Поняття управлінської інформації

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Реферат
"Поняття управлінської інформації"

Інформація та її сприйняття

Поведінка людини зумовлена ​​певною отриманої, засвоєної і обробленої ним інформацією. Під інформацією розуміється сукупність відомостей і сигналів про процеси та явища, що протікають у зовнішньому оточенні й організмі людини.
Управлінська інформація - це сукупність відомостей про стан і процеси, що протікають всередині і зовні організації.
Управлінську інформацію класифікують за такими ознаками:
за змістом - кадрова, технічна, фінансово-економічна, правова, суспільно-політична, природоохоронна та ін;
за призначенням - для керівників і виконавців, для одноразових дій і повсякденного керівництва, для зовнішнього або внутрішнього користування;
за ступенем конфіденційності - для загального користування, службового користування, секретна, надсекретна особливої ​​важливості, що підлягає розголошенню через встановлений термін;
за ступенем достовірності - достовірна і перевірена, що підлягає додатковій перевірці, сумнівна, що базується на домислах і чутках;
По ступеню готовності для користування нею - первинна несистематизована і необроблена, проміжна, що пройшла попередню обробку, і кінцева, готова для аналізу і прийняття рішення по ній;
по обсягу, джерелам, термінів збору і доставки, способами одержання і поширення та іншими ознаками.
Джерелами управлінської інформації можуть бути вище керівництво, підлеглі їм керівники та органи управління, засоби масової інформації, інформаційні системи, періодична преса, зразки техніки, технічна документація, довідники, бізнес - документи, фотографії, мікрофільми, показання приладів та ін
Значну частину часу менеджери приділяють роботі з такими джерелами інформації, як: бухгалтерські звіти, акти про ревізії та перевірки, підсумки аудиту, фінансові документи, відомості про рух кадрів, постачання, обсягом виробництва і збуту.
Особливо слід зупинитися на усної інформації. Для отримання оперативної інформації керівники часто застосовують практику усних доповідей. Сприйняття усної інформації тут носить двосторонній характер.
Психологи вказують, що людина сприймає не всю що надходить до нього інформацію. Це залежить від безлічі причин суб'єктивного характеру: особистості передавального інформацію та особистості її сприймає; від фізіологічних можливостей органів почуттів обох; складу і чорт їх характерів; здібностей вловлювати в потоці усної інформації "тонкощі"; вміння, вірно, визначати значення невербальної інформації; концентрації уваги на обговорюваному питанні; ступеня довіри учасників обміну інформацією один до одного і ряду інших причин.
Слухаючи людини, слід уважно спостерігати за його поведінкою - жестами, мімікою, позою, поглядом, його одягом і взуттям, манерами та іншими формами зовнішнього вираження індивідуальності.
У процесі сприйняття усної інформації (і не тільки усну) ​​має значення зовнішнє оточення і ситуація. Важливе значення має місце, де зустрічаються обмінюються інформацією, характер самої інформації, хто ініціатор зустрічі або від імені яких здійснюється зустріч з обміну інформацією, присутність інших людей, шум, музика і все, що може відволікати увагу передавального і приймаючої інформацію. Сприйняття інформації залежить і від часу, відведеного або наявного в розпорядженні учасників обміну інформацією.
Сприйняття людиною інформації складається з двох взаємопов'язаних процесів - відбору і систематизації отриманих відомостей.
У процесі відбору інформації відбувається "відсіювання" не потребує уваги і непотрібної інформації. Тут важливим є досвід людини, знання проблем, за якими надійшла інформація, його психологічний стан, настрій, здоров'я, ставлення до подій та ін З цих причин може бути і втрата інформації.
У процесі систематизації інформації людина "обробляє" сприйняте. Це швидкоплинна, багатогранна і складна робота його головного мозку. Людина логічно обробляє інформацію, використовуючи при цьому свої почуття, переконання, уподобання, емоції (позитивні і негативні). Менеджер повинен знати, що люди швидше сприймають інформацію в спокійній невимушеній обстановці, а спосіб передачі та отримання інформації їм знайомий. Сприйняття усної інформації не можна відокремити від особистості людини, що передає інформацію, шановний він чи ні, підлеглий або начальник, літній або молодий, чоловік або жінка. Все це має неабияке значення.
Крім офіційних усних доповідей, менеджери можуть отримувати та сприймати інформацію в ході ділових бесід: при прийомі співробітника на роботу або його звільнення, в ході зустрічей з партнерами і клієнтами, консультацій або спілкування зі співробітниками.
У практичній роботі менеджери часто стикаються і з таким явищем, як чутки і дезінформація.
Чутки виникають та поширюються дуже швидко внаслідок нестачі або несвоєчасність отримання офіційної інформації. Таким чином, люди прагнуть пояснити собі і оточуючим ситуацію, що склалася, висловлюють припущення і висувають версії. Потім вони, як сніжний ком, обростають неіснуючими подробицями, повідомляються "по секрету" від однієї людини до іншої, а іноді збуджують Цілі колективи, сіють безлади і невдоволення. Щоб припинити чутки, керівники повинні виступати з роз'ясненнями, інформувати працівників про дійсний стан справ, спростовувати домисли.
Імовірність виправдання чуток залежить від їх змісту, Рівня інтуїції їх розповсюджувачів, а головним чином від ступеня обізнаності людей. У залежності від достовірності чутки можуть виправдовуватися з досить високою ймовірністю, іноді досягає 90%.
Дезінформація виникає, як правило, свідомо і цілеспрямовано. Нею користуються в конкурентній боротьбі для того щоб приховати справжній стан справ на підприємстві, д Л д прикрашання непопулярних заходів і введення в оману громадськості. Дезінформація може спонукати керівників до дій, вигідним фірмі-конкуренту, і завдати економічної і моральної шкоди. Тому, отримавши інформацію з джерел, що не викликають довіри, важливо її перевірити.
До дезінформації вдаються зазвичай несумлінні співробітники, які прагнуть до морального розкладу колективу, падіння дисципліни і порядку на підприємстві. Боротися з дезінформацією можна тільки роз'яснювальною роботою та усуненням джерела, що породжує її. Працівники, задоволені своєю роботою і станом справ на підприємстві, не піддаються на чутки, домислів і дезінформації.

Поняття інформаційної системи і технології

В останній чверті XX ст. суспільне виробництво в цілому і окремі підприємства нашої країни розвивалися в напрямку створення автоматизованих систем управління (АСУ). Особливо бурхливо цей процес став протікати після випуску ЕОМ третього покоління на інтегральних схемах. Якщо в 1970 р. в країні діяло 200 АСУ на великих підприємствах, то вже до 1980 р. їх налічувалося близько 1500. Сьогодні інформаційна система добре розвинена і охоплює не тільки великі підприємства, але і більшість середніх і навіть дрібних. Послугами інформаційної системи користуються повсюдно. Створено великі комплекси супутникового зв'язку, інформаційно-обчислювальні комплекси, інформаційно-обчислювальні центри, автоматизовані системи управління технологічними процесами. Інформаційна система - це комплекс взаємопов'язаних технічних пристроїв зв'язку, об'єднаних в єдине ціле.
За допомогою інформаційних систем здійснюється управління виробництвом, обміном, фінансами, підготовкою кадрів у навчальних закладах, науковими дослідженнями і т.д. У всіх економічно розвинутих країнах фірми ефективно застосовують інформаційну систему управління (ІСУ) на базі інтеграції інфраструктури компаній та інформаційних систем. Це дає можливість керівникам швидко взаємодіяти між собою, прискорює процес вироблення і прийняття необхідних рішень.
На вітчизняних підприємствах за допомогою інформаційних систем вирішується багато питань технічної та технологічної підготовки виробництва, технологічні, науково-технічні, конструкторські та нормативні розрахунки, економічні обгрунтування, планування і облік.
ЕОМ дозволяє вивільнити значний склад обліковців, бухгалтерів, плановиків та інших працівників, зайнятих плануванням і нормуванням праці, нарахуванням зарплати, урахуванням матеріально-виробничих запасів та їх управлінням, реалізацією продукції, статистичною звітністю. ЕОМ стала звичайним явищем у процесі управління безпосередньо виробничими процесами. На основі швидкої обробки інформації розраховуються оптимальні режими робіт ділянок і цехів, конвеєрів, агрегатів і машин, здійснюється диспетчеризація і оперативне управління виробництвом.
Сучасна ІСУ дозволяє виконувати роботу в трьох основних напрямках:
пасивно реагує, коли машина видає інформацію і пасивно реагує на спеціальні вимоги і вимоги замовника знижувати витрати на виробництво;
у випереджаючому напрямку, коли вона ініціює і направляє проекти, які реалізуються з метою зростання ефективності господарської діяльності;
в координує напрямку, коли машина виступає в ролі консультанта з питань виробничих вимог і змін технологій.
Відповідно з цими напрямами працюють і служби ІСУ:
пасивно реагують на запити і вимоги, для чого Досить мати лише апаратні засоби, програмне забезпечення та мережі при мінімальних витратах і прийнятному рівні послуг;
діють з випередженням і прогнозуванням, коли служба ІСУ хоче поліпшити підтримку виробничої діяльності. Тут головна увага звертається на формування відповідного кадрового забезпечення, розвиток мережевих та інформаційних ресурсів;
беруть на себе координуючу роль, якщо ставлять за мету розробити виробництво нових продуктів або послуг. При цьому звертається увага на організаційну культуру, фактор часу, ризик і гармонійний розвиток усього підприємства. Природно, при такому режимі роботи можуть виникати суперечності між керівниками ІСУ і самої організації, які вирішуються зазвичай за допомогою неупередженої оцінки конфлікту самими обчислювальними машинами.
Певну роль у роботі менеджера займають телевізійні системи. Телевізійна мережа охопила величезні території Землі. У 90-х рр.. перебували в користуванні три спільні телевізійні системи:
NTSC (перші літери комітету, який розробив цю систему) - Для США, Японії і ще 40 країн з населенням 669 млн. чоловік;
SECAM (абревіатура назви "по черзі квітів і пам'ять") - для російсько-французького регіону та ще 40 країн з населенням понад 620 млн. чоловік;
PAL (рядок зі змінною фазою) - для 74 країн, у тому числі Індії і Китаю з населенням 2,6 млрд. людей.
Величезну роль в даний час має швидка і надійна система супутникового зв'язку, яка існує вже близько 30 років і забезпечує зв'язок між віддаленими точками.
Завдяки супутникову систему зв'язку в Росії можна приймати багато десятки телевізійних програм всього світу. Положення на фондових ринках, курси іноземних валют і акцій, економічні показники, попит і пропозиція товарів і багато іншого менеджери дізнаються з телевізійних передач. Тут же йде і "ненав'язлива реклама" і т.д.
У роботі з потоками інформації використовується розгалужена мережа радіорелейних, кабельних, волоконно-оптичних каналів та інших систем зв'язку. Технологія підготовки і передачі інформації здійснюється на телевізійних центрах з попередньої магнітної записом. Це дає можливість забезпечити чіткий технічний контроль якості запису, хронометраж, автоматизацію передачі і переходу на передачу іншої інформації, здійснювати оперативний монтаж. По найбільш важливих і термінових повідомлень застосовується також прямий репортаж і передачі з місць подій.
Останнім часом знайшла широке застосування волоконно-оптична зв'язок, дозвільна здатність якої в порівнянні зі звичайною значно зросла (безліч каналів з різною довжиною хвилі і швидкістю передачі понад 1 млрд. біт в секунду).
Обмін інформацією неможливий без відповідної комунікації. Керівники взаємодіють між собою і з виконавцями за допомогою особистих контактів, обміну документами і за допомогою електронних засобів зв'язку. Менеджер може, як отримувати інформацію про зовнішній світ, так і передавати про свою фірму по мережі Інтернет.
До інших видів зв'язку належать: електронна пошта, цифровий стільниковий зв'язок (радіозв'язок), цифрова радіозв'язок, але вона порівняно дорога і використовується в поліції, пожежних службах, екстреної медичної допомоги, надзвичайних ситуаціях і т.д.
Найбільш поширеними комунікаційними мережами є: кільцева, зіркоподібна, шинна.
Юридичне забезпечення захисту інформації. У США в будь-якому штаті діють закони про комп'ютерні злочини, є й кілька федеральних законів:
пов'язані з шахрайством (обманом);
пов'язані з крадіжками (розкраданням майна) і розтратами у сфері інформації;
пов'язані з так званим хакерством або несанкціонованим доступом у комп'ютери й мережі передачі даних, незаконним використанням машинного часу і занесенням вірусів, несанкціонованим розміщенням програмного забезпечення, на яке є авторські права.
Ретельно охороняються інформаційні системи, що застосовуються в повітряних сполученнях, керуючі системами зброї, роботою АЕС, навігаційним обладнанням.

Апаратні засоби

У практичній роботі менеджменту величезне місце займає персональний комп'ютер. Загальне уявлення про роль таких апаратних засобів дає перелік можливостей персонального комп'ютера.
Записна книжка. У такому режимі машина зберігає необхідні адреси та прізвища, номери телефонів, розклад поточних справ, час нарад та зустрічей, період, протягом якого необхідно виконати ту чи іншу роботу.
Особиста картотека. У неї менеджер заносить покажчик відпрацьованих документів, книг, брошур, статей, листів та ін Тут може бути і список літератури або документів, з якими необхідно ознайомитися найближчим часом. У пам'ять машини можна занести також каталог особистої бібліотеки.
Лабораторний журнал. Для керівника часто важливо переглядати попередню інформацію з того чи іншого питання і рішення, оцінювати зроблені дії. Для цього немає необхідності піднімати з архіву безліч документів, досить натиснути відповідні клавіші, і за лічені секунди інформація з'явиться перед вами. Аналіз минулого інформації дозволяє менеджеру зробити вірні висновки для майбутньої роботи.
Текстової процесор. Здатність ЕОМ здійснювати редагування текстів дає можливість виробляти аналітичні (формульні) викладення в режимі діалогу. Тут можна підготувати офіційний лист, рукопис статті або книги з зображенням схем і малюнків на окремих аркушах, таблиці, графіки та ін
Нарешті, це управління базами даних, бібліотека програм, мікрокалькулятор, невелика універсальна обчислювальна машина та ін
Сьогодні в розпорядженні менеджерів можуть бути самі різні типи комп'ютерів. Вони поділяються на групи в залежності від класу, покоління і режиму обробки інформації.
До апаратних засобів передачі і прийому інформації, які менеджерами, відносяться технічні пристрої, розроблені в США, Японії, Німеччини, Франції, Росії та інших країнах. Наприклад, французька система "ТЕЛЕТЕЛЬ" включає невеликий телеекран, клавіатуру і телефонну трубку. Система дозволяє спілкуватися в діалоговому режимі з центральними базами даних, отримувати інформацію та довідки з самих різних джерел і областей - від географії та орфографії і до встановлення телексного зв'язку з 2000 різних служб.
У Німеччині розроблено термінал цехового комплексу (кол. об'єднання "Роботрон" - НДР.), Що дозволяє автоматизувати управління виробництвом не тільки цеху, а й кожного робочого місця.
Фірма IBM пропонує менеджерам використовувати електронну друкарську машинку "ТЕРМОТРОНІК-6750". Вона може бути і швидкодіючим друкуючим пристроєм в комп'ютерній системі виведення інформації. У її пам'яті є орфографічний словник на 50 тис. слів, звірка з них проводиться автоматично, а в разі орфографічної помилки подається звуковий сигнал. У словник можна ввести 300 додаткових термінів. До машинці підключається спеціальний екран для перегляду тексту перед його роздрукуванням.
Російськими інженерами розроблений унікальний прилад портативна лабораторія "Панель інженера ТСА-110", що дозволяє робити налагодження програм користувача, діагностувати комп'ютерну техніку, вивчати елементи апаратного і програмного забезпечення мікропроцесорних пристроїв.
За останній час менеджери все частіше вдаються до послуг інформаційно-обчислювальних центрів (ІОЦ). Потоки інформації йдуть туди з різних сторін і в найрізноманітнішому вигляді. Як керівнику у всьому цьому швидко, повно і ефективно розібратися, щоб прийняти необхідні рішення?
Процес руху інформації в ІОЦ можна представити наступними етапами:
інформація готується у формі звітів на папері або в електронному вигляді на ЕОМ;
визначається, що потрібно кінцевому користувачу, і вирішується доцільність виконання інформаційного замовлення;
створюється база даних, і проводиться кодування програми для виробництва, необхідного в п.2;
здійснюється тестування бази даних і програми, створеної в п.3;
створюється і проводиться прогін програми для виробництва, необхідного користувачем інформаційного продукту і його доставки;
супроводжується і розширюється база даних і програм з урахуванням поточних господарських змін і вимог обстановки.
Таким чином, ІОЦ - це виробнича лінія, на якій з дня на день випускається інформаційна продукція.
Одночасно з позитивним ефектом ЕОМ збільшує психологічне навантаження, скорочує час для особистих контактів та ін Все це може спричинити за собою виникнення небажаного клімату на виробництві, нервові зриви у працівників і в кінцевому підсумку падіння продуктивності праці. Машину не можна протиставляти людині, робити його безсловесним придатком техніки. Застосування ЕОМ повинно мати розумні межі.

Список літератури

1. Абчук В.А. Лекції з менеджменту: Рішення. Передбачення. Ризик. - СПб., 1999
2. Албастова Л.М. Технологія Ефективного менеджменту. - М., 2000
3. Бойделл Т. Як покращити управління організацією. - М., 2001
4. Бреддік У. Менеджмент в організації. - М, 1999.
5. Виханский О.С., Наумов А.І. Менеджмент: людина, стратегія, організація, процес. - М., 2002
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Реферат
42.1кб. | скачати


Схожі роботи:
Предмет завдання сутність та основні поняття управлінської психології
Поняття інформації
Поняття стратегічної інформації
Представлення інформації в ЕОМ Поняття і
Поняття і властивості інформації її види
Основні поняття безпеки інформації
Поняття інформації та її основні властивості
Поняття і види засобів масової інформації
Поняття фінансово кредитної інформації її властивості і особливості
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru