Оформлення документації з особового складу

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Зміст
Введення
1. Діловодство з особового складу
1.1 Трудовий договір
1.2 Оформлення прийому на роботу
1.2.1 Заява
1.2.2 Трудова книжка
1.2.2.1 Вкладиш до трудової книжки
1.2.2.2 Дублікат трудової книжки
1.2.2.3 Внесення змін до записів трудової книжки
1.2.2.4 Видача трудової книжки при звільненні
1.2.2.5 Облік трудових книжок
1.2.3 Особиста картка
1.2.4 Особиста справа
1.3 Підготовка документів з особового складу до архівного зберігання
Висновок
Список використаної літератури
Програми

Введення
Документаційне забезпечення управління (діловодство) - це специфічний напрямок діяльності, що полягає у складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганню.
Документ - це інформаційний об'єкт, який використовується в бізнес-процесі, їх кількість на підприємстві величезна, а склад різноманітний (наприклад, проектні матеріали, стандарти підприємства та технологічні інструкції, креслення і електронні таблиці, контракти і маркетингові дослідження тощо). При цьому обсяг текстової інформації в офісах подвоюється кожні три роки. [5, с.7]
Можна без перебільшення сказати, що якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається вмінням відповідних посадових осіб складати і оформляти управлінські документи. По суті справи, організація роботи з документами є координуючим центром конкретного структурного підрозділу, що на практиці означає повну обізнаність про місцезнаходження осіб свого підрозділу, правильне оформлення листування, підготовку, організацію телефонних розмов і т.д. Все це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівництва певним посадовим особам закріпленого підрозділи.
Актуальність. Самостійну (локальну) систему документів складають документи з особового складу, що відображають правову, трудову та службову діяльність працівників організацій, установ.
Документи по особовому складу створюються в результаті трудових відносин, що виникають між установами і працівниками. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, трудові книжки, особисті картки і т.д.
Обов'язкове ведення кадрової документації на підприємствах передбачено КЗпП, Інструкцією з ведення трудових книжок і т.д.
Мета даної роботи: Вивчення правил оформлення і складання документації з особового складу. Виходячи з поставленої мети ставлю перед собою наступні завдання:
1. Охарактеризувати структуру документів з особового складу;
2. Вивчити правила оформлення трудового договору, визначити особливості складання трудового договору;
3. Вивчити та охарактеризувати особливості оформлення прийому на роботу;
4. Вивчити та охарактеризувати особливості оформлення таких документів з особового складу:
¾ Заяви;
¾ Трудовий книжки;
¾ Особистої картки;
¾ Особистого справи.
5. Вивчити вимоги підготовки документів з особового складу до архівного зберігання

1. Діловодство з особового складу
Розпорядча діяльність органів управління включає також вирішення питань підбору і розстановки кадрів, прийому громадян на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення. Документи, що створюються при оформленні прийому, звільнення і переміщення співробітників, надання відпустки, заохочення, складають групу документів з особового складу. Це - накази з особового складу, заяви, характеристики, трудові книжки, особисті картки, а також всі документи, що входять до особової справи.
Значення кадрових документів визначається тим, що в них фіксуються відомості, необхідні для здійснення громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення тощо
На жаль, останнім часом збереження документів з особового складу приділяється недостатня увага. Аналіз, проведений Комітетом державної архівної служби, показав, що з 1458 перевірених підприємств тільки 20% мають спеціальне приміщення для зберігання таких документів. Як правило, документи розосереджені по столах, шафах, підсобних приміщень, знаходяться у покинутих стані. При цьому відповідальні за дану роботу особи часто змінюються. Тільки в 30 організаціях є штатні одиниці, які відповідають за збереження документів з особового складу, а в 300 - не призначені навіть відповідальні. У результаті в кожній четвертій з перевірених організацій виявлена ​​часткова або повна втрата документів. Перевірка 20 вже приватизованих підприємств Новосибірська показала, що вони практично залишилися без архіву.
Розпорядженням Уряду Російської Федерації від 23.04.92 № 381-р було рекомендовано розглянути питання про створення архівів для зберігання і використання документів з особового складу і виділення для цих цілей відповідних приміщень, штатних одиниць і фонду оплати праці працівників. [9, с.111]
Працівники, що відповідають за діловодство по особовому складу, обов'язково повинні знати Трудовий кодекс РФ. На підставі статей Кодексу на підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок оформлення прийому, звільнення і переведення співробітників.
До документів з особового складу відносяться:
¾ заяви про прийом, звільнення, переведення, трудові договори;
¾ накази з особового складу (про прийняття, звільнення, перекладі);
¾ трудові книжки;
¾ особисті справи;
¾ особисті картки форми Т-2;
¾ особові рахунки по заробітній платі та ін
На підставі ст. 65 нового Трудового кодексу РФ при укладенні трудового договору особа, що надходить на роботу, пред'являє працедавцеві: [1].
1) паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
2) трудову книжку, за винятком випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва;
3) страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
4) документи військового обліку - для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу;
5) документ про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки.
В окремих випадках з урахуванням специфіки роботи цим Кодексом, іншими федеральними законами, указами Президента Російської Федерації і постановами Уряду Російської Федерації може передбачатися необхідність пред'явлення при укладанні трудового договору додаткових документів.
Забороняється вимагати від особи, що надходить на роботу, документи крім передбачених цим Кодексом, іншими федеральними законами, указами Президента Російської Федерації і постановами Уряду Російської Федерації. [1]
1.1 Трудовий договір
«Трудовий договір - угода між роботодавцем та працівником, відповідно до якого роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу за обумовленою трудової функції, забезпечити умови праці, передбачені трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами і даною угодою, своєчасно і в повному обсязі виплачувати працівникові заробітну плату, а працівник зобов'язується особисто виконувати визначену цією угодою трудову функцію, дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку, що діють у даного роботодавця »(стаття 56 ТК РФ). [2]
Трудовий договір - це двостороння угода. Сторонами трудового договору є працівник і роботодавець.
Працівник - фізична особа, яка вступила в трудові відносини з працедавцем. Роботодавець - фізична або юридична особа (організація), що набрало чинності в трудові відносини з працівником.
Відповідальність за належне виконання порядку укладення трудового договору у всіх випадках несе роботодавець. При порушенні встановлених ТК РФ й іншими федеральними законами обов'язкових правил при укладенні трудового договору, якщо це порушення виключає можливість продовження роботи, трудовий договір підлягає припиненню за пунктом 11 статті 77 ТК РФ. [2]
При укладенні трудового договору вперше трудова книжка та страхове свідоцтво державного пенсійного страхування оформляються роботодавцем.
Згідно зі ст. 67 ТК РФ трудовий договір укладається у письмовій формі, складається у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один примірник трудового договору передається працівнику, інший зберігається в роботодавця. [1]
Трудовий договір, не оформлений належним чином, вважається укладеним, якщо працівник приступив з відома або за дорученням роботодавця або його представника. При фактичному допущенні працівника до роботи роботодавець зобов'язаний оформити з ним трудовий договір у письмовій формі не пізніше трьох днів з дня фактичного допущення працівника до роботи. При укладанні трудових договорів з окремими категоріями працівників законами та іншими нормативними правовими актами може бути передбачена необхідність узгодження можливості укладання трудових договорів або їх умов з відповідними особами або органами, не є роботодавцями за цими договорами, або складання трудових договорів у більшій кількості примірників.
У трудовому договорі вказуються:
¾ прізвище, ім'я, по батькові працівника та найменування роботодавця (прізвище, ім'я, по батькові роботодавця - фізичної особи), які уклали трудовий договір.
Істотними умовами трудового договору є:
¾ місце роботи (із зазначенням структурного підрозділу);
¾ дата початку роботи;
¾ найменування посади, спеціальності, професії з вказівкою кваліфікації відповідно до штатного розкладу організації або конкретна трудова функція. Якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт по певним посадам, спеціальностями або професіями пов'язане надання пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей або професій і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, вказаним в кваліфікаційних довідниках, що затверджуються в порядку , встановлюється Кабінетом Міністрів України;
¾ права та обов'язки працівника;
¾ права та обов'язки роботодавця;
¾ характеристики умов праці, компенсації і пільги працівникам за роботу у важких, шкідливих і (або) небезпечних умовах;
¾ режим праці і відпочинку (якщо він щодо даного працівника відрізняється від загальних правил, встановлених в організації);
¾ умови оплати праці (в тому числі розмір тарифної ставки або посадового окладу працівника, доплати, надбавки і заохочувальні виплати);
¾ види й умови соціального страхування, безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю.
У трудовому договорі можуть передбачатися умови про випробування, нерозголошення охоронюваної законом таємниці (державної, службової, комерційної та іншої), про обов'язок працівника відпрацювати після навчання не менше встановленого договором терміну, якщо навчання проводилося за рахунок коштів роботодавця, а також інші умови, не погіршують становище працівника порівняно з цим Кодексом, законами та іншими нормативними правовими актами, колективним договором, угодами.
Умови трудового договору можуть бути змінені тільки за згодою сторін і в письмовій формі.
У разі укладення строкового трудового договору в ньому вказуються термін його дії і обставина (причина), що послужило підставою для укладання строкового трудового договору у відповідності з цим Кодексом та іншими федеральними законами.
Трудові договори можуть укладатися:
1) на невизначений термін;
2) на визначений строк не більше п'яти років (строковий трудовий договір), якщо інший термін не встановлений цим Кодексом та іншими федеральними законами.
Строковий трудовий договір укладається у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру майбутньої роботи або умов її виконання, якщо інше не передбачено цим Кодексом та іншими федеральними законами.
Якщо в трудовому договорі не обговорений термін його дії, то договір вважається укладеним на невизначений строк.
У випадку, якщо жодна зі сторін не зажадала розірвання строкового трудового договору у зв'язку із закінченням його строку, а працівник продовжує роботу після закінчення трудового договору, трудовий договір вважається укладеним на невизначений строк.
Трудовий договір, укладений на визначений строк при відсутності достатніх для цього підстав, встановлених органом, що здійснює державний нагляд і контроль за дотриманням трудового законодавства.
1.2 Оформлення прийому на роботу (ст. 68 ТК РФ)
Прийом на роботу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця, виданим на підставі укладеного договору. Зміст наказу (розпорядження) роботодавця має відповідати умовам укладеного трудового договору.
Наказ (розпорядження) роботодавця про прийом на роботу оголошується працівникові під розписку у триденний термін з дня підписання трудового договору. На вимогу працівника роботодавець зобов'язаний видати йому належним чином засвідчену копію зазначеного наказу (розпорядження).
При прийомі на роботу роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з діючими в організації правилами внутрішнього розпорядку, іншими локальними нормативними актами, що мають відношення до трудової функції працівника, колективним договором.
1.2.1 Заява
Заява - документ, адресований організації або посадовій особі, з проханням про прийом на роботу, звільнення, переведення, надання відпустки.
При вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, в якій викладають прохання про зарахування на підприємство, в організацію, установа, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду. В даний час підставою для прийому на роботу є ще й контракт.
Заява про прийом на роботу складається у довільній формі, пишеться від руки. Писати його рекомендується на папері формату А4 - формат аркушів документів особової справи, в яке підшивається і заяву про прийом на роботу.
У заяві не прийнято вживати архаїзми та канцеляризми («вельми переконливо», «заздалегідь вдячний», «прошу не відмовити» і т.п.).
Для заяви про прийом на роботу характерні наступні реквізити: адресат (кому адресується заява), заявник, найменування виду документа (заява), текст, підпис, дата складання. [9, с.112]
Заява може виглядати наступним чином:
ВАТ «Стайлинг» Директору
І.І. Петрову
ЗАЯВА
18.06.2000
Прошу прийняти на роботу старшим інженером.
Особистий підпис Г.В. Свиридов
Заява про прийом на роботу після її розгляду, а також ознайомлення з іншими необхідними документами, є підставою для видання наказу про зарахування на роботу. У разі прийняття негативного рішення заявникові повідомляють про нього усно або листом (за вказаною в заяві адресою). Заява про переведення на іншу посаду оформляється наступним чином:
Найменування структурного Адресат
Підрозділи Резолюція
ЗАЯВА
01.02.2000
Прошу перевести мене на посаду _________________________
_________________________________________________________
Найменування посади
_________________________________________________________
Найменування структурного підрозділу
у зв'язку __________________________________________________
Причина перекладу
__________________________ _____________________
Підпис працівника Розшифровка підпису
Така заява може бути написано на загальному бланку або на стандартному аркуші паперу формату А5. У адресата заяви про переведення на іншу посаду заявник вказує займану ним посаду.
Заява про надання відпустки на великих підприємствах оформляється на трафаретному бланку, виконаному друкарським способом, а в невеликих організаціях складається, наприклад, наступним чином: [9, с.113]
Директору підприємства
«Адрон»
Н.І. Крилову
ЗАЯВА
10.05.2000
Прошу надати чергову відпустку з 12.05.2000.
Начальник цеху Підпис П.С. Філімонов
Такі види заяв, як заяву про надання навчальної відпустки, по вагітності та пологах і т.п., повинні містити в тексті вказівка ​​на наявність необхідних документів (лікарняного листа, довідки з місця навчання тощо), без яких вирішення питання про надання відпустки неможливо. У цих випадках відповідні документи подаються на розгляд разом із заявою.
Прийом на роботу, переміщення по службі, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, застосування заходів впливу до порушників дисципліни і т.п. оформляються наказами по особовому складу. На великих підприємствах ці ж правовідносини іноді регулюються прийомними, звільнення, перекладними і відпускними записками. Зустрічається і змішана форма, коли прийом, переміщення та звільнення керівного складу та інженерно-технічного персоналу оформляються наказами, а робітників масових професій - записками.
Оформляють накази з особового складу на загальних бланках. У заголовку до тексту такого наказу пишуть: «Про прийом на роботу», «Про переведення на іншу роботу», «Про звільнення», «Про надання відпустки», «Про заохочення», «Про порушення», «Про накладення адміністративного стягнення» і т.п.
У наказах по особовому складу констатуюча частина може бути відсутньою. Розпорядча частина поділяється на пункти.
Кожен пункт наказу з особового складу починається дієсловом, що позначає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАДАТИ, оголосив подяку, ЗВІЛЬНИТИ і т.п. Ці дієслова друкують прописними літерами від 0-го положення табулятора. Від 1-го положення табулятора починають друкувати зміст тексту розпорядчої частини. Прізвище друкують повністю прописними літерами, а ім'я: І по батькові - малими, потім вказують посаду, структурний підрозділ, зміст дії стосовно особи, про який видається наказ. Крім того, в пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається співробітник. У наказі про надання відпустки вказують вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку і закінчення відпустки.
Наведемо приклад оформлення наказу: [9, с.114]
ЗАТ «Горобина»
НАКАЗ
12.04.2000 № 36-до
Новосибірськ
Про прийом на роботу
Григор'євої В.І.
ГРИГОР'ЄВА Валентину Іванівну прийняти старшим економістом з 14.04.2000 з окладом згідно зі штатним розкладом. Підстава: трудовий договір.
Директор Підпис Н.І. Петров
Візи для посадових осіб (на зворотному боці) Віза ознайомлення вступника на роботу
1.2.2 Трудова книжка
Трудова діяльність громадян фіксується в трудових книжках, які ведуться на всіх підприємствах незалежно від форми власності.
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника (ст. 66 ТК РФ). [1]
При прийомі на роботу трудову книжку представляють особі, що веде документацію по персоналу підприємства.
На працівника, що поступає на роботу вперше і пропрацював в організації понад п'ять днів, оформлюється трудова книжка і страхове свідоцтво державного пенсійного страхування. Записи у трудовій книжці проводяться на підставі паспорта та документів, що підтверджують освіту і професію.
На титульному аркуші трудової книжки вказуються прізвище, ім'я та по батькові працівника повністю, без скорочення. Дата народження у трудовій книжці повинна містити число, місяць і рік.
Відомості про освіту (середня, середня спеціальна або вища) і спеціальності або професії вказуються на підставі документів: атестатів, дипломів, сертифікатів, довідок (якщо освіта незакінчена вища).
На титульному аркуші обов'язково ставиться підпис особи, яка видала трудову книжку, і печатку підприємства, де вона була вперше заповнена.
Запис на наступних сторінках трудової книжки починається з постановки штампа підприємства чи написання від руки найменування підприємства.
Оформлення титульного аркуша виглядає наступним чином:
Трудова книжка

Прізвище
Ім'я
По батькові
Дата народження
Освіта
Професія, спеціальність
Дата заповнення
Підпис власника книжки
Іванова
Світлана
Семенівна
12 травня 1971
Вища
Менеджер
7 жовтня 1998р.
Іванова
М.П. Підпис особи, відповідальної Петрова
за видачу трудових книжок (розбірливо)
Наприклад: ВАТ «Орбіта». Якщо підприємство змінило свою назву, то робиться запис окремим рядком. Наприклад: АТ «Гез» з 01.01.1999 перейменовано у ЗАТ «Гез і Со». У графі 1 проставляється порядковий номер запису, у графі 2 - дата прийому (09.10.1994), у графі 3-вказівку дії і посада (прийнята на посаду менеджера; звільнена за власним бажанням; переведена на посаду начальника відділу), у графі 4 - підстава (наказ від 07.10.1999 № 12-к). Усі записи проводяться в точній відповідності з наказом про прийом, переведення чи звільнення акуратно, без закреслень і виправлень. Якщо все ж таки виникає необхідність виправлень, то вони обговорюються і завіряються підписом посадової особи та печаткою.
Приклад заповнення трудової книжки: [9, с.114]
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
№ запису
Дата
Відомості про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу і про звільнення (з зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону)
На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
число
місяць
рік
1
2
3
4
ВАТ "Орбіта"
1
09
10
1994
Прийнята на посаду менеджера у відділ маркетингу
Наказ від 07.10.94 № 12-к
2
03
03
1995
Переведена на посаду начальника відділу маркетингу
Наказ від 01. 03.95 № 8-до
3
07
03
2002
Звільнено після закінчення строку трудового договору, п. 2 ст. 58ТКРФ
Наказ від 07.03.2002 № 8-до
Інспектор з персоналу Підпис І.І. Петрова
Друк
1.2.2.1 Вкладиш до трудової книжки
Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки, струму її доповнюють вкладишем.
Без трудової книжки вкладиш не дійсний.
При наявності вкладиша на титульному аркуші трудової книжки зверху ставиться штамп м написом «Виданий вкладиш» і вказують серію і номер вкладиша. Вкладиш вшивають у трудову книжку, і ведуть у тому ж порядку, що і трудову книжку. З кожним записом у трудовій книжці адміністрація зобов'язана ознайомити її власника під розписку.
1.2.2.2 Дублікат трудової книжки
Втративши трудову книжку або вкладиш, необхідно заявити про це адміністрації за місцем роботи.
Не пізніше 15 днів працівнику зобов'язані видати нову трудову книжку з написом у правому верхньому кутку титульного аркуша «Дублікат».
При заповненні дубліката вносять записи про роботу, нагородження, заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів. Якщо працівник вже мав стаж роботи, струму при заповненні розділу «Відомості про роботу" роблять запис про загальний стаж роботи до влаштування на це підприємство. Загальний стаж записують сумарно (кількість років, місяців, днів роботи без уточнення).
Загальний стаж, підтверджений документами, записують за періодами роботи (найменування підприємства, де працював, цех, відділ), посада, дата звільнення, причина звільнення. Вказують найменування, дату і номер документа, на підставі якого зроблені записи в дублікаті.
Адміністрація зобов'язана сприяти працівникові в одержанні документів, що підтверджують стаж роботи до надходження до зазначеної установи. Якщо трудова книжка стала непридатною (забруднена, замазана тощо), адміністрація видає працівникові дублікат. На титульному аркуші трудової книжки, що стала непридатною, пишуть: «Замість видано дублікат». Книжку повертають власнику. На новому місці роботи пред'являють дублікат трудової книжки.

1.2.2.3 Внесення змін до записів трудової книжки
Зміна записів (про прізвище, дату народження, освіти) проводить орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, шлюб, освіти тощо) з посиланням на номер і дату цих документів. Ці зміни пишуть на титульному аркуші книжки.
Раннє внесений запис повинна бути закреслена однією рисою, після чого записують нову.
Посилання на документи роблять на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки, завіряють підписом керівника, або співробітника, провідного кадрову документацію, ставлять печатку організації або відділу кадрів.
Якщо в трудовій книжці виявлені неправильні записи, їх виправляє адміністрація того підприємства, де цей запис було зроблено.
Якщо організація, яка зробила неправильний запис, ліквідовано, виправлення робить організація правонаступник, а при її відсутності - вищестояща організація, якій підпорядковувалося ліквідоване підприємство.
Виправлені відомості повинні відповідати оригіналу наказу. У разі втрати наказу, виправлення вносять на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт.
У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» закреслення неточних записів не дозволяється.
1.2.2.4 Видача трудової книжки при звільненні
Адміністрація підприємства зобов'язана видати працівнику його трудову книжку в день звільнення, зробивши запис про звільнення.
При затримці видачі трудової книжки з вини адміністрації працівнику виплачують середній заробіток під час вимушеного прогулу. Днем звільнення вважають день видачі трудової книжки. Видаю новий наказ про новий день звільнення.
При звільненні робітника, службовця поза записи про роботу, нагородження та заохочення, внесених до трудової книжки під час роботи в організації, завіряються підписом керівника чи начальника відділу кадрів (якщо він є) і печаткою.
Пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за згодою працівника.
У разі смерті працівника трудову книжку видають на руки найближчим родичам під розписку або висилають поштою на їх вимогу.
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, адміністрація в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується у особистій картці (форма Т-2) і в книзі обліку трудових книжок, а в журналі фіксують дату і підставу видачі книжки.
1.2.2.5 Облік трудових книжок
В організації ведуть документацію з обліку бланків і заповнених трудових книжок
Існує прибутково-видаткова книга з обліку бланків і трудових книжок і вкладишів до них.
Прибутково-видаткову книгу може вести в бухгалтерії підприємства касир.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде кадрова служба підприємства або особа, відповідальна за забезпечення кадрової діяльності. У книзі реєструють усі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші, видані знову.
Ці книги мають бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені підписом директора і печаткою.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігають у бухгалтерії, як документи суворої звітності і видають за заявкою під звіт відповідальній за ведення кадрової документації. Співробітник сам може купити трудову книжку в канцелярському магазині.
Після закінчення кожного місяця (кварталу) у бухгалтерію надають звіт про наявність бланків і вкладишів, а також звітують за суми, витрачені на їх придбання. На зіпсовані бланки складають акт.
Трудові книжки та їх дублікати, не отримані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів окремо від інших трудових книжок.
Затребувані трудові книжки (дублікати) зберігають в архіві 50 років. Після закінчення цього терміну, вони можуть бути знищені в установленому порядку.
1.2.3 Особиста картка
Основним документом з обліку персоналу підприємства є особиста картка форми Т-2, яка заводиться на всіх працівників підприємства, прийнятих на постійну чи тимчасову роботу.
Усі записи в картках робляться на підставі документів, наданих працівником. На підставі паспорта в розділі I «Загальні відомості» вказуються прізвище, ім'я, по батькові, рік та місяць народження, номер, серія паспорта, коли і ким виданий, домашня адреса. Дані про загальний і безперервний стаж роботи, а також про переміщення співробітника вказують на підставі записів у трудовій книжці. Для заповнення розділу II «Відомості про військовий облік» дані беруться з військового квитка працівника.
У новому варіанті особистої картки виключені застарілі позиції (національність, партійність, членство у ВЛКСМ і профспілці).
В обов'язковому порядку проставляється дата заповнення особової картки та особистий підпис працівника.
На зворотному боці картки містяться розділи III «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу», IV - «Атестація», V - «Підвищення кваліфікації» і VI - «Професійна перепідготовка» та ін У розділі X "Додаткові відомості" записуються дані про підвищення кваліфікації, знанні іноземної мови, другої спеціальності, інвалідності і т.п.
Найбільш важливими є розділи, що стосуються призначення і переміщення і дати та причини звільнення. Записи в цих розділах повинні містити посилання на дати і номери наказів про призначення, переміщення або звільнення працівника. У розділі про призначення і переміщення в кінці кожного запису повинна стояти підпис працівника, на якого заведена картка.
При звільненні працівника в картці проставляються дата і номер наказу, вказуються причини звільнення.
Ці відомості повинні заповнюватися з особливою ретельністю, тому що вони нерідко служать підставою для Підтвердження трудового стажу працівника.
Заповнюються особисті картки рукописним чи машинописним способом особою, відповідальною за роботу з персоналом фірми, або секретарем-референтом. Усі записи мають бути без скорочень. Особова картка заводиться на працівника в одному примірнику, зберігається в сейфі в окремій картотеці, складеної за алфавітом.
На багатьох підприємствах особисті картки працівників ведуть за допомогою ПК.
1.2.4 Особиста справа
Особиста справа - сукупність документів, що містять необхідні відомості про працівника і його трудовий стаж. Особові справи можуть заводитися на всіх працівників підприємства, але найчастіше - на керівників і провідних фахівців (при цьому на інших співробітників оформляють особові картки форми Т-2). Підприємство має право сама вирішити питання про те, які документи (особові картки або особисті справи) заводити на співробітників.
До складу особової справи мають входити такі документи:
• внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;
• анкета або особовий листок з обліку кадрів;
• автобіографія або резюме;
• копії документів про освіту;
• копії документів про затвердження на посаді;
• копії характеристик;
• трудовий договір;
• копії наказів про призначення, переміщення, звільнення;
• доповнення до особового листка по обліку кадрів;
• довідки та інші документи, пов'язані з даного працівника.
Внутрішній опис документів, наявних в особовій справі, містить відомості про порядкові номери документів у справі, їх індексах, заголовках, датах. Листи особової справи та його внутрішнього опису нумеруються окремо. Внутрішній опис підписується її упорядником із зазначенням посади, розшифровки підпису та дати складання.
Анкета або особовий листок з обліку кадрів містить біографічні відомості про працівника, його освіту, виконуваної роботи з початку трудової діяльності, сімейний стан та ін Вона заповнюється від руки самим працівником при вступі на роботу. При її заповненні використовуються
паспорт;
трудова книжка;
військовий квиток;
документ про освіту (диплом, посвідчення, сертифікат, свідоцтво, атестат), документи Вищої атестаційної комісії (ВАК) про присудження наукового ступеня і про присвоєння вченого звання (диплом і атестат);
документи про наявні винаходи.
У графі «Освіта» анкети або особового листка застосовують формулювання: «середнє (повне, загальне)», «неповну початкову професійну», «середнє професійне», «незакінчену вищу професійну» - залежно від того, який документ про освіту є у працівника .
Графа «Виконувана робота з початку трудової діяльності» заповнюється на підставі трудової книжки. У цій графі фіксується також навчання у навчальному закладі, попереднє трудової діяльності.
У графі «Сімейний стан» використовуються такі формулювання: «одружений» («замужем»), «розлучений (а)» «вдівець» («вдова»), «неодружений» («незаміжня»), після чого перераховуються всі члени сім'ї із зазначенням ступеня спорідненості (батько, мати, дружина, чоловік, син, дочка). При цьому вказуються прізвище, ім'я, по батькові, рік народження кожного члена сім'ї.
Нижче наведено зразок внутрішнього опису документів, наявних в особовій справі: [9, с.116]
ВНУТРІШНЯ ОПИС
00.00.0000
документів справи №
№ п / п
Індекс документа
Дата документа
Заголовок документа
№ аркушів справи
Примітка
Разом ____________________________________________________документов
(Цифрами і прописом)
Кількість аркушів внутрішнього опису ___________________________________
(Цифрами і прописом)
Посада Підпис І. О. Прізвище

Характеристика - це офіційний документ, який видає адміністрація установи, організації, підприємства своєму співробітникові в цілому ряді ситуацій. У характеристиці наводяться відгук про службову та громадську діяльність співробітника, оцінка його ділових та моральних якостей.
Характеристика може бути оформлена на загальному бланку формату А4. Вона має такі реквізити: назва виду документа (характеристика); вказівку посади особи, якій видається характеристика; найменування організації, яка видає характеристику; ім'я, по батькові та прізвище співробітника; текст; підпису; друк.
У тексті характеристики можна виділити логічно взаємопов'язані складові частини. Перша - це анкетні дані, наступні за назвою документа, де зазначають ім'я, по батькові та прізвище, посада, вчений ступінь і звання (якщо вони є), рік народження, освіта співробітника. У деяких видах характеристик ці дані мають у своєму розпорядженні від 4-го положення табулятора, стовпчиками, через один міжрядковий інтервал. Однак, якщо ця вимога спеціально не обумовлено в інструкції з ведення діловодства установи, перша частина може бути оформлена як звичайний текст, тобто від 1-го положення табулятора і через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Друга частина тексту характеристики - дані про трудову діяльність (відомості про спеціальність, тривалості роботи на даному підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності тощо).
Третя частина - власне характеристика, тобто оцінка морально-психологічних та ділових якостей працівника: його ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, поведінки в побуті.
Четверта, заключна, частина містить висновок, в якому вказується призначення характеристики.
Текст характеристики викладається від третьої особи.
Підписує характеристику, як правило, керівник установи.
Автобіографія - документ, який автор складає самостійно. Типового формуляру для автобіографії не існує і складається вона у довільній формі. Однак окремі складові частини і реквізити повинні міститися в автобіографії обов'язково. Пишуть автобіографію від руки на аркуші паперу форматом А4 або на спеціальному бланку (при вступі на роботу або навчання). Форма викладу - оповідна, від першої особи. Всі дані подаються у хронологічному порядку і так, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділової кваліфікації і суспільно-політичної діяльності даної людини.
Основні реквізити в автобіографії: назва документа (автобіографія); ім'я, по батькові, прізвище автора; число, місяць і рік народження, місце народження, відомості про батьків (прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи); освіту і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; останнє місце роботи і посада; нагороди та заохочення; участь у громадській роботі; сімейний стан і склад сім'ї; домашню адресу і телефон; дата; особистий підпис.
1.3 Підготовка документів з особового складу до архівного зберігання
Ряд статей Конституції Російської Федерації гарантує право громадян на отримання відомостей та інформації, які зачіпають їх соціально-правові інтереси. Такі відомості містяться і в документах по особовому складу, які виникають у діяльності організацій.
Частина цих документів відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (далі - Перелік), затвердженим Росархивом від 6 жовтня 2000 р. має довгостроковий (понад 10 років) термін зберігання. Перелік є основним нормативним документом для визначення термінів зберігання управлінської документації, до складу якої входять документи з особового складу, і відбору їх на подальше зберігання і знищення. Дія статей Переліку для даної категорії документів поширюється на організації усіх форм власності. [14, с.12]
До документів з особового складу, які мають довготривалий термін зберігання, відносяться:
¾ розпорядчі документи (накази, розпорядження, записки, що замінюють накази з особового складу, постанови та ін);
¾ списки особового складу, в тому числі списки працівників, зайнятих на виробництві з шкідливими умовами праці;
¾ картки з обліку особового складу, в тому числі тимчасових працівників (форма Т-2);
¾ особисті справи;
¾ особові рахунки працівників по заробітній платі (розрахункові відомості по зарплаті);
¾ акти про нещасні випадки, пов'язаних з виробництвом;
¾ тарифікаційні відомості;
¾ табелі та наряди працівників шкідливих професій;
¾ трудові договори (контракти), трудові угоди, що не увійшли до складу особових справ;
¾ протоколи засідань комісій з встановлення трудового стажу для виплати надбавки за вислугу років;
¾ протоколи засідань, постанови атестаційних, кваліфікаційних комісій;
¾ документи (подання, клопотання, характеристики, автобіографії, виписки з рішень, постанов та інших) про представлення працівників організації до нагородження державними та відомчими нагородами, присвоєння звань, присудження премій;
¾ списки працівників, що йдуть на пільгову пенсію;
¾ штатні розстановки;
¾ книги (картки) обліку прийому, переміщення (перекладу), звільнення працівників.
Термін зберігання зазначених документів відповідно до Переліку - 75 років. Винятки становлять:
¾ акти про нещасні випадки, пов'язаних з виробництвом - 45 років;
¾ тарифікаційні відомості - 25 років;
¾ протоколи засідань комісій з встановлення трудового стажу для виплати надбавки за вислугу років - 15 років;
¾ протоколи засідань, постанови атестаційних, кваліфікаційних комісій - 15 років;
¾ списки працівників, що йдуть на пільгову пенсію, - 50 років;
Протягом встановлених термінів організація зобов'язана забезпечувати їх збереження і надавати громадянам і організаціям в установленому законодавством порядку інформацію та відомості, що містяться в цих документах.
Організація роботи з документами в установах регламентується нормативними правовими документами: інструкціями, правилами, положеннями та інші, в яких викладено порядок складання номенклатур справ, формування справ, оформлення справ і складання науково-довідкового апарату до них, підготовки справ до архівного зберігання.
Основними нормативними документами, в яких встановлені загальні вимоги з цих питань, є Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджена наказом Росархіву № 68 від 27 листопада 2000 р. і Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням колегії Росархіву від 6 лютого 2002 р.
Підготовка документів з особового складу до тривалого зберігання починається на стадії складання номенклатур справ та формування справ у діловодстві.
У кінці кожного року в установі складається зведена номенклатура справ на майбутній рік, відповідним розділом у яку включаються документи кадрової служби. Документи розділу кадрової служби являють собою систематизований перелік заголовків всіх справ, що заводяться в процесі її діяльності, із зазначенням термінів зберігання. Номенклатура справ складається з метою обгрунтованого розподілу документів, формування їх у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання.
Терміни зберігання документів визначаються відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (далі - Типовий перелік).
Номенклатура справ є основною для складання описів, в тому числі і на документи з особового складу.
При формуванні документів у справи необхідно дотримуватися наступні основні вимоги: [14, с.13]
¾ поміщати у справи тільки виконані, правильно оформлені документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи за номенклатурою справ;
¾ включати у справу по одному примірнику документа;
¾ групувати у справу документи одного календарного року (виняток становлять особисті справи);
¾ вміщувати разом всі документи, пов'язані з одного питання;
¾ справа не повинна містити більше 250 листів при товщині не більше 4 см.
Забороняється групувати у справи чорнові та дублетні примірники документів, а також документи, що підлягають поверненню.
Документи групуються у справи таким чином, щоб вони послідовно в логічному порядку висвітлювали певні питання. Як правило, документи розташовуються у справах у хронологічній послідовності.
Розглянемо як приклад формування розпорядчої документації з особового складу - накази.
Накази з особового складу формуються у справи в залежності від термінів їх зберігання. При цьому слід пам'ятати, що забороняється групувати в одну справу документи з різними термінами зберігання.
Відповідно до Типового переліком накази з особового складу мають два терміни зберігання: 75 років і 5 років.
До наказів, які мають 75-річний термін зберігання, належать накази про прийом, звільнення, переміщення, преміювання, заохочення, тривалих відпустках по догляду, тривалих відрядженнях. До наказів, які мають 5-річний термін зберігання, відносяться: накази про надання чергових і навчальних відпусток, чергуваннях, стягнення, короткострокових відрядженнях.
Практика використання документів з особового складу показує, що при значних обсягах наказів по особовому складу, що мають 75-річний термін зберігання, доцільніше їх формувати у справи з питань діяльності. Наприклад, окремо групувати в справи накази про прийом, звільнення, переміщення працівників, тобто накази, пов'язані з їх трудовим стажем, і окремо накази про преміювання, заохочення і т.д., тобто накази, в яких містяться відомості про заробітну плату. При цьому в кожній справі накази мають свою самостійну валовий нумерацію.
Накази, розпорядження та інші розпорядчі документи з особового складу формуються у справи в межах одного календарного року в хронологічному порядку і з відносяться до них додатками.
Відповідно до Основних правил роботи архівів організацій розпорядчі документи групуються у справи за видами, не допускається формувати в одну справу накази й розпорядження з єдиною нумерацією. Тобто накази, розпорядження, вказівки групуються в самостійні справи зі своїми нумерацією.
Особові рахунки із заробітної плати працівників формуються в самостійні справи і розташовуються в них за алфавітом прізвищ.
Документи в особових справах розташовуються в міру їх надходження.
Особисті картки працівників також формуються в справи за алфавітом прізвищ.
Після закінчення одного року після завершення формування справ у діловодстві проводиться робота з їх підготовки до передачі на зберігання в архів установи. Відповідно до Основних правил роботи архівів організацій в архів надходять документи, в тому числі по особовому складу, не пізніше ніж через три роки після завершення їх формування у діловодстві.
Справи передаються в архів у впорядкованому стані за здавальної опису. Документи по особовому складу виділяються в окрему групу, систематизуються відособлено і включаються в самостійну опис.
Підготовка документів до тривалого зберігання включає в себе:
¾ проведення експертизи цінності документів;
¾ оформлення справ;
¾ складання описів та науково-довідкового апарату до них (покажчиків, змістів).
При проведенні експертизи цінності документів в кадровій службі проводиться відбір справ з довготривалим строком зберігання (понад 10 років) для передачі в архів установи, виділення до знищення документів, терміни зберігання яких минули.
Відбір документів для подальшого зберігання відбувається шляхом проведення полистного перегляду справ. Не допускається проведення експертизи цінності документів тільки по заголовкам на обкладинках справ. При цьому з справ вилучаються зайві копії примірників документів або документи, що не відносяться до питань, за якими було сформовано справу; враховується правильність оформлення документів.
Оформлення справ передбачає систематизацію документів у справі, підшивку чи палітурку справи, нумерацію аркушів справи, складання листа-завірителя справи, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів.
Документи у справах, що містять накази, розпорядження з особового складу, пересістематізіруются у хронологічній послідовності: на початку справи повинні розташовуватися накази (розпорядження) за січень, потім за лютий і т.д.
Аналогічно, за хронологічним принципом проводиться систематизація документів у справах, що містять акти про нещасні випадки, протоколи засідань комісій, документи про представлення до нагородження, трудові договори (угоди), тарифікаційні відомості, табелі та наряди працівників шкідливих професій.
Підшивка сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.
Документи справи підшиваються, переплітаються в чотири проколу суворими нитками. При цьому, з огляду на інтенсивність використання документів з особового складу по соціально-правовим запитам громадян та установ, при виконанні палітурних робіт, підшивці справ слід використовувати картон високої якості, що має підвищену щільність. Документи підшиваються, переплітаються так, щоб було забезпечено вільне читання тексту.
При наявності в особовій справі незатребуваних особистих документів (посвідчень, свідоцтв, трудових книжок, військових квитків і т.п.) вони вкладаються в конверт, який разом з іншими документами підшивається до справи.
На початку кожної справи вкладається чистий аркуш паперу, в кінці - лист-засвідчувач за встановленою формою.
У листі-завірителя цифрами і прописом вказується кількість пронумерованих аркушів у справі, наявність пропущених і літерних номерів, кількість аркушів внутрішнього опису справи. Не допускається винесення заверительной написи на зворотний бік останнього документа справи або на обкладинку справи.
Після чистого аркуша в початок справи підшивається внутрішній опис документів справи.
Внутрішній опис складається до особистих справах за встановленою формою.
Внутрішній опис складається для обліку документів справи, містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якій вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.
Внутрішній опис підписується її упорядником, вказується посада укладача і розшифровка підпису.
Зміни складу документів особової справи (вилучення, включення документів, заміна їх копіями тощо) заносяться в графу "Примітка" з посиланнями на відповідні документи, на підставі яких відбулося вилучення, доповнення, заміна копіями і т.п. У разі значних змін у складі особової справи, підсумковий запис до внутрішнього опису справи і заверительная напис справи перескладалися. [14, с.15]

Висновок
Отже, з усього вищевикладеного слід зробити такі основні висновки.
Значення кадрових документів визначається тим, що в них фіксуються відомості, необхідні для здійснення громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення тощо
До документів з особового складу відносяться:
¾ заяви про прийом, звільнення, переведення, трудові договори;
¾ накази з особового складу (про прийняття, звільнення, перекладі);
¾ трудові книжки;
¾ особисті справи;
¾ особисті картки форми Т-2;
¾ особові рахунки по заробітній платі та ін
На підставі ст. 65 нового Трудового кодексу РФ при укладенні трудового договору особа, що надходить на роботу, пред'являє працедавцеві:
1) паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
2) трудову книжку, за винятком випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва;
3) страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
4) документи військового обліку - для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу;
5) документ про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки.
В окремих випадках з урахуванням специфіки роботи цим Кодексом, іншими федеральними законами, указами Президента Російської Федерації і постановами Уряду Російської Федерації може передбачатися необхідність пред'явлення при укладанні трудового договору додаткових документів.
Забороняється вимагати від особи, що надходить на роботу, документи крім передбачених цим Кодексом, іншими федеральними законами, указами Президента Російської Федерації і постановами Уряду Російської Федерації.
Згідно зі ст. 67 ТК РФ трудовий договір укладається у письмовій формі, складається у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один примірник трудового договору передається працівнику, інший зберігається в роботодавця.
У трудовому договорі вказуються:
¾ прізвище, ім'я, по батькові працівника та найменування роботодавця (прізвище, ім'я, по батькові роботодавця - фізичної особи), які уклали трудовий договір.
Істотними умовами трудового договору є:
¾ місце роботи (із зазначенням структурного підрозділу);
¾ дата початку роботи;
¾ найменування посади, спеціальності, професії з вказівкою кваліфікації відповідно до штатного розкладу організації або конкретна трудова функція. Якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт по певним посадам, спеціальностями або професіями пов'язане надання пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей або професій і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, вказаним в кваліфікаційних довідниках, що затверджуються в порядку , встановлюється Кабінетом Міністрів України;
¾ права та обов'язки працівника;
¾ права та обов'язки роботодавця;
¾ характеристики умов праці, компенсації і пільги працівникам за роботу у важких, шкідливих і (або) небезпечних умовах;
¾ режим праці і відпочинку (якщо він щодо даного працівника відрізняється від загальних правил, встановлених в організації);
¾ умови оплати праці (в тому числі розмір тарифної ставки або посадового окладу працівника, доплати, надбавки і заохочувальні виплати);
¾ види й умови соціального страхування, безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю.
Умови трудового договору можуть бути змінені тільки за згодою сторін і в письмовій формі.
Трудові договори можуть укладатися:
1) на невизначений термін;
2) на визначений строк не більше п'яти років (строковий трудовий договір), якщо інший термін не встановлений цим Кодексом та іншими федеральними законами.
Прийом на роботу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця, виданим на підставі укладеного договору. Зміст наказу (розпорядження) роботодавця має відповідати умовам укладеного трудового договору.
При вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, в якій викладають прохання про зарахування на підприємство, в організацію, установа, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду. В даний час підставою для прийому на роботу є ще й контракт.
Заява про прийом на роботу після її розгляду, а також ознайомлення з іншими необхідними документами, є підставою для видання наказу про зарахування на роботу. У разі прийняття негативного рішення заявникові повідомляють про нього усно або листом.
Трудова діяльність громадян фіксується в трудових книжках, які ведуться на всіх підприємствах незалежно від форми власності.
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника (ст. 66 ТК РФ).
При прийомі на роботу трудову книжку представляють особі, що веде документацію по персоналу підприємства.
При звільненні трудова книжка видається працівникові в день звільнення (ст. 80 ТК РФ).
З метою забезпечення збереження трудові книжки зберігаються в сейфах. Затребувані трудові книжки зберігаються до запитання не менше 50 років (ст. 358 «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації із зазначенням термінів зберігання», затвердженого Федеральної архівної служби від 06.10.2000).
Основним документом з обліку персоналу підприємства є особиста картка форми Т-2, яка заводиться на всіх працівників підприємства, прийнятих на постійну чи тимчасову роботу.
Особиста справа - сукупність документів, що містять необхідні відомості про працівника і його трудовий стаж. Особові справи можуть заводитися на всіх працівників підприємства, але найчастіше - на керівників і провідних фахівців (при цьому на інших співробітників оформляють особові картки форми Т-2). Підприємство має право сама вирішити питання про те, які документи (особові картки або особисті справи) заводити на співробітників.
До складу особової справи мають входити такі документи:
• внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;
• анкета або особовий листок з обліку кадрів;
• автобіографія або резюме;
• копії документів про освіту;
• копії документів про затвердження на посаді;
• копії характеристик;
• трудовий договір;
• копії наказів про призначення, переміщення, звільнення;
• доповнення до особового листка по обліку кадрів;
• довідки та інші документи, пов'язані з даного працівника.
Накази з особового складу формуються у справи в залежності від термінів їх зберігання. При цьому слід пам'ятати, що забороняється групувати в одну справу документи з різними термінами зберігання.
Накази, розпорядження та інші розпорядчі документи з особового складу формуються у справи в межах одного календарного року в хронологічному порядку і з відносяться до них додатками.
Особові рахунки із заробітної плати працівників формуються в самостійні справи і розташовуються в них за алфавітом прізвищ.
Оформлення справ передбачає систематизацію документів у справі, підшивку чи палітурку справи, нумерацію аркушів справи, складання листа-завірителя справи, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів.

Список використаної літератури
1. Трудовий кодекс Російської Федерації: Нова редакція. - К.: Сиб. унів. вид-во, 2008. -240с.
2. Коментар до Трудового Кодексу РФ
3. Державний стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення". - М.: Видавництво стандартів, 2003.
4. В.І. Андрєєва. Діловодство в кадровій службі: Практичний посібник. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-синтез », 1997. - 232 с.
5. В.І. Андрєєва. Діловодство. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-синтез », 1997. - 268 с.
6. Діловодство в кадровій службі / Укл. А. В. Верховцев. - 7-е вид. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 234 с. - (Б-ка журн. «Трудове право Російської Федерації». Вип. 18 (115)).
7. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачов. - М.: Економіка, 2001 - 271 с.
8. М.В. Кірсанова, Ю.М. Аксьонов. Курс діловодства. Документаційне забезпечення управління. - М., 1997. - 390 с.
9. М.В. Кірсанова. Сучасне діловодство, Инфра - М: 2000.
10. В.А. Кудрявцев. та ін "Організація роботи з документами: підручник - М.: ИНФРА-М, 2004.
11. Н.С. Ларьків. Документознавство. Навчальний посібник. Вид-во.: АСТ, 2006. -427с
12. Довідник кадровика: прийом і звільнення працівників. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 176 с. - (Б-ка журналу «Кадрова служба підприємства»). - (Довідник кадровика. Вип. 10 (28)).
13. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Довідник з кадрового діловодства. - 3-е вид. перераб. і доп. - М.: Видавництво «Справа і Сервіс», 2005. - 640
14. "Кадрові рішення" № 2 2003, С.12-15

Програми
Додаток № 1
АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО
ЗАКРИТОГО ТИПУ «ПРИБОЙ»
НАКАЗ
03.02.2002 № 8-до
м. Астрахань
По особовому складу
2. ПЕРЕВЕСТИ
2.1. Рязанцева Ольгу Святославівна, нормувальницею цеху; майстром цього цеху з окладом 800 тис. рублів на місяць з 10.02.2002
Підстава: Заява Рязанцевої Ольги Святославівна від 01.02.2002, доповідна записка головного інженера.
Директор заводу Підпис М. О. Павлов
Вірно
Інспектор ОК Підпис І. Б. Прізвище
00.00.0000

Додаток № 2
Прийняти Філіппова І. І. Директору НДІ АК
старшим інженером Іванову І. В.
з окладом згідно від Філіппова Івана Івановича
штатного розкладу проживає за адресою: 414025,
з 16.10.2002 Астрахань, вул. Татіщева, 16, корп. 4, кв. 52
Іванов тел. 245 67 85
17.10.2002
ЗАЯВА
Прошу прийняти мене старшим інженером в лабораторію хімічного аналізу.
10.10.2002
Підпис І. І. Філіппов
Не заперечую
Завідувач лабораторією
Хімічного аналізу
Підпис І. Б. Прізвище
00.00.0000
У справу 00-00
Видано наказ № 00
Підпис
Дата

Додаток № 3
БІБЛІОТЕКА ЗАВОДУ Директору заводу «Прогрес»
г-ну Орлову Б.В.
Резолюція
керівника
Заява
Прошу перевести мене у філію № 3 на посаду завідувача бібліотекою, у зв'язку з відходом на пенсію Титової Є. І.
10.08.2002
Підпис В. В. Павлова
У справу 00-00
Підпис
Дата

Додаток № 4
Директору школи № 45
Соколовою Л. Є.
Заява
Прошу надати відпустку з 14.01.2002 по 24.01.2002 для догляду за хворою матір'ю. Довідку з лікарні додаю.
Лаборант Підпис Ю. В. Козлова
13.01.2002

Додаток № 5
ТРУДОВИЙ ДОГОВІР
м. Астрахань «___» ______________ 200 р.
АСТРАХАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
(Найменування вищого навчального закладу)
іменований надалі «ВНЗ», в особі ректора Піменова ЮРІЯ Тимофійович,
діє на підставі Статуту АГТУ і колективного договору
і ________________________________________________________
іменований надалі «працівник» уклали договір про наступне
1. «Працівник» _________________________________________________
(Прізвище, ім'я, по батькові)
приймається до вузу на посаду _________________________________
на кафедру (відділ) _____________________________________________
2. «Працівник» зобов'язується: дотримуватися вимог Статуту АГТУ, колективного договору, посадових інструкцій
(Перераховуються обов'язки)
2.1. Дотримуватися правил внутрішнього трудового порядку «ВНЗ»
2.2. Своєчасно сповіщати адміністрацію вузу (кафедри, відділу) про неможливість з поважних причин виконувати обумовлену договором роботу
3. «Працівник» має право: _____________________________________
3.1. Користуватися обладнанням, лабораторіями, джерелами інформації в порядку, встановленому у вузі.
3.2. користуватися всіма правами працівника універсітета__________________
(Інші права)
4. Адміністрація вузу зобов'язується:
4.1. Створити умови для виконання обумовлених договором обов'язків.
4.2. Не вимагати робіт, не передбачених договором, службовими інструкціями та посадовими обов'язками без згоди «працівника».
4.3. Забезпечувати умови з охорони праці, передбачені діючими нормами і правилами.
4.4. Виплачувати посадовий оклад: у відповідність зі штатним розкладом (щомісячно, за графіком)
4.5. Надати відпустку у кількості ____________________________
(За заявою, за графіком)
4.6. Інші умови договору _____________________________________
5. Термін дії договору з «____» _____________200 р. по «____» ____________200 р.
6. Сторони залишають за собою право на дострокове розірвання цього договору при невиконанні зобов'язань однією з боку.
7. У спірних випадках сторони керуються ТК РФ.
Цей договір є підставою для видання наказу.
РЕКТОР АГТУ «Працівник »__________________________ ___________________________
(Підпис) Керівник підрозділу (відділу)
М. П. ___________________________
(Підпис)

Додаток № 6
Герб ТРУДОВА КНИЖКА
АТ-1 № 25636415
Прізвище Кузнецов___________________________________
Ім'я Геннадий___________________________________
По батькові _______________________Максимович___________________
Дата народження __________________28.11.1970____________________
(Число, місяць, рік)
Освіта висшее____________________________________
(Н / середня, середня, н / вища, вища)
Професія, спеціальність економіст____________________________
Дата заповнення «10» вересня 1993 г.____________________________
Підпис власника книжки _________Кузнецов____________________
М. П. Підпис особи,
відповідального за видачу
трудових книжок
Лебедев__________________________________________________
Розбірливо

Додаток № 7
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
№ за-
пі
сі
Дата
Відомості про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу і про звільнення (з зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону)
На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
число
місяць
рік
1
2
3
4
15
16
17
18
03
13
05
11
03
1989
1991
2000
Фірма «Агат»
Прийнято економістом в комерційний відділ
Переведено на посаду заступника завідувача комерційним відділом
Звільнений за власним бажанням, ст. 301 КЗпП Російської Федерації
Інспектор з кадрів
друк
Пр. № 18-к від 15.05.89.
Пр. № 37-к від 29.10.1991
Пр. № 9-к від 09.03.2000
Особиста
підпис

Додаток № 8
АВТОБІОГРАФІЯ
(Прізвище, ім'я, по батькові)
Автобіографія складається за довільною формою, власноручно, без помарок і виправлень. В автобіографії обов'язково висвітлити в описовій формі рік і місце народження і в якій сім'ї, коли і в яких навчальних закладах навчались, яке отримали освіту і спеціальність: вказати, коли, де і на якій посаді працювали, причини переходу з посади на посаду. Дати короткі відомості про Ваші найближчих родичів (чоловіка, дружину, дітей, батьків). Знаходилися Ви під судом або слідством, де, коли, за що. Ваша домашня адреса.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Писати розбірливо, акуратно, чорнилом

Додаток № 9
РЕЗЮМЕ
22.12.2002
Джоржанова Радміла Кожамберліевна
Асистент кафедри «Інформатика»
414025, Астрахань
вул. Татіщева, 16, заг. № 4., Кв. 527
тел. 24 -14 -12
Дата народження: 08. 01. 1984
Мета: отримання посади старшого викладача кафедри «Інформатика»
Освіта:
2002 - теперішній час
Астраханський Державний технічний університет за фахом «Документознавство та документаційне забезпечення управління»
1991 - 2001
Середня школа с. Семібугри Камизякський району Астраханської області
Трудова діяльність:
2002 - теперішній час
Кафедра «Інформатика». Асистент кафедри.
Спеціальні знання:
Володію англійською мовою зі словником.
Досвід роботи на комп'ютері.
Закінчила курси секретаря - референта.
Сімейний стан:
Не замужем.
Підпис Р.К. Джоржанова
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Курсова
148.8кб. | скачати


Схожі роботи:
Накази з особового складу
Документи щодо особового складу
Військово-патріотичне виховання особового складу підрозділу
Особливості підготовки особового складу в об`єднаній угрупованню
Діловодство з особового складу розпорядчі та інформаційно-довідкові документи
Гасіння пожеж в умовах особливої ​​небезпеки для особового складу
Навчання особового складу на бойових традиціях Збройних Сил Росії
Актуальні питання виховання особового складу збройних сил Російської Федерації
Особливості підготовки особового складу в об`єднаній угрупованню внутрішніх військ у Північно-Кавказькому
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru