Організація документообігу на прикладі конкретного підприємства

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Зміст

Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... 3

Глава 1. Поняття та розвиток документообігу ... ... ... ... ... .... ... ... .... ... 5

1.1 Розвиток документообігу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... .... ... .5
1.2 Поняття документообігу ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... .. 7
Глава 2. Основні правила організації документообігу ВАТ
комбінату «Магнезит» ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... .... ... ... ... .... ... ... .... ... .. 10
2.1 Схема руху і технологія обробки документів
ВАТ комбінату «Магнезит» ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... .13
2.2. Реєстрація документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... .17
2.3 Контроль виконання документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... .23
Висновок ... ... .... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... .... ... ... ... .. 26

Бібліографія ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... .27

Додаток


Введення
Організація роботи з документами передбачає організацію документообігу установі, зберігання документів та їх використання тягне діяльності установи. Документообіг установи - це сукупність взаємопов'язаних процедур, які забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання або відправлення. З метою раціональної організації документообігу всі документи розподіляються за документопотокам, наприклад, реєструються та незареєстровані документи; вхідні, вихідні та внутрішні документи; документи, направлені на і надходять з вищестоящих організацій, або документи, направлені на чи які з підвідомчих організацій, і т.д . Під документопотоком розуміється сукупність документів, виконують певне цільове призначення в процесі документообігу.
Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію та створених нею протягом певного періоду часу, як правило року. Обсяг документообігу - важливий показник, що використовується в якості критерію при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи за документами установи, структури служби діловодства, її штатного складу та інших питань.
Для написання курсового дослідження мною було виділено предмет курсової роботи. Предметом курсового дослідження є організація процесу документообігу на прикладі провідного підприємства міста Сатки - ВАТ «Комбінату Магнезит».
Об'єктом дослідження стали основні правила організації документообігу на ВАТ «Комбінаті Магнезит».

Метою курсової роботи є розглянути організацію документообігу даного підприємства.
Завдання:
- Вивчити організаційні форми діловодства на підприємстві;
- Розглянути процес документообігу на підприємстві;
- Описати організацію документообігу.
Курсова робота включає вступ, два розділи, висновок, і список бібліографічної літератури.
У вступі характеризується актуальність теми, ступінь її вивченості, об'єкт, предмет, цілі, завдання, структура і зміст роботи.
У першому розділі описано поняття документообігу та його розвиток.
У другому розділі розглянуто організація документообігу ВАТ «Комбінату Магнезит».
У висновку представлені висновки по курсовій роботі.
У списку використаної літератури представлені 21 бібліографічних опису.

Глава 1.Поняття і розвиток документообігу
1.1 Розвиток документообігу

Поняття "документообіг" і сам термін виникли в діловодстві в 20-і роки. У працях відомих фахівців у галузі управлінської праці та діловодства, таких як Д. Р. Покровський,
П.М. Керженцев і ін були сформулювали основні положення організації документообігу, дані теоретичні обгрунтування головних положень раціональної організації руху документів - розподіл документів по виконавцям, скорочення інстанцій їх проходження, направлення документів безпосередньому виконавцю, регламентацію підписання. У літературі того часу була обгрунтована методика обстеження маршрутів, руху документів, розроблена технологія їх доставки.
Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу була зроблена в 1931 році Інститутом техніки управління у проекті "Загальних правил документації і документообігу". У проекті були викладені правила організації роботи з документацією та документообігу, правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю відправки документів, тобто всі етапи обробки документів.
Державні стандарти на терміни та визначення 1970, 1983 рр.., "Єдина державна система діловодства" встановили однаковість розуміння документообігу як "рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення". Затверджена в 1988 році "Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення" уточнила поняття "документообіг", включивши в нього і
операцію "підшивка документа в справу". ГОСТ Р 51141 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення »встановив визначення поняття« документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення ».


                                      

1.2. Поняття документообігу
Документообіг - рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього руху. Головне правило документообігу - оперативне рух документів по найбільш перспективного шляху з мінімальними витратами часу та праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, положення про службу ДОП, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції з діловодства, схеми документопотоків, шляхи проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин-потоків. Вони здійснюють прямий і зворотній зв'язок в управлінні.
Вони розрізняються по напрямку і по відношенню до управлінського об'єкту.
За напрямком:
-Горизонтальні - пов'язують організації одного рівня
-Вертикальні - низхідні, висхідні - пов'язують організації різних рівнів.
Висхідні - вхідні, що надходять у вищестоящі організації від підлеглих організацій.
Спадні - направляються вищестоящими органами влади підрядним організаціям.
По відношенню до управлінського об'єкту:
Документообіг утворюють потоки вхідних (що надходять з інших організацій), що виходять (відправляються в інші організації) та
внутрішніх (що створені і діють в межах організації) документів. Обсяг документообігу розраховується за формулою:
Уд = SBX. + Вих. + Вн. за певний період часу (звичайно за рік).
При розрахунку обсягу документообігу враховуються тільки оригінали документів або їх завірені копії.
Рух вхідних документів
Схема руху вхідних документів
Рух вхідних документів показано на рис. 1, де цифрами та літерами позначено:



Рис. 1. Схема руху вхідних документів
I
Керівник (директор)
II
Виконавець (структурний підрозділ)
а
Експедиційна обробка
b
Попередній розгляд, сортування
з
Реєстрація
d
Розподіл (розмітка)
е
Перерозподіл (переметка)
1
Кореспонденція
2
Документи, що реєструються службою ДОП
3
Документи, незареєстровані службою ДОП
Висновок:
Документообіг представляє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблему технології документаційних процесів, тому займає місце вузлового ланки будь-якої системи діловодства.
Глава 2. Основні правила організації документообігу на ВАТ комбінату «Магнезит»

Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності ВАТ комбінату «Магнезит».
Документообіг є важливою ланкою в організації діловодства ВАТ комбінату «Магнезит» так як він визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість руху документів. У діловодстві документообіг розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження і використання раніше створених документів.
Основними правилами організації документообігу на ВАТ комбінату «Магнезит» є:
- Оперативне проходження документа, з найменшими затратами часу;
- Максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити або обмежити поворотні переміщення документів);
- Порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій.
Основою структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (традиційні на папері та на магнітних носіях) у комплексі на комбінаті ВАТ «Магнезит" погоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.
Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів. Організація
документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління ВАТ комбінату «Магнезит», всі операції з прийому, передачі, складання та оформлення, відправлення (і підшивці) документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів у ВАТ комбінату «Магнезит».
Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, регламентований інструкцією з діловодства у ВАТ комбінату «Магнезит» і табелем уніфікованих форм документів.
Розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. У централізований документообіг входить вся документація, що підлягає централізованої реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу.
Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документообіг рівня структурного підрозділу - спеціалізованою документацією, що забезпечує основні напрями діяльності організації (у нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи).
У ВАТ комбінаті «Магнезит» існує окремий структурний підрозділ, в завдання якого входить забезпечення централізованого документообігу.
Виділяють три основні типи документів, що становлять централізований документообіг.
Вхідні. Вхідний документ - документ, що надійшов до установи. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути
встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ або можуть бути зазначені

безпосередньо у вхідному документі.
Вихідні. Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелика кількість вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в інші організації).
Внутрішні. Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі підготувала його організації. Дані документи використовуються для організації роботи ВАТ комбінату «Магнезит», так як вони забезпечують цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї організації. До внутрішніх документів відносяться організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, внутрішня службова переписка (доповідні, пояснювальна записка), особового складу і т.д.
Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів ВАТ комбінату «Магнезит» (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівника комбінату. Через канцелярію також проходять внутрішні документи, які породжують вихідні документи.



2.1 Схема руху і технологія обробки документів на ВАТ комбінату «Магнезит»
Вхідні документи:
Документи, що надійшли, у ВАТ комбінату «Магнезит» починають свій шлях до виконання з експедиції (структурного підрозділу загального відділу) (Додаток 1). Там вони піддаються експедиційної обробці, яка полягає у перевірці правильності доставки кореспонденції, розкритті конвертів, перевірки цілісності вкладень та попередньої сортування документів на реєстровані і незареєстровані. Незареєстровані документи та документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням. У ВАТ комбінату «Магнезит» обов'язково складається перелік нерегістріруемих документів, який щорічно переглядається.
Реєстровані документи поділяються на два потоки:
1. Документи на ім'я керівника і без вказівки конкретної адреси;
2.Документи на адресу структурних підрозділів.
Документи першого потоку передаються в канцелярію, другого потоку - в структурні підрозділи. При централізованій реєстрації всі вище зазначені документи надходять до канцелярії.
Помічники керівника або працівник канцелярії провадять попередній розгляд документів, що надійшли. Метою попереднього розгляду документів, що надійшли є розподіл документів, що не вимагають обов'язкового розгляду керівництвом, встановлення підрозділу або особи, яким повинен бути спрямований цей документ. Звідси випливає, що при попередньому розгляді утворюється два документопотока: на адресу керівника ВАТ комбінату «Магнезит» і в структурні підрозділи організації. Керівництву ВАТ комбінату «Магнезит» передаються документи
вищестоящих органів управління та документи, що містять інформацію

з найважливіших питань діяльності організації (установи). Інші документи передаються керівникам структурних підрозділів організації (установи) або безпосередньо виконавцям. При наявності в установі підрозділи по розгляду листів громадян, заяви та скарги направляються в нього з експедиції.
Документи передаються керівництву або виконавцям в день надходження на ВАТ комбінату «Магнезит».
Документи, що підлягають реєстрації, після їх розгляду реєструються і передаються керівникам ВАТ комбінату «Магнезит» та структурних підрозділів. Документи, які виконуються декількома підрозділами, передаються по черзі (згідно з резолюцією, накладеної у документі) або розмножуються і передаються одночасно в копіях.

Вихідні документи
Проект вихідного документа становить виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар. Вихідні документи оформляються в двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику. Проект вихідного документа може бути узгоджений як з фахівцями інших організацій (установ), так і всередині організації
(Додаток 2)

Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003, якщо документ проходить узгодження з іншою організацією, не автором документа, то узгодження оформляється реквізитом "грифом узгодження документа". [I] Документ, що проходить узгодження всередині організації (установи) оформляється реквізитом "візи узгодження документа" .
Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику разом з матеріалами, на підставі яких він
готувався.
До проекту документа виконавець докладає список організацій,

яким повинен бути розісланий підписаний документ.
Доцільно на ВАТ комбінаті «Магнезит» встановити порядок, при якому право підписання документів мають не тільки керівник
комбінату «Магнезит», а й інші керівні працівники, в межах їх компетенції.
При цьому умови рух документів і їх виконання стануть більш оперативними.
Керівник комбінату «Магнезит» має право внести зміни та доповнення до підписується документ або повернути його на доопрацювання.
Після підписання керівником двох примірників вихідного документа він передається на реєстрацію. Відправляються документи реєструються в "Журналі реєстрації вихідних документів". Після реєстрації і присвоєння вихідному документу реєстраційного номера необхідно зафіксувати його рукописним або машинописним способом на обох екземплярах. Після реєстрації документи направляються в експедицію. Тут перевіряється правильність оформлення вихідних документів і сортування їх по кореспондентам. На ВАТ комбінаті «Магнезит» є масив постійних адрес. Після оформлення адресата на конвертах проставляються види поштових відправлень, оформляється вартість відправлення і складаються описи на поштові відправлення.
Відправка вихідних документів відбувається в той же день. Другий примірник відправляються документів або єдиний примірник факсу (телефонограми) підшиваються в справу.
Внутрішні документи.
Внутрішні документи готуються, оформляються в межах ВАТ комбінату «Магнезит».
Проходження їх на етапах підготовки та оформлення організовуються так само, як підготовка та оформлення вихідних документів, а на етапі виконання воно збігається з маршрутом вхідних документів.
Особливість руху внутрішніх документів є те, що маршрути

їх різні для окремих видів документів.
Під обсягом документообігу розуміють загальна кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу.
Облік обсягу документообігу організовується для встановлення:
- Завантаження комбінату «Магнезит», його підрозділів та служби документаційного забезпечення управління;
- Потреби комбінату «Магнезит» організаційної та електронно-обчислювальної техніки.
При визначенні обсягу документообігу одноразово обов'язково враховуються всі документи. Підрахунок вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведеться роздільно. Окремо враховуються машинописні копії та копії, виготовлені засобами оперативного розмноження. Загальний обсяг документообігу виражається дробом, чисельник - кількість основних документів, знаменник - кількість копій.



2.2. Реєстрація документів

Загальні правила реєстрації документів на ВАТ комбінаті «Магнезит».
Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення чи одержання. Дотримуючись визначенню, реєстрація документа - це присвоєння йому індексу і проставлення його на документі з наступним записом даних про документ у журналі реєстрації або реєстраційній картці. Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю та пошуку документів.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ має реєструватися тільки один раз.
Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні і внутрішні документи - в день підписання.
Реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. В інструкції з діловодства ВАТ комбінату «Магнезит» у додатку представлений перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документаційного забезпечення. Перелік затверджується керівником ВАТ комбінату «Магнезит», якщо він включає нерегистрируемой документацію все ВАТ комбінату «Магнезит», або керівником того структурного підрозділу, на документи якого перелік поширюється.
При реєстрації документів використовуються наступні основні довідкові матеріали: перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства; перелік структурних підрозділів з їх умовними позначеннями; номенклатура справ.
Індексація документів.

Індексація документів у діловодстві - це проставлення їх порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце їх виконання (складання) та збереження.
Реєстраційний індекс документа; реєстраційний номер документа - цифрове або буквено-цифрове позначення, що привласнюється документи при його реєстрації.
Індекс вхідного, вихідного і внутрішнього документа, як правило, складається з індексу справи за номенклатурою і реєстраційного номера документа, наприклад: реєстраційний номер 06-10/96 вхідного документа включає:
- 06 - індекс структурного підрозділу;
- 10 - номер відповідної справи за номенклатурою;
- 96 - індивідуальний порядковий номер вхідного документа, присвоєний йому при реєстрації.
Індексами розпорядчих документів і протоколів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів. Індекси заяв і скарг громадян можуть бути доповнені
першою літерою прізвища автора документа.
На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний номер документа, що фіксує факт і час надходження документа на ВАТ комбінату «Магнезит». Місце проставлення штампу визначено ГОСТ
Р 6.30 - 2003
Форми реєстрації документів і порядок їх заповнення.
У практичній діяльності, в залежності від обсягу документообігу у ВАТ комбінату «Магнезит» використовують три форми реєстрації документів: журнали і картки, і третя форма реєстрації, використанням персонального комп'ютера - автоматизована електронна (Схема № 3).



Схема № 3 Організація контролю виконання

У структурних підрозділах ВАТ комбінату «Магнезит» застосовують різні журнали для реєстрації вхідних і вихідних документів.
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЇ реєстрації вихідних документів
Індекс документа
Дата відправлення документа
Адресат документа
Короткий зміст документа (заголовок)
Виконавець
Номери структурного підрозділу та розділу номенклатури справ
06-10/96
15.04.2006
Адміністрація Челябінської області
Про спільно проведенні регіональної конференції
Сидорова
06-10

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
Індекс (номер) документа
Дата надходження
Вихідний номер
Короткий зміст документа (заголовок)
Резолюція і кому направлено документ
Відмітка про виконання
77 / 01-03
25.03.2006
05-16/100
Запрошення до співпраці з редколегією журналу "Правознавство"
Петрову С.І. Підготувати відповідь до 29.03.2006
Підготовлено та надіслано лист від 28.03.2006

Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів карткова більш зручна форма реєстрації. Форма картки - реєстраційно-контрольна картка, розташування в ній необхідних реквізитів для реєстрації документа може бути визначений в організації (установі) і затверджено в інструкції з діловодства.
Бланки реєстраційно-контрольної картки можуть бути виготовлені як друкарським способом, так і методом оперативної поліграфії на папері формату А5 (148х210 мм). Допускається колірна відмінність карток.
Кількість примірників реєстраційної картки визначається числом довідкових і контрольних карток у всіх структурних підрозділах і ланках, в яких документ буде виконуватись і контролюватися.
Бланки реєстраційно-контрольної картки повинні виготовлятися друкарським способом або методом оперативної поліграфії на папері формату А5 (148х210 мм). Допускається колірна відмінність карток.

Реєстраційно-контрольна картка
лицьова сторона
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
КОРЕСПОНДЕНТ
ІНДЕКС ДОКУМЕНТА
Дата надсилання документів
ДАТА НАДХОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТА
ІНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА
КОРОТКИЙ ЗМІСТ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦІЯ І КОМУ СПРЯМОВАНИЙ ДОКУМЕНТ
ТЕРМІН ВИКОНАННЯ
зворотний бік
ВИКОНАВЕЦЬ
ДАТА
РЕЗУЛЬТАТ №
КОМУ
№ СПРАВИ
КИМ ПІДПИСАНО
Відмітка про виконання
РОЗСИЛКА
КІЛЬКІСТЬ ЛИСТІВ
ФОНД №

ОПИС
СПРАВА №


На верхньому полі реєстраційно-контрольної картки гуртком обводять дату виконання документа, взяту з резолюції. На нижньому полі є графа для проставлення фактичного виконання документа. Картки поміщають у контрольну картотеку. Контрольну картотеку доцільно розділити на 33 комірки (рубрики): 31-а осередок відповідає максимальному числу днів в місяць; в 32-й осередку розміщують картки на документи, строки, виконання яких настануть у наступному місяці; в 33-й осередку мають картки на невиконані в термін документи.

Картки в картотеці розташовують по датам виконання документів, тобто кожному дню виконання (у межах місяця) відповідає певна її осередок.
Найбільш раціональним веденням контрольних операцій реєстрації документів є використання персонального комп'ютера, який в заданому режимі встановлює проміжні терміни виконання і виводить на екран номери документів в призначений день для проведення над ними контрольних операцій.



2.3 Контроль виконання документів
Контроль виконання документів - сукупність дій, беспечівающіх своєчасне виконання документів.
Організація контролю за виконанням документів у ВАТ комбінату «Магнезит» забезпечує їх своєчасне та якісне виконання (Схема № 4).

Схема 4. Контроль виконання документів
Контроль здійснюється за найбільш важливими вхідними, вихідними і внутрішніми документами.
Контроль за виконанням документів і які у них доручень здійснюють керівники закладу, керівники структурних підрозділів та уповноважені ними особи. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу документаційного забезпечення управління ВАТ комбінату «Магнезит».
У структурних підрозділах ВАТ комбінату «Магнезит» контроль за виконанням документів здійснює секретар або особа, відповідальна за діловодство.
Технологія контролю складається з постановки документа на контроль, перевірки своєчасного доведення документа до виконавця,
попередньої перевірки і регулювання ходу виконання, обліку та узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника ВАТ комбінату «Магнезит».
Термін виконання документа - термін, встановлений нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом або резолюцією.
Існує два види терміну виконання документа: типовий та індивідуальний.
Типовий термін виконання документа - термін виконання документа, встановлений нормативно-правовим актом.
Індивідуальний термін виконання документа - термін виконання документа, встановлений організаційно-розпорядчим документом організації або резолюцією.
Контроль за виконанням документа починається з моменту взяття його на контроль. На документі поставленому, на контроль відповідно до
ГОСТ Р 6.30-97 робиться відмітка знаком "К" або штампом "КОНТРОЛЬ".
Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення виконавцем конкретної роботи (підготовки відповіді, складання проекту контракту, проведення ділової наради). Результати виконання в короткій формі записуються на самому документі (згідно з ГОСТ Р 6.3-97, реквізит 27 "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи"). Також ставиться відмітка і в контрольно-ревізійної картці. [1]
Дані про хід і результати контролю за виконанням документів періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо прискорення виконання документів та підвищення виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю і управління в цілому.

Висновок: Організація роботи з документами - це забезпечення оптимальних умов для усіх видів робіт з документами. Значення документа для підприємства важко переоцінити. Сучасне управління державним підприємством, зокрема ВАТ «Комбінат Магнезит» - це в значній мірі безперервна низка процесів складання і переміщення документів. Ступінь досконалості технологічної системи роботи з документами визначається оперативністю переміщення і виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва ВАТ «Комбінат Магнезит» документованої інформацією.

Висновок

Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення називається документообігом. Мета курсової роботи була досягнута. Провівши аналіз організації документообігу ВАТ «Комбінат Магнезит» я прийшла до висновку, що від чіткості й оперативності обробки та руху документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому на комбінаті раціональної організації документообігу завжди приділяється велика увага.
В даний час наявність успішно діючої системи автоматизації діловодства та документообігу говорить про благополуччя даного підприємства і його керівництва. Це означає повну керованість підлеглих керівництву апарату, їх компетентність, солідарність та дисциплінованість.
Також я прийшла до висновку, що оперативність і надійність управління документообігу пов'язана з швидкістю проходження і обробки документів. Прискорення документообігу досягається за рахунок скорочення кількості інстанцій, прохідних документами, скорочення та прискорення операцій, вироблених з ними, скорочення обсягу документообігу. Останнє досягається за рахунок звернення в ряді випадків до бездокументних зв'язків (по телефону, особистим переговорам). Скороченню документообігу сприяє також більш чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами ВАТ «Комбінат Магнезит» і виконавцями, конкретне і оперативне керівництво.

Бібліографія
1. Андрєєва В. І. Діловодство: вимоги до документообігу фірми
(На основі Гостів РФ). - М.: Бізнес-школа. Інтел Синтез, 1994.
2. Васильєв Д. В. Діловодство на комп'ютері. - М.: Пріор, 1997.
3. Веселов П. В. Сучасне ділове лист і промисловості. - М.: 1999.
4. Головач А. С. Оформлення документів. - Київ-Донецьк: Віце школа, 1999.
5. Демидова А. К., Смирнов Е. Л. Російська комерційна кореспонденція. - М.: Російська мова, 1985.
6. Денисов В. Word 97 c самого початку. - СПб: Питер, 1997.
7. Ірітікова В. С. Наказ по особовому складу / / Секретарська справа. - 1997. - № 1 - С. 20-27
8. Кузнєцова Т. В.. «Діловодство (документаційне забезпечення управління)» - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2003.
9. Кудрявцев В. А. і колектив авторів «Організація роботи з документами»: підручник - М.: ИНФРА-М, 1998
10. Кузнєцова Т. В. та ін Секретарська справа / Т. В. Кузнєцова, Г. А. Сєрова, В. І. Андрєєва, М. А. Литвинцева. - М.: журн. «Секретарська справа», 1996. - 490 с.: Ім. - (Спеціальний випуск Журналу «Секретарська справа»).
11. Курицький Б. Я. Організація діловодства і управління в офісі. - Санкт-Петербург: BVH, 1997.
12. Машинопис та основи діловодства. / Укл. А. П. Корнєєва та А. М. Ашеліна. - М.: Просвещение, 1999.
13. Самикіна І. В. «Практичний посібник для секретаря». - М.: БІНОМ, 1995
14. Стенюков М. В. Документи. Діловодство: Практичний посібник з документаційного забезпечення діяльності підприємства. М.: Пріор, 2000.
15.Стенюков М. В. Практичний посібник з документаційного забезпечення
діяльності підприємства М.: 2004

16.Тіповая Інструкції з діловодства в Федеральних органах
виконавчої влади, затверджена наказом Федеральної архівної
служби Россі від 27.11.2000 № 68
17.Справочная правова система «Консультант Плюс»
18.Делопроізводство в системі державного управління. (Навчально-
практичний посібник) .- М.: «Видавництво РАГС» ,2003-372с
19.ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та
визначення (затверджено постановою Держстандарту Росії від
27.02.1998 № 28)
20.Федеральний закон Російської Федерації «Про інформацію, Інформатіо-
зації та захисту інформації »від 20.02.1995 № 24 - ФЗ (в редакції від
10.01.2003)
21.Перечень типових управлінських документів, що утворюються в
діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання (затверджено
Росархивом 06.10.2000)
Приложение1


Додаток 2





Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Різне | Курсова
78.3кб. | скачати


Схожі роботи:
Аналіз кредитного рейтингу сільськогосподарського підприємства на прикладі конкретного підприємства
Аналіз кредитного рейтингу сільськогосподарського підприємства (на прикладі конкретного підприємства)
Організація документообігу
Організація документообігу на підприємстві
Організація документообігу в установі
Організація документообігу в ТОВ Круїз
Організація облікової роботи на прикладі підприємства
Організація рекламної діяльності на прикладі підприємства Діза
Модель електронного документообігу на прикладі ЗАТ Bona Fide
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru