додати матеріал

приховати рекламу

Оформлення заяви та наказу на надання відпустки

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

Оформлення заяви та наказу про надання відпустки
Доведено, що відпочив працівник набагато цінніше втомленого і виснаженого. Однак перед тим, як пакувати валізи і відправлятися в довгоочікувану відпустку, його необхідно документально оформити.
Статтею 149 Трудового кодексу Республіки Білорусь (далі - ТК) передбачено, що працівники мають право на трудові та соціальні відпустки за наявності підстав, передбачених ТК. Під відпусткою розуміється звільнення від роботи за трудовим договором на певний період для відпочинку та інших соціальних цілей зі збереженням колишньої роботи і заробітної плати (у випадках, передбачених ТК). Процедура надання відпустки пов'язана з оформленням документів, що фіксують юридично значима дія.
Згідно зі ст. 168 ТК черговість надання трудових відпусток встановлюється для колективу працівників графіком трудових відпусток, затверджується наказом (вказівка) наймачем за погодженням з профспілкою, або наймачем за погодженням з працівником у разі відсутності профспілки. Затверджений в установленому порядку графік трудових відпусток є достатньою підставою для видання наказу про надання відпустки. У цьому випадку немає необхідності в письмовій заяві працівника. Візи ознайомлення, проставлені працівником на графіку трудових відпусток, а також наказі про надання відпустки будуть одним з варіантів письмового вираження згоди працівника з умовами та термінами надання відпустки. Порядок складання графіка відпусток докладно викладено в журналі "Кадровик. Управління персоналом" № 12 за грудень 2007 року, с. 74.
Однак може виникнути ситуація, коли працівнику потрібно буде скласти заяву: при перенесенні трудового відпустки, заміну його грошовою компенсацією, поділі на частини і інші обставини, передбачені законодавством.
Складання заяви також необхідно при наданні соціальних відпусток (по вагітності та пологах, по догляду за дітьми, у зв'язку з навчанням, з поважних причин особистого і сімейного характеру). Терміни їх надання у графіку трудових відпусток не визначаються.
Заява про надання відпустки містить наступні основні блоки інформації:
1) найменування структурного підрозділу, в якому працює автор заяви (у даному випадку - працівник);
2) назва виду документа ("ЗАЯВА");
3) адресат (тобто посадова особа, якій адресується заява);
4) дата підписання заяви;
5) реєстраційний індекс;
6) текст;
7) підпис заявника;
8) візи;
9) резолюція.
Заяви можна оформляти на чистих аркушах паперу формату А4 або А5.
Оформляти заяви допускається як від руки, так і за допомогою комп'ютера (друкарської машинки). Однак, незалежно від способу оформлення працівник повинен власноруч проставити на заяві свій підпис і дату.
Заяви про надання відпустки реєструються в журналі реєстрації внутрішніх документів. Якщо в організації складається велика кількість таких заяв, то для їх реєстрації можна завести окремий журнал. Після реєстрації на заяві проставляється його реєстраційний номер (індекс).
Згідно ТК відпустку працівникові надається уповноваженою посадовою особою (керівником організації або його заступником), тому заява адресується на ім'я цієї особи. Адресат, що розташовується в правому верхньому куті, містить вказівку на посаду керівника, включаючи назву організації, його прізвище та ініціали в давальному відмінку.
Текст заяви включає вказівку на вид відпустки (трудовий або різновид соціального), дату виходу у відпустку і його тривалість. У разі подання заяви про надання соціальної відпустки у його тексті вказується причина (підстава).
Заява підписується працівником із зазначенням займаної посади та розшифровки підпису (ініціалів та прізвища).
Зразок оформлення заяви про надання трудового відпустки:
Відділ документознавства Директору ТОВ "ХХХ"
Іванову О.О.
ЗАЯВА
17.03.2008 № 19
Прошу надати мені трудову відпустку на 24 календарних дні з 20.03.2008.
Науковий співробітник
Сидоров В.Р.
Сидоров
Підписана заява візується зацікавленими посадовими особами організації, тобто проходить внутрішнє погодження. До складу візи включається найменування посади візує, його особистий підпис, розшифровка підпису. При цьому слова "Віза" чи "ПОГОДЖЕНО" не пишуться:
Начальник відділу кадрів
Трудова К.О. Трудова
17.03.2008
Візи розташовуються нижче підпису заявника ліворуч.
Підписана і завізований заяву передається керівнику або іншій уповноваженій посадовій особі для накладення резолюції.
У резолюції відбивається рішення керівника про надання відпустки, а також, при необхідності, деталізуються умови його надання. У резолюції керівника може коригуватися тривалість відпустки, зазначена працівником у заяві. Так, згідно зі ст. 212 ТК, працівникам, допущеним до вступних випробувань при прийомі до установ, що забезпечують отримання середньої спеціальної освіти, надається відпустка без збереження заробітної плати тривалістю не менше 7 календарних днів, а в установи, що забезпечують отримання вищої освіти, - не менше 12 календарних днів, не враховуючи часу на проїзд до місця знаходження навчального закладу і назад. Якщо, наприклад, для складання вступних іспитів в своїй заяві працівник просить надати йому відпустку на 30 календарних днів, наймач має право надати йому відпустку меншої тривалості, конкретизувавши цю тривалість у своїй резолюції:
Курносова К.О.
Підготувати наказ про надання
відпустки з 25.03.2008 на 18 календарних днів.
Іванов
17.03.2008 р.
Резолюція повинна бути конкретною і зрозумілою виконавцю і не повинна повторювати зміст документа. Не допускається використання "коротких" резолюцій типу "Дозволяю", "Згоден".
Резолюція розташовується між адресатом і текстом заяви, а за відсутності достатнього місця - на будь-якому вільному місці лицьового боку першого аркуша документа. Оформлення резолюції на зворотному боці, на полях заяви або поверх його тексту не допускається.
Після проставлення резолюції заяву направляється виконавцю для підготовки наказу (розпорядження) про надання відпустки.
ПРАВИЛА ДО ОФОРМЛЕННЯ ЗАЯВИ ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ
Правила до оформлення закріплені в Державному стандарті Республіки Білорусь СТБ 6.38-2004 "Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", Методичних вказівок щодо практичного застосування СТБ, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь.
Термін зберігання заяви про надання відпустки встановлений в 1 рік, згідно з п. 245 Переліку типових документів органів державної влади та управління, організацій Республіки Білорусь з оперативного та статистичного обліку і звітності, інформаційних ресурсів, трудових відносин, соціального захисту, роботі з кадрами, освітою, митному контролю, матеріально-технічного забезпечення, адміністративно-господарської діяльності, діловодства, роботи архівів організацій із зазначенням строків зберігання, затвердженого постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 14.12.2006 № 82 (далі - Перелік 2007).
Необхідність складання наказу про надання відпустки обумовлена ​​вимогами ст. 152 ТК "Осінні оформляються наказом (розпорядженням, рішенням) або запискою про відпустку, які підписуються від імені наймача уповноваженим ним посадовою особою".
При підготовці наказу про надання відпустки слід пам'ятати, що згідно зі ст. 169 ТК, наймач зобов'язаний повідомити працівника про час початку трудового відпустки не пізніше, ніж за 15 календарних днів. При цьому працівник, якому трудовий відпустка надається індивідуально, повідомляється в той же термін письмово. Відповідно, наказ повинен бути виданий і працівник ознайомлений з ним не пізніше цього терміну.
Наказ про надання відпустки відноситься до групи наказів з особового складу. При підготовці такого наказу може застосовуватися загальний бланк або спеціальний бланк (бланк наказу). Відповідно до Примірної Інструкції з діловодства 1 виготовляти спеціальний бланк доцільно в тому випадку, якщо документів відповідного виду в організації видається понад 200 на рік.
Якщо загальний бланк використовується для складання наказу, то на вільному місці між найменуванням організації та обмежувальними лініями для дати та індексу карбується назва цього виду документа ("загад", "Н"). Назва виду документа в лапки не полягає і друкується без розрядки (пропусків між літерами).
До наказу складається заголовок, коротко відображає зміст документа.
Якщо наказ стосується одного працівника, то в заголовку вказуються його прізвище та ініціали:
Про надання трудового відпустки Дмитрієву Д.К.
Якщо наказ стосується двох і більше працівників, то їх прізвища у заголовку не перераховуються:
Про надання трудових відпусток
У разі видання складного за змістом наказу по особовому складу, в якому фіксується відразу кілька розпорядчих дій (надання трудового відпустки одному працівнику, відрядження іншого і відкликання з відпустки третього), заголовок до наказу оформляється узагальнено:
По особовому складу
Заголовок в лапки не полягає, крапка в кінці заголовка не ставиться.
Наказ про надання відпустки починається з розпорядчого слова "НАДАТИ", яке пишеться великими літерами, без лапок, без розрядки, з нового рядка від межі лівого поля. Після розпорядчого слова з нового рядка з абзацу великими літерами друкується прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі малими літерами - ім'я, по батькові та решта тексту наказу.
Одним наказом допускається оформляти відпустку одного, двох і більше працівників. Такий наказ називається складним. У цьому випадку текст наказу розбивається на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.
Підставою для видання наказу про надання відпустки є графік відпусток і (або) заяву про надання відпустки. Підстава видання наказу вказується після його тексту.
1 Примірна Інструкція з діловодства в міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь (затверджена наказом Голови Комітету по архівах і діловодству Республіки Білорусь від 23.05.1995 № 13).
Кожен пункт наказу може мати одне або більше підстав. Всі вони вказуються після цього пункту і нумеруються арабськими цифрами з крапкою. Якщо кілька пунктів наказу оформляються по одній підставі, то його допускається вказувати в кінці тексту (наприклад, при оформленні наказу про надання відпусток відразу декільком працівникам в суворій відповідності з графіком трудових відпусток).
Слово "Підстава" друкується від межі лівого поля (без абзацу). Саме слово "Підстава" залишається відкритим, тобто при перенесенні тексту підстави на новий рядок її друкують не від межі лівого поля, а з позиції першої літери (цифри) тексту підстави. Після слова "Підстава" ставиться двокрапка.
Підстава: 1. Графік трудових відпусток.
2.Заява Дмитрієва Д.К. від 04.02.2008 № 12
Проекти наказів до підписання підлягають внутрішньому погодженням (візування). Особи, які повинні завізувати документ, визначаються на підставі організаційних документів (статуту, положення про організацію, положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій, інструкції з діловодства організації і т.п.), виходячи з їхньої компетенції і змісту документа.
Віза на наказах оформляється за тими ж правилами, що і на заявах.
Згідно з п. 2.3.11. Примірної Інструкції з діловодства при візуванні проектів наказів візи проставляються на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша наказу. При його розмноженні на копіях візи не відтворюються.
Найважливішим реквізитом, що додає наказу юридичну силу, є підпис. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписала документ, його особистого підпису і розшифрування підпису (ініціалів та прізвища).
Найменування посади слід друкувати від межі лівого поля (без абзацного відступу). При цьому до найменування посади (директор, ректор) зазвичай додається видове найменування організації:
Директор заводу, Ректор університету тощо
Всі накази видаються на основі єдиноначальності, тому мають один підпис - керівника організації або іншої особи, яка має право видання наказів (зазвичай заступника керівника). Як правило, для додання наказом юридичної сили достатньо підпису. Проставлення додаткових засвідчують реквізитів (печатки) наказ не вимагає.
Після підписання наказ передається на реєстрацію.
Накази з особового складу реєструються окремо від наказів з основної діяльності та наказів з адміністративно-господарських питань. У свою чергу, накази по особовому складу, що мають 75-річний термін зберігання, реєструються окремо від наказів з особового складу, термін зберігання яких - 3 роки після проведення податкової перевірки.
Накази про надання відпусток мають термін зберігання 3 роки після проведення податкової перевірки 2.
Вони реєструються в одному журналі разом з іншими наказами по особовому складу, для яких встановлено аналогічний термін зберігання. До їх числа належать накази:
- Про відрядження (за винятком тривалих і зарубіжних відряджень, для яких встановлено 75-річний термін зберігання);
- Про накладення дисциплінарних стягнень (за винятком випадків, коли в якості заходи дисциплінарного стягнення застосовується звільнення працівника; такий наказ класифікується як наказ про звільнення і підлягає зберіганню 75 років);
- Про призначення чергових;
- Інші накази з особового складу, які не використовуються в подальшому при видачі довідок про трудовий стаж, стаж роботи за фахом, розмір заробітної плати та інших довідок соціально-правового характеру.
У межах діловодного року, який у більшості організацій збігається з календарним, при реєстрації наказів присвоюється порядковий номер (кожен рік починаючи з одиниці). Щоб накази, належать до різних груп не отримали однакові реєстраційні номери, до них через дефіс додаються додаткові умовні позначення (літери), наприклад: 1-л, 1-к, 2-л, 2-к та ін
Літера "до" зазвичай додається до номерів наказів, що мають 75-річний термін зберігання, а літера "л" - до номерів наказів 3-річного терміну зберігання (в т.ч. до реєстраційними номерами наказів про надання відпустки).
2 ст. 16.3. Переліку типових документів органів державної влади та управління, установ, організацій та підприємств Республіки Білорусь щодо організації системи управління, ціноутворення, фінансів, страхування та управління державним майном, приватизації, зовнішньоекономічних зв'язків з зазначенням строків зберігання (затверджений постановою Комітету по архівах і діловодству Республіки Білорусь від 06.08.2001 № 38, із змінами і доповненнями, внесеними постановою Комітету по архівах і діловодству при Раді Міністрів Республіки Білорусь від 28.04.2004 № 4).
Якщо в організації протягом року видається велика кількість наказів про надання відпусток, допускається реєстрація наказів цього виду в окремій реєстраційній формі (журналі) з додаванням до порядковим реєстраційними номерами інших літер, наприклад літери "о": 1-о, 2-о, 3 -о і т.п. Такі накази формуються в окрему справу.
Для деяких наказів про надання відпустки за рішенням організації може встановлюватися більш тривалий термін зберігання, ніж 3 роки, після проведення податкової перевірки. Якщо такий наказ може бути надалі використаний при визначенні трудового стажу працівника, розмір його заробітної плати і т.п., то зберігати його треба 75 років.
У такому випадку наказ про надання відпустки реєструється в журналі (картотеці) реєстрації наказів по особовому складу 75-летнегно терміну зберігання і до його порядковому номеру додається літера "к".
Після підписання та реєстрації наказу з ним необхідно ознайомити працівників, яких він безпосередньо стосується.
Факт ознайомлення працівника з наказом фіксується у візі ознайомлення, яка складається зі слів "З наказом ознайомлений (-а,-и)", особистого підпису працівника і дати ознайомлення:
З наказом ознайомлені:
Дмитрієв Д.К. Дмитрієв
19.03.2008
Велиса Р.К. Велиса
19.03.2008
При підготовці наказів допускається заздалегідь вдруковувати слова "З наказом ознайомлений (-а,-и)" і розшифровки підписів, після чого працівникам залишиться лише проставити свої підпис і дату.
Если ТК или иными правовыми актами законодательства предусматривается, что для совершения нанимателем юридически значимых действий необходимо согласие работника (например, перенос части отпуска на следующий год (ст. 170 ТК), то это согласие рекомендуется отражать в визе ознакомления:
С приказом ознакомлен, и согласен
Дмитриев Д.К. Дмитриев
19.03.2008
Виза ознакомления проставляется ниже подписи руководителя или иного должностного лица, подписавшего приказ, либо на оборотной стороне последнего листа приказа.
Пример приказа о предоставлении отпуска
Частное унитарное предприятие
"ХХХ"
НАКАЗ
20.03.2008 № 25-л
м. Мінськ
О предоставлении трудовых отпусков
ПРЕДОСТАВИТЬ:
1. БЕРГУ Дмитрию Константиновичу, начальнику отдела маркетинга, трудовой отпуск на 24 календарных дня с 05.04.2008 по 28.04.2008 за период с 03.04.2007 по 02.04.2008.
Основание: 1. График трудовых отпусков.
2. Заявление Берга Д.К. от 02.04.2008 № 7
2. ШАПОВАЛОВУ Кириллу Анатольевичу, ведущему специалисту отдела сбыта, трудовой отпуск на 24 календарных дня с 06.04.2008 по 29.04.2008 за период с 03.04.2007 по 02.04.2008.
Основание: график трудовых отпусков № 1 от 04.01.2008 г.
Директор підприємства
Управленцев
В.Р. Управленцев
Юрисконсульт
Трудовой П.О. Трудовий
20.03.2008
С приказом ознакомлены: Берг Д.К. Берг
20.03.2008
Шаповалов
К.А. Шаповалов
20.03.2008
Помимо приказа о предоставлении отпуска в организации может издаваться распоряжение. Оно оформляется с учетом требований и правил, установленных для приказа о предоставлении отпуска.
Однако распорядительная часть распоряжения будет отличаться от приказа и должна начинаться словами "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ".
Унифицированная форма распоряжения о предоставлении отпуска
________________________
Код по ОКУД 02246800076
Найменування організації
РАСПОРЯЖЕНИЕ
___________ № ________
Место издания
О предоставлении отпуска
ПРЕДЛАГАЮ ПРЕДОСТАВИТЬ:
_____________________________________________________________
ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника
_____________________________________________________________
наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)
_____________________________________________________________
наименование структурного подразделения
__________________________________________________________
вид отпуска
на __________________________________________________________________
количество календарный дней
с _________________________ _______по _____________________
дата дата
за период с ________________ по _______________________________
дата дата
Підстава:
Найменування посади
Руководителя резолюции
Підпис
Розшифровка підпису
Візи
С распоряжением ознакомлен
Підпис
Розшифровка підпису
Дата

ОФОРМЛЕНИЕ ОТПУСКА В СВЯЗИ С ОБУЧЕНИЕМ
Одной из разновидностей социального отпуска является отпуск в связи с обучением (ст. 150 ТК).
Для получения учебного отпуска работник пишет заявление на имя руководителя организации, к которому прилагает справку - вызов из образовательного учреждения, содержащую конкретные даты начала и окончания периода сессии.
Справка - вызов регистрируется в журнале справок - вызовов для студентов, учащихся на заочной форме обучения. Срок хранения журнала устанавливается в 1 год (п. 481 Перечня 2007).
Формулировка заявления будет сводиться к следующему:
Прошу предоставить мне учебный отпуск с 09.12.2007 по 23.12.2007 для сдачи экзаменационной сессии.
Справку-вызов от 25.11.2007 № 427-у прилагаю.
Отсутствие работника на работе будет отражаться в табеле рабочего времени, где напротив его Ф.И.О. проставляется литера "у" - отпуск в связи с обучением.
Согласно п. 482 Перечня 2007 заявление о предоставлении учебного отпуска хранится в организации 3 года после окончания работником обучения в учреждении образования.
Статьей 174 ТК предусмотрена возможность отзыва работника из трудового отпуска.
Отзыв работника из отпуска оформляется двумя документами: заявлением работника о согласии на отзыв из отпуска и приказом об отзыве работника из отпуска.
Заявление работника о согласии на отзыв относится к системе организационно-распорядительной документации.
Образец оформления заявления о согласии на отзыв из отпуска
Отдел маркетинга Директору ЧУП "ХХХ"
ЗАЯВЛЕНИЕ А.А. Иванову
05.12.2007 № 199
Поч. отдела кадров Новицкому П.Л.
Подготовить приказ об отзыве из отпуска
Іванов О.О. Іванов
05.12.2007
Согласен на отзыв из отпуска с 7 декабря 2007 года.
Прошу неиспользованную часть трудового отпуска в количестве 11 календарных дней предоставить с 29.12.2007 года.
Ведущий специалист
Булочкин
С.С. Булочкин
Поч. відділу кадрів
Новицкий П.П. Новицкий
05.12.2007
Поч. отдела маркетинга
Рекламный Г.Т. Рекламний
05.12.2007
Более подробно о заявлении работника из отпуска можно прочитать в журнале "Кадровик. Управление персоналом" № 1 за январь месяц 2008 р ., С. 91.
Основанием для издания приказа об отзыве работника из отпуска является заявление, фиксирующее его согласие на отзыв.
Образец оформления приказа об отзыве работника из отпуска
Частное унитарное предприятие
"ХХХ"
НАКАЗ
04.01.2008 № 3
м. Мінськ
По личному составу
В целях ликвидации последствий производственной аварии в цеху № 2
НАКАЗУЮ:
1. Отозвать АЛЕКСЕЕВА Николая Дмитриевича, главного инженера ЧУП "ХХХ", из трудового отпуска с 05.01.2008.
2. Неиспользованную часть трудового отпуска АЛЕКСЕЕВА Николая Дмитриевича в количестве 15 дней за период с 05.01.2008 по 20.01.2008 компенсировать в денежной форме.
Основание: заявление Алексеева Н.Д. от 03.01.2008 № 2.
Директор підприємства
Демидов
А.Д. Демидов
Юрисконсульт
Правый Д.К.Правый
04.01.2008
Поч. відділу кадрів
Новицкий П.П.Новицкий
04.01.2008
С приказом ознакомлен
Алексеев
Н.Д. Алексеев
04.01.2008
О правилах и требованиях к оформлению приказа об отзыве работника из отпуска более подробно рассказано в журнале "Кадровик. Управление персоналом" № 2 за февраль 2008 р ., С. 96.
Срок хранения приказа об отзыве работника из отпуска устанавливается по аналогии со сроком хранения приказов о предоставлении отпуска.
СУКАЧ А.Н.,
научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
02.05.2008

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Конституція Республіки Білорусь. Прийнята на республіканському референдумі 24 листопада 1996р. / Мінськ «Білорусь» 1997.
2. Трудовий кодекс Республіки Білорусь, прийнятий Палатою представників 8 червня 1999 року. Схвалений Радою республіки 30 червня 1999 року. ЮРИДИЧНА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА «ЮСІАС» - 2008р.
3. Коментар до Трудового кодексу Республіки Білорусь. Під ред. Василевича Г.А. Видавництво Амалфея. / 2003. - 1120с.
4. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков; За заг. ред. Семенкова В.І. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.
5. Трудове право: Підручник / В.І Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишка та ін; За заг. ред. В.І. Семенкова. - 3-е вид.; Перероб. і доп. - Мн.: Амалфея, 2006с.
6. Трудове право Республіки Білорусь: Практичний посібник / Важенкова Т.М. - Мн.: УП «Молодіжне», 2003.
7. Трудове право Республіки Білорусь, Короткий виклад курсу / В.А. Круглов. - Мн.: Бенедикт 2004. - 75С.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Реферат | 53,7кб. | скачати

Схожі роботи:
Арбітражний суд і пред`явлення позовної заяви
Порядок складання позовної заяви та касаційної скарги
Мовний акт наказу в англійській мові
Виконання наказу або розпорядження в кримінальному праві
Проект Державного наказу благочиння ПІ Пестеля
Виконання наказу або розпорядження Діяння пов язане з ризиком
Контроль за діяльністю органів і установ виконуючими наказу
Структура наказу про облікову політику та оптимальні шляхи впровадження
Відпустки їх види і тривалість
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru