлених типовими і відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також типовими і зразковими номенклатурами справ


До складу ЦЕК включається - представник відповідної установи державної архівної служби СРСР. До складу ЕК організації, за погодженням з відповідним державним архівом, може включатися його представник.

Головою ЦЕК (ЕК) організації призначається один з керівних працівників організації.

ЦЕК (ЕК) проводить засідання не рідше двох разів на рік. Рішення ЦЕК (ЕК) приймаються більшістю голосів.

Протоколи ЦЕК (ЕК), що містять рішення:

- Про схвалення описів на справи постійного зберігання та з особового складу;

Документування діяльності ЦЕК (ЕК) організації і формування справ, що відклалися в результаті її діяльності, покладається на секретаря комісії.

До складу ЦЕК доцільно включити представника архівної установи, для якого дана організація є джерелом комплектування.

Головою ЦЕК (ЕК) призначається один з керівних працівників організації, що курирує питання діловодства та архіву.

Рішення ЦЕК (ЕК) вступають в силу після затвердження керівником організації.



Проведення експертизи цінності документів

в діловодстві організації


  1. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління спільно з ЦЕК (ЕК) організації

  2. При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі до відомчого архіву, відбір документів з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають подальшому зберіганню в структурних підрозділах, виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули. При цьому одночасно перевіряється якість і повнота чинної номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ, заведених відповідно до номенклатури справ, дотримання встановленого порядку оформлення документів і формування справ.

  3. Не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.

  4. Справи з позначкою "ЕПК" піддаються також поаркушно перегляду з метою визначення і виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою "ЕПК", які містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах і оформляються у самостійні справи. Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються по відомчому (при його відсутності - за типовим) переліку документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.


1. Експертиза цінності документів постійного і тимчасового зберігання здійснюється під безпосереднім методичним керівництвом відомчого архіву.

2. Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі відомчого (а за його відсутності - типового) переліку документів із зазначенням термінів їх зберігання та номенклатури справ організації шляхом полистного перегляду справ. При поаркушно перегляді справ постійного зберігання підлягають вилученню дублетні примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів та документи з тимчасовими термінами зберігання.

3.Одновременно з відбором документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі до відомчого архіву в структурних підрозділах проводиться відбір справ та документів тимчасового (до 10 років) зберігання з простроченим терміном зберігання. При цьому враховуються такі позначки в номенклатурі справ організації, як "до відпадання потреби", "за умови проведення (завершення) ревізії" і т.п.

1. Експертиза цінності документів здійснюється під методичним керівництвом архіву.

2. Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ.

3. Архів проводить експертизу цінності документів при відборі їх на постійне зберігання під методичним керівництвом відповідного державного або муніципального архіву.

4. Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:

перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;

запис ЕД на машинні носії;

перевірка якості запису;

опис ЕД;

проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;

підготовка комплекту супровідної документації.

5. Супровідна документація ЕД повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відображається така інформація: назва документа, дата його створення, характеристика змісту (анотація), електронний формат, фізична і логічна структура (для БД, сайтів тощо), обсяг документа (для БД також - кількість записів).

Проведення експертизи цінності документів

у відомчому архіві


1. Відомчий архів проводить експертизу цінності документів при відборі на державне зберігання під безпосереднім методичним керівництвом відповідного державного архіву.

2. При проведенні експертизи цінності документів у відомчому архіві використовуються типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання, типові переліки документів, що підлягають передачі на державне зберігання, перелік документів організації, які підлягають прийому в конкретний державний архів, номенклатура справ організації, затверджена в установленому порядку. Для встановлення прийомів і методів роботи з визначення цінності документів використовуються нормативно - методичні документи з цього питання, розроблені і затверджені Головархівом СРСР, іншими установами державної архівної служби СРСР, а також міністерствами (відомствами), самою організацією.

3. Проведення експертизи цінності у відомчому архіві базується на аналізі складу документації організації, в першу чергу на аналізі організаційно - розпорядчої документації (постанов, наказів, вказівок, рішень, протоколів основних дорадчих органів і т.п.), а також планової та звітної документації. При цьому уточнюється, де (у яких структурних підрозділах) повинні бути залишені на зберігання основні екземпляри цих документів. Дублетні екземпляри, як правило, виділяються до знищення

Склад дублетних документів, що залишаються на зберігання, повинен узгоджуватися з відповідним державним архівом.

4. При проведенні експертизи цінності документів у відомчому архіві уточнюється також характер повторення міститься в них в інших документах, вид, форма і повнота повторення. Виділення документів з повторюється інформацією до знищення проводиться тільки після звірення їх з документами, що залишають на державне зберігання, під методичним керівництвом відповідного державного архіву.

5. У разі виявлення в процесі проведення експертизи цінності документів у відомчому архіві нестачі документів постійного зберігання відповідними структурними підрозділами організації повинні бути вжиті заходи з розшуку цих документів.

Рішення ЦЕК (ЕК) та вимоги відомчого архіву та служби діловодства організації про необхідність переформування справ, розшуку відсутніх справ і документів доводяться до відома керівників структурних підрозділів, як правило, у формі наказу або вказівки керівника організації.


Оформлення результатів експертизи

цінності документів


  1. За результатами експертизи цінності документів в організації складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню

  2. Відбір документів за відповідний період до знищення та складання акту про виділення їх до знищення проводиться після складання річних розділів зведених описів справ постійного зберігання за цей же період. Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні ЦЕК (ЕК) організації одночасно. Схвалені ЦЕК (ЕК) організації акти затверджуються керівником організації тільки після затвердження ЕПК відповідної установи державної архівної служби, описів справ постійного зберігання; після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.

  3. Справи включаються в акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складається акт. Акт про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню, складається на справи всієї організації. Якщо в акті вказані справи кількох підрозділів, то назва кожного підрозділу вказується перед групою заголовків справ цього підрозділу. Заголовки однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, віднесених до цієї групи.

Архівні установи перевіряють правильність відбору справ на постійне зберігання і при необхідності мають право вимагати включити в опис справ постійного зберігання справи, відібрані на тимчасове зберігання або до знищення.


1.Організація, в процесі діяльності якої не створюються документи, що підлягають передачі на державне зберігання, складає акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, і знищує документи, включені в ці акти, після закінчення термінів їх зберігання, тільки після складання річних розділів зведених описів справ по особовому складу за відповідний період та їх затвердження керівником організації.

2. Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового зберігання (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік відповідно до вимог цих Правил.

3. Справи, призначені для знищення, після затвердження актів про виділення їх до знищення, зберігаються у спеціально відведеному для них місці і здаються працівниками служби діловодства або відомчого архіву в контори Головного управління "Союзглаввторресурси" Держпостачу СРСР. Перед здачею документи повинні бути упаковані. Здача документів оформлюється приймально - здавальними накладними, в яких вказується вага прийнятої паперової макулатури.

Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються на акті, який підшивається в відповідну справу після внесення змін в облікові документи відомчого архіву або служби діловодства.

Порядок знищення справ з простроченим терміном зберігання з грифом "ДСК" визначається спеціальними інструкціями.

1. В архіві організації залежно від складу та обсягу ЕД, віднесених до складу архівного фонду Російської Федерації, складаються описи електронних документів постійного зберігання, описи справ з особового складу Управлінська, науково-технічна документація, окремі комплекси ЕД включаються в самостійні опису.

2. Справи, що підлягають знищенню, передаються на переробку (утилізацію). Передача справ оформлюється приймально-здавальної накладної, в якій зазначаються дата передачі, кількість здаваних справ і вага паперової макулатури.

Навантаження і вивіз на утилізацію здійснюються під контролем співробітника, відповідального за забезпечення схоронності документів архіву.

Забезпечення збереження документів

Характеристики

Відомчий архів

Архів організації

Вимоги до приміщень архіву

  1. Архів розміщують у спеціально побудованих або пристосованих для зберігання документів будинках або окремих приміщеннях будинку. Спеціальні приміщення для архівів організацій повинні передбачатися при будівництві або переобладнанні адміністративних будівель.

  2. За відсутності спеціального приміщення для відомчого архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративних будівлях організацій.

  3. До приміщень основного призначення архіву відносяться:

сховища для зберігання документів;

приміщення для прийому, тимчасового розміщення, акліматизації документів та допоміжних робіт з ними;

приміщення для використання документів (читальний зал, ділянка видачі, ділянка обліково-інформаційних та пошукових систем);

робочі кімнати працівників архіву.

4. Сховища повинні розміщуватися в ізольованих приміщеннях.

Приміщення сховищ повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення, мати запасний вихід. У приміщеннях не повинно бути газових і водоносних магістральних трубопроводів.

5. Розміщення в пристосованих приміщеннях проводиться в установленому порядку після їх експертизи. Експертиза встановлює придатність приміщення (вогнестійкість, довговічність, міцність конструкції, технічного укріплення), стан приміщення, наявність опалювальних та вентиляційних систем.

Експертиза проводиться представниками архівних, експлуатаційних, пожежних, охоронних, санітарних та інших профільних служб. Результати експертизи оформлюються актом.

6. Не допускається прийняття в експлуатацію старих, сирих, неопалюваних, що не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам приміщень, а також приміщень будівлі, зайнятого службами громадського харчування, харчовими складами та організаціями, що зберігають агресивні і пожежонебезпечні речовини або застосовують небезпечні та хімічні технології.

7 .. Зберігання у приміщеннях без вікон допускається за наявності у сховищі природної або штучної вентиляції, що забезпечує 2 - 3-кратний повітрообмін за годину.

8 .. Електропроводка у сховищах повинна бути прихованою, штепсельні розетки - герметичними, переносна електроапаратура повинна мати гумову ізоляцію шнурів. Загальні та поверхові рубильники розташовують поза приміщень сховищ.

9. Оздоблення приміщень сховищ проводять з використанням неагресивних, непилящіхся матеріалів, а в системах та засобах пожежогасіння застосовують нейтральні, безпечні для документів речовини.

10. У сховищах забороняється застосування вогню, нагрівальних приладів, розміщення сторонніх об'єктів. Ремонтно-монтажні роботи проводяться з дотриманням заходів захисту, охорони і збереження документів.

Температурно-вологісний режим


  1. Температурно - вологісний режим зберігання документів контролюється шляхом вимірювання кліматичних параметрів повітря не рідше двох разів на тиждень в один і той же час.

  2. вимоги до температурно-вологісного режиму однакові

  3. Показання контрольних вимірювальних приладів (термометр, гігрометр, психрометр) фіксуються в спеціальних реєстраційних журналах. У реєстраційних журналах у графі "Примітка" відображаються також перевірка правильності показання приладів і заходи, прийняті з нормалізації режиму в сховищах у разі його відхилення від встановлених норм.

  4. Установка контрольних вимірювальних приладів проводиться у головних проходах на стелажах, подалі від опалювальних і вентиляційних систем. Прилади на відстані 1,4 + / - 0,1 метра від підлоги монтуються на одному контрольному щитку.

  5. Контрольно - вимірювальні прилади встановлюються в кожному сховищі: за кімнатної системи - один щиток на кімнату; за багатоярусної - один на ярус.

  6. Перевірку вимірювальних приладів проводять за аспіраційний психрометр не рідше одного разу на 3 місяці з обов'язковим регулюванням і заміною несправних.

  7. Температуру і вологість повітря в закритих шафах та сейфах контролюють самописними приладами.

Закриті шафи і сейфи для зберігання документів провітрюють не рідше одного разу на тиждень.

У приміщеннях сховищ, обладнаних системами кондиціювання повітря, повинен підтримуватися оптимальний температурно-вологісний режим, що враховує специфіку видів документів: для плівкових матеріалів - чорно-білих (15 град. С та 40 - 55%) і кольорових (2 - 5 град. С і 40 - 55%): для документів на магнітних стрічках і дискових носіях - 15 - 20 град. С і 50 - 65%.

8. Різкі коливання температури і вологості в сховищах не допускаються. У приміщеннях з нерегульованим кліматом мають здійснюватися заходи з оптимізації кліматичних умов на основі раціонального опалення та провітрювання приміщень, використання коштів осушення або зволоження повітря. При тривалому стабільному підвищенні відносної вологості повітря до 80 - 90% робляться обов'язкові заходи щодо нормалізації кліматичних умов (інтенсивне провітрювання, осушення сховищ, усунення причин підвищення вологості).

9. Температурно-вологісний режим у сховищах контролюється шляхом регулярного вимірювання параметрів повітря: у приміщеннях, що кондиціонують - один раз на тиждень, у приміщеннях з нерегульованим кліматом - два рази на тиждень, при порушеннях режиму зберігання - щодня.

10. Контрольно-вимірювальні прилади (термометри, психрометри, гігрометри) розміщують в головному проході на стелажі, подалі від опалювальних і вентиляційних систем. Показання приладів фіксуються в реєстраційному журналі.


Санітарно-гігієнічний режим


1.Помещенія архіву повинні утримуватися в зразковому порядку і чистоті, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів і накопичення пилу

2. При виявленні в сховищах комах або гризунів негайно вживаються заходи до їх знищення. Документи, уражені комахами, ізолюються і піддаються дезінсекції. При ураженні значної кількості документів комахами і виявленні їх у різних місцях сховища: на стелажах, у щілинах підлоги, під плінтусами і т.д. - Необхідна дезінсекція всього сховища

3. У приміщеннях сховищ необхідно проводити систематичну вологе прибирання. Не рідше одного разу на рік проводиться знепилювання стелажів, шаф, засобів зберігання; підлоги, плінтуси, підвіконня, цокольні частини стелажів обробляються водними розчинами антисептиків (2%-ний формалін, 5%-ний катамін АБ і т.п.).

4. Для захисту документів від пилу необхідно:

- Забезпечити максимально можливу герметичність приміщення сховищ і обладнати їх установками, очищає повітря від пилу і шкідливих газоподібних домішок;

- Не рідше одного разу на рік проводити знепилювання коробок з документами, стелажів і приміщень сховищ з допомогою електропилососи або ватяними (марлевими) тампонами, зволоженими розчином формаліну;

- Стежити за станом дощатих підлог, щоб вони не мали щілин і були пофарбовані масляною фарбою;

- Періодично провітрювати приміщення сховища. Питання про доцільність провітрювання вирішується з урахуванням абсолютної вологості зовнішнього і внутрішнього повітря.

5. При виявленні в сховищах документів і коробок, уражених цвіллю, повинні негайно вживати заходів з обробки документів, засобів зберігання, приміщень. Уражені пліснявою документи ізолюються і передаються на дезінфекцію. Стелажі, шафи, коробки, в яких зберігалися уражені пліснявою документи, протираються водним розчином формаліну (3 - 5%) і просушуються; при пліснявіння стін, підлог, стель проводиться поверхнева обробка уражених місць розчином формаліну (3 - 5%).

6. Відкриваються в теплу пору року вікна, а також вентиляційні отвори в стінах, стелях, підлогах сховищ і зовнішні отвори вентиляційних систем слід захищати сітками з діаметром вічок не більше 0,5 мм.

7.В приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, мокрому і брудному взутті, зберігання і використання харчових продуктів, куріння.

8. Два рази на рік (на початку і після закінчення опалювального сезону) документи (вибірково) і приміщення сховищ піддають обстеження для своєчасного виявлення комах і цвілевих грибів.

Обладнання архіву

1. Сховища повинні бути обладнані стаціонарними стелажами з дотриманням встановленого для архіву порядку їх розміщення:

- Ширина головних проходів (між рядами стелажів) - 120 см;

- Ширина проходів між стелажами - 75 см;

- Відстань між стіною і стелажем, паралельним стіні, - 75 см;

- Відстань між полками по висоті - 40 см;

- Відстань між стіною і торцем стелажу - 45 см;

- Відстань від підлоги до нижньої полиці стелажа - не менше 15 см, а в цокольних поверхах - не менше 30 см.

2. Документи розміщують на стелажах, в шафах з використанням первинних захисних засобів зберігання (коробок, папок, спеціальних футлярів, пакетів тощо) відповідно до видів, форматом та іншими зовнішніми особливостями документів:

паперові документи постійного зберігання розміщують в картонних коробках, папках, а документи тимчасового зберігання - у зв'язках;

мікрофільми страхового фонду і фонду користування повинні мати стандартні і захисні ракорди, намотуватися в рулон на сердечники фотошарів назовні і зберігатися в металевих коробках по ГОСТ 4097-78;

3.Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах.

4. Для розміщення довідкових картотек до документів в сховище або робочій кімнаті встановлюються картотечні шафи.

5.Для переміщення документів у сховище і роботи у стелажів використовуються бібліотечні візки, легкі стійкі драбини.

6.Помещенія архіву обладнуються так, щоб забезпечити раціональну організацію робочих місць працівників архіву і створити всі необхідні умови для їх продуктивної праці. Робочі кімнати обладнуються телефоном, канцелярською меблями, друкарською машинкою, іншими засобами оргтехніки.

7. Випадки втрати, псування, загибелі документів, а також виникнення ситуацій, які можуть до них призвести, розглядаються як надзвичайні події і про них негайно ставиться до відома керівник організації.

8. При виникненні надзвичайних подій (пожежі, повені, при виявленні зловмисного проникнення до архіву сторонніх осіб і т.д.) вживаються заходи з порятунку і охорони документів.

Про подію складається акт за участю відповідних органів (пожежної охорони, міліції, технічного нагляду і т.д.).

9. Для з'ясування причин події, визначення фізичного стану документів і перевірки їх наявності керівником організації призначається комісія. Результати роботи комісії оформляються актом.

10. Відомчим архівом розробляється план заходів з евакуації і укриттю документів при надзвичайних пригодах, у якому повинно бути передбачено:

- Порядок і місце евакуації та укриття документів;

- Переліки та кількість документів, що підлягають евакуації та укриття в 1, 2, 3-ю черги;

- Списки працівників, відповідальних за евакуацію і укриття;

- Заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття.

План евакуації та укриття документів на випадок виникнення надзвичайної події повинен бути узгоджений з відповідними службами та затверджений керівником організації.

З планом евакуації та укриття документів повинні бути ознайомлені всі співробітники архіву.




1.Место зберігання електронних документів визначає керівник організації. ЕД можуть зберігатися в архіві організації або в спеціалізованому підрозділі (обчислювальному центрі, інформаційному відділі і т.д.)

2.Обязательнимі умовами архівного зберігання ЕД є:

наявність в архіві програмно-апаратних засобів для зберігання, копіювання та відтворення ЕД, їх перезапису в нові формати, передачі інформації по каналах зв'язку та ін;

забезпечення доступу до інформації встановлених категорій користувачів, а також забезпечення захисту інформації від несанкціонованого доступу (шляхом застосування відповідних технічних засобів і правових норм);

забезпечення режиму зберігання ЕД, що виключає втрату, знищення або перекручення інформації.

Забезпечення зберігання ЕД передбачає також підтримання оптимальних режимів зберігання носіїв ЕД.

У міру старіння носія повинна проводитися перезапис ЕД на нові носії.

3.мікрофільми і фотодокументи на плоских плівкових або інших форматних носіях упаковують в конверти і касети і зберігають у коробках, папках, іншій упаковці по ГОСТ 7-65-92


Топографірованіе

1. Всі приміщення архіву, а також стелажі, шафи, полиці нумеруються.

У кожному окремому приміщенні стелажі, шафи, полиці нумеруються зверху вниз, зліва направо.

2.В метою закріплення місця зберігання документів у сховищах складаються постеллажние і при великому обсязі фондів пофондового топографічні покажчики.

3.Карточкі постеллажного топографічного покажчика складаються на кожен стелаж і розташовуються по порядку номерів стелажів в межах кожного окремого приміщення

4.Карточкі пофондового топографічного покажчика складаються на кожен фонд і розташовуються в порядку номерів фондів. При необхідності архівом організації може проводитися топографірованіе що зберігаються в архіві документів з урахуванням структурних підрозділів організації

Порядок видачі документів з архіву

1. Справи видаються зі сховищ:

- Для використання (працівникам структурних підрозділів; дослідникам; організаціям у тимчасове користування);

- Для проведення архівних робіт з документами;

- Для проведення робіт зі створення страхового фонду, копіюванню та спеціальній обробці документів з метою забезпечення їх схоронності (в лабораторії архівних та інших установ).

2. видача справ зі сховища оформляється такими документами:

- Замовленнями (вимогами) на видачу справ у читальний зал і в тимчасове користування в структурні підрозділи організації;

- Актами про видачу справ у тимчасове користування іншим організаціям;

- Замовленнями на проведення робіт з мікрофільмування, реставрації документів і т.п

3. Видача справ зі сховища реєструється в книгах:

- Видачі справ у робочі приміщення організації;

- Видачі справ у читальний зал;

- Видачі справ у тимчасове користування іншим організаціям

4. Виконані замовлення (вимоги) дослідників зберігаються в особистих справах дослідників, всі інші - до закінчення термінів їх зберігання. Замовлення (вимоги) доцільно зберігати до проведення перевірки наявності та стану справ.

5. Видача справ у тимчасове користування в інші організації оформляється актом, який складається у двох примірниках, один з яких залишається в архіві організації, інший видається одержувачу. Акт підписується керівником організації, що передає справи, і керівником організації-одержувача: підписи скріплюються гербовими печатками організацій. Після повернення справ у двох примірниках акта робиться відповідна відмітка: один примірник залишається в організації-одержувача, інший зберігається у справі фонду в архіві Організації, що видавали справи.

6. Направлення на страхове копіювання, реставрацію, палітурка оформляється замовленням. Замовлення оформляється в архіві організації за формою акта про видачу у тимчасове користування іншій організації.

7. Справи видаються зі сховища для використання та проведення робіт по страховому копіюванню, реставрації, палітурки тільки в обробленому вигляді.

Перед видачею справ зі сховища перевіряється відповідність шифру і заголовка справи на обкладинці шифру і заголовку справи в опису; перед видачею і при поверненні справ у сховище перевіряються нумерація аркушів і стан документів кожного виданого справи.

Кожне видається з сховища справа повинна мати лист використання (додаток 20).

8.При видачу справ зі сховища на місце виданого справи підкладається карта-заступник, в якій вказується номер справи, номер опису, номер фонду, коли і кому видано справу, дата його повернення і підпис співробітника, який видав справу, із зазначенням посади. При поверненні справи у сховищі карта-заступник вилучається (додаток 21).

9.Состояніе справ, що повертаються в архів після використання, повинно бути перевірено в присутності особи, що повертає документи.

При виявленні недостачі справ або окремих листів у них, а також пошкоджень справ і документів співробітниками архіву складається акт у двох примірниках, один з яких представляється досліднику читального залу або керівнику організації, яка використала документи, для притягнення винних до відповідальності, другий - залишається в архіві.

10. При переміщенні документів за межами архіву повинні дотримуватися запобіжних заходів, надійно забезпечують їх збереження.

При транспортуванні документів дотримуються заходів з охорони і захисту їх від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища шляхом застосування спеціальних видів упаковок, які забезпечують захист документів від опадів, світла, механічних пошкоджень.


1. Справи видаються в тимчасове користування зі сховищ на термін, що не перевищує:

10 днів - для працівників структурних підрозділів організації, до складу якої входить архів;

3 місяці - для працівників інших організацій.

Після закінчення встановленого терміну у разі потреби проводиться переоформлення документів на видані справи після ознайомлення з їх збереженням.


1. Справи видаються в тимчасове користування зі сховищ на термін, що не перевищує:

1 місяць для використання працівниками організації;

1 місяць для використання документів в читальному залі;

3 місяці у тимчасове користування для інших організацій;

6 місяців для експонування документів.

Органам суду і прокуратури справи видаються до припинення справи або винесення судового рішення.

Вимоги до забезпечення фізико-хімічної збереженості документів, перевірку наявності та стану справ, порядку проведення наявності та стану справ, організації розшуку справ, оформлення результатів розшуку справ однакові.

В «Основних правилах організації роботи відомчих архівів» особливу увагу приділено унікальним і особливо цінних документів. У цьому нормативному акті представлена ​​інформація про виявлення унікальних і особливо цінних документів, обліку особливо цінних документів.

Також в «Основних правилах організації роботи відомчих архівів» розкрито найбільш повно інформація про створення страхового фонду, обліку страхового фонду, підготовки справ на страхове копіювання.

Науково-довідковий апарат до документів архіву

Основною частиною НСА є архівні довідники по складу і змісту документів: описи справ і замінюють їх номенклатури справ, каталоги, картотеки, покажчики, історичні довідки, тематичні та фондові огляди. Документи фондів організацій з багатосторонньою, міжгалузевий інформацією та фондів особового походження з особливо цінними і унікальними документами підлягають першочерговому опису; опису повинні бути забезпечені покажчиками різних видів; на рівні фонду складаються індивідуальні характеристики. До найбільш інформативним фондам створюються огляди, покажчики до справ і документів.

Вимоги, що пред'являються до складання описів справ, каталогами, картотеками, покажчиками, оглядам документів, у Правилах однакові. «Основні правила роботи архівів організації» передбачають ведення автоматизованого науково-довідкового апарату.

Автоматизований науково-довідковий апарат архіву - комплекс електронних довідників (база даних описів документів), призначених для ефективного пошуку архівних документів та інформації.

Автоматизований НСА може базуватися на інформаційно-пошуковій системі, що створюється в поточному діловодстві організації, і перш за все таких її елементах, як електронні довідкові картотеки, номенклатури справ, класифікатори (кореспондентів, структурних підрозділів, назв видів документів та ін Автоматизований НСА грунтується на використанні реєстраційно -контрольної картки, яка служить основою пошуку.

Використання документів архіву

Характеристики

Відомчий архів

Архів організації

Мета використання

застосування архівних документів організацією, в структурі якої функціонує архів, зацікавленими державними та громадськими організаціями при розробці планів економічного і соціального розвитку, при вирішенні народногосподарських завдань, питань розвитку науки і культури, в ідейно - виховної та агітаційно - пропагандистській роботі, а також для забезпечення прав і законних інтересів громадян.

застосування інформації архівних документів в культурних, наукових, політичних, економічних цілях і для забезпечення законних прав та інтересів громадян.


В «Основних правилах роботи відомчих архівів» найбільш повно розкрита інформація про роботу архіву з дослідниками, про підготовку матеріалів для публікації, доповідей, лекцій, використання засобами масової інформації.

Організація роботи архівів

Основним документом регламентує роботу архівів є положення про архів. На штатні посади в архіві складаються посадові інструкції.

Характеристики

Відомчий архів

Архів організації

Документ, який регламентує роботу архіву

Положення про архів

Документи, що регламентують роботу працівників архіву

Посадові інструкції

Планування роботи архіву

1.годовой план роботи, план-графік прийому справ в архів.

2. За підсумками роботи складається звіт про виконання річного плану, планів-графіків, а також відомості про виконання заходів, які не включені в річний план. Останні відбиваються в кінці звіту, при необхідності самостійним розділом.



Контроль за станом зберігання документів

1. для визначення стану зберігання проводяться перевірки

2. За підсумками кожної перевірки складається довідка або доповідна записка на ім'я керівника організації, в яких відображається існуюче становище і намічаються заходи по ліквідації недоліків і подальшого поліпшення роботи.

В «Основних правилах роботи відомчих архівів» окремим підпунктом розкрита інформація про роботу з кадрами. Підпункт «Робота з кадрами» містить інформацію про підбір кадрів, їх розстановки, про підвищення кваліфікації працівників. В «Основних правилах роботи архівів організацій» окремим підпунктом розкрита інформація про виконання платних робіт і послуг, прийом-передачу документів при зміні керівників, при прийомі-передачі документів при реорганізації документів. «Основні правила роботи відомчих архівів» містять розділи «Робота відомчих архівів з документами особового походження», «Порядок прийому - передачі документів при зміні керівника організації, завідувача відомчим архівом, а також при реорганізації або ліквідації організації». Інформація, що міститься у вищезгаданих розділах, розкрита найбільш повно, ніж у «Основних правилах роботи архівів організації».

Обидва нормативні документи містять програми - форми документів. Відмінності полягає в тому, що «Основні правила роботи архівів організації» містять такі форми документів:

  • журнал обліку надходження і вибуття електронних документів;

  • журнал обліку міграції та перезаписів електронних документів;

  • акт про технічні помилки в облікових документах;

  • форма титульного аркуша опису електронних документів постійного зберігання;

  • форма опису електронних документів постійного зберігання;

  • форма облікової картки одиниці обліку електронних документів;

  • форма акта міграції та перезаписів електронних документів.

Джерело:

Консультант Плюс.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Курсова | 176кб. | скачати

Схожі роботи:
Порівняльний аналіз Основних правил роботи відомчих архівів
Історія створення та аналіз роботи основних світових виробників легкових автомобілів
Аналіз основних техніко-економічних показників роботи підприємства на прикладі РУП Інформаційний
Аналіз основних техніко економічних показників роботи підприємства на прикладі РУП Інформаційний
Аналіз основних техніко економічних показників роботи підприємства РУП Завод Електроніка
Аналіз основних техніко економічних показників роботи підприємства РУП Завод Електроніка 2
Аналіз основних техніко-економічних показників роботи підприємства РУП Завод Електроніка
Порушення правил кораблеводіння Порушення статутних правил вартової служби чи патрулювання
Аналіз основних показників роботи підприємства РУП Завод засобів комплексної автоматизації обсягів
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru